1. No category

BERGEN KOMMUNE
Byrådsavdeling for helse og omsorg
Intern korrespondanse
Saksnr.:
Saksbehandler:
Emnekode:
Til:
Sekretariatet for kontrollutvalget
Fra:
Byrådsavdeling for helse og omsorg
Dato:
30. april 2015
201216471-16
BETU
ESARK-126
Forvaltningsrevisjon av anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private
leverandører innen helse og omsorg. Tilbakemelding om oppfølging av anbefalingene i
rapporten.
Det vises til oversendt forvaltningsrevisjonsrapport med tilhørende vedtak 67/14 i
Kontrollutvalget. I vedtakspunkt 3 bes om tilbakemelding på hvilke tiltak byrådsavdelingen
har besluttet å iverksette. Dette notatet gir en slik tilbakemelding.
Rapporten inneholder 9 anbefalinger som byrådsavdelingen har vurdert.
1. Gjennomføre en risikoanalyse som grunnlag for valg av organisering, oppgavefordeling
og dimensjonering knyttet til anskaffelse og kontroll av tjenester fra private leverandører
innen helse og omsorg.
Svar:
Byrådsavdelingen har forberedt en risikoanalyse der Innkjøpsseksjonen og
byrådsavdelingens egne ressurspersoner går igjennom organisering og oppgavefordeling
av anskaffelseoppgavene. Som forberedelse til dette har Økonomi- og budsjettseksjonen
utarbeidet et notat med aktuelle problemstillinger og alternative måter å organisere dette
arbeidet på. Det er berammet tid for første møte med Innkjøpsseksjonen om dette.
Uavhengig av dette er byrådsavdelingen tilført ett nytt årsverk som legges til Økonomiog budsjettseksjonen. Dette vil øke kapasiteten både i økonomioppfølgingsarbeidet
generelt og i arbeidet med anskaffelser. I tillegg har seksjonen en person i permisjon
plassert i et vikariat ved Innkjøpsseksjonen. Denne personen kommer tilbake til
byrådsavdelingen med styrket anskaffelseskompetanse.
2. Sette i verk tiltak for å unngå at det kjøpes tjenester utenfor rammeavtaler og i strid med
regelverk for offentlige anskaffelser.
Svar:
Dette tas regelmessig opp med tjenesteutførende etater, muntlig og skriftlig gjennom
notater som understreker at slike anskaffelser ikke skal skje, og når det helt unntaksvis
skjer som følge av motstridende krav om å sikre faglig forsvarlighet i tjenestene, skal det
dokumenteres at avtaleleverandørene ikke kunne levere.
«Kommunaldirektøren understreker at inngåtte rammeavtaler skal følges, og at det i
tilfelle av manglende rammeavtale må gjennomføres anskaffelse i tråd med
regelverket, avhengig av anskaffelsens størrelse og omfang.
Kjøp av helsevikarer utenfor rammeavtale har vært et stort problem med hensyn til
etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Kommunaldirektøren forutsetter
at etatene forholder seg lojalt til rammeavtalen. Avvik kan kun skje som følge av at
avtaleleverandører ikke kan levere tjenester. I slike tilfeller skal det kunne framlegges
dokumentasjon på at avtaleleverandørene ikke kunne levere. Slik dokumentasjon skal
oversendes Innkjøpsseksjonen konsekvent, og kunne framlegges byrådsavdelingen på
forespørsel.»
3. Styrke internkontrollen knyttet til brukerstedenes adgang til å bestille helsevikarer fra
vikarbyråer utenfor rammeavtale.
Svar:
Byrådsavdelingens internkontrollressurs følger fra årsskiftet av jevnlig opp regnskapet i
forhold til transaksjoner knyttet til kjøp av eksterne vikartjenester.
4. Innhente brukerstedenes erfaringer med dagens vikarbyråavtaler ved framtidige
anskaffelser av vikartjenester.
Svar:
Brukerstedene skal rapportere fortløpende til Innkjøpsseksjonen om erfaringer med
vikarbyråavtalen, herunder særlig ved situasjoner der avtaleleverandører ikke kan levere
vikartjenester med riktig kompetanse når brukerstedet har behov for det.
5. Sørge for at alle enkeltkjøp over NOK 100 000 eks. mva dokumenteres i
anskaffelsesprotokoll i samsvar med regelverket.
Svar:
Protokollplikten er understreket i notat til byrådsavdelingens seks etater. I tillegg vil
byrådsavdelingen gjennom egne internkontrollressurser foreta jevnlig gjennomgang av
store transaksjoner, med tilhørende undersøkelser av at protokollplikten er oppfylt.
6. Utarbeide retningslinjer for kjøp av barneverntjenester, som blant annet definerer hvilke
kjøp som kan unntas ordinære krav i anskaffelsesregelverket. I den sammenheng bør
Bergen kommune i tillegg:
a. Vurdere om dagens praksis med omfattende direktekjøp innenfor barnevern er
ønskelig og nødvendig.
b. Vurdere hvilke krav som skal stilles til kontraktsinngåelse og kontraktsoppfølging
med leverandører (herunder enkeltpersoner) hvor kommunen foretar gjentakende
kjøp av barnevernstjenester.
2 av 4
Svar:
a. Byrådsavdelingen vurderer fortløpende behovet for å foreta anskaffelser versus
løse oppgaven i egenregi. Når anskaffelser er nødvendig er det aldri ønskelig med
omfattende direktekjøp. Vi vil også begrense så mye som overhodet mulig
nødvendigheten av slike direktekjøp.
b. Byrådsavdelingen vil utarbeide en retningslinje for anskaffelser av
barnevernstjenester som kan sikre at slike anskaffelser følger regelverket. Dette vil
avhenge av kommunens policy for håndtering av såkalte DUE-koordinatorer
(egenregi versus kjøp av individuelt tilpassede miljøarbeidertjenester). Økonomiog budsjettseksjonen har drøftet dette foreløpig med Etat for barn og familie, som
på oppdrag fra byrådsavdelingen skal vurdere spørsmålet, med anbefalt løsning.
Byrådsavdelingen har som tiltak på kort sikt presisert protokollplikten ved
anskaffelser over 100 000. Vi vil også lage en egen protokollmal for
sakkyndighetsutredninger, slik at det blir lavest mulig terskel for
barneverntjenestene.
Nye oppdrag innenfor miljøarbeidertjeneste skal i størst mulig grad søkes løst
gjennom oppdragstakeravtaler, for å begrense anskaffelsene fram til policy /
retningslinje foreligger. Når det gjelder sakkyndighetsutredninger ser vi for oss å
legge opp til en tjenestekonsesjonsordning.
7. Sørge for samsvar mellom ulike prosedyrer når det gjelder frekvens for driftsoppfølging.
Svar:
Prosedyren i BHO er at kontraktsoppfølging i forhold til eksterne leverandører skal
gjennomføres minst en gang pr år. Veilederen som ligger på Innkjøpsnett anbefaler
minimum to ganger pr år, men dette er ikke formulert som et absolutt krav. I BHO
vurderes det tilstrekkelig med en kontraktsoppfølging pr år. Ved behov og om nødvendig
skjer oppfølgingen hyppigere.
8. Sørge for at alle etatene gjennomfører og dokumenterer oppfølging av lønns- og
arbeidsvilkår hos leverandørene i samsvar med etablerte rutiner.
Svar:
I byrådssak 1402 / 14 Tiltak for å motvirke brudd i bestemmelsene om lønns- og
arbeidsvilkår i kontrakter med Bergen kommune er det avklart hvordan kommunens
ansvar skal ivaretas. Saken skisser regelverk, kontraktsvilkår som skal brukes osv. Det
viktige i forhold til anbefalingen her er at Innkjøpsseksjonen under Byrådsavdeling for
finans, eierskap og eiendom skal være den sentrale kontrollansvarlige enheten, også for
Byrådsavdeling for helse og omsorg.
Kontrollansvarlig enhet skal ivareta kontrollansvaret for alle enheter som ikke er definert
som egen kontrollansvarlig enhet, og dermed er pålagt et særskilt kontrollansvar.
3 av 4
Byrådsavdelingen vil ha ansvaret for å innhente ny egenerklæring av lønns- og
arbeidsvilkår fra leverandører som det inngås nye kontrakter med. Fra etatenes side
forventes i tillegg at det i forbindelse med kontraktsoppfølging stilles spørsmål til
leverandør der lønns- og arbeidsvilkår er satt opp som tema. Det vil være aktuelt på et
senere tidspunkt å foreta en revisjon av disse spørsmålene, når den nye ordningen med
oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår har fungert en stund.
9. Styrke kontroll og oppfølging av ansattes lønns- og arbeidsvilkår hos private leverandører.
Herunder sikre at kommunen har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse på dette området.
Svar:
Som nevnt under pkt. 8 er det besluttet av byrådet at Innkjøpsseksjonen skal være
kontrollansvarlig enhet, med oppbygging av tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å
følge opp dette. I den forbindelse styrkes Innkjøpsseksjonen med økt kapasitet i 2015.
Bernt Tungodden – seksjonssjef
Nina Mevold – kommunaldirektør
Dette dokumentet er godkjent elektronisk
4 av 4