Virksomhetsstyring og internkontroll ved UiS Martin Tjelta Avdeling for Økonomi- og virksomhetsstyring Universitetet i Stavanger uis.no 19.05.2015 Styring og kontroll i UH-verden 2 Riksrevisjonens undersøkelse av virksomhetsstyringen ved universitetene ”Rapportering av resultater knyttes i den grad mål er utformet, sjelden til målene for virksomheten. Måloppnåelsen blir dermed vanskelig å vurdere. Svakhetene i styringssystemene varierer i liten grad mellom universiteter og fakulteter. Uformell styring gjennom kultur, tradisjon og dialog er framtredende. Uformell styring vil imidlertid være personavhengig og lite egnet til langsiktig, helhetlig styring. Det stilles spørsmål ved om svakhetene i universitetenes interne styringssystemer bidrar til å svekke en effektiv overordnet styring. De pågående reformene synes foreløpig ikke å ha hatt vesentlig innvirkning på problemstillingene denne undersøkelsen berører.” (s.3) 3 Litt kontekst – ulike styringssystemer  Finansieringssystemet  Mål- og resultatstyring  Kvalitetssystemet Tre systemer med veldig ulik styringslogikk 4 Litt mer kontekst – det flerautoritære Eier/departementet: Politisk autoritet Adm/organisering: Institusjonell autoritet P Fagmiljøene: Faglig autoritet, akademisk frihet VS I F 5 Noen viktige bevegelser i «faget»  Fra budsjett- og regelstyring til rammefinansiering og mål- og resultatstyring  Fra fokus på «gjennomføring av budsjett» til «oppnåelse av strategiske mål»  Controllerfunksjonen fra «bell boy» til «actor» UH-Institusjonene har fått større autonomi og ansvar for egen utvikling. 6 Virksomhetsstyring og internkontroll som prosess Virksomhetsstyring – på alle nivåer og innenfor alle områder - handler enkelt sagt om all ledelsesmessig aktivitet innrettet på å omgjøre planer og strategier til faktiske resultater og forbedringer (måloppnåelse/verdiskapning) - innenfor rammen av knappe ressurser. Internkontroll er også en prosess, som er utformet for å gi rimelig sikkerhet for måloppnåelse innen følgende områder: • Målrettet og effektiv drift • Pålitelig regnskapsrapportering internt og eksternt • Overholdelse av gjeldende lover og regler 7 Virksomhetsstyring og internkontroll som prosess 8 Organisering og mannskap ved UiS Avdeling for Økonomi- og virksomhetsstyring Eli Løvaas Kolstø Økonomi- og virksomhetsdirektør Lønn Regnskap VirksomhetsOppfølging Erlend Kristensen Alf Strand Martin Tjelta Regnskapssjef/ kontorsjef Lønningssjef/ kontorsjef Fagleder/kontorsjef Anita Levang Katrine Thorsen Rolf Jegervatn Jofrid B. Goa Annette Engelsgjerd (30%) Tommy Ramsland (vikar 50%) Prosjekt Anne Marie Brask Eilertsen Åse Ormøy Irene Seglem (80%) Bjørn Eirik B Eilertsen (vikar 40%) Yasar Deniz Cam Helen Ommundsen Bjørg Marit Håland Brit Mydland Olsen Annette Torkelsen (60%) Tommy Ramsland (vikar 50%) Innkjøp Espen Haavardsholm, Innkjøpssjef Tom Klemetzen (80 %) Kjartan Lindland Ellen Heiland Netland Kristin Mæland David Martin Bø 9 Enhet for virksomhetsoppfølging ved UiS Hvem Martin Tjelta, gruppeleder Tom Klemetzen, seniorrådgiver Kjartan Lindland, rådgiver Ellen H. Netland, seniorrådgiver (controller)  Kristin Mæland, seniorrådgiver (controller)     Funksjoner og oppgaver  Koordinering og oppfølging av virksomhetsplaner og myndighetsrapporter  Faglig utvikling av økonomi- og virksomhetsstyringa ved UiS  Ulike virksomhetsanalyser  Controllerfunksjon  Utvikling av ledelses- og beslutningsstøttesystemer 10 PVO–prosess PVO-prosess: En integrert prosess som omfavner alt arbeid og alle prosesser med planer, budsjett og rapportering ved UiS PVO-prosessen handler om å skape sammenheng mellom langsiktige strategier, satsingsområder og handlingsplaner, mellom ressursinnsats og resultater og mellom aktiviteter og ressurser. 11 PVO – rundskrivet (årshjulet)  Rundskriv for plan- og virksomhetsprosessen  Utarbeides av AØV, og sendes ut i slutten av januar  Omfatter:        Strategidokumentet 2020 Planer og vurdering av fremtidsutsikter Intern budsjettfordeling 2016 Årsregnskap 2015 Resultatrapportering 2015 Kvalitetssystemet ved UiS Arbeidet med studieporteføljen 12 PVO-gruppe Institusjonell ressursgruppe for plan- og virksomhetsprosessen (IR – PVO)  Arbeidsgruppen er satt sammen av representanter fra enhetene  Møtes etter behov, ca. fem til seks møter per år  PVO-rundskrivet ligger til grunn for arbeidet Styringsgruppen for PVO-prosessen (PVO-gruppen)  Deltakerne er univ.direktør, fakdirektører, museumsdir. og stabsdir  AØV stiller med sekretær og koordinerer PVO-møtene  Møtefrekvens: 2-4 ganger i året 13 PVO-gruppe, formål  Løpende intern dialog om strategi- og virksomhetsoppfølging  Samle ressurspersoner (og «endringsagenter») fra hele organisasjonen, og bli samsnakket om mål og midler.  Bygge tillitt mellom nivåer og enheter, og skape en mer integrert organisasjon  Økt fokus på kjerneprosesser og verdiskapning  Bidra til organisatorisk læring og innsikt i egen virksomhet (UiS) 14