1. No category

Til:
KMD
Frå: Difi
Kopi:
Dato:
20. april 2015
Saksnr: 15/00277
Arbeidsrapport om de store gruppene av innmeldte
tidstyver
I henhold til tildelingsbrevet for 2015 skal Difi systematisere og bearbeide resultatene
av fellesføringene.
Dette er en arbeidsrapport fra Difi til KMD som spesielt omhandler det vi har kalt de
store gruppene av innmeldte tidstyver. Nedenfor beskrives kort bakgrunnen for og
fremskaffelsen av datamaterialet som er brukt i rapporten og hvordan det til nå er
behandlet og systematisert. Videre i arbeidsrapporten beskrives, vurderes de ulike
tematiske gruppene. Difi har utfra en faglig vurdering gitt noen råd om eventuelle
tiltak og prosesser som kan bidra til at tidstyvene fjernes/eller reduseres.
Det skal utarbeides ytterligere to arbeidsrapporter på tidstyvene som ble innmeldt i
2014.
1
Innhold
Innhold
Arbeidsrapport om de store gruppene av innmeldte tidstyver ........................... 1
1
Innledning ................................................................................................ 1
1.1
Bakgrunn og fremskaffelse av datamaterialet .................................... 1
1.2
Kategorisering av tidstyver mange er berørt av .................................. 2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
2
De store gruppene............................................................................ 2
Mindre grupper ................................................................................ 2
Tverrgående problemstillinger ........................................................ 2
Systematisering og vurdering av «de store gruppene» ............................. 3
2.1
Hvilke tema tas opp i de store gruppene av tidstyver? ....................... 3
2.2
Hvordan innspillene er vurdert ........................................................... 4
2.2.1
Flere av temaene bør sees i sammenheng ....................................... 5
2.3
Hvorfor viktig å fjerne og redusere disse tidstyvene ........................... 6
2.4
Regelverk og ordninger som omfatter alle, men uten å generere
mange tidstyver ............................................................................................ 8
2.5
Virksomhetenes og sektordepartementenes ansvar........................... 8
2.6
Utviklingsprosjekter for å utvikle beste praksis ................................... 8
2.7
Behov for nye fellestjenester .............................................................. 8
3
Offentleglova .......................................................................................... 10
3.1
Overordnet organisering .................................................................. 10
3.2
Forslag til tiltak ................................................................................. 10
4
Offentlige anskaffelser ............................................................................ 12
4.1
Anskaffelsesregelverket ................................................................... 13
4.1.1
4.2
4.3
Dokumentasjonskravene.................................................................. 14
Organisastoriske virkemidler ............................................................ 14
4.3.1
4.4
Anskaffelser av mindre verdi – for omfattende krav .................... 13
Sentrale rammeavtaler og sentrale kompetansesentre ................... 14
Pedagogiske virkemidler .................................................................. 14
4.4.1
4.4.2
Veiledere/maler ............................................................................. 14
Kompetanse ................................................................................... 14
4.5
Korte avtaleperioder – vanskelig å forlenge ..................................... 15
4.6
Kvalitetssikringen ............................................................................. 15
4.7
Ikke-anskaffelsesfaglige hensyn ...................................................... 15
5
Gjennomgående rapporteringskrav ........................................................ 16
5.1
Forenklingstiltak for rapportering - generelt ...................................... 16
5.2
Trenger vi å rapportere i det hele tatt? ............................................. 16
5.3
Vurdering av rapporteringskravene og mulige tiltak.......................... 17
5.3.1 Språk/målform ............................................................................... 17
5.3.2 Diskriminering/likestilling (Aktivitets- og rapporteringsplikten
ARP) 18
5.4
Miljørapportering - MiljøRapp ........................................................... 19
5.5
Flyreisestatistikk .............................................................................. 19
5.6
Rapportering generelt ...................................................................... 20
6
Felles IT - systemer (DFØs systemer) ................................................... 21
6.1
Gjennomgang av ulike kategorier..................................................... 21
6.1.1
6.1.2
Pålogging ....................................................................................... 21
Feilhåndtering................................................................................ 22
6.1.3
6.1.4
6.1.5
7
Videreutvikling av tjenesten.......................................................... 22
Organisering .................................................................................. 23
Integrasjon mot eksterne system ................................................... 23
Rammeverk for arbeidsgiveransvaret ..................................................... 24
7.1
Mulige tiltak ...................................................................................... 24
8
Oppfølging av sykefravær ...................................................................... 24
8.1
Nærmere om digitalisering på sykefraværsområdet ......................... 25
8.2
Nærmere om lovpålagte dialogmøter i sykefraværsperiode ............. 25
8.3
Mulige forslag til tiltak ....................................................................... 26
9
Budsjettering og regnskapssystemer ...................................................... 27
9.1
Ettårsbudsjettering ........................................................................... 27
9.2
Krav om regnskapsrapportering og særskilte analyser ..................... 27
10 Vedlegg .................................................................................................. 29
1
Oversikt over omfanget fordelt på «etatsstyrer av forslagstiller» ............. 29
11 Oppsummering av tidstyvene ................................................................. 30
Offentleglova .............................................................................................. 30
Offentlige anskaffelser ................................................................................ 30
Felles IT- systemer (DFØ- sine systemer) .................................................. 32
Felles rapporteringskrav ............................................................................. 35
Oppsummering av tidstyvene Oppfølging av sykefravær ............................ 38
12 Tidstyvenes nummer ................................................................................ 1
Direktoratet for forvaltning og IKT
1 Innledning
1.1 Bakgrunn og fremskaffelse av datamaterialet
Å identifisere, redusere og fjerne såkalte tidstyver er ett av fem innsatsområder under
regjeringens satsningsområde - «Enklere hverdag for folk flest». Det dreier seg dels
om å gjøre møtet og samhandlingen med offentlig sektor enklere for innbyggere og
næringsliv, og dels om å effektivisere offentlig sektor slik at ansatte kan få mer tid til
kjerneoppgavene og øke kvaliteten i oppgaveløsningen.
Arbeidet startet i begynnelsen av 2014 og vil gå fram til 2017. Regjeringen gav
følgende fellesføring for tildelingsbrevene for statlige virksomheter for 2014:
"Statlige virksomheter skal i forbindelse med årsrapporten for 2014 rapportere til eget
departement om arbeidet med fjerning av "tidstyver". Det vil si effektivisering av egen
drift, regelforenkling og andre gjennomførte forenklingstiltak i egen virksomhet og
overfor innbyggere, næringsliv og offentlige virksomheter. I tillegg bes virksomhetene
innen 1. september om å foreslå forenkling av regelverk eller prosedyrekrav fastsatt
av andre som skaper "tidstyver" for virksomheten".
Departementene blir også anbefalt å ta inn følgende tekst i tildelingsbrevene til sine
virksomheter:
«Virksomhetene kan henvende seg til Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) for å få
bistand til hvordan kartleggings- og identifiseringsarbeidet kan gjennomføres,
hvordan virksomhetene kan arbeide med å redusere tidstyver i egen virksomhet, og
for å lære av andres erfaringer.»
For å sikre oversikt og kunne håndtere det etter hvert store antallet tidstyver som
virksomhetene sendte til sine departementer, ble det utviklet en elektronisk løsning
for registrering. Dette utgjør nå en stor database. Høsten 2014 identifiserte og
videreformidlet forvaltningen 1300 tidstyver de mener er forårsaket av andre.
Eierdepartementene foretok en første gjennomgang av tidstyvene. De tidstyver der
andre departementer var ansvarlig for området, er blitt videreformidlet til disse
departementene.
I dette store materialet er det mange tidstyver som går inn på helt eller delvis
likeartede problemer. For den videre behandling, er det derfor hensiktsmessig å få
kategorisert og vurdert disse. I brev fra KMD til alle departement datert 12.12.2014,
framgikk det at Difi på vegne av KMD, skulle utarbeide korte problemnotater på
områder som mange er berørt av. Notatene kan bidra til å få en bedre oversikt og et
grunnlag for å vurdere hensiktsmessige tiltak som gjelder grupper av tidstyver. Difi
har her kunnet bruke sin kunnskap og oversikt over utviklingsarbeidet på ulike fag- og
sektorområder.
Difi sin gjennomgang skal ikke erstatte departementet som eier problemområdet sin
vurdering eller behandling. Difi anbefaler at det enkelte departement gjennomgår og
grupperer tidstyvene innenfor disse temaene ut i fra eget behov og forståelse. Dette
notatet må ses som et kunnskapsgrunnlag og supplement til dette arbeidet der
1
Direktoratet for forvaltning og IKT
hensikten har vært å forstå det overordnede endringsbehovet tidstyvene samlet sett
viser til. Vi har ikke realitetsvurdert innholdet i den enkelte tidstyv.
I dette notatet systematiseres og vurderes det vi har kalt de store gruppene av
innmeldte tidstyver1. Det vil, som nevnt nedenfor, utarbeides lignende notater på
andre grupper.
1.2 Kategorisering av tidstyver mange er berørt av
Vi har kategorisert disse tidstyvene i hhv. de store gruppene, mindre grupper og
tverrgående problemstillinger.
1.2.1 De store gruppene
En stor gruppe er tema som har 10 eller flere tidstyver.
Disse tidstyvene har sitt utspring i regelverk, krav og systemer som omfatter alle, eller
store deler, av den offentlige forvaltningen. Disse tidstyvene utgjør 1/3 av det
samlede antallet tidstyver.
Dette dreier seg om «tidstyver bak skranken», dvs. tyver som i all hovedsak handler
om ordninger, systemer og regelverk som gjelder administrasjon og prosesser i, og
mellom offentlige virksomheter. Disse er ikke direkte rettet mot innbyggerne og
næringslivet, men kan berøre disse, som f.eks. anskaffelsesregelverket og
offentleglova.
1.2.2 Mindre grupper
Dette er tidstyver som er spilt inn på tema og regelverk som omfatter noen færre
virksomheter. Temaene er tettere knyttet til det som kan defineres som
virksomhetens kjerneoppgaver. Dette dreier seg om «tidstyver foran skranken».
Difi vil lage en oppsummering med oversikt over disse gruppene per mai 2015.
1.2.3 Tverrgående problemstillinger
Til sist vil Difi sortere ut hvilke tverrgående problemstillinger som behandles i de
innmeldte tidstyvene. Formålet med denne oppsummeringen er å gjøre en vurdering
av hvor tidstyvene eventuelt kunne passet inn i pågående og gjennomførte prosjekter
i Difi. I disse prosjektene har det kommet fram metoder og løsninger som kunne
bidratt til løsning av tidstyven. Gjennomgangen kan få synliggjort disse løsningene på
en god måte. Videre kan grupper av tidstyver indikere behov for å sette i gang med
nye prosjekter.
KMD har i tillegg bedt Difi om å redegjøre for tidstyver som handler om Felles IKTutfordringer, samt «innlemmelse og gjennomføring av EØS –rettsakter». Dette
oversendes i egne notat.
2
Direktoratet for forvaltning og IKT
2 Systematisering og vurdering av «de store
gruppene»
2.1 Hvilke tema tas opp i de store gruppene av tidstyver?
Det har vært noe utfordrende å kategorisere tidstyvene. Enkelte tidstyver berører
flere tema, og i andre tilfeller kan det være uklart hva tidstyven dreier seg om. Vi kan
eksemplifisere dette med tidstyven:
«Staten mangler felles digitale løsninger for oppgaver innen personaladministrasjon.
Det er behov for et personaladministrativt system som blant annet dekker oppfølging
av sykemeldte og annet knyttet til IA-arbeid, samt rekrutteringsløsning. For små
virksomheter er det behov for felles løsninger knyttet til anbudsprosesser og
rammeavtaler som kan forenkle innkjøp. Videre er det tidkrevende at informasjon til
oppgaveregisteret må legges inn på nytt hvert år i stedet for at virksomheten kan
oppdatere tidligere innsendte opplysninger.
Det konkrete forslaget er:
«SAP bør utvikles slik at systemet dekker krav knyttet til IA og sykefraværsoppfølging.
Det må være mulig å melde arbeidsrelatert fravær. SAP må utvides med en
rekrutteringsmodul. Statlige rammeavtaler på sentrale områder for innkjøp bør
gjeninnføres. Små virksomheter bruker uforholdsmessig mye tid og personalressurs i
forbindelse med anbudsprosesser.»
I dette tilfellet er forslaget formidlet til Finansdepartementet (FIN) for behandling da
forslaget viser til SAP. Vi har kategorisert forslaget som del av arbeidsgiveransvaret i
våre tabeller da det i sin helhet viser til generelle behov hos arbeidsgiver, men
eksempelet er også behandlet i kapittelet om oppfølging av sykefravær, men kunne
også vært behandlet i kapittel om offentlige anskaffelser. Et annet eksempel er en
tidstyv som handler om at SAP bør tilrettelegges slik at en automatisk kan hente ut
data som fyller krav i Aktivitets- og Redegjørelsesplikten (ARP). Denne tidstyven kan
organiseres både som gjennomgående rapporteringskrav og Felles IT-systemer (DFØ –
sine systemer). Vi har kategorisert denne under Felles IT-systemer.
Vi har etter beste evne kategorisert etter hva vi oppfatter at tidstyvene handler mest
om innenfor 7 store grupper. Vår behandling vil ikke alltid følge av hvilket
departement som er ansvarlig for oppfølging. Dette for å ivareta helheten i
innspillene.
Formålet med gjennomgangen har heller ikke vært å gå inn på den enkelte tidstyv,
men finne sammenhenger i det store materialet som kan gi viktige innspill i
gjennomgangen av den enkelte tidstyv.
Vi har behandlet hvert tema i egne kapitler i denne arbeidsrapporten. Temaene er:




3
Offentleglova (kapittel 3)
Offentlige anskaffelser (kapittel 4)
Gjennomgående rapporteringskrav (mållov, likestilling og miljø) (kapittel 5)
Felles IT-systemer (DFØ sine systemer) (kapittel 6)
Direktoratet for forvaltning og IKT



Rammeverket knyttet til arbeidsgiveransvaret (kapittel 7)
Oppfølging av sykefravær (kapittel 8)
Budsjett- og regnskapssystemet (kapittel 9)
Formålet med gjennomgangen har vært å:



Få en oversikt over problemer som oppfattes som tidstyver, knyttet til ulike
tema (i dette notatet i alt 7 tema)
Vise til kjente pågående prosesser der det kan være naturlig at tidstyvene
behandles og vurderes videre.
Foreslå nye tiltak på områder og tema vi ikke er kjent med at det eksisterer en
definert prosess.
Vi vil gjøre oppmerksom på at Difi har et særskilt ansvar innenfor et av områdene som
omtales i notatet. Dette gjelder offentlige anskaffelser. På dette temaet har vi derfor
hatt mulighet til å gå mer detaljert inn på det innmeldte materialet og tiltak.
2.2 Hvordan innspillene er vurdert
For hvert tema har vi vurdert hva som er årsakene til problemet. Årsakene kan ligge i
regelverket/kravet, i IT-løsninger som enten er for lite brukerorienterte, eller som
hindrer automatisering av arbeidsprosessene, og i organisering sentralt og på
virksomhetsnivå. Den enkelte medarbeiders kompetanse er også sentralt for hvorvidt
arbeid knyttet til det enkelte tema oppfattes som en tidstyv eller ikke.
Eksempelvis vil en med god kjennskap til lov om offentlige anskaffelser og mye
erfaring med anskaffelser, ikke oppleve regimet som en tidstyv. For mange er
imidlertid anskaffelser noe som utføres sjelden, og dermed et saksområde som faller
utenfor det som kan betegnes som kjerneoppgaven til medarbeideren. For disse vil
regelverket lett oppleves som barrierer. Slik vil det være også på de andre områdene.
Ansvarlig departement, som kjenner bakgrunnen til regelverket og systemet mer
inngående, kan derfor i mange tilfeller oppleve at tidstyven er lite relevant, at
forslagene kommer i konflikt med intensjonen bak gjeldende regelverk, eller at
innspillet kan være basert på misforståelser om hva som er gjeldende regler. Vi har
fortolket slike innspill i et kompetanseperspektiv. Vi ønsker å fremheve at det er viktig
at ansvarlig departement vurderer bruk av ulike kompetansevirkemidler, i tilfeller der
det ikke er relevant å gjøre regelverksendringer.
På hvert av de enkelte temaene er det spilt inn forslag som viser til ønsker i endringer
om regelverk/krav, IT-løsninger eller organisering. På noen områder vises det til et
kompetansebehov ved at det etterlyses maler og informasjon. Dette gjelder temaene
offentlige anskaffelser og arbeidsgiveransvaret.
Noen av innspillene var allerede på tidspunktet for rapportering, ivaretatt og løst.
Dette viser at informasjonen om endringer ikke har nådd ut til de som bruker
systemene eller som skal forholde seg til regelverket.
Vår antakelse er at ved å se flere virkemidler i sammenheng vil en kunne
fjerne/redusere tidstyver — både faktiske og opplevde. På noen av områdene vil
4
Direktoratet for forvaltning og IKT
prosesser som er igangsatt fungere tilfredsstillende. I andre tilfeller er det behov for å
forsterke ett eller flere områder med eksisterende eller nye tiltak.
Det overordnede ansvaret for det enkelte tema er ikke alltid helt entydig da ulike
departement kan ha ansvar for ulike virkemidler på same ordning eller tema. I slike
tilfeller kan det være relevant å stille spørsmål ved om ansvarsdelingen mellom
departement er optimal.
2.2.1 Flere av temaene bør sees i sammenheng
Tre tema henger tett sammen: Felles IT-systemer, Arbeidsgiveransvaret og Budsjett og
rapporteringssystemet. Det som er definert som Felles IT- systemer gjelder kun selve
IT- systemene. Regelverket/kravene her er knyttet til Arbeidsgiveransvaret og
Budsjett- og regnskapssystemet.
Ansvaret for arbeidsgiverpolitikken hører under KMD, mens Finansdepartementet
(FIN), med underliggende etat Direktoratet for økonomistyring (DFØ), har ansvaret for
felles IT-systemer for staten som arbeidsgiver. FIN har imidlertid ansvaret for både
regelverket for budsjett- og regnskap og IT-løsningen (for de virksomheter som er
tilknyttet DFØ sine systemer). DFØ har også organisert sine systemer i en lønns- og
personaldel, og en regnskapsdel.
Vi vil fremheve at noen av tidstyvene som er innmeldt på felles IT-systemer, handler
om manglende integrasjon mellom eksempelvis lønns- og regnskapssystemer. Videre
er tidstyver som er samlet under KMD sitt ansvar for statens arbeidsgiverpolitikk,
spesielle i den forstand at mange av tidstyvene kun kan endres i samarbeid med
partene i arbeidslivet. Dette er begrunnelsen for å omtale disse temaene i tre ulike
kapitler.
Disse tre områdene bør sees i en helhet og samspille med hverandre. Det er per i dag
samarbeid mellom Arbeidsgiverpolitiskavdeling i KMD og DFØ, men omfanget av
tidstyver på disse områdene tilsier at samhandlingen kan bli enda tettere. Mange
tidstyver omhandler reiseregninger. Vi opplever det problematisk å definere hva som
er utfordringen i tidstyven. Handler den om regulativet eller IT-systemet?
Vi vil anbefale at sammenhengen mellom IT systemene og avtaleverket tydeliggjøres
og forankres mellom avtalepartene. Det kan vurderes om metoder for
innovasjonsdrevet design kan benyttes for å komme tettere på behovene til den
enkelte medarbeider.
Når det gjelder rammeverket for budsjett- og regnskap kan IT-systemene utvikles.
Blant annet har flere virksomheter to regnskapsrapporter. Det føres regnskap etter
både kontantprinsippet og periodiseringsprinsippet. Med forbedrede IT løsninger
reduseres behovet for manuelle operasjoner i rapporteringen.
Generelt er ikke informasjonsflyten om regelverksendringer optimal. Eksempelvis
gjelder flere tidstyver dokumentasjonsplikt for reiseregninger. Dette er tidstyver som
på innmeldingstidspunktet allerede var løst, og som sikkert er fulgt opp gjennom
personalmeldinger som ikke har sildret ut i virksomhetene. Spørsmålet er hvordan
den enkelte medarbeider som er bruker av selvbetjeningsløsningene, kan få direkte
meldinger om regelverksendringer, og at det tydeliggjøres hvilken forenkling dette
5
Direktoratet for forvaltning og IKT
medfører. Vi ser dette som et ansvar som faller under FIN (DFØ), i samarbeid med
KMD der KMD har regelverksansvaret.
Et annet område som også bør sees i sammenheng med felles IT-systemer er
tverrgående rapporteringskrav for virksomhetene. Virksomhetene melder om
manuelle arbeidsprosesser ved rapportering på felles krav. Det bør legges til grunn at
det meste av felles krav til rapportering kan genereres direkte fra systemene både på
virksomhetsnivå og sentralt. En av tidstyvene som er innmeldt dreier seg om at det
skal være mulig å hente likestillingsdata rett fra SAP.
2.3 Hvorfor viktig å fjerne og redusere disse tidstyvene
Tidstyvene som dette materialet omfatter, er spilt inn fra 131 virksomheter, med i
overkant av 100 000 ansatte. Den minste enheten har ti ansatte, mens den største
enkeltvirksomheten har nærmere 15 000 ansatte (NAV).
Tidstyvene som er behandlet her, omfatter krav og systemer som i første rekke kan
oppfattes som «tidstyver bak skranken». Det vil si at de fleste virksomheter vil
oppfatte at mye av tidsbruken knyttet til disse temaene «stjeler» tid fra
virksomhetens kjerneoppgaver. Materialet inneholder ikke gode nok data om
tidsbruken. Vi har derfor ikke kunnet angi hvor mye tid som brukes «unødig» når den
enkelte/virksomheten f.eks. skal vurdere en innsynsbegjæring, utføre et innkjøp eller
registrere arbeidstimer. Det vil også være ulike oppfatninger på hva som er unødig
tidsbruk. Når det gjelder offentlige anskaffelser, vet vi at anslagsvis 40 prosent av de
offentlige budsjettene benyttes til innkjøp. Det viser hvor vesentlig det er med et
system og kompetanse slik at innkjøpene gjennomføres med god kvalitet, noe som
også innebærer nødvendig bruk av tid.
Vi kan heller ikke på bakgrunn av det innsamlede materialet, vurdere
effekter/konsekvenser av å løse de innmeldte tidstyvene for eksterne brukere.
Samtidig omfatter disse krav og systemer mange ansatte. Små forbedringer får store
aggregerte gevinster. Dersom en endring medfører at hver ansatt i virksomhetene
årlig reduserer tidsbruken på oppgaven med 5 minutter, gir dette anslagsvis en
tidsinnsparing på nærmere 300 ukesverk dvs. 8 årsverk (gitt 30 timer i et ukesverk, og
37 uker i et årsverk). Gitt en kostpris på 700 000 per årsverk, og en investering på 5-6
millioner kan gevinsten realiseres allerede etter ett år. Den enkelte medarbeider har
samlet sett mange slike små avbrudd for å utføre oppgaver som ikke direkte kan
knyttes til kjernevirksomheten. Tidsbruken for den enkelte medarbeider er derfor
betydelig. Spesifikke konsekvensvurderinger må imidlertid foretas ved utvikling av
hvert enkelt tiltak. Vi foreslår også noen utviklingsprosjekter for å oppnå mer innsikt i
effektiviseringsgevinster på virksomhetsnivå.
Det er allerede gjennomført en konsekvensvurdering på ny IT-løsning for å forvalte
offentleglova på en bedre måte (OEP). En kjent utfordring ved investering i
forbedringer i f.eks. nye og bedre systemer, er at ett departement har den største
utgiften, mens gevinsten høstes i virksomhetene på flere departementsområder.
Dette vil gjelde OEP, IT løsninger for anskaffelser, og DFØ sine systemer. Selv om den
enkelte virksomhet må finansiere deler av systemutviklingen gjennom egenandeler,
er det komplisert å følge opp om ønsket gevinst realiseres. Videre kan det diskuteres,
om ansvarlig departement har tilstrekkelig insentiver for å kjempe for investeringen i
6
Direktoratet for forvaltning og IKT
budsjettprosessen. En løsning er at berørte departement i samarbeid fremmer
budsjettforslag for å følge opp tiltakene som har budsjettkonsekvenser, men det kan
også være andre virkemidler som bør vurderes grundig.
7
Direktoratet for forvaltning og IKT
2.4 Regelverk og ordninger som omfatter alle, men uten å
generere mange tidstyver
Flere av fellessystemene/ordningene fungerer godt. Blant annet må samtlige
virksomheter rapportere og forholde seg til Statens pensjonskasse (SPK) , mens det
bare er innmeldt få tidstyver som gjelder SPK. De fleste av disse er spilt inn av
Universitets og høyskolesektoren.
Videre er det også få tidstyver som omhandler arkiv: Om lag 10 gjelder
arkivlov/forskrift. I tillegg har fylkesmennene spilt inn en del tidstyver om dårlig
integrasjon mellom saksbehandlings-/arkivsystemet ephorte. Her kan flere
virksomheter antagelig kjenne seg igjen, uten å angi dette som tidstyv fordi det ikke
eksisterer felles it-systemer for arkiv. Når det gjelder arkivsystemer går
tidstyvinnspillene mer i retning av manglende fellessystemer/ eller eventuelt maler
for kravspesifikasjoner, slik at virksomhetene kan gjennomføre bedre anskaffelser.
Videre stilles det spørsmål ved om regelverket for arkivhåndtering gjenspeiler
teknologisk utvikling. Difi ser at det kan være behov for å omtale arkiv nærmere i
senere rapporter.
2.5 Virksomhetenes og sektordepartementenes ansvar
Den enkelte virksomhet har ansvaret for å forbedre sine arbeidsprosesser og rutiner.
Mye kan bedres gjennom bedre intern organisering, gode rutiner og tilstrekkelige
kompetanse slik at arbeidsprosessene integreres på en god og effektiv måte.
Det enkelte sektordepartement har også ansvar for at underliggende virksomheterer
godt organisert og fungerer hensiktsmessig.
2.6 Utviklingsprosjekter for å utvikle beste praksis
Når det gjelder temaene offentleglova og offentlige anskaffelser er det behov for å få
fram gode eksempler på hvordan virksomheter kan organisere sine rutiner og
prosesser. Det kan være hensiktsmessig å t sette i gang et utviklingsprosjekt der
deltakere inviteres til å gjennomgå sine rutiner/ordninger. Tilsvarende kan også
tenkes på andre områder – f eks knyttet til ivaretakelse av arbeidsgiveransvaret og
felles IT-systemer (DFØ).
Hvorvidt det kan være hensiktsmessig å se disse prosjektene i sammenheng eller mer
tematisk, bør utredes i en forprosjektfase.
2.7 Behov for nye fellestjenester
Det er meldt inn behov for fleire fellestjenester. For det første etterlyses det flere
rammeavtaler på sentrale tjenester f eks banktjenester.
Ved eventuell opprettelse av et rammeavtalesenter bør alle tidstyver gjennomgås for
å få større oversikt over hva som etterspørres. Det er ikke alltid komplette avtaler
som etterlyses. Eksempelvis etterlyses konkrete kravspesifikasjoner/standarder som
virksomhetene kan ta utgangspunkt i ved innkjøp av eksempelvis arkivsystemer. Det
store omfanget av tidstyver som er spilt inn på DFØs fellestjenester, samtidig med
ønsket om nye fellestjenester, kan virke som et paradoks. Det må nok forstås slik at
8
Direktoratet for forvaltning og IKT
det ikke er fellessystemer i seg selv som er problemet, men behovet for at de skal
fungere godt og effektivt for brukerne.
DFØ er ikke eneste forvalter av fellesløsninger i offentlig sektor og de er heller ikke
den eneste som får kritikk for sine systemer. Det kan bety at det er behov for å sette
felles minimumskrav til å forvalte fellesløsninger, og at det bør også settes tydeligere
krav om tilstrekkelig brukerinvolvering ved utbedring og utvikling av nye løsninger.
Det kan vurderes om det skal være ulike krav til nasjonale fellesløsninger (inkludert
nasjonale felleskomponenter) og fellesløsninger med mindre utbredelse.
Følgende tidstyver eksemplifiserer punkt over :
«Vi trenger effektivisering og stordriftsfordeler: I dag stilles det samme krav til å
inneha nødvendig kompetanse på alle mulige områder for små og store virksomheter.
Det burde vært mulig å kjøpe tjeneste hos en sentral enhet som var "spesialister" på
området. Eksempler her er utarbeidelse av kravspesifikasjoner i forbindelse med
anbud, løsningsbeskrivelser ved endringer i elektronisk sak/arkivsystem mv. Det er
viktig å gjøre ting rett, i dag bruker vi mye ressurser på å finne frem til gjeldende
regelverk og følge dette. På grunn av liten erfaring og kunnskap om mulige fallgruver
ved utarbeidelse av kravspesifikasjon øker sjansen for at vi ikke får et fullgodt
sluttprodukt. Tidstyven er her at vi må bruke masse ressurser på å sette oss inn i
regelverket og skrive selve kravspesifikasjonen, disse ressursene går utover våre
kjerneoppgaver. "Vi vet selv hva vi trenger" - men har behov for hjelp til utarbeidelse
av selve innkjøpsdokumentene mv.»
«Statlige arbeidsgivere sliter ofte med de samme spørsmålene og kravene, og det
jobbes hos hver etat – hver for seg – med de samme tingene og for å finne svar på de
samme spørsmålene. Alle statlige arbeidsgivere har samme type oppgaver og krav til
levering. Alle skal levere på samme bestillinger. Dette løses individuelt på hver enkelt
arbeidsplass og man bruker mye ressurser på å finne gode måter å gjøre det på, gode
oppsett osv. Måten man velger å besvare oppgaven på vil derfor variere, noe som
også gjør det mer utfordrende for mottaker å samordne resultatene. Dette tar mye
unødvendig tid. Vurdere nye datasystemer kan være et eksempel, for eksempel nytt
personal- og lønnsdatasystem. Hva er viktig å huske på? Hvordan har andre gått
frem? Hva har andre funnet nyttig i sin prosess? Hvordan har prosessen vært ført?
Andre eksempler: Inngåelse av interne avtaler/regelverk, rehabiliteringsprosjektet,
rapporteringskrav, prosess ved lønnsforhandlinger, indikatorer (statistikk),
vaktordninger, beredskapssituasjoner.»
.
9
Direktoratet for forvaltning og IKT
3 Offentleglova
Både tidstyver som omhandler offentleglova og Offentlig Elektronisk Postjournal
(OEP) omtales her. Innspillene er varierte fra det generelle som at det er tidkrevende
å etterleve regelverket, til konkrete innspill om regelverksendringer og endringer i
OEP. I vedlegg er tidstyvene oppsummert mer gjennomgående.
Noen få virksomheter har tallfestet omfanget av innsynsbegjæringer, men de fleste
har ikke foretatt en slik tallfesting. Eksempelvis har Fylkesmannen i Sør Trøndelag
tallfestet 10 begjæringer per dag, Helse- og sosialavdelingen ved et annet embete har
1000-2000 årlige begjæringer. Kulturdepartementet har nærmere 6000
innsynsbegjæringer årlig.
Det er merarbeidet som følger av innsynsbegjæringer fra offentligheten som
oppfattes som tidkrevende og er tidstyven. Stramme tidsfrister har konsekvenser for
virksomhetens prioritering av oppgaver. Videre gis det inntrykk av at det er
problematisk og tidkrevende å ivareta ulike hensyn i behandlingen av saker etter
offentleglova. Dette gjelder særlig prinsipper om mer offentlighet versus personvern,
og vern av forretningssensitiv informasjon.
3.1 Overordnet organisering
Ansvar og virkemidler for å utvikle og følge opp offentleglova er plassert ulike steder.
Justisdepartementet forvalter selve loven. Kommunal- og
moderniseringsdepartementet eier OEP. Selve løsningen driftes av Difi. Difi har videre
fått i oppdrag å utvikle et e-læringskurs om loven. Det at flere departement har
ansvar for ulike virkemidler på et område, er et gode dersom formålet er å sikre
uavhengighet, men kan bli et problem om behov og løsninger ikke sees i
sammenheng. Vi har imidlertid ikke gått nærmere inn på den sentrale organiseringen
i denne rapporten.
3.2 Forslag til tiltak
Iverksatt evaluering av offentleglova: Offentleglova i sin nåværende form trådte i
kraft 1.1.2009. Justisdepartementet inngikk desember 2014 kontrakt med Oxford
Research om evaluering av loven. Vi anbefaler at Justisdepartementet videreformidler
tidstyvene til evaluator.
Utvikle IT-Løsning: OEP ble lansert i 2010. Målsettingen var å fremme åpenhet om
forvaltningen på en effektiv måte. KMD er eier av løsningen og Difi forvalter denne. I
revidert nasjonalbudsjett for 2014 ble det bevilget midler for å utbedre gjeldende
løsning og samtidig starte et forprosjekt for å etablere en ny og bed re løsning.
Arbeidet med en samfunnsøkonomisk analyse av ny OEP har i tid sammenfalt med
innrapportering av tidstyver. Innmeldte tidstyver ble derfor i en tidlig fase spilt inn og
vurdert i analysen. Ansvar: Kommunal- og moderniseringsdepartementet.
Utvikle flere kompetansevirkemidler: Uavhengig av innretningen av selve lovverket
og IT-løsning vil ønsket om en åpen og gjennomsiktig forvaltning medføre
10
Direktoratet for forvaltning og IKT
saksbehandling som kan være tidkrevende, og kan forsinke den enkelte
saksbehandler/medarbeider i utførelse av det som oppfattes som kjerneoppgaven.
Det er behov for å utvikle kompetansevirkemidler rettet mot den enkelte
medarbeider og virksomhet. Det er allerede igangsatt utvikling av et elæringsprogram om behandling av saker etter offentleglova. Tidstyvene på
offentleglova har vært spilt inn som datagrunnlag for dette arbeidet. Difi ser også
behov for mer kunnskap om hvordan virksomheter kan organisere sine
arbeidsprosesser slik at prinsippene i offentleglova kan ivaretas på forsvarlig og
effektiv måte. Mulig tiltak kan være å sette i gang utviklingsprosjekter med 5-6
virksomheter, jf kapittel, jf 2.6.
11
Direktoratet for forvaltning og IKT
4 Offentlige anskaffelser
Slik vi har kategorisert materialet er det spilt inn flest tidstyver knyttet til
anskaffelser og innkjøp. Innspillene er varierte, men går i hovedsak på en opplevelse
av at regelverket er komplisert og vanskelig å forstå, stiller omfattende krav, og er
vanskelig å etterleve og praktisere riktig. Det er få konkrete innspill til regelverksendringer, men mer et generelt ønske om forenkling. Dette gjelder særlig for
anskaffelser under EØS-terskelverdi og ønske om fristilling fra krav om prosedyrer –
også fra kravet om konkurranse – ved anskaffelser av mindre verdi.2 Videre er det et
utbredt ønske om sentral innkjøpsstøtte og sentrale rammeavtaler.
Mange innspill gjelder terskelverdiene. Fordi EØS-terskelverdiene fastsettes i
direktivene, behandles ikke dette i denne rapporten.3
Enkelte innspill gjelder den nasjonale kunngjøringsdatabasen Doffin og
kunngjøringsskjemaene. Her skjedde et skifte av operatør etter konkurranse, med
virkning fra 1. januar 2014. Difi følger opp denne leveransen, og tidstyvinnspillene tas
med i dette arbeidet. Nye kunngjøringsskjemaer kommer, bl.a. med
implementeringen av de nye direktivene i nye forskrifter.
Klageordningen for offentlige anskaffelser oppleves som tid- og ressurskrevende.
Klageordningen har nylig vært gjenstand for revisjon og endringer (ikrafttredelse juli
2013.), noe som har resultert i en dramatisk reduksjon i antall klagesaker til KOFA og
følgelig også den tidsbruk som medgår til håndtering av slike klager. På den annen
side synes det å være en økning i antallet begjæringer om midlertidig forføyning (med
sikte på å forby signering av kontrakt); slike saker er ressurskrevende for
2
I Difis brukerundersøkelse gjennomført i februar 2015 har man stilt spørsmålet: «Hva
er de største tidstyvene som hindrer effektive og kvalitetsrettede anskaffelser i din
virksomhet?» Her scorer Utydelig regelverk lavest med 17%, mens Intern organisering
scorer høyest med 40%. Statlige innkjøpere klager mest på regelverket (21,5%),
dernest kommer de kommunale (14,5%). De fylkeskommunale klager minst (7,5%).
Ulik kompetanse er en mulig forklaring. Anskaffelsenes art kan også ha betydning.
Anskaffelser av varer, tekniske tjenester og bygg og anlegg er generelt mindre
utfordrende enn konsulenttjenester, som det er mye av i staten.
3
EØS-terskelverdiene er fastsatt i EUs anskaffelsesdirektiver, og får betydning for
hvilke anskaffelser som omfattes av direktivenes anskaffelsesregler, og justeres årlig
ved vedtak av EU-kommisjonen. Norge er forpliktet gjennom EØS-avtalen til å
gjennomføre i norsk regelverk de regler som gjelder for anskaffelser over disse
terskelverdiene, herunder å justere terskelverdiene tilsvarende. Den nasjonale
terskelverdi, for tiden kr 500.000 ekskl. mva., fastsettes av norske lovgivere og har
vært justert flere ganger, og innebærer at anskaffelser over terskelen må følge de
nasjonale reglene i forskriftens del II, som i stor grad gjenspeiler EØS-reglene som er
gjennomført i del III, men er noe enklere og mer fleksible, bl.a. med fri adgang til
forhandling og fravær av absolutte tidsfrister. Anskaffelser hvor antatt verdi av
kontrakten er lavere enn den nasjonale terskelverdi er kun underlagt de
grunnleggende krav og prinsipper og generelle saksbehandlingsregler, dog kreves
anskaffelsesprotokoll, skatteattest og HMS-erklæring ved anskaffelser over kr 100.000
ekskl. mva.; men også under dette gjelder de grunnleggende krav og prinsipper og
generelle saksbehandlingsregler.
12
Direktoratet for forvaltning og IKT
oppdragsgiver, i tillegg til de kostnader som påløper til prosessfullmektig mv. For øvrig
er de nye sanksjonene som domstolene skal håndheve.
Nærings- og fiskeridepartementet har det overordnede ansvaret for offentlige
anskaffelser. I tillegg har andre departementer ulike oppgaver som skal ivaretas i
forbindelse med offentlige anskaffelser. Difis rolle er å være de ulike
departementenes kanal ut imot innkjøps-Norge i rollen som premissgiver, strategisk
pådriver og pedagogisk veileder.
4.1 Anskaffelsesregelverket
Anskaffelsesregelverket oppleves av mange som språklig komplisert, teknisk, tungt og
vanskelig å forstå, og forutsetter kompetanse hos aktørene. Det er rom for ulike
tolkninger, noe som skaper behov for presisering gjennom praksis. Aktørene må holde
seg oppdatert. Aktørene opplever at regelverket stiller omfattende krav, er rigid og
lite fleksibelt. Utover enkelte henvisninger til Forenklingsutvalgets forslag er det
imidlertid få konkrete innspill og forslag til endring og forenkling.
Forenklingsutvalget (NOU 2014:4 Enklere regler – bedre anskaffelser, Forenkling av
det norske anskaffelsesregelverket) har foreslått en rekke endringer i de nasjonale
reglene, dvs. den delen av det norske anskaffelsesregelverket som supplerer de regler
som er gitt for gjennomføring av EØS-reglene (direktivene) om offentlige anskaffelser.
NOU 2014:4 inneholder forslag til et nytt og forenklet norsk anskaffelsesregelverk for
anskaffelser som ikke er omfattet av EUs anskaffelsesdirektiv. Utvalgets forslag er et
viktig steg i arbeidet med å forenkle og forbedre hele det norske anskaffelsesregelverket.
NOU 2014:4 følges nå opp av et lovarbeid i NFD. Difi fremhever behovet for at
metoder utviklet i arbeidet med klart lovspråk benyttes i lovarbeidet. Difi har i sitt
høringssvar til NOU 2014:4 problematisert utfordringen ved å finne den riktige
balansen mellom behovet for detaljerte og forklarende bestemmelser på den ene
siden, og korte regelverk som forutsetter kompetanse om lovgrunnlag og praksis på
den andre siden. De nye EU-direktivene beskrives som forenklende samtidig som de
er mer detaljerte enn tidligere og lovfester rettspraksis.
4.1.1 Anskaffelser av mindre verdi – for omfattende krav
For anskaffelser av mindre verdi oppleves regelverkets krav å være unødvendig
ressurskrevende.
For alle anskaffelser, uansett verdi, gjelder de grunnleggende kravene og
prinsippeene, og kravet om konkurranse så langt det er mulig. Oppdragsgiver kan
imidlertid benytte forenklet kunngjøring, nøye seg med å stille minimumskrav til
dokumentasjon, og operere med enkle kriterier for vurdering av tilbud. Avrop under
rammeavtaler eller innkjøpsordninger kan også benyttes. Gjennomføring av EUdirektivenes bestemmelser om elektronisk handel vilkunne forenkle prosessene.
13
Direktoratet for forvaltning og IKT
Det er nødvendig å utforme veiledning og dokumentasjon til støtte for mindre
organisasjoner som ikkje har mulighet til å følge opp mindre anskaffelser med
profesjonelle innkjøpere. Større anskaffelser krever uansett profesjonell håndtering.
4.2 Dokumentasjonskravene
Dokumentasjonskravene oppleves av mange som omfattende og ressurskrevende
både for leverandørene og virksomhetene. Det etterlyses enklere måter å innhente
dokumentasjon, herunder sentral registreringsbase for godkjente leverandører.
De nye anskaffelsesdirektivene innfører betydelig forenkling av kravene til
dokumentasjon. Noen forenklingtiltak krever beslutning frå NFD. Vi kan blant annet
trekke fram at oppdragsiver kan nøye seg med å kreve dokumentasjon fremlagt kun
av den eller de tilbydere som blir tildelt kontrakt (vinner av konkurransen). NFD kan
vurdere å gjennomføre dette raskt.
4.3 Organisastoriske virkemidler
4.3.1 Sentrale rammeavtaler og sentrale kompetansesentre
Sentrale rammeavtaler og sentrale kompetansesentre etterlyses. Mange påpeker at
dette ville kunne spare tid og ressurser og heve kvaliteten på anskaffelsene.
Når statlige virksomheter dekker sine behov ved å gjennomføre tilnærmet like
anskaffelser hver for seg innebærer dette i seg selv en unødvendig tidstyv.
Eksempelvis foreslår Kulturdepartementet «Flere felles rammeavtaler for
departementene. Departementene har mange av de samme behovene når det gjelder
offentlige anskaffelser. Tid kan spares ved å inngå flere felles rammeavtaler hvert
departement kan gjøre avrop på. 1-2 ukeverk per anskaffelse.»
Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD) sendte 04.09.2013 forslag
om samordning av statlige innkjøp på høring. Høringsnotatet er basert på en rapport
fra en interdepartemental arbeidsgruppe. Denne saken er til behandling i KMD.
4.4 Pedagogiske virkemidler
4.4.1 Veiledere/maler
Veiledere og maler og gjenbruk av konkurransegrunnlag og eksempler etterlyses.
Difi mottar og besvarer en rekke skriftlige henvendelser om veiledning om
gjennomføring av offentlige anskaffelser. Difi vil forenkle tilgang til veiledning ved å
etablere en «ofte stilte spørsmål» -side på anskaffelser.no. Etablering av
hjelpe¬tjeneste på telefon («Hotline») bør utredes.
4.4.2 Kompetanse
Økt kompetanse hos innkjøperne etterlyses av mange, særlig av dem som selv har
ansvar for innkjøp. Mangelfull kompetanse hos innkjøperne er i seg selv en tidstyv
fordi det medfører unødvendig stort behov for veiledning, i tillegg til den opplagte
14
Direktoratet for forvaltning og IKT
risiko for feil og medfølgende forsinkelser for å rette opp feil og håndtere klager og
tvister.
Difi vil gjennomføre tiltak for å heve kompetansen. Tiltakene omfatter opplæring,
workshops og piloter for å finne frem til å teste ut forslag til løsninger.
4.5 Korte avtaleperioder – vanskelig å forlenge
Innkjøpere opplever at regelverket legger begrensninger på muligheten for fornuftig
lengde på avtaleperiodene som normalt begrenses til 4 år. Videre oppleves
muligheten for forlengelse som snever. Mange avtaler blir feilaktig og unødvendig
definert som rammeavtaler. For slike avtaler er avtaleperioden som hovedregel
begrenset til 4 år (med unntak for berettigede tilfeller, f.eks. investeringer knyttet til
oppstart). For andre avtaler, f.eks. drifts- og vedlikeholdsavtaler, gjelder ikke slike
begrensninger. Muligheten for lengre avtaleperioder må ikke misbrukes for å
begrense konkurransen. Oppdragsgiver har også mulighet for å sikre seg opsjon på
forlengelse. De nye direktivene presiserer og utvider adgangen til forlengelse og
utvidelse av eksisterende avtaler. Det vil være en oppgave for Difi å utforme
veiledning slik at kompetanse rundt avtaleperioder styrkes og at man får en mer
tilpasset praktisering av riktige avtaleperioder.
4.6 Kvalitetssikringen
Mangelfull kvalitetssikring på større innkjøp rapporteres som tidstyv. Dette er en
viktig erkjennelse. Mye tid og ressurser kan spares dersom mer tid og ressurser
brukes på planlegging og kvalitetssikring av anskaffelsene
På IKT-området er det i notatet «Strategisk anvendelse av IKT» sendt til KMD
1.des.2014, foreslått en forsterket kvalitetssikring av IKT-prosjekter under kr 750 mill.
Det foreslås en ordning tilpasset de mellomstore IKT-prosjektene som ikke omfattes
av kvalitetssikringsregimet i KS1 og KS2.
4.7 Ikke-anskaffelsesfaglige hensyn
Ikke-anskaffelsesfaglige hensyn oppleves som unødvendig tid- og ressurskrevende.
Med ikke-anskaffelsesfaglige hensyn menes for eksempel næringspolitiske, miljøpolitiske eller sosialpolitiske hensyn (NOU 2014:4 kap.1 s. 85), eksempelvis tiltak som
retter seg mot sosialt ansvar, sosial dumping, miljø og innovasjon.
Oppdragsgiver kan ivareta ikke-anskaffelsesfaglige hensyn på flere ulike måter, blant
annet gjennom kravspesifikasjonene og som kontraktskrav, og som kvalifikasjonskrav
og tildelingskriterier. Gjennomgående vil vurderinger knyttet til kvalifikasjonskrav og
tildelingskriterier, som forutsetter fremleggelse av dokumentasjon og vurdering av
denne, være mer krevende, både for tilbydere og oppdragsgivere, enn ivaretakelse av
slike hensyn gjennom kravspesifikasjoner og som kontraktskrav. Hvor tid- og
ressurskrevende dette skal være, er altså noe oppdragsgiver selv rår over i stor grad.
15
Direktoratet for forvaltning og IKT
5 Gjennomgående rapporteringskrav
Dette kapittelet omhandler tidstyver knyttet til rapporteringskrav som er felles for
alle virksomheter («sektorovergripende rapportering»). Det er rapportert inn
tidstyver på følgende områder:




Målloven
Likestilling (aktivitets- og redegjørelsesplikten – ARP)
Miljørapportering
Flyreiser
Årsakene til at rapporteringen ble oppfattet som en tidstyv var:









Usikkerheten om nytten av rapporteringen (nytte/kost)
Manglende gjenbruk av eksisterende data (også automatisk testing på nettet)
Manglende vurdering om allmenne, periodiske rapporteringer kan erstattes
av stikkprøver
Manglende tilpasning av rapporteringskrav til virksomhetens størrelse
(«proporsjonalitet»)
Uklarhet om hva skal rapporteres – dvs. de verdiene som skal innsendes
Uklarhet om formen for rapportering – f.eks. mangel på rapporteringsmal
Manglende testing av rapporteringsopplegget før utkjøring
Dobbeltrapportering – dvs. at samme data etterspørres fra forskjellige kilder
Ukoordinerte frister forårsaker økt belastning når rapportene bygger på
samme kildedata
Kravet for å rapportere på flyreiser er fjernet fra og med 1. januar 2015.
5.1 Forenklingstiltak for rapportering - generelt
Lignende problemstillinger knyttet til rapportering fra næringslivet til myndighetene
lå til grunn for opprettelsen av Altinn og Oppgaveregisteret. Disse ble opprettet for å
standardisere innleveringssystemet og rasjonalisere og gjenbruke innleverte data.
Forenklingstiltak for rapportering kan gjøres ved å:




Erstatte rapporteringskravet med en annen, enklere ordning (f.eks.
stikkprøver)
Automatisere rapportering ved bruk av andre, eksisterende datakilder
Effektivisere rapporteringen med samordning (gjenbruk, tidspunkt), klarere
krav, ferdige mal/skjema og bedre verktøy
(Re) vurdere nytte/kost og konkludere at informasjonen ikke bidrar nok til å
forsvare innsamlingskostnadene. I dette tilfelle bør man både vurdere om
informasjonen er nødvendig for/bidra til å oppnå målet, og om selve målet
bør endres/reformuleres.
5.2 Trenger vi å rapportere i det hele tatt?
Noen av tidstyvmeldingene stiller spørsmål om rapporteringen er nødvendig.
16
Direktoratet for forvaltning og IKT
Rapportering er aldri et mål i seg selv, men et mer eller mindre ressurskrevende
virkemiddel for å oppnå et politisk mål. Sentrale spørsmål i vurdering av rapportering
som tidstyv er:



Hvor høyt prioritert er det politiske mål? (F.eks. er statens miljøbelastning
viktig å redusere?) – dette spørsmål drøftes ikke i dette notatet.
Hvor godt bidrar rapporteringen til at det politiske mål oppnås? (F.eks. bidrar
rapporteringen til endret atferd?) – dette spørsmål drøftes lite i dette notatet.
Hvor effektivt er rapporteringsopplegget implementert? (F.eks. gjenbrukes
eksisterende data og rapporteringslinjer når det er mulig?) – hovedfokus i
dette notatet.
Rapportering brukes i:
 Styringsdialogen som grunnlag for beslutning om prioritering av tiltak og
oppfølging av disse. Informasjonen trengs ikke å hentes fra virksomheten hvis
den er tilgjengelig fra andre kilder.
 Intern kontroll: Grunnlag for virksomhetsinterne forbedringstiltak. I denne
sammenhengen er rapporteringens hovedformål å sjekke at virksomheten
selv har oversikt over informasjonen man mener den bør ha. Slik informasjon
bør innlemmes i virksomhetens interne kontrollsystem.
 Offentlig informasjon (pressen, forskning, allmenheten, EU/OECD/WTO):
åpenhet om statens interne forhold, eller status i forhold til politisk fastsatte
mål. I denne sammenheng er det demokratiske hensyn som styrer
rapporteringskrav.
 Sektorovergripende oppgaver: I noen tilfeller har en sektor oppgaver som
krever informasjon fra andre sektorer for å utføre sine egne oppgaver (f.eks.
når KLD skal kjøpe klimakvoter for statens flyreiser).
5.3 Vurdering av rapporteringskravene og mulige tiltak
Nedenfor gjør vi rede for de ulike rapporteringskravene og peker på mulige
forenklingstiltak. Vi har lagt vekt på at forslagene skal ivareta nytteverdien og viktige
behov for informasjon.
5.3.1 Språk/målform
Målform er temaet som får klart flest anmerkninger. I en del av tidstyvene stilles det
spørsmål til selve kravet om målform, andre stiller spørsmål til innholdet av
rapporteringskravet (f.eks. omfattes Twitter og Facebook). Til sist er det en del som
stiller spørsmål ved opplegget for rapportering. Stikkprøver og automatisering
foreslås som alternativer.
Språkrådet har ansvar for innsamling av rapporter fra statsorganer (inkl. purring) og
utarbeidelse av en årlig felles rapport til KKD. I rapporten for 2014 står det bl.a.:
«Grunnlaget for statistikken er Excel-skjema med rådata som ligg på nettstaden til
Språkrådet. Der kan ein finne statistikken for dei einskilde statsorgana i dei ulike
kategoriane. Periodiske publikasjonar er ikkje representerte i statistikken fordi det er
eit mindretal av statsorgana som rapporterer om tilfang i den kategorien. Språkrådet
viser til dei einskilde mållovsrapportane for å finne resultata.
17
Direktoratet for forvaltning og IKT
…
Språkrådet deler tilsynet inn i nettsider, korte tekstar 1-10 sider (pressemeldingar,
annonsar osb.), sosiale medium, periodiske publikasjonar, tekstar over 10 sider (store
rapportar) og skjema. Statsorganet leverer inn resultata i eit Excel-skjema som
Språkrådet har laga.
….
Nettsidestatistikken er tufta på Google-søk etter ein bestemt mal gjeven av
Språkrådet. Statsorgana søkjer sjølve på ordpara ikkje/ikke og frå/fra, og får då
forholdstalet mellom dei.
…
Nettsidene er framleis den viktigaste informasjonskanalen for dei fleste statsorgan, og
Språkrådet legg difor særleg vekt på fordelinga mellom målformene i den
kategorien.»
Fra dette trekker vi følgende konklusjoner:
1. Nettsidene er den viktigste kanalen
2. Måling gjennomføres av hvert enkelt organ med bruk av elektroniske verktøy.
Dette legges inn i skjema som oversendes Språkrådet. Språkrådet utarbeider en
rapport.
KUD har ansvaret for oppfølging, og tiltak bør utarbeides av dem. Tiltak som kan
vurderes er:
 Innsnevre målingen til kanaler som er på nettet
 La statsorganene innrapportere lenker til relevante nettsteder til et
tilsynsorgan som kan analysere kommunikasjonskanalenes/nettsidenes
språksammensetning. Dette vil fjerne følgende oppgaver: Dokumentasjon og
opplæring i bruk av analyseverktøy, bruk av analyseverktøy, overføring av
resultater til Excel skjemaet, innsamling/innsending/purring av skjemaene.
 La virksomhetenes rapporteringsplikt begrenses til oppdatering av relevante
nettadresser (med mindre disse ikke kan hentes inn automatisk).
 Omfordele arbeidsbyrden fra den enkelte virksomhet til et sentralt organ.
Den totale ressursinnsatsen vil reduseres da de lokale virksomhetene ikke vil
ha behov for opplæring i verktøy som skal forenkle rapporteringen, eller
gjennomføre selve rapporteringen
5.3.2
Diskriminering/likestilling (Aktivitets- og rapporteringsplikten
ARP)
Aktivitets- og rapporteringsplikten er hjemlet i likestillingslovens §23 og 24 og gjelder
alle virksomheter. Rapporteringen er et virkemiddel for at virksomhetene skal utvikle
og gjennomføre tiltak som skal hindre diskriminering på grunnlag av kjønn, etnisitet,
religion eller nedsatt funksjonsevne. Rapporteringskravet er omfattende og det er
utviklet flere veiledere om den (f.eks. KMDs veileder4).
Vi har ikke funnet rapporter om hvorvidt ARP bidrar til handling.
4
https://www.regjeringen.no/globalassets/upload/fad/vedlegg/lonns--ogpersonalpolitikk/veileder_likestillingsredegjorelser.pdf?id=2196827
18
Direktoratet for forvaltning og IKT
BLD har ansvaret for vurdering av de innmeldte tidstyvene og oppfølging. Vi er ikke
kjent med om det er aktuelt med en meir omfattende vurdering av ARP, men vil peke
på mulige tiltak som kan effektivisere rapporteringsopplegget noe:
1. Automatisering/gjenbruk av data: Informasjon om ansatte (kjønn, lønn, etc)
ligger i lønn og personalsystemer (LPS). Mange bruker DFØ/SAP til dette, men
det finnes ikke standardrapporter for uthenting av egnede tabeller. Tilpasning
av rapporteringskravene til mulighetene som ligger i LPS vil redusere behov
for konvertering, sjekking etc. SSB (som får månedlige rapporter) og NAV
besitter også mye grunndata som bør kunne gjenbrukes.
2. Klarere spesifikasjon: Uklare krav til rapportene betyr at man bruker tid til
tolkning og at innsamlede tall vil kunne variere avhengig av hvem som
rapporterer og når.
5.4 Miljørapportering - MiljøRapp
Miljørapportering er hjemlet i Stoltenberg regjeringens handlingsplan for miljø- og
samfunnsansvar i offentlige anskaffelser5. I sammenheng med regnskapsrapportering
ber KLD departementene redegjøre for sektorens miljøbelastning. Fordi
rapporteringskravene og – form var utydelige, ble MiljøRapp (skjema på Altinn)
utviklet for å forenkle og strukturere miljørapporteringen fra etatene til overordnet
departementet. Det er opp til overordnet departement å bestemme om bruk av
MiljøRapp er obligatorisk eller ikke. Difi har oppsummert rapportene for
virksomhetene som har innrapportert (ca. 60 i 2014 – uten purring).
Tidstyvmeldingene nevner at kravene kunne bli enda tydeligere og problemer med
dobbelrapportering til f.eks. Miljøfyrtårnet. Det er også stor usikkerhet om MiljøRapp
er påkrevd eller ikke. En innsender foreslår at MiljøRapp bør pålegges alle statlige
virksomheter. Det er også foreslått å forenkle rapportering til bare å be om
virksomheten har et eksternt revidert miljøledelsessystem eller ikke.
I statsbudsjettet for 2015 er det ikke budsjettert for drift av MiljøRapp. Å fjerne
MiljøRapp og samtidig fortsette med uklare krav om form og innhold for
miljørapporteringen vil i mange tilfeller øke ressursbruken hos både de
innrapporterende enhetene, i fagdepartementene og i KLD, samtidig som nytten av
rapporteringen reduseres. Vi legger til grunn at KLD vurderer rapporteringsordningen.
5.5 Flyreisestatistikk
Regjeringen besluttet i 2007 at statlige flyreiser i utlandet skulle «klimanøytraliseres»
ved kjøp av klimakvoter tilsvarende klimaeffekten av flyreisene. Difi fikk oppdrag i
2008 om å samle inn det nødvendige datagrunnlaget. Datagrunnlaget kalkuleres fra
reiseregningene som ligger i lønn- og personalsystemene (LPS).
Ettersom reisevirksomsomheten endret seg lite frå år til år er det nå vedtatt at
historiske tall kan benyttes. Tidstyvene på flyreiser er dermed fjernet.
5
http://www.regjeringen.no/upload/MD/Vedlegg/Planer/T-1467.pdf
19
Direktoratet for forvaltning og IKT
5.6 Rapportering generelt
Det er og vil alltid være et spenningsmoment mellom behovet for å vite mer om en
tilstand og kostnadene knyttet til å få nødvendig informasjon. Denne balansen vil
være avhengig av virksomhetens egenart (f.eks. størrelse, kompetanseprofiler og
aktiviteter).
Hensyn til bedre styring og offentlig interesse for forvaltningens aktiviteter tilsier at
informasjon om det offentlig bør være tilgjengelig, mens hensyn til effektivitet ofte vil
trekke i motsatt retning. Arbeidet med tidstyvene tilsier at det kan være behov for å
diskutere systemer/metoder som kan bidra til større grad av bevisstgjøring før det
enkelte departement iverksetter nye rapporteringer. Videre at en har et bevisst
forhold når en rapportering skal avsluttes.
20
Direktoratet for forvaltning og IKT
6 Felles IT - systemer (DFØs systemer)
Tidstyver som omfatter Felles IT-løsninger fra DFØ er omfattende og er sammen med
offentlige anskaffelser den største gruppen av tidstyver.
Vi har valgt å vurdere tidstyvene knyttet til selve IT-løsningene uavhengig av
regelverket disse løsningene skal ivareta. Regelverket omtales i kapittel 7 og 9. Vi viser
også til forslaget om å gjennomgå avtalefestet regelverk slik at digitaliseringen av
dette kan forenkles.
Tidstyvene har stor spennvidde; alt fra å stille spørsmål ved behovet for en
fellesforvalter, til enklere pålogging og detaljerte behov til hva slike løsninger bør og
kan levere.
Difi har hatt et møte med DFØ om tidstyvarbeidet. I dette møtet ble det kjent at DFØ
arbeider med å gjennomgå tidstyvene som har kommet inn og foreslå tiltak som kan
forbedre systemene. Enkelte av tidstyvinnspillene var også allerede ivaretatt og løst
på dette tidspunktet. Difi har imidlertid ikke fått tilgang til DFØ sitt oppfølgingsnotat.
Tidstyvene er kategorisert etter følgende tema:
1.
2.
3.
4.
5.
Pålogging
Feilhåndtering
Videreutvikling av tjenesten
Organisering
Integrasjon
Under hver kategori beskriver vi kort de innspill som har kommet inn og bidrar med
genrelle råd på hvordan tyvene kan fjernes/reduseres. Dette kan også være til nytte
for andre forvaltere av fellesløsninger da det per i dag ikke eksisterer et felles
rammeverk for forvaltning av felles IT-løsninger, jf punkt 2.6.
6.1 Gjennomgang av ulike kategorier
6.1.1 Pålogging
Det har kommet mange innspill om behov for forbedring i pålogging til de ulike
løsningene DFØ tilbyr. Dette kan løses gjennom gjenbruk av eksisterende
påloggingsløsninger.
Det er mulig å utvikle løsninger slik at brukerne kan logge seg på DFØs fellessystemer
ved å bruke påloggingsløsningen i egen virksomhet.
Det har ved flere anledninger fremkommet behov for å ha felles eID-løsninger for alle
ansatte i staten. Tidligere eID-strategier har konkludert med at pålogging internt i
virksomhetene skal håndteres gjennom eksisterende påloggingsløsninger, og at
kommunikasjon mellom virksomhetene skal håndteres ved hjelp av
virksomhetssertifikater. I noen tilfeller har vi allikevel behov for personlig innlogging
på tvers av virksomhetene, da ville det vært nyttig å kunne gjenbruke eksisterende
pålogging. Det finnes løsninger for å gjenbruke eksisterende pålogging hos andre.
21
Direktoratet for forvaltning og IKT
KMD kan vurdere en felles rammeverk for slik gjenbruk av pålogging på tvers av
offentlige virksomheter, som kan benyttes av blant annet DFØ.
6.1.2 Feilhåndtering
Det er meldt inn uforholdsmessig lang feilrettingstid hos DFØ. Dessuten får ikke
brukerne informasjon om kjente feil, slik at de kan ta hensyn til feilene i sine
arbeidsprosesser. Slik det er i dag, meldes den samme feilen mange ganger til DFØ
fordi det ikke finnes en oversikt over kjente feil.
Innmeldte tidstyver viser til et forbedringspotensial knyttet til brukerinvolvering hos
DFØ. Det kan se ut til at DFØs brukere i liten grad vet hvilke forbedringer DFØ jobber
med.
Forvaltere av fellesløsninger bør ha enkle rutiner for å melde/ forsterke brukerbehov,
informere om kjente feil og hvilke planer som er lagt for feilretting og videreutvikling.
Det vil gjøre det mulig for brukere av systemene å ta høyde for kjente feil i daglige
rutiner, spare tid på å levere inn tilbakemeldinger som allerede er beskrevet og
innmeldt, samt dempe ev. frustrasjon.
Forvalter av fellesløsninger bør også ha avtaler med underleverandører og
arbeidsprosesser internt (f.eks. vaktordninger), som speiler vilkår de tilbyr kundene.
I tillegg bør leverandører av fellesløsninger ha gode tjenesteavtaler mot brukerne som
er godt forankret og kommunisert.
Forvaltere av felles systemer bør brukerforankre forvaltningsrutiner og bruksvilkår,
samt etablere egnede forum for brukerinvolvering både for innhenting av behov og
prioritering. Dette kan gjøres ved å etablere endringsråd, eller prioriteringsråd.
6.1.3 Videreutvikling av tjenesten
Det har kommet mange forslag til forbedringer av fellestjenestene DFØ leverer. De er
knyttet til forbedringer i form av bedre rutiner for personal-, lønn- og
økonomiprosesser, men også forslag til konkrete tekniske forbedringer i løsningene.
Noe av forbedringsforslagene kan kreve endring av fagspesifikt regelverk. Det er viktig
at endringsarbeidet ikke får rammer som hindrer slik type utvikling, jf. mellom annet
tiltak for gjennomgang av avtaleverket og konsekvenser for IT-løsninger innen lønn og
reise i samarbeid med KMD og avtalepartene, jf. punkt 2.3.1. DFØ har også spilt inn
tidstyver på avtaleverket i staten som er til hinder for god systemutvikling.
Det har også kommet en del innspill om ulik informasjon som i dag må sendes på
papir. Det er avgjørende å videreutvikle tjenestene på en måte, som i størst mulig
grad underbygger en digitalisert og mest mulig helautomatisert arbeidsprosess.
På bakgrunn av de innspill som har kommet kan det tyde på at de ulike systemene til
DFØ bør ses i større sammenheng. I hvilken grad kan en bedre informasjonsflyt dem
imellom benyttes til å forbedre tjenestetilbudet, for eksempel ved å kunne tilby
raskere utbetalinger av rapportert overtid? Og i hvilken grad kan løsningene
tilrettelegges slik at det blir enkelt å ta ut statistikk til rapportering mv. på ulike
områder som likestillingsdata, lønn, utdanning jf. kapittel 5.
22
Direktoratet for forvaltning og IKT
Det varierer hvordan virksomhetene selv tar i bruk systemene. Som på de andre
områdene er det også spilt inn tidstyver som vitner om manglende kompetanse om
systemene, eller at interne arbeidsprosesser ikke er gode nok. Siden systemene i stor
grad legger opp til selvbetjeningsløsninger vil det være viktig at et videre
utviklingsarbeid foregår i samarbeid med alle brukergrupper (ikke bare administrativt
personale i virksomhetene), jf punkt 2.6
6.1.4 Organisering
Det har kommet innspill om at det ikke lenger bør være en fellesløsning på regnskap,
personal- og lønnsområdet fra DFØ som i dag, men at offentlige virksomheter må
kunne velge leverandører i markedet Det er ikke obligatorisk å benytte
fellesløsningene til DFØ og virksomhetene kan selv, eventuelt i samarbeid med sine
departement, foreta konsekvensvurderinger av hvorvidt de bør gjøre innkjøp av egne
systemer for lønn og regnskap, eller benytte DFØs tjenester.
Det ble gjennomført en begrenset samfunnsøkonomisk analyse av behovet for
fellesløsninger for lønn, personal og regnskap for en del år siden. Dersom det er
aktuelt å vurdere behovet på nytt, kan mengden tidstyver tilsi at det først bør
gjennomføres en ny analyse.
Generelt bør det ved innføring av fellesløsninger vurderes hvilken strategi for
anskaffelse (sourcing) av løsningene som skal legges til grunn. Det er grunn til å anta
at sterk leverandørbinding over tid kan være et hinder for brukerstyrt videreutvikling.
Behovet for ulike tjenestenivåer bør også alltid vurderes, samt hvordan løsningene
tilgjengeliggjøres for brukervirksomhetene. Det kan eksempelvis vurderes om
grunnleggende tjenester tilrettelegges gjennom åpne API-er slik at virksomhetene
selv kan sørge for utvikling av verdiøkende tjenester på toppen av fellessystemene i
egen regi eller bruk av markedet.
6.1.5 Integrasjon mot eksterne system
Det er spilt inn flere forslag om at DFØ bør hente inn data til sine systemer fra andre
kilder i offentlig sektor. Det gjelder blant annet likviditetsrapporter fra Norges Bank,
underlag for sensor honorarer fra Prøveadministrasjonssystemet (PAS), NAV-løsninger
for arbeidsgiverrefusjon og informasjon fra kredittkortselskap i forbindelse med
reiseregninger.
Bedre informasjonsflyt mellom ulike system på tvers av virksomheter kan gi
kvalitetsforbedringer og kostnadsreduksjoner. Her må det kartlegges potensielle
kilder for informasjon, vurdere effekt av ulik utveksling og sette sammen
representanter fra de ulike organisasjonene for å gjennomføre
samhandlingsprosjekter på prioriterte områder.
23
Direktoratet for forvaltning og IKT
7 Rammeverk for arbeidsgiveransvaret
Tidstyvene som er kategorisert under betegnelsen arbeidsgiveransvaret gjelder
innspill som omhandler tjenestemannsloven, Arbeidsmiljøloven og ferieloven etc.
Videre handler tidstyvene om relasjonen mellom arbeidsgiver og ansatte. I tillegg er
tillitsmannsapparatets rolle nevnt i flere av tidstyvene. Kommunal- og
moderniseringsdepartementet har ansvar for å utvikle administrative rutiner for å
håndheve reglene. Flere av tidstyvene omhandler nettopp disse rutinene med
begrunnelse i at de er omfattende og skaper unødig merarbeid.
7.1 Mulige tiltak
Flere av tidstyvene som er meldt inn er relatert til pågående lovendrings-prosesser.
Det gjelder blant annet adgangen til midlertidige tilsettinger og regler om
arbeidsordninger.6 Dette omtales ikke her.Tidstyver som omhandler prinsippene
rundt medbestemmelse berøres heller ikke.
Difi mener at økt kunnskap og flere veiledninger/rutinemaler (blant annet for
rekruttering) vil kunne bidra til å løse flere av tidstyvene som gjelder
arbeidsgiverpolitikk:




Enkel tilgang til regelverk, veiledere, sjekklister, maler etc. vil kunne bidra til at
tilsettingsprosessen går fortere og oppleves som mindre krevende.
Det bør utarbeides flere nettbaserte veiledninger/rutinemaler/
Statens personalhåndbok skal fra 2015 kun publiseres på nett. Det er viktig at det
gjøres et arbeid for å digitalisere personalhåndboken slik at den blir mest mulig
brukervennlig, og at én ikke kun «setter strøm» på papirutgaven.
Enkelte etterlyser felles IT- løsninger/kravspesifikasjoner på HR system, jf kap
1.11I arbeidet med forenklinger innenfor dette feltet er det viktig å involvere
brukerne. En mulig måte å gjøre det på er å etablere utviklingsprosjekter.
Efaringene fra disse pilotene kan inngå som kunnskapsgrunnlag for en evt.
vurdering hva det er mulig å forenkle og forbedre på overordnet nivå, jf punkt 2.6
8 Oppfølging av sykefravær
Innmeldte tidstyver handler om mangler og forbedringsmuligheter i digitale løsninger
for oppfølging av sykefravær. Mange tidstyver er knyttet til refusjon av sykepenger ,
om lag halvparten av disse om digitalisering/integrasjon mellom it-systemer. Noen
tidstyver handler om dialogmøter om sykefraværet. 10 tidstyver om andre
tilgrensende områder til oppfølging av sykefravær generelt. Dette utgjør til sammen
40 tidstyver fra 39 virksomheter.
6
Regjeringen legger i «Prop. 48 L (2014 – 2015) Endringer i arbeidsmiljøloven og
allmenngjøringsloven (arbeidstid, aldersgrenser, straff mv.)» fram forslag til endringer i
arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid, aldersgrenser, kollektiv søksmålsrett og straff,
og allmenngjøringslovens straffebestemmelser. I tillegg har Regjeringen i «Prop. 39 L
(2014 –2015) Endringer i arbeidsmiljøloven og sosialtjenesteloven (adgang til
midlertidig ansettelse mv. og vilkår om aktivitet for stønad til livsopphold)» lagt fram
forslag til endringer i adgangen til midlertidige ansettelser.
24
Direktoratet for forvaltning og IKT
NAVs ordning for å håndtere sykemeldinger er i dag ikke fulldigitalisert og innebærer
derfor en del merarbeid for flere i følge disse innspillene. Mange parter er involvert i
prosessen, både virksomhet/arbeidsgiver, NAV, lege, arbeidstaker/sykemeldte.
Slik vi tolker innspillene samlet sett, etterlyses det mer digitaliserte og sømløse
arbeidsprosesser for sykemeldinger hos virksomhetene. Utfylte sykemeldingsskjemaer må sendes i post, og andre deler i oppgavekjeden for sykemeldinger er ikke
fulldigitalisert, som
 refusjon av sykepenger til arbeidstaker der det i dag f.eks. pekes på
mangelfull integrasjon mellom løsningene i DFØ og NAV.
 inntektsopplysninger for refusjonsutbetaling av sykelønn fordi
virksomheter må sende refusjonskrav til NAV. NAV har allerede
informasjon om sykefraværet, men ikke nødvendige inntektsopplysninger
for beregning av refusjon til virksomheten. I en av tidstyvene foreslås det
derfor å digitalisere arbeidsprosessen ved å benytte a-ordningens
inntektsopplysninger som grunnlag for å beregne refusjonsutbetalinger
og i tillegg at NAV overtar refusjonsutbetalinger.
Noen av oppgavene mellom NAV og virksomhetene fører i følge noen av
tidstyvinnspillene til dobbeltarbeid fordi NAV krever bekreftelse på det samme
forholdet flere ganger, enkelte har konkrete endringsforslag i regelverket og andre
etterlyser bedre rutiner for tilgjengelighet og kommunikasjon fra NAV i forbindelse
med spørsmål og avklaringer om refusjonsordningen.
Noen stiller også spørsmål ved effektene og arbeidsmengdene som følger av de
lovpålagte dialogmøtene (folketrygdloven § 8-79) mellom sykemeldt arbeidstaker,
arbeidsgiver, lege og NAV.
8.1 Nærmere om digitalisering på sykefraværsområdet
Vi er ikke kjent med hvilke strategier ASD/NAV har innenfor dette området, men
oppfølging av sykefravær omfatter mange virksomheter også utenfor staten. DFØ har
f.eks. spilt inn forslag om å gjennomføre en kartlegging av kostnader, muligheter,
omfang osv. forbundet med å etablere en interaktiv digital sykemeldingsløsning i
Altinn som omfatter alle relevante parter, herunder sykemelder (for eksempel lege),
sykemeldt, arbeidsgiver (inkludert eventuelt dens tjenesteyter) og NAV. Forslaget
kommenteres slik av FIN (utdrag): «En kartlegging slik DFØ foreslår vil gi informasjon
om gevinster og kostnader ved forslaget. Det vil kreve ressurser å utvikle en slik
løsning og forslaget må vurderes opp mot andre forslag om satsing på økt
digitalisering innenfor Nav». (jf. tiltak 1430).
8.2 Nærmere om lovpålagte dialogmøter i
sykefraværsperiode
Noen av tidstyvene handler om oppfølgingskrav som lovpålagte dialogmøter mellom
bl.a. arbeidsgiver og arbeidstaker.
En ny intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv kom på plass i 2014 og
gjelder for perioden 4. mars 2014 - 31. desember 2018. Endringene i den nye avtalen
innebærer bl.a. at pålagte dialogmøter skal være forbeholdt de som er helt
25
Direktoratet for forvaltning og IKT
sykemeldte, at reglene for de som skal delta på møtet først og fremst nå skal være
arbeidsgiver og arbeidstaker og at arbeidsgiveres rapporteringsplikt til Arbeids- og
velferdsetaten etter ni uker skal oppheves.
Vi er kjent med at de har gått ut informasjon om endringene i personalmeldingen fra
Statens personalhåndbok (jf. personalmelding PM 2014-4 «Intensjonsavtalen om et
mer inkluderende arbeidsliv (IA) 4. mars 2014-31. desember 2018» og i
personalmelding PM-2014-10 om «Nye sykefraværsregler 1. juli 2014: Oppfølging av
sykemeldte». Det er også lagt ut informasjon om disse endringene på NAVs nettsider
om oppfølging av sykemeldte. Disse sidene inneholder også mye informasjons- og
veiledningsmateriell, lenker mv.
8.3 Mulige forslag til tiltak
Mange av tidstyvene kunne vært løst ved å digitalisere flere arbeidsprosesser på
sykefraværsområdet. Dette vil også bidra til gevinster for kommuner og privat
næringsliv. Digitalisering kan frigjøre ressurser i NAV som kan «gi» et organisatorisk
overskudd til å håndtere og bidra til bedre oppfølging frå NAV som etterlyses i andre
tidstyver.
Virksomhetene meldte inn sine tidstyver kun kort tid etter at ny IA avtale trådte i
kraft. Vi kan anta at tidstyvene ikke gjenspeiler godt nok de forenklinger som ny IA
avtale legger opp til.
26
Direktoratet for forvaltning og IKT
9
Budsjettering og regnskapssystemer
Det er rapportert en del tidstyver som gjelder ordninger og krav som statlige
virksomheter må etterleve og som gjelder budsjettering og regnskap. På enkelte av
disse er det stort sammenfall med økonomisystemene i DFØ.
Tidstyvene som er kommet inn er store og kompliserte. I 2014 ble det satt ned et
utvalg som skal vurdere bruk av flerårige budsjetter. Før det er tatt stilling til utvalget
sin innstilling vil deler av forvaltningen bli avkrevd regnskapsrapporter etter flere
regnskapsprinsipper. Løsninger som kan automatisere regnskapsrapporteringen i
større grad kan bidra til mengden av dobbeltarbeid forsvinner.
Tidstyvene gjelder følgende overordnede problemstillinger:
 Ettårsbudsjettering som genererer merarbeid
 Unødige krav om analyser og rapportering
Det som er meldt inn som tidstyver på budsjett- og regnskapsområdet er regulert av
følgende regelverk mv.:




Bevilgningsreglementet §§ 3, 4 og 13
Økonomiregelverket, særlig Reglementet §§ 12, 14, 15 og 17 og
Bestemmelsene kapittel 3.3, 3.4 og 3.5.
Finansdepartementets rundskriv R-114
Veileder i statlig budsjettarbeid
9.1 Ettårsbudsjettering
Prinsippet om ettårige budsjetter fremgår bl.a. av Bevilgningsreglementet § 3. OECDs
anbefalinger (senest i 2013) om at Norge bør vurdere flerårige budsjetter har ikke
medført endring av dette prinsippet. Det er satt ned et utvalg som skal vurdere
behovet for flerårige budsjetter på utvalgte områder, og et tydeligere skille mellom
investeringer og drift. Tidstyvene som er meldt på dette området bør sees i lys av
dette utvalgsarbeidet.
9.2 Krav om regnskapsrapportering og særskilte analyser
Når kontantprinsippet ligger til grunn for budsjettering og bevilgning, må
nødvendigvis regnskap gjøre det samme (bevilgningsregnskap), jf.
Bevilgningsreglementet § 13. Det betyr at virksomheter som velger å føre regnskap
etter et annet prinsipp, også må gjøre det etter kontantprinsippet, jf. rundskriv R-114.
Slik vi forstår det, er en slik dobbeltrapportering ikke til å unngå, heller ikke for små
virksomheter, når en virksomhet velger å føre regnskap etter
periodiseringsprinsippet.
Konsernregnskap og egen kontantstrømanalyse nevnes også som irrelevant for
enkelte virksomheter som har slike krav på seg.
Det er meldt inn at det i styringsdialogen mellom departement og underliggende
virksomhet forekommer krav om regnskapsrapportering gjennom året. I denne
forbindelse er det verd å nevne at Økonomireglementet setter krav til den interne
kontrollen i virksomheten, herunder kontroll med forbruk ift. bevilgning (§ 14) og at
departementet skal påse at det finnes opplegg for god intern kontroll (§ 15). Vi kan
27
Direktoratet for forvaltning og IKT
imidlertid ikke se at det finnes generelle krav om f.eks. tertialrapportering (jf.
Bestemmelsene 3.3.2 ), slik at dette bør være et krav som vedkommende
departement finner nødvendig for egne styringsformål, og som kommer i tillegg til
generelle rapporteringskrav.
Graden av dobbeltarbeid avhenger av hvordan rapporteringen kan automatiseres. Det
er virksomheter som har utviklet løsninger som i større grad avstemmer de to
regnskapsprinsippene mot hverandre, og bidrar til at graden av dobbeltarbeidet
reduseres. Hvorvidt dette er løsninger som er kjent på tvers av virksomheter er vi ikke
kjent med, og dette bør utredes videre. Videre vil utvikling av kontoplansystemet og
anbefalt statlig regnskapsstandard (SRS) avhjelpe. FIN i samarbeid med berørte
departement bør ha ansvar.
28
Direktoratet for forvaltning og IKT
10 Vedlegg
1
Oversikt over omfanget fordelt på «etatsstyrer
av forslagstiller»
Radetiketter
Arbeids- og
sosialdepartementet
Barne-, likestillings- og
inkluderingsdeparteme
ntet
Finansdepartementet
Forsvarsdepartementet
Helse- og
omsorgsdepartementet
Justis- og
beredskapsdepartemen
tet
Klima- og
miljø¸departementet
Kommunal- og
moderniseringsdeparte
mentet
Kulturdepartementet
Kunnskapsdepartementet
Landbruks- og
matdepartementet
Nærings- og
fiskeridepartementet
Olje- og
energidepartementet
Samferdselsdeparteme
ntet
Utenriksdepartementet
Totalsum
Felles
Arbeidsg ITiveransv system
aret
er
Felles
rapporteri
ngskrav
Offentlige
anskaffels
er
Oppfølging
av
sykefravær
Budsjett - og
regnskapsyst
em
3
3
14
3
13
1
18
2
1
1
4
2
4
1
3
2
2
10
3
1
1
1
1
2
Offen
tleglo
va
1
4
3
5
1
2
6
1
1
2
1
5
15
8
12
8
2
14
64
1
21
6
14
4
4
3
53
18
40
20
28
13
15
4
138
2
3
1
4
10
25
4
7
2
1
3
1
1
7
6
1
1
4
1
3
4
1
2
1
3
1
60
93
59
110
38
3
2
47
19
6
12
3
62
4
9
1
15
2
10
33
440
Tabellen indikerer under hvilket departement virksomhetene som har spilt inn tidstyver på disse områdene har
tilhørighet. I denne gjennomgangen er tidstyver frå Justisdepartementets virksomheter tatt med.
29
Tot
alsu
m
Direktoratet for forvaltning og IKT
11 Oppsummering av tidstyvene
Offentleglova
Tema
Lov
Tidstyver







IT løsning




Kompetanse

Det stilles spørsmål om loven fungerer etter intensjonen.
Utredning etterlyses
Innsyn i forbindelse med Offentlige anskaffelser. Forslag til
utsatt innsyn
Oppleves som noe uklart hva som er taushetsbelagt
informasjon i forskjellige lover.
Ønske om lengre tidsfrister da det ofte er behov for
innhenting av uttalelser fra 3.part.
Opplevelse av «tullebegjæringer», og ønske om
personidentifikasjon ved begjæring om innsyn eksempelvis
ved bruk av ID porten (uten at den etat som mottar begjæring
får kjennskap til identitet)
Definisjonen av saksdokument er for omfattende i forhold til
definisjon i arkivforskrift.
Ønske om å begrense retten til mer eller mindre uspesifiserte
masseinnsyn.
Ønske om at OEP kan tilrettelegges slik at begjæring går
direkte til saksbehandler og avdeling
Enklere og mer automatisert tagging av personnavn
Muligheter for fulltekstpublisering
Muligheter for å avdekke/unngå dobbeltbehandling ved at
begjæring på samme dokument kan sendes flere
virksomheter.
Oppleves som noe uklart hva som er taushetsbelagt
informasjon i forskjellige lover.
Offentlige anskaffelser
Oppsummering av tidstyvene og forslag til tiltak7
Tema
Tidstyver
Anskaffelsesregelverket
Lov og
forskrift
7

Oppleves som språklig
komplisert, teknisk,
tungt og vanskelig å
forstå - forutsetter
kompetanse hos
Forslag til tiltak

Lovarbeid igangsatt. (NFD)
Nytt regelverk som
gjennomfører de nye
direktivene og nye
forenklede regler under
Det kan være flere tidstyver som omhandler mer eller mindre de samme
problemstillinger.
30
Direktoratet for forvaltning og IKT




Organisering


Kompetanse






aktørene.
Stadig utvikling i praksis
med nye tolkninger og
presiseringer – krever at
aktørene holder seg
oppdatert.
Oppleves å stille
omfattende krav –
krever mye
dokumentasjon.
Prosedyrer ved
anskaffelser av mindre
verdi oppleves for
omfattende.
Oppleves rigid og lite
fleksibelt – krever mye
arbeid å forberede, feil
er arbeidskrevende.
Sentrale rammeavtaler
vil kunne gi
tidsbesparelser i den
enkelte etat og for
leverandørene.
Sentrale kompetansesentre vil kunne bistå
med tryggere og raskere
gjennomføring av
anskaffelsesprosessene.
Maler og eksempler
etterlyses.
Veiledning etterlyses.
Ikke-anskaffelsesfaglige
hensyn oppleves som
unødvendig tid- og
ressurskrevende.
Kort funksjonstid på
avtaler (4 år).
For vanskelig å forlenge
avtaler.
Kvalitetssikringen er ikke
god nok på større
anskaffelser.










31
EØS-terskelverdi skal tre i
kraft våren 2016.
Difi skal være pådriver for
at nytt regelverk ivaretar
klarspråkperspektivet.
Vurdere rask
gjennomføring av
forskriftsendring som
forenkler
dokumentasjonskrav. NFD
ansvarlig.
Difi skal utforme konkret
veiledningsmateriell for
anskaffelser av lavere
verdi.
Difi skal tydeliggjøre
kompetansekrav for større
og komplekse anskaffelser.
Etablere en statlig
samordning av
anskaffelser i et rammeavtalesenter (en nasjonal
sentral felles innkjøpsorganisasjon).
Difi skal gi råd/bidra til
erfaringsdeling om ulike
prinsipper for organisering
av internt
anskaffelsesarbeid og om
kompetanse som kreves
for å ivareta slike
funksjoner.
Difi utvikler veiledere og
maler som sammen med
eksempler og beste praksis
publiseres på
anskaffelser.no .
Difi skal kartlegge status
og innhold i anskaffelsesstrategier og analysere om
interne forhold skaper
tidstyver.
Difi etablerer pilotprosjekter med 5-6
virksomheter om lokal
organisering av
anskaffelser, og
erfaringsdeling.
Difi planlegger i 2015 en
seminarrekke for å heve
Direktoratet for forvaltning og IKT



kompetansen om
anskaffelsesprosessen
generelt og spesielt om
evaluering av tilbud.
Difi planlegger kurs i
Styring og ledelse av
anskaffelser, samt
kategoristyring.
Difi skal utvikle et E–
læringsprogram om
anskaffelser, for
publiseringpå Difis
nettsider.
Vurdere etablering av et
kvalitetssikringsregime for
«mellomstore» IKTprosjekter, etter modell av
ordningen for store IKTprosjekter, KS1 og KS2.
(KMD)
Felles IT- systemer (DFØ- sine systemer)
Tema
Pålogging
Tilgang
Innhold
 Forskjellige krav til passordvalg
 Èn innlogging (single sign-on) og
integreres med
forvaltningsorganers egne
fagsystemer
 Utvide tiden for «Timeout». (Gi
melding på skjermen først.)
 Ta bort krav om fast IP adresse.
 Automatisere tilgangskontroll for
nye brukere.





32
Alle bør registrere sine tidsdata
via SAP-portalen
Gi virksomheten anledning til å
foreta endelig registrering i
lønnssystemet.
La kundene kontrollere
lønnskjøreplanen selv
Fredskorpset må få tilgang til
hele kontoplanen
Enkle spørsmål og svar bør
kunne løses på telefon eller epost
Direktoratet for forvaltning og IKT








Videreutvikling av tjenesten















33
Skanning av bilag i SAP
selvbetjening må bli mulig å
gjøres av alle
Selv kunne velge parametere og
generere rapporter.
Gi virksomhetene mulighet til å
kjøre lønn og reiser selv.
Skjermbilde/en transaksjonskode
for å tildele ulike roller
Kunne endre informasjon i
systemet selv ved registrering og
endringer av
medarbeideropplysninger
Self Service er et web-basert
økonomirapportsystem har ikke
vært tilgjengelig siden mai 2013.
Synliggjøre kjente feil så ikke
alle trenger å melde inn på nytt.
Utregning av
kompensasjonstillegget ble
tidligere regnet ut automatisk,
men må nå regnes ut manuelt.
Universell utforming
Unngå tredeling av reiseregning
On-line oppdateringer mellom
regnskapssystem og
hjelpesystem (nye leverandører).
Backup løsninger
Likestillingsrapporter
La kundene få betale
utviklingsønsker
Oppdatert oppgaveregisteret fra
forrige år.
Forståelige regnskapsrapporter
Nye versjoner av programvare så
tidsregistrering i prosjekter
konteres direkte i ESS
Bedre løsninger som ligner Eskjema. Der ligger alle skjema
lastet opp på samme bilde.
Fraværssøknadsmekanikken mer
i samsvar med ferieloven.
Slå sammen
rapporteringssystemene
Forbedre systemkompetanse og
samarbeid mellom de ulike
tjenesteområdene
Tilføre tilstrekkelig med ressurser
Tilpasning av rapporteringen til
SPK
Direktoratet for forvaltning og IKT




Integrasjon mot eksterne systemer






Organisering




34
Konsultere kundene ved
systemendringer
Utarbeide en iterativ langsiktig
felles IKT-plan
Tiltredelses- og
fratredelsestidspunkt bør kunne
sendes elektronisk til DFØ i
Tromsø, også fungeringstillegg.
Engelsk språklig versjon
NAV (arbeidsgiveres refusjoner)
Felles studentsystem FS
Kredittkortleverandører
PAS (sensorhonorarer)
HR-relaterte tredjepartsverktøy
Norges bank eller via Altinn, DBH
(mnd. likviditetsrapporter)
Flere bør kunne avslutte
kundeforholdet til DFØ som
leverandør av systemløsninger
m/tilhørende tjenester knyttet til
applikasjonsforvaltning,
vedlikehold og lønnskjøringer.
Hvis DFØ virkelig skulle oppfylt
mandatet sitt, og sørget for
standardisering og effektivisering
i staten, burde man i større grad
legge til grunn potensielle
innsparinger for kundene, og
beregnet hvor mye
ressursinnsats dette kunne
forsvart fra DFØ sin side. (jf.
eksempelet ovenfor som viser
hvor stor ressursinnsats DFØ
kunne ha brukt på utvikling av
effektive løsninger for kundene,
gitt en beregnet effektivisering
tilsvarende et dagsverk pr. år for
30 kunder).
Viser til rapport fra UH-sektorens
SAP HR Prioriteringsråd datert
17.01.2012. Rapporten er
skrevet på oppdrag fra
Kunnskapsdepartementet, og
beskriver i klartekst problemene
knyttet til DFØ som leverandør,
og mulige veier ut av uføret.
For småbedrifter som OBDR og
Kulturrådet er SAP og Agresso
unødvendig komplekse. Det
Direktoratet for forvaltning og IKT

burde foreligge forenklede
versjoner av disse
programvarene.
Riksrevisjonen og DFØ har ikke
samarbeid om utvikling av SAPportal.
Felles rapporteringskrav
Rapporteringskrav
Innspill om
lønn/kjønn/diskrimineringsrapportering:
a) Likestilling og anti-diskriminering
(Aktivitets- og rapporteringsplikten –
ARP). Hjemmel: Likestillingsloven,
Diskrimineringsloven og Diskrimineringsog tilgjengelighetsloven. Evaluering 20108
(AFI). Veileder9 2010 (FAD) og høyskolene
(2012)10. Fokus på at ARP skal fremme
handling (dvs. ikke bare en rapportering).





Generelt om statlig rapportering:


8
Tidstyver
1187 (HiHe), 1553 (NMBU) og
538 (UiA): Foreslår innhenting av
data fra DBH (Database for
statistikk om høgre utdanning11)
samt sløyfing av rapportering
knytte til barn. Kjønn/lønn bør
hentes fra SAP. Bør fokusere på
avviksrapportering.
1854 (Norsk romsenter): tviler
om nytte av kjønn/etnisk
rapportering. Kunne evt. tas fra
SST12 (Statens sentrale
tjenestemannsregister). Også
1540 (Patentstyret): forenkle
rapporteringskravene.
60 (VOX): savner mal for
tabellene. Vil ha et
rapporteringsverktøy (hvis man
ikke kan hente fra eksisterende
data)
144 (Mattilsynet):
Likestillingsrapportering:
vanskelig å rapportere korrekt og
uklar nytte.
1281 (Nasjonale forskningsetiske
komiteer): Bruk maler. Gjør
kravene klarere.
1749 (Difi): Rapportering uten
synlig oppfølging. Vurder
http://www.regjeringen.no/upload/BLD/Evalueringsrapport.pdf
9
http://www.likestillingssenteret.no/Portals/0/Veiledere/2010/Veileder_likestillingsredegj
orelser.pdf
10
http://www.uhr.no/documents/veileder_likestilling.pdf
11
http://dbh.nsd.uib.no/
12
http://www.regjeringen.no/nb/dep/kmd/tema/lonns-_og_personalpolitikk/statenssentrale-tjenestemannsregister.html
35
Direktoratet for forvaltning og IKT







MiljøRapp/Flyreiser



36
alternativer til rapportering –
f.eks. stikkprøver.
1874 (Fylkesnemndene for
barnevern og sosiale saker v
SIFO) og 1869 (Likestillings- og
diskrimineringsnemda):
rapporterings- (f.eks. målform,
likestilling og
beredskap/sikkerhet) og andre
krav (f.eks. anskaffelser) for
tunge for små etater. Målform
krav uten publikumskontakt bør
vurderes. [Differensiering av
krav for små virksomheter/ikke
publikumskontakt.] Prioritert av
deptet (BLD?)
1910 (KLD): koordiner
rapporteringsfristene for
personal (likestilling)!
225 (Kompetansesenteret for
distriktsutvikling): rapportering
på føringene + årsrapportering
er tung. Foreslår tilpasning av
kravene i tildelingsbrevene.
1935, 1885 (KD):
Rapporteringskravene må
gjennomgås. Erstatt
rapporteringsplikt for ARP med
stikkprøver. Prioritert av KD.
152 (Mattilsynet): Manglende
koordinering og digitalisering av
rapporteringskravene fra
deptene og EU.
2019 (Norges idrettshøgskole):
Vil ha færre endringer og bedre
systemer/rutiner for
rapportering. Vurder nytte/kost
og test systemene.
212 (NPE): Fjern rapportering om
nynorskandel, kjønnsfordeling
etc.
173 (Fredskorpset): Kravene til
rapportering er ikke tydelige nok.
Bør være obligatorisk for alle!
1998 (NAV): Kravene kommer til
alle etater/underetater. For
omfattende og bør
fjernes/reduseres.
1471 (Havforskningsinstitutt):
Miljøfyrtårn, ISO 14001:
Direktoratet for forvaltning og IKT




Rapportering iht. målloven (NB: selve krav
også oppfattes som tidstyv – se under):









dobbelrapportering. Forslag:
Trenger bare å si at man har et
eksternt revidert system.
1131
(Samferdselsdepartementet):
Indikatorene er ikke entydige.
1796 (KMD/Statsbygg):
Omfattende rapporteringskrav
som er vanskelig å bruke til
forbedringstiltak.
1203 (SSB): Dobbelrapportering:
Overlapp med Miljøfyrtårnet.
Bør være til KLD.
1481 (Havforskningsinstitutt):
Flyreiser: vurder
hensiktsmessighet
1800 (Statsbygg): Rapportering
bør forenkles
1438 (DFØ): For detaljert, uklare
kriterier, dårlig
rapporteringsopplegg. Forslag
om å gi Språkrådet tilsynsrolle og
fjerne rapportering. Forsterke
krav om IK – tar alle lover.
1683 (Jernbaneverket): For
omfattende/tidskrevende.
1457 (NHH): Uklart hva som skal
tas med, f.eks. Facebook og
Twitter?
2018 (NIH): Både lovens krav og
rapporteringskrav bør
gjennomgås.
1003 (NTNU): Gå over til
stikkprøver.
1722 (SIU): Tungrodd. Mer
fleksibilitet om hvordan oppnå
25 %
957 (UiN): Automatiser telling
med søkemotorer.
Målloven: 1111, 1818, 633,
1460, 2018 (både kravene og
rapportering), 1185, 1856, 1722,
845, 61
Arbeidsgiveransvaret
Det som er meldt inn som tidstyver på arbeidsgiverpolitikkområdet er regulert av
følgende regelverk mv.:
37
Direktoratet for forvaltning og IKT








Tjenestemannsloven/forskrift (Bestemmelsene om innstilling i § 4 og tilsetting
i §5)
Statens personalhåndbok
Ferieloven § 11 nr. 3
Hovedavtalen i staten
Hovedtariffavtalen i staten
Statens lønnsregulativ
Statens reiseregulativ
Arbeidsmiljøloven (AML § 10 - 12 nr. 4, jf. HTA § 7 nr. 8 - arbeidstidsordninger
som fraviker bestemmelsene i AML kap. 10).
Kategori
Tilsettings- og
oppsigelsesprosesser i staten
Tema








Lønn, feriepenger,
pensjon,
reiseregulativet



Arbeidstidsbestemmelsene og
registrering av
overtid

Ansettelsesprosessene i staten er tidkrevende
(forhandlinger/drøftinger, tilsettingsprosessen,
lønnsforhandlinger, kravet til deltagelse fra
tjenestemannsorganisasjonene i tilsettingsprosesser)
Manglende adgang til å lyse ut stillinger internt
Krav om full tilsettingsprosess for små faste
stillingsandeler
Adgang til tilsetting uten kunngjøring bør utvides til 12
mnd.
Arbeidsavtalemal på regjeringen.no
Gjøre det enklere med midlertidige ansettelser
Tungvint å bringe ansettelsesforhold til opphør
Medbestemmelse fra tillitsmannsorganisasjoner i
tilsettingssaker og ved lønnsforhandlinger
Feriepengeoppgjør ved endring av arbeidsgiver i
staten
Forhandlingsregime for lønnsfastsettelse i staten med
sikte på administrative forenklinger
Vanskelig å forstå regelverk ved utfylling av
reiseregninger
Forenkling av rutine for søknad om utvidet overtid
Virksomhetenes personalreglement skal sendes inn for
godkjenning til departementet (KMD).
For lange og unødvendige veiledninger i Statens
personalhåndbok
Oppsummering av tidstyvene Oppfølging av sykefravær
Digitale løsninger (8 tidstyver)
Flere peker på at NAV mangler en god digital arbeidsflyt for ordninger og
arbeidsoppgaver knyttet til sykemeldinger. Jf. utdrag fra innspillene under:
38
Direktoratet for forvaltning og IKT
1. DFØ anbefaler å gjennomføre en kartlegging av kostnader, muligheter, omfang
osv. forbundet med å etablere en interaktiv digital sykemeldingsløsning i Altinn
som omfatter alle relevante parter, herunder sykemelder (for eksempel lege),
sykemeldt, arbeidsgiver (inkludert eventuelt dens tjenesteyter) og NAV. Vi er
kjent med at nødvendige delprosesser allerede eksisterer i dag (for eksempel
digitale løsninger for rapportering fra fastleger), og ser det som hensiktsmessig å
bygge videre på disse. En interaktiv sykemeldingsløsning vil bidra til en langt mer
effektiv “kommunikasjons-kanal” enn dagens papirskjema som fylles ut ved
sykemelding (NAV 08-07.04). I stedet for å måtte fylle ut del A, B, C og D, så kan
man fylle ut et digitalt skjema hvor opplysninger gjenbrukes og tilgjengeliggjøres
etter relevante parters formål. Prosessen kan settes opp med digital arbeidsflyt,
der opplysninger overføres automatisk til rette mottaker (for eksempel fra
sykemelder til sykemeldt, NAV og arbeidsgiver). En slik løsning vil også være
forbundet med langt mindre risiko for feil og tap av opplysninger (DFØ 1430).
2. Få en elektronisk overføring av sykemeldingsskjemaet til NAV fra lege og
arbeidsgiver. Innføre elektronisk arbeidsflyt. Samkjøre "Bakside Blankett C"
(papirversjon) med oppfølgingsplan til NAV (kan gjøres elektronisk) (UiAgder 537).
3. Tungrodd rapporteringssystem i NAV i forbindelse med registrering av sykmeldte
arbeidstakere. Rapporteringssystemet bør forenkles, digitaliseres og samordnes,
slik at de involverte partene ikke trenger å skrive ut, kopiere eller sende papirer
pr. post. Inntektsopplysninger kan oppdateres av arbeidsgiver i et
arbeidstakerregister som NAV har tilgang til. Sykmeldinger kan sendes digitalt
mellom lege, arbeidstaker, arbeidsgiver og NAV. Søknader og krav med tilhørende
førstesider kan forenkles og integreres i en nettbasert løsning (Norges geologiske
undersøkelser 1841).
4. Rapporteringen for syke- og egenmeldinger til NAV skjer på papir, noe som
oppleves tungvint og tidskrevende. Den elektroniske overføring av syke- og
egenmeldinger bør gjennomgås/oppdateres for å få den mer brukervennlig og
hensiktsmessig for større organisasjoner (DSS 1729).
5. SAP bør utvikles slik at systemet dekker krav knyttet til IA og
sykefraværsoppfølging. Det må være mulig å melde arbeidsrelatert fravær. SAP
må utvides med en rekrutteringsmodul (Medietilsynet 1513).
6. Registrering av ferie, permisjoner, fravær med sykt barn mm, egenmeldt
sykefravær (nb! ikke legemeldt sykefravær) blant prestene. Manuell håndtering
fra den enkelte ansatte, via leder, til administrasjonen, som igjen manuelt
registrerer på skjema og sender til DFØ. DFØ legger så inn i sitt system (Kirkerådet
757).
7. NAV bør få på plass en IKT-løsning som gjør elektronisk rapportering mulig. (Difi
1750).
En annen beslektet problemstilling er at sykemeldinger rapporteres til SSB via Altinn.
Fylkesmannen i Nordland (1311) sier f.eks. at: «Hver virksomhet må i dag gå inn på
Altinn og manuelt registrere f. eks antall ledige stillinger i virksomheten forrige kvartal
til SSB. Det samme gjelder sykefravær. Disse opplysningene finnes allerede hos NAV
og burde kunne hentes inn direkte der i fra. SSB/FIN bør gå gjennom eksisterende lov
og regelverk på området og det bør utvikles smartere løsninger enn i dag».
Refusjon av sykepenger (14 tidstyver):
14 virksomheter peker på ordningene for refusjon av sykepenger som en tidstyv. Det
dreier seg i hovedsak om manglende IT-løsning for refusjon av
sykepenger/integrasjon mellom IT-løsninger, kommentarer om regelverket,
dobbeltarbeid og tilgjengelighet/kommunikasjonsrutiner.
39
Direktoratet for forvaltning og IKT
It-løsning/integrasjon mellom IT-løsninger – refusjon (7)
1. Automatisk filinnlesing er ikke teknisk mulig og medfører mer kontroll- og
avstemmingsarbeid på regnskapssiden (DFØ 1429).
2. Når det gjelder sykepengerefusjoner er løsningen ekstra komplisert da man må
sende skjemaer både til NAV og til DFØ. DFØ bør utvikle flere elektroniske
løsninger. NAVs regelverk knyttet til arbeidsgivers refusjon bør forenkles. DFØ bør
utvikle flere elektroniske løsninger (Kulturrådet 1655).
3. Krav om signatur ifm refusjonskrav til NAV. Egenerklæring/underskrift fra ansatte.
Skjema mottar ofte uten signatur og må returneres. Fjerne egenerklæring, ev gi
arbeidsgivers representant mulighet til å undertegne/bekrefte på vegne av
ansatte (Norad 852).
4. Klargjøring og innsending av inntektsopplysningsskjema ved krav om refusjon av
lønnsutgifter under sykdom og foreldrepermisjon må gjøres manuelt. Tidstyven er
at skjemaet etter utfylling på PC'en, må skrives ut og sendes NAV med manuell
post. I tillegg må vi fylle ut en forside, skrive ut denne, og sende sammen med
inntektsopplysningsskjemaet. Forsiden brukes for scanning på NAV. Dvs. vi
behandler saken manuelt, for at NAV skal kunne scanne saken og behandle
elektronisk. Inntekstopplysnings-skjemaet bør ligge klart til utfylling og innsending
via Altinn (slik vi gjør f.eks. ved pensjonering til SPK og rapportering av sykmeldte
til NAV). (Meteorologisk institutt 97).
5. Refusjon fra NAV. Vi bruker mye tid på å etterlyse og etterforske hvorfor vi ikke
får refusjon eller mottar for lite refusjon. Ompostering av innbetalingen fra NAV.
Burde kommet som en fil som vi kunne ha lest rett inn, i stedet for å manuelt sitte
og ompostere hver enkelt innbetaling. Bedre samarbeid med NAV for å finne feil.
Utbetaling fortløpende og ikke lenge på etterskudd (Mattilsynet 139).
6. NAVs refusjonsordning for sykepenger krever omfattende oppfølging. - GIEK
støtter det pågående arbeidet med innføring av elektronisk dokumentasjon i bl.a.
reiseregninger og fakturering (GIEK 1830).
7. Tungvinte prosedyrer for beregning av inntektsopplysninger til
refusjonsutbetalinger: Arbeidsfordeling: Den enkelte virksomhet må i dag sende
inn refusjonskrav til NAV. NAV har allerede informasjon om sykefraværet, men
ikke nødvendige inntektsopplysninger for beregning av refusjon til virksomheten.
Med etablering av a-ordningen vil NAV ha alle nødvendige opplysninger for
beregning av refusjoner. Generering og beregning av refusjonsutbetalinger til
virksomhetene overføres til en helhetlig saksbehandling ved NAV (UiT 926).
Regelverk – refusjon (2)
1. Regelverk rundt trekk av arbeidstakerpremie hos NAV i sykeperioder ut over 16
da er hvor arbeidsgiver ikke forskutterer sykepenger. Regelverket tar unødvendig
mye tid for brukere/ næringsliv da det kreves manuelle registreringer/
kartlegginger samt statistikk. Regelverksforenkling: Sjømannspensjonsutvalget
forslår et regelverk tilsvarende private ordninger hvor arbeidsgiver er ansvarlig for
premiene også i sykeperioder (Pensjonstrygden for sjømenn 2002).
2. DFØ anbefaler at folketrygdloven § 22-10 endres for å tillate utbetaling av
feriepenger fra NAV (oppgjørsrapport K37) i begynnelsen av juni, i stedet for
dagens krav om at dette skal skje i slutten av mai. En slik endring vil medføre at
både betalingen fra NAV og inntekten for arbeidsgiver kan regnskapsføres på juni
og følge hovedlønn for juni. Dette vil fjerne det manuelle merarbeidet som er
forbundet med dagens ordlyd (DFØ 1432).
Dobbeltarbeid – refusjon (2)
40
Direktoratet for forvaltning og IKT
1. Fritak av arbeidsgiverperiode ved langvarig eller kronisk sykdom: NAV stiller krav
om ny bekreftelse fra arbeidsgiver ved hvert eneste fravær den ansatte har og at
det oppleves som unødvendig og ressurskrevende (UiT 926).
2. Ved langvarig eller kronisk sykdom får virksomheten fritak for
arbeidsgiverperioden, og skal ha refundert sykepenger fra NAV fra første dag
fravær. NAV krever ny bekreftelse fra arbeidsgiver ved hvert eneste fravær den
ansatte har. Dette innebærer manuell saksbehandling og mye korrespondanse
(NTNU 1312).
Tilgjengelighet, service og kommunikasjonsrutiner – refusjon (3)
1. Hvis en sykemelding ikke er registrert hos NAV, ved langvarig sykemelding,
stopper hele refusjonen opp også for videre mottatte sykemeldinger - uten at de
får beskjed (Norsk filminstitutt 380).
2. NAV ber om å få oppgitt e-postadresse og telefonnummer til saksbehandler på
HR-avdelingen på skjemaene vi sender inn i enkeltsaker (f.eks. refusjon av
sykepenger), og vi oppgir alltid disse opplysningene til NAV. Prosedyren til NAV
hvis det er feil i innsendte skjema, er (selv om de har e-postadresse og
telefonnummer) enten å sende oss et brev med manuell post der de ber om nye
opplysninger, eller de sender hele saken (alle papirene vi har sendt) i retur med
manuell post og et følgebrev der de ber om at feil rettes opp og saken i sin helhet
(alle papirene) sendes NAV i retur med ordinær post. NAV bør bruke e-post eller
telefon for å kommunisere med arbeidsgiver; ikke ordinær post. Vi opplever i ca.
1 av 10 tilfeller at saksbehandler på NAV ringer eller sender mail og ber om nye
opplysninger, og saken er da løst i løpet av få minutter (Meteorologisk institutt
98).
3. Fremstilling av fanger til legebehandling. Ordningen med refusjon av utgifter til
fremstilling til behandling er en utfordring. Det går lang tid før utgifter blir
refundert, og det brukes tid på å finne riktig helseforetak (KRUS 2048).
Kontakt med saksbehandler (4 tidstyver)
1. Ikke mulig å få kontakt med samme saksbehandler ved oppfølging. Faste
kontaktpersoner hos NAV ved for eksempel sykemeldinger. Mulighet for å
kontakte samme saksbehandler for oppfølging (NGU 1840).
2. Manglende varsling ved skifte av saksbehandler eller fravær pga. ferier. Ved
endringer eller fravær av saksbehandler bør en få en beskjed ved automatisk svar
på epost og ved viderekobling til ny saksbehandler (NTNU 1007).
3. Det er vanskelig å få tak i saksbehandlere i NAV fordi de ikke har kjent
direktenummer. Innføre direktenummer til saksbehandlere i NAV (NTNU 1005).
4. Brev fra NAV tar opptil 3 uker fra dateringsdato til vi mottar det. Jeg bruker tid på
å ringe og høre om status i saken. I tillegg får vi tilsvarende kortere frist for å svare
på henvendelsene som har en angitt svarfrist. Best er det om brev kan sendes via
Altinn, med melding på e-post om at vi har mottatt dette. Dette vil både
effektivisere hele prosessen, samt at MET er sikker på ikke å oversitte svarfrister.
(MI 98).
Dialogmøter for sykemeldte (4 tidstyver):
Noen stiller også spørsmål ved de lovpålagte dialogmøtene (folketrygdloven
§ 8-79) mellom sykemeldt arbeidstaker, arbeidsgiver, lege og NAV og ønsker at man
ser på regelverket, prosessene eller vurderer å avskaffe ordningen.
41
Direktoratet for forvaltning og IKT

I forbindelse med oppfølgning av arbeidstakere med langtids sykefravær er
det vanskelig å få kontakt med saksbehandler. NAV kommer i dialogmøtene
uten å være forberedt. Generelt opplever DSS som arbeidsgiver, at det er
vanskelig å få dialog med NAV for å finne gode løsninger for arbeidstaker.
Ofte innkaller ikke NAV til de lovpålagte (folketrygdloven § 8-79)
dialogmøtene. Det hele oppleves som en påkrevet prosess ofte uten annet
resultat, enn at selve prosessen har blitt fulgt. Her blir ofte prosessen målet i
seg selv, ikke det å finne en løsning for arbeidstaker. DSS har ønsker om at
NAV gjør mer for å heve det substansielle innhold i denne prosessen, slik at
man faktisk kan oppnå resultater knyttet til tiltak for arbeidstaker (DSS 1730).
 Oppfølgingsmøter og rapporter som verken sykmeldt eller arbeidsgiver ikke
har behov. For mange personer som må delta på oppfølgingsmøter i
forbindelse med sykmeldte. For mange instanser som skal ha rapporter.
Vurdere kritisk hvem som skal være med på oppfølgingsmøter og tilsvarende
hvem som trenger rapporter (NTNU 1020).
 Tids- og arbeidskrevende for mange parter i og med at møtene Involverer
ofte 3 til 4 parter (NAV, lege, arbeidstaker og arbeidsgiver). Ordningen
avskaffes (NTNU 1315).
 Dialogmøter i situasjoner hvor møte ikke bidrar til løsninger, og hvor
reiseavstanden er stor. Anvende telefonmøter. Frafalle rapporteringskrav for
småbedrifter hvor antall langtidssykemeldte er feks =< 2 personer (Kirkerådet
343).
Andre tilgrensende problemstillinger (10 tidstyver)
1. HTU opplevde at prosedyrekravene som ble innført på dette området og ikke
minst praktiseringen av regelverket, som omfattende og arbeidskrevende. Krever
endring i lov/forskrift. Vi forstår det slik at det er tatt tak i dette og går derfor ikke
nærmere inn på problemstillingen (Husleietvistutvalget 1758).
2. NAV: Krav i forbindelse med Inkluderende arbeidsliv. Krav om utarbeiding av
lokale handlingsplaner med Nav som tar mye tid og oppleves unødvendig. (NTNU
1313).
3. Søknad om "Raskere tilbake-tiltak" for lettere psykiske lidelser, sendes via legen
til NAV. Har opplevd to ganger at behandlingstiden i NAV har vært over to
måneder (Meteorologisk institutt 100).
4. Besøk til legespesialister og fysioterapi krever henvisning fra fastleger. Dette kan
føre til lengre sykemeldingsperioder på grunn av køer i flere ledd i logistikken
frem til endelig spesialist (Norsk Akkreditering 1181).
5. Helseforetakene kan ikke informere NAV om sykmeldte personer som ikke møter
til planlagt operasjon. Personvernhensyn sperrer for dette med følge av at
personer blir gående i NAV-systemet. Det betyr en tidstyv for NAV (NAV 1994).
6. Melding av arbeidsrelatert sykdom. Arbeidstilsynet ønsker å utvikle en løsning for
elektronisk melding av arbeidsrelatert sykdom over helsenettet, til å begynne
med for fastleger (Arbeidstilsynet 1955).
7. Mellomregning mellom statlige virksomheter er svært arbeidskrevende. I
«gamle» dager ble slik omfordeling, for eksempel sykepenger mv. beregnet
sentralt og justert i budsjettildelingen. Veien tilbake dit er kanskje ikke aktuell,
men tanken dukker fra tid til annen opp (HiÅlesund 1580).
8. Skattefradrag sykdomsutgifter. Fylkesmannen v/sosial- og helseavdelingen
behandler søknader om skattefradrag pga. sykdomsutgifter, men regelverket er
slik at praktisk talt ingen får medhold. Ta bort ordningen (FMHE 1628).
9. Oppheve særfradragsordningen (for store sykdomsutgifter). Kompensasjon for
store sykdomsutgifter bør eventuelt dekkes av NAV- systemet der hvor det
42
Direktoratet for forvaltning og IKT
allerede finnes ordninger for dekning av medikamentutgifter, frikort etter
egenandelsordninger mv. Skattefradrag sykdomsutgifter bort (FMBU 529).
10. Ordninga med Fylkesmannen som klageinstans for reiseutgifter til medisinsk
behandling bør vurderast avvikla. I dag brukar vi store ressursar på
saksbehandling, der svært få av sakene krev omgjering. Det gjeld små
refusjonsbeløp, ei klageordning som den vi har i dag, verkar unødvendig (FMRO
1915).
43
Direktoratet for forvaltning og IKT
12 Tidstyvenes nummer
Arbeidsgiveransvaret
Arbeids- og sosialdepartementet
1490
Finansdepartementet
43
reiseregningen.no ber om at det skal krysses av (smart kalenderløsning!) for hvilke måltider man er blitt påspandert hvilke dag i forbindelse med en
reise. Jeg krysser av for en lunch og en middag på dag 1, for frokost, lunch og middag på dag 2, og frokost på dag 3 (for eksempel). Vi skriver deretter ut
skjemaet og leverer det til Regsnkap. Regnskap er satt til å kontrollere at vi har trukket rett sum for riktige måltider. Men på skjemaet som dannes på
bakgrunn av reiseregningen.no kan ikke Regnskap se hvilke måltider jeg har trukket for - skjemaet har bare slått sammen alle summene som maten er verdt.
For at Regnskap skal vite hvilke måltider jeg har trukket for, må disse føres opp EN GANG TIL, i merknadsfeltet. Den fine kalender-kryss-av-løsningen er mao
laget for skjemaet selv, og ikke for dem som er satt til å kontrollere skjemaet i etterkant.
412
Skriving av reiseregninger
855
Unødvendig tidsbruk ved utfylling av reiseregning. Tidkrevende. Komplisert regelverk.
1513
Staten mangler felles digitale løsninger for oppgaver innen personaladministrasjon. Det er behov for et personaladministrativt system som blant
annet dekker oppfølging av sykemeldte og annet knyttet til IA-arbeid, samt rekrutteringsløsning. For små virksomheter er det behov for felles løsninger
knyttet til anbudsprosesser og rammeavtaler som kan forenkle innkjøp. Videre er det tidkrevende at informasjon til oppgaveregisteret må legges inn på nytt
hvert år i stedet for at virksomheten kan oppdatere tidligere innsendte opplysninger.
Justis- og beredskapsdepartementet
1071
1
Direktoratet for forvaltning og IKT
Gjennomføring av tilsettingsprosesser i staten er tunge og ressurskrevende for forvaltningen. Det er tidkrevende å gjennomføre en full
rekrutteringsprosess med offentlig kunngjøring og innstilling i de tilfeller der det er liten sannsynlighet for at stillingen på sikt blir ledig. Det er imidlertid
viktig at forenkling og effektivisering ikke skjer på bekostning av de generelle forvaltningsmessige prinsipper. Med dette som bakgrunn er det ønskelig med
en generell utvidelse av adgang til administrativ tilsettinger.
1080
Oppfattes som utdatert, med koder og trinn som gir manglende fleksibilitet. Er ressurskrevende å håndtere, spesielt i lønnsforhandlinger.
2108
Eksempelvis ved søknad om foreldrepermisjon, skapes unødvendig merarbeid ved at man må oversende info /dokumentasjon som NAV allerede
burde besitte; ved stillingsbytte innad i etaten må ansatte utmeldes for deretter å meldes inn i SPK og dokumentasjon vedlegges mv. Man burde kunne
besitte eller lete opp informasjon fra et statlig register.
2109
Det er ulike forhold knyttet til drift av en virksomhet hvor det ikke er tilstrekkelig med enighet mellom arbeidsgiver og organisasjonene på
virksomhetsnivå. Denne enigheten må f.eks vedrørende personalreglement og utvidet arbeidstid godkjennes av KMD og Hovedsammenslutningene. Dette
er både tidkrevende og fratar den enkelte virksomhet rådigheten over hvilke virkemidler som kan benyttes for å nå virksomhetens mål. Enighet på
virksomhetsnivå bør være tilstrekkelig for forsvarlig ivaretakelse av medarbeiderne og kan bidra til de gode tilpassende løsninger.
2110
Vedrørende ekstern rekruttering; rettigheten til å drøfte lønnsplassering av nye stillinger forsinker og kompliserer prosessen og rettigheten er heller
ikke noe som påberopes ofte. Denne rettigheten er unødvendig når vi allerede har et sentralt forhandlet lønnssystem med et forhåndsdefinert lønnsspenn.
Dette burde fjernes fra regelverket.
Kommunal- og moderniseringsdepartementet
102
Malen for arbeidsavtale i staten skal være oppdatert og tilgjengelig for bruk til enhver tid. Denne har de siste månedene inneholdt feil og kan derfor
ikke brukes. Dette rapporterte jeg til rette vedkommende i departementet for over to måneder siden, men malen er fremdeles ikke tilgjengelig. Vi så oss
derfor nødt til å få vår IT-avdeling til å lagre malen lokalt hos oss og til å fjerne skrivesperrer slik at vi kan fylle ut alle feltene i avtalen manuelt.
Arbeidsavtalen på engelsk er nå tilgjengelig etter at jeg har etterspurt den i flere år. Imidlertid er malen særs slett håndtverk og jeg har derfor måttet lagre
den og redigere den selv. Tidstyven er at jeg må melde feil og purre, samt endre på malene selv.
112
2
Direktoratet for forvaltning og IKT
Det kreves skriftelig avtale om overføring av ferie mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Vi og den ansatte har løpende oversikt i SAP portal levert av
DFØ om hvor mange feriedager den enkelte har til gode, og skriftelig avtale i tillegg synes unødvendig.
117
Ansettelsesprosessen er omfattende og har veldig mye fokus på dokumentasjon istedenfor rett person til jobben.
141
Leveres manuelt
147
Tjenestemannsloven stiller særskilte krav ved tilsetting gjennom bestemmelsene om innstilling i §4 og tilsetting i §5. Bestemmelsene oppleves som
omstendelige og noe tunggrodd.
165
Forenkle reiseregulativet.
166
Eksempel: Pm 2014-8 Veileder om gaver i tjenesten på 22 sider. Det burde holde lenge med heftet om etiske retningslinjer som allerede finnes!
232
I DFØ/SAP-portalen "adm. forpleining" ved tjenestereiser kreves det ofte en tredeling av reiseregningen for at resultatet skal bli korrekt i h.t.
regelverket. Risiko for feil utbetaling av kostgodtgjørelse.
233
Bestemmelsene i tjenestemannsloven skaper unødig tidsbruk knyttet til tilsettinger, jf. ansettelsesråd og mindretallsanker.
239
En oppsigelse besluttet på regionalt nivå (tilsettingsråd) kan påklages til direktoratets sentrale tilsettingsråd før man eventuelt bringer saker inn for
domstolene. Denne klageadgangen blir ofte "illusorisk" og forsinker i praksis bare prosessen til ugunst for begge parter.
240
Regelverket rundt tilsettinger oppleves som tungrodd. Det er medbestemmelse for ansattes representanter og tillitsvalgte på flere nivåer (utforming
av kunngjøringstekst, lønnsplassering og tilsettingsråd). Ansattes representanter i tilsettingsråd har også mulighet til å påklage vedtak til sentralt
tilsettingsråd.
241
3
Direktoratet for forvaltning og IKT
Riksrevisjonen har stilt særskilte krav til bl.a. at kvittering for reise med flytog skal vedlegges reiseregningen og at det skal oppgis totalbeløp for
hotellovernatting selv om arbeidsgiver betaler. Dette skaper praktiske problemer med mye feil, korrigeringer og høyt ressursbruk med stor frustrasjon blant
medarbeiderne.
250
Vår virksomhet har i dag mulighet for å tilsette administrativt i inntil 6 måneder. Vi mener denne grensen bør utvides; til 12 måneder eller mer.
Dette gir større fleksibilitet og mindre arbeid/byråkrati.
290
Føring av reiseregninger. Rigid kontroll og krav om detaljrikdom i føringen av skjema.
452
Tidkrevende forhandlinger/prosesser
659
Søknad om utvidet overtid må i dag sendes til Kommunal og Moderniseringsdepartementet for behandling. Dette tar tid, både til forberedende
saksbehandling og ift tiden det tar å få dette behandlet.
880
Utfylling av en reiseregning oppfattes for mange ansatte som en kompleks og tidskrevende oppgave, og er ofte en kilde til stor frustrasjon. Mye av
dette kan knyttes opp mot et regelverk som er vanskelig å forstå for den enkelte. Eksempelvis kan vi nevne spørsmål rundt hvilket type bosted (hotell/ikke
hotell, med/uten kokemuligheter etc.), om det skal være fradrag for måltider eller ikke (har man spist seg «normalt mett»?), om det skal være nattillegg
eller ikke, hva er kompensasjonstillegg, og lignende. I vår virksomhet er det i gjennomsnitt flere reiseregninger som registreres pr. dag, og det vil være
betydelige tidsbesparelser både for oss og staten som helhet dersom dette regelverket ble forenklet.
923
2a. Krav om utlysning av stillinger med varighet inntil 12 mnd 2b. Krav om full tilsettingsprosess for små faste stillinger 2c. Manglende adgang til
intern utlysning av stillinger 2d. Tungvint å bringe ansettelsesforhold til opphør
983
Ved tilsetting i annen statlig virksomhet har man krav på å få opptjent ferie overført. Dette skaper merarbeid både hos tidligere og ny arbeidsgiver.
1124
Avtaleverket i staten og tilhørende regelverk tar mye tid å administrere, f.eks., forhandlinger/drøftinger (hva som skal forhandles etc.),
lønnsforhandlinger (alle hjemlene og hva de krever av prosess), tilsettingsprosesser etc. Det tar ca. 3 mnd. å ansette en person, og dersom denne personen
4
Direktoratet for forvaltning og IKT
har 3 mnd oppsigelse går det 6 mnd før personen er på plass.
1137
Avtaleverket som gjelder drøfting og forhandling er rigid og omfattende og har vært uendret i lang tid.
1142
Det er tidkrevende med flere regulativer og et detaljert og vanskelig regelverk.
1161
Utlegg til kost må dokumenteres, og det er tungvindt og tidkrevende for arbeidstakerne og administrasjon. Komplisert regelverk som gjør at man
bruker mye tid.
1162
Rekrutteringsprosessene i det offentlige er uforholdsmessig kompliserte og tar ofte for lang tid. Dette kan i noen tilfeller medføre at vi ikke får ansatt
de best kvalifiserte søkerne, samtidig som intern ressursbruk er for stor. Gjelder tjenestemannslovens §§ 3, 4 og 5 (midlertidige tilsettinger, innstilling og
tilsetting).
1212
Statlige arbeidsgivere sliter ofte med de samme spørsmålene og kravene, og det jobbes hos hver etat – hver for seg – med de samme tingene og for
å finne svar på de samme spørsmålene. Alle statlige arbeidsgivere har samme type oppgaver og krav til levering. Alle skal levere på samme bestillinger.
Dette løses individuelt på hver enkelt arbeidsplass og man bruker mye ressurser på å finne gode måter å gjøre det på, gode oppsett osv. Måten man velger
å besvare oppgaven på vil derfor variere, noe som også gjør det mer utfordrende for mottaker å samordne resultatene. Dette tar mye unødvendig tid.
Vurdere nye datasystemer kan være et eksempel, for eksempel nytt personal- og lønnsdatasystem. Hva er viktig å huske på? Hvordan har andre gått frem?
Hva har andre funnet nyttig i sin prosess? Hvordan prosess har vært ført? Andre eksempler: inngåelse av interne avtaler/regelverk,
rehabiliteringsprosjektet, rapporteringskrav, prosess ved lønnsforhandlinger, indikatorer (statistikk), vaktordninger, beredskapssituasjoner.
1319
Tjenestemannsloven: Statlige virksomheter kan i dag tilsette for inntil 6 måneder uten forutgående kunngjøring av ledig stilling. Mange
permisjoner/vikariater og prosjektstillinger har varighet mellom 6-12 måneder og adgangen til tilsetting uten kunngjøring bør utvides til 12 måneder.
Utlysning er tidkrevende, og stillinger på kort varsel. Utlysning kan likevel benyttes når det er ønskelig.
1321
Det stilles krav om å gjennomføre en ordinær tilsettingsprosess for hver stilling selv om det dreier seg om små stillingsandeler men med varige
oppgaver. Det kan dreie seg om timelærere, kvelds-/helgevakter ved bibliotek og museum.
5
Direktoratet for forvaltning og IKT
1323
Statlige virksomheter har i dag begrenset adgang til å lyse ut ledige stillinger internt, unntatt ved omstillingsprosesser, eller etter forhandlinger med
de tillitsvalgte. Det er ønskelig å kunne gjøre dette også i andre tilfeller, blant annet når det er viktig å ikke øke samlet bemanning ved enheten.
1324
For virksomheten er prosedyrer, saksbehandling og dokumentasjonskrav i forbindelse med avslutning av ansettelsesforhold svært omfattende,
tidkrevende og uforutsigbar. Problemstillingen forsterkes gjennom de siste års påtrykk for å redusere antall midlertidige ansatte.
1325
I dag må endringer i personalreglementet som hovedregel må godkjennes av KMD. Reglementet sendes via fagdepartementet som vurderer
institusjonens forslag og videresender til KMD. Prosessen tar lang tid, og resultatet uforutsigbart.. Det fører til purringer og uklarhet i arbeidet internt.
1345
Tillitsmannsorganiseringa i små statlege organisasjonar er ei utfordring. Vi har 15 organisasjonar. Mykje tid som går med til tillitsmannsarbeid internt
i organisasjonen, og det oppleves ikkje strategisk.
1406
Vi trenger innimellom veiledning fra jurister i KMD i forhold til spørsmål som går på arbeidsforhold til ansatte osv. Vi er da bedt om å sende
henvendelsen til kontaktperson for fylkesmannsembetene. Det er i og for seg fornuftig. Problemet er at vi sjelden (eller aldri) får tilbakemelding før det har
gått uker og flere purringer. Dette er en klar tidstyv da vi i mellomtiden må bruke mye tid på hvordan vi skal løse saken. Hadde det vært mulig å ha en slags
«kundesupportløsning», slik at vi kan få svar i hvert fall innenfor en uke? Antar at arbeidsbelastningen på den ene fylkesmannskontakten er stor.
1425
Pensjonsgivende variable tillegg for arbeidstakere i staten, herunder fastsettelse av størrelsen, er regulert i vedlegg 4 til hovedtariffavtalen
(gjeldende avtaleperiode er 1. mai 2014 – 30. april 2016). I tillegg fastsetter SPK retningslinjer for beregning og innrapportering på sine hjemmesider. Både
hovedtariffavtalen og SPK krever skjønnsmessige estimeringer av pensjonsgivende variable tillegg ved årsskiftet, det vil si et forventet beløp for påfølgende
år. Fremgangsmåten er imidlertid ulik. Hovedtariffavtalen krever kun en forskuddsvis fastsettelse på grunnlag av forrige års gjennomsnittlige verdi. SPK
krever i tillegg en løpende vurdering gjennom året og innrapportering dersom arbeidstakere endrer stilling, turnus eller mottar andre typer variable tillegg.
Mindre endringer i variable tillegg skal dog ikke rapporteres. I påfølgende år krever SPK at den årlige vurderingen av forventet beløp baseres både på året
som har gått og forventninger om fremtiden. Dette er også ulikt fra hovedtariffavtalen. Skjønnsmessige vurderinger er ressurskrevende, spesielt på et
komplekst og viktig område som pensjon. Arbeidsgiver må vurdere og eventuelt beregne pensjonsgivende variable tillegg for hver enkelt av sine
arbeidstakere, både ved årsskiftet og løpende gjennom året for å ivareta SPKs innrapporteringskrav. De avvikende kravene i hovedtariffavtalen og fra SPK
beskrevet ovenfor, medfører ytterligere økt ressursbruk da arbeidsgivere er usikre på hvilke regler som faktisk gjelder. Kvalitetsmessig er skjønnsmessig
6
Direktoratet for forvaltning og IKT
vurderinger og de ulike reglene i hovedtariffavtalen og fra SPK også problematisk. Det skaper ulik praksis hos arbeidsgivere. Vi er kjent med at arbeidet blir
prioritert ulikt, og at resultatet av de skjønnsmessige vurderingene varierer (det er for eksempel ulike syn på hva som utgjør en vesentlig endring som skal
innrapporteres til SPK). Kvaliteten på utførelsen vil ha en direkte sammenheng med ressursinnsatsen, noe som er uheldig når oppgaven er så nært knyttet
til arbeidstakeres pensjonsrettigheter. Det å kun følge ordlyden i hovedtariffavtalen, uten SPKs føringer, legger opp til at man kun estimerer neste års
variable tillegg basert på fjoråret, slik at innrapporteringen alltid blir ett år på etterskudd. Tillegg utbetalt i 2012 blir innrapportert i 2013, mens tillegg
utbetalt i 2013 blir innrapportert i 2014 osv. Dette gir blant annet følgende problemstillinger: Hva skal rapporteres når en arbeidstaker fratrer, skal
arbeidsgiver rapportere tilleggene for inneværende år, eller er det fortsatt fjoråret som blir innrapportert? Hva blir konsekvensene ved pensjonering? Slike
uklarheter medfører igjen økt ressursbruk. I tillegg kan etterlevelse av hovedtariffavtalen alene gi feil resultat med betydelige innvirkninger på
arbeidstakeres pensjonsrettigheter. Eksempel: en person jobber ordinær dagtid frem til 1.7.2013 uten å få pensjonsgivende variable tillegg. Fra 1.7.2013 går
han over til en turnus med ulike vakter. Denne turnusen har pensjonsgivende variable tillegg estimert tilsvarende lønnstrinn B60 (4 000 kroner per måned).
Virksomheten rapporterer dette månedlig til SPK, og foretar fortløpende pensjonstrekk av 4 000 kroner. Ved årsskiftet beregner arbeidsgiver hva
vedkommende faktisk har fått utbetalt av pensjonsgivende variable tillegg i 2013. I eksempelet kan vi si at dette er 26 000 kroner. Personen har fått
innrapportert 4 000 * 6 = 24 000, noe som ikke er langt fra hva som faktisk er utbetalt. Dette avviket aksepteres som mindre endringer og blir derfor ikke
rapportert. Arbeidsgivers vurdering av pensjonsgivende variable tillegg for 2014 tar utgangspunkt i dette. Personen har vært ansatt i 12 måneder, selv om
han i første halvår ikke hadde aktuelle tillegg. Beregner man dette etter vedlegg 4 i hovedtariffavtalen, som sier at man skal innrapportere beløp for 2014
basert på gjennomsnittlig verdi av utbetalte pensjonsgivende variable tillegg i 2013, kan man sette opp følgende regnestykke: 26 000 / 12 = gjennomsnittlig
pensjonsgivende variable tillegg foregående år. Dette gir 2 166,66 kroner per måned. Forventningen for 2014 er derimot at vedkommende fortsetter i
samme turnus som han hadde fra 1.7.2013, noe som gir 26 000 / 6 = 4 333,33 per måned. Forskjellen mellom de to beløpene er 26 000 kroner. Ved
pensjonering vil en slik forskjell medføre 26 000 * 66 % = 17 160 kroner i mindre årlig pensjon eller 1 430 kroner i mindre pensjon per måned. Differansen i
pensjonstrekk ved lønnsutbetaling er 520 kroner per måned, uavhengig av om vedkommende går av med pensjon eller ikke.
1426
Lønn for arbeidstakere i staten er fastsatt etter fellesbestemmelsene i hovedtariffavtalen (gjeldende avtaleperiode er 1. mai 2014 – 30. april 2016).
Normalt mottar statsansatte månedslønn etter hovedlønnstabellen (A-tabellen) og eventuelt tilleggslønnstabellen (B-tabellen). Daglønn benyttes når
arbeidstakerens lønn ikke er lik gjennom måneden grunnet endringer i ansettelsesforholdet, for eksempel ved endret stillingskode / lønnstrinn, tiltredelse
eller fratredelse fra en stilling, inn i eller ut av delvis lønnet eller ulønnet permisjon, eller tilfall / bortfall av et tillegg. Daglønnsatsen er fastsatt i
fellesbestemmelsene § 2 nr. 2 andre punktum: “Daglønn er månedslønn dividert med 30.” Regelverket krever dermed at daglønn alltid beregnes basert på
en teoretisk 30-dagers måned. DFØ antar at denne beregningsmåten ble innført som et forenklingstiltak når daglønnsberegningene ble gjennomført
manuelt, men etter overgang til digitale løsninger medfører regelen merarbeid. Dagens lønnssystemer benytter faktisk antall kalenderdager per måned for
7
Direktoratet for forvaltning og IKT
å beregne daglønn. Systemene beregner lønn for deler av en måned ved å ta månedslønnen som følger av A- og B-tabellene ganger antall kalenderdager i
delperioden, dividert med antall kalenderdager i aktuell måned. Den ulike behandlingen av daglønn i regelverket og lønnssystemene gjør at arbeidsgivere
må oppdatere systemet manuelt for å sikre etterlevelse av regelverket, det vil si fra faktisk antall kalenderdager benyttet av systemet til 30 dager etter
fellesbestemmelsene. Manuelle korreksjoner må utføres der en arbeidstaker har endringer i ansettelsesforholdet som berører lønnsavregningen for
måneden, og måneden har kalenderdager som avviker fra 30. Alternativet til å fjerne tidstyven ved å endre regelverket, er å endre lønnssystemene. Dette
anser DFØ som lite aktuelt og lite hensiktsmessig. De store lønnssystemene i det norske markedet beregner alle faktisk antall kalenderdager per måned. Vi
er kjent med at kun et av systemene har en tilleggsløsning for statlig sektor (30 dager). Privat sektor benytter lønnssystemenes standard med faktisk antall
kalenderdager per måned. For DFØ vil en endring i lønnssystemet kreve justering av kjerneprogramvare, som er fastsatt etter en internasjonal standard. Vi
anser det som meget lite sannsynlig at vår systemleverandør vil gi medhold til en slik endring, og i tilfelle vil det bli kostbart.
1428
Dagens forhandlingsregime for lønnsfastsettelse i staten er meget ressurskrevende for mange både før, under og etter forhandlingene. Dette kan
med fordel gjøres enklere, noe som vil bety store besparelser for staten. Hovedtariffavtalen i staten inngås for to år av gangen (gjeldende avtaleperiode er
for 1. mai 2014 – 30. april 2016). I forhandlingsåret gjennomfører kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) kartleggingsmøter med hvert enkelt
departement. KMD ber blant annet om overordnede tilbakemeldinger på ønskede prioriteringer (f.eks. størrelse på sentrale vs. lokale oppgjør) og
utfordringer, men tar også konkrete innspill på for eksempel virksomheters behov for nye stillingskoder i hovedtariffavtalen. Departementene gjennomfører
forberedende møter med sine underliggende virksomheter. Forhandlingsregimet og lønnsfastsettelsen i staten er nært knyttet til hovedtariffavtalen og
dens lønnsplanhefte i vedlegg 1, som inneholder lønnstabeller, lønnsrammer og lønnsplaner. I dagens system finnes det så mange som 37 aktive
lønnsrammer og et hundretalls stillingskoder. Kompleksiteten og detaljeringsgraden i hovedtariffavtalen medfører behov og rom for å forhandle ned på de
minste detaljer, for eksempel lønnstrinn for konkrete typer arbeidstakere. Dette medfører nødvendigvis meget ressurskrevende prosesser, både hos KMD
som arbeidsgiverrepresentant for staten og for arbeidstakerorganisasjonene. Den spesielle formen for lønnsstatistikk i staten (Statens sentrale
tjenestemannsregister, SST) speiler kompleksiteten i hovedtariffavtalen, og har utviklet seg til å få en sentral rolle i forbindelse med lønnsoppgjøret. KMD
benytter blant annet statistikken til å estimere konsekvensene og verdien av fremlagte krav. SST er ressurskrevende i alle ledd, fra innsamling og
innrapportering i hver enkelt virksomhet, til bearbeiding og sammenstilling hos Statistisk sentralbyrå (SSB), og videre analyse og bruk av KMD.
1433
I tillegg til faste og midlertidige tilsettinger, er statlige arbeidsgivere ofte avhengig av å benytte eksterne oppdragstakere for å utføre ulike oppgaver.
Dette er personer som mottar lønn/arbeidsinntekt (dvs. ikke selvstendig næringsdrivende), men som ikke er ansatt i virksomheten. DFØ leverer lønns- og
regnskapstjenester til ca. 80 % av statlige virksomheter. Leveransen omfatter årlig tjenester til ca. 79.000 (2013) “eksterne” (ikke fast ansatt med
månedslønn) hos våre kunder. Av disse er noen helt klart ikke-ansatte oppdragstakere, men flere havner i gråsonen i forhold til korrekt tilknytningsform:
8
Direktoratet for forvaltning og IKT
arbeidstaker vs. oppdragstaker. Skillet mellom disse to tilknytningsformene har stor betydning for arbeidstakers rettigheter. Blant annet gjelder følgende
lover og regelverk generelt kun for “arbeidstakere” og ikke oppdragstakere: arbeidsmiljøloven, tjenestemannsloven, hovedtariffavtalen, ferieloven og
statens pensjonskasselov. I tillegg påvirker vurderingen arbeidsgivers plikter, for eksempel innrapportering til Statens pensjonskasse (SPK), NAV og Statens
sentrale tjenestemannsregister (SST). Etter nærmere dialog med våre kunder ser vi at ulike arbeidsgivere behandler personer i samme oppdragskategori
ulikt. I universitets- og høgskole (UH) sektoren behandler noen universiteter sensorer som arbeidstakere, mens andre behandler dem som oppdragstakere.
DFØs kunder melder at de opplever problemstillingen som utfordrende, uklar og ressurskrevende. Grunnet kompleksiteten i problemstillingen vil vi anta at
kvaliteten i arbeidsgiveres vurderinger er noe varierende. Store statlige arbeidsgivere vil sannsynligvis ha flere og mer kompetente ressurser til å
kategorisere på en korrekt måte, men vi antar at spesielt mindre statlige virksomheter opplever utfordringer. Vi ser at noen arbeidsgivere har utarbeidet
retningslinjer for klassifisering av vanlige oppdragstyper. Universitetet i Oslo (UiO) har for eksempel gjennomført et grundig arbeid med både interne og
eksterne jurister. I tillegg har DFØ tatt en gjennomgang av problemstillingen med våre kunder i UH-sektoren. Det fremkommer tydelig at området er
komplekst, både det å kartlegge det juridiske landskapet, og det å klassifisere enkelttilfeller av oppdrag i henhold til de juridiske kriteriene. Det oppleves
som unødig ressurskrevende at hver enkelt arbeidsgiver skal måtte gjennomføre dette arbeidet selv. Våre kunder forteller at de bruker mye tid på
innrapportering til blant annet SPK, mye grunnet usikkerheten rundt skillet mellom hvem som er arbeidstaker og hvem som er oppdragstaker. Kundene
opplever at SPK mangler tydelige retningslinjer internt, som gjør at våre kunder mottar ulike svar fra ulike kontaktpersoner. I tillegg opplever de at SPK kan
være uenig i arbeidsgivers grensedragninger. Det at hver enkelt arbeidsgiver foretar egne vurderinger øker risikoen for feilklassifiseringer. Slike tilfeller kan
være meget tid- og kostnadskrevende for staten, samt negative for statens omdømme. I verste fall kan det føre til søksmål, jf. for eksempel pågående sak
initiert av 12 innlesere ved Norsk lyd- og blindeskriftbibliotek. I DFØs tilfelle vil klarere retningslinjer på området også bidra til ytterligere digitalisering av
staten. Problemstillingen har blitt relevant i forbindelse med DFØs prosjekt for utvikling av en digital løsning for oppdragstakere hos våre kunder, der UHsektoren er involvert som pilot. I følge UH-sektoren er dette en viktig avklaring for deres overgang til flere digitale løsninger.
1434
Problemet er knyttet til sentral særavtale om ferie for statstjenestemenn (“særavtale om ferie”) punkt 7 “Utbetaling ved opphør av arbeidsforhold,
jf. ferieloven § 11 nr. 3.” Første ledd omhandler tilfeller der arbeidsforholdet i staten opphører: alle opptjente feriepenger skal utbetales siste vanlige
lønningsdag før fratreden. Den del av feriepengene som ikke lar seg beregne innen dette tidspunkt, utbetales i forbindelse med det avsluttende
lønnsoppgjør. Andre ledd gjelder situasjoner der en arbeidstaker i staten fratrer sin stilling for å gå over i en annen statsstilling. Dette regnes ikke som
opphør av arbeidsforhold etter ferieloven § 11 nr. 3. Det skal følgelig ikke foretas noe endelig feriepengeoppgjør i slike tilfeller. Arbeidstakeren tar med seg
sin rett til feriepenger og feriefritid til det nye arbeidsstedet. Det foretas ikke refusjon mellom de statlige virksomhetene. Særordningen ved endring av
arbeidsgiver i staten medfører manuelt registreringsarbeid og oppfølging mellom avgivende og mottakende virksomheter, både ved overgangstidspunktet (i
opptjeningsåret) men også ved utbetaling av feriepengeoppgjøret (i ferieåret).
9
Direktoratet for forvaltning og IKT
1567
Vi får stadig flere tilsatte av utenlandsk opprinnelse, men aktuelle lover, regler og forskrifter er i liten grad tilgjengelig på engelsk. Dette fører til at
den enkelte enhet må gjøre det beste ut av det og bruker unødvendig tid på oversettelser.
1569
Ansatte på timeavtaler må, slik vi tolker det, dokumentere antall timer de har brukt for utførelse av arbeidet. I utgangspunktet burde dette være
unødvendig.
1573
Detaljkontroll på hver enkelt reiseregning er ressurskrevende, men oppleves som et krav i forbindelse med revisjoner.
1735
Det er krav om at alle enheters personalreglement skal sendes inn for godkjenning til departementet (KMD). Dette oppleves som detaljstyring, å
være i strid med ledelsesplattform i staten og gir grunnlag for mye ressursbruk og uvesentlige prosesser. De enkelte etaters-/direktoraters samlede
virksomhet er forventet å være i tråd med sentrale lover og regler, så også deres personalreglement. At disse spesielt skal inn for godkjenning til KMD
(tidligere FAD) synes ikke hensiktsmessig
1801
Statens reiseregulativ. Krav til dokumentasjon av utlegg til drosjeutgifter foreslås endret.
1810
Omfattende formalkrav i forbindelse med ansettelsesprosesser gjør ansettelser i staten tidkrevende og lite fleksible.
1811
Rigid stillingshierarki i staten medfører lite fleksibilitet ved nyansettelser og endring av organisasjonen
1907
På jevnlig basis har Miljødirektoratet behov for kontakt og dialog med KMD for å få svar på arbeidsgiverrettslige spørsmål eller diskutere konkrete
problemstillinger. Vi er mange i staten som kan ha behov for bistand og rådgivning på ulike spørsmål knyttet til det statlige regelverket på dette området og
en form for servicetjeneste/enhet som første kontaktledd tror vi ville vært tidsbesparende.
1951
KMD bidrar i dag med unik kompetanse og støtte til statlige virksomheter under utøvelse av arbeidsgiverrollen. Ressurser avsatt til disse tjenestene i
KMD er imidlertid knappe, og mange virksomheter bygger derfor opp tilsvarende kompetanse i egen organisasjon. Det er imidlertid kun i de større statlige
virksomhetene at dette opplagt ressurseffektivt på alle områder. Det oppleves heller ikke som konstnadseffektivt å kjøpe disse tjeneste i det private
10
Direktoratet for forvaltning og IKT
markedet.
1970
* Forhandlingsinstituttet etter Hovedavtalen (eksempelvis vedr. "boksologi") * Lokale lønnsforhandlinger i Hovedoppgjøret (2.3.3) der hele
apparatet iverksettes selv i år der potten er (svært) liten. * Tilsettingsprosedyrer både fordi rådsbehandling mv i og for seg tar tid, men kanskje mest fordi
man må kjøre slike prosesser også der det i mange tilfelle kunne vært like greit og bare valgt/plassert noen. * Likestillingsredegjørelsen, som i dag omfatter
likestilling mellom kjønnene, diskriminering ut fra religion, etnisitet, nedsatt funksjonsevne er fra i år av utvidet til også å omfatte seksuell legning. Vi blir
pålagt en omfattende manuell imthenting av informasjon og rapportering på områder vi har mangelfull statistikk, pga. personvern. * Alle klageinstansene
(systemet) og merarbeidet det medfører. Eksempelvis Likestillings og diskrimineringsombudet, med tilhørende nemnd som ankeinstans. Det er tilrettelagt
et system som gjør at enhver klage som meldes inn blir behandlet omhyggelig av et offentlig organ, jf. iskrimineringsgrunnlagene ovenfor som det forøvrig
blir stadig flere av. Disse sakene avkrever oss som arbeidsgiver en grundig utredning og prosedering i hvert eneste tilfelle.
Kunnskapsdepartementet
1697
Uklart regelverk skaper tidkrevende saker.
Nærings- og fiskeridepartementet
1182
Elektronisk eller skannet kvittering er ikke gyldig ved krav om utbetaling for ulike utlegg. Ved fakturering av utlegg skal original kvittering leveres i
papir, selv om kvitteringen i utgangspunktet er elektronisk. Det virker noen ganger meningsløst å skrive ut en elektronisk kvittering for å legge ved
reiseregning, som deretter skannes inn i systemet igjen
1183
kravene i reiseregulativet oppleves som regide. I dag må vedlegg skannes og legges inn i SAP, i tillegg skal administrasjonen skal ha originalene.
11
Direktoratet for forvaltning og IKT
Budsjett - og regnskapsystem
Arbeids- og sosialdepartementet
1708
PTS rapporterer etter både kontant- og regnskapsprinsippet til tross for at virksomheten kun mottar tilskudd etter kap. 664 post 70. Tilskuddet
mottas som et krone for krone tilskudd (krigsfartstillegg). Garantitilskuddet bortfalt i 2013. Det oppfattes som unødvendig, kompliserende og
arbeidskrevende å måtte rapportere etter 2 prinsipper for en liten virksomhet.
Finansdepartementet
154
Det er mulig det bunner i manglende forståelse for bruken av den månedlige likvidrapporten som sendes DFØ, men dette rapporteringskravet
oppleves som en undøvendig tidstyv. I vår elektroniske verden burde det være mulig for DFØ å innhente opplysninger direkte fra Norges Bank. Dersom det
er et behov for denne rapporten, så bør selve rapporteringen i det minste gjøres om, slik at dette skjer elektronisk, f.eks. via Altinn, DBH e.l. hvor det
allerede er lagt opp system for rapportering.
163
SRS regnskapsoppsettet. Bør tilpasses størrelsen på etaten/virksomheten. Det er i dag samme krav til alle uansett størrelse og gir lite nyttig
informasjon til den enkelte etat. Det er veldig omfattende og arbeidskrevende
349
Det skal gjevnlig utarbeides regnskapsrapporter overfor departement og bispedømmeråd. DFØ utarbeider regnskapsrapporter, men de er ikke
lesbare for andre enn fagpersoner. Innebærer at tall fra regnskapsrapporter manuelt må legges inn i regneark.
453
Det er pliktig månedlig regnskapsrapportering til statsregnskapet på kapittel/post samt artskontorapportering iht kontantprinsippet. KD har
tilleggskrav om virksomhetsrapportering iht periodiseringsprinsippet (tertialvis og årsregnskap). NOKUT må i praktisk regnskapsføring forholde seg to to
prinsipper i regnskapet. Motstridende signaler gis fra KD og DFØ.
889
Når me rappoterar likviditeten pr. mnd, skal den sendast på epost til Statsregnskapet med kopi i post til riksrevisjonen. Då må rapporten skrivast ut,
leggast i konvolutt, frankerast osv.
941
I forbindelse med regnskapsavleggelsen utarbeides en kontantstrømsanalyse med budsjett. Det kan stilles spørsmål med om noen leser/bruker
12
Direktoratet for forvaltning og IKT
denne.
944
Det er forskjellige regnskapsprinsipper, i tillegg til en helt annen mal. Dette gjør at vi har (minst) to forskjellige regnskaper etter forskjellige
prinsipper/maler som skal samles i en tredje regnskap med andre prinsipper/maler.
946
SRS`ene er vanskelige å lese og kompliserer regnskapene.
969
NTNU skal levere en kontantstrømoppstillingen 3 ganger i året. Oppstillingen brukes ikke internt ved NTNU.
1072
Rapportere kontantstrøm i regnskapsrapporteringen til KD. Høgskolen i Hedmark er nettobudsjettert og rapporterer på periodisert regnskap. Det er
derfor tidkrevende at deler av rapporteringen til KD er på kontantstrømmer (for eksempel note 21 og 22). Regnskapssystemet er tilrettelagt for
rapportering på periodiserte tall, og det er derfor ikke lett å hente ut kontantstrømmer rett fra regnskapssystemet, uten at det må gjøres en manuell jobb.
1207
Det er forslag om at merverdiavgift for poster som inngår i nettoordningen skal budsjetteres/regnskapføres på egne kontoer. Vi må derfor skille ut
mva i våre interne budsjetter og i regnskapet, noe som medfører mye ekstraarbeid som vi ikke ser noen nytte av.
1250
Budsjettprosessen - ettårsprinsippet Bevilgningsreglementets § 3 første ledd om ettårsprinsippet vil i forhold til et flerårig budsjett gi virksomheten
mindre fleksibilitet, forutsigbarhet og mulighet til å drive effektivt.
1413
Innføring av periodisert regnskap, men fortsatt krav om føring av kontantregnskap
1435
Etter Bestemmelser om økonomistyring i staten 4.4.9.1 er papir og digital oppbevaring av regnskapsmateriale sidestilt, det vil si virksomhetene kan
oppbevare regnskapsmateriale på det mediet de ønsker. Denne valgfriheten begrenser overgangen til å bruke digitale løsninger, og mange virksomheter
velger fortsatt å skrive ut dokumentasjon og spesifikasjoner på papir. Oppbevaring på papir er normalt mer ressurskrevende enn digitale løsninger. Papir må
lagres i et fysisk arkiv som tar plass.
1458
Regnskapsrapportering tertialvis og til årsregnskap er for omfattende. Fjern kontantstrømsanalysen. Bruk av kontrollarket må vurderes.
13
Direktoratet for forvaltning og IKT
1474
Pålagt av departementet å benytte en statlig regnskapsstandard som ikke passer for virksomheten. Dette har skapt svært mye merarbeid - både i
form av regneøvelser som ikke gir meningsfull informasjon, og i oppfølgingsarbeid for å avklare innholdet og hvordan man skal benytte reglene. Krever også
mye arbeid å forklare brukerne hva som står i regnskapet når tallene ikke gir mening, og reduserer virksomhetens evne til å styre.
1475
Avskaff kontantregnskap i staten og benytt samme regnskapsstandard som Europa for øvrig mest mulig opptil NRS
1617
Dobbel arkivering av bilag. Disse må både scannes og arkiveres på papir
1684
Ettårige bevilgninger gir liten forutsigbarhet både i fohold til planlegging og i leverandørmarkedet. Reduserer muligheten å ta inn
vedlikeholdsetterslepet effektivt. Gir liten mulighet for effektiv utvikling av leveandørmarkedet. I forhold til nyinvesteringer er flerårige bevilgninger
nødvendig for å sikre effektiv og sammenhengende planlegging og bygging.
1689
Pålagt å følge en statlig standard som ikke er funksjonell for nettobudsjetterte virksomheter.
1714
Budsjettering etter 1 års prinsippet Ettårsprinsippet i budsjett i staten genererer merarbeid. Vi er klar over at dette ligger på et prinsipielt politisk
nivå, men det er et faktum at det generer merarbeid. Vi tillater oss likevel å peke på det, og vil vise til det svenske budsjetteringssystemet, som har større
langsiktighet. Ulike aktiviteter og prosjekter passer dårlig med ettårsprinsippet (f.eks. når private eiere ikke greier å følgje opp som avtalt). Det genererer
merarbeid for å komme i mål uten å bryte regelverk.
1763
Reglene er ikke tilpasset standard økonomisystemer og krever en manuell oppfølging/føring. Risikoen for feilkilder øker med antall manuelle
transaksjoner. For et forskningsinstitutt som henter store deler av finansieringen i et konkurranseutsatt marked og eller i oppdragsmarked, eller som ikke
får egne investeringsbevilgninger er SRS en lite hensiktsmessig standard, både i resultat og balanseføringer og oppstilling.
1771
Regnskapsrapportering - månedlig likviditetsrapportering - ikke tidkrevende, men DFØ/KD har tilgang til denne informasjonen på annen måte kontantstrømsanalyse pr. tertial - tidkrevende, ingen nytteverdi for institusjonen, kan heller ikke se stor nytteverdi for KD
1782
14
Direktoratet for forvaltning og IKT
Det er et problem at virksomheten rapporterer økonomiske nøkkeltall med ulike frister og ulike modeller, som krever manuell bearbeiding, og krever
mer tid. Dette rapporteres dels direkte til LMD og dels til FIN via LMD. (Faglig rapportering tas opp under tidstyv 1688.)
1793
Det er i dag ett-årige budsjetter for vedlikehold og utvikling av eiendommer med behov for finansiering over statsbudsjettet. Dette vanskeliggjør
prosjekter med gjennomføringstid på mer enn ett år.
1814
Krav om at budsjett skal presenteres 1,5 år før budsjettåret, fører til mangelfullt budsjettgrunnlag.
1815
Ettårige budsjettperioder uten mulighet til overføring av ubrukte midler gir få incitamenter for å spare penger til andre oppgaver senere år.
1863
SRS-modellen for statlige regnskaper er veldig bra, men svært omfattende. Det er veldig laber interesse for regnskapet, så omfanget og revisjonen
burde tilpassses dette. I stedet ber for eksempel FIN om separat rapportering som ikke kommer fra regnskapet (som de selv har bestemt skal utarbeides på
denne måten). Riksrevisjonen gjennomgår regnskapet som om etaten er børsnotert. Tar uforholdsmessig mye tid å utarbeide og gjennomgå ting det er lite
interesse for.
1871
Det er flere problemstillinger knyttet til innføringen av SRS-er for alle statlige instanser. SRS-regnskap er for SIFO ikke egnet til intern styring.
2003
PTS rapporterer etter både kontant- og regnskapsprinsippet til tross for at virksomheten kun mottar tilskudd etter kap. 664 post 70. Tilskuddet
mottas som et krone for krone tilskudd (krigsfartstillegg). Garantitilskuddet bortfalt i 2013. Det oppfattes som unødvendig, kompliserende og
arbeidskrevende å måtte rapportere etter 2 prinsipper for en liten virksomhet.
2020
Institusjonene i UH-sektoren er nettobudsjettert. Nettobudsjetteringsprinsippet gir fordeler blant annet i form av større rom for periodisering og
utnyttelse av ressursene i forhold til virksomhetens formål og oppgaver. Blandingen av regnskapsprinsippet og kontantprinsippet (for å tilfredsstille kravene
til statsregnskapet), gir imidlertid også en mere komplisert regnskapsføring og regnskapsavleggelse. Dette fører i sin tur til at: a. Regnskapsfunksjonen
bruker mer ressurser på regnskapstekniske oppgaver, enn hva som sannsynligvis hadde vært tilfellet hvis man konsekvent benyttet enten kontant- eller
regnskapsprinsippet. Dette er tid som i stedet kunne vært brukt på kontroll og økonomistyring. b. Regnskapsavleggelse etter nettobudsjetteringsprinsippet
gjør det vanskeligere for styre, ledelse og andre å lese regnskapet/forstå økonomien, enn hva regnskapsavleggelse etter regnskapsprinsippet gjør.
15
Direktoratet for forvaltning og IKT
Regnskapsavleggelse etter nettobudsjetteringsprinsippet kan dermed innebære økt risiko for svikt i styring og kontroll ved virksomheten.
2033
Departementets håndtering av prinsippene for bokføring av inntekter har vært uforutsigbar og ikke tilpasset NUPIs behov.
Forsvarsdepartementet
158
Forsvarsbygg styrer sin virksomhet internt hovedsaklig etter periodisert regnskap mens FD fokuserer mye på kontantregnskap og kapittel/post. Kan
gi seg uheldige utslag ved at det overfor FD kan fremstå som viktigere å ha bokført riktig kostnadsmengde på riktig kapittel/post ved årets slutt, enn å utføre
de riktige oppgavene på en kostnadseffektiv måte.
310
FD kan foreta omdisponeringer mellom etater og budsjettkapiteler/poster gjennom året. Dette gir store utfordringer/problemer i forhold til
planmessig og effektiv drift. Typisk eksempel vil være økede budsjettmidler til vedlikehold i annet halvår. Når dette blir avklart etter sommerferien vil det
være svært vanskelig å utnytte vedlikeholdsmidlene på en effektiv måte. (Problemstillingen er nær knyttet til regnskapsprinsippene - Kontantregnskap, se
tidstyv nr. 158)
Justis- og beredskapsdepartementet
1417
Ettårige budsjettperioder
2077
Krever for mye rapportering. PST ser at det ofte bes om omfattende rapporteringskrav/beskrivelser i forbindelse med f.eks. satsningsforslag der det i
realiteten kreves egne omfattende prosjekter for å kunne oppfylle rapporteringskravene i de prosjektene vi har som satsninger.
Kommunal- og moderniseringsdepartementet
1802
Mengde og detaljeringsnivå på budsjettspørsmål fra Finansdepartementet for stor i forhold til deres ansvarsforhold. Tidkrevende utkvittering for
Statsbygg.
Kunnskapsdepartementet
964
Regnskapsrapporteringen tertialvis og til årsregnskap er omfattende. Med gode verktøy for automatisering av data har rapporteringen blitt mindre
tidkrevende enn før. Det bør likevel være mulig å automatisere regnskapsrapportering i langt større grad med en felles kontoplan i sektoren.
16
Direktoratet for forvaltning og IKT
Kontantstrømsanalysen i nåværende form har begrenset verdi og bør fjernes fra rapportering. For UH-institusjoner vil en enkel likviditetsrapportering være
tilstrekkelig.
967
NTNU må årlig avlegge konsernregnskap til KD. Dette benyttes ikke internt ved NTNU . Spørsmålet om dette regnskapet representerer noen
merverdi eller tilleggsinformasjon utover det ordinære NTNU-regnskapet.
1503
Stadige endringer i regnskapsmal, kontoplan, BOA-regelverk mv skaper veldig mye ekstraarbeid både i forhold til rapportering og budsjettering. Det
krever mye lokale tilpasninger i maler, intern rapportering og ikke minst tid til å lage sammenlignbare regnskapstall. Sammenlignbare regnskapstall
produseres bare på overordnet nivå i resultatregnskap og balanse, så det blir tidkrevende å sammenligne regnskapstall over tid på kontonivå, avdelingsnivå
el med tanke på budsjettering og økonomistyring generelt. Det tar også mye tid med intern opplæring og ikke minst korrigeringer som følge av
feilkontering.
Nærings- og fiskeridepartementet
1270
Bevilgningsreglement
1812
Prosedyren for budsjettering og tildeling av budsjett for bare 1 år av gangen, samt muligheten til å få endret bevilgningene.
1987
Regelverk eller prosedyre?
Felles IT-systemer
Arbeids- og sosialdepartementet
984
Den månedlige rapporteringen av lønnsopplysninger fra lønnsystemet i sektoren (SAP) til SPK er svært dårlig, og har ofte feil. Feilene er ofte knyttet
til timelønnede. Dessuten innebærer rapporteringen mange manuelle operasjoner med opplasting av filer.
Finansdepartementet
162
17
Direktoratet for forvaltning og IKT
DFØ og brukervennlighet. DFØ systemene fungerer bra, men DFØ bør pålegges å arbeid mer med brukergrensesnitt. Det er bl.a. for
økonomiseksjonen utrolig mange sider som man må logge seg på for å kunne operere. For de vanlige brukerne er brukergrensesnittet for lite
gjennomarbeidet med tanke på brukerne. Det tar tid å navigere i systemene.
178
Hver måned må vi rapporte til NAV (AA-reg.) og statens pensjonskasse (SPK), uansett om det er endringer eller ikke. Rapportene må først gjøres klar
i SAP og så sendes til offentlige myndigheter via Altinn og Statens pensjonskasse. Det tar tid å klargjøre disse rapportene hver måned da man skal innom
mange step i SAP før den er klar til oversendelse.
187
Reiseregninger, lønn og utgiftsrefusjoner i systemet SAP fra Direktoratet for økonomistyring (DFØ) er lite brukervennlig. Det er mange som har
problemer med å fylle ut en reiseregning selvom vi har laget intern brukerveiledning og lærer opp alle i hvordan dette skal gjøres. Utregning av
kompensasjostillegget ble tidligere regnet ut automatisk, men må nå regnes ut manuelt. Det er tekniske utfordringer knyttet til utgiftsrefusjoner; vi får ikke
tilgang til alle kontoene i kontoplan som gjør at vi ikke kan ta ut rapporter som ønsket. Vi må se på bilaget for å finne ut hvilken kostnad det er. SAP
selvbetjening lønn ser ut for å være halvveis elektronisk, da blant annet skanning ikke kan gjøres av hver enkelt bruker. Alle spørsmål til DFØ må gjøres
skriftlig gjennom systemet Solman, som tar unødvendig tid.
256
Ulike passord. Må byttes til ulike tider. Krav til ulike koder. ( Agresso, SAP, Citrix, Contempus)
377
Ved registrering av nytilsatte i SAP, må det sendes eget skjema for Portal-tilgang, som må sendes som vedlegg i SOLMAN. Dette føles som et stort
ekstraarbeid.
378
Feilregistreringssystemet SOLMAN i SAP er et tungvint system. Noen ganger tar det lang tid å få svar på en sak. Vi kan ikke se saksgang, eller hva som
er gjort i saken. Det er heller ingen mulighet til å purre på saken. Historikken er dårlig, vanskelig å finne tilbake til svar på avklarte saker. I den nye versjonen
kan vi ikke registrere tilleggsopplysninger på en sak som er registrert.
385
Økonomi er tilknyttet systemet Agresso for regnskap og SAP for lønn. Dette innebærer mye ekstraarbeid da de to systemene bl.a.har ulike
konteringsbegreper. Ved overføring av konteringsbilag fra SAP til Agresso, oppstår det ofte feil. Det er dårlig integrasjon mellom systemene ved
rapportering.
18
Direktoratet for forvaltning og IKT
395
Rapportering av arbeidstid og reiser i SAP-portalen hadde vært mer meningsfylt og tidsbesparende dersom det var mulig å endre feil man gjør i
registreringen (av feriesøknad, for eksempel), og dersom systemet var SAMKJØRT med de andre meldingssystemene, Outlook og Lync, der vi også må legge
inn reiser og fravær. Forøvrig har nede-tid for SAP vært et stort problem. Et slikt støttesystem bør fungere akkurat når ansatte trenger det, og det bør ALDRI
være nede.
401
Ferieloven er grei nok, men Dføs system for fraværssøknader klarer ikke helt å modellere loven. Et eksempel er at ferie neste sommer, i tråd med
ferieloven, kan søkes om og avtales mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, og dermed bli en del av den organisatoriske virkelighet. Men Dfø-portalen kan
ikke brukes til å søke om dette, og det er heller ikke mulig å registrere dette i portalen før på ett eller annet senere tidspunkt, slik at det blir umulig å bringe
portalens forståelse i takt med den organisatoriske virkelighet. Når så denne muligheten så i tidens fylde blir tilgjengelig i portalen, er det to muligheter:
Enten unngå en tidstyv, og la Dfø-protalen forbli i sin fantasiverden også i det videre, eller å registrere på nytt det som allerede er registrert andre steder,
noe som da vil være en ren tidstyv. Jeg er blitt oppfordret til å benytte tidstyv-løsningen, etter som det å la Dfø-portalen forbli på sin egen planet etterhvert
skaper ENDA mer merarbeid.
410
SAP-portalen fremstår som underlig tungt og tregt. Når det skal registreres en reiseregning, tar det mer tid bare på grunn av den ustrukuterte
utformingen. Steg-for-steg-prosedyren fungere svært dårlig, og det er umulig å klikke seg tilbake, som oftest kommer man til utgangspunktet og må starte
på nytt. Man må ta utskrift av en kladd av reiseregningen, og lime kvitteringene på egne ark, nummerere dem og legge det i intern-posten.
418
Problemer er knyttet til økonomisystemet vårt (Agresso) og arbeidsfordeling mellom NFI og DFØ.
442
De ansatte opplever bruk av Portalen som tidkrevende og vanskelig. For eksempel er det mange tasteklikk for å registrere arbeidstid. Opplasting av
vedlegg til reiser og utlegg er også lite brukervennlig. Det er vanskelig å finne igjen bilagene som er lagt ved.
543
Krav til SAP data i henhold til DBH - finne nye bedre løsninger. Deler av rapportering til DBH på personaldata - bruk av timelønnede - må gjøres svært
manuelt.
544
Lønns- og personaldatasystemet SAP og ESS (selvbetjeningsdelen) oppleves ikke som brukervennlige. Hverken for fagbrukere (SAP) eller for ansatte
19
Direktoratet for forvaltning og IKT
(ESS). Skjermbilder er svært lite intuitive, funksjoner mangler/er tungvinte. Feks må en fagperson innom minst 3 skjermbilder for å være sikker på å finne
riktig utlønningsprosent for en ansatt.
569
Self Service er et web-basert økonomirapportsystem som er knyttet til Agresso og som driftes av DFØ. Systemet har ikke vært tilgjengelig siden mai
2013. Det har tatt urimelig lang tid å rette opp feil i systemet og få tilgang til oppdateterte korrekte rapporter. Virksomhetens budsjettansvarlige har i denne
perioden manglet selvbetjeningssystem for budsjett og regnskap noe som har skapt mye ekstraarbeid for ledelsen og økonomiseksjonen.
596
For småbedrifter som OBDR er SAP og Agresso unødvendig komplelse. Det burde foreligge forenklede versjoner av disse programvarene.
621
Eksterne som svært sjelden er inne i våre systemer er det ikke kostnadseffektivt å gi brukeropplæring til. Disse blir registrert av fagbruker. Må noe
rettes er eneste løsning å be de som er senere i arbeidsflyten å slette. Godtgjørelser bør fungere på samme måte som reiseregninger og utgiftsrefusjoner. I
dag må vi bruke tid og DFØ bruke tid.
695
Statens økonomiregelverk setter begrensninger for hvilke lønnsrelaterte oppgaver som kan ivaretas av private aktører. F.eks. aksepterer ikke
Finansdepartementet at private tjenesteytere utfører "integrerte lønns- og økonomitjenester". Noe av argumentasjonen her går på faren for "innelåsing"
hos private leverandører. Dette regelverket og fortolkningen av det (som DFØ som statlig direktorat har stått for!), bidrar til at departementene og de
underliggende virksomhetene i stedet blir bundet til DFØ som system- og tjenesteleverandør på lønns- og personalområdet. Dette fremstår som langt verre
enn alternativet. Dette utdypes og eksemplifiseres nedenfor: Hele kundeforholdet mellom DFØ og kundene blir svært asymmetrisk, da DFØ som leverandør
alltid har siste ord, mens kundene har svært lite de skal ha sagt. Avtalene som inngås mellom DFØ og kundene er et rent diktat fra DFØ, der leverandøren i
liten grad ansvarliggjøres ved avvik, leveringssvikt etc., samtidig som kundene underlegges både plikter og ansvar. Ettersom DFØ selv er en statlig etat, er
ikke kundene i posisjon til å stille krav, kreve dagbøter, eller gå til sak eller si opp avtalen og gå til konkurrenten, som følge av brudd på avtalen fra DFØ sin
side. Det hjelper ikke på utøvelsen av rollen som profesjonell system- og tjenesteleverandør at DFØ også er et direktorat (og tidligere skattefut), med en
kompetanse og et fokus som primært er regelverks- og forvaltningsorientert. Dette gir både en uheldig rolleblanding (jf. eksempelet med DFØ som
regelverksfortolker) og en for dårlig utøvelse av leverandørrollen. Videre er DFØ en monopolleverandør, som dessuten har sitt oppdrag og mandat fra
eieren, Finansdepartementet, og ikke fra sine kunder. Dette har en rekke konsekvenser som gjør at DFØ på mange måter fungerer kontraproduktivt og
bidrar til «tidstyveri», i stedet for å bidra til effektivisering og synergier i staten, slik mandatet egentlig tilsier. Eksempelvis har DFØ gjennom årene vært lite
opptatt av å lytte til kundene og deres behov. De forfølger i stedet sin egen agenda, og opptrer ofte på en måte som kan oppfattes som arrogant. Det mest
groteske eksempelet i så måte er da DFØ våren 2010 med et pennestrøk og uten forvarsel endret strategi, og valgte å fokusere på kun lønn og regnskap.
20
Direktoratet for forvaltning og IKT
Som en følge av dette besluttet at man å ikke tilby HR-funksjonalitet som del av systemløsningen - selv om denne funksjonaliteten allerede var betalt for
gjennom lisensene. Dermed kastet DFØ alle sine kunder, som var forespeilet et lønns- OG PERSONALsystem, ut i kaos, der ingen fikk den funksjonaliteten de
var forespeilet og ingen visste hvordan man skulle forholde seg. Resultatet har blitt at det har vokst frem en hel flora av ulike HR-relaterte
tredjepartsverktøy hos de ulike virksomhetene, uten at noen har sørget for integrasjon mot SAP – ei heller DFØ, som lovet å bli veldig gode på integrasjon
da de la om strategien. DFØ har som bevilgningsfinansiert aktør begrensede ressurser, både teknisk og økonomisk. Resultatet blir ofte stort fokus på drift
(vedlikehold av tabellverk, lønnskjøringer osv., som de fikser bra), og tilsvarende lite på utvikling. Når de kommer på banen med nye løsninger/ny
funksjonalitet, er det ofte andre løsninger enn de kundene har etterspurt. Og når de kommer med etterspurte løsninger, er det gjerne for sent, for dyrt
og/eller for dårlig. Pga begrensede personalressurser har DFØ også sagt nei til å utvikle løsninger som kundene faktisk har tilbudt seg å betale for…. I tillegg
opererer DFØ gjerne med egne krav og forutsetninger som må oppfylles av enkeltkundene, f.eks. for å kunne ta i bruk ny funksjonalitet. Slike krav kan noen
ganger være betimelig, men andre ganger virke hemmende, f.eks. hvis man i den enkelte virksomhet ikke greier å bli enig om å oppfylle kravene fra DFØ. Et
konkret og dagsaktuelt eksempel er DFØ sitt krav om innføring av "standardisert arbeidsflytoppsett" i SAP-portalen, for å kunne ta i bruk såkalte e-skjema
for datafangst via portalløsningen. Blir man ikke enig internt, får man ikke bruke e-skjema. Resultatet av en slik tilnærming er enten vinn-vinn eller tap-tap
for både den enkelte virksomhet og for DFØ. DFØ gjør ofte den feilslutningen å tro at det som fungerer effektiviserende for dem som leverandør, også er
effektivt for kundene. Dette er langt fra alltid tilfellet. Når DFØ snakker om å lage en "motorvei" som alle skal kjøre på, i stedet for å gjøre sårt tiltrengte
tilpasninger til kunder/kundegrupper, så er nok dette rasjonelt for DFØ, som får en langt enklere oppgave mhp drifting og utvikling av systemet og
tjenestene. Men for 250 statlige kunder som har helt ulike roller, utfordringer og behov, så har en slik filosofi mange utilsiktede og uhensiktsmessige utslag.
Det hjelper ikke med en motorvei som alle skal kjøre på, når man kanskje skal i ulike retninger, har vidt forskjellige kjøretøyer og osv.... Sagt på en annen
måte; det er ikke slik at "one size fits all". Det virker også som DFØ har problemer med å innse at tiltak/løsninger/funksjonalitet som de ikke selv har
umiddelbar effekt av, faktisk kan gi effektivitetsgevinster totalt sett. F.eks. ser de tilsynelatende ikke at hvis hver kunde kan spare en dags arbeid pr. år ved
at DFØ utvikler ny funksjonalitet som kan brukes av 30 kunder, så forsvarer dette en arbeidsinnsats fra DFØ sin side på 30 dager – hvert år, til evig tid. I sum
må det være lov å si at DFØ på mange måter fungerer dysfunksjonelt, i den forstand at de oppnår det motsatte av hva mandatet tilsier. DFØ er rett og slett
en slags "feilkonstruksjon" som ikke evner å ivareta kundenes behov på en god måte. Selv om man kan sette spørsmålstegn ved både kompetansen og
kulturen i DFØ, er problemene først og fremst av strukturell karakter (statlig, direktorat, bevilgningsfinansiert, monopolleverandør, mandatet fra eier – ikke
fra kundene, etc).
806
Mange passord på de forskjellige systemene som vi bruker i DFØ.
877
Vårt lønns- og personalsystem, SAP HR, leveres av Direktoratet for Økonomistyring (DFØ) til store deler av staten. Systemet i seg selv har store
21
Direktoratet for forvaltning og IKT
muligheter, men siden DFØ drifter det samme system for hele staten, er de restriktive til utvikling utover standard løsning. Dette gjør at det ikke er mulig å
ta i bruk all funksjonaliteten i systemet, eller å få skreddersydde løsninger tilpasset vår sektors behov. Denne manglende fleksibiliteten oppfatter vi i mange
tilfeller som en tidstyv, da enkle tilpasninger av løsningen ville bidratt til et mer brukervennlig og smidig system, som igjen kunne forbedret våre
arbeidsprosesser. I det følgende tar vi for oss noen tidstyver som delvis er et resultat av dette.
878
SAP Portalen inneholder en selvbetjeningsløsning «Ansatt selvbetjening» som brukes av alle ansatte til blant annet å registrere arbeidstid, se sin
lønnsslipp, søke om fravær, og registrere reiseregninger. Denne applikasjonen leveres av DFØ til statlige virksomheter, og har dermed et betydelig antall
brukere i staten. Problemene er i første omgang knyttet til det tekniske rundt denne løsningen. Brukere ved Universitetet i Nordland opplever ofte å få
uforståelige feilmeldinger, og deretter å bli sperret ute av applikasjonen. Det eneste løsningen er da å vente ca. 30 minutter før man kan fortsette
registreringen. Spesielt frustrerende oppleves dette når brukere holder på å registrere sine reiseregninger. Mange tekniske utfordringer kan relateres til
nettleseren som brukes. Løsningen støtter ikke de nyeste versjonene av nettlesere som Internet Explorer, Firefox og Safari, og støtter ikke andre nettlesere
enn disse. Dette skaper en god del feilsituasjoner og frustrasjon. Et annet problem med denne løsningen er knyttet til brukervennligheten, og da spesielt i
forhold til registrering av reiseregninger. Systemet oppfattes av sluttbrukerne som lite brukervennlig, og har en høy terskel for de som ikke registrerer
reiseregninger ofte. Dette medfører at det må brukes mye tid til opplæring og brukerstøtte, og enkelte brukere kan bruke svært lang tid på å registrere en
enkel reiseregning.
879
I dag gjøres all brukeradministrasjon knyttet til lønns- og personalsystemet SAP HR, og den nevnte SAP Portalen, av DFØ. Dette betyr at vi for hver
oppretting og endring av brukere i systemet må fylle ut et bestillingsskjema og sende dette til DFØ. Dette medfører at enkle endringer som ville tatt oss et
par minutter å gjøre selv, først blir opprettet/endret etter noen dager. I mange tilfeller tar det lengre tid å fylle ut bestillingsskjemaet enn det ville tatt å
gjøre endringen i systemet. Det ville trolig være svært arbeidsbesparende dersom virksomhetene kunne utføre denne brukeradministrasjon i SAP systemet
selv.
938
DFØ er vår leverandør av lønnstjenester og drifter lønnsystemet SAP. Lønnskjøringer og reisekjøringer gjøres av DFØ for sine kunder i sektoren etter
en utarbeidet kjøreplan som gjelder hele året. Kjøreplanen er detaljert med fastsatte tidspunkt for når bilag skal være ferdig registrert, når kontroller må
utføres osv.
939
I lønnssystemet er det brukere med ulike roller. Fagbrukere, reiseregningsgodkjennere, ESS-brukere, MSS brukere osv. For alle endringer i
brukerroller må det fylles ut skjemaer som må sendes DFØ.
22
Direktoratet for forvaltning og IKT
940
Det finnes pr i dag ikke et elektronisk system som håndterer refusjon av utlegg på en tilfredsstillende måte. DFØ’s løsning med utleggsrefusjoner i
ESS og E-skjema forutsetter at den ansatte har kunnskap om hvilke refusjoner som skal lønnsinnberettes, mva regler osv. DFØ tilpasser heller ikke systemet
til vår kontoplan. DFØs løsning kan derfor ikke benyttes.
981
De aller fleste institusjoner i UH-sektoren har pr idag et lønns- og pesonaldatasystem (SAP) som ikke er integrert med økonomisystemet (Agresso).
1085
Pålogging og identifisering i DFØ-systemer er for tungvint og rigide. Medarbeidere må konstruere spesialpassord for de forskjellige systemene med
forskjellige krav til hvordan passordet skal utformes, noe som er vanskelig å huske. Passord blir nedtegnet, og sikkerheten blir dårligere.
1112
Store, tunge og lite brukervennlige applikasjoner, slik som SAP, FS,etc. Tilgjengelige verktøy for rapportering 1) Data er registrert i DBH, men en kan
ikke selv velge parametere og generere rapporter. Derved blir det mye manuelt arbeid, med de feilkilder det innebærer. På DBHs hjemmesider skriver de:
Egne analyser DBHs datasett for Egne analyser er under utvikling og er derfor midlertidig tatt vekk fra sidene. Bakgrunnen for dette er et behov for å fornye
det tekniske opplegget for å sikre at datasettene inneholder god nok datakvalitetet på samme nivå som resten av de dataene du finner i DBH. 2) Engelske
versjoner av sektorens brukerverktøy for ansatte Ansattportalen i SAP bør få en engelsk utgave. I dag bruker våre saksbehandlere mye tid på å hjelpe
engelskspråklige ansatte med utfylling av reiseregninger, feriseøknader etc. 3) Bedre verktøy for uttak av rapporter fra FS, slik at det er mulig for andre enn
superbrukere i FS å ta ut data som er etterspurt.
1117
Tiltredelses- og fratredelsestidspunkt må sendes på papir til DFØ i Tromsø. Dette gjelder også de som i kortere perioder skal ha fungeringstillegg.
Tungvint. Bør kunne ledes elektronisk.
1134
Store, til dels rigide felles administrative systemer er lite brukervennlige/ intuitive sammenlignet med nyere IKT-løsningers brukergrensesnitt. Dette
gjelder f.eks. P360 arkivsystem, SAP lønns-/personalsystem og Agresso regnskapssystem. I tillegg er integrering vanskelig, tungdrevet og krevende.
1171
DFØ aksepterer ikke at vi oversender faktura som PDF-vedlegg i e-post. (Dette gjelder manuelle fakturaer og ikke e-faktura. Vi bruker e-faktura der
det er mulig, men vi forholder oss til mange forskjellige aktører og må i en del tilfelle fortsatt akseptere manuelle fakturaer.) DFØ krever at vi tar utskrift,
som innebærer at vi også må ta utskrift, legge i konvolutt og poste dette. DFØ må åpne posten, sortere og scanne dette inn på vårt firma i Contempus. Etter
23
Direktoratet for forvaltning og IKT
å ha ventet på dette, kan vi iverksette behandling. Det kan fort ta en uke før den er tilgjengelig for oss for behandling. I verste fall risikerer vi for sen
betaling, med påfølgende purringer/gebyr/rentekrav.
1178
Timeføring for lønnsystemet i staten er ikke kompatibelt med timeføringssystemet for prosjektfakturering. Dette betyr at våre medarbeidere må
føre sine arbeidstimer i to forskjellige systemer.
1200
Oppdateringer i Agresso blir overført til Contempus påfølgende dag, som innebærer at behandling av fakturaer for nye leverandører må vente
tilsvarende. Det samme gjelder for oppdatering av betalingsinformasjon og annet. Koblingen mellom Agresso og Contempus er ikke on-line og forsinker
utbetalingsprosedyrene. Man kan videre ikke gjøre seg ferdig med et betalingsoppdrag i en vending, men må ta opp saken igjen ved minst to anledninger
for å ferdigstille den.
1253
Den løsningen vi har for å føre reiseregning (DFØs portal) er svært lite brukervennlig. Den har et brukergrensesnitt som en sikkert hadde blitt
imponert over for 20 år siden. Den gir etter det jeg kan forstå nesten ingen veiledning eller hjelp i å fylle ut felt, og er til dels følsom for brukerfeil. Det er
også behov for å "scrolle" i vinduer i SAP innenfor andre vinduer, noe som gjør utfylling unødig uoversiktlig. Løsningen er også ustabil og kaster en ut fra tid
til annen, noe som er ganske frustrerende når en har brukt lengre tid på å legge inn data - og så må begynne på nytt. Det ligger da også tidvis en sperre som
forhindrer en fra å kunne logge inn igjen. I systemet ligger også krav om innsending av papirkvitteringer, som betyr en omvei om utskrift av elektroniske
originaler.
1272
Problemet er knyttet til IT-løsninger, herunder Agresso regnskapssystem, Agresso budsjettmodul, Basware faktura/innkjøpssystem levert av
Direktoratet for økonomistyring. Tidstyv i form av manglende kompetanse i systemløsninger, eksempelvis ved oppgradering av applikasjonene. Manglende
kompetanse hos de ulike tjenesteområdene og manglende samarbeid mellom tjenesteområdene i hvorledes systemene interagerer. Herunder
lønn/regnskap, regnskap/(budsjett/økonomistyring). Tidstyv i form av manglende påvirkningsgrad i forbindelse med utviklingsønsker som følge av stor
tjenesteleverandør/stordriftsfordeler i staten. Virksomhetene etterlyser tjenester/presiserer behov. Kun ønsker blir innfridd som følge av at mange kunder
melder dette inn.
1273
Systemløsninger/Valg av system: Statens løsning, valg av plattform i SAP har begrensede kapasitet i forhold til hva som kan tilbys fra leverandør. En
billigere løsning av system kan ved kjøp være billigere på kort sikt, men totalkostnaden på lang sikt kan bli dyrere pga merarbeid og ressursbruk. Begrensede
muligheter for gode rapporter fra SAP ved rapportering til departement. F.eks årsrapport som samtlige statlige virksomheter bruker mye tid på. Kunne
24
Direktoratet for forvaltning og IKT
Solman-systemet vært erstattet med vanlig e-post? Solman "henger etter" når vår IT avdeling oppdaterer nettleser, og vi får begrensninger på en del sider
pga at vi ikke får oppdatere nettleser. Systemet er lite brukervennlig og oppleves som tungvint, og det er bare deler av arbeidsoppgaver som skal
rapporteres her.
1276
Reiseregningene som benyttes i portalen til DFØ for fullservicekunder er svært tidkrevende. Det bør finnes en enklere løsning som brukere kan
benytte.
1278
Som for reiseregninger er også registrering av refusjoner i SAP unødvendig tidkrevende. I tillegg må man her levere inn både papir og elektronisk
skjema.
1288
Høgskolen i Nesna var en av to piloter ved testing av FSI løsningen i 2003. Vi syntes det var fint med et system som var direkte knyttet opp mot
lønnssystemet i forhold til registrering av reiseregninger og tid. I testperioden var det to muligheter for kontering av tid, der den ene var slik at en selv
kunne legge inn avvikende kontering samtidig som en registrerte timene sine. Hos oss er det slik at alle som jobber i prosjekter må levere egne timelister for
deltakelsen i prosjektene, denne listen blir benyttet som grunnlag for å ompostere lønn til prosjekt. Dersom det kunne konteres direkte i SAP, kunne timene
blitt ompostert til prosjektene i forbindelse med lønnskjøringen. Det ville vært besparende, både for de som skriver timer og for oss i administrasjon som
sitter med omposteringene. I tillegg oppleves det som meningsløst av de ansatte at de først må registrere tiden sin i SAP, og i tillegg levere timelister på
prosjektene.
1293
Bestilling av nye brukere av ESS i brukerstøttesystemet,Solman, tar mye tid og det er tunge/dårlige skjemaer som skal fylles ut riktig. DFØ krever
solman sak for etableringer/endringer av portalbrukere.
1297
DFØ krever egen Solman sak for å avregne manuelt noen utenlandske remitteringer, som "feiler". Hvis vi ikke bestiller sak, blir det ikke kjørt
avregningsretur fra bank, vedr. disse utbetalingene. Ved de aller fleste remitteringene til både innland/utland er avregningsretur uproblematisk og ivaretatt
av DFØ.
1316
Hver virksomhet må oversende et utfylt skjema til den virksomheten som den ansatte overføres til. Skjemaet tar tid å fylle ut, skjemaet sendes ofte
til en vilkårlig person i den nye virksomheten, og mottak kan ikke kontrolleres på noen måte.
25
Direktoratet for forvaltning og IKT
1322
Etter endt pilotperiode tok vi systemet i bruk og kjørte vår første lønn desember 2003. Etter utrulling av de andre høgskolene endte det opp med at
det kun var HiNe som kjørte lønn selv. Og i januar 2014 ble også vår kjøring tatt inn hos DFØ. Dette var ikke en villet situasjon for oss. Da SAP ble valgt som
system var det nettopp den fleksibiliteten som var i systemet som var hovedargumentet for at akkurat dette systemet ble valgt. Gjennom utvikling og
tilpasning av systemet til DFØ er fleksibiliteten vi som brukere var forespeilet minimert. Registreringsfristene er tidligere enn de hadde behøvd å vært, og
kontrollperiodene ute i virksomhetene er mye kortere. For oss er servicegraden for våre ansatte lavere nå som DFØ kjører, enn den var i perioden des.2003
til des. 2013, da vi kjørte lønn og reiser selv. Spørringene i SAP kjører ofte i lang tid før en får opp resultater. I tillegg er det ofte feil med systemene etter
oppgraderinger. SolMan benyttes for å melde feil i systemet, ofte kommer svar på meldingene våre som «feilen er rettet». Vi kunne tenke oss en mer
utfyllende forklaring på hva som har skjedd og hvorfor. Det ville trolig være rasjonelt og arbeidsbesparende å kunne utføre brukeradministrasjon av SAP
systemet selv. Pr i dag må nye ESS brukere bestilles hos DFØ ved egne skjemaer. Også alle endringer i arbeidsflyt og tilganger i SAP systemet må utføres av
DFØ på bakgrunn av bestillinger og skjemaer. I perioder kan det gå flere dager fra bestilling er sendt, før opprettelsen/endringen er utført av DFØ. Når det er
oppdatering av nettlesere, eksempelvis IE 10.0, ser vi at de store systemene ikke umiddelbart takler oppdateringene, spesielt er dette merkbart i Ephorte og
SAP. Automatiske oppdateringer må dermed nedgraderes til «gammel versjon». Dette tar tid, og det er ikke alltid slik at brukeren ser at det er nettleseren
som skaper problem.
1360
Omorganisering i DFØ skaper store endringer i personalet. Vi må etablere samarbeid på nytt og på nytt. Det tar tid før kommunikasjonen blir
effektiv.
1364
Valgte systemløsninger er ikke tilpasset brukerbehov. Eksempelvis kan nevnes at valgte lønns- og personalsystem er overeksponert i forhold til
brukers behov. Små institusjoners rapporteringsbehov er dekket av mindre programløsninger. SAP (lønns- og personalsystem som benyttes av DFØ) er mer
avansert enn behovet.
1366
SAP portalen er ikke selvforklarende. Den oppleves som både komplisert og uoversiktlig å orientere seg i. Den oppleves som vanskelig og ulogisk når
man skal ta ut rapporter om lønn, reiser og bonus.
1375
1. Manglende oppfølging av innmeldte endringsønsker og oppfølging i SOLMAN systemet, generell tilrettelegging for vriksomheten i lønnssystemet
SAP 2. Lite brukervennlig grensesnitt ved kontering av reiseregning og utgiftsrefusjon, tekniske beskrivelser i steden for navn på konteringsdimensjoner 3.
For mange tilganger/passord 4. Nye moduler tas i bruk før de er fullgode løsninger - eksempelvis refusjon av utgifter i SAP portal 5. Manuelle blanketter
26
Direktoratet for forvaltning og IKT
1379
Reiseregningen er for komplisert/ikke selvforklarende.
1476
Funksjonaliteten til DFØ sin portal for lønn- og personaladministrasjon er utgått på dato. Den største utfordringen er tilgangen til systemet (betinger
faste IP-adresser). Vi er en bedrift med mye stedsuavhengig arbeid og forventer at tjenester skal være tilgengelige der du er (forutsatt nettilgang).
Grensesnittet er ikke tilpasset dagens krav til fleksibilitet og brukerterskel.
1484
Gjelder rapportering til SPK. Sktorens lønns- og personalsystem (SAP) og medlemsdatabasen i SPK "snakker" ikke så godt sammen. SAPgenererte
data vedr timelønnede tolkes av SPK slik at det blir feil og behov for mye manuell feilretting.
1494
SAP-portal (ESS og MSS mm) levert av DFØ Elektronisk flyt og håndtering av reiser, fravær og bilag er en forutsetning for effektiv forvaltning i staten,
SAP-portal fra DFØ inneholder mye som er veldig bra, men det er også stort potensiale for forbedringer i DFØ sin løsning. Et problem med systemet er at det
er ustabilt, og at det ikke er forenlig med nyeste versjon av nettlesere noe som både skaper sikkerhetsproblematikk og generelle IT-problemer. I perioder er
det et stort problem at brukere blir kastet ut av systemet mens det skrives reiseregning. Brukeren sperrer seg selv av forskjellige grunner, og det vil da ikke
være mulig å logge seg inn i systemet igjen før etter tidligst 15-20 minutter. Det finnes ingen administrator mulighet som kan oppheve denne sperren. Det
viser seg at dette er problem som også gjelder de fleste andre universiteter og høgskoler. ESS systemet er åpnet opp for utleggsrefusjoner. Dette kan ikke
brukes i flere sammenhenger pga. at systemet har store begrensninger i forhold til utleggstyper, momsproblematikk og kontering. DFØ kan/vil ikke gjøre
tilpasninger av systemet. Pr i dag må således de fleste utleggsrefusjoner behandles manuelt, da det vil være vanskelig for sluttbrukerne å skille mellom de
forskjellige typene utleggsrefusjoner. Dette medfører senere behandling av utlegg, samt manuell og tidkrevende behandling av bilag i forhold til attestering,
anvisning og registreringsarbeid i Agresso. En elektronisk behandling av utleggsrefusjoner ville kunne gitt oss mulighet til å ta i bruk de nye reglene om
dokumentasjon av utgiftsrefusjoner i skattebetalingsforskriften. E-skjema og utgiftsrefusjon er begreper som medarbeidere ikke har noe forhold til, det er
krevende å kommunisere og lære opp brukerne. Riksrevisjonen og DFØ har ikke samarbeid om utvikling av SAP-portal. Det er overlatt til den enkelte
institusjon å finne løsninger etter revisjoner som krever systemtilpasninger og bedre kommunikasjon og opplæring i organisasjonen. Dette medfører
forskjellige lokale tilpasninger og mye dobbeltarbeid av varierende kvalitet. Brukeradministrasjon i SAP systemet hos DFØ. Det ville trolig være rasjonelt og
arbeidsbesparende å kunne utføre brukeradministrasjon av SAP systemet selv. Pr i dag må nye ESS brukere bestilles hos DFØ ved egne skjemaer. Også alle
endringer i arbeidsflyt og tilganger i SAP systemet må utføres av DFØ på bakgrunn av bestillinger og skjemaer. I perioder kan det gå flere dager fra bestilling
er sendt, før opprettelsen/endringen er utført av DFØ.
27
Direktoratet for forvaltning og IKT
1538
Integrasjonsløsninger for administrative IKT-systemer er fragmentert og dårlig koordinert, noe som fører til dårlige eller ingen integrasjonsløsninger.
For eksempel er det behov for full integrasjon mellom økonomisystem og personal og lønnssystem. Et eksempel er at personer registreres manuelt i både
personal og økonomisystem. Lønnsfiler må leses inn manuelt i regnskapssystemet.
1577
Vår sektor benytter SAP som lønnssystem. Systemet er ikke integrert mot folkeregisteret, noe som fører til at vi må registrere alle
personopplysninger manuelt.
1624
Omorganiseringer i DFØ har sikkert en viktig og god hensikt. De endringer som skjer i disse dager fører til at vi ikke lenger får en fast kontaktperson
på lønn og regnskap. Erfaringer fra andre områder tilsier at dette fører til høyere tidsbruk ved henvendelser. Vi har vanskelig for å se at ikke det samme vil
skje her.
1653
Lønnssystemet SAP lite brukervennlig og ikke godt tilpasset Kulturrådets behov, noe som fører til at brukerne ikke klarer å bruke det og
medarbeidere bruker mye tid på brukerstøtte. I tillegg manuelle prosesser. Kulturrådet er som mange andre statlige virksomheter helservicekunde hos DFØ
hva gjelder lønnstjenester. Vi har ikke selv kompetanse eller ressurser til å drifte et eget lønnssystem, og er prisgitt de tjenestene og må følge de
retningslinjene vi får fra DFØ. SAP er det lønnssystemet vi må forholde oss til, og det er ikke skreddersydd for Kulturrådet. Mange av brukerne, både
eksterne (dvs. styre- , råd- og utvalgsmedlemmer) og interne brukere opplever systemet som vanskelig og lite brukervennlig. Dette går både på at systemet i
seg selv ikke er selvinstruerende, og at vi ikke har kapasitet til å yte god nok brukerstøtte internt. En del dokumentasjon må også leveres i papir eller
scannet, slik at vi får en blanding av manuelle prosesser og automatikk. Vi har også problemer med mange feilmeldinger og at systemet henger. SAP er ikke
tilpasset siste versjon av Microsoft Explorer, dette er kanskje noe av forklaringen på dette. En burde kunne forvente at en så stor aktør kunne tilpasse seg
utviklingen av Explorer. De som jobber med å følge opp reiseregninger og honorarutbetalinger i økonomiseksjonen melder om mange enkelthenvendelser
for å få hjelp til å bruke systemet, og ikke minst mange feilutfyllinger som fører til at de må sende bilag i retur. De gjør så godt de kan for å hjelpe, men alle
enkelthenvendelsene går på bekostning av generell opplæring. Vi ser også at når vi arangerer interne kurs, er det mange saksbehandlere som ikke
prioriterer dette. For å besvare en del av henvendelsene må vi også kontakte DFØ, og selv om saksbehandlerne i DFØ følger opp så raskt de kan, blir dette
likevel et ekstra ledd som tar tid. Den siste tiden har det vært spesielt mange henvendelser om honorarutbetalinger. Dette skyldes at vi har gått over fra
papir til e-skjema for honorarutbetalinger. Mange honorarmottakere er misfornøyde med dette, og vil fortsatt levere papir. På sikt forutsetter vi imidlertid
at e-skjema vil bidra til å redusere tidsbruk på honorarutbetalinger.
28
Direktoratet for forvaltning og IKT
1663
Bortkastet tid går med på å gjette hvilke krav som stilles til passordet. Løsningen er: Gjør det enklere å velge passord eller noe så enkelt som å skriv
inn kravene i en tekst der man skal fylle inn nytt passord. «Passordet må ha xx tegn (ikke fler ikke færre) og det må ha xx spesialtegn, xx store bokstaver, xx
små bokstaver osv». Tenker det er en lavthengende frukt som vil være nyttig for mange ettersom de samme systemene benyttes overalt i offentlig sektor.
1678
Portalen til DFØ brukers av alle fast ansatte. Her får de lønnsslipper og opplysninger om ekstra utbetalinger. Videre fylles reiseregninger,
utgiftsrefusjoner og e-skjemaer ut her før de sendes elektronisk til behandling. Portalen er svært lite brukervennlig. Påloggingsrutinene er kompliserte med
urimelige strenge krav til passord (nøyaktig antall tegn og krav til spesialtegn). Skjemaene er lite oversiktlige og lite logisk oppbygd. Flere måter å utføre
samme funksjon på, f.eks. er det to godkjenningsfelt i samme skjermbilde i reiseregningsdelen. Unøyaktige beskrivelse, utgiftsrefusjon omtales som reise.
Historikken er svært dårlig, og det er vanskelig å finne ut hvor i saksflyten en reiseregning eller refusjon befinner seg. Svært dårlig hjelp-funksjon, de få
ganger knappen for hjelp virker får du en meningsløs forklaring på engelsk.
1725
Reiseregningsskjemaene fylles manuelt ut av den eksterne (evt. med hjelp av SIU), hvorpå alle bilag godkjennes først i SIU, og videresendes til DFØ
for godkjenning (samtlige bilag). Godkjenningen og «autentifiseringen» av bilag hos SIU er ikke nødvendigvis nok til at reiseregningen blir «godkjent» av
DFØ, og dermed skjer heller ingen utbetaling. Spesielt ifm. reise dekket av SIU for mange eksterne går det uforholdsmessig mye tid til reiseregninger og
godkjenning av disse.
1742
taten og DFØ bruker i stor grad SAP som lønnssystem og Agresso for regnskap. Systemene virker for sitt begrensede formål men skaper i liten grad
merverdi i virksomhetsstyringen i form av LIS eller mer avanserte HR-løsninger i SAP fordi disse løsningene ikke implementeres. Arkaiske brukergrensesnitt
og begrensninger i systemene oppfattes også som tidstyver av brukerne. (Beskrivelsen er lagt inn i difis verktøy på forespørsel fra KMD etter at direktoratet
valgte å spille inn eksterne tidstyver i form av et notat 01.09.2014)
1751
a) Passord: Det må brukes ulike passord med ulike krav til disse for å logge inn på systemene. Passordene må endres ofte og til ulike tider i
systemene. Det er tidkrevende å logge inn med mange klikk. b) Brukergrensesnitt Spesielt for lønns- og personalsystemet SAP HR, hvor den ansatte
registrerer tid og reiseregninger oppleves det at brukergrensesnittet er tungvint. Tjenestene er til dels lite stabile. Informasjonen som gis i feilmeldinger og
varsler fra systemet oppleves som lite forståelig for brukeren. Brukeren opplever at det tar unødvendig mye tid å registrere informasjonen. Det tar også et
døgn før opplysningene oppdateres. Dette medfører at mange fører «skyggeregnskap» for selv å ha oversikt. For fagpersonellet medfører det også
ekstraarbeid. Brukeren har ofte behov for veiledning og støtte i registreringen. Det at flere passord må endres regelmessig, medfører at mange taster feil
29
Direktoratet for forvaltning og IKT
med påfølgende behov for bistand fra fagpersonell i Difi og i DFØ for å få tilgang til systemene igjen. c) Kontering av overtid i SAP HR: Selv om overtid brukes
i så liten grad som mulig i Difi, oppleves denne konteringen som ganske tidkrevende og med stor mulighet for å gjøre feil. Dimensjonene har ikke
overskrifter som viser hva som skal legges inn i de ulike dimensjonene.. Det er ikke intuitivt hva som skal legges inn hvor, eller hvilke dimensjoner som ikke
skal fylles ut. Det er ikke samme rekkefølge på dimensjonene som i fakturabehandlings- og økonomisystemet. Konteringen kan ikke gjøres for en periode,
men må gjøres for hvert tidspunkt det er jobbet overtid. Det tar tid for lederen å kontere og det er lett å gjøre feil. Dersom det gjøres feil, går ikke
utbetalingen gjennom ved lønnskjøringen på perioden. Feilmeldingene medfører merarbeid for fagpersonene som må sende dette tilbake til lederen for
riktig kontering. Dette medfører ofte at overtiden ikke blir betalt ut til lønnstakeren på riktig periode.
1752
Som beskrevet i eget punkt om særskilt rapportering, skal alle statlige virksomheter rapportere på en rekke enkeltområder, som f. eks.
likestillingsvariabler. Dette er data som den enkelte virksomhet selv må hente manuelt ut fra flere rapporter i SAP HR og sammenstille. Slike rapporter bør
virksomhetene kunne hente direkte som en standardrapport fra personalsystemet. Dette stiller krav om at denne muligheten finns i systemløsningene
leverandøren tilbyr. Tross flere og gjentatte forespørsler har ikke DFØ sett mulighet for å lage en rapport som automatiserer dette arbeidet.
1753
Systemløsningene SAP HR og Agresso (økonomisystemet) som DFØ tilbyr, er ikke godt tilrettelagt for å hente ut styringsinformasjon på ulike nivåer i
organisasjonen. Det kreves i dag høy grad av kompetanse for å kunne produsere nødvendige rapporter. Systemene er heller ikke i samme «system-familie».
Selv om DFØ har gjort tilpasninger, snakker de ikke godt sammen.Som virksomheter flest har Difi behov for å sammenstille informasjon fra begge
systemene. I dag må dette gjøres manuelt og ofte ved flere manuelle operasjoner. Dette tar mye tid, skaper dobbeltarbeid som kunne vært brukt mer
effektivt. Flere virksomheter har anskaffet egen programvare/datavarehusløsninger for å sammenstille opplysningene til bedre styringsinformasjon.
1839
Får ikke tilgang til DFØs rapportpakke vedrørende obligatorisk årsrapportering etc.(fangst av data).
1860
Begrensede muligheter for gode rapporter fra SAP ved rapportering til departement og andre. Mye må gjøres manuelt. F.eks årsrapport som
samtlige statlige virksomheter bruker mye tid på. Solman-systemet er tungvint. De som stiller kravene har neppe kjennskap til problemene så for dem er det
neppe noen tidstyv. Men ressursene kunne vært brukt til viktigere ting.
1870
Økte krav til digitalisering medfører økt arbeid for en liten virksomhet uten spesialkompetanse innenfor de ulike felt digitaliseringen skjer innenfor.
For eksempel er DFØ, som nemndas regnskapsfører, en pådriver for økende grad av elektronisk saksbehandling og kommunikasjon via store
kundesystemer, som til dels synes "vanskelig tilgjengelige" for de som ikke bruker denne typen systemer daglig. Videre tar DFØ sikte på at alle kunder skal ta
30
Direktoratet for forvaltning og IKT
i bruk selvbetjeningsportaler, og kundekontakten er forutsatt i økende grad å skje gjennom kundesentre, og ikke personlig kundekontakt. For DFø vil denne
utviklingen anses som en effektivisering. Det samme er ikke nødvendigvis tilfelle for mottakeren av tjenesten
1872
SIFO er i dag pålagt å bruke lønnssystemet SAP og ESS for reiseregninger. DFØ er tjenesteleverandør for disse systemene. PÅ regnskap brukes i dag
Agresso, i tillegg til Agresso-prosjektmodul som prosjekteringsverktøy. Også her er DFØ tjenesteleverandør.
1876
NLB er som nevnt fullservicekunde av DFØ og bruker tjenester innenfor denne servicemodellen. Det vil si at NLB bruker Agresso ved regnskap, SAP
som lønns- og personal system, Contempus for fakturabehandling, Solman for kontakt med vårt DFØ-kontor og Opal Con for å hente ut månedlige
rapporteringer. Det vil si at vi flere ganger daglig må logge oss på forskjellige systemer med forskjellige passord og vi må stadig være operative i disse
systemene. NLB har som mål å kunne jobbe mest mulig uten papir. Solman er et eksempel på at papirløs saksbehandling fortsatt ligger et stykke unna. For å
melde en sak over Solman, må man først laste ned en av DFØ sine blanketter for rapportering og fylle i den aktuelle beskjeden meldingen eller oppdraget.
Deretter må blanketten lagres hos oss, før den printes ut og signeres av saksbehandler og leder. Videre må blankettene skannes med signaturer og sendes
via Solman til DFØ.
1883
Ved tilsetting meldes data om tilsatt og tilknytning både via E-111-skjema og for SAP HR til DSS.
1886
Ved tilsetting tastes individuelle data på et skjema i det enkelte departement, skjemaet skrives ut og signeres/stemples, skannes og sendes deretter
som vedlegg på e-post til DSS. DSS taster de samme opplysningene inn i SAP-HR-systemet.
1952
I mange statlige virksomheter medgår det unødvendig mye tid under anvendelse av forskjellige sentrale IKT-systemer.
2021
Universitets- og høgskolesektoren har søkt å sikre god kvalitet og effektivitet ved å utvikle felles systemløsninger på de viktigste områdene. F.eks.
felles system for studieadministrasjon (FS, driftet av UiO), felles lønns- og personalsystem (SAP, driftet av DFØ) og felles økonomisystem (Agresso, driftet av
Uninett). Generelt sett må data brukes på tvers av systemløsninger. Det kan da være mye å hente hvis vi forbedrer dataintegrasjonen mellom systemene,
og forbedrer brukergrensesnittet slik at flere enn kjernebrukerne kan bruke systemet.
2032
NUPI benytter DFØ sine systemer for håndtering av reiseregninger. Den SAP-løsningen som benyttes er kun satt opp på norsk. Det betyr at de av
31
Direktoratet for forvaltning og IKT
våre medarbeidere som ikke behersker norsk har et betydelig problem.
FYLKESMANNEN I OPPLAND
1407
- Det er et overordnet statlig krav om elektronisk faktura fra leverandører, men lovverket gir ikke anledning til å nekte å motta papirfaktura. Dvs. et
nytteløst pålegg - Krav til oppbevaring av dokumentasjon både digitalt og originalbilag i papir, her ser det ut til å være endringer på gang, men foreløpig skal
vi gjøre begge deler (lønnssystemet). Gammaldags og lite harmonisert regelverk. - SLFs forsøksordning BU for Valdres og Nord-Gudbrandsdal. Regionrådene
gir tilskuddene, men FMOP må registrere fordi det ikke er mulig å gi begrensede tilganger i systemet (Saturn). Mulig å gjøre for Innovasjon Norge? SATURN
er en gedigen tidstyv- snakk nærmere med LA og Fagerlund i ADMA. - Rapporteringer : o kommer fra flere departementer samtidig vedrørende
merverdiavgift – hvorfor ikke en MVA-rapport inn et sted slik at alle dep. kan hente det ut derfra? o ekstraarbeid med ressursrapportering (økonomi) som
kommer i tillegg til årsrapport (måloppnåelse). Er finansieringsmodellen for FM hensiktsmessig? - DFØ: - Bytter kundebehandlere, vi driver «opplæring»
flere ganger i året. - Organisasjonsendringer som påvirker tjenesteleveransen (sentralisering i DFØ 2014/15) Vi får ikke lenger en kundebehandler som
kjenner FM-ene spesielt. Dette må føre til mer standardisering av leveransene til DFØs kunder og gjør avstanden til kundebehandler større. Stiller større
krav til vår lokale kompetanse på både regnskap- og lønnsområdet. Ingen help-desk/kundesupport-tjeneste. - Vi venter fremdeles på Singel Sign On på DFØs
systemer. - Tilskuddsmottakere: - Spesielt kommunene får innbetalt tilskudd fra FM som de ikke klarer å identifisere. Det skyldes ofte at kommunenes
økonomiavdeling ikke får informasjon (kopi av tilskuddsbrev) fra egne avdelinger/enheter om at tilskudd er innvilget.
Justis- og beredskapsdepartementet
359
Omstendelige prosedyrer rundt bruk og fornyelse av passord i ulike IT-systemer. Et saksbehandlersystem (DUF) krever manuell bestilling fra operatør
om passordet er utgått. Dette kan lede til ventetider for å komme igang med arbeidet, spesielt om passordet er utløpet i forfindelse med en helg. Nytt
passord burde kunne bestilles på e-post istedet. Noen systemer (Contempus) krever gjentatte inntastinger av passord for enkelte handlinger i tillegg til
innloggingen, noe som blir en irriterende tidstyv. For å få tilgang må man jo være innlogget i basissystemet, samt at man har en konto i fagsystemet.
Klima- og miljø¸departementet
1908
Erfaringene fra sammenslåingen av tidligere Klif og tidligere DN har vist oss at statlige etater, selv to underlagt samme departement kan ha svært
ulike løsninger på en lang rekke administrative ruiner og systemer. Statlige virksomheter bruker mye tid og ressurser på å vurdere/velge/anskaffe ulike
administrative støttesystemer til lønn, regnskap, arkiv, virksomhetsstyring etc. Flere felles løsninger på disse områdene hadde både vært tidsbesparende og
sikret en mer effektiv dataflyt mellom virksomhetene der det er nødvendig.
32
Direktoratet for forvaltning og IKT
Kommunal- og moderniseringsdepartementet
514
I dag må lønnsmottakere som er kunder hos DFØ vente opptil 2 måneder for man for utbetalt sine lønnsmessige tillegg. Reglene for lønnsutbetaling
er klare: HTA § 9 pkt 1. «Når ikke annet er bestemt, utbetales lønn den 12. i måneden. Dette gjelder også faste- og variable lønnstillegg for foregående
måned hvis det er praktisk mulig».
692
Tilbakesteg at vi ikke kan scanne fakturaer selv lenger, men må skrive ut og sende pr post til DFØ
731
strømbrudd, systemfeil mm hos sentraliserte enheter blir et problem her, systemfeil i sap mm, ehorte
994
For å få innlest fakturaer i vårt fakturasysem; Contempus har vi i dag følgende ordning: Vi på Regnskap tar kopi av bilaget og oversender deretter
originalen pr post til DFØ Hamar for scanning og innlesning i fakturasystemet. Hvis det hadde vært åpnet for å sende bilagene elektronisk til Hamar ville det
vært både en ressursmessig og økonomisk besparelse.
1537
Det er nå et krav om at alle statlige virksomheter skal kreve elektronisk faktura ved alle innkjøp. Tidligere var det mulig å videresende fakturaer
virksomheten hadde fått, på mail i form av en pdf-fil til SSØ. Denne muligheten falt bort for en tid tilbake, med det resultat at slike fakturaer nå skrives ut av
embetene og sendes i posten til DFØ - for så å bli scannet til digital kopi i felles fakturasystem. Dette pga internt besluttet rutine i DFØ. Kravet om
elektronisk faktura synes tilpasset større, profesjonelle leverandører som trolig kan tilpasse seg dette uten betydelige ulemper. Et absolutt krav om
elektronisk faktura vil med stor sikkerhet føre til praktiske problemer for små leverandører som bare sjelden har staten som kunde, som
enkeltmannsforetak og små firmaer. Dette kan ha som bieffekt at statlige virksomheter unngår disse fordi man vet at faktureringen kan bli problematisk og
medføre merarbeid for virksomheten.
1643
Hver gang vi skal logge på et av de interne fagsystemene (SAP, Basware) er det nye passord . Er du pålogget PCen, bør du være pålogget
fagsystemet!
1731
Departementsfellesskapet nytter i dag to løsninger for tidsregistrering og lønn. Dette medfører at DSS i dag har driftsansvar for 2 systemer for
tidsregistrering WinTid og SapTid. SapTid er integrert med regnskapssystemet og det inngår i den økonomipakke DFØ leverer til departementsfellesskapet.
33
Direktoratet for forvaltning og IKT
Dette krever kompetanse på flere system, både knyttet til support, doble lisenskostnader, oppfølging mot leverandørene og utvikling.
1732
Departementfellesskapet ønsker at DSS tilbyr kostnadseffektive løsninger, samtidig er det ett strekt ønske om skreddersøm (sikkerhet, IKT, intranett,
diverse administrative oppgaver). Dette er en utfordring vi møter på flere områder av vår virksomhet. Møtevirksomhet og forhandlinger i alle departement
for å få tilslutning til saker som gjelder helheten/fellesskapet er svært ressurskrevende. Ekstra komplisert hvis det er felles finansiering utover bevilgning.
Kunnskapsdepartementet
579
Undervisningspersonall og sensorer blir i dag registrert i vårt lønns- og personalsystem SAP og de de samme personene registreres på nytt i
studieadministrativtsystem FS. Dette er et dobbeltarbeid som burde vært unngått.
642
Alle sensorhonorar ( ca 450 stk for FmBu) registrert i eksamenssystemet PAS må skrives ut manuelt, kopieres, signeres og sendes per post til
Direktoratet for økonomiforvaltning. Her blir det så registrert inn i lønnssystemet SAP for utbetaling
1301
Nye internet Explorer versjoner støttes ikke av ESS portalen, før det er gått lang tid. Når tilsatte får ny PC, ny programvare/oppgraderinger eller
nytilsatte, så får de siste tilgjengelig versjon av programvaren. Det medfører at ESS ikke fungerer for den ansatte., og de må bruke alternative nettlesere.
1305
Den ansatte skal selv vurdere om refusjonen er oppgave eller avgiftspliktig, noe som de ikke bestitter kompetanse om. Dette blir ofte feil, og
fagbrukere må rydde opp, slik at refusjonsskjemaet slettes i ESS og registreres i SAP, for inberetning.
1326
Det er mange systemer som tilbys og etableres i UH-sektoren. Nye krav og utfordringer etterfølges ofte av en løsning om et nytt system. UH
sektoren tilbys og må ta stilling til stadig nye systemer med universalløsninger på store variasjoner av utfordringer. Dette er ressurskrevende og kan være
ineffektivt i forhold til de utfordringer den enkelte UH-institusjon har. Noen systemer er også til dels overlappende i funksjonalitet.
1522
«Et reiseregningssystem (ESS) som ber oss taste inn data som allerede er lagret hos kredittkortselskapene, som ber oss skrive ut og legge ved
kvitteringer med data som er lagret hos kredittkortselskapene, som ber oss omgjøre beløp fra annen valuta noe som kredittkortselskapet allerede har gjort altså et manuelt system i en tid der det meste kan gjøres automatisk.»
1532
34
Direktoratet for forvaltning og IKT
- Brukerstøttesystemet SolMan kan være et godt hjelpemiddel til kompliserte saker, både for å få løst en sak der og da og som oppslagsverk for
senere tilfeller av samme slag. Men nå skal ALT via SolMan. Ikke minst er dette med Brukeradministasjon (tilganger til Ansattportal) altfor tungrodd i dag.
Når til- og fratredelser kjøres i SAP bør det automatisk tildeles tilgang for ansatte på månedslønn. Jeg har forståelse for at fagbrukertilganger må gjennom
en grundigere saksbehandling. - Det må bli enklere å ta en telefon til brukerstøtte da mange saker kan løses ved et enkelt tastetrykk. - DFØ er alt for sein
med å varsle om systemfeil. Vi opplever rett som det er at vi melder feil i SAP og så viser det seg at dette er noe som de er klar over og at alle er berørt. Rapporteringen til SPK fungerer altfor dårlig. Det virker som om DFØ ikke greier å tilpasse seg rapportkravene som stilles fra SPK. - Systemendringer
gjennomføres uten at DFØ har konsultert kundene og løsningene resulterer ikke i mindre, men mer ressursbruk og av og til settes halvferdige løsninger i
drift. Eksempel: SolMan ble oppgradert. Den første tiden var funksjon for å sende med vedlegg ikke i orden og heller ikke arkivet over gamle saker.
Vedleggsfunksjonen er ok nå. Men arkivet over gamle saker er vanskelig å søke i både på emne- og saksbehandlerfeltet. For å få med alle saker så må man
velge max.antall dvs. 9999 saker, ellers så risikerer man at ikke alt kommer med. For å finne fram en sak er man avhengig av å huske omtrent når saken ble
sendt. Jeg har spurt om de kunne fjerne gamle saker og saker av typen Brukeradm, noe som ville gjort arkivet mer oversiktlig. Men det kan de ikke. Jeg ser
ikke at Brukeradm-saker har historisk interesse og heller ikke saker fra oppstarten av SAP da mye dreide seg om mangler ved konvertering av gamle data,
samt bar preg av at vi ikke hadde tilstrekkelig kompetanse på bruk av SAP. Det har også vært noen saker i Ansattportalen, blant annet med kontering av
utgiftsgodtgjørelser som ikke vi får gehør for å gjøre noe med. - Brukerstøtten henviser ofte til SAP-koordinator hvis man ønsker endringer. Der stopper det
opp.
1700
Administrasjon og fagansatte må bruke en rekke elektroniske verktøy som ikke er like intuitive (ePhorte, SAP, Basware osv). Det resulterer i at den
som ikke bruker verktøyet daglig eller ukentlig må bruke lang tid på relativt enkle oppgaver.
Olje- og energidepartementet
322
BEHOV FOR NETTBASERT PORTAL FOR SØKNADER, RAPPORTERING OG SAKSBEHANDLING Myndighetene behandler en rekke saker som i følge
regelverket skal sendes inn til myndighetene. Det gjelder for ODs del både søknader som krever saksbehandling og anbefaling til OED, svar til søker og
meldingssaker som skal registreres i fagdatabasene. Slike prosesser er meget ressurskrevende for både selskapene og myndighetene. Det ligger et betydelig
verdipotensial i å effektivisere og strukturere dataflyt og saksbehandling i slike saker. I kommunikasjonen med selskapene mottar OD kommentarer om at
det brukes mye tid på å skrive brev til myndighetene med søknad om utsatte frister. Søknadene fra de ulike operatørene er svært forskjellig utformet og
mangler ofte vesentlig informasjon. Statoil har spesielt tatt opp ressursbruken. I Storbritannia har DECC (Department for Environment and Climate Change)
en bredt utviklet portalløsning, «Energy Portal», for søknader fra oljeindustrien. DECC-portalen inkluderer alle typer søknader og godkjennelser i forbindelse
med konsesjonssøknader, leting, utbygging, drift, disponering og miljø. DECC-portalen er koplet til databaser slik at informasjon kontrolleres og oppdateres
35
Direktoratet for forvaltning og IKT
automatisk. Selskapene får elektronisk kvittering på søknader og umiddelbart svar på saker som ikke krever evaluering. Organiseringen av
petroleumsvirksomheten i Norge, med delte roller mellom OED og OD, gjør at UK sin portalløsning ikke uten videre kan kopieres. Informasjon som
søknadene skal kontrolleres mot og oppdatere, ligger i OD (Faktavarehuset), mens de fleste vedtak gjøres av OED. Det må derfor etableres et portalsystem
med tre separate brukerroller (selskap, OED, OD), eller to brukerroller (selskap og OD) og en separat kanal til/fra OED. Med ODs rolle som formidler av
sokkeldata er det viktig at all offentlig informasjon om utvinningstillatelsene til enhver tid er mest mulig korrekt på Faktasidene. Per i dag blir nye frister og
andre endringer for tillatelsene oppdatert manuelt i ODs fagdatabaser, fordi det ikke er noen digital forbindelse mellom vedtak formidlet pr brev i pdfformat, og fagdatabasene. Disse fagdatabasene danner blant annet faktagrunnlaget for Faktasidene. Mistolkninger, forsinkelser og endringer som ikke blir
fanget opp, fører til feil opplysninger om utvinningstillatelsene på Faktasidene. SÆRSKILT OM SØKNADER OM UTSATTE FRISTER I INITIELL FASE Søknadene
om utsettelser av frister i arbeidsprogrammene utgjør en økende saksmengde i OD og det forbrukes mye ressurser også i selskapene. Per dags dato er det
ca 250 utvinningstillatelser i initiell periode som har gjenværende frister. Det inkluderer 125 kommende borebeslutninger og 170 utbyggingsbeslutninger
(BOV), i tillegg til nærstående utløp av initiell fase. Hvis alle disse tillatelsene søker om utsatte frister vil det utgjøre en uoverkommelig saksmengde for OD.
Det er totalt opp mot 25 ansatte i OD involvert i disse sakene, derav mange geologer. Selv om de fleste sakene er kurante i forhold til regelverksanvendelse
tar saksbehandlingen likevel lang tid. Årsaken er at søknadene ofte inneholder feil eller mangler, det er ikke alltid entydig hva de søker om, og
begrunnelsene ikke alltid klart dokumentert. OD må derfor i mange tilfeller kontakte søkeren for å be om tilleggsopplysninger og avklaringer, eller gå tilbake
i tidligere innsendt dokumentasjon eller tidligere søknader. En nettbasert søknadsportal vil effektivisere søknads- og saksbehandlingsprosessen.
Informasjon som skal gis i søknaden kan standardiseres gjennom bruk av maler for utfylling av søknaden og faste tilvalgsmenyer. Selve
saksbehandlingsprosessen vil transparent og knyttet mot ODs fagdatabaser for effektiv innhenting av data samt integrert oppdatering av faktagrunnlaget.
Det kan også nevnes at når søknadene om utsatte frister kommer tett opp mot utløpsdato, vil den samlede saksbehandlingstiden i OD og OED ofte gå
utover utvinningstillatelsens offisielle fristdato. OD får henvendelser både fra oljeselskap og fra service-industrien om tilsynelatende utgåtte tillatelser.
Felles rapporteringskrav
Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet
60
Vi rapporterer på ansettelser, rekruttering, avslutning av arbeidsforhold, lønnsfordeling, fravær osv i årsrapportene. Det er så vidt vi kjenner til ingen
felles rapporteringsmal for dette, men at tabellene er noe vi skal utforme selv En del av disse tallene rapporteres også inn til andre registre. Vi
538
Rapporteringskravene er ikke tilpasset det som enkelt kan hentes ut av tilgjengelige datasystem (primært lønns- og personaldatasystemet),
36
Direktoratet for forvaltning og IKT
medfører manuelle operasjoner (tellinger). Dette gjør rapporteringen tidskrevende og kan gå ut over kvaliteten.
1186
Vi ønsker å løfte fram Statlige virksomheters likestillingsredegjørelse etter aktivitets- og redegjørelsesplikten som en rapport som blir en tidstyv fordi
omfanget blir så stort at eventuelle gode poenger slås i hjel av mengden av materiale. Hensikten skal være å skape økt og mer systematisk oppmerksomhet
omkring arbeidet for økt likestilling og sikre at virksomhetene oppfyller ARP i tråd med lovgivningen.Høgskolen i Hedmark har erfart at gode statistikker og
analyser av tilstand er nødvendig som grunnlag for å vurdere iverksetting av relevante tiltak, og vi er enig at en viss systematikk kan bidra til dette. Vi
opplever imidlertid at sider ved praktisering og rapportering av ARP er svært omfattende, og til dels lite hensiktsmessig.
1540
Rapportering på mangfold; kjønn etnisitet mm
1553
Rapporteringskrav i Årsrapport og planer er for omfattende. Dette rapporteres allerede i stor grad til Database for høyere utdanning. Det er laget
lange og omfattende veiledere på dette området.
1854
Veldig detaljerte krav til lønn og stillingskategori, brutt ned på kjønn, etnisk bakgrunn mv. Jobben må gjøres manuelt av fagpersonell. Umulig å se
verdien av dataene. Det oppleves nok ikke som tidstyv for brukerne, siden ingen bruker dette her, heller ikke de som satte kravet.
1885
Kravene mht likestilling og ikke-diskriminering er lov- og forskriftsfestet. Aktivitetsplikten er god. En rapporteringsplikt bør ikke være nødvendig.
Oppfyllelse av aktivitetsplikten kan undersøkes ved stikkprøver framfor at alle statlige og andre virksomheter skal måtte rapportere årlig.
1910
På personalområdet foregår det en rapportering utenom fristene for den vanlige årsrapporteringen til overordnet departement. Eksempelvis gjelder
dette rapportering til likestillings- og diskrimineringsombudet. Det vil bidra til effektivisering å samordne all rapportering fra virksomhetene i de etablerte
etatssyringskanalene. Dessuten at departementet samordner alle frister for rapportering om informasjon til St.prp. nr 1.
Finansdepartementet
619
Ønsket form på likestillingsrapportering har ikke direkte støtte i SAP.
1887
Departementene har ansvar for å registrere nye organ og endringer i den statlige styrebasen. Departementet mottar årlig utskrift av blanketter for
37
Direktoratet for forvaltning og IKT
oppdateringer og skjema for utgifter som manuelt sendes over til underliggende etater/virksomheter, siden departementet selv ikke sitter med slike
detaljerte personopplysninger for de enkelte medlemmer. Ev. endringer skal gå tydelig fram på papirkopien (gjerne med rødt). En slik manuell prosedyre
oppleves som gammeldags og unødvendig, og bør kunne forenkles.
2017
Rapportering mv.
Justis- og beredskapsdepartementet
1083
Kravet om at 25% av alle dokumenter som produseres i offentlig forvaltning skal publiseres på nynorsk oppfattes som rigid og ressurskrevende.
1188
Kontoret for Voldsoffererstatning er en produksjonsbedrift. Vi bruker en del ressurser på rapporteringer og oppfølgninger som ikke oppleves som
ressurseffektivt. Når det gjelder rapporter som oppleves å ha lite nytteverdi for samfunnet, bruker vi også en negativ energi som ikke er konstruktiv for våre
brukere. Eksempler her er årlige rapporter til Språkrådet på andel norsk/nynorsk i publikasjoner og nettside. Ett annet eksempel er rapportering knyttet til
likestilling, andel menn og kvinner fordelt på alder i ulike deltidsstillinger. Når det ikke er et felles system i staten der man kan ta ut slike rapporter, må hver
virksomhet gjøre "manulle" opptellinger. I små virksomheter som har helt andre kjerneoppgaver, faller det ofte på ledelsen å gjøre disse rapporteringene.
Rapportering som oppleves å ha lite nytteverdi totalt sett har dessverre en tendens til å bli "venstrehåndsarbeid".
Klima- og miljø¸departementet
173
For å sikre at departementene effektivt kan følge opp kravet om miljøledelse hos underliggende etater ("etatstyring") bistår Difi med blant annet et
nettbasert rapporteringssystem og veiledning. Rapporteringssystemet skal sikre mulighet for sammenligning på tvers og identifisering av gode eksempler,
tilfredsstille kravet om offentlig tilgang til miljøinformasjon samt en mer åpen statsforvaltning og dermed tillitt og legitimitet. Pr. dags dato er det ikke
obligatorisk å benytte dette systemet, men Fredskorpset har benyttet rapporteringssystemet slik det har foreligget. Vi opplever at det ikke er klare nok
definisjoner på de data som etterspørres og at rapporteringsindikatorene gir rom for tolkning. Vi bruker mye tid på selv å finne ut av hvilken informasjon
rapporteringssystemet etterspør. Det er uklart hva Difi gjennom sitt rapporteringssystem egentlig vil ha ut av rapporteringen.
1131
Vi blir hvert år, i forb. med budsjettbeskrivelser, avkrevet informasjon om ulike NTP-indikatorer og klimabudsjett fra KLD (via SD). Dette er svært
tidkrevende, da vi enda ikke har en felles metode for dette og det nærmest hvert år er litt ulik bestilling/forventning. Hovedproblemet er at indikatorene og
hva som inngår ikke er entydig beskrevet.
38
Direktoratet for forvaltning og IKT
1203
Det rapporteres på miljø på flere områder. Miljøverndepartementet samler inn rapporter fra alle statlige virksomheter via departementene de ligger
under. Det skal da rapporteres om hvilke tiltak som gjort på miljøsiden og hvilke mål som er nådd i forhold til å være en miljøvennlig virksomhet. Det er
unødvendig at det må/bør rapporteres om omtrent samme forhold til f.eks. Difi og Miljøfyrtårn.
1471
Staten støtter sertifisering som Miljøfyrtårn, ISO14001. Instituttet er miljøsertifisert, men må likevel årlig besvare spørreundersøkelse og rapportere
miljøpåvirkning tematisk. Samlet for flere etater utgjør dette en tidstyv. Forslag: Burde være tilstrekkelig å rapportere at man har et
sertifisert/eksternrevidert styringssystem.
1796
Miljørapportering fra Difi. Rapporteringskravene er omfattende og vanskelig å bruke både statistisk og som grunnlag til å utforme eventuelle
forbedringstiltak.
1998
Rapportering om MiljøRapp via Altinn som kommer direkte fra Difi til enheter underlagt ASD og sågar direkte til enheter underlagt Arbeids- og
velferdsdirektoratet. Vurderes som omfattende og tidkrevende og vil kreve økte ressurser om det skal ivaretas. Ble forsøkt tatt opp med ASD i fjor uten
endelig avklaring.
Kommunal- og moderniseringsdepartementet
144
Gjelder fellesføringer i tildelingsbrevet med detaljert rapporteringskrav som vi er usikre på nytten av. I tillegg er det vanskelig å få rapportert korrekt.
152
Spesielt felleskrav fra andre dep og fra EU - oppleves ikke som koordinert mellom ulike dep / EU Manuelle tellinger som må utføres på ytterste ledd
for å få det som dep / HK etterspør.
212
Vi bruker betydelige ressurser på å rapportere om nynorskandel, kjønnsfordeling etc.
225
Det årlige tildelingsbrevets del II "Andre føringer fra departementet", inneholder krav til rapportering som vi finner tidkrevende uten at det gir
merverdi for oss. Dette gjelder eks kravet om Informasjonssikkerhet, miljørapportering i Altinn og rapportering om likestilling og mangfold. Nye krav til
årsrapport og årsregnskap betyr også merarbeid.
39
Direktoratet for forvaltning og IKT
1281
Til tider er kravene om rapportering svært tidkrevende, dette skyldes bl.a. manglende maler, utydelige krav/forventninger på hva som skal
rapporteres inn.
1405
Årsrapporten til FAD (nå KMD) er krevende på likestillingsområdet (resultatområde 98.4). Det tar veldig mye tid å komme fram med all
informasjonen som skal tallfestes her. I tillegg har informasjonen som etterspørres hatt små variasjoner fra år til år. Når det skal rapporteres for to år betyr
det at vi må beregne det tidligere innrapporterte året på nytt. Videre måtte vi for 2013 rapportere før dataene fra SST var ferdig bearbeidet, noe som førte
til enda flere utregninger. Hvis det er mulig å forenkle rapporten, kanskje knytte den nærmere opp mot de dataene vi kan ta rett ut fra SAP – så hadde
mange embeter spart mye tid hvert år.
1481
Rapportering av antall km reist med fly for statens klimakvoteregnskap slik at staten kan kompensere med kvotekjøp.
1741
Vi opplever at det allerede er gjort forenklinger i rapportering og tidsbruk knyttet til styringsdialogen med KMD. Det er vi svært fornøyd med og vi
ser fram til samspill i den pågående MRS-prosessen og om utvikling av bedre styringsparametere som pågår. I denne sammenhengen er det ett område som
gjenstår. Det er all rapportering og datainnsamling som skjer i tillegg til det som er beskrevet i tildelingsbrevet. Her virker det som flere i og utenfor
departementet etterspør de samme opplysningene til forskjellig tid og i forskjellig form, eksempelvis rapportering på forskjellige budsjettposter. En bedre
samordning av rapporteringskravene der alle er forankret i tildelingsbrevet, f.eks for vårt fagbudsjett post 22, ville ha et godt effektiviseringspotensial både
hos oss og i KMD. En del av denne rapporteringen og ikke minst rapportering til andre utenom styringsdialogen krever manuell bearbeiding og telling i hele
staten (f.eks. nynorskprosent, om medarbeidersammensetning og likestillingsdata og aktivitetsplikten rundt dette osv.) Vi er usikre på nytteeffektene. Vi vil
også stille spørsmål om noen i det hele tatt kjenner til samlet omfang avrapportering som går på tvers av virksomhetene. Alle rapporteringene har selvsagt
en isolert sett god begrunnelse, men ingen kjenner nok den samlede tidstyveffekten i de virksomhetene som sitter og teller og rapporterer. Derfor er
tidstyvinitiativet et godt redskap for å få en første oversikt over omfanget slik at man kan begynne å kutte ned på det som er minst viktig. (Beskrivelsen er
lagt inn i difis verktøy på forespørsel fra KMD etter at direktoratet valgte å spille inn eksterne tidstyver i form av et notat 01.09.2014)
1749
Alle virksomheter må rapportere regelmessig på en rekke enkeltområder som f.eks. etikk, miljø, likestilling, målbruk i offentlig tjeneste. Hensikten og
oppfølgingen av rapporteringen er til dels uklar. Kartlegging/opptelling og rapporteringen er omfattende og må gjøres manuelt. Dette tar mye tid og
oppleves i noen grad som unødvendig tidsbruk.
40
Direktoratet for forvaltning og IKT
1874
Som eksempler på omfattende krav og rapporteringsrutiner nevner SIFO: - Målkravet om nynorskandel- med årlig rapportering - instituttet stiller
spørsmål ved ressursbruk til dette for institusjoner som ikke har direkte publikumskontakt. - Offentlige anskaffelser - her er det bygget opp et komplisert og
omfattende regelverk som krever spisskompetanse som ressursmessig blir en utfordring for små miljøer. - Sikkerhet og beredskap - rapportering på
sikkerhetstilstanden - et viktig område, men svært omfattende regelverk for små miljøer.
Kulturdepartementet
Kunnskapsdepartementet
1488
Det er uheldig at det er detaljerte rapporteringskrav på personalområdet til KD ut over det som legges inn i DBH-databasen.
1518
Kravene i årsrapporten på barnehage- og utdanningsområdet har blitt vagere og «videre».
1519
Dobbeltrapportering skjer fortsatt på enkelte områder innen barnehage- og utdanningsfeltet, eksempelvis på tilsynsaktivitet og
kompetanseutvikling.
1535
Rapporter som i hovedsak gjengir data som allerede er tilgjengelig i andre register. Behov for større samkjøring av rapporteringskrav. Konkret
eksempel: DBH-rapporten og NIFUstep er svært like. Hvis samkjøring av disse to ville sektoren hatt en mindre rapportering.
1578
Generelt opplever vi økt press på rapportering. Vi rapporterer blant annet en rekke data til Database for statistikk om høyere utdanning. Her har
rapporteringen blitt forenklet de siste årene, men det rapporteres sannsynligvis fortsatt på for mange indikatorer. Her ligger det arbeid bak hver indikator,
eksempelvis finansieringskode for ansatte. Denne er et eksempel på en indikator som ikke ligger i normal arbeidsflyt når ansatte registreres, men må
registreres i en egen arbeidsoperasjon.
1587
Generelt er det mye dobbeltarbeid ved at hver virksomhet lager egne maler, skjemaer mv. Tidligere ble det i større grad utviklet fellesskjemaer for
hele staten.
1723
Melder inn informasjon som allerede er registrert i DBH.
41
Direktoratet for forvaltning og IKT
2015
Frist for årsrapportering på publisering til DBH har i flere år vært 1. april, mens fristen for øvrig årsrapportering i sektoren er 15. februar. Ulike frister
er uhensiktsmessig, og medfører at endelige resultater ikke er klare før i 2. tertial, mens årsrapporten skal leveres innen 15.3.
2016
Når det gjelder tidstyver fastsatt av andre er det overordnede bilde at disse stort sett ikke knytter seg til lover og regler, men til prosedyrekrav.
Generelt bør det arbeides betydelig mer med anvendelse av IT som ikke virker forenklende. Her kan vi liste opp mange eksempel. Å utvikle
brukergrensesnitt, forbedre tilgjengelighet, samt ikke minst sikre gjenbruk av innrapporterte data vil forenkle mye. Det er knyttet store innsparinger i staten
dersom en kunne rapportere data et sted og de myndigheter som ønsker å anvende datamaterialet brukte dette.
Nærings- og fiskeridepartementet
1857
Krav til en viss prosent sidemål er vanskelig å oppfylle. Vi har strenge krav til fagkompetanse og vi befinner oss i et bokmålområde. Det er vanskelig å
kombinere fagkompetanse og sidemålskompetanse. For oss som er overveiende internasjonalt orientert ville det være mer relevant å stille krav til en viss
prosent engelsk. Vi har ikke sett at brukerne synes det er et problem. Det er fare for at det vi skriver på sidemål blir av dårlig kvalitet.
Samferdselsdepartementet
1198
Ulike former for rapportering (både faste og adhoc-rapportering) gjennom året er tidkrevende og bør til enhver tid avgrenses til det som er strengt
nødvendig. Eksempelvis kan nevnes årsrapport (form og innhold), tertialrapporter inkl. økonomi, personal og risikovurderinger mv) og detaljeringsgraden i
likestillingsrapporteringen i forbindelse med budsjettinnspill.
Offentleglova
Justis- og beredskapsdepartementet
116
Det er i dag mulig å be om informasjon uten å kunne oppgi hvem du er eks. Donald Duck etc. Ser behovet for at man av og til ikke ønsker å si hvem
du er, men mener likevel at vi bør kunne kreve pålogging via ID-porten, men info om hvem dette er trenger ikke opplyses om til den etat det kreves innsyn i.
Hadde da ryddet av veien useriøse henvendelser som krever mye arbeid.
42
Direktoratet for forvaltning og IKT
122
Arkivet publiserer daglig journalen på oep.no. Sak- og dokumenttittel ligger tilgjengelig slik at man kan be om innsyn i det man ønsker. Å behandle
innsyn er svært tid- og resurskrevende. Ved å publisere (noen/mange) dokumenter i fulltekst vil man kunne spare tid ved behandling av innsynsforespørsler.
170
Behandling av innsynsbegjæringer er tidkrevende og kan oppleves som uhensiktsmessig i de tilfellene der innsynsbegjæringen ikke er avgrenset til
en enkelt sak eller et dokument. Samtidig er vi for åpenhet og mer-offentlighet er viktige prinsipper som vi står for.
280
Den svært vide innsynsretten som offentlighetsloven åpner for, legger til tider beslag på mye tid. Avisene ber om innsyn i stort sett alle saker, noe
som medfører en stor arbeidsbelastning både for saksbehandlere og arkiv. Beslaglegger arbeidskraft som kunne vært bedre benyttet for at embetet kan yte
bedre og raskere service for den enkelte borger og dermed ivareta rettsikkerheten på en bedre måte. Videre er det fare for svikt i prosedyrene når
tilgjengeligheten er så enkel og antall innsynsbegjæringer så mange og omfattende.
315
Regelverket/systemet for innsynsrett er en viktig grunnstein i et demokrati og rettigheter som borgerne har som står sterkt. Det kan likevel være
grunn til å peke på at slik systemet er utformet i dag så kan det være svært ressurskrevende å oppfylle
328
Innsynssøknad kan i dag rettes mot alle instanser som har journalført et dokument. Det fører til at flere etater bruker tid på å behandle samme sak.
Slike søknader kan i perioder forekomme hyppig. Det er særlig en utfordring hvis det er større dokumenter som skal vurderes.
651
Dokumenter som i utgangspunktet er vurdert å være offentlige, bør ligge som vedlegg til journalen slik at bestilling blir unødvendig. Det går med
mye tid på å sende forespørsel og å sende ut dokumenter.
783
Forskningsrådet støtter intensjonen i Offentleglova. Men OEP gjør det veldig enkelt å be om innsyn og innsynsbegjæringer krever mye arbeid hos
oss. Årsaken er at de fleste dokumentene det bes om innsyn i, har opplysninger som skal sladdes. Vår sladding gjøres for å ivareta søkerne/tilbyderne - ikke
Forskningsrådets interesser. Tidkrevende å vurdere hva det skal gis innsyn i. Ofte må dokumenter sladdes i den grad at innholdet ikke lenger kan gi mening
for mottaker. Behov for å konferere med juridiske medarbeidere og søkere før svar. Vi har merket en økende forespørsel om innsyn hvor mottaker er ukjent
(anonym). For eksempel har vi fått innsynskrav pr e-mail fra "Negerpus", et krav vi har måttet behandle på like grundig og seriøs måte som alle andre. Det
betyr at en person kan opprette et stort antall e-postadresser og belaste vårt system med et stort antall saker.
43
Direktoratet for forvaltning og IKT
846
Formålet med Offentleglova er at offentlig virksomhet skal være åpen. - Erfaring er at dette også har gitt virksomheten en betydelig økning i
anmodninger om innsyn både i pågående og avsluttede saker. - Det legges opp til mer dynamisk og tettere samarbeid internt i statsapparatet. Loven har
enkelte bestemmelser for unntak fra offentlighet i forholdet departementer og mellom over- og underordnet virksomhet. Norad samarbeider i en rekke
prosesser/saker med andre departementer og direktorater enn overordnet departement hvor det er behov for tilgang til og deling av dokumenter og
informasjon. Adgang til å vurdere å unnta fra innsyn er begrenset, men i noen grad vil §14 i loven kunne anvendes dersom det er satt ned en arbeidsgruppe.
- I forholdet mellom over- og underordnet virksomhet er unntak konkret knyttet til saksforberedelse. Vi erfarer at informasjon/dokumentasjon som anses
nødvendig/hensiktsmessig for direktoratets arbeid, men som ikke er direkte knyttet til saksforberedelse, i noen grad ikke oversendes fordi dette vil
innebære journalføring, og at muligheten for å unnta fra innsyn er begrenset både for avsender og mottaker.
955
Arbeid med innsynssaker, mye arbeid med det, oppleves ikke som en del av embetsoppdraget
1089
Offentlighetsloven er utformet slik at innsynsbegjæringene i saker øker, både i antall og omfang, mens motivet for innsynsbegjæringene ikke alltid
virker seriøse.
1201
Offentlegforskrifta § 6 krever at det skal kunne søkes på personnavn når journalen har lagt ute ett år. Denne "taggingen" av personnavn er svært
tidkrevende.
1231
Antallet mottatte innsynskrav i NVE er omfattende, og behandlingen av innsynskravene kan være svært ressurskrevende.
1287
I konkurransesaker har partene rett til partsinnsyn etter konkurranseloven og forvaltningsloven. Allmenheten har rett til innsyn etter offentleglova.
Konkurranseloven § 26 første ledd, fastsetter at offentleglova ikke gjelder i saker om overtredelse av konkurranseloven, så lenge saken ikke er avsluttet. I
overtredelsessaker skal partene etter krav gis adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, såfremt det kan skje uten skade eller fare for
etterforskningen eller tredjeperson, jf konkurranseloven § 26 annet ledd. Det praktiske problemet i konkurransesaker er særlig knyttet til
dokumentmengden og hensynet til beskyttelse av forretningshemmeligheter. Sakens dokumenter utgjør et svært omfattende materiale i mange av sakene
som Konkurransetilsynet behandler. Dette er typisk materiale som Konkurransetilsynet innhenter fra sakens parter og andre markedsaktører, f eks ved
pålegg om utlevering, ved bevissikring eller forklaringsopptak. En stor andel av dokumentene inneholder forretningshemmeligheter som er unntatt fra
44
Direktoratet for forvaltning og IKT
innsyn både etter forvaltningsloven og offentleglova.
1388
Upresise innsynsbegjæringer fører lett til upresise svar og gjentatte runder for å komme frem til hva vedkommende vil ha informasjon om.
1414
Kort svarfrist fører til at innsynsbegjæringer oppleves som en tidstyv
1449
Offentleglova fekk for ei tid tilbake nye reglar som gjer det lettare å kome med masseinnsynskrav. Desse innsynskrava kan vere svært
arbeidskrevjande for oss og for kommunane å handtere, og stundom verkar det som at dei er sette fram ut frå eit ønske om å sjikanere eller påføre den
offentlege etaten arbeid. Etter vårt syn bør det bli lettare å avslå arbeidskrevjande masseinnsynskrav eller innsynskrav frå anonyme.
1599
Helse- og sosialavdelingen har store mengder innsynskrav som må besvares.Vurdering etter offentlighetsloven og taushetsplikt etter diverse lover.
Det brukes mye tid på å håndtere alle innsynsbegjæringene.
1740
Håndtering av innsynskrav er og skal være et arbeidsfelt med prioritet av gode, prinsipielle grunner. Allikevel ser vi også her at konsekvensene av et
regelverk som i utgangspunktet var godt ment fører til en vekst i arbeidsmengde for den enkelte virksomhet som blir en betydelig tidstyv. Medieoppslag har
også vist til at mange anonyme personer krever innsyn i et betydelig antall dokumenter så og si for sportens skyld. (Beskrivelsen er lagt inn i difis verktøy på
forespørsel fra KMD etter at direktoratet valgte å spille inn eksterne tidstyver i form av et notat 01.09.2014)
1799
Offentlighetsloven. Retten til å kreve innsyn i store mengder uspesifiserbar dokumentasjon bidrar til upresise henvendelser og til unødvendig
ressursbruk.
1816
Innsynskrav krever mye tid. Mengden krav om innsyn er uforutsigbar. Dette går ut over planlagt saksbehandling og andre tjenester. Når hvem som
helst kan be om innsyn uten å måtte identifisere seg eller gi en begrunnelse, kan dette oppleves som en "tidstyv".
1893
Regler for behandling av innsynsbegjæringer etter lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova), særlig saksbehandlingsfrister.
Hensynene som ligger bak offenleglova er selsvsagt viktige, men omfang og vekst i antall innsynsbegjæringer krever etter hvert svært store ressurser.
Innføring av OEP har ført til at terskelen for å be om innsyn er senket og antallet innsynsbegjæringer har dermed økt vesentlig. Etter offentleglova § 30 skal
45
Direktoratet for forvaltning og IKT
innsynsbegjæringer behandles uten ugrunnet opphold (normalt innen 1-3 dager) og senest innen 5 dager. Kulturdepartementet er, med unntak for
Utensriksdepartementet, det departementet som mottar flest innsynsbegjæringer pr år (KUD mottok i 2013 5939 – eller 352 flere enn SMK, FIN og KRD til
sammen, jf http://oep.difi.no/sites/oep_samarbeid/files/Innsyn_2013.pdf) til tross for at vi er et av de minste departementene målt i antall ansatte.
1944
Når det gjelder arbeidet med innsynsbegjæringer oppleves det som ressurskrevende for Ptil å håndtere disse, noe som kan defineres inn under
begrepet «ekstern tidstyv». Innsynskravet skal blant annet avgjøres uten ugrunnet opphold. Dersom det ikke er gitt svar innen 5 arbeidsdager, regnes
innsynskravet som avslått, og det utløses automatisk klageadgang, jfr. offentlighetsloven § 32, 2.1edd. Ptils dokumentasjon er omfattende og det er ofte
nødvendig å kontakte utsteder av dokumentet for å be om kommentarer. Det kan ofte brukes mer enn 5 arbeidsdager før innsynskravet blir besvart uten at
dette resulterer i avslag. Offentliglovens § 11 pålegger merinnsyn, noe som også medfører omfattende arbeid med å sladde dokumenter for informasjon
som er unntatt offentlighet. Ptil har hatt en markant økning av innsynskrav etter at ny OEP (Offentlig elektronisk postjournal) ble gjort tilgjengelig for alle.
2025
Lånekassen støtter prinsippene om allmennhetens innsynsrett i offentlig forvaltning for å sikre åpenhet og bidra til kontroll av forvaltningen.
Imidlertid er reglene om innsyn etter offentlighetsloven i en del sammenhenger meget ressurskrevende og det kan stilles spørsmålstegn til om
opplysningene som gis ut i særlig grad benyttes i henhold til formålet. Lånekassen har erfart at retten til innsyn i dokumenter knyttet til offentlige
anskaffelser har vært særdeles arbeidskrevende. Dette fordi antall tilbud ofte er høyt og det er omfattende og til dels kompleks dokumentasjon vedlagt
tilbudene. Beveggrunnen til begjæringen om innsyn varierer og Lånekassen har fått kunnskap om at noen leverandører benytter retten til innsyn for å få
innsikt i andre konkurrenters tilbud kun for å få kunnskap om deres forretningskonsept, slik at de kan benytte dette i senere konkurranser. Dette medfører
at enkelte leverandører velger å ikke delta i offentlige konkurranser nettopp for å unngå risikoen for å bli ‘’frastjålet’’ sitt forretningskonsept. Lånekassen
opplever som følge av dette at retten til innsyn medfører en lite fornuftig bruk av offentlige ressurser og at den i mange tilfeller benyttes utenfor formålet
med offentlighetslova. Lånekassen har også erfart at tolkningen av hvilke opplysninger som er taushetsbelagt etter forvaltningsloven er ulik tolkningen av
offentlighetsloven og krav om innsyn i en kundes saksforhold. Det gjør at en foreldre antagelig lettere får innsyn i sin datter/sønn/ektefelles saksforhold i
Lånekassen ved å begjære innsyn etter offentlighetsloven enn de vil få ved å henvende seg til Lånekassen per telefon eller i ekspedisjonen. Dette gjelder
ikke generelt, men særlig i situasjoner der opplysninger om et kundeforhold fremgår av korrespondanse mellom offentlige etater.
Kommunal- og moderniseringsdepartementet
270
Det bør legges tiltrette for å publisere offentlige dokumenter på OEP.
374
46
Direktoratet for forvaltning og IKT
Når vi leverer uttrekk til OEP leveres denne med tabellen saksbehandler. Når vi mottar innsynskrav følger ikke saksbehandler med i bestillingen.
652
Det er bestemt at all korrespondanse en privatperson har med offentlig forvaltning skal merkes/tagges, slik at navnet kan fjernes fra offentlig
elektronisk postjournal etter ett år. Regelverket er utarbeidet for at det ikke skal lages profiler over privatpersoners kontakt med det offentlige over tid.
Denne prosedyren har gitt oss anslagsvis 40% økning i arbeidet ved lesing av offentlig journal. Vi har utstrakt korrespondanse med privatpersoner, for hver
henvendelse inn/ut, må navn merkes - både i sak, i journalpost og i avsender/mottakerfelt.
1277
Det bør legges tilrette for å publisere offentlige dokumenter på OEP med fulltekstlagring
1565
Offentlig elektronisk postjournal definerer kun hvilken virksomhet dokumentene er knyttet til (eks Fylkesmannen), ikke avdeling i virksomheten eller
saksbehandler.
1913
Fylkesmannens generelle oppgave er å praktisere meroffentlighet. Dette er et godt og riktig prinsipp. Samtidig ser vi at ordningen med
innsynsbegjæring er meget godt tilrettelagt gjennom elektroniske løsninger. Henvendelser som ikke er unntatt offentlighet er enkle å kvittere ut, mens
innsynsbegjæringer som er unntatt offentlighet krever mye arbeid fra embetet. Et overslag fra Sosial- og helseavdelingen tilsier at de bruker i underkant av
tre ukesverk bare på de sakene som er unntatt offentlighet før de sendes ut. Disse sakene skal ha prioritet. Problemstillingen er ikke spesiell for embetet,
men gjelder generelt for den offentlige forvaltningen. Vi tillater oss derfor å stille spørsmålstegn ved om det fra lovgivers side var slik ordningen var tenkt
praktisert.
Kulturdepartementet
Olje- og energidepartementet
1937
Når det gjelder arbeidet med innsynsbegjæringer oppleves det som ressurskrevende for Ptil å håndtere disse, noe som kan defineres inn under
begrepet «ekstern tidstyv». Innsynskravet skal blant annet avgjøres uten ugrunnet opphold. Dersom det ikke er gitt svar innen 5 arbeidsdager, regnes
innsynskravet som avslått, og det utløses automatisk klageadgang, jfr. offentlighetsloven § 32, 2.1edd. Ptils dokumentasjon er omfattende og det er ofte
nødvendig å kontakte utsteder av dokumentet for å be om kommentarer. Det kan ofte brukes mer enn 5 arbeidsdager før innsynskravet blir besvart uten at
dette resulterer i avslag. Offentliglovens § 11 pålegger merinnsyn, noe som også medfører omfattende arbeid med å sladde dokumenter for informasjon
som er unntatt offentlighet. Ptil har hatt en markant økning av innsynskrav etter at ny OEP (Offentlig elektronisk postjournal) ble gjort tilgjengelig for alle.
47
Direktoratet for forvaltning og IKT
Offentlige anskaffelser
Finansdepartementet
1882
Departementene har mange av de samme behovene når det gjelder offentlige anskaffelser. Tid kan spares ved å inngå flere felles rammeavtaler
hvert departement kan gjøre avrop på.
FYLKESMANNEN I VEST-AGDER
1361
Det oppfattes som unødig tidsbruk å måtte innhente pristilbud ved innkjøp til kr 10 000,-.
Justis- og beredskapsdepartementet
137
Arbeid med korrekte anskaffelser i hht regelverket et tidkrevende. Det bør lages evt. informeres om en sjekkliste knyttet til offentlige anskaffelser.
Det optimale hadde vært en elektronisk versjon, hvor valg man tar underveis påvirker neste steg på listen. Feks vil beløp over / under kr 100 000 medføre
ulike prosedyrer og regelverk, noe som ikke alle innkjøpere er klar over idag. Hvis man til slutt kan motta en ferdig anskaffelsesrapport som godkjennes av
Riksrevisjonen, vil dette spare det offentlige for mye merarbeid.
259
Med et så omfattende og rigid regelverk hender det leverandører ikke har ressurser til å levere anbud. Det fører til dårligere konkurranse og er i
ytterste konsekvens diskriminerende mtp de mindre tilbyderne i markedet. I tillegg går det uforholdsmessig mye interne ressurser på anbud, og jobben er
ofte like stor om det er et anbud på 500tkr eller 2 mill.
1082
Oppfattes som et komplekst regime som binder uhensiktsmessig mye ressurser både i virksomheten og tilbydere av varer og tjenester (næringsliv).
1415
1)Nasjonale og europeiske terskelverdier 2) Vurdering av uklare regler tar mye tid, som f.eks. forholdet mellom avvisningsplikt og avklaringsadgang.
De uklare reglene åpner for usikkerhet.
2102
Anskaffelsesprosessene i staten. Formalitetskrav og prosessene er uforholdsmessige tidkrevende for virksomhetene og vanskelig å følge opp i
48
Direktoratet for forvaltning og IKT
henhold til intensjonen. Det bør vurderes å forenkle regelverket slik at krav til formaliteter reduseres, spesielt i forhold til innkjøp med lave verdier.
2103
Arbeid med korrekte anskaffelser i hht regelverket et tidkrevende. Det bør lages evt. informeres om en sjekkliste knyttet til offentlige anskaffelser.
Det optimale hadde vært en elektronisk versjon, hvor valg man tar underveis påvirker neste steg på listen. Feks vil beløp over / under kr 100 000 medføre
ulike prosedyrer og regelverk, noe som ikke alle innkjøpere er klar over idag. Hvis man til slutt kan motta en ferdig anskaffelsesrapport som godkjennes av
Riksrevisjonen, vil dette spare det offentlige for mye merarbeid.
Kommunal- og moderniseringsdepartementet
268
Reglene rundt offentlig anskaffelser er i dag svært ressurskrevende. Vi må i dag bruke egne innkjøpssystemer og innhente kompetanse innenfor
dette området for å sikre at prosessene kjøres lovlig.
336
Pålegger arb.giver omfattende og komplekse oppgaver ved innleie av renholdsbedrifter; kfr forskrift om inf-og påse og innsynsrett samt
arbeidsmiljølovens §2 om samordningsansvar samt forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for renholdsbedrifter
764
Større innkjøp som blir lagt ut på anbud blir ikke kvalitetssikret godt nok
1145
Vanskelig regelverk som krever jevnlig oppdatering, komplisert for fagpersonell som ikke har innkjøp som kjernefunksjon men som likevel må kjenne
regelverket.
1352
Unødvendig byråkratisk og tidkrevende. Regelverket i dag fordrer omfattende byråkrati allerede ved anskaffelser på 100.000 kr.
1443
Anbodsprosessane er arbeidskrevjande samtidig som terskelverdiane har vore dei same i mange år. I same periode har det vore ein stor
kostnadsauke. Det bør difor vurderast å heve dei ulike terskelverdiane.
1924
Regelverket er for detaljert og komplisert. Bruken tek tid.
Kulturdepartementet
49
Direktoratet for forvaltning og IKT
Kunnskapsdepartementet
999
Hyppige endringer og justering i forståelsen av innkjøpsreglement fører til flere klager på entreprisetildelinger og at prosjekter forsinkes. I noen
tilfeller må også grunnkonkurransegrunnlaget også justeres.
1036
Krav om inventgarregisterring av anskaffelser på kr 30 000 eller mer.
1304
Problemstillingar knytt til dette reknar vi med vert rapportert inn felles for sektoren gjennom UHR Innkjøpsutvalg, fyller derfor ikkje ut resten av
skjemaet.
Nærings- og fiskeridepartementet
115
Innsendelse av HMS erklæring, skatteattest synes ikke fornuftig. I tillegg til for store dokumentasjonskrav ved anskaffelser.
164
Offentlige innkjøp og regelverket må forenkles. Terskelverdiene bør også økes slik at man kan foreta enklere innkjøp. Difi malene og kontraktene bør
også forenkles for mindre innkjøp mellom kr 100 000 og kr 500 000. Prosedyrene er for omfattende og det øker ikke kvaliteten på innkjøpene.
Konkurransen blir heller ikke bedre.
169
Arbeidet knyttet til offentlige anskaffelser er tidkrevende – dette gjelder alle faser. Regelverket skal blant annet sikre at statlige virksomheter får de
beste prisene på det de etterspør. I enkelte tilfeller er det vanskelig å se at regelverket bidrar til gevinst for staten gitt de ressursene som brukes.
Regelverket pålegger i tillegg tilbydere prosedyre- og dokumentasjonskrav som bidrar til at mindre aktører i markedet ikke finner det lønnsomt å levere
tilbud. Regelverket er for komplisert og gir rom for ulike tolkninger. Dette er tidkrevende og kostbart for virksomheten, særlig fordi regelverket er såpass
komplisert, omfattende og avansert at vi trenger juridisk ekspertise/assistanse, og fordi det ikke gjør forskjell på små og store innkjøp. Vi opplever ikke at
Difis hjelpemidler er konkrete nok. Vi forstår prinsippet om at det skal være konkurranse, men praktiseringen og dokumentasjonskravet kan bli altfor
omstendelig i forhold til nytteverdien og formålet. Det er samtidig ikke vanskelig å slutte seg til de grunnleggende kravene i regelverket.
229
Mye "byråkrati" knyttet til mindre anskaffelser. Dagens terskelverdier er for lave og det er problematisk der kriteriene for utvelgelse ikke bare kan
være økonomi. Anskaffelser mellom 0,5 mill. kroner og 1 mill. kroner har krav/regler som er nesten like krevende som for anskaffelser over 1 mill. kroner
50
Direktoratet for forvaltning og IKT
(EØS/EU). Reglene oppleves som rigide i forhold til risiko og verdi.
236
Anskaffelsesregelverket benyttes i dag som politisk verktøy for kontroll og handling på områder som HMS, etikk og miljø - i praksis ved å pålegge
offentlig virksomhet i å stille krav, kontrollere og følge opp andre virksomheter. Dette er kompetanse- og ressurskrevende for den enkelte virksomhet, og
det vil aldri kunne forsvares å bygge opp kompetansemiljøer for å drive kontrollvirksomhet hos leverandører eller kompetanse til å vurdere miljøaspekter
ved produkter eller tjenesteproduksjon.
249
Tidkrevende arbeid med små anskaffelser, ref. lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
317
Reglene om offentlige anskaffelser og tilhørende dokumentasjonskrav medfører uhensiktsmessig mye tid og ressursbruk spesielt for mindre
anskaffelser.
330
REGELVERK OM KONKURRANSE VED OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Anskaffelser er både tidkrevende og ressurskrevende, spesielt ved mindre
anskaffelser. Noen ganger har man god kunnskap om hvilken leverandør som er aktuell / dyktig til å utføre det aktuelle oppdraget / tjenesten, men allikevel
må man gjennomføre en konkurranse. Alternativt kan man på noen områder ha rammeavtaler, men da med den begrensning at man ikke kan velge den
beste kompetansen til enhver tid. Dette er helle ingen optimal løsning. Rammeavtaler er heller ikke nødvendigvis best ift. pris.
334
Hver gang vi har utlysning av anbud må leverandørene sende inn en mengde dokumenter relatert til skatt, moms, årsrapporter mm.
337
Som "småbedrift" med hovedvekt på anskaffelser sjelden over 150.000 oppleves regelverket omfattende
360
Reglene for offentlige anskaffelser er omfattende, til dels kompliserte og ufleksible, og ikke minst tidkrevende. Det stilles store krav til
gjennomføring av anbudsprosesser, og det er særlig utfordrende for virksomheter som relativt sjelden gjennomfører slike prosesser. Det er også brukt et
språk som er komplisert og til tider vanskelig å forstå.
368
Nou 2014:4 som ble lagt frem i juni tar for seg mange av tidstyvene som oppleves ved gjennomføringen av anskaffelsesprosesser. Arbeidet som er
igangsatt for en forenkling av anskaffelsesregelverket imøteses. Doffin benyttes for å publisere anbudskonkurranser, men også til å kunngjøre
51
Direktoratet for forvaltning og IKT
kontraktsinngåelser. Funksjonen for å kunngjøre kontrakter kunne vært forbedret ved flere flettefelt fra den første anbudsrunden. Mye tid brukes på å
hente opp informasjon fra den opprinnelige kunngjøringen.
402
a) Omfattende og tidkrevende ved mindre ansaffelser. b) Regelverket tar ikke høyde for bruk av særtjenester over tid. Opplever at regelverk går
foran best mulig praktiske løsning.
450
Komplisert regelverk som er krevende å håndtere for små virksomheter
478
Komplisert og ressurskrevende regelverk.
567
LOA/FOA setter mindre krav til anskaffelser under kr 500.000,-. Doffins nye systemløsning setter de samme kravene til utfylling for alle anskaffelser.
Lettvint for leverandøren av systemløsningen, men gir litt merarbeid for alle brukere, hver dag. (Er egentlig bare en "bug", men skriver den opp siden det nå
har gått en del måneder og forholdet ikke er rettet.)
580
Anskaffelsesreglene ved 500.000 NOK oppleves som lav og fører til svært omfattende og tidkrevende arbeid.
608
Det vises til LOA/FOA, forskriftens Del I. Det foreslås å fjerne plikt om protokollføring § 3-2, krav om skatteattester § 3-3 og krav om HMSegenerklæring § 3-4. Det brukes i dag uforholdsmessig mye tid på dokumentasjon av enkle anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 NOK. Dette oppleves
som en stor tidstyv, som tar fokus vekk fra større og viktigere strategiske anskaffelser.
776
Forskningsrådet støtter intensjonen i regelverket. Anskaffelsesprosessene er svært tidkrevende selv for mindre anskaffelser. Kvalifikasjonskravene er
svært omfattende, noe som gjør at det er vanskelig for SMB og nye virksomheter å delta i konkurransen. Vanskelig å vurdere bruk av unntaksbestemmelser
for eksempel i forbindelse med FoU-virksomheten.
849
Krevende regelverk, spesielt ved store beløp når anbud skal på Doffin. - Inntil tre måneder fra utlysing av konsulentoppdrag til inngåelse av kontrakt.
Potensielle tilbydere må naturlig nok ha tilstrekkelig tid til å utforme tilbud, men for oppdragsgiver fordelaktig om tidsperiode kan kortes ned. - Manglende
mulighet til å motta elektronisk anbud kan skape redusert konkurransemulighet for internasjonale søkere. - Det er vanskelig å hyre opp eksterne
52
Direktoratet for forvaltning og IKT
fageksperter, f.eks. til å evaluere søknader, i tråd med anbudsreglementets utlysingskrav. - Dobbel utlysing i Doffin og TED. Krever delvis dobbel registrering.
Uheldig at TED-lenken kommer flere dager etter at konkurranse er utlyst på Doffin. Gir internasjonale firma senere tilgang til utlysinger enn de norske.
850
Det er begrensing for direktoraters mulighet til å bruke DSS' tjenester innen anskaffelsesfeltet. Det medfører at Norad har måttet bygge opp egen
kompetanse og tilsette egne anskaffelsesrådgivere. DSS bør få adgang til å foreta anskaffelser og inngå rammeavtaler (inkl. på driftsområdet) på vegne av
direktorater der dette gir stordriftsfordeler. Denne type tjenester burde være sentralisert for hele statsforvaltningen.
919
-Klarere og tydeligere retningslinjer gjennom FOA. Forenklinger må ikke bidra til mer usikkerhet, klager og ulikebehandling med innføring av økt
skjønn. -Økt skepsis til å lage for mange sær-regler som skal gjelde under EØS terskelverdi. Med svært ulike prosedyrer for de ulike tersklene kan regelverket
oppleves tungt å forholde seg til, og det kan bli vanskelig å få med seg alle fasettene i regelverket.
962
Dagens regelverk og prosedyrer for offentlige anskaffelser er alt for komplisert og tar for mye tid og ressurser for organisasjoner på vår størrelse.
998
Hyppige endringer og justering i forståelsen av innkjøpsreglement fører til flere klager på entreprisetildelinger og at prosjekter forsinkes. I noen
tilfeller må også grunnkonkurransegrunnlaget også justeres.
1035
Komplisert regelverk og omfattende prosedyrer for innkjøp over terskelverdier
1044
For stor detaljering av anbudsgrunnlaget Mye arbeid utover ”det som skal bestilles”. Kvalitet ift pris: – må ofte velge på pris Må noen ganger velge
"useriøse tilbydere" med lavest pris. En annen effekt er at det kreves omfattende anbudsdokumenter som i tilleg til at de er svært arbeidskrevende for det
offentlige å utarbeide, også medfører betydelig arbeid for de som er interessert i å levere inn tilbud. Kostnadene for dette blir direkte (eller ofte indirekte)
påført innkjøper/bestiller. Dermed oppleves det som om at anbudsregelverket i dag mer bidrar til merkostander for det offentlig, enn lavere pris og bedre
konkurranse.
1086
Regelverket for offentlige anskaffelser er for innviklet og uoversiktlig, noe som kan gjøre det tidkrevende og utfordrende å utføre innkjøp i tråd med
regelverket.
1110
53
Direktoratet for forvaltning og IKT
Svært komplisert og omfattende regelverk, særlig for en mindre institusjon.
1132
Den nasjonale terskelverdien på 500.000,- medfører ekstra arbeid, og gjør at anskaffelsesprosesser både for enkle vare- og tjenestekjøp og mindre
vedlikeholdsarbeider blir lange og mer ressurskrevende. Samtidig reduserer tempo og fremdrift i arbeidet.
1144
Det er uforholdsmessig mye arbeid å gjennomføre en anskaffelsesprosess iht gjeldende regelverk. I mange tilfeller er kostnaden med å gjennomføre
en slik prosess uforholdsmessig høy, og større enn en eventuell besparelse.
1164
Tidkrevende og tungvindte arbeidsprosessser i forbindelse med anskaffelser og innkjøp. Regelverket er så omfattende og komplisert at det krever
mye kompetanse og tid til prosessen.
1169
Innhenting av attest for innbetalt skatt og merverdiavgift for de næringsdrivende som gir tilbud.
1211
Alle oppdragsgivere må verifisere leverandørene med hensyn til skatteattester, hms-erklæringer for hver konkurranse i tillegg til at leverandørene
må oppdatere sin informasjon til alle potensielle oppdragsgivere i stedet for å vedlikeholde informasjonen i ett register. Dette er unødvendig bruk av
ressurser i tillegg til at leverandører kan oppleve ulik praksis hos ulike offentlige institusjoner.
1243
Spørsmål om terskelverdiene på 100 000 og 500 000 er hensiktsmessige ved innkjøp av løpende tjenester, og ved enkeltinnkjøp av varer og
tjenester. Ved innkjøp av varer og tjenester som ligger over kr 100 000 skal det innhentes minst tre tilbud. Spesielt ved innkjøp av løpende tjenester på for
eksempel vaktmestertjenester er kr 100 000 (over tre år) et lavt beløp da dette i praksis betyr at den månedlige utgiften ikke kan være over kr 2.700. Det er
mye arbeid for bestiller å lage kravspesifikasjon og for leverandør å levere nødvendig dokumentasjon på et slikt beløp. Vi har erfaring med at seriøse firmaer
velger å ikke levere tilbud. Innkjøp som ligger over kr 500 000 skal legges ut på Doffin. Arbeid med kravspesifikasjon og vurdering av innkomne tilbud er (og
skal være) en krevende prosess som tar tid og krever kompetanse både på det formelle når det gjelder innkjøp og i det fagspesifikke som skal anskaffes. Det
bør kunne vurderes om terskelverdien på kr 500 000 bør heves.
1244
Tidstyv i form av for liten fleksibilitet i forhold til terskelverdiene. Spesielt små anskaffelser under 100.000,-. § 3-1 i FOA gir de grunnleggende krav til
alle anskaffelser, uavhengig av art og verdi.
54
Direktoratet for forvaltning og IKT
1246
Regelverket setter i stor grad likhetstegn mellom konkurranse og offentlig kunngjøring.
1247
Anskaffelsesformene i regelverket tar for lang tid.
1248
Regelverket gir krav til vurderinger av ting som ligger utenfor kjernen av anskaffelsen, så som vurdering av livssykluskostnader, universell utforming
og miljømessige konsekvenser. I tillegg er offentlige virksomheter pålagt å sikre lønns- og arbeidsvilkår.
1249
Regelverket setter begrensninger til utvidet bruk av allerede eksisterende kontrakter.
1286
Anskaffelsesregelverkets kompleksitet oppfattes i mange situasjoner som en tidstyv. Spesielt blir dette en utfordring ved gjennomføring av de
mindre anskaffelsene (inntil 500 000 NOK) som ofte utføres av personer som ikke til daglig arbeider med innkjøp. Vektlegging av byttekostnad: Med noen
års mellomrom må vi gjennomføre minikonkurranser mellom utvalgte leverandører, også i situasjoner hvor vi handler for langt mindre enn de nasjonale
terskelverdiene. Dette medfører ofte et uforholdsmessig bruk av arbeidstimer og ressurser for øvrig sett ut ifra verdien på tjenesten som anskaffes, da det
ikke er mulig å vektlegge byttekostnaden for bytte av leverandører Et eksempel på dette er Statens konsernkontoordning. Hvert 4. år kreves det at det skal
gjennomføres en minikonkurranse uavhengig av hvor stor kostnad institusjonen totalt sett har på banktjenester i året. En slik konkurranse medfører gjerne
bytte av bank, noe som krever store ressurser internt, samt at det påløper kostnader i informasjon internt og eksternt. Byttekostnaden kan ikke inkluderes i
beregningen av tilbudene, selv om den totalt sett er større enn kostnaden for banktjenesten.
1294
Tungtvinte prosesser
1343
Gjeldende regelverk oppfattes som ressurskrevende for oppdragsgiver og leverandører/tilbydere. Rådende innkjøpsregelverk er komplisert og det er
ressurskrevende å holde seg oppdatert på hva som er gjeldende praksis når det gjelder tolkning av bestemmelsene i LOA og FOA. Dette med fører at det er
ressurskrevende å gjennomføre konkurranser, og sikre at konkurransedokumentene er utformet etter gjeldene praksis. For leverandører vil det også være
ressurskrevende å utforme tilbud. Så leverandører vurderer nøye om det er hensiktsmessig å bruke ressurser på utarbeide et tilbud på offentlige
forespørsler. En del mindre leverandører leverer gjerne ikke tilbud, da de har begrensede ressurser i for hold til å besvare offentlige forespørsler, men har
gjerne gode produkter og løsninger.
55
Direktoratet for forvaltning og IKT
1349
Ulike retningslinjer for ulike anskaffelser, både med hensyn til innhold og omfang. Skjemaene på Doffin er lite brukervennlige.
1373
Omfattende regelverk og tidkrevende arbeidsprosesser knyttet til dette arbeidet. Ingen gradering i forhold til virksomhetens størrelse.
1427
I dag registrerer diverse informasjon som for eksempel diverse attester (skatt, mva, HMS, arbeidskraft), årsberetninger og regnskapsinformasjon mv
for hver enkelt anskaffelse. Dette innebærer arbeid både for kunde og leverandørene, og som er standard informasjon som etterspørres ved alle
anskaffelser. Ved å etablere en sentral registreringsbase for eksempel knyttet opp til regnskapsregisteret i Brønnøysund som kunden kan få sjekket at
nødvendige attester er registrert, eller etablere en ordning hvor de som har levert nødvendig dokumentasjon er listet som "godkjent" leverandør.
1467
Unødvendig lange og upresise prosesskrift fra advokatene som representerer partene i sakene våre. Det brukes unødvendig mye ressurser på å
gjennomgå dette, og dette er en tidstyv.
1482
Bortfall av statens sentrale rammeavtaler for å unngå konkurransevridning i næringslivet, og et profesjonalisert regelverk for offentlige anskaffelser
har tatt ressurser fra kjerneoppgavene.
1492
Anbodsregelverket - terskelverdiane bør hevast vesentleg. Dei strenge krava ved kjøp over 100 000 gjer at mest alt vi gjer må ut på anbod. Det er
svært lite tenester du får kjøpt for denne ramma. Det forseinkar prosessar vesentleg, også fordi dei strenge krava gjer at saker blir unødvendig utsett. Det
tek mykje tid å lage konkurransegrunnlag.
1498
Lotteri- og stiftelsestilsynet si erfaring som verksemd er at terskelverdiane er for låge og prosedyrekrav for omfattande. Vi har erfart via utsegn frå
tilbydarar at prosedyrekrava er så omfattande (les: kostbare) at dei vurderer å kutte ut offentleg sektor frå sine satsingsområde. For LS som innkjøpar
opplever ein heller ikkje at tidsbruk ved obligatoriske prosedyrar står i forhold til nyte ved alle tilfelle. Vi har også den oppfatning at statleg sektor kunne
effektivisert samla tidsbruk gjennom å ha felles rammeavtalar på enkelte område, t.d. hotell/overnatting.
1520
Regelverket oppfattes som komplekst og omfangsrikt. Det krever omfattende ressurser å gjennomføre anskaffelser over terskelverdi. Rammeavtaler
som skal fornyes hvert 4 år er utfordrende for en mindre institusjon.
56
Direktoratet for forvaltning og IKT
1527
Hver enkelt institusjon broker uforholdsmessig mye tid på anskaffelser og følge opp gjeldende regelverk, avtaler og kontrakter. I tillegg er det
ressurskrevende og ivareta mer avanserte anskaffelser, juridiske problemstillinger mv. Innføring av Bestillingssystemet kunne med fordel blitt mer samkjørt,
herunder tilrettelegging i systemet for felles leverandører.
1530
Det brukes mye tid på saksbehandling av innkjøp. Det er kort funksjonstid på avtaler (4 år). Kostnadsgrensene er for lave og det blir mye
saksbehandling på relativt små beløp.
1536
Mye bra med regelverk om offentlige anskaffelser, men det er veldig komplekst og krever ressurser som ikke nødvendigvis står i stil med gevinsten
1543
E-handelsplattform oppleves som tidkrevende med flere bestillingsledd og relativt høy detaljgrad på bestillinger. Det skilles ikke mellom større og
mindre beløp.
1623
For rigide krav i dagens reglemt for anskaffelser. Selv for en liten virksomhet som Barneombudet tar dette uforholdsmessig mye tid.
1659
For innkjøp av f.eks. store systemer har ikke Kulturrådet tilstrekkelig støttekompetanse internt. Tar lang tid for fagpersoner å sette seg inn i regelverk
og vurdere hva som er mest hensiktsmessige valg mm. Når prisen på arbeidet i timesverk for arbeidet med anbudet matcher summen på anbudet som lyses
ut er det noe galt.
1673
Reglene om offentlig anskaffelser er omfattende og det er et sterkt behov for forenkling. Forenklingsutvalgets arbeid må følges opp.
1680
Anskaffelsesreglementet er krevende å følge, tar svært mye tid å gjøre alt korrekt og vi må hente inn ekstra ressurser for å sikre kvaliteten på
anbudsprosessene. Den økonomiske gevinsten står ikke i forhold til innsatsen. Flere av leverandørene spekulerer i innkjøpers mangelfulle kunnskaper ved
utformingen av kravspesifikasjonen, samt i vår frykt for KOFA. Dette fører til betydelig merarbeid.
1695
Tidkrevende regelverk. Bør forenkles.
1721
57
Direktoratet for forvaltning og IKT
Rammene er lave. Man bruker uforholdsmessig mye tid og ressurser på arbeidet. Samme krav for små og store organisasjoner oppleves tungt.
1728
Regelverket for offentlige anskaffelser oppleves som komplisert, og hos de ansatte er det usikkerhet / frykt for at anskaffelsen kan skje i strid med
regelverket. I praksis betyr dette at det nyttes mye resurser på å sikre at anskaffelsen blir korrekt gjennomført, uavhengig av størrelsen og kompleksiteten
på anskaffelsen. Opplever muligheten for å gå i forhandlinger med mindre antall av tilbyderne, som både kompleks og formalistisk. Mange unngår dette av
frykt for å gjøre feil.
1738
Direktoratet har en grunnleggende positiv holdning til anskaffelsesregelverket som skal sikre konkurranse om offentlige oppdrag. Det er likevel slik
at praktiseringen av regelverket med svært mange juridiske formkrav og tungvinte og tidkrevende prosedyrer oppfattes som en vesentlig tidstyv av de som
gjennomfører anskaffelser. Anskaffelser er blitt faglig krevende og usikkerhet om regelverket kan hindre fornyelse og innovasjon.  I makrosammenheng
er det jo også slik at samlet tidsbruk knyttet til praktiseringen av dette regelverket fører til at staten kan få redusert effekt av sin bruk av offentlige midler
samtidig som politiske beslutninger tar unødig lang tid å omsette i praksis. (Beskrivelsen er lagt inn i difis verktøy på forespørsel fra KMD etter at
direktoratet valgte å spille inn eksterne tidstyver i form av et notat 01.09.2014)
1747
Anskaffelsesregelverket stiller omfattende krav og regler for å kunne gjennomføre en anskaffelse på riktig måte. Dette medfører at brukeren må
bruke mye tid på form og prosedyrer og på å dokumentere prosessen.Internt bruker også fagpersonellet mye tid internt på å veilede.
1783
Regelverket setter omfattende krav til gjennomføring av anskaffelser med stort fokus på dokumentasjon og formaliteter. Bioforsk har en betydelig
andel av sine innkjøp i størrelsesordene 100.000 til 500.000 kr. Det er vanskelig å se at ressursbruken som er nødvendig for å tilfredsstille kravene for disse
anskaffelsene kan forsvares forhold til de resultater som oppnås i form av økt konkurranse og kostnadsbesparelser. Som Bioforsk påpekte i sin
høringsuttalelse til LMD i desember 2013 i forbindelse med høringsnotatet «Samordning av statlige innkjøp» bør statlige innkjøp knyttet til «ikke-strategiske
varer» samordnes i mye større grad for å sikre bedre betingelser, lavere priser og mer effektive anskaffelsesprosesser for tilsluttede enhetene.
1789
Omstendelig regelverk, som fører til at anskaffelsene opptar uhensiktsmessig mye tid og ressursbruk. Dokumentasjonskravene er uforholdsmessig
strenge. For mindre anskaffelser er anskaffelsesregelverket uhensiktsmessig etter en kost/nytte vurdering. (Kun den særnorske delen under EU/EØSterskelverdi er omtalt ettersom EUs anskaffelsesdirektiv ikke fastsettes av norske myndigheter)
1807
58
Direktoratet for forvaltning og IKT
Regelverket er svært omfattende og krever mye kompetanse og erfaring for å sikre at man får riktig tjeneste i forhold til behov.
1808
Regelverket er lite fleksibelt, og begrenser mulighet for å iverksette tiltak på kort varsel
1809
Regelverket sikrer konkurranse, men medfører ikke alltid at man får det økonomisk beste tilbudet og sparer penger
1827
Avansert regelverk Regelverket er vanskelig å forvalte, særlig for små innkjøp
1834
Regelverket er for omfattende og rigid. Vi mener det bør være mulig å ivareta prinsippene om likebehandling, forutsigbarhet, transparens og
konkurranse med et enklere regelverk. Slik det er i dag er offentlige anskaffelser ofte svært ressurskrevende og krever prosedyrer som i en del tilfeller kan
gjøre anskaffelsene dyrere enn det som ellers ville vært mulig. Et så vidt komplisert regelverk øker også risikoen for feil, noe som igjen kan føre til at
anskaffelsen må avlyses eller til en ressurskrevende klagebehandling. Et eksempel på en tidstyv er de kontrollrutiner hver enkelt innkjøper pålegges ved
hver anskaffelse. Kan dette ivaretas på andre og mer effektive måter, ved for eksempel sentralisering?
1835
Innhenting av attest for skatt og mva-avgift er tidkrevende og krever mye korrespondanse hos NGU og leverandør ved oppdatering/fornying.
1836
Terselverdiene for TED er for lav for stedbundne tjenester. For anskaffelse av rammeavtaler på tjenester som kun leveres av stedlige leverandører
som renhold etc. må disse utlyses på TED pga omsetningsverdien.
1837
Re-etablere sentrale innkjøpsavtaler /rammeavtaler for staten.
1848
Regelverket er omfattende, små etater (og kanskje store) kan vanskelig kunne dette tilfredsstillende, må anskaffe fagressurser ved ansettelser eller
leie av konsulenter. Totalt sett er det fare for inkonsistent anvendelse av regelverket. Nesten alle anskaffelser er under 100' og gir ingen problemer. For alle
over 100' må regelverket "læres på nytt" hver gang, noe som er ressurskrevende. Vi må da anskaffe en dyr konsulent. Kravene til tilbyderne blir så
omfattende at de ikke gidder å legge ressurser i å utarbeide tilbud, vi mister gode tilbud.
1849
59
Direktoratet for forvaltning og IKT
Regelverket krever innhentelse av attester om skatter, avgifter og HMS, men intet mer. Det blir fokus kun på dette forholdet, ikke om det er andre
betalingsproblemer med leverandøren. Leverandører gjør alt for å oppfylle statlige krav på bekostning av andre.
1850
I regelverket er det underforstått at man må ha offentlig kunngjøring for å få til konkurranse. Da er det veldig lite rom for forhandlinger og
tilpasninger etter at tilbudene er levert. Man går til kunngjøring for sikkerhets skyld, med mange krav. Man mister da for eksempel muligheten for å utnytte
tilbud, som kun er tilgjengelig en kort periode. Man må også avvise gode forslag som kommer frem i tilbudet, men som ikke fremkom i kunngjøringen. Det
blir enkelte krav som mindre virksomheter ikke kan oppfylle og enten sender de ikke inn tilbud, eller de blir avvist.
1851
Sterke begrensninger i muligheten til å utvide bruken av eksisterende kontrakter, selv om de har vært utlyst. Oppleves som unødvendig å måtte
gjennomføre prosessen om igjen, når realiteten er at det ofte er kun en aktuell leverandør, siden vedkommende har fått kunnskap om leveransen og
kunden, som det vil koste unødvendig mye å overlevere til en ny leverandør. Leverandørene forstår ikke hvorfor de skal bruke ressurser på å skrive nytt
tilbud når de heller kunne levere produkter for den samme innsatsen.
1852
Regelverket krever vurdering av ting som ligger langt utenfor selve anskaffelsen, for eksempel universell utformimg, miljømessige konsekvenser,
livssykluskostnader, ansattes arbeidsvilkår. Det oppleves som totalt irrelevant for anskaffelsen og tar unødvendig mye tid å bortforklare. Det gir et
merarbeid som leverandørene ikke forstår verdien av og heller ikke kan svare godt på. Enten lar de være å levere tilbud eller tilbudet blir dyrere enn det de
"egentlig" skal levere.
1853
Anskaffelsesformene i regelverket tar for lang tid. Offentlig forvaltning blir lite effektiv. Det blir vanskelig å gjort det som haster, samt at sene
anskaffelser medfører utsettelser av andre ting. Det blir lang tid mellom man leverer inn et tilbud til man kan begynne på jobben, man må blant annet vente
på klagefrister og KOFA. Dette gir usikkerhet og økte kostnader.
1866
Regelverket knyttet til Lov om offentlige anskaffelser (Loa) er for komplisert, for tidkrevende og innebærer i seg selv en risiko for virksomheten vår. I
og med at denne rapporteringen dreier seg om tidstyver, kommenterer vi ikke nærmere om hvor kostbart dette regelverket er for Opplysningsvesenets
fond. Formalkrav, prosedyrekrav og dokumentasjonsplikter som følger av Loa er ekstremt tidkrevende å håndheve. Og fordi konsekvensene av feil er
ekstreme (diskvalifiserte eller avlyste anbud) benyttes både eksterne ressurser og ekstra interne ressurser for å sikre feilfri gjennomføring. Dette er dog
ingen garanti mot feil.
1879
60
Direktoratet for forvaltning og IKT
Mange har trukket frem regelverket for offentlige anskaffelser som et eksempel på ubalanse mellom krav til prosesser og dokumentasjon og
hensynet til effektivitet i forvaltningen. Medarbeiderne som er mest engasjert med anskaffelser i NLB rapporterer at de opplever regelverket som
omfattende og uoversiktlig. Det oppleves også som vanskelig å orientere seg i det materialet som ligger på anskaffelser.no. Det gjelder både tilgang til
informasjon om regelverket og at det kan oppleves som uklart om maler er revidert i tråd med regelverksendringer. NLB vil også trekke frem de særnorske
terskelverdiene som stiller krav til prosessene for anskaffelser av et relativt beskjedent omfang. Vi har flere eksempler på at vi må benytte ekstern
kompetanse for å sikre at vi tilpasser oss formkravene på denne type anskaffelser. Større frihet til å kunne gjøre egne vurderinger av hva som er en egnet
prosess for mindre anskaffelser hadde vært nyttig.
1891
Omfattende krav til dokumentasjon av hvordan man har kommet fram til beste tilbud. Det kreves tekstomtale med vurdering av samtlige tilbud for
hvert av kriteriene og underkriteriene, og omtalen skal gjenspeile hvordan alle tilbudene er rangert i forhold til hverandre på de ulike kriteriene. Når man får
inn f.eks. 11 tilbud er dette veldig tidkrevende. Det burde holde å vise i en tabell med poenggivning at alle tilbudene har blitt vurdert på bakgrunn av
kriteriene, i tillegg til en omtale av hvert tilbud av mer overordnet karakter.
1892
Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter. Terskelverdier, formkrav, innsynsregler, selv for små innkjøp, er tidkrevende og står ikke i forhold til
risiko forbundet med lempelser.
1909
Regelverket knyttet til offentlige anskaffelser er omfattende og krever svært mye tidsbruk også hos oss, bla knyttet til kjøp av overvåkningstjenester,
men også diverse andre mindre utredningsoppdrag og utstyr. Vi foreslår å heve den nasjonale terskelverdien på 500 000 til 1 million.
1945
Dagens innkjøpsregelverk fører i mange tilfeller til dyrere innkjøp og dårligere avtaler enn tilfellet var med med frihetsgradene i tidligere regelverk
på området. I tillegg medgår det mye resurser i dette arbeidet som ikke oppleves som produktivt eller kvalitetshevende. Samtidig ser vi at dagens regelverk
på mange områder bidrar til en bedre kvalitetssikring av enkelte deler av innkjøpsprosessene.
1946
Offentlig anskaffelse er en omfattende og resurskrevende prosess, og kan identifiseres som en tidstyv med utgangspunkt i Difis definisjon.
1947
Tidstyver er i hovedsak knyttet til papirflyt ved manuell gjennomføring av anskaffelsesprosesser og bestillingsprosesser.
1948
61
Direktoratet for forvaltning og IKT
I henhold til lov om offentlige anskaffelser kan alle be om innsyn i saksdokumenter, ikke bare tilbydere. Forretningshemmeligheter skal unntas
offentlighet og det er ofte uenighet mellom NAV og tilbyder om hva som er forretningshemmeligheter. Dette tar mye tid! Det har snarere blitt regelen enn
unntaket at det etter en anskaffelse kommer krav om innsyn fra de tapende partene og de vil ikke bare ha innsyn i det vinnende tilbudet, men i alle de
andre også.
1949
Statlige virksomheter spenner fra veldig store til ganske små virksomheter. Alle disse institusjonene har i dag unike frihetsgrader til å gjøre for
eksempel innkjøp uavhengig av hverandre, til tross for at behovene på mange områder er tilnærmet identiske. Dette har mange positive sider, men staten
som kunde går med dette glipp av muligheten til å oppnå større markedsfordeler som storkunde.
2024
Generelt skulle Lånekassen ønske at prosedyrene for anskaffelse var enklere uten at dette svekker konkurranseprinsippet i vesentlig grad. Det
brukes i dag store ressurser på relativt små anskaffelser.
2030
Nye Doffin – ny løsning på Doffin for å kunngjøre anskaffelser oppleves som svært lite brukervennlig og intuitiv.
Oppfølging av sykefravær
Arbeids- og sosialdepartementet
97
Klargjøring og innsending av inntektsopplysningsskjema ved krav om refusjon av lønnsutgifter under sykdom og foreldrepermisjon må gjøres
manuelt. Tidstyven er at skjemaet etter utfylling på PC'en, må skrives ut og sendes NAV med manuell post. I tillegg må vi fylle ut en forside, skrive ut denne,
og sende sammen med inntektsopplysningsskjemaet. Forsiden brukes for scanning på NAV. Dvs. vi behandler saken manuelt, for at NAV skal kunne scanne
saken og behandle elektronisk.
98
NAV ber om å få oppgitt e-postadresse og telefonnummer til saksbehandler på HR-avdelingen på skjemaene vi sender inn i enkeltsaker (f.eks.
refusjon av sykepenger), og vi oppgir alltid disse opplysningene til NAV. Prosedyren til NAV hvis det er feil i innsendte skjema, er (selvom de har epostadresse og telefonnummer) enten å sende oss et brev med manuell post der de ber om nye opplysninger, eller de sender hele saken (alle papirene vi
har sendt) i retur med manuell post og et følgebrev der de ber om at feil rettes opp og saken i sin helhet (alle papirene) sendes NAV i retur med ordinær
post.
62
Direktoratet for forvaltning og IKT
99
Brev fra NAV tar opptil 3 uker fra dateringsdato til vi mottar det. Jeg bruker tid på å ringe og høre om status i saken. I tillegg får vi tilsvarende kortere
frist for å svare på henvendelsene som har en angitt svarfrist.
100
Søknad om "Raskere tilbake-tiltak" for lettere psykiske lidelser, sendes via legen til NAV. Har opplevd to ganger at behandlingstiden i NAV har vært
over to måneder. l det ene tilfellet ga jeg opp å purre NAV (fikk vite i etterhånd at det aldri ble fattet vedtak, men NAV vet ikke selv hvorfor dette skjedde), i
det andre tilfellet ble den sykmeldte friskmeldt før vedtak ble fattet (uten å være kvitt/fått hjelp til å forstå årsaken til problemet). NAV fanget ikke opp
friskmeldingen og fattet vedtak, den ansatte begynte i behandling og fikk beskjed om at hun/han måtte sluttet fordi kriteriene for behandling via dette
tiltaket ikke lenger var tilstede. Tidstyven i begge tilfellene var at jeg brukte mange timer på å følge opp sakene overfor NAV, overfor den ansatte og overfor
MET. NAV har ofte lang ventetid på telefonen, og får jeg ikke snakket med saksbehandleren, må jeg ringe tilbake, ofte flere ganger.
139
Vi bruker mye tid på å etterlyse og etterforske hvorfor vi ikke får refusjon eller mottar for lite refusjon. Opplever at vi må «bevise» at vi har mottatt
feil refusjon, lite samarbeid for å finne feilen. Vi bruker mye tid på å etterlyse ikke mottatt refusjon som til slutt kommer men mange måneder for sent.
380
Tar ofte lang tid før vi får penger fra NAV. Mye feilutbetalinger (spesielt ved endring av sykefraværs-prosent). Hvis en sykemelding ikke er registrert
hos NAV, ved langvarig sykemelding, stopper hele refusjonen opp også for videre mottatte sykemeldinger - uten at vi får beskjed. Vi må ofte ringe NAV for
korrigeringer, noe som medfører lange ventetider i telefon.
537
Få en elektronisk overføring av sykemeldingsskjemaet til NAV fra lege og arbeidsgiver.
926
5a. Refusjon av sykepenger - fritak fra arbeidsgiverperiode 5b. Refusjon av sykepenger - arbeidsfordeling
1005
Det er vanskelig å få tak i saksbehandlere i NAV fordi de ikke har kjent direktenummer. Et konkret eksempel: Vår saksbehandler er ikke er til stede
når en saksbehandler i NAV ringer. Når vår saksbehandler ringer tilbake, kommer vedkommende til et sentralt nummer slik at det må brukes mye tid på å
finne ut hvem som opprinnelig har ringt.
1007
Dersom saksbehandler hos NAV er fraværende eller har sluttet, må en ringe sentralbordet
63
Direktoratet for forvaltning og IKT
1020
Oppfølgingsmøter og rapporter som verken sykmeldt eller arbeidsgiver ikke har behov. For mange personer som må delta på oppfølgingsmøter i
forbindelse med sykmeldte. For mange instanser som skal ha rapporter.
1181
Besøk til legespesialister og fysioterapi krever henvisning fra fastleger. Dette kan føre til lengre sykemeldingsperioder på grunn av køer i flere ledd i
logistikken frem til endelig spesialist.
1312
Ved langvarig eller kronisk sykdom får virksomheten fritak for arbeidsgiverperioden, og skal ha refundert sykepenger fra NAV fra første dag fravær.
NAV krever ny bekreftelse fra arbeidsgiver ved hvert eneste fravær den ansatte har. Dette innebærer manuell saksbehandling og mye korrespondanse
1313
Krav om utarbeiding av lokale handlingsplaner med Nav som tar mye tid og oppleves unødvendig.
1315
Tids- og arbeidskrevende for mange parter i og med at møtene Involverer ofte 3 til 4 parter (NAV, lege, arbeidstaker og arbeidsgiver).
1429
DFØ som tjenesteyter for andre statlige virksomheter har utviklet en digital løsning for arbeidsgivers refusjoner fra NAV. Prosessen er så langt som
mulig automatisert internt i DFØ, men krever i dag manuelle operasjoner i visse grensesnitt mot NAVs IT-løsninger fordi automatisk filinnlesing ikke er
teknisk mulig. Et eksempel på dette er innlesing av oppgjørsrapporter for refusjon av syke-, adopsjons- og / eller fødselspenger K27/K37. NAV har informert
DFØ om at det ikke er mulig å foreta nødvendige endringer i deres nåværende IT-løsninger. Dagens løsning medfører også økt ressursforbruk på
regnskapssiden i forbindelse med kontroll- og avstemmingsarbeid. Et eksempel på dette er at utbetaling fra bank til DFØ kun innleses per NAV kontor og
ikke per mottaker. Igjen peker NAV på begrensninger i deres nåværende IT-løsning. I tillegg til å være mer ressurskrevende er manuelle operasjoner også
forbundet med høyere risiko for feil (redusert kvalitet).
1430
Dagens prosess for sykemeldinger er i stor grad manuell og papirbasert. De fleste skjema finnes i digitalt format på NAVs hjemmeside, men må
skrives ut etter utfylling og sendes via ordinær post til korrekt NAV kontor. Manuelle, papirbaserte prosesser er forbundet med økt ressursbruk og større
risiko for feil og tap av opplysninger. I tillegg er papirforsendelser kostnadskrevende (porto), ikke miljøvennlige og ikke i henhold til regjeringens fokus på
digitalisering av statlig sektor. Ved sykemelding skal NAV skjema 08-07.04 “Vurdering av arbeidsmulighet / sykmelding” fylles ut. Skjemaet gir NAV grunnlag
for vurdering av arbeidsevne ved sykdom, samt grunnlag for vurdering av utbetaling av sykepenger og oppfølging av sykemeldte. Del A skal sykemelderen
64
Direktoratet for forvaltning og IKT
(for eksempel lege) sende til NAV på samme dag som sykemeldingen utstedes, del B er sykemeldtes eget eksemplar, del C skal den sykemeldte sende til
arbeidsgiver på utstedelsesdagen og del D skal sendes som et krav til den som skal utbetale sykepenger (arbeidsgiver eller NAV). Arbeidsgiver skal utforme
en oppfølgingsplan senest ved 4 ukers sykefravær (NAV skjema 25-02.01). I følge NAV er skjema 08-07.04 “…en kommunikasjonsmulighet som gir
lege/sykemelder anledning til å gi klare meldinger og utfyllende veiledninger om muligheter/hindringer, samtidig som arbeidsplassen får anledning til å
melde tilbake om planer og muligheter fremover. Dialog på behandlerkontor og arbeidsplass er avhengig av hverandre. God utnyttelse av blanketten som
kommunikasjonskanal vil kunne øke kvaliteten både på behandlers sykmeldingsarbeid og arbeidsplassens tilretteleggingstiltak.” Det oppleves som
uhensiktsmessig og unødig ressurskrevende å basere en slik “kommunikasjonskanal” på et papirskjema med ulike deler per mottaker. Utfylling av skjemaet
krever en del dobbeltarbeid der de samme opplysningene skal skrives inn i de ulike delene (for eksempel navn, fødselsnummer osv.) Arbeidstaker har som
hovedregel rett på sykepenger fra første sykefraværsdag. De første 16 dagene er som regel arbeidsgivers ansvar (arbeidsgiverperioden), mens NAV overtar
deretter. Arbeidstaker mottar da utbetaling enten direkte fra NAV eller fra arbeidsgiver som får refusjon fra NAV i etterkant. For refusjon krever NAV
følgende dokumentasjon: “Krav om sykepenger” (blankett NAV 08-07.04 del D) og “Inntektsopplysninger” (skjema NAV 08-30.01). DFØ som tjenesteyter til
andre statlige virksomheter opplever utfordringer forbundet med oppfølging og koordinering av refusjonskrav til NAV. For våre fullservice kunder fremmer
DFØ krav om refusjon på vegne av arbeidsgiver (som har innsyn i oversendte krav), men merknader fra NAV om eventuelle feil i egenerklæring (punkt 8)
stilles direkte til sykemeldt og ikke til arbeidsgiver / DFØ. Dette medfører økt ressursbruk forbundet med identifisering av status, samt risiko for feil eller
manglende oppfølging av utestående krav. Spørsmålene i egenerklæring kan også være vanskelig for noen arbeidstakere å besvare, noe som medfører
misforståelser og / eller ekstra ressursbruk hos arbeidsgiver / DFØ i forbindelse med veiledning.
1432
En arbeidsgiver som betaler full lønn for et tidsrom der en arbeidstaker har rett på ytelse etter kapitlene 8 (sykepenger), 9 (stønad ved barns og
andre nærståendes sykdom) og 14 (ytelser ved svangerskap, fødsel og adopsjon) i folketrygdloven, kan kreve å få ytelsen refundert fra NAV (jf.
folketrygdloven § 22-3). Arbeidsgiveren skal også betale feriepenger av ytelsene, og kan tilsvarende kreve refusjon fra NAV for feriepenger som
arbeidstakeren ville ha hatt krav på fra trygden i samme tidsrom. I hovedsak gjelder dette virksomheter som har forskuttert ytelser for arbeidstakere utover
“arbeidsgiverperioden” på 16 dager. Hver måned legger NAV ut oppgjørsrapport (K27) i Altinn til virksomheter som oppfyller krav om refusjon av syke-,
adopsjons- og / eller fødselspenger. I tillegg legger NAV årlig ut melding med vedlegg for oppgjørsrapport (K37) over refusjon av tilhørende feriepenger.
Oppgjørsapporten K37 gjøres tilgjengelig i Altinn i månedsskiftet mai – juni. Dette er i henhold til folketrygdloven § 22-10 andre ledd som sier at
“feriepenger av ytelser etter kapitlene 8, 9 og 14 utbetales i andre halvdel av mai måned året etter opptjeningsåret.” Lovpålagt tidspunkt for utbetaling av
feriepenger fra NAV i “andre halvdel av mai” medfører økt ressursbruk for regnskapsmedarbeidere i staten. Feriepenger (K37) utbetales i mai, mens
inntektsføring skjer i juni. Dette kommer i tillegg til ordinært oppgjør (K27) i juni, og krever omfattende manuelle operasjoner herunder manuelle
posteringer og reverseringer mellom regnskapsperioder, og merarbeid ved bankavstemminger. Avtalt arbeidsdeling mellom DFØ og våre kunder avgjør
65
Direktoratet for forvaltning og IKT
hvem som gjennomfører bokføring og avstemming. Økt ressursforbruk merkes spesielt for virksomheter med mange arbeidstakere.
1580
Mellomregning mellom statlige virksomheter er svært arbeidskrevende. I «gamle» dager ble slik omfordeling, for eksempel sykepenger mv beregnet
sentralt og justert i budsjettildelingen. Veien tilbake dit er kanskje ikke aktuell, men tanken dukker fra tid til annen opp.
1729
NAVs elektroniske løsning for rapportering oppleves lite hensiktsmessig når det gjelder administrative løsninger for en organisasjon på DSS sin
størrelse. Rapporteringen (syke- og egenmeldinger) til NAV skjer derfor på papir, noe som oppleves tungvint og tidskrevende.
1730
I forbindelse med oppfølgning av arbeidstakere med langtids sykefravær er det vanskelig å få kontakt med saksbehandler. NAV kommer i
dialogmøtene uten å være forberett. Generelt opplever DSS som arbeidsgiver, at det er vanskelig å få dialog med NAV for å finne gode løsninger for
arbeidstaker. Ofte innkaller ikke NAV til de lovpålagte (folketrygdloven § 8-79) dialogmøtene. Det hele oppleves som en påkrevet prosess ofte uten annet
resultat, enn at selve prosessen har blitt fulgt. Her blir ofte prosessen målet i seg selv, ikke det å finne en løsning for arbeidstaker.
1750
Som arbeidsgiver må Difi sende rapporter og tilbakemeldinger til NAV. For å gjøre dette kreves det innlogging via Altinn for å skrive ut et skjema som
etter utfylling må sendes i papirversjon til NAV (som igjen skanner dette før videre behandling).
1758
HTU opplevde at prosedyrekravene som ble innført på dette området og ikke minst praktiseringen av regelverket, som omfattende og
arbeidskrevende.
1840
Ikke mulig å få kontakt med samme saksbehandler ved oppfølging.
1841
Tungrodd rapporteringssystem i NAV i forbindelse med registrering av sykmeldte arbeidstakere
2002
Regelverket tar unødvendig mye tid for brukere/ næringsliv da det kreves manuelle registreringer/ kartlegginger samt statistikk. Kvalitet på tjenesten
blir dårlig. For PTS tar håndteringen av regelverket mye tid for fagpersonell.
Finansdepartementet
757
66
Direktoratet for forvaltning og IKT
Registrering av ferie, permisjoner, fravær med sykt barn mm, egenmeldt sykefravær (nb! ikke legemeldt sykefravær) blant prestene. Manuell
håndtering fra den enkelte ansatte, via leder, til administrasjonen, som igjen manuelt registrerer på skjema og sender til DFØ. DFØ legger så inn i sitt
system. Det oppleves som en tunggrodd og i overkant tidkrevende prosess, i tillegg oppstår mulighet for feilregistrering i flere ledd. Det bør minimum være
mulig å legge dette inn i administrasjonen (som ved lønnsbilag).
1655
Det er i liten grad lagt til rette for elektroniske løsninger ved registrering og endringer av medarbeideropplysninger. I stedet for å kunne endre
informasjon i systemet selv, må skjemaer fylles ut og attesteres og anvises av 2 personer i Kulturrådet for alle små og store endringer som skal gjøres. Når
det gjelder sykepengerefusjoner er løsningen ekstra komplisert da man må sende skjemaer både til NAV og til DFØ. Vi bruker pr. d.d et helt årsverk til
oppfølging av tidsportalen og oppfølging av refusjoner for 130 ansatte.
Helse- og omsorgsdepartementet
529
Skatteloven §§ 6-82 og 6-83 er opphevet og erstattet av forskrift om «utfasing av særfradraget for store sykdomsutgifter av 30.03.2012 nr. 270». Av
denne framgår det at skattytere som fikk fradrag i 2010 og 2011 skal få fradrag på samme vilkår som for inntektsåret 2011 til og med inntektsåret 2014. Ny
regjering har ikke avklart om ordningen skal avvikles, eller om denne skal "gjeninnføres". I forskrift av 05.02.1988 er Fylkesmannen gitt myndighet til blant
annet å vurdere om: behandling er gitt utenfor det offentlige helsevesen, om det offentlige helsevesen har et tilsvarende tilbud og om behandlingen kan
anses som faglig forsvarlig. Forskriften (av 1988) er lite aktuell lenger i og med at rettighetsbestemmelsene i pasient- og brukerrettighetsloven har endret
seg de siste årene. Dagens bestemmelser gir pasienter har rett til nødvendig helsehjelp innenfor en faglig forsvarlig frist, jf. pbrl §§ 2-1 a og § 2-1 b.
Pasienter som henvises til spesialisthelsetjenesten gis dessuten rett til å få henvisningen til utredning/behandling, vurdert innen gitte frister, herunder også
sin rett til nødvendig helsehjelp. Dersom pasienten har fått en rett til nødvendig helsehjelp innen en fastsatt frist vil denne igjen gi nye rettigheter dersom
denne fristen ikke overholdes. VI tillegg har pasienter som ikke har fått rett til helsehjelp innen en angitt frist muligheten til å benytte seg av fritt
sykehusvalg (noe alle pasienter har) for blant annet å kunne korte ned ventetiden. Det vil derfor være svært sjelden at det kan gis fradrag etter at saken er
oversendt Fylkesmannen på grunnlag av for lang ventetid i det offentlige helsevesen. Ved vurderingen av om det offentlige helsevesen har en tilsvarende
behandling som den pasienten har oppsøkt vil det så å si i alle saker konstateres at dette finnes i og med at metodene ikke må være like og det er
ttilstrekkelig at det offentlige har en metode. Der hvor det ikke finnes helbredende behandlingstilbud vil det likevel anses som et tilsvarende tilbud i og med
at det anvendte tilbudet pasienten da har benyttet seg av i de fleste tilfellene ikke vil anses som forsvarlige helsehjelp. Bestemmelsene er vanskelig å forstå
for skattytere som krever fradrag, mange har forstått det som om det er opptil den enkelte å velge behandlingsmetode og argumentere med at det
offentlige ikke har tilsvarende tilbud. Dette medfører at skattyterne som benytter en behandlingsmetode utenfor det offentlige ofte klager på
Fylkesmannens vedtak med argumentasjon om at det offentlige ikke har et tilsvarende tilbud. Dette medfører igjen at også klageinstansen må bruke tid for
67
Direktoratet for forvaltning og IKT
å behandle mange saker. Fylkesmannen i Buskerud gir svært sjelden medhold i disse sakene og svært mange klager har blitt videresendt til
Helsedirektoratet som har stadfestet samtlige vedtak vi har fattet de siste årene. Vi opplever også at flere som tar kontakt med oss pr telefon har lite
forståelse for regelverket da det alltid vil være noen andre som får gjennom påførte fradrag på selvangivelsen. Videre har vi også fått inntrykk av forskriften
av 1988 har blitt praktisert noe ulikt fylkene i mellom.
1628
Fylkesmannen v/sosial- og helseavdelingen behandler søknader om skattefradrag pga sykdomsutgifter, men regelverket er slik at praktisk talt ingen
får medhold.
1955
Under 5 % av leger melder fra om arbeidsrelatert sykdom, slik de er forpliktet til jf. arbeidsmiljøloven § 5-3 Legers meldeplikt. Dette til tross for at en
forskningsstudie viser at så mange som 54 % av mennene og 40 % av kvinnene som oppsøkte fastlege, mente at sykdommen/ helseplagene deres kunne ha
sammenheng med forhold i arbeidet. I Statistisk sentralbyrås levekårsundersøkelser har det kommet fram at så mye som 40 % av alle sykefravær over 14
dager kan skyldes forhold på arbeidsstedet. Dette er uheldig da Arbeidstilsynet på bakgrunn av meldinger om arbeidsrelatert sykdom kan bidra med sine
virkemidler slik at sykdom kan forebygges. I dag må leger sende meldinger om arbeidsrelatert sykdom på papirskjema til Arbeidstilsynet. Dette er en svært
tungvint løsning og trolig en viktig årsak til at så få leger melder arbeidsrelatert sykdom. Papirskjemaene må også håndteres og registreres manuelt av
Arbeidstilsynet, noe som tar unødvendig tid.
1994
Helseforetakene kan ikke informere NAV om sykmeldte personer som ikke møter til planlagt operasjon. Personvernhensyn sperrer for dette med
følge av at personer blir gående i NAV-systemet. Det betyr en tidstyv for NAV.
Justis- og beredskapsdepartementet
2048
Refusjon av utgifter. Ordningen med refusjon av utgifter til fremstilling til behandling er en utfordring. Det går lang tid før utgifter blir refundert, og
det brukes tid på å finne riktig helseforetak. Det poengteres imidlertid at ordningen er meget god, men at det altså er problemer forbundet med den.
Kommunal- og moderniseringsdepartementet
1311
Hver virksomhet må i dag gå inn på Altinn og manuelt registrere f. eks antall ledige stillinger i virksomheten forrige kvartal. Det samme gjelder
sykefravær. Disse opplysningene finnes allerede hos NAV og burde kunne hentes inn direkte der i fra.
1915
68
Direktoratet for forvaltning og IKT
Ordninga med Fylkesmannen som klageinstans for reiseutgifter til medisinsk behandling bør vurderast avvikla. I dag brukar vi store ressursar på
saksbehandling, der svært få av sakene krev omgjering. Det gjeld små refusjonsbeløp, ei klageordning som den vi har i dag, verkar unødvendig.
Kulturdepartementet
Nærings- og fiskeridepartementet
1830
Dagens regnskapsprinsipper og –rammeverk for GIEK skaper uklarheter omkring hvordan GIEKs regnskap skal utformes. Det foreslås å tydeliggjøre
dette. Rapportering bedre tilrettelagt for NFDs og andre etaters behov: GIEK leverer omfattende rapportering i løpet av året. Enkelte rapporter til andre
offentlige instanser er imidlertid uegnet for GIEKs virksomhet, f.eks. FoU-utgifter til SSB. OEP i forbindelse med taushetsbelagte data i garantisakene: GIEK
offentliggjør opplysninger om utstedte garantier, etter samtykke fra partene, på GIEKs hjemmeside. I tillegg journalføres og arkiveres alle saksdokumenter.
Journalopplysningene publiseres på OEP og medfører innsynskrav fra offentligheten. Imidlertid er GIEK pliktig å unnta selve dokumentene fra offentlighet,
jfr. regler om taushetsplikt. Dette medfører ressursbruk i GIEK på innsynsbegjæringer som rutinemessig må avslås inntil garantien eventuelt er utstedt. En
senere publisering på OEP vil kun redusere en tidstyv i GIEK, samtidig som offentliggjøringen av utstedte garantier vil bestå. Anskaffelsesreglementet
Etterlevelsen av anskaffelsesreglementet krever i dag flere årsverk i GIEKs administrasjon knyttet til utarbeidelse, utlysning og saksbehandling. GIEK støtter
Regjeringens pågående arbeid med forenkling av det norske anskaffelsesreglementet, ref. NOU 2014:4. Andre statlige krav Også andre offentlige etater har
rutiner som medfører betydelig merarbeid for GIEK: - NAVs refusjonsordning for sykepenger krever omfattende oppfølging. - GIEK støtter det pågående
arbeidet med innføring av elektronisk dokumentasjon i bl.a. reiseregninger og fakturering.
Utenriksdepartementet
852
Egenerklæring/underskrift fra ansatte. Skjema mottar ofte uten signatur og må returneres.
69
Notat
Side 70 av 116