1. No category

VALG
/14
Valgstyret
Organisering av valgarbeidet - kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2015
ELSO
ESARK-0212-201412314-22
Hva saken gjelder:
Valgoppgavene inngår som en del av Bystyrets kontors ansvarsområder og kontoret skal ha kompetanse
og kapasitet til å ivareta valgoppgavene. Bystyredirektøren samordner valgoppgavene med den øvrige
driften av kontoret, og har et overordnet ansvar på valg.
Evalueringen av valggjennomføringen fra stortingsvalget i 2013 viste at det er behov for å foreta noen
justeringer i organiseringen av valgarbeidet, og oppfølgingspunktene fra evalueringssaken som omfatter
den administrative organisering omtales i denne saken. På noen områder er det foretatt endringer som er
fremlagt for valgstyret, andre områder er fortsatt til vurdering, og vil bli fremlagt for valgstyret i egne
saker.
Valgoppgavene fordeles som ved tidligere valg på enheter hvor beslektede oppgaver samles. Enhetene
ledes av gruppeansvarlige, og samordningen ivaretas av bystyredirektøren og valgansvarlig.
De gruppeansvarlige tillegges et tydeligere ansvar for oppfølging internt i gruppen og for samarbeid med
øvrige utførerenheter. Bystyredirektøren, valgansvarlig og de gruppeansvarlige har et felles ansvar for å
sikre en helhetlig gjennomføring av valget. Valgansvarlig følger opp de gruppeansvarlige og gruppene
mht. valgfaglig kompetanse og oppfølging av regelverket for valggjennomføring.
Som ved tidligere valg rekrutteres medarbeidere fra andre deler av Bergen kommune for å styrke
kompetansen og kapasiteten i valggjennomføringen. Valgmedarbeidere vil også bli rekruttert eksternt
som stemmemottakere, men også for å ivareta praktiske oppgaver sentralt. Oppgaver vil også bli løst ved
kjøp av tjenester internt i Bergen kommune fra IKT Drift og Etat for bygg og eiendom.
Som følge av at valgoppgavene er integrert i kontorets ordinære virksomhet arbeides det nå i større grad
med utredning, planlegging og oppdatering av valgrutiner i mellomvalgåret.
Det er ikke foreslått større endringer i valgloven eller valgforskriften for kommunestyre- og
fylkestingsvalget i 2015 som er av betydning for kommunenes ansvar i valggjennomføringen.
Valgoppgavene er de samme og organiseringen og fordelingen av oppgaver kan i hovedsak følge den
ansvars og arbeidsdelingen som er etablert ved de senere valgene.
Ved kommunestyrevalget er valgstyret også ansvarlig for godkjenning av listeforslagene og
stemmesedlene til kommunestyrevalget.
1
Forslag til vedtak:
Valgstyret tar organiseringen av valgarbeidet for kommunestyre – og fylkestingsvalget 2015til
orientering.
Dato:
15. januar 2015
Elin Solberg - saksbehandler
Roar Kristiansen - bystyredirektør
Dette dokumentet er godkjent elektronisk.
2
Saksutredning:
1. Organisering av valgarbeidet Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015
Det er ikke foreslått større endringer i valgloven eller valgforskriften for kommunestyre- og
fylkestingsvalget i 2015 som er av betydning for kommunenes ansvar i valggjennomføringen.
Valgoppgavene er de samme og organiseringen og fordelingen av oppgaver følger i hovedsak den
ansvars- og arbeidsdelingen som er etablert ved de senere valgene.
Bystyret og valgstyret har det overordnede politiske ansvaret for valget. Ved kommunestyrevalget er
valgstyret også ansvarlig for godkjenning av listeforslagene og stemmesedlene til kommunestyrevalget.
Bystyredirektøren har det øverste administrative ansvaret og samordner valgoppgavene med den øvrige
driften ved kontoret. Valgansvarlig har det løpende ledelsesansvar i forberedelse og gjennomføring av
valget. Personalrådgiver og økonomirådgiver har, på samme måte som andre områder, ansvar for
rådgivning og oppfølging av valget.
Evalueringen av valggjennomføringen fra stortingsvalget i 2013 viser at det er noe behov for justeringer i
organiseringen av valgarbeidet. Valgoppgavene inngår i Bystyrets kontors ansvarsområder og kontoret
skal ha kompetanse og kapasitet til å ivareta så mye som mulig av valgoppgavene.
Valgoppgavene fordeles som ved tidligere valg på enheter hvor beslektede oppgaver samles. Enhetene
ledes av gruppeansvarlige, og samordningen ivaretas av bystyredirektøren og valgansvarlig.
Fig. 1 Organisering av valgarbeidet Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015
Organiseringen av valgarbeidet har siden 2009 vært organisert ved å samle beslektede oppgaver i enheter
ledet av en gruppeansvarlig. Inndelingen har variert noe fra gang til gang.
Med bakgrunn i evalueringen av valget i 2013, ble det påpekt at det var behov for å styrke ledelse,
oppfølging og samordning av valgoppgavene. Selv om alle ansatte ved Bystyrets kontor er tildelt
valgoppgaver, er det i tillegg behov for å rekruttere noen valgmedarbeidere fra andre enheter i kommunen
3
og kjøp av tjenester i Bergen kommune. 7 av de 8 utførerenhetene er nå ledet av og i hovedsak bemannet
med ansatte ved Bystyrets kontor. Oppgaveområdet IKT ledes fortsatt av og består av medarbeidere
utenfor Bystyrets kontor. Totalt kommer 10 sentrale valgmedarbeidere fra andre enheter i kommunen, og
av disse er 1 person frikjøpt i 100 % i valgåret.
Videre i denne saken gis det beskrivelse av hvordan det administrative arbeidet er lagt opp og organisert
med utgangspunkt i punktene til oppfølging som ligger inne i evalueringsrapporten av stortingsvalget
2013.
Det vil bli lagt frem egne saker for gjennomgang av valgstyrets reglement og delegering av oppgaver til
arbeidsutvalget og administrasjonen. Opplæring av valgstyret og arbeidsutvalget kommer også som egen
sak.
2. Administrativ organisering
«Klargjøre ansvar og oppgaver for bystyredirektøren, valgansvarlig og ansvarlige for de ulike
oppgaveområdene» (fra evalueringsrapporten)
Bystyredirektøren har et overordnet ansvar for valg og samordning av valgoppgaver med øvrige oppgaver
ved kontoret. Bystyredirektøren vil ved gjennomføringen av kommunevalget i 2015 ha en mer aktiv rolle
og være direkte inne i samordningen, bla ved å lede gruppen med de ansvarlige for valgoppgavene og ved
å ha faste oppfølgingsmøter med valgansvarlig. Bystyredirektørens samordningsgruppe har valgoppgaver
som fast post på sine møter hver 14. dag i valgåret, for å sikre en samordnet ressursstyring og
personaldisponering.
Valgansvarlig har det løpende ledelsesansvar i forberedelse og gjennomføring av valget.
Dette ivaretas bla ved at det er utarbeidet en overordnet handlingsplan med milepæler for
gjennomføringen av valget, og en tilhørende beredskapsplan for alle oppgaveområder. Valgansvarlig
følger opp de løpende aktivitetene i gruppene og det konkrete samarbeidet mellom gruppene. Oppfølging
av handlingsplan og gruppene rapporteres til bystyredirektøren. Ressursbehovet og ressursbruken i
gruppene følges og legges frem for bystyredirektørens samordningsgruppe som skal avstemme
valgoppgavene med kontorets øvrige virksomhet.
De ansvarlige innenfor oppgaveområdene leder og gjennomfører arbeidet innenfor egen utførerenhet, og
ivaretar faglig og praktisk samordning innen eget oppgaveområde. Gruppeansvarlige skal samordne egne
aktiviteter med øvrige enheter for å bidra til en helhetlig valggjennomføring. Gruppene er pålagt å ha et
gjennomgående samarbeid og rapportering på oppgaveløsningen i gruppeledermøtene. De
gruppeansvarlige utarbeider egne handlingsplaner og beredskapsplaner innenfor eget oppgaveområde.
«Vurdere behov for en nestleder for valgansvarlig » (fra evalueringsrapporten)
Bystyredirektøren tar en større del av samordning og styring av valget i samarbeid med
bystyredirektørens samordningsgruppe og valgansvarlig, og opplæringsansvarlig er frikjøpt i 100 %
stilling for å kunne bidra valgfaglig og med støtte i gruppene for valgansvarlig. Det vurderes derfor ikke
som nødvendig å ha en nestleder for valgarbeidet. Løsningen med at store deler av valgarbeidet integreres
i de øvrige oppgavene for de ansatte, knytter også oppfølging av valgoppgavene tettere til de ordinære
løpende oppgavene og oppfølging av dem.
«Vurdere om oppgavefordelingen ved Bystyrets kontor mht. valgoppgaver og øvrige oppgaver er
hensiktsmessig.» (fra evalueringsrapporten)
Som det fremgår av punktene foran er det laget et system hvor valgoppgaver og øvrige oppgaver ses i
sammenheng og avstemmes. Bystyredirektøren har sammen med valgansvarlig og samordningsgruppen
4
foretatt en vurdering av behov for kapasitet og kompetanse på valg og øvrige områder. Med en styrking
på IKT-feltet, rekrutteringen fra andre avdelinger og bruk av eksterne og vikarer ved behov, skal det i
utgangspunktet være både tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å ivareta både valgoppgaver og øvrige
oppgaver.
3. Kjøp av tjenester
«Få utført mer av valgarbeidet ved kjøp av tjenester og samtidig sikre at vi til enhver tid har
tilstrekkelig erfaringskompetanse» (fra evalueringsrapporten)
Bystyrets kontor har siden kommunevalget i 2007 benyttet kjøp av tjenester internt i Bergen kommune
for utføring av valgoppgaver. Det benyttes i hovedsak tjenester fra IKT Drift og Etat for bygg og eiendom
(EBE), og omfanget av tjenester har økt for hvert valg. Omfanget på kjøp av tjenester fra disse enhetene
vil også øke ved gjennomføringen av kommunevalget i 2015.
Elektronisk avkryssing i manntallet medfører at alle stemmesteder skal ha installert PC er og annet IKT
utstyr, og det må sikres stabil nettilgang på stemmestedene. IKT Drift har testet valgtingslokalene og
rapportert på behov for utbedring av nettilgangen i enkelte lokaler, testing av forhåndsstemmelokaler og
institusjonene er under arbeid. Ny reserveløsning for stemmestedene er under vurdering i samarbeid med
IKT Drift. Bystyrets kontor har også fått tilsatt en IKT- rådgiver som gir kontoret kompetanse som
bestiller og til oppfølging av IKT arbeidet på valg.
Omfanget av utstyr som skal fraktes til stemmestedene og variasjonen i type lokaler som skal rigges øker,
og det er tilsvarende mye utstyr som skal vedlikeholdes og lagres. Bruken av EBE til pakking, transport,
rigging og vedlikehold/lagring sikrer at en får tilgang til medarbeidere som kjenner lokalene, utstyret og
har nødvendig utstyr, og forenkler logistikken for ansvarlige for lokaler og utstyr. Samarbeidet med EBE
bidrar også til å øke kompetansen både hos EBE og ved Bystyrets kontor. Det er fortsatt behov for å
styrke kompetansen på dette området, hvor oppgavene øker både i omfang og variasjon.
For å sikre tilstrekkelig oversikt, kompetanse og kapasitet på oppgaveområdet materiell og
stemmelokaler, er oppgavene knyttet til tilrettelegging av valglokalene på valgdagen skilt ut fra
oppgavene knyttet til materiell og utstyr. De gruppeansvarlige er begge ansatte ved Bystyrets kontor med
erfaring på feltet.
4. Rekruttering og bemanning
Oppgavene som ligger til bemanningsgruppen er i hovedsak rekruttering av valgmedarbeidere som skal
arbeide med forhåndsstemmegivning og valgarbeid i valglokalene valgdagen. Dette omfatter ca. 1000
personer, og er et omfattende administrativt arbeid. I tillegg kommer valgmedarbeidere som skal ivareta
diverse oppgaver sentralt. Medarbeidere rekrutteres fra Bergen kommune og eksternt. All rekruttering vil
bli ivaretatt av bemanningsgruppen i samarbeid med gruppene som skal benytte medarbeiderne.
Bemanningsgruppen ledes av personalrådgiver ved Bystyrets kontor, og oppgavene ivaretas av ytterligere
to medarbeidere fra kontoret.
Opplegget for rekruttering og bemanning ble fremlagt og behandlet i valgstyrets møte 18.11.14 (VALGsak 54-14).
5. Opplæring
Alle som arbeider som stemmemottakere og med øvrige valgoppgaver skal ta del i obligatorisk
opplæring. I tillegg til selve kursingen for ca. 1000 personer kommer utarbeiding av opplæringsmateriell
og brukerhåndbøker.
5
Opplæringen går i hovedsak over 3 uker i august måned. Kursene er en kombinasjon av teori og praktisk
øving.
Opplæringsansvarlig kommer fra fagavdeling barnehage og skole, men er frikjøpt i 100 % stilling i
valgåret. Ytterligere 4 medarbeidere deltar i opplæringen hvorav 2 er fra Bystyrets kontor, 1 fra
fagavdeling barnehage og skole og 1 fra HR- seksjonen.
6. Informasjon
Kommunal -og moderniseringsdepartementet iverksetter informasjonstiltak som er rettet mot alle velgere
og mot enkeltgrupper. Bystyrets kontor ivaretar informasjonstiltak som er rettet mot bergensvelgerne.
Valgstyret behandlet i møte 18.11 2014, sak 55-14 «Informasjonsplan valg 2015». Målet for
informasjonsarbeidet er å informere om hvordan, hvor og når en kan stemme, og informasjonsplanen
beskriver hvilke kanaler som vil bli benyttet og tiltak som er rettet mot enkelt grupper.
Ansvarlig for informasjon om valg er ansatt ved Bystyrets kontor. I tillegg har 3 medarbeidere ved
kontoret oppgaver knyttet til informasjonsfeltet. Det er også etablert et tett samarbeid med Bergen
kommunes Informasjonsavdeling, seksjon informasjon.
7. Forhåndsstemmegivning
Forhåndsstemmegivningen omfatter all planlegging og gjennomføring av forhåndsstemmegivning ved
faste stemmemottak, institusjoner og hjemme-stemmegivning. Oppgavene omfatter alt fra å avklare bruk
av lokaler, plan for tilrettelegging av lokaler og utstyr, oppfølging av stemmemottakerne, kontroll av
mottatte stemmegivninger mv. Forhåndsstemmegivningen er omfattende og pågår fra 1. juli frem til og
med fredag før valgdagen. Forhåndsstemmegivningen vil omfatte ca. 18 faste stemmemottak, ca. 80
institusjoner og ca. 200 personer som vil avgi stemme i eget hjem.
Ansvarlig for forhåndsstemmegivningen er ansatt ved Bystyrets kontor og ytterlige 3 medarbeidere fra
kontoret har oppgaver på feltet. I tillegg kommer 1 medarbeider fra Kemneren, og det vil bli benyttet
vikarer til sentrale oppgaver i tillegg til stemmemottakerne.
8. Valgoppgjør
Valgoppgjøret omfatter mottak av stemmesedler og møtebøker fra stemmestyrene i valglokalene,
skanning og telling av stemmesedler fra forhåndsstemmegivningen og valgdagsstemmingen, forberedelse
til prøving av stemmegivninger, valgoppgjør/møtebok, rapportering til valgnatt og statistikk/rapporter.
Arbeidet er intensivt i ukene før og etter valgdagen og omfatter mange prosesser som går parallelt.
Arbeidet knyttet til sikkerhet og gode rutiner utgjør en stor del av arbeidet, og samarbeid med IKT
Konsern og IKT Drift er sentralt i oppgaveløsningen.
Ansvarlig for valgoppgjøret er ansatt ved Bystyrets kontor, og ytterligere 3 medarbeidere fra kontoret har
oppgaver på feltet. I tillegg kommer to medarbeidere fra Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap.
Det rekrutteres medarbeidere fra Bergen kommune og eksternt til utføring av diverse praktiske oppgaver.
I tillegg kommer tjenester som kjøpes fra ekstern leverandør for skanningsprosessen.
Det helhetlige ansvaret for EVA (Elektronisk Valg Administrasjonssystem) er lagt til denne gruppen, og
to medarbeidere er superbrukere på systemet.
9. Valgdagslokaler
Arbeidet med etablering og tilrettelegging av valglokaler til valgdagen er skilt ut i en egen enhet for å
sikre at innredningen, bemanningen og at alt utstyr og materiell er på plass i lokalene og kvalitetssikret
når valglokalene åpner valgdagen. Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen har forsterket kravet
til at lokalene er riktig innredet og har nødvendig utstyr.
6
Ansvarlig for oppfølging av valgtingslokalene er ansatt ved Bystyrets kontor, og ytterlige 4 medarbeidere
fra kontoret har oppgaver på feltet. Innredning av valglokalene ivaretas gjennom oppdragsavtaler med
IKT Konsern og Etat for bygg og eiendom.
10. Materiell og utstyr
Både antall og type forhåndsstemme lokaler øker og flere lokaler skal nå innredes og utstyres fult ut av
Bystyrets kontor. Kravene til utstyr i lokalene øker også som følge av at stadig flere av valgoppgavene
forutsetter IKT- utstyr. Bruk av manuelle rutiner og manuelt utstyr må også videreføres for å ivareta
reserveløsninger, og ikke alt kan løses ved hjelp av IKT utstyr. Omfanget av utstyr som skal fremskaffes
er stort, og distribusjonen er omfattende og sammensatt. En del av valgutstyret gjenbrukes fra
forhåndsstemmingen til valgdagen. Logistikken på tilkjøring og rigging av utstyr er krevende.
Ansvarlig for materiell og utstyr er ansatt ved Bystyrets kontor, og ytterlige 1 medarbeider vil ha
oppgaver på feltet. I tillegg kommer 1 medarbeider fra Kemneren, og eksternt rekrutterte medarbeidere.
Pakking, distribusjon, kjøreoppdrag og rigging utføres av Etat for bygg og eiendom, og oppfølging av
oppdrags avtale og gjennomføringen av oppgavene ivaretas av gruppeansvarlig for materiell og utstyr.
11. IKT
Bruk av IKT- utstyr i valggjennomføringen omfatter nå forhåndsstemmemottakene, valglokalene på
valgdagen og valgoppgjøret. Kravet til stabil nettilgang i lokalene krever oppdatering og overvåking av
nettet i lokalene. Innkjøp av utstyr og gjennomføring av konkurranser er relativt omfattende og
tidkrevende. Med elektronisk avkryssing i manntallet er tilrettelegging og rigging av alle stemmemottak
en stor oppgave som må gjennomføres på kort tid
Kommunen er selv ansvarlig for å teste at valgsystemet EVA fungerer med skanneroppsettet, og det
gjennomføres volumtester for å sikre at valgoppgjøret blir korrekt og effektivt gjennomført.
I mellomåret er nettilgangen i valglokalene testet, og det iverksettes tiltak i de lokaler hvor nettilgangen
ikke er tilfredsstillende. Det legges til rette for reserveløsninger i alle lokaler inklusive
forhåndsstemmemottakene og institusjonene.
Ansvarlig for IKT- arbeidet er ansatt ved IKT Konsern. I tillegg kommer 1 medarbeider fra Trafikketaten,
og 1 medarbeider fra Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø. Nytilsatt IKT rådgiver ved
Bystyrets kontor vil samarbeide med ansvarlig for IKT- feltet i planlegging og gjennomføring av
oppgavene på feltet.
Det inngås som ved foregående valg en oppdragsavtale med IKT Drift for levering av tjenester, og kjøp
av skannerløsning fra ekstern leverandør.
7