1. No category

SIGDAL KOMMUNE
INTERNKONTROLLHÅNDBOK
Kapittel: *
Utarbeidet av:
*
Godkjent:
*
Side * av *
Revisjon nr. *
Dato:
RUTINER VED ENDRINGER OG OMSTILLINGER
Innledning
Rutinen gjelder ved anbud, outsourcing, organisasjonsendringer, flytting , utbygging,
sammenslåinger, splitting av avdelinger, nye lønnssystem, ny teknologi, prosjektorganisering,
etc
Endringer og omstillinger er en naturlig del av arbeidslivet, og endringer kan skje hyppig. For
ansatte kan dette medføre både muligheter og skuffelser, og det kan føre med seg en periode
med usikkerhet og bekymring.
Endrings- og omstillingsprosesser kan ha både positive og negative effekter for kommunen og
arbeidstakerne, både med hensyn til produktivitet, arbeidsinnhold, trivsel, helse etc.
Arbeidsgiver plikter å vurdere de konsekvensene omstilling får for arbeidsmiljøet, og dette
skal gjøres i samarbeid med tillitsvalgte, verneombud og arbeidsmiljøutvalget (AMU). Etter
en risikovurdering planlegges og gjennomføres tiltak for å redusere eventuelle uheldige
konsekvenser av omstilling.
Omstillinger er krevende for alle involverte. Det omstilles samtidig som produksjonen skal
holdes oppe. Ansatte kan være motvillige til endringene, føle lojalitet mot gammel
organisasjon og de har et stort behov for informasjon. Dette må tas hensyn til ved
risikovurdering i forkant.
Arbeidsmiljølovens kap. 3 omhandler endringer/omstillinger. Loven stiller krav til
arbeidsgiver ved større endringer. Det behøver ikke være omstilling med nedbemanning før
man skal rette oppmerksomhet og tiltak mot uheldige konsekvenser.
Behovet for endringer og omstillinger kan være interne, fra vedtak i kommunestyre eller
eksterne som samhandlingsreformen..
Vanlige fallgruver
- Tillitsvalgte og verneombud fungerer ikke.
- Store og omfattende endringer defineres ofte ikke som omstilling og får ikke nødvendig
oppmerksomhet i forhold til mulige arbeidsmiljøkonsekvenser
- Omstillingen lar seg vanskelig forene med full produksjon
- Nye produksjonsmetoder og - systemer blir en ekstrabelastning
- Usikkerhet om fremtiden
- Uklar kommunikasjon om hva som skjer
- Desentralisering av ansvar for HMS
- Svake kommunikasjonslinjer fra bunn til topp i organisasjonen
- En "det går seg nok til etter hvert"-innstilling
- Uklart hva som skal nedprioriteres
- Lite fokus på hva omstillingen innebærer for organisasjonen og den enkelte
- Sjelden vurdering av konsekvensene for arbeidsmiljøet
Endringer og omstillinger
Endringer og omstillinger Sigdal kommune har hatt de siste årene:
Oppussing av skoler, innføring av nye datasystemer, sammenslåing av teknisk og landbruk,
felles barneverntjeneste med Modum og Krødsherad og felles bibliotektjenesten i Midtfylket.
Neste endring er utbygging og utvidelse av Sigdalsheimen.
Positive effekter av omstilling kan være
 læring og personlig utvikling
 mer variert og interessant arbeid
 økt ansvar, påvirkning og kontroll over egne arbeidsoppgaver
og sikre framtidige arbeidsmuligheter
Negative effekter av omstilling kan være utrygghet og frykt for
 miste jobben
 at en ikke har nødvendig kunnskap til nye arbeidsoppgaver
 at en ikke får nødvendig opplæring
 at en ikke kan stole på det som blir sagt
 miste det gode arbeidsmiljøet
Om omstilling blir opplevd som en belastning eller en mulighet av den enkelte, kommer an på
faktorer som selvstendighet, medvirkning og faglig utvikling. Uten å ta omsyn til disse
faktorene som gir grunnlag for mestring, kan omstilling gi stressreaksjoner og sjukdom.
Gjennomføring av endringer og prosesser kan føre til utrygghet, økt sykefravær og
ressurspersoner kan forsvinne ut av organisasjonen. Ansatte er først og fremst opptatt av hva
endringen og omstillingen medfører for sin arbeidssituasjon; økonomisk usikkerhet, endringer
blant kollegaer, endring i arbeidsoppgaver og endring av arbeidssted.
Tillitsvalgtes og verneombuds rolle ved endring og omstilling
Ved endringer og omstillinger skal tillitsvalgte og verneombud være med i prosessen, så tidlig
som mulig. Dette er nedfestet i Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen.
En av rollene til tillitsvalgte og verneombud er å fange opp rykter blant ansatte.
Viktig at tillitsvalgte og verneombud har nær kontakt med ansatte og ledelsen.
De skal sikre rettigheter til ansatte og bistå ledelsen med å utarbeide kriterier for oppsigelser.
Felles opplæring av leder og tillitsvalgte i Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen gir et godt
grunnlag for god gjennomføring av prosesser.
Bedriftshelsetjenestens rolle
Bedriftshelsetjenesten kan bistå med generellinformasjon om naturlige reaksjoner i
forbindelse med usikkerhet om hva som skjer for den ansattes arbeidsforhold og
arbeidsinnhold.
De kan bistå i samtaler med ansatte på tomannshånd.
Brukermedvirkning
Det er viktig at ansatte aktivt bidrar i prosessen, slik at de får et eierforhold til
endringen/omstillingen og kan bidra med praktiske momenter som er viktige for resultatet.
Viktig å trekke med aktuelle ansatte i prosessen.
Sjekkliste ved endringer og omstillinger
 Opprette styringsgruppe og prosjektgruppe ved endrings og omstillingsprosesser.
 Tillitsvalgte og verneombud skal være med i prosessen.
 Involvere ansatte i prosessen via personalmøter og allmøter
 Bakgrunn for hvorfor en endring eller omstilling gjennomføres må gjøres tilgjengelig
for alle.
 Være tydelig på årsaken og målet med omstillingen.
 Vurdere om bedriftshelsetjenesten skal bistå organisasjonen i prosessen.
 Unngå å røre det som fungerer.
 Tidsramme for gjennomføringen må settes og forsinkelser må informeres om.
 Vurdere om prosessen fører til endring i arbeidsoppgaver for ansatte.
 Vurdere om prosessen fører til endring av arbeidssted for ansatte.
 Vurdere behov for kompetanse og hvordan beholde kompetanse.
 Er det enkelte ansatte som skal skjermes i prosessen? Spesielt pga. psykiske
omstendigheter.
 Behov for nedbemanning/oppsigelser? Skal da vurderes å gi sluttpakke, støtte til
utdannelse/omskolering, hjelp til å skaffe ny jobb, ,førtidspensjonering og naturlig
avgang pga. alder.
 Ledelse, tillitsvalgte, verneombud og bedriftshelsetjeneste skal være åpne for å ha
individuelle møter med ansatte som har behov for å snakke om sin situasjon og
usikkerhet.
 Ansatte med i prosessen.
Vedlegg
Sjekkliste
Momenter
Opprette styringsgruppe og prosjektgruppe ved
endrings og omstillingsprosesser.
Tillitsvalgte og verneombud skal være med i
prosessen.
Involvere ansatte i prosessen via personalmøter
og allmøter
Bakgrunn for hvorfor en endring eller omstilling
gjennomføres må gjøres tilgjengelig for alle.
Være tydelig på årsaken og målet med
omstillingen.
Vurdere om bedriftshelsetjenesten skal bistå
organisasjonen i prosessen.
Unngå å røre det som fungerer.
Tidsramme for gjennomføringen må settes og
forsinkelser må informeres om.
Vurdere om prosessen fører til endring i
arbeidsoppgaver for ansatte.
Vurdere om prosessen fører til endring av
arbeidssted for ansatte.
Vurdere behov for kompetanse og hvordan
beholde kompetanse.
Er det ansatte som skal skjermes i prosessen?
Spesielt pga. psykiske plager.
Behov for nedbemanning/oppsigelser? Skal da
vurderes å gi sluttpakke, støtte til
utdannelse/omskolering, hjelp til å skaffe ny
jobb ,førtidspensjonering
Ledelse, tillitsvalgte, verneombud og
bedriftshelsetjeneste skal være åpne for å ha
individuelle møter med ansatte som har behov
for å snakke om sin situasjon og usikkerhet.
Ansatte med i prosessen.
Merknader