Saksbehandling i
ephorte Outlook
Saksbehandling i ephorte Outlook
Workshop
Hvordan gjøre arbeidshverdagen lettere og mer effektiv ved bruk av
ephorte Outlook.
Kamilla Røssland (seniorkonsulent, EVRY) Nina Farahi (seniorkonsulent, EVRY)
Saksbehandling i ephorte Outlook
Saksbehandling og arkivering fra mailboksen
• Visjonen er at saksbehandleren skal oppfatte ephorte Outlook som en
naturlig forlengelse og komplettering av funksjonaliteten i Outlook.
• Brukeren skal kjenne seg igjen i grensesnittet og vi bruker derfor
innebygde Outlook-funksjoner og ikoner alle steder det lar seg gjøre og
er naturlig.
• Fokus på å tilgjengeliggjøre det saksbehandleren har behov for.
• Enklere og raskere saksbehandling, søk/ gjenfinning og arkivering.
Saksbehandling i ephorte Outlook
Funksjoner
• Logg på
• Arkivknappen
• Besvare inngående post
• Sende et notat
• Søkemapper
• Brukerstøtte (selvdiagnostisering, send logfil og sletting av ephorte
Outlook katalog under AppData)
• Hvordan finne installert ephorte Outlook versjon:
http://ephorte.info/index.php/losningssenter/item/251-hvordan-finneinstallert-ephorteoutlook-versjon
Saksbehandling i ephorte Outlook
Nyheter
• e-læring i ephorte Outlook (arkivarbeid, saksbehandling og
systemadministrasjon)
• Nettkurs
• ephorte Søk
• Feilretting, forbedringer og ny funksjonalitet kommer fortløpende i nye
versjoner. Informasjon om dette er alltid tilgjengelig på ephorte.info:
http://ephorte.info/
Saksbehandling i ephorte Outlook
ECM brukerstøtte
Hvordan komme i kontakt med brukerstøtte?
• Vi har dyktige konsulenter som står klar for å hjelpe dere.
• Kontakt oss gjennom kundeportalen dersom dere har spørsmål eller
ønsker å bestille oppdrag.
• For å kunne registrere en sak i Service Manager, må du logge på
kundeportalen med personlig brukernavn og passord. Brukernavnet
skal være lik e-postadresse.
• Pålogging: https://kundeportal.evry.com/applikasjoner
• E-guide som veileder deg i bruk av systemet: http://ewiz.no/363.guide
Saksbehandling i ephorte Outlook
ECM brukerstøtte
• Sekundært meldes brukerstøttesaker til telefon 815 33 050, innvalg 5
eller e-post: [email protected]
• Henvendelser som angår pålogging og bruk av vårt supportsystem HP
Service Manager, samt kundeportal applikasjoner sendes til e-post:
[email protected]
• Dersom du trenger hjelp til innlogging, for eksempel ved glemt
passord, kan du ringe telefonnummer 23 14 46 46.
• Nyttig ephorte informasjon: http://ephorte.info/
Saksbehandling i ephorte Outlook
Funksjonsoversikt
• Ny e-post
o
Opprette ny arkivverdig e-postforsendelse som knyttes til saksmappe.
o
Velg U (utgående) , N, X (internt notat) eller Y (mappedokument).
o
Tilknytt maler.
• Eksporter e-post
o
Står på en e-post som skal importeres. Bruker må søke fram saksmappe hvor e-post skal
lagres.
Saksbehandling i ephorte Outlook
Funksjonsoversikt
• Arkiv
o
Snarvei til visning av saksdokument, saksmapper og søkemapper. Oppdater nye søk eller
maler med “Last ned fra ephorte”. Logg på med ny rolle. I tillegg er det mulig å lage e-post
logg om feil til intern brukerstøtte.
• Saksdokumenter - oversikt
o
Alle relevante dokument (JP) tilknyttet via predefinerte søk blir lastet ned. (Flere enn
«Mine saksdokumenter»)
• Funksjoner for et saksdokument
o
Oppbevare data
o
Lage merknader
o
Avskrive / besvare
Saksbehandling i ephorte Outlook
Funksjonsoversikt
• Saksmapper - oversikt
o
Her er alle relevante saker for brukeren.
(Saksbehandler, tilknytning, predefinerte søk, flere enn «Mine saker».)
• Funksjon for sak
o
Oppdatere data
o
Lage merknader
o
Videresende sak som e-post
Saksbehandling i ephorte Outlook
Funksjonsoversikt
• Søkemapper
o
Denne funksjonen viser oversikt over alle viktige søk som saksbehandler og leder trenger
for de dagligdagse gjøremål.
• Om det finnes søk som heter (eksempler)
o
“Egne konsept” - er det dokument under arbeid.
o
“Egne restanser” - er ubesvarte innkomne dokument.
• Menyvalg for lederrollen
o
Funksjoner som fordeling ansees som lederfunksjon. Slike valg er ikke skjult for
saksbehandlerrollen.