AARHUS UNIVERSITET Møde den: 2. september 2014, kl. 13-15 Juridisk Institut, bygning 1410/147 LSU-møde Referat Deltagere: Tine Sommer, Kirsten Jakobsen, Jørgen Albæk Jensen, Anne-Dorte Bruun Nielsen, Michael Hansen Jensen, Anette Storgaard, Astrid Millung-Christoffersen, Tinna Meyer, Inger Nyholm Krog. Afbud: Caroline Adolphsen. Referent: Anne Bækby 1. Konstituering af LSU Den 1. juni 2014 trådte en ny valgperiode i kraft. Perioden løber til 28. februar 2016. På ledersiden er Tine Sommer (TS) som ny institutleder ligeledes ny formand i LSU. Jørgen Albæk Jensen (JAJ) er ny sektionsleder med ansvar for økonomi og er derfor repræsentant på ledersiden. På medarbejdersiden er Michael Hansen Jensen udpeget som ny repræsentant for professorgruppen i stedet for JAJ. De øvrige LSU-medlemmer er genudpeget for en ny valgperiode (til og med 28. februar 2016). Medarbejdersiden er enig om, at Anne-Dorte Bruun Nielsen (ADBN) fortsætter som næstformand. Nye medlemmer tilbydes SU-kursus, som afholdes af Samarbejdssekretariatet. 2. Budget (orientering v. Jørgen Albæk Jensen) JAJ orienterede om institutbudgettet. Ud fra forecast for andet kvartal ser det indtil videre ud til, at budgettet holder. DVIP udgifter var et af de områder, hvor instituttet skulle spare, og forbruget på den post følges måned for måned. Forbruget er fortsat højt, men i perioden marts-juli er udgifterne faldende, og det indikerer, at efterårets spareøvelse trækker i den rigtige retning. På driftsbudgettet er der indtil videre et mindre overforbrug, hvilket dog skal sammenholdes med det tidligere stop for rejser. Forekast 3 finder sted i september. JAJ orienterede derudover om, at institutledelsen er gået i gang med at lave en kortlægning af, hvordan økonomien mere detaljeret hænger sammen med henblik på at øget gennemsigtighed. I den forbindelse bliver aftaler om køb og salg af undervisning med andre institutter også gennemgået. Kortlægning bliver både på bachelor- og kandidatuddannelserne. ADBN gjorde opmærksom på, at besparelserne på DVIP-området er bekymrende på længere sigt, idet der hos flere faste VIP i stedet er opbygget et meget stort AU HR School of Business and Social Sciences Aarhus Universitet Tåsingegade 1, 2. sal DK-8000 Aarhus C E-mail: [email protected] www.au.dk Dato: 8. september 2014 Side 1/4 AARHUS UNIVERSITET normoverskud. I den forbindelse blev der spurgt ind til, hvordan normoverskuddet hos den enkelte ville blive håndteret. Der var enighed om, at det bliver en meget stor hjælp, når der gennem de nye bemandingsplaner bliver skabt et overblik over, hvor der mangler medarbejdere, hvor der kan flyttes rundt på interne kræfter, og hvor der skal ske bedst mulig brug af interne ressourcer. TS forklarede, at når det ovennævnte kortlægningsarbejde var gennemført, ville der være muligt at få mere overblik over økonomi, ressourcer og strategi, hvorefter det også bliver muligt at træffe nye beslutninger på et mere oplyst grundlag. Kortlægningen vil også fungere som et styringsværktøj, der kan give et overblik over, hvor der kan frigøres kræfter, hvor der sættes mere ind og i det hele taget styre mere langsigtet, herunder også skabe kendte karriereplaner for de enkelte medarbejdere, der har behov for det. 3. Høring: universitetsledelsens løsningsforslag vedr. problemanalysen (til drøftelse) TS orienterede om den samlede høringsproces i forhold til universitetsledelsens fremlagte løsningsforslag på problemanalysen på instituttet. Løsningsforslaget drøftes i faggrupperne med opsamling i koordinationsrådet, i institutforum samt i LSU. Der var enighed om også at drøfte løsningsforslaget i TAP-gruppen på det kommende sekretærmøde med særligt fokus på TAP-forhold, herunder snitflader til det administrative center. Høringssvar indsendes til institutleder-mailen. I forlængelse af den høringsproces har dekanen også sat en proces i gang på BSS i forhold til at undersøge, om de nuværende institutter er hensigtsmæssige enheder, jf. dekanens brev til medarbejdere på BSS af 29. august 2014 (brevet er vedlaget som bilag). Den proces kører sideløbende med den generelle høringsproces. LSU drøftede indledningsvis institutstrukturen, og der var enighed om, at der ikke udelukkende skal være fokus på, at alt var bedre før. Der er lagt meget arbejde i at få instituttet til at fungere efter sammenlægningen. Der kan være behov for at kigge yderligere på den interne organisering på instituttet. Men der var enighed om, at det skal drøftes yderligere i faggrupperne. ADBN koordinerer supplerende input fra LSU med Gitte. 4. Status på opfølgning på APV 2012, herunder ph.d.trivselsundersøgelsen (til drøftelse) TS og Anne orienterede om status på APV-opfølgningen og baggrunden for, at der følges op nu. I løbet af efteråret skal HSU og HAMU gennemgå de handlingsplaner, som hvert enkelt fakultet indsendte i efteråret 2013 med henblik på at sikre, at der er fremdrift i opfølgningsarbejdet. På den baggrund drøftes det, om der er fremdrift på instituttet, og om der er behov for at indmelde justeringer til den eksisterende handlingsplan for BSS. Side 2/4 AARHUS UNIVERSITET Side 3/4 Siden APV 2012 er der i foråret 2014 offentliggjort en ph.d.-trivselsundersøgelse på AU. Derudover er der i sommeren 2014 gennemført en minitrivselsundersøgelse på instituttet samt afholdt et trivselsseminar. Der var enighed om, at opfølgningen på ovenstående med fordel kan indgå i det samlede APV-arbejde. Der var også enighed om, at der skal rettes et samlet fokus på, hvor der er problemer, og at enkelte medarbejdergrupper ikke nødvendigvis skal behandles separat. Det gælder særligt i forhold til ph.d.-gruppen, hvor der fortsat skal arbejdes med samspillet mellem kolleger samt på at integrere med de øvrige VIPansatte. Dertil kommer, at kortlægningsprocessen også bliver en del af det arbejde, idet den kan bidrage til øget gennemsigtighed og tydeligere beslutningsgrundlag, som blev efterspurgt i forbindelse med APV’en. Der var enighed om, der skal være mere aktivitet i faggrupperne, der også kan omfatte medarbejdere uden for grupperne. Det kan være invitationer til ph.d.gruppen i forbindelse med faglige oplæg og præsentationer. Hjemmesiden kan blive brugt til at informere herom. Der var enighed i LSU om, at Anne (HR) opsamler og indsender status til justering af fakultetshandlingsplanen i forhold til de indsatser, der blev identificeret i foråret/efteråret 2013. Bilag vedlagt punktet: - BSS’ APV-handlingsplan efterår 2013 - Notat APV-opfølgning efterår 2013 - AU’s samlede APV-handlingsplan efterår 2013 - Statusnotat vedr. opfølgning på ph.d.-trivselsundersøgelse 2014 5. Normoverskud (til drøftelse) ADBN havde fremsat punktet, idet flere medarbejdere med overskud på normen har efterspurgt en afklaring af, hvordan større overskud håndteres. I den forbindelse er det et ønske fra medarbejdersiden, at der kan ske en forhandling herom snarest. Det er bl.a. et ønske fra flere, at man kan veksle et overskud til et forskningssemester. Derudover gjorde ADBN opmærksom på, at særlige feriedage ikke er indregnet i normen. TS og ADBN var enige om at holde et møde herom. TS gjorde opmærksom på, at der er behov for, at økonomien er kortlagt og bemandingsplanerne er udarbejdet, inden der holdes møde. AARHUS UNIVERSITET 6. Incitamentsstrukturen på instituttet i forhold til undervisning (til drøftelse) ADBN havde fremsat punktet, idet der af flere medarbejdere var rejst spørgsmål vedrørende undervisning i kurser, der kan udløse tilbageløb og udbetaling af engangsvederlag. Der er behov for en afklaring af, hvilken undervisning der kan indgå i normen, og hvilken der ikke gør. JAJ forklarede, at undervisning i forbindelse med indtægtsdækket virksomhed er at betragte som bijob eller fritidsarbejde. Undervisning i ECTS-givende kurser indgår derimod i normen. Der var enighed om, at der er behov for yderligere åbenhed omkring dette, herunder fortsat åbne normskemaer, så der ikke skabes mistro og mistillid kolleger imellem. 7. Orientering 7.1. MUS efterår 2014 Der afholdes MUS i efteråret 2014. På trivselsseminaret blev det fremhævet, at der skal være fokus på klare mål, klarhed i arbejdsopgaver og karrieremuligheder, samt at MUS-aftaler skal overholdes. TS kunne i den forbindelse oplyse, at der blandt de MUS-førende ledere er et skærpet fokus på at koordinere og planlægge efterårets MUS således, at alle behov tilgodeses bedst muligt. MUS-lederne vil koordinere grundigt før, under og efter MUS. 7.2. Lønforhandlinger 2014/2015 Før sommerferien indgik universitetsledelsen og FTR en aftale om at udskyde lønforhandling 2014 (indsatser i 2013) til afholdelse sammen med lønforhandling 2015 (indsatser i 2014). Ansøgningsperioden starter således samlet den 16. februar 2015. Der vil blive informeret yderligere på hjemmesiden og via ledere og tillidsrepræsentanter i løbet af efteråret. 8. Evt. Der indkaldes til LSU-møder for det kommende år. Møder tilrettelægges, så de ligger i umiddelbar forlængelse af budgetmøderne. Side 4/4