1. No category

Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Glostrup, den 28.02.2011
LLR/SA
Den 17. februar 2011
Referat
Mødeart:
Afdeling:
Mødetid
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Organisationsbestyrelsesmøde
Kildevængets mødelokale
kl. 16.45
Mødested:
Solnavej 32
2860 Søborg
Deltagere:
Erik Andersen
Birgith Hansen
Ivan Hjort Olsen
Birgit K. Nielsen
Henrik Segato
Gunnar Christensen
Mikkel V. Frank
Per Nielsen
Kurt Kristensen
John Ejsing
Johnny Ryttersson
Lone Lund-Rasmussen
formand (EA)
næstformand (BH)
bestyrelsesmedlem (IHO)
bestyrelsesmedlem (BN)
bestyrelsesmedlem (HS
bestyrelsesmedlem (GC)
bestyrelsesmedlem (MF)
bestyrelsesmedlem (PN)
bestyrelsesmedlem (KK)
bestyrelsesmedlem (JE)
bestyrelsesmedlem (JR)
direktør
Dagsorden:
1.
Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde
2.
Regnskab 2009/10 for GAA og GAA’s afdelinger
3.
Budget for GAA for 2011/12
4.
Revisionsprotokol
5.
Repræsentantskabsmødet den 29. marts 2011
6.

Dagsorden vedlægges som bilag 1

Beretning er under udarbejdelse.
Vedtægter

7.
Udkast til vedtægter vedlægges som bilag 3
Udkast til administrationsaftale mellem PAB og GAA ApS

Udkast til administrationsaftale vedlægges som bilag 4
8.
Oplæg til fordeling af lønsum
9.
Orientering af fugtskader
10.
Healthcare/sundhedsforsikring
sa\gladsaxe\bestyrelsesmøder 2011
1
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
1.
11.
Styringsdialog
12.
E-flyt
13.
Udlejningsstatistik (lukket punkt)
14.
Nyt fra afdelingerne
15.
Eventuelt
Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde
Referat af organisationsbestyrelsesmøde 2. december 2010 er forinden udsendelse
rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer.
Det indstilles:

at referatet godkendes og underskrives af formanden.
Beslutning:

2.
Referatet blev godkendt og underskrevet af formanden.
Regnskab 2009/10 for GAA og GAA’s afdelinger
KAB har meddelt, at alle afdelingsbestyrelser på nær en afdeling har godkendt de
ureviderede regnskaber, og at alle afdelingsbestyrelser har fået deres spørgsmål besvaret.
Organisationsregnskabet bliver sendt til revisionen i den 25. januar 2011, så iflg. KAB
burde alt være på plads ca. 8. februar 2011.
Det indstilles

at status for regnskaberne tages til efterretning.
Beslutning:
Det kunne oplyses, at revisionen har meddelt, at regnskaberne er færdigreviderede i
uge 8, hvorefter de fremsendes til KAB

Status for regnskaberne blev taget til efterretning.
sa\gladsaxe\bestyrelsesmøder 2011
2
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Der skal være bestyrelsesmøde med revisor, hvor regnskaber og protokoller bliver
gennemgået. Mødet er aftalt til mandag den 14. marts 2011 kl. 16.45.
3.
Budget for GAA for 2011/12
Først når PAB har modtaget det originale regnskab, kan der udarbejdes udkast til
budget 2011/12.
Det indstilles

at udarbejdelse af budget 211/12 afventer organisationsregnskab fra KAB.
Beslutning:
Erik Andersen meddelte, at han havde modtaget udkast til budget. Erik Andersen foreslog, at budgettet blev drøftet på mødet med revisor den 14. marts 2011.

Lone Lund-Rasmussen fremsender udkast til budget til hele organisationsbestyrelsen. Budgettet skal drøftes på regnskabsmødet med revisor,
4.
Revisionsprotokol
Intet nyt.
5.
Repræsentantskabsmødet den 29. marts 2011

Udkast til dagsorden vedlægges som bilag 1.
Det indstilles

at dagsordenen godkendes af organisationsbestyrelsen.
Det indstilles

at det tages til efterretning, at beretningen er under udarbejdelse.
Beslutning:

Udkast til dagsordenen revideres i overensstemmelse med bemærkninger og
vedlægges referatet samt at beretningen er under udarbejdelse.
6.
Vedtægter
sa\gladsaxe\bestyrelsesmøder 2011
3
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311

Som bilag 3 vedlægges udkast til vedtægterne, hvor ændringerne er anført
med rødt.
Vedtægterne er gennemgået med Erik Andersen og Birgith Hansen og er blevet tilrettet i overensstemmelse med kommentarerne.
Det indstilles:

at vedtægterne godkendes af organisationsbestyrelsen.
Beslutning:

Vedtægterne blev godkendt af organisationsbestyrelsen. Vedtægterne fremsendes i nuværende udformning til repræsentantskabsmedlemmerne.
7.
Udkast til administrationsaftale mellem PAB og GAA ApS
Udkast til administrationsaftale vedlægges som bilag 4.
Det indstilles

at administrationsaftalen godkendes af organisationsbestyrelsen.
Beslutning:
Erik Andersen oplyste, at administrationsaftalen havde været drøftet på formødet. Det
er organisationsbestyrelsens opfattelse, at der ikke er nogen særlig arbejdsbyrde forbundet med administration af ApS’et.
Den arbejdsbyrde der måtte være burde kunne dækkes af det almindelige administrationshonorar.
Lone Lund-Rasmussen anførte, at PAB endnu ikke kender arbejdsbyrden, men at der
skal laves et ekstra budget, regnskab samt evt. indberetning.
Lone Lund-Rasmussen foreslog, at endelig beslutning om honorarets størrelse tages
op, når PAB kender arbejdsbyrden. Der vil i så fald kunne fremsendes nyt oplæg juni
2011.

Organisationsbestyrelsen godkendte, at der juni 2011 fremsendes et nyt oplæg til administrationsaftale for ApS’et.
sa\gladsaxe\bestyrelsesmøder 2011
4
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
8.
Oplæg til fordeling af lønsum
Administrationen forventer at forhandle fordelingen af lønsummen med ejendomsfunktionærerne i løbet af februar 2011.
Det indstilles

at oplysningen tages til efterretning.
Beslutning:

9.
Oplysningen blev taget til efterretning.
Orientering af fugtskader
På grund af årstiden er der p.t. mange fugtskader på følgende ejendomme:
Afd. 1, Højebo: Der har været 7 fugtskader, hvoraf 5 er beboerrelaterede og resten
som følge af årstiden.
Afd. 4, Marielyst:
Der har været 19 fugtskader, hvoraf 5 er beboerrelaterede og resten
som følge af årstiden.
Afd. 5, Kildevænget:
Der har været 19 fugtskader, hvoraf 3 er beboerrelaterede og resten
som følge af årstiden.
Afd. 6, Mørkhøjvænge:
Der har været 3 fugtskader, som alle er beboerrelaterede.
Der er en stor udfordring i de dårligt isolerede ydre/gavlvægge på alle ejendommene.
Der er fra alle sider fokus på at afhjælpe problemerne.
Det indstilles

at oplysningerne tages til efterretning.
sa\gladsaxe\bestyrelsesmøder 2011
5
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Beslutning:

Oplysningerne blev taget til efterretning. PAB blev anmodet om at der laves en
forretningsgang ved fugtskader og skimmelsager.
Arbejds- og funktionsbeskrivelsen for Tony Holst drøftet. Af aftalen fremgår det, at
Tony Holst skal aflæse de individuelle målere i Højebo, Ved Stadion og Mørkhøjvænge.
Hidtil har han haft en aflæser fra KAB, der kunne benyttes til dette. Det betyder, at
funktions- og arbejdsbeskrivelsen skal ændres, men Tony Holst skal fortsat udføre
arbejde for de afdelinger, hvor han tidligere aflæste målere. De afdelinger, hvor Tony
Holst aflæste målere har hidtil betalt KAB for dette, fremover betales til Brunata.
Funktions- og arbejdsbeskrivelse vil løbende ændre sig

Organisationsbestyrelsen besluttede at anmode administrationen om at revidere arbejds-og funktionsbeskrivelsen.
10.
Falck Health Care / Sundhedsforsikring
Falck Health Care:
Det kan oplyses, at ejendomsfunktionærerne har været omfattet af ovennævnte ord
ning i KAB.
Ordningen omfatter alene psykologhjælp i forbindelse med kriser samt evt. misbrug.
I henhold til ejendomsfunktionærernes overenskomst skal der være et kriseberedskab.
Falck Health Care koster kr. 1.300 pr. medarbejder.
Kriseberedskab kan etableres på andre måder end via Falck Health Care.
Sundhedsforsikring:
En sundhedsforsikring koter kr. 2.300 pr. medarbejder, men man får også betydeligt
mere for pengene.
sa\gladsaxe\bestyrelsesmøder 2011
6
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Denne ordning er betydelig mere omfattende, f. eks. ”først i køen” til privathospital og
behandling hos kiropraktor. Denne ordning har en hurtigere behandlingstid, hvilket
kan gøre, at en sygdomsperiode mindskes.
Det indstilles:

at organisationsbestyrelsen godkender, at ejendomsfunktionærerne får en
sundhedsforsikring.
Beslutning:
Lone Lund-Rasmussen oplyste, at krisehjælp var indeholdt i sundhedsforsikringen.

Organisationsbestyrelsen godkendte, at ejendomsfunktionærerne får en
sundhedsforsikring.
11.
Styringsdialog
Tilbagemelding fra Erik Andersen vedrørende styringsdialogmøde med Gladsaxe
kommune.
Det indstilles

at oplysningerne tages til efterretning.
Beslutning:
Erik Andersen orienterede om, at han sammen med Birgit Nielsen, Birgith Hansen og
Lone Lund-Rasmussen havde været til møde med Gladsaxe kommune.
Generelt var det et godt møde, hvor kommunen mødte velforberedt op.
Fra kommunens side var det blevet påpeget, at huslejen steg og faldt meget. Dette er
uhensigtsmæssigt, og det bør tilstræbes, at der er en jævn huslejeudvikling.
På Bondehavevej blev det påpeget, at henlæggelserne var meget små. Erik Andersen bemærkede hertil, at organisationsbestyrelsen fulgte problemstillingen, og at henlæggelserne vil blive forøget, når et lån udløber.
Kommunen oplyste, at der var oprettet en Hotline, som afdelingsbestyrelserne kunne
ringe til, såfremt der var akutte problemer med en lejer.
Kommunen var bekendt med, at supplementsværelserne i Bakkely ønskedes nedlagt.
sa\gladsaxe\bestyrelsesmøder 2011
7
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Kommunen foreslog, at der blev ansøgt om nedlæggelse af 4 af de 8 værelser på
forsøgsbasis.
Der vil blive fremsendt ansøgning i overensstemmelse hermed.
Kommunen ønskede et tættere samarbejde med administrationen omkring udsættelser, bl.a. ønsker kommunen at blive orienteret på et tidligt tidspunkt. Administrationen
vil blive kontaktet herom.
Der er flere miljøtiltag i kommunen, bl.a. med tilskud til at nedbringe mængden af
regnvand til kloakerne.
Kommunen oplyste endvidere, at fjernvarmeværket havde gjort opmærksom på, at
flere varmeanlæg i GAA betaler strafafgift.
Oplysningerne blev taget til efterretning. Det blev oplyst, at administrationen vil

komme med et oplæg angående renovering af varmecentralerne til mødet i maj.
12.
E-flyt
Glostrup Boligselskab har udviklet det elektroniske flyttesyn E-flyt. E-flyt gør det muligt at gennemføre et fraflytningssyn professionelt på en bærbar pc med trykfølsom
skærm. Når flyttesynet er gennemført kan fraflyttende lejer få udleveret en underskrevet kopi af synsrapporten inkl. priser. Rekvisitioner til håndværkere afsendes automatisk via mail, når synet er overstået. E-flyt reducerer mulighederne for fejl, både under
og efter fraflytningssynet. Den samlede behandlingstid for flyttesager reduceres markant.
Det er PAB’s overbevisning at E-flyt vil være en god investering, som hurtigt vil tjene
sig hjem i tidsbesparelser ved behandling af flyttesager, med et kvalitetsløft af processen som en ekstra gevinst.
Den samlede udgift vil udgøre ca. kr. 70.000 inkl. hard- og software, hvortil kommer
en årlig abonnementsudgift på ca. kr. 2.500. Den årlige abonnementsudgift vil blive
udgiftsført i boligorganisationen.
Det indstilles:

at organisationsbestyrelsen beslutter at tilslutte sig indførelsen af E-flyt, samt
at investeringen afholdes af arbejdskapitalen.
sa\gladsaxe\bestyrelsesmøder 2011
8
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Beslutning:
Beløbet specificeres således:
Den samlede udgift vil udgøre ca. kr. 70.000 inkl. hard- og software, hvortil kommer
en årlig abonnementsudgift på ca. kr. 2.500.
Der skal indkøbes 4 x hardware ca. kr. 40.000
4 x software ca. kr. 30.000
Beløbene er inklusive moms og instruktion.
Programmet er et standard program baseret på de godkendte fraflytningsformularer
og juridiske forhold omkring fraflytning.
Det årlige abonnement skal dække vedligeholdelse og fornyelse af software. Der vil
kunne laves ændringer i programmet. Timelønnen er kr. 625,-.
Lone Lund-Rasmussen forventer dog, at standardprogrammet tager højde for alle
normale forhold, og at særlige ønsker typisk vil være forbedringsarbejder, der udvikles via abonnement.
E-flyt bliver præsenteret på et møde for varmemestre og driftsledere den 9. marts
2011.

Organisationsbestyrelsen besluttede at tilslutte sig indførelsen af E-flyt, samt
at investeringen afholdes af arbejdskapitalen.
Johnny Rytterson fandt, at man burde afvente en egentlig demonstration af
systemet før endelig beslutning.
13.
Udlejningsstatistik (lukket punkt)
Liste over ny indflyttere fra 1. oktober – 1. januar 2011.
Fraflytningsstatistikken udsendes inden mødet.
Det indstilles

at statistikken tages til efterretning.
Beslutning:
sa\gladsaxe\bestyrelsesmøder 2011
9
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Liste over ny indflyttere fra 1. oktober – 1. januar 2011 samt fraflytningsstatistik blev
udleveret på mødet. Fraflytningsstatistik fra 1. januar 2011 vil indeholde oplysning
om, hvorvidt det er en intern/ekstern/et dødsbo m.v., det vil sige årsagen til fraflytningen.

14.
Statistikken blev taget til efterretning.
Nyt fra afdelingerne
Afd. 1, Højebo
Ingen bemærkninger
Afd. 2, Ved Stadion
Afdelingen har haft mandskabsproblemer, fordi John Kristensens p.t. er sygemeldt til
den 10. februar 2011.
Der har været problemer med maskinerne, specielt fejemaskinen er meget gammel
og ulovlig, og der er indhentet tilbud på køb af en ny.
Arbejdstilsynet har været på besøg, og vi har fået straks påbud på APV, produkthåndtering og rygepolitik.
Der har været problemer på grund af sneen.
Gladsaxe Kommune har taget endeligt byggeregnskab for vinduesudskiftning og facaderenovering til efterretning og sagen er hermed afsluttet.
Afd. 3, Bakkely
Der har været minirammeudbud, og licitationsresultatet på udbud af teknikerydelse til
tag og vinduer blev, at arkitektfirmaet TNT sammen med ingeniørfirmaet Wissenberg
samlet set var mest fordelagtigt.
Der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde den 22. februar 2011 vedrørende udskiftning af koldt og varmtvandsrør samt nye badeværelser. Hvis afdelingsmødet godkender forslaget, vil det blive igangsat inden udgangen af 2011
sa\gladsaxe\bestyrelsesmøder 2011
10
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
.
Afd. 4, Marielyst
8-4-564-8 Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130. st. 1. Nuværende lejer har bedt om
ret til afståelse af lejemålet. Lejemålet er ikke opsagt.
8-4-567-22 Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130. st. 4. Lejer har bedt om tilladelse til at
forhandle sodavand og slik. Lejer har fået afslag.
8-4-569-12 Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130. st. 6 Lejemålet skal annonceres, når
opsigelse er modtaget,
8-4-570-12 Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130. st. 7 Lejemålet har været annonce
ret. Forespørgsel om tilladelse til grøntforretning m.v. Lejer sender en
skriftlig præcisering af det, han ønsker at handle med. Genudlejning vil
overgå til mægler, såfremt forhandlingen mislykkes.
8-4-571-16 Erhvervslejemålet Gladsaxevej 130.st. 8 Lejemålet genudlejet. Ok..
Administrationen har forelagt afdelingsbestyrelsen en skrivelse om kollektiv råderet
for køkken og bad, som skal omdeles blandt beboerne.
Afd. 5, Kildevænget
8-5-454-22 Erhvervslejemålet Solnavej 67. st. 1 er udlejet som it-forretning 01.02.11.
Der påbegyndes renovering af el i 90 lejemål i februar 2011. Entreprisesummen kr.
1,1 mill, tages af de henlagte midler.
Afdelingen får udskiftet vandrette rør i 2 blokke. Udskiftningen af den sidste blok bliver udført i foråret 2011. Udskiftningen finansieres af de henlagte midler.
Hen over vinteren vil de grønne områder blive beskåret.
Beboerundersøgelsen vedrørende køkkenudskiftning viste, at der er stor interesse
blandt beboerne for at bruge kollektiv råderet, og da et sådant forslag skal vedtages
sa\gladsaxe\bestyrelsesmøder 2011
11
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
på et afdelingsmøde, kan afdelingsbestyrelsen stille forslag herom på afdelingsmødet
tirsdag den 24. maj 2011.
Afd. 6, Mørkhøjvænge
Der har været minirammeudbud, og licitationsresultatet på udbud af teknikerydelse til
tag og vinduer blev, at arkitektfirmaet White sammen med ingeniørfirmaet Holmsgaard samlet set var mest fordelagtigt.
Som oplæg til mødet vedrørende udskiftning af tage og vinduer har der været afholdt
første møde mellem tekniker, afdelingsbestyrelse og administrationen.
Afdelingen har haft mandskabsproblemer, fordi John Kristensens p.t. er sygemeldt til
den 10. februar 2011.
Der har været mange problemer med maskinparken, da både traktor og fejemaskine
var defekte, da sneen startede. Traktoren er nu repareret.
Administrationen har drøftet en skrivelse om kollektiv råderet for afdelingsbestyrelsen,
som skal omdeles til afdelingens beboere.
Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution
Kommunen har oplyst, at sagen er berammet i Børne- og Undervisningsudvalget i
februar 2011.
Afd. 8, Bondehavevej
Der har været en henvendelse vedrørende ønske om ny husorden for afdelingen..
Beslutning:
Afdeling 1, Højebo
Skorsten og tag er i meget dårlig stand. Et ingeniørfirma har vurderet nedstyrtningsrisici og har igangsat de nødvendige nødværgeforanstaltninger. Organisationebestyrelsen gjorde opmærksom på, at der ved tagudskiftning muligvis skulle fuges samtidig.
sa\gladsaxe\bestyrelsesmøder 2011
12
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311

Organisationsbestyrelsen besluttede at tage oplysningerne om afdelingerne til
efterretning.
15.
Eventuelt
Der er aftalt ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag den 14. marts
2011 kl. 16.45. Regnskaberne og budget 2011/2012 bliver gennemgået på mødet.
Næste ordinære møde er onsdag den 17. maj 2011 kl. 16.45. Bemærk, at datoen er
ændret.
Johnny Ryttersson foreslog, at Henrik Madsen og Mette Jensen på skift deltog i organisationsbestyrelsesmøderne.
På forespørgsel blev det oplyst, at der i GAA er en karensperiode på 2 år efter datoen
for overtagelse af en lejlighed i forbindelse med bytning.
_____________________
Erik Andersen
Formand
sa\gladsaxe\bestyrelsesmøder 2011
13