1. No category

Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Glostrup, den 5. december 2013
Text
Referat
Mødeart:
Afdeling:
Mødetid
Den 4. december 2013
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Organisationsbestyrelsesmøde
Kildevængets mødelokale
kl. 16.45
Mødested:
Solnavej 32
2860 Søborg
Deltagere:
Erik Andersen
Birgith Hansen
Dorte Pihl Madsen
Birgit K. Nielsen
Henrik Segato
Gunnar Christensen
Kim Jensen
Per Nielsen
Kurt Kristensen
John Ejsing
Johnny Ryttersson
formand (EA)
næstformand (BH)
bestyrelsesmedlem (DPM)
bestyrelsesmedlem (BN)
bestyrelsesmedlem (HS)
bestyrelsesmedlem (GC)
bestyrelsesmedlem (KJ)
bestyrelsesmedlem (PN)
bestyrelsesmedlem (KK)
bestyrelsesmedlem (JE)
bestyrelsesmedlem (JR)
Kasper Nørballe
Lone Lund-Rasmussen
Dennis Schultz
direktør
administrerende direktør
driftschef
Afbud
Afbud
Dagsorden:
1.
Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde
2.
Revisionsprotokol
3.
Udlejningsstatistik (bilag 1)
4.
Ejendomsfunktionærernes oplevelse af samarbejdet med PAB
Forretningsgange (bilag 2)
5.
E-flyt
6.
Medarbejder tilfredsheds undersøgelsen
7.
Organisationsbestyrelsens midtvejsevaluering af administrationen
8.
Retningslinjer for DV-planer (bilag 3)
9.
Fastprisaftale med Dong
10.
Orientering om fugtskader (bilag 4)
11.
Kildevængets Børneinstitution
12.
Bedre forrentning af GAA’s midler
13.
Byggesagshonorar
1
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
1.
14.
Udlejning af Gladsaxevej 130. st. 7
15.
Udlejning af erhvervslokaler
16.
Byggeregnskab Bondehavevej (bilag 5)
17.
GAAs gaveregulativ (bilag 6)
18.
Renoveringsstøttesag Mørkhøjvænge (bilag 7)
19.
Bestyrelsesforsikring
20.
Nyt fra afdelingerne
21.
Lukket punkt (bilag 8)
22.
Eventuelt (bilag 9)
Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde
Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 4. september 2013 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer.
Det indstilles:
at referatet godkendes og underskrives af formanden.
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen godkendte referatet.
2.
Revisionsprotokol
Der er ikke kommet yderligere revisionsmateriale siden regnskaberne.
Det indstilles:
at oplysningerne tages til efterretning.
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen godkendte oplysningen om, at der ikke var kommet
yderligere materiale.
2
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
3.
Udlejningsstatistik
Fraflytningsstatistik for perioden 1. januar – 1. oktober 2013 vedlægges som (bilag 1).
Det kan oplyses, at normalproceduren er, at der sendes ca. 15 breve ud i 1. tilbudsrunde og normalt bliver boligen udlejet herefter.
Vi har dog nogle boliger i Rundgården (afd. 4) og Spidsboligerne (afd. 6), hvor vi er
nødt til at sende flere end 15 tilbud ud. For at kunne få lejet boligerne sender vi ofte
30-40 tilbud ud, fordelt på 2 tilbudsrunder.
Årsagen til afslagene begrundes ofte i, at boligerne har en dårlig indretning samt dårlig beliggenhed.
Spidsboligerne har ydermere den udfordring, at flere af boligernes køkken eller bad er
i en meget ringe stand.
Det indstilles:
at statistikken tages til efterretning.
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen tog statistikken til efterretning. Erik Andersen bemærkede,
at han har bedt om, at der kommer bemærkning på vedrørende udlejningssituationen
også fremover.
4.
Ejendomsfunktionærernes oplevelse af samarbejdet med PAB
På baggrund af tilbagemeldingerne fra ejendomsfunktionærerne på dialog mødet og
beslutningerne på sidste organisationsbestyrelsesmøde er administrationen i samarbejde med ejendomsmestrene i gang med at udarbejde forretningsgang for
Skimmelsager (under udarbejdelse)
Og lavet udkast til
Beslutningskompetence og ledelsesmæssige snitflader mellem PAB, ejendomsmestre, afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelsen.
(udkast vedlægges som bilag 2)
3
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Der er indkaldt til valg af arbejdsmiljørepræsentant, der indtræder i arbejdsmiljøorganisationen.
Det er aftalt, at ejendomsmestrene skal ringe eller skrive ind til PAB, når de oplever,
at Unik systemet eller andet IT ikke virker. Her vil PAB følge op på problemet og vende tilbage. PAB kan også gå ind og overtage de lokale maskiner og afhjælpe eventuelle problemer med det samme.
PAB følger løbende op på de ting ejendomsmestrene ønskede på dialogmødet og de
løser sig hen ad vejen.
Det indstilles:
at organisationsbestyrelsen tager oplysningen om udarbejdelsen af forretningsgange for skimmelsager til efterretning, og at de endelige forretningsgange forelægges bestyrelse på næste bestyrelsesmøde
at udkast til beslutningskompetence m.m. godkendes
at de øvrige oplysninger om PABs opfølgning tages til efterretning
Beslutning:
Det skal drøftes med ejendomsmestrene hvordan bygningsdelskortene fra KAB kan
lægges ind i UNIK.
Administrationen skal fremover sikre, at tillidsmanden er med i vurderingen af, om der
skal etableres praktikpladser/løntilskudsansættelser.
Ligeledes skal personalet tilbydes traktorkørekort.
Bilag 2 "Forretningsgang for beslutningskompetence og ledelsesret" blev godkendt.
Forretningsgang for skimmelsager skal behandles på næste møde.
Organisationsbestyrelsen tog herefter oplysningerne til efterretning.
5.
E-flyt
På sidste organisationsbestyrelsesmøde blev det besluttet, at fastholde beslutningen
om E-flyt og at administrationen sørger for den nødvendige support.
4
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
E-flyt er implementeret i alle GAA afdelinger. Ejendomsmestrene fra Marielyst, Kildevænget, Mørkhøjvænge og Ved Stadion sender nu E-flyt rapporter ind til administrationen. Bakkely har ikke så mange flyttelejligheder, så ejendomsmesteren har endnu
ikke haft et "rigtig" flyttesyn. Maskinerne virker, ejendomsmestrene bruger systemet
og vi fornemmer et godt samarbejde omkring E-flyt.
Det indstilles:
at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning.
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning.
Der skal orienteres om fremdriften på næste møde.
6.
Medarbejder tilfredsheds undersøgelsen
Med udgangspunkt i handleplanen har driftschefen afholdt udviklingsdage i GAA,
hvilket blev modtaget positivt af medarbejderne. Punkterne følges op i de kommende
MUS-samtaler, som en del af arbejdet med god ledelse og udvikling af medarbejderne.
Det indstilles:
at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning og at der gives
en tilbagemelding på bestyrelsesmødet i februar 2014 på opfølgningen af
handleplanen, vedlagt som bilag 2 til bestyrelsesmødet den 4. september
2013.
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning og der kommer til tilbagemelding til februar.
5
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
7.
Organisationsbestyrelsens midtvejsevaluering af administrationen
Organisationsbestyrelsen har på GAA dagen lavet en midtvejsevaluering af administrationen. Som udgangspunkt for en dialog med administrationen fremlagde organisationsbestyrelsen de punkter / problemstillinger der ønskes en drøftelse om.
På sidste bestyrelsesmøde blev det besluttet at følge op på følgende punkter, hvilket
nu er efterlevet:
at prøve at lade driftschefen deltage i møderne i organisationsbestyrelsen et
halvt år.
at driftschefen ved næste ejendomsmestermøde præciserer, at ejendomsmestrene fremover skal anfører leverandør og materiale på de rekvisitioner/ fakturaer der skal bogføres samt at ejendomsmesteren konterer korrekt og sikrer,
at penge som er øremærket til et bestemt formål også bruges til dette formål
samt at driftschefen ved budgetkontrollen sikrer, at man ikke tager pengene
fra en forkert konto.
at sikkerhedsudvalget, som hedder arbejdsmiljøudvalget skal fungere med
GAA’s repræsentant, selv om den sikkerhedsrepræsentant som er valgt holder op. Driftschefen skal fremover sikre, at denne oplysning formidles videre til
PAB’s arbejdsmiljøgruppe, som styres af driftschef Mikkel Selander, og som
holder 2 møder om året. Der udsendes referat af disse møder.
at sikre, at ventelisteproblematikken fungerer og at organisationsbestyrelsen
gør administrationen bekendt med konkrete henvendelser fra beboere, som
ikke har fået en korrekt behandling i udlejningen, således at der kan blive fulgt
op.
Det indstilles:
at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning.
Beslutning:
Det kunne oplyses, at PABs økonomiske medarbejdere orienterer ejendomsmestrene, hvis de ændrer konteringen af et bilag.
6
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Dennis Andreasen i Kildevænget er p.t. arbejdsmiljørepræsentant. Der orienteres, når
der er sket nyvalg, formentlig januar 2014.
Det er aftalt, at hvis der opstår usikkerhed om, hvorvidt ventelistereglerne følges, rettes henvendelse til administrationen. Der blev stillet spørgsmål til, hvorfor der ikke er
ens numre i tilbudsbreve og når man går ind på ventelistesystemet. I øvrigt blev det
bemærket, at IT-systemet vedrørende ventelisten ellers fungerede ret godt.
Det kan oplyses, at ved tilbud drejer det sig om en specifik bolig. På ventelisten er det
en lejemålsgruppe, hvor der ofte er flere opskrevne.
Organisationsbestyrelsen tog herefter oplysningerne til efterretning.
8.
Retningslinjer for DV-planer
Organisationsbestyrelsen ønsker tidspunktet for markvandringerne fastlægges.
Fremover udsendes DV-planen til alle beboerne og større ændringer i DV-planen
skal fortsat forelægges beboerne på et afdelingsmøde.
Erik Andersens og administrationens oplæg til hvad større ændringer er vedlægges
som bilag 3, (KNB og EA).
Drøftet i forlængelse af GAA’s belutning vedrørende større arbejder.
Det indstilles:
at organisationsbestyrelsen godkender oplægget.
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen godkendte oplægget.
Birgith Hansen foreslog, at DV-planen ikke blev sendt ud i den fulde størrelse.
Efter en drøftelse af problemet enedes organisationsbestyrelsen om, at afdelingsbestyrelserne på markvandringerne sammen med driftschefen udvælger det kommende
års vigtigste vedligeholdelsesopgaver. Disse opgaver vil fremgå af noteshæftet/budgettet.
På indkaldelsen til beboermødet vil det blive anført, at både regnskab og DV-plan kan
afhentes på ejendomsmesterkontoret.
7
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
9.
Fastprisaftale med Dong
Administrationen har undersøgt mulighederne priserne fra andre elselskaber. Markedet er ugennemskueligt og en eventuel besparelse vil ikke stå mål med den udgift det
vil være at lave en egentlig analyse af priserne.
Det kan oplyses, at el hos Dong p.t. er 37,86 øre og hos Bolind 37,36 øre. Fastprisaftalen mellem PAB og Dong er 32 øre med en bindingsperiode på 4 år.
Det indstilles:
at organisationsbestyrelsen beslutter, om der skal laves en fastprisaftale med
Dong.
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen besluttede, at der ikke skal laves en fastprisaftale.
Marielyst har oplevet, at Dong kræver penge for ikke identificerede målere.
Administrationen anmodede om, at dette meddeles administrationen, der så vil forfølge sagen. Det aftaltes, at problemstillingen vendes på ejendomsmestermødet.
10.
Orientering om fugtskader
Sagerne bliver afsluttet løbende (bilag 4)
Det indstilles:
at orienteringen tages til efterretning.
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen tog oplysningen til efterretning.
8
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
11.
Kildevængets Børneinstitution
Kommunen har ultimo september 2013 meddelt, at den vil genoptage forhandlingerne
om kommunens overtagelse af institutionen.
Der har været afholdt møde den 18. oktober 2013 og 1. november 2013, hvor også
Birgith Hansen deltog. Vi er enige med kommunen om at satse på at løse alle udeståender hurtigst muligt. Kommunen har meddelt, at sagen først kan blive politisk behandlet primo 2014 med henblik på overdragelse pr. 1. marts 2014.
Vi har bedt LBF om forhåndsgodkendelse af, at nettoprovenuet fra salget kan tilgå dispositionsfonden.
Det indstilles:
at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning.
Beslutning:
Møderne har været konstruktive. Erik Andersen har spurgt ind til byggeregnskabet for
taget, især momsproblematikken. Der er ikke kommet svar endnu. Det er aftalt, at beløbet for byggesagen skal fratrækkes salgsprisen.
Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning.
12.
Bedre forrentning af GAA’s midler
Ved sidste bestyrelsesmøde blev det besluttet at få en afklaring på, hvor lang
tid midlerne blev bundet ved køb af obligationer i den almene investeringspulje.
Nykredit har oplyst, at der er et opsigelsesvarsel på 3 måneder.
Det indstilles derfor:
Da der for øjeblikket er en meget dårlig forrentning på obligationer indstilles, at
GAA’s frie midler i videst muligt omfang bruges som byggelån i forbindelse
med byggesagerne i Marielyst og Mørkhøjvænge, i stedet for at afdelingerne
skal have byggelån i banken.
9
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Beslutning:
Lone Lund-Rasmussen oplyste, at det er fuldt lovligt at GAA låner den frie likviditet ud
til afdelingerne med byggesagerne.
Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen.
13.
Byggesagehonorar
På organisationsbestyrelsesmødet den 16. februar 2012 blev det indstillet og besluttet at ”I forbindelse med PAB’s administration vil der blive opkrævet byggesagshono
rar i større byggesager samt ved råderetssager. Honoraret i byggesager er på
2½ % af de samlede udgifter. Honoraret ved råderetssager er kr. 2.500 inklusive
moms. Beløbet opkræves hos beboeren. Ved større byggesager over 10 mill. kr. gra
dueres byggesagshonoraret i overensstemmelse med Boligministeriets tidligere reg
ler”.
Der er mellem formanden og PAB uenighed om, hvorvidt PAB, udover de besluttede
2½ % som GAA skal betale i byggesagshonorar, kan opkræve yderligere 25%
moms, og dermed forhøje GAA’s udgifter til byggesagshonorar til PAB. PAB foreslår derfor en anden beregningsmetode. Boligministeriets tidligere satser er indekseret
frem til 2. kvartal 2013. Der skal betales moms af administrations- og byggesagsadministration.
Byggeomkostningsindeks
4. kvt. 2003
104,9
Byggeomkostningsindeks
2. kvt. 2013
131,2
Anskaffel-
Honorar-
Honorarbeløb for satserne.
sessum
procent
ex. moms
Inkl. moms
3.000
3.750
Grundbeløb
Af de første
3.650.728
2,5%
91.268
114.085
Af de næste
18.227.410
2,0%
364.548
455.685
Af de næste
51.005.268
1,5%
765.079
956.349
Af resten
1,3%
10
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Det indstilles:
at organisationsbestyrelsen godkender ovenstående måde at beregne byggesagshonorar på i kommende sager.
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen fastholdt beslutning af 16. februar 2012 om, at det aftalte
gebyr på 2½% for byggesager for GAA er inkl. moms. Endvidere fastholdt bestyrelsen
fra 16. februar 2012, at øvrige gebyrer fortsat skal forelægges organisationsbestyrelsen.
Nye byggesager med byggesagshonorar skal ligeledes forelægges organisationsbestyrelsen til godkendelse.
14.
Udlejning af Gladsaxevej 130 st. 7
Ovennævnte lejemål har stået til udlejning i flere år til en m2- pris på ca. kr. 980.
Afdelingsbestyrelsen har for ca. ½ år siden nedsat med 500 kr/mdr. i det første ½ år,
hvilket ikke har ikke givet henvendelser.
Susanne Andresen skaffer ad omveje en der seriøst bliver interesseret i lejemålet,
men som finder at lejen er for høj.
Lone Lund-Rasmussen anmoder Johnny Ryttersson om et forhandlingsmandat.
Johnny Ryttersson mener ikke, at han har mandat til at træffe beslutningen uden om
GAA.
Efter aftale forelægges forhandlingsmandatet for Erik Andersen til beslutning.
Forhandlingsmandatet er, minimum, en startleje på kr. 7.000 stigende til kr. 7.250
efter 6 måneder samt indeksregulering.
Erik Andersen godkender forhandlingsmandatet.
Det indstilles:
at organisationsbestyrelsen tager forhandlingsmandatet til efterretning.
Det kan oplyses, at resultatet af forhandlingerne blev en husleje på kr. 7.000
med en stigning til kr. 7.500 efter 6 måneder. Overtagelsen af lejemålet bliver
pr. 1. januar 2014. Huslejen efter 6 måneder bliver på kr. 924 pr. m2.
Til sammenligning kan det oplyses, at slagterens lejeniveau pr. 01.01.2014 er
ca. kr. 816 pr. m2.
11
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen tog oplysningen om forhandlingsmandatet til efterretning.
Johnny Ryttersson fandt, at der var givet for stor rabat især fordi lejer er huskendt i
PAB.
Lone Lund-Rasmussen oplyste, at der havde været fuld åbenhed omkring hvem lejer
var og at lejen var højere end bl.a. "Slagteren". Ved forespørgsel til en lokal ejendomsmægler havde ejendomsmægleren vurderet, at lejen var sat for højt.
15.
Udlejning af erhvervslejemål
Ved udlejning af erhvervslejemål skal der lægges vægt på, hvad markedslejen er for
området. Det er et vanskeligt begreb, og det er ikke entydigt. PAB er løbende i kontakt med forskellige lokale ejendomsmæglere. PAB har vanskeligheder med udlejningen af lejemålene både på grund af lav konjektur men også fordi små lokale butikker
er blevet mindre attraktive. Når der kommer en interesseret lejer er der behov for hurtige beslutninger.
Der vil i den slags udlejninger være behov for hurtige beslutninger, hvor forhandlingsmandatet til administrationen ikke vil kunne afvente et organisationsbestyrelsesmøde.
Det indstilles:
at organisationsbestyrelsen godkender, at formanden for organisationsbestyrelsen sammen med formanden for den pågældende afdeling får mandat til at
træffe de nødvendige beslutninger vedrørende udlejning af erhvervslejemål.
Beslutningerne vil blive fremlagt til efterretning på det efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde. Såfremt organisationsformanden og afdelingsformanden ikke er enige i beslutningerne, skal sagerne forelægges organisationsbestyrelsen.
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen godkendte dette.
12
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
16.
Byggeregnskab Bondehavevej
Efter aftale med organisationsbestyrelsen har Rene Hattens foretaget en ny revisionsmæssig påtegning på selve byggeregnskabet, dateret den 15. november 2013.
(bilag 5)
På baggrund af en gennemgang i afdelingen, blev det konstateret at der ikke inden
for de næste år er behov for større renoveringer, hvilket vil sige at lånet bør nedlyses.
Det indstilles:
at organisationsbestyrelsen godkender, at lånet nedlyses.
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskabet og at lånet nedlyses.
Det blev henstillet, at huslejen i afdelingen ikke bliver nedsat ved nedlysning af lånet
og aftalt, at henlæggelsen styrkes svarende til udgiften på det nu optagne lån. Dette
er i overensstemmelse med det der har været drøftet på styringsdialogmødet med
kommunen.
17.
GAAs gaveregulativ
Udkast vedlægges som (bilag 6).
Det indstilles:
at gaveregulativet tages til efterretning.
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen godkendte gaveregulativet med enkelte rettelser.
Alle der har haft jubilæum i 2013 får gave i henhold til regulativet og skal rette henvendelse til administrationen.
Det tilrettede regulativ udsendes sammen med referatet fra mødet.
18.
Renoveringsstøttesag i Mørkhøjvænge
På organisationsbestyrelsens møde den 12. juni 2013 blev der vedtaget en finansieringsplan under punkt 8, men Landsbyggefonden (LBF) har ved mail af 19. august
13
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
2013 afvist den fremsendte finansieringsmodel. Dette betyder, at kapitaltilførsel og
investeringstilskud på i alt kr. 2.680.000 bortfalder.
Dette betyder, at de yderligere kr. 2.680.000 skal finansieres af GAA, for at fastholde
den af organisationsbestyrelsen og afdelingsmødet i Mørkhøjvænge godkendte huslejeforhøjelse på max 47 kr. pr. m2
For at have det komplette beslutningsgrundlag har administrationen efterfølgende
bedt LBF om, at udarbejde en beregning på, hvad GAAs andel af den løbende drifts
støtte fra dispositionsfonden vil være, i den af LBF udmeldte finansieringsmodel.
Administrationen har sammen med afdelingsbestyrelsesformanden for Mørkhøjvænge og organisationsbestyrelsesformanden Erik Andersen, gennemgået lbfs udmeldte
finansieringsmodel og kunne konstatere, at der ikke ville komme nogen løbende
driftsstøttelån fra lbf, så længe der var penge i dispositionsfonden.
Parterne blev derfor enighed om at indstille til øget brug af trækningsretten til de
ustøttede arbejder på i alt kr. 7.309.000.
Der ud over, vil der være brug for den tidligere udmeldte løbende støtte i form af fritagelse for indbetaling af dispositionsfondsmidler og G-indskud, svarende til ca. kr.
250.000 årligt.
Alle tilsagn er nu givet fra Landsbyggefonden, dog er kapitaltilførselssagen afvist da
denne skal ses i sammenhæng med lbfs finansieringsmodel. Dette betyder at GAA
ikke skal bidrage med tidligere udmeldte kr. 200.000 i kapitaltilførsel.
Finansiering og husleje vedlægges som (bilag 7).
Det indstilles:
at organisationsbestyrelsen godkender den samlede finansiering. Her under tilskud fra egen trækningsret, fritagelse for indbetaling af G-indskud og uamortiserede ydelser, samt optagelse af støttede lån. Godkendelsen er betinget af
Gladsaxe Kommunes godkendelse.
14
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Beslutning:
Erik Andersen roste det store arbejde Kasper Nørballe har udført for at få denne sag
til at falde på plads med LBF. GAAs fælles trækningsret vil indgå i støtten. Såfremt
GAA havde fulgt LBFs indstilling, ville GAAs dispositionsfond være tømt.
Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen.
19.
Bestyrelsesforsikring
1. december 2013 udløber GAAs bestyrelsesforsikring. Camilla Elverdal anbefaler, at
forsikringen fornyes, idet præmien vurderes at være på et fornuftigt niveau, da den
alene reguleres med indekset.
Det indstilles:
at organisationsbestyrelsen godkender at forsikringen fortsættes.
Beslutning:
Organisationsbestyrelsen godkendte, at forsikringen fortsætter.
20.
Nyt fra afdelingerne
Afd. 1, Højebo
Beboerne har fået en informationsskrivelse omkring den organisatoriske ændring. Ole
Bruun er i fuld gang med at sætte sig ind i DV-planen og økonomien i Højebo. Ole
Bruun skal fra den 1. november selv registrere skimmelforekomster og selv vedligeholde og holde opsyn og kontrol.
Højebo er i gang med opsætning af køkkener efter den kollektive råderet.
Byggesagen er afsluttet før tid og er blevet afleveret den 18. oktober 2013.
Der er ved at blive udarbejdet byggeregnskab, således at trækningsretsmidlerne kan
blive udbetalt.
15
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Afd. 2, Ved Stadion
Der vil blive lavet et særligt eftersyn af serviceaftaler, abonnementer, leveringer og
eksterne aftaler for økonomisk forbedring. Ole Bruun skal fra den 1. november selv
registrere skimmelforekomster og selv vedligeholde og holde opsyn og kontrol med
forsyningen.
Afd. 3, Bakkely
8-3-91-10 Dametøj, Bagsværd Hovedgade 133. st. tv. Lejemålet er opsagt til fraflytning 30.11.2013. Ejendomsmesteren har fået nøgle til lejemålet, men
det er ikke ryddet og retableret. Dennis har derfor aftalt møde med lejer
i uge 47, hvorefter lejemålet kan blive fotograferet og sat til genudlejning.
8-3-94-14 Chokoladeæsken, Sandra Roksi, Bagsværd Hovedgade 135. st. th. har
opsagt lejemålet til fraflytning 31.12.2013. Flere interesserede har set på
lejemålet, men vi har endnu ikke fået nogen seriøs henvendelse.
Ejendomsmesteren vil nu fotografere lejemålet.
8-3-95-15 Blomsterforretningen har fået nyt vindue. Afdelingen har lagt ud, og lejer
afdrager beløbet som et tillæg til huslejen.
8-3-67-4
Lægekonsultation
Kommunen har besigtiget lejemålet.
Kommunen stiller krav om, at døren til toilettet kan åbnes 90
grader. Kommunen har ligeledes stillet krav om at BBR ændres, således
at lejemålet i BBR fremstår som et erhvervslejemål.
Det er aftalt med lejer, at han selv sikrer, at døren kan åbnes 90 grader.
Administrationen har søgt kommunen om ændring af lejemålet fra bolig til
erhverv.
Afd. 4, Marielyst
8-4-570-12 Gladsaxevej 130. st. 7
Der er pr. 1. januar 2014 indgået lejekontrakt med et selskab der vil benytte lejemålet til massage og fodterapi. Der er betalt depositum m.v.
Renoveringen varmeanlægget kører planmæssigt frem. Afdelingen har pt. renoveret
3 at de 5 store beholderrum. I forbindelse med renoveringen af beholderrummene er
16
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
det konstateret, at varmeanlægget taber en del vand, så pt. ledes der efter et større
hul i rørene i jorden.
Selskabslokalet trænger til en ”istandsættelse”.
Der er enighed om at påbegynde lidt istandsættelse ind imellem udlejningerne.
E-flyt er nu implementeret i Marielyst. Der bliver dog stadig synet på "gammeldags"
måde i papirform. Hvorefter informationerne fra "papirsynet" indtastes på E-flyt og
sendes til administrationen. Denne praksis fortsættes indtil systemet er fuldt implementeret.
Afdelingen går snart i gang med køkkenopsætning efter den kollektive råderet.
Ejendomsmesteren skal fra den 1. november selv registrere skimmelforekomster og
selv vedligeholde og holde opsyn og kontrol med forsyningen.
Der er modtaget byggetilladelse vedrørende altanerne og taget på butikkerne.
LAR projektet er godt i gang, og der skal være informationsmøde for de beboere, der
har en have, hvor vi skal etablere afvanding fra tagnedløb.
Afd. 5, Kildevænget
Ejendomsmesteren har overleveret alt materiale fra Højebo til Ole Bruun. Ejendomsmesteren skal fra den 1. november 2013 selv registrere skimmelforekomster og selv
vedligeholde og holde opsyn og kontrol med forsyningen.
Afdelingen har en løsarbejder fra Springbrættet. Han skal være i afdelingen de næste
3 måneder. I uge 40 og 41 kommer der en ung mand i praktik. Han er under uddannelse på AMU i Glostrup.
Ejendomsmesteren og driftschefen vil inden længe udarbejde et kursusforløb i "varmt
arbejde" som alle medarbejdere i GAA skal deltage i.
På nuværende tidspunkt er det lavet 2 syn med E-flyt.
Afdelingen går snarest i gang med opsætning af køkkener efter den kollektive råderet.
17
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Kommunen har meldt deres ankomst til et tilsyn vedrørende afdelingens drifts og vedligeholdelse.
Ejendomsfunktionær Birger Lønning har 25 års tjeneste i GAA. Der blev afholdt reception torsdag d. 24. oktober 2013.
Afdelingen har for nuværende store udfordringer med varmeanlægget. Afdelingen har
fået et overslag på udskiftning af ventiler og indregulering af anlægget på kr.
1.811.000 eks. moms. Bestyrelsen har indgået en samarbejdsaftale med Gladsaxe
Kommune der stiller en uvildig rådgiver til rådighed. Bestyrelsen vil bruge dennes oplæg til at vurdere om man skal renovere/vedligeholde på det gamle 1 strengsanlæg
eller om der skal laves et helt nyt 2 strengsanlæg. Samarbejdsaftalen med Kommunen vil også omhandle klimaskærm og andre energimæssige tiltag.
Afd. 6, Mørkhøjvænge
I alle bede bliver det udlagt ukrudtsdug og fransk pinjebark. Dette gøres for at minimere driftsressourcer til lugning og samtidig løfte det visuelle kvalitetsniveau.
Der laves et eftersyn af serviceaftaler, abonnementer og eksterne aftaler for økonomisk forbedring.
Opsætning af køkken efter den kollektive råderet går stadig planmæssigt. Det er fint
arbejde både fra Vordingborg og fra KVIK køkken. I driftssamarbejdet mellem Mørkhøjvænge, Ved Stadion og Højebo er der ansat en ny ejendomsfunktionær. Han er
kommet godt i gang i driften.
Ole Bruun skal fra den 1. november selv registrere skimmelforekomster og selv vedligeholde og holde opsyn og kontrol med forsyningen.
Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution
DV-planen for børneinstitutionen er gennemgået efter sidste bestyrelsesmøde, hvilket
har betydet at der er sat af til nye aktiviteter og at henlæggelserne der efter er sat op.
Der henvises til punkt 11.
Afd. 8, Bondehavevej
Formanden og administrationen har i fællesskab løst en nabostrid om skel mellem to
naboer. Begge naboer har indgået en aftale som vil tilfredsstille begge parter.
18
Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening
Stationsparken 24, 2. th. – 2600 Glostrup – tlf. 43 42 02 22 – fax 43 42 02 21
Åbningstid kl. 10-14 – E-mail [email protected] – CVR nr. 24214311
Det indstilles:
at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning.
Beslutning:
Der er flere afdelinger, der har igangsat køkkenmoderniseringen. Administrationen
skal i flyttesager være opmærksom på, at køkkenfirmaerne ikke bare tager de aftalte
maksimumbeløb, uanset køkkenstørrelsen.
Det kan oplyses, at lejemålet 8-3-94-14 Chokoladeæsken er forlænget til 31. januar
2014.
Kildevænget får kun et LAR projekt, såfremt nabobebyggelsen deltager.
Anne Frederiksen er blevet ny formand for afdelingsbestyrelsen i Kildevænget.
Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning.
21.
Lukket punkt (bilag 8)
22.
Eventuelt
Næste ordinære møde er tirsdag den 18. februar 2014 kl. 16.45.
Mødeplan 2014 vedlægges til godkendelse som (bilag 9).
Organisationsbestyrelsen godkendte mødeplan 2014 med enkelte rettelser. Mødeplanen medsendes referatet.
Gladsaxe Kommune har ikke bemærkninger til vedtægterne.
Julegaver bliver sat på ejendomskontorerne 17.-18.-19. december. Lone LundRasmussen sender mail om tidspunkt.
Tidslinje for afdelingsbestyrelsernes godkendelse af regnskaberne medsendes referatet.
Johnny Ryttersson kan ikke se telefonregninger på bestyrelsens WEB.
Lonni Hansen sikrer, at der fremover kommer individuelle regninger til afdelingerne.
Erik Andersen bad ligeledes om, at det bliver sikret, at det for ham betalte bredbånd
konteres i GAA's regnskab. Det kan oplyses, at udgiften konteres i selskabet. Usikkerheden opstår fordi vi får en samlet regning, der splittes manuelt. Fremadrettet får
vi lavet individuelle regninger, der kan ses i bestyrelsens WEB
19