Agder Sekretariat
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Postboks 120
4491 Kvinesdal
Bankkonto:
3080 32 25660
Organisasjonsnr.:
988 798 185
Til kontrollutvalget
Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen (nestleder), Kirsti Mathiassen, Harald Skaar,
Anne Bente Aunevik Kjærre.
INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET
Tirsdag 16. juni 2015 kl. 13.00 – 15.00 i formannskapssalen
SAKSLISTE
ORIENTERINGER
Omsorgstjenesten med utgangspunkt i Helseplanen
SAK 06/15
GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 28.04.15
FASTE POSTER
Nytt fra revisor: Status forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Nytt fra sekretær: Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjoner, planlegging av neste møte
EVENTUELT
REFERATER
Ref. 06/15
Henvendelse fra Farsund Venstre med vedlegg, datert juni 2015
Ref. 07/15
Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 27.05.15
Farsund, den 5. juni 2015
Bjørn Pedersen
Leder
Willy Gill
Utvalgssekretær
Kopi er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor.
Forfall/inhabilitet bes meldt til: Willy Gill, tlf. 90 95 62 46 /e-post [email protected]
Eierkommuner:
Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og
Hornnes, Farsund, Flekkefjord,
Hægebostad, Iveland, Kvinesdal,
Lindesnes, Lyngdal, Mandal,
Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral
Ansatte:
Daglig leder Kjell Ivar Hommen
Telefon: 38 35 14 09
Mobiltelefon: 97 51 02 98
E-post: [email protected]
1
Saksbehandler Willy Gill
Telefon 38 35 52 77
Mobiltelefon 90 95 62 46
E-post: [email protected]
Agder Sekretariat
Kontrollutvalget i Farsund kommune
SAK 06/15
Sak 06/15
Møtedato: 16.06.15
Saksbehandler: Willy Gill
GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 28.04.15
Vedlegg:
Forslag til møteprotokoll fra møte 28.04.15
Bakgrunn for saken:
Forslag til møteprotokoll fra 28.04.15 legges med dette frem for godkjenning i
kontrollutvalget.
Forslag til vedtak:
1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 28.04.15 godkjennes
2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen
2
FARSUND KOMMUNE – KONTROLLUTVALGET
MØTEBOK
Møte nr. 02/15
Dato: 28.04.15 kl. 13.00 – 14.45
Sted: Rådhuset, formannskapssalen
Tilstede:
Bjørn Pedersen, leder
Martin Reinertsen, nestleder
Harald Skaar, medlem
Anne Bente Aunevik Kjærre, medlem
Kirsti Mathiassen, medlem
Andre til stede (hele eller deler av møtet):
Rådmann Vidar Torsøe
Økonomisjef Anita Ore
Revisor Monica Nilsen
Revisjonssjef Irene Loka
Agder Sekretariat v/ Willy Gill
Forfall:
Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten.
SAKSLISTE
ORIENTERINGER
Presentasjon av årsregnskap og årsberetning 2014
SAK 04/15
SAK 05/15
GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 24.03.15
ÅRSREGNSKAP 2014 – FARSUND KOMMUNE
FASTE POSTER
Nytt fra revisor:
Nytt fra sekretær:
EVENTUELT
REFERATER
Ref. 04/15
Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet 17. mars 2015
Ref. 05/15
Kommunerevisjonen Vest, attestasjonsrapport finansforvaltningen 2014
Underskrift
Bjørn Pedersen
Leder
Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene
1
3
Møtebok 28.04.15
Farsund kontrollutvalg
ORIENTERINGER
Presentasjon av årsregnskap og årsberetning 2014, se sak 5.
SAK 04/15
GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 24.03.15
Kontrollutvalget fattet følgende vedtak:
1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 24.03.15 godkjennes
2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen
Saksfremstilling:
Saksbehandler: Willy Gill
Vedlegg:
Forslag til møteprotokoll fra møte 24.03.15
Bakgrunn for saken:
Forslag til møteprotokoll fra 24.03.15 legges med dette frem for godkjenning i
kontrollutvalget.
Forslag til vedtak:
1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 24.03.15 godkjennes
2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen
SAK 05/15
ÅRSREGNSKAP 2014 – FARSUND KOMMUNE
Administrasjonen presenterte årsregnskap og årsberetning.
Revisjonen presenterte revisjonsberetningen.
Kontrollutvalget fattet følgende vedtak:
Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret:
Kontrollutvalget har behandlet Farsund kommunes regnskap for 2014. Sammen med
årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og revisjonsbrev nr. 14 fra
Kommunerevisjonen Vest.
Det er avgitt standard revisjonsberetning.
4
2
Møtebok 28.04.15
Farsund kontrollutvalg
Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og
noter, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes
informasjonsbehov.
Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 13. april
2015 og revisjonsbrevet datert 14. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til
Farsund kommunes årsregnskap for 2014.
Saksfremstilling:
Saksbehandler: Willy Gill
Lover, forskrifter:
Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992
Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004
Saksdokumenter vedlagt saken:
Årsregnskapet for 2014
Årsrapport for 2014
Revisjonsberetning, datert 13. april 2015
Oppsummeringsnotat, datert 14. april 2015
Saksopplysninger:
Driftsregnskapet viser kr. 468 425 257 til fordeling drift, og et regnskapsmessig
mindreforbruk på kr. 0.
Revisor har avgitt standard revisjonsberetning, altså er det ingen presiseringer eller forbehold.
I revisjonsbrev nr. 14 har revisor kommentert følgende forhold.
-
Budsjettavvik drift og investering
1B og presentasjon av skjemaet
Avsetning frie kapitalfond
Det vises til revisjonsbrevet for nærmere informasjon. Kopi av brevet er sendt til
administrasjonen som vil få anledning til å kommentere brevet i kontrollutvalgets møte.
Både administrasjon og revisor vil være tilstede i møtet og vil kunne gi utfyllende
opplysninger og svare på spørsmål. Administrasjonen vil presentere kommunens årsregnskap
og årsberetning.
Behandling av årsregnskapet:
Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og
årsberetning:
-
Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet
Rådmann utarbeider årsrapport
Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret
5
3
Møtebok 28.04.15
-
-
Farsund kontrollutvalg
Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret
Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og
disponering/inndekning
(Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet)
Kommunestyret godkjenner årsregnskapet
Forslag til vedtak:
Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret:
Kontrollutvalget har behandlet Farsund kommunes regnskap for 2014. Sammen med
årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og revisjonsbrev nr. 14 fra
Kommunerevisjonen Vest.
Det er avgitt standard revisjonsberetning.
Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og
noter, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes
informasjonsbehov.
Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 13. april
2015 og revisjonsbrevet datert 14. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til
Farsund kommunes årsregnskap for 2014.
FASTE POSTER
Nytt fra revisor.
Begynt så vidt på planleggingen for 2015.
Status forvaltningsrevisjon Deltid:
Revisjonssjef overtar oppfølgingen av dette prosjektet.
Tar sikte på samme fremdrift.
Nytt fra sekretær.
Arbeider med å forberede møte 16. juni.
EVENTUELT
REFERATER
Ref. 04/15
Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet 17. mars 2015
Ref. 05/15
Kommunerevisjonen Vest, attestasjonsrapport finansforvaltningen 2014
Konklusjon:
Kontrollutvalget tok referatene til etterretning.
6
4
Henvendelse til kontrollutvalget i Farsund kommune – juni 2015
Farsund Venstre v/Ann Karin Fuglestad og Beate Marie Johnsen ønsker med denne henvendelsen å
be kontrollutvalget i Farsund kommune å gjennomgå saksbehandlingen til sak 15/39 Forespørsel om
kjøp av areal – Røssevika behandlet i Formannskapets møte 30.04.2015.
I etterkant av denne behandlingen sendte Farsund Venstre en interpellasjon til ordføreren. Denne
ble besvart i kommunestyremøte 21.05.15. Interpellasjonen og svaret fra ordføreren er vedlagt.
Hvorfor ønsker vi at kontrollutvalget skal vurdere saken?
Kontrollutvalget i kommunen skal bidra til å sikre tilliten innbyggerne har til kommunen og sikre en
effektiv og riktig ressursbruk i kommunen. Dette innebærer en velfungerende egenkontroll der
kontrollutvalget i sum skal bidra til å fremme en tillitsskapende forvaltning i kommunen. Vår
henvendelse er knyttet til en enkeltsak, men er også av prinsipiell betydning. Vi anser derfor denne
saken som viktig, og det er følgelig veldig ønskelig å få klarhet i kontrollutvalgets synspunkter. Vi
håper derfor at kontrollutvalget vil velge å behandle vår forespørsel.
Den aktuelle saken ble som nevnt behandlet i Formannskapets møte den 30.04.2015. Saken gjaldt
salg av 84 000 m2 Landbruk- natur og friluftsområde (LNF-område) til en privat bedrift som ønsket å
bruke arealet som utvidelse til sin næringsvirksomhet. Forslaget fra administrasjonen ble vedtatt i sin
helhet med unntak av punkt 4 som hadde følgende ordlyd: Salget gjøres betinget av at arealet blir
avsatt til næring ifm pågående revisjon av kommunedelplanen. Dette punktet ble vedtatt strøket.
Det er flere momenter som gjør at vi ønsker å få vurdert hvorvidt behandlingen av denne saken er i
tråd med de retningslinjer og lovverk som kommunen forholder seg til.
I sum handler det om at salg av kommunal eiendom stiller store krav til viktige forvaltningsmessige
prinsipper. I denne saken vil vi særlig rette fokuset på hvorvidt det har blitt gjennomført en forsvarlig
saksutredning og saksgang, at saken gir grunnlag for ordninger som gir gyldighet for flere
(likebehandling) i liknende saker og ikke minst graden av åpenhet i prosessen.
Hvilke spørsmål ønskes besvart?
Vi ber kontrollutvalget ta stilling til følgende:
1. Ivaretar saksgang og saksutredningen kravene til forsvarlig forvaltning?
2. Er Farsund kommunes delegasjonsreglement fulgt i den aktuelle saken?
3. Kan vedtaket anses som gyldig?
Noen utfyllende kommentarer/presiseringer til de aktuelle spørsmålene:
1.En sak skal være så godt opplyst som mulig før vedtak fattes. Vår oppfatning er at saksutredningen
er svært kortfattet og med vesentlige mangler knyttet til forhold som burde vært belyst i
saksutredningen. Vi nevner
7
a. Begrunnelse og vurdering omkring prisfastsettingen
b. Forholdet mellom arealbehov og størrelse av kjøpte areal
c. Overordnede betraktninger omkring lokalsamfunnets behov for mer næringsareal
d. Manglende konsekvensutredning etter plan og bygningsloven.
e. Fritidsanlegg, i bruk av Lista Trialklubb og Farsund og Lyngdal tempoklubb, har
innenfor det aktuelle området mottatt spillemidler ved to anledninger. Dette
forplikter kommunen, og etter vår oppfatning er dette en viktig saksopplysning og et
moment som man burde ha klargjort hvordan skulle ivaretas ved et eventuelt salg.
Dette gjelder også ivaretakelse av barn og unges interesser som heller ikke er vurdert
i saken.
Området er i dag ikke regulert til næringsformål, men salget baserer seg på at arealet i fremtiden blir
det. Vi stiller spørsmål ved om kommunen kan binde opp sin egen planmyndighet på en slik måte.
Saksutredningen inneholder heller ingen arealplanfaglige vurderinger på hvorvidt dette arealet i
bunn og grunn egner seg som næringsareal. Etter vår oppfatning burde dette være et minstekrav til
saksframlegget.
Vi er opptatt av at kommunen skal være preget av åpne og demokratiske prosesser der
likebehandling står sterkt. For eksempel har formannskapet hatt som praksis at salg av eiendom av
en viss verdi/størrelse skal legges ut på det åpne markedet for å sikre dette. Slik saken fremstår, så
binder man opp et gitt areal med den forutsetningen om at dersom dette blir næringsareal, så skal
en bestemt aktør få kjøpe dette.
2. I den aktuelle saken var det Formannskapet som traff beslutningen og saken hadde ikke vært
behandlet av andre utvalg i forkant. Etter vår oppfatning burde denne saken vært gjenstand for
behandling i Landbruksutvalget som første instans. I delegasjonsreglementet til Farsund kommune
står det at landbruksutvalget vedtar i saker som angår §9 i jordloven - bruk av dyrka og dyrkbar jord
(omdisponering og arealendringer i LNF-områder).
Kommunelovens §13 og gjeldende delegasjonsreglement gir riktignok Formannskapet utvidet
myndighet i hastesaker. Vi har vanskelig for å se at den aktuelle saken kan falle inn under dette
punktet.
3. Alt i alt så handler dette om hvorvidt saken var så godt utredet og med en slik saksgang at
Formannskapet kunne gjøre det vedtaket de gjorde. En avgjørelse på dette mener vi vil være viktig
både for denne saken, men ikke minst for fremtidige salg av kommunale eiendommer og areal.
Til det siste spørsmålet, så er det viktig for oss å få formidlet til kontrollutvalget at vi anser den
aktuelle bedriften som en svært viktig næringsaktør i kommunen. Vi ønsker selvsagt å tilrettelegge
for videre vekst og utvikling for denne bedriften på lik linje med andre virksomheter i Farsund. Det
betyr at dersom vedtaket ikke anses som gyldig, så er det ønskelig å få det aktuelle området utredet
som potensielt næringsareal i forbindelse med framtidige planprosesser. Vårt hovedbudskap er å
sikre at kommunen er tydelig på hvilke premisser som skal være førende for salg av arealer, at det er
forutsigbarhet i saksbehandling og saksgang og at prosessene gir tillit til forvaltningen av kommunens
arealer og eiendom.
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Agder Sekretariat
Sekretariat for kontrolluwalg
i
Agder
Postboks 120
449.1 Kvinesdal
Bankkonto:
3080 32 25660
Organisasjonsnr.:
988 798 185
AGDER SEKRETARIAT - styret
MØTEtsOK
Dato: Onsdag27. mai 2015 kl. 13.00- 14.00
Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal
Tilstede:
Bjame Johansen, leder
Ebba Farre Roksvold
Harald Lande
Malin Stokkeland hadde forfall
Andre:
Kjell lvar Hommen, daglig leder
Det var ingen merknader
til innkalling og saksliste.
Saksliste
SAK 01/15 PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE
SAK O2l15 FREMLEGGELSE AV REGNSKAP FOR 2OI4
SAK 03/15 LØNNSJUSTERING PR.. 01.05.2015
sAK 04/15 ÅnSVrnlDrr{G FOR 2015
Eventuelt
UNDERSKRIFTER:
Øm
toufuweÅ^,"lli
Ebba Farre Roksvold
rt,. (d,/a+ct
Harald Lande
Utskrift sendes: Stvrets medlernmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann i
deltakerkommunene.
Eierkommuner:
Audnedal, Bygland, Bykle" Evje og
Homnes, Farsund, Flekketl ord,
Hægebostad, Iveland, Kvinesdal.
Lindesnes, Lyngdal, Mandal.
Mamardal, Sirdal, Valle. Åseral
Ansatte:
Daglig ledcr Kjell Ivar i{ommen
Telelbn: 38 35 l4 09
Mobiltelefon: 97 5l 02 98
L-po:t: kicll.
ir ar
t
rsekrclirrial.no
25
Saksbehandler
Willy Gill
Telefbn 38 35 52 77
Mobiltelefon 90 95 62 46
E-post: wi1ly. [email protected]
Agder Sekr,etariat
Sekretariat for kontrolluwalg
Møtebok 27.
i
Agder
mai2}l5
Agder Sekretariat
SAK 01/15 PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE
Styret gjorde slikt enstemmig vedtak:
Protokoll fra styrem
øte 3. september 2014 godkjennes.
SAK O2II5 FREMLEGGELSE AV RtrGNSKAP FOR 2OI4
Styret gjorde slikt enstemmig vedtak:
1.
Styrets årsberetning for 2014 godkjennes.
2.
Det foreliggende regnskap avlegges som selskapets regnskap for 2014.
Btter at regnskapet er avlagto skal regnskapet til revisjon hos Bruli Revisjon AS.
Styret giør slikt vedtak under fonutsetning av at revisor ikke har merknader til det
fremlagte regnskapet:
1.
2.
Styret godkjenner regnskapet for 2014
Årets mindreforbruk, kr 53.429 tilføres disposisjonsfond.
SAK 03/15 LØNNSJUSTERII\G PR. 01.05.2015
Styret gjorde slikt enstemrnig vedtak:
Det gis et tillegg i lønn fra 01.05.2015 for selskapets ansatte tilsvarende rammen
kommuneoppgiøret for 2015.
26
i
Agder Sekretariat
Sekretariat for kontrolluwalg
SAK O4II5 ÅNSUELDING FOR.2015
Styret gjorde slikt enstemmig vedtak:
Årsmeldingen for 2014 vedtas.
Eventuelt
27
i
Agder