Godkjenning av protokoll fra styremøte 23.05.15
Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/04/15 SAK NR 22-2015 Godkjenning av protokoll fra styremøtene 25.03.15 og 15.04.15 Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 25.03.15 og styremøte avviklet via e-post 15.04.15. Skien, 16. april 2015 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 8 Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Møtedato 25.03.15 Møtested Tid: Thon Hotell Opera, Oslo Kl 09.30-12.40 Møteleder Steinar Marthinsen Referent Eirik Andersen Referatdato 25.03.15 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Marit Brokke, (vara for Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS ) Forfall: Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Tove Skjelvik , Helse Nord RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS ) Fra regionale brukerutvalg deltok: Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord Fra kl 10.00 Fra revisjonen deltok: Revisor Terje Kjær Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Øystein Næss, ass. direktør, Pasientreiser ANS Elisabeth G. Vingereid, leder virksomhetsstyring, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent Ingen saker ble innmeldt til eventuelt Side 2 av 8 Saker som ble behandlet: Sak 12-2015: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 22.01.15 og styremøte via e-post 04.02.15 Protokoll fra styremøtene 22.01.15 og 04.02.15 fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 22.01.15 og styremøte avviklet via e-post 04.02.15. Sak 13-2015: Årsberetning og regnskap 2015 Årsberetning og regnskap 2014 fremlegges. Styrets enstemmige vedtak: Styret godkjenner årsberetning og årsregnskap for 2014. Sak 14-2015: Virksomhetsrapportering pr 28. februar 2015 Rapporteringen for januar og februar viser gode resultater på selskapets leveranser samtidig som det har vært en høy aktivitet i prosjektporteføljen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 28.februar 2015 til etterretning. Styrets enstemmige vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 28. februar 2015 til etterretning. Sak 15-2015: Oppfølging av oppdragsdokument 2015 Pasientreiser ANS I tillegg til lover, forskrifter, selskapsavtale mv. styres Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS gjennom virkemidler forvaltet av de fire regionale helseforetakene som selskapets eiere. I oppdragsdokumentet for 2015 stiller eierne bl.a. krav til ivaretakelse av ”sørge for”-ansvaret innenfor pasientreiseområdet og klargjør tildelingen av midler og ressursgrunnlag. Saken legges frem for styret for å gjøre styret kjent med oppdraget fra eierne, hvordan administrerende direktør vil følge dette opp og hvordan rapportering vil skje. Oppdragsdokumentet overlevert fra eier i selskapsmøte 23.02.15 følger som vedlegg til denne saken. Det legges til grunn at oppfølging av oppdragsdokumentet vis a vis styret vil skje som tidligere, dvs med en midtveisrapportering til styret i septembermøtet før endelig tilbakemelding skjer gjennom Årlig melding for 2015. De samlede tiltak som gjennomføres i forhold til oppfølging av styrende dokumenter er en del av internkontrollsystemet som selskapet har etablert for å ivareta god virksomhetsstyring. Med henvisning til ovenstående anbefaler administrerende direktør at styret tar oppdragsdokumentet for 2015 for Pasientreiser ANS til etterretning. Side 3 av 8 Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret tar oppdragsdokument 2015 for Pasientreiser ANS til etterretning. 2. Styret ber om å bli orientert om gjennomføringen av oppdraget i den ordinære rapporteringen som beskrevet i saken samt gjennom årlig melding. Sak 16-2015: Handlingsplan, revisjon av tilgangsstyring og relaserutiner, NISSY I styremøtet 22. januar 2015 sak 03-2015 - Rapport fra internrevisjonen om oppfølgingsrevisjon vedr tilgangsstyring NISSY og test- og releaserutiner NISSY ble det redegjort for internrevisjonens konklusjoner og anbefalinger. Av vedtaket fremgikk bl.a. at styret ba om at det ble utarbeidet en handlingsplan for funnene/områdene som skulle lukkes. Administrerende direktør legger til grunn at vedlagte handlingsplan skal følges opp i henhold til det ansvar som er tillagt selskapet. Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret tar fremlagt handlingsplan til etterretning. 2. Styret forutsetter oppfølging av tiltakene i henhold til handlingsplanen og ber om tilbakerapportering på utførte tiltak innen juni 2015. Sak 17-2015: Budsjett for gjennomføringsfase prosjekt Mine pasientreiser og status pr 28.02.15 I påvente av AD-møtets behandling av direktiv for gjennomføringsfasen i AD-møte samt usikkerhet knyttet til fremdrift av lovbehandling, har styret iht. fullmakt fra AD-møtet frem til nå bevilget økonomiske rammer for en begrenset periode av prosjektgjennomføringen. Etter godkjenning av direktiv for gjennomføringsfasen med budsjett i AD-møtet 23.2.2015, anbefales det å godkjenne nye økonomiske rammer som dekker hele prosjektperioden iht. direktivet. Leveransene i delprosjekt teknologi og utvikling vurderes å være i henhold til plan og kostnader. Hovedmilepælen 15.9.2015, hvor utvikling skal være ferdig, vurderes å være i rute, til tross for et stramt tidsskjema og behov for mange avklaringer knyttet til prosess og regelverk. Det er imidlertid identifisert økt usikkerhet knyttet til registerutvikling. Nødvendig fremdrift på forbedringer av eksterne registre vurderes som den viktigste risikoen på nåværende tidspunkt og er nærmere beskrevet under punkt 7D og 8. Tidsplan for design av løsningen på helsenorge.no er noe endret, men dette vurderes foreløpig ikke å ha innvirkning på teknisk utvikling som planlegges startet etter påske. Prosjektet har i perioden fokusert på planlegging og detaljplanlegging av gjennomføringsfasen. Ansvarlige for delprosjekter og leveranser er definert, og det utarbeides milepælsplaner og aktivitetsplaner, samt at interne og eksterne avhengigheter dokumenteres. Styrets enstemmige vedtak: 1. Med bakgrunn i godkjenning fra AD-møtet og styringsgruppens anbefaling godkjenner styret et budsjett for gjennomføringsfasen på totalt 56,950 millioner kroner knyttet til utvikling av teknologisk løsning og drift av prosjektet. 2. Styret ber om at evt behov for å benytte avsatt reserve forelegges for styret. 3. Styret tar statusrapporten til etterretning. Side 4 av 8 Sak 18-2015: Status for gjennomføring av tidligere behandlede styresaker Administrerende direktør inviterer styret til å ta den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m. januar 2015 til orientering. Styrets enstemmige vedtak: Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m. 22.01.2015 til orientering med innspill gitt i møtet. Sak 19-2015: Nasjonal brukerundersøkelse 2014-reiser med rekvisisjon Foreliggende sak presenterer resultatene fra den nasjonale brukerundersøkelsen for 2014 på området reiser med rekvisisjon. Resultatene fra undersøkelsen viser overordnet at brukerne er godt fornøyd med dagens pasientreisetilbud, og opplever transporten som forsvarlig. Den viser også at det er liten variasjon mellom regionene. Styrets enstemmige vedtak: Styret tar gjennomgangen om nasjonal brukerundersøkelse til orientering Sak 20-2015: Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering. Styrets enstemmige vedtak: Styret tar årsplan for styresaker til orientering. Temasak Styret fikk en orientering om den årlige egenevaluering av styret og evaluering av administrerende direktør. Denne vil bli nærmere gjennomgått i neste styremøte. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om følgende saker: - Prosess for oppnevning av styremedlemmer og observatører 2015-2017 Styrets studietur til København 22.-23. april 2015 Beslutning i AD-møtet om refusjon av reiseutgifter for deltakere i kliniske studier Henvendelse fra eierstyringsgruppen vedr årlig melding 2014 for Pasientreiser ANS Styrets enstemmige vedtak: Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Side 5 av 8 ________________ Per Karlsen Nestleder ________________ Kristoffer Plocinski Styremedlem ________________ Reidun Rømo Styremedlem ________________ Marit Brokke Styremedlem ________________ Tove Skjelvik Styremedlem ________________ Berit Grønning Nielsen Styremedlem ______________ Steinar Marthinsen Styreleder ________________ Eirik Andersen Styresekretær Side 6 av 8 Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Møtedato 15.04.15 Møtested Tid: Behandling via e-post Styreleder Steinar Marthinsen Referent Eirik Andersen Referatdato 15.04.15 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Tove Skjelvik, styremedlem, Helse Nord RHF Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS Marit Brokke (vara for Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS) Fra brukerutvalg deltok: Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Werner Johansen, observatør fra brukerutvalg, Helse Nord Forfall: Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Side 7 av 8 Saker som ble behandlet: Sak 021-2015: Godkjenning av innkalling til selskapsmøte 27.04.15. Styret inviteres til å godkjenne innkalling til selskapsmøte i Helseforetakene senter for pasientreise ANS. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner fremlagt innkalling til selskapsmøte 27.04.2015. ______________ Per Karlsen Nestleder ________________ Berit Grønning Nielsen Styremedlem ________________ Reidun Rømo Styremedlem _______________ Kristoffer Plocinski Styremedlem _______________ Marit Brokke Styremedlem _______________ Tove Skjelvik Styremedlem ______________ Steinar Marthinsen Styreleder ________________ Eirik Andersen Styresekretær Side 8 av 8
© Copyright 2024