Aalto-yliopiston tietovarasto

OPM –taloushallinnon työpaja
yliopistoille 4.5.2010
Kokonaiskustannusmalli ja viranomaistarpeet
Aalto-yliopiston tietovarasto ja raportointi – osana
kokonaisarkkitehtuuria
Satu Kekäläinen
Aalto-yliopisto
Aalto tietovarasto - tarkoitus
•
Tiedot poimitaan operatiivisista järjestelmistä
•
Yhdistää useamman lähdejärjestelmän tiedot
• raportin lähdejärjestelmiä 1+n kpl.
•
Tietovaraston sisältö rakennetaan käsitemallien mukaiseksi
• tieto ymmärretään samalla tavalla
.
1. Viranomaisraportointi (XDW-hanke)
2. Toiminnanohjaukseen tarvittavat raportit
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
2
RAPORTOINTIJÄRJESTELMÄ
1.1.2010 (201X ESB)
Oodi
Kirjanpito
E
T
L
HR/P/
ESS
Halli
E
S
B
Tietovarasto
Short
IS
Integration
Server
E
T
L
JR:n
Raportit
Tietovarasto
Long
Tarkistaa ja välittää
tiedon
Rondo
Tutkimus
Tutkimus-tietokan
nat
tietokannat
9.5.2009
RJ
KOTA,
Tilastokeskus, jne.
Kokonaisarkkitehtuurin mukainen
tietokanta
ETL = Extract, Transform, Load
ETB = Enterprise Service Bus
Kaikki raportit, joihin tarvitaan
tietoa useammasta kuin
yhdestä järjestelemästä
© Tietohallinto/Satu Kekäläinen/HSE,Taik,TKK
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
3
1
Aalto tietovarasto
• Aalto-tietovarastossa yksiköillä erilliset omat tietovarastonsa
•
•
•
•
•
taloushallinnon tietovarasto
henkilöstöhallinnon tietovarasto
opetus (kevään 2010 aikana, aloitettu)
tutkimus (2010 aikana, aloitettu)
muut toiminnot kukin erikseen
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
4
Tietovarasto - periaatteita
• uudet vakioraportit talletetaan uuteen Aalto-tietovarastoon,
• kolmansille osapuolille menevät raportit talletetaan Aalto-tietovaraston kopioon, joka on
mahdollista sijoittaa palomuurin ulkopuolelle,
• YTV ”jää elämään” historiatietovarastona,
• käsitemalleissa hyödynnetään jo olemassa olevia malleja (YTV, XDW),
• uusien, ulosmenevien raporttien mukaiset käsitemallit tehdään Aalto-yliopistoa varten ja ne on
hyödynnettävissä muissa hankkeissa,
• raportit tuotetaan keskitetyllä raportointijärjestelmällä,
• ad-hoc raportoinnissa tietoja yhdistellään dynaamisesti useista eri tietokannoista,
• vakioraportit tuotetaan automaattisesti tietovarastoon ja ne on luettavissa sieltä
raportointijärjestelmällä,
• vakioraportit jaetaan ennakkoon nimetyille henkilöille automaattisesti sovituin väliajoin
raportointijärjestelmällä, tulevaisuudessa julkiset raportit portaaliin
• käsitemallin ja raportoinnin versiohallinta yhdistetään. Selaimen kautta katsotaan mitkä
käsitteet, kuvaukset, attribuutit ja yhteydet ovat muuttuneet käsitemallin eri versioiden välillä
(CSC yhteistyö).
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
5
TOTEUTUS – CASE Aalto-yliopisto
Taloushallinnon tietovarasto ja
raportointijärjestelmä
Tietovarasto ja raportointi – osana kokonaisarkkitehtuuria
Satu Kekäläinen
Aalto-yliopisto
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
6
Taloushallinnon järjestelmät osana kokonaisarkkitehtuuria
Tilahallinto
Asiointi
Kiinteistö
Opintopalvelut
Muut järjestelmät
Tutkimuspalvelut
Budjetointi
Työajan kohdennus
Integraatio
-serveri
Tietovarasto
HR, Palkat
Taloushallinto
QlikView
Raportointinäkymä
Laskutus
Maksuliike
Kassanhallinta
Laskujen kierrätys
Matkahallinta
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
7
Johto
OPM
Muut
rahoittajat
Sidosryhmät
Tilastot
Business
Intelligence
….
Taloushallinnon järjestelmät osana kokonaisarkkitehtuuria
Tilahallinto
eAge
Opintopalvelut
Ramboll Kiinteistö
Tutkimuspalvelut
Budjetointi
Halli
Integraatio
-serveri
Personec F, HR
Tietovarasto
Raindance
QlikView
Raportointinäkymä
Laskutus ProE
Basware maksuliike
Trezone kassanhallinta
M2 Matkahallinta
Rondo
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
8
Johto
OPM
Muut
rahoittajat
Sidosryhmät
Tilastot
Business
Intelligence
….
Raporttien suunnittelu
•
Käyttäjät määrittelevät tarvitsemansa raportit raportointimallipohjalle
• raportointimallipohja määrittelee mm. raportin tiedot, käyttöoikeudet,
laskentasäännöt, lähdejärjestelmät.
•
Raporttimalleista tehdään käsitemallit – RAKETTI-XDW, AALTO-XDW
• Kullekin tietovarastoon tuotavalle tiedolle tulee olla käyttötarve – tietokantaan
viedään vain raportoitava tieto – ei kaikkea tietoa. ”Operatiivinen raportointi” –
jakelu tietovaraston kautta.
•
Tietokanta eli tietovarasto luodaan käsitemalleista
•
•
käsitemallit määrittelevät tietovaraston sisällön
Johdettujen ominaisuuksien, kuten kiinteiden tunnuslukujen, laskentasäännöt tai valmiit
luvut hyvin määritelty. Etuna on vain yksi totuus laskentasäännöstä, joten virhe tulee
ilmi helposti.
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
9
Tietojen siirto
•
Raportin sisältämät tiedot poimitaan lähdejärjestelmistä ja siirretään
tietovarastoon.
•
Tieto siirretään tietovarastoon tiedon omistajan ja käyttäjän kanssa sovitulla
tavalla (raportointimallit siirtotiedostot).
•
Raportointimallien mukaiset raportit tuotetaan raportointijärjestelmällä
tietovarastossa olevasta tiedosta.
•
Käyttäjällä mahdollisuus tehdä omia raportteja tietokannoissa olevista
tiedoista raportointijärjestelmällä (oikeudet!).
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
10
Haasteita
•
•
•
•
•
•
•
Yhteisymmärrys
Yhteensopivuus
Tiedon oikeellisuus
Master-tiedon määrittäminen
Tietovaraston tiedon määrittely
Tietojen yhdistäminen eri lähdejärjestelmistä
Raportoitava tieto yhdessä paikassa => tiedon laatu
paranee
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
11
Haasteita
• Yhteisymmärrys
•
•
•
•
•
•
•
– master-tieto / metamalli
– kuka omistaa tiedon?
– missä järjestelmässä sitä ylläpidetään?
– yhteinen ylläpitotapa?
– kuka omistaa raportit?
– miten raportointimalleja ylläpidetään?
– tieto jaetaan tietovaraston kautta ?
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
12
Haasteita
Yhteensopivuus
•
Tiedon tarvitsijan tulee määritellä raportoitava tieto, jotta ne saadaan automaattisesti
järjestelmistä => jos raportoitavaa tietoa ei ole järjestelmissä, se tuotetaan ja
yhdistetään manuaalisesti.
•
Raportoinnin kontrollipisteet
• Tiedon oikeellisuuden tarkistaminen tiedon tuottamisen ketjussa (prosessit)
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
13
Haasteita
Yhteensopivuus
•
Raportointia tukevat koodistot ja organisaatiorakenteet
• => eri organisaation osilta katsotaan tietoja samalla tavalla
•
Yhteinen avain tietojen yhdistämiselle
• Jokaiselle koodistolle tarvitaan muunnostaulu tietovarastossa – hallitaan
muutokset koodistoihin
• toimintamalli - raportoinnissa käytetään aina viimeisintä hyväksyttyä koodistoa
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
14
Haasteita
Tiedon oikeellisuus
– Miten voidaan varmistaa, että tieto siirtyy oikein lähdejärjestelmistä
tietovarastoon?
– Tietovaraston tietoja pitää voida verrata lähdejärjestelmän tietoihin, tarkistukset
pitää saada automaattiseksi – esimerkiksi siirtyykö data oikein, jos se siirtyy
jonkin välitietokannan kautta.
– Tiedot mallinnettava
esimerkiksi XDW-käsitemalli ei sopinut sellaisenaan Aalto-yliopistolle. Oli
oletettu, että projekti liittyy yhteen tulosalueeseen. TKK:lla projekti voi kuulua
usealle tulosalueelle, joten kullekin projektille pitää laskea prosenttiosuus, johon
tehty työ kohdistetaan => RAKETTI-XDW-malli laajennettiin.
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
15
Haasteita
Tiedon oikeellisuus
– Yhteinen prosessi sekä sisällöllisesti että teknisesti.
– Toistettavissa olevien prosessien määrittely – aina samalla tavalla.
– Koodistot – miten suunnitellaan yhteensopivuus: organisaatiorakenne
(organisaatokoodi/laitos, tiedekunta jne.) Raindance, tilikartta, henkilöstöryhmät
(Personec-F), projektinumerot (uusittu Aallon aloittaessa).
– Vastuualueet (alin kirjaustaso), tilikartta, projektinumerot – Raindance – ennen
vuotta 2010 alkaneiden projekteiden kustannukset.
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
16
Haasteita
Tietovaraston tiedon määrittely
- Johdetut ominaisuudet, tunnusluvut
•
Mielikuvat toiminnan pohjana - ei tekninen ongelma – organisaatio-ongelma, mitä
tietoja halutaan, kuka ne tuottaa, tuotetaan samalla tavalla, ymmärretään samalla
tavalla, myös ulkoiset vaatimukset , esimerkiksi ”Uusimuotoisten yliopistojen
taloushallinnon koodisto”/OPM.
•
Esimerkiksi: Miten opintoja budjetoidaan? Budjetoidaanko laitostasolla opintoja,
opintomääriä, tutkintomääriä? Mietitään, kokonaiskustannusmalli ei vaadi.
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
17
Tiedon oikeellisuus ja yhteensopivuus
Tiedon oikeellisuus
•
Keskitettyjen tietovarastoratkaisujen sivutuotteena löydetään tehokkaasti virheitä
lähdejärjestelmien datasta. Virheet tulevat esille, kun tietoja viedään tietovarastoon.
•
Aiemmin virheet on korjattu jokaisella raportointikerralla lähdejärjestelmiin. Raportin
koonnut henkilö on toiminut tulkkina lähdejärjestelmien välillä kootessaan
raportoitavan tiedon.
•
Raportin tieto on virheellinen
• Tiedon korjaus vain yhteen paikkaan – lähdejärjestelmään, tietomalliin.
Tietovarasto ja raportointi
4.5.2010
18