Projektiosaaminen
Resurssointi • Mitä osaamista projektin suunnittelu ja toteuttaminen vaatii? • Oma henkilöstö, ulkopuoliset asiantuntijat, asiakkaat? • Mitä välineitä, tarvikkeita, ohjelmia projektin suunnittelu ja toteuttaminen vaatii? • Mitkä ovat projektin vaatimat taloudelliset resurssit? Osaaminen ja vastuut • Mitä osaamista projektin suunnittelu ja toteuttaminen vaatii? • Minkälainen osaaminen projektihenkilöstöllä on? • Nykytilanteen kartoitus • Osaamisanalyysi Projek'n toteutus Projek'n seuranta ja hallinta Projektihallinta Linjaorganisaatio Projektiorganisaatio Projektien lähtötiedot Käynnistäminen Vaatimusmäärittely Suunnittelu Suunnittelu - resurssit Ohjaus Loppuraportti Raportointi Toteutus Päättäminen Dokumentaatio Tuotos Projektijohtamisen prosessi Projektin hallinnan prosessi Aloitus Suunnittelu Seuranta ja ohjaus Päättäminen WBS Toteutus Projektin toteuttamisen prosessi Tulokset Projektijohtaminen • Johtamisen lähtökohtana on yrityksen olemassaolon tarkoitus/perustehtävä ja sen menestyksen varmistaminen • johtamisen työkalut: missio, visio, strategia ja arvot; johtamisen eri alueet, prosessit, toimintamallit ja -ohjeet Projektijohtaminen Projektijohtaminen • Yhteistyön sujuvuus projektissa – Organisointi, oikeat henkilöt tehtäviin • Osaamisen hyödyntäminen, motivointi – Töiden priorisointi ja jakaminen – Tavoitteiden, roolien ja vastuiden selkeys – Kommunikointi ja raportointi • Sisäinen ja ulkoinen – Ryhmätyön hyödyntäminen – Projektipäällikkö johtaa projektia • Asioita ja ihmisiä Projek'työ • Projek'työn selviämisvälineitä ovat mm. seuraavat: * puhuminen ja vuorovaikutus * seuranta * oman ajan ja tapojen hallinta * eteneminen avoimin silmin ja harkiten * vastuun o:aminen omista päätöksistä * oikeus onneen * suunni:elu. • Vuorikiipeilijöiden K2-‐strategia on monille tu:ua, mu:a unohde:ua: * päämäärä pidetään jatkuvas' mielessä * edetään lyhyin askelin * valmistaudutaan ja varmistetaan huolto matkalla * hankitaan taustajoukot * muistetaan, e:ä kyse on 'imistä ja 'imityöstä * säilytetään luo:amus * osataan myös luopua ja yri:ää uudestaan. Projek'työ • Samuel Becket: – Ever tried, Ever failed, No ma:er, Try again, Fail again, Fail be:er • Miksi projek' kääntyy selviytymiseksi? Vastauksia voisivat olla: * juoni:elu ja lehmänkäännökset * usko markkinoiden lupauksiin * yl'öpäinen op'mismi * ensimmäinen kerta ja kokema:omuus * vuorokaudessa on vain 24 tun'a * todellisuus muu:uu olete:ua nopeammin * katastrofit, tapahtuma, johon ei voida etukäteen varautua Muutostenhallinta • Projekti elää -> tulee ongelmia/muutostarpeita • Muutostenhallinta tulee olla systemaattinen ja dokumentoitu prosessi, jonka avulla muutosvaatimukset arvioidaan ja hyväksytään – Käytännön tehtävät, päätöksenteon ja eskaloinnin tasot ja niihin liittyvät toimenpiteet – Muutoksen käsittelyn ja vaikutusten dokumentointi – Muutoksesta tiedottaminen Dokumentointisuunnitelma • Laaditaan selkeät tavoitteet dokumentoinnille • Lista tuotettavista dokumenteista • Luokitellaan dokumentit – Viralliset – Toimintaa ohjaavat – Sidosryhmien tarpeisiin • Suunnitelmaa seurataan ja päivitetään Juridinen näkökulma • • • • • • • Liikesalaisuus Sopimukset Tuotevastuu Hankintalaki Työlainsäädäntö Työsuojelulaki IPR – – – – – Tekijänoikeus Patentti Tavaramerkki Mallisuoja prh.fi Laadunvarmistus ja -mittaus • Laadun arviointikriteerit riippuvat tilanteesta ja asetetuista tavoitteista – Kohderyhmän ja sidosryhmien odotukset voivat muuttua projektin kuluessa -> laatua ei voida määritellä etukäteen täydellisesti • Laatu on todettua yhdenmukaisuutta vaatimusten kanssa – Projekteissa laatu tarkoittaa tulosten vastaavuutta tavoitteisiin projektin kaikissa vaiheissa – Laatua voidaan tarkastella sekä projektin tuloksen laadulla ja projektinhallinnan laadulla – Projektinhallinnan laatu liittyy projektin suunnitelman toteutumiseen ja etenemiseen • Rahoittaja, päämies, tilaaja suorittaa laadun tarkastelua auditoinnilla – Voi olla ennakoitu tai yllättävä. – Auditoinnin osa-alueita voivat olla projektin tulokset, työtavat, ongelmat ja suunnitelmat Laadunvarmistus ja -mittaus • Yksi laadun varmistuksen tärkeä osa-alue on budjetissa pitäytyminen. – Projektipäällikkö on vastuussa siitä, että projektisuunnitelmassa luodut raamit sille, mitä projektin puitteissa tehdään, tulevat täytetyiksi budjettia noudattaen. • Laadukas projektityö – Aikataulussa ja budjetissa pysyminen – Hyvä projektisuunnitelma • Mittarit • Auditit • Katselmoinnit Valvonta ja ohjaus Valvonta ja ohjaus Seuranta ja ohjauskäytännöt • Projektin pitäminen kurssissa – Jatkuvaa suunnittelua, priorisointia, seurantaa ja korjaustoimenpiteitä • Edetäänkö suunnitelman mukaan – – – – Vastaako välitulokset meidän ja projektin asettajan käsityksiä? Olemmeko aikataulussa? Pysymmekö budjetissa? Ovatko resurssiarviot pitäneet? Seuranta ja ohjauskäytännöt • Ennakointi - tulemmeko saavuttamaan tavoitteen suunnitelman mukaisesti ? – Tehtävät, resurssit, budjetti, aikataulu? – Mitä pitää erityisesti seurata ja varmistaa? • Onko tapahtunut muutoksia jatkamisen edellytyksissä? • Potentiaalisia ongelmia? • Tarvitaanko oikaisuliikkeitä? Earned Value Management • Mi:aa projek'n etenemistä • Osoi:aa kuinka suuren osan budje'sta pitäisi olla käyte:ynä suhteessa tehdyn työn määrään. • h:p://www.ece.vt.edu/swe/lwa/memo/lwa0066.pdf • EarnedValueAnalysis.xlsx Seuranta ja ohjauskäytännöt Projek'n budjeV • Perustuu suunniteltuihin tehtävien työmääriin sekä erilaisiin hankintoihin • Hankintojen osalta on yleensä pyyde:y tarjouksia tai hinta'etoja sekä maksuaikatauluja • Budjetoinnin tarkoituksena ei ole arvioida kokonaiskustannuksia vaan tehdä aikaan ja tapahtumiin sido:u projek'budjeV Projek'n kustannuksia • • • • • • • • • Työvoimakustannukset Yleiskustannukset (vuokrat, puhelin,…) Alihankinta Kalusto-‐ ja 'lajärjestelyt Koulutus, kirjallisuus ja 'edonhankinta Palkitseminen Projek'ryhmän huolto ja edustus Matkakustannukset Lai:eet ja pääomakustannukset Liiketoiminnan ymmärtäminen Liiketoiminnan ymmärtäminen • Välilliset kustannukset – Lähes liikevaihdosta riippumattomia – Kiinteitä kuluja • Välittömät kustannukset – Liikevaihdosta riippuvia – Materiaaliikulut, palkat jne • Kriittinen piste – Silloin liikevaihto = välilliset + välittömät kustannukset – Ylimenevä liikevaihto = tulos ennen veroja Liiketoiminnan ymmärtäminen Liiketoiminnan ymmärtäminen • Toiminnan tunnusluvut • https://www.asiakastieto.fi/help/fi/ ohje_tunnusluvut.htm Projek'n pää:äminen Projektin päättäminen • Projektin sisäinen loppukatselmointi – Projektin onnistuminen alkuperäiseen tavoitteeseen ja tarkoitukseen nähden – Päätöskriteerien varmistaminen, määritellyt tehtävät suoritettu • Asiakkaan/tilaajan hyväksyntä, tuotosten luovutus – Aineisto, ohjelmisto, raportti, dokumentaatio.. – Koulutus • Oppimisnäkökulma – Miten siirretään kokemukset ja hyvät käytännöt seuraaville projekteille – Oma oppiminen ja sen hyödyntäminen • Projektin päätösraportti Projek'n pää:äminen Projektijohtamisen haasteet • Onko projektin johtaminen todellisuudessa projektipäälliköllä • Resurssien käyttö (ei ”otoja”) • Projektihallinnan, -seurannan ja -ohjauksen osaaminen • Suunnitelman vs. toteutuksen valvonta, mittarit ja kriteerit puutteellisia • Tilannekatsaukset, katselmoinnit ja päätöksenteko puutteellisia • Organisaation johtamisjärjestelmät, projektikokemus, prosessit ja ohjeistukset puutteellisia Projektitoimisto strategisessa roolissa • Artikkeli ISO 9001:2008 • Projek'käsikirja / Laatukäsikirja • Opera'on Manual • www.praxiom.com/iso-‐9001.htm
© Copyright 2024