Miljøbevisst leie av eiendom
PLANLEGGE SALG TIL DET OFFENTLIGE VELKOMMEN Direktoratet for forvaltning og IKT TILBUDSPROSSESSEN – STEG 1 FØR TILBUD PLANLEGGE SALG OG MARKEDSFØRE FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN ORGANISERE SALGSAPPARATET Markedsfør ovenfor potensielle kunder Dialog med fremtidige kunder Sett deg inn i gjeldende lover og regler Indentifiser nåsituasjon og fremtidige kundebehov Forbered bedriften til å dekke kommende kundebehov Direktoratet for forvaltning og IKT FORBEREDE DOKUMENTER FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Markedsføring ovenfor potensielle kunder Direktoratet for forvaltning og IKT FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Dialog med fremtidige kunder Hva er egentlig behovet? Hva finnes i markedet? Hva er fremtidige nye behov? Direktoratet for forvaltning og IKT FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Dialog med fremtidige kunder - Status For lite tid Redsel Gamle vaner Direktoratet for forvaltning og IKT FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Sett deg inn i gjeldende lover og regler Likebehandling Konkurranse Direktoratet for forvaltning og IKT FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Sett deg inn i gjeldende lover og regler Taushetsplikt Benyttelse av informasjon Likebehandling Basert på konkurranse Direktoratet for forvaltning og IKT Spørreundersøkelse Resultat dialog Direktoratet for forvaltning og IKT Viktigste funn og tendenser 83 % av respondentene har levert tilbud til offentlig sektor I underkant av 50 % av respondentene leverer kun til Østlandet Av dem som leverte offentlige tilbud i 2014, leverte 55,2 % lik mengde tilbud som tidligere år, 24,3 % opplevde en nedgang, mens 20,5 % opplevde en økning. 40 % av de som opplevde en nedgang i antall tilbud, oppgir at det er fordi de opplever at det har blitt mer tidkrevende å levere tilbud til offentlig sektor. Men 23 % opplever at det er fordi det er færre relevante oppdrag I overkant av 30 % har sjeldent eller aldri blitt invitert til statusmøte i løpet av kontraktsperioden. Størst er andelen innenfor «Bygg, anlegg og eiendom», på 38 %. Kun 12,6 % får komme med innspill til kontrakten, og andelen var 0 % innenfor «helse og omsorg», «annet» og «transport og samferdsel». Samtidig er det hele 36 % av «helse og omsorg» og 21 % innenfor «annet» og som har benyttet seg av oppfølging av kontrakt etter avtaleinngåelse Leverandørene ønsker i stor grad klarere regler og retningslinjer for gjennomføring av konkurranser Har ikke levert oppdrag Årsak? FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Identifisere nåsituasjon og fremtidige kundebehov Hvilke avtaler i min bransje, har dere i dag? Har du en oversikt over når disse avtalene går ut? Når starter vanligvis forberedelsen til ny konkurranse? Har dere noen nye behov det kommende året? Når starter forberedelsen til konkurransen? Kan dere arrangere et markedsmøte før konkurransen? Direktoratet for forvaltning og IKT FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Forberede til å dekke kommende kundebehov Hva er det din bedrift ønsker ut av det salgsarbeid dere legger ned? OPPGAVE: • Hva ønsker du at din bedrift skal få ut av å gjennomføre forberedelser og markedsføring av bedriften slik beskrevet? • Finnes det noen forberedelser du ser at burde blitt beskrevet bedre? Direktoratet for forvaltning og IKT TILBUDSPROSSESSEN – STEG 1 FØR TILBUD PLANLEGGE SALG OG MARKEDSFØRE FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN ORGANISERE SALGSAPPARATET Markedsfør ovenfor potensielle kunder Finn de rette konkurransene Dialog med fremtidige kunder Dialogaktiviteter om kommende kundebehov Indentifiser nåsituasjon og fremtidige kundebehov Alene eller i samarbeid med andre? Forbered bedriften til å dekke kommende kundebehov Søke informasjon/ bygge kompetanse Etablere tilbudsgruppe Finne optimal behovsdekning hos kunden Overordnet kostnadsoversikt ORGANISERE SALGSARBEIDET - Hvordan finne de rette konkurransene? Kommunikasjon Oppdragsgivers nettside Lokale media Doffin/TED Direktoratet for forvaltning og IKT Søke etter konkurranser Filtrere søk Filter Fylker og kommuner Kategorier (CPV-koder) Kunngjøringstype Doffin-referanse Publikasjonstype Tilbudsfrist fra Tilbudsfrist til Kategorisering – CPV-koder CPV = Common Procurement Vocabulary Kodesystem (8 nivåer) Brytes ned i underkategorier Terminologi «drop-down» Sortere søk Sortering Relevans Doffin-referanse Kunngjøringsdato Tittel Tilbudsfrist Publisert av Innkjøperprofil Innkjøper legger ut kommende konkurranser Planlagte anskaffelser (f.eks. avtaler som skal fornyes i 2015 ff) Nye avtaleområder Ligger som fane i den faste menyen Tips Støtter fritekstsøk Frasesøk? Bruk anførselstegn «aabb» Bruk CPV-kodene for å søke i emner Klikk på Søk eller Enter-knappen etter filtrering eller sortering Standard er aktive kunngjøringer Klikk på «Utgåtte kunngjøringer» hvis de skal inkluderes Bruk mulighetene for sortering og/eller filtrering Bruk Ctrl+D for å bokmerke søk Varslingstjenester Kontakt Doffin Doffin brukerstøtte [email protected] Telefon: 23 96 00 10 (08.00 – 17.00) Kontraktsforvalter (Difi) Eskalering og innspill: [email protected] Telefon: 22 45 10 00 DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOV Hvordan påvirke for mer innovasjon? Innovative offentlige anskaffelser Hvorfor? Bedre løsninger for brukerne Mer effektiv bruk av de offentlige ressursene Bidra til å løse samfunnsutfordringer Innovasjon i næringslivet Direktoratet for forvaltning og IKT DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOV Hvordan påvirke for mer innovasjon? Rolleforståelse Direktoratet for forvaltning og IKT DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOV Ulike former for dialog Markedsundersøkelse Leverandørkonferanse Dialogkonferanse / dialogmøte En-til-en møter Plan- og designkonkurranse Direktoratet for forvaltning og IKT ORGANISERE SALGSAPPARATET Alene eller sammen med andre? Samarbeid gir større bredde i konkurransen og er styrkende for alle parter Kompetanse Styrke resultatgrad Markedsmakt Ad-hoc eller permanente Direktoratet for forvaltning og IKT ORGANISERE SALGSAPPARATET Søke informasjon/ Bygge kompetanse Har din bedrift god nok kompetanse om tilbudsprosessen? Bruk Difis nettsider Delta på seminarer/kurs Bruk bransjeforeningene Del erfaring Direktoratet for forvaltning og IKT ORGANISERE SALGSAPPARATET Etablere tilbudsgruppe Eksempel på ansvarsliste: • Hvem overvåker markedet ? • Hvem bestemmer hvilke konkurranser man skal se nærmere på ? • Hvem har kontakt med oppdragsgiver, stiller spørsmål/får mer informasjon ? • Hvem leser gjennom og analyserer konkurransen ? • Hvem gjør nødvendige økonomiske beregninger og beslutter om det skal leveres noe tilbud ? • Hvem har ansvar for å kontrollere alle deloppgaver og at man holder tidsfristene ? • Hvem skriver selve tilbudet ? • Hvem finner og kontrollerer alle nødvendige dokumentasjoner ? • Hvem kontrollerer tilbudet for feil og mangler før det sendes ? • Hvem er den overgripende ansvarlige for tilbudet og kontrollerer at alle oppgaver er fordelt, fristene blir overholdt mv. ? • Er tilbudsbrev signert og lagt ved i tilbudet ? • Er liste over foretakets viktigste leveranser de siste årene vedlagt ? Direktoratet for forvaltning og IKT ORGANISERE SALGSAPPARATET Finne optimal behovsdekning hos kunden «Ikke lenger nok å være god» Ref: Ole-Bengt Løgith Moe Stimulere kunden til å ta ut mer av sitt potensiale Kjøps-revolusjon: Lett å kjøpe, vanskelig å velge Salg er veiledning og rådgivning av kunden Alle tilbud er nesten like 57% 28% 21stk ORGANISERE SALGSAPPARATET Overordnet kostnadsoversikt Lønner det seg ? Direktoratet for forvaltning og IKT ORGANISERE SALGSAPPARATET 6 ting den moderne selger må være god på 6 ting den moderne selger må være god på: • Må ha innsikt i situasjonen bak kundens behov • Må tilpasse tilbudet til behovet og ikke behovet etter tilbudet • Tilbudet må vise hvordan man tilfører kunden verdi • Tilbudet må kunne bestemme denne verdiøkningen • Veilede kunden i stedet for å vente på beskjed • Tåle spenning og friksjon i kommunikasjonen OPPGAVE: • Hva må til for at ditt salgsarbeid blir enda mer rettet mot å forstå situasjonen bak kundens behov ? • Finnes det noen verktøy/veiledninger som ville forenklet dette? Direktoratet for forvaltning og IKT TILBUDSPROSSESSEN – STEG 1 FØR TILBUD PLANLEGGE SALG OG MARKEDSFØRE FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN ORGANISERE SALGSAPPARATET FORBEREDE DOKUMENTER Markedsfør ovenfor potensielle kunder Finn de rette konkurransene Informere kunder om rett nivå på kvalifikasjonskrav i din bransje Dialog med fremtidige kunder Dialogaktiviteter om kommende kundebehov Utarbeide strategisk gjennomføringsplan Indentifiser nåsituasjon og fremtidige kundebehov Alene eller i samarbeid med andre? Innhente/utarbeide dokumentasjon av forventede krav Forbered bedriften til å dekke kommende kundebehov Søke informasjon/ bygge kompetanse Forberede bedriften til krav om elektronisk innlevering/kataloger Etablere tilbudsgruppe Finne optimal behovsdekning hos kunden Overordnet kostnadsoversikt FORBEREDE DOKUMENTER Strategisk gjennomføringsplan Sikre at din bedrift kan levere tilbud ihht målsetninger, budsjett, kvalitet og tid I tillegg til målformuleringer bør gjennomføringsplanen beskrive følgende: Fremdrift og milepæler Styring og rapportering Organisering og bemanningsbehov Plan for involvering Budsjett og risiko Direktoratet for forvaltning og IKT FORBEREDE DOKUMENTER Direktoratet for forvaltning og IKT FORBEREDE DOKUMENTER Eksempel på dokumenter Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Skatt/MVA-attest (Obligatorisk for både vare- og tjenestekjøp over 100 000kr) Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. HMS – egenerklæring i samsvar med konkurransens vedlegg om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet. Egenerklæring for etterlevelse av etiske krav Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for skatt og merverdiavgift. Dersom det er restanse må dette begrunnes. HMS – egenerklæring (Obligatorisk for tjenestekjøp over 100 000kr) Det kreves at leverandøren framlegger HMS-egenerklæring Etiske krav - egenerklæring Det kreves at leverandøren framlegger egenerklæring Direktoratet for forvaltning og IKT FORBEREDE DOKUMENTER Eksempel på dokumenter Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Firmaattest; Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Organisasjon og ledelse Oversikt over foretakets antall faste ansatte og antall ledere de siste årene. Soliditet Fremlegge kredittvurdering minimum god soliditet (D&B) ikke eldre enn 1 år. Ratingen må utstedes av et godkjent kreditvurderingsinstitusjon som banker og kredittselskaper. Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Det kreves at Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet. Leverandøren må minimum oppnå en vurdering som «kredittverdig» (min. A i D&B) FORBEREDE DOKUMENTER Eksempel på dokumenter Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: HMS System Det kreves et godt og velfungerende HMS-system for de ytelser som skal leveres Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy. Dette gjelder også for underleverandører dersom det benyttes. Oversikt over foretakets totale bemanning. Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Foretakets viktigste offentlige leveranser de siste tre årene. Herunder opplysninger om verdi, tidspunkt samt navnet på mottaker med kontaktinformasjon for eventuell referanseinnhenting. Kvalitetssikringssystem; Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for de ytelser som skal leveres. (ISO 9001 eller tilsvarende) Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/styringssystem. Kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon Uforutsette endringer; Erfaring og kompetanse; Det kreves at Leverandøren har en organisasjon som har kapasitet til å gjennomføre i henhold til kontrakten. Referanser Det kreves god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det kreves god kapasitet til å håndtere avtalemessige endringer og tillegg Foretakets muligheter for å engasjere underleverandører for å håndtere uforutsette endrings– og tilleggarbeid. Erklæring om hvor stor andel av avtalen som leverandør har til hensikt å overlate til underleverandør. FORBEREDE DOKUMENTER Rett kvalifikasjonskrav i din bransje Hvilke aktiviteter gjennomfører din bedrift for å sikre at oppdragsgivere oppgir rette kvalifikasjonskrav? Hva gjør du dersom? Det er glemt viktige krav som er felles for bransjen Det stilles for strenge, urimelige og unødvendige krav Kravene tyder på «ulovlig favorisering» OPPGAVE: • Hvilket handlingsrom mener du at du har her? • Finnes det noen verktøy/veiledninger som ville forenklet dette? Direktoratet for forvaltning og IKT FORBEREDE DOKUMENTER Eksempel på sjekkliste Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Ja Nei Skatteattest for skatt og moms vedlagt? HMS egenerklæring underskrevet og vedlagt? Organisatorisk og juridisk Ja Nei Firmaattest vedlagt? (ikke eldre enn 1 år) Økonomiske/finansielle stilling Vedlegg nr. 4 5 8 9 Flik / Mappe 4 4. Flik / Mappe 5 Flik / Mappe 5 Flik / Mappe 6 6 10 6 11 6 6 Ja Er det lagt ved kredittrating? Tekniske og faglige kvalifikasjoner Nei 7 Ja Er det vedlagt oversikt over foretakets totale bemanning? Er bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget vedlagt? Er foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker dokumentert? Er foretakets kvalitetssikringssystem/styringssystem redegjort? Eventuelt kan kopi av sertifikat utstedet av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon vedlegges. Direktoratet for forvaltning og IKT Nei SISTE FILM SPØRREUNDERSØKELSE Bare 5 spørsmål Direktoratet for forvaltning og IKT TAKK FOR OSS Elisabeth Sundholm E-post: [email protected] Telefon: 920 68 711 Tanja Huse-Fagerlie E-post: [email protected] Telefon: 990 85 889 [email protected]
© Copyright 2024