Indberetning af oplysninger om skolehjemsbetalinger til AUB fra EASY-A EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 1 Hvorfor? Som følge af ændring af loven om Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag indføres faciliteter i EASY-A til at overføre data om betalinger af afsluttede skolehjemsophold til AUB til brug for udbetaling af refusion til arbejdsgivere. EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 2 Nyhed på admsys i januar Arbejdsgivers refusion af udgifter til kostophold Med Lov om ændring af lov om Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag vedtaget den 18/12 2014 indføres en ny refusionsordning, hvorefter Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB) yder refusion til arbejdsgivere, der har afholdt udgifter til elevers nødvendige eller aftalte ophold på kostafdelinger under skoleophold i en erhvervsuddannelse. EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 3 Nyhed på admsys i januar Det er denne lov, som AUB henviser til på Virk.dk i Nyt for 2015. I denne nyhed skrives: AUB og Undervisningsministeriet forventer at udvikle en it-løsning, der kan udbetale refusionen automatisk til virksomhedernes NemKonto - efter samme model som ved udbetaling af befordringstilskud. Systemløsningen kan dog først være klar til udbetaling efter sommerferien 2015. Arbejdsgivere, der har penge til gode, vil automatisk få udbetalt refusionen for kostophold med tilbagevirkende kraft, når it-løsningen er i drift. EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 4 Nyhed på admsys i januar For at administrere loven korrekt ift. planlagt systemløsning, skal de skoler der har skolehjem, gøre følgende: • Opkrævninger for kostophold foretages fra EASY-A (EASY-C) • Ved opkrævningen anvende en af de centrale gebyrtyper knyttet til skolehjem • Opkræve eleverne fra skoleforløbsplaceringen. • Dette gælder for alle elever med uddannelsesaftaler, som bor på skolehjem fra 1. januar 2015. EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 5 Hvordan løser vi så det? Krav: For elever med centrale uddannelsesaftale skal der kunne overføres oplysninger om betaling for ophold på kostafdelinger (skolehjem) til AUB. Oplysninger overføres fra den skole, hvor eleven har haft kostopholdet (skolehjemsskolen) Det skal være muligt at inspicere og rette i oplysninger inden afsendelse. Det skal være muligt manuelt at oprette data til afsendelse Det skal være muligt at ændre i allerede sendt data Det skal være muligt at gensende data. Det må ikke være muligt at oprette data til AUB, hvis skolehjemopholdet ikke er afsluttet Det må ikke være muligt at oprette data til AUB, hvis ikke alle rater for et ophold er betalt. EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 6 Hvordan løser vi så det? Løsningen består af tre (+2) dele: 1. Et job der finder betalingsoplysninger om alle afsluttede skolehjemsophold (R113) 2. Et vindue til at inspicere og rette (eller oprette) oplysningerne (R112) og 3. Et job, der kan overføre data til AUB (R114) 4. ( og et revisionsvindue R115 hvor ændringer til R112 kan ses) 5. (og funktionalitet til sikre at aftalen også er kendt på skolehjemsskolen ved ekstern booking) EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 7 Krav til R113 Jobbet skal, for alle elever med uddannelsesaftaler, finde betalingsoplysninger for skolehjemsophold der er tidsmæssigt dækket af en uddannelsesaftale Der skal findes oplysninger for alle skolehjemsophold startende efter 1/1 2015 Der skal udelukkende findes data for afsluttede skolehjemsophold Ændringer til allerede afsendte data skal kunne fremsøges Hvis en elev har flere uddannelsesaftaler, der dækker samme skoleophold, skal der dannes en linje pr uddannelsesaftale. Der må kun hentes betalinger, som er opkrævet ud fra en gebyrtype knyttet til en af de centrale gebyrtyper”Skolehjemsgebyr – berettiget” eller ”Skolehjemsgebyr - ej berettiget” Jobbet må kun kunne afvikles på skolehjemsskoler EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 8 R113 EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 9 R113 1. R113 vil blive afviklet automatisk på alle skolehjemsskoler – der kigges 30 dage tilbage 2. Bør med jævne mellemrum bestilles for en ”længere” periode. EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 10 Krav til R112 Vinduet skal vise de data vedrørende betalinger for skolehjemsophold, der er fremsøgt af job beskrevet i 2.2 Det skal være muligt at overføre data til AUB (starte overførselsjob se 2.5) fra vinduet Det skal være muligt at rette i fremsøgte data Det skal være muligt at oprette data i vinduet Det skal være muligt at rette i allerede afsendte data Det skal være muligt at se, om data er afsendt Hvis der er flere rater knyttet til en indberetningslinje, skal det være muligt (Pop up) at se de tilknyttede rater. I default visning, skal der kunne vises ikke afsendte data. Det skal være muligt af fremsøge alle data i vinduet. EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 11 R112 • Afgrænsninger • Se de sendte EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 12 R112 • Er række ok? • Medtages ved næste send • Send • Send igen (kun ved fejl EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 13 Krav til R114 Det må ikke være muligt at oprette data til AUB, hvis skolehjemopholdet ikke er afsluttet . Det må ikke være muligt at oprette data til AUB, hvis ikke alle rater for et ophold er betalt. Ved ændringer til allerede indberettede oplysninger, skal det samlede betalte beløb overføres. Jobbet må kun kunne afvikles på skolehjemsskoler EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 14 R114 EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 15 Og hvordan kommer i så i gang? 1. Vi har lige nu 4 skoler i pilottest a) Testen har bevirket, at vi har opdaget et par fejl, der skal rettes før alle kommer i drift 2. Vi skriver på ADMSYS, når der åbnes for alle skoler 3. R113 skal afvikles med startdato 010115 (for at få alle afsluttede ophold med) 4. Tjek på R112 om der er indhold a) Sæt korrekte rækker til afsendelse og få dem sendt  b) Tjek, at der ikke er nogen ophold, der ikke er kommet på vinduet – sådanne skal oprettes manuelt på vinduet Held og lykke  EUD konference 28. og 29. september 2015 01-10-2015 Side 16