STYRELSEMÖTE 2 MARS 2015
Närvarande:
Anders Bjurner, styrelseordförande
Janne Giese
Ingeborg Stana
Per Gedin
Peter Mickwitz
Mathias Rognved, representant för de nordiska ambassaderna i Rom
Kolbrún Haldórsdottir, representant för Nordiska Konstnärsrådet
Marianne Pade, representant för de nordiska instituten i Rom
Ingo Arnason, direktör för Circolo Scandinavo
Martina Dahm, praktikant på Circolo Scandinavo
Maya Acharya, praktikant på Circolo Scandinavo
1. Mötets öppnande
Styrelseordförande Anders Bjurner (AB) öppnade mötet.
2. Godkännande av dagordningen
Styrelsen godkände dagordningen för mötet.
3. Tidigare styrelsemötes protokoll
Protokollet godkändes och lades i arkiven.
4. Aktiviteter på Circolo Scandinavo från juni till december 2014
Årsrapporten för Generalförsamlingen
Ingo Arnason (IA) beskrev kort de viktigaste evenemangen på Circolo Scandinavo (CS) från juni till december.
Dessa följer:
Nordic Film Fest: CS var med och organiserade evenemanget som fullvärdig samarbetspartner med ambassaderna, och erbjöd web design istället för ekonomiskt stöd. IA ser samarbetet som positivt tack vare fler kontakter
med personalen på kultursidan på ambassaderna och mer synlighet och kontakt till lokala konst organisationer
för CS. För år 2015, kommer IA att fortsätta samarbetet och har som mål att erbjuda ett mångsidigare program
under festivalen för att visa ett bredare utbud av konstformer.
Isola del Cinema: CS har också lyckats få igång ett samarbete med film festivalen Isola del Cinema, som hålls i
juli 2015. CS kommer att få möjlighet att presentera nordiska konstnärer under festivalen.
Rabatter och medlemskap: Ett nytt projekt har påbörjats för att få rabatter och erbjudanden för CS medlemmar. Maya Acharya (MA), CS nya praktikant, har kontaktat kulturella organisationer med stor succé. Flera
rabatter har redan blivit bekräftade på museer, gallerier, teatrar och lokala matställen och dessa kommer att
publiceras på CS hemsida. Som tillägg, har kulturella platser så som Galleria Giacomo Giudy och The Leonardo
Da Vinci Language School erbjudit sina utrymmen för CS. IA markerade vikten av partnerskap med dessa för en
positiv kontakt med Roms kulturella organisatörer.
Styrelsen uttryckte ett starkt gillande för aktiviteterna på CS under det senaste året och kommenterade särskilt
IAs arbete i utvidgande av medlemskapet och den ökade synligheten. Det uttrycktes också uppskattning för rapporten som uttryckte en engagerande, utåtriktade ton i enlighet med den riktning som CS strävar efter.
5. Den ekonomiska situationen, redogörelser och budget för 2015
Styrelseordförande AB angav att det har skett ett överskott i årets budget, vilket är goda nyheter för Circolo. IA
var också nöjd med årets överskott, hänvisande detta till en tydlig ökning i medlemskaps avgifterna betalda till
CS, vilket har fördubblats sedan förra året. Detta är en orsak av en tydlig ökning av föreningsavgifter, som har
nästan tredubblats. IA ville också poängtera vikten av individuella medlemmar för CS intäkter. Andra orsaker
som har minskat utgifterna är ett nytt elkontrakt, telefon och Internet kontrakt samt IAs aktiva brukande av
Kristianiacykeln.
Fortsatt, har medlen från de norska och svenska ambassaderna varit en viktig källa av ekonomiskt stöd, särskilt
den norska ambassaden, som har försett CS med en årlig summa på 2000€. Andra viktiga bidragsgivare har varit
de nordiska föreningarna från Sverige (Svenska författarförbundet), Danmark (Danska Dramatikeres Förbund)
och Finland (Svenska Kulturfonden) tillsammans med Kulturkontakt Nord. Peter Mickwitz (PM) noterade att
Svenska Kulturfonden borde skrivas in under Finland i varje kontext av budgeten. PM frågade även om det årliga
bidraget från Finlandssvenska författarförbund och IA bekräftade att bidraget inte kommit kanske på grund av
att CS inte hade påmint föreningen om detta. IA betonade vikten av bibehållandet av en dialog med de nordiska
kulturföreningarna och fortsatt kontaktande av potentiella nordiska partners.
IA hade hoppats kunna hyra ut fler rum under året eftersom det kunde vara ett genomförbart alternativ för att
få ihop fler bidrag, men upplevde det svårt att skaffa hyresgäster. Det diskuterades och lades fram att lediga
rum på CS kunde kanske annonseras mer synligt.
Den automatiska indexeringen av CS hyra togs upp och styrelsen diskuterade om det vore lönsamt att se omkring för andra möjligheter nu när inflationen är nere. Styrelsen enades om att marknaden borde ses igenom
före den nya styrelsen diskuterar ett nytt hyreskontrakt för de följande åren.
Nordiska Ministerrådet (NMR) har bekräftat deras ekonomiska stöd för ett renoveringsprojekt. Den enade summan är cirka 205 000 DK, baserad på ett anbud från Ikea och denna summa kommer att användas till att upgradera husets faciliteter och möblering. IA nämnde även att CS har börjat diskutera sponsorering med noridska
design företag som kunde erbjuda bättre kvalitets husgeråd inom den samma budgeten. PM poängterade att
detta kunde vara en bra möjlighet till att visa upp nordisk design.
IA angav att redogörelsen och budgeteringen har varit den svåraste uppgiften för honom som direktör. Arbetsproceduren i kontoret har förändrats mycket mer till att befrämja och kontrollera budgeten, men IA upplever
att det skulle behövas mer professionell hjälp. IA föreslog samarbete med Sveriges, Norges och Danmarks ambassaders revisor, eller en motsvarande person som kunde ge finansiell rådgivning. Även om CS har en revisor,
är dennes roll väldigt oklar. Styrelsen bestämde att det vore bra om den nya styrelsen skulle skaffa en revisor,
möjligen med stöd från ambassaderna, som kunde se över budgeten och redogörelserna och se om det är realistiskt.
5b. Årsrapporten
Det ifrågasattes varför så få danska konstnärer sökt residens på CS det senaste året. IA bekräftade att många
avbokningar gjorts och danska och svenska konstnärer finner det svårare att skaffa finansiellt stöd för residens
på CS. Det diskuterades möjligheten till att erbjuda en avbokad plats till en konstnär från samma land eller
om kvaliteten av konstnären går före. Statistik av Artist-in-residence från de senaste åren jämfördes och man
enades om att statistiken borde finnas tillgänglig för styrelsen för att kunna se fördelningen mellan länder för en
längre tidsperiod.
Det markerades att en jämställd representation av nationaliteter är viktigt för att undvika att vissa länder tappar
intresse för att stöda CS. Styrelsen kunde inte förenas om ifall valet av konstnär skall vara enligt professionella
kriterier eller om det är viktigare att ha en rättvis nationell fördelning, men styrelsen bestämde att detta bör tas
upp och bestämmas av den nya styrelsen.
6. Val av ny styrelse och val proceduren under Generalförsamlingen
Frågan om icke-medlemmar skulle få delta i Generalförsamlingen diskuterades av styrelsen. Styrelsen beslöt
att det inte skulle finnas någon direkt uteslutning av icke-medlemmar. Däremot skulle AB vänligen påminna
församlingen om att enbart CS medlemmar får rösta och har rätt till ord under mötet. Det beslöts även att
medlemskapen skulle bekräftas och kontrolleras när rösterna samlades in.
För att försäkra att de som redan röstat före Generalförsamlingen inte röstar en gång till, beslöt och enades
styrelsen om att IA skall få hjälp av två övervakare utvalda av församlingen som skall hjälpa till med uppgiften
att kontrollera medlemskap och räkna röster. AB specificerade att dessa övervakare borde vara externa, icke
styrelsemedlemmar och valda av församlingen. Det fastställdes också att alla kandidater skall få möjlighet att
presentera sig själva, medan de som inte är på plats kan antingen presenteras av dem som nominerat dem
eller presentera sig online. Styrelsen valde att inte införa en tidsgräns för presentationerna, även om styrelsen
enades om att påminna kandidaterna att hålla korta tal.
JG nämnde att tillåta öppen diskussion om sponsorskap och reglerna kring det. På grund av risk för långa diskussioner, enades styrelsen om att IA skall inkludera aktiviteter och sponsorskap i hans presentation av årsrapporten.
7. Andra förslag eller noteringar
Frågan om hedersmedlemmar togs fram och styrelsen enades om att det skulle vara en fråga som den nästa
styrelsen skulle få ta i tu med.
Flera projekt som kunde vara lönsamma för CS togs fram, bland annat ett potentiellt partnerskap med Universitetet i Oslo och MACRO, 2 större utställningar av modern dansk konst producerade i Rom och organiserade av
den Danska Akademien och arbete för att värva fler konst föreningar till medlemmar.
IA nämnde även det fakto att ”Till Rom” evenemanget som hålls varje månad har flyttats till lördag eftermiddagar, vilket har visat sig vara en succé.
8. Revidering av stadgarna
Revidering av stadgarna kommer under artikel 11 på Generalförsamlingen. Styrelsen enades om att den nya
styrelsen skall få sitt godkännande av generalförsamlingen att utse en grupp av experter som kan lägga fram
förslag för revidering av stadgarna och att fastställa förfaranden för att få idéer från medlemmarna.
MR konstaterade att han skulle gärna inkludera frågan om representation från ambassaderna när stadgarna
revideras, särskilt med tanke på den aktuella rollen där ambassad representanten fungerar både som styrelsemedlem och välgörare. Ambassaderna kommer däremot inte att komma med något formellt förslag utan MR
föreslog att ge ambassad representanten en mer informell roll, kanske mer som en observatör än en person
som är involverad i beslutsfattandet. Styrelsen enades om att denna fråga borde poängteras i revideringen av
stadgarna, som den nya styrelsen kommer att besluta om.
Styrelsen diskuterade också om det vore nödvändigt att inkludera riktlinjer för val av styrelse i stadgarna, istället
för att planera proceduren från början varje gång. Det enades om att även detta skulle bli en fråga som den nya
styrelsen får ta itu med.
MR föreslog att även rättigheter och skyldigheter av hedersmedlemmar kunde beskrivas i stadgarna.
9. Konstprojekt
AB noterade att CS konstprojekt borde prioriteras om CS for mera ekonomiskt stöd. Konstprojektet finns
beskriven i detalj i årsrapporten och kommer att diskuteras under Generalförsamlingen.
10. NMR representation i styrelsen
Styrelsen diskuterade ifall NMR borde fungera som en observatör i styrelsen eftersom NMR önskar en närmare
kontakt och engagemang i CS arbete. Även om en del ansåg att CS borde vara försiktig med att släppa in sponsorer i styrelsen, fanns det även många orsaker som stödde denna idé. Det kunde betyda att NMR kunde dela
deras kunskap med styrelsen utan att ha rättigheten till att rösta eller föra fram/rösta emot föreslag. Därtill är
inte NMRs bidrag längre under budgeten för ”Kulturkontakt”, utan nu mera synlig som en enskild kostnad, vilket
betyder mera insyn och stolthet gentemot stödandet av CS. Styrelsen beslöt att de skall vänta tills NMR engagerar sig i frågan, hellre än att CS kontaktar dem med sitt positiva intresse.
AB poängterade också den finansiella vikten av att styrelsemedlemmarna behåller en kontinuerlig kontakt till
respektive länders ministrar som representerar NMR. Ansökan borde skickas i oktober.
11. Creative Europe (EU sponsorskap)
Styrelsen konstaterade att sponsorskap från EU skulle stöda CS för en längre tidsperiod och vore därmed väldigt
lönsamt. Emellertid konstaterade styrelsen också att de komplicerade ansökningsprocessen för bidrag är en
utmaning och ett stort ansvar för IA ensam. AB föreslog att ansökan borde slutföras av en volontär expert som
har erfarenhet av kommunikation med den slags byråkrati som ansökan kräver.
12. Mötes ajournering
AB gjorde ett sista uttalande, tackande styrelsen för dess aktivitet och samarbete. AB ville också föra fram några
prioriteringar för framtiden om den finansiella situationen förbättras:
- Assistans med bokföring
- Högre lön för IA
- Styrelsemöte fler än en gång om året
- Ta tag i frågan om försäkring samt upprätthållande av en tydlig budget
Styrelsen i sin tur tackade styrelseordförande och i största allmänhet enades om att CS ”seglar år rätt håll”.