Bedriftseksempel «Work Smart»
Tord Ekeland, Vice President Shared Services
Pilot at Fornebuporten
25 sider på 15 minutter
Hvem vi er
Hvorfor vi er her og hva vi har gjort
Hva har vært viktig
Noen minutter til spørsmål til slutt 
Who we are and What we do
This is Kvaerner
Specialised EPC company
3 000 employees in 8 countries
Revenues of NOK 14 billion (2014)
Order backlog of NOK 16.5 billion*
* As of 31 December 2014
4
Kvaerner – mission
“Hvordan lykkes med flytteprosesser
og moderne arbeidsformer?”
Important question:
Hvorfor?
A strong name with a solid track record
Ocean Viking
Est
1841
Peter Steenstrup
First CEO
Aker
Engineering
Stord
Verdal
Aker
Maritime
Norw. Contractors
Aker
Kvaerner
Aker
Solutions
Field
Development
ED&S / Field
Development
Maritime Group
Davy/John Brown/Trafalgar
Oluf A Onsum, founder
1850
1900
1950
Kvaerner
Engineering
Egersund
Rosenberg
Kvaerner
Global EPC
provider
Kvaerner
(Oil & Gas)
2000
2008
6.5.2011
shareholders' annual general meeting
approved the establishing of Kvaerner
as a separate company.
Important for Kvaerner:
•
Beliggenhet
• Løsninger tilpasset en
prosjekt organisasjon
• Konsept
Kvaerner Fornebuporten
•
•
•
•
Office facts
400 desk capacity
10% offices
Quiet/focus 1 per 7 persons
Meeting cap > 1 per person
Kvaerner
4th to 7th floor
Move facts (29.6 first day)
• Ready packed Friday 1600
• Start Monday 0700
• 3 boxes private including IT
Opportunity to:
Challenge status quo
Fra start
Til konsept
20% reduction office cost = 2% efficiency improvement
Hvorfor analyse?
...fordi det er bedre å vite enn å tro!
Company Pulse AS
Company Pulse Rapport ©
Background & ambitions
Fokus er å skape optimale
arbeidsformer i Kværner.
Tilnærmingen er helthetlig. Det
handler ikke kun om nye
kontorlokaler, men om å skape
effektive og gode arbeidsdager for
medarbeiderne.
For å få dette til må vi ha innsikt om
“dagens situasjon”, sette riktig
ambisjonsnivå og dertil kunne måle
utviklingen over tid.
Current situation & challenges
Avbrytelser i kontorlokalene, opptatt møterom og manglende tilgjengelighet til kolleger,
ser ut til å være de tre største «tidstyvene».
Gjennomsnitt arbeidstid er 8,4 timer per. virkedag. 22 % av tiden brukes til møter.
Ledere tilbringer en tredjedel av arbeidsdagen i møter, mens øvrige bruker en sjettedel
av arbeidstiden i møter. 90 % av arbeidstiden brukes i egne kontorlokaler.
Det er store forskjeller mellom avdelinger/medarbeidere.
Fem største utfordringer : avdelinger (2014)
Summary
Work smart
“Work smart” – what is it?
Fornebuporten as a pilot
Clear deliveries
Potential to create
Kvaerner standard
Our ambition:
To focus on a few
but important factors
impacting many Kvaerner
employees daily
261M
Why Work Smart?
Office survey show “time thieves” of 0,9 hours average per day!
– 10 minute reduction per meeting, release 48 hours per year; 6 ½ full workdays
 25% of employees report IT problems, resulting in loss of working time
Pilot from Work smart Outlook
potential to save at least 10 min per day!
Ownership important
 62% of employees reported interruption effecting their work
 41% reported noise in workplace which had an impact on their work
 33% of employees stated that meetings could be better organized
Why: Because it makes sense, standardize, release time, reduce frustration and stress.
Office survey April 2014
How are you doing?
A UK study reveals that the average attention span on a conference call is 23 minutes. After 23 minutes on a
conference call, the participants on your call start to tune out and do other things. This is the part where they start
checking their email, sending text messages, or playing Angry Birds. In fact, some people in the study admitted to
falling asleep all together. When it comes to a face to face meeting, the attention span is increased to 35 minutes.
Innledning
Sammendrag
Arbeidsdag og tidsbruk
Kontorløsninger
Datautstyr
Kommentarer
Demografi
Møter
• 22 % av arbeidstiden brukes til møter. Benchmark er 19 %.
• Gjennomsnitt tidsbruk til møter er 1,9 time per dag. 28 % bruker 3 timer eller per dag.
• Ledere tilbringer en tredjedel av arbeidsdagen i møter, mens medarbeidere bruker en
sjettedel av arbeidstiden i møter.
• Et møte varer i gjennomsnitt 1,5 time.
• Korte møter med varighet på inntil en time oppleves som de mest effektive møtene.
Prosent
Møtetid per. virkedag
Timer
Beregningen er basert på medarbeidere som har hatt minst ett møte i referanseperioden.
Company Pulse Rapport ©
20
Supporting an Efficient Workday
Assigned seating
Clean desk
Location
Tools
Efficient workday
Meeting room
availability
Focus rooms
number, equipment
IT/AV in
Meeting rooms
Work desk
furniture
Work Smart
Work Smart
Layout
“Ringer i vannet” prinsippet
Fornebuporten concept
3. Search for efficiency
= Target
2.Growing virtual working
1. Result from the office survey
conducted April 2014. Main
challenges seen by employees:
Illustration only
Interruption
Noise
Busy meeting rooms Available colleagues
IT problems
Layout Supporting an Efficient Workday
Semi public area
Meeting rooms
Work areas
2
Technology - example
Workspace
Mål om økt bruk av videomøter:
 Selv om “face to face” kun utgjør 37% i dag (benchmark 85%)
Workforms
Bruk av moderne hjelpemidler for å sikre bedre utbytte av møter
 to skjerms løsninger (agenda, notere direkte / referat i møte, lync video
Video kamera på alle møterom, samt alle våre “fokusrom”. Alle rom har to
skjermer, likeså alle arbeidsplasser.
Fokus på sikre implementering: Punkt 1 – brukervennlige løsninger
Nano learning
Leader training
Campaigns
Technology, Workspace, Workform - example
To skjerms løsning
Møteroms booking
•
•
Identitet, stolthet:
Branding /foliering
Kamera 360&front
Effektivitet, møter
Guidelines
To skjerms løsning
Ingen komtrollpanel
Summary
“Hvordan lykkes med flytteprosesser og moderne arbeidsformer?”
-
Se på flytting som en mulighet til positive endringer for selskapet!
Start planlegging tidlig, sikre ressurser og forankring hos ledelsen
Vær bevist deres behov, skaff fakta, sett mål, ha ambisjoner
Involvere og kommunisere!
Endring tar tid!
+
=