PaletteContract – en del af PaletteArena •Sparer tid og penge •Fuldt overblik •Søgbart •Matchning af periodiske fakturaer •Selvfakturering Administration leverandøraftaler Indkøb og rekvisitioner Kontrakthåndtering – gem, søg og match Vil du har bedre styr på dine kontrakter? Vil du nemt og hurtigt kunne finde frem til grundlaget for genfor handling af en kontrakt? Skal periodiske fakturaer kunne matches og gå direkte til betaling? Alt dette kan klares i PaletteContract. Fakturaer for f.eks. leje, telefon og leasing kan matches mod en kontrakt, og hvis kontrakten er konteret og godkendt, kan fakturaen sendes direkte til betaling. Dette gælder for ca. 15–25 % af udgiftsfakturaerne hos de fleste virksomheder. Med alle kontrakter samlet på ét sted – let tilgængelige og søgbare – får du en komplet oversigt og fuld kontrol. Du opnår en større effektivitet og sparer både tid og penge. Nemt at komme i gang Kontrakten scannes og gemmes i en elektronisk database. I PaletteInvoice er leverandørerne og brugerne samt regler for godkendelse, processer, roller og regler allerede oprettet. Kontrakten udfyldes derefter med oplysninger om kontrakttype, konteringslinje, vigtige datoer, gyldighedsperioder osv. PaletteContract har fire hovedfunktioner: •Matchning af kontrakt mod periodiske fakturaer •Arkivering af alle typer af kontrakter •Påmindelser om, hvornår en kontrakt er på vej til at udløbe og skal fornys •Mulighed for selvfakturering Matchning af indgående fakturaer Visser typer periodiske fakturaer kan matches mod en kontrakt, og hvis der findes en godkendt kontering og godkendelse, kan fakturaen gå direkte til betaling. Oplysninger om periodicitet, beløb, kontering og grænser for tilladte afvigelser angives for kontrakten. Hvis der findes afvigelser i fakturabeløb eller antal leverede varer, eller hvis fakturaen kun er matchet delvist, håndteres dette også. Periodiske fakturaer, som egner sig til at kunne matches direkte mod en kontrakt, er f.eks. leasingkontrakter, mobilregninger, leje, rengøring, abonnementer osv. Palette Danmark A/S • +45 7027 2428 • [email protected] • www.palette.dk PaletteContract – en del af PaletteArena Arkivering Det er muligt at arkivere forskellige typer kontrakter og klassificere dem. Forskellige rettigheder kan angives, så det styres, hvem der kan se hvilke kontrakter, og det er endda muligt at sikkerhedsklassificere en kontrakt. Kontrakten og de tilknyttede fakturaer kan findes frem med en søgning og behandles i rapporter. Der kan vælges forskellige søgekriterier, f.eks. typen af kontrakt, leverandør, kontraktens status m.m. Det er også muligt at søge efter en vilkårlig tekst. Rapporterne kan eksporteres til videre behandling i Excel. Påmindelser og fornyelse Hvis der er angivet en påmindelsesdato for genforhandling, forlængelse eller opsigelse af en kontrakt, sendes der automatisk en påmindelse til den ansvarlige. Denne påmindelsese-mail indeholder informationer om kontraktindhold samt status på kontrakten. Selvfakturering PaletteContract giver mulighed for selvfakturering. Det betyder, at en leverandørfaktura oprettes automatisk ud fra en kontrakt med leverandøren. Fakturaen oprettes ud fra de parametre, der er angivet i kontrakten, og den overføres til fakturaloggen til matchning. Det gør det muligt at sikre en matchningsgrad på 100 %. PaletteArena – Fra bestilling til betaling Vælg hvilke moduler som passer ud fra jeres virksomheds behov i dag, og udbyg løsningen i takt med at behovet ændrer sig. PaletteArena er udviklet til at kunne integreres til alle typer økonomisystemer. I dag findes der færdige integrationer til 50 forskellige økonomisystemer. Palette er brugervenligt og fleksibelt. Vælg individuel installation eller cloud baseret løsning. Vore produkter og ydelser PaletteContract Kontrakt- og aftale håndtering. PaletteBuyer Struktureret indkøb med fuld omkostningskontrol. PaletteE-invoice Send og modtag e-fakturaer og andre e-dokumenter. PaletteInvoice Automatiserer fakturaflow og giver fuldstændig kontrol. PaletteDashboard Hurtigt procesoverblik og mange nøgletal. PaletteSpendManagement Analyse – og omkostningsopfølgning. PaletteExpense Håndtering af udlæg. PalettePunchoutLayer Tilslutning til alle typer webshops. PaletteMobile/Mail Håndtering af fakturaer via mobil eller mail. PaletteOrdermatching Automatisk match af fakturaer mod indkøbsordrer. PaletteCapex Investeringsanmodninger. PaletteSupplierPortal Informationsportal som forbedrer kommunikationen. PaletteConnectivity- Services Send/modtag elektroniske dokumenter. PaletteOnline Palette som en Cloud løsning. Palette Danmark A/S • +45 7027 2428 • [email protected] • www.palette.dk