INNKJØP
• Værnesregionen - tanker rundt innkjøp og hvordan vi ser på
anskaffelser for å nå mål i virksomheten.
INTERESSE FOR INNKJØP.
• Stram kommuneøkonomi.
• Trenger ansatte til tjenesteproduksjon. Lønn og sosiale
utgifter 70% av budsjettet.
• Få mest mulig ut av hver krone.
• Betydelige potensiale i å være god på innkjøp.
• Lett å få politisk tilslutning til tiltak innen innkjøp som i
realiteten betyr mer ressurser til tjenesteproduksjon.
• Her lå det muligheter.
ORGANISERING
• Kommunene i Værnesregionen inngikk samarbeidsavtale i
2009 om Værnesregionen innkjøp.
• Avtale med hjemmel i kommunelovens paragraf 28b om
administrativt vertskommunesamarbeid.
• Ansatte innkjøpskoordinator.
Enige om kostnadsfordeling av ressursbruken.
UTFORDRINGER
• Fragmentert og uoversiktlig anskaffelsesbilde (kjøp, avtaler,
leverandører og bestillere).
• Regnskapstall ga ikke nok styringsdata.
• Ingen konkret oversikt over hva som anskaffes eller hvilke
mengder som kjøpes inn.
• Vesentlig omfang av anskaffelser som ikke blir
konkurranseutsatt.
• Alt for mange leverandører totalt sett og innenfor de enkelte
produktområder.
• For dårlig lojalitet til avtaler.
UTFORDRINGER
•
•
•
•
•
Mangelfull oversikt over innkjøpsfaglig kompetanse.
Ikke bruk av kvalitets og avvikssystem ved anskaffelser.
Brukes ikke e-handel.
Mangelfull ledelsesforankring.
For liten avsatt ressurs til de utfordringer og muligheter som
ligger i innkjøp.
UTFORDRINGER
• Økt fokus på offentlige anskaffelser.
• Økt antall klager, erstatninger og gebyr for ulovlig direkte
anskaffelser.
• Økt antall innsynskrav, medieoppmerksomhet.
• Korrupsjon og inhabilitet,
BEHOV FOR SATSNING
AU – bestemte seg for å utvikle innkjøpsorganisasjonen med
både flere stillinger og ta fatt på E-handel og med målsetting:
Værnesregionen skal være en profesjonell
innkjøpsorganisasjon som vektlegger økonomiske ,
effektive anskaffelser med vekt på etiske normer,
samfunnsansvar og miljø.
Skal ha et strategisk perspektiv på anskaffelser.
HOVEDDRIVKRAFT
• Stadig tøffere økonomi- behov for å frigjøre midler der det er
mulig.
• Erfaring fra innkjøpssamarbeidet viste at her er det et
betydelig potensiale så fremt en satser skikkelig.
• Frigjorte ressurser på innkjøp gir muligheter til andre
satsninger - opprettholde tjenestetilbud.
TILTAK
• Utarbeidet en felles anskaffelsesstrategi for 2014-2016.
• Bakgrunn og formål med strategien.
• Nåværende situasjon for anskaffelsesfunksjonen i
Værnesregionen.
• Ønsket utvikling.
• Innkjøpspolitikk og strategiske vegvalg.
• Oppfølging av strategien – rullering.
• Må innarbeides i organisasjonen.
TILTAK
• Under innkjøpspolitikk og strategiske veivalg – delmål:
• Anskaffelser i VR skal skje i henhold til gjeldende lover og
regler.
• Anskaffelser i VR skal være organisert med klare ansvarslinjer
og kontrollmekanismer.
• VR skal ha en enhetlig anskaffelsesfunksjon med fokus på
kvalitet og etterprøvbarhet.
• Teknologi utnyttes og utvikles for mest mulig effektiv
anskaffelsesfunksjon i VR.
• Anskaffelser i VR skal utføres med vekt på samfunnsansvar og
innovasjon.
OPPFØLGING
• Under vært delmål:
• Konkrete strategiske føringer.
• Konkrete tiltak.
TILTAK
• Utarbeidet og vedtatt etiske retningslinjer for anskaffelser i
Værnesregionen. Stikkord:
• Formål, krav og forventninger til den enkelte ansatte,
inhabilitet, forretningsomgang og sosialt samvær, fortrolig og
riktig informasjon, krav og forventninger, miljø,
menneskerettigheter, forhold i arbeidslivet, barnearbeid,
ansettelsesforhold, HMS, korrupsjon, smøring, oppfølging og
sanksjoner, mm.
• Det vi gjør må tåle å stå i avisa også når det gjelder innkjøp.
LOYALITET
•
•
•
•
•
Inngåtte rammeavtaler skal brukes.
Anskaffelser på siden av inngåtte avtaler blir rapportert.
Informasjon og opplæring – konsekvenser.
E- handel skal brukes
Innkjøp – anskaffelser og lojalitet inn i lederavtaler på Stjørdal
fra 1.1.2016.
HVOR ER VI
• Innkjøpsorganisasjon med fem årsverk hvorav et er
prosjektledelse på E- handel. Dyktig og pådrivende.
• Finansiering av stillingene – hentet midler fra eksisterende
budsjettrammer – må bruke for å tjene på sikt.
• Informasjon til ledere.
• Oppstramming av organisasjonen.
• Færre produkt – hva er godt nok
• Færre leverandører
• Færre innkjøpere
HVOR ER VI
•
•
•
•
•
Bidrar til å nå kommunens mål og tjenesteproduksjon.
Holde trykket oppe.
Info –info – opplæring – opplæring
Samhandling med næringslivet.
Begynner å få stadig flere tilbakemeldinger fra enhetsledere
om at de ser resultat – det er flott.
• Forstått at innkjøp er viktig og må håndteres deretter.
• Ledelsen må ta ansvar.
• Innkjøp er et strategisk virkemiddel for å nå virksomhetens
mål.