5 - Tilsettingsprosess for utlyst midlertidig stilling som forsker - eksterntfinansiert
5
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Tilsettingsprosess for forsker - eksterntfinansiert - utlyst midlertidig stiling
Prosesstrinn
Utlysing
Identifisering av behov for stilling i prosjekt
Avklaring av lønn
Utforming av utlysningstekst og eventuelt stillingsomtale
Anmodning om kunngjøring, kunngjøringsmåter/-steder (brev fra institutt til fakultet)
Kvalitetssjekk av utlysningstekst og eventuelt stillingsomtale
Kunngjøringen sendes organisasjonene (inkl. likestillingskomiteen v/likestillingsrådgiver) til
orientering og for ev. kommentarer
Kunngjøringen effektueres etter avklaring av hvor kunngjøre og hvem som betaler
Brev til inst. med oversikt over kunngj.steder, vedlagt endelig utlysning/stillingsomtale
Søknader - søkerlister
Mottak av søknader i Jobbnorge
Bekrefter søknad mottatt (skjer automatisk i jobbnorge)
Offentlig og utvidet søkerliste genereres i Jobbnorge og lastes inn på saken i ePhorte
Sakkyndig bedømmelse
Finne medlemmer til sakkyndigkomite (sjekke habilitet)
Oppnevningsbrev skrives til sakkyndigkomiteen og søkerne får brev om komiteens sammensetning
Sakkyndigkomite gis tilgang til søknadsinformasjon i Jobbnorge
Distribusjon av arbeider til sakkyndigkomiteen
Ev. purring på sakkyndigkomiteens uttalelse
Mottar uttalelsen
Uttalelsen kvalitetssjekkes og sendes søkerne med merknadsfrist (14 dg.)
Mottar ev. merknader fra søkere (hvis e-post/Jobbnorge, må skannes inn i ePhorte)
Ev. merknader fra søkere sendes sakkyndigkomiteen for ev. tilsvar
Mottar ev. tilsvar fra sakkyndigkomiteen (hvis e-post, må skannes inn i ePhorte)
Ev. tilsvar fra komiteen sendes til søker
1/2
sist oppdatert
30.04.2015
Utføres av
Adm. system
Institutt
Institutt (og ev. fakultet)
Institutt
Institutt
Fakultet
ePhorte
Explore/e-post
Fakultet
Fakultet
Jobbnorge
ePhorte
Institutt
Jobbnorge
Jobbnorge
Jobbnorge/ePhorte
Institutt
Institutt
Institutt
Institutt
Institutt
Institutt
Institutt
Institutt
Institutt
Institutt
Institutt
Institutt
ePhorte/Jobbnorge
e-post
ePhorte
Jobbnorge/ePhorte
Jobbnorge/ePhorte
Jobbnorge/ePhorte
ePhorte
ePhorte
5 - Tilsettingsprosess for utlyst midlertidig stilling som forsker - eksterntfinansiert
Innstilling
Jf. reglement for ansettelse i vitenskapelige stillinger og faglige/administrative lederstillinger, vedtatt av
universitetsstyret 28.5.2014, punkt 4.1.1 Alminnelig ansettelsesprosedyre og 6.3 Innstilling
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
Instituttleder nedsetter gruppe som medvirker ved intervju, referanseinnhenting,
Intervju
Intervjunotat skrives
Referanseintervjuer
Instituttleder innstiller til fakultetet iht. reglement for ansettelse i vitenskapelige stillinger og
Likestillingsrådgiver skal stå som mottaker av instituttleders innstilling i ePhorte, men ikke i brevet. I
brevet skal det kun stå "Kopi: Likestillingskomiteen"
Tilsetting og videre behanding
Saken forberedes for tilsettingsorganet (tilsettingsrådet for forsker- og rekrutteringsstillinger)
Institutt
Institutt
Institutt
Institutt
Institutt
ePhorte
Fakultet
ePhorte
Sakspapirer sendes elektronisk til tilsettingsrådets medlemmer, som gis en svarfrist på 3 dg.
Tilsettingsrådets vedtak (medlemmenes svar) legges på saken i ePhorte
Eventuell dialog mellom instituttleder og fakultet om lønnstilbud
Skriftlig tilbud om stilling (inkl. svarskjema/opplysningsskjema) sendes den som er innstilt på
Eventuell dialog mellom instituttleder og fakultet om lønnstilbud
Utfylt svarskjema/opplysningsskjema mottas og personalmappe opprettes dersom den tilsatte tar
imot stillingen)
Sender utfylt skjema for tilsetting i eksterntfinansiert virksomhet til fakultetet
Arbeidsavtale settes opp, undertegnes av fakultetsdirektøren og sendes til den som er tilsatt
Erklæring om overdragelse av rettigheter legges ved til den som er tilsatt i NFR- eller EU-finansert
Registrering av lønns- og personaldata i PAGA
Undertegnet arbeidsavtale og ev. erklæring om overdragelse av rettigheter mottas fra den tilsatte
Fakultet
Fakultet
Institutt/fakultet
Fakultet
Institutt/fakultet
Fakultet/institutt
e-post
ePhorte
Institutt
Fakultet
Fakultet
Fakultet
Fakultet
ePhorte
ePhorte
ePhorte
PAGA
ePhorte
Honorering av eksterne sakyndigkomitemedlemmer (skjemaet div. lønnsgodtgjørelser mm. fylles ut Institutt
og sendes til lønnskontoret eller variabellønnsattestant)
Institutt
Avslagsbrev til de øvrige søkerne / ev. retur av vitenskapelige arbeider
Ved tilsetting av utlendinger har instituttene en del oppgaver i forbindelse med registrering hos
politiets utlendingsseksjon/oppholdstillatelse/D-nr./skattekort osv.
http://www.uib.no/en/sim
Gjennom hele saksprosessen foretar post/arkivpersonalet og saksbehandlerne på institutt- og
fakultetsnivå diverse operasjoner i ePhorte: 1) Avskrivning av journalposter 2) Journalføring 3)
Ferdigstilling av saker og 4) Statistikk
2/2
ePhorte
ePhorte
ePhorte
ePhorte
Jobbnorge