1. No category

Modernisering og effektivisering
av stabs-, støtte- og
forvaltningsfunksjoner inkludert
driftsanskaffelser i
forsvarssektoren
Presentasjon for anskaffelseskonferansen
05.11.2015
KONFIDENSIELT OG RETTIGHETSBESKYTTET
Enhver bruk av dette materialet uten særskilt samtykke fra McKinsey & Company er strengt forbudt
Innledning
▪
McKinsey har på oppdrag fra FD utarbeidet en rapport som omhandler modernisering og
effektivisering av stabs-, støtte- og forvaltningsfunksjoner i forsvarssektoren.
▪
Det følgende er således ikke en tilstandsrapport for forsvarssektoren totalt sett, men en konkret
gjennomgang av nærmere spesifiserte stabs-, støtte- og forvaltningsfunksjoner i
forsvarssektoren.
▪
Det er McKinseys forståelse at oppdragsgiver iverksatte denne gjennomgangen for å frigjøre
midler og ressurser for å styrke den operative evnen.
▪
McKinseys mandat har ikke vært å detaljere implementeringsstrategier. McKinsey har
identifisert forbedringsmuligheter og forutsetninger for å realisere disse. Oppdragsgiver tar
beslutnings- og implementeringsprosessen videre.
▪
Analysen baserer seg på intervjuer med over 100 medarbeidere i sektoren, sammenligning med
andre forsvarssektorer samt sammenligninger med annen offentlig og privat virksomhet, hvor
relevant. Forsvarssektorens medarbeidere har vært imøtekommende, konstruktive og
samarbeidsvillige
▪
Estimat er basert på utgående beholdning 31.12.2013 hvis ikke annet er spesifisert.
▪
McKinsey svarer for innholdet i rapporten.
Kilde: McKinsey
McKinsey & Company | 1
Viktige funn og observasjoner
▪
▪
▪
▪
Totalt årlig potensial ved implementering av alle tiltak på til sammen NOK 3,5-4,6 milliarder
Restruktureringskostnader opp mot NOK 4,9 milliarder gitt eksisterende ordninger
Sektoren har tidligere gjennomført en rekke effektiviseringstiltak og program, og strukturelle
grep er for det alt vesentlige påkrevd for å realisere potensialet identifisert av McKinsey.
Imidlertid kan forbedringer realiseres relativt raskt innenfor enkelte områder som f.eks.,
driftsanskaffelser gitt kraftfull implementering
Størst økonomisk potensial innenfor følgende områder:
– Driftsanskaffelser
– Eiendom, bygg og anlegg
– IKT
▪
Uavhengig av det økonomiske potensialet anbefaler McKinsey at sektoren prioriterer IKT og
driftsanskaffelser for tidlig implementering da disse områdene har størst gap til beste praksis
▪
Kvalitetsforbedringer mulig innenfor
– Utdanning, hvor en samling og styrking av det som i dag er relativt små fagmiljøer, over tid
vil gi høyere kvalitet på utdanningen
– IKT, utvikling fra åtte til fire år
– Materiellanskaffelser, prosjekttid ned fra 9 år
– Øverste ledelse, raskere og mer smidig forvaltning når overlappende funksjoner tas bort
▪
To generelle observasjoner:
– Disponeringssystemet for befal ikke lengre hensiktsmessig blant annet p.g.a. høy
personalrotasjon
– Mangelfull økonomistyring
Kilde: McKinsey
McKinsey & Company | 2
Estimert brutto effektiviseringspotensial (uten restrukturering)
1
Øverste
ledelsesnivå
250-400
3 IKT
350-650
Personell5
forvaltning
Effekt
NOK millioner,
årlig besparelser
300
2 Støttefunksjoner
4 Utdanning
x
~400
Totalt
200-350
3.500-4.600
6 Investeringer
7
Driftsanskaffelser
og forsyning
8 Vedlikehold
9
Eiendom, bygg og
anlegg
10 Enkelttiltak
KILDE: McKinsey
Estimert under
driftsanskaffelser
~1.100
´~300
550-1.000
50-100
McKinsey & Company | 3
Driftsanskaffelser
Hovedfunn
7
Tiltak
▪
Sektoren har et betydelig høyere ressursbruk
enn andre sammenlignbare virksomheter i Norge og
utlandet
▪
Gjennomføre systematisk
innkjøpstransformasjon av de viktigste
produktkategoriene
▪
Forsvaret har en fragmentert
organisasjonsmodell for anskaffelser som fører til
småskala produksjon og gjør det vanskelig å følge
opp at standarder følges
▪
Forbedre datakvaliteten for å muliggjøre styring
og oppfølging av aktiviteter samt å redusere
manuelt arbeid (effektivisering)
▪
▪
Datakvaliteten innen driftsanskaffelser er dårlig
Konsolidere organisasjonen og redusere antall
lokale innkjøpere
▪
Innføre et felles sett med operasjonelle
praksiser, eksempelvis LEAN, understøttet av et
kompetanseløft
– 59 % av kostnadene er knyttet til «sekkepost»kontoer eller mangler artskonto
– Kun 29 % av ordrelinjene (tilsvarende 45 % av
fakturaverdien) er tilknyttet en varegruppe.
– Bruken av varegruppe og artskonto er
inkonsekvent*
– Kun 16 % av ordrelinjene (tilsvarende 19 % av
det totale fakturabeløpet) har materialkode
▪
Det finnes indikasjoner på at Forsvaret betaler for
mye for militært og sivilt materiell
▪
En kompetansekartlegging viser at Forsvaret har et
gap innen prestasjonsstyring
Potensial og forutsetninger
Potensial
▪
Effekten av tiltakene estimeres til 1.100 NOK
Forutsetninger
▪
For å realisere gevinstene er det forutsatt at
Forsvaret er i stand til å gjennomføre
profesjonalisering og kategoribasert
transformasjon
▪
Gjennomføring vil også kreve sterk støtte fra
forsvarsgrenene
*artskontoen «Proviant» (direkte avskrift): Mat og drikke, FOOD BEVERAGES AND, REDNINGSHELIKOPTER, Kjøkkenutstyr, Admin tjenester,
Energiforsyning, Kystvakt, KYSTVAKT (YTRE) osv.
KILDE: McKinsey
McKinsey & Company | 4
Støttefoiler
1 To museer, men de blir ikke belastet forsvarsbudsjettet
Kilde: McKinsey
McKinsey & Company | 5
Oversikt over Forsvarets driftsanskaffelser
NOK milliarder
Beskrivelse (ikke uttømmende)
Utgiftskategori
12,7
Driftsanskaffelser
EBA
3,9
Drift og vedlikehold av
kapasiteter
3,0
Tjenester, sivile
2,5
Varer, sivile
Ammunisjon og våpen
Personlig bekledning og
utrustning (PBU)
Annet
2,3
0,6
0,4
Totalt fakturabeløp for innkjøpsordre med fakturadato
i 2013
Forsvarsbygg 3,5 NOK mrd (husleie, energi, renhold,
renovasjon, tilleggstjenester; andre 0,4 NOK mrd
Vedlikeholdsavtaler (inkl. PBL), reservedeler, leie av
militære kjøretøy, innkjøp av varig materiell
Reiser/transport, bespisning, kontorhold, telefoni,
porto, trykkeritjenester, programvarelisenser,
konsulenttjenester
Proviant, sanitetsmateriell, drivstoff/smøremidler, IKTmateriell,
Ammunisjon, håndvåpen, sprengstoff (inkl. toll)
Uniform, støvler, skjorter, hansker, hatter m.m.
0
KILDE: Datauttrekk PwC Moderniseringprosjektet; McKinsey-analyse
McKinsey & Company | 6
Oversikt ressursbruk driftsanskaffelser og investering
Investeringer
Antall årsverk, 2013
Driftsanskaffelser
Ressursbruk per etat
684
Forsvaret
206
1.165
891
177 30 207
FB
FD
244
920
Sektoren
2
58
56
FFI
4
7
3
NSM
22
KILDE: McKinsey, Ressurskartleggingsdata fra Forsvaret, FD; FB, NSM og FFI
McKinsey & Company | 7
Fordeling av anskaffelsesressurser
Årsverk
Beskrivelse
891
Forsvaret
825
FLO Totalt
661
Kapasitetene
FLO
825
Forsvarsstaben
25
Annet
3
KILDE: FLO; McKinsey-analyse
Annet
38
Forsvarsgrenene
Divisjon for
Forsyning
120
44
I tillegg kommer
omtrent 500 - 550
personer som
jobber som lokale
innkjøpere
McKinsey & Company | 8
Forsvarssektorens bemanning innen anskaffelser (drift- og investeringer)
sammenlignet med et utvalg av norske og utenlandske organisasjoner
Bemanning indeksert basert på innkjøpsbeløp
1.165
791
685
-59%
620
503
414
260
190
Forsvaret Moderne Moderne Forsvars- Gjennom- Mønster- Offentlig
forsvar 1 forsvar 2 industri
snitt
praksis
sektor
Forsvarssektoren
Andre
forsvarssektorer
KILDE: Forsvaret; McKinsey; CAPS
477
351
Sammenlignbare
globale bedrifter
Norsk
offentlig
sektor
Statseid
Statseid
Norske statseide
selskaper
McKinsey & Company | 9
Antall anskaffelser pr. enhet
Ordrelinjer per år, 2013
10.000
Driftsanskaffelser gjennomføres av 160 forskjellige enheter
9.000
8.000
7.000
6.000
5.000
4.000
3.000
2.000
1.000
Ø 1.076
0
KILDE: Datauttrekk PwC Moderniseringsprogrammet; McKinsey-analyse
McKinsey & Company | 10
Utfordringer med innkjøpsordrenes datakvalitet
1
59% av kostnadene knyttes til “sekkepost”kontoer eller mangler artskonto
Andel ført på “sekkepost”- kontoer, prosent1
41
59
2
Beløp
Andre tjenester
1,4 NOK mrd
Drift, vedlikehold, leie av
kjøretøy, maskiner m.m.
1,4 NOK mrd
Manglende konto
1,0 NOK mrd
Forbruksmateriell
0,9 NOK mrd
Varegruppe på kun 29% av innkjøpsordrene,
tilsvarende 45% av det totale fakturabeløpet
Andel med varegruppe, prosent1
Mat og drikke
Ukodifisert material
Kj°kkenutstyr
FOOD, BEVERAGES AND
Kystvakt
Varegruppe ukjent
Kjøkkenutstyr
REDNINGSHELIKOPTER
Kontorutstyr
PROVIANT
KYSTVAKT (YTRE)
AGRICULTURAL PRODUCE
Admin tjenester BEVERAGES Verkt°y og utstyr
Energiforsyning
Materialkode på bare 16% av innkjøpsordrene,
tilsvarende 19% av det totale fakturabeløpet
Andel med materialkode, prosent1,2
Fakturabeløp
# ordrelinjer
Fakturabeløp
16
27
73
EKSEMPEL
Varegrupper på artskonto «Proviant»
Artskonto
# ordrelinjer
Inkonsekvent bruk av varegruppe og artskonto
56
19
44
84
81
1 Eksl. fakturaer fra Forsvarsbygg
2 Andelen er beregnet kun på innkjøpsordre ført mot «produkt»-artskontoer (dvs. ikke tjenester) og der i det minste en ordre er ført mot en materialkode
KILDE: Datauttrekk fra PwC Moderniseringsprogrammet; McKinsey-analyse
McKinsey & Company | 11
Bruk av rammeavtaler
Forsvaret har fremforhandlet en rekke
rammeavtaler innen viktige felt…
…men analysen av innkjøpsordrene
indikerer at det fortsatt er en del å gå på
i bruk av disse
6
Flybilletter
Telekommunika
sjon
94
10
Andel av fakturabeløp
på ordrer med
rammeavtalenummer
Prosent1
Hotell
Drivstoff
Andel ordrelinjer med
rammeavtalenummer
Prosent1
Dagligvarer
Andel av fakturabeløp
fra leverandører med
rammeavtale
Prosent1
90
48
52
Leiebil
1 eksl. fakturaer fra Forsvarsbygg
KILDE: PwC Moderniseringsprogrammet; McKinsey-analyse
McKinsey & Company | 12
Prisforskjeller mot NATO-database
Prosentforskjell norsk pris mot NATO-pris
900
0
800
700
600
500
400
300
200
Ø 189
100
0
-100
8 observasjoner
med lavere pris
41 observasjoner
med høyere pris
KILDE: PwC Moderniseringsprogrammet; http://www.dlis.dla.mil/webflis/pub/pub_search.aspx; McKinsey-analyse
McKinsey & Company | 13