Virksomhetskontroll og intern styring ved UiS

Virksomhetsstyring og internkontroll ved
UiS
Martin Tjelta
Avdeling for Økonomi- og virksomhetsstyring
Universitetet i Stavanger
uis.no
19.05.2015
Styring og kontroll i UH-verden
2
Riksrevisjonens undersøkelse av virksomhetsstyringen
ved universitetene
”Rapportering av resultater knyttes i
den grad mål er utformet, sjelden til
målene for virksomheten.
Måloppnåelsen blir dermed
vanskelig å vurdere. Svakhetene i
styringssystemene varierer i liten
grad mellom universiteter og
fakulteter. Uformell styring gjennom
kultur, tradisjon og dialog er
framtredende. Uformell styring vil
imidlertid være personavhengig og
lite egnet til langsiktig, helhetlig
styring. Det stilles spørsmål ved om
svakhetene i universitetenes interne
styringssystemer bidrar til å svekke
en effektiv overordnet styring. De
pågående reformene synes foreløpig
ikke å ha hatt vesentlig innvirkning
på problemstillingene denne
undersøkelsen berører.” (s.3)
3
Litt kontekst – ulike styringssystemer
 Finansieringssystemet
 Mål- og resultatstyring
 Kvalitetssystemet
Tre systemer med veldig ulik styringslogikk
4
Litt mer kontekst – det flerautoritære
Eier/departementet:
Politisk autoritet
Adm/organisering:
Institusjonell autoritet
P
Fagmiljøene: Faglig
autoritet, akademisk frihet
VS
I
F
5
Noen viktige bevegelser i «faget»
 Fra budsjett- og regelstyring til rammefinansiering og mål- og
resultatstyring
 Fra fokus på «gjennomføring av budsjett» til «oppnåelse av
strategiske mål»
 Controllerfunksjonen fra «bell boy» til «actor»
UH-Institusjonene har fått større autonomi og ansvar for egen
utvikling.
6
Virksomhetsstyring og internkontroll som
prosess
Virksomhetsstyring – på alle nivåer og innenfor alle områder - handler
enkelt sagt om all ledelsesmessig aktivitet innrettet på å omgjøre planer
og strategier til faktiske resultater og forbedringer
(måloppnåelse/verdiskapning) - innenfor rammen av knappe ressurser.
Internkontroll er også en prosess, som er utformet for å gi rimelig
sikkerhet for måloppnåelse innen følgende områder:
• Målrettet og effektiv drift
• Pålitelig regnskapsrapportering internt og eksternt
• Overholdelse av gjeldende lover og regler
7
Virksomhetsstyring og internkontroll som
prosess
8
Organisering og mannskap ved UiS
Avdeling for Økonomi- og virksomhetsstyring
Eli Løvaas Kolstø
Økonomi- og
virksomhetsdirektør
Lønn
Regnskap
VirksomhetsOppfølging
Erlend Kristensen
Alf Strand
Martin Tjelta
Regnskapssjef/
kontorsjef
Lønningssjef/
kontorsjef
Fagleder/kontorsjef
Anita Levang
Katrine Thorsen
Rolf Jegervatn
Jofrid B. Goa
Annette Engelsgjerd (30%)
Tommy Ramsland
(vikar 50%)
Prosjekt
Anne Marie Brask Eilertsen
Åse Ormøy
Irene Seglem (80%)
Bjørn Eirik B Eilertsen
(vikar 40%)
Yasar Deniz Cam
Helen Ommundsen
Bjørg Marit Håland
Brit Mydland Olsen
Annette Torkelsen (60%)
Tommy Ramsland
(vikar 50%)
Innkjøp
Espen Haavardsholm,
Innkjøpssjef
Tom Klemetzen (80 %)
Kjartan Lindland
Ellen Heiland Netland
Kristin Mæland
David Martin Bø
9
Enhet for virksomhetsoppfølging ved UiS
Hvem
Martin Tjelta, gruppeleder
Tom Klemetzen, seniorrådgiver
Kjartan Lindland, rådgiver
Ellen H. Netland,
seniorrådgiver (controller)
 Kristin Mæland, seniorrådgiver
(controller)




Funksjoner og oppgaver
 Koordinering og oppfølging av
virksomhetsplaner og
myndighetsrapporter
 Faglig utvikling av økonomi- og
virksomhetsstyringa ved UiS
 Ulike virksomhetsanalyser
 Controllerfunksjon
 Utvikling av ledelses- og
beslutningsstøttesystemer
10
PVO–prosess
PVO-prosess: En integrert prosess som omfavner alt arbeid og
alle prosesser med planer, budsjett og rapportering ved UiS
PVO-prosessen handler om å skape sammenheng mellom
langsiktige strategier, satsingsområder og handlingsplaner,
mellom ressursinnsats og resultater og mellom aktiviteter og
ressurser.
11
PVO – rundskrivet (årshjulet)
 Rundskriv for plan- og virksomhetsprosessen
 Utarbeides av AØV, og sendes ut i slutten av januar
 Omfatter:







Strategidokumentet 2020
Planer og vurdering av fremtidsutsikter
Intern budsjettfordeling 2016
Årsregnskap 2015
Resultatrapportering 2015
Kvalitetssystemet ved UiS
Arbeidet med studieporteføljen
12
PVO-gruppe
Institusjonell ressursgruppe for plan- og virksomhetsprosessen (IR – PVO)
 Arbeidsgruppen er satt sammen av representanter fra enhetene
 Møtes etter behov, ca. fem til seks møter per år
 PVO-rundskrivet ligger til grunn for arbeidet
Styringsgruppen for PVO-prosessen (PVO-gruppen)
 Deltakerne er univ.direktør, fakdirektører, museumsdir. og stabsdir
 AØV stiller med sekretær og koordinerer PVO-møtene
 Møtefrekvens: 2-4 ganger i året
13
PVO-gruppe, formål
 Løpende intern dialog om strategi- og virksomhetsoppfølging
 Samle ressurspersoner (og «endringsagenter») fra hele
organisasjonen, og bli samsnakket om mål og midler.
 Bygge tillitt mellom nivåer og enheter, og skape en mer
integrert organisasjon
 Økt fokus på kjerneprosesser og verdiskapning
 Bidra til organisatorisk læring og innsikt i egen virksomhet
(UiS)
14