Raportoinnilla tehoa toimintaan
Raportoinnilla tehoa toimintaan ValueFramen käyttäjäpäivät 30.11.2010 Harri Kanerva, ValueFrame Oy Suuntaa menestykseen Esityksen sisältö 1 Raportoinnin edellytyksiä 2 Raportointirakenteet 3 Raportoinnin käsitteitä 4 Projektien seuranta 5 Asiakas- ja liiketoiminta-alueen kannattavuus 6 Laskutusennuste, laskutettavuusaste ja kuormitus 7 Oma raportointikehitys ValueFramen Tietovaraston avulla Sivu 2 Suuntaa menestykseen Raportoinnin edellytyksiä Jalkauttamisen ja toiminnan seuranta ja analysointi, korjaavat toimenpiteet Tavoitteisiin tähtäävien uusien toimintatapojen ja toimintakulttuurin jalkauttaminen Sivu 3 Lähtötilanteen tunnistaminen: tunnusluvut, kustannusrakenne ja prosessit Tavoitetilan ja strategioiden määrittely: mihin pyrimme ja miten Suuntaa menestykseen Raportointirakenteet ja vastuualueet Toimitusjohtaja keskittyy kokonaisuuteen Suunnittelutoimisto Oy Liiketoiminta-alueet Rakennesuunnittelu Arkkitehtisuunnittelu Ympäristösuunnittelu Suunnittelu Suunnittelu Toimitus Toimitus Liiketoimintaalue-ryhmät Suunnittelu yhteensä Sisustussuunnittelu Projekti X Sisustussuun. yhteensä Liiketoiminta-alueen / palvelukokonaisuuden seurantavastuu palvelu-johtajilla Omien projektien seurantavastuu jalkautettu projektipäälliköille Sivu 4 Suuntaa menestykseen Lähtötilanteen tunnusluvut Liikevaihto Alihankinta 980 000 -66 000 Myyntikate 914 000 Palkat -540 000 Sivukulut -118 800 Muut kulut -245 200 Liiketulos 9 000 Liiketulos-% 0,98% Työtunteja vuodessa Yrityksen vuosikapasiteetti (h) Laskutusaste Laskutettava kapasiteetti Laskutettava keskituntihinta (EUR) Sivu 5 1 750 28 000 70% 19 600 46,63 Suuntaa menestykseen Laskutusasteen ja keskituntihinnan vaikutus tulokseen Laskutusaste Min/Pv/Hlö 71 % 13 057 4,5 72 % 26 114 9 73 % 39 171 13,5 74 % 52 228 18 75 % 65 285 22,5 Keskituntihinta Sivu 6 Tuloksen lisäys Tuloksen lisäys Eur/Pv/Hlö 47.63 19 600 5,25 48.63 39 200 10,50 49.63 58 800 15,75 50.63 78 400 21,00 51.63 98 000 26,25 Suuntaa menestykseen Selkeät, mitattavat tavoitteet Laskutusasteen parantaminen 2% Keskituntihinnan nostaminen 3 EUR 84 914 EUR lisää tuottoa = Liikevoitto 9,29% Sivu 7 Suuntaa menestykseen Raportoinnin käsitteitä Keskeisiä käsitteitä Omakustannushinta: Tuntikirjauksen aikaansaama kustannus. Omakustannushinnan laskentaan tulee kiinnittää huomiota, koska sen avulla voidaan ohjata projektien seurantaa. Raporttien tulkinnan kannalta yrityksellä täytyy olla selkeä ja dokumentoitu tapa omakustannushinnan laskentaan. Omakustannushintaan sisällytetään välittömien palkka- ja sivukulujen lisäksi tyypillisesti myös yrityksen yleiskuluja tai kaikki yleiskulut. Suosittelemme että omakustannushinta määritetään täyskatteellisena. Projektihinnaston hinta: Projektihinnaston hinta on ns. vaihtoehtoiskustannus: miten paljon projektilta olisi kertynyt laskutettavaa, jos työstä olisi veloitettu tuntiperusteisesti käyttäen projektin hinnastoa. Hyödyllinen esim. kiinteähintaisia projekteja tarkastellessa Tavoitehinnaston hinta: Tavoitehinnasto voidaan laskea, kun tunnetaan yrityksen kulurakenne, henkilöstömäärä sekä tavoiteltu voitto. Näiden perusteella voidaan määrittää tavoiteltu tuntihinta. Vertaamalla tavoitehinnaston mukaista hintaa laskutettuun keskituntihintaan, projektipäälliköt pystyvät helposti tunnistamaan sellaiset projektit joiden kannattavuus on alittanut yrityksen asettaman tavoitteen. Keskituntihinta: Keskituntihinnan avulla voidaan seurata paljonko kustakin kirjatusta tunnista on kyetty laskuttamaan. Laskentakaava: Laskutus – Ostot ja matkat / Tunnit. Sivu 8 Suuntaa menestykseen Projektien seuranta Sivu 9 Suuntaa menestykseen Projektikohtainen katelaskenta Huomioitavia asioita Resursoidut-sarakkeen avulla voidaan tarkastella projektin suunniteltua kannattavuutta Tehdyt-sarake kertoo projektin kertyneiden tuntien ja kustannusten sekä myyntien mukaan lasketun kannattavuuden Laskutetut-sarakkeessa muutoin kuten edellä, mutta myynneissä ainoastaan laskutetut Kiinnitä huomiota erityisesti: Kate tavoitehinnasto Keskituntihinta Laskuttamaton myynti Sivu 10 Suuntaa menestykseen Projektipäällikön resurssien kuormitus Tarkastelunäkökulmia: • • • • Sivu 11 Omien projektien resurssien kuormitus Riittääkö resurssit? Onko resursoitu oikein? Mistä löydän lisää resursseja? Suuntaa menestykseen Projektipäällikön sivu Tarkastelunäkökulmia: • • • • Sivu 12 Omien projektien tilanne vs. arvioitu kunnossa? Onko tunnit / ostot hyväksytty? Onko laskuttamattomia tapahtumia? Ovatko kirjaukset ajan tasalla? Suuntaa menestykseen Projektien laskutusseuranta Tarkastelunäkökulmia: • • • • • Sivu 13 Laskutuksen ajantasaisuus Projektikohtaiset laskutusvolyymit Laskuttamatta jäävien projektien tunnistus Prosessin vastainen toiminta, laskutus”aukot” Laskutuskertymät Suuntaa menestykseen Projektipäälliköiden seuranta Tarkastelunäkökulmia: • • • • • • Sivu 14 Projektipäälliköiden vertailu esim. EUR/h mukaan Keskituntihinnan merkittävät poikkeamat Kate / h Tavoitetuntihinta vs. keskituntihinta Projektikohtainen laskutus Projektipäälliköiden kuormitus Suuntaa menestykseen Asiakas- ja palvelukohtainen kannattavuus Sivu 15 Suuntaa menestykseen Asiakaskannattavuus Tarkastelunäkökulmia: • • • • • Sivu 16 Ketkä ovat TOP 10 asiakastamme? Onko panos/tuotos –suhde kunnossa? Asiakaskohtainen tavoitehinta vs. keskihinta Asiakaskohtaiset kannattavuudet Koko yrityksen kannattavuus Muista huomioida: • • • • Referenssiarvo Kehittymisarvo Volyymiarvo Asiakkuuden kesto Suuntaa menestykseen Palveluiden kannattavuus Tarkastelunäkökulmia: • • • • • Sivu 17 Eri palveluiden kannattavuus Kannattavuuden kehitys, hintapäätökset Strategisten ydinpalveluiden kehitys Palvelukohtaiset keskituntihinnat vs. Tavoitehinnat Palvelut asiakkaittain: lisämyyntimahdollisuudet! Suuntaa menestykseen Laskutusennuste, laskutettavuusaste ja kuormitus Sivu 18 Suuntaa menestykseen Laskutusennuste Tarkastelunäkökulmia: • • • • Sivu 19 Tavoite vs. toteutuma Laskuttamattomat työt Laskutusennuste / Tilauskanta Myyntikate Reaaliaikainen tavoitevertailu Suuntaa menestykseen Henkilöstön kuormitusaste Tarkastelunäkökulmia: • • • • • Sivu 20 Laskutettavuusasteen toteutuma ja ennuste Käytettävissä olevat resurssit Vapaana olevat resurssit Onko työmäärät osattu arvioida oikein? Mihin asiakkaisiin/projekteihin työt jakaantuvat? Suuntaa menestykseen Laskutettavuusaste Tarkastelunäkökulmia • • • • Sivu 21 Asiakastyö vs. muut työt Laskutettavuusaste Sairaspoissaolot Huom! Keskeinen raportti kannattavuuden kannalta! Suuntaa menestykseen Oma raportointikehitys ValueFramen Tietovaraston avulla Sivu 22 Suuntaa menestykseen ValueFrame Tietovaraston ”arkkitehtuuri” ValueFrame “Slave” 2 SSL-salattu ODBC-yhteys 3 ValueFrame “Tietovarasto” Asiakkaan ohjelmisto 4 Palomuuri ValueFrame tuotanto Sivu 23 1 Tietokanta Suuntaa menestykseen ValueFrame Tietovarasto –yleinen ratkaisukuva Asiakkaan operatiivinen VFkanta Valittujen taulujen DW-kanta VF:n DW-hallintatyökalu jolla MySQL ODBC-ajurin asennus määritetyille käyttäjille, joilla on oikeus DW-tietojen hakuun Accessiin linkitetyt taulut ValueFrame DW:stä • lisäksi mahdollisuus tehdä omia tauluja! Sivu 24 Access-kyselyillä määritetään pääkäyttäjän kanssa tarvittavat tietokantakyselyt a) määritetään haettavat taulut b) määritetään haettavat kentät c) ajetaan haluttaessa päivitysajo manuaalisesti ajastettujen ajojen lisäksi d) tarkistetaan ajojen tapahtumaloki Tietojen linkitys loppukäyttäjille Exceliin esim. Pivot- raporteihin, graafisiin esityksiin tai perusdatan hakemiseen ja muokkaamiseen omaan käyttöön tarvittaessa ajantasaisena! Suuntaa menestykseen ValueFrame Tietovarasto –palvelun etuja • ValueFrame Tietovarasto –palvelun avulla asiakkaalla on mahdollisuus tehdä itse monimuotoisia ja itselleen sopivia raportteja eri käyttötarkoituksiin. Tämän ansiosta tarve erillisille, ValueFramelta tilattaville täsmäraporteille vähenee. • Oma raporttituotanto mahdollistaa myös organisaation eri jäsenille erilaisia raportteja eri tarkoituksiin seurannan ja päätöksenteon tueksi. • Office-paketin ohjelmat tehokäyttöön – mahdollisuus hyödyntää Accessia ja Exceliä tehokkaasti • eri tietolähteiden ”yhteenliittämistä” ja yhdistämistä päätöksenteon tueksi • ei tarvetta useisiin erikoisraportteihin • pääkäyttäjillä mahdollisuus tutustua ja hyödyntää ValueFramen tietokantaa monipuolisesti • Sivu 25 ValueFrame tietovarastoratkaisun käyttöönotto edellyttää, että... – asiakas on hankkinut käyttöoikeudet ValueFrame Tietovarastoon. – asiakkaalla on käytössä MS Office –paketista MS Access ja MS Excel, sekä tarvittaessa riittävät käyttöoikeudet asentaa työasemalleen ns. Add-In – ohjelmia. – asiakkaalle voidaan asentaa mysql ODBC –ajuri. Suuntaa menestykseen Kysymyksiä? Harri Kanerva [email protected] 010 3472 210 Sivu 26 Suuntaa menestykseen
© Copyright 2024