Strategi for Oslo kommunes anskaffelser for perioden 2013 til 2016

Oslo kommune
Byrådsavdeling for finans
Bydelene. etatene og kommunale foretak
Dato:
Deres ref:
05.04. 2013
Vår ref (saksnr):
Saksbeh:
Arkivkode:
201200990-37
Mari Jerman, 23461722
100
STRATEGI FOR OSLO KOMMUNES ANSKAFFELSER
FOR PERIODEN 2013-2016
Formalet med revidert strategi
Strategi for Oslo kommunes anskaffelser for perioden 2013 tiI 2016 ble vedtatt av byrådet
04.04. 2013, sak 1036/13. Strategien skal legge grunnlaget for en felles overordnet tenkning og
atferd, slik at kommunens anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg effektivt bidrar til at
kommunen når sine mål. Strategien gjelder for alle virksomheter som er en del av rettssubjektet
Oslo kommune.
Revidert anskaffelsesstrategi gir foringer som skal være styrende for kommunens arbeid med
anskaffelser og sier hvilke tiltak som skal gjennomføres der det ikke allerede foreligger
instrukser i kommunens økonomireglement.
Spesielle utfordringer i kommende strategtperiode
Kontraktsoppfølging, videre arbeid med samfunnsansvar og innovasjon løftes frem som
særskilte utfordringer i kommende strategiperiode.
Kontraktso føl in
Oversikt over løpende kontrakter og kontroll av at mottatte vare- og tjenesteleveranser er i tråd
med inngåtte avtaler, er en forutsetning for at kommunen kan sikre seg leveransene det er
behov for til avtalt tid, og med riktig kvantum, kvalitet og pris. God og effektiv
kontraktsoppfølging er et vesentlig tiltak for å sikre optimal utnyttelse av kontrakten og
leverandorens ivaretakelse av samfunnsansvar gjennom hele kontraktsperioden.
For å forbedre den økonomiske internkontrollen knyttet til vare- og tjencstemottakskontroll og
fakturahåndteringen, er det i rundskriv 27/2012 fra Byrådsavdeling for finans til kommunens
virksomheter foretatt ytterligere presiseringer når det gjelder krav til dokumentasjon av kontroll
med leverte varer og tjenester mot faktura. Det er innført som obligatorisk å anvende Agresso
dokumentarkiv.
For å gjøre det enklere å følge opp bruken av de sentralt inngåtte rammeavtalene
(samkjøpsavtalene), både på konsernni ‘,å og i den enkelte virksomhet, cr det besluttet at alle
aktuelle fakturabeløp skal kodes med et samkjøpsavtalenummer i Agresso. Dette har ingen
direkte sammenheng med kontroll av leverte varer og tjenester mot faktura. Dette vil imidlertid
Byrådsavdeling
for tinans
Postadresse:
Radhuset. 0037 Oslo
E-post: postmottak@byroslokommune
no
gjøre det enklere å få oversikt
som er foretatt
mer effektiv
på grunnlag
over hvor stor andel av kommunens
av samkjøpsavtaler,
kontraktsoppfølging
kjøp av varer og tjenester
noe som igjen kan styrke muligheten
for en
av avtalene.
Samfunnsansvar
Byrådet
har i sak 192/11 redegjort
anskaffelsesstrategi
for perioden
seg til prinsippene
i FN Global
for å drive kommunens
arbeidslivsstandarder,
respekterer
overholde
og har med dette gitt uttrykk
sak 3/2012 skal det ved vareanskaffelser,
anerkjente
at leverandøren
som muliggjør
knyttet
menneskerettigheter,
systematisk
på grunnlag
av en
og dennes underleverandører
menneskerettigheter
og overholder
skal det dessuten stilles som kvalifikasjonskrav
kontraktskrav
for å ville gjøre sitt beste
gjelder
i hele leverandørkjeden/produksjonsprosessen.
kvalitetssikringssystem
i kommunens
har blant annet sluttet
og antikorrupsjonsarbeid.
stilles som kontraktskrav
kjernekonvensjoner
følges opp. Oslo kommune
i tråd med disse. Prinsippene
miljohensyn
internasjonalt
kontraktene,
Compact,
virksomhet
1 henhold til finansbyrådens
risikovurdering,
for hvordan delmål 6 om samfunnsansvar
2010-2012
1LOs
I konkurranser
at leverandøren
oppfølging
til ILOs kjernekonvensjoner
om disse
har et
av at det arbeides for å
nedover
i hele
leverandorkjedeniproduksjonsprosessen.
UKE har utarbeidet
veiledning
til kommunens
håndtere arbeidet med å implementere
Veiledningen
er å finne på UKEs
virksomheter
og leverandører,
kravene på en ressurseffektiv
for at disse skal
og hensiktsmessig
måte.
hjemmesider.
Innovasjon
Oslo kommune
innovasjon
skal være bevisst på sin rolle som en stor og viktig
og nyskaping
løsninger
gjennom
for å dekke kommunens
sine anskaffelser.
For å utfordre
behov, må kommunen
aktør for å fremme
og stimulere
til best mulige
ha økt fokus på innovasjon
som
metode i anskaffelsesarbeidet.
Det er viktig med systematisk utprøving av om kommunens ressurser kan brukes på nye og
smartere måter, for eksempel ved at kommunens virksomheter
både internt og eksternt
samhandler
på nye måter, gjør bruk av mer formålstjenlige
eller kan utfordre
og stimulere
skape nye og bedre produkter
Etablerinu
av møteplasser
innkjøpsprosessen
anskaffende
næringslivet
eller tjenester for å dekke kommunens
mellom
innkjøpere
kan skape bedre vilkår
virksomheter
ansatte møter potensielle
fremgangsmåter
til å benytte forbedrede
og leverandører
for innovasjon.
vil også videreutvikles
leverandører
eller
behov.
i en tidlig
fase av
Bestillerkompetansen
og bli ytterligere
og får informasjon
ved anskaffelser
produksjonsmetoder
i kommunens
styrket når kommunens
om mulighetene
i markedet.
Samtidig
får leverandørene bedre kunnskap om kommunens behov, og kan utfordres og stimuleres til
nytenkning Og nyskapning. Dialog med markedet kan også være nødvendig for å få et godt
grunnlau
for vurderingen
Revidert
strategi
Hovedmålet
til valg av anskaffelsesprosedyre.
i strategi for Oslo kommunes
Oslo kommunes
kommune
knyttet
anskaffelser
anskaffelser
skal være innovative,
som innkjøper.
2
for perioden
økonomisk
2013-2016
effektive
er:
og skape tillit
til Oslo
Delmålene
gjenspeiler
Delmål
hovedmålet,
1: Oslo kommunes
ansvarslinjer
Delmål
skal være organisert
med klare
og kontrollmekanismer
juridisk
virksomheter
korrekte,
3: Oslo kommunes
inkludert gjennomtenkte
løsninger
Delmål
arbeid med anskaffelser
2: Oslo kommunes
gjennomføre
Delmål
og er som folger:
skal ha kompetanse
gode og effektive
anskaffelser
skal være bascrt på langsiktig
kontraktsstrategier
4: Oslo kommunes
til å kunne
anskaffelsesprosesser
planlegging.
som legger til rette for innovative
anskaffelsesprosesser
skal omfatte
god og effektiv
kontraktsoppfølging
Delmål
5: Oslo kommune
standardisere
Delmål
skal utnytte sine stordriftsfordeler
kommunens
ved å effektivisere
og
anskaffelser
6: Oslo kommune
skal gjennomføre
anskaffelser
med vekt på
samfunnsansvar
Under hvert delmål folger strategiske foringer og hovedtiltak for kommunens arbeid med
å nå målene, se vedlegg.
Utsatt frist for utarbeidelse/revidering av lokal tiltaksplan
I henhold til strategiske
føringer
utarbeide og årlig revidere
I mal for tildelingsbrev
til strategiens
tiltaksplaner
samt rapportere
2013 var det lagt opp til revidering
2013. Strategi for Oslo kommunes
04.04. 2013. For å gi virksomhetene
vedtatt anskaffelsesstrategi,
anskaffelser
tilstrekkelig
er byrådsavdelingene
frist til 15.06. 2013 med å utarbeide/revidere
Mal for lokal tiltaksplan
delmål 3 skal kommunenes
for anskaffelser,
for perioden
virksomheter
på arbeidet med dette.
av lokal tiltaksplan
2013-2016
tid til å ta høyde for nye føringer
anmodet om å gi underliggende
sine lokale tiltaksplaner.
ligger på UKEs hjemmesider
og vil bli tilpasset revidert
anskaffelsesstrategi.
Med vennlig
Arild
hilsen
Mari Jerman
Sundberg
spesialrådgiver
kommunaldirektør
Godkjent
og ekspedert elektronisk
Vedlegg: Byrådssak
innen 01.05.
ble vedtatt i byrådet
1036113
3
i nylig
virksomheter