12.02.2015
Miten Sote-hankinnat ovat kehittyneet Etelä-Savossa?
Ilkka Liljander
Hankinta-asiamies
Mikkelin seudun elinkeinoyhtiö Miset Oy
Miten Sote-hankinnat ovat kehittyneet Etelä-Savossa?
Sisältö
Yleisesti Sote-hankinnoista
Havaintoja & Kokemuksia
Mikä kehittyy?
Esimerkkejä uusista hankintatavoista
Case: Mikkelin Vanhusten tehostetun p
palveluasumisen kilpailutus
p
2013
Miten Sote-hankinnat ovat kehittyneet Etelä-Savossa?
Yleisesti Sote
Sote-hankinnoista
hankinnoista
Tilaajat:
• Tyytymättömyyttä hintakehitykseen
• Tyytymättömyyttä laatuun
• Palautetaan omaksi tuotannoksi?
• Kilpailuttaminen on vaikeaa, riskialtista ja työlästä
• Kilpailutetaan harvoin ja isoissa kokonaisuuksissa?
• Kilpailuttaminen tehdään OTOna ja tuki siihen koetaan puutteelliseksi
• Kilpailuttaminen vain haittaa ”normaalia” työtä
• ”Omat toimet ja päätökset eivät juurikaan vaikuta markkinoihin”
• ”Omat toimet ja päätökset eivät juurikaan vaikuta talouteen”
• Riskit: kuka laittaa itsensä likoon?
Miten Sote-hankinnat ovat kehittyneet Etelä-Savossa?
Yleisesti Sote
Sote-hankinnoista
hankinnoista
Yritykset:
• Tyytymättömyyttä hintakehitykseen
• Tilaajan oman tuotannon hintoja vaaditaan julkisiksi
• Hankintaosaaminen p
puutteellista kunnissa
• Yritysnäkökulmaa ei huomioida
• Yhteistyön vähäisyys ihmetyttää
• Pk-yritykset ja yhdistykset vs. kansalliset ja kansainväliset konsernit
• Tilaajan markkinavastuuta perätään
• Hankintakulttuuri ei suosi innovaatioiden syntymistä
Miten Sote-hankinnat ovat kehittyneet Etelä-Savossa?
Havaintoja & kokemuksia
• Hankintalaki ei juurikaan huomioi asiakasnäkökulmaa
• Toimiala keskittyy nopealla tahdilla
• Monopoli/oligopoliongelmia
• Oma palvelutuotanto vs. ostopalvelut ”kissan hännän veto”
• Tehostamisen varaa on,, jos
j kokonaisulkoistusten yhteydessä
y y
luvataan
miljoonasäästöjä?
• Hankintaosakeyhtiöt
Miten Sote-hankinnat ovat kehittyneet Etelä-Savossa?
Mikä kehittyy?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Vuoropuhelu ja yleinen keskustelu hankinnoista on lisääntynyt
Laaditaan hankintastrategioita, yleisiä periaatteita, yhteisiä kriteerejä jne.
Vuorovaikutteinen hankintojen suunnittelu lisääntyy
Hankintatoimintaan liittyvä kehittämistoiminta lisääntyy
Hankintojen
j valmisteluun py
pyritään käyttämään
y
enemmän resursseja
j
Asiakasnäkökulman huomiointi ja asiakkaan valinnan mahdollisuus kasvussa
Hankintasopimuksiin kiinnitetään enemmän huomiota
Aikaisemman kilpailutuksen tulosten/vaikutusten/kokemusten hyödyntäminen
Toimialarajat ylittävä kokemusten hyödyntäminen (vaatii henkilön/henkilöt ja
esimerkkejä)
• Ylivuotohankintojen tunnistaminen
• Heureka! – kilpailuttamisella ja hankintasopimuksella on kuin onkin yhteys
jokapäiväiseen toimintaan ja toiminnan kehittämiseen!
Miten Sote-hankinnat ovat kehittyneet Etelä-Savossa?
Esimerkkejä:
Palvelutalojen turvajärjestelmien hankinnat Mikkelissä 2014
• Puitesopimus ehdottomat vaatimukset täyttävien toimittajien kanssa
• Minikilpailutus kohde kerrallaan
Lastensuojelupalveluiden
j p
hankinta Mikkelissä 2013
• Hankittiin vaikuttavuutta, asiakkaan merkityksen korostaminen
• luotiin toimintamalli, mittarit, kriteerit ja bonus/sanktio-järjestelmä
• ”Kumppanuushankinta”
• Työpajat yhdessä yritysten kanssa
Vanhusten tehostetun palveluasumisen kilpailutus 2013
• Vuorovaikutteinen valmisteluprosessi
• Uusi hankintatapa, kustannustehokkuuden ja monituottajamallin tavoitteilla
• Asiakasnäkökulma, sopimuskauden laadun valvonta
Case:
V h t tehostetun
Vanhusten
t h t t palveluasumisen
l l
i
kil
kilpailutus
il t 2013
Mikkelin kaupunki
Sisältö:
Hankinnan taustaa
Tavoitteet 2013 kilpailutukselle
Aikataulu & Prosessi & Noudatettavat periaatteet
Hankintaperiaate
Hankintamenettely
Palveluohjausprosessi
Minikilpailutus
Kritiikki
Kehut
Keskeiset tulokset tähän mennessä
Vanhusten tehostetun palveluasuminen kilpailutus
Hankinnan taustaa
”Useat tutkimukset osoittavat tyytymättömyyttä SOTE-ostopalvelujen järjestämisessä ja
hinta/laatusuhteessa”
Tilaajan lähtökohdat:
•
edellisen kilpailutuksen vaikutuksiin / nykytilaan reagoiminen
• kilpailutettu
kil il t tt pisteytysjärjestys
i t t jä j t jjota
t noudatettiin
d t ttii ””pilkulleen”
ilk ll
”
• hintahaitari (67,51 – 125,71 € / vrk (58 €))
• staattinen sopimuskausi
• ongelmia sekä hinnan että laadun suhteen
• monituottajamalli ”vaarassa”
• ongelmia jokapäiväisessä toteuttamisessa, seurannassa ja raportoinnissa
• ylikapasiteetti
Vanhusten tehostetun palveluasuminen kilpailutus
Tavoitteet vuoden 2013 kilpailutukselle:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
asiakasnäkökulmalle keskeinen asema
• Asiakkaan profiili määrittelee mahdolliset palveluntarjoajat ja palvelusisällön
• Asiakkaan valinnan mahdollisuuden lisääminen
monituottajamallin säilyttäminen
yritysten tasavertainen kilpailumahdollisuus
kilpailutilanteen säilyttäminen
• sopimuskaudella
p
jja sen jjälkeenkin
• hinnan osalta
• laadun osalta
kustannustehokkuuden lisääminen tilaajan kannalta
kustannustekijöiden epävarmuuden vähentäminen tarjoajien kannalta
markkinoiden toiminnan varmistaminen / markkinoiden ohjaus
• ylikapasiteetin vähittäinen poistaminen
hankinta/kilpailutus ei ole irrallinen toimenpide vaan kiinteä osa perustoimintaa
hankintasopimuksen rooli vahvistaminen
Vanhusten tehostetun palveluasuminen kilpailutus
Aikataulu 2013 & Prosessi
Tammikuu
Helmikuu
Maaliskuu
Huhtikuu
Toukokuu
Kesäkuu
Elokuu
Syyskuu
Lokakuu
Tammikuu 2014
Palvelutuottajatapaaminen (palautteen kerääminen)
Sisäinen palaute ja toiveet, asiakaspalaute
Tietopyyntö I: Info ja keskustelutilaisuus yrityksille
Tietopyyntö II: Info ja keskustelutilaisuus yrityksille
Tietopyyntö III: Tarjouspyyntö- ja hankintasopimusluonnokset
kommentoitavaksi yrityksille
Lausunnot tietopyyntö III:sta
Tarjouspyyntö HILMAan
Tarjoukset hankintayksikölle
Hankintapäätös lautakunnassa
Uusi sopimus astuu voimaan
Noudatettavat periaatteet
Noudatetaan Mikkelin seudun sosiaali- ja terveystoimen hankintojen yleisiä periaatteita
(
)
Vanhusten tehostetun palveluasuminen kilpailutus
Hankinnan periaate
Kilpailutuksella perustetaan avoin puitejärjestely:
• Puitejärjestelyyn on mahdollista päästä mukaan vähimmäisvaatimusten täyttyessä
• Laissa määritellyt
y tai valvontaviranomaisen määrittelemät vaatimukset jja luvat
• Mahdolliset hankkijan määrittelemät omat vähimmäisvaatimukset
• Ei sidottua sijoitusjärjestystä
• Ei sidottua hintaa uusien asiakkaiden osalta
• Mahdollisimman monta toimittajaa
• Yksi palveluluokka
• Sopimuskausi 4 vuotta
• Sopimuskauden aikaiset toimet jja toiminnan laatu huomioidaan
• Palvelupoikkeamat
• Palvelun laadun seuranta (asiakaspalaute ja palveluohjaajien palaute)
• Seurannan, raportoinnin ja omavalvonnan toteuttaminen ja tietojen toimittaminen
• Toimintaan,
Toimintaan osaamiseen ja tiloihin liittyvä kehittäminen
• Asiakaskohtainen minikilpailutus asiakkaan sijoituspäätöksen yhteydessä
• Tarjoajat ilmoittavat vanhojen asiakkaiden uuden hinnan 1.1.2014 lähtien
Vanhusten tehostetun palveluasuminen kilpailutus
Hankintamenettelyksi valikoitui:
Palveluohjauksellinen hankintamenettely täydennettynä asiakaskohtaisella
minikilpailutuksella - palvelusetelimahdollisuudella.
Puitejärjestelyn perustaminen/yritysten valinta:
Pisteytys joka perustuu vanhojen asiakkaiden hintaan + laadullisiin ja toiminnallisiin
pisteytettäviin kriteereihin. Syntyvä järjestys ei sido sopimuskaudella, puitejärjestelyyn
pääsevien yritysten määrää voidaan kuitenkin rajata ja se tapahtuu pisteytyksen
perusteella. Päätös puitejärjestelyyn pääsevien tarjoajien määrästä vasta kun tiedetään
tarjoajien ja tarjottujen asiakaspaikkojen määrä.
Tehostetun palveluasuminen kilpailutus
Palveluohjausprosessi: Vanhusten tehostettu palveluasuminen
Tehostetun palveluasuminen kilpailutus
Minikilpailutus
• asiakas/sijoituspäätöskohtainen minikilpailutus
• sijoituspäätöksen lähestyessä SAS-ryhmä valitsee mukaan esim. 3-5 yritystä
• perusteena:
t
• asiakkaan tarve
• yrityksen soveltuvuus (palvelut, osaaminen, tilat jne.)
• kilpailutuksessa kerätyt tiedot (kilpaillut kriteerit + infotiedot)
• sopimuskaudella kerätyt tiedot (sijoituspäätöksistä,
asiakaspalautteesta, yritysten kehittämistoimista ym.)
• laadunvalvonta ( Huomautus – Palvelupoikkeama –
Sopimusrikkomus)
• sähköpostitse asiakkaan tiedot ja tarjouspyyntö valituille yrityksille
• vuorokausihinta aikaa vastata 48 h
• tarjous sähköpostitse tarjouspyynnön tekijälle
• nopea hankintapäätös/sijoituspäätös hinnan perusteella
Vanhusten tehostetun palveluasuminen kilpailutus
Keskeinen kritiikki ennen kilpailutusta
Sote:
• ”Ei näin voi kilpailuttaa”
• minikilpailuttaminen on työlästä
• sopimusten määrä/kirjo
• miten laskutusjärjestelmä taipuu?
• palveluohjaajien vastuu kasvaa
Yritykset/muut tahot:
• asiakkaan valinnan mahdollisuus ei ole riittävän suuri
• pienet yritykset kilpailutetaan ”vereslihalle”
• lyhyt vastausaika minikilpailutukseen
• kilpailutustapa
p
p ”petaa”
p
markkinat isoille toimijoille
j
• ihmishuutokauppa?
• kilpailutustapa rikkoo hankintalakia / syrjii yrityksiä
Vanhusten tehostetun palveluasuminen kilpailutus
Kehut ennen ja jälkeen kilpailutuksen:
• Asiakasnäkökulman huomioiminen
• Minikilpailutus
• Valmisteluprosessi
• Palvelusetelin käyttöönotto
• Palveluohjauksen
P l l hj k
roolin
li kkasvaminen
i
• Pienet ja suuret yritykset samalla viivalla
• Dynaamisuus sopimuskaudella
• Laadun ja sen vaikuttavuuden merkityksen kasvu
Vanhusten tehostetun palveluasuminen kilpailutus
Keskeiset tulokset:
• Hintahaitari 21,00 € (58,00 €)
• Vanhojen asiakkaiden vrk ka hinta putosi 6,5 € (117,7 – 111,2)
• säästö min. 450.000,00 € / vuosi
• Uusien
U i asiakkaiden
i kk id hi
hinnatt lähti
lähtivät
ät liikk
liikkeelle
ll samasta
t ttasosta
t mutta
tt llaskua
k on
tapahtunut koko ajan
• Palvelutalot ovat kaikki ”lähes täynnä”
• Kustannussäästö kanavoitiin sijoitusten lisäämiseen
• alitettiin budjettiraami vaikka lisättiin volyymia
• Hankintasopimus toimii ”yhteistyöasiakirjana” johon vaatimuksissa toimintaa
kohtaa nojaudutaan
• Hankintasopimuksen laadunvalvonta ( Huomautus – Palvelupoikkeama –
Sopimusrikkomus) käytössä
• Yritykset ovat jo poistaneet puutteita/heikkouksia joita kilpailutusvaiheessa
pisteytettiin
• Yrityskyselyn keskiarvo nousi 6,5 – 6,9 -> 7,5 – 7,8
Kysymyksiä?
Kiitos!
Ilkka Liljander
Liljander, Hankinta
Hankinta-asiamies
asiamies, Mikkelin seudun elinkeinoyhtiö Miset Oy
[email protected]
0447945695