Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015
Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 Grimstad kommune Postadresse: Postboks 123 4891 Grimstad Besøksadresse: Arendalsveien 23 Telefon 37 25 03 00 www.grimstad.kommune.no Utarbeidet av Grimstad kommune. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 2 1. Virksomhetsstyring ...................................................................5 22. Grimstad barnehage .............................................................. 69 2. Kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen ........................8 23. Fevik skole .............................................................................. 71 3. Sosialtjenesten........................................................................11 24. Holvika skole .......................................................................... 73 4. Barneverntjenesten ................................................................13 25. Landvik skole .......................................................................... 75 5. NAV Grimstad .........................................................................16 26. Eide skole ............................................................................... 77 6. Boveiledertjenesten................................................................18 27. Grimstad ungdomskole .......................................................... 80 7. Helsetjenesten ........................................................................22 28. Fjære ungdomskole ............................................................... 83 8. Hjemmetjenesten ...................................................................27 29. Fjære barneskole ................................................................... 85 9. Berge gård...............................................................................31 30. Jappa skole ............................................................................. 88 10. Frivolltun bo- og omsorgssenter .............................................35 31. Frivoll skole ............................................................................ 92 11. Feviktun ..................................................................................39 32. Langemyr skole ...................................................................... 94 12. Bestillerenheten .....................................................................42 33. Plan, miljø- og landbruksenheten .......................................... 97 13. Kjøkkentjenesten ....................................................................46 34. Byggesaksenheten ................................................................. 99 14. Kulturtjenesten .......................................................................48 35. Oppmålingstjenesten ........................................................... 102 15. Biblioteket...............................................................................51 36. Bygg- og eiendomstjenesten................................................ 104 16. Kvalifiseringstjenesten ............................................................53 37. Brann- og feiertjenesten ...................................................... 106 17. Veilednings- og utviklingstjenesten ........................................56 38. Kommunaltekniske tjenester ............................................... 108 18. Eide barnehage .......................................................................60 39. Vann- og avløpstjenesten .................................................... 111 19. Tønnevoldskogen barnehage .................................................62 40. Feiertjenesten ...................................................................... 113 20. Storgata barnehage ................................................................64 21. Hausland barnehage ...............................................................67 Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 3 Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 4 1. Virksomhetsstyring Enhetsleder: Trond-Vegar Johansen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -3 123 -1 086 2 037 19 491 14 473 -5 018 2 960 11 161 8 201 19 328 24 548 5 221 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % -65,2 -25,7 277,1 27,0 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -1 142 -56 4,9 15 314 841 5,5 10 747 -414 -3,9 24 919 371 1,5 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 35,8 24,7 -11,1 -31,0 56,4 33,5 -22,9 -40,6 3,4 5,0 1,6 Innledning Virksomhetsstyring er inne i sitt første driftsår, dette året er derfor preget av at enheten er i en etablerings- og konsolideringsfase. Det har vært jobbet med utvikling og presisering av tjenestetilbudet enheten skal gi kommunens enheter og sektorer, samt organisatorisk utvikling. Det har helt konkret vært vurdert om flere av virksomhetsstyring sine tjenester skal bli tversektorielle for på denne måten å spisse kompetansen. 2 årsverk overført fra kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen (KD), ny fagsjef for kvalitet og ny kommunalsjef. Ressursbruk Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Virksomhetsstyring vil for å bidra til å bedre den økonomiske situasjonen i Grimstad kommune redusere kurs og kompetansefremmende tiltak ut 2015. Virksomhetsstyring vil også minimalisere andre typer innkjøp. Disse tiltakene forventes å ha en positiv effekt på om lag 150 000 kroner. Virksomhetsstyring drives i henhold til budsjett, eller med et lite mindreforbruk. Det er et positivt lønnsavvik på 841 000 kroner som skyldes vakante stillinger og refusjoner. Det negative avviket på andre utgifter relateres til AKST. Det er fortsatt noe usikkert hva resultatet til AKST vil bli i 2015. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Det forventes at de kostnadsreduserende tiltakene som virksomhetsstyring iverksetter vil ha en effekt på om lag 150 000 kroner. Dette sett sammen med mindreforbruket ved 2. tertial på 371 000 kroner vil kunne gi enheten et totalt mindreforbruk for 2015 på 500 000 kroner. Antall faste årsverk har blitt redusert med 11,1 i forhold til samme periode i fjor. Dette skyldes at 14 årsverk er overført til AKST. Videre har enheten fått Det understrekes imidlertid at vi ved estimattidspunktet ikke kjenner til den endelige avregningen fra AKST. En avregning fra AKST som går utover vedtatt budsjett vil påvirke det estimerte mindreforbruket negativt. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 5 Vurderinger Virksomhetsstyring ble etablert som en enhet i 2015 som en del av den nye organiseringen av stabs- og støttefunksjonene i Grimstad kommune. Formålet med virksomhetsstyringsenheten er å styrke kompetansen og kapasiteten til å gjøre analyser, styrke internkontrollen og å bistå resten av organisasjonen med omstilling. Enheten har brukt de to første tertialene til å starte arbeidet med den interne organiseringen av enheten, i dette ligger blant annet et arbeide for å se om flere tjenester skal ytes sektorovergripende. Av de større leveransene fra enheten de to første tertialene er ny policy for internkontroll. Enheten har også overtatt arbeidet med beredskap, oppdatert beredskapsplaner, gjennomført øvelser og fått en ny policy for beredskap vedtatt. Det webbaserte krisestøttesystemet DSB-CIM er også implementert i perioden. Enheten har flere oppgaver i forbindelse med det pågående tilsynet fra Fylkesmannen på beredskap. Arbeidet med en prinsippbeskrivelse av kvalitetsarbeidet i Grimstad kommune er også påbegynt. programmet I løpet av en femårsperiode skal alle ledere i Grimstad kommune har gjennomført dette programmet. Programmet gjennomføres i samarbeide med Storform AS. Eiendomskatteprosjektet avsluttes ved utsendelsen av faktura for 3. termin 2015 – medio oktober. Det vil være noen få enkelt saker som krever fortsatt behandling etter dette, men dette vil tas over daglig drift i eiendomsskattekontoret. Det vil foreligge en prosjektrapport i 1. kvartal 2016. AKST (Agder kommunale støttetjenester) er etablert fra og med 2015. Virksomhetsstyring bidrar her med å sette opp en samarbeidsavtale (SLA) mellom kommunen og AKST. Virksomhetsstyring bidrar også til AKST med sin deltagelse i styret. IKT Agder har i inneværende år startet et prosjekt for å få eierkommunenes ERP-løsning (Electronic Resource Planning) på anbud. I høst vil kravspesifikasjonen for IKT Agder kommunenes fremtidige ERP-løsning bli utarbeidet. Virksomhetsstyring legger ned et betydelig antall arbeidstimer i dette arbeidet. Det har blitt utarbeidet en ny organisasjonsstrategi og en strategi for livsfasepolitikk. Disse ble vedtatt av kommunestyret i juni. Virksomhetsstyring har i perioden etablert et nytt lederprogram. Dette lederprogrammet har oppstart i høst. I høst er det 24 ledere som starter på Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 6 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål En effektiv totaltjeneste med Agder kommunale støttetjenester (AKST) som delleverandør. Beskrivelse Gjennomgå og oppdatere rutiner og utarbeide sjekklister for å sikre leveransekvaliteten 2 Redusere sykefraværet med 0,5 prosentpoeng i forhold til fravær i 2014. Oppfølging av sykemeldte. 3 Gjennomgå alle arbeidsprosesser og rutiner innenfor avdelingens ansvarsområde Dokumentere rutinene i ansattportal. 4 Ta initiativ til driftsgjennomganger ved alle enheter i kommunen for å vurdere effektivitet og produktivitet i tjenesten. Utvikle analysekompetansen i kommunen. Vurdere driften opp mot ”beste praksis”. Rådmann, sektorledere, enhetsledere, fagledere, merkantile, vernetjeneste og tillitsvalgte i kommunens enheter opplever relevant og rettidig støtte og faglig bistand. Oppfølging av alle enhetsledere hvert tertial på HR-tall. Enheten prosjektorganiserer planlagte oppgaver. Enhetens medarbeidere er tilstrekkelig faglig oppdatert. 8 Gjennomføre medarbeiderundersøkelser hvert andre år og arbeide for resultater over landsgjennomsnittet. Gjennomføre medarbeiderundersøkelsen i februar 2015, med oppfølging av enhetene over de neste 2 år i henhold til deres handlingsplaner. 9 Fokus på nærvær og helsefremmende arbeidsplasser. Arbeide for å ha et lavt sykefravær sammenlignet med kommunene i Agder gjennom aktive tiltak. Legge til rette for myndiggjorte medarbeidere som får og tar ansvar. Arbeide for å redusere andelen uønskede deltidsstillinger og stillinger med lav stillingsprosent. Videreføre arbeidet med reduksjon av sykefravær, med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. 5 6 7 10 Grimstad kommune Status Kompetansebygging og rekruttering, samt utarbeide kommunerelaterte analyser. Sektorrådgiverne skal gjennomgå og analysere bemanning, nærvær og HR-utfordringer Arbeide for å oppfylle vedtatte retningslinjer. Vurdere ulike endringer, insentivordninger og prosjekter. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 7 2. Kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen Enhetsleder: Ragnhild Sigurdsøn Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -462 -606 -144 6 094 4 757 -1 337 1 473 1 522 50 7 105 5 674 -1 431 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 31,2 -21,9 3,4 -20,1 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -547 59 -10,8 4 990 233 4,7 1 390 -132 -9,5 5 834 160 2,7 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 13,4 11,1 -2,3 -17 18,4 11,5 -6,9 -37,4 2,7 2,7 -0,1 Innledning Kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen har en fast stillingsramme på 1105 % (11,05). Informasjons- og kommunikasjonsteamet hadde en fast stillingsressurs 365 %, politisk sekretariat 250 %, topplederstøtte 100 %, IKT-leder og IKT-rådgivere 300 % og kommunikasjonssjef 100 %. KD har ansvar for kommunens fellestjenester, politisk sekretariat, lederstøttefunksjon, kommunikasjons- og informasjonstjenester, den kommunale IKT-virksomheten, betjening av publikumshenvendelser og henvendelser via telefon/sentralbord/epost. Resultater og aktiviteter KD jobber med å ta ut gevinster av digitaliseringsarbeidet, med i hovedsak å bruke digitale kommunikasjonskanaler, redusere utskrifter og henvise publikum til digitale dokumenter i stedet for utskrifter. I tillegg har det vært jobbet med bredbåndsutbygging i hele kommunen. Medarbeidere fra de forskjellige arbeidsområdene har også deltatt i prosjekter og interkommunalt samarbeid/nettverk, blant annet ny Grimstad kommune webportalløsning, nytt skoleadministrativt system og i arbeidsgruppe for nytt sak- og arkivsystem. Avdelingen har også vært involvert med digital kompetanse i innføringen av e-lås i helse og omsorgssektoren, og medarbeidere følger opp de store IKTsystemene innen helsesektoren som e-link og Gerica. Kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen har ansvar for koordinering av samarbeidet med fadderstyret ved UIA, der det jobbes for at Grimstad kommune skal bli en bedre vertsby for Universitetet i Agder (UiA). I forbindelse med studiestart 2015 ble det gjennomført en sykkeldag i samarbeid med politiet og Sport1. Grimstad kommune arrangerte guidet tur på sykkel, ”hei på deg”-tur til fots og en båttur med Solrik. Store deler av sommeren har det vært jobbet med forberedelser og opplæring til kommune- og fylkestingsvalg 2015. Politisk sekretariat har ansvar for gjennomføringen, men hele avdelingen bidrar vesentlig med valgavvikling. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 8 Ressursbruk Resultatet for 1. tertial viser at avdelingen har et mindreforbruk på kr 160 000. Avdelingen har fokus på nøkternhet. En halv stilling sto vakant i januar, og behov for vikar i sentralbordet har stort sett vært løst med ressurser innen avdelingen bortsett fra under ferieavviklingen i sommer. En medarbeider har midlertidig redusert stilling med 10 %. Det er derfor et mindreforbruk på lønn. Avdelingen har brukt en del mer lønnsressurser i løpet av 2. kvartal fordi den tar en stor del av belastningen for gjennomføring av valg. Avdelingen har et svært lavt sykefravær og alle ansatte i sentralbordet har fått tatt ut avspasering i tillegg til sommerferie. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Prosjekt med å innføre elektronisk adgangskontroll på rådhuset utsettes til 2016 og styrker 2015-budsjettet med kr 70 000. I tillegg er det anmodet om å være forsiktige med innkjøp og andre utgifter. kontorrekvisita gjennomføres kun 2 ganger pr år. Neste gang pr 31.12. I tilegg vil inntekter for en frikjøpt medarbeider i SAKS-prosjektet tilfalle avdelingen. Vurderinger Kommunikasjons- og digitaliseringsavdelingen har tidligere hatt samarbeid med studenter på IKT-fag som har jobbet med studentoppgaver med problemstillinger og utfordringer i Grimstad kommune. Dette er også ført som en målsetting for 2015. Avdelingen ser nå at dette vil bli for arbeidskrevende. Det ble også omsøkt penger til dette formålet, en søknad som ikke ble innvilget av Aust-Agder utviklings- og kompetansefond. En av avdelingens hovedoppgaver er å være pådriver for digitaliseringsarbeidet i kommunen. En risiko her er at mye av dette arbeidet er avhengig av fellesprosjekter som gjennomføres i IKT-Agder samarbeidet, og er derfor til en viss grad utenfor enhetens kontroll. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Estimert mindreforbruk vil være på ca 200 000 i forhold til vedtatt budsjett. Resultatet vil trolig bedre seg noe ettersom fordelte kostnader på Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 9 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Øke antall facebook-likere til 2000 i løpet av 2015 2 Vurdere bruk av en ny kanal for sosiale medier 3 Bidra til å øke organisasjonens kompetanse i å uttrykke seg klart og godt skriftlig. Utarbeide kursplan for ”klarspråkprosjekt” og gjennomføre 2-3 kurs 4 Gjennomføre valg 2015 på en lovlig og hensiktsmessig måte Videreføre velkomstarrangementer for studentene ved UiA i forbindelse med Studiestartfestivalen. Vurdere om Grimstad kommune skal ha egen løsning for e-læring, eller benytte seg av KS Læring og bidra med mer innhold til denne fellesløsningen. Koordinere og følge opp: • kommunens IKT-strategi • IKT-plan for barnehager og skoler • IKT-løsninger knyttet til kommunedelplan for helse- og omsorgssektoren. Tilby oppgaver for studenter innen IKT, e-læring, helse og sikkerhet/beredskap, i samarbeid med UiA. Gjennomføre kommunikasjonsPlan for helse- og omsorgssektoren I samarbeid med sektoren Legge til rette for økt effektivisering og modernisering av kommunes fagsystem, og være en pådriver for digitale tjenester på nett. Utvikle kompetansen hos medarbeiderne slik at valg 2015 kan gjennomføres på en rasjonell måte Følge opp samarbeidet med fadderstyret ved UiA. 11 Oppnå en nærværsprosent på minst 95 12 Reduksjon av avdelingens kopi- og utskriftskostnader med 10 % i forhold til 2014 Fokus på faglig og sosialt fellesskap med ett temamøte hver måned, i tillegg til avdelingsmøter og sosiale aktiviteter Holde fokus på at man skal jobbe med dokumenter digitalt. 5 6 7 8 9 10 Grimstad kommune Beskrivelse Gjennomføre målrettede kampanjer for å øke mottakerbasen i kommunikasjonskanalen Status Arrangere kurs og samlinger lokalt i Grimstad, og sammen med våre samarbeidskommuner når det er hensiktsmessig Dette skal gjøres i samarbeid med IKT Agder, IKT Agders eiere og andre samarbeidskommuner (Østre Agder mm.). Koordinere og bistå utvikling av IKT-løsninger innen helse- og omsorgssektoren. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 10 3. Sosialtjenesten Enhetsleder: Tina Fabricius Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -3 659 -6 622 -2 963 6 034 7 233 1 199 9 051 9 275 225 11 426 9 887 -1 540 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 81,0 19,9 2,5 -13,5 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -20 6 602 -33 008,8 7 199 -34 -0,5 2 109 -7 166 -339,7 9 288 -598 -6,4 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 42,9 15,3 -27,6 64,4 56,8 19,6 -37,2 65,5 6,9 5,8 -1,1 Innledning Annet tertial har vært preget av behovet for å gi forsvarlige tjenester til to enkeltbrukere. Det ble akutt behov for å sette inn tiltak. Det ble kjøpt et enetiltak til den ene brukeren, mens vektertjeneste ble kjøpt inn for å ivareta den andre brukeren. Dette var midlertidige tiltak inntil vi fikk på plass heldøgnsbemanning på Ekelunden. Heldøgnsbemanningen er et prosjekt som varer ut året for å gi disse to brukerne forsvarlige tjenester. Dette er en tjeneste som skal evalueres i løpet av høsten, men vi har allerede fått en god del tilbakemeldinger. I tillegg til å ivareta disse to brukerne har heldøgnsbemanningen hatt god effekt på flere felt. Beboerne føler seg mye tryggere, og flere brukere ønsker å flytte til Ekelunden grunnet heldøgnsbemanningen. Tilbakemeldingene fra hjemmetjenesten, brannvakta, bygg- og eiendomstjenesten, naboer og politiet er også positive. Prosjekt ”Likemannstjeneste - fra rusbehandling til helhetlig ettervern”. Dette prosjektet er et samarbeid mellom sosialtjenesten, A-larm og Agderforskning. Sistnevnte skal ha ansvaret for følgeforskning av prosjektet. Dette prosjektet har startet opp og brukere har allerede fått plass. Resultater og aktiviteter Merforbruket i annet tertial skyldes utgifter til enetiltak, vektertjeneste og heldøgnsbemanning på Ekelunden. Grunnet til at merforbruket ikke er høyere enn kr 600 000 er at det er lagt inn en egenandel for refusjon for særlig ressurskrevende tjenester. Det er imidlertid ikke sikkert at tiltakene kvalifiserer for refusjonskrav. Det vurderes fortløpende vedtak for disse to brukerne for å vurdere muligheten for refusjonskrav. Dersom sosialtjenesten Sosialtjenesten har startet opp småhusprosjektet ”Sjef i egen bolig”. Prosjektet er i rute, og fire glade brukere har fått tildelt plass i prosjektet. Modulboliger var ventet rett etter sommerferien, men har ikke blitt levert i annet tertial. Det ventes en snarlig levering av dem nå. Grimstad kommune Læringsnettverk for rus og psykisk helse er et samarbeid med psykisk helse og spesialisthelsetjenesten. Dette arbeidet er i rute. Arbeidet med ettervernsgrupper i samarbeid med A-larm har startet opp. Det vil bli opprettet ettervernsgrupper som ledes av en ruskonsulent med fagkompetanse og frivillige med erfaringskompetanse. Ressursbruk Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 11 får refusjon for hele 2015, ser det ut til at det kan dreie seg om ca kr 400 000 med fradrag for egenandelen. for at brukerne skal ivaretas på en god måte. Videre er prosjekt heldøgnsbemanning på Ekelunden veldig positivt både for brukerne og omgivelsene. Enheten har et sykefravær på 5,8 %, noe som er en nedgang fra 2014. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Det å søke om refusjonskrav vil være et viktig tiltak. Videre vil tjenesten redusere kjøp av tjenester så langt det er forsvarlig. Dersom refusjonskrav blir innvilget vil dette utgjøre ca kr 400 000. Tjenesten har en forløpende forbedring av tjenestene både på ettervern og tidlig innsats. Dette er også en viktig utvikling for rusomsorgen i Grimstad kommune. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Merforbruket for sosialtjenesten estimeres til kr 2 500 000. Grunnen til merforbruket er heldøgnsbemanningen på Ekelunden samt enetiltak og vektertjeneste. Vurderinger Sosialtjenesten har en positiv utvikling. Arbeidet med boliger er veldig viktig Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Forbedre kvaliteten i pasientforløpene for rusmiddelmisbrukere 2 Bygge 4 småhus i prosjektet ”Fra bostedsløs til sjef i egen bolig” Utvikle ettervernsgrupper basert på selvhjelpsgruppemodell 3 Grimstad kommune Beskrivelse Delta i læringsnettverket for sømløse pasientforløp for rus og psykisk helse. Det skal jobbes mye med kvaliteten i egen tjeneste og samarbeidet med spesialisthelsetjenesten. Brukermedvirkning er meget sentralt i dette arbeidet. Boligene skal bygges etter mal fra ”Nøtterøy-prosjektet”. Brukerne som får tildelt disse boligene skal delta i byggeprosessen. Prosjekt ettervernsgrupper videreføres i 2015. Det vil jobbes med å videreutvikle modellen og sette disse gruppene i gang. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 Status 12 4. Barneverntjenesten Enhetsleder: Kim Andrè Vangberg Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -5 100 -7 009 -1 909 23 004 23 858 854 11 197 12 285 1 088 29 101 29 133 32 Personaldata 2014 Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 37,4 3,7 9,7 0,1 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -6 002 1 007 -16,8 21 398 -2 459 -11,5 12 041 -244 -2,0 27 437 -1 697 -6,2 Resultater hittil i år per 2. tertial 2015 Endring % 26,2 26,2 34,0 34,0 14,9 14,9 Aktivitetsdata Antall tiltak Akuttplasseringer 1. og 2. tertial Antall i fosterhjem Antall i institusjon * Resultater hittil i år per 2. tertial 2015 Endring 151 172 21 10(hele 2014) 7 64 62 -2 4 2 -2 2014 % 14 -3 - 50 Innledning Barnevernet har i 2015 blitt egen enhet i Grimstad kommune. Enheten inkluderer barneverntjenesten og bolig for enslige mindreårige flyktninger. I tillegg har enheten ansvaret for MOT (forebyggende arbeid mot mobbing, mistrivsel, ensomhet og rusmisbruk blant ungdommer i skolen) og PMTO (Parent Management Training – Oregon). PMTO er i samarbeid med Familiens hus. Enheten har per 31.08. et merforbruk på 1,697 millioner. Merforbruket er fordelt mellom barneverntjenesten med et merforbruk på 1,5 millioner og Grimstad kommune bolig for enslige mindreårige flyktninger med et merforbruk på i overkant av kr 200 000,-. Resultater og aktiviteter Barneverntjenesten Barneverntjenesten har i andre tertial hatt en akuttplassering i beredskapshjem. Totalt for 2015 har barneverntjenesten hatt syv akuttsaker. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 13 Barneverntjenesten har hatt et stort etterslep etter høgt sykefravær første halvår 2015. Sykefraværet har vært altfor høgt siden oktober 2014. Dette har ført til økt bruk av private aktører i andre tertial. Barneverntjenesten har mål om å tredele tjenesten for å iverksette tiltaket Hjemme hos, som skal være et forsterket tiltak i hjemmet hos barn, for å unngå å måtte flytte barn til beredskaps- eller fosterhjem. Barneverntjenesten har i andre tertial tredelt tjenesten. Tredelingen er organisert med et mottak og undersøkelsesteam, et tiltaksteam og en omsorgsgruppe. Det vil ikke være ressurser i barnevernet til å etablere og iverksette Hjemme hos, slik som tidligere besluttet. Barneverntjenesten har i andre tertial etter tredelingen prioritert saksbehandling etter lov om barneverntjenester. Dette for å sikre forsvarlige tjenester for familier, barn og unge. Bolig for enslige mindreårige flyktninger Fagleder ble ansatt 01.08.2015. Det har i andre tertial vært stort fokus på å få iverksatt ny tredelt turnus. Ny turnus ble iverksatt i uke 34. Målet med ny tredelt turnus er å redusere sykefraværet ytterligere for tjenesten. Ressursbruk Barnevern som enhet har hatt store utfordringer med høgt sykefravær i 2015, og spesielt i første tertial med tre måneder med over 25 % fravær. I hele andre tertial har sykefraværet blitt redusert. Barnevernet er med i pilotprosjektet Raskere frisk som Grimstad kommune er en del av. Det er forventet fortsatt reduksjon i sykefraværet i 2015. Barnevernet har et merforbruk på 1,6 millioner. Det høge merforbruket skyldes i stor grad fosterhjemskostnader, besøkshjemskostnader og bruk av private aktører, herunder også sakkyndige utredninger. Dette utgjør per 31.08. et merforbruk på 1,4 millioner. I tillegg er det et merforbruk knyttet til akuttplasseringer i 2015. Totalt har barneverntjenesten brukt i overkant av en million på akuttplasseringer i år, kun på beredskapsplasseringer. I tillegg kommer kostnader med juridisk bistand og klagebehandlinger i fylkesnemnd og Tingretten. Barneverntjenesten har færre institusjonsplasseringer per 31.08. Dette gjør at barneverntjenesten i andre tertial har hatt en oppside. Denne oppsiden fortsetter ut 2015, forutsatt at det ikke blir flere institusjonsplasseringer i år. Grimstad kommune Merforbruket i bolig for enslige mindreårige flyktninger skyldes bruk av vikarer på grunn av det høge sykefraværet første halvår av 2015. Det er også 80 % refusjon for tjenesten. Dette gjør at enheten har fått mer inntekt i 2015 pga. merforbruk i tjenesten. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Barneverntjenesten har vakant stilling i 100 % i perioden 01.10-31.12.2015, hvor det er ansatt nytt personell fra 01.01.2016. Barneverntjenesten vil redusere bruken av private aktører for høsten 2015 og avslutte de kontrakter som er inngått med avslutning i 2015. Barneverntjenesten har innleie av private aktører hvor målet nå er å forebygge varige omsorgsplasseringer. Dette fører til økte kostnader for høsten 2015, men reduksjon av varige kostnader dersom konsekvensen ved å ikke sette i verk intensiv hjelp hadde ført til omsorgsplassering. Fosterhjemskostnader er faste kostnader som er kontraktfestet. Det er ikke mulighet for reduksjon på dette i 2015. Fosterhjemskostnader utgjør 60 % av det totale barnevernsbudsjettet. Barneverntjenesten har høge fosterhjemskostnader sammenlignet med flere andre barneverntjenester. Det er startet en prosess for å gjennomgå vår kostnadspraksis. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Estimert merforbruk i 2015 for enheten er mellom to og to og en halv million. Dette skyldes i merforbruket i fosterhjem, besøkshjem, bruk av private aktører og akuttplasseringer. Det at enheten har færre institusjonsplasseringer gir oss en oppside som reduserer merforbruket med en million kroner. I tillegg er det store kostnader og et merforbruk på akutte saker og bruk av sakkyndige utredninger i 2015 i forbindelse med akutte saker. Bolig for enslige mindreårige flyktninger estimerer vi med å holde budsjettet 2015. Vurderinger Barnevernet har startet revisjon av internkontrollsystemet. Barneverntjenesten er i prosess for omorganisering, og dette vil føre til noe Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 14 mindre kapasitet frem mot jul. Målet er at vi skal drifte saksbehandlingen mer effektivt på lengre sikt. Barneverntjenesten skal ha systemrevisjon av fylkesmannen i oktober 2015. Tilsynet omhandler bekymringsmeldinger og tilbakemeldinger til meldere. Med hensyn til dagens bemanningssituasjon i barneverntjenesten vil en kunne anta at det vil være behov for bruk av private aktører også i 2016. Målet er fortsatt at bruken av private aktører skal reduseres i 2016. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Barneverntjenesten vil være aktiv i forhold til spørsmål om barns levekår, og i forhold til hvilken rolle vi vil ha i utviklingen av Familiens hus. Beskrivelse Barneverntjenesten vil være et talerør for barn som ikke har gode nok levekår. Vi vil satse på gode samarbeidsrelasjoner til politi, skole, barnehager, helsestasjon, familiesenter og andre, og være en aktiv medspiller i utviklingen av et aktivitetssenter for barn og ungdom. 2 Organisere barnevernet i tre team 3 Videreutvikle ”Hjemme hos-tjenesten” i barnevernet 4 Øke nærværsprosenten for ansatte som jobber med enslige mindreårige flyktninger. Målet med denne organiseringen er å utvikle team som er mer spesialiserte for å forbedre kvaliteten. Teamene vil være mottaksteam, tiltaksteam og omsorgsteam. ”Hjemme hos-tjenesten” vil startes opp i siste del av 2014 og tjenesten vil videreutvikles i 2015. Det er nødvendig med kompetanseheving av de tre medarbeiderne som vil jobbe i denne tjenesten. Jobbe aktivt med arbeidsmiljø for å øke nærværsprosenten. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 Status 15 5. NAV Grimstad Enhetsleder: Finn B. Henningsen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -13 749 -16 110 -2 361 12 280 14 774 2 493 18 113 15 284 -2 829 16 644 13 947 -2 697 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Antall søknader Innkomne Behandlede Ferdig behandlede Ventetid aktive Ventetid ferdige % 17,2 20,3 -15,6 -16,2 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -16 042 68 -0,4 15 497 723 4,7 15 209 -75 -0,5 14 663 716 4,9 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 8,6 9,0 0,4 0,0 9,2 10,2 1,0 0,1 6,3 7,1 0,8 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 953 898 -55 5,8 923 860 923 860 12,26 15,77 3,51 21 12,26 15,77 3,51 21 Innledning Totale utgifter inkluderer lønn, lønn til brukere som er i kvalifiseringsprogrammet, sosialhjelp og utgifter til brukere som har omsorgstilbud i påvente av institusjonsplass og institusjonsopphold. Bakgrunnen for at dette føres på NAV Grimstad sosial er at saksbehandling og utbetaling skjer i fagprogrammet ”Velferd”. Totale utgifter for NAV Grimstad 2. tertial 2015 utgjør 13 947 000 kroner. Sammenlignet med samme periode i 2014 var 16 644 000 kroner. Totalt mindreforbruk er på 2 697 000 kroner i 2015. Vårt budsjett er periodisert med en utgift på 14 663 000 kroner per 2. tertial. Vår totale utgift viser 13 947 000 kroner, som er 716 000 kr under budsjett. Grimstad kommune Ressursbruk Vi har i 2. tertial 2015 ti faste årsverk. Saksbehandlingstiden per 2. tertial 2015 er 15,77 dager, en økning med 3,51 dager sammenlignet med 2014. Vi ser en nedgang i antall saker som kommer inn, fra 953 til 898 saker. I 2. tertial 2015 var fraværsprosenten 7,1 %, en økning fra 6,3 % i 2014. Målet vårt er et fravær under fem prosent. Det høye fraværet skyldes i stor grad en langtidssykemeldt. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 16 Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen NAV Grimstad har arbeidsplikt for alle i arbeidsfør alder. Brukere som ikke ønsker å ta imot tilbudet med arbeidsplikt velger ofte ikke å fremme krav om sosialhjelp. Jobbsentralen er en viktig bidragsyter for å opprettholde kravet om arbeidsplikt. Estimat for mer- eller mindre forbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett NAV Grimstad sitt mål er å være i balanse eller et underforbruk på budsjett for 2015. Vi har i 2. tertial et underforbruk på 716 000 kr. Vi vil videreføre bruken av statlige virkemidler for brukere på økonomisk sosialhjelp resten av 2015. Vi har fortsatt fokus på at alle utlendinger skal ha arbeids- og oppholdstillatelse for å kunne søke om sosialhjelp. Målet her er å redusere utgifter til sosialhjelp. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Alle arbeidssøkende brukere som trenger bistand for å komme i jobb skal få tilbud om veiledning og vurdert arbeidsrettede tiltak. Raskt tilbud om gjeldsrådgivning. Beskrivelse Alle brukere skal få vurdert sitt bistandsbehov mot arbeid. Jobbsentralen brukes som vårt «lavterskeltilbud» og for å opprettholde arbeidsplikten. Gjennomgang av deltakere minimum hvert kvartal med tanke på aktivitet mot arbeid og utdanning. 4 Andel deltakere på introduksjonsprogram med overgang til arbeid eller utdanning skal være over 60 prosent ved utgangen av året. Godt arbeidsmiljø og et nærvær på minimum 95 %. 5 Kvalifiseringsprogrammet 2 3 Grimstad kommune Status Vi har som mål å gi bruker tilbud om gjeldsrådgivning innen 4 uker. Alle medarbeidere skal trives på arbeidsplassen ”Snakk til og ikke om” ”Pluss runde” Godt arbeidsmiljø fast tema på kontor- og avdelingsmøter. Medarbeidersamtaler gjennomføres i løpet av andre halvår. Vi har som måltall at vi til enhver tid skal ha minimum 22 brukere i programmet. Ved utgangen av august har vi 20 brukere. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 17 6. Boveiledertjenesten Enhetsleder: Marit Henriksen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -473 -650 -177 48 456 56 043 7 587 13 590 17 056 3 467 61 573 72 450 10 877 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Aktivitetsdata Antall brukere Under 16 år Over 16 år Støttekontakt Avlastning privat % 37,4 15,7 25,5 17,7 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -1 033 -383 37,1 53 459 -2 584 -4,8 15 269 -1 787 -11,7 67 695 -4 755 -7,0 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 81,5 77,1 -4,3 -5,3 122,6 138,8 16,3 13,3 12,2 12,2 0,0 Resultater hittil i år per 2. tertial 2015 Endring 19 14 -5 73 81 8 138 153* 15 42 45** 3 2014 % -26,3 11 10,9 7,1 NB! Antall brukere over 16 år er definert som antall med utviklingshemming, jf. rapportering til staten. Det er flere som får tjenester, til dels betydelige tjenester, men som ikke telles her. * Det er i tillegg 45 vedtak på støttekontakt som ikke har blitt iverksatt enda grunnet manglende rekruttering. ** Det er i tillegg 7 vedtak på privat avlastning som ikke er iverksatt grunnet manglende rekruttering. 10 bruker fikk økt avlastning i fm sommerferieavvikling. Innledning Boveiledertjenesten ble etter Deloitte sin gjennomgang i 2013 beskrevet som en stor enhet, hvor antall medarbeidere, døgndrift og en sammensatt brukergruppe gir en svært kompleks drift. systematisere funn og utarbeide tiltaksplan, for å kunne presentere en endelig rapport i løpet av kort tid. Resultater og aktiviteter Rådmannen har i budsjettdokument for 2015 initiert en total driftsgjennomgang i enheten. Basert på det utfordringsbildet som avdekkes, vil det bli foreslått tiltak for å redusere risiko knyttet til økonomi, fag og drift for øvrig. En foreløpig rapport ble overlevert kommunalsjefen i juli, og som følge av de tilbakemeldinger som ble gitt, er man nå i ferd med å Grimstad kommune Enheten har et negativt avvik på drøye 4,7 millioner. Det er varierende merforbruk i de fleste boligene/tiltakene våre, dette skyldes flere faktorer. I noen tiltak har man hatt behov for å styrke bemanningen som følge av økt aktivitet knyttet til nye vedtak og nye brukere. Høyt sykefravær er fortsatt en stor utfordring til tross for at enheten jobber iherdig med oppfølging. Vakante Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 18 stillinger har fått stor oppmerksomhet og man har forsøkt å være i forkant med rekruttering, men ser at dette i noen tiltak ikke har gitt resultater da den kompetansen man søker etter, ikke er å finne på søkerlistene. Boveiledertjenesten sine budsjetterte inntekter kommer i hovedsak fra de refusjoner man får fra staten knyttet til ressurskrevende brukere. Da budsjett for 2015 ble lagt, var utgangspunktet samme antall ressurskrevende brukere som i 2014. I samarbeid med økonomikonsulent er inntekter beregnet på nytt og budsjett justert i henhold til faktisk antall brukere for 2015. Det jobbes målrettet med gjennomgang av alle vedtak, og det er fremmet et konkret ønske om at det utarbeides et system som registrerer aktivitetssvingninger, slik at det blir bedre løpende oversikt. Det er også ønske om å få en modell for justering av budsjett i tråd med aktivitetsvariasjonene. 20 % stilling er omdisponert i 2015 for å øke kapasiteten innenfor rekruttering av støttekontakter og private avlastere. Det har vært et forholdsvis stort etterslep på disse områdene. Flere vedtak har blitt innfridd, men dette har medført økte utgifter til avlønning. Det vurderes likevel dit hen at dette er en klok prioritering, da støttekontakt og privat avlastning kan demme opp for mer kostbare tjenester. Ressursbruk Sammenliknet med 2. tertial i 2014, har enheten mindre faste årsverk. Bakgrunnen for dette er knyttet til en planlagt nedbemanning, som ble gjennomført i fjor. Det er imidlertid en økning i brutto årsverk, som må sees i sammenheng med momenter som tidligere er beskrevet i forhold til sykefravær, vakante stillinger og aktivitetsøkning. Enheten organiserer flere såkalte enetiltak, der brukere får døgnkontinuerlige tjenester i egne boenheter. Dette som et direkte resultat av at kommunen pr i dag ikke har egnet/tilstrekkelig boligmasse for brukere som er i behov av denne type tjenester. Dette er ressurskrevende på flere områder, som eksempelvis bemanning, arbeidsmiljø og generell drift, der mulighetene til å dra nytte av sambruk knyttet til personell er fraværende. Dette er brukere som riktignok kategoriseres som ressurskrevende og utløser refusjoner til kommunen, men kommunens egenbetaling knyttet til Grimstad kommune disse brukerne kunne vært redusert dersom man hadde hatt mulighet til å organisere tilbudet på en mer hensiktsmessig måte. To av enetiltakene står for et merforbruk på nærmere 3,4 millioner, her er en stor del av lønnsutgiftene knyttet til kjøp av eksterne personaltjenester. I tillegg er det økt bemanningsfaktor hos flere brukere som følge av økt behov. Ved fylt myndighetsalder mister brukerne ofte sitt utdanningstilbud og må ha tjenestene levert fra oss. Siden økningen kommer fra juni, vil disse brukerne ikke komme inn under kategorien ressurskrevende brukere i 2015, og kommunen må derfor bære alle lønnskostnader. Som følge av økt behov forankret i omfang av vedtak, har følgende økninger i årsverk blitt gjort: - Skoleveien: 0,2 årsverk med effekt fra januar Landviktun 16: 5,16 årsverk med effekt fra april (ressurskrevende bruker, kommunen betaler kun 20 % av disse lønnskostnadene) Avlastningen for barn og unge: 3,45 årsverk med effekt fra juni. I tillegg er det flere brukere i Markveien som har vedtak på flere timer enn det som tidligere har vært lagt til grunn for bemanningsfaktor, og det er derfor en økning på 0,8 årsverk med effekt fra januar. Enheten har også et betydelig merforbruk knyttet til omsorgslønn, støttekontakt og privat avlastning. Budsjett for støttekontakt er korrigert i forhold til politisk vedtak om økt timelønn, mens budsjett for privatavlastning og omsorgslønn ligger på 2014-nivå, til tross for at regnskap ved utgangen av 2014 viste et merforbruk. Det er særlig tre bofellesskap som utpeker seg når det gjelder stort forbruk av overtid. Årsakssammenhengene er sammensatte: kompetansebehov, vakante stillinger og høyt sykefravær. Det ble iverksatt ulike tiltak i sommer for å redusere overtid. Tiltakslisten utvides nå til enda tettere oppfølging, og det er allerede besluttet på initiativ fra kommunalsjefen at det startes en grundig driftsgjennomgang i de bofellesskapene som har størst merforbruk. Sykefraværsprosenten ligger på samme nivå som tilsvarende periode i 2014. Dette er i utgangspunket alt for høyt, og det jobbes i alle boliger for å Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 19 redusere dette. Man håper blant annet at prosjektet Raskere frisk vil gi positive resultater. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Alle tjenester som leveres av boveiledertjenesten, er knyttet til enkeltvedtak som fattes i bestillerenheten. Vedtakene er hjemlet i lov, og kan ikke kuttes. Det er i gjennomgangen av boveiledertjenesten fremmet en rekke tiltak som på sikt vil kunne effektivisere tjenestene, men dette vil ta noe tid å gjennomføre. Som nevnt tidligere vil man også bruke høsten til en grundig gjenomgang av alle bofellesskap som har høyt merforbruk på lønns- og overtidsutbetalinger. Estimat for mer eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Dersom det ikke foretas konsekvensjusteringer i forhold til lønnskostnader som følge av økt aktivitet, og i budsjett for støttekontakt, omsorgslønn og privat avlastning, ser man dessverre for seg at merforbruket vil øke de kommende månedene, i gjennomsnitt med 200-300 000 kr per måned. Merforbruk i 2. tertial inkluderer også engangsutbetalinger på nærmere 350 000 kr. Ett tiltak er avsluttet i 2. tertial, mens et nytt tiltak opprettes for ny bruker. Samlet kostnad er foreløpig ikke avklart, da det er usikkerhet rundt bemanningsfaktor, som igjen får konsekvenser for kommunens samlede kostnad. preger driften. Som nevnt innledningsvis er enheten nå i ferd med å sluttføre rapport/tiltaksplan som følge av driftsgjennomgang. Motivasjonen for å jobbe målrettet med forbedringstiltakene er stor. Tverrfaglig samarbeid knyttet til aktivitetstilbud og miljøtjeneste på tvers av enheter, gir nye muligheter med tanke på hvordan vi organiserer tjenestetilbudene til våre brukere. Dette oppleves som svært positive prosesser og vil kunne bidra til at vi kan øke kapasitet og gi et mer differensiert tilbud til våre brukere. Det er også viktig å trekke frem det samarbeidet som nå er etablert mellom pårørende og kommunen. Dette gir oss en unik mulighet til å se tjenesten fra en annen vinkel. Pårørende er en viktig ressurs for oss og det er gledelig å oppleve at de gjerne deler av sine opplevelser og erfaringer i den hensikt å øke forståelse og innsikt hos oss som tjenesteleverandører. Det er alltid vanskelig å beregne endelig refusjon for ressurskrevende brukere, men mulig ligger det en merinntekt der på ca 700 000 kr. Vurderinger Det skjer mye spennende i enheten. Satsing på faglighet og systematikk Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 20 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Alle voksne utviklingshemmede skal ha mulighet til dagaktivitet en eller flere dager i uka. 2 Bidra til at brukerne får/opprettholder et så høyt funksjonsnivå som mulig. Lavest mulig sykefravær, maks 10 %. 3 4 5 6 7 Satsing på brukermedvirkning og mangfold gjennom å gi tilbud om støttekontakt også som gruppetilbud. Beskrivelse Følge opp at NAV og videregående skole tar sitt ansvar for arbeids- og skoletilbud. Alle skal vurderes til arbeid før tilbud om kommunal dagaktivitet. Opprette kommunale arbeidstreningsplasser. Søke prosjektmidler.. Ha kompetente medarbeidere og turnuser som bidrar til stabilitet og kontinuitet. Fokus på egenmestring. Ha fokus på nærvær, følge opp sykemeldte. Ha gode turnuser og dyktige ledere. Ha fokus på positive tilbakemeldinger. Tildeling/omgjøring av tilgjengelige ressurser. Tverrfaglig samarbeid. 9te9 Øke antallet støttekontakter med 35. Det vil redusere ventelista med 90 %. (40 personer har i dag vedtak men det mangler støttekontakt) Gjennomføre opplæringsprogram for ansatte uten formell kompetanse i miljøarbeid. Støttekontakt er et rimelig og godt tiltak nederst i omsorgstrappa. Timelønna ble økt med virkning fra 011014. Det er også nødvendig å frigjøre mer arbeidstid til faglig arbeid fremfor administrative oppgaver. Det er det en plan for. Det er i 2013 utarbeidet eget undervisningsopplegg for nyansatte ufaglærte. Programmet skal gjennomføres 1-2 ganger i året. 90 % (av 75) fullfører kompetansehevingsprogrammet; ABC, utviklingshemming og aldring Igangsatt 2013. Opplæring i medikamenthåndtering gjennomføres som e-læring for dem som ikke har godkjenning for dette i sin utdanning. Arrangere 2 åpne møter med faglig innhold for foresatte. Gjennomgå, evaluere og oppdatere gjeldene kontrollrutiner; fag, økonomi, personal inkl lønn. Etablere controllerfunksjon. Grimstad kommune Status Vi har tidligere hatt god erfaring med å arrangere møter for foresatte. Utvikle samarbeid og felles forståelse. Det er i første omgang satt i system samarbeid på systemnivå mellom pårørende, administrasjon og politisk nivå. Sikre systematisk oppdatering og oppfølging av de internkontroll systemene vi har. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 21 7. Helsetjenesten Enhetsleder: Vegard Vige Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -4 772 -5 570 -798 21 695 24 829 3 134 19 193 19 255 62 36 115 38 514 2 398 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Aktivitetsdata Antall brukere Psykisk helse Legesenteret Helsesøstertjenesten Jordmortjenesten Fysioterapi Ergoterapi Familiesenteret % 16,7 14,4 0,3 6,6 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -3 067 2 504 -81,6 24 102 -727 -3,0 16 516 -2 739 -16,6 37 551 -962 -2,6 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 43,0 42,7 -0,3 -0,7 52,7 57,4 4,6 8,8 3,6 2,5 -1,1 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 2 169 2 465 296 4 436 7 355 2 919 1 001 1 175 174 592 651 59 1 910 2351 441 443 527 84 423 483 60 13 66 17 10 23 19 14 Innledning Helsetjenesten består av helsesøster- og jordmortjenesten, fysio- og ergoterapitjenesten, innsatsteamet, familiesenteret, kommunepsykolog, psykisk helsetjeneste (alle disse inngår som tjenester i Familiens hus), Brannstasjonen legesenter, kommuneoverlegen, allmennlegetjenesten inkludert legevakt og miljørettet helsevern. Enheten har hovedarbeidsområder innen helsefremmende, forebyggende og rehabiliterende arbeid til hele kommunens befolkning. Jobbsentralen ble overført fra sosial- og barneverntjenesten helsetjenesten fra årsskiftet, og antall årsverk i enheten er følgelig økt. Grimstad kommune til Resultater og aktiviteter Hovedfokus har vært på videreutvikling av modellen ”Familiens hus” for samordning, koordinering og styrking av forebyggende arbeid og tidlig innsats for barn og unge. Aktivitetsdata viser en økning av aktivitet for alle avdelingene, dette gir imidlertid bare delvis et riktig bilde av situasjonen. For Brannstasjonen legesenter skyldes den vesentlige økningen at vi nå har normal drift etter de store datautfordringene vi hadde i 2014, for fysioterapitjenesten har vi fra årsskiftet fått overført fysioterapistillingen fra Langemyr skole, og Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 22 Frisklivssentralen har frem til 1. sept hatt en prosjektstilling som gir økte aktivitetstall. Det er for alle avdelingene vanskelig å definere aktivitetsdata som gir et ”riktig” bilde av hva tjenesten egentlig gjør. Vi teller antall konsultasjoner, Jobbsentralen teller antall aktivitetstimer for brukerne, men dette sier lite om innhold, kompleksitet eller varighet. Mye av tjenestenes arbeid foregår ved ulike gruppeaktiviteter og ved tallrike samarbeidsrelasjoner med andre tjenester, og dette får vi ikke fremstilt på en god måte med enkle tall. Målet om å bedre tilgjengelighet for allmennheten er vanskelig å nå på grunn av fortsatt svært mangelfulle skilting til Dømmesmoen, og særdeles sparsom bussforbindelse. Dette gjør det vanskelig for enkelte å finne frem, og for de som ikke disponerer bil er det vanskelig å komme hit. Bygget som opprinnelig var planlagt brukt til åpen barnehage er tatt i bruk til annet formål, og dette sett sammen med den økonomiske situasjonen gjør at vi ikke ser mulighet til å etablere åpen barnehage i nær fremtid. Ressursbruk Økonomi: Enheten har en hovedutfordring, og det er at Jobbsentralen ble overført til enheten fra årsskiftet, men uten at det fulgte tilstrekkelige budsjettmidler med. Det er budsjettert med store inntekter som ikke er realistiske, dette er viktigste forklaring på et stort regnskapsmessig merforbruk så langt. Jobbsentralen har en rekke aktiviteter der innleie av ekstra arbeidsledere medfører en ikke-budsjettert merutgift, men en tilsvarende/noe større ikke-budsjettert merinntekt – henholdsvis 830 000 og 820 000 kroner hittil. Dette er hovedforklaringen på enhetens samlede merforbruk på lønn, og en viktig del av den økte inntekent. Alt i alt forventes Jobbsentralen å gå mot et merforbruk på rundt 700 000 kr, som ene og alene skyldes manglende budsjettmidler – og i langtidsbudsjettet er dette beløpet større, 900 000 per år. Jobbsentralen kan ikke spare inn disse midlene uten å komme svært nær full nedleggelse. Selv om Jobbsentralens aktiviteter gir inntekter, så utløses inntekten av arbeidsinnsats som må avlønnes. Muligheten for profitt er meget begrenset. Tjenesten fører til redusert antall sosialhjelpsmottakere, og en reduksjon eller nedleggelse vil føre til stor økning av sosialhjelpsutgifter. Grimstad kommune I tillegg kommer noen mindre utfordringer som enheten ikke kommer utenom; • • • • drifts- og vikarmidler til innsatsteamet for hverdagsrehabilitering vil utgjøre rundt 200 000 i løpet av året merutgift kjøp av helsetjenester i utlandet vil få et merforbruk rundt 100 000 tolkning av regelverket for fastlønnstilskudd for fysioterapeuter har blitt strengere, og vi får ikke lenger utbetalt fastlønnstilskudd for leder av fysioterapitjenesten. Dette utgjør 182 000 kroner per år. enheten har hatt en særskilt engangsutgift på 115 000 Personal: Årsverkstallet er økt fra 2014 fordi Jobbsentralen er kommet inn i enheten, likeså fysioterapeut som jobber ved Langemyr skole, og stilling for forebyggende hjemmebesøk hos eldre, og et par prosjektstillinger. Stilling som koordinator for Familiens hus ble etablert finansiert av øremerkede statlige tilskudd fra 1. mars. Vi har også hatt en viss innleie av ferievikarer til innsatsteamet. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Noen forhold vil bedre regnskapstallene i forhold til dagens tall. Jobbsentralen har en utestående fordring på ca 320 000, og fysio- og ergoterapitjenesten får tilført ca 520 000 i fastlønnstilskudd. Helsestasjons- og jordmortjenesten fikk i budsjett 2015 tilført 850 000 fra statstilskudd. Halvparten av dette er benyttet til stilling for koordinator i Familiens hus, tjenesten har ikke ansatt helsesøster i resten av stillingen. Denne kan holdes vakant frem til årsskiftet, hvilket gir en utsettelse av kravet om styrking av skolehelsetjenesten, men også en besparelse på i alt 400 000. Ut over dette har tjenesten i all hovedsak sine utgifter knyttet til fast ansatt personale som gir lovhjemlede tjenester. En vesentlig økning av inntekter er ikke realistisk, en vesentlig reduksjon av utgiftene krever oppsigelse av fast ansatte og reduksjoner i tjenestetilbudet som kan være vanskelig å forsvare – både juridisk og faglig. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 23 Reduksjoner eller nedleggelse av Jobbsentralen kan redusere utgiftsnivået i helsetjenesten, men vil gi større økning av sosialhjelpsutgiftene enn besparelsene. Resultatet vil derfor bli både dårligere tjenester til innbyggerne og en større kostnad for kommunen. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Tjenestens estimat for 2015 er at regnskapstallene vil ende med et merforbruk på rundt 800 000 i forhold til vedtatt budsjett. 700 000 av dette skyldes manglende budsjettmidler til Jobbsentralen, det øvrige er summen av utgifter utover budsjett summert ovenfor mot de økte inntekter, og besparelsen på 400 000 ved å utsette ansettelse i den nye helsesøsterstillingen til årsskiftet. Fysioterapi Innsatsteamet er nå inne i sitt andre år og fortsetter med svært gode resultater; brukerne klarer seg bedre i hverdagen, og behovet for tjenester fra hjemmetjenestene er redusert. Økonomisk har vi imidlertid utfordringen at det er avsatt lønnsmidler, men ved en feil ikke midler til vikarutgifter, og heller ikke driftsmidler, på budsjettet. Vi må derfor regne med at innsatsteamet får et overforbruk i størrelsesorden 200 000 kroner. Fysioterapitjenestene til barn er hardt presset, og vi har til dels betydelige udekkede tjenestebehov. Barn med betydelig funksjonssvikt må prioriteres, og dette går ut over muligheten til tidlig innsats og forebyggende tiltak. Helsefremmende hjemmebesøk har vist seg å være et svært godt tilbud som tas godt imot av brukerne og gir verdifull informasjon til tjenesten. Vurderinger Psykisk helse Har full aktivitet og fortsetter satsingen på aktivitet og mestring. Metoden KOR for fortløpende evaluering av arbeidet med den enkelte er tatt i bruk i hele tjenesten. Brannstasjonen legesenter Her er aktiviteten stor med full bemanning og et fungerende journalsystem, inntekten har derfor økt. Lokalene er dårlige og legger begrensninger på aktiviteten. Vi har en utfordring med å skaffe tilstrekkelig helsesekretærbemanning for sommeren 2015, dette er avgjørende for beredskapsansvaret. Helsesøstertjenesten Tjenesten har etablert 4-årskontroll for alle fra 1. mars. Vi ser en økning av barn med behov for ekstra oppfølging. Tilbud om ICDP (International Child Development Group) er iverksatt og blir et fast regelmessig tilbud fremover. Tjenesten skal styrkes også i år fra statlige overføringer med 60 % stilling. Jordmortjenesten Tjenesten består av 1 person og er derfor svært sårbar. Kapasiteten er også vesentlig mindre enn etterspørselen, og tilbudet må prioriteres strengt. Grimstad kommune HELFO-refusjoner for kommunens innbyggere som får fysioterapitjenester i andre EU-land skal dekkes av kommunen. Dette er en betydelig økende aktivitet, og så langt i år har vi hatt en utgift rundt 150 000 som er budsjettert for hele 2015. Vi må derfor regne med et merforbruk på minst 100 000 for dette. Ergoterapi Tjenesten er kritisk lavt bemannet, og har derfor måttet innføre betydelige begrensninger på tjenestetilbudet. Særlig går det ut over tilpasning av hjelpemidler til pasienter på sykehjem, det hjelpemidlene nå må anskaffes av sykehjemmet og tilpasses av pleiepersonalet. Dette skyldes en betydelig økt etterspørsel etter ergoterapitjenester utløst dels av rask utskrivning av pasienter fra sykehus og sykehjem, med påfølgende behov for rask avklaring og fremskaffing av hjelpemidler, og dels av innskjerping i regelverk fra NAV for utlevering av hjelpemidler, tilskudd til tilpasning av bolig med mer. Enheten har derfor måttet be om oppretting av flere ergoterapeutstillinger til budsjett 2016, og inntil eventuell økt kapasitet ha meget streng prioritering av oppgavene. Familiesenteret Familiesenteret er et lavterskeltilbud for barn, ungdom, foresatte og øvrig nettverk, og har et bredt kontaktnett til alle andre virksomheter som arbeider med barn og familier. Kommunepsykologen bruker rundt 1/3 av sin arbeidstid i senteret. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 24 Jobbsentralen Jobbsentralen har 15 heltidsplasser for deltakere med arbeidsplikt etter lov om sosiale tjenester i NAV. Så langt i år har alle disse plassene vært i bruk, og det er kø/venteliste for nye deltakere. Sentralen har hatt oppsiktsvekkende gode resultater på sitt arbeid med å bringe personer på økonomisk sosialhjelp over i ordinært arbeid og utdannelse. Intensjonene er å utvide arbeidet med stadig flere arbeidsoppgaver, håpet er i større grad å kunne benytte området på Dømmesmoen til dette. Allmennlegetjenesten Fastlegetjenesten opplever betydelig pågang, det er meget begrenset med ledige plasser på legenes lister og vi planlegger etablering av ytterligere en fastlegehjemmel i løpet av høsten. Legetjenesten på sykehjem legges om, og det er ansatt 2 nye leger i 100 % stillinger, med oppstart 1. november for sykehjem og kommunal øyeblikkelig hjelp-etableringen ved Feviktun, i henhold til vedtatt budsjett 2015. Dette forventes å gi et faglig løft til sykehjemstilbudet. Jobbsentralen har en eldgammel bil- og maskinpark med flere biler som nærmer seg 20 år, og vi har derfor betydelig risiko for akutt stans i tjenesten, fall i inntektene og store utgifter til reparasjon eller nyanskaffelse. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 25 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Innarbeide og videreutvikle modell for Familiens hus 2 Etablere kontakt med minst 4 nye barnehager for systematisk arbeid med tidlig innsats 3 Etablere kontakt med minst 2 skoler for systematisk og tverrfaglig arbeid med tidlig innsats (i tillegg til etablert skolehelsetjeneste) 4 Tilby foreldreveiledningsgrupper 5 Øke tilgjengeligheten av tjenestene for allmennheten Grimstad kommune Beskrivelse Felles kompetansebygging, møtepunkter (formelle, uformelle). En rekke tiltak er iverksatt ved formelle og uformelle møtearenaer. Utarbeide og implementere rutiner for mottak, samarbeid oppfølging av brukere i Familiens hus. – dette er et løpende utviklingsarbeid, mye er gjort men mye gjenstår fortsatt. Dette krever oppmerksomhet hele tiden, særlig fra ledelsen Koordinator er på plass og i aktivitet. Videreutvikle kafé/kantine på Dømmesmoen; kafé startet 17 aug. inkl kantine for ansatte kjøkkenløsning på ”Gamlebygget” sto ferdig før sommeren. Vi har etablert et samarbeid med universitetet i Tromsø om brukerundersøkelse, medarbeideundersøkelse og kvalitetssikring av arbeidet med Familiens hus, hvor også PPtjenesten og barnevernet deltar Bidra til å videreutvikle basisteam for alle barnehager. Dette er på plass, og møtes månedlig. Ressursgruppen for barn som bekymrer (”Den nødvendige samtalen”) er i kontakt med barnehagene. Bidra til å videreutvikle basisteam for alle skoler (4 ganger årlig). Det er etablert ved alle skolene, fungerer svært godt ved noen skoler og kan utvikles ytterligere ved noen andre. Hjemmesiden ”er du bekymret for meg” er tilgjengelig for skolene, og er et nyttig verktøy for skolene, øvrige tjenester, foreldrene og allmennheten. Ressursgruppen for barn som bekymrer (”Den nødvendige samtalen”) skal være i kontakt med skolene. Dette tilbudet er primært rettet mot de minste barna, og vi har ikke klart å frigjøre kapasitet for å ta opp dette arbeidet for minst 2 skoler i 2015. Imidlertid har SMILgrupper blitt gjennomført for alle ungdomsskolene. Kommunepsykologen koordinerer samarbeidsgruppe for problematisk skolefravær, med hovedfokus på overgangen mellom ungdomsskole/videregående. Videreutvikle kontinuerlig ICDP- og PMTO-aktivitet. Settes inn i årshjul. Dette er i gang, fortsatt utfordringer med å etablere tilstrekkelig kapasitet Etablere bemannet resepsjon, informasjon på tv-skjermer, skilting ute, årshjul, åpen barnehage. Bemannet resepsjon er ikke mulig inneværende år. Fortsatt betydelige mangler ved skilting og vanskelig for nye brukere å finne frem. Infoskjermer er på plass hvilket avhjelper noe Det er ikke budsjett for etablering av åpen barnehage i 2015, eller rom for å foreslå det i 2016. Da kommunestyret vedtok å etablere et ”Familiens hus” som modell for arbeidet med tidlig innsats rettet mot barn og unge, var ”Åpen barnehage” et av de sentrale elementene i modellen, det ser imidlertid ikke ut som vi vil klare å frigjøre midler til å gjennomføre dette, eller å få tilgang til et bygg som barnehagen kunne etableres i. Det synes da nødvendig å melde at dette tiltaket antakelig må skrinlegges i denne omgang. Dette må vi komme tilbake til som en del av evalueringen av modellen Familiens hus Det er også en stor ulempe for brukerne av tjenestene at det er svært begrenset bussforbindelse til Dømmesmoen. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 Status 26 8. Hjemmetjenesten Enhetsleder: Kari Anne Johnsen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -833 -69 764 36 512 40 252 3 740 3 565 5 421 1 856 39 244 45 604 6 360 % -91,7 10,2 52,1 16,2 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % 0 69 #DIV/0! 36 300 -3 952 -10,9 3 457 -1 965 -56,8 39 757 -5 848 -14,7 Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 59,1 66,0 7,0 11,8 104,6 113,6 9,1 8,7 11,3 8,7 -2,5 Aktivitetsdata Antall brukere Brukerrettet tid Antall brukere Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 47 752 47 912 160 0,3 % 3 597 3 716 119 3,3 % Personaldata Innledning Tjenesten består av hjemmesykepleie, avlastningsoppdrag, fastvaktsoppdrag også på natt, praktisk bistand, turnusbemannet leilighet for ressurskrevende bruker og brukerstyrte personlige assistenter. Det utføres tjenester til 600 brukere og utenom disse betjenes også trygghetsalarmer til 350 personer ved behov. Tjenesten hadde til sammen 80,93 faste årsverk per 2. tertial. Årsverkstallet avviker fra data i tabell, dette skyldes at det fra april 2015 var vakante stillinger som ikke ble besatt med en gang i ny grunnturnus, og ansatte som er ute i ulønnet permisjon. Resultater og aktiviteter Hjemmetjenesten har i løpet av 2. tertial 2015 gjennomført omfattende endringer i tjenesten, som en del av et nasjonalt satsingsarbeid, Gode pasientforløp. Som en del av dette programmet er det innført rutiner med regelmessig gjennomgang av sjekklister, som inkluderer legemiddelgjennomgang, ernæringsstatus, tiltakspakke demens m.m. for den enkelte bruker. Det er også innført e-lås (elektronisk låsesystem som betjenes via mobiltelefon) for hjemmebaserte tjenester på Fevik. Hjemmebaserte tjenester er første helseenhet som har innført sjekklistearbeidet i kommunen. Mange ansatte har også gjennomgått opplæring i TILT (tidlig identifisering av livstruende tilstander) og basiskompetanse. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 27 Sykefraværet er 2,5 % lavere enn til samme tid i 2014. På grunn av arbeid med ny organisering samt innføring av flere nye systemer og sjekklister, har det ikke vært mulig å prioritere arbeid med opprettelse av poliklinikk og arbeid med å rekruttere frivillige til enheten. Ressursbruk Det har vært et merforbruk på 5 848 000 kroner hittil i år. 4 000 000 er lønnsutgifter til ekstra innleie, 800 000 er lønnsutgifter til innleie sommervikarer fra vikarbyrå. Bruttotall årsverk viser et høyt forbruk av innleide timer. Årsakene til overforbruk er innleie av vikarer fra vikarbyrå i sommerferie 2015, men det ble ikke samme aktivitetsvekst i sommer som i 2014. Det er også brukt lønnsmidler til innleie av ekstravakter, samt til dekning av sykefravær og overtid. Ny grunnturnus ble laget april 2015. Turnus ga styrket bemanning på dagtid, men det ble ikke rom for økning årsverk på kveld, og det er derfor leid inn ekstravakter på kveld for å utføre vedtak på kveldstid. Aktiviteten i vedtakstimer har vært stabil i 2015 i forhold til 2014, men det har vært en økning i antall brukere, og dette har medført en organisatorisk utfordring. Det har derfor vært behov for ekstra innleie på dag og kveld. Aktivitetstallene for august 2015 viser det høyeste antall timer og høyeste antall brukere noen gang på en måned. Det er brukt 800 000 kroner på lønnsmidler til to administrative sykepleiekonsulenter, disse stillingene ble opprettet etter politisk vedtak i februar 2014. Det fulgte ikke med budsjettmidler til disse to stillingene. Helårseffekt er 1 200 000 kroner. Avlastningsvedtak ligger heller ikke inne i ressursstyringsmodellen, vedtakstimene utgjør 2,6 årsverk. Det er her brukt 1 270 000 kroner, og helårseffekt vil bli 1 900 000 kroner. Det er brukt 635 000 kroner på overtid. Sammenlignet med 2014 er det et høyere forbruk i 2015. Det er brukt kroner 300 000 på kursutgifter. Det er søkt 834 000 kroner i refusjon for ressurskrevende bruker, disse midlene er lagt inn i budsjettet for 2015. Grimstad kommune Det er brukt 0,7 årsverk på nødvendige ekstraoppdrag som ikke inngår i vedtakstid med administrasjonsoppgaver og brukerretta tid. Dette gjelder blant annet utrykning på trygghetsalarmer. Det er her brukt 330 000 kroner. Helårseffekt i overforbruk vil være 490 000 kroner. Ekstra arbeid har økt siden 2014. På ressurskrevende bruker er det et lite overforbruk på 70 000 kroner som skyldes korttidsfravær. Det har vært økning i vedtakstimer for brukerstyrt personlig assistanse. Økningen tilsvarer tre årsverk, men får ikke helårseffekt i 2015. Det er brukt 140 000 kroner i lønnsmidler. Merkostnad i 2015 vil bli 600 000 kroner. Det drives godt arbeid i sykefraværsoppfølging med 2,5 % redusert fravær per 2. tertial 2015 i forhold til samme periode i 2014. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Enheten ser nå effekt av innsatsteam og omlegging til økt antall korttidsplasser i kommunen, dette har resultert i lavere vekst i aktivitetstall for hjemmebaserte tjenester i 2015. Enheten vil tilstrebe at det ikke benyttes bemanning utover det som er tildelt i forhold til aktivitet, satse på økt rekruttering av tilkallingsvikarer og stramme inn på overtidsutbetaling og mertid. Rapporteringsrutiner endres til stille rapport, og det vil bli gjort innkjøp av enklere, nødvendig utstyr (mobilforsterkningsanlegg og storskjermer) for å redusere bruk av tid og lønnsmidler. Dårlig mobildekning i hjemmebaserte tjenester sine lokaler i dag medfører forsinkelser, da blant annet arbeidslister ligger på mobilene. Storskjermene er tenkt brukt til informasjonskanal og vil gi innsparinger på personalsamlinger. Det vurderes fra 2016 å ta vekk de to administrative årsverkene, for å unngå merforbruk og fordi enhetens merforbruk tilsier at de ikke har gitt de ønskede resultater. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Det er bedt om konsekvensjustering for økte kostnader til BPA i 2015. De foregående tiltakspunktene vil bremse merforbruket noe for resten av året, og vikarkostnader vil ikke bli videreført. Samlet prognose for året er da estimert til et merforbruk på 7 mill. kroner. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 28 Vurderinger Enheten driver godt i utvikling av tjenesten i forhold til innføring av kvalitetsforbedrende tiltak gjennom sjekklistearbeid i Gode pasientforløp. Mange ansatte har gjennomført basiskurs og TILT-opplæring. Omorganiseringen i april, som ga flere små grupper hjemmetjeneste med færre ansatte og færre brukere per gruppe, gir brukerne bedre kvalitet på tjenestene og færre personer på besøk. Den strategiske omleggingen som endret gruppene til ulike diagnoseteam innenfor rus og psykiatri, demens, palliasjon og medisinteknisk behandling, har resultert i forbedret kvalitet på tjenestene. Ansatte har også fått jobb innen ønsket fagfelt, og dette bidrar til ytterligere kvalitetsforbedring. Dette kan også se ut til å ha effekt på sykefravær og trivsel. Det vil bli gjort begrensninger i kurs- og møtedeltakelse høsten 2015 for å spare vikarkostnader. Avvikling av ekstra innleie i turnus kan også medføre noe forsinkelser i sjekklistearbeidet knyttet til prosjektet Gode pasientforløp. Dette kan være en risiko for kvalitet og kompetanse dersom tiltaket varer for lenge, men anses ikke å være en høy risiko for en begrenset periode. Innføring av elektronisk lås som gjør at ansatte kan åpne dører til brukere med mobiltelefon istedenfor å ha med seg et knippe med nøkler er meget vellykket. Fevik har innført ordningen våren 2015, og området til Frivoll vil innføre dette i 3. tertial. Frivoll vil i 3. tertial også innføre elektronisk middagsbestilling og elektronisk bestilling av medisinsk forbruksmateriell, Fevik har allerede innført dette. Enheten vil også anskaffe 2 skannere, slik at pasientjournalen blir fulldigitalisert. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 29 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 3 Mål Innovasjon: Innføre modell med poliklinikk og samarbeid med frivillige i enheten Kvalitet: Gjennomgang internkontroll, utarbeide prosedyrer og risikoanalyser. Deltar i forbedringsarbeidet med trygge, helhetlige og koordinerte pasientforløp, samt pasientsikkerhetsprogrammet. Beskrivelse Status Ha årlige internundervisningsplaner overfor ansatte for å komme i møte med samhandlingsreformen og ny velferdsteknologi. Dette vil gi bedre kvalitet på tjenestene ut til brukerne Ansatte: Faglederne tar ansvar for sykefraværsoppfølgingen som ansattes nærmeste leder Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 30 9. Berge gård Enhetsleder: Nina Vehus Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -1 321 -5 262 -3 941 22 508 25 155 2 648 1 974 5 874 3 900 23 161 25 767 2 606 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Aktivitetsdata Brukerrettet tid Antall brukere % 298,4 11,8 197,5 11,3 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -4 662 600 -12,9 24 956 -199 -0,8 5 478 -396 -7,2 25 772 4 0,0 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 45,7 47,6 1,9 4,2 62,4 66,6 4,3 6,9 12,0 9,5 -2,5 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 27 660 32 368 4 708 74,83 73,25 -1 17 -1 Innledning Berge gård er i økonomisk balanse per august 2015. Berge gård senter jobber kontinuerlig med innovasjon og kvalitetstiltak og samarbeider med FOU-avdelingen om utviklingen av velferdsteknologi på natt. Det er positivt at vi har fått montert 62 av 100 e-låser, det bidrar til å frigjøre tid for nattjenesten, slik at de i stor grad har unngått tidsavvik. Testing av velferdsteknologi er iverksatt, og fem sengematter, to dørsensorer og to robotstøvsugere prøves ut. Det er skiftet ut 90 gamle trygghetsalarmer og det gjenstår å skifte ut 155 alarmer. Til nye brukere er det kjøpt inn 185 trygghetsalarmer. Andre ting som etter hvert vil bli prøvd ut er fuktsensorer, lyssensorer, teknologiske madrasser og GPS. Grimstad kommune Vossgate har gjennomført innovasjonstiltak ved å jobbe på nye måter og har spart kommunen for 3 mill. kroner ved å overta ansvaret for Charlottenlund, Edens hage og ansvaret for ressurskrevende brukere. Ved dagsenteret er tilbudet til personer med demens videreutviklet ved å opprette en prosjektstilling som finansieres med økonomiske midler fra helsedirektoratet. Hjemmetjenesten har laget en ny turnus og økt stillingsprosenten til 60 % for alle som ønsker det (gjelder ikke helgestillinger). Arbeidet med innføring av sjekklistene i forhold til gode pasientforløp og ny fordeling av primærsykepleier er i gangsatt. Tidsfristen 1. nov. kan bli Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 31 utfordrende å klare å holde på grunn av forsinkelser i ansettelse av sykepleier. Det har vært heisstans på Berge gård flere ganger i sommer. Heisen er nå reparert, samtidig er det behov for en ytterligere oppgradering av heisen og det er meldt inn i investeringsbudsjettet for 2016. Kostnad er stipulert til 450 000 kr. Resultater og aktiviteter Utgiftene ved Berge gård har økt med 2 648 000 kr siden samme periode i fjor og skyldes følgende forhold: • • Bruttoårsverk har økt med 4,3 sammenlignet med samme periode i fjor. Det skyldes økt bemanning i Vossgate etter overtakelse av Charlottenlund og Edens hage, økt bemanning i hjemmetjenesten på grunn av aktivitetsøkning og overtakelse av sjåførtjenesten. Aktivitetsøkningen i hjemmetjenesten er 4708 timer sammenlignet med 2. tertial i fjor. Det har vært en aktivitetsøkning på 8,5 % fra juli til august 2015. Det gis rom for daglig etisk refleksjon. Sjåførtjenesten har et merforbruk 95 319 kr. Sjåførtjenesten ble overført 1.1.2015 fra brannvakta til Berge gård. Det var ikke tilstrekkelige budsjettmidler til vikarer og faktiske driftskostnader. Dette er meldt inn som konsekvensjustering i 2016. Det er et mindreforbruk i hjemmetjenesten på 654 613 kr, som skyldes at 1,8 årsverk holdes vakant - ett årsverk på grunn av forsinkelser knyttet til ønske om å tilsette en sykepleiekonsulent og 0,8 årsverk fordi vi venter på avklaring i forhold til tilrettelegging. I tillegg har det vært redusert innleie av vikar fordi vi har hatt tilgang på personer i arbeidspraksis og lærlinger som kan ta selvstendige vakter. Som en del av rekrutteringsstrategien på sommeren er det gitt bonus for til sammen 110 000 kr. Inntekten ved Berge gård senter har økt med 3 941 000. Dette skyldes først og fremst økte refusjonsinntekter på sykefravær og foreldrepermisjon. Det er også en økning i inntekter på egenandel (trygghetsalarmer) på ca. 95 000 kr, som skyldes prisjustering. Sykefraværet er redusert med 2,5 % sammenlignet med samme periode i fjor og er hittil i år på 9,5 % Ressursbruk Berge gård senter er i økonomisk balanse, det er likevel et merforbruk på nattjenesten og sjåførtjeneste og et mindreforbruk i hjemmetjenesten. Merforbruk på natt er 858 891, og skyldes høyt fravær og at nattjenesten er mindre fleksibel ved at en ikke kan klare seg med den bemanningen en har på jobb ved sykdom blant ansatte. På dagtid er det større fleksibilitet ved at man kan bruke lærlinger og personer på arbeidspraksis og egne ansatte Det er vanskeligere å rekruttere folk til å jobbe på natt, og det blir dyrere vikarleie når det utløser overtid og innleie fra vikarbyrå. Merforbruket skyldes også andre forhold. Blant annet har det vært behov for å leie inn fastvakt på natt, dette utgjør 253 timer. Grimstad kommune Refusjonsmodulen i Agresso har vist seg å inneholde feil som foreløpig ikke er ordnet. Saken er meldt inn til brukerstøtte i Unit4. For nattjenesten er det tapsføringer for ca. 110 000 kr som vi foreløpig ikke vet om er korrekt. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen En stilling som sykepleier som ønskes omgjort til sykepleiekonsulent kan holdes vakant frem til desember 2015. Det gir en effekt på ca. 262 500 kr for 5 måneder. Konsekvensene med dette tiltaket er at det går utover jobbsituasjonen for fagleder, som beskrevet i bekymringsmelding sendt til 1. tertialrapportering. Hjemmetjenesten må da nedprioritere oppgaver som for eksempel avviksrapportering, medarbeidersamtaler, oppdatering av webcruiter, intervjuer (forsinkelse i ansettelser), oppfølging av tiltaksplaner og utsette innføring av sjekklister for gode pasientforløp til etter 1.nov. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Berge gård har antakelig rett på refusjon for en ressurskrevende bruker, dette er ikke inntektsført i budsjettet og dreier seg om ca 800 000 kr. Dersom Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 32 refusjonen blir ført som inntekt, er prognosen at Berge gård senter vil ha et mindreforbruk ved årets slutt. ansettes en 100 % sykepleiekonsulent omgående for å håndtere de administrative utfordringene. Det er økonomisk dekning i enheten for denne ansettelsen. Saken ligger hos rådmannen. Vurderinger Aktiviteten i hjemmetjenesten har økt med ca. 18 000 timer siden 2010, og det utvidede personalansvaret med 20 nye medarbeidere (11 nye årsverk siden 2010) har medført en betraktelig økning av administrative oppgaver. Fagleder i hjemmetjenesten har personalansvar med 70 ansatte og trenger avlastning til administrative oppgaver. Enhetsleder vurderer at det bør Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 33 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Trygg hjemmesituasjon for brukere på natt uten fast tilsyn ved hjelp av velferdsteknologi. Beskrivelse Dialog med bruker, pårørende, ansatte for å identifisere behovet og se løsninger og teste det. 2 Helhetlig og trygge pasientforløp. Pasienter opplever trivsel og trygghet. Brukermedvirkning som dokumenteres i tiltaksplan. Alle brukere har oppdatert tiltaksplan. Alle brukere vet hvem som er deres primærsykepleier. 3 Etikk Alle lederne gjennomfører to refleksjonsarenaer per år med sin avdeling. Gir rom for daglig refleksjon. 4 Bedre tilbudet til personer med demens. Kartlegge hva som er viktig for dem. Rekruttere flere frivillige. Bruke demens midler, slik at brukerne opplever å få det bedre. 5 Opprettholde god servicen på levering av hjelpemidler og akseptabel ventetid på tross av stor pågang. Styre og prioritere, slik at brukere er fornøyde. Fremlegge grundig saksutredning, dersom det er behov for å øke bemanningen. 6 Trivsel, trygghet og kompetanse for medarbeiderne. Vernerunder, medarbeidersamtaler, spørrekultur, feedback kultur, refleksjonsarenaer. Medarbeiderundersøkelse. Status Enhetens målsetninger for handlingsplan 2015-2018 1 2 3 Alle deltidsansatte som ønsker det skal få stilling over 60 % (unntak helgestillinger). Sykefravær 8 % Gjennomføre innovasjon og kvalitetstiltak Grimstad kommune Vurdere alle vakante stillinger før du utlyses. Samarbeide tett med tillitsvalgte. Tett oppfølging, identifisere om det er jobbrelatert, tilrettelegge. Få fastlege tidlig inn. Kontinuerlig forbedringer, legge til rette for et læringsmiljø, våge å ta risiko, se feil som en mulighet til forbedring, stille spørsmål ved inngrodde mønster, lete etter endringsagenter og entusiasme. Kontinuerlig forbedringer, legge til rette for et læringsmiljø, våge å ta risiko, se feil som en mulighet til forbedring, stille spørsmål ved inngrodde mønster, lete etter endringsagenter og entusiasme. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 34 10. Frivolltun bo- og omsorgssenter Enhetsleder: Eirik Æsøy (Ingrid Hauge Bie konstituert per 30.08.2015) Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -6 166 -5 943 222 35 810 36 173 363 4 359 5 314 955 34 004 35 543 1 540 % -3,6 1,0 21,9 4,5 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -5 519 424 -7,7 34 224 -1 949 -5,7 4 662 -652 -14,0 33 367 -2 177 -6,5 Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 60,9 61,8 0,9 1,5 98,5 97,9 -0,6 -0,6 6,9 9,2 2,3 Aktivitetsdata hjemmetjenester Brukerrettet tid Antall brukere Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 16 213 16 853 640 3,95 352 349 -3 -0,85 Aktivitetsdata sykehjem Antall senger Liggedøgn Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 48 48 0 0 26314 24269 -2045 -7,77 Personaldata Innledning Frivolltun bo- og omsorgssenter er sykehjem, heldøgns omsorgsboliger (Grom) og dagsenter. Sykehjemmet har to spesialavdelinger; en lindrende avdeling med 2 senger på Silas, og en ressursavdeling for personer med demens og utfordrende adferd med 6 senger. I 2014 startet vår sektor arbeidet med å endre fokus fra passiv hjelp til aktiv mestring. De fleste av våre langtidsplasser skal gjøres om til korttidsplasser. En slik endring fører med seg helt nye måter å jobbe på. Frivolltun er et innovasjonssenter. Vi har kommunens og Østre Agder-regionens visningsarena for velferdsteknologi. Grimstad kommune Grom er med sine 42 leiligheter kommunens testarena for utprøving av ulike velferdsteknologiske løsninger. Frivolltun er et Livsgledesykehjem, og vi ble resertifisert 06.05.15. Vi har et godt og tett samarbeid med UiA og Dahlske videregående skole. Vi har et godt samarbeid med frivillige. NAV og kvalifiseringstjenesten bruker oss for arbeidstrening og språkopplæring. Vårt dagsenter har med statlige midler og bruk av frivillige utvidet sitt tilbud for flere brukere. Det er startet opp dag- og kveldssenter for beboerne på Grom, og det er utviklet et mer variert tilbud med stor vekt på trening og bevegelse. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 35 Resultater og aktiviteter 6. mai 2015 ble vi resertifisert som Livsgledesykehjem for andre gang. Stiftelsen Livsglede for eldre sier i klar tekst at vi er et av de to beste sykehjemmene i landet (det andre er i Trondheim). De sier også at vi er gode på å være gode, ved at vi deler kunnskap og at vi har en organisasjonskultur preget av læring, mestring og leting etter muligheter. Aktiv omsorg valgte å legge sin undervisning til Frivolltun. De vil bruke oss i sin undervisning, og er særlig interessert i hvordan vi arbeider med velferdsteknologi og vårt arbeid med å etablere nye dagsenterplasser hvor aktivitetsparkene våre har en viktig rolle. Vi har åpnet dag- og kveldsaktivitetstilbud for beboere på Grom. Vi bruker frivillige og noe lønnet arbeid for dette tilbudet, som beskrives som en suksess. Vi jobber for å få laget sansehagen vår om til en aktivitetspark. Der skal vi ha et samarbeid med Villa Mathilda barnehage, Frivoll skole og kvalifiseringstjenesten, som er våre nærmeste naboer. Dette for å gi pasientene våre bedre muligheter til aktivitet, i tråd med livsglede, og som et ledd i arbeidet for å skape et demensvennlig samfunn. Vi ønsker også å bidra til at brukere av andre tjenester i kommunen kan få et arbeid å gå til, som samtidig avhjelper oss, i forhold til for eksempel dyrestell og lignende. Ressursbruk Samlet merforbruk for Frivolltun er per 2. tertial i underkant av 2,2 millioner. Avviket består i all hovedsak av nettolønn (1,95 mill) og andre driftsutgifter (650.000). Det er et positivt inntektsavvik på ca 400.000. Nettolønnsavviket skyldes i hovedsak merforbruk på kontoene vikarinnleie, ekstrahjelp og overtid. De økte driftsutgiftene skyldes utgifter til vikarbyrå for å dekke sommeravviklingen. Utgiften til dette har vært på ca 750 000. Det er mindreforbruk på andre driftsposter som reduserer det totale avviket med ca 100 000. Det positive inntektsavviket består av flere mindre poster på oppholdsbetaling, brukerbetaling og refusjoner. Sykehjemmet har et samlet merforbruk på 1,65 mill. Merforbruket fordeler seg som for enheten totalt, men det er spesielt avdeling Silas, Sarita, nattog ressursavdelingen som har et merforbruk. På Silas er merforbruket først og fremst knyttet til korttidsfravær og overtid i forbindelse med lindrende Grimstad kommune pasienter. Vi har i lengre tid hatt flere lindrende pasienter, og i budsjettet tildeles vi midler for 2 lindrende pasienter. Sarita har merforbruk på grunn av flere vakante stillinger og ekstrainnleie for en enkeltpasient en periode i mai, samt korttidsfravær. Merforbruket på overtid begrunnes i hovedsak med at vi har hatt mange vakante stillinger på flere avdelinger. Nattjenesten har det største merforbruket, og dette er knyttet til sykefravær. Dette vil imidlertid forbedres fra september. På ressursavdelingen er det korttidsfravær og vakante stillinger som er hovedårsakene til merforbruket. Av hensyn til både medpasienter og ansatte er det nødvendig med noe mer bemanning enn det som opprinnelig har ligget i pleiefaktor/budsjett for enheten. Grom har et samlet merforbruk på ca 500 000 kroner. Merforbruket er knyttet til lønn. Dette skyldes i hovedsak sykefravær, vakante stillinger og ekstrainnleie på grunn av flere pasienter som trenger ekstra tjenester. Det totale fraværet så langt i år har gått opp med 2,3 % sammenliknet med samme periode i fjor. Det er korttidsfraværet som har økt. For noen avdelinger er økningen mer enn dobbelt så stor som de 2 % vi tildeles i budsjettet for bl.a. å dekke korttidsfravær (2 % skal også dekke opplæringsvakter, kurs etc.). Et høyere korttidsfravær enn det budsjetterte på 2 % øker også andre tilhørende utgifter som arbeidsgiveravgift, KLP osv. som det heller ikke er dekning for i budsjettet. Det har vært mange opplæringsvakter dette tertialet, da vi har fått ansatt i flere av de vakante stillingene og vikariatene på sykehjemmet. Reduksjon i liggedøgn på sykehjemmet sier noe om endring fra langtidsplasser til korttidsplasser. Nedgangen i år skyldes at det i perioder er ledige korttidsrom i påvente av nye pasienter. Men det sier ikke noe om pleietyngde. Mange av våre nye korttidspasienter har et helt annet sykdomsbilde og en helt annen adferd enn våre tidligere langtidspasienter. Det er grunn til å minne om at pleiefaktoren på 0,8 som vi opererer med i dag ble bestemt den gang vi var et mer tradisjonelt sykehjem med langtidspasienter. Vi har ikke hatt lærlinger å bruke i dette tertialet, da de vi hadde, sluttet i mai, og vi fikk nye lærlinger i august. Lærlingene er en ressurs for oss, når de har blitt godt kjent og kan gå selvstendige vakter. Vi kan da bruke de 50 % ved fravær, uten at det koster oss noe. Det at vi nå har lærlinger som begynner å Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 36 bli godt kjent, gjør at vi resten av året kan bruke dem for å slippe å leie inn ved fravær. jobber nå med Grom. Der er turnusen ferdigstilt, og vakansskjemaene underskrevet. Første prioritet er å omplassere de som nå jobber på Bølgen. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Vi lar 50 % merkantilstilling stå vakant en periode, dette gir en besparelse på ca 50 000 kr for 2015. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Estimat før tiltak er et merforbruk på ca 3 mill. dersom det utvikler seg i samme takt som til å. Men vi vet at forbruket er lavere på høstparten, så det er nok ikke riktig å blindt fremskrive dagens resultat. Etter tiltak vil et estimat være at man klarer å holde seg på dagens nivå, dvs. ca 2 mill. kroner. Merforbruket per juli var på samme nivå som per august, så det kan tyde på at merforbruket har flatet noe ut. Fagutviklingslederstillingen blir stående vakant, mens innehaver konstituert som enhetsleder. Dette gir en besparelse på 200 000 i 2015. er I henhold til plan vil tre beboere på avdeling Bølgen flyttes til ordinære langtidsplasser i kommunen. Dette innebærer en innsparing på 2,7 årsverk. Overflytting vil skje i løpet av oktober. Dette gir en besparelse inneværende år på 280 000 kroner. For 2016 betyr det ca 1,7 millioner kroner. De ansatte blir omplassert til vakante stillinger på Frivolltun, i samarbeid med tillitsvalgte, verneombud og HR-avdelingen. Alle fagledere har gått over fra å jobbe i Agresso web til Agresso55, det gir en økt kontroll og mer detaljert informasjon om budsjettet. Faglederne fortsetter med å skrive månedsrapporter for å følge med på forbruket avdelingsvis. Det gjøres en månedlig gjennomgang av kontrakter og refusjoner i Agresso55. Vi ser at vi har en del tapsføringer på sykepengerefusjoner, så nå har vi et økt fokus på, og lager gode rutiner for, å følge opp dette. Vi jobber med riktig/bedre bruk av RS, da med tanke på at ting blir kontert riktig, og går av riktig post i budsjettet. Vi har også fokus på gjennomgang av vedtakstimer på Grom for å få midler til det vi faktisk bruker av ressurser. Vi vil øke fleksibiliteten i personalet for å redusere innleie ved fravær når det er mulig. Vi har nå fått lærlinger igjen, og kan benytte oss av dem i 50 % stilling ved fravær, uten at det koster oss noe frem til mai 2016. Faglederne har også fokus på å ikke bruke overtid og forskjøvet arbeidstid. Sammen med tillitsvalgte og verneombud jobber vi med å redusere korttidsfraværet. Når vi har satt oss inn i korttidsfraværet vi har hatt hittil i år, så ser vi at noe av fraværet er vanskelig å forebygge. Faglederne har vært på kurs om medvirkning og tilrettelegging i forhold til sykemeldte, og vi ser her at vi kan være flinkere til å stille krav til aktivitet fra de sykemeldte. Første prioritet er å ansette i vakante stillinger, dette for å få ned 100 % overtid og å redusere korttidsfraværet. Vi er godt i gang på sykehjemmet, og Grimstad kommune Vurderinger Personer med demens og utfordrende adferd er en pasientgruppe som er voksende og svært krevende. Da ressursavdelingen (for demente med utagerende atferd) ble åpnet, var det med en forventning om høyere pleiefaktor enn det som faktisk ble besluttet. Det har vært flere hendelser som understøtter at bemanningen bør økes slik at det til enhver tid er minimum tre ansatte tilstede i posten for å håndtere hendelser. Det er rapportert 21 hendelser, men antakelig er tallet høyere. Ansatte oppfordres til å dokumentere uønskede hendelser i kommunens avvikssystem. Underrapportering skyldes mangel på tid, påloggingsvansker og at ansatte blir vant til en krevende og utfordrende adferd. Vi holder nå på med et kartleggingsarbeid, på oppdrag fra tidligere kommunalsjef for å kartlegge arbeidsforhold og arbeidsmiljø, samt faglig forsvarlighet på ressursavdelingen. Det vil bli utarbeidet en risikovurdering ut fra svarene på spørreundersøkelsen. Arbeidet gjøres sammen med hovedverneombud, HRavdelingen, kommuneoverlegen og bedriftshelsetjenesten. Det er opprettet et variert aktivitetstilbud til hjemmeboende med demens ved hjelp av statlige stimuleringstilskudd. Dette er et lavterskeltilbud, for å unngå behov for mer omfattende pleie- og omsorgstjenester, og er med på å avlaste pårørende til personer med demens som bor hjemme. Vi har midler til å drifte dette ut 2016, men vi ønsker å opprettholde tilbudet videre, og har meldt inn behov for driftsmidler fra 2017. Samhandlingsreformens opptrappingsplan gjør også at kommunehelsetjenesten vil få flere pasienter med rus og psykiatri i tiden fremover, og det vil kreve en kompetanseheving på dette området, kanskje spesielt for korttidsavdelingene. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 37 Rekruttering av gode fagpersoner, og da spesielt sykepleiere er utfordrende. Dette er en utfordring hele kommunen står ovenfor. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Resertifiseres som livsgledesykehjem. Ble resertifisert 06.05-15. 2 Miljøtårnsertifiseres. Ble sertifisert i august 2015. 3 Nattilsyn med teknologistøtte. Det er 16 leiligheter på Grom med digitalt nattilsyn fra medio september. 4 Opprette avlastnings- og korttidsplasser for personer med demens og utvikle sansehagen i tråd med livsgledekriteriene. Få økt bemanningen på Ressursavdelingen med 1 årsverk, til en pleiefaktor på 1,7. Kommunen trenger en egen avdeling for korttid og avlastning der målgruppen er personer med demens. 5 Grimstad kommune Beskrivelse Status Det jobbes med en risikovurdering av arbeidsmiljø og forsvarlige tjenester i samarbeid med HR, hovedvernombud, kommuneoverlege og bedriftshelsetjenesten. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 38 11. Feviktun Enhetsleder: Hilde Johnsen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -5 107 -5 216 -109 24 656 22 883 -1 773 2 457 3 146 689 22 006 20 813 -1 193 % 2,1 -7,2 28,1 -5,4 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -4 499 717 -15,9 22 515 -368 -1,6 2 770 -376 -13,6 20 786 -27 -0,1 Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 43,2 43,8 0,6 1,3 67,4 64,7 -2,7 -4 13,4 20,1 6,7 Aktivitetsdata sykehjem Antall senger Liggedøgn Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 56 49 -7 -12,5 13 029 11 938 -1 091 -8,4 Personaldata Innledning Drift i 2. tertial har handlet om å legge til rette for en god ferieavvikling for ansatte og rekruttere rett kompetanse slik at pasientene får kvalitetsmessig gode, trygge tjenester gjennom sommeren. Det var særdeles krevende å rekruttere sykepleiere. Vikarbyrå klarte heller ikke å levere rett kompetanse. Ferieavviklingen gikk allikevel veldig bra. Våre faste ansatte pleiere og fagledere har vært svært fleksible gjennom sommeren. Vi har måttet ha bakvaktsordninger for sykepleierne på tvers av avdelinger. Dette har fungert. De eksterne ferievikarene vi selv rekrutterte har jeg fått gode tilbakemeldinger på, og vi har ikke mottatt noen klager fra pasienter eller pårørende. Grimstad kommune I løpet av denne perioden har fokuset også vært å forberede opprettelsen av 2 kommunale øyeblikkelig hjelp-senger. Ansettelse av sykepleiere i den forbindelse er stort sett på plass. Oppstart er beregnet til 1. desember. Resultater og aktiviteter Vi er ikke i mål i forhold til å redusere det høye sykefraværet vårt. Dette arbeides det intensivt med, men det er en tidkrevende prosess. Vi er med i Raskere frisk-prosjektet, samt at den enkelte sykmeldte følges tett opp av sine ledere. På et av våre team har vi svært tung pleie. Vi har vært nødt til å styrke kveldsvaktene i sommer med ekstra person noen timer. Dette behovet vurderes kontinuerlig. Forbedringsarbeid i forhold til turnus arbeides det med nå, og ny turnus forventes klar til 1. november. Vi tror dette vil bedre situasjonen på kveldstid. Vi har likevel tross høyt vikarforbruk klart å holde Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 39 økonomien vår i balanse. Dette henger blant annet sammen med stram styring, unngå overtidsbruk og god kontroll. Vi vurderer nøye all innleie av vikarer og ethvert innkjøp. Ressursbruk Økonomi: Enheten har et positivt avvik på inntekten på 717 000 kroner. De største postene er økt oppholdsbetaling og betaling for dagsenterplasser samt tilskudd fra Helsedirektoratet og Nav. Netto lønn har et avvik på -368 000 kroner. Dette skyldes i hovedsak økt vikarinnleie på grunn av høyt sykefravær. Andre utgifter har et avvik på -376 000 kroner. Hovedårsak er kjøp av medisinsk teknisk utstyr i forbindelse med opprettelsen av kommunal øhjelpstilbud. Her vil vi få tilført midler fra Østre-Agder. Personaldata: Faste årsverk har en økning på 0,6 sammenliknet med fjoråret. Dette skyldes en deltidsansatt som har gjort krav på større stilling etter § 14-4a i AML. Bruttoårsverk har en nedgang -2,7. Enheten har tatt ned 5,6 årsverk fra 01.05.2014, da vi la ned en langtidsavdeling og opprettet 7 korttidsplasser. Samtidig har fraværet vårt økt betraktelig med påfølgende vikarinnleie. Nedgangen er likevel -2,7. Fraværet vårt ligger på 20,1 %, og er svært høyt. Vi har i lengre tid arbeidet intenst med dette. I tillegg til at vi følger opp hver enkelt sykmeldt etter gjeldene retningslinjer så er vi med i prosjektet Raskere frisk. Vi har flere ansatte i store stillinger som sliter med helsen sin, og som ikke lenger kan være i pleieyrket. Det jobbes med å finne gode løsninger for hver enkelt, men det er tidkrevende prosesser. Stemningen på huset er veldig god. Ansatte har tilbud om et flott treningsrom på huset og det brukes. Vi er også klar over at pleietyngen er ulik på de enkelte team og at dette varierer. Vi har faste møter med tillitsvalgte og verneombud hvor sykefravær er tema. Det jobbes akkurat nå med forbedringer i turnus. Grimstad kommune Aktiviteter: Antall liggedøgn i 2014 var høyere enn samme periode i år. Dette skyldes nedleggelse av 14 somatiske senger 1. mai 2014 og opprettelse av 7 korttidssenger. Dette var en gradvis tilpasning i løpet av høsten 2014. Periodene kan derfor ikke sammenliknes helt. Vi har stort sett fullt belegg på våre avdelinger. Vi har opplevd i en kort periode å ha ledige rom på 2 av våre demensteam samt på vår korttidsavdeling. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Vi er per dags dato i balanse og har god økonomi kontroll. Jeg mener at vi vil være i balanse ved årets slutt. Det er ikke noe ved driften som tilsier overraskelser av økonomisk art de resterende månedene. Vi har liten bruk av overtid. Vi oppretter to kommunale øyeblikkelig hjelp-senger denne høsten. Der har vi ansatt fem sykepleiere. Dette skal dekkes av midler fra Østre Agder. Vi kjører en stram linje gjennom året. Jeg ser ikke at vi kan stramme inn ytterligere. Vi balanserer stramt hele tiden, og må ikke falle i den grøften at vi strammer inn så mye at fraværet øker ytterligere. Vi klarte oss gjennom sommeren uten bruk av vikarbyrå. Det er vi svært fornøyde med. Det samarbeides også på tvers av teamene på huset. I sommer hadde korttidsavdelingen i perioden noen ledige plasser. Da var personellet rundt på de andre teamene og hjalp til. Vi unngikk dermed dyre løsninger. Vurderinger Feviktun har en positiv drift i henhold til budsjett. Livsgledesatsingen vår er svært positiv både for pasienter og ansatte. Vi jobber nå mot å klare resertifisering 12. november. Vi har et godt og tiltakende samarbeid med nærmiljøet og spesielt Fevik ungdomsskole og SFO. Dette er veldig positivt for alle parter. Vi ønsker og jobber videre for å øke frivilligheten ved senteret. Der er mange oppgaver som frivillige kan gjøre og som kan avlaste pleierne slik at de kan gjøre de oppgavene de har kompetanse på. Feviktuns aller største utfordring er det høye sykefraværet. Her er det behov for gode løsninger både på kort og lang sikt. Vi har fått ansatt nøkkelpersonell i store stillinger så dette vil forbedres i løpet av høsten. Rekruttering av sykepleiere er utfordrende, men vi har merket en økning av søknader i forhold til stillinger tilknyttet KØH. Dette har vært attraktive Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 40 stillinger som vil gi et kompetanseløft for hele huset. Utfordringen fremover blir å gjøre tilbudet kjent for fastleger o.a. slik at tilbudet blir benyttet. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Fokus på ernæring og kosthold hos våre pasienter 2 Resertifseres som Livsgledesykehjem i november 3 Orden i huset/god internkontroll 4 Sikre at alle pasientene har en godt dokumentert plan 5 Sykefravær lavere enn 8 % Grimstad kommune Beskrivelse Fortsette med ernæringsgruppe på tvers av huset. 16 ansatte skal gjennomføre Kostholdskofferten.(et opplæringsprogram innen ernæring). Implementere og kvalitetssikre gode rutiner for å kartlegge ernæringsstatus hos pasientene og iverksette nødvendige tiltak. Sørge for et variert og tiltrekkelig kosthold og tilpasset hjelp ved måltider. Sikre gode rutiner som muliggjør oppfyllelsen av livsglede kriteriene videre. Status Revidering og ha årlig gjennomgang av HMS-årshjul. Minimum 2 av lederne fullfører 40 timers HMS opplæring. Kontinuerlig forbedrings- arbeid med HMS, beredskapsplaner, avvikshåndtering og pasientsikkerhetsarbeid.. Viderefører pasientsikkerhetskampanjen; rett medisin til rett bruker og samstemming av legemiddellister Jevnlig kurs i Gerica (pasientdokumentasjonssystem) for ansatte. Gjennomgang av tiltaksplaner Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 41 12. Bestillerenheten Enhetsleder: Bente Somdal Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -4 819 -6 010 -1 190 5 420 6 094 674 2 552 3 248 697 3 153 3 333 180 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 24,7 12,4 27,3 5,7 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -4 317 1 693 -39,2 5 646 -448 -7,9 2 691 -557 -20,7 4 021 688 17,1 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 9,5 7,9 -1,6 -17,2 12,6 14,2 1,6 12,5 11,4 8,0 -3,4 Innledning Bestillerenheten består av en forvaltningsdel (saksbehandling) og FoUavdeling (fag- og utvikling), som også omfatter utviklingssenteret for sykehjem og hjemmetjenester. Alle søknader om tjenester innen pleie og omsorg, psykisk helse, rusfeltet og habiliteringsområdet saksbehandles i bestillerenheten. FoU-avdelingen har ansvar for å være pådrivere for fagutviklingsarbeid i sektoren. Når det gjelder søknader om tjenester er aktiviteten relativt stabil fra måned til måned. Fordelingen av vedtak på tjenester innen pleie og omsorg og hverdagsrehabilitering ser ut til å passe med kapasiteten på de ulike nivåene i omsorgstrappa. Det er gjennomgående for saksbehandling innen rusfeltet at det er sammensatte og komplekse saker der det er krevende å finne gode løsninger. Hovedutfordringen er å finne passende bosted til brukere med sammensatt diagnoseproblematikk innen rus/psykisk lidelse samt å få på plass tjenester på kvelder og i helger. Grimstad kommune Saksbehandling, velferdsteknologi og hverdagsrehabilitering er prioriterte områder for kompetanseheving for saksbehandlerne. Fra 01.09.15 blir alle søknader vurdert for de velferdsteknologiske løsningene vi har i kommunen. I FoU-avdelingen er det stor aktivitet innen velferdsteknologi. Bl.a. har kommunen i regi av utviklingssenteret fått prosjektlederansvaret for Living Lab. Ellers er forbedringsarbeidet Gode pasientforløp prioritert. Arbeid innen demensfeltet har mye oppmerksomhet bl.a. fordi kommunen har inngått avtale med Nasjonalforeningen for folkehelsen om samarbeid om aktivitetsvenn for personer med demenssykdom og om Demensvennlig samfunn. Resultater og aktiviteter Saksbehandling og planlegging av tjenester Ansatte i enheten arbeidet målrettet etter de føringer som er gitt i omstillingsarbeidet. Det legges stor vekt på kvalitet i saksbehandlingen. Flere av brukerne som mottar tjenester fra kommunen har en kompleks og sammensatt helsetilstand, og det kreves omfattende planlegging sammen Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 42 med bruker, pårørende og utførertjenestene. Ansatte deltar jevnlig på kurs for å sikre god kompetanse innen saksbehandling og lovverk. Kompliserte saker drøftes med samarbeidspartnere både i og utenfor kommunen (f.eks. kommuneoverlege, fastleger og ansatte hos Fylkesmannen). I forbindelse med forbedringsarbeidet Gode pasientforløp jobbes det med innføring av sjekklister for å sikre helhetlige pasientforløp. Sjekklistene brukes spesielt når pasienter skrives ut fra sykehuset eller kommer hjem fra korttidsavdeling. Sjekklister innføres også for å følge opp hjemmeboende som har tjenester fra kommunen og samarbeid med fastlegene om disse brukerne. Sjekklistene inneholder viktige punkter som skal gjennomgås og bl.a. bidra til god kvalitet på tjenestene. Dette er en sikkerhet for at pasienten skal bli godt ivaretatt bl.a. i overganger mellom ulike tjenester. Når det gjelder saksbehandling innenfor rusfeltet preges dette av enkelte svært sammensatte saker. Det gjelder alvorlig psykisk syke personer som i tillegg har et rusproblem. Det er spesielt utfordringen med å finne egnet bolig som er krevende. Hvor disse brukerne bor, og hvilken type bolig de tilbys, kan i noen tilfeller være avgjørende for å kunne gi nødvendig helsehjelp og forsvarlighet i tjenestene. Dette er et felt med store utfordringer. Intern samhandling Saksbehandlerne i bestillerenheten deltar på flere samhandlingsarenaer spesielt innenfor pleie og omsorg og rusfeltet. Planlegging av tjenester for personer med rusmiddelmisbruk gjøres i samarbeid mellom bestillerenheten og sosialtjenesten. Dette er et viktig arbeid for å få på plass egnet tjenestetilbud til brukerne. Det er fortsatt flere samarbeidsarenaer i forbindelse med omstillingen i pleie- og omsorgssektoren. Samarbeidet mellom bestillerenheten og utførerenhetene følges tett opp, spesielt fordi en ser at tyngden i pleien både i institusjon, HDO og for hjemmeboende har økt. Dette henger sammen med at helsemessig dårligere pasienter bor hjemme, men det handler også om oppgaveskyving fra spesialisthelsetjenesten til kommunene. Den interne samhandlingen har betydning for å gi tjenester på lavest mulig omsorgsnivå. E-helse og velferdsteknologi Living Lab er et nasjonalt prosjekt som er en del av den nasjonale strategien om at velferdsteknologi skal bli en integrert del av tjenestetilbudet innen 2020. Utviklingssenteret for sykehjem og hjemmetjenester Aust-Agder i Grimstad kommune Grimstad har fått tildelt oppdraget fra Helsedirektoratet og får tildelt prosjektmidler i tre år. Living Lab er et forskningskonsept som er basert på en systematisk tilnærming med brukeren i sentrum som involverer både forsknings- og innovasjonsprosesser. Living Lab i Grimstad kommune skal være en arena der brukererfaringer aktivt kan bidra til å kvalitetssikre, utvikle og forme leverandørenes løsninger. Living Lab skal være et tilbud til leverandører av velferdsteknologiske løsninger om å prøve ut nye løsninger/versjoner i en reell driftssituasjon. Prosjektet kjøres i tett samarbeid med UiA. Kommunens Handlingsplan for velferdsteknologi 20152018 er under utarbeidelse. Gerica plassadministrasjon er innført, men det har vært noen oppstartsproblemer. Dette vil fremover gjøre det lettere å følge med på ledige rom og planlegge f.eks. korttidsopphold og avlastning. Det vil bli enklere å vurdere behov opp mot kapasitet. Det er nå montert 60 e-låser. Både brukere og ansatte er fornøyd. Det har vært enkelte utfordringer ved at systemet ved et par anledninger har vært ute av drift, men løsningen blir stadig mer stabil. E-låser vil spare hjemmetjenesten for tid ved alarmoppringinger, samt at det øker sikkerheten for hjemmeboende. Ingen uvedkommende kan ta seg inn da adgang er knyttet opp mot telefonen til de ansatte. Tilsyn med teknologistøtte handler bl.a. om sengematter med sensorløsning. Det er så langt montert 15 sengematter hos brukere i hjemmetjenesten ute og på GROM, og flere er på gang. Dette kobles til trygghetsalarmer og ordinære tilsyn kan tas bort. Det medfører bl.a. færre forstyrrelser for brukerne, og at en følger med mer kontinuerlig ved hjelp av teknologi. Tilbakemelding fra flere pårørende er at de opplever økt trygghet. Også dørsensorer innføres. Det er montert 11 dørsensorer hos brukere i hjemmetjenesten ute og på GROM. Disse kobles også til trygghetsalarmer. Erfaringen så langt er positiv. Flere monteringer planlegges. Demensfeltet FoU-avdelingen prioriterer arbeidet innen demensfeltet. Satsningsområder som tidligere er vedtatt videreføres; ”tiltakspakke demens” til hjemmeboende, pårørendeskole, utredning i regi av hukommelsesteamet og kompetanseheving innen demensfeltet (f.eks. Demensomsorgens ABC). Kommunen har også inngått avtale med Nasjonalforeningen for folkehelsen Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 43 som innebærer at vi har etablert ordning med aktivitetsvenn for personer med demenssykdom og den siste avtalen gjelder Demensvennlig samfunn der arbeidet er startet opp. Målet er å få til en demensvennlig julehandel i Grimstad. Kommunen vil ved hjelp av undervisningsmateriell fra Nasjonalforeningen tilby opplæring til ansatte i butikknæringen, taxinæringen, sjåfører på bussene og andre som møter innbyggere i sitt daglige virke. Hensikten er at personer med demenssykdom kan få en enklere og mer aktiv hverdag hvis vi alle er litt mer oppmerksomme, har litt mer kunnskap og kan bidra litt oftere med en hjelpende hånd. Det er viktig for både livskvalitet og helse. Ressursbruk Enheten har et mindreforbruk på i underkant av 0,7 mill. kroner per 2. tertial. Det er 1,7 mill. kroner mer i inntekter enn budsjettert og det er først og fremst knyttet til prosjektmidler. Living Lab prosjektet er et av disse. Det er merforbruk på netto lønn på ca. 0,45 mill. kroner. Det handler hovedsakelig om at enheten har betalt ut lønn til personer ansatt på prosjekt og dette dekkes av tildelte midler. Det er brukt 0,55 mill. kroner i andre utgifter utover det som ligger i budsjettet. Det er spesielt utgifter i forbindelse med prosjekter; velferdsteknologi, konferanser, fagdager, workshop o.l. Antall faste årsverk og brutto årsverk er i stadig endring fordi personer som er prosjektansatt varierer. Noen kjøpes fri fra sine faste stillinger i perioder for å arbeide i prosjekt og det ansettes vikarer for disse. Også personer som har fast stilling i kommunen lønnes av prosjektmidler. Økningen i brutto årsverk skyldes opprettelse av 50 % stilling for saksbehandler innen rusfeltet, samt at bestillerenheten har lønnet person i 50 % stilling i 9te9 frem til 01.07.15. Det er også en person som går på toppen i 90 % stilling pga langtidssykemelding, og som dekkes av NAV ut året. Sykefravær er knyttet til langtidssykemelding på få personer. Det arbeides med sykemeldingsoppfølging i nært samarbeid med NAV. Bl.a. benyttes tilbudet Raskere frisk i regi av bedriftshelsetjenesten. Personer er på vei tilbake til jobb og sykefraværet har derfor gått ned. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Bestillerenheten har ansvar for saksbehandling og fagutvikling. Mye av fagutviklingen skjer i regi av ulike prosjekter og derfor med tilførte midler. Enheten strammer ellers inn på generell drift. I tillegg ser det ut til å bli et mindreforbruk på omsorgslønn. Grimstad kommune Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Enheten ligger an til et mindreforbruk på ca. 0,4 mill. ved årets slutt. I tillegg ligger det en budsjettpost på desember på 1,1 mill. som er knyttet til lovendring i pasient- og brukerettighetsloven vedrørende retten til brukerstyrt personlig assistanse (BPA) for personer under 67 år med langvarig behov for tjenester. Det har ikke kommet søknader basert på ny ordning hittil i år. Samlet for året kan bestillerenheten i beste fall ende med et mindreforbruk på 1, 6 mill. inkludert budsjettposten avsatt til BPA. Vurderinger Tildeling av tjenester Tildelingspraksisen er fortsatt svært nøktern. Saksbehandlerne har høy kompetanse innen saksbehandling og helselovgivning, og det gjøres nøye vurderinger og utredninger for å få et best mulig grunnlag for tildeling av tjenester. Lovverket ligger alltid til grunn for tildeling, men vurderinger gjøres også ut fra kapasitet, kvalitet og økonomi. Vurderingene saksbehandlerne gjør bygger på retningen i omstillingen, der målet er at folk skal få tjenester som gir de mulighet for mest mulig selvstendighet og på et lavest mulig nivå i omsorgstrappa. Målet om 70 langtidsplasser og 27 korttidsplasser i institusjon ble nådd i første del av mai og har siden holdt seg der. Både innenfor HDO og i korttidsavdelingene har det vært ledig kapasitet hver måned, og fleksibiliteten i korttidsavdelingene har vært stor i sommer. Det ser ut til at kapasiteten på de ulike trinnene i omsorgstrappa er riktig dimensjonert i forhold til behov. Aktiviteten i hjemmetjenesten var på samme nivå som i 2014 frem t.o.m. juli, men fikk en økning i august. Dette har bl.a. sammenheng med oppgaveskyving fra sykehuset. Fra 01.09.15 blir alle søknader vurdert med tanke på de velferdsteknologiske løsninger som er etablert i kommunen. Fremdeles er også hverdagsrehabilitering et prioritert område. Det er viktig at saksbehandlerne har kompetanse innen disse feltene for å kunne planlegge tjenester best mulig. Hverdagsrehabilitering og velferdsteknologi er viktige strategier for folks selvstendighet og mulighet for å bo hjemme. Enheten mottar søknader om miljøtjeneste på kvelder og i helger, og behovet for slike tjenester er økende. Det er spesielt fra personer med psykisk helseproblem og/eller rusproblemer eller fra personer med ulik grad av utviklingshemming. Denne tjenesten har kommunen først og fremst knyttet opp til bemannede boliger, og vi har i liten grad mulighet for å gi slike tjenester til personer utenom disse boligene. Det er utfordrende å få på plass egnede tjenester til disse Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 44 brukerne. Det er igangsatt en utredning av miljøtjeneste som skal ferdigstilles i november. at det er behov for å kjøpe døgn i særlig grad. De utskrivningsklare pasientene har i mange tilfeller svært kompleks og sammensatt helsetilstand og trenger mye tjenester når de kommer hjem til kommunen. Utskrivningsklare pasienter Kommunen tar stort sett imot de utskrivningsklare pasientene. Det er kjøpt 9 døgn fra sykehuset t.o.m. august (kostnad ca. 38 000 kr). Det ser ikke ut til Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 Mål Faglig forsvarlig og kostnadseffektiv omsorgstrapp i tråd med retningslinje for kapasitetsstyring. Vedlikeholde og styrke kompetanse i enhetene. 3 Videreføre prosessen med å utarbeide helhetlige pasientforløp. 4 Øke tildeling av tjenester knyttet til korttidsopphold, samtidige som antallet langtidsvedtak reduseres i henhold til det som er beskrevet i prosjektplan for omstilling Grimstad kommune Beskrivelse Følge opp vedtatt retningslinje for kapasitetsstyring Status FoU har utarbeidet opplegg for basiskompetanse i forbindelse med gode pasientforløp. Dette er utarbeidet først og fremst med tanke på pleie og omsorg, men også andre kan delta. FoU bidrar aktivt i alle enheter innen helse og omsorg for å fremme faglig forståelse og kunnskap. Det er innført sjekklister både i bestillerenheten og i hjemmetjenesten for å sikre god oppfølging av pasientene når de kommer ut fra sykehuset eller korttidsavdeling og hjem. Sjekklistene skal også bidra til oppfølging av hjemmeboende over tid. Kommunen tar i mot stadig dårligere pasienter fra sykehuset og dette arbeidet bidrar til gode og helhetlige pasientforløp. Styrke samarbeidet med brukere, hjemmetjenesten og institusjonene. Antall langtidsplasser er redusert til 70 og det er 27 korttidsplasser. Ledig kapasitet i korttidsavdelingene medfører et mer tilgjengelig tilbud for brukerne og det gjøres flere vedtak om korttidsopphold og avlastning. Vedtak på langtidsopphold er tilsvarende redusert. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 45 13. Kjøkkentjenesten Enhetsleder: Harald Birkenes Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -3 767 -4 424 -657 4 832 5 063 232 4 534 4 746 211 5 600 5 385 -215 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 17,5 4,8 4,7 -3,8 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -3 449 975 -28,3 4 746 -317 -6,7 3 743 -1 003 -26,8 5 040 -345 -6,8 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 13,2 12,5 -0,7 -5,2 18,9 18,7 -0,2 -1,3 3,4 3,3 -0,1 Innledning Kjøkkentjenesten har i de første 8 månedene av 2015 ikke hatt noen store utfordringer. Resultater og aktiviteter Samarbeidsprosjektet om oppskrifter og merkeforskrifter sammen med Arendal, Froland og Grimstad går veldig bra. Arbeidet er i rute, programmene skal ”rulles ut” ca 1. oktober og være i full drift fra nyttår 2016. Kostnadsrammen holdes. Kjøkkentjenesten hadde i juni 2 lærlinger til fagprøve, hvorav en fikk meget godt bestått. Grimstad kommune Ressursbruk Økonomien er anstrengt. Økte matvarepriser gir utslag på resultatene. Planen er å komme ut tilnærmet i balanse ved årsavslutning. Aktiviteter som kortfilmfestival og catering skaper økte inntekter og bedrer samlet resultat for enheten. Reparasjoner og utskifting av utstyr belaster driften, og gir dårligere resultat. Her kan det komme merutgifter. Personalbruk er likt 2014, og ikke noen økning. Fraværsprosenten er litt dårligere i 2. tertial enn i første tertial, men fremdeles svært lavt. Korttidsfraværet er meget lavt. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 46 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 3 Mål Kompetanseheving for ansatte innen pleie og omsorg i fagområdene ernæring og riktig kost All mat skal merkes i henhold til EU-direktiv og allergener utheves Holde sykefraværet under 3 % Grimstad kommune Beskrivelse Dette jobbes det med på egne møter, kurs og personalmøter Status Meny, resept og råvarekontroll i Aivo Personalarbeid Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 47 14. Kulturtjenesten Enhetsleder: Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Karin Glomsaker Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -4 491 -5 745 -1 254 5 772 6 038 266 10 390 13 621 3 231 11 672 13 914 2 242 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 27,9 4,6 31,1 19,2 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -5 584 160 -2,9 6 556 517 7,9 13 191 -430 -3,3 14 162 248 1,8 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 13,1 13,0 -0,1 -0,5 14,9 14,9 0,0 0,1 3,3 4,5 1,2 Innledning Kulturtjenesten består av kulturkontoret (3,2 årsverk – hvor ett årsverk er vakant), ungdomsklubben ”Teknikken” (tidl. Ung Arena) (1 årsverk), kulturskolen (7,5 årsverk) og turistkontoret (2,6 årsverk). De fleste aktiviteter, arrangement og oppgaver går etter planen. Pga vakant stilling har vi ikke videreført tilbudet ”Kulturboden” med ulike aktiviteter på dagtid for bl.a. mennesker med dårlig psykisk helse, og andre som er hjemme på dagtid. Det har vært tidkrevende å utarbeide kulturplan, og dette har ført til at vi ligger litt dårligere an enn ønsket med noen av målsettingene. Økonomien er under kontroll, og vi forventer å ha et mindreforbruk ved årets slutt. Resultater og aktiviteter Målsettingene som er satt opp for kulturskolen (nr 1-3) er delvis i rute. Det arbeides med fagplaner, og med rekruttering til kulturskolen og korps. Flere Grimstad kommune elever på Lørdagsskolen er et mer langsiktig mål, og krever både kompetanse og motivasjon fra elevene. Også de målene som gjelder det øvrige kulturarbeidet (4-9) er i rute så langt. Når det gjelder kommunale nærmiljøanlegg, vil det avhenge av noe egenfinansiering dersom for eksempel skoler ønsker å utbedre sine skoleanlegg. Også turistkontoret leverer på sine mål (10-13), med unntak av gratis wifi i sentrum, som det ikke ble bevilget midler til i budsjettet for 2015. Aktiviteter og arrangement I mai og juni ble det gjennomført Terrengkarusell på Fevik og UiA/Groos. I Den kulturelle skolesekken fikk alle elevene på 7. trinn tilbudet ”Apis, apiarus, apiarum!” om bier og honningproduksjon i regi av Norsk Hagebruksmuseum, og 10. trinn fikk tilbudet ”She kissed me and made me drunk” som er basert på Hamsuns tekster og samtidskunst. Kulturskolen hadde sine tradisjonelle sommerkonserter og utstilling. Kortfilmfestivalen ble arrangert 10.-14. juni og hadde i år større fokus på å engasjere og invitere lokalbefolkningen til festivalen. Programmet hadde Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 48 også egne visninger fra flere av de store internasjonale filmfestivalene. Totalt seertall fra festivalen var 6000, og dette er 1000 mer enn tidligere år. Juli og august i Grimstad er preget av en rekke arrangement. Turistkontoret er aktivt med i markedsføring og tilrettelegging, og har hatt stort besøkstall. Blant de store arrangementene må nevnes SKRAL-festival, Kortfilmfestivalen, Nordisk seilas, musikal i Fjæreheia, NRK-sommerbåten og sommershow i Apotekergården. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen En ansatt har gått av med pensjon, og stillingen holdes vakant i påvente av vurdering om inndragning. Det er en 100 prosent stilling som dermed står ledig siste halvår, og dette gir en innsparing på ca kr 250 000 (inkl. sosiale utgifter). Dersom det er mulig vil sykefravær bare delvis bli dekket med vikar, og vi kan muligens redusere driftsutgiftene noe. Det er vanskelig å gi noe overslag av den økonomiske effekten her, men sannsynligvis ca kr 100 000. Ressursbruk Økningen i inntekter og utgifter fra 2014 til 2015 skyldes – som vanlig – at spillemidlene som overføres og videreformidles varierer fra år til år. Det er ingen store endringer i driftsutgifter og inntekter ellers. En del prosjekter er gjennomført (Den kulturelle skolesekken, Den kulturelle spaserstokken, Barnebokfestivalen, Kulturlørdag, med mer) der tilskudd og midler fra fond ikke er inntektsført enda. Vi forventer lavere inntekter på brukerbetalingen i kulturskolen enn budsjettert fordi elevgrunnlaget er lavere. Det vil bli utfordrende å kompensere dette med lavere utgifter uten å redusere antall årsverk eller tilbudet til elevene ellers. Avvikene mellom periodisert budsjett og regnskap for lønnsutgiftene skyldes at en ansatt arbeidet redusert og den stillingen står nå vakant, og en annen var sykemeldt. Stillingene ble ikke dekket fullstendig opp med vikarer. Personal og nærvær Vi har to ansatte som for tiden er sykemeldt og som delvis dekkes inn av vikarer. Vi benytter ekstrahjelp i forbindelse med planlegging og gjennomføring av arrangement. Fraværet har gått noe opp, men ligger godt under gjennomsnittet for kommunen. Grimstad kommune Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Kulturtjenesten pleier å gå i balanse eller ha et mindre forbruk ved årets slutt. Med de to tiltakene som er foreslått, kan vi ha et mindreforbruk på ca kr 350 000 ved årsskiftet. Vurderinger Kulturtjenesten leverer gode tjenester og opplevelser innenfor våre ansvarsområder alene og sammen med andre organisasjoner/institusjoner. Vi må i større grad utnytte mulighetene som Fagskolen gir, både med hensyn til Kulturlørdagene, ungdomsklubben og aktiviteter på dagtid, men dette krever ressurser. Dersom en ikke får finansiering til Kulturlørdagene etter 2015, vil dette bety en svekkelse av kulturarrangement for barn, familier og en viktig integreringsarena for utenlandske innbyggere vil forsvinne. Vi må ha fokus på å øke antall elever på kulturskolen for at ikke inntektene skal reduseres. Det kan gjøres ved å opprette andre tilbud og øke innsatsen for å rekruttere nye elever. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 49 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 Mål Innen skolestart 2015 skal det utarbeides fagplaner for kulturskolen for å kvalitetssikre undervisningen Øke antall kulturskoleelever fra Grimstad som deltar på Aust-Agders talentprogram ”Lørdagsskolen”. 3 Øke rekrutteringen til kulturskolen og skolekorpsene 4 Fagskolen skal bli et kulturaktivitetshus for ungdom, der Ung Arena vil bidra med 4-6 større arrangement av, med og for ungdom.. Arrangere Kulturnatt høsten 2015 5 6 7 Etablere et forum innen utgangen av juni 2015 for bedre koordinering av kulturarrangementene til innbyggerne Arrangere 3-5 lavterskel kulturaktiviteter per halvår, og videreføre tilbudet ’Gratis Kulturlørdag’ 8 Fremme 3 søknader om spillemidler til kommunale nærmiljøanlegg for 2016 9 Oppstart av arbeidet med Kulturminneplan i løpet av 2015 Gratis Wifi i Grimstad sentrum 10 11 Tilby nye reiselivsprodukter for gruppe- og bedriftsmarkedet i samarbeid med næringen og andre 12 Bedre tilgjengeligheten til attraktive lokale naturkvaliteter 13 Lansere ny nettside for Grimstad turistkontor Grimstad kommune Beskrivelse Dette arbeidet pågår, og en forventer å bli delvis ferdig innen fristen. Arbeidet må sees i sammenheng med utarbeidelsen av nasjonale fagplaner, men som ikke er ferdige enda. Dette er et mer langsiktig mål som ikke kan nås på ett år. 2 elever har søkt om opptak høst 2015, omtrent som tidligere år. Men det arbeides med bedre tilpasset undervisning, mer samspill mellom elever og elever/lærere, og med å ta i bruk nye undervisningsmetoder. Kulturskolen har hatt gitarkurs for elever på skolene, og gjennomfører konserter på skolene for å rekruttere flere elever. Det har vært holdt samarbeidsmøte med korpsene, og Pockettrompet-prosjektet videreføres sammen med skolekorpsene. Vi gjør forsøk med etablering av dramagrupper for å utvide fagtilbudet og få flere elever. Kulturskolen har sine sommerkonserter på Fagskolen. Ungdomsklubben ”Teknikken” (endret navn fra Ung Arena) hadde sommeravslutning med stort skumparty, og inviterte nye 8. trinnselever til bli kjent-arrangement. Det er fastsatt dato fredag 16. oktober, og en får fått mange påmeldinger av arrangement. Program blir annonsert i begynnelsen av oktober. Intensjonen var å sende ut invitasjon til lag og foreninger og kulturinstitusjoner i juni, men dette fikk vi dessverre ikke gjennomført. Vi tar likevel sikte på at målet skal nås i løpet av året. Status Lavterskeltilbudet Kulturboden har ikke blitt gjennomført etter sommerferien pga vakant stilling. Det ble arrangert en kulturlørdag i mai på Fagskolen. Kortfilmfestivalen hadde flere arrangement som var gratis og godt markedsført for lokalbefolkningen. Kulturskolens elever og lærere spiller på bo- og omsorgsinstitusjonene ca en gang per måned. Fristen for spillemiddelsøknader er 1/10. Før sommerferien vil utbyggere som har anlegg inne i idrettsplanen bli kontaktet, og likedan skoler og barnehager. Avhenger av at toppfinansiering kommer på plass. Planprogram ble vedtatt av kommunestyret 22/6. Det er gjort avtaler med bl.a. Grimstad bys museer og historielag om levering av innhold til planen. Gratis Wifi er installert ved Sorenskrivergården og Grimstad kulturhus. Tiltaket ble ikke prioritert i budsjettbehandlingen, og vil sannsynligvis ikke fullføres i tenkt målestokk. Pakketere museumsbesøk og byvandring for cruiseturister, og for grupper på det nye Sjøfartsmuseet og Smag&Behag. I prosjektet LitteraTur planlegger en testtur høsten 2015. Vurderer mulig gruppetilbud på barnevandrerstien. Samarbeidet med badebåden og Solrik går fint. Vedlikeholdsrutiner og utarbeidelse av infotavler på Hamsuns ruslespor er i gang. Vurderer utarbeidelse av guidede turer på bl.a. barnevandrerstien. Medarbeider på turistkontoret er sertifisert for publisering hos Visit Norway. Utarbeidelse av artikler internt er igangsatt. Publisering innen utgangen av 2015 Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 50 15. Biblioteket Enhetsleder: Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Brit Østerud Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -58 -125 -66 2 568 2 522 -46 1 004 1 027 22 3 514 3 424 -90 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Aktivitetsdata Antall utlån % 113,7 -1,8 2,2 -2,6 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -90 35 -38,5 2 660 138 5,2 1 026 -1 -0,1 3 595 172 4,8 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 5,4 5,6 0,2 3,2 6,9 6,4 -0,4 -6,4 1,1 0,5 -0,6 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 51 061 53 505 2 444 4,7 Innledning Juryen for nytt bibliotek har avgjort hvem som skal bygge det nye biblioteket. Bibliotekets drift 2. tertial er preget av vakanse i personalet, men vi opprettholder driften ved hjelp av ekstrahjelp. To nye personer er ansatt, en fra 1. juli en fra 18. august. Resultater og aktiviteter Det er vedtatt nytt bibliotek og det er firmaet AF gruppen i samarbeid med arkitektfirmaet Helen & Hard som ble valgt i anbudskonkurransen og som står for utforming og bygging av nytt bibliotek. Vi har gjennomført radiobrikking av våre bøker, film og lydbøker (bortsett fra magasinmateriale), Grimstad kommune og innført selvbetjent utlån både på hovedbiblioteket og på Fevik filial. Det er lagt til rette for å åpne ”meråpent” bibliotek (åpner 7. sept). Å være et ”meråpent” bibliotek innebærer at våre brukere kan tegne en avtale med biblioteket og benytte biblioteket utenom åpningstid fra kl. 0700 til kl. 2200. Biblioteket er da ubetjent. Biblioteket har i 2. tertial gjennomført 4 arrangementer. Våre arrangementer er i stor grad i 1. og 3. tertial. Vårt utlån har gått svakt oppover, noe som må regnes som svært godt når vi vet at utlånet generelt i Norge går ned. Ressursbruk Biblioteket har utfordringer med å klare å gi gode nok tilbud og være oppdaterte innenfor de rammene vi har. Det gjelder spesielt på kontormateriell. Våre midler er i stor grad bundne midler, arrangementer har vi egen bevilgning til (125 000 kr fra Dikternes by) Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 51 Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Vi skal klare å avvikle ferier, lederopplæring, kurs og eventuell sykdom uten bruk av vikarer. Eventuelt må vi stenge avdelinger enkelte dager. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Fordi vi har hatt vakanse deler av året og dekket det med vikarer som bare har dekket vakter, vil det skisserte tiltaket bli en innsparing i forhold til dagens budsjett på ca. 50 000. Forøvrig holder vi oss innenfor budsjettet. Vurderinger Vi planlegger driften innefor de rammene vi har tilgjengelig. Det innebærer at vi ennå ikke oppfyller bibliotekloven. Særlig er det våre lokaler som setter begrensninger. Etter at vi fikk tildelt midler gjennom Dikternes by, klarer vi å oppfylle lovens krav om å være en møteplass og et sted for arrangementer. Vi er også fornøyde med at vi har klart å gjøre oss selvbetjente og ”meråpne”. Det er en risiko for at vi på sikt skal klare å drifte et større bibliotek, med det vi håper blir adskillig større aktivitet, innenfor nåværende budsjett. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Nærvær Beskrivelse Biblioteket skal i 2014 opprettholde sin høye nærværsprosent 2 Etikk Kommunens etiske retningslinjer drøftes i personalet jevnlig. 3 Planlegge og igangsette bygging av nytt bibliotek 4 Barnebokfestivalen 2015 og 2016 Arbeide videre med kommunestyrets vedtak om nytt bibliotek 2016. Planlegging av bibliotekets utforming i bygget. Ledelse, planlegge og gjennomføre barnebokfestivalen 2015. 5 Videreføre dikternes by med vektlegging på arrangementer Utvikle biblioteket som demokratisk arena Ansvarsfohold for dikternes by er avklart. Arbeide med litteraturformidling løpende hele året Undringstimen, arena for kunnskap og debatt Gjennomføre automatisert inn-/utlån av media ved hovedbiblioteket og igangsette ”meråpent bibliotek” på Fevik filial Kommunedelplan kultur Fevik filial er nå ferdig overført til RFID-teknologi. Neste tertial vil vi åpne meråpen filial 6 7 8 Mål Grimstad kommune Status Kommunedelplan for kultur skal utarbeides og legges fram for politisk behandling Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 52 16. Kvalifiseringstjenesten Enhetsleder: Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Ingrid Tønnesen Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -30 993 -34 590 -3 597 11 425 12 621 1 196 16 725 19 472 2 747 -2 844 -2 498 346 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 11,6 10,5 16,4 -12,2 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -32 630 1 960 -6,0 12 261 -360 -2,9 21 036 1 564 7,4 667 3 164 474,7 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 24,5 24,1 -0,3 -1,4 27,5 29,3 1,8 6,6 2,6 2,3 -0,3 Aktivitetsdata Antall elever Spesialundervisn. ped. Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 196 254 58 24,3 3537 3290 -247 -7 Innledning Kvalifiseringstjenesten har et svært aktivt år både for flyktningtjenesten og voksenopplæringen. Etter kommunestyrevedtak i juni om å utvide antall bosettinger i år til 71, har flyktningtjenesten hatt stort fokus på nybosettinger, og voksenopplæringen har opprettet ny norskklasse og utvidet antall kurs for introduksjonsdeltakere. 57 flyktninger er bosatt per 30.08. inklusiv 28 familiegjenforente. Ytterligere 12 er forventet bosatt i løpet av september. Resultater og aktiviteter På grunn av høyt trykk når det gjelder antall bosettinger, er inntektspostene høyere enn periodisert budsjett for andre tertial. Overforbruket på lønn skyldes først og fremst ekstra tiltak knyttet til funksjonshemmede elever, noe som må ses i sammenheng med ekstratilskudd fra IMDI. Grimstad kommune Elev-/deltakertallet i voksenopplæringen har hatt en økning på 58 fra andre tertial i 2014, og det er forventet ytterligere 10 elever etter høstferien. Ressursbruk Når det gjelder fast ansatte årsverk så har disse vært stabile, men vil nå øke som følge av at voksenopplæringen har ansatt ekstra lærer for å sørge for grunnopplæring for nyankomne innvandrere. I tillegg er det behov for ekstra tilrettelegging for enkeltelever i grunnskoleopplæringen. Flyktningtjenesten har også behov for økte personalressurser som følge av økt bosetting. Foreløpig er 50 % stilling lyst ut. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 53 Når det gjelder IKT-utstyr er skolen styrket, men det er fremdeles behov for innkjøp som følge av at elevtallet øker jevnt samtidig med at flere kunnskapstester gjøres obligatoriske gjennom nye forskrifter. Fraværsprosenten er svært lav første tertial. Medarbeiderne er engasjerte og utviklingsorienterte, og bidrar til et godt psykososialt læringsmiljø for elevene/deltakerne. Spes.ped-timer er redusert som følge av enkeltelever med store tilrådinger har fått redusert sine behov for spesialpedagogisk undervisning. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen En 50 % stilling i flyktningtjenesten har vært holdt igjen i perioden april – september. 100 % fagleder i voksenopplæringen vakant i perioden april – august. Elever som mottar spesialpedagogisk undervisning avsluttet våren 2015. Uketimetallet for introduksjonsdeltakere reduseres fra 01.08. – jfr. IMDIs presisering av ”heldagsprogram”. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Tiltakene som beskrevet over vil gi økonomisk effekt for 2015, men disse ”spises opp” av økte behov utover høsten knyttet til økt bosetting. Grimstad kommune Inntektssiden vil imidlertid øke tilsvarende, gjennom statlige tilskudd – integreringstilskudd og tilskudd til norskopplæring. Et foreløpig estimat for økte midler ligger på ca fire millioner over budsjett. Hvordan det endelige resultatet blir ved slutten av året, avhenger av overføringer til barneverntjenesten (enslig mindreårige flyktninger) og til NAV (økonomisk sosialhjelp og lønn til introduksjonsdeltakere). Et evt. mindreforbruk vil søkes avsatt til fond, da kostnadene knyttet til nyankomne flyktninger i 2015 vil komme utover i 2016. Vurderinger Kvalifiseringstjenesten har så langt hatt høy kvalitet på bosettings- og integreringsarbeidet, samt opplæring for nyankomne flyktninger. Dette i samarbeid med øvrige tjenesteområder i kommunen – NAV, helse- og barneverntjenesten. Når det gjelder lokaler, så vil voksenopplæringen nå et punkt i løpet av inneværende skoleår hvor det blir behov for flere rom/kontorer enn det Dybedalsveien 11 rommer. Slik flyktningsituasjonen er nå, er det viktig å være positive til å ta imot et større antall, og å opprettholde kvaliteten på arbeidet. Dette krever økte ressurser, og et felles løft i kommunen, jf kommunedelplan for flyktningeområdet. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 54 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 3 4 5 6 Mål Deltakerne i norskopplæringen og grunnskoleopplæringen får resultater på landsgjennomsnittet eller bedre. Voksenopplæringen blir en godkjent dysleksivennlig skole i løpet av 2015 Etablere et kompetansenettverk for lærere i voksenopplæringene i Aust- og Vest-Agder som jobber med døve elever. Grunnskolen timeplanfester fysisk aktivitet som inngår i fagene norsk og naturfag og igangsetter dette innen utgangen av mars 2015. Etablerer og iverksetter en kjentmannsordning for nyankomne flyktninger innen utgangen av første kvartal. For å fremme integrering bistås alle flyktninger (fra skolepliktig alder) i løpet av første bosettingsår til å komme i gang med en fritidsaktivitet i lokalsamfunnet. Grimstad kommune Beskrivelse Tilby tilpasset opplæring i pedagogisk gode grupper. Tett oppfølging av kontaktlærer. Undervisning med høyt læringstrykk. Status Oppfylle kravene fra Dysleksi Norge. Utarbeide dokumentasjon, tester, kartlegginger og tilrettelegging etter Dysleksi Norges kriterier. Opprette kontakt med de andre voksenopplæringene innen utgangen av januar 2015. Gjennomføre første fagmøte i løpet av første kvartal 2015. Fastsette tidspunkt i skoleuken. Finne egnede arenaer i nærmiljøet. Utarbeide en plan for/formalisere innholdet i kjentmannsrollen. Informere tidligere bosatte flyktninger om medansvar og forventninger. Samarbeide om ordningen i det flyktningfaglige feltet i kommunen. I kartlegging og individuelle samtaler snakkes det om fritidsinteresser. Informasjon om aktiviteter i lokalsamfunnet gis i møter. Samarbeide om ordningen i det flyktningfaglige feltet i kommunen. Flyktningkontoret bistår med å etablere kontakt mellom partene. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 55 17. Veilednings- og utviklingstjenesten Enhetsleder: Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Hilde Weidemann Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -5 550 -6 335 -785 9 549 10 180 631 95 172 99 174 4 002 99 171 103 020 3 848 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Aktivitetsdata Ny henvisning Aktive saker Avsluttet % 14,1 6,6 4,2 3,9 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -5 884 451 -7,7 10 185 5 0,0 96 245 -2 929 -3,0 100 546 -2 473 -2,5 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 21,3 22,8 1,5 6,8 29,2 27,0 -2,2 -7,5 5,5 1,8 -3,7 67 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 36 56 20 45, 4 439 447 8 1,8 103 108 5 4,9 Innledning Veilednings- og utviklingstjenesten har en intern gjennomgang for å prøve å utnytte enhetens totale kompetanse. Tjenesten etterstreber å være en lærende organisasjon ved å ha spisset møtestruktur og organiseres i fagteam. Tjenesten ønsker å jobbe utviklingsorientert, men har en utfordring i å skape balanse mellom driftsoppgaver og utviklingsorientere oppgaver, da arbeidstrykket i lovpålagte oppgaver er meget stort. Enheten arrangerte en planleggingsdag i august med ”VUT som lærende organisasjon” som tema for å sette fokus på hvordan enheten skal holde utviklingsfokuset oppe samtidig med at driftsoppgavene øker. Aktivitetsdata skoleutvikling Fylkesmannens tilsyn på Holviga har tatt mye av tiden for skolefaglig rådgiver, og ble avsluttet rett før sommeren 2015. Fylkesmannen har varslet Grimstad kommune nytt tilsyn på Landvik skole og alle dokumenter er innsendt i henhold til frist. Det har vært gjennomført to foredrag på Landvik skole knyttet til opplæringslovens kapittel 9a. Tiden etter skolestart er preget av arbeidet med enkeltvedtak i henhold til forvaltningslovens saksbehandlingsregler, vedtak spesialundervisning (gjesteelever, privatskolene), skolebytte annen kommune/skoleskyss i forlengelsen av disse sakene, og søknader om skoleskyss der elevene ikke går på sin nærskole. Ellers prioriteres veiledning og kvalitetssikringsarbeid hvor rådgiver utarbeider maler til bruk for alle enhetslederne i skolene og på kommunenivå i samarbeid med arkivleder. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 56 Satsingen Skolebasert kompetanseutvikling (SKU) for ungdomstrinnet er i gang. Oppstarten har vær preget av kreativitet og interesse, og skolelederne forteller om motiverte og engasjerte lærere. Skolene har laget planer for arbeidet og samarbeider med Universitetet i Agder og utviklingsveileder i henhold til planene. Det er totalt 19 lærere som deltar på Videreutdanning for lærere med støtte fra Utdanningsdirektoratet. Fire fagledere/mellomleder tar rektorskolen ved Universitetet i Agder, og fagleder i PPT fullfører sin mastergrad med stipend fra Utdanningsdirektoratet høsten 2015. Arbeidet med kompetanseplan for skoleområdet i henhold til kommunedelplan for skole er igangsatt ved at en arbeidsgruppe er opprettet og to arbeidsmøter er gjennomført. Det har vært oppstartsturer med Solrik for ungdomsskolenes 8. trinn i august. Høstskolen på Solrik går som planlagt, mens vinterskolen ikke kan gjennomføres 2016 på grunn av at båten må gjennom omfattende reparasjoner. Aktivitetsdata PPT Det er to nye medarbeidere i PPT 2. tertial, en PP-rådgiver og en logoped. Logopeden har sagt opp sin stilling inne prøvetidens utløp, og stillingen er lyst ut på nytt. Systemrettet arbeid har høy prioritet i PP-tjenesten. Det er likevel en utfordring å kunne prioritere dette arbeidet da det kommer mange nye henvisninger som må behandles så snart som mulig. Det har kommet 50 nye henvendelser i 2. tertial mot 36 samme periode i fjor. Økningen i antall henvisninger er stor og må undersøkes nærmere, da det fører til at arbeidet på systemnivå ikke kommer dit vi ønsker. Antallet henvisninger vil diskuteres på de ulike ressursteam hvor PP-rådgiverne deltar på alle skoler for blant annet å drøfte systemarbeid. I tillegg deltar PP-rådgiverne i basisteam (tverrfaglig møtested) på alle skoler, fast og ved behov, og temaet tas opp i møter med barnehagene. To ganger per semester inviteres spes.ped.koordinatorer og sosiallærere til en samling. Dette er en viktig arena for å spre kompetanse og erfaring mht systemarbeid i skolen. PPT møter torsdager 8-12 i Familiens hus og deltar i tverretatlig samarbeid, blant annet i basisteam for barnehager. Grimstad kommune PPT deltar på RVTS sin skolering om traumebevisst omsorg ved to skoler, Landvik og Jappa. Det har vært gjennomført evalueringsmøter på skolene, og et møte angående fortsettelse av samarbeidet slik at alle skolene i Grimstad får skoleringen. Aktivitetsdata barnehage Per 15.08. var antall barn i barnehagene 1 255. Sammenlignet med fjoråret er det en nedgang, da barnetallet 15.08.2014 var 1 294 (desember 2014 var tallet 1 347). Enkelte barn trenger særskilt tilrettelegging. Retten er hjemlet i opplæringsloven § 5-7 og barnehageloven. VUT har et stort merforbruk på ekstraressurser i barnehage, noe som ble synliggjort i første tertialrapport. Merforbruket antas å bli ca. 2,5 millioner mot slutten av året. Det er stor grad av uforutsigbarhet på området, da henvisninger til PP-tjenesten og søknader om ekstra midler etter barnehageloven kommer gjennom hele året. Per august 2015 har 22 barn i barnehage vedtak om spesialpedagogisk hjelp etter opplæringsloven, totalt 4 177 årstimer. Det er sannsynlig at ytterligere 5-8 barn vil få anbefaling om spesialpedagogisk hjelp i løpet av høsten 2015. 17 barnehager har i tillegg fått ekstraressurser etter barnehageloven for tilrettelegging for ca. 50 barn. Det er også ett barn i barnehagealder som har tilbud ved Langemyr skole f.o.m. høsten 2015. Dette vil medføre en økt kostnad det ikke er budsjettert med i årets budsjett. Barnehagene melder om at det er vanskelig å ivareta barn med ekstra behov uten at det blir tilført ekstra ressurser. Det er mange barn med tunge diagnoser, og mange barnehager melder om flere barn med problematikk som trenger ekstra oppfølging. En av grunnene til dette kan være en relativt lav grunnbemanning, gjennomsnittlig 6,8 barn per ansatt (jfr. Basil 2014). Det er et mål å redusere veksten i antall barn som trenger spesialpedagogisk hjelp. Samtidig er det viktig å holde fast ved at tidlig innsats i opplæringsløpet er mest hensiktsmessig med tanke på å styrke barna for skole og utdanning. Fra 1. mai ble det mulig å søke redusert foreldrebetaling for husholdninger med en skattbar inntekt på kr 473 000 eller lavere. Det vil etter søknad gis Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 57 redusert betaling slik at ingen betaler mer enn 6 % av husholdningens skattbare inntekt. Fra 1. august 2015 har alle 4- og 5-åringer, og barn med utsatt skolestart, som bor i husholdninger med lav inntekt, rett til å få 20 timer gratis oppholdstid i barnehage per uke. Inntektsgrensen er satt til 405 000 kroner, og skal vedtas av Stortinget i forbindelse med det årlige budsjettarbeidet, på lik linje som maksimalprisen. Ordningen med gratis kjernetid gjelder uavhengig om du har deltids- eller heltidsplass. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Fra 1. august 2015 er det beregnet en samlet redusert foreldrebetaling for familier med barn i barnehage i Grimstad på ca. kr 170 000 per måned. Tallene er noe usikre siden foreldrene kan levere søknad hele året ved inntektsendring. For at barnehagene i større grad skal kunne ivareta de pedagogiske utfordringene med den bemanningen som er til rådighet, vil VUT bidra til økt kompetanse. For å redusere utgiftene så langt som mulig, vil det blant annet bli tett kontakt med barnehagene med særlig fokus på oppfølging av vedtak om assistentstillinger. Dette gjøres blant annet ved å arrangere møter, observasjon og gjennomgang av søknader i forkant av vedtak, samt gjennomføring av uanmeldte og meldte tilsyn. Ressursbruk - Veilednings- og utviklingstjenesten har et merforbruk på 2,4 mill. kroner etter andre tertial. Merforbruket skyldes høyere kostnader enn budsjettert for barnehagebarn med spesielle behov med vedtak om ekstraressurser etter opplæringsloven og barnehageloven. - Veilednings- og utviklingstjenesten hadde i 2014 et samlet merforbruk på 1,2 mill. kroner. Merforbruket skyldes økte kostnader til barnehagebarn med spesielle behov (med vedtak etter opplæringsloven og barnehageloven) i private og kommunale barnehager. Merforbruket er varslet i regnskapsrapportene for 1. tertial. Prognosen etter 2. kvartal var et merforbruk knyttet til økte kostnader til barn med spesielle behov på 2,5-3,0 mill. kroner. Årsresultatet ble et merforbruk på 4,0 mill. kroner. I budsjettet for 2015 er det lagt inn en økning på 2,5 mill. kroner til barnehagebarn med spesielle behov. Siden merforbruket i 2014 ble 4,0 mill. kroner har ”inngangsfarten’ i 2015 også vært høyere enn budsjettert. I tillegg er det et barn i barnehagealder som kommer til å ha et tilbud på Langemyr skole fra høsten 2015. Dette vil medføre en økt kostnad på ca. kr 500 000 som det ikke er budsjettert for i årets budsjett. Det er sannsynlig at det vil bli et merforbruk på dette området på 2-3 mill. kroner ved årets slutt. Grimstad kommune Arrangere kurs innen PMTO-verktøy for ansatte i barnehagene Tilby veiledning med to spesialpedagoger 6 timer per uke Gjennomføre møter mellom styrere i barnehagene og medarbeidere i VUT med drøftinger av hva som skal til for å øke kompetansen i barnehagene og dermed redusere behovet for ekstra ressurser Delta på basisteam i Familiens hus en gang per måned Det undersøkes ulike organisasjonsformer i andre kommuner, og det vil bli vurdert om en annen organisering av arbeidet kan være et alternativ som gir reduserte utgifter. Tiltakene vil forhåpentligvis gi resultater, men mest sannsynlig på lang sikt. Fra 01.08.15 til 31.12. 15 forventes en redusert foreldrebetaling på ca. kr 850 000. Staten har kompensert til kommunene, men dette har ikke blitt kompensert i budsjettet til VUT. Enheten går mot et merforbrud på anslagsvis kr 2,5-3 millioner ved årets slutt. . Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 58 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Systemrettet arbeid i PPT Mål 2 Skolene utvikles som lærende organisasjoner 3 Bedre barnehagenes systemarbeid rundt barn med spesielle behov. 4 Ungdomsskolene skal gjennomføre ungdomsskoleprosjektet Skolebasert kompetanseutvikling (SKU). Grimstad kommune Beskrivelse PP-rådgiverne deltar i ressursteam og basisteam på skolene. PP-rådgiver er på ukentlige møter på familiens hus i tverretatlig arbeid. Arrangerer samlinger for spes.ped.koordinatorene på skolene. 19 lærere deltar i deltar på videreutdanning for lærere, 4 deltar på rektorutdanningen, 1 PPT videreutdanning. Påbegynt arbeid med kompetanseplan i henhold til målene i kommunedelplanen for skole. Nettverk oppstart høsten 2015. Det er satt av 30 % ressurs til veiledning med spesialpedagog. Veiledningstilbud til alle barnehagene, sendt brev til barnehager som ikke har benyttet seg av tilbudet tidligere. Når det søkes om ekstratilskudd gjennomføres møter mellom barnehagerådgiver og barnehagestyrer for gjennomgang av søknad og eventuell veiledning. Ungdomsskolene er i gang med Skolebasert kompetanseutvikling (SKU) fra skolestart august 2015, alle skolene har inngått avtale med UiA med framdriftsplan, alle ungdomsskolene melder om stort engasjement. Det gjennomføres samarbeidsmøter mellom skolesjef, SKUveileder og enhetsleder VUT. Møte/kurs for ressurslærerne gjennomføres etter planen, og det etableres lokalt nettverk for ressurslærerne. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 Status 59 18. Eide barnehage Enhetsleder: Jorunn Palm Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -1 104 -1 228 -125 4 394 3 946 -448 193 148 -46 3 484 2 866 -618 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Aktivitetsdata Barn på heltid Barn på deltid Barn 3-5 år Barn 1-2 år Sum antall barn % 11,3 -10,2 -23,6 -17,7 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -1 100 129 -11,7 4 306 360 8,4 205 57 27,8 3 411 546 16,0 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 10,2 9,9 -0,3 -2,8 14,8 13,4 -1,4 -9,5 7,7 14,3 6,6 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 52 49 -3 5,7 10 6 -4 40 37 34 -3 8,1 25 21 -4 16 62 55 -7 11,3 Innledning Resultater og aktiviteter Eide barnehage har gitt et pedagogisk tilbud til 55 barn i alderen 0-6 år. Vi tok imot 14 nye barn i august. Personalgruppa har bestått av 16 medarbeidere som har gjennomført et innholdsrikt og variert tilbud til barna. Av høydepunkter denne perioden nevner jeg med glede at to lærlinger bestod fagprøven i barne- og ungdomsarbeiderfaget i juni. Måloppnåelsen er god i forhold til kvaliteten på barnehagens innhold. Vi har gjennomført de planlagte aktivitetene som er beskrevet i årsplanen for denne perioden. Turer i skogen og fjæra, sommerfest, teater, sansemotorisk løype, skoleforberedende aktiviteter for å nevne noe. For foreldrene har vi arrangert en temakveld om foreldrerollen med Lise Barsøe som foredragsholder, gjennomført foreldresamtaler, foreldrekaffe og dugnad. Ressursbruk Eide barnehage er i budsjettbalanse etter 2. tertial 2015. Vi har 546 000 kroner i ubrukte midler. Vi har brukt lite ressurser gjennom vårhalvåret. Det Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 60 er en nedgang i barnetallet sammenlignet med samme tid i 2014. Vi venter 6 nye barn inn i desember. Fraværsprosenten er 14,3 % i 2. tertial, og det er på grunn av to langtidssykemeldte i vår enhet. Antall årsverk er redusert på grunn av et mindre antall barn sammenlignet med tallene for 2015. Fra august har vi oppbemannet med en barnehagelærerstilling. Vi har gjennomført planene som er beskrevet i årsplanen, og er på vei til å oppnå enhetens målsettinger for 2015. Vi mangler ressurser til barn med behov for særskilt hjelp og støtte. Dette tas opp med andre hjelpeinstanser og barnehagefaglig rådgiver. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Ingen tiltak på grunn av at enheten vil gå i balanse ved årets slutt, selv med økte lønnsutgifter på høsthalvåret. Vurderinger Fra desember 2015 har Eide barnehage full kapasitet i alle tre avdelingene. Vi bør ha en tettere bemanningsnorm for bedre å ivareta det enkelte barnet i gruppa. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Ingen nye tiltak. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Tidlig innsats er en grunnleggende satsing i Eide barnehage i 2016. 2 Innen 2016 har Eide barnehage implementert fire av hovedkomponentene i innovasjonsprosjektet ”Være sammen” i det pedagogiske arbeidet med barna. 3 Eide barnehage har innen 2016 gode rutiner for trafikksikkerhet på turer, i tilknytning til parkeringsplassen i barnehagen og ved transport av barna med bil eller offentlig transportmiddel. 4 Brukerundersøkelse om Eide barnehages kvalitet og brukertilfredshet skal gjennomføres våren 2016. Grimstad kommune Beskrivelse Vi har gjennomført årsplan 2015-2016 med de aktivitetene som er beskrevet der, med fokus på fagområdene ”Språk, tekst og kommunikasjon” og ”Kropp, bevegelse og helse” Personalet har observert og tilrettelagt for det enkelte barnet og tilpasset barnehagetilbudet til barnets behov. Ved utgangen av 2. tertial oppsummerer vi med at vi ikke har tilstrekkelig personale til de barna som har behov for ekstra hjelp og støtte. Det tas opp med andre hjelpeinstanser og barnehagefaglig rådgiver. Personalet har vært engasjerte sammen med barna, fremmet gode relasjoner og tilrettelagt inspirerende lek for læring. Eide barnehage er godt i gang med innovasjon prosjektet ”VÆRE SAMMEN” som handler om tidlig innsats, autoritative voksne, håndtering av utfordrende atferd, kommunikasjon, organisasjonsutvikling og implementering. Personalet har jobbet med videreutvikling av den autoritative voksenstilen i møte med barna. Temaene på samtlige personalmøter har vært rettet mot kommunikasjon og videreutvikling av varme og grensesettende voksne med fokus på gode relasjoner. Vi har akkurat startet opp med hovedkomponent nr fire som er utfordrende atferd. Vi har gjennomført gruppeveiledning og en til en veiledning i 2. tertial. Vi har utarbeidet en skriftlig plan for trafikksikkerhet på turer, på parkeringsplassen og ved transport med utgangspunkt i heftet fra Trafikksikker kommune. De nye rutinene ble gjennomgått for personalet og rutinene som gjelder parkeringsplassen er også gjort kjent for foreldrene. Vi har fått nye refleksvester til barna som brukes på alle turer. Utvidelse av parkeringsplassen er i samarbeid med samfunn og miljø lagt inn som tiltak i budsjettet for 2016. Gjenstår som planlagt. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 Status 61 19. Tønnevoldskogen barnehage Enhetsleder: Heidi Lunden Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -1 098 -1 157 -60 4 795 4 950 156 218 225 7 3 915 4 018 103 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Aktivitetsdata Barn på heltid Barn på deltid Barn 3-5 år Barn 1-2 år Sum antall barn % 5,4 3,2 3,0 2,6 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -1 128 30 -2,6 4 733 -218 -4,6 340 115 33,8 3 945 -73 -1,8 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 13,9 13,3 -0,7 -4,7 15,0 14,4 -0,6 -3,7 8,4 4,6 -3,8 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 57 58 1 1,8 7 4 -3 -42,9 36 37 1 2,8 28 25 -3 -10,7 64 62 -2 3,1 Innledning Tønnevoldskogen barnehage har et merforbruk på 73 000 kroner i 2. tertial. Det skyldes delvis at vi har hatt et par ledige plasser nå i august, men også at de økonomiske rammene er for trange, særlig når et helt årskull går fra høyt til lavt tilskudd fra juli til august. Våre budsjett blir justert i forhold til telledato 1.august. Inntektene er gått litt opp pga. økt foreldrebetaling og lønn er økt noe pga. fjorårets lønnsoppgjør samt flere fagarbeidere. Økningen i andre utgifter har kun bakgrunn i prisstigningen. Det er full barnehagedekning i Grimstad nå og flere barnehager har ledige plasser. Barnekullene vil være lave noen år nå før de igjen øker. Resultater og aktiviteter Ressursbruk Vi driver meget nøkternt som vi har gjort i mange år. Tidlig innsats for de yngste er god samfunnsøkonomi. Det er bedre å forebygge enn å reparere. Faste årsverk er gått litt ned på grunn av pensjon, det samme gjelder brutto årsverk. Styrerassistentstillingen er fremdeles lagt til avdeling. Nærværet har Grimstad kommune Mesteparten av midlene går til lønn + sosiale utgifter. Økningen fra i fjor er hovedsakelig lønnsoppgjøret. Det er lite å spare på driften, der er det kuttet inn til benet. Vi har bevisst satt oss jordnære mål som ikke krever store investeringer, og tabellen nedenfor viser at vi er på vei til å nå dem. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 62 økt til over målsetting og det er vi fornøyd med. Det vitner om en stab som står på, til tross for rammene. Lønnen er noe høyere på grunn av flere faglærte samt lønnsoppgjøret i fjor. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Vi tar inn to små barn fra desember, så det vil bidra noe. Vi venter også noe refusjon av sykepenger. Vi kan ikke drive med færre voksne, det er ikke forsvarlig. vikarer nøye. Vi bruker vår interne kompetanse i stedet for å søke eksterne tjenester til utvikling. Vi jobber målrettet med utvikling av kompetansen i barnehagen. For mange barn per voksen kan gjøre at barn som sliter ikke får den nødvendige oppfølging som sikrer dem en god utvikling. Vi vet at tidlig innsats er nødvendig. Da handler det i barnehagen om mange nok hoder, hjerter og hender. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett To barn i desember vil tilføre barnehagen ca. 20 000 kroner i tilskudd og foreldrebetaling. En person til går over i pensjonistenes rekke fra oktober, det vil muligens føre til noe mindre lønnsutgifter ut året. Så er det eventuell refusjon, så håpet er selvfølgelig at det nærmer seg null ved årets slutt. Vurderinger Vi står på videre på alle områder. Vi driver nøkternt, vurderer innkjøp og Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Nærvær minst 93 % Mål Beskrivelse Medarbeidersamtaler, tilrettelegging, trivselstiltak 2 Fortsette miljøarbeidet Plante spiselig grønt ute i barnehagen 3 Øke vår beredskap Øvelse, livredningskurs 4 Innovasjon Lære om KS sin modell 5 Øke vår etiske refleksjon Tema på to personalmøter 6 Utøve tidlig innsats Observere, kartlegge og støtte den enkelte. Fokus på lekekompetanse 7 Utvikle IKT-kompetanse, bruke elektroniske timelister Internopplæring Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 Status 63 20. Storgata barnehage Enhetsleder: Anne Gurine Hegnar Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -841 -877 -36 3 524 3 364 -160 194 162 -32 2 876 2 649 -228 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Aktivitetsdata Barn på heltid Barn på deltid Barn 3-5 år Barn 1-2 år Sum antall barn % 4,3 -4,5 -16,4 -7,9 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -815 63 -7,7 3 121 -242 -7,8 179 17 9,6 2 486 -163 -6,5 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 9,8 9,1 -0,7 -7,0 11,5 10,3 -1,2 -10,3 11,2 12,1 1,0 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 32 39 7 21,9 0 0 0 0 23 25 2 8,7 9 14 5 55,6 32 39 7 21,1 Innledning Status for enhetens måloppnåelse er god når det gjelder kvalitet og barnehagens innhold og personaloppfølging. Som miljøsertifisert barnehage driver vi også etter oppsatte miljømål, og har fått økt felles forståelse for alles ansvar for å opptre miljøbevisste i hverdagen og skape miljøbevisste barn. Det er likevel viktig å minne hverandre på rutinene våre og at lære opp nye vikarer. jobber målrettet med tidlig innsats i små grupper. Arbeidet med lek, språk og sosial kompetanse på tvers av kulturer gir gode utviklingsmuligheter for barna. Vårt hefte om vår praksis fungerer som en god veileder og som evalueringsdokument. Plandokumentene våre og praksis i forhold til dem er evaluert før sommeren, og tatt opp igjen på planleggingsdagen i august. Slik sikrer vi at vi jobber mot felles mål og har felles praksis. Resultater og aktiviteter Innovasjonsmålet vårt med å utvikle barnehagen som en lærende organisasjon med fokus på ”Barn og rom” har fått en god start. Forprosjektet endte med to prosjektsøknader som begge har gitt midler og dermed økte muligheter. Søknad om midler til prosjekt ”Økt bevissthet om barn og rom i Kvalitetsmålet vårt er sammensatt og preget av helhetstenkning. Personalet jobber bevisst sammen mot samme mål og vi følger tiltakene. Barnehagen Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 64 en flerkulturell barnehage” har gitt oss kr 60 000 i prosjektmidler. . Fra fylkesmannen har vi fått kr.30.000 etter søknad. Samarbeidet med tverrfaglig gruppe av forskere på UIA i et praksisnettverk er i god gjenge. Satsingsområdene skal være pedagogisk ledelse, danning og kulturelt mangfold, skape gode rom og lekemateriale som utvider barnas opplevelser og lekemuligheter på tvers av kjønn og kulturer. besatt igjen for å kunne øke barnetallet med 5 under tre år og to over tre år. Utover dette er det er ikke forsvarlig å ta inn flere barn nå. Situasjonen vurderes fortløpende, og målet er å ta inn flere barn i desember for å øke tilskuddet for kommende år. Barnehagen har inneværende år økt mengden barne- og ungdomsarbeidere på grunnbemanningen til 80 %. Det hever kvaliteten, men belaster økonomien. Prosjektledelsen samordner prosjektene. Ved oppstart av prosjektet i august deltok medlem av ”Barn og rom” nettverket ved UiA, Cathrine Melhuus. Personalet fikk en samlet og god start som ble fulgt opp på neste personalmøte. Fra nettverket har Merete Lund Fasting startet sitt prosjekt om ”Kroppslighet i lek” og er i gang med ti observasjonsdager i barnehagen. Vi ser det som svært positivt med et blikk utenfra. Som Aust- Agders NAFO- barnehage (nasjonalt senter for flerspråklig opplæring) er vi forpliktet til å drive opplæring av studenter og andre barnehager. Styrer har i august holdt kurs på planleggingsdag på Moltemyrskogen sammen med Torild Marie Olsen fra UiA om språk og språkmiljø i et flerkulturelt perspektiv. Oppstarten med mange små barn har gått bra, men barnehagen merker økt press på personalet med så mange ettåringer. De minste i 3-6-årsgruppa har også behov for tett oppfølging. En personaltetthet på 6,6 barn pr voksen er for høy, selv om vi i tillegg har 40 % tospråklig assistent og 80 % barne- og ungdomsarbeider til nyankomne flyktninger. Målet må være å komme tilbake til 6 barn per voksen, i tråd med nasjonale anbefalinger. Å øke barnetallet ytterligere, vil gå ut over kvaliteten og sikkerheten, og presset på personalet vil fort føre til økt sykefravær og økte kostnader. Ressursbruk Det negative avviket er mindre enn i 2014 og skyldes at det er tatt inn flere barn. Inntektene er høyere og utgiftene lavere både på personal og andre utgifter. Barnehagene varslet i fjor at budsjettene er svært knappe og langt under sammenliknbare kommuner. Kun lønnsutgifter og nødvendig forbruksmateriell er kjøpt inn og antall barn per voksen er for høyt med 6,6 barn per voksen og så mange små. Den vakante stillingen fra i vår er nå Grimstad kommune Personalet er fra dette barnehageåret forsterket med 50 % stilling ut fra barnehageloven. Det er halvparten av meldt behov. Vi har også en lærekandidat. Ingen av disse stillingene belaster barnehagen. Vi har fram til sommeren hatt flere i språkpraksisplasser og arbeidstrening. Det er berikende for miljøet. Vi vil ta inn nye i løpet av høsten. Det gir også ekstra hender, men må komme i tillegg til grunnbemanningen. En liten enhet får store prosentvise utslag ved sykdom, og fraværet her har økt med ett prosentpoeng i forhold til samme tid i fjor. To langtidsfravær er ikke barnehagerelaterte. Styrer følger opp sykemeldte og hele barnehagen jobber godt med nærvær gjennom godt arbeidsmiljø. Økt nærvær er alltid i fokus, herunder gode hygienerutiner i forhold til smitteforebygging og belastninger. Vikarbruk avpasses alltid ut fra helheten og personalet jobber på tvers av avdelingene både for å skape en bedre hverdag med mindre belastninger og spare vikarbruk. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Det er ikke mulig å spare mer på utgiftene. En komfyr må erstattes, og vi har prøvd å få tak i en gjennom gjenbruk, men uten hell. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Dersom stabiliteten i barnegruppa holder seg, vil økonomien fremdeles vise en liten minus, men målet er at det ikke skal øke. Det vil kun bli kjøpt inn nødvendig forbruksmateriell. Utover det vil vi fortsette å bruke mye gjenbruksmateriell til aktiviteter. Inntektene kan økes noe på slutten av året ved å ta inn ett barn til, men vil slå mest positivt ut for 2016. I tillegg søkes midler og tiltak gjennom NAV, der det er mulig. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 65 Vurderinger Barnehagen jobber aktivt med et flerkulturelt fokus. I et integrerings- og språkperspektiv er det viktig å balansere barnegruppa. Målet er å ha ca. 60 % flerspråklige barn og 40 % som har norsk som morsmål. For å kunne jobbe godt med tidlig innsats for alle barn, må det være et mål å styrke grunnbemanningen. Barnehagen har i høringer og andre dokumenter vært tydelige på muligheten for å utvide barnehagen i den gamle barneskolen. Det vil gi raskt plass til flere barn. Med det kommende behovet for økt mottak av flyktinger, vil vi kunne ta i mot flere familier om barnehagen utvides med 26 plasser uten store kostnader. Det er viktig å beholde den kompetansen barnehagen har samlet, samtidig som vi tar vårt ansvar for å spre kunnskap og samarbeide med andre barnehager. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Kvalitetsmål: En barnehage som er utviklende for det enkelte barn, barnegruppen og barnehagen som organisasjon og som støtter den enkelte familie. 2 Innovasjon: Barnehagen er en lærende organisasjon i forhold til barn og rom. Grimstad kommune Beskrivelse Gi barna varierte og felles erfaringer. Faste smågrupper på tur, i samling og aktiviteter. Voksne som støtter og utvider begrepene i alle situasjoner. Praksisfortellinger som refleksjonsgrunnlag på alle planmøter. Vedlikeholde og utvikle erfaringene fra prosjektene om lek, språk og sosial kompetanse på tvers av kulturer. Gode tilbakemeldingsrutiner til foreldrene i hverdagen. Gode møteplasser. Nettverk ”Barn og rom” med UiA og en barnehage i Arendal starter faste møter. Forprosjekt videreutvikles. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 Status 66 21. Hausland barnehage Enhetsleder: Gro Lisbeth Berg Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -1 006 -1 158 -152 3 848 4 173 325 237 341 104 3 080 3 356 276 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Aktivitetsdata Barn på heltid Barn på deltid Barn 3-5 år Barn 1-2 år Sum antall barn % 15,2 8,4 43,6 9,0 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -1 025 134 -13,1 3 723 -450 -12,1 383 42 11,1 3 082 -274 -8,9 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 10,2 11,0 0,7 7,3 12,0 12,4 0,4 3,4 4,5 5,3 0,7 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 50 45 -5 -10 7 4 -3 -42 42 34 -8 -19 15 15 0 0 57 49 -8 -14 Innledning Enheten har et negativt resultat på 274 000 kr. Budsjettet for 2015 er strammere for barnehagen enn i 2014. Det er meget utfordrende å komme i balanse. Resultater og aktiviteter Vi arbeider med prosjektet ”å være sammen” i personalgruppen. Metoden tar for seg endringskompetanse/voksenrollen som rollemodell for lek, læring og samhandling med hverandre. Vi har søkt om og fått kompetansemidler av fylkesmannen. Vi har arbeidet med ”å være sammen” på to planleggingsdager i august. Dette ble et godt faglig og sosialt seminar. Enheten arbeider med tema miljø. Vi har plantet blomster og nyttevekster Grimstad kommune med barna. Barna viser stort engasjement og vi gleder oss med høsting av blant annet tomater og agurker. Vi arbeider godt med målene vi har satt oss. Årsplan for barnehageåret 2015-2016 er ferdig og levert ut til foresatte ved oppstart i august. Planen ligger elektronisk på barnehagens nettside. Barnehageårets tema er lek. Vi kommer til å arbeide med tema gjennom temaene: Alle barn skal oppleve at de har en venn. Lekemiljøet ute og inne skal være inspirerende. Engasjerte voksne som har blikk for lek. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 67 Ressursbruk Vurderinger Enheten opplevde stor endring i barnegruppene etter sommerferien. Vi hadde Hauslands histories største barnegruppe over til skolen. Det kom 17 nye barn fra 1. august, 13 av barna er mellom ett og to år. Vi har nedbemannet i tråd med barnetallet. Vi arbeider systematisk med nærværstiltak for å opprettholde nærværet på arbeidsplassen. Vi har høyt nærvær på arbeidsplassen. Barnehagene i Grimstad viser røde tall og høyeste antall barn per årsverk i Kostragruppe 13, som er den gruppen vi sammenlikner oss med. Dette høye barnetallet per årsverk gjør at vi er presset til å ta inn vikar ved det aller meste fravær for å kunne opprettholde kvalitet, sikkerhet og nærvær. Enhetsleder og personalet opplever at det er knappe ressurser. Hausland barnehage styrer mot balanse, vi har et lavere budsjett i 2015 enn tidligere år. Det kan se ut som at vi får en minus på regnskapet for 2015. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Søke om midler og tiltak gjennom NAV og fylkesmannen der det er mulig. Vi kjøper ikke inn materiell eller inventar. Stoler med bord til ettårsavdelingen er lånt på prøve fra Eide barnehage. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett: Vi arbeider for at mer forbruket ikke blir høyere. Vi kommer til å ansette en vakant stilling som pedagogisk leder fra desember 2015. Samtidig vil vi ta inn 4 barn under 3 år. Dette gir ikke økonomisk vekst, men en bedre hverdag med bemanning på 4 årsverk på denne avdelingen. Det blir da lettere å dele barna i grupper, tiden ansatte er alene på jobb blir også kortere enn den er nå. Dette er forebyggende for at ansatte ikke skal bli sykemeldte og en kvalitetssikring av tilbudet barna får. Vi er nødt for å sette inn vikar ved sykdom når barnegruppene er tilnærmet fulle. Dette for å forebygge slik at minus ikke blir høyere en den er i dag og ivareta kvalitet, sikkerhet for nærvær på enheten. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 Mål Innovasjon og miljøfyrtårn: Barna blir kjent med deler av naturens kretsløp. Tidlig innsats og kvalitet: Oppleve endringskompetanse i voksenrollen i forhold til ”å være sammen” prosjekt i personalgruppen. Grimstad kommune Beskrivelse Så og plante nyttevekster på barnehagens område Status ”Å være sammen” veiledere i barnehagen har innlegg på personalmøtene i 2015 Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 68 22. Grimstad barnehage Enhetsleder: Sissel Nytun Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -702 -902 -199 2 783 2 877 95 248 196 -53 2 328 2 171 -157 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Aktivitetsdata Barn på heltid Barn på deltid Barn 3-5 år Barn 1-2 år Sum antall barn % 28,4 3,4 -21,3 -6,8 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -817 85 -10,4 2 492 -385 -15,4 199 3 1,6 1 874 -297 -15,8 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 6,7 7,6 0,9 13 9,3 9,1 -0,3 -2,8 19,1 14,0 -5,1 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 34 30 4 3 3 0 31 28 3 6 5 1 37 33 4 11 0 9 16 11 Innledning Grimstad barnehage har per 31.august 33 barn, derav fem barn under tre år. Dette er en markant nedgang i barnetall sammenlignet med foregående tertial. Da hadde vi 43 barn, og 12 av disse var under tre år. Et ekstra høyt barnetall på våren var derfor en bevisst strategi for å redusere minus i regnskapstallene for andre tertial. Nedgang i barnetall har ført til kutt i barnehagens budsjett, og gitt et avvik på minus kr 297 000. Utgiftene for 2015 er lavere enn utgiftene for 2014, og inntekten er 28,4 % høyere kr.199 000. Rammetilskuddet i Grimstad kommune gjør at vi må ha ca 6,8 barn per ansatt for å kunne holde budsjettet. Det er i dag ingen barn på venteliste. Grimstad kommune Resultater og aktiviteter Grimstad barnehage har inngått kontrakt med UiA om å være partnerbarnehage. Styrer deltar i et nasjonalt studium i barnehageledelse. En barnehagelærer deltar i studiet ”Psykisk helse for barn og unge”, begge studiene er i regi av UIA. En fagarbeider tar et kurs i spesialpedagogikk. Grimstad barnehage deltar i Agderprosjektet, og har fått status som fokusbarnehage. Universitetet i Stavanger (UiS) har tilrettelagt med kr 88 000. Barnehagen har fått kr 20 000 i kompetansemidler fra fylkesmannen for prosjektet ”Skal vi leke en bok”. Grimstad barnehage har tre barn med flyktningstatus. Barna kommer fra Somalia og Syria. Et engangstilskudd på Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 69 kr 24 400 per barn har gjort det mulig å gi barna morsmålsassistent ved oppstart. Ressursbruk Fraværet har sunket med 5,1 %. Styrer har gjennomført et systematisk oppfølgingsarbeid av de sykemeldte, i samarbeid med bedriftshelsetjeneste og HR. Sykefravær er delvis jobbrelatert. Målet er å komme med i ”Raskere frisk”-prosjektet. Dette er foreløpig uavklart, og avhenger av tilretteleggingstilskudd. Vi trenger tekniske hjelpemidler for å kunne tilrettelegge for de ansatte. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Grimstad barnehage vektlegger en nøktern drift. Bruk av vikarer vurderes nøye i hvert tilfelle. På grunn av lavere barnetall har vi til dels unnlatt å sette inn vikar ved sykefravær. Ved telledato første august hadde Grimstad barnehage ca 8 ledige plasser. Etter telledato første august har vi fått fem nye brukere, som vil bli registrert på telledato første oktober. Underskuddet i regnskapet er såpass stort at vi i følge økonomikonsulentens prognoser, sannsynligvis vil ende opp med et negativt regnskapsresultat. Vi har per i dag ingen barn på venteliste. Antall årsverk har vært det samme i mange år. Brutto årsverk har sunket noe. Fra første august har vi ikke hatt det samme behovet for å sette inn vikar ved permisjon. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett I løpet av høsten tar vi inn fem nye barn. Kommunale tilskudd og foreldrebetaling utgjør til sammen kr 207 000, og vil gi en tilsvarende reduksjon i det minus i regnskap vi har i dag. Vurderinger Grimstad kommune har en målsetting om tidlig innsats. Samtidig har kommunen et høyt antall barn per ansatt i forhold til sammenlignbare kommuner. Dette gjør at en får mindre tid til det enkelte barn. Store barnegrupper gir høyt støynivå som resulterer i stress for barn og ansatte. Barnehagen har gjennomført en risikovurdering av støy, og står foran en del konkrete tiltak. Grimstad barnehage har 13 barn som kommer fra innvandrerfamilier med norsk som andrespråk. Å heve barnas språkkompetanse er en stor utfordring. Grimstad barnehage legger stor vekt på å heve kvaliteten til de ansatte, og de ansatte viser stor vilje og gjennomføringsevne til å heve sin kompetanse. Det er viktig at sektoren anerkjenner dette i form av støtte til for eksempel innkjøp av lærebøker. De ansatte har hittil dekket alle kostnader privat. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Bedre barns språkkompetanse, og norskforståelse. 2 Øke nærværet på arbeidsplassen. 3 Fokus på HMS 4 Styrke alle barns forutsetninger for samspill og deltagelse i lek. Deltagelse i Agderprosjektet 5 Grimstad kommune Beskrivelse 13 av 35 barn kommer fra innvandrerhjem med annet morsmål enn norsk. Inndeling i grupper, med vekt på språkstimulerende aktiviteter. De ansatte er gode språkmodeller. Vi har startet prosjektet ”Skal vi leke en bok”, som skal gi barna felles referanser for leken. Vi bruker det pedagogiske programmet ”Trollord”, et digitalt verktøy, til å bedre barns språkkompetanse. Vi er under vegs. Har gjort bruk av dialogmøter og bedriftshelsetjeneste. Søker om tilretteleggingstilskudd for anskaffelse av tekniske hjelpemidler. Verneombud og leder har gjennomført en risikovurdering av støy. Dette har resultert i omlegging av rutiner. Gå gjennom krisepermen på personalmøter. Forbedre beskrivelse av rutiner og informasjon til ansatte og foreldre. Skape bedre oversikt over hvor disse er tilgjengelige. Gjennom metodikken i Universitetsforlagets bok ”Skal vi leke en bok”, ønsker vi å gi barn felles opplevelser og referanser som de kan dra nytte av i leken. Vi har inngått kontrakt med Universitetet i Stavanger om å være med i Agderprosjektet, og har fått status som fokusbarnehage. Prosjektet starter medio september og går over to år. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 Status 70 23. Fevik skole Enhetsleder: Dineke Tingstveit Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -1 615 -2 727 -1 112 16 195 22 984 6 789 932 1 488 556 15 512 21 745 6 233 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 68,8 41,9 59,6 40,2 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -2 617 110 -4,2 24 479 1 495 6,1 1 750 262 15,0 23 612 1 867 7,9 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 39,0 50,2 11,3 28,9 43,6 59,1 15,5 35,6 7,9 8,4 0,5 Aktivitetsdata Antall elever Spesialundervisn. ped. Spesialundervisn. ass. Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 546 569 23 4,2 1729 2066 337 19 0 0 0 0 Innledning Fevik skole er begynt på sitt andre år som 1-10-skole. Skolen har økt elevtallet med 23 elever siden oppstart i august 2014. Barnetrinnet har 402 elever, og ungdomstrinnet har 167 elever. Fevik skole har totalt 70 ansatte. På grunn av det økende elevtallet er det ansatt en ny lærer på første trinn, en lærer på ungdomstrinnet og en fagleder for 1.-4. trinn. Skolen er nå organisert med 3 avdelinger med hver sin fagleder:1-4, 5-7 og 8-10. Det er også ansatt en leselærer på 2. og 3. trinn. Den siste læreren er tilsatt med øremerkede midler til styrking av leseferdighetene på 2. og 3. trinn. Grimstad kommune Resultater og aktiviteter Fevik skole har stort sett oppnådd sine mål for 2015. Vi sliter med et høyt sykefravær på over 8 %. Flere ansatte har og har hatt lange sykefravær i perioden. Kursing av personalet i ”Det er mitt valg” har vi dessverre valgt å utsette på nytt, fordi arbeidet med den skolebaserte kompetanseutviklingen i skriving tar mye av personalmøtetiden. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 71 Fevik skole har økt sine inntekter fordi vi har flere sykepengerefusjoner. Det er også mange flere barn i SFO enn året før. Fevik skole opererer ikke med faste spesialundervisningsgrupper i hele undervisningsøkter. Elever som mottar spesialundervisning er inne i klasserommet i så stor grad som mulig sammen med sin spesiallærer. Lønnsutgiftene er lavere enn budsjettert, men de vil gå opp i løpet av høsten på grunn av nyansettelsene. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Fevik skole vil kunne levere et mindreforbruk på minimum 700 000kr. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Fevik skole setter ikke i verk spesielle tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen. Det jobbes kontinuerlig med å finne kreative, gode løsninger for å optimalisere elevenes læringsmiljø uten nødvendigvis å sette inn flere ressurser. Vurderinger Ressursbruk Det er en økning på 19 % i antall timer skolen bruker på spesialundervisning. Antall elever som mottar spesialundervisning er ikke økt siden i fjor. Fevik skole er nominert av fylkesmannen til dronning Sonjas skolepris for sitt arbeid med inkludering. Det jobbes godt med det inkluderende læringsmiljøet, slik at behovet for spesialundervisning er lite. Fevik skoles grunnskolepoeng for skolens første 10. trinn lå godt over landsgjennomsnittet og stemte godt overens med eksamensresultatene. Vi ser en klar sammenheng mellom arbeidet med det inkluderende læringsmiljøet og gode læringsresultater. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Fevik skole skal i 2015 ha et nærvær på 95 % Beskrivelse Oppfølgingsplan innen 4 ukers fravær, bruk av dialogplassen, fokus på trivsel i personalet 2 Fevik skole har i 2015 færre elever på det laveste mestringsnivået enn gjennomsnittet i landet og flere elever på det høyeste mestringsnivået enn gjennomsnittet i landet. 3 Antall vedtak om spesialundervisning ved Fevik skole skal ikke overstige 4 % i 2015. 4 Videreutvikle bruken av læringsplattformen It´s learning 5 Fevik skoles personale har kompetanse I praktiske og varierte arbeidsmåter Øve systematisk med ferdighetene lesing, skriving og regning i henhold til kompetansemålene etter fullført 4., 7. og 10. trinn Benytte tidligere Nasjonale prøver innen januar på 4.og 7. og 8. trinn Nasjonale prøver tas opp som tema på foreldremøter våren 5. trinn og 7. trinn Kursing av personalet i klasseledelse i forbindelse med ungdomsskolesatsingen fra august 2015 Tett oppfølging av lærerteamene Tett dialog med foreldre og elever Kompetanseheving av personalet innen tilpasset opplæring. Kursing av personalet Lære av andre skoler Delta i SKU (Skolebasert kompetanse utvikling) Erfaringsutveksling 6 Elevene ved Fevik skole opplever å ha et godt og trygt skolemiljø Grimstad kommune Status Revisjon av handlingsplan motmobbing. Gjennomføre og følge opp elevundersøkelsen fra 7. -10.trin Gjennomføre kursing avpersonalet i Det er mitt valg Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 72 24. Holvika skole Enhetsleder: Bjørn Malmo Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -1 403 -2 505 -1 102 23 064 24 716 1 652 1 338 1 316 -22 22 999 23 527 528 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 78,6 7,2 -1,6 2,3 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -2 470 36 -1,4 23 704 -1 012 -4,3 1 173 -143 -12,2 22 407 -1 119 -5,0 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 54,3 56,2 1,9 3,4 62,9 68,2 5,3 8,4 5,9 8,6 2,7 Aktivitetsdata Antall elever Spesialundervisn. ped. Spesialundervisn. ass. Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 469 507 38 7,5 4492 4912 420 9,3 13 116 12 776 340 -2,6 Innledning Målet har vært å ha fokus på læringsmiljø og nedskjæring av utgifter til lønn. Vi har lyktes godt å skjære ned lønnsutgifter, men er ikke i mål. Resultater og aktiviteter Økonomisk mål ikke nådd. Har ca 75 000 for mye i månedlige utgifter til lønn. Vi er under veis til å nå fraværsprosenten, men ligger fremdeles for høyt. Vi har nedgang fra første tertial. Bra resultater på elevtester og greit resultat på grunnskolepoeng – over landsgjennomsnittet. Ressursbruk Fra april 2015 har vi kuttet flere årsverk i skolen. Lønnsutgiftene er omtrent 400 000 kr lavere nå. Vi har høyere forbruk på andre utgifter i år på grunn av kjøp av lærebøker til flere klasser. Grimstad kommune Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Fra oktober forsøker vi å kutte med ca 70 000 per måned ved å redusere personalet. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Vi ligger an til et merforbruk på 350 000 for året 2015. Vi skal dele Holviga skole, og jeg har ikke helt tallet for hver av skolene, men ut fra tall fra økonomiavdelingen har vi lønnsutgifter rett under 94 % av forventet budsjett for 2016. Det gjelder for hver av avdelingene. Vurderinger Skolen har et godt miljø for deling av kunnskap mellom ansatte. Vi har bedret samarbeidet mellom barne– og ungdomstrinn. Vi har satt oss høye Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 73 læringsmål. Vi er med på SKU, og håper å få effektivitet ut av det målt i økte kunnskaper og bedre resultater på elevundersøkelsene inn mot elevene. Vi vil implementere resultatet av tilsynet til å få en skole som har gode rutiner som igjen gjenspeiler læring og trivsel - en god skole for alle. Vi har nulltoleranse for mobbing av alle slag og jobber med det hver dag. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr Mål Beskrivelse 1 Grunnskolepoeng over landsgjennomsnittet 2 Øke leseferdighetene fra småskolen Det vil hjelpe i alle fag oppover i systemet 3 Høyere tilstedeværelsesprosent Varierer en del og er forskjellig på avdelingene 4 Øke kompetansen på TPO Delta i diskusjoner og innhente ekstern hjelp 5 Nulltoleranse for mobbing Jobbe kontinuerlig for et godt inkluderende miljø Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 Status 74 25. Landvik skole Enhetsleder: Kjetil Glimsdal Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -2 479 -3 028 -549 18 436 19 972 1 536 1 473 1 326 -147 17 430 18 270 840 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 22,2 8,3 -10,0 4,8 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -2 888 140 -4,8 19 345 -627 -3,2 1 096 -230 -21,0 17 553 -717 -4,1 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 41,6 44,5 2,8 6,8 51,5 55,6 4,1 8,0 6,6 4,3 -2,4 Aktivitetsdata Antall elever Spesialundervisn. ped. Spesialundervisn. ass. Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 433 435 2 0,5 3 173 2 869 -304 -9,6 5 434 4 940 -494 -9,1 Innledning Tertialet har vært preget av en god avrunding av et skoleår, gjennomføring av ferie-SFO, og fin start på nytt skoleår. Vi er på god vei til å realisere enhetens målsetninger for 2015. Resultater og aktiviteter Vi er svært glade for at rehabilitering av Landvik planleggingen er i gang. Det er et sterkt ønske midlertidige skolelokaler under byggeperioden blir i skolen. Det vil være en stor fordel ressursmessig og elevflokken og personalstaben på et sted. Grimstad kommune skole er bestemt og fra Landvik skole at umiddelbar nærhet til pedagogisk å ha hele Vi har nådd de mål vi har satt oss, og som det er mulig å nå innen 2. tertial. Fylkesmannen i Aust-Agder skal høsten 2015 gjennomføre et tilsyn med Grimstad kommune der elevenes rett til godt psykososialt miljø er tema. Landvik skole er valgt ut som sted for tilsynet. Forberedelsene til tilsynet går etter planen. Ressursbruk Sykefraværet er betydelig lavere i år enn i fjor. Noe av nåværende sykefravær er langtidsfravær (130 % stilling) der vi har satt inn vikar. I tillegg har vi hatt en overlappingsperiode for nyansatt spes.ped.koordinator. Elevtallet ved skolestart viser ni elever færre enn det som var forventet i mai da ansettelser ble gjort. Vi har fått to flere elever siden 1.tertial som trenger Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 75 oppfølging en til en. Disse momentene er forklaringen på økningen i brutto årsverk. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Vi kutter en 80 % lærerstilling fra midten av september (kr 170 000). Noe innkjøp av lærebøker utsettes (kr 80 000). Vi minimaliserer bruken av vikarer ved korttidsfravær (kr 300 000). Utestående refusjoner fra frikjøp av tillitsvalgte er på kr 430 000. En 100 % stilling i administrasjonen blir stående vakant de to siste månedene av året (kr 150 000). Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Med de tiltakene som er angitt, så skulle vi komme ut med et lite mindreforbruk på om lag kr 30 000. Vurderinger Arbeidspresset på de ansatte er til tider svært stort. Dette kan medføre sykefravær. Når vi ikke kan/skal bruke vikarmidler i særlig grad, kan det gå ut over skolekvaliteten. Dette er en risiko vi vil følge nøye med på. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 3 4 5 6 Mål Landvik skole har lavt sykefravær, og et nærvær på minst 93,5 %. Personalet ved Landvik skole er fortrolige med begrepet innovasjon, og bruker ulike innovasjonsverktøy. Det drives målrettet innsats for tilpasset opplæring. Andelen av elever som har vedtak om spesialundervisning er under 7 %. Landvik skole har, i snitt over en treårsperiode, et resultat på nasjonale prøver der skolen har prosentvis færre elever på laveste mestringsnivå og flere elever på høyeste mestringsnivå enn gjennomsnittet for landet. Elevene vet hva de skal lære i de ulike fag. Kompetansemål er forankret og konkretisert. Landvik skole er en traumebevisst skole. Grimstad kommune Beskrivelse Skape godt, helsefremmende arbeidsmiljø. Tett oppfølging av sykmeldte Tema i felles plantid. Tydelig forventning om at verktøyet brukes. Status Bruke ressursteam aktivt, og støtte lærerne i å gi best mulig TPO. Arbeide systematisk med nasjonale prøver. Ha et særlig fokus på guttenes læringsresultater. Arbeide for at årsplaner/læreplaner stadig forbedres. Bruke It's learning som verktøy. Fullføre RVTS sitt program for økt traumebevissthet Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 76 26. Eide skole Enhetsleder: Ann M. Knutsen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -412 -441 -29 5 313 5 791 479 496 267 -229 5 396 5 617 220 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 7,1 9,0 -46,2 4,1 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -410 32 -7,7 5 108 -683 -13,4 403 136 33,8 5 101 -516 -10,1 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 12,2 10,4 -1,8 -15,1 13,9 16,1 2,2 16,1 8,2 7,7 -0,5 Aktivitetsdata 2014 Antall elever Spesialundervisn. ped. Spesialundervisn. ass. 87 893 1254 Resultater hittil i år per 2. tertial 2015 Endring 94 7 1026 133 1938 684 % 8 14,8 54,4 Innledning Budsjett er redusert betydelig for Eide skole fra 2014 til 2015 som følge av redusert elevtall. Vi ser nå en motsatt utvikling og har per dags dato 94 elever. Vi reduserte antall årsverk i høst, og har måttet slå sammen klasser i flere fag. Vi har for lite ressurser til forebyggende pedagogisk arbeid. Til tross for dette bærer skolen preg av høy trivsel både hos ansatte og elever gjennom ulike undersøkelsene som ble tatt i vinter. Resultater og aktiviteter Vi har fått økt antall enkeltvedtak fordi vi har fått en ekstra A-elev og fordi vi ikke har ressurser til å ha to pedagoger i klassen der hvor det trengs. Vi arbeider systematisk både med Grimstadprøvene og øving på nasjonale Grimstad kommune prøver og andre kartleggingstester for å heve elevenes faglige kunnskap. Vi har også lesekurs for de lavere klassetrinnene. Samarbeid med foreldre, andre enheter og øvrige instanser er bra, men vi har vært preget av den fraflytningen fra bygda som reduserer antall elever ved vår skole. Heldigvis er denne trenden ved å snu. Det bekymrer våre foreldre at vår bemanning er blitt såpass redusert at vi må slå sammen klasser. I forhold til elevundersøkelsen trives våre elever godt på skolen, og det er svært få som opplever mobbing i skolehverdagen. Vi har utviklet en ny sosial lærerplan og ny mobbeplan som en del av det forbyggende arbeidet mot nettopp mobbing. Vi arbeider med Det er mitt valg på alle klassetrinn. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 77 Ressursbruk Vurderinger Vi er ikke i rute med budsjettet ennå, men har slått sammen flere klasser i flere fag og redusert bemanningen ytterligere per 1. august. Vi mangler midler fra UiA og noen midler for 7 flere elever. Vi får også noe tilskudd fra Den naturlige skolesekken, men dette vil ikke være nok til å gå i balanse mot slutten av året. Vi har tilnærmet innkjøpsstopp og vi bruker minimalt med vikar. Vi har kuttet vekk timer som gikk til sosiallærer, trivselsleder, bibliotek. Vi når ikke målet om 93 % nærvær. Det skyldes 150 % langtidssykemeldte i vår. Vi har ingen sykemeldte per dags dato. Eide skole er inne i en positiv utvikling hvor vi ser at elevtallet også er på vei opp igjen. Vi har et tett samarbeid med UiA, der veiledning er en stor del av arbeidet. Vi er stolte av å være med på å forme fremtidens lærere. Denne typen arbeid vil vi også bruke når det gjelder å bedre undervisningskvaliteten og personalets profesjonelle standard ved å ha innført skolevandring der rektor vil observere undervisningen. Deretter blir det påfølgende samtaler hvor vi ser på ulike aspekter ved det å undervise. Skolen har et forbedringspotensial når det gjelder oppfølging av det arbeidet hver enkelt lærer gjør i undervisningssituasjonen. Vi vil også i dette arbeidet ha økt fokus på klasseledelse og vurdering for læring. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Vi kan ikke justere mer på bemanningen enn det vi allerede har gjort. Vi kommer ikke i balanse ved årets slutt. Estimat for mer- eller mindre forbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Vi kommer til å gå med 2-300 000 kr i underskudd mot årets slutt. Vi kan ikke redusere mer på bemanningen enn det vi allerede har gjort. Vi kommer til å være i rute med bemanningen i forhold til budsjettet for 2016. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 78 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Mål Nærvær Eide skole skal ha et nærvær på minst 93 %. Innovasjon Enheten skal utvikle en ny modell for skolevandring. Modellen utprøves i løpet av 2015. Etikk Eide skole skal i løpet av 2015 ha fokus på etikk (kommunens etiske retningslinjer) gjennom jevnlige drøftinger i personalet av aktuelle, etiske problemstillinger. BeredskapEnheten skal oppdatere krisepermen, ha en aktiv beredskapsgruppe og gjennomført minst én beredskapsøvelse i løpet av 2015. Kvalitet Arbeide kontinuerlig og systematisk for å utvikle skole hjem samarbeidet og trivsel ved skolen. Nasjonale prøver Enheten bedrer sine resultater på nasjonale prøver i forhold til mål for Grimstadskolen. SpesialundervisningGi et best mulig tilpasset opplæringstilbud og redusere antall elever med enkeltvedtak. Læringsmiljø Elevene trives bedre på skolen enn gjennomsnittet i landet. Økonomi Enheten skal ha en rutine for kontroll innen økonomistyring. Partnerskole for UiA. Enhetens samarbeid med UiA om lærerutdanning videreføres. Write an Opera – prosjekt-som metode. Grimstad kommune Beskrivelse Forbedre miljøtiltak og tett oppfølging av sykemeldte. Enheten prioriterer trivselsfremmende tiltak som trening og måltider på planleggingsdager m.m. Enheten skal gjennomføre skolevandring med fokus på klasseledelse og relasjoner. Status Enheten tar opp etiske temaer i de ukentlige personalmøter, teammøter og medarbeidersamtaler. Krisepermen blir oppdatert med fullstendige navnelister. Beredskapsgruppe skal opprettes. Enheten videreutvikler rutiner for tidlig innsats i forhold til elevenes psykososiale miljø, prosedyrer for tiltak i forhold til elevens læringsutbytte og rutine ved problematisk skolefravær. Enheten har fokus på læringseffektivitet, herunder systematisk øving på nasjonale prøver og Grimstadprøvene. Enheten følger Grimstadskolens struktur med aktivt ressursteam i tillegg til tydelig fokus på reduksjon av andel elever med enkeltvedtak om spesialundervisning. Enheten vektlegger tett samarbeid i personalet. Stor voksentetthet i friminuttene. Klasseledelse er et viktig satsingsområde. Vi har trivselsundersøkelser minst to ganger i året der kontaktlærerne snakker med hver enkelt elev. Enhetsleder skal etablere en kontrollrutine for kvalitetssikring for regnskap/budsjettbalanse. Månedlige økonomimøter med kommunalsjef. Skolen er praksisskole for praktisk-pedagogisk utdanning. Samarbeidet styrkes gjennom tett samarbeid med UiA og utvikling av gode rutiner for mottak av studenter. Tett samarbeid mellom enhetsleder og øvingslærere. Videreutvikle dette kreative og tverrfaglige arbeidet i samarbeid med det nasjonale nettverket vi er en del av. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 79 27. Grimstad ungdomskole Enhetsleder: Svein Pedersen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -271 -937 -666 18 848 20 030 1 182 821 784 -37 19 398 19 877 480 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 245,3 6,3 -4,5 2,5 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -540 397 -73,5 18 694 -1 336 -7,1 733 -51 -6,9 18 887 -990 -5,2 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 44,0 45,2 1,3 2,9 50,0 49,7 -0,3 -0,6 6,3 3,9 -2,4 Aktivitetsdata Antall elever Spesialundervisn. ped. Spesialundervisn. ass. 2014 393 4750 2455 Resultater hittil i år per 2. tertial 2015 Endring 386 -7 3629 -1121 se merknad* - % -1,8 -23,6 - Innledning Grimstad ungdomsskole er inne i en god utvikling på de fleste områder. Enheten får i økende grad positive tilbakemeldinger fra brukerne. Enheten prioriterer undervisningskvalitet og læringsmiljø. Det legges stor vekt på utvikling gjennom sterk grad av samarbeid og klar ledelse. Samarbeidet med UiA er en vesentlig faktor når det gjelder utvikling av kompetanse og profesjonalitet. Resultater og aktiviteter Samarbeidet med UiA om praktisk-pedagogisk utdanning er i løpet av 2014 utviklet til et nivå som preges av likeverdighet og gjensidig nytte. Grimstad kommune Etter innspill fra Grimstad ungdomsskole har UiA opprettet et nytt studium i veiledningspedagogikk på 15 studiepoeng. Studiet skal nå tilbys for første gang med hele personalet ved Grimstad ungdomsskole som “pilot”. Skolen blir på denne måten styrket og godkjent som praksisskole for den nye lektorutdanningen. Kompetanse innenfor veiledning er en viktig faktor når det gjelder å bedre undervisningskvaliteten ved skolen, og studiet, som varer i 1,5 år, er en del av skolens tiltak under statens satsing Ungdomstrinn i utvikling. Skolens miljøteam er en betydningsfull faktor når det gjelder læringsmiljøet generelt, oppfølging av elever med behov for tilpasninger og arbeidet mot krenkende atferd. Enheten skårer bedre enn snittet for landet, fylket og kommunen når det gjelder mobbing på ungdomstrinn. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 80 Når det gjelder grunnskolepoeng har enheten som mål å ligge på eller over landssnittet. Dette vil statistisk sett variere fra år til år, og våren 2015 ligger resultatet under landssnittet. For å bedre karakterresultatene vil enheten blant annet legge større vekt på samarbeidet med barneskolene i kretsen for å styrke undervisningskvalitet og samkjøring gjennom alle 10 årene. Ledelsen har iverksatt oppfølging av undervisningen ved observasjon. Dette er i tråd med den nye kommunedelplanen for skolesektoren. Rektor og fagledere observerer gjennom tilstedeværelse i undervisningen og følger opp med tilbakemeldinger. Et modulbygg i to etasjer er montert og i funksjon som undervisningsareal fra skolestart. Dette har avhjulpet den mangelen på rom som har preget skolen i en del år. I kroppsøving må halvparten av timene arrangeres ute fordi skolens gymsal kun dekker halvparten av skolens behov. Dette har som konsekvens at undervisningen i faget ikke kan holde ønsket kvalitet. Nedgangen i andel elever med enkeltvedtak om spesialundervisning fører til færre lærertimer til spesialundervisning. Reduksjonen er på 23,6 % fra 2. tertial 2014. Frigjorte timer legges inn som styrking for å opprettholde et undervisningstilbud som ikke fører til ny økning i antall enkeltvedtak. Modellen for miljøteam ved enheten gjør at det ikke lenger gir mening å operere med et timetall for miljøarbeider koblet til spesialundervisning. Miljøarbeiderne arbeider fleksibelt og i henhold til sakkyndige vurderinger som tilrår fleksibel og situasjonsbestemt oppfølging. Ressursbruk Enheten har et merforbruk på 990 000 kr per andre tertial. Noe av dette blir dekket inn av refusjon for gjesteelev fra annen kommune. I tillegg er sparetiltak iverksatt. Nærværsprosenten har en tilfredsstillende utvikling og har en framgang fra 93,7 % fra andre tertial 2014 til 96,1 %. Enheten er inne i en periode med reduksjon i elevtall og som en konsekvens en reduksjon i budsjettet. Det er en utfordring å opprettholde kvaliteten i en periode der budsjettet avtar og behovet er tilnærmet konstant. Grimstad kommune Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Enheten har ved overgangen til nytt skoleår per 1. august redusert antall årsverk med 1,4 lærerstillinger. Reduksjonen er et resultat av analyser og av dialog i de kommunale økonomioppfølgingsmøtene. Reduksjonen på 1,4 årsverk fører til en reduksjon på 24 undervisningstimer og en overgang til større klasser. På det nye 8.-trinnet betyr det en økning fra 25 til 31 elever per klasse. Tiltaket representerer en økonomisk innsparing i 2015 på ca 400 000 kr. Ellers har enheten innført tilnærmet innkjøpsstopp og har en klar innsparende praksis når det gjelder å sette inn vikar ved fravær. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Enheten har for høyt lønnsvolum, og vil uten tiltak få et merforbruk estimert til 600 000-700 000 kr. Gjennom den iverksatte innsparingen på ca 400 000 kr i lønnsutgifter vil merforbruket reduseres til 200 000–300 000 kr og være rundt 1 % av budsjettet. Vurderinger Enheten har redusert andelen elever med enkeltvedtak om spesialundervisning fra 15 % til 7,8 %. Dette skyldes en bevisst satsing internt og samarbeid på flere plan i den kommunale organisasjonen. Skolen har tilnærmet nådd et delmål om halvering av andel elever med spesialundervisning og vektlegger ytterligere reduksjon. De fleste klasserommene er dimensjonert for maksimalt 25 elever. Budsjettreduksjoner, slik elevtallene per trinn er nå, vil kunne redusere antall klasser fra 5 til 4 på hvert trinn slik at klassestørrelsen blir på rundt 30 elever. Dette gir utfordringer både på grunn av klassestørrelse og romstørrelse. Økt klassestørrelse kombinert med nedgang i lærertetthet vil videre kunne øke andelen av elever som har enkeltvedtak om spesialundervisning. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 81 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Innovasjon Enheten skal utvikle en ny modell for skolevandring. Modellen utprøves i løpet av 2015. Beskrivelse Enheten skal gjennomføre en prosess som munner ut i en enhetstilpasset modell for skolevandring. 2 Kvalitet Elevene trives bedre på skolen enn gjennomsnittet i landet. Færre elever opplever mobbing på skolen høsten 2015 enn høsten 2014. 3 Nasjonale prøver Enheten oppnår resultater på nasjonale prøver i overensstemmelse med målene for Grimstadskolen. Spesialundervisning Antall vedtak om spesialundervisning skal være under 8 % innen utgangen av 2015. Enheten vektlegger tett samarbeid i personalet. Enheten prioriterer små basisgrupper (12-15 elever pr kontaktlærer) for å ha tettere oppfølging av hver elev. Enhetens miljøteam arbeider systematisk for et bedre miljø. Klasseledelse er et pågående satsingsområde som blir videreført gjennom SKU (skolebasert kompetanseutvikling). Enheten har fokus på læringseffektivitet, herunder systematisk øving på nasjonale prøver. 4 5 Grunnskolepoeng Enheten har grunnskolepoeng våren 2015 på samme nivå eller høyere enn gjennomsnittet for landet. 6 8 Eksamensresultater Enheten skal i 2015 ha resultater på skriftlig eksamen i engelsk, norsk og matematikk som er minst på nivå med gjennomsnittet i landet. Enhetens samarbeid med UiA om lærerutdanning videreføres. Enhetens bibliotek sorteres etter tema. 9 Enheten utvikler bedre klasseledelse/læringsledelse 7 Grimstad kommune Status Enheten følger Grimstadskolens struktur med aktivt ressursteam i tillegg til tydelig fokus på reduksjon av andel elever med enkeltvedtak om spesialundervisning. Enheten deltar i kretsnettverk med kretsens barneskoler. Nettverket samarbeider om dette målet. Fra oktober 2012 til oktober 2014 hadde enheten en reduksjon fra 15 % til 9,5 %. Bedring av karakterresultatene er et av enhetens pågående satsingsområder. Enheten har utarbeidet kriterier for måloppnåelse i alle fag og undervisningen er under justering for å bedre læringseffekten. Et utvidet samarbeid med barneskolene i kretsen forventes også på sikt å bedre karakterresultatene. Enheten har bedring av karakterresultatene som pågående satsingsområde. Undervisningen blir spisset mot mestring av eksamensprøvene. Skolen er en likeverdig samarbeidspartner for UiA om praksis under praktisk-pedagogisk utdanning, PPUA/PPUY. Skolen gir bidrag til styrket kvalitet og fornying i lærerutdanningen. En omorganisering av bøkene etter tema gjør det lettere for elevene å finne fram og gir bedre muligheter for visuell presentasjon av bøkene. Deltakelse i den nasjonale satsingen Ungdomstrinn i utvikling fra høsten 2015. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 82 28. Fjære ungdomskole Enhetsleder: Åge Knutson Krogelien Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -784 -480 304 14 171 9 029 -5 143 482 331 -151 13 870 8 880 -4 990 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % -38,8 -36,3 -31,3 -36,0 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -423 57 -13,4 7 019 -2 010 -28,6 400 69 17,2 6 996 -1 885 -26,9 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 28,0 18,6 -9,4 -33,5 38,2 24,4 -13,8 -36,2 8,5 16,5 8,0 Aktivitetsdata Antall elever Spesialundervisn. ped. Spesialundervisn. ass. Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring 138 142 4 456 940 484 3620 4275 655 % 2,9 106,1 18,1 Innledning Fjære ungdomsskole startet perioden med for høy drift gjennom bemanning. Enheten har hatt et høyt langtidsfravær i perioden. Organiseringen av elevene, på bakgrunn av prosjektet om å redusere spesialundervisning, har vært vellykket. Resultater og aktiviteter Fjære ungdomsskole fikk gode resultater til muntlig eksamen og skriftlig eksamen i norsk og engelsk våren 2015. Resultatene i matematikk var ikke tilfredsstillende. Undersøkelser viser at det var høy trivsel blant elevene og ansatte. av sykemeldingene er ikke grunnet arbeidssituasjonen, men alvorlige diagnoser. Korttidsfraværet er lavt. Oppfølgingsplanen følges ved hvert sykdomsfravær. Reorganiseringen Fevik-Fjære har resultert i et overforbruk på pedagoger. Dette reduseres etter 1. august. Reduksjon av pedagoger er på rundt 300 prosent. Det er forventet en balanse i 2016-budsjettet. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Restriktiv bruk av vikarer til korttidsfravær. Innføre en tilnærmet innkjøpsstopp. Innføring av større undervisningsgrupper i muntlige og praktiske fag og reduksjon i funksjoner, for eksempel er ledelsen redusert fra 160 % til ca. 100 %. Ressursbruk Enheten har hatt noe langtidssykefravær og behov for vikarer. Hoveddelen Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 83 Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett For enheten er estimatet et overforbruk på rundt 2 000 000 kr. Målet er å redusere merforbruket med 200 000 kr til 250 000 kr i løpet av årets siste måneder. Blant årets nye elever er det to gjesteelever som gir store inntekter til enheten. helse, da vi mistet fagkompetansen på grunn av reorganiseringen. Dette må skolen bygge opp igjen. Vurderinger For å opprettholde dagens elevtall, må skolen ha en bred og god faglig kompetanse for å være attraktiv for nye elever Økt antall elever med spesielle behov kan utløse behov for økt bemanning. Enheten er flink til å tilrettelegge og inkludere alle elever. Fjære ungdomsskole kan bli bedre på enkelte fag, eks. musikk, språk og mat og Fjære ungdomsskole har en høy grad av trivsel blant elever og ansatte og et godt skole – hjem-samarbeid. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Innovasjon i organiseringen av undervisningen. 2 Bedre resultatet på nasjonale prøver, høyne grunnskolepoeng og bedre eksamensresultater 3 Redusere antall vedtak om spesialundervisning Arbeide innovativt med å implementere spes.pedprosjektet ved skolen 4 Bedret læringsmiljø, høyere trivsel og redusert mobbing 5 Skolen skal ha et nærvær på minst 94 % 6 Arbeide for å nå målet om budsjettbalanse Grimstad kommune Beskrivelse Elevene organiseres i tre grupper i skriftlige fag (norsk, matematikk og engelsk), ellers i to grupper. Inkluderer alle elevene, unntaket er en liten gruppe på 4 elever (kalt 8-9-10-klassen). Ny organisering av undervisningen ser ut til å gi mer ro og bedre muligheter for faglærerne til å drive tilpasset opplæring. Dette øker læringsutbyttet og bør høyne snittresultatene våre. Jobbes aktivt i bruk av tverrfaglighet. Vår nye organisering av undervisningen har allerede drastisk redusert antall elever med enkeltvedtak om spesialundervisning. Holde et faglig tett samhold på en liten enhet, for å fange opp alle elever i ordinære klasser. Årets nye elever krever økt voksentetthet. Mindre undervisningsgrupper gir økt kontakt mellom lærer/elev og bedre mestring faglig. Gruppene gir også mindre rom for mobbing Oppfølgingsplan innen 4 ukers fravær Bruk av dialogplassen Fokus på trivsel i personalet Redusere antall stillinger ved enheten, slik at målet nås. Omstrukturere i organisasjonen, ved å redusere funksjonsstillingene til et minimum. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 Status 84 29. Fjære barneskole Enhetsleder: Karl Axel Moen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -3 379 -3 702 -323 16 345 16 514 169 1 165 1 118 -46 14 131 13 931 -200 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 9,5 1,0 -4,0 -1,4 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -3 429 272 -7,9 15 546 -969 -6,2 1 042 -76 -7,3 13 158 -773 -5,9 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 34,4 34,0 -0,4 -1,2 44,7 49,2 4,4 9,9 5,8 8,4 2,6 Aktivitetsdata Antall elever Spesialundervisn. ped. Spesialundervisn. ass. Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 320 300 20 - 6,3 4 513 4 224 6 0,2 4 693 3 870 13 0,3 Innledning Fjære barneskole har hatt et høyt sykefravær i starten av denne tertialperioden. Totalt har det vært et relativt høyt sykefravær, men i juli og august var sykefravær lavt. Resultatet av dette gjør at avviket mellom budsjett og regnskap blir noe større i forhold til 1. tertial. Inntekter (SFO og refusjoner) er med på å redusere totale netto utgifter. Antall elever ved Fjære barneskole har gått ned grunnet få elever ved 1. trinn. Vi har imidlertid hatt en økning i antall elever som benytter seg av SFO fra oppstart etter sommerferie. I perioden har driften vært preget av nøysomhet i forhold til vikarbruk, og i mange tilfeller settes det ikke inn vikar. Når det gjelder driftsbudsjettet innvilges kun det mest nødvendige i forhold til den daglige driften. Resultater og aktiviteter Det har vært et tydelig fokus på organiseringen rundt fravær og interne løsninger. Dette resulterer i at vi ikke øker budsjettavviket ytterligere, men samtidig får ned den gjennomsnittlige sykefraværsprosenten i denne perioden. Grimstad kommune Skolen har i slutten av perioden (1. august) fått tilsatt ny rektor. Målet om nærvær er ikke innfridd. Det kan delvis forklares med 8 graviditeter, og en rekke delvise sykemeldinger forbundet med disse. Mer bekymringsfullt er antall sykemeldinger for øvrig, og det høye korttidsfraværet. I august ble flere systematiske tiltak iverksatt i forhold til denne problematikken. Enheten vil jobbe med dette fremover. Skolen har blitt miljøfyrtårnsertifisert. Vi har nå fire miljøstasjoner stasjonert rundt i våre lokaler. Vi har også fått ny og utvidet søppelbod hvor det har blitt Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 85 lettere å kildesortere. Miljøfyrtårnsertifisering var også en av målsetningene innenfor innovasjon. Innovasjon. Skolen har videreført fokuset og tenkningen fra spes.ped.prosjektet. Tydeligst er dette ved at vi kun unntaksvis innvilger spesialundervisning på elever med anbefalinger om få pedagogtimer og på elever som har blitt tilrådd miljøarbeider. Fokuset bør videreføres. Etikk. Etiske problemstillinger er tatt opp på storteam. Et eksempel var at vi tok opp en lærers rolle på ansvarsgruppemøter. Beredskap. Skolen har oppdatert kriseperm. Vi gjennomfører brannøvelser i henhold til planer. Beredskapsplaner i forhold til brann har også blitt oppdatert og tatt opp i personalet. Tidlig innsats. Rutinene ved overganger (barnehage, ungdomsskole) har blitt bedret. I personalmøtetiden har det vært arbeidet med grunnleggende ferdigheter. I høst videreførte vi fokuset på klasseledelse og gjennomførte blant annet skolevandring. Vi avholder intensive kurs i lesing og matematikk for elever som strever. Kartleggingsprøver registreres i Vokal. Nasjonale prøver. Mål delvis innfridd. Samarbeidet mellom småskole og mellomtrinn har blitt noe bedret, og det har vært mer fokus på analyse av resultater og fokus på tiltak i etterkant av nasjonale prøver. Kommunale retningslinjer for nasjonale prøver og Grimstadprøvene har blitt fokusert på. Læringsmiljø. Skolen har utarbeidet egen plan for arbeid som fremmer helse, trivsel og læring. Skolen har fra august gått i gang ned trivselslederprogram som skal styrke aktivitet, samarbeid og mestring i friminuttene gjennom organisert lek. Ressursbruk Tiltak iverksatt fra august 2015 er følgende: Økonomi- og personalorganisering har en direkte korrelasjon, av den grunn har hvert team hatt i mye større grad ansvar for intern organiseringen ved avspasering, kortidspermisjoner og sykdom. Det skal ses på interne løsninger ved for Grimstad kommune eksempel avspasering, før en søker videre til ledelse. Alle kurs ansatte søker om, vurderes nøye av ledelsen. Planleggingsdager gjennomføres ved enheten. Innkjøp som ikke er av en vedlikeholdende art avslås. Ekskursjoner gjennomføres i all hovedsak i nærmiljøet. Vi samarbeider tett med tillitsvalgt i forhold til gode løsninger og henter inn støtte og innspill fra administrasjonen. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett De overnevnte tiltakene vil føre til at overforbruket estimeres til ca. 700 000 kr forutsatt at personalsituasjon og elevsituasjonen er noenlunde uforandret frem til 01.01.16. Estimatet er gitt ut fra de overnevnte tiltakene og ut fra budsjett per dags dato, sett i forhold til den økonomiske utviklingen dette har gitt i august og erfaringsbaserte utgifter i løpet av årets siste fire måneder. Vurderinger Fjære barneskole har et godt omdømme. Skolen arrangerer en rekke samlinger som foreldre/foresatte og nærområdet setter stor pris på. Vi har mange dyktige pedagoger og miljøarbeidere, som daglig holder høyt nivå på det faglige og sosiale området. Sammen bidrar vi til økt læringstrykk blant våre elever. I den senere tid har vi innledet et nærmere samarbeid med Fjære ungdomsskole og Fevik skole. Dette synes vi er spennende og lærerikt. På sikt ønsker vi et tettere samarbeid i nettverk øst, og særlig med tanke på å sikre gode overganger til FUS for våre elever. Tidlig innsats. Vi gjør mye bra i klassene i kombinasjon med den kursvirksomheten som allerede er på plass. Det er med stor glede og forventning at vi ser fram til å øke lærertettheten på 2. 3. og 4. trinn gjennom intensive lesekurs. Fjære barneskole vurderer å styrke kunnskaper innen lese- og skrivevansker gjennom å bli sertifisert som en dysleksivennlig skole. Vi har også satt i gang trivselsledere som gjennomfører organiserte aktiviteter for alle klasser i alle friminutt. Dette skaper mestring, aktivitet og samhold blant elevene. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 86 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 3 4 6 7 8 9 Mål Nærvær: Skolen skal i 2015 ha et samlet nærvær på minst 93 % og bidra positivt til at kommunens samlede nærvær blir høyere i 2015 enn i 2014. Miljøsertifisering: Skolen skal bli miljøfyrtårnsertifisert i løpet av 2015. Innovasjon: Innovasjon er å nyttiggjøre seg noe nytt som er nyttig. I løpet av 2015 skal skolen gjøre seg kjent med innovasjonsverktøyet BLT og ha prøvd ut vertkøyet på et konkret prosjekt (jf. KS’ sin hjemmeside under innovasjon) Etikk: Skolen skal i løpet av 2015 ha fokus på etikk (kommunens etiske retningslinjer) gjennom jevnlige drøftinger i personalet av aktuelle, etiske problemstillinger. Beredskap: Skolen skal ha oppdatert kriseperm (beredskapsplaner), en aktiv beredskapsgruppe og gjennomført minst én beredskapsøvelse i løpet av 2015. Tidliginnsats: Skolen har gode verktøy og rutiner for tidlig innsats. Nasjonale prøver: Skolen skal i 2015 ha færre elever på det laveste mestringsnivået enn gjennomsnittet i landet og flere elever på det høyeste mestringsnivået enn gjennomsnittet i landet. Spesialundervisning: Skolen skal ikke ha mer en 8 % spesialundervisning 2015. Læringsmiljø: Elevene ved skolen skal trives bedre på skolen enn gjennomsnittet i landet. Færre elever opplever mobbing på skolen høsten 2015 enn høsten 2014. Grimstad kommune Beskrivelse Nærværsprosjekt i samarbeid med HR, tillitsvalgte, NAV og bedriftshelsetjeneste bør vurderes. Ledelsen bør gjennomføre medarbeidersamtaler minst en gang i året. Skolevandring bør videreføres. Ledelsen må være mer til stede sammen med de ansatte. Trivselsgruppe bør videreføres. Skolen har blitt miljøfyrtårnsertifisert våren 2015. Status Implementere miljøsertifisering av skolen. Videreføre spes.ped.prosjektet og sikre varig endring. Ledelsen fortsetter å ta opp utvalgte etiske temaer i fellestiden. Verdi- og elevsyn bør tas opp på seminar. Målet videreføres. Krisepermen oppdateres forløpende. Personalia i august hvert år. 2 brannøvelser i året. Bedre dialogen mellom barnehager og skolen. Fokus på grunnleggende ferdigheter. Lese- og matematikk-kurs. Kurs og fokus på klasseledelse og grunnleggende lese- og skriveopplæring. Øke lærertettheten via intensive lesekurs på 2. 3. og 4. trinn. Benytte Vokal og lage oppfølgingsrutiner etter kartlegging. Tidlig innsats i forhold til adferd. Mål videreføres.(Kan spisses noe) Sterkere samarbeid mellom småskole og mellomtrinn. Bedre oppfølging av elever som skårer lavt på ulike tester/diagnostiske prøver. Benytte Vokal. Følge kommunale retningslinjer for NP. Kartlegge og iverksette systemtiltak på kort og lang sikt. Benytte Vokal og lage oppfølgingsrutiner etter kartlegging. Holdningsskapende arbeid, bevisstgjøring i personalet. Iverksetting, oppfølging og evaluering av system- og tiltaksarbeid i henhold til ”Skolens plan for arbeid som fremmer helse trivsel og læring”. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 87 30. Jappa skole Enhetsleder: May Elin Sunde Lien Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -1 796 -1 501 295 14 759 14 936 177 845 545 -300 13 808 13 980 172 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % -16,4 1,2 -35,5 1,2 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -1 468 33 -2,3 15 314 378 2,5 744 199 26,7 14 590 610 4,2 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 32,4 34,8 2,5 7,6 41,1 41,5 0,4 1,0 4,2 8,6 4,3 Aktivitetsdata Antall elever Spesialundervisn. ped. Spesialundervisn. ass. Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring 302 303 1 3 277,5 3 087,5 - 190 3 420 3 524,5 104,5 % -5,8 3,1 Innledning Jappa skole har et mindreforbruk på 610 000 kroner. Inkludert i beløpet ligger i underkant av 150 000 kroner. Dette er øremerkede midler til styrking av leseopplæring på 1. – 4. trinn. Det er fortsatt utestående regninger på høstens lærebøker, og enhetsleder er klar på at noe av mindreforbruket også må nyttes til oppdatering av utstyr. Spesielt blir dette knyttet mot fagene kroppsøving, IKT og bibliotek. Enheten har fortsatt noen langtidssykemeldte og ansatte i permisjon i 2. tertial. Dette betyr at det har vært brukt vikarer for å opprettholde optimal drift. Tilgangen på kvalifisert vikar er ofte en utfordring. Sykefraværet våren 2015 var relativt høyt, og selv om det fortsatt er noe fravær ved oppstart av høstsemesteret er tendensen at fraværet per dato har gått ned. Grimstad kommune Antall elever ved Jappa skole er relativt stabilt – 303 elever i september 2015. Antall brukere i skolens SFO har økt fra ca. 105 til 130. Det er derfor et behov for tilsettinger av flere miljøarbeidere i SFO for å tilfredsstille krav til bemanningsnorm som er en voksen per femten barn. Dette ivaretas inntil videre ved bruk av tilkallingsvikarer. Et høydepunkt var skolens sommeravslutning. Foresatte ble invitert til show der alle elever medvirket. FAU hadde kafé. Takket være dyktige medarbeidere på Jappa og foresatte som stiller opp, ble dette et vellykket arrangement som vi er stolte av. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 88 Resultater og aktiviteter På grunn av stort behov hos enkeltelever har ikke timetallet brukt til spesialundervisning blitt redusert. Andel elever som mottar spesialundervisning hadde gått ned, men tilflyttede elever med behov betyr at tallet ikke er endret i vesentlig grad. Flere elever får nå tilpasset undervisning sammen med trinnet sitt. Dette kan gjennomføres fordi ressursen som tidligere ble brukt til spesialundervisning nå kan brukes på trinnet. Vi jobber hardt for å inkludere alle elever i ordinær undervisning gjennom implementering av god tilpasset undervisning. Dette er i samsvar med kommunens og skolens målsetting for spesialundervisning, og vi er på vei mot full måloppnåelse. Skolen har i det siste fått overført flere elever med store behov fra andre enheter i kommunen. Dette er en utfordring når ressurser som eleven har hatt ikke følger med til ny skole, noe som synliggjøres i antall timer det er behov for miljøarbeidere. Her har vi per dato ikke samsvar mellom ressurser vi har og egentlig behov. Jappa skole ble miljøfyrtårnsertifisert høsten 2014, og har full måloppnåelse på dette området. Det jobbes fortsatt med å styrke miljøteamet på skolen. Vi ser på muligheter for å styrke dette arbeidet tilpasset grunnskolens barnetrinn. Vi jakter på gode løsninger for å synliggjøre miljøarbeideres betydning for et godt arbeidsmiljø for liten og stor. Utfordringen er elevenes ulike behov når det gjelder alder og krav til spesiell oppfølging. Dette er et pågående arbeid, som vi ser tar tid å få dit vi ønsker. Tiltak innenfor kvalitetsforbedring består i fortsatt satsing på god leseopplæring, leseforståelse og leseglede. Vi har utarbeidet en plan for leseopplæring for alle trinn gjeldende fra august 2015. Kvalitetssikringen i dette arbeidet ligger i et tett samarbeid mellom skolens ledelse, skolebibliotekar, øvrige barneskoler i kretsen og Grimstad bibliotek. Ved skoleårets oppstart gjennomførte alle pedagogene kurs med tema leseopplæring, leseglede og leseforståelse. Dette inngår som en del av skolens plan for leseopplæring. Samtidig gir det økt forståelse for prioriteringer som gjøres med tanke på å utnytte øremerkede midler til leseopplæring optimalt. ligge på landssnittet for nasjonale prøver, og at flest mulig ligger på middels og høy måloppnåelse i testene som gjennomføres. Vårt fokus på tydelig klasseledelse bidrar til godt læringstrykk i undervisningen. Hele personalgruppen ble kurset i metoden ”læringspartner” i august. Denne metoden brukes nå på samtlige trinn, og det gir elevene øvelse i å reflektere positivt over eget og medelevers arbeid. Dette gir et godt grunnlag for forståelse av egen læring. Vi arbeider hele tiden for at enheten Jappa skole skal fremme helse, trivsel og læring! Fra vår 2014 har enheten vært en av tre skoler som deltar i RVTS-kursing. Jappa skole har en god SFO. Dette er bekreftet i tidligere foreldreundersøkelser. Enhetsleder og SFO-leder får også daglige positive tilbakemeldinger fra foreldre. Vi er klare på at vi har barn som trives med å være i vår SFO. Ressursbruk Jappa skole har et budsjettmessing mindreforbruk. Enhetsleder har god økonomikontroll og styrer bevisst mot at enheten går i balanse innenfor budsjettåret tilsvarende foregående år. Det er et uttalt behov å kunne styre etter tildelt budsjett. Herunder ligger muligheten til å gjøre innkjøp for å styrke god faglig kompetanse og et godt arbeidsmiljø. Det vises ellers til innledningen av rapporten. Enheten har så langt i 2015 ikke nådd målet om et nærvær på 95 %. Vi hatt flere langtidssykemeldte og ansatte i permisjon. Det er en kontinuerlig jobbutfordring å nå mål om økt nærvær. Lønnsutgifter for arbeidstakere i de aktuelle vikariatene belastes enheten. Siden vi mottar refusjoner, vil ikke økningen i årsverk føre til økte lønnsutgifter. Brutto årsverk for enheten er stabilt. For å forsterke krav til faglig måloppnåelse for elevene, arbeider skolens lærere positivt med vurdering for læring. Vi har som mål at våre elever skal Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 89 Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Fortsatt nøkternhet når det gjelder økonomistyring på enhetsnivå. Vi har en streng politikk på enheten når det gjelder å vurdere å prioritere kostnadsbaserte kurs, innkjøp, og tjenester. Det vil ikke iverksettes spesielle tiltak. Estimat for mer - eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Enheten vil med stor sannsynlighet ha et mindreforbruk ved årets slutt. Enhetsleder har god økonomikontroll og styrer bevisst mot at enheten går så nær som mulig i balanse innenfor budsjettåret. Vurderinger Jappa skole har et godt omdømme. Enhetsleder ønsker å berømme skolens personale for den gode jobben som gjøres på alle nivå. Elevene møter hver dag voksne som er godt forberedt både faglig og sosialt. Det stor bevissthet i hele personalgruppen om at god trivsel gir grunnlag for god læring. Jappa skole har et tett samarbeid med Grimstad ungdomsskole (GUS) og de øvrige barneskolene som leverer elever til GUS. Vi mener at dette gir god faglig kvalitetssikring når det gjelder våre elevers kunnskapsnivå før møtet med ungdomsskolen. Nettverket oppleves som et svært nyttig samarbeid som gir skoleledelsen på barnetrinnene god informasjon om ungdomsskolens krav og forventninger. Dette betyr at vi har gode Grimstad kommune forutsetninger for å gi våre elever et godt kvalitativt skoletilbud gjennom hele grunnskolen. Et stabilt elevtall gir lite endring i budsjettall. Likevel vil et stort 1. trinn høsten 2015 bety et større antall barn i SFO. Et større antall barn i SFO setter krav til økt bemanning i denne avdelingen. Også fordi en vil opprettholde den gode kvaliteten vi har i dagens SFO. Økt bemanning vil gi økte lønnsutgifter, men disse utgiftene bør kunne dekkes innenfor eget budsjett og bør ses i sammenheng med økte inntekter via foreldrebetaling. Jappa skole har en åpen skoleløsning og dette stiller spesielle krav til tett samarbeid mellom pedagogene. Ut fra tildelte ressurser legger trinnlærerne sine timeplaner. Elevenes behov skal være i fokus når arbeidet gjøres. Fra tid til annen kan samarbeidsproblemer gi store utfordringer i dette arbeidet. Dette prøver en å ta høyde for gjennom å evaluere og dele erfaringer fra det som er gjort tidligere. Det oppleves da som nyttig å bruke lederverktøy, for eksempel SWOT-analyse (fra Utdanningsdirektoratet), som kan gi oss resultater vi kan bruke som grunnlag for planlegging og videre drift. Forventningen er å redusere risikomomenter. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 90 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Målene under er SMART – mål, valgt ut fra hovedmål for skolesektoren i Grimstad i kommunedelplan for skolesektoren. Nr 1 Mål Nasjonale prøver Skolen skal ha gode faglige resultater; Dvs. færre elever på laveste mestringsnivå og flere elever på høyeste mestringsnivå på NP enn gjennomsnitt for landet. 2 Spesialundervisning Skolen skal redusere spesialundervisning. antall enkeltvedtak Beskrivelse Økt læringstrykk i undervisningen gjennom plan for læringsstrategier og begrepslæring på alle trinn. Kartleggingsprøver for å følge opp resultater. Samarbeid med foreldregruppen og Grimstad ungdomsskole og kretsnettverket. (GUS). Grimstadprøven – (overgangsprøve mellom barne- og ungdomsskole). om Ses i sammenheng med og som en del av mål 1. Koordinator for spesialpedagogikk skal sammen ledelse være pådriver i arbeidet. Fokus skal være å bedre kvaliteten på skolens ordinære undervisning 3 Styrke bruken av skolens bibliotek og forsterke fokus på lesing og leseglede gjennom økt utlån til elever. Samarbeide med bibliotekar for å motivere til lesing og leseglede gjennom bruk av stillelesing i undervisningen i kombinasjon med bruk av bibliotek. Igangsette bruk av leseopplæringsplan på alle trinn i hensikt å styrke leseopplæring for alle elever. Kursing av hele personalgruppen. 4 Skolen skal ha en rutine for kontroll innen økonomistyring. Skolens enhetsleder har jevnlige oppfølgingssamtaler med kommunalsjef og sektorens økonomirådgiver. Skolens fagleder og enhetsleder skal i samarbeid etablere en kontrollrutine for kvalitetssikring for regnskap/budsjettbalanse. 5 Skolen skal utvikle et godt samarbeid mellom skole og hjem God kvalitet på foreldreskolen – vi ønsker bedre statistikk på foreldrefremmøte. Et godt gjensidig samarbeid med FAU – jevnlige møter. 6 Skolen skal ha et nærvær på minst 95 %. Kvalitetssikring av eksisterende miljøtiltak og oppfølging av sykmeldte. 7 Skolen skal oppnå 100 % kildesortering på papir, plast, mat og restavfall. Styrket oppfølging av elevers og personalets kunnskap om kildesortering. 8 Styrke faglig kvalitet når det gjelder vurdering for læring/ underveis - vurdering. Resultater på kartleggingsprøver føres i elevmappen via VOKAL. Ha fokus på trivsel og mestringsopplevelser for å styrke læringsmiljøet. Fortsette med god kvalitet i oppfølging av elevens skolearbeid sett i forhold til læreplanens kompetansemål for å bidra til økt læringsutbytte. Kursing av alle enhetens pedagoger. 9 Ha en god SFO der brukerne opplever trygghet. 10 Skolen skal ha et godt psykososialt miljø for alle elever i samsvar elevers rettigheter i Opplæringsloven Kp.9a Gode rutiner for aktiviteter og oppfølging. Bemanningsnorm i henhold til retningslinjer. Oppfølging gjennom brukerundersøkelsen. Skolen skal ha gode resultater på elevundersøkelse på 5., 6. og 7.trinn (Obligatorisk kun på 7.trinn). Gjennomføre interne trivselsundersøkelser på alle trinn. Ha sosial kompetanse som tema på foreldremøter. Grimstad kommune Status Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 91 31. Frivoll skole Enhetsleder: Roald Abrahamsen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -940 -1 283 -344 8 036 8 391 355 569 448 -122 7 666 7 556 -110 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 36,6 4,4 -21,4 -1,4 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -1 230 54 -4,4 8 078 -314 -3,9 411 -36 -8,9 7 259 -296 -4,1 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 19,2 20,2 1,0 5,1 22,0 20,9 -1,2 -5,3 4,2 1,8 -2,5 Aktivitetsdata Antall elever Spesialundervisn. ped. Spesialundervisn. ass. 2014 138 798 2318 Resultater hittil i år per 2. tertial 2015 Endring 145 7 798 0 2318 0 % 5,1 - Innledning Det har vært en god oppstart av skoleåret på Frivoll skole. Elevtallet har nå økt til 145 elever ved skolestart 2015. Dette er en økning på 7 elever sammenlignet med i fjor på samme tid. Personalsituasjonen på Frivoll skole og SFO er stabil, noe som blant annet tyder på god trivsel og et godt arbeidsmiljø. Elever og foresatte gir også gode tilbakemeldinger på skolens tilbud. Resultater og aktiviteter Frivoll skole har oppfylt de fleste av målene for 2015. Vi er godt i gang med bruk av de digitale hjelpemidlene vi har investert i. Dette området vil vi også ha satsing på fremover. Skolen har ved skolestart blitt med i nettbasert kompetanseutvikling i Vurdering for læring. Alle pedagogene deltar i kurset, Grimstad kommune som vil bli gjennomført de neste tre semestrene. Det har vært en nedgang i antall vedtak om spesialundervisning. Ressursbruk Merforbruk skyldes blant annet engangsinvestering i digitale hjelpemidler. Investeringen har vært nødvendig for å opprettholde en god kvalitet og variasjon i undervisningen. Skolen har en nøktern drift i forhold til investering. Vi prioriterer kun nødvendig utstyr som går direkte på elevenes opplæring og undervisningssituasjon. Merforbruk på lønn skyldes et intensivt opplegg rundt enkeltelev. Dette opplegget varte ut skoleåret 2014-15. Denne styrkingen ble gjort i samråd med kommunalsjef og skolesjef. Vi har nå ved skolestart kuttet ned på bemanning rundt denne eleven med en 60 % stilling. Det har fra 1.juni 2015 vært en overlappingsperiode for avtroppende og ny Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 92 enhetsleder. Dette er blitt gjort for å sikre en best mulig kontinuitet og kvalitet. Avtroppende enhetsleder hadde sin siste arbeidsdag 31.august 2015. Det er lite fravær på enheten. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Økningen av antall elever ved skolen vil sannsynligvis medføre en bedret økonomi for Frivoll skole. Vi har fra 1.august redusert bemanningen med en 60 % stilling rundt en enkeltelev. Dette vil utgjøre ca kr 150 000. Et annet tiltak er å ikke bruke eksterne vikarer verken på skole eller SFO, men omdisponere egne ansatte så langt dette er mulig. Vi vil også tilstrebe begrensning av innkjøp fremover. Det er kun innkjøp av helt nødvendig utstyr til undervisning som vil bli prioritert. I løpet av høsten vil vi også få inn refusjoner fra blant annet UiA, da vi også i år er praksisskole for lærerutdanningen. Ellers vil vi kontinuerlig ha en gjennomgang av budsjettpostene der vi vurderer innen hvert område hva vi kan kutte ned på. Det er vanskelig å anslå hvilken økonomisk effekt dette vil gi da det kan oppstå uforutsette ting, men samlet sett vil dette ha en gunstig effekt. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Under punktet om ressursbruk forklares den økonomiske situasjonen slik den er nå. Vi antar at ut fra de beskrevne tiltak i foregående punkt, så vil den økonomiske situasjonen for skolen bedres fremover. Det er noe uklart per dags dato hva dette vil utgjøre økonomisk på sikt, men sammenlignet med nåværende tall vil det være en positiv endring. Vurderinger En flerårig satsing på arbeidsmiljøet har gitt svært positive utslag med hensyn til nærvær på arbeidsplassen. De ansatte gir uttrykk for trivsel på jobb. Det er positiv innstilling og stå på-vilje, noe som igjen fører til et positivt læringsmiljø med fokus på kvalitet i undervisningen. Vi har også en skolefritidsordning med høy kvalitet, der de ansatte bidrar til et variert og spennende tilbud. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 3 Mål Frivoll skole har gode rutiner for registrering av elevenes testresultater gjennom skoleløpet. Frivoll skole har klare rutiner for oppmelding av elever til ressursteam, siallærer og spes.ped.koordinator. Pedagoger på Frivoll skole bruker digitale medier og programmer aktivt i sin undervisning. Grimstad kommune Beskrivelse Status Utarbeide i felles personalmøte Utarbeides i felles personalmøte Individuell trening og felles gjennomgang / opplæring Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 93 32. Langemyr skole Enhetsleder: Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Dag Røyseland Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring % -22 871 -26 073 -3 203 14,0 21 783 22 196 413 1,9 1 502 3 660 2 158 143,7 414 -218 -631 -152,7 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -24 178 1 895 -7,8 22 423 227 1,0 1 537 -2 123 -138,1 -218 0 0,0 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 50,9 52,3 1,3 2,6 67,5 65,4 -2,1 -3,1 10,1 11,7 1,6 Aktivitetsdata Antall elever Spesialundervisn. ped. Spesialundervisn. ass. Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 36 37 1 2,8 10260 10545 285 2,8 35910 36765 855 2,4 Innledning Langemyr skole hadde ved utgangen av 2. tertial 2015 20 elever fra Grimstad, 6 elever fra Lillesand, 5 elever fra Birkenes, 4 elever fra Froland og 2 elever fra Aust-Agder fylkeskommune, en samlet økning på 3 elever fra 1. tertial. Gymnastikkavdelingen ble ferdigstilt i mars, og skolen har fått utbedret og fornyet parkeringsplassen. Restaurering/nybygg av basseng er enda ikke ferdig planlagt, kostnadene overstiger bevilget sum. Videre progresjon må behandles i kommunestyrets budsjettmøte. Resultater og aktiviteter Arbeidet med å få skolen til å fremstå og oppleves som en skole fortsetter. Det betyr at skolens plattform ble løftet frem for å bli hovedtema på 2 planleggingsdager og for å bli en internalisert del av virksomheten. Grimstad kommune Samarbeid med andre spesialskoler er formelt etablert gjennom fellesmøter, hospitering og faglige og praktiske samtaler. Allerede etter få måneder bærer dette arbeidet frukter i form av faglig utvikling. Skolen treårige halvårsplaner er også godt innarbeidet. Dette gjør samarbeidet på tvers av avdelingene enklere. Skolen utvidet antall planleggingsdager gjennom ny arbeidstidsavtale, og brukte to dager for å videreutvikle disse planene. Planene tar utgangspunkt i læreplanverket, elevenes forutsetninger og ikke minst den enkeltes individuelle opplæringsplan. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 94 Arbeidet med å ferdigstille et uteområde er utsatt. Det har sammenheng med at planleggingen av basseng ikke er ferdig. Det betyr at uteområdet dermed ikke blir ferdig til planlagt tid. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Langemyr skole forventer å gå med minst en million i overskudd i forhold til budsjett. Det betyr at samlet overskudd fra 2014 og 2015 vil være tre millioner. Ressursbruk Tabellen over gir ikke et godt bilde av skolens økonomi. Det tabellen imidlertid viser er en stor økning i andre utgifter, altså forbruk utenom lønn. En årsak er at i 2014 ble det aller meste av innkjøp utsatt til etter at elever og ansatte hadde flyttet tilbake. En annen årsak er at skolen på grunn av høstens innkjøpsstopp utsatte innkjøp til 1.og 2. tertial. En tredje årsak er kostnader til solskjerming og parkeringsplass. Skolens totale økonomi er god, og vi har en klar forventning å gå med overskudd også i år. Antall årsverk viser en liten nedgang fra 2014. Det har sammenheng med at to elever fra Lillesand sluttet ved årsskiftet. Økningen i elevtall i slutten av 2. tertial gjør minimale utslag på tabellen over. Det vil først komme fram på neste rapport. Selv om skolen har fokus både på nærvær og fravær, er det en økning i fraværet. Skolen opplever samarbeidet med bedriftshelsetjenesten som utmerket, og håper at tiltak som er iverksatt skal føre til nedgang i fraværet. Blant annet har bedriftshelsetjenesten samtaler med ansatte samt at sykemeldte får tilbud om tiltaket “Raskere frisk”. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Høsten 2014 var alle avdelingene igjen samlet i hovedskolen på Østerhus. Det har gitt mulighet til mer effektiv bruk av personalet. Vikarutgiftene er dermed redusert. I tillegg er grunnbemanningen redusert. Vurderinger I tillegg til å ha som visjon om å være en skole som utgjør en forskjell, har Langemyr skole og ressurssenter hatt som mål å være et faglig knutepunkt innen spesialundervisning i Aust-Agder. Videre ønsker Langemyr skole å være et spesialpedagogisk ressurssenter med en aktiv utadrettet virksomhet som gir tilbud om veiledning, fagkurs, hospitering og nettverkssamarbeid. Dette betinger aktivt samarbeid med andre fagmiljøer, slik at en i fellesskap kan utvikle ny kompetanse. Gjennom flere års samarbeid med UiA og fra januar 2015 samarbeid med spesialskolene på Sørlandet, vil dette arbeidet intensiveres. Samarbeidet med UiA består i hovedsak av å ta imot studenter, forelese for studenter og delta i forskningsprosjekt. Senest i vår var en av skolens ansatte med på en stor internasjonal konferanse for å presentere foreløpige resultater. Grunnlaget for skolen er imidlertid elevene. Forutsigbarhet i elevtall utgjør kanskje den største utfordringen. I budsjettet for 2015 for Grimstad kommunestyre står det at elevenes behov skal bestemme elevtallet ved Langemyr skole. Det er også opprettet et inntaksteam for skolen. Likevel fremstår elevtallsutviklingen ved skolen som en stor utfordring, ikke minst i forhold til kompetanse. 2015 ser ut til å bli et stabilt år. Utfordringene kommer sannsynligvis i 2016 når et stort antall elever slutter. Samlokaliseringen har også redusert behov for materiell og utstyr. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 95 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Skolen skal framstå som en skole med felles mål, verdier og læringssyn. Beskrivelse Gjennomgang av skolens plattform i alle tre avdelingene Bruke 2 planleggingsdager til gjennomgang, repetisjon og eventuelt justering 2 Etablere samarbeid med grimstadskolene innen det spesialpedagogiske området 3 Nærværet skal øke med ett prosentpoeng i 2016 4 Skolen skal utvikle og utveksle kompetanse med tre spesialskoler i Agder 5 Bygge nytt/restaurere eksisterende basseng innen utgangen av 2016 Grimstad kommune Status Bruke minst 2 avdelingsmøter og et personalmøte til å skape felles forståelse Inngå forpliktende veilednings- og kurs avtaler med enkeltskoler Gjøre kjent Langemyrs kompetanse Sammen med PPT inngå konkrete veiledningsoppdrag Gjennomføre minst to kurs i semesteret ut fra grimstadskolenes behov Aktivt samarbeid med bedriftshelsetjenesten og NAV Tilby enesamtaler mellom medarbeidere og bedriftshelsetjenesten. Alle sykemeldte får tilbud om Raskere frisk-avklaring Månedlige HMS-møter Videreutvikle påbegynt samarbeid To nettverksmøter hvert semester Hospitering på hver skole en gang i året Et felles prosjekt Samarbeide med teknisk sektor Samarbeide med prosjektledelsen om gode løsninger for skolens elever Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 96 33. Plan, miljø- og landbruksenheten Enhetsleder: Heidi Sten-Halvorsen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -509 -381 129 3 454 3 033 -421 437 1 234 797 3 381 3 886 505 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % -25,3 -12,2 182,4 14,9 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -473 -93 19,6 3 590 558 0,0 922 -312 -33,8 4 039 153 3,8 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 8,0 7,0 -1,0 -12,5 8,2 7,1 -1,1 -13,1 4,9 5,1 0,2 Innledning Enheten har også denne perioden vært preget av arbeid med rullering av kommuneplan. Rulleringen er nå avsluttet med kommunestyrets vedtak 31.08.15. Dette gjelder også kommunedelplan for grønnstruktur og friluftsliv. Enheten har 8 årsverk. En spesialrådgiver i kommunalsjefens stab fyller for tiden en av stillingene i enheten. Kommunens samarbeid med Arendal om GIS-tjenester er etablert og er i en utviklingsfase for å finne gode samarbeidsformer. Resultater og aktiviteter Det er for tiden en høy aktivitet ved enheten innenfor alle fagområder. I tillegg til de store kommuneplanoppgavene er den ordinære driften med bl.a. behandling av private reguleringsplaner på samme nivå som ellers. I perioden er det avsluttet viktige byutviklingsplaner som bl.a. detaljregulering av Oddenområdet. Arbeidet med å gjennomføre energi- og klimaplanen er et annet viktig arbeid innenfor enheten. Ressursbruk Lønnsutgifter ligger under budsjett, dette skyldes vakant stilling. Enhetens inntekter er i hovedsak gebyrer knyttet til reguleringssaksbehandlingen. Fakturerte gebyrer ligger noe etter budsjettet. Faktureringen av reguleringsplaner fordeler seg litt ulikt gjennom året, men dette forventes å tilnærme seg budsjettet ved årets slutt. Utgiftene ligger tilnærmet på budsjett. Grimstad kommune Sykefraværet er innenfor det normale. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Inntektene i enheten er gebyrer for behandling av private reguleringsplaner og utgiftene i all hovedsak lønn. Det er dermed få tiltak som kan settes inn for å bedre resultatet. Fokuset fremover vil være å fakturere gebyrer så raskt som mulig. Enheten forventes å avslutte året i balanse. Vurderinger Enheten behandler private forslag til reguleringsplaner i all hovedsak innenfor lovens frister, eller raskere. Det er for tiden høy aktivitet og oppstart av mange nye reguleringsplaner. Oppgavene fordeler seg med spennende byutviklingsoppgaver innenfor områdereguleringsplan av de sjønære arealer, flere bolig-, nærings- og idrettsformål innenfor Campus Grimstad og Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 97 ellers bolig og infrastrukturplaner flere steder i kommunen. Dette gir gode faglige utfordringer og arbeidsglede innenfor enheten. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 3 4 5 Mål Sluttføre kommuneplanens arealdel i løpet av våren 2015 Fullføre arbeid med kommunedelplan for grønnstruktur og friluftsliv i løpet av våren 2015 Ivareta klimahensyn i all planlegging innen fagområdene. Å bli klimanøytral i kommunen i løpet av 2015 Beskrivelse Organisere enhetens arbeid slik at det gir rom for saksforberedelser og gjennomføring. Gjennomføre en holdningskampanje og øke ansattes miljøkunnskap i løpet av 2015 Videreføre arbeid med klima- og miljødag og lignende arrangementer Grimstad kommune Status Organisere enhetens arbeid slik at det gir rom for saksforberedelser og gjennomføring. Synliggjøre fokus på klima i ordinær saksbehandling. Arbeide for redusert klimautslipp, kjøpe klimakvoter for restmengde. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 98 34. Byggesaksenheten Enhetsleder: Kai Fagervik Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -3 452 -3 303 149 2 512 2 964 452 159 171 12 -781 -168 613 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % -4,3 18,0 7,5 -78,5 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -3 771 -468 12,4 3 354 390 0,0 171 1 0,4 -246 -78 31,6 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 6,1 7,0 0,9 13,9 6,9 7,1 0,2 3,2 12,7 4,2 -8,5 Innledning Byggesaksenheten har som primæroppgave å gjennomføre saksbehandling av søknadspliktige tiltak i samsvar med det regelverket som følger av planog bygningsloven, forvaltningsloven og forurensningsloven, samt yte veiledning til telefonkunder og besøkskunder i forhold til det samme regelverket. Byggesakstorget har en viktig funksjon i så måte. I perioden er det ansatt en ny saksbehandler i fast stilling som skal dekke opp for ansatte som er i permisjoner, samt en forestående avgang. Erfaringen med våre nye ansettelser er at disse ivaretar sine oppgaver på en utmerket måte selv om de også må gjennom en læreperiode. Enheten har for en stor del klart å gjennomføre sine oppgaver med hensyn på veiledning og saksbehandling innenfor de frister som gjelder, men har fortsatt ikke hatt ressurser til å gjennomføre lovpålagt tilsyn som forutsatt. Resultater og aktiviteter Enhetens arbeidsmengde avhenger av antallet og type saker som skal behandles. Den enkelte saksbehandler vektlegger å gjennomføre sine oppgaver i henhold til gjeldende regelverk og innenfor de tidsfrister som gjelder. Enheten har derfor brukbar kontroll på sine saksbehandleroppgaver, men er også avhengig av fulltallig bemanning for å klare dette. Bygesakstorget har god erfaring med sin kundetjeneste og sine åpningstider tre dager i uken. Utenom de tiltakene som behandles etter plan- og bygningsloven, behandler også avdelingen separate utslippstillatelser etter forurensingsforskriften. Videre er avdelingen ansvarlig for ulovlighetsoppfølging i henhold til plan og bygningsloven, føring av matrikkelens B-del i henhold til matrikkelloven, samt besvarelse av henvendelser fra meglere gjennom svartjenesten Infoland. Når det gjelder føring av matrikkelens B-del, har en nyansatt gjennomført kartverkets matrikkelførerkurs slik at avdelingen nå har to ansatte som er godkjent for dette. Det føres også Kostrastatistikk fortløpende, hvilket er en Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 99 betydelig forbedring sammenholdt med tidligere praksis hvor dette ble gjort etter årets slutt. For øvrig gjelder at Statens kartverk har ført matrikkeltilsyn i Grimstad kommune og tilbakemeldingene derfra var meget gode i forhold til føring av matrikkelens B-del. Selv om mye går bra, er det et kontinuerlig mål å oppnå økt kvalitet, effektivitet og service i forhold til egne oppgaver. Her har den interne meningsutvekslingen i forhold til ulike problemstillinger, samt deltakelse på eksterne kurs i offentlig eller privat regi, vært viktige læringsfaktorer. Avdelingen har deltatt på et kurs i regi av kommunalteknisk forening som bl.a. omhandlet hvordan en skal møte de nye regelendringene i lov og forskrift. Møte med andre kommuner er nyttig både med hensyn til meningsog erfaringsutveksling, jf. budsjettmål nr. to under. Avdelingen sliter for øvrig fortsatt med å få tid til å arbeide med budsjettmålene, samt å kunne utføre lovpålagte tilsyn. Intensjonen med målene har likevel fokus i forbindelse med den daglige aktiviteten, hvor en etterstreber å høyne kvaliteten. Ressursbruk Byggesaksenheten har per 2. tertial et negativt avvik på inntektssiden på kr 468 000 i forhold til det som er lagt til grunn i budsjettet. Inntektene vil variere fra år til år, men også i forhold til årets perioder, ut fra aktiviteten i markedet og i forhold til type saker som til enhver tid kommer inn. Andre utgifter samsvarer med det som er budsjettert. Disse kostnadene er i hovedsak knyttet opp mot den ordinære driften. Det er ikke foretatt investeringer av betydning i inneværende år. Netto resultat viser et negativt regnskapsmessig avvik etter denne perioden på kr 78 000 i forhold til det som er budsjettert. Både gebyrinntektene og lønnsutgiftene er lavere enn budsjettert, og avviket framkommer som en følge av at den tallmessige forskjellen mellom inntekter og utgifter er mindre enn forutsatt i budsjettet. Grimstad kommune Sammenholdt med fjorårets regnskapstalltall i samme periode, gjenspeiles forskjellen hovedsakelig i fraværsprosenten som er vesentlig forbedret sammenholdt med samme tidspunkt i 2014. Byggesaksenheten er en liten avdeling med 7 faste stillinger inkl. enhetsleder. Dette gir merkbart utslag ved langtidssykemeldinger. Situasjonen er nå vesentlig forbedret på dette området. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Byggesaksenheten skal drives etter selvkostprinsippet. D.v.s. at målet er at inntekter og utgifter skal balansere ved årets slutt. På den måten besørger avdelingen i stor grad sin egen økonomi når den utfører de lovpålagte oppgaver som tilligger denne. Det er likevel slik at en også skal bidra til kommunens støttefunksjoner som er periodisert til årets slutt. Vi har tidligere sett at mye kan endre seg på inntektssiden i løpet av siste tertial og det er derfor lite relevant å foreslå konkrete tiltak på det nåværende tidspunktet. Aktuelle tiltak for å oppnå en eventuell utjevning/balanse vil være å øke gebyrsatsene, samt utvide byggesaksenhetens betalingstjenester over infoland. En reduksjon av enhetens utgifter til drift og investeringer er lite aktuelt da disse allerede er av begrenset størrelse og holder et nivå som er tilpasset nødvendige driftsrammer. Vurderinger Enheten utfører for en stor del sine saksbehandlingsoppgaver i henhold til gitte frister, selv om det til tider kan være hektisk. Arbeidsoppgavene har ulik vanskelighetsgrad, og i noen tilfeller er det behov for å kunne avsette noe mere tid til faglig fordypning. Dette vil også kunne gi en generell økt kvalitet på avdelingens saksbehandling. De lovpålagte tilsynsoppgavene vil bli viktigere i tiden som kommer, slik at her vil det være nødvendig med økte ressurser. Byggesaksenheten mener at oppgaver og bemanning må sees i sammenheng, slik at alle lovpålagte oppgaver kan gjennomføres. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 100 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Evaluere enhetens arbeidsoppgaver i forhold til gjennomføringsevne, kvalitet og tidsbruk for å synliggjøre hva som må prioriteres i det videre arbeid. 2 Ha fokus på endring/nytenkning i forhold til organisering og gjennomføring av enhetens oppgaver. 3 Oppgardere enhetens faglige kvalifikasjoner. 4 Gjennomføre revisjon av enhetens kvalitetssystem. Grimstad kommune Beskrivelse Strategi: Utarbeide rutine for å registrere og kartlegge kvaliteten på eget arbeide. Legge denne til grunn for å evaluere enhetens arbeid innefor saksbehandling, ulovlighetsoppfølging og tilsyn. Synliggjøre resultatet av evalueringen og gjennomføre kvalitetsforbedrende tiltak. Tiltak: Det er ikke utarbeidet en egen rutine for dette per dato, men enheten er bevisst på målets innhold i sitt daglige virke. Strategi: Arrangere innovasjonsdag, samt ha nytenkning på agendaen. Besøke andre kommuner for å utveksle erfaringer. Gjennomføre minst en endring i løpet av året. Tiltak: Enheten har deltatt på 3-dagerskurs i regi av Kommunalteknisk forening hvor bla. de siste endringene i plan- og bygningsloven med forskrifter stod på dagsorden. Både forelesninger og møte med kollegaer i andre kommuner gir nyttige innspill. Strategi: Vektlegge opplæring og deltakelse på fagrelaterte kurs. Tiltak: Enhetens ansatte deltar på fagkurs i offentlig og privat regi når det er relevant for det fagområdet vi dekker. For øvrig er enheten bevist på å sikre tilstrekkelig kapasitet og kvalifikasjoner innenfor fagområder som krever egen kompetanse. Blant annet gjelder dette at to ansatte har tilegnet seg godkjenning for føring av matrikkelens B-del. Videre planlegges det å sende to ansatte på godkjenningskurs for behandling av utslippsaker etter forurensingsloven. Strategi: Foreta årlig revisjon av maler og rutiner. Tiltak: Revisjon av maler i forhold til de siste endringer av lov- og forskrift er igangsatt. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 Status 101 35. Oppmålingstjenesten Enhetsleder: Gunnar Gundersen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -1 545 -1 452 92 1 689 1 641 -47 355 328 -26 499 518 19 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % -6,0 -2,8 -7,4 3,8 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -1 607 -155 9,6 1 713 72 0,0 391 62 15,9 497 -21 -4,2 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 3,9 3,7 -0,2 -5,2 3,9 3,7 -0,2 -5,2 0,0 1,4 1,4 Innledning Vurderinger Driften så langt er omtrent som forventet for 2015. Resultater og aktiviteter Aktivitetene og resultatet så langt i 2015 er omtrent som forventet. Enheten hadde sommeren 2015 tilsyn fra Statens kartverk. Påfølgende tilsynsrapport viste avvik som vil bli korrigert og endringer implementert i driften. Ressursbruk Etter eget ønske er en av de ansatte gått ned på 80 % stilling i en periode. Manglende ressurs er tenkt kompensert ved innleid hjelp. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Ingen konkrete tiltak. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Vi forventer at budsjettbalansen blir tilnærmet som budsjettert, det vil si at fakturerte inntekter tilnærmet balanserer med tilhørende utgifter. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 102 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 3 4 Mål Ha medarbeidere som er faglig oppdatert og har kompetanse til å utføre de oppgaver som til enhver tid påhviler enheten. Ingen klagesaker i 2015. Beskrivelse Samtlige ansatte deltar på relevante kurs og lokale faglige samlinger. Publikumsvennlig og oppdatert hjemmeside for oppmålingstjenestene. Rette opp avvik i henhold til tilsynsrapport fra Statens kartverk Registrering av ønsker fra brukerne og hyppig egenkontroll Grimstad kommune Status Internkontrollrutiner Endre skjemaer og rutiner, og implementere endringene i organisasjonen Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 103 36. Bygg- og eiendomstjenesten Enhetsleder: Thor Egil Mortensen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -15 854 -15 869 -16 21 503 23 538 2 035 21 205 25 956 4 751 26 854 33 624 6 770 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % 0,1 9,5 22,4 25,2 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -15 362 507 -3,3 23 232 -306 -1,3 23 025 -2 931 -12,7 30 895 -2 729 -8,8 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 57,7 57,3 -0,4 -0,7 70,2 73,5 3,3 4,7 9,6 8,2 -1,4 Innledning Bygg- og eiendomstjenesten har hatt stor aktivitet på drift og vedlikehold i 2. tertial og fokus på økonomien. Enheten har et merforbruk totalt sett på kr 2 729 000. Netto lønn har et merforbruk på kr 306 000, årsaken til dette skyldes økt aktivitet i forbindelse med sommerhjelp og vikarer. For andre utgifter har det vært et stort behov for vedlikehold av bygningsmassen, deriblant maling av bygg, oljeutskiller på brannstasjonen som måtte skiftes ut og oppussing av Groos sommerrestaurant før ny leietaker skulle inn, samt noe periodisering. Vi har som mål å styre mot balanse, og har innført innkjøpsstopp på ting utenom ordinære driftsmidler. Resultater og aktiviteter På utbygningssiden gjennomføres investeringene etter godkjente vedtak for budsjett 2015. På drift og vedlikehold er vedlikeholdsetterslepet på kommunens bygningsmasse kartlagt, og noe arbeid er igangsatt i 2105. Det utarbeides en overordnet vedlikeholdsstrategi med tilhørende Grimstad kommune vedlikeholdsplaner for årene fremover. Det er fokus på effektivisering på driften og internkontroll. Det er satt i gang energimerking av kommunale bygg, dette arbeidet går over flere år. Innenfor drift av renhold jobbes det bra. Her har vi fått til en stabil drift med nye renholdsplaner og implementering av renholdssystemet Jonathan. Systemet gir oss bedre oversikt over ressursbehovet, og gjør at vi kan styre personalressursene mye bedre. På eiendomssiden har fokuset vært på sjønære arealer, reguleringsplaner for Vesterbukt, Fjære gravlund, Feviktun, Fagskolen, nytt bibliotek og nytt politihus. Ressursbruk Faste årsverk har en nedgang på 0,4 og brutto årsverk har en oppgang på 3,3, noe som i hovedsak skyldes sommerhjelp, overtid og vikarer. Sykefraværet er noe lavere enn samme periode i fjor. Drift renhold og vaktmestere har hatt en del langtidsfravær i år, samt at en del av fraværet har vært sesongbetont med vanlig forkjølelse og influensa. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 104 Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Innefor renhold iverksettes ingen særskilte tiltak utover det at vi fortsetter å være restriktive i innkjøp og bruk av vikarer. Innenfor driften vil vi ha en fortløpende gjennomgang med økonomirådgivere ut året for å komme i balanse. Bygg og eiendomstjenesten har innført innkjøpsstopp utenom ordinære driftsmidler. Vurderinger Bygg- og eiendomstjenesten har fokus på kvalitetsforbedring på hele enheten, der vi går gjennom internkontrollrutiner, kvalitet, ansvar og roller innefor hvert fagområde. Det jobbes godt på de forskjellige fagområdene, og ny forvalter er kommet på plass. Enheten har et godt samarbeid med øvrige sektorer og internt på enheten. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Estimat for enheten ut året er å komme balanse. Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 Mål Investeringer: Gjennomføre alle investeringsprosjekter etter vedtak i kommunestyret og utføre dem etter gjeldende fremdriftsplaner og budsjetterte rammer. Drift / Vedlikehold. Utarbeide overordnet vedlikeholdsstrategi. Fremme miljøvennlig energibruk og drift av kommunal bygningsmasse. 3 4 Miljø og klima: Gjennomføre energimerking av kommunale bygg i samsvar med krav til miljøsertifisering. Ha et langsiktig fokus på fornybar energi i formålsbygg, i tillegg å øke bruken av Svanemerkede og grønne miljøprodukter. Renhold. Øke effektiviteten og utvikle renholdsarbeidet videre. Oppdatere maskinparken til et mer moderne renhold. Grimstad kommune Beskrivelse Status Gjennomføring av styringsgruppe møter. Gjennomføre investeringer etter gjeldende og fremtidige miljø- og klima krav. Strategien er at alle bygg skal ha en vedlikeholdsstandard som er bedre enn ”1,5” samt at ingen bygg skal være ”røde”. - Som tiltak skal BE utarbeide vedlikeholdsplaner på grunnlag av tilstandsrapporter og budsjett Strategien er å gjennomføre drift – og vedlikehold etter gjeldende og fremtidige miljø-, klimaog energikrav. - Som tiltak øker BE fokuset på energibruk ved å øke fokus på SD anlegg. Arbeidet koordineres med kommunens miljørådgiver og kommunens miljøsertifisering. Energimerking; - ref. http://lovdata.no/dokument/LTI/lov/2014-06-20-56 Ved bruk av det nye dataprogrammet Jonathan får renholderne bidra til nye og forbedrete renholdsplaner. Programmet gir oss også bedre oversikt over ressursbehovet og gjør at vi kan styre personalressursene mye bedre. Riktig bruk av maskiner i det daglige arbeidet bidrar til at vi får renere bygg på kortere tid, vedlikeholdsbehovet reduseres og det letter den fysiske belastningen for renholderen. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 105 37. Brann- og feiertjenesten Enhetsleder: Tore Olsen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -1 208 -1 010 198 9 771 9 721 -50 1 764 1 828 64 10 327 10 538 212 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent Aktivitetsdata Antall branner Andre oppdrag % -16,4 -0,5 3,6 2,1 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -1 133 -123 10,8 9 983 262 2,6 868 -961 -110,7 9 717 -821 -8,5 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 18,5 18,5 0,1 0,3 23,9 23,0 -0,9 -3,6 6,2 5,1 -1,1 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 180 158 -22 -12 448 414 -34 7,5 Innledning Resultater og aktiviteter Brann- og feiertjenesten består av to avdelinger som skal ivareta de forebyggende og beredskapsmessige oppgaver etter brannloven. Tabellen som omhandler økonomi, gjelder for brann- og feiertjenesten eksklusive feiertjenesten. Økonomiregnskap for feiertjenesten er kommentert i egen rapport. Tabell på personaldata gjelder for hele brann- og feiertjenesten. Beredskapsavdelingen har en tjeneste som må ivaretas med minimum også gjennom sommeren. Et økende fokus har derfor de siste årene vært å få en så god kompetanse som mulig på vikarene som avhjelper ferieavviklingen. Det har derfor i sommer nesten utelukkende vært benyttet egne deltidsansatte hjemmevakter eller en politistudent. Erfaringen med dette har vært god, og det har også vært benyttet en ekstra vakt nattestid på brannstasjonen. Dette for å sikre en minimumsbemanning på vaktlaget som reiser ut med fire personer og fordele belastningen på hvilende vakt på kveld og natt. 7 stykker har gjennomført båtførerkurs i samarbeid med Interkommunalt utvalg for akutt forurensning (IUA). Videre har 2 ansatte reist på lovpålagt kurs ved Norges brannskole i Tjeldsund. Kursene er på totalt 10 uker fordelt utover høsten. Driften i tertialet har vært innenfor en normalsituasjon og ingen ekstraordinære hendelser. Det har vært en del krattbranner men ingen av en slik størrelse at det kan kalles skogbrann som normalt berører 5 mål og oppover. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 106 Ved en større husbrann på Fevik i sommer fikk en praktisert de nye rutinene ved skifte av skitne brannklær. Ute på skadested fungerte det bra, men inne på brannstasjonen har både vaskemaskin og tørkeskap for liten kapasitet. Ønsket om nytt utstyr er spilt inn i forbindelse med neste års budsjett. Dagens kompressor har også for liten kapasitet til å fylle så fort som ønskelig. Ressursbruk Det økonomiske resultatet så langt i år viser noe avvik i forhold til vedtatt budsjett. Netto lønn og inntekter viser mindre avvik, og er innefor naturlig variasjon. Andre driftsutgifter er omtrent på samme nivå som i fjor, men har et budsjettsmessig avvik på kr 961 000. I forbindelse med budsjettvedtak ble det en konsekvensjustering på ca kr 600 000 for å tilfredsstille en forsvarlig operativ drift. Dette er ikke gjennomført, men vil bedre balansen betydelig. resultatet for kommunen som helhet. Et konkret tiltak som gir effekt vil være å utsette innkjøp av to PC-er til brannstasjonen med kr 30 000. Et annet tiltak er å utsette innkjøp av brannuniformer til neste år med kr 15 000. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett De største belastningene på posten andre driftsutgifter er gjennomført. Her kan nevnes avgift til 110-sentralen på Stoa, avgift til IUA, bilforsikringer, veiavgift og pliktig avgift til nytt digitalt nødnett. Til sammen utgjør dette ca kr 1 300 000. Det vil derfor være realistisk å hente inn noe av den negative balansen og ende opp med et merforbruk på ca kr 200-300 000. Vurderinger Det vil alltid hefte usikkerhet med utgifter til fremtidige utrykninger da en først i ettertid vet hva omfanget blir. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Driften i brann- og feiertjenesten er stort sett bundet opp i lovpålagte oppgaver eller tjenester til andre kommunale sektorer. Et tiltak som krever mer inntekt for montering av trygghetsalarmer vil ikke bedre det økonomiske Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 3 Mål Etablere gode rutiner for håndtering av skitten brannbekledning Fremme samarbeid med andre etater Beskrivelse Arbeidet har startet og vil pågå utover året. Revidere beredskapsplaner for skog- og kvartal- / bybrann Planene er revidert. Grimstad kommune Status Flere øvelser og opplæring har vært gjennomført. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 107 38. Kommunaltekniske tjenester Enhetsleder: Svein Flo Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -8 600 -8 528 72 10 715 10 509 -206 11 122 10 933 -189 13 237 12 914 -323 Personaldata Faste årsverk Brutto årsverk Fraværsprosent % -0,8 -1,9 -1,7 -2,4 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -7 637 891 -11,7 10 999 490 4,5 12 065 1 132 9,4 15 426 2 513 16,3 Resultater hittil i år per 2. tertial 2014 2015 Endring % 43,7 44,2 0,5 1,1 51,3 52,9 1,5 3,0 5,5 8,3 2,9 Innledning Det har vært en normal periode uten spesielle hendelser. Vinteren har ikke bydd på store utfordringer, verken når det gjelder snø eller glatte veier. Nedbør i form av regn har ikke medført alvorlige problemer. utarbeider forslag til alternativ løsning til dagens dampskipskai i samarbeid med Grimstad Eiendomsutvikling. Resultater og aktiviteter Kommunestyret har vedtatt at Holvika kommunale småbåthavn skal overta kommunens småbåthavn i Holvika. Foreningen har gjort vedtak på at de vil overta anlegget. Overtakelse blir fra 1. januar 2016. En av målsettingene er at ingen veier skal bli stengt p.g.a. snøfall, og at det skal innføres sporingsutstyr i maskiner til innleide entreprenører. Denne målsettingen er oppnådd. Sporingsutstyret medfører at kommunen har bedre kontroll med når og hvor det er brøytet. Utstyret medfører også en mye bedre kontroll på fakturerte timer fra entreprenørene. Store arealer i Oddenområdet er solgt til private interesser. Grooseveien fra Vesterled til Lillesandsveien har fått sykkelfelt på begge sider av veien. Når det gjelder målsettingen om en akseptabel vedlikeholdsstandard, så har enheten fått kompensert for volumøkning for 2015. Ressursbruk En annen målsetting er at det skal avklares metode og kostnader for rehabilitering av Dampskipskaia. I denne saken ble det i formannskapet i april 2015 gjort vedtak om at rapporten tas til orientering, og at rådmannen Inntekter: Det er kr 1,6 mill. i mindreinntekter på parkering. Merinntektene som er forutsatt når nytt parkeringshus ble tatt i bruk 1. juli er ikke periodisert. Men mindreinntektene per 31. juli er akkurat like store som per 31. august. I august måned er det altså ikke hentet inn noen merinntekter ved at det var betaling i Arresten. Det ble gjort et politisk vedtak på at i juli Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 108 måned skulle det være gratis å parkere i parkeringshuset. Dette var en måned med meget stort belegg, fordi det var midt i turistsesongen og lite ledige plasser utendørs. Dette medførte et stort tap av inntekter. Småbåthavnene har kr 650 000 i merinntekter, som i hovedsak skyldes manglende periodisering av leieinntekter for 2. halvår. Fellesområdet har kr 703 000 i merinntekter, noe som skyldes tilbakeføring av midler som var belastet fellesområdet i forbindelse med byromsprosjektet. For de andre ansvarsområdene er det mindre avvik. Lønn: Vei har et mindreforbruk på kr 568 000, som i hovedsak skyldes mindre bruk av overtid og ferievikarer. Ved mye snøfall før nyttår vil en stor del av dette mindreforbruket forsvinne. Park har et merforbruk på kr 450 000, som skyldes manglende periodisering av utgifter til sommerhjelpene. Andre utgifter: Hoveddelen av mindreutgiftene er på veiområdet. Dette skyldes utgifter som ikke er utgiftsført innen utgangen av 2. tertial. I tillegg er brøyteutgiftene for 2. halvår ikke periodisert. De andre områdene har mindre avvik. Sykefraværsprosenten har økt med 2.8 sammenliknet med samme periode i fjor. Dette skyldes i hovedsak langtidsfravær. Estimat for mer- eller mindreforbruk i 2015 i forhold til vedtatt budsjett Slik situasjonen er nå, vil det være en mulighet for at enheten kan gå i balanse, til tross for store mindreinntekter på parkering. Dette forutsetter imidlertid at det ikke blir mange eller store snøfall før nyttår. Vurderinger Parkeringshuset ble satt i drift 1. juli 2015. Kommunestyret har vedtatt fri parkering i parkeringshuset i juli måned, som er den måneden i året med best parkeringsinntekter. Det er også stor usikkerhet omkring de inntektene som er forventet å komme fra parkeringshuset. Dette fordi det er store gratis parkeringsarealer ved Oddensenteret. Regnskapstallene for august måned tyder ikke på at det blir store endringer i mindreinntektene for resten av året. Dette må imidlertid erfares, bl.a. hvordan vinter og snø, samt julehandelen vil slå ut på regnskapstallene. I august måned har det på dagtid vanligvis kun vært mellom 15 og 20 biler i Arresten. Men slik situasjonen ser ut nå, er det meget viktig at Kommunaltekniske tjenester i budsjettet for 2016 får kompensert for mindreinntektene fra parkeringsordningen. Tallene for 2015 er halvårsvirkning, siden parkeringshuset ble satt i drift 1. juli. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Asfalteringskostnadene reduseres med kr 70 000. Dette vil medføre noe dårligere veistandard på enkelte strekninger. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 109 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 3 Mål Ingen kommunale veier skal være stengt p.g.a. snøfall. Det forutsettes budsjett på dagens nivå. Sørge for akseptabel vedlikeholdsstandard på kommunale rekreasjonsområder der det ferdes mange mennesker, samt barns lekeområder. Avklare metode og kostnader for rehabilitering av Dampskipskaia Grimstad kommune Beskrivelse Holde beredskapen på et godt nivå, samt kalle ut mannskap på rett tidspunkt. Det skal etableres sporingsutstyr i maskiner til innleide entreprenører. Dagens budsjettnivå må opprettholdes. Økning av drift/vedlikeholdsvolum må kompenseres med økte midler. Status Få status på dagens tilstand og vurdere forskjellige alternativer for rehabilitering. Avklare om det finnes tilskuddsmidler til rehabilitering av kaia Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 110 39. Vann- og avløpstjenesten Enhetsleder: Svein Flo Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -34 420 -34 813 -393 8 717 9 154 437 11 205 10 470 -736 -14 498 -15 189 -691 % 1,1 5,0 -6,6 4,8 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -34 119 694 -2,0 9 236 82 0,9 14 172 3 702 26,1 -10 711 4 478 -41,8 Innledning Det har ikke vært noen store hendelser på anleggene. Hovedarbeidet ute har i hovedsak vært ordinær drift og vedlikehold, samt anleggsvirksomhet. Resultater og aktiviteter Det arbeides mye med å redusere innlekking av overvann på kloakknettet. Her gjøres det stadig forbedringer, men det må utføres et stort og omfattende arbeid før dette er bra nok. Utlekking av vann fra vannlekkasjer arbeides det for lite med p.g.a. andre presserende oppgaver. Det er i hovedsak mindre lekkasjer på nettet, og mye av dette er på de privateide stikkledningene. Både lekkasjer på avløpsnett og vannledningsnett er hovedarbeidsområder for 2015. Mengden av dette arbeidet er imidlertid redusert p.g.a. flere langtidssykemeldte. Det har i løpet av vinteren og våren blitt arbeidet mye med ROS-analysen for Rore og nedbørsfeltet. Det har bl.a. blitt avholdt folkemøte med ca. 70 deltakere. Saken kom opp til sluttbehandling sammen med kommuneplanen i august. Det er nå vedtatt at det skal bygges nytt kloakkrenseanlegg som erstatning for anlegget på Groos. Etter politisk behandling i juni ble det bestemt at anlegget skal ligge i Østerhus industriområde. Det er to tomtealternativer i industriområdet som skal konsekvensutredes før endelig vedtak om plasseringen i industriområdet. Det har vært arbeidet med en avtale med Smaken av Grimstad, for å bygge et midlertidig renseanlegg for bedriften frem til det nye renseanlegget står ferdig. Avtalen er nå klar for signering. Grimstad kommune Det er en målsetting om å få revidert VA-normen i løpet av året. Saken ble lagt frem til politisk behandling i juni, før den ble lagt ut på høring. Endring i årsverk og sykefravær er rapportert under kommunaltekniske tjenester. Ressursbruk Lønn: Det er tilnærmet balanse på lønn. Utgifter: Vann og avløp har henholdsvis kr 1,4 og kr 1,7 mill. i mindreforbruk. Dette skyldes i hovedsak flere langtidssykemeldinger som har medført at aktiviteten må reduseres. I tillegg er ferietiden om sommeren en periode hvor forbruket er mindre. Slamrenovasjon har et mindreforbruk på kr 453 000 som følge av manglende periodisering av fakturaer fra Agder renovasjon og gjenstående arbeider på et driftsprosjekt. Inntekter: Merinntektene på kr 694 000 er tilnærmet likt fordelt mellom vann og avløp. Tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen Vann og avløp er ikke en del av det ordinære kommunebudsjettet. Det er derfor ikke vurdert tiltak for å redusere aktiviteten. Slik regnskapstallene er nå, er det grunn til å tro at vann og avløp vil komme ut med et overskudd ved årets slutt. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 111 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 2 3 Mål Minimum nattforbruk for vannforsyningen skal ikke være høyere enn 30 l/s Redusere innlekking av overvann på kloakknettet med nedslagsfelt til Vessøya, slik at det er lite forskjell på innkommet kloakkmengde til pumpestasjonen ved tørrvær og regnvær. Revidert VA-norm skal være tatt i bruk i løpet av året Grimstad kommune Beskrivelse Arbeide aktivt med lekkasjesøking på kommunale og private ledninger. Dette målet er forlenget fra 2014. Utføre kontroll på kommunale og private ledninger ved bruk av kamera og røyk Status Sette av tid til arbeidet Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 112 40. Feiertjenesten Enhetsleder: Tore Olsen Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultat hittil i år per 2. tertial 2014 2015 endring -2 400 -2 393 7 1 236 1 359 123 227 249 22 -937 -785 152 % -0,3 10,0 9,5 -16,2 Budsjett hittil i år per 2. tertial Periodisert avvik % -2 686 -293 10,9 1 795 436 24,3 391 142 36,4 -500 285 -57,0 Innledning Feiertjenesten er en del av forebyggende avdeling i enheten brann- og feiertjenesten. Gjennomføring av den lovbestemte oppgaven med feiing og tilsyn av fyringsanlegg dekkes etter selvkostprinsippet. Resultater og aktiviteter Tjenestens mål inneværende år er å øke bevissthet og kompetanse i møte med utsatte grupper i tillegg til de lovbestemte oppgavene. Det er gjennomført et stykke arbeid her i tillegg til at det vil komme kurs i oktober innen området. Driften er således i tråd med målet, og de øvrige kvalitets- og kunnskapsmålene ved tjenesten er godt forankret. Kunnskapsutvikling spesifikt på området er gjennomføring av brannforebyggende kurs ved Norges Brannskole (8 ukers kurs) for alle i avdelingen. Dette er imidlertid av en slik varighet og tyngde at det avsettes kun en deltakelse per år. Tjenesten har mindre utgifter enn budsjettert. Dette skyldes en nøktern drift, og er også et resultat av at tjenestens årlige teamtur har vært overnattingstur i lavvo. Dette tiltaket har ført til kr 15 000 i besparelse. Med mindre det dukker opp uforutsette utgifter, vil feiertjenesten ende opp med et mindreforbruk på kr 300 000 i forhold til vedtatt budsjett. Tjenesten gjennomfører hvert år medarbeidersamtaler og bygger opp under felleskapstanken, blant annet ved teamturer som virker sammensveisende og gir felles forståelse for kunnskapsutvikling. Dette sannsynliggjør hvorfor vi har en lav fraværsprosent, som ikke har endret seg vesentlig siden i fjor. Vurderinger Feiertjenesten drives økonomisk nøkternt og effektivt, godt innenfor budsjettrammer. Vi har en kunnskapsutviklingsprofil som er godt forankret og godt mottatt i avdelingen. I neste rekke vil dette komme innbyggerne til gode i form av kompetente feiersvenner som gjør et kvalitetsmessig godt arbeide. Ressursbruk Tjenestens inntekter er mindre enn budsjettert. Det samme er tilfellet med utgiftene til lønn og andre driftsutgifter. Dette gir i sum et mindreforbruk i forhold til budsjett på kr 285 000. Fremtidige risikomomenter som vil være av økonomisk art er innføring av nytt programvare for ivaretakelsen av rapporter og maskinvare som blant annet skal være kompatibelt med gebyrsystemet. Dette er imidlertid fortsatt noe frem i tid grunnet usikkerhet i forhold til leverandør og eierskap. Når det gjelder avviket i lønnsutgifter så har vi fått en lærling som begynte først 2. tertial, samtidig at en feiersvenn hatt permisjon en måned uten lønn. Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 113 Enhetens målsetninger for budsjett 2015 Nr 1 Mål Høy kvalitet og økt bevisstgjøring for utsatte grupper. Grimstad kommune Beskrivelse Status Dette er et kontinuerlig arbeid hele året. Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 114 Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapporter – 2. tertial 2015 115 Grimstad kommune Driftsenhetenes tertialrapport - 1. tertial –2015 – Grimstad Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2015 kommune 116
© Copyright 2024