Oslo kommune Byrådsavdeling for finans Bydelene. etatene og kommunale foretak Dato: Deres ref: 05.04. 2013 Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: 201200990-37 Mari Jerman, 23461722 100 STRATEGI FOR OSLO KOMMUNES ANSKAFFELSER FOR PERIODEN 2013-2016 Formalet med revidert strategi Strategi for Oslo kommunes anskaffelser for perioden 2013 tiI 2016 ble vedtatt av byrådet 04.04. 2013, sak 1036/13. Strategien skal legge grunnlaget for en felles overordnet tenkning og atferd, slik at kommunens anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg effektivt bidrar til at kommunen når sine mål. Strategien gjelder for alle virksomheter som er en del av rettssubjektet Oslo kommune. Revidert anskaffelsesstrategi gir foringer som skal være styrende for kommunens arbeid med anskaffelser og sier hvilke tiltak som skal gjennomføres der det ikke allerede foreligger instrukser i kommunens økonomireglement. Spesielle utfordringer i kommende strategtperiode Kontraktsoppfølging, videre arbeid med samfunnsansvar og innovasjon løftes frem som særskilte utfordringer i kommende strategiperiode. Kontraktso føl in Oversikt over løpende kontrakter og kontroll av at mottatte vare- og tjenesteleveranser er i tråd med inngåtte avtaler, er en forutsetning for at kommunen kan sikre seg leveransene det er behov for til avtalt tid, og med riktig kvantum, kvalitet og pris. God og effektiv kontraktsoppfølging er et vesentlig tiltak for å sikre optimal utnyttelse av kontrakten og leverandorens ivaretakelse av samfunnsansvar gjennom hele kontraktsperioden. For å forbedre den økonomiske internkontrollen knyttet til vare- og tjencstemottakskontroll og fakturahåndteringen, er det i rundskriv 27/2012 fra Byrådsavdeling for finans til kommunens virksomheter foretatt ytterligere presiseringer når det gjelder krav til dokumentasjon av kontroll med leverte varer og tjenester mot faktura. Det er innført som obligatorisk å anvende Agresso dokumentarkiv. For å gjøre det enklere å følge opp bruken av de sentralt inngåtte rammeavtalene (samkjøpsavtalene), både på konsernni ‘,å og i den enkelte virksomhet, cr det besluttet at alle aktuelle fakturabeløp skal kodes med et samkjøpsavtalenummer i Agresso. Dette har ingen direkte sammenheng med kontroll av leverte varer og tjenester mot faktura. Dette vil imidlertid Byrådsavdeling for tinans Postadresse: Radhuset. 0037 Oslo E-post: postmottak@byroslokommune no gjøre det enklere å få oversikt som er foretatt mer effektiv på grunnlag over hvor stor andel av kommunens av samkjøpsavtaler, kontraktsoppfølging kjøp av varer og tjenester noe som igjen kan styrke muligheten for en av avtalene. Samfunnsansvar Byrådet har i sak 192/11 redegjort anskaffelsesstrategi for perioden seg til prinsippene i FN Global for å drive kommunens arbeidslivsstandarder, respekterer overholde og har med dette gitt uttrykk sak 3/2012 skal det ved vareanskaffelser, anerkjente at leverandøren som muliggjør knyttet menneskerettigheter, systematisk på grunnlag av en og dennes underleverandører menneskerettigheter og overholder skal det dessuten stilles som kvalifikasjonskrav kontraktskrav for å ville gjøre sitt beste gjelder i hele leverandørkjeden/produksjonsprosessen. kvalitetssikringssystem i kommunens har blant annet sluttet og antikorrupsjonsarbeid. stilles som kontraktskrav kjernekonvensjoner følges opp. Oslo kommune i tråd med disse. Prinsippene miljohensyn internasjonalt kontraktene, Compact, virksomhet 1 henhold til finansbyrådens risikovurdering, for hvordan delmål 6 om samfunnsansvar 2010-2012 1LOs I konkurranser at leverandøren oppfølging til ILOs kjernekonvensjoner om disse har et av at det arbeides for å nedover i hele leverandorkjedeniproduksjonsprosessen. UKE har utarbeidet veiledning til kommunens håndtere arbeidet med å implementere Veiledningen er å finne på UKEs virksomheter og leverandører, kravene på en ressurseffektiv for at disse skal og hensiktsmessig måte. hjemmesider. Innovasjon Oslo kommune innovasjon skal være bevisst på sin rolle som en stor og viktig og nyskaping løsninger gjennom for å dekke kommunens sine anskaffelser. For å utfordre behov, må kommunen aktør for å fremme og stimulere til best mulige ha økt fokus på innovasjon som metode i anskaffelsesarbeidet. Det er viktig med systematisk utprøving av om kommunens ressurser kan brukes på nye og smartere måter, for eksempel ved at kommunens virksomheter både internt og eksternt samhandler på nye måter, gjør bruk av mer formålstjenlige eller kan utfordre og stimulere skape nye og bedre produkter Etablerinu av møteplasser innkjøpsprosessen anskaffende næringslivet eller tjenester for å dekke kommunens mellom innkjøpere kan skape bedre vilkår virksomheter ansatte møter potensielle fremgangsmåter til å benytte forbedrede og leverandører for innovasjon. vil også videreutvikles leverandører eller behov. i en tidlig fase av Bestillerkompetansen og bli ytterligere og får informasjon ved anskaffelser produksjonsmetoder i kommunens styrket når kommunens om mulighetene i markedet. Samtidig får leverandørene bedre kunnskap om kommunens behov, og kan utfordres og stimuleres til nytenkning Og nyskapning. Dialog med markedet kan også være nødvendig for å få et godt grunnlau for vurderingen Revidert strategi Hovedmålet til valg av anskaffelsesprosedyre. i strategi for Oslo kommunes Oslo kommunes kommune knyttet anskaffelser anskaffelser skal være innovative, som innkjøper. 2 for perioden økonomisk 2013-2016 effektive er: og skape tillit til Oslo Delmålene gjenspeiler Delmål hovedmålet, 1: Oslo kommunes ansvarslinjer Delmål skal være organisert med klare og kontrollmekanismer juridisk virksomheter korrekte, 3: Oslo kommunes inkludert gjennomtenkte løsninger Delmål arbeid med anskaffelser 2: Oslo kommunes gjennomføre Delmål og er som folger: skal ha kompetanse gode og effektive anskaffelser skal være bascrt på langsiktig kontraktsstrategier 4: Oslo kommunes til å kunne anskaffelsesprosesser planlegging. som legger til rette for innovative anskaffelsesprosesser skal omfatte god og effektiv kontraktsoppfølging Delmål 5: Oslo kommune standardisere Delmål skal utnytte sine stordriftsfordeler kommunens ved å effektivisere og anskaffelser 6: Oslo kommune skal gjennomføre anskaffelser med vekt på samfunnsansvar Under hvert delmål folger strategiske foringer og hovedtiltak for kommunens arbeid med å nå målene, se vedlegg. Utsatt frist for utarbeidelse/revidering av lokal tiltaksplan I henhold til strategiske føringer utarbeide og årlig revidere I mal for tildelingsbrev til strategiens tiltaksplaner samt rapportere 2013 var det lagt opp til revidering 2013. Strategi for Oslo kommunes 04.04. 2013. For å gi virksomhetene vedtatt anskaffelsesstrategi, anskaffelser tilstrekkelig er byrådsavdelingene frist til 15.06. 2013 med å utarbeide/revidere Mal for lokal tiltaksplan delmål 3 skal kommunenes for anskaffelser, for perioden virksomheter på arbeidet med dette. av lokal tiltaksplan 2013-2016 tid til å ta høyde for nye føringer anmodet om å gi underliggende sine lokale tiltaksplaner. ligger på UKEs hjemmesider og vil bli tilpasset revidert anskaffelsesstrategi. Med vennlig Arild hilsen Mari Jerman Sundberg spesialrådgiver kommunaldirektør Godkjent og ekspedert elektronisk Vedlegg: Byrådssak innen 01.05. ble vedtatt i byrådet 1036113 3 i nylig virksomheter