Minnesanteckningar från samverkan Avdelningsnivå 2015-02-23 Närvarande: Åsa Israelsson, Inger Engström, Lena Sjölin, Christina Kvarnström, Sture Veräjä, PUE, Anna Janzén, Vision, Annika Bäckström, Lärarförbundet, Vibeke Nordström, SACO, Anne Andersson, Kommunal, Lilliann Carlstén, Kommunal, Lilian Bergkvist, SACO/FSA, Eva Åkerlund, sekreterare Ärende Perspektiv Medarbetarundersökning 2014 Medarbetare Information Åsa redovisar resultatet på avdelningsnivå av 2014 års medarbetarundersökning, och Sture visar arbetsskadestatistiken för att se om det finns kopplingar mellan anmälda skador och resultat i medarbetarundersökningen. Medarbetarundersökningen finns att läsa under rubriken Aktuellt just nu på Stöd och service organisationsyta på intranätet. Åsa visar också statistik för Lex Sarah och avvikelser inom SSF för 2014, som också är en värdemätare i sammanhanget. Stöd och service får generellt sett höga omdömen i medarbetarundersökningen, men det finns också undantag. När det gäller arbetsskadestatistiken (skada och tillbud) ligger hot och våld, och fall i topp. De områden som fått lägst omdöme i medarbetarundersökningen är:      Jag är stolt över att arbeta inom Skellefteå kommun Jag rekommenderar gärna andra att söka jobb inom Skellefteå kommun Skellefteå kommun gör tillräckligt för att behålla och utveckla medarebetare På våra arbetsplatsträffar förs en dialog om vad som sker på samverkansmötena Min chef har gett en tydlig motivering till min lön. När det gäller Lex Sarah klargör Åsa att syftet inte är att hitta syndabockar utan att identifiera och undanröja systemfel. Lex Sarah får inte heller ersätta dialog mellan människor. Lex Sarah är en kvalitetsfråga för medborgaren. Det visions- och förändringsarbete vi står inför kräver också att förändringar genomförs på ett bra sätt. Åsa efterlyser reflektioner på punkterna och uppmanar alla att tänka på varför vi är på jobbet, vem vi är till för, hur vi ser på varandra – vuxenvuxen-perspektivet. Hon tycker också att vi borde ha en bild av visionen – Vinst för alla, över förhållandet chef – medarbetare. Kommunal menar att chef och medarbetare träffas för sällan i positiva sammanhang. Medarbetarna vill träffa sin chef oftare i vardagen. Vision säger att cheferna menar att förhållandet chef – medarbetare ska bygga på tillit till varandra. Sture menar att vi i rehabiliteringsärenden har en tendens att ge ett alltför omfattande stöd som passiviserar istället för aktiverar medarbetare. Här krävs en kulturförändring, medarbetarna måste också ta egna initiativ till rörlighet. Inger frågar efter goda exempel, för det finns trots allt arbetsplatser där det fungerar bra. Hur gör man där? Hon har också exempel från privata assistansbolag, där man i bemanningen ser först och främst till kunden. Till exempel vid dubbelbemanning har man aldrig skiftbyte samtidigt utan går omlott. SACO menar att sammansättningen av brukare i en gruppbostad spelar roll för kontinuiteten i personalgruppen. Utifrån ovanstående fakta får samverkansgruppen i uppdrag av Åsa att välja ut 3 - 4 förbättringsområden. Dessa blir de åtgärder Stöd och service ska arbeta med i arbetsmiljöplanen kommande år. Efter diskussion har samverkansgruppen enats om att de åtgärder Stöd och service ska arbeta vidare med är (underpunkterna är förslag på aktiviteter som kommer fram under diskussionen). Förändringar genomförs på ett bra sätt  Information  Börja i tid – tidplan  Bemötande  KASAM även för personalen, begripligt för alla oavsett vem och nivå  Aktivare medarbetare  Flexibilitet i var man arbetar, t.ex. boende och daglig verksamhet  (Ledningsgruppen har gett utvecklingsenheten i uppdrag att ta fram process för förändringsarbete) Tydligt ledarskap  Chefer som är både ledare och chefer  Mod Aktivt medarbetarskap  Mod  Delaktighet betyder inte detsamma som att man får sin vilja igenom  Våga vara rörlig – utbildning i att skriva CV – arbetsgivaren annonserar ut vikariat  Arbetsrotation – nytt försök? Behålla och utveckla medarbetare  Se över/förändra titulaturer Samverkansgruppen beslutar att Stöd och service ska arbeta med följande punkter i arbetsmiljöplanen: Tydligt ledarskap Aktivt medarbetarskap Behålla och utveckla medarbetare, samt överlämnar till Åsa att avgöra hur Stöd och service ska arbeta vidare med punkterna. Ärende Perspektiv Arbetsskadestatistik 2014 Medarbetare Information Arbetsskadestatistik 2014 fördelat på nollskador (d.v.s. skada som inte föranlett frånvaro), tillbud och skada med frånvaro redovisas. Även vad som föranlett skadan eller tillbudet syns i statistiken. Som jämförelsematerial visas också kommunen som helhet och socialkontoret som helhet. Högsta antalet anmälningar för Stöd och service del är i kategorierna hot och våld, och därefter i statistiken kommer att medarbetaren fallit och skadat sig. Statistiken finns tillgänglig under rubriken Aktuellt just nu på Stöd och service organisationsyta. Samverkansgruppen noterar informationen. Sam Ärende Perspektiv Återkoppling – kontinuerlig information Medarbetare Information Samverkansgruppen behandlade den 26 januari ett ärende från Vision som önskar kontinuerlig information när det gäller omorganisationer. Åsa meddelade att hon, under våren kommer att börja skriva någon form av månadsbrev till avdelningen. Samverkansgruppen beslutade att var och en, till dagens möte, skulle fundera över vilken typ av information som är viktig att få ta del av. --Vid dagens möte informerar arbetsgivaren om att en stående punkt "Information från verksamheterna" från och med nu finns på varje samverkansmöte. Kommunal vill ha tidig information om allt generellt och övergripande som berör medlemmarna. Idag kan samma information se olika ut på olika områden, varför Kommunal tycker det är viktigt att ha fakta när medlemmar hör av sig. Kommunal vill också ha informationsträffar med Lena Sjölin eftersom samverkan på enhetsnivå inte längre förekommer. Kommunal har redan idag informationsträffar med Peder Hansson och Inger Engström. Vision vill vara med tidigt i organisationsförändringar, som t.ex. resursavdelningens eventuella sammanslagning med beslutsenheten. Arbetsgivaren önskar att också de fackliga organisationerna informerar om generella frågor som de arbetar med. Samverkansgruppen noterar informationen och beslutar att den stående mötespunkten information från verksamheterna kommer att kompletteras med information från facken Ärende Perspektiv Återkoppling – utökad representation vid samverkan Medarbetare Information De fackliga organisationerna har vid några tillfällen begärt utökad representation vid samverkansmöten. Det har varit i frågor där den fackliga företrädaren önskat ta med en sakkunnig i frågan, men det har rått viss oklarhet kring vad som gäller i de fallen. Samverkansgruppen beslutade vid sitt februarimöte att arbetsgivaren ska ta fram fakta i frågan. Vid dagens sammanträde redovisar arbetsgivaren vad Skellefteå kommuns samverkansavtal säger om utökad representation vid samverkan: …”De fackliga organisationerna utser arbetsplatsombud bland de anställda utifrån de verksamheter som ingår i samverkansgruppens verksamhetsområde. Vid behandling av verksamhetsfrågor kan arbetsplatsombudet begära medverkan av sakkunnig företrädare”... Samverkansgruppen beslutar att när en facklig organisation önskar medverkan av sakkunnig företrädare är det fackets ansvar att kalla in företrädaren. Detta ska meddelas till ledningssekreteraren i god tid före mötet. Sakkunnig företrädar deltar endast i det aktuella ärendets behandling. Medverkan av sakkunnig företrädare innebär inte utökat antal röster för den fackliga organisationen. Ärende Perspektiv Information från verksamheterna Medarbetare Utveckling Ekonomi Information Åsa Israelsson informerar om följande som rör utvecklingsenheten Metodutvecklaren tjänstledig Metodutvecklare Maria Wikström är tjänstledig 50 % sex månader för att arbeta i ett projekt som leds av Familjegården/IFO. Projektets syfte är att stärka barns rätt till sina föräldrar. Maria är sedan tidigare tjänstledig 50 % för studier. Ingen vikarie kommer att tillsättas, men allt inplanerat arbete kommer att genomföras av andra befintliga personalresurser. CDF/Utvecklingsenheten Inför bildandet av CDF görs nu en inbromsning och processgenomgång för att tydliggöra uppdrag och framtida organisation. Namnet utvecklingsenheten används och Åsa är fortfarande chef för grupperingen. Styrgruppen kommer att få ett resultat av processgenomgången v.10. Därefter tar Åsa beslut om hur vi går vidare. Lena Sjölin informerar om följande som rör boende och daglig verksamhet Resursfördelningssystemet PWC har genomfört behovsbedömning i alla gruppbostäder. Bedömningen görs på kriterierna Individnivå omvårdnadsbehov, annat stöd samt behov av fritid och kulturella aktiviteter Gruppnivå tillsynsbehov Lokal anpassning Gruppens sammanvägda behov av tillsyn Utgångspunkt från den person som har de största behoven Systemet har också fasta schabloner för vissa arbetsuppgifter för personalen, t.ex. planering och dokumentation. Johan Magnusson, Nina Olausson, Cecilia Andersson och Ann Eklund har följt med PWC till gruppbostäderna för att utbilda sig till behovsbedömare. PWC återkommer med resultatet i början av mars. Då tar vi ställning till hur vi använder resultatet. Det kommer att få de konsekvenserna att några gruppbostäder får mindre resurser medan några får mer. Arbetsgivaren kommer att informera facken om vilken förändringen blir, och förhandla om det finns anledning till det. Fyrfältaren - månadsvis uppföljning Alla områden arbetar nu med uppföljning enligt fyrfältaren, en modell som innehåller områdena Produktion/(process), Kvalitet, Ekonomi och Personal. I januari har ekonomiuppföljningen tagit tid eftersom budgetsiffrorna inte funnits tillgängliga i ekonomisystemet. Semestervikarier Det är bekymmersamt att så få söker sommarjobb inom SSF och ÄO. Förhoppningsvis finns stående vikarier som inte söker via vikarieingången utan knyts upp direkt av chef. Daglig verksamhet Från och med 1 mars försvinner bad, sjukgymnastik och ridning som aktiviteter inom daglig verksamhet, och överförs till boendesidan att ansvara för. Projektarbete Det finns en otydlighet i vår process i övergången från beslut till verkställighet. Denna otydlighet får till följd att vi har en kö men samtidigt tomma platser. Christina Kvarnström ansvarar för att med hjälp av Anna Janzen se över processen som projektarbete i en utbildning Anna genomgår. Inger Engström informerar om följande som rör personlig assistans Kontinuitet är ordet för 2015 - omsättningen av assistenter ska hållas på en rimlig nivå.  Under 2015 kommer vi att lägga mer tid på insatsen KP 9§4, det går hand i hand med visionen för SSF. Skellefteå har låg andel av insatserna kontaktperson och ledsagning jämfört med riket i stort. Vi vill öka kvalitén på verkställigheten genom Gp planer och uppföljningar. Idag har vi 96 pågående verkställigheter 16 av dessa har GP planer.  Anställning av två schemaadministratörer är klar.  Ellinor Forsell Lindberg har gått ner i arbetstid och nytt HR stöd är Sture Värejä och Nina Mikaelsson.  Alla chefer gick bemanningsakademin i december.  Första steget i bemanningsakademin är att ”djupdyka” och analysera  två chefsområden dvs. vi gör en nuläges analys hur schema och bemanning ser ut på dessa områden. Utifrån nulägesanalysen tar vi ut riktningen för det fortsatta arbetet. Under januari har vi jobbat med fyrfältaren, varje månad kommer vi att följa varje chefsområde enhetschef, verksamhetschef och ekonom. Prioriteringsordning som stöd för att nå styrkortsmålen, kontinuitet är den ”röda tråden”. 1. Alla turer ska eftersträvas att vara lösta i schemat. 2. Önskad sysselsättningsgrad. 3. Minska andel arbetstid av timtidtids anställda (i timmar). 4. Minimera andelen delade turer.        Alla nya grupper som går in i periodplanering ska ha central schemaläggare, vi utbildar inga nya schemaläggare. Schemaadministratörerna tar inte emot beställningar på personliga scheman exempelvis utifrån studier, barnen varannan vecka, problem med barnomsorg etc. Allt som kan planeras i förväg ska ingå i schemat. Ambitionen är att vi ska ha så många schemarader med 100 % sysselsättningsgrad som möjligt i varje enskilt ärende. Deltid ska sedan vara en möjlighet för den enskilda medarbetaren om det finns förutsättningar, och då inte nödvändigtvis i samma ärende eller verksamhet. Helgtjänstgöringen ska alltid vara så tät som det enskilda ärendet kräver för att minimera andelen arbetad tid av timvikarier, dock max varannan helg. Timvikarier ska i första hand användas att täcka upp luckor vid oförutsedda händelser. Bemanningsbehov vid exempelvis arbetsplatsträffar och utbildningar ska i första hand lösas inom ordinarie arbetslag, och i andra hand i kombination med andra ärenden. Samverkansgruppen noterar informationen och beslutar att från och med mars månad ska även facken lämna information om övergripande frågor i sitt pågående arbete som kan beröra Stöd och service. Ärende Perspektiv Återkoppling - utlåning Medarbetare Information Samverkansgruppen behandlade den 26 januari en fråga från Kommunal om utlåning. Frågan gällde bland annat hur och var man lånas ut och vad som gäller kring delegeringar vid utlåning. Lena Sjölin hade lämnat svar på kommunals fråga kring arbetsskyldighet och delegationer. I diskusssionen som följde kom det också fram bland annat att den som lånas ut inte alltid känner sig välkommen, och att det därför kan finnas ett motstånd mot att lånas ut. Samverkansgruppens beslut blev att arbetsgivaren skulle ta tillbaka frågan för ytterligare beredning. Vid dagen sammanträde lämnar arbetsgivaren ett tillägg: I de fall då medarbetare inte får ett mottagande som anses professionellt och välkomnande tar medarbetaren kontakt med närmsta chef och påtalar bristerna så att de kan åtgärdas. Inger meddelar att personlig assistans snart har en riktlinje för hur utlåning ska ske, men poängterar att man aldrig kan vara hundraprocentigt säker på att det ändå inte kan inträffa mindre lyckade bokningar. Kommunal önskar att det fanns en arbetsbeskrivning klar för vilket stöd personerna i det boende man utlånas till behöver. Det skulle göra att man känner sig mer professionell än när man behöver fråga om allt. Sammantaget menar arbetsgivaren att all information om personen ska finnas dokumenterad och tillgänglig i Procapita och att i det fall man inte blir väl mottagen ska närmsta chef meddelas. Samverkansgruppen noterar informationen. Ärende Perspektiv Riktlinjer stöd i ordinärt boende och bostad med särskild service enl SoL Medborgare Information Förslag till riktlinjer har tagits fram för insatserna stöd i ordinärt boende och bostad med särskild service enligt Socialtjänstlagen. Riktlinjerna har sitt ursprung i uppdrag från socialnämnden, 2010-02-25. Syftet är bland annat att rätt person ska få rätt stöd. Riktlinjerna beskriver bland annat vad skälig levnadsnivå är för de två insatserna. Medborgare För kvinnor och män i kommunen innebär riktlinjerna ett förtydligande av vad de kan förvänta sig av de två insatserna. Verksamhet Tydliggör för verksamheten vad skälig levnadsnivå är. Ger handläggaren ett stöd vid bedömning av ansökan. Riktlinjerna ger också ett förtydligande för personal i verksamheten om vad som anses vara skälig levnadsnivå. Budget Riktlinjerna ska säkerställa att den enskilde erhåller en skälig levnadsnivå samtidigt som tillgängliga resurser används på ett så effektivt sätt som möjligt. En förväntan är att rätt person får rätt stöd och att det ger en effekt på budgeten i form av minskade kostnader. Arbetsmaterialet presenterades i AU 2015-02-16. Vissa justeringar gjordes. Materialet ska vidare upp till SN för beslut. Kommunal anför att det är önskvärt att man till en början beslutar om lägre omfattning av SoL-insats och ökar om behovet finns, eftersom det är svårare att minska omfattningen av en redan beviljad insats om behovet minskar. Samverkansgruppen noterar informationen Ärende Perspektiv Arbetsplatsombudens situation Medarbetare Information Kommunal anför att ett flertal arbetsplatsombud avsagt sig sina uppdrag med motiveringen att arbetsgivaren inte ser med vänliga ögon på den fackliga rollen, och att man i vissa fall fått ett lägre lönepåslag då man "varit obekväm" men i själva verket utfört sitt uppdrag med mera. Arbetsplatsombudet är en viktig samarbetspartner för cheferna och därför vill kommunal diskutera hur relationerna ska utvecklas i framtiden. En snabb uppskattning just nu är att det är ca 10 ombud som klivit av eftersom man känner att det påverkar lönesättningen att vara facklig. Vid dagens sammanträde bemöter arbetsgivaren anförandet med att det absolut inte är acceptabelt att fackliga företrädare har sämre löneutveckling för att man i sitt uppdrag gör sig till talesperson för arbetsgruppen. Både chef och arbetsplatsombud måste skilja på roll och person. När man har respekt för varandras roller bemöter man varandra på ett korrekt sätt och ser varandra som resurser. Hur man bemöter varandra, om det är i god ton eller med strid, spelar avgörande roll. Det som beskrivs av kommunal får inte förekomma. Samverkansgruppen beslutar att Kommunal och arbetsgivaren tillsammas följer upp de fall där arbetsplatsombud upplevt sig bli "straffad" lönemässigt, och sedan samverkansgruppen på avdelningsnivå genomgått samverkansutbildning, överväga om en liknande utbildning ska ges till enhetschefer. Vid protokollet Eva Åkerlund