AARHUS
UNIVERSITET
INGENIØRHØJSKOLEN
LSU Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet - referat af 8. møde
Afholdt mandag den 26. maj 2014 kl. 08.15, mødelokale 529, Dalgas
Avenue 2
Deltagere:
Conni Simonsen
Jens B. Bennedsen
Asger Schou
(CSi)
(JBB)
(AsSc)
Erland U. Jessen
Jesper Jensen
Stig Ravn
Klaus Kolle
Peder Maribo
Christina K. Dose
(EUJ)
(JJ)
(StR)
(KlausK)
(PM)
(CKD)
Anett Rasmussen
Annie Thomsen
Tine H. Aaboe Malden
Keld Lassen under pkt. 4
H.C. Bøgelund Jakobsen under pkt. 6b
(AT)
(THAM)
(KLa)
(HCBJ)
Afbud: Anett Rasmussen
Ordstyrer:
Referent:
Conni Simonsen
Tine H. Aaboe Malden
Dagsorden
1.
2.
3.
4.
Godkendelse af referater fra udvalgets møder
Godkendelse af dagsorden
Erfaringsopsamling på Økonomiproces 2014
Ny personalepolitik
a) Personaleadministrative retningslinjer vedtaget på HSU 20.03.14
 Kørsel i tjenestebil
 Fleksibel arbejdstid
 Forsikring ved tjenesterejser
 Job på særlige vilkår
 Samtidighedsferie
b) Standardferie
c) Omsorgsdage
d) Seniordage
5. Økonomi m.v.
Ingeniørhøjskolen Aarhus
Universitet
Dalgas Avenue 2
8000 Aarhus C
Tlf.: +45 4189 3000
Fax: +45 4189 3001
E-mail: [email protected]
www.iha.dk
AARHUS
UNIVERSITET
INGENIØRHØJSKOLEN
6. Institutionelle forhold
a) Kvalitetsudvikling og KPI
b) Navitas og Hangøvej
7. Meddelelser
8. Næste møde
9. Eventuelt.
Conni Simonsen bød velkommen til to nye medlemmer af ASE LSU. Peder Maribo
som suppleant for IDA og Asger Schou som ledelsesrepræsentant.
ad 1 – Godkendelse af referater af udvalgets møder afholdt hhv. den 9.
januar 2014, 15. januar 2014 og den 4. februar 2014
Referaterne af udvalgets 5. møde den 9. januar 2014 (godkendt til opslag den
14. februar 2014), 6. møde (ekstraordinært) den 15. januar 2014 (godkendt til opslag den 14. februar 2014) samt 7. møde (ekstraordinært) den 4. februar 2014
(godkendt til opslag 12. februar 2014) blev godkendt uden bemærkninger.
ad 2 - Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. For at imødekomme HCBJ’s
mødeforpligltelse andet sted blev det propriteret at flytte ad 6b op lige efter ad 3.
ad 3 – Erfaringsopsamling på Økonomiproces 2014
Aarhus Universitet har i foråret 2014 været igennem en budget- og besparelsesproces, som har medført afskedigelser af medarbejdere. AU ønsker at samle op
på de erfaringer som hele organisationen har gjort sig, positive som negative. Der
vil blive gennemført erfaringsopsamling i flere fora, heriblandt LSU.
På mødet gennemgik ASE LSU de fire nedenstående punkter, som blev fremsendt til LSU pr. mail den 13. maj 2014:
1) I hvilket omfang har I oplevet åbenhed og ordentlighed omkring økonomiprocessen?
B-siden udtrykte ønske om, at der havde foreligget en ekstern redegørelse udarbejdet af AU’s økonomiske situation og mulige tiltag, således at besparelsesplanen ikke udelukkende var baseret på en intern udarbejdet rapport. Desuden
havde det været ønskeligt, at der inden afskedigelserne skulle foretages, lå en
færdig pakke klar til de berørte medarbejdere, således at forskellige tilbud vedrørende fratrædelse ikke kom efterfølgende.
B-siden udtrykte utilfredshed med, at konditionerne omkring den mulige seniorordning blev meldt ud på et meget sent tidspunkt i forhold til ansøgelsesfristen.
Side 2/8
AARHUS
UNIVERSITET
INGENIØRHØJSKOLEN
Det gav ikke den enkelte medarbejder en rimelig mulighed for at overveje denne
ordning.
Det, at det blev besluttet, at tillidsrepræsentanterne ikke kunne få oplyst navnene
på de berørte medarbejdere, anses af B-siden som en restriktion. Dette også set i
lyset af, at man som TR har tavshedspligt.
2) Hvilken betydning og effekt har det for jer haft, at der har været talt om
besparelserne fra november 2013?
B-siden udtrykte på den ene side tilfredshed med at få en tidlig udmelding men
på den anden side har ventetiden for alle medarbejdere været meget lang. De
kommenterede også på, at afskedigelserne er et resultat af manglende erkendelse fra AU’s ledelse til at tage de nødvendige økonomiske beslutninger i tide.
Det er et moralsk problem og ikke i orden overfor de berørte medarbejdere.
3) Hvad i processen har ikke fungeret som ønsket, og hvad er lykkedes, herunder jeres egen og andres indsats/bidrag?
B-siden krediterede ASE’s ledelse for at finde andre typer besparelserne og optimeringer end blot reduktion af medarbejdere, samt for nogle gode og gennemarbejdede økonomiske kalkuler.
B-siden ytrede ønske om, at de enkelte Institutledere havde haft tildelt en højere
grad af forhandlingskompetence.
4) Hvad skal der til for at vi kan komme godt videre?
B-siden udtrykte behov for god information om planerne for implementering af
besparelser på ASE samt mulighed for involvering ved konkretisering af tiltagene.
Samt information om klare mål som er relevant og mulige at følge op på - i lyset
af ASE’s generelle vækst scenarie..
B-siden udtrykte bekymring for, om AU skal igennem en sparerunde idet der på
nogle områder – herunder AU’s ledelse - ikke synes at være foretaget ændringer.
Derfor er det ønskeligt med en ordentlig økonomisk analyse af ledelsesstrukturen,
og som konsekvens heraf at foretage en afstemning mellem funktion og intention.
B-siden udtrykte ønske om, at et mere gennemsigtigt budget for ASE kunne være
tilgængeligt for de medarbejdere som måtte udtrykke ønske om dette.
Ovenstående erfaringsopsamling er 30. maj 2014 fremsendt til rektormailen for at
blive fremlagt på det kommende HSU møde den 19. juni 2014.
Side 3/8
AARHUS
UNIVERSITET
INGENIØRHØJSKOLEN
ad 4 – Ny personalepolitik
Personalenyt. Der henvises til
http://ase.medarbejdere.au.dk/aktuelt/medarbejdernyt-2014/ som løbende bliver opdateret.
a. Nye fælles retningslinjer for medarbejdere ved AU
HSU har besluttet en række nye fælles retningslinjer, som er trådt i kraft med virkning fra 1. april 2014, jf. bilag. Disse blev behandlet på mødet.
1. Kørsel i tjenestebil, virkning fra 1. april 2014 http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/abc/koersel-itjenestebil/
Der er ikke nogle ændringer i forhold til ASE’s tidligere regler.
Tiltrådt af LSU uden bemærkninger.
2. Fleksibel arbejdstid, virkning fra 1. april 2014 http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/abc/flekstid/
AT bad om at punktet tages op på et særskilt møde mellem AT og
TAP/Jesper. Mødet afholdes i efteråret efter flytningen til Navitas. THAM
sørger for at indkalde de respektive parter.
3. Forsikring ved tjenesterejser, virkning fra 1. april 2014 http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/abc/forsikring-vedtjenesterejser-i-udlandet/
StR gjorde opmærksom på, at dødsfaldsdækningen er på 1mio. kroner
ved Staten og for Kommunerne 2mio. kroner. Dette skal tages op i HSU.
Medarbejderne skal informeres om satsen ved udlevering af forsikringskort så de har mulighed for evt. at tegne en tillægsforsikring i privat
regi.
Tiltrådt af LSU uden bemærkninger.
4. Job på særlige vilkår, virkning fra 1. april 2014 http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/abc/job-paa-saerligevilkaar/
Tiltrådt af LSU uden bemærkninger.
5. Samtidighedsferie, virkning fra 1. maj 2014 http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/ferie/samtidighedsferie/
Det er nu muligt at indgå aftale om samtidighedsferie med udenlandske medarbejdere, jf. bilag ”Retningslinjer og administration af samtidighedsferie og særlige feriedage for medarbejdere omfattet forskerskatteordningen m.fl.”
Tiltrådt af LSU uden bemærkninger.
Side 4/8
AARHUS
UNIVERSITET
INGENIØRHØJSKOLEN
Side 5/8
b.
Standardferie
Der henvises til mail af 12. marts 2014 udsendt til alle ASE-medarbejdere vedr.
registrering af ferie for ferieåret 2014-2015.
Ved fristens udløb havde 70 medarbejdere valgt at melde ferie ind. Resten bliver
standardregistreret som omtalt i mailen til den enkelte medarbejder.
LSU havde ikke yderligere kommentarer.
c.
Omsorgsdage
CSi gennemgik håndtering af omsorgsdage på ASE i forhold til ”Arbejdsnormeringsaftalen for Diplomingeniøruddannelsen og Adgangskursus.
CSi forklarede, at det har vist sig, at der har været forskel på hvordan omsorgsdage har været håndteret i de forskellige enheder. Dette skal ensartes ved hjælp af
de personaleansvarlige i de respektive enheder, da det er vigtigt, at medarbejderne oplever at blive ensartet behandlet.
CSi informerede om, at omsorgsdage ikke kan allokeres på forhånd idet deres
formål tjener at give frihed med løn til f.eks. lægebesøg med barnet – altså at de
bruges ad hoc. Derfor skal det aftales med lederen hvornår de bruges og der
sendes en mail til ledelsessekretariatet, så de kan blive registreret i AU’s fraværssystem AUHRA.
d.
Seniordage
CSi gav en orientering om praksis ved AU Science & Technology vedr. seniordage. I AU’s seniorpolitik indgår blandt andet mulighed for følgende seniorordninger:
1. Aftale om ændrede jobfunktioner, ændrede arbejdsopgaver, konsulentordninger og specialisering”.
2. Deltidsbeskæftigelse, delpension.
3. Seniordage med op til 12 seniordage pr. år (betalt frihed)..
Politiken ved ASE i forhold til VIP/underviser er som hovedregel at gøre brug af
mulighederne 1 og 2 men ikke mulighed 3 (seniordage). Sidstnævnte er begrundet i:
 Den store grad af fleksibilitet omkring arbejdstilrettelæggelse som indgår i
arbejdsbetingelserne for undervidere ansat ved ASE.
 Politik ved ST som betyder at ansøgning og evt. tildeling af seniordage
kun kan ske et år ad gangen, og efter godkendelse af dekanen.
CSi fremsendte den 23. maj 2014 en mail til alle Udviklingscheferne, hvor ovenstående blev ridset op. Denne mail er vedlagt som bilag til referatet.
CSi pointerede vigtigheden i at lederne på ASE holder hinanden orienterede om
eventuelle sager vedr. seniorordning, således at vi sikrer alignment på tværs af
enhederne. Der er jo forskellige muligheder i denne ordning og forskellige inten-
AARHUS
UNIVERSITET
INGENIØRHØJSKOLEN
tioner fra medarbejdernes side for at ansøge, så dette skal sikre at medarbejderne oplever at blive behandlet ens.
B-siden efterspurgte klare retningslinier og imødeser en opfølgning på ovenstående.
A-siden vil følge op på hvordan ovenstående fungerer i praksis.
LSU have ikke yderligere kommentarer.
ad 5 - Økonomi
Controller Keld Lassen var inviteret til at deltage under dette punkt og gennemgik
Budget 2014. Der blev udleveret bilag til personlig orientering.
JBB spurgte kommenterede på, at bidraget til back og front office er steget på
trods af, at det jo var meldt ud i forbindelse med Økonomiproces 2014, at det var
på dette område besparelserne ville komme til at ramme hårdest.
CSi svarede, at omkostningerne bliver defineret på årsbasis men at der er en forventning til, at ASE vil kunne se en reduktion i bidraget i 2015. Desuden må vi afvente ekspertgruppens rapport så vi har et fair sammenligningsgrundlag.
CSi orienterede om processen vedr. Besparelsesinitiativer – ref. Økonomiproces
2014. Der er blevet afholdt et ASE ledelsesseminar samt nedsat arbejdsgrupper,
hvor der er blevet kigget på forskellige elementer. Ledelsen kigger bl.a. på hvad
der skal til for at vi kan overgå til AU’s undervisningsstruktur. Der bliver kigget på
optimeringsmuligheder i forbindelse med semesterprojekter og parallelhold og
praktikvejledning er også punkter som behandles.
ad 6 – Institutionelle forhold
a.
Kvalitetsudvikling og KPI
CSi orienterede om ASE’s indleverede KPI’ere, hvor der har været fokus på udviklingsaktiviteter og antal færdige kandidater. Det er muligt at nogle af KPI’erne
skal behandles på et kommende LSU-møde.
B-siden efterspurgte en genetablering i organisationen af arbejde med den del
af kvalitetsudviklingen, som vedrører medarbejdernes dagligdag.
CSi orienterede desuden om, at der vil komme et nyt system, hvor man vil kunne
trække forskellige nøgletal ud – bl.a. frafald, færdiggørelsesprocent m.m.).
b.
Navitas og Hangøvej
H.C. Bøgelund Jakobsen var inviteret til at deltage under dette punkt.
Side 6/8
AARHUS
UNIVERSITET
INGENIØRHØJSKOLEN
Flytning til Navitas:
 HCBJ orienterede om status for byggeriet. Byggeplanen overholdes p.t.
 Kontorer samt undervisningslokaler er stort set fordelt og der opereres nu
med ”frozen zone”. Dette betyder ikke, at der ikke kan komme omrokeringer efterfølgende, men man er nødsaget til at fastfryse lokalerne for en tid
af hensyn til flyttefirma etc. Der bliver afholdt løbende koordineringsmøder
ml. ASE og ENG.
 Fraflytningen vil komme til at ske i forskellige tempi. Bygning F skal ASE være ude af pr. 1. juli 2014 og Bygning 12 skal ASE være ude af pr. 1. august
2014.
 Der har været foretaget gennemgang af alle lokaler på DA2.
 Der er oprettet en underside på vores hjemmeside vedr. flytningen, som løbende bliver opdateret - http://ase.medarbejdere.au.dk/navitas/
 Jesper Jensen samt Krestian B. Muhlig vil tage kontakt til de laboratorieansvarlige vedr. flytning af disse.
 Mht. afholdelse af større arrangementer skal ejerkredsen adspørges i god
tid, idet det jo er et fælles hus. Dette for at de kan få en fornemmelse for
typen af arrangementer samt hvor mange. ASE sender forespørgsler til
Dekanen for ST.
Flytning til Hangøvej:
 JBB orienterede om, at processen er godt i gang. Det skrider godt frem på
Hangøvej mht. øvelseslaboratorierne.
 HCBJ orienterede om, at der arbejdes på en flytning omkring uge 42 til
Hangøvej samt Jens Baggesensvej.
Koordinering af brug af laboratorier og værksteder på Navitas
 HCBJ udleverede et oplæg vedr. booking af de forskellige lokaletyper på
Navitas.
 Det er ikke lagt fast hvordan prioriteringen af lokalerne skal administreres –
undervisning versus forskning. Men som udgangspunkt vil det optimale
være, at der er en ansvarlig medarbejder pr. rum/lokale.
ad 7 - Meddelelser
a.
FSU – AU-ASE
StR orienterede om nogle af de emner, som har været oppe på FSU – bl.a. en evaluering af MUS-konceptet. Der blev pointeret, at det er ledelsens ansvar, at der bliver afholdt en årlig MUS-samtale med alle medarbejdere.
CSi orienterede om, at hun deltog i AU ledelsesseminar primo maj 2014. Der blev
de strategiske indsatsomårder for AU gennemgået – som vil være identiske for
2014 og 2015.
Side 7/8
AARHUS
UNIVERSITET
INGENIØRHØJSKOLEN
ad 8 - Næste møde
Næste møde er planlagt til den 15. september 2014 kl. 9.00, mødeindkaldelse
følger.
ad 9 – Eventuelt
Intet.
Referent Tine Aaboe Malden, 27. maj 2014
Godkendt til opslag den 10. juli 2014
Side 8/8