Raportoinnilla tehoa toimintaan

Raportoinnilla tehoa toimintaan
ValueFramen käyttäjäpäivät 30.11.2010
Harri Kanerva, ValueFrame Oy
Suuntaa menestykseen
Esityksen sisältö
1
Raportoinnin edellytyksiä
2
Raportointirakenteet
3
Raportoinnin käsitteitä
4
Projektien seuranta
5
Asiakas- ja liiketoiminta-alueen kannattavuus
6
Laskutusennuste, laskutettavuusaste ja kuormitus
7
Oma raportointikehitys ValueFramen Tietovaraston avulla
Sivu  2
Suuntaa menestykseen
Raportoinnin edellytyksiä
Jalkauttamisen ja
toiminnan seuranta ja
analysointi, korjaavat
toimenpiteet
Tavoitteisiin tähtäävien
uusien toimintatapojen
ja toimintakulttuurin
jalkauttaminen
Sivu  3
Lähtötilanteen
tunnistaminen:
tunnusluvut,
kustannusrakenne ja
prosessit
Tavoitetilan ja
strategioiden
määrittely: mihin
pyrimme ja miten
Suuntaa menestykseen
Raportointirakenteet ja vastuualueet
Toimitusjohtaja keskittyy
kokonaisuuteen
Suunnittelutoimisto Oy
Liiketoiminta-alueet
Rakennesuunnittelu
Arkkitehtisuunnittelu
Ympäristösuunnittelu
Suunnittelu
Suunnittelu
Toimitus
Toimitus
Liiketoimintaalue-ryhmät
Suunnittelu
yhteensä
Sisustussuunnittelu
Projekti X
Sisustussuun.
yhteensä
Liiketoiminta-alueen /
palvelukokonaisuuden
seurantavastuu palvelu-johtajilla
Omien projektien seurantavastuu jalkautettu projektipäälliköille
Sivu  4
Suuntaa menestykseen
Lähtötilanteen tunnusluvut
Liikevaihto
Alihankinta
980 000
-66 000
Myyntikate
914 000
Palkat
-540 000
Sivukulut
-118 800
Muut kulut
-245 200
Liiketulos
9 000
Liiketulos-%
0,98%
Työtunteja vuodessa
Yrityksen vuosikapasiteetti (h)
Laskutusaste
Laskutettava kapasiteetti
Laskutettava keskituntihinta (EUR)
Sivu  5
1 750
28 000
70%
19 600
46,63
Suuntaa menestykseen
Laskutusasteen ja keskituntihinnan
vaikutus tulokseen
Laskutusaste
Min/Pv/Hlö
71 %
13 057
4,5
72 %
26 114
9
73 %
39 171
13,5
74 %
52 228
18
75 %
65 285
22,5
Keskituntihinta
Sivu  6
Tuloksen lisäys
Tuloksen lisäys
Eur/Pv/Hlö
47.63
19 600
5,25
48.63
39 200
10,50
49.63
58 800
15,75
50.63
78 400
21,00
51.63
98 000
26,25
Suuntaa menestykseen
Selkeät, mitattavat tavoitteet
Laskutusasteen
parantaminen
2%
Keskituntihinnan
nostaminen
3 EUR
84 914 EUR lisää tuottoa =
Liikevoitto 9,29%
Sivu  7
Suuntaa menestykseen
Raportoinnin käsitteitä
Keskeisiä käsitteitä
 Omakustannushinta: Tuntikirjauksen aikaansaama kustannus. Omakustannushinnan
laskentaan tulee kiinnittää huomiota, koska sen avulla voidaan ohjata projektien
seurantaa. Raporttien tulkinnan kannalta yrityksellä täytyy olla selkeä ja dokumentoitu
tapa omakustannushinnan laskentaan. Omakustannushintaan sisällytetään välittömien
palkka- ja sivukulujen lisäksi tyypillisesti myös yrityksen yleiskuluja tai kaikki yleiskulut.
Suosittelemme että omakustannushinta määritetään täyskatteellisena.
 Projektihinnaston hinta: Projektihinnaston hinta on ns. vaihtoehtoiskustannus: miten
paljon projektilta olisi kertynyt laskutettavaa, jos työstä olisi veloitettu tuntiperusteisesti
käyttäen projektin hinnastoa. Hyödyllinen esim. kiinteähintaisia projekteja tarkastellessa
 Tavoitehinnaston hinta: Tavoitehinnasto voidaan laskea, kun tunnetaan yrityksen
kulurakenne, henkilöstömäärä sekä tavoiteltu voitto. Näiden perusteella voidaan
määrittää tavoiteltu tuntihinta. Vertaamalla tavoitehinnaston mukaista hintaa
laskutettuun keskituntihintaan, projektipäälliköt pystyvät helposti tunnistamaan sellaiset
projektit joiden kannattavuus on alittanut yrityksen asettaman tavoitteen.
 Keskituntihinta: Keskituntihinnan avulla voidaan seurata paljonko kustakin kirjatusta
tunnista on kyetty laskuttamaan. Laskentakaava: Laskutus – Ostot ja matkat / Tunnit.
Sivu  8
Suuntaa menestykseen
Projektien seuranta
Sivu  9
Suuntaa menestykseen
Projektikohtainen katelaskenta
Huomioitavia asioita
 Resursoidut-sarakkeen avulla
voidaan tarkastella projektin
suunniteltua kannattavuutta
 Tehdyt-sarake kertoo
projektin kertyneiden tuntien
ja kustannusten sekä
myyntien mukaan lasketun
kannattavuuden
 Laskutetut-sarakkeessa
muutoin kuten edellä, mutta
myynneissä ainoastaan
laskutetut
 Kiinnitä huomiota erityisesti:
 Kate tavoitehinnasto
 Keskituntihinta
 Laskuttamaton myynti
Sivu  10
Suuntaa menestykseen
Projektipäällikön resurssien kuormitus
Tarkastelunäkökulmia:
•
•
•
•
Sivu  11
Omien projektien resurssien kuormitus
Riittääkö resurssit?
Onko resursoitu oikein?
Mistä löydän lisää resursseja?
Suuntaa menestykseen
Projektipäällikön sivu
Tarkastelunäkökulmia:
•
•
•
•
Sivu  12
Omien projektien tilanne vs. arvioitu kunnossa?
Onko tunnit / ostot hyväksytty?
Onko laskuttamattomia tapahtumia?
Ovatko kirjaukset ajan tasalla?
Suuntaa menestykseen
Projektien laskutusseuranta
Tarkastelunäkökulmia:
•
•
•
•
•
Sivu  13
Laskutuksen ajantasaisuus
Projektikohtaiset laskutusvolyymit
Laskuttamatta jäävien projektien tunnistus
Prosessin vastainen toiminta, laskutus”aukot”
Laskutuskertymät
Suuntaa menestykseen
Projektipäälliköiden seuranta
Tarkastelunäkökulmia:
•
•
•
•
•
•
Sivu  14
Projektipäälliköiden vertailu esim. EUR/h mukaan
Keskituntihinnan merkittävät poikkeamat
Kate / h
Tavoitetuntihinta vs. keskituntihinta
Projektikohtainen laskutus
Projektipäälliköiden kuormitus
Suuntaa menestykseen
Asiakas- ja palvelukohtainen
kannattavuus
Sivu  15
Suuntaa menestykseen
Asiakaskannattavuus
Tarkastelunäkökulmia:
•
•
•
•
•
Sivu  16
Ketkä ovat TOP 10 asiakastamme?
Onko panos/tuotos –suhde kunnossa?
Asiakaskohtainen tavoitehinta vs. keskihinta
Asiakaskohtaiset kannattavuudet
Koko yrityksen kannattavuus
Muista huomioida:
•
•
•
•
Referenssiarvo
Kehittymisarvo
Volyymiarvo
Asiakkuuden kesto
Suuntaa menestykseen
Palveluiden kannattavuus
Tarkastelunäkökulmia:
•
•
•
•
•
Sivu  17
Eri palveluiden kannattavuus
Kannattavuuden kehitys, hintapäätökset
Strategisten ydinpalveluiden kehitys
Palvelukohtaiset keskituntihinnat vs. Tavoitehinnat
Palvelut asiakkaittain: lisämyyntimahdollisuudet!
Suuntaa menestykseen
Laskutusennuste,
laskutettavuusaste ja
kuormitus
Sivu  18
Suuntaa menestykseen
Laskutusennuste
Tarkastelunäkökulmia:
•
•
•
•
Sivu  19
Tavoite vs. toteutuma
Laskuttamattomat työt
Laskutusennuste / Tilauskanta
Myyntikate
Reaaliaikainen
tavoitevertailu
Suuntaa menestykseen
Henkilöstön kuormitusaste
Tarkastelunäkökulmia:
•
•
•
•
•
Sivu  20
Laskutettavuusasteen toteutuma ja ennuste
Käytettävissä olevat resurssit
Vapaana olevat resurssit
Onko työmäärät osattu arvioida oikein?
Mihin asiakkaisiin/projekteihin työt jakaantuvat?
Suuntaa menestykseen
Laskutettavuusaste
Tarkastelunäkökulmia
•
•
•
•
Sivu  21
Asiakastyö vs. muut työt
Laskutettavuusaste
Sairaspoissaolot
Huom! Keskeinen raportti kannattavuuden kannalta!
Suuntaa menestykseen
Oma raportointikehitys
ValueFramen Tietovaraston
avulla
Sivu  22
Suuntaa menestykseen
ValueFrame Tietovaraston ”arkkitehtuuri”
ValueFrame
“Slave”
2
SSL-salattu
ODBC-yhteys
3
ValueFrame
“Tietovarasto”
Asiakkaan
ohjelmisto
4
Palomuuri
ValueFrame
tuotanto
Sivu  23
1
Tietokanta
Suuntaa menestykseen
ValueFrame Tietovarasto –yleinen ratkaisukuva
Asiakkaan
operatiivinen VFkanta
Valittujen taulujen
DW-kanta
VF:n DW-hallintatyökalu jolla
MySQL ODBC-ajurin asennus
määritetyille käyttäjille, joilla on oikeus
DW-tietojen hakuun
Accessiin linkitetyt taulut
ValueFrame DW:stä
• lisäksi mahdollisuus
tehdä omia tauluja!
Sivu  24
Access-kyselyillä määritetään
pääkäyttäjän kanssa
tarvittavat tietokantakyselyt
a) määritetään haettavat taulut
b) määritetään haettavat kentät
c) ajetaan haluttaessa päivitysajo
manuaalisesti ajastettujen ajojen lisäksi
d) tarkistetaan ajojen tapahtumaloki
Tietojen linkitys loppukäyttäjille Exceliin
esim. Pivot- raporteihin, graafisiin esityksiin tai
perusdatan hakemiseen ja muokkaamiseen
omaan käyttöön tarvittaessa ajantasaisena!
Suuntaa menestykseen
ValueFrame Tietovarasto –palvelun etuja
•
ValueFrame Tietovarasto –palvelun avulla asiakkaalla on mahdollisuus
tehdä itse monimuotoisia ja itselleen sopivia raportteja eri
käyttötarkoituksiin. Tämän ansiosta tarve erillisille, ValueFramelta
tilattaville täsmäraporteille vähenee.
•
Oma raporttituotanto mahdollistaa myös organisaation eri jäsenille
erilaisia raportteja eri tarkoituksiin seurannan ja päätöksenteon tueksi.
•
Office-paketin ohjelmat tehokäyttöön
– mahdollisuus hyödyntää Accessia ja Exceliä tehokkaasti
• eri tietolähteiden ”yhteenliittämistä” ja yhdistämistä päätöksenteon tueksi
• ei tarvetta useisiin erikoisraportteihin
• pääkäyttäjillä mahdollisuus tutustua ja hyödyntää ValueFramen tietokantaa
monipuolisesti
•
Sivu  25
ValueFrame tietovarastoratkaisun käyttöönotto edellyttää, että...
– asiakas on hankkinut käyttöoikeudet ValueFrame Tietovarastoon.
– asiakkaalla on käytössä MS Office –paketista MS Access ja MS Excel, sekä
tarvittaessa riittävät käyttöoikeudet asentaa työasemalleen ns. Add-In –
ohjelmia.
– asiakkaalle voidaan asentaa mysql ODBC –ajuri.
Suuntaa menestykseen
Kysymyksiä?
Harri Kanerva
[email protected]
010 3472 210
Sivu  26
Suuntaa menestykseen