1. No category

24.3.2015 klo 8.45‐ 15.30
Microsoft‐talo (Keilalahdentie 4, 02150 Espoo)
Espoo
Toimiala referenssi: Lahti Aqua Oy (video) ‐ kokonaisratkaisulle asetetut vaatimukset:  Mahdollistettava asiakaspalveluun yhtenäinen ja joustava käyttökokemus palvelun tehostamiseksi
 Asiakastietojen kertasyöttö ja tehokkaat tietojen hakumenetelmät
 Kulutustietojen automaattinen siirtyminen laskutukseen ja reskontratietojen näkyminen asiakaspalveluun
 Konsernitasoa myöten talouden analysointiin ja raportointiin joustavuutta ja tehokkuutta Lahti Aquan kokonaisratkaisu Mepcolta

Kokonaisratkaisu koostuu seuraavista järjestelmistä:

Microsoft Dynamics CRM






Microsoft Dynamics AX






Asiakkuudet, tuotteet ja hinnoittelu
Asiakaspalvelu
Sopimukset ja laskutusaineisto
Integraatio Dynamics AX:iin ja mittausjärjestelmiin
Kattavat konversiot Aqua Forumista
Laskutus ja reskontra
Taloushallinto
Sähköinen laskutus ja perintäliittymä
Raportointi ja kannattavuuslaskenta
Liittymät on toteutettu hyödyntäen MS BizTalk teknologiaa.
Lisäksi tulossa:

Mepco Metrics
 Johdon raportointi ja Liiketoiminnan analysointi (k‐otto Q2/2015)

Asiakasportaali
Kokonaisratkaisun kuvaus
Hankkeen toteutus:

Hankekartoitus 02‐04/2013



Hankintasopimus 04/2013
Määrittelyt 05‐07/2013







Käytiin läpi kahdessa eri kokonaisuudessa
Microsoft Dynamics CRM asiakaspalvelun näkökulmasta
Microsoft Dynamics AX taloushallinnnon näkökulmasta
Lisäksi omat määrittelyt teknisestä toteutuksesta, liittymistä ja konversioista
Koodaus, räätälöinti ja parametrointi ‐> 08‐12/2013






Aquan tavoitteet ja Mepcon POC niiden pohjalta
Käyttöliittymä, oleellisimmat toiminnot ja konversiot
Aquan testiympäristön rakentaminen ja sovellusten asennus
Sovellustestaus ja rinnakkaistestit
Ensimmäinen hyväksyntätestausjakso Q1/2014
Tarkennukset ja jatkokehitys Q2/2014 Scope muutos (myre –ulkoistus) lisätyöt ja Forum konversiot tuotantokannasta Q3/2014, runsaasti testausta
Testausta ja koodin viimeistelyä, tuotantokäytön aloituksen valmistelut, lopulliset Forum konversiot Q4/2014
Käyttöönotto 2.1.2015, ensimmäinen laskutusajo 9.1.2015
Asiakkaan perustaminen

Rakennuttaja rakentaa Käyttöpaikkaan omakotitalon, tarvitsee rakennukseen veden

Rakennuttaja on uusi eikä järjestelmästä löydy ko. yritystä  Luodaan uusi asiakas
Tietosisältö
Asiakkaan perustaminen
Uuden asiakkaan perustaminen
Sopimusten luonti
 Jotta vedenjakelu voidaan aloittaa, tarvitaan sopimussuhde
 Juuri luotu asiakasyritys kytketään Käyttöpaikkaan asiakkaaksi
 Asiakkaalle luodaan Liittymis‐ ja käyttösopimus sekä Laskutusperuste Mittalaitteen kytkentä
 Jotta tiedetään mitä laskutetaan, tarvitaan käyttöpaikalle mittalaite
 Luodaan uusi mittalaite & kytketään se käyttöpaikkaan
Omistajan vaihto

Rakennuttaja myy kohteen varsinaiselle asukkaalle. Rakennuttajan sopimussuhde päätetään, uudelle asukkaalle tarvitaan uusi sopimus.
 Ajetaan työnkulku, joka tekee tietueisiin tarvittavat muutokset
 Luodaan loppulasku rakennuttajalle
Omistajan vaihtuminen
Lukematietojen vastaanotto

Lukematietoja vastaanotetaan eri kanavista: itseilmoituskortit, sähköposti, www‐
lomakkeet, puhelut  Asiakas soittaa ja ilmoittaa lukeman, syötetään ilmoitettu lukema järjestelmään.
Lukematietojen käsittely
Laskutus
Järjestelmästä luodaan laskuaineisto aiemmin syötettyjen lähtötietojen perusteella.
 Luodaan liittymislasku, arviolasku, tasauslasku sekä massalaskutus
Laskuttaminen
Lahti Aqua – CRM käyttötapaukset: laskutus
CRM osuus
Laskutettavan kauden anto ja laskutuserien muodostus
Laskutusryhmien muodostus
Lukema‐, ja muut asiakkaan liittymä‐ ja sopimus‐
tiedot CRM:stä
Laskutus‐
ryhmät CRM:ssä
Laskutus‐
kausitiedot CRM:stä
Laskutet‐
tavan kauden laskutuserät CRM:ään
AX osuus
Menneiden vuosien kulutusmäärien laskenta
Tulevien eräpäivien ja summien laskenta
Laskutus‐
tapahtumien siirto AX:iin
Kulutus‐
määrien luku CRM:stä
Arvioerä‐
päivät ja summat CRM:ään
AX laskutus
Rakennuttaja rakentaa talon kohteeseen, tarvitsee vesisopimuksen •
•
•
•
•
•
Tarkennetaan Käyttöpaikan tiedot
Luodaan Liittymis‐ ja Käyttösopimus Luodaan Laskutusperuste Liitetään rakennuttaja Käyttöpaikan asiakkaaksi (asiakkuus jo olemassa)
Tulostetaan sopimusdokumentti Luodaan yksittäinen liittymislasku
Saadaan tieto tulevasta käyttöpaikasta rakennusvalvonnasta, perustetaan uusi käyttöpaikan valmiiksi
Asennustyöt sopimuksen luonnin yhteydessä
• Tehdään työtilaus asennuspalvelulle Asennuspalvelun työnjohto ottaa työtilauksen vastaan, aikatauluttaa asennuksen
Asentaja tekee asennustyöt, kytkee mittalaitteen käyttöpaikalle (CRM‐dialogi)
Laskutus saa ilmoituksen valmistuneesta asennustyöstä, siirtää kohteen varsinaiseen laskutukseen
Talo valmis, omistus siirtyy uudelle asiakkaalle
•
•
•
•
Rakennuttaja myy kohteen asiakkaalle, jota ei ole vielä luotu. Luodaan uusi asiakas, jonka tiedot siirtyy AX:iin.
Omistajanvaihto‐dialogilla: • loppulukeman syöttö • automaattinen sopimusten päättäminen
• Uusien sopimusten automaattinen luonti Loppulaskun luonti rakennuttajalle
Uusi asiakas massalaskutukseen
Massalaskutuksen suunnittelu
• Eri laskutyypit
• Aikarajaus
• Käyttötiedote laskujen mukana
Itseilmoituskorttien lähetys & vastaanotto
Laskulla lukuisia osoitekenttiä eri tarpeisiin
Laskujen selailu sekä tietojen nopea & helppo haku
•
CRM:n helpolla hakutoiminnallisuudella voidaan:
• hakea kohde käyttöpaikan numerolla, osoitteella, sopimusnumerolla, asiakkuudella jne.
CRM:ään upotetut AX‐näkymät

Upotetut AX‐näkymät helpottavat asiakaspalvelun työtä asiakkaiden laskuihin liittyvissä kyselyissä

CRM‐käyttäjällä on käytössään neljä eri AX‐näkymää asiakkaan tiedoissa.

Asiakkaan laskutapahtumat 
Avoin saldo 
Korkolaskelmat 
Maksusuunnitelmat
Dynamics AX ‐ Sähköinen laskutus
 Mepcon Finvoice‐komponentti mahdollistaa sähköisen laskutuksen.
 Sähköisen laskutuksen kautta on mahdollista lähettää myös suoraveloitukset korvanneita suoramaksuja kuluttaja‐asiakkaille.
 Myös paperilaskuasiakkaiden laskut voidaan toimittaa operaattorille sähköisesti, jolloin operaattori huolehtii laskujen tulostamisesta.
 Vesilaitostoteutuksessa myös pikalaskut ovat operaattorin kautta lähitulostimelle kierrätettyjä sähköisiä laskuja.
 Sähköisen laskutuksen lisäominaisuutena on saatavissa myös Ilmoittamispalvelu‐komponentti, jonka avulla asiakkaat saavat verkkopankissaan tiedon mahdollisuudesta vastaanottaa laskut sähköisessä muodossa.
Sähköinen laskutus, käyttötavat
 Mepcon Finvoice‐komponenttia voidaan käyttää laskujen lähettämisessä kolmella tavalla, joista valitaan asiakkaalle laskun lähetystapa
 Lasku lähetetään sähköisessä muodossa operaattorille, joka tulostaa laskun ja lähettää sen asiakkaalle paperilla
 Lasku toimitetaan sähköisessä muodossa asiakkaan verkkopankkiin
 Lasku toimitetaan konekielisenä asiakkaan reskontraan
 Jokainen lähetyserä saa oman seurantanumeronsa, jonka avulla laskuja on helppo hakea järjestelmästä ja tarvittaessa esimerkiksi lähettää uudelleen
+
Dynamics AX ‐ Myyntireskontra
 Päivittäiset toiminnot
 Asiakasrekisterin ylläpito
 Vapaatekstilaskut
 Intuitiivinen käyttöliittymä
 Tuottojen jako laskentakohteille
 Toistuvaislaskutus  Laskujen korjaus ja hyvitys
 Viitesuoritukset ja manuaaliset kohdistukset,
 Hyvitysten palautukset
 Avointen tapahtumien muokkaus
 Siirtyvien erien hallinnointi
 Tapahtumien ja saldojen näkymät
 Kausittaiset toiminnot
 Kurssioikaisut
 Korko‐ ja maksukehotukset
 Perintä
 Raportit




Asiakkaan perustietojen raportit
Asiakkaan tapahtumaraportit
Asiakkaan statusraportit
Asiakkaan ulkoiset raportit
Dynamics AX – Luoton‐
valvonta ja korkolaskutus

Collections‐näkymä
 Asiakastapahtumien värikooditus (maksukehotus, korkolasku)


Luottorajan seuranta
Maksukehotukset




Korkolaskutus






Useita perintäkertoja ja
‐tapoja
Perintäkertojen päivitys
tulostettaessa
Perinnän esto
Joustavat koronlaskentatavat
Korkolaskujen kirjaaminen
Perintäkulut korkolaskulle
Multiple rate –toiminto
Perinnän esto
Mepco Perintä –liittymä
perintätoimistoille
+
Dynamics AX ‐ Myyntireskontran perintäliittymät

Perintäliittymällä saadaan perintätoimistolle lähetettävät laskut koottua tiedostoon, tuloksena on sähköinen perintäaineisto lähetettäväksi eteenpäin

Muutosaineistoliittymällä saadaan perintätoimistolle koottua ohisuoritukset


asiakkaalta ohi perintätoimiston tulleet suoritukset tiedostoon
Sähköinen perinnän muutosaineisto lähetetään perintätoimistolle, ja näin saatetaan tiedoksi laskutapahtumat, joille on saatu suoritus ja joiden perintä voidaan lopettaa
Dynamics AX ‐ Taloushallinto

Kirjanpito ja reskontrat



Valmiit rajapinnat kirjanpidon tapahtumien tuontiin ja perustietojen vientiin 


Keskeneräinen käyttöomaisuus projektinhallinnalla
Ulkoinen ja sisäinen laskenta



Valuuttakurssien ylläpito
Kausittaiset kurssiajot
Täydellinen Audit trail
Budjetointi
Konsolidointi, ja automaattiset eliminointikirjaukset
Käyttöomaisuuskirjanpito


Pankkitapahtumat, palkkakirjanpito, ostolaskujen kierrätysjärjestelmä
Tilikartta, dimensiot, toimittajat
Monivaluuttakäsittely kirjanpitotileillä






Kirjanpitokirjausten säännöt, rajoitusket, automatiikka
Reskontrien seurattavuus ja täsmäytys
Joustavat laskentadimensiot
Vyörytys
Monipuolinen taloushallinnon raportointi
Dynamics AX ‐ Kirjanpito

Päivittäiset toiminnot

Tapahtumien syöttö kirjauskansiossa





Palautustapahtumat
Tapahtumien ja saldojen näkymät
Tilien sekä dimensioiden tiliöinti‐ ja kohdistussäännöt
Kausittaiset






Tositemallit
Valuuttakurssiajot
Arvonlisäveromaksut
Kausien sulkeminen
Tilikauden päättäminen
Vyörytys
Kyselyt ja raportit





AX raporttigeneraattori (mm. Tuloslaskelma ja Tase)
Kirjanpidon tapahtumaluettelo
Pääkirja ja päiväkirja
Arvonlisäveroraportointi
Tositetapahtumat
Dynamics AX –
Mepco Geneerinen
Talouden valmiit rajapinnat:
Tuonti
 Vienti
 Kirjanpitotapahtumat
 Toimittajatiedot
 Pankkitapahtumat
 Kirjanpitotilit
 Ostolaskut kierrätysjärjestelmästä
 Dimensiot
 Palkkatapahtumat
 Kirjanpitobudjetti
+
KIRJANPITO
OSTORESKONTRA
Dynamics AX ‐ Ostoreskontra
 Päivittäiset tehtävät
 Toimittajien perustaminen
 Ostolaskujen kirjaaminen
 Maksut toimittajille  Avointen tapahtumien muokkaus
 Tapahtumien ja saldojen näkymät
 Kausittaiset tehtävät
 Kurssioikaisut
 Raportointi
 Toimittajan perustiedot
 Toimittajan tapahtumatiedot
 Toimittajan statustiedot
 Toimittajan tilastotiedot
Linkitetyissä toimittaja‐tapahtumissa nähdään reskontrassa tapahtumaan liittyvät kirjaukset värikoodein
Mepco Metrics: Yhteenveto Lahti Aqua Oy:lle
Tiedolla johtamisen ratkaisuna –Mepco Metrics
 Mepco Metrics on Business Intelligence –ratkaisu, jonka avulla liiketoimintatietoa voidaan älykkäästi käyttää johtamiseen, ohjaamiseen ja päätöksentekoon.
 Mepco Metrics sisältää:
 valmiita raportteja, graafeja ja tunnuslukuja tietojen seurantaan ja analysointiin
 yritysjohdon näkymät nopeaan tiedon seuraamiseen
 uusimmat työkalut tehokkaaseen raporttien luomiseen, muokkaamiseen ja tiedon analysointiin
 valmiuden roolipohjaiseen raportointiin  valmiuden mobiilikäyttöön
•Integraatiot
suoraan tietovarastoon
•Samat
mittaristot ja
tunnusluvut
koko
organisaation
käytössä
Pienentää kustannuksia
•Määritetyt
mittaristot
ja
kojelaudat
•Oikean
tiedon
jakaminen
oikeille
henkilöille
oikeaan
aikaan
Vähentää virheitä
•Oikeat työkalut
työntekijöiden
käytössä
• Valmiit
raportit,
graafit ja
tunnusluvut
•Selkeä
käyttöliittymä
•Nopea tiedon
saanti
•Mobiilikäyttö
Tehostaa kontrollia
Tehostaa toimintaa
Liiketoimintatekijät
•Keskittyminen
raporttien
tuottamisen
sijaan tiedon
analysointiin
• Tehottomien
liiketoimintaprosessien
tunnistaminen
Mepco Metrics ‐ Kirjautuminen
Mepco Metricsiin kirjaudutaan selaimen kautta.
Tuetut selaimet:

IE8 tai uudempi

Google Chrome

Mozilla Firefox

Safari
Mepco Metrics ‐ Näkymät
Näkymän valinta
Filminauha –
Graafiset raportit
Graafiset raportit ‐
Tunnusluvut
KPI‐mittarit
Havainnolliset ja graafiset raportit
 Graafiset raportit ‐ raportoinnin filminauha
 Yritys‐ ja operatiivisen johdon tarpeisiin
 Valmiit ja käyttäjäystävälliset raportit talouslukujen seurantaan
 Raportoinnin tarkka kohdentaminen seurantadimensioiden mukaan
Graafiset raportit ‐ Tunnusluvut
Graafiset raportit ‐Tunnusluvut 
Liikevaihto vs. budjetti

Liikevaihto yksiköittäin

Liikevoitto (EBITA)

Liikevoitto (EBITA) yksiköittäin

Liikevaihto vs. edellinen vuosi

KPI‐mittarit
Talouden KPI -mittaristot
Talouden keskeisimmät KPI‐mittaristot valmistot valmiina:
 Liikevaihto vs. budjetti
 Liikevoittoprosentti (EBITA)
 Quick Ratio
 Omavaraisuusaste
 Myyntikateprosentti
 Liikevaihdon muutos, kuluva vuosi vs. edellinen
 Current ratio
 Kokonaispääoman tuottoprosentti (ROA)
Porautuminen KPI‐mittarin tietoon
Tuplaklikkaamalla mittaria
pääsee porautumaan
dimensio- ja tilitietoihin
Graafiset raportit ‐ Liikevaihto
Graafiset raportit –
Liikevaihto raportti

Esitettynä toteuma ja edellisen vuoden toteuma 12 kk rullaavasti taaksepäin
Näkymässä on mahdollisuus tehdä vuosi, kuukausi ja dimensio ‐valintoja
Graafiset raportit – TOP 10 Asiakkaat
Graafiset raportit –
Top 10 Asiakkaat
 Esitettynä toteuma 12 kk rullaavasti taaksepäin
Näkymässä on mahdollisuus tehdä vuosi, kuukausi ja dimensio ‐valintoja
Graafiset raportit ‐ Kulut
Graafiset raportit –Kulut

Esitettynä toteuma ja edellisen vuoden toteuma 12 kk rullaavasti taaksepäin
Näkymässä on mahdollisuus tehdä vuosi, kuukausi ja dimensio –valintoja sekä valita kululaji
Analyysiraportit
Analyysiraportit ovat controller –tyyppistä analysointia varten

Operatiiviset raportit ‐
Valmiit ja muokattavat PoverPivot ‐raportit

Talouden analyysit ‐
PowerView ‐raportit

Viralliset raportit ‐Talouden viralliset raportit

Muut dokumentit ‐
Dokumenttien liittäminen dokumenttikirjastoon
Valmiit Analyysiraportit
Operatiiviset raportit ‐
PowerPivot –raportit

Kuukauden toteuma vs. budjetti

Liiketoimintayksikkö –
vertailu

Tase

Toteuma vs. Budjetti

Tuloslaskelma asiakkaittain

Tuloslaskelma
PowerPivot ‐raportit
PowerPivot –raportit

Porautuminen tiedon lähteelle aina tapahtumalle saakka

Raporttien muokkaukset käyttäjän toimesta ja tallennus muiden käyttäjien saataville

Datakuution käyttäminen raporttien tekemisessä
Valmiit Analyysiraportit
Operatiiviset raportit ‐
Talouden analyysit ‐
PowerPivot –raportit
PowerView –raportit



Kuukauden toteuma vs. Henkilöstökulut vs. budjetti
edellinen vuosi

Liiketoimintayksikkö –
Liikevaihto vs. budjetti vertailu

liiketoiminta‐yksiköittäin
Tase

Liikevaihto vs. budjetti
Toteuma vs. Budjetti


Tuloslaskelma asiakkaittain
Liikevaihto vs. edellinen Tuloslaskelma
vuosi

Tase‐erät

Luo uusi PowerView ‐
raportti
PowerView ‐raportit
PowerView –raportit

Havainnolliset PowerPivot raportit hyödyntäen datakuution tietoja

Käyttäjä voi itse tehdä ja lisätä raportteja Metricsiin

Raporttien tallentaminen suoraan powerpoint –
esityksiin, jotka voidaan päivittää interaktivoimalla powerpoint datakuution tietohin

Tuoreella datalla päivitettävät PowerPoint –
esitykset johtoryhmän ja hallituksen kokouksiin