rapport 2015-9. - Innlandet Revisjon IKS
KONTRAKTSOPPFØLGING Gran kommune Innlandet Revisjon IKS Rapport 9-2015 2015-609/RG/TG Kontraktsoppfølging FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet Kontraktsoppfølging som er gjennomført på oppdrag av kontrollutvalget i Gran kommune. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollutvalget har ansvaret for å påse at det føres kontroll med at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (Kommunelovens § 77. nr. 4). Prosjektarbeidet er utført i perioden februar 2015 til juli 2015 av Tove Grini. Reidun Grefsrud har vært oppdragsansvarlig. Utkast til rapport er sendt rådmannen til uttalelse. Svaret fra rådmannen er vedlagt rapporten. Lillehammer, 11.august 2015 Reidun Grefsrud Oppdragsansvarlig Tove Grini Prosjektansvarlig Innlandet Revisjon IKS Side 2 Kontraktsoppfølging INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD ....................................................................................................................................... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE .............................................................................................................. 3 SAMMENDRAG ............................................................................................................................ 4 1. INNLEDNING ......................................................................................................................... 6 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING ................................................................................................... 6 1.2 KONTRAKTSOPPFØLGING ............................................................................................................... 6 1.3 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER ................................................................................................... 6 2. METODE ............................................................................................................................... 8 2.1 VALG AV METODE ........................................................................................................................ 8 2.2 VURDERING AV RELEVANS OG PÅLITELIGHET ..................................................................................... 9 3. KILDER FOR REVISJONSKRITERIER ........................................................................................ 10 4. PROBLEMSTILLING 1 ........................................................................................................... 11 4.1 REVISJONSKRITERIER ................................................................................................................... 11 4.2 DATA........................................................................................................................................ 12 4.3 REVISJONENS VURDERINGER ......................................................................................................... 15 5. PROBLEMSTILLING 2 ........................................................................................................... 16 5.1 REVISJONSKRITERIER ................................................................................................................... 16 5.2 DATA........................................................................................................................................ 17 5.3 REVISJONENS VURDERINGER ......................................................................................................... 20 6. PROBLEMSTILLING 3 ........................................................................................................... 21 6.1 REVISJONSKRITERIER ................................................................................................................... 21 6.2 DATA........................................................................................................................................ 23 6.3 REVISJONENS VURDERINGER ......................................................................................................... 31 7. PROBLEMSTILLING 4 ........................................................................................................... 32 7.1 REVISJONSKRITERIER ................................................................................................................... 32 7.2 DATA........................................................................................................................................ 35 7.3 REVISJONENS VURDERINGER ......................................................................................................... 45 8. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER .................................................................................... 47 8.1 KONKLUSJONER.......................................................................................................................... 47 8.2 ANBEFALINGER .......................................................................................................................... 48 REFERANSER .............................................................................................................................. 49 VEDLEGG RÅDMANNENS UTTALELSE ................................................................................... 50 Innlandet Revisjon IKS Side 3 Kontraktsoppfølging SAMMENDRAG Problemstillinger Innlandet Revisjon IKS har med utgangspunkt i bestilling fra kontrollutvalget gjennomført en forvaltningsrevisjon av kontraktsoppfølging i Gran kommune. Revisjonen har undersøkt følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen tilfredsstillende retningslinjer/rutiner for oppfølging av kontrakter? 2. Er det inngått skriftlig kontrakt? 3. Har kontraktene et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsen? 4. Er kontraktbestemmelsene fulgt opp på en tilfredsstillende måte? Undersøkelsen omfattet ikke kontraktsoppfølging knyttet til store bygge- og anleggskontrakter og oppfølging av lønns- og arbeidsforhold i kontrakter. Etterlevelse og oppfølging av rammeavtaler er heller ikke fokusområde. Disse temaene egner seg bedre for egne revisjonsprosjekter. Gjennomføring Revisjonen har undersøkt kommunens system og rutiner for kontraktsoppfølging gjennom intervju og dokumentanalyse. For å undersøke kommunens praksis med etablering av skriftlige kontrakter, har revisjonen gjort et skjønnsmessig utvalg av anskaffelser ut fra vesentlighet ved hjelp av regnskapsanalyse. Revisjonen innhentet kontraktene og annen skriftlig dokumentasjon for anskaffelsene. De samme anskaffelsene ble brukt for å vurdere om kontraktene har et innhold som muliggjør oppfølging av anskaffelsene. For å undersøke om kontraktbestemmelsene er fulgt opp på en tilfredsstillende måte, gjorde vi et skjønnsmessig utvalg blant de anskaffelsene hvor det forelå kontrakter. I tillegg valgte vi ut fra en vesentlighetsvurdering å ta med en anskaffelse hvor det ikke hadde vært skriftlig kontrakt for å kartlegge hvordan kommunen har fulgt opp denne anskaffelsen. Informasjon ble innhentet gjennom intervjuer i de aktuelle enhetene. Revisjonskriterier Sentrale kilder for revisjonskriterier i forvaltningsrevisjonen har vært Kommuneloven, Gran kommunes økonomireglement, forskrift om offentlige anskaffelser og veileder for kontraktoppfølging av offentlige anskaffelser. Rådmannen bør ha etablert forpliktende internkontrollrutiner for kontraktsoppfølging og fakturahåndtering. Det skal foreligge skriftlige underskrevne kontrakter som skal tilfredsstille minimumskrav til innhold. Kontraktsoppfølging innebærer kontroll av at leveransen er i henhold til kontrakten og kontroll av at fakturering er i samsvar med kontrakten. Avvik fra kontrakten bør følges opp i forhold til de sanksjonsmuligheter som foreligger. Det skal videre kontrolleres at verdien på løpende kontrakter og omfanget ikke går vesentlig utover det som ble kunngjort. For løpende kontrakter skal det følges opp at leveransen omfattes av kontrakten. Det bør gjennomføres evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår. Innlandet Revisjon IKS Side 4 Kontraktsoppfølging Konklusjoner Retningslinjer/rutiner for oppfølging av kontrakter Kommunen har ikke tilfredsstillende retningslinjer for oppfølging av kontrakter. Økonomireglementet inneholder bestemmelser som er en del av kontraktsoppfølgingen, men det mangler bestemmelser om oppfølging av kontraktsbrudd som forsinkelser, garantier og sanksjoner. Videre mangler sentrale bestemmelser om oppfølging og kontroll av kontraktens verdi, oppfølging og kontroll med at regelverket for offentlige anskaffelser følges ved vesentlige endringer i kontraktene, oppfølging av kontrakter med opsjoner og kontrakter uten opphørstidspunkt og planlegging av ny anskaffelsesprosess i god tid før kontraktstiden utløper for kontrakter som dekker løpende innkjøpsbehov. Skriftlige underskrevne kontrakter Det var skriftlige underskrevne kontrakter for 10 av 15 undersøkte anskaffelser. For 4 av 15 anskaffelser var det ikke skriftlige underskrevne kontrakter, mens det for en anskaffelse var skriftlige underskrevne kontrakter for 2 av de 3 årene undersøkelsen omfattet. Den vesentligste anskaffelsen hvor det manglet skriftlig underskrevet kontrakt, var for kjøp av langtidsplasser/ heldøgns helse- og omsorgstjenester ved Røysumtunet. Revisjonen har ikke fått seg forelagt andre dokumenter som gir en tilfredsstillende beskrivelse av hva som er avtalt. Dette forholdet er rettet opp ved at det ble inngått kontrakter med Røysumtunet pr pasient i mars 2015. Vi har ikke vurdert innholdet i de nye kontraktene. Kontraktenes innhold gjør det mulig å følge opp anskaffelsene Anskaffelsen ved Røysumtunet hadde ikke kontrakt. For 9 av de andre 14 utvalgte anskaffelsene har kontraktene et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsene i henhold til minimumskravene. For 5 av de 14 anskaffelsene var det mangler ved innholdet i kontraktene eller det manglet kontrakt eller utfyllende kontraktbetingelser for deler av den kontrollerte perioden. Kontraktsoppfølging Vi undersøkte kontraktsoppfølgingen for 7 av anskaffelsene. Kontraktsoppfølgingen for de 6 anskaffelsene hvor det var kontrakter, er i hovedsak fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrakten med Mjøsen Bo og habilitering ble ikke forlenget innen gjeldende frist og kommunen har foretatt kjøp uten gyldig kontrakt siden 31.12.13. Revisjonen vurderer at det ikke har vært tilfredsstillende oppfølging av anskaffelsen ved Røysumtunet på grunn av manglende skriftlig kontrakt. Anbefalinger Revisjonen anbefaler kommunen å utarbeide tydelige retningslinjer for når det er nødvendig å inngå skriftlig kontrakt og hvilke minimumskrav kontrakten bør oppfylle. Revisjonen anbefaler at kommunen utarbeider skriftlige retningslinjer for kontraktsoppfølging. Retningslinjene bør være forpliktende og forankret på ledernivå i kommunen. Innlandet Revisjon IKS Side 5 Kontraktsoppfølging 1. INNLEDNING 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING Kontraktsoppfølging var et prioritert tema i kommunens plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for 2012 – 2015. Hovedbegrunnelse for valg av temaet var at kommunen er en stor innkjøper av varer og tjenester, og at svak oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter kan få store konsekvenser. På kontrollutvalgets bestilling leverte Innlandet Revisjon IKS en foranalyse for kontraktsoppfølging som ble behandlet av kontrollutvalget 5.9.14, som sak 40/2014. Med bakgrunn i foranalysen og diskusjonen i møtet ble revisjonen bedt om å lage en prosjektplan for et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området til neste møte i kontrollutvalget. På kontrollutvalgets møte 28.november 2014 ble Innlandet Revisjon IKS bedt om å gjennomføre prosjektet i tråd med den fremlagte prosjektplanen. 1.2 KONTRAKTSOPPFØLGING Kontraktsoppfølging er alle forhold og situasjoner som oppstår fra kontrakten er signert til kontrakten er avsluttet og partene ikke lenger har rettigheter og plikter etter kontrakten1. Kontraktsoppfølging innebærer særlig å kontrollere og sørge for at leverandøren leverer det han skal, når han skal, og ellers oppfyller alle sine plikter. Det innebærer også å implementere kontrakten i egen virksomhet, så man selv etterlever sine forpliktelser overfor leverandøren. Kontraktsoppfølging handler også om å håndtere uventede og endrede situasjoner som man ikke forventet når kontrakten ble inngått. Kontraktoppfølging er viktig for å sikre en vellykket anskaffelse. Nøkkelen til å forebygge problemer og uenigheter i kontraktsperioden er å utarbeide og inngå en god kontrakt som sikrer kommunen muligheter til å følge opp den anskaffelsen som gjøres og samtidig overholde egne forpliktelser. 1.3 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER 1.3.1 FORMÅL Målet med prosjektet var å undersøke om kommunen har tilfredsstillende oppfølging av inngåtte avtaler /kontrakter. 1 Jf. veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser (Difi) Innlandet Revisjon IKS Side 6 Kontraktsoppfølging 1.3.2 PROBLEMSTILLINGER Følgende problemstillinger ble vedtatt i kontrollutvalget og dannet grunnlaget for revisjonen: 5. 6. 7. 8. Har kommunen tilfredsstillende retningslinjer/rutiner for oppfølging av kontrakter? Er det inngått skriftlig kontrakt? Har kontraktene et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsen? Er kontraktbestemmelsene fulgt opp på en tilfredsstillende måte? I den første problemstillingen undersøkte vi kommunens system og rutiner for kontraktsoppfølging, mens i de tre neste problemstillingene undersøkte vi kommunens praksis knyttet til et utvalg anskaffelser. Siden en viktig betingelse for å følge opp en anskaffelse er at det foreligger en kontrakt med et innhold som er egnet for oppfølging, undersøkte vi dette i problemstilling 2 og 3. Undersøkelsen omfattet ikke kontraktsoppfølging knyttet til store bygge- og anleggskontrakter og oppfølging av lønns- og arbeidsforhold i kontrakter. Etterlevelse og oppfølging av rammeavtaler er heller ikke fokusområder da disse temaene egner seg bedre for egne revisjonsprosjekter. Innlandet Revisjon IKS Side 7 Kontraktsoppfølging 2. METODE Vi sendte oppstartbrev til rådmannen og avholdt oppstartmøte 19.februar 2015 der rådmann Arne Skogsbakken, økonomisjef Morten Gausen og innkjøpsleder Steinar Elnes var til stede. Referat fra oppstartmøtet ble oversendt møtedeltakerne og verifisert. Hensikten med dette møtet var å informere om prosjektet og gi rådmannen mulighet for å komme med innspill til problemstillinger, revisjonskriterier og metode. Økonomisjefen har vært vår kontaktperson ved gjennomføringen av prosjektet. Rapportutkast er sendt til rådmannen for kommentarer og svaret fra rådmannen er vedlagt rapporten. 2.1 VALG AV METODE Vi har gjennomført prosjektet ved hjelp av dokumentanalyse, intervju og regnskapsanalyse. Vi mener metodevalget er hensiktsmessig for å besvare problemstillingene. Første problemstilling Kartlegging av kommunens system og rutiner for kontraktsoppfølging er gjennomført ved intervju i oppstartmøtet, dokumentanalyse av Gran kommunes økonomireglement og gjennomgang av rutine for kontraktsoppfølging på kommunens innkjøpsportal. Kommunens egne retningslinjer og rutiner er å betrakte som datagrunnlag i denne problemstillingen. Andre og tredje problemstilling Vi gjennomførte en regnskapsanalyse av regnskapene for 2012 – 2014 for å velge hvilke kjøp vi skulle se nærmere på. Regnskapsanalysen tok utgangspunkt i konto 1230-1285 og 1370 i driftsregnskapet og konto 3200-3285 sortert på prosjekt i investeringsregnskapet. Konto 1230-1285 i driftsregnskapet gjelder i hovedsak kjøp av materialer, vedlikeholds- og byggetjenester, serviceavtaler, driftsavtaler, reparasjoner, konsulenttjenester og kjøp av juridisk bistand. Konto 1370 omfatter kjøp av tjenester fra private som erstatter kommunens tjenesteproduksjon, dvs. tjenester som ofte ytes direkte til bruker. Konto 3200-3285 i investeringsregnskapet omfatter i hovedsak kjøp av inventar, utstyr, transportmidler, påkostning og materialer til nybygg og anlegg og kjøp av tjenester som inngår i egenproduksjon og kjøp av juridisk bistand. Vi gjorde et skjønnsmessig utvalg av anskaffelser ut fra vesentlighet for anskaffelser foretatt av barnevernet, helse og omsorg og teknisk drift/ eiendomsavdelingen. Vi valgte 10 kjøp fra driftsregnskapet og 5 kjøp fra investeringsregnskapet. Total verdi på anskaffelsene de tre årene varierer mellom kr 600 000 og 26,9 millioner kr. For å gi svar på om det er inngått skriftlige kontrakter og om kontraktene har et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsen, etterspurte vi kontrakter eventuelt andre dokumenter som kunne belyse hva som var avtalt. Vi gjennomførte analyse av de mottatte dokumentene. Innlandet Revisjon IKS Side 8 Kontraktsoppfølging Fjerde problemstilling Vi gjorde et skjønnsmessig utvalg på 6 av kjøpene hvor det forelå kontrakter for å undersøke om kontraktbestemmelsene er fulgt opp på en tilfredsstillende måte. For barnevernet valgte vi kontraktene med Barnevernkompetanse AS og Otrera, for helse og omsorg valgte vi kontraktene med Ambio Helse AS og Mjøsen Bo og habilitering AS og for teknisk valgte vi kontraktene med Gran Snødrift og Vigga Bygg AS Prosjekt 925 Brannsikring kommunale bygg. Ut fra en vesentlighetsvurdering valgte vi i tillegg å ta med anskaffelse av heldøgns helse- og sosialtjenester hos Røysumtunet hvor det ikke forelå kontrakt. Kommunen har kjøpt tjenester fra Røysumtunet i 15 år. De 3 siste årene har totalt kjøp variert mellom 8,6 mill. kr og 9,2 mill. kr. For å innhente informasjon om kontraktsoppfølgingen gjennomførte vi intervjuer da det ikke er krav om dokumentasjon av kontraktsoppfølging. Under intervjuene ble vi forevist noe dokumentasjon relatert til foretatt kontraktsoppfølging. Vi gjennomførte intervjuer med barnevernet, helse og omsorg og teknisk/eiendomsavdelingen. I intervju med barnevernet deltok barne- og familiesjef Anne Grethe Hole – Stenerud og barnevernleder Tone Gulbrandsen. I intervju med teknisk/eiendomsavdelingen deltok teknisk sjef Trygve Rognstad, leder for samferdsel og park Arne Olav Olsen og avdelingsleder renhold Morten Hoelsveen som har fungert som eiendomssjef. I intervjuet med helse og omsorg deltok helse og omsorgssjef Tone Reidem, avdelingsleder Marka avd.2 Marit Alm Sørbråten, seksjonsleder for tilrettelagte tjenester Gunn Kristin Reinli og controller Fredd Johnsen. Intervjureferatene er verifisert av møtedeltakerne. 2.2 VURDERING AV RELEVANS OG PÅLITELIGHET Prosjektet er gjennomført i henhold til RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon som er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk fastsatt av Norges kommunerevisorforening. Innlandet Revisjon IKS har et internt kvalitetssikringssystem som er i samsvar med RSK 001. Datas relevans er knyttet til om undersøkelsen representerer den virkelige situasjonen. Vi mener data som er samlet inn i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene. Det er likevel viktig å være oppmerksom på at de opplysninger som framkommer i rapporten nødvendigvis er et utvalg av fakta. Med pålitelighet menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Dette er ivaretatt ved verifisering av intervjureferater og ved innhenting av uttalelse fra rådmannen på utkast til rapport. Innlandet Revisjon IKS Side 9 Kontraktsoppfølging 3. KILDER FOR REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder mv som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative ”standarder” som kommunens praksis kan måles opp mot og som er grunnlaget for revisjonens vurderinger. Kilder for revisjonskriterier blir angitt her, mens utledning av konkrete revisjonskriterier kommer i kapitlene for den enkelte problemstilling. Første problemstilling: Lov om kommuner og fylkeskommuner(Kommuneloven) Difi2: Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser, juni 2012 Andre problemstilling: Forskrift om offentlige anskaffelser Gran kommunes økonomireglement Tredje problemstilling: Forskrift om offentlige anskaffelser Difi: Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser, juni 2012 Gran Kommunes økonomireglement Fjerde problemstilling: Kommuneloven Gran kommunes økonomireglement Difi: Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser, juni 2012 Bruk av veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser som revisjonskriterium Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har utgitt en veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser som sier noe generelt om hva som skal til for å følge opp kontrakter på en god måte. Det er et krav til revisjonskriterier at de skal være «autoritative». Faglige standarder er å betrakte som autoritative kriterier, og revisjonen oppfatter anbefalingene i veilederen som et uttrykk for faglige standarder på området. Revisjonen mener at veilederen er et godt utgangspunkt for å gi eventuelle anbefalinger om forbedringer når det gjelder kommunens kontraktsoppfølging. Kommunen viser selv til Difi´s nettsider om kontraktsoppfølging på sin innkjøpsportal. Bruk av veilederen som revisjonskriterium ble avklart med kommunen i oppstartmøtet. 2 Direktoratet for forvaltning og IKT Innlandet Revisjon IKS Side 10 Kontraktsoppfølging 4. PROBLEMSTILLING 1 Problemstillingen er: Har kommunen tilfredsstillende retningslinjer/rutiner for oppfølging av kontrakter? Vi har undersøkt kommunens systemer og rutiner for kontraktsoppfølging. 4.1 REVISJONSKRITERIER 4.1.1 KOMMUNELOVEN I henhold til Kommunelovens § 23 andre ledd, skal administrasjonssjefen sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Vi legger denne bestemmelsen til grunn for oppfølging av kontrakter. Det betyr at rådmannen bør ha etablert rutiner for kontraktsoppfølging og fakturahåndtering. 4.1.2 LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Kommunen må følge lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter når den gjør sine innkjøp. Regelverket har bestemmelser om hvordan kommunen skal gå fram i anskaffelsesprosessen. Anskaffelsesprosessen avsluttes med signering av kontrakt. Anskaffelsesreglene har ikke noen anvisning på hvordan kommunen skal forholde seg i kontraktsoppfølgingsfasen. 4.1.3 VEILEDER FOR KONTRAKTSOPPFØLGING AV OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - DIFI For å vurdere om rådmannens retningslinjer og rutiner er tilfredsstillende har vi tatt utgangspunkt i hva som er anerkjent praksis. Ifølge veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser bør kommunen/oppdragsgiver ha etablert rutiner og retningslinjer for god kontraktsoppfølging og fakturahåndtering. Rutinene og retningslinjene bør ha form og innhold som gir et godt samspill mellom kontrakten, kontraktfunksjonen, innkjøpsfunksjonen, økonomienheten og organisasjonen for øvrig. Rutinene bør være forpliktende og forankret på ledernivå, og de bør følges opp av alle for å bidra til konsistent kontraktpraksis. For å følge opp at leveransen er i samsvar med bestillingen, må oppdragsgiver sette seg godt inn i alle kontraktsvilkårene: Hvilke varer/tjenester skal leveres, kvalitetsmessige krav og spesifikasjoner, hoved-leveranse/tilleggs-leveranse, opsjoner, priser, leveringstider, kontraktklausuler. 4.1.4 UTLEDEDE REVISJONSKRITERIER Ut fra kommuneloven og veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser har vi formulert følgende revisjonskriterier: Innlandet Revisjon IKS Side 11 Kontraktsoppfølging Rådmannen bør ha etablert forpliktende internkontrollrutiner for kontraktsoppfølging og fakturahåndtering. Rutinene bør omfatte følgende kontroller: - Kontroll av at leveransen er i samsvar med bestillingen dvs.at varen/tjenesten oppfyller kvalitetsmessige og funksjonelle krav - Kontroll av om faktureringen er i samsvar med kontrakten – avtalt pris og levert mengde - Oppfølging ved kontraktsbrudd(forsinkelse, feil eller mangler, reklamasjoner, garantier, sanksjoner) - Oppfølging og kontroll av kontraktens verdi – løpende kontrakter og rammeavtaler - omfanget kan ikke gå vesentlig utover det som var kunngjort - Oppfølging og kontroll med at regelverket for offentlige anskaffelser følges ved vesentlige3 endringer i kontraktene - Oppfølging av kontrakter med opsjoner og kontrakter uten opphørstidspunkt - Planlegging av ny anskaffelsesprosess i god tid før kontraktstiden utløper for kontrakter som dekker løpende innkjøpsbehov 4.2 DATA Data beskrevet i dette kapitlet er innhentet i oppstartmøtet og gjennom analyse av kommunens økonomireglement og rutine for kontraktsoppfølging på kommunens intranettside. Kommunens egne retningslinjer og rutiner er å betrakte som datagrunnlag i denne problemstillingen. 4.2.1 INNGÅELSE AV AVTALER Rådmannens fullmakt i ikke - prinsipielle saker er delegert videre gjennom interndelegering i lederavtaler. Virksomhetslederne har fullmakt til å inngå avtaler/forplikte kommunen innenfor vedtatte budsjettrammer på eget virksomhetsområde. 4.2.2 ØKONOMIREGLEMENTETS BESTEMMELSER Kapittel 4 i økonomireglementet gjelder anskaffelse av varer, tjenester og bygg- og anleggsarbeider. 3 Endringer som medfører at det ville vært mulig for andre leverandører å delta i konkurransen; når en tjenestekontrakt utvides til å omfatte tjenesteytelser som ikke var fastsatt i kontrakten, leverandøren innrømmes bedre betingelser enn det som framgikk av konkurransegrunnlaget, kontraktens løpetid forlenges utover det som var fastsatt i kontrakten, oppdragsgiver går vesentlig utover en fastsatt kostnadsramme eller kontrakten overføres til en annen leverandør slik at kommunen får en ny kontraktsmotpart. Innlandet Revisjon IKS Side 12 Kontraktsoppfølging Økonomireglementet har bestemmelser om varemottak (og tjenestemottak) i punkt 4.5, fakturakontroll i punkt 4.6, attestasjon i punkt 4.7 og anvisning i punkt 4.8. Reglementet har ikke spesifikke bestemmelser om kontraktsoppfølging. Bestemmelsene i økonomireglementet er førende for kontraktsoppfølgingen i kommunen og har følgende ordlyd: «4.5 Varemottak Ved varemottak skal det så raskt som mulig kontrolleres at den mottatte vare/tjeneste er i samsvar med bestilling. Når det foreligger pakkseddel skal det noteres og signeres på denne om varen/tjenesten er i orden. Pakkseddel/underbilag beholdes til attestasjon og anvisning er gjennomført. Ved oversendelse av pakkseddel/underbilag til skanning, skal bilaget merkes med fakturanummer. Om varen /tjenesten ikke er i samsvar med bestillingen skal det straks reklameres. Det bør tilstrebes en slik arbeidsfordeling at det ikke er samme person som bestiller og foretar varemottaket. Kontrollsignatur på fraktbrev/ankomstmelding er en bekreftelse på at: varen er mottatt innpakking av varen og antall kolli ikke gir grunn for reklamasjon Kontrollsignatur på pakkseddel er en bekreftelse på at: varen er i samsvar med bestilling og ikke gir grunn for reklamasjon Det presiseres at alle dokumenter som er signert for utførte kontrollhandlinger skal skannes som vedlegg til fakturaen i regnskapet.» «4.6.1 Fakturakontroll Ansvar for fakturakontroll er hos den som konterer eller attesterer dersom ikke annet er avtalt særskilt. Hensikten med fakturakontroll er at: det blir betalt riktig beløp til fastsatt tid for den vare/ tjeneste som er mottatt og godkjent. fakturaen kontrolleres mot følgeseddel/bestillingsblankett, når dette foreligger. det foretas priskontroll, utregningskontroll og sees etter at rabatter og forfallsdato er i henhold til avtalen. Det er den dato leverandør har utstedt fakturaen som skal gjelde som fakturadato og utgangspunkt for beregning av betalingsfrist. En forutsetning for å saksbehandle fakturaen er at varene er levert. Hvis det finnes feil i fakturaen skal det uten opphold tas kontakt med leverandøren om dette og varsles om at fakturaen holdes tilbake i påvente av kreditnota og eventuelt ny faktura. Kreditnota/ny korrigert faktura må kontrolleres mot bestillingen og tidligere mottatt faktura.» «4.7 Attestasjon Den som attesterer har ansvar for at priser, eventuelle rabatter og forfallsdato er i henhold til avtale og at fakturakontroll i tråd med punkt 4.6 er foretatt. Den som attesterer må også forsikre seg om at det er budsjettmessig dekning for beløpet og at det for øvrig er sikkert grunnlag for å anbefale utbetaling. …….» «4.8 Anvisning Innlandet Revisjon IKS Side 13 Kontraktsoppfølging Å anvise et bilag vil si å gi utbetalings-, innbetalings- og eller posteringsordre på et bilag og for et beløp. Anvisningen må for å være gyldig signeres av den som har anvisningsmyndighet. Den som anviser et beløp har plikt til å påse at disposisjonen er formelt, reelt og budsjettmessig i orden, lovlig og økonomisk forsvarlig og at posteringsordren er riktig. Ansvaret gjelder også beløpets riktighet og at det utbetalingsbilaget som skal anvises er behørig attestert og etterregnet av de medarbeiderne som er tillagt å gjøre dette. …….» Økonomireglementet har i kapittel 7.1 en generell bestemmelse om virksomhetsledernes og stabenes ansvar for etablering av kontrollordninger mv. I følge rådmannen kan ikke revisjonen forvente at det finnes beskrevne rutiner for kontraktsoppfølging på virksomhetsområdene da det ikke er sentrale retningslinjer som er forpliktende. 4.2.3 KONTRAKTSOPPFØLGING OMTALT PÅ ANSATTPORTALEN Kontraktsoppfølgingen som er omtalt på ansattportalen for innkjøp er en beskrivelse av kontraktsoppfølgingen for felles rammeavtaler og er veiledende for innkjøperne for oppfølging av andre kontrakter. Fra ansattportalen/innkjøp/kontraktsoppfølging refererer vi følgende: «Oppfølging av kontraktens leveranse og fakturering Kontrakten beskriver hva slags varer og tjenester som skal leveres, krav og spesifikasjoner. Leveransen skal kontrolleres ved varemottak / attestasjon av faktura i henhold til kommunenes økonomireglement.» «Oppfølging av eventuelt andre kontraktbestemmelser Det kan være situasjoner der eventuelle kontraktbestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens og underleverandørers ansatte bør følges opp. Dersom det er mistanke om brudd på slike bestemmelser kan kontroller gjennomføres ved å foreta stikkprøver. Kommunen kan be om å få utlevert kopi av arbeidskontrakter, timelister eller lønnsslipper. Ta kontakt med kommunens innkjøpsansvarlig eller innkjøpssamarbeidet. Oppfølgingsmøte/statusmøte Dersom det oppdages vesentlige avvik i forhold til kontraktbetingelsene, bør leverandøren inviteres til et oppfølgingsmøte hvor disse forhold tas opp. Møtet dokumenteres med et referat. Hvis en ikke kommer til enighet kan saken tas opp med innkjøpsansvarlig i kommunen eller innkjøpssamarbeidet for diskusjon om videre oppfølging. Evaluering av leveranser Det er aktuelt å gjennomføre koordinert evaluering av leveransene og oppfølging av avtalte vilkår. For felles rammeavtaler vil innkjøpssamarbeidet koordinere slike evalueringer. Evaluering gjennomføres ved skriftlig tilbakemelding fra avropende enheter. Evalueringspunkter er bl.a. leveringspålitelighet, kvalitet på vare/tjeneste, service og oppfølging, implementering (herunder også opplæring og ev. utfasinger), samfunnsansvar og miljø, økonomi, fakturering og e-handel.» Innlandet Revisjon IKS Side 14 Kontraktsoppfølging 4.2.4 GENERELLE RUTINER FOR KONTRAKTSOPPFØLGING Vår undersøkelse viser at de kontraktsoppfølging, jf. kapittel 7.2. 4.3 kontrollerte enhetene ikke har generelle rutiner for REVISJONENS VURDERINGER På bakgrunn av de innsamlede data skal revisor vurdere om kommunens system og retningslinjer for kontraktsoppfølging er i tråd med de utledede revisjonskriteriene i kapittel 4.2.4. Kommunen har ikke sentrale retningslinjer for kontraktsoppfølging ved kjøp av varer og tjenester som er forpliktende for kommunens innkjøpere. Etter revisjonens vurdering burde det vært utarbeidet forpliktende rutiner for kontraktsoppfølging. I økonomireglementet har kommunen forpliktende bestemmelser om varemottak og fakturakontroll. Revisjonen vurderer at overskriften «varemottak» bærer preg av at bestemmelsen er laget for kjøp av varer. I teksten er imidlertid også tjenester tatt inn. Revisjonen vurderer at bestemmelsene om varemottak og fakturakontroll oppfyller to av kravene til kontraktsoppfølging; kravene om kontroll av at leveransen er i samsvar med bestillingen for avtalt vare/tjeneste og krav om kontroll av at faktureringen er i samsvar med kontrakten for avtalt pris og levert mengde. Oppfølging ved feil eller mangler og reklamasjoner er omtalt i økonomireglementet, mens andre kontraktbrudd som forsinkelser, garantier og sanksjoner, ikke er berørt. Økonomireglements bestemmelser omfatter ikke sentrale kontroller som oppfølging og kontroll av kontraktens verdi, oppfølging og kontroll med at regelverket for offentlige anskaffelser følges ved vesentlige endringer i kontraktene, oppfølging av kontrakter med opsjoner og kontrakter uten opphørstidspunkt og planlegging av ny anskaffelsesprosess i god tid før kontraktstiden utløper for kontrakter som dekker løpende innkjøpsbehov. Innlandet Revisjon IKS Side 15 Kontraktsoppfølging 5. PROBLEMSTILLING 2 Problemstillingen er: Er det inngått skriftlig kontrakt? En viktig forutsetning for å kunne følge opp en anskaffelse er at det foreligger en skriftlig kontrakt for å sikre leveranse på riktige betingelser. Vi har derfor undersøkt dette forholdet. 5.1 REVISJONSKRITERIER 5.1.1 FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Forskriften forutsetter/legger til grunn at en kontrakt skal være skriftlig; jf. FOA § 4-1bokstav a: «Gjensidig bebyrdende avtale som inngås skriftlig mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører.»(Vår utheving) 5.1.2 KOMMUNENS ØKONOMIREGLEMENT Økonomireglementet inneholder følgende bestemmelse om kontrakter: «For produkt- og fagområder der det finnes NS-standarder eller andre framforhandlede og balanserte kontraktstandarder skal disse som hovedregel benyttes. Kontrakten/avtalen må minimum inneholde opplysninger om, hvilke produkter som omfattes, priser, leveringsbetingelser, betalingsbetingelser, periode, muligheter for justeringer/endringer og betingelser for oppsigelse. I utgangspunktet bør vårt konkurransegrunnlag og leverandørens tilbud være så utfyllende at det danner en kontrakt/avtale, eventuelt sammen med protokoll som inneholder nødvendige avklaringer/presiseringer eller resultat fra forhandlinger der det er aktuelt.» Forskriften og bestemmelsene i kommunens økonomireglement forutsetter at det skal være skriftlige kontrakter. I oppstartmøtet ble det opplyst at det ikke stilles absolutte krav om skriftlige kontrakter, men at det skal foretas en vurdering ut fra verdi og proporsjonalitet. Revisjonen har lagt til grunn at de utvalgte kjøpene i dette prosjektet er av en slik størrelse at det er rimelig å stille krav om skriftlighet. 5.1.3 UTLEDEDE REVISJONSKRITERIER: Ut fra forskrift om offentlige anskaffelser og Gran kommunes økonomireglement har vi formulert følgende revisjonskriterium: Det skal foreligge skriftlige underskrevne kontraktdokumenter. Innlandet Revisjon IKS Side 16 Kontraktsoppfølging 5.2 DATA Vi har undersøkt om det finnes skriftlige underskrevne kontrakter, eventuelt andre dokumenter som dokumenterer hva som er avtalt for utvalgte anskaffelser; jf. kapittel 2 Metode. Resultatet av undersøkelsen fremgår av tabell 5.1, 5.2 og 5.3 for henholdsvis Barnevern, Helse og omsorg og Teknisk. 5.2.1 BARNEVERN For kjøp hos Barnevernkompetanse AS mangler skriftlig underskrevet kontrakt for 2012. Det er framlagt kontrakter for 2013 og 2014. Kontraktene er utformet av leverandøren. For kjøp av advokattjenester hos Advokatene Buttingsrud & Co i perioden foreligger ikke skriftlig underskrevet kontrakt. (Eventuelt kjøp hos Stabell & Co etter 26.9.14 er ikke med i undersøkelsen.) Det foreligger skriftlig og underskrevet kontrakt for kjøp hos Otrera for den undersøkte perioden. Kontrakten er utformet av kommunen. Påfølgende tabell viser leverandørens navn, kjøp hos leverandøren i 2012, 2013 og 2014, om det foreligger skriftlig underskrevet kontrakt og om det er kommunens eller leverandørens kontraktformular som er brukt. Tabell 5.1 Barnevern Leverandør Kjøp(Beløp i kr eks mva.) 2012 – 2013 - 2014 Skriftlig underskrevet kontrakt/ Type kontrakt Barnevernkompetanse AS Kr 305 378, kr 186 658 og kr 417 165 Advokatene Buttingsrud & Co Kr 248 819, kr 56 100 og kr 320 722 Otrera 7,5 mill. kr, 8,2 mill. kr og 3,5 mill. kr Delvis: Nei for 2012 Framlagt kontrakt mellom Barnevernkompetanse og Eriksen Sosial Consult Ja i 2013 og 2014. Oppdragskontrakter pr år, datert og underskrevet av leverandøren og Gran kommune v/barnevernsleder. Leverandørens kontraktformular. Nei. Generell oppdragsbekreftelse fra leverandøren med alminnelige oppdragsvilkår for løpende bistand, datert og underskrevet av leverandøren i 2008. Mangler kontrakt med kommunens underskrift. (2014: Kommunen har inngått rammeavtale med Advokatfirmaet Stabell & Co for perioden 26.9.14 – 15.9.16, opsjon på 1+1 år i regi av innkjøpssamarbeidet. Kommunens kontrakt.) Ja. Kontrakt datert og underskrevet av leverandøren og Gran kommune ved virksomhetsleder barneverntjenesten. Kommunens kontrakt. Innlandet Revisjon IKS Side 17 Kontraktsoppfølging 5.2.2 HELSE OG OMSORG Det foreligger skriftlig og underskrevet kontrakt for 3 av kjøpene for undersøkt periode: Auto Plan AS, Thor Morten Morstad og Mjøsen Bo- og habilitering. De skriftlige kontraktene er utformet av kommunen for to av kjøpene, mens for det tredje kjøpet gjelder leverandørens kontrakt. For 2 av kjøpene, Ambio Helse AS og Røysumtunet, mangler skriftlig underskrevet kontrakt for undersøkt periode. Kommunen har kjøpt plasser/tjenester fra Røysumtunet siden 2001 uten at det har vært skrevet kontrakt. Det er inngått skriftlige kontrakter pr pasient mellom kommunen og Røysumtunet nå i mars 2015. Påfølgende tabell viser leverandørens navn, kjøp hos leverandøren i fra 2012 til 2014, om det foreligger skriftlig underskrevet kontrakt og om det er kommunens eller leverandørens kontraktformular som er brukt. Tabell 5.2 Helse og omsorg Leverandør Auto Plan AS Avtale fra 3.7.13 Kjøp(beløp i kr eks mva.) 2012 – 2013 - 2014 0, 224 723 kr, 1,5 mill. kr Ambio Helse AS 585 748 kr, 3,42 mill. kr, 1,75 mill. kr Røysumtunet 8,8 mill.kr, 9,4 mill.kr, 8,7 mill.kr Thor Morten Morstad 489 600kr, 584 000kr, 584 000 kr Mjøsen Bo- og habilitering 3,81 mill.kr, 3,91 mill. kr, 3,99 mill.kr Innlandet Revisjon IKS Skriftlig underskrevet kontrakt Ja Skriftlig leasing avtale pr bil, datert og underskrevet av Gran kommune v/pleie og omsorgssjef, Auto Plan og Sparebank 1 Finans - Sparebank 1s leasingavtale pr bil Kjøp på felles rammeavtale inngått i regi av innkjøpskoordinator. Avtalen er underskrevet av innkjøpskoordinator og Auto Plan 3.7.2013. Kommunens kontrakt. Nei Oppdragsbekreftelser for arbeidsleie pr vikar fra Ambio, datert, ikke underskrevet, viser til kommunens kontaktperson på arbeidsstedet. Tilbud om leie av arbeidskraft fra Ambio datert og underskrevet av Ambio 29.11.13. Ambio legger til grunn at kommunen har akseptert tilbudets vilkår ved bestilling etter tilsendt pristilbud. Nei Annen dokumentasjon: Tilbud om plass fra Røysumtunet for en av pasientene (2009)med pris pr døgn. Enkeltvedtak om langtidsopphold på Røysumtunet datert i 2001 og 2004. Kontrakter for enkeltpasientene fra mars 2015 – på Røysumtunets kontraktformular. Underskrevet av kommunen leder helse og omsorg og Røysumtunet. Ja Oppdragskontrakt, datert og underskrevet av Gran kommune v/leder helse og omsorg og leverandøren. Kommunens oppdragskontrakt. Ja Kontrakt, datert og underskrevet av kommunen v/leder helse og omsorg og leverandøren. Leverandørens kontrakt. Side 18 Kontraktsoppfølging 5.2.3 TEKNISK OG EIENDOMSAVDELINGEN Det foreligger skriftlige og underskrevne kontrakter for 6 av 7 kjøp. Det mangler underskrevet kontrakt for kjøp hos Stange Asfalt AS. Det framgår av mottatt dokumentasjon at kommunen har valgt Stange Asfalt AS som sin leverandør. De skriftlige kontraktene er utformet av kommunen for 3 av kjøpene, for 2 kjøp er det leverandørens avtale som er brukt, mens for det tredje kjøpet er det brukt formular fra norsk standard; norsk bygge- og anleggskontrakt NS 8406 A. Tabellen nedenfor viser leverandørens navn, verdi på kjøp hos leverandøren, om det foreligger skriftlig underskrevet kontrakt og om det kommunens eller leverandørens kontraktformular eller standardkontrakt som er brukt. Kjøp fra teknisk drift og investeringer er tatt med samme tabell. Tabell 5.3 Teknisk Leverandør Gran Snødrift (drift) Verdi(Beløp i kr eks.mva) Kjøp 2012-2014: 1,59 millioner kr Brødrene Tingelstad AS (drift) Kjøp i 2012-2014: Kr 1 013 300 Magne Sveen AS (Investering) Kontraktsum 6,6 mill. kr eks mva. Stange Asfalt AS (Investering) Kjøp i 2012-2014: 5,7 mill. kr Volvo Maskin AS (Investering) Kjøp i 2014: 1,3 mill. kr Rækken Anlegg AS (Investering) Kjøp i 2013: Kr 875 947 Vigga Bygg AS (Investering) Kjøp i 2012-2013: kr 960 394 Innlandet Revisjon IKS Skriftlig underskrevet kontrakt Ja. Datert og underskrevet av Gran kommune ved avdelingsingeniør teknisk drift og leverandør i 2011. Kommunens kontrakt. Ja. Rammeavtale datert og underskrevet av Gran kommune teknisk drift og leverandøren i 2012. Kommunens kontrakt. Ja. Underskrevet av Gran kommune v/teknisk sjef og entreprenøren. Norsk bygge- og anleggskontrakt NS 8406 A. Nei. Skriftlige tilbud årlig fra leverandør og epost/brev fra kommunen v/ avdelingsingeniør teknisk drift, om valg av leverandør – ikke underskrevet kontrakt. Ja. Leverandørens avtale om kjøp med salgspant. Underskrevet av Gran kommune ved leder Samferdsel og Park og leverandøren. Ja. Avrop på rammeavtale. Kommunens avtale underskrevet av Gran kommune, teknisk drift og leverandøren. Ja. Anskaffet som tilleggsarbeid. Endringsmelding datert 2.7.12 er akseptert og underskrevet av eiendomssjefen og entreprenøren. Side 19 Kontraktsoppfølging 5.3 REVISJONENS VURDERINGER På bakgrunn av de innsamlede data har vi vurdert om kommunens praksis er i tråd med revisjonskriteriene. Revisjonen vurderer at kravet om skriftlige underskrevne kontrakter er oppfylt for 10 av de 15 utvalgte kjøpene. Dette gjelder: Otrera(barnevern) Auto Plan AS(helse og omsorg) Thor Morten Morstad(helse og omsorg) Mjøsen Bo og Habilitering(helse og omsorg) Gran Snødrift(teknisk) Brødrene Tingelstad AS(teknisk) Magne Sveen AS(teknisk) Volvo Maskin AS(teknisk) Rækken Anlegg AS(teknisk) Vigga Bygg AS(teknisk) For 4 av de 15 utvalgt kjøpene vurderer revisjonen at kravet om skriftlige underskrevne kontrakter ikke er oppfylt. Dette gjelder for kjøp hos: Advokatene Buttingsrud & Co(barnevern) - foreligger oppdragsbekreftelse underskrevet av leverandøren i 2008 Ambio Helse AS(helse og omsorg) - foreligger oppdragsbekreftelser pr vikar uten underskrift Røysumtunet(helse og omsorg) - enkeltvedtak og tilbud om plass fra Røysumtunet for en av pasientene med pris pr døgn Stange Asfalt AS(teknisk) - skriftlige tilbud årlig fra leverandør og epost/brev fra kommunen om valg av leverandør For 1 av de 15 utvalgte kjøpene har vi vurdert at kriteriet er delvis oppfylt da det foreligger kontrakter for 2 av de 3 årene vi har undersøkt. Dette gjelder kjøp av tjenester hos Barnevernkompetanse AS. På bakgrunn av vår kontroll vurderer vi at det har vært varierende praksis med å sørge for underskrevne kontrakter hos barnevernet og helse og omsorg. Etter revisjonens vurdering er manglende skriftlig underskrevet kontrakt med Røysumtunet fra 2001 til mars 2015 mest vesentlig da det dreier seg om kjøp av tjenester for flere millioner kroner i året; 8,7 millioner kr i 2014. I mars i 2015 ble dette forholdet rettet opp da det ble inngått kontrakter med Røysumtunet pr pasient. Videre vurderer revisjonen ut fra kontrollen at teknisk og eiendomsavdelingen i hovedsak har sørget for skriftlige underskrevne kontrakter. Unntaket gjelder asfalteringsarbeider hvor revisjonen vurderer at det burde vært underskrevne kontrakter. Totalt kjøp i perioden utgjør 5,7 millioner kroner; henholdsvis 2,53 millioner kr i 2012, 0,96 millioner kr i 2013 og 2,22 millioner kroner i 2014. Innlandet Revisjon IKS Side 20 Kontraktsoppfølging 6. PROBLEMSTILLING 3 Problemstillingen er: Har kontraktene et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsene? For å kunne drive kontraktsoppfølging må kontraktene ha et innhold som er egnet for oppfølging. 6.1 REVISJONSKRITERIER 6.1.1 FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Ut over forskriftens krav om at standardkontrakter som hovedregel skal brukes, der det er framforhandlet slike, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser § 3-11, er det ingen bindende regler for hva en kontrakt skal inneholde. Forskriften legger opp til at oppdragsgiver allerede i konkurransegrunnlaget skal angi alminnelige og spesielle kontraktbetingelser som skal med i kontrakten FOA § 8-1 bokstav d) jf. § 17-1 (2) bokstav g. 6.1.2 VEILEDER FOR KONTRAKTOPPFØLGING AV OFFENTLIGE ANSKAFFELSER FRA D IFI For å vurdere om kontraktene har et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsene har vi brukt veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser, jf. kapittel 3. Ifølgel veilederen bør en kontrakt som et minimum inneholde: a) Beskrivelse av ytelsen – Hva leverandøren skal levere. Dette kan gjerne gjøres ved å vise til leverandørens tilbud og konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon. b) Pris – Hvilken pris som skal betales, eventuelt hvordan prisen skal beregnes. Det bør være spesifisert hvorvidt merverdiavgift er inkludert i prisen. c) Betaling – Når og hvordan skal oppdragsgiver betale for ytelsen. Kan for eksempel leverandøren fakturere løpende under oppdraget, eller skal alt betales først når ytelsen er levert og godkjent av oppdragsgiver. d) Varighet – For kontrakter som skal løpe over tid bør det reguleres når kontrakten begynner å løpe, og når den opphører. e) Levering – sted og tidspunkt for levering av ytelsen. f) Klausul om lønns- og arbeidsvilkår – I henhold til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår § 5 (for kontrakter med verdi over 1 eller 1,6 mill. kroner). g) Mislighold – Hva skjer dersom leverandøren ikke leverer i henhold til kontrakten? Dette berører både om ytelsen er forsinket og om den holder den avtalte kvalitet/omfang. h) Oppsigelse – Har noen av partene adgang til å si opp kontrakten, og i så fall på hvilke vilkår. Punkt f er definert ut av denne undersøkelsen. Innlandet Revisjon IKS Side 21 Kontraktsoppfølging 6.1.3 GRAN KOMMUNES ØKONOMIREGLEMENT Kommunens økonomireglement stiller krav om at NS-standarder eller andre framforhandlede og balanserte kontraktstandarder som hovedregel skal benyttes. Reglementet har også krav om at kontrakten minimum må inneholde opplysninger om: hvilke produkter som omfattes priser leveringsbetingelser betalingsbetingelser periode muligheter for justeringer/endringer betingelser for oppsigelse 6.1.4 UTLEDEDE REVISJONSKRITERIER Ut fra forskrift om offentlige anskaffelser, veileder for kontraktsoppfølging og Gran kommunes økonomireglement har vi formulert følgende revisjonskriterier: Kontraktene må minimum inneholde opplysninger om o Hva leverandøren skal levere - beskrivelse av ytelsen o Hvilken pris som skal betales o Betalingsbetingelser o Kontraktens varighet o Leveringsbetingelser o Muligheter for justeringer/endringer o Mislighold o Adgang/betingelser for oppsigelse Innlandet Revisjon IKS Side 22 Kontraktsoppfølging 6.2 DATA 6.2.1 BARNEVERN Tabell 6.1 angir i venstre kolonne minimumskravene til innholdet i kontrakter og viser resultatet for de utvalgte kjøpene/ kontraktene for barneverntjenesten. For Barnevernkompetanse AS var det ikke kontrakt med kommunen for 2012. For Buttingsrud & Co DA forelå en oppdragsbekreftelse med leveringsvilkår. Tabell 6.1 Minimumskrav/ innhold i kontrakter Beskrivelse av ytelsen Barnevernkompetanse AS Ikke kontrakt i 2012 Buttingsrud & Co Oppdragsbekreftelse Nei 2012 -Ja i 2013 og 2014 Oppfølging av undersøkelser og tiltaksarbeid i 2013 og oppfølging av undersøkelser i 2014. Omfang og hyppighet spesifisert, kan endres etter nærmere/løpende avtale. Nei 2012 Ja 2013 og 2014: Timepris samt vilkår for godtgjøring av reise og diett. Ja Løpende bistand saker som gjelder barnevernloven. Konkrete oppdrag avtales i det enkelte tilfelle. Betalingsbetingelser Når og hvordan? Nei 2012 Ja 2013 og 2014: Faktura med timeliste sendes etter den 1. hver måned med 2 ukers betalingsfrist. Ja Fakturering når ferdig saksfremlegg er oversendt fylkesnemnda og når saken er ferdigbehandlet i fylkesnemnda. Avregning ved hvert årsskifte for påbegynte saker. Varighet – Start og opphør for løpende kontrakter Nei 2012 Ja 2013 og 2014: Fra og med 19.08.13 til og med 15.11.13 ev videre etter løpende avtale. Fra og med 20.10.14 til og med 31.12.14 ev videre etter løpende avtale. Ja Rammeavtalen løper til den blir sagt opp, og løpende enkeltoppdrag fullføres med mindre annet avtales særskilt. Det enkelte oppdrag løper fra det tidspunkt det tas kontakt. Pris - Hvilken pris skal betales? Hvordan beregnes? Innlandet Revisjon IKS DA Ja Timepris blir oppgitt for det enkelte oppdraget. Salær beregnes etter medgått tid og sakens kompleksitet. Otrera Ja Etablering og drift av bofellesskap for 5 enslige mindreårige flyktninger. Beskrevet i konkurransegrunnlag og leverandørens tilbud. Ja Døgnpris pr plass kan reguleres etter 01.01.12 (SSBs konsumprisindeks) – skal være innenfor refusjonsordningen fra Bufetat. Ja Fakturering etterskuddsvis av produserte tjenester hver måned. Betalingsfrist 30 dager etter utløpet av den måned tjenesten er utført/30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Egne betingelser for sluttfaktura. Ja Avtalen gjelder for en periode på 3 år fra 01.07.2011 – 30.06.2014 med mulighet for forlengelse i inntil 5 år, for 1 år av gangen. Side 23 Kontraktsoppfølging Kvalitet Nei 2012 Ja 2013 og 2014: Leverandøren har ansvaret for oppdragets kvalitet og resultat og at det utføres innenfor avtalte rammer. Kommunen ved barneverntjenestens ledelse har det juridiske ansvaret for utførte oppgaver. Nei 2012 Ja 2013 og 2014: Oppdraget utføres hos barnevernstjenesten. Tidspunkt, se over. Ja. For alle oppdrag skal det være en saksansvarlig advokat. Det er anledning til å få vurdert om oppdraget er utført i overensstemmelse med god advokatskikk. Ja. Krav til kvalitet i kontraktens punkt 7.3 med henvisning til leverandørens reviderte tilbud datert 30.5.2011, protokoller fra forhandlingsmøte 30.5.2011 og tilbud av 19.5.2011. Ja Enkeltoppdragene anses som utført når saken er ferdig behandlet i fylkesnemnda. Mislighold – Om leveransen er ikke i samsvar med kontrakten – Forsinkelse/kvalitet - Hva skjer? Nei 2012 Ja 2013 og 2014: Kommunen tar opp ev mislighold med daglig leder umiddelbart. Mulighet for oppsigelse med 30 dagers varsel. Oppsigelse – Hvem har adgang? - Er vilkårene oppgitt? Nei 2012 Ja 2013 og 2014: Avtalen kan sies opp av begge parter med 30 dagers varsel. Ja Klageadgang – Det er anledning til å få vurdert om oppdraget er utført i overensstemmelse med god advokatskikk, og til å klage på salærets størrelse. Klager behandles av disiplinærutvalget. Ja Rammeavtalen løper til den blir sagt opp med 1 måneds oppsigelse. Ja Bestemmelser om partenes samarbeid og gjensidige plikter punkt 6 i avtalen. Kontroll/tilsyn Oppdragsgiver har rett til å foreta tilsyn og kontroll etter punkt 9.1 i kontrakten for å sikre ivaretakelse av beboernes behov og at oppdraget utføres etter avtalen. Oppdragsgiver har innsynsrett i leverandørens systemer for internkontroll og kvalitetssikring og all underliggende dokumentasjon jf. punkt 9.3 i kontrakten. Ja Betalingsmislighold – leverandør kan kreve forsinkelsesrente(pkt. 13.1). Leverandørs mislighold; pkt. 15 regler om retting av mangel og erstatning. Ja Begge partene har rett til å kreve heving av avtalen ved vesentlig mislighold. Regler om krav på betaling og erstatning i punkt 17. Leveringsbetingelser Sted og tidspunkt Innlandet Revisjon IKS Side 24 Kontraktsoppfølging 6.2.2 HELSE OG OMSORG Tabell 6.2 angir i venstre kolonne minimumskravene til innholdet i kontrakter og viser i kolonnene 26 resultatet for de utvalgte kjøpene/ kontraktene for helse og omsorg. Kontraktene med Auto Plan AS og Mjøsen Bo- og Habilitering inneholder bestemmelser relatert til minimumskravene til innholdet for kontrakter. Kontrakten med Thor Morten Morstad regulerer ikke hva som skjer ved eventuelt mislighold av kontrakten. Kontrakten har heller ikke bestemmelser som regulerer kommunens mulighet for kontroll/tilsyn. Kommunen har ikke løpende kontrakt med Ambio Helse AS, men bestiller direkte ved behov. Pris - og betalingsbetingelser og bestemmelser om mislighold og oppsigelse fremgår av tilbud datert 29.11.13. For kjøp før 29.11.13 inklusive 2012 har vi ikke fått forelagt dokumenter med tilbudt/ avtalt pris eller andre betingelser knyttet til kjøpet. Kommunens kjøp av plasser på Røysumtunet har ikke vært regulert av kontrakter før i mars 2015, jf. rapportens kapittel 5.3.2. Det foreligger derfor ikke informasjon relatert til minimumskravene til innholdet i kontrakter for årene før mars 2015. Innlandet Revisjon IKS Side 25 Kontraktsoppfølging TABELL 6.2 Minimumskrav til Auto Plan AS Ambio Helse AS innholdet i kontrakter Beskrivelse av ytelsen Ja Ja Leasingavtale - Innleie av vikarer – bilmerke og type er sykepleier jf. angitt oppdragsbekreftelsene Kvalitet Ja Kravspesifikasjon Ja Krav om sykepleier Pris - Hvilken pris skal Ja Nei før 29.11.13 betales? Leiebeløp pr termin Ja etter 29.11.13 Hvordan beregnes? fremgår. Pristilbud fra Ambio datert 29.11.13. Betalingsbetingelser Når og hvordan? Røysumtunet Ikke kontrakt Langtidsopphold _ Nei Ja Nei før 29.11.13 Nei Forskuddsvis pr måned Ja etter 29.11.13 i minimumsperioden Fremgår av tilbud 29.11.13: kontant pr 14 dager Varighet – Start og Ja IA Nei opphør for løpende Minimumsperiode 36 Kommunen har ikke kontrakter måneders varighet. løpende kontrakt med Start og opphørsdato Ambio. angitt. Innlandet Revisjon IKS Thor Morten Morstad Ja Helhetlig boog omsorgstilbud i følge vedtak spesifisert i kontrakt. Ja Spesifisert hvilke tjenester som inngår. Ja Oppgitt døgnpris som justeres med deflator ved årsskiftet. Ved ekstra ressursbehov vil prisregulering skje etter avtale. Ja Månedlige innbetalinger i henhold til mottatt faktura. 14 dagers betalingsfrist. Ja Avtalen løper til den sies opp, eller dersom bruker selv flytter. Mjøsen Bo – og Habilitering Ja Omsorgstjenester for beboer i henhold til vedtak, § 1 og vedlegg 1 fra tidligere kontrakt. Ja Krav til kompetanse og bemanningsressurs. Ja Avtalt månedspris, justering pr 1.juli hvert år i hht. Lønnsoppgjør og årlig pris og indeksregulering på øvrige kostnader. Ja Forskuddsvis mnd. for 3 Ja 01.07.12 - 31.12.13 med intensjon om forlenging av gjeldende avtale. Side 26 Kontraktsoppfølging Minimumskrav til Auto Plan AS innholdet i kontrakter Leveringsbetingelser Ja Sted og tidspunkt Fritt levert til oppdragsgivers enheter, ihht. avropers angitte sted og klar til bruk; Ambio Helse AS Mislighold – Om leveransen er ikke i samsvar med kontrakten – Forsinkelse/kvalitet – Hva skjer? Nei før 29.11.13 Nei Ja etter 29.11.13 Bestemmelser i tilbud fra Ambio datert 29.11.13 punkt 16 og 17. Nei Nei før 29.11.13 Nei Ja etter 29.11.13 Bekreftet og /eller påbegynt oppdrag kan ikke avbrytes før den avtalte perioden er utløpt; dette gjelder ikke ved mislighold. Ja Avtalen kan sies opp av begge parter og/eller reforhandles med 2 måneders varsel. Ja Rammeavtalens spesielle avtalevilkår punkt 3 jf. generelle vilkår punkt 17. Tilbakehold av betaling i følge punkt 8 femte ledd i rammeavtalen. Oppsigelse – Hvem har Ja adgang? – Er vilkårene Kunden kan heve oppgitt? kontrakten jf. rammeavtalens punkt 17.2 tredje ledd og punkt 17.4 fjerde ledd. Innlandet Revisjon IKS Ja Sted og tidspunkt oppgitt i den enkelte ordrebekreftelse. Røysumtunet Ikke kontrakt Nei Thor Morten Morstad Ja Leveres i bolig Tilsyn Kontrakten har ikke bestemmelser om mulighet for kontroll/tilsyn. Mjøsen Bo – og Habilitering Ja Leveres i bolig Tilsyn Kontraktens § 12 – kommunen kan når som helst utøve tilsyn med at oppdraget utføres som forutsatt i kontrakten. Ja Ved mislighold kan avtalen heves med øyeblikkelig virkning. Det kan kreves erstatning for påført tap pga. manglende kontraktoppfyllelse. Ja Oppsigelsesfrist på 4 måneder for begge parter. Vilkår er oppgitt. Side 27 Kontraktsoppfølging 6.2.3 TEKNISK DRIFT OG EIENDOMSAVDELINGEN Teknisk drift Tabell 6.3 angir i venstre kolonne minimumskravene til innholdet i kontrakter og viser i andre og tredje kolonne resultatet for de utvalgte kjøpene/ kontraktene for teknisk drift. Av tabellen fremgår det at de to utvalgte kontraktene har bestemmelser som er relatert til minimumskravene til innholdet i kontrakter. Tabell 6.3 Teknisk drift Minimumskrav til innholdet i kontrakter Beskrivelse av ytelsen Gran Snødrift Brødrene Tingelstad AS Ja Snøbrøyting kommunale veger og p-plasser - spesifisert Pris - Hvilken pris skal betales? Hvordan beregnes? Betalingsbetingelser Når og hvordan? Ja Pris pr tur Prisregulering en gang pr år – etter nærmer e beskrivelse Ja Fakturering hver mnd. med forfall 30 dager etter fakturadato. Ja Tilfeldig innleie an anleggsmaskiner; alle typer maskiner, mann-skap, transportpriser og innkjøp av rør og deler. Ja I henhold til prisliste. Varighet – Start og opphør for løpende kontrakter Leveringsbetingelser/ kvalitet Sted og tidspunkt Ja Høsten 2011 til og med våren 2016, pluss opsjon på 1 år. Ja Brøyting ved snødybde 10 cm ved pågående snøfall, må være utført innen maks 5 t etter oppnådd snømengde. Brøyting ved 5 cm snø ved snøfallslutt. Ja Kommunen kan si opp kontrakten med 1 måneds varsel. Mislighold – Om leveransen er ikke i samsvar med kontrakten – Forsinkelse/kvalitet – Hva skjer? Oppsigelse – Hvem har adgang? – Er vilkårene oppgitt? Ja Mulighet til 1 års forlengelse med gjensidig oppsigelsesfrist på 6 måneder. Innlandet Revisjon IKS Ja Standard avtalevilkår ved kjøp av tjenester. Forfall 30 dager etter at godkjent faktura er mottatt Ja Perioden 24.8.12 – 24.8.15 Ja I henhold til avtalen inkludert alminnelige betingelser i standard avtalevilkår ved kjøp av tjenester. Ja Regulert i standard avtalevilkår ved kjøp av tjenester, punkt 8. I ytterste konsekvens kan kjøper si opp avtalen umiddelbart og kreve erstatning etter beskrevne vilkår. Ja Kjøper har til enhver tid rett til å si opp avtalen. Jf. avtalevilkår i punktene 7 og 8. Side 28 Kontraktsoppfølging Investeringer Tabell 6.4 angir i venstre kolonne minimumskravene til innholdet i kontrakter og viser i kolonnene 26 resultatet for utvalgte investeringer. Tabell 6.4 Tabell 6.4 angir i venstre kolonne minimumskravene til innholdet i kontrakter og viser i kolonnene 26 resultatet for utvalgte investeringer. For 3 av de 5 investeringene forelå opplysninger knyttet til minimumskravene til innholdet i kontrakter, prosjekt 917, 918 og 925. Vedrørende prosjekt 915, asfalteringsarbeider, forelå ikke skriftlig avtale jf. rapportens kapittel 5.3.3. Det er ikke avtalt: betalingsbetingelser, hva som skjer dersom leveransen ikke er i samsvar med bestillingen og vilkår for oppsigelse. Når det gjelder varighet, er dette arbeid som skal gjennomføres i sommerhalvåret. For 2012 og 2013 fremgår ikke nærmere tidspunkt for ferdigstillelse av arbeidene. For prosjekt 825 foreligger ikke bestemmelser om oppsigelsesvilkår, men entreprenøren stiller sikkerhet for oppfyllelse av kontrakten etter angitte regler i kontrakten. Innlandet Revisjon IKS Side 29 Kontraktsoppfølging Tabell 6.4 Minimumskrav til innhold i kontrakt Beskrivelse av ytelsen Pris – Hvilken pris skal betales? Hvordan beregnes? Betalingsbetingelser Når og hvordan? Varighet – Start og opphør Leveringsbetingelser Sted og tidspunkt Mislighold – Om leveransen er ikke i samsvar med kontrakten Oppsigelse – Hvem har adgang? – Er vilkårene oppgitt? Prosjekt 825 Morstadvegen Prosjekt 915 Veger - Asfaltering Magne Sveen AS Ja Utbygging av infrastruktur – beskrevet i konkurransegrunnlaget. Stange Asfalt AS Ja Asfaltering gater, veger og plasser i henholdsvis 2012, 2013 og 2014 Ja Kontraktsum Indeksreguleres ikke Ja Faktura skal gjenspeile totalt akk.produksjon på byggeplassen Ja Oppstart: Desember 2011 Sluttfrist 1.8.12 Ja Ja Pris pr tonn lagt asfalt, pris for håndlegging, pris pr m2 for klebing og fresing Nei Ja Bestemmelser om dagmulkt og entreprenørens sikkerhetstillelse for oppfyllelsen av kontrakten. Nei Nei Ja Salgsbetingelser for Volvo Maskin AS Nei Ja Kjøper kan heve kjøpet på bestemte vilkår; jf. punkt 10 om leveringstid Innlandet Revisjon IKS Delvis i 2012 og 2013 Ja i 2014 Ja Gran kommune, ikke nærmere spesifisert. Prosjekt 917 Utskifting av maskiner/biler Volvo Maskin AS Ja Redskapsbærer Prosjekt 918 Trafikksikring Ja I henhold til avtale Ja I henhold til prisliste rammeavtale Ja Kontant ved levering; jf. punkt 12 betalingsvilkår Ja Standard avtalevilkår ved kjøp av tjenester. IA Ja Selgers forretningssted Rækken Anlegg AS Ja Tilfeldig innleie av anleggsmaskiner Ja 24.8.12 – 24.8.15 Ja I henhold til avtalen, alminnelige betingelser i standard avtalevilkår ved kjøp av tjenester. Ja Regulert i standard avtalevilkår ved kjøp av tjenester. Ja Kjøper har til enhver tid rett til å si opp avtalen. Jf. avtalevilkår i punktene 7 og 8 Prosjekt 925 Brannsikring kommunale bygg Vigga Bygg AS Ja Utbedring Grymyr skole etter brannteknisk statusrapport Ja Akseptert endringsmelding med prisoverslag. Ja Følger NS 3431 Ja Start juli-12, ferdig til skolestart 20.8.12 Grymyr skole ifølge epost av 5.7.12. Arbeider i kjeller i høstferien. Ja Følger NS 3431 Jf. bestemmelser om forsinkelser og dagmulkt. Ja NS 3431; Byggherre og totalentreprenør har hevingsrett pga. konkurs eller insolvens. Side 30 Kontraktsoppfølging 6.3 REVISJONENS VURDERINGER Revisjonen vurderer at minimumskravene til innholdet i kontrakter ikke er oppfylt ved kjøp av langtidsopphold ved Røysumtunet. Det forelå ikke skriftlig kontrakt i den undersøkte perioden. Revisjonen vurderer at minimumskravene til innholdet i kontrakter er oppfylt for 9 av de 14 andre utvalgte anskaffelsene i den undersøkte perioden. I barnevernet er minimumskravene oppfylt for anskaffelser hos: Buttingsrud & Co DA (ikke skriftlig underskrevet avtale, oppdragsbekreftelse) Otrera For helse og omsorg er minimumskravene oppfylt for anskaffelser hos: Auto Plan AS Mjøsen Bo- og Habilitering For teknisk er minimumskravene oppfylt for anskaffelser hos: Gran Snødrift Brødrene Tingelstad AS Volvo Maskin AS Rækken Anlegg AS Vigga Bygg AS Revisjonen vurderer at minimumskravene delvis er oppfylte for 5 av de 14 anskaffelsene. For kjøpet hos Barnevernkompetanse AS vurderer vi at kravene har vært oppfylt for 2 av de 3 årene vi har kontrollert. Det første året forelå ingen oppdragskontrakt.(Barnevern) For Ambio Helse AS foreligger oppdragsbekreftelser pr vikar uten underskrift. Kravene er oppfylt etter 29.11.13 i skriftlig pristilbud fra Ambio Helse AS(Helse og omsorg) Kontrakten med Thor Morten Morstad inneholder ikke bestemmelser om mislighold(Helse og omsorg) Kontrakten med Magne Sveen AS inneholder ikke bestemmelser om oppsigelse(Teknisk) For kjøp hos Stange Asfalt var det ikke underskrevet kontrakt. I konkurransegrunnlag/tilbud mangler bestemmelser om betalingsbetingelser, mislighold, oppsigelse, samt mangler frist for ferdigstillelse for 2 av de 3 årene.(Teknisk) Innlandet Revisjon IKS Side 31 Kontraktsoppfølging 7. PROBLEMSTILLING 4 Problemstillingen er: Er kontraktbestemmelsene fulgt opp på en tilfredsstillende måte? Under denne problemstillingen har vi undersøkt kommunens praksis for kontraktsoppfølging for noen av de utvalgte kontraktene. 7.1 REVISJONSKRITERIER 7.1.1 KOMMUNELOVEN Det å etablere gode internkontrollrutiner er et ledelsesansvar, og det kommer til uttrykk i kommuneloven § 23 nr. 2 der det heter at administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll. Å følge opp kontrakter handler om å ha gode internkontrollrutiner som sikrer at svikt, feil og mangler blir avverget. Det finnes ingen bindende generelle regler for hvordan kommuner bør følge opp sine kontrakter. Dette må bygge på hva som er anerkjent som gode rutiner og god praksis for det enkelte fagfelt. 7.1.2 VEILEDER FOR KONTRAKTSOPPFØLGING AV OFFENTLIGE ANSKAFFELSER DIFI Kontraktoppfølging er viktig for å sikre en vellykket anskaffelse gjennom oppfølging av leveransen, og ved å ivareta rettigheter og plikter som påhviler partene etter kontrakten. God kontraktsoppfølging er også tvisteforebyggende, og bidrar således til effektiv ressursbruk både for oppdragsgiver, leverandøren og samfunnet. Vi har brukt Difis «Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser» som kilde for å definere hva som er tilfredsstillende kontraktsoppfølging da revisjonen oppfatter anbefalingene i veilederen som et uttrykk for faglige standarder på området, jf. omtale i kapittel 3. Oppfølging av kontraktens leveranse(kontraktens gjenstand)- kapittel 4.2 Oppdragsgiver bør sette seg godt inn i kontraktsvilkårene, dvs. hva slags varer eller tjenester som skal leveres, krav(kvalitet; funksjonelle og/tekniske krav) og spesifikasjoner, hoved-leveranse, opsjoner eller tilleggs-leveranse, priser og leveringstider. Behovet for kontroll vil variere etter kompleksitet, verdi og organisasjon. Kontroll med fakturering - kapittel 4.5 Oppdragsgiver bør ha etablert internkontrollrutiner for kontroll av fakturamottak; dvs. kontroll av om faktureringen er korrekt i forhold til kontrakten. Har leverandøren brukt avtalt pris og samsvarer omfanget med det som er avtalt og levert? Innlandet Revisjon IKS Side 32 Kontraktsoppfølging Oppfølging og kontroll av kontraktens verdi – kapittel 4.6 For løpende kontrakter og rammeavtaler må det etableres rutiner for å ha oversikt over hvor mye som totalt er fakturert og utbetalt. Verdien på kontrakten og omfanget kan ikke gå vesentlig utover det som ble kunngjort. Kontrakt-register – kapittel 4.7 Det kan være et nyttig verktøy for oppdragsgiver å opprette et (elektronisk) kontrakt - register for å holde oversikt og kontroll over kontraktsoppfølgingen. Kontrakt-registret bør inneholde grunnleggende nøkkelinformasjon. Alternativ kan være bruk av elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem. Etterfølgende endringer i kontrakten – kapittel 5 Det er adgang til å gjøre mindre justeringer i kontrakten, så lenge ikke endringene blir så omfattende at det er tale om vesentlige endringer. EU-domstolen og KOFA har uttalt at dersom det gjøres vesentlige endringer i kontrakten, er dette å anse som en ny anskaffelse, som i så fall skulle vært kunngjort og konkurranseutsatt på vanlig måte. Hva som utgjør en vesentlig endring, må vurderes i det enkelte tilfellet. Avvik fra kontrakten – kapittel 6 Når ytelsen ikke er i henhold til det som er fastsatt i kontrakten, foreligger det avvik. Sentrale momenter i kontraktsoppfølgingen vil være: o Å vurdere om det foreligger kontraktsbrudd(feil eller mangler ved vare/tjeneste i forhold til avtalte krav eller forsinket levering) o Å følge opp framdriftsplanen for løpende leveranser o Å vurdere vilkårene for aktuelle sanksjoner og reklamasjonsfrister o Å reklamere skriftlig o Å vurdere om den aktuelle sanksjonen bør påberopes/hva ønsker oppdragsgiver å oppnå med sanksjonen o Å følge opp påberopte sanksjoner o Å følge opp/påberope seg eventuelle garantibestemmelser o Å følge opp uenighet/tvister Avslutning av kontrakten – kapittel 8 Det kreves vanligvis ikke noen aktiv handling for å avslutte en kontrakt. For kontrakt med opsjon på forlengelse medfører kontraktsoppfølging: o Å vurdere om opsjonen skal benyttes i god tid før kontrakten utløper o Å overholde frist for utløsning av opsjoner o Å sørge for at man ikke befinner seg i en situasjon uten kontrakt slik at det løpende innkjøpsbehovet ikke kan dekkes i samsvar med anskaffelsesregelverket. For kontrakter uten opphørstidspunkt(tidsubegrensede kontrakter) medfører kontraktsoppfølging: o Senest ved 4 års kontraktforløp å vurdere hvorvidt kontrakten bør sies opp og konkurranseutsettes på ny. Jo flere år man lar kontrakten løpe, desto sterkere grunner bør man ha for å fortsette. Innlandet Revisjon IKS Side 33 Kontraktsoppfølging For kontrakter med løpende innkjøpsbehov medfører kontraktoppfølging: o Å begynne planleggingen av neste anskaffelsesprosess i god tid før kontraktsperioden utløper for å sikre at anskaffelsesregelverket følges. Evaluering av den gamle anskaffelsen og kontraktens forløp er et nyttig verktøy i den framtidige innkjøpsvurderingen og ofte nødvendig for gjennomføring av neste anskaffelsesprosess. 7.1.3 GRAN KOMMUNES ØKONOMIREGLEMENT Økonomireglementet inneholder i kapittel 4 bestemmelser om innkjøp blant annet bestemmelser om varemottak i punkt 4.5 og fakturakontroll i punkt 4.6.1. Bestemmelsene er brukt som data i problemstilling 1 og gjengitt tidligere i rapporten, jf. kapittel 4.2.2. For denne problemstillingen vil bestemmelsene være revisjonskriterier. 7.1.4 GRAN KOMMUNES ANSATTPORTAL FOR INNKJØP Anbefalte retningslinjer for kontraktsoppfølging er omtalt på innkjøpssiden på ansattportalen og gjengitt i kapittel 4.2.3. Retningslinjene er i stor grad sammenfallende med veilederen fra Difi. 7.1.5 UTLEDEDE REVISJONSKRITERIER Ut fra kommuneloven, veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser og Gran kommunes økonomireglement har vi formulert følgende revisjonskriterier: Det skal kontrolleres at leveranse er i henhold til kontrakten o Det skal kontrolleres at mottatt vare/tjeneste er i samsvar med bestilling/kontrakt og ikke gir grunn for reklamasjon – riktig kvalitet, riktig omfang, rett tid Det skal kontrolleres at fakturering er i samsvar med kontrakten o Det skal kontrolleres at det blir betalt riktig beløp til fastsatt tid for den vare/tjeneste som er mottatt og godkjent o Det skal foretas priskontroll, utregningskontroll og sees etter at rabatter og forfallsdato er i samsvar med avtale – den som attesterer har ansvar for at det er i orden Avvik fra kontrakten skal følges opp o Ved feil i fakturaen skal det tas kontakt med leverandøren og varsles om at fakturaen holdes tilbake i påvente av kreditnota og ev. ny faktura. o Ved vesentlige avvik fra kontraktbetingelsene bør leverandøren inviteres til et oppfølgingsmøte hvor disse forholdene tas opp. Møtet dokumenteres med et referat. o Avvik fra kontrakten bør følges opp i forhold til de sanksjonsmuligheter som foreligger. o Det bør kontrolleres at verdien på løpende kontrakter og omfanget ikke går vesentlig utover det som ble kunngjort Det skal følges opp at leveransen omfattes av kontrakten – løpende kontrakter o Løpende kontrakter med opsjoner på forlengelse bør vurderes i god tid slik at fristen for forlengelse ikke løper ut Det bør gjennomføres evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår Innlandet Revisjon IKS Side 34 Kontraktsoppfølging 7.2 DATA For å undersøke hvordan anskaffelser følges opp i praksis valgte vi 6 anskaffelser hvor vi tidligere har konstatert at det forelå kontrakter. For barnevern valgte vi kontraktene med Barnevernkompetanse AS og Otrera. For helse og omsorg valgte vi kontraktene med Ambio Helse AS og Mjøsen Bo og habilitering AS. For teknisk og eiendomsavdelingen valgte vi kontraktene med Gran Snødrift og Vigga Bygg AS(Prosjekt 925 Brannsikring). Ut fra en vesentlighetsvurdering valgte vi i tillegg å ta med anskaffelse av heldøgns helse- og sosialtjenester hos Røysumtunet hvor det ikke forelå kontrakt. Kommunen har kjøpt tjenester fra Røysumtunet i 15 år. De 3 siste årene har totalt kjøp variert mellom 8,6 mill. kr og 9,2 mill. kr. 7.2.1 BARNEVERN Har enheten noen generelle rutiner for kontraktsoppfølging? Enheten viste til kommunens overordnede rutiner for varemottak og fakturakontroll i økonomireglementet. Enheten har ikke hatt egne generelle rutiner for kontraktoppfølging. Leder står ansvarlig for kontraktsoppfølging. Enheten har nettopp utarbeidet rutiner for avtaleinngåelse og oppfølging for oppdragsavtaler som følger av vedtak og tiltaksplan for tiltak i barneverntjenesten. Rutinen har følgende hovedpunkter: Avtaleinngåelse, oppfølging av avtale(kvalitet og økonomi), fornyelse av avtale, avslutning av avtaleforhold og arkivering. Rutinen skal legges inn i kvalitetssystemet. Oppsummering kontraktsoppfølging av kontraktene med Barnevernkompetanse AS og Otrera Kontroll av at leveransen/ytelsen er i henhold til kontrakten For begge kontraktene er det foretatt kontroll av at ytelsene har hatt riktig kvalitet og riktig omfang. Det har også vært fulgt opp rettidig levering. Kontroll av at fakturering er i samsvar med kontrakten For begge kontraktene er det foretatt kontroll av at rett beløp er fakturert via priskontroll og utregningskontroll. For kontrakten med Otrera er ikke avvikende betalingsfrist fulgt opp overfor leverandøren. Oppfølging av avvik fra kontraktene Barnevernstjenesten har ikke registrert avvik fra kontraktene i sin oppfølging. Oppfølging av at leveransen omfattes av kontrakten – løpende kontrakter Kontrakten med Otrera var en løpende kontrakt med mulighet til forlengelse. Kommunen vurderte at det ikke var behov for å benytte denne opsjonen. Evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår Barnevernet har foretatt evaluering av tjenestekjøpene i forbindelse med begge kontraktene. Evalueringene er ikke dokumentert. Detaljer for hver kontrakt er beskrevet nedenfor. Innlandet Revisjon IKS Side 35 Kontraktsoppfølging Kontrakten med Barnevernkompetanse AS 1. Hvordan er det kontrollert at leveransen/ytelsen er i henhold til kontrakten? Riktig kvalitet, riktig omfang, rett tid Kommunen har satt krav til kompetanse og har mulighet til å følge opp kravet da de får personens CV. Samme person har vært innleid siden 2012. Konsulenten har vært fysisk til stede i kommunen og utført oppdraget. Barnevernleder har løpende fulgt med på kvaliteten i arbeidet da konsulenten har samarbeidet med de andre ansatte i barneverntjenesten og vært underlagt samme regime. Dette innebærer å skrive sluttrapport som blir vurdert av leder. Konsulenten har levert timelister til barnevernsleder. Det har noen ganger vært nødvendig at konsulenten har arbeidet mer i avtaleperioden enn oppdragsavtalen tilsier. Dersom en undersøkelse ikke er fullført når avtaleperioden er utløpt, blir denne forlenget i samsvar med avtalen. Barnevernleder sjekker at alle rapporter er skrevet før oppdragskontrakten avsluttes. Dersom så ikke er tilfelle, blir Barnevernkompetanse kontaktet og konsulenten tilkalt. Saksbehandlerne får en dato for når sluttrapport skal leveres. 2. Hvordan er det kontrollert at fakturering er i samsvar med kontrakten? Rett beløp, priskontroll, utregningskontroll Fastsatt tid og avtalte betalingsbetingelser Det foretas kontroll av fakturerte timer opp mot timelisten barneverntjenesten tidligere har fått fra konsulenten. Timepris fremgår av kontrakten. Ved prisregulering pr 1.1 jf. kontrakten, mottar barnevernleder melding fra Barnevernkompetanse om ny pris. Fakturering av diett og kjøregodtgjørelse er spesifisert på timelisten som er vedlagt fakturaen. 3. Hvordan følges avvik fra kontrakten opp? Benyttes de sanksjonsmuligheter som foreligger? Barneverntjenesten har ikke registrert avvik fra kontrakten ved gjennomføring av oppdraget. 4. Blir det gjennomført evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår? Barnevernkompetanse AS kontakter barneverntjenesten for å få en vurdering av konsulentens kompetanse og utøvelse av bestilt tjeneste. Barneverntjenesten fyller ut et evalueringsskjema som returneres Barnevernkompetanse AS. Barneverntjenesten er fornøyd med innleid tjeneste/utførelsen av oppdraget. Det har vært fordelaktig å få samme konsulent i disse årene. I forkant av innleie foretar barneverntjenesten en grundig vurdering av behovet da kjøp av tjenester er dyrt. Antall meldinger og behovet for hjelp til undersøkelser varierer over tid og det kan være raske endringer i behovet. Faktorer som påvirker behovet er saksmengden og sykdom blant egne ansatte. Barnevernkompetanse AS kan ta oppdrag på kort varsel. Tjenestekjøpet har ikke vært gjenstand for konkurranse. Innlandet Revisjon IKS Side 36 Kontraktsoppfølging Kontrakten med Otrera 1. Hvordan er det kontrollert at leveransen/ytelsen er i henhold til kontrakten? Riktig kvalitet, riktig omfang, rett tid Oppfølging av kvaliteten har foregått gjennom felles samarbeidsmøter med Lunner kommune og Otrera hvor barnevernleder og saksbehandler i kommunen har deltatt sammen med leder for Otrera og leder i bofellesskapet. Samarbeidsmøtene ble gjennomført 3 ganger i året; vår, høst og jul. Samarbeidsmøtene er delvis dokumentert. Saksbehandler i kommunen har deltatt på månedlige møter i bofellesskapet for å følge opp ungdommene og har også deltatt på skolemøter. Tredje hver måned har saksbehandler fulgt opp tiltaksplanene for de enkelte ungdommene for å sikre riktige tiltak til rett tid. 2. Hvordan er det kontrollert at fakturering er i samsvar med kontrakten? Rett beløp, priskontroll, utregningskontroll Fastsatt tid og avtalte betalingsbetingelser Månedlige fakturaer har vært enkle å kontrollere da det var fastsatt døgnpris pr ungdom som inkluderte alt. Barneverntjenesten sendte refusjonskrav på sine utgifter til staten 2 ganger i året. Kravene ble kontrollert og attestert av kommunens revisor. Kontrakten med Otrera angir 30 dagers betalingsfrist, mens fakturaene har 14 dagers betalingsfrist. Dette er ikke fulgt opp overfor leverandøren. 3. Hvordan følges avvik fra kontrakten opp? Benyttes de sanksjonsmuligheter som foreligger? Barneverntjenesten har ikke konstatert avvik. De har fulgt opp kontrakten tett og vært oppmerksomme på risiko for eventuelle avvik. Fare for avvik i avslutningsfasen ble løftet til ledernivå og avverget. 4. Blir det gjennomført evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår? Det ble gjennomført løpende evaluering gjennom møter 3 ganger i året. Temaene ble delt på oppfølging av økonomi og tiltaksplaner for den enkelte klient. Det var spesielt viktig å ivareta ungdommene etter at kontrakten ble avsluttet. Det er foretatt en evaluering av leveransen med sikte på eventuelle nye kontrakter og punkter kommunen bør være spesielt oppmerksom på. Det er viktig å skille oppfølging av økonomi fra oppfølging av det faglige innholdet for den enkelte ungdom. Det er viktig at innholdet i kontrakten er godt kjent og implementert hos begge parter slik at man er klar over rammene for det faglige arbeidet. Kontrakten er gjennomgått i ettertid med tanke på læring. Kontrakten ble avsluttet uten at kommunen benyttet opsjonen i kontrakten. Vurderingen var at behovet for tjenestene var dekket. Innlandet Revisjon IKS Side 37 Kontraktsoppfølging 7.2.2 HELSE OG OMSORG Har enheten noen generelle rutiner for kontraktsoppfølging? Enheten har ikke egne generelle rutiner, men er kjent med overordnet rutine på kommunens ansattportal for innkjøp. Leder ser nytten av å ha rutiner for kontraktoppfølging for tjenesteyting. Oppsummering kontraktsoppfølging av kontraktene med Ambio Helse AS og Mjøsen Bo og habilitering AS og kjøp hos Røysumtunet Kontroll av at leveransen/ytelsen er i henhold til kontrakten For kontraktene med Ambio Helse AS og Mjøsen Bo og habilitering AS har Helse og omsorg løpende kontroll med at ytelsene har riktig kvalitet og riktig omfang til rett tid ved at tjenestene utføres i samarbeid med kommunen. For kjøp av tjenester ved Røysumtunet har det ikke vært noen skriftlig kontrakt. Kontroll med at ytelsene til pasientene har riktig kvalitet og riktig omfang til rett tid har skjedd gjennom årsrapport pr pasient, årlige samarbeidsmøter, uformell kontakt og gjensidig tillit. Kontroll av at fakturering er i samsvar med kontrakten For kontraktene med Ambio Helse AS og Mjøsen Bo og habilitering AS har Helse og omsorg foretatt kontroll av at rett beløp er fakturert via priskontroll og utregningskontroll. For kjøp av tjenester fra Røysumtunet har ikke Helse og omsorg hatt grunnlag for å kontrollere «rett» pris. Oppfølging av avvik fra kontraktene For kontrakten med Ambio Helse AS blir avvik i forhold til timelister fulgt opp og rettet. Det er ikke registrert avvik i forhold til utførelse. For kontrakten med Mjøsen Bo og habilitering AS har ikke Helse og omsorg registrert noen avvik ved kontraktsoppfølging. Helse og omsorg er ikke kjent med at det er rapportert om avvik ved Røysumtunet. Oppfølging av at leveransen omfattes av kontrakten – løpende kontrakter Det har ikke vært skriftlige løpende kontrakter med Ambio Helse AS og Røysumtunet. Kontrakten med Mjøsen Bo og habilitering AS var en løpende kontrakt med mulighet til forlengelse. Kontrakten utløp 31.12.13 uten bruk av opsjon, men kontrakten brukes fortsatt. Evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår Det foretas løpende eller årlig evaluering av tjenestekjøpene. Evalueringene er ikke skriftliggjort. Kommunen har ikke planer om å ta tilbake tjenesten de kjøper fra Røysumtunet i egenregi. For tjenesten som kjøpes fra Mjøsen Bo og habilitering AS er målet å overta tjenesten selv ved å etablere «Sterkskjermet enhet». Kommunens samlede innleie av vikarer fra Ambio Helse AS er nå så stort at det er kunngjort anbudskonkurranse. Detaljer for hver kontrakt er beskrevet nedenfor. Innlandet Revisjon IKS Side 38 Kontraktsoppfølging Kontrakten med Ambio Helse AS 1. Hvordan er det kontrollert at leveransen/ytelsen er i henhold til kontrakten? Riktig kvalitet, riktig omfang, rett tid Enheten leier inn autoriserte sykepleiere. Det kan forekomme mangel på norsk autorisasjon. I slike tilfeller kan kommuneoverlegen gi dispensasjon til autorisasjon foreligger. Kommunen kontrollerer ikke at autorisasjon foreligger, men har fått den enkeltes CV. Dersom innleid arbeidstaker ikke har ønsket kompetanse, tar kommunen kontakt med Ambio. Enten byttes arbeidstakeren ut eller kommunen tilpasser tjenesten til hjelpepleieroppgaver. Ambio Helse har et kvalitetssikringsdokument for rekruttering og service som bygger på standardene til ISO 9001 og 14001. Behov og tidsrom for innleie av vikarer meldes pr mail eller telefon til kommunens kontaktperson i Ambio. Kommunen godkjenner personen, tid og sted. Ambio sender oppdragsbekreftelse til kommunen. Vaktliste sendes Ambio. Vikaren får opplæringsvakt med kommunens egen sykepleier ved behov. Kommunen har vært heldig og har stort sett hatt de samme vikarene hele tiden. 2. Hvordan er det kontrollert at fakturering er i samsvar med kontrakten? Rett beløp, priskontroll, utregningskontroll Fastsatt tid og avtalte betalingsbetingelser Kommunen mottar timeliste fra Ambio. Avdelingsleder i kommunen godkjenner timelisten, og Ambio sender spesifisert faktura til kommunen pr. arbeidstaker. Avdelingsleder kontrollerer faktura opp mot timepris for vikar. Kommunen har ikke fast avtale med Ambio Helse AS. Det skjer en dialog hver gang behovet for vikarer melder seg. Det foreligger et tilbud om leie av arbeidskraft fra Ambio Helse AS til Gran kommune, underskrevet og datert 29.11.13. Tilbudet inneholder Ambio Helse sine kontraktsvilkår inklusive prising. Dokumentet inneholder følgende ordlyd: «Ved bestilling etter tilsendt pristilbud anses tilbudets vilkår akseptert.» 3. Hvordan følges avvik fra kontrakten opp? Benyttes de sanksjonsmuligheter som foreligger? Eventuelle avvik i timeliste avklares med Ambio umiddelbart pr mail til kontaktperson hos Ambio. Feil rettes direkte og ny timeliste og faktura kommer. Det er Ikke registrert avvik i utførelse da vikarene er faglig flinke. 4. Blir det gjennomført evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår? Det foretas løpende evaluering av leveransen og kommunen er fornøyd med leverandøren. Avdelingsleder i kommunen har jevnlig kontakt med kommunens kontaktperson i Ambio vedrørende vikarene som jobber i kommunen. Ved nye vikarer kommer kontaktpersonen til kommunen. Det foreligger ingen skriftlig evaluering. Kommunens samlede innleie av vikarer er nå så stort at det er kunngjort anbudskonkurranse. Innlandet Revisjon IKS Side 39 Kontraktsoppfølging Kontrakten med Mjøsen Bo og habilitering AS 1. Hvordan er det kontrollert at leveransen/ytelsen er i henhold til kontrakten? Riktig kvalitet, riktig omfang, rett tid Kjøpet gjelder kontrakt for enkeltbruker med enkeltvedtak. Vedtaket gjelder 2:1 bemanning fra kl.08.00 til kl. 22.00. En person som det er knyttet kompetansekrav til, bemannes fra Mjøsen i dette tidsrommet. Kommunen er ansvarlig for øvrig personell på døgnbasis. Mjøsen har fagansvar, inkludert veiledning, og det daglige ansvaret i henhold til kontrakten. Det er 3 personer i store stillinger som utfører jobben for Mjøsen. Kommunen er ansvarlig for å levere tilstrekkelig med tjenester. Kommunen får halvårsrapporter. Tilsyn foregår gjennom jevnlig samarbeid og er i hovedsak rettet mot oppfølging ved bruk av tvang og makt. Vedtak om bruk av tvang og makt skal godkjennes av kommunen. Ved mangel på kompetanse ved bruk av tvang og makt søkes det om dispensasjon. I vedtaket om tvang er det beskrevet at Mjøsen skal ha et fagsystem og at det skal være avviksrapportering/håndtering. Leveransen blir målt mot utarbeidede tiltaksplaner som legger til rette for brukeren. Definerte målatferder gir indikatorer på om tjenesten fungerer. Personalets registrerte tid sammen med bruker indikerer om bruker fungerer bra eller ikke. 2. Hvordan er det kontrollert at fakturering er i samsvar med kontrakten? Rett beløp, priskontroll, utregningskontroll Fastsatt tid og avtalte betalingsbetingelser Kontroll av korrekt månedspris og utregning gjennom attestasjon. Grunnlag er kontraktens bestemmelser i § 4. Forskuddsbetaling for 3 måneder av gangen. Betalingsfrist er 1.10 for betaling for oktober, november og desember. 3. Hvordan følges avvik fra kontrakten opp? Benyttes de sanksjonsmuligheter som foreligger? Kommunen har ikke registrert avvik fra kontrakten. 4. Oppfølging av at leveransen omfattes av kontrakten – løpende kontrakt Kontrakt for perioden 01.07.12 til 31.12.13 med intensjon om forlenging av gjeldende avtale. Hvis en av partene ikke ønsker å forlenge avtalen, skal partene varsles minimum 4 måneder før sluttdato. Hvis varsel ikke er gitt, gjelder kontraktens utløpsdato som oppsigelsesdato, det vil si 4 måneder etter denne dato. Avtalen er ikke formelt forlenget, men brukes fortsatt. 5. Blir det gjennomført evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår? Det foreligger ingen skriftlig evaluering, men evalueringen er at leverandøren leverer det de skal. Målet er å overta tjenesten selv, samlokalisere og bygge kompetanse. Kommunen skal etablere «sterkskjermet enhet». Innlandet Revisjon IKS Side 40 Kontraktsoppfølging Kjøp hos Røysumtunet For tiden før mars 2015 var det ikke skriftlige kontrakter. Det foreligger enkeltvedtak for pasientene om langtidsopphold på Røysumtunet. De fleste brukerne har vært der lenge, noen i 10-15 år. Kommunen har inngått kontrakter med Røysumtunet for enkeltpasienter fra mars 2015. 1. Hvordan er det kontrollert at leveransen/ytelsen er i henhold til kontrakten? Riktig kvalitet, riktig omfang, rett tid Kommunen kjøper helse- og omsorgstjenester i form av langtidsplasser på grunnlag av enkeltvedtak. Vedtakene er generelle. Det har vært årlige samarbeidsmøter med Røysumtunet hvor virksomhetsleder og leder for psykisk helse har deltatt. Nå er det naturlig at også tildelingsenheten deltar. Fokus på møtene er den enkelte brukers situasjon og utfordringer man har hatt. I forkant av møtene har kommunen fått årsrapport pr pasient om pasientenes tilstand. Det har ikke vært ført referat fra samarbeidsmøtene. Det har skjedd mye uformelt og tjenestekjøpet har vært basert på gjensidig tillit. Oppfølging av kvalitet er ikke dokumentert. 2. Hvordan er det kontrollert at fakturering er i samsvar med kontrakten? Rett beløp, priskontroll, utregningskontroll Fastsatt tid og avtalte betalingsbetingelser Kommunen har godtatt fakturert døgnpris ved å betale fakturaene. I et tilfelle foreligger brev fra Røysumtunet hvor pris fra innflytting foreligger. Kommunen har ikke funnet dokumentasjon på pristilbud eller andre oppstartdokumenter knyttet til overføring av tjenester til Røysumtunet. Kommunen har kjøpt tjenester fra Røysumtunet i 15 år. Det har ikke vært noen kontrakter før i mars 2015. Kommunen har ikke hatt forhandlinger om pris før disse kontraktene ble inngått i 2015. 3. Hvordan følges avvik fra kontrakten opp? Benyttes de sanksjonsmuligheter som foreligger? Det forelå ikke kontrakt og det er uklart hvilke sanksjonsmuligheter kommunen har. Kommunens representanter hadde ikke kjennskap til at det er rapportert noen avvik. Kommunen har brukt Røysumtunet i 15 år. 4. Oppfølging av at leveransen omfattes av kontrakten – løpende kontrakt Dette punktet er uaktuelt å vurdere da det ikke har vært skriftlig kontrakt for kjøpene gjennom 15 år. 5. Blir det gjennomført evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår? Det foreligger ikke skriftlig evaluering, men evaluering foretas løpende årlig. Kommunen har ingen planer om å ta tilbake tjenesten i egenregi. Innlandet Revisjon IKS Side 41 Kontraktsoppfølging 7.2.3 TEKNISK OG EIENDOMSAVDELINGEN Har enheten noen generelle rutiner for kontraktsoppfølging? Enheten har ingen generelle rutiner for kontraktsoppfølging. Kontraktene brukes som utgangspunkt. Enheten har mange saksbehandlere som driver kontraktsoppfølging og ser behovet for å standardisere hovedpunkter for kontraktsoppfølging. Kommunen har en prosjekthåndbok som gjelder for større investeringsprosjekter som styres av en prosjektkoordinator direkte under rådmannen. Noen punkter om kontraktsoppfølging fra håndboken kan være aktuelle for mindre kontrakter også. Oppsummering kontraktsoppfølging av kontraktene med Gran Snødrift og Vigga Bygg AS Kontroll av at leveransen/ytelsen er i henhold til kontrakten Gjennom kontraktsoppfølging har Teknisk kontrollert at ytelsene har riktig kvalitet og riktig omfang til rett tid. Kontroll av at fakturering er i samsvar med kontrakten For kontrakten med Gran Snødrift er det foretatt kontroll av at rett beløp er fakturert via kontroll av antall, pris og utregning. For kontrakten med Vigga Bygg AS er beløp, pris og utregninger kontrollert mot prisoverslag og total kontraktsum er fulgt opp. Kontrakten med Gran Snødrift angir 30 dagers betalingsfrist, mens leverandøren gir 14 dagers betalingsfrist ved fakturering. Oppfølging av avvik fra kontraktene Konstaterte avvik følges opp. For brøytekontraktene løses avvik ved dialog. Avvik har ikke medført oppsigelse av kontrakter. Kontrakt om tilleggsarbeid brannsikringstiltak er fulgt opp med befaringer for å sikre gjennomføring i samsvar med bestillingen, og mangler er rettet opp. Sanksjoner er ikke benyttet. Oppfølging av at leveransen omfattes av kontrakten – løpende kontrakter Kontrakten med Gran Snødrift er en løpende kontrakt med mulighet til forlengelse. Kontrakten følges opp med hensyn til gyldighet, og bruk av opsjonen vurderes opp mot neste kunngjøring av konkurranse. Brøytekontraktene er samlet av en slik størrelsesorden at det ble foretatt kunngjøring i det europeiske markedet ved anskaffelsen i 2011. Evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår Det foreligger ikke skriftlig evaluering for noen av kontraktene. For brøytekontrakten opplyses at det foregår kontinuerlig evaluering. For kontrakten med Vigga Bygg AS opplyses at det har vært erfaringsutveksling med fokus på forhold ved leverandøren. Detaljer for hver kontrakt er beskrevet nedenfor. Innlandet Revisjon IKS Side 42 Kontraktsoppfølging Kontrakten med Gran Snødrift 1. Hvordan er det kontrollert at leveransen/ytelsen er i henhold til kontrakten? Riktig kvalitet, riktig omfang, rett tid Entreprenøren fører detaljerte lister over når det er brøytet og hvor. Kommunen registrerer på kalenderen når det snør eller er glatt. I kommunen sjekkes notatene mot det detaljerte fakturavedlegget pr veg fra entreprenøren. Kommunen har kontinuerlig oppfølging om vinteren. Ved manglende brøyting kommer det fort reaksjoner fra publikum når det ikke brøytes tidsnok. Kommunen tar stikkprøver på kvaliteten på brøytingen. Kommunen har dessuten mange ansatte ute som rapporterer. Den største utfordringen er at entreprenørene brøyter for tidlig ved enkelte snøfall spesielt først på sesongen. Det er vanskelig å følge opp alle de spesifiserte brøytekravene som er satt i kontrakten. Brøytekravene er veiledende. Kommunen sender påminnelse om brøytekravene til entreprenørene. 2. Hvordan er det kontrollert at fakturering er i samsvar med kontrakten? Rett beløp, priskontroll, utregningskontroll Fastsatt tid og avtalte betalingsbetingelser Pris pr veg(turpris) på fakturavedlegget kontrolleres mot avtalt pris. Det foretas kontroll av antall kjørte turer og utregningskontroll. Prisregulering foretas en gang pr år før brøytestart. Leder for samferdsel og park innhenter kostnadsindeks for anleggsmaskiner pr 15.9 og beregner prisstigningen i prosent som skal tillegges tilbudets priser for kommende sesong. Melding om prisstigning sendes til entreprenørene som regulerer påfølgende fakturaer for oppgitt prisstigning. Det er mottatt brøyteliste med faktura for 2 måneder om gangen med 14 dagers betalingsfrist i 2014. I følge kontrakten skal brøyteliste med faktura sendes inn hver måned med forfall 30 dager etter fakturadato. Kommunens representanter mente at kommunen benytter 30 dager selv om det står 14 dager på fakturaen. 3. Hvordan følges avvik fra kontrakten opp? Benyttes de sanksjonsmuligheter som foreligger? De vanligste avvikene går på mengden: Ikke brøytet tidsnok eller for tidlig brøyting ved enkelte snøfall. Erfaring er at det meste løser seg ved dialog. Leder har ikke kjennskap til at kontrakter er sagt opp. Eventuelle skader som oppstår som følge av brøytingen, ordner entreprenørene stort sett opp i selv. 4. Blir det gjennomført evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår? Det foregår kontinuerlig evaluering, men den er ikke skriftlig. Innlandet Revisjon IKS Side 43 Kontraktsoppfølging Løpende kontrakt 5. Blir løpende kontrakter med opsjoner på forlengelse fulgt opp slik at forlengelsesfristen ikke løper ut? Kontrakten gjelder til våren 2016 med mulighet til 1 års forlengelse og gjensidig oppsigelsesfrist på 6 måneder. Kommunen ønsker ikke å bruke opsjon. Eventuell bruk er avhengig av tidspunktet for når vegvesenet skal ha konkurranse på brøyting. Kommunen ønsker å kunngjøre konkurranse samtidig med vegvesenet. Det er hensiktsmessig både for kommunen og entreprenørene. 6. Foretas noen kontroll av at verdien på løpende kontrakter, samlet utbetalt, ikke går vesentlig utover det som eventuelt ble kunngjort? Kommunen foretar beregning av anskaffelsens anslåtte verdi da de er klar over terskelverdiene og kravene til kunngjøring. Anskaffelse av snøbrøyting er av en slik størrelsesorden at den måtte kunngjøres på TED jf. anskaffelsen i 2011. Vi har ingen opplysninger om at det foregår noen kontroll av verdien i forhold til kunngjort beløp. Kontrakten med Vigga Bygg AS Prosjekt 925 Brannsikring Råbygg til basseng på Grymyr skole ble bygd om til amfi mv. Kommunen hadde inngått kontrakt med Vigga Bygg AS om utbygging av bassengrommet. Dette medførte annen brannrisiko og nye brannsikringstiltak. Brannrapport ble så utarbeidet av Sweco AS. Kontrakt for tilleggsarbeider for brannsikringstiltak ble inngått i juli 2012 med Vigga Bygg AS. Før dette tidspunktet var en del arbeider allerede bestilt og utført uten avtale. Kommunens representanter legger til grunn at kontraktbetingelsene for hovedkontrakten også gjelder for tilleggskontrakten(NS 3431). 1. Hvordan er det kontrollert at leveransen/ytelsen er i henhold til kontrakten? Riktig kvalitet, riktig omfang, rett tid Oppfølging av kontrakten/leveransen er dokumentert med notat fra befaring 21.8.12 og 15.10.12 med påviste mangler med frister for utbedring. Ett års befaring 12.3.13 er dokumentert med innkalling og kopi av epostkorrespondanse mellom kommunen og Vigga Bygg i ettertid. 2. Hvordan er det kontrollert at fakturering er i samsvar med kontrakten? Rett beløp, priskontroll, utregningskontroll Fastsatt tid og avtalte betalingsbetingelser Prosjektleder i kommunen har ført skyggeregnskap for å følge opp kontraktsummen ved hjelp av skjema for kontraktsoppfølging; fra kontraktinngåelsen i juli 2012. Oppgitt kontraktsum 490 000 kr. Gjennom attestasjon kontrolleres beløp, pris og utregninger mot prisoverslag. 3. Hvordan følges avvik fra kontrakten opp? Innlandet Revisjon IKS Side 44 Kontraktsoppfølging Benyttes de sanksjonsmuligheter som foreligger? Utføring av tilleggsarbeidet er fulgt opp med befaringer sammen med entreprenøren. Dokumentasjon foreligger. Mangler er rettet opp i dialog med leverandøren. Kommunens sanksjonsmuligheter er å holde igjen betaling til arbeidet er ferdigstilt. Vi har ikke opplysninger om at sanksjoner er benyttet. 4. Blir det gjennomført evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår? Evaluering er et naturlig punkt i en prosedyre og er lærende. Det foreligger ikke dokumentert evaluering i ettertid av leveransen. Kommunen har hatt erfaringsutveksling med fokus på forhold ved leverandøren. 7.3 REVISJONENS VURDERINGER På bakgrunn av de innsamlede data skal revisor vurdere om virksomhetsområdenes praksis er i tråd med revisjonskriteriene for kontraktsoppfølging i kapittel 7.1.5. Som tidligere omtalt valgte vi 6 anskaffelser hvor det var kontrakter, samt kjøp hos Røysumtunet uten kontrakt. Vi vil først vurdere de 6 anskaffelsene hvor det var kontrakter. Deretter vil vi vurdere kjøpet hos Røysumtunet for seg selv. Anskaffelser hvor det var kontrakter Det skal kontrolleres at leveransen er i henhold til kontrakten Etter revisjonens vurdering er det fulgt opp/kontrollert at mottatte tjenester er i samsvar med bestilling/kontrakt og har riktig kvalitet, riktig omfang og er levert til rett tid for de 6 anskaffelsene. Det skal kontrolleres at fakturering er i samsvar med kontrakten Revisjonen vurderer at det er foretatt kontroll med at det blir betalt riktig beløp til fastsatt tid for den vare/tjeneste som er mottatt og godkjent gjennom priskontroll, utregningskontroll og kontroll av betalingsbetingelser for de 6 anskaffelsene. Etter revisjonens vurdering kan det ikke har vært oppfølging av rett betalingsfrist på fakturaene for 2 av de 6 kontraktene; kontraktene med Otrera og Gran Snødrift. Leverandørene har brukt betalingsfrist på 14 dager, mens kontraktene har bestemmelser om 30 dagers frist. Avvik fra kontrakten skal følges opp Revisjonen vurderer at virksomhetsområdene i liten grad har konstatert avvik fra de utvalgte kontraktene i sin oppfølging. Konstaterte mangler/avvik ved oppfølgingen av 3 kontrakter(Ambio Helse AS, Gran Snødrift og Vigga Bygg AS), er fulgt opp og rettet gjennom dialog og befaringer. Kontraktene har bestemmelser om sanksjoner, men det er vanskelig for revisjonen å vurdere praksis for bruk av sanksjoner når det ikke har vært avvik av den art at det har vært nødvendig å sanksjonere. Innlandet Revisjon IKS Side 45 Kontraktsoppfølging Det skal følges opp at leveransen omfattes av kontrakten(løpende kontrakter) Oppfølging av at leveransen er omfattet av kontrakten gjelder i denne undersøkelsen de løpende kontraktene med Otrera, Mjøsen Bo og habilitering AS og Gran Snødrift. Revisjonen vurderer at virksomhetsområdenes oppfølging av kontraktene med Otrera og Gran Snødrift har sikret og vil sikre at bruk av opsjoner på forlengelser vurderes før fristen løper ut. For kontrakten med Mjøsen Bo og habilitering AS ble ikke opsjonen utløst før kontrakten utløp. Revisjonen vurderer at Helse og omsorg har kjøpt fra Mjøsen Bo og habilitering AS uten gyldig kontrakt siden 31.12.13. Det bør gjennomføres evaluering av leveransen og oppfølging av avtalte vilkår Etter revisjonens vurdering er evaluering av den gamle anskaffelsen og kontraktens forløp et nyttig verktøy i den framtidige innkjøpsvurderingen og ofte nødvendig for gjennomføring av neste anskaffelsesprosess. For alle kontraktene/kjøpene har virksomhetene foretatt evaluering av leveransene selv om det ikke er pålagt. Etter revisjonens vurdering bør evalueringene være dokumentert for å kunne dra nytte av dem senere. Anskaffelse ved Røysumtunet – uten kontrakt For kommunens kjøp av langtidsplasser/heldøgns helse- og omsorgstjenester ved Røysumtunet har ikke vilkårene vært kontraktfestet. Ut fra en vesentlighetsvurdering valgte vi å undersøke hvordan anskaffelse av heldøgns helse- og sosialtjenester hos Røysumtunet blir fulgt opp. Kommunen har kjøpt tjenester fra Røysumtunet i 15 år. De siste 3 årene har årlig kjøp variert mellom 8,6 mill. kr og 9,2 mill. kr. Revisjonen vurderer at det har vært en svakhet at rollene og forpliktelsene for tjenesteyter og kjøper ikke har vært formalisert gjennom kontrakt. Etter revisjonens vurdering er manglende dokumentasjon for løpende samarbeid om pasientene og manglende dokumentasjon av oppfølging av kvaliteten i tjenesteytelsen en følge av at det ikke har vært skriftlig kontrakt. Det foreligger heller ingen dokumentasjon på hva som grunnlag for prisfastsetting eller regulering av prisene. Revisjonen vurderer at Helse og omsorg på grunn av manglende kontrakt, ikke har hatt grunnlag for å kontrollere rett pris eller andre betingelser og har heller ikke hatt mulighet til å konstatere eventuelle avvik. Revisjonen vurderer at den årlige evalueringen av tjenesten bør være skriftlig. Innlandet Revisjon IKS Side 46 Kontraktsoppfølging 8. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Problemstillingene var om: Kommunen har tilfredsstillende retningslinjer/rutiner for oppfølging av kontrakter? Det er inngått skriftlig kontrakt? Kontraktene har et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsene? Kontraktbestemmelsene er fulgt opp på en tilfredsstillende måte? 8.1 KONKLUSJONER Retningslinjer/rutiner for oppfølging av kontrakter Kommunen har ikke tilfredsstillende retningslinjer for oppfølging av kontrakter. Økonomireglementet inneholder bestemmelser som er en del av kontraktsoppfølgingen, men det mangler bestemmelser om oppfølging av kontraktsbrudd som forsinkelser, garantier og sanksjoner. Videre mangler sentrale bestemmelser om oppfølging og kontroll av kontraktens verdi, oppfølging og kontroll med at regelverket for offentlige anskaffelser følges ved vesentlige endringer i kontraktene, oppfølging av kontrakter med opsjoner og kontrakter uten opphørstidspunkt og planlegging av ny anskaffelsesprosess i god tid før kontraktstiden utløper for kontrakter som dekker løpende innkjøpsbehov. Skriftlige underskrevne kontrakter Det var skriftlige underskrevne kontrakter for 10 av 15 undersøkte anskaffelser. For 4 av 15 anskaffelser var det ikke skriftlige underskrevne kontrakter, mens det for en anskaffelse var skriftlige underskrevne kontrakter for 2 av de 3 årene undersøkelsen omfattet. Den vesentligste anskaffelsen hvor det manglet skriftlig underskrevet kontrakt, var for kjøp av langtidsplasser/ heldøgns helse- og omsorgstjenester ved Røysumtunet. Revisjonen har ikke fått seg forelagt andre dokumenter som gir en tilfredsstillende beskrivelse av hva som er avtalt. Dette forholdet er rettet opp ved at det ble inngått kontrakter med Røysumtunet pr pasient i mars 2015. Vi har ikke vurdert innholdet i de nye kontraktene. Kontraktenes innhold gjør det mulig å følge opp anskaffelsene Anskaffelsen ved Røysumtunet hadde ikke kontrakt. For 9 av de andre 14 utvalgte anskaffelsene har kontraktene et innhold som gjør det mulig å følge opp anskaffelsene i henhold til minimumskravene. For 5 av de 14 anskaffelsene var det mangler ved innholdet i kontraktene eller det manglet kontrakt eller utfyllende kontraktbetingelser for deler av den kontrollerte perioden. Kontraktsoppfølging Vi undersøkte kontraktsoppfølgingen for 7 av anskaffelsene. Kontraktsoppfølgingen for de 6 anskaffelsene hvor det var kontrakter, er i hovedsak fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrakten med Mjøsen Bo og habilitering ble ikke forlenget innen gjeldende frist og kommunen har foretatt kjøp uten gyldig kontrakt siden 31.12.13. Innlandet Revisjon IKS Side 47 Kontraktsoppfølging Revisjonen vurderer at det ikke har vært tilfredsstillende oppfølging av anskaffelsen ved Røysumtunet på grunn av manglende skriftlig kontrakt. 8.2 ANBEFALINGER Revisjonen anbefaler kommunen å utarbeide tydelige retningslinjer for når det er nødvendig å inngå skriftlig kontrakt og hvilke minimumskrav kontrakten bør oppfylle. Revisjonen anbefaler at kommunen utarbeider skriftlige retningslinjer for kontraktsoppfølging. Retningslinjene bør være forpliktende og forankret på ledernivå i kommunen. Innlandet Revisjon IKS Side 48 Kontraktsoppfølging REFERANSER 4 Lov om kommuner og fylkeskommuner(Kommuneloven) LOV-1992-09-25-107 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Lov om offentlige anskaffelser LOV-1999-07-16-69 Nærings- og fiskeridepartementet Forskrift om offentlige anskaffelser FOR-2006-04-07-402 Nærings- og fiskeridepartementet Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser, juni 2012, Direktoratet for forvaltning og IKT Fafo4-rapport 2013:24 Konsekvenser av konkurranseutsetting Økonomireglement for Gran kommune, vedtatt av kommunestyret i Gran 14.06.12, K-sak 67/12 Kommunens ansattportal for innkjøp Fafo er en norsk samfunnsvitenskapelig forskningsstiftelse Innlandet Revisjon IKS Side 49 Kontraktsoppfølging VEDLEGG RÅDMANNENS UTTALELSE Innlandet Revisjon IKS Side 50 Kontraktsoppfølging Uttalelse til forvaltningsrevisjonsrapport – forvaltningsrevisjon av kontraktsoppfølging Det vises til brev fra Innlandet Revisjon IKS av 30. juni 2015 vedlagt utkast til rapport «Forvaltningsrevisjonsrapport av kontraktsoppfølging». Hovedinntrykket av rapporten er at det er en god rapport og den inneholder en grundig drøfting av de problemstillinger som kontrollutvalget har ønsket å få belyst gjennom forvaltningsrevisjonsprosjektet. Rapporten gir en god innføring i hvordan kommunens arbeid med kontraktsoppfølging har vært på de analyserte områdene og gir grunnlag for læring og videreutvikling. Rapporten har en logisk oppbygging og stoffet er gjort enkelt tilgjengelig, med enkel språkbruk. Rådmannen tar revisjonens anbefalinger knyttet til prosjektets problemstillinger til etterretning, men har knyttet noen kommentarer til disse nedenfor. Anbefalingene vil bli tatt med i videreutviklingen av kontraktsoppfølgingsarbeidet i Gran kommune og det gis en orientering om både planlagte og allerede iverksatte tiltak knyttet til dette arbeidet senere i uttalelsen. Kontraktsoppfølging er sammen med god planlegging av en anskaffelse avgjørende for å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved kommunens anskaffelser og i anskaffelser generelt. Dette er i mange anskaffelser et ressurskrevende arbeid med behov for blant annet god organisering og kontinuitet, tverrfaglig kompetanse samt gode verktøy for gjennomføring og oppfølging av anskaffelser. Nødvendige retningslinjer om kontraktsoppfølging er etter rådmannens vurdering en viktig rammefaktor i dette arbeidet. Samtidig bør slike retningslinjer ses på sammen med andre tiltak i en helhetlig tilnærming for god gjennomføring av anskaffelsesprosesser, fra behov oppstår til leveransen er utført og kontrakten avsluttet. Kommentarer til problemstilling 1 – Har kommunen tilfredsstillende retningslinjer/rutiner for oppfølging av kontrakter? Revisjonens konklusjon i punkt 8.1 og vurdering i punkt 4.3 viser til at kommunen ikke har forpliktende bestemmelser om kontraktsoppfølging ved kjøp av varer og tjenester. Rådmannen er ikke helt enig i denne vurderingen/konklusjonen. Grunnen til det er, som også rapporten viser til i avsnitt 3, at økonomireglementet har forpliktende bestemmelser om varemottak, fakturakontroll, attestasjon, anvisning samt at reglementet omtaler oppfølging ved feil, mangler og reklamasjoner. Videre peker rapporten på at reglementet ikke har spesifikke bestemmelser om kontraktsoppfølging. Økonomireglementets bestemmelser som vist til ovenfor er etter rådmannens vurdering helt konkrete retningslinjer som ivaretar vesentlige sider av oppfølgingen ved kjøp av varer og tjenester. Videre i revisjonens vurdering fremgår det også at disse bestemmelsene ivaretar revisjonskriteriene 1 og 2 i pkt 4.1.4 men ikke punkt 3 om «andre kontraktsbrudd som forsinkelser, garantier og Innlandet Revisjon IKS Side 51 Kontraktsoppfølging sanksjoner». Rådmannen ønsker å presisere her at kontraktsbrudd generelt omtales som feil, mangler eller forsinkelse ved leveransen. Vilkår om garantier, sanksjoner og reklamasjoner er virkemidler i kontrakten for å sikre oppfyllelse av kontrakten. Revisjonskriterie 3 om kontraktsbrudd henger ut i fra dette klart sammen med de oppfølgingsaktiviteter som følger av kontroller i kriterie 1 og 2, samt at det generelt er den enkelte kontrakt sine vilkår om kontraktsbrudd som gir føring for hvilke oppfølgingsaktiviteter som er aktuelle ved eventuelle kontraktsbrudd. I punkt 4.3, siste avsnitt fremgår det at økonomireglementet ikke omfatter blant annet sentrale kontroller som oppfølging og kontroll av kontraktens verdi, kontroll med at regelverket for offentlige anskaffelser følges ved vesentlig endringer av kontrakter, oppfølging av opsjoner m.v. Rådmannen er enig i at det på dette området innen kontraktsoppfølging pekes på klare forbedringspunkter. Problemstilling 2-4 - Rådmannen har ingen ytterligere kommentarer til problemstillingene 2-4 Iverksatte tiltak og tiltak som planlegges knyttet til kontraktsoppfølgingsarbeidet Rådmannen orienterer nedenfor om ulike tiltak som allerede er eller planlegges iverksatt i forhold til revisjonens anbefalinger. Herunder ligger også tiltak som følger av felles anskaffelsesstrategi og handlingsplan for kommunene på Hadeland5. Utarbeide tydelige retningslinjer for når det er nødvendig å inngå skriftlig kontrakt og hvilke minimumskrav kontrakten bør oppfylle. 5 - Veiledning og retningslinjer tilgjengelig på ansattportalen per i dag: o Arkivrutiner for offentlige anskaffelser ble innført i oktober 2012 og er tydelig på at anskaffelsessaker skal dokumenteres skriftlig. Samtidig stiller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser krav om proporsjonalitet ift ressursbruk og anskaffelsens omfang slik at det i anskaffelser av mindre verdi og omfang kan være hensiktsmessig at skriftlighet ikke må være et absolutt krav. o Veiledning på ansattportalen om kontraktsoppfølging med blant annet henvisning til «Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser» som er benyttet som kilde til revisjonskriteriene i denne rapporten. o Sjekkliste ved innkjøp av varer og tjenester. Denne gir retningslinjer og veiledning om innkjøpsprosedyre samt minimumskrav som foreligger i forhold til dokumentasjon. o Tilgjengelig standard avtalevilkår på ansattportalen, for henholdsvis varer og tjenester over og under EØS-terskelverdiene - Innføring av innkjøpssystem (Visma eHandel) o Kommunen har i et felles ehandelsprosjekt med Lunner kommune innført Visma eHandel som innkjøpssystem for flere av kommunens virksomheter i løpet av første halvår 2015. Resterende virksomheter skal etter planen ta systemet i bruk i løpet av 2015. Målet på sikt er at alle bestillinger ved kjøp av varer og tjenester skal foretas gjennom innkjøpssystemet. Dette vil kunne sikre at bestillingene foretas skriftlig, gir sporbarhet og bidrar til styrket økonomisk internkontroll. Godkjent i IS-møtet for interkommunalt innkjøpssamarbeid 25. oktober 2011 Innlandet Revisjon IKS Side 52 Kontraktsoppfølging - Innføring av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) o Er planlagt som fase to i ehandelsprosjektet. Verktøyet skal gi støtte i forhold til planlegging og gjennomføring av større anskaffelsesprosesser, både med tanke på ivaretakelse av anskaffelsesregelverket og oppbygging av kontrakter som vil ivareta minimumskravene kontraktene bør oppfylle. - Vurdere kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) o Kommunen benytter i dag sak/arkivsystemet for administrasjon av kontrakter. Det vil bli vurdert om det kan tas i bruk flere moduler i dette systemet som gir bedre oppfølgingsmuligheter med tanke på kontraktsadministrasjon. Det kan også være funksjonalitet i KGV-verktøyet som kan være et aktuelt alternativ for ivaretakelse av kontraktsoppfølging når det gjelder kontraktens verdi, ivaretakelse av regelverket for offentlige anskaffelser ved vesentlige endringer i kontraktene, tidsplanlegging/varsling, frister m.v. Utarbeide skriftlige retningslinjer for kontraktsoppfølging - Revisjon av økonomireglementets bestemmelser vedrørende kontraktsoppfølging og ajourføring i forhold til bruk av ehandelsløsningen planlegges gjennomført høst 2015/vinter 2016 - Andre relevante tiltak som vil kunne forbedre kontraktsoppfølgingen o Videreutvikle veiledninger og maler på ansattportalen o Mal for anskaffelsesstrategi/kontraktsstrategi (for å få frem mål, relevante forhold og virkemidler i planleggingsfasen, benyttes i dag ved planlegging av rammeavtaler i innkjøpssamarbeidet) o Bruk av innkjøpssystemet/eHandel ved kjøp av varer og tjenester o Innføre verktøy for konkurransegjennomføring og kontraktsadministrasjon Innlandet Revisjon IKS Side 53
© Copyright 2024