KONTROLLUTVALGET
____________________________________________________________________
Møtebok
Tid
Sted
Tilstede
medlemmer
Tilstede
varamedlemmer
Forfall
Andre
Behandlede saker
Mandag 22. september 2014, kl. 08.00
Rælingen rådhus, møterom Svingen
Torbjørn Øgle Rud, leder
Herbjørn Karlsen, nestleder
Marianne Lappegård
Yngve Halvorsen
Anne Grethe Mathisen
Organisasjonssjef Bjørn Ivar Rindal, Rælingen kommune (under sak 24/2014)
Forvaltningsrevisor Inger Berit Faller, Romerike Revisjon IKS
Rådgiver Kjell Nordengen, Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS
23/2014
24/2014
25/2014
26/2014
27/2014
28/2014
29/2014
30/2014
31/2014
Referater
Orienteringer ved administrasjonen
Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk helse og
rus
Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2015
Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring
Orientering ved revisjonen
Saker til oppfølging
Eventuelt
Avvikling av Nedre Romerike distriktsrevisjon
Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten
KONTROLLUTVALGET
Sak nr.
Sak
Møtedato
23/2014
Referater
22.09.14
Saksbehandler
Kjell Nordengen
Saksdokumenter
1. Skatteinngang mai, fra Skedsmo kemnerkontor
2. Skatteinngang juni, fra Skedsmo kemnerkontor (Det står mai på oversikten, men det er juni.)
3. Skatteinngang juli, fra Skedsmo kemnerkontor
4. Skatteinngang august, fra Skedsmo kemnerkontor
Saksopplysninger
Forslag til vedtak
Saken tas til orientering.
Kontrollutvalgets behandling
Kontrollutvalgets enstemmige vedtak
Saken tas til orientering.
Utskrift
2
KONTROLLUTVALGET
Sak nr.
Sak
Møtedato
24/2014
Orienteringer ved administrasjonen
22.09.14
Saksbehandler
Kjell Nordengen
Saksdokumenter
Saksopplysninger
Det er bedt om to orienteringer fra administrasjonen:
- Om handlingsplan HMS
- Om arbeidet med sykefraværstiltak
Organisasjonssjef Bjørn Ivar Rindal vil møte og orientere om disse sakene.
Forslag til vedtak
Kontrollutvalgets behandling
Organisasjonssjef Rindal orienterte.
Kontrollutvalgets enstemmige vedtak
Saken tas til orientering.
Utskrift
3
KONTROLLUTVALGET
Sak nr.
Sak
Møtedato
25/2014
Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk
helse og rus
22.09.14
Saksbehandler
Kjell Nordengen
Saksdokumenter
Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk helse og rus
Saksopplysninger
I kontrollutvalgets møte den 2. juni 2014 ble området psykisk helse og rus valgt som neste
forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonen har utarbeidet prosjektplan.
Undersøkelsen legger opp til å besvare følgende to problemstillinger:
1. Hvilke tjenester og tilbud har kommunen til personer med psykiske og/eller ruslidelser og
hvordan er disse organisert? (deskriptiv problemstilling)
2. I hvilken grad sikrer Rælingen kommune at pasienter/brukere med psykiske vansker/lidelser og
/eller rusavhengighet får et helhetlig og koordinert tjenestetilbud?
Det estimerte tidsforbruk er på ca. 400 timer. Endelig rapport legges frem for utvalget i april 2015.
Forslag til vedtak
1. Kontrollutvalget vedtar prosjektplanen for forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk helse og rus.
2. Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 400 timer.
3. Endelig rapport legges frem i april 2015.
Kontrollutvalgets behandling
Forvaltningsrevisor Faller presenterte planen.
Kontrollutvalgets enstemmige vedtak
1. Kontrollutvalget vedtar prosjektplanen for forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk helse og rus.
2. Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 400 timer.
3. Endelig rapport legges frem i april 2015.
Utskrift
Romerike Revisjon IKS
4
KONTROLLUTVALGET
Sak nr.
Sak
Møtedato
26/2014
Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2015
22.09.14
Saksbehandler
Kjell Nordengen
Saksdokumenter
1. Forslag til budsjett 2015 ROKUS IKS
(behandles i representantskapet 23. september 2014)
2. Forslag til budsjett 2015 Romerike Revisjon IKS
(behandles i representantskapet 25. september 2014)
Saksopplysninger
Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, jfr.
kontrollutvalgsforskriftens § 18:
Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen
eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og
revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller
fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget.
Dette vil si budsjett for kontrollutvalgets egen virksomhet, for sekretærfunksjonen og revisjon.
Kontrollutvalgets egen virksomhet
Dette omfatter møtegodtgjørelse, møteutgifter, kurs og reisegodtgjørelse.
Det er lagt til grunn samme antall møter som foregående år. Når det gjelder kurs er den sum som
foreslås de utgifter man må påregne ved at alle utvalgsmedlemmene deltar på
kontrollutvalgskonferansen.
Sekretærfunksjonen
Representantskapet i ROKUS behandler budsjettet den 23. september 2014. Forslaget her er styrets
innstilling til representantskapet.
Budsjettet har en total ramme på kr. 2 863 000,-. Kommunenes betaling for tjenesten utgjør samlet
kr. 2 642 500,-. I budsjettforslaget er betalingen fra kommunene fordelt med 60% etter folketall og
40% er fordelt likt. 40 %-en blir justert etter medgått tid ved årsslutt. I forslag til revisjon av
selskapsavtalen som ble vedtatt av representantskapet den 22. april 2014 er det foreslått 40 % på
folketall og 60 % på medgått tid. Dette er til behandling i eierkommunene. Rælingens andel ut i fra
ovennevnte fordeling utgjør kr. 182 038,-.
Revisjonen
Representantskapet i Romerike Revisjon behandler budsjettet den 25. september 2014.
5
KONTROLLUTVALGET
I følge eieravtalen skal kommunene innbetale et årlig tilskudd og et ekstra driftstilskudd
(oppstartstilskudd) de 4 første årene. Det årlige tilskudd består av en fast og en variabel del. Den
faste del er beregnet ut i fra intervaller knyttet til den enkelte kommunes totale innbyggertall i dag.
Det skal gjøres en vurdering av den faste del hvert 4. år basert på endringer i innbyggertallet. Den
variable del beregnes ut fra folketallet i kommunen. Denne del justeres hvert 4. år der
innbyggertallet legges til grunn.
Budsjettet har en total ramme på kr. 24 175 436,-. Tilskudd fra kommunene utgjør kr. 22 845 340,-.
Rælingens årlige tilskudd utgjør kr. 1 406 580,- og oppstartstilskuddet kr. 64 000,- i 2015. Samlet
tilskudd blir kr. 1 470 580,-.
Dersom det skulle bli noen endringer i budsjettene for ROKUS og Romerike Revisjon i forbindelse
med representantskapsbehandlingen, vil kommunene bli informert om dette.
Budsjettramme for kontroll- og tilsynsvirksomheten blir etter dette slik:
Tekst
Budsjett 2014 Budsjett 2015
Kontrollutvalget
Godtgjørelser kontrollutvalget
100 000
100 000
Abonnementer
3 000
3 000
Møteutgifter
2 000
2 000
Kurs
35 000
35 000
Pott til uforutsette oppgaver
30 000
0
170 000
140 000
Sum kontrollutvalget
174 000
183 000
Sekretærfunksjonen
1 443 000
1 471 000
Revisjonen
Totalt
1 787 000
1 794 000
Forslag til vedtak
1. Det foreslåtte budsjettet for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på
kr 1 794 000,- og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for 2015.
2. Forslaget til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet følger formannskapets innstilling til
kommunestyret.
Kontrollutvalgets behandling
6
KONTROLLUTVALGET
Kontrollutvalgets enstemmige vedtak
1. Det foreslåtte budsjettet for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på
kr 1 794 000,- og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for 2015.
2. Forslaget til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet følger formannskapets innstilling til
kommunestyret.
Utskrift
Rælingen kommune
7
KONTROLLUTVALGET
Sak nr.
Sak
Møtedato
27/2014
Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring
22.09.14
Saksbehandler
Kjell Nordengen
Saksdokumenter
Uavhengighetserklæring
Saksopplysninger
I følge revisjonsforskriftens § 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi
en skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget.
Denne uavhengighetserklæring gjelder oppdragsansvarlig regnskapsrevisor.
Forslag til vedtak
Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering tas til orientering.
Kontrollutvalgets behandling
Kontrollutvalgets enstemmige vedtak
Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering tas til orientering.
Utskrift
8
KONTROLLUTVALGET
Sak nr.
Sak
Møtedato
28/2014
Orientering ved revisjonen
22.09.14
Saksbehandler
Kjell Nordengen
Saksdokumenter
Saksopplysninger
Denne saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over de sakene som står på
sakslista.
Forslag til vedtak
Kontrollutvalgets behandling
(Ingen saker)
Kontrollutvalgets enstemmige vedtak
Utskrift
9
KONTROLLUTVALGET
Sak nr.
Sak
Møtedato
29/2014
Saker til oppfølging
22.09.14
Saksbehandler
Kjell Nordengen
Saksdokumenter
1. Saker til oppfølging
2. Årshjul
Saksopplysninger
Det står to saker på lista for saker til oppfølging. Den ene behandles i dagens møte, og den andre er
planlagt behandlet i møtet den 26. november 2014.
Forslag til vedtak
Saken tas til orientering.
Kontrollutvalgets behandling
Kontrollutvalgets enstemmige vedtak
Saken tas til orientering.
Utskrift
10
KONTROLLUTVALGET
Sak nr.
Sak
Møtedato
30/2014
Eventuelt
22.09.14
Saksbehandler
Kjell Nordengen
Saksdokumenter
Saksopplysninger
Forslag til vedtak
Kontrollutvalgets behandling
Ingen saker
Kontrollutvalgets enstemmige vedtak
Utskrift
11
KONTROLLUTVALGET
Sak nr.
Sak
Møtedato
31/2014
Avvikling av Nedre Romerike distriktsrevisjon
22.09.14
Saksbehandler
Kjell Nordengen
Saksdokumenter
1. Kommunestyrets behandling av selskapsavtale og eieravtale for Romerike Revisjon IKS
2. Vedtekter for Nedre Romerike distriktsrevisjon
Saksopplysninger
Kommunene på Romerike vedtok høsten 2012 å opprette ett nytt felles interkommunalt
revisjonsselskap som skulle erstatte daværende tre distriktsrevisjoner på Romerike. Det ble dermed
forutsatt at alle de tidligere tre revisjonsselskaper skulle avvikles.
Nye Romerike revisjon IKS (RRI) startet sin virksomhet fra 01.06.2014. Alle ansatte, all drift og
driftsutstyr i Nedre Romerike distriktsrevisjon (NRD) ble fra dette tidspunkt overført RRI. Det betyr
at det pr. dags dato ikke er drift i NRD.
Selskapet styre består i dag av:
Leder Torbjørn Øgle Rud
Nestleder Asle Kjartan Johansen
Arne Sømhovd
Knut Sørheim
Erik Bratlie
Prosessen med å avvikle NRD starter opp ved at deltakerkommunene vedtar likelydende vedtak om
å avvikle selskapet.
NRD er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven § 27. Etter loven må det
legges til grunn at i de tilfeller der eierne er enige om oppløsning av selskapet kan dette skje når
likelydende vedtak er fattet i alle fire kommunestyrer.
Selskapets vedtekter datert 5. juni 1993 inneholder ingen nærmere regulering av hvordan
oppløsning og oppgjøret etter selskapet skal foregå (regulerer kun uttreden fra en av deltakerne).
Det er imidlertid ikke grunn til å tro at oppgjøret etter selskapet blir særlig komplisert. Aktiva som
møbler, pc`er, faglitteratur m.m. er overført til RRI. Ut over bankbeholdning besitter ikke selskapet
annen aktiva. Når regnskapet er revidert vil det skje et oppgjør mot kommunene. Det er grunn til å
tro at selskapet blir avviklet med et overskudd.
Siden selskapsavtalen ikke regulerer dette oppgjøret nærmere kan man falle tilbake på en
fordelingsnøkkel som tilsvarer størrelse på årlige tilskudd fra den enkelte deltakerkommune;
12
KONTROLLUTVALGET
Kommune
Tilskudd
Nittedal
Lørenskog
Rælingen
Skedsmo
SUM
765 000
1 087 500
574 583
1 427 500
3 854 583
Tilskudd i % og del
av overskudd
19,9 %
28,2 %
14,9 %
37,0 %
100%
Det tas sikte på at selskapet skal være avviklet innen 01.01.2015. Deretter blir det sendt melding til
Brønnøysundregistrene slik at selskapet kan blir slettet fra alle offentlige registre.
Styret i selskapet vil være i funksjon og ivareta avviklingen inntil oppgjør mot deltakerkommunene
er sluttført og avviklingen av selskapet i sin helhet er forestått.
Forslag til vedtak
Nedre Romerike distriktsrevisjon avvikles i det virksomheten er overført Romerike revisjon IKS fra
01.06.2014.
Et eventuelt overskudd etter avvikling fordeles forholdsmessig mellom deltakerkommunene etter
størrelsen på det årlige tilskuddet den enkelte yter.
Kontrollutvalgets behandling
Torbjørn Øgle Ruud ble erklært inhabil jfr. forvaltningslovens § 6, første ledd, bokstav e, nr. 2.
Nestleder Herbjørn Karlsen ledet møtet under denne saken.
Kontrollutvalgets enstemmige vedtak
Nedre Romerike distriktsrevisjon avvikles i det virksomheten er overført Romerike revisjon IKS
fra 01.06.2014.
Et eventuelt overskudd etter avvikling fordeles forholdsmessig mellom deltakerkommunene etter
størrelsen på det årlige tilskuddet den enkelte yter.
Utskrift
Rælingen kommunestyre
Dato: 22. september 2014
Torbjørn Øgle Rud, leder
Underskrift
Herbjørn Karlsen, nestleder
13