Gevinstrealisering i Sorø
Kommune
Peak Consulting Group har været sparringspartner og rådgiver for Sorø
Kommune i opbygning af et fælles setup omkring gevinstrealisering - i
Sorø Kommune kaldet Nytteværdi.
Formål med forløbet har været at sikre Sorø Kommune en let og
tilgængelig tilgang til definering, anvendelse og opfølgning på
nytteværdier for projekter i kommunen.
Situationen
Beslutningen om at arbejde med nytteværdi på de investeringer der
igangsættes sker for at styrke strategien omkring digitalisering og
velfærdsteknologi.
Der er desuden mange projekter i pipelinen og arbejdet med nytteværdi
skal bidrage til at holde fokus på forretningsmålene.
Mål
Arbejdet med nytteværdi på projekter implementeres i Sorø Kommune
ved at gennemføre flg.:
1. Opbygge en fælles måde at tænke og arbejde på ift. nytteværdi
2. Opbygge en fælles metode, sprog, roller og ansvar for
involverede interessenter
3. Sammenkoble med projektmetode, prioritering og
porteføljestyring i Sorø Kommune
Arbejdet med nytteværdi er ikke helt nyt for Sorø Kommune – det nye
består i at man ønsker at arbejde med nytteværdi på en struktureret og
ensartet måde baseret på standarder – og have en metode som kan
bruges på projekter generelt i kommunen.
”Vi har i vores
digitaliseringsprojekter
stor fokus på de
”Citat
??
økonomiske aspekter
via vores business
cases.
Vi manglede et redskab
til definering og
opfølgning på de ikkeøkonomiske
nytteværdier, så vi sikrer
fokus på målene.”
Jan Lysgaard Thomsen,
Kommunaldirektør Sorø
Kommune.
Selvkørende
Efter forløbet skal Sorø Kommune på egen hånd anvende metoden og
tilgangen til nytteværdi for alle typer af projekter. I forløbet har vi
desuden anvendt metoden på et konkret projekt og dermed opnået
erfaringer.
Forløbet
Selve forløbet omkring definering af metoden for nytteværdi har været
opdelt i tre spor:
1. Ledelsesspor for at give direktion og chefgruppen en indsigt og
forståelse for arbejdet med nytteværdi
2. Definering og tilpasning af metoden for nytteværdi til Sorø
Kommune
3. Anvendelse af metoden på et tværorganisatorisk program med
formål at sætte kommunen på det digitale landkort
Stor ledelsesforankring og deltagelse
Direktionen og chefgruppen – den øverste administrative ledelse i Sorø
Kommune har været samlet for at behandle og definere hvad nytteværdi
betyder for Sorø Kommune samt at opnå:
1. Fælles forståelse for hvad nytteværdi er
2. Hvordan man arbejder med nytteværdi i konteksten af
forandringer – fra idé til opnåelse
3. Hvad er ledelsens, herunder styregruppens rolle og ansvar
4. Hvilken værdi skaber det at arbejde med nytteværdi
Det har været vigtigt for ledelsen at kommunikere at
1. Forandring og dermed implementering af en ny måde at tænke
og arbejde på sker via høj ledelsesdeltagelse og -involvering
2. Chefgruppen har en vigtig rolle i kommunikationen og opbakning
af initiativet samt i selve arbejdet med nytteværdi
Metoden for arbejdet med Nytteværdi
Metoden er inspireret af internationale standarder og tilpasset Sorø
Kommune.
Standarden ”Managing Successful Programmes” indeholder en metode
for arbejdet med ”Benefit Management”, og denne metode er
udgangspunktet for den metode som er blevet defineret for Sorø
Kommune.
Metoden bygger på tre Indsatsområder:
1. Metode – hvordan gør vi det, værktøjer, skabeloner og modeller
2. Roller & ansvar – hvem gør hvad
3. Kompetence – Vi ved hvordan vi gør det
”Vi har i vores tidligere
projekter savnet en metode
til at skabe større
forankring i de enkelte
centre, herunder at placere
et ansvar for opnåelsen af
nytteværdierne.
Vi føler vi er godt på vej
med vores
nytteværdimetode.»
Bodil Thomsen,
Borgerservice og IT-chef,
Sorø Kommune.
Koblet sammen med projektmodel
Metoden er defineret så den kan integreres med måden at arbejde med
projekter på. Sorø Kommue er i gang med at definere sin projektmodel.
Metoden er iterativ og kan opfattes som en cyklus gennem hele
projektforløbet og med forbindelse til de strategiske prioriteter.
Værktøjer og Skabeloner
Metoden for nytteværdi består af en række værktøjer:
1. Sorø standard for metode til nytteværdi - en beskrivelse af
hvordan man arbejder med nytteværdi.
2. Skabelon til at beskrive de enkelte nytteværdier
3. Skabelon til nytteværdioversigt – se eksempel nedenfor.
4. Interessent-nytteværdi skema
5. Prioriteringsmatrix
Her vises to eksempler – dels en nytteværdioversigt til venstre, og en
prioriteringsmatrix
Roller i arbejdet
Roller og ansvar har været vigtige at definere. Således er der gjort en
indsats for at diskutere og definere de vigtige interessenter omkring
arbejdet med nytteværdi.
De roller, der er centrale i arbejdet med Nytteværdi er:



Centerchefens rolle (linieledelse)
Styregruppen
Projektejer



Ejer af nytteværdier
Ambassadører
Projektleder
Gennemført af Sorø kommune i tæt samarbejde med Peak
Forløbet har kørt over 3 måneder med høj involvering fra Sorø
Kommunes ledelse og projektdeltagere fra det tværorganisatoriske
program.
Forløbet har været styret af Peak og en projektleder fra Sorø Kommune
og med tæt relation med kommunens chefgruppe.
Sorøs forventninger til værdien af Nytteværdi
Fra Sorø Kommune er man sig bevidst om at der naturligvis vil være
udfordringer med en ny måde at arbejde på.
Man er særlig fokuseret på at manglende tid og fokus på andre
presserende opgaver samt tillæring af en ny måde at arbejde på er
barrierer, der håndteres løbende blandt andet med løbende
italesættelse i diverse lederfora og udvalg samt opfølgning i
styregrupperne.
Arbejdet med nytteværdi generelt på projekter i kommunen forventes at
give værdier på forskellige områder, herunder:
1.
2.
3.
4.
5.
Større ledelsesmæssig opbakning til forandringsinitiativer
Tydeligere fokus på mål med forandringerne
Bredere samarbejde og klarere fælles billede
Projekterne trædes i højere grad i bund
Større nytteværdi for interessenter
Mads Lomholt, Peak Consulting Group
Maj 2013
Headquarter:
Peak Consulting Group
Sølvgade 10, 5.
DK - 1307 Copenhagen
tel +45 3526 2880
fax +45 3526 2890
[email protected]
www.peakconsulting.dk
Peak Consulting Group is an independant
Scandinavian IT management consultancy.
We specialize in programme- and project
management, advisory services, training and
development assistance.
We provide our customers with access to the
knowledge and expertise of our senior consultants
that all have a solid business understanding and
succesful track records
”Vi er i programmet «Sorø
på Nettet» kommet godt
fra start med metoden –
selvom det har været
svært for alle.
Vi har fået en fælles
platform til at skabe de
nødvendige forandringer i
organisationen, så vi
sammen kan opnå de
prioriterede nytteværdier”
Merete Ravn
Projektleder, Sorø
Kommune