Innkalling
Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Arkivsak: 15/18 Møtedato/tid: 29.01.2015, kl. 13:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedeltakere: Geir Rostad (leder) Erik Snekvik Eldbjørg Røstvold Jorulf Gumdal Kristin Kjønsvik Forfall: Andre møtende: Torbjørn Brandt, kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (konsek) Kopi: Kontrollutvalgets varamedlemmer, Ordfører, Rådmann, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN), postmottak +HPQH kommune, postmottak RMN Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven § 31. Eventuelle forfall eller spørsmål om habilitet meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Brandt på telefon 930 65 722 eller e-post: [email protected] Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 22.01.15 Geir Rostad (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Brandt Konsulent, Konsek Sakliste 001/15 002/15 003/15 004/15 005/15 Referatsaker Sakbehandling og offentlighet i forvaltningen med søknad, tildeling av tomter m.m. Avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon. Årsmelding for kontrollutvalget 2014 Eventuelt Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.01.2015 Saksnr 001/15 Torbjørn Brandt 033, &17 15/18-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg KRD-Utsatt innsyn foreløpige revisjonsrapporter Fylkesmannen. Lovlighetskontroll - valg av kontrollkomite Ulovlig å legge ned kontrollutvalget Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat sammendrag Melding om politisk vedtak - Plan for selskapskontroll 2015-2016 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Ulovlig å legge ned kontrollutvalget, Kommunal rapport 28.11.14. 2. Ulovlig valg av kontrollkomité i Trondheim – lovlighetskontroll fylkesmannen 10.12.14. 3. Utsatt innsyn i foreløpige revisjonsrapporter, brev fra Kommunal – og moderniseringsdepartementet 19.12.14. 4. Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat – sammendrag 5. Melding om politisk vedtak - Plan for selskapskontroll 2015-2016 6. Kommunestyrets vedtak i sak 86/14 Handlingsplan 2015-2018/Årsbudsjett 2015. Kommunene Fylkeskommunene Fylkesmannsembedene Justisdepartementet NKRF Deres ref Vår ref Dato - 19.12.2014 Sanksjon og ikrafttredelse av endringer i kommuneloven og offentleglova I statsråd i dag, 19. desember 2014, sanksjonerte Kongen endringene i kommuneloven og offentleglova som Stortinget vedtok 2. desember 2014. Lovendringene trer i kraft 1. januar 2015. Endringene i kommuneloven gjelder § 39 a om innbyggerforslag og § 78 nr. 7 om revisors taushetsplikt. Endringen i offentleglova § 5 annet ledd innebærer at det gis mulighet for utsatt innsyn i foreløpige revisorrapporter. I det følgende gir vi en kortfattet beskrivelse av endringene. For øvrig er det lenket til utfyllende informasjon om lovendringene (lovproposisjonen og lovvedtaket) sist i dette brevet. Innbyggerforslag I medhold av kommuneloven § 39 a kan innbyggere fremme forslag til kommunestyret på visse vilkår. Det har hittil ikke vært spesifisert i loven hvilket organ som skal ta stillingen til om forslagene skal avvises. Endringen innebærer at kommunestyret selv må treffe avgjørelse om et innbyggerforslag skal avvises. I tillegg skifter ordningen navn fra innbyggerinitiativ til innbyggerforslag. Revisors taushetsplikt Endringen i kommuneloven § 78 nr. 7 om revisors taushetsplikt innebærer at revisor nå skal omfattes av forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt. Slik bestemmelsen har vært frem til nå, har revisor hatt taushetsplikt om alt vedkommende har fått kjennskap til under utførelsen av sitt oppdrag. Forvaltningsloven har en balansert avveining mellom beskyttelsesverdige og ikke-beskyttelsesverdige opplysninger, og sikrer at revisor har taushetsplikt om det som er nødvendig. Postadresse Postboks 8112 Dep NO-0032 Oslo [email protected] Kontoradresse Akersg. 59 http://www.kmd.dep.no/ Telefon* 22 24 90 90 Org no. 972 417 858 Kommunalavdelingen Saksbehandler Elisabeth Torkildsen Utsatt innsyn i foreløpige revisjonsrapporter Endringen i offentleglova § 5 annet ledd gir en ny hjemmel i offentleglova slik at det blir mulig å utsette offentlig innsyn i foreløpige revisjonsrapporter inntil den endelige rapport foreligger. Endringen innebærer ikke en innsnevring i selve innsynsretten i revisjonsrapporter; det er kun tidspunktet for når en kan få innsyn som endres. Lovproposisjonen finnes her: https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/Prop-113-L-20132014/id761455/ Innstillingen fra Kommunal- og forvaltningskomiteen finnes her: https://www.stortinget.no/no/Saker-ogpublikasjoner/Publikasjoner/Innstillinger/Stortinget/2014-2015/inns-201415-048/ Og lovvedtakene finnes her: https://www.stortinget.no/no/Saker-og-publikasjoner/Vedtak/Beslutninger/Lovvedtak/20142015/vedtak-201415-006/ https://www.stortinget.no/no/Saker-og-publikasjoner/Publikasjoner/Referater/Stortinget/20142015/141202/ Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Elisabeth Torkildsen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Navn Side 2 Adresse Postnr Poststed Fylkesmannen I Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Caroline Holm Juridisk enhet Trondheim Innvalgstelefon 73 19 91 54 kommune, Vår dato 10.12.2014 Deres dato 24.11.2014 Vår ref. (bes oppgitt ved svar) 2014/8990-323 Deres ref. 14154791/033 Bystyresekretariatet y_ Postboks 2300, Sluppen 7004 TRONDHEIM _x _ i. i z Vedtak i sak om lovlighetskontroll endringer for fremskrittspartiet Trondheim kommune 154/14 og 155/14 - bystyrevedtak og nyvalg av kontrollkomiteen - Det vises til brev av 30. oktober 2014 fra kommunestyrerepresentantene Byrkjef/ot, anmodning Morten Kokaas og Lil/ian D. Bromseth om lovlighetskontroll /' Trondheim (/ov/ighetsk/age). kommune, - Arne med Sakens bakgrunn Saken gjelder to avgjørelser i Trondheim kommune. Som følge av at Morten Kokaas meldte seg ut av Fremskrittspartiet og inn i Pensjonistpartiet, ba Fremskrittspartiets gruppeleder om endringer knyttet til blant annet hvem som er første vararepresentant til formannskapet, slik at Morten Kokaas ikke lenger skulle ha denne posisjonen. Bystyret vedtok 30. oktober 2014 at Morten Kokaas ikke lenger skulle være første vararepresentant til formannskapet samt andre endringer i personsammensetning i forskjellige utvalg. Bystyret vedtok samme dag nyvalg av kontrollkomiteen, der Morten Kokaas ble valgt som medlem. Kravet om lovlighetskontroll er begrunnet i at vedtaket er i strid med som vara til formannskapet for kommunelovens bestemmelser. Kokaas er valgt fire år, og han ønsker ikke å fratre. Dersom Kokaas er vararepresentant til formannskapet, kan han ikke velges til kontrollkomiteen. Klagen Lovlighetsklagen er underskrevet av tre kommunestyrerepresentanter. Klagen er først fremmet for kommunestyret innenfor en tre-ukers frist, jfr. kommunel. § 59 nr. 2 og forskrift om tidsfrist for krav om lovlighetskontroll (av 13.01.1993). Kommunestyret behandlet kravet om lovlighetskontroll i møte 20. november 2014. Der ble avgjørelsen som er påklaget opprettholdt, med 65 mot 2 stemmer. Klagen ble dernest oversendt til Fylkesmannen 24. november 2014. Lovlighetsklagen er etter dette fremmet på rett måte i samsvar med kommuneloven (koml.) § 59 nr. 1 og 2. og tidsfrist-forskriften. Rettslige utgangspunkter Fylkesmannens rettslige kompetanse Kommuneloven § 59 regulerer lovlighetskontroll med kommunale avgjørelser. Fylkesmannen er tildelt kompetansen etter delegasjon fra departementet, jfr. Embetsledelse og administrasjonsstab Kommunal- og samordningsstab Justis- og beredskapsavdellng Landbruk og bygdeutvikling Miljøvernavdeling Oppvekst- og utdanningsavdeling Sosial- og helseavdeling Telefaks 73 19 93 01 E-post: [email protected] Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974764350 2 rundskriv H-25/92. Formålet med en lovlighetskontroll erå være en sikkerhetsventil forå fjerne rettslig tvil omkring avgjørelser i kommunen. I tillegg er kontrollen begrunneti hensynettil effektiv måloppnåelse,individets rettssikkerhet og kommunens omdømme. Lovlighetskontrollen omfatter spørsmålet om innholdet i avgjørelsen er lovlig (materiell kompetanse), om saksbehandlingsreglene er fulgt (prosessuell kompetanse) og om den er truffet av personer med lovlig myndighet (personell kompetanse), jfr. § 59 nr. 4. Kontrollen må ta stilling til alle disse sidene ved avgjørelsen. En lovlighetskontroll vil ikke omfatte skjønnsmessige vurderinger. Kontrollen vil imidlertid omfatte alle alminnelige krav til forvaltningsavgjørelser, herunder ulovfestede forvaltningsrettslige prinsipper som for eksempel læren om myndighetsmisbruk. Dersom Fylkesmannen kommer til at avgjørelsen er ugyldig, skal avgjørelsen oppheves. Fylkesmannen har ikke kompetanse til å fatte ny avgjørelse ved lovlighetskontroll, bare til å oppheve den foreliggende avgjørelse dersom den er ugyldig, jfr. koml. § 59 nr. 4, 2. ledd. Når det gjelder feil ved saksbehandlingen gjelder det forvaltningsrettslige prinsipp om at det bare er feil som kan ha hatt innvirkning på vedtakets innhold som fører til ugyldighet. Fylkesmannens kompetanse gjelder uavhengig av hvilke grunner som er gjort gjeldende av kommunestyrets medlemmer. Rettsqrunnlaqet Kommuneloven i denne saken § 8 regulerer formannskapet. Det fremgår av § 8 nr. 2 at: «Medlemmer og varamedlemmer til formannskap eller fylkesutvalg velges for fire år av og blant medlemmene av kommunestyret eller fylkestinget. Valget holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg.>> Kommuneloven § 77 regulerer kontrollutvalget. valg av medlemmer til kontrollutvalget: Bestemmelsen nr. 1 til 3 gjelder 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 2. Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommunerådeller fylkesrådog ansatte i kommuneneller fylkeskommunen. 3. Kommunestyret medlemmer. Fylkesmannens og fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets vurdering Bystyrets vedtak i sak 154/14 Endringer for Fremskrittspartiet Kommunen har ved behandling av lovlighetsklagen vist til at vedtaket om nyvalg til formannskap og kontrollkomite er i tråd med innarbeidet praksis i Trondheim. Kommunen har vist til kommuneloven § 16.3, og lagt til grunn at bestemmelsen 3 får anvendelse også ved andre tilfeller enn ved uttreden, fordi bystyret til å velge medlemmer i så vel formannskap som kontrollkomite. står fritt Fylkesmannen bemerker at det fremgår av kommuneloven § 8 at medlemmer og varamedlemmer til formannskapet velges for fire år. Fylkesmannen er ikke enig med kommunen i at de har anledning til å omorganisere formannskapets sammensetning underveis i fireårsperioden. Tvert imot er bestemmelsens ordlyd klar på at de som er valgt til medlemmer og varamedlemmer er valgt for fire år. Bestemmelsen om formannskap har en annen utforming enn bestemmelsen som g`elder faste utvalg og komiteer (kommuneloven § 10), der kommunen har full radighet over hvilke faste utvalg og komiteer de vil opprette, og hvem som skal sitte i disse. Denne friheten over organiseringen underveis i valgperioden har ikke kommunen når det gjelder valg til formannskapet. Kommunen har vist til kommuneloven § 16 nr. 3, og uttalt anvendes i disse tilfellene for å beholde det enkelte forhold til tyngde i bystyret. at denne må partiets representasjon i Kommuneloven § 16 nr. 3 gjelder opprykk og nyvalg dersom et medlem trer endelig ut av nærmere angitte organer, herunder formannskapet. Hva som fører til endelig uttreden fra et folkevalgt organ reguleres av kommuneloven § 15. Her fremgår at den som taper valgbarheten til et organ, trer endelig ut av dette. Videre kan kommunestyret etter søknad frita den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. Det er også regler knyttet til suspensjon ved pågående rettsprosesser knyttet til enkelte straffbare forhold. Fylkesmannen vil innledningsvis trer endelig ut av organet. bemerke at § 16 nr. 3 gjelder dersom medlem Kokaas er ikke medlem, men varamedlem i formannskapet. Fylkesmannen mener videre at endringer i partitilhørighet ikke kan sammenlignes med uttreden. Kokaas vil fremdeles være medlem i bystyret, og det er ikke grunnlagfor å utvide området for § 16 nr. 3 slik at den også omfatter vern av enkeltpartiers representasjon og tyngde. Så lenge personen fremdeles er valgbar og ikke har søkt kommunestyret om og fått fritak fra vervet, kan kommunen fireårsperioden. ikke skifte ut vara-/medlemmer i formannskapet i Bystyret har videre vist til at når Kokaas byttet parti, oppsto det en situasjon strid med kommuneloven § 36 nr. 1 fordi Pensjonistpartiet da hadde sine to medlemmer på to ulike lister til formannskapet. i Kommuneloven § 36 nr. 1 gir regler for fremgangsmåten ved forholdsvalg. Det fremgår at valg foregår på grunnlag av på forhånd innleverte lister medforslag til kandidater. Partier eller grupperinger som er representert i det velgende organ, kan bare levere ett listeforslag hver. Kandidater fra et parti eller en gruppering kan bare føres opp på partiets eller grupperingens listeforslag, eller på en fellesliste som utgår fra flere partier eller grupperinger. Fylkesmannen er ikke enig i kommunens forståelse av bestemmelsen. Bestemmelsen har betydning for hvordan valg skal foregå, men den kan ikke tas til inntekt for at det skal gjøres nyvalg for eksempel dersom en person melder seg ut av et parti og dermed ikke lenger skal stå på partiets liste. Da valg til 4 formannskapet ble gjort i 2011 sto Kokaas på listen til Fremskrittspartiet. Det forhold at han senere har meldt seg inn i Pensjonistpartiet, medfører ikke at Pensjonistpartiet ved valget til formannskap i 2011 hadde sine medlemmer på forskjellige lister. Fylkesmannen viser til at formannskapets medlemmer og varamedlemmer skal velgesfor fire år. Det er ikke adgangtil å endre formannskapets personsammensetning underveis i fireårsperioden, med mindre et medlem/varamedlem endelig trer ut i løpet av perioden. Det er ikke tilfellet saken her. Bystyret har således fattet vedtak som det i henhold til i kommunelovenikke er adgangtil å fatte. Vedtaket må derfor ansesugyldig. Bystyrets vedtak i sak 155/14 - Nvvalcl av kontrollkomiteen Kommunestyret vedtok nyvalg av kontrollkomiteen, herunder at Morten Kokaas skulle være medlem i komiteen. Det fremgår av kommuneloven § 77 nr. 2 at medlem og varamedlem til formannskapet er utelukket fra valg til formannskapet. Kokaas ble i 2011 valgt til første vararepresentant til formannskapet. Som det fremgår av vurderingen over, er det ikke anledning til å foreta nyvalg til formannskapet med mindre medlemmet/varamedlemmet trer endelig ut. Dette innebærer at bystyret ved vedtaket om nyvalg av kontrollkomiteen har valgt et medlem i kontrollkomiteen som også er varamedlem til formannskapet, i strid med utelukkelsesbestemmelsen Valg av medlemmer kommuneloven i § 77 nr. 2. til kontrollkomiteen § 77 nr. 2, da det er valgt valgbar. Dette medfører at vedtaket er etter dette skjedd i strid med et medlem, Kokaas, som ikke er om nyvalg av kontrollkomiteen er ugyldig. Konklusjon Fylkesmannen har konkludert med at bystyret ikke hadde rettslig hjemmel til å vedta at Kokaas ikke lenger skulle være varamedlem til formannskapet. Som følge av dette hadde bystyret heller ikke rettslig hjemmel til å velge Kokaas til medlem av kontrollkomiteen. Fylkesmannen er etter dette kommet til at bystyrets vedtak i sakene 155/14 er 154/14 og ugyldige. De feil som er avdekket ved vedtakene, § 59 nr. 4 annet ledd. fører til at de må oppheves, jfr. kommuneloven Fylkesmannens vedtak kan ikke påklages etter forvaltningsloven. Avgjørelsen forutsettes gjort kjent for kommunestyrets medlemmer og berørte parter. Med hilsen Mari Mogstad direktør (e.f.) Trond Flydal underdirektør 5 Dette dokumentet Kopi: er elektronisk Morten Kokaas Lillian Dalager Bromseth Arne Byrkjeflot godkjent og har derfor ingen signatur. Ulovlig å legge ned kontrollutvalget Kontrollutvalget i Sarpsborg takker for seg fordi de ikke fikk innsyn i e-poster i en varslingssak. – Det er klart ulovlig å nedlegge sine verv i protest, mener jussprofessor. Samtidig får kontrollutvalget støtte for innsynskravet. Av Lisa Rypeng 28. november 2014 Det er unikt i norgeshistorien at et kontrollutvalg vingeklippes og knebles på denne måten, uttalte Martin Engeset (H), leder i kontrollutvalget i Sarpsborg, til Kommunal Rapport 13. november. Det er også unikt i norgeshistorien at alle medlemmene i et kontrollutvalg trekker seg fra vervene sine. Avgjørelsen ble tatt i rådhuset i Sarpsborg tirsdag kveld, melder Sarpsborg Arbeiderblad. Vi kom i en umulig situasjon hvor vi åpenbart ikke hadde tillit fra bystyret, sier utvalgsleder Martin Engeset (H) til Kommunal Rapport. Plikt til å fortsette Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt er klar på at kontrollutvalget ikke har lov til å trekke seg på denne måten. Han viser til at kommuneloven § 14 nr. 1 har som hovedregel at alle som har stemmerett ved kommunestyrevalget, har plikt til å ta imot valg til kontrollutvalget. Den som er valgt til et slikt verv, har rettslig plikt til å fungere i dette for hele valgperioden og delta i alle møter så langt det ikke foreligger gyldig forfall (se kommuneloven § 40 nr. 1). Fritak fra vervet kan bare gis for det enkelte medlem etter søknad, og bare der vedkommende «ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet». Det er klart ulovlig å nedlegge sine verv i protest, slik kontrollutvalget vel gjør her, sier Bernt til Kommunal Rapport. Engeset mener dette er juridiske spissfindigheter og tar Bernts kommentar med stor ro. Han gjentar at kontrollutvalget ikke har grunnlag til å fortsette uten bystyrets tillit, og ber bystyret velge nytt kontrollutvalg. Ukultur i kommunen Samtidig gir jussprofessoren kontrollutvalget sin støtte i spørsmålet som utløste protestaksjonen». Han er svært kritisk til at bystyret legger til rådmannen å vurdere, og sette skranker for kontrollutvalgets undersøkelser. Det er svært problematisk å tillegge rådmannen kompetansen til å avgjøre hva kontrollutvalget har tilstrekkelig behov for å se, uttaler Bernt til Sarpsborg Arbeiderblad. Det var i vår at bystyret ga kontrollutvalget oppgaven med å undersøkte ytringsfrihetens kår og ukultur blant ansatte i kommunen. Deretter nektet samme bystyret, etter innstilling fra rådmannen, innsyn i dokumentene som utvalget mener kan gi svar på spørsmålet: E-poster og datafiler knyttet til seks kommuneledere. Vi har fått tips fra enkeltansatte som gjør at vi har grunn til å tro at det er en ukultur knyttet til ytringsfriheten blant ansatte i deler av Sarpsborg kommune. Da opplever vi det som vanskelig og uholdbart at bystyret plutselig ombestemmer seg og ikke lar oss sluttføre arbeidet, uttalte Engeset til Kommunal Rapport 13. november. Han mener bystyrets vedtak vitner om mistillit til utvalget, noe varaordfører Linda Marie Engsmyr (Ap) avviser. Grove påstander Det er e-posten til til sammen seks kommuneledere kontrollutvalget søkte innsyn i. Bakgrunnen for innsynskravet er påstander fra sju anonyme ansatte som beskriver et «terrorvelde» i kommunens øverste ledelse når det gjelder muligheten til å uttale seg kritisk om kommunen. Ansatte skal videre ha fortalt lokalpolitikere om ansatte som opplevde mobbing og trakassering fra sin arbeidsgiver, og som ble truet med oppsigelse for kritiske ytringer. Rådmannen satte foten ned for innsynskravet, og sendte saken videre til bystyret. Rådmann Unni Skaar har tidligere forklart til Kommunal Rapport at rådmannen har tatt tak i personalsakene. Det har vært flere møter mellom tillitsvalgte og ledelse på flere nivå, og kommunen har gått gjennom sine varslingsrutiner. Rådmannen har ikke funnet brudd på arbeidsavtaler eller arbeidsmiljøloven. Ikke mandat Skaar mener kontrollutvalget ikke har mandat og rettslig grunnlag for innsyn i e-postene og datafilene, fordi det ikke er snakk om offentlige dokumenter. De er personlige. Dermed omfattes de av forskrift om personopplysningslovens kapittel 9, som regulerer arbeidsgivers innsynsrett. Hovedregelen er at arbeidsgiver ikke kan kreve innsyn i ansattes e-postkasse og datafiler – med mindre det er nødvendig. Hun viser til en uttalelse fra Datatilsynet, som mener behovet for innsyn er tvilsomt. Det avgjørende er ifølge tilsynet om innsyn i de ansattes e-poster mv. er nødvendig for at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre oppgaven den er satt til. «Etter vårt syn har rådmannens innstilling gode grunner for seg. Sentralt fra vårt perspektiv er at behovet for innsynet framstår som tvilsomt – både med tanke på hvilke holdepunkter man har for at de aktuelle områdene inneholder relevant informasjon og om saksforholdets karakter kan forsvare et innsyn – og at kontrollutvalgets mandat er usikkert», skriver Datatilsynet. Datatilsynet tar feil Innstillingen fra rådmannen og uttalelsen fra tilsynet danner grunnlaget for bystyrets vedtak om å be kontrollutvalget avslutte sine undersøkelser. Et grunnlag som ifølge jussprofessor Jan Frithjof Bernt har klare svakheter. Etter Bernts oppfatning tar Datatilsynet og rådmannen feil. Kontrollutvalgets krav om innsyn etter kommuneloven § 77 er ikke urimelig, mener han. Kontrollutvalget kan etter denne hjemmelen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Til Sarpsborg Arbeiderblad forklarer han tirsdag at personopplysningsloven ikke begrenser innsynsrett etter offentlighetsloven, forvaltningsloven eller annen lovbestemt rett til innsyn i personopplysninger. I begrunnelsen heter det videre: – Datatilsynet synes å bygge på en vurdering av «behovet for innsynet», idet man legger avgjørende vekt på «hvilke holdepunkter man har for at de aktuelle områdene inneholder relevant informasjon og om saksforholdets karakter kan forsvare et innsyn». Man legger også til grunn at «kontrollutvalgets mandat er usikkert», uten at det framgår hva det er man refererer til og hva tvilsomheten består i. Man finner derfor at rådmannens innstilling, om at utvalget ikke skal gis innsyn i «personlige rom» på datamaskinen, har «gode grunner for seg». Dette betyr altså at man legger til rådmannen å vurdere, og sette skranker for, kontrollutvalgets undersøkelser. Det er svært problematisk, både ut fra kontrollutvalgets mandat generelt – å føre kontroll med særlig den tilsatte administrasjon, sakens tema – som etter hva jeg forstår er om det er praksis for en rettslig sett sterkt problematisk knebling av kritikk fra de tilsatte, og ut fra lovens ordlyd, der det sies tydelig at «Kontrollutvalget kan .., uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.» Det er på denne bakgrunn svært problematisk å tillegge rådmannen kompetanse til å avgjøre hva kontrollutvalget har tilstrekkelig sterkt behov for å se. Ingen konklusjon fra Datatilsynet Ifølge Andreas Hobæk i Datatilsynet er det snakk om komplisert juss og skinnuenighet. Han sier han er enig med Bernt i at det ikke er opp til rådmannen å avgjøre hva kontrollutvalget har tilstrekkelig sterkt behov for å se. Det ligger til kontrollutvalget å vurdere om dette er nødvendig og proporsjonalt, men det er også opp til rådmannen å vurdere personvernet for ansatte. Rådmannen må ha rett til å protestere, og ikke helt uten videre bøye av for kontrollutvalgets krav, sier Hobæk. Han avviser at Datatilsynet har konkludert i spørsmålet om innsyn var nødvendig og proporsjonalt. Det vi har sagt er at det skal veldig sterke grunner til at innsyn i ansattes e-poster skal være nødvendig, og vi har stilt spørsmål ved om det virkelig er nødvendig og proporsjonalt her, sier han, og legger til: Det ligger ikke til Datatilsynet å ta stilling til dette. Vi kjenner ikke til saken godt nok. Til syvende og sist er det i kommunen avgjørelsen om innsyn må tas. Hadde dere all informasjonen tilgjengelig da dere vurderte spørsmålet? Nei, vi hadde begrenset informasjon om saken, og har derfor heller ikke truffet noen form for avgjørelse. At vi har stilt spørsmål ved om det virkelig kan være legitimt å gjennomføre innsyn i denne saken, er ingen konklusjon om at det ikke er lov. Evaluering Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat Desember 2014 Engaging title in Green Descriptive element in Blue 2 lines if needed Second line optional lorem ipsum B Subhead lorem ipsum, date quatueriure 1 Forord Denne rapporten omhandler en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat, og er utført på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Siktemålet med oppdraget er å styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen. Dette skal videre kunne danne grunnlag for en eventuell vurdering av regelverk og for utvikling av nye tiltak. Ved Deloitte har arbeidet vært ledet av Birte Bjørkelo (prosjektleder), mens Øyvind M. Berge og Line M. Johansen har vært prosjektmedarbeidere. Rapporten er forfattet av de tre i fellesskap. Stein Ove Songstad har vært ansvarlig partner for oppdraget som i sin helhet er utført i 2014. I forbindelse med evalueringen er det mange som fortjener en stor takk. Først og fremst ordførerne, rådmennene, kontrollutvalgslederne og kontrollutvalgssekretærene som velvillig stilte opp for intervju i de syv kommunene hvor vi gjorde dybdeundersøkelser. En like stor takk rettes til rådmennene, kontrollutvalgslederne og kontrollutvalgssekretærene som besvarte våre spørreundersøkelser. Vi vil videre takke deltakerne på evalueringsseminaret for nyttige innspill underveis i arbeidet. Ved Deloitte ønsker vi å takke Gunnar Husabø og Gunnar Hoff for verdifulle kommentarer og nyttige innspill underveis i arbeidet med rapporten. Deloitte, desember 2014 Stein Ove Songstad (ansvarlig partner) 2 3 Sammendrag Denne rapporten omhandler en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat, og er utført på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Siktemålet med oppdraget er å styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen. Det er gjennomført tre spørreundersøkelser (til rådmenn, kontrollutvalgsledere og –sekretærer), og det er foretatt 23 intervjuer i syv utvalgte kommuner. Det er videre gjennomgått dokumenter vedrørende kontrollutvalgets arbeid i disse kommunene. Den kommunale egenkontrollen og kontrollutvalgenes organisering Den kommunale egenkontrollen har de siste tiårene fått økt betydning. Fra ny kommunelov i 1992 der det ble stilt krav om at alle kommuner skal ha et kontrollutvalg, via en egen kontrollutvalgsforskrift i 2004, og frem til i dag hvor det anslagsvis bestilles rundt 750 forvaltningsrevisjoner og 225 selskapskontroller i året. Etter 2008 har det vært en økning både nominelt og reelt i midlene kommunene benytter på kontroll og revisjon. Denne økningen er likevel moderat. Utgiftene er stabile om man justerer for den generelle veksten i kommunenes brutto driftsutgifter. Kontrollutvalgene består i stor grad av politikere med lang erfaring. Flertallet av kontrollutvalgsledere har lengre kommunestyreerfaring enn en gjennomsnittlig kommunestyrepolitiker. Mens halvparten av kontrollutvalgslederne var uten kommunestyrerfaring i 1998 er det i dag bare et mindretall (15 prosent) som ikke har erfaring fra kommunestyret. Likevel betraktes kontrollutvalgene som en lite attraktiv posisjon av flere folkevalgte. Samtidig viser vår evaluering at det er høy gjenvalgsprosent og stort engasjement i kontrollutvalgene. Vi finner at gjenvalgsprosenten i dag er like høy for kontrollutvalgene som for kommunestyre og formannskap. Dette indikerer at kontrollarbeidet trolig engasjerer når man først har trådt inn i utvalget. Kontrollutvalgene har også i gjennomsnitt økt antall medlemmer siden forrige valgperiode. I dag er det i gjennomsnitt rundt 4,5 medlemmer i et kontrollutvalg. De mellomstore og store kommunene har fem medlemmer eller flere, mens mange småkommuner fortsatt har tre medlemmer. Nesten alle kontrollutvalg har minst ett medlem som er valgt blant kommunestyrets representanter. Dette viser at det har hatt en effekt å regelfeste kommunestyrerepresentasjon. Kontrollutvalgsleder blir som regel valgt fra «opposisjonen» i kommunestyret. Bare seks prosent av kommunene har valgt en kontrollutvalgsleder fra samme parti som ordfører. 3 5 Overordnet analyse – sentralt både for valg av prosjekt og ellers i den kommunale egenkontrollen. Nesten alle kontrollutvalg har en plan for forvaltningsrevisjon, og et klart flertall har også en plan for selskapskontroll. Disse planene er i de aller fleste kommuner tuftet på en overordnet analyse av risikoforhold i vedkommende kommune. Rundt halvparten av kontrollutvalgene oppdaterer analysen og planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll underveis i valgperioden. Selv om vi finner betraktelige variasjoner i utforming og omfang av overordnet analyse, opplever et klart flertall av kontrollutvalgslederne at analysen gir tilstrekkelig informasjon til å velge ut og prioritere forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Det går videre fram at tre fjerdedeler av kontrollutvalgene i stor grad utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i overordnet analyse, mens drøyt halvparten gjorde det samme når det gjelder plan for selskapskontroll. I denne sammenheng må det påpekes at det først midt i inneværende valgperiode ble et krav om at det skal utføres en overordnet analyse for selskapskontroll. Planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll blir i hovedsak vedtatt av kommunestyret med den prioritering av prosjekter som foreslås av kontrollutvalget. Et klart flertall oppgir at kommunestyret ikke gjorde noe endringer når de behandlet planene. De fleste kontrollutvalgene følger rekkefølgen som er satt i planene, til tross for at så å si alle har mandat fra kommunestyret til å gjøre endringer underveis i perioden. Litt over halvparten av rådmennene som har kjennskap til overordnet analyse som er utarbeidet av kontrollutvalget, mener den gir en god oversikt over risikoområdene i kommunen. I en drøy tredjedel av kommunene benytter administrasjonen kontrollutvalgets overordnede analyse i sitt internkontrollarbeid. Særlig er det de rådmennene som ble involvert i arbeidet med overordnet analyse som benytter den i internkontrollarbeidet. Moderat vekst i antall prosjekter – men betydelige variasjoner mellom kommunene Vi anslår at det har vært en vekst i antall forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjekter som kontrollutvalgene gjennomfører. Når det gjelder selskapskontroll anslår vi en dobling fra perioden 2006-2008 frem til i dag. Utgangpunktet var imidlertid beskjedent med rundt 0,2 per kommune i 2006-2008, og 0,5 unike prosjekt i gjennomsnitt per kommune i 2013. Når det gjelder forvaltningsrevisjon er det også trolig en vekst, og vi anslår 1,7 prosjekter i gjennomsnitt per kommune i 2013. Samtidig er det betydelige variasjoner mellom kommuner. Én av fem kommuner har i inneværende periode ikke gjennomført årlig forvaltningsrevisjon. Det er også en femtedel av kommunene som har under 100 000 kroner i årlig budsjett til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Til tross for at mange kontrollutvalg har begrensede ressurser, er det bare åtte prosent av kontrollutvalgslederne som mener at budsjettet ikke er tilstrekkelig til å gjennomføre nødvendige forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Faktorene flest kontrollutvalgsledere mener er viktig for å få gjennomført forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller, er revisors kompetanse og revisors gjennomføringsevne. Nesten halvparten av kontrollutvalgslederne kjenner ikke til omfanget til et typisk forvaltningsrevisjons- eller selskapskontrollprosjekt, verken i timer eller kroner. Basert på svarene til de kontrollutvalgsleder som har kjennskap til ressursbruken, samt andre undersøkelser, anslår vi at et «normalt» forvaltningsrevisjonsprosjekt er på i underkant av 300 timer. Det er imidlertid store variasjoner i omfang. 4 6 Til tross for at de fleste kontrollutvalgslederne oppfatter kvaliteten på gjennomførte forvaltningsrevisjoner som høy, viser en gjennomgang av tjue tilfeldige rapporter varierende kvalitet. Rådmenn er mer kritisk til kvaliteten enn kontrollutvalgslederne, men også blant rådmenn oppfatter et klart at flertall kvaliteten på forvaltningsrevisjonsrapporter er høy. Forvaltningsrevisjonsrapportene vi har gjennomgått oppfyller i all hovedsak de formalkrav som standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001) stiller til rapportene, med noen unntak. De senere års kvalitetskontroller utført av Den norske Revisorforening (DnR) og Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) viser også at de kontrollerte medlemsbedriftene i all hovedsak gjennomfører forvaltningsrevisjoner i tråd med kravene i RSK001. Av kvalitetskontrollene går det frem at det de siste årene ikke er rapporter som har fått «ikke godkjent», men at flere er «godkjent med merknad». Utførelsen av selskapskontroller synes gjennomgående å bli vurdert som dårligere enn for forvaltningsrevisjon. Det er også en god del uklarheter knyttet til hvordan selskapskontroller skal gjennomføres, og i praksis er det et utydelig skille mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjoner av selskap. Dette innebærer at det gjennomføres forvaltningsrevisjoner av selskap uten at RSK 001 følges, og av kontrollutvalgssekretærer som ifølge regelverket ikke skal gjennomføre revisjonsoppgaver for kommuner de er sekretær for. Vi foreslår at det bør utarbeides tydeligere retningslinjer for gjennomføring av selskapskontroll, og at det bør vurderes om også selskapskontroller (eierskapskontroller) skal omfattes av standard for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er viktige verktøy for kontroll og læring i forvaltningen Så å si alle kontrollutvalgslederne, og et klart flertall av rådmennene, oppfatter at forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er en viktig del av kommunens egenkontroll. Det går også frem at rapportene bidrar både til bedre internkontroll og til læring og forbedring i forvaltningen. Hvordan rådmennene blir involvert i overordnet analyse, og hvordan de opplever revisjonsprosessen, revisjonens kompetanse og kvaliteten på rapportene, har betydning for læringseffekten. De fleste kontrollutvalg baserer sine planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på risikoforhold avdekket i overordnet analyse. Kontrollutvalgets bestilling av prosjekter er i all hovedsak forankret i planene. Revisor anbefaler i de fleste rapporter tiltak som kommunen bør gjennomføre. Videre blir tiltakene som revisor anbefaler i all hovedsak vedtatt av kontrollutvalget. Kommunestyret fatter (vanligvis) vedtak i samsvar med kontrollutvalgets innstilling, og rådmannen blir som regel bedt om å gjennomføre de tiltak som fremgår av rapporten. Nesten alle kontrollutvalg oppgir at de påser at administrasjonen følger opp kommunestyrets vedtak, og så å si alle rådmenn fremholder at de alltid eller som oftest følger opp vedtatte tiltak. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller har slik stor betydning for hvilke endringstiltak forvaltingen skal gjennomføre. Dette innebærer at kvaliteten på arbeidet med overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse er avgjørende for at en velger de rette forvaltningsrevisjons- og selsapskontrollprosjektene, og dermed retter oppmerksomheten mot de områder i kommunen hvor det er størst behov for kontroll og forbedring. Det at prosjektene oppfattes som relevante er også viktig for om rådmennene opplever at forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjektene fører til læring og forbedring i forvaltningen. 5 7 Pressen sjelden tilstede Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er en del av den folkevalgte kontrollen av forvaltningen, og skal bidra til å skape tillit blant innbyggerne til at kommunen forvalter og kontrollerer ressursene på en tilfredsstillende måte. Rapportertene er derfor av offentlig interesse. Undersøkelsen viser likevel at pressen sjelden er tilstede på kontrollutvalgsmøtene. Samtidig gjøres de aller fleste rapporter tilgjengelige for media/offentligheten gjennom en eller annen publiseringskanal. De aller fleste rapporter gjøres tilgjengelig gjennom kommunens saksbehandlingsarkiv og saklister til politiske møter. I tillegg anslår vi at rundt en tredjedel av gjennomførte forvaltningsrevisjoner er tilgjengelig gjennom Norges Kommunerevisorforbunds (NKRF) register over forvaltningsrevisjonsprosjekter. Selv om pressen ikke er tilstede viser denne rapporten at kontrollutvalgssaker ofte blir omtalt i media. Høringer – vid forståelse og liten utbredelse Denne undersøkelsen viser at begrepet «høring», i kontrollutvalgssammenheng, i praksis blir brukt om aktiviteter som strekker seg fra orienteringer/redegjørelser fra administrasjonen til granskninger av begivenheter hvor det er mistanke om straffbare handlinger. Fellesnevneren for når begrepet høring brukes, er at det er en gjennomfører en kontroll ved muntlig utspørring/redegjørelse for kontrollutvalget. Selv om vi legger til grunn en vid definisjon av hva en høring er, anslår vi at maksimalt fem prosent av kontrollutvalgene har gjennomført høringer. Erfaringene fra, og holdningene til høringer varierer. Høringer blir beskrevet både som «ressursbesparende» og «arbeidskrevende». På den ene siden mener enkelte at høringer er bra fordi det bidrar til «åpenhet», mens andre mener det bare skaper «unødvendig støy» med mer fokus på prosess enn sak. Felles for alle er at man ønsker nasjonale retningslinjer dersom høringer er en kontrollform de kommunale kontrollutvalgene skal ha adgang til å benytte. Det kan stilles spørsmål om det er behov for å gjennomføre høringer i kontrollutvalgene. Funnene fra denne evalueringen gir ikke entydige svar på dette. Det som likevel er tydelig er at dersom en skal bruke høring som et kontrollverktøy, er det et behov for å utarbeide sentrale føringer for hvordan slike høringer skal gjennomføres. Slike retningslinjer bør tydeliggjøre hvilke krav som stilles til offentlighet, eventuell lukking av et møtet, hvem som kan kalles inn og hvilke rettigheter den enkelte har. Det er også et behov for å tydeliggjøre krav til dokumentering av prosessen og hvordan den eventuelt skal følges opp i etterkant. Det vil også være avgjørende at det blir etablert et tydelig skille mellom høring og andre verktøy som kontrollutvalget kan benytte, slik som for eksempel orienteringer, forvaltningsrevisjon, gransking. Dette vil etter vår vurdering kreve en smalere definisjon av høring enn det som har vært forståelsen frem til i dag. Kontrollutvalgssekretariatene – like, men ulike Selv om vi kategoriserer de 58 kontrollutvalgssekretariatene i fem «hovedmodeller», dominerer kommunale samarbeidsløsninger. Åtte av ti kontrollutvalg benytter interkommunale selskap eller samarbeid for sekretariattjenester. Markedet er videre dominert av store aktører og tjue av virksomhetene betjener 70 prosent av kommunene. Det er samtidig også mange små sekretariater, og rundt halvparten av sekretariatene består av bare én ansatt. I gjennomsnitt har sekretariatene ansvar for i overkant av syv kontrollutvalg. I tidligere gjennomganger av sekretariatordninger har det blitt påpekt at noen kontrollutvalgssekretariater er organisert på en måte som ikke er i tråd med kravene i regelverket til sekretariatets uavhengighet fra kommunens administrasjon eller revisor. Det 6 8 er i dag færre kommuner hvor dette er tilfelle. Likevel finnes det fortsatt forekomster av ordninger det er grunn til å stille spørsmål om ordningen er i tråd med regelverket. Denne undersøkelsen viser at kontrollutvalgssekretariatene i hovedsak har tre roller: «saksbehandler», «utreder» og «administrator», men at balansen mellom rollene varierer. Alle sekretariatene er «administratorer», og en betydelig andel av sekretariatene fungerer som «saksbehandler» ved å gi egne vurderinger i saksfremstillinger. Det er også noen som fungerer som «utreder» for sine kontrollutvalg, ved at de utfører overordnet analyse, selskapskontroll eller andre oppdrag basert på bestillinger fra utvalget. Selv om så å si alle kontrollutvalgslederne er fornøyd med eget sekretariat, viser evalueringen store variasjoner mellom sekretariatene både når det gjelder hvor mye tid som benyttes på utvalgene og hvilke oppgaver som utføres. Vi anbefaler i denne sammenheng tydeligere nasjonale føringer for hva det må forventes at sekretæren gjør for kontrollutvalget. 7 9 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.no for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. This communication contains general information only, and neither Deloitte AS nor Deloitte Advokatfirma AS is, by means of this publication, rendering professional advice or services and shall not be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2014 Deloitte AS 8 Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS Kongensgt 9 Postuttak 7004 TRONDHEIM Saksnr. 14/2082-6 Arkivkode 210 Avd/Sek/Saksb HK/RÅD/LME Deres ref. Dato 28.11.2014 MELDING OM POLITISK VEDTAK - PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL I HEMNE KOMMUNE 2015 - 2016 Kommunestyret behandlet i møte 25.11.2014 ovennevnte som sak nr. 75/14. Følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll 2015-2016, med følgende prioriterte prosjekter: 1. Hamos Forvaltning IKS 2. Bomvegselskap E39 Øysand Thamshamn AS 3. Revisjon Midt-Norge IKS 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å kunne foreta endringer i planperioden. 3. Kontrollutvalget fordeler ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innenfor ressursrammen avsatt til dette formål. Med vennlig hilsen Hemne kommune Liv Mary Berdal Engvik saksbehandler dir. innv. 72460118 li v.mary. engvik@ hemne.k ommune. no Kopi til: Rådmann TAA Torger Aarvaag Postadresse Trondheimsveien 1 7200 Kyrksæterøra Besøksadresse Trondheimsveien 1 7200 Kyrksæterøra Telefon 72 46 00 00 Telefax: 72 46 00 01 Bankgiro 4312.07.53496 Organisasjonsnr. 940 158 893 E-post / Internett [email protected] www.hemne.kommune.no Sakbehandling og offentlighet i forvaltningen med søknad, tildeling av tomter m.m. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.01.2015 Saksnr 002/15 Torbjørn Brandt 047, &58 15/27-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om kommunens praksis og rutiner ved saksbehandling og saksbehandlingstider ved søknader om kjøp av tomt, herunder status for Støllia byggefelt, samt offentliggjøring av dokumenter, herunder hjemmelsbruk når kommunen unntar dokumenter offentlighet ved neste møte. Vedlegg Hemne prosjekt AS - kjøp av tomter i Støllia Svar - Hemne prosjekt AS kjøp av tomter i Støllia Oversikt Ledige tomter, datert 12.2.2014 Oversikt ledige tomter, udatert Saksutredning Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 30/14. Kontrollutvalget ber sekretariatet undersøke rutiner ved kommunens journalføring og dokumenthåndtering i forbindelse med søknad, tildeling m.m. av tomter. Sekretariatet tar utgangspunkt i forvaltningsloven og offentleglova og deretter sammenholder sekretariatet bestemmelsene i disse lovene opp mot de oplysningene sekretariatet har funnet ved gjennomgang av postlisten til Hemne kommune. Offentleglova og forvaltningsloven Dokumentoffentlighet reguleres av offentleglova. Loven gjelder for kommunen, jf. § 2 bokst. a. Formålet med loven er å legge til rette for at det offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig for å styrke informasjon- og ytringsfriheten, demokratisk deltakelse og rettssikkerheten for den enkeltem, tilliten til det offentlige og kontroll fra allmennheten, jf. offentleglova § 1. Hovedregelen for dokumentoffentlighet er at saksdokument, journaler og lignende register for organet er åpne for innsyn dersom ikke noe annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov, jf. § 3. Unntak fra hovedregelen må hjemles i lov og her kreves det nøyaktig lovhenvisninger med både paragraf, ledd og/eller bokstav eller nummer. Det skal gå klart frem av lovhenvsiningsen hvilken bestemmelse unntaket hjemles i. Et av unntakene er bestemmelsen om utsatt offenlighet. Kommunen kan bestemme at det i en enkelt sak skal gis innsyn på et senere tidspunkt som ledd i saksforberedelsene enn det som følger av bestemmelsene §§ 3 og 4. Vilkårene for dette er at dokumentet gir et direkte misvisende bilde av saken og at innsyn derfor kan skade klare samfunnsmessige eller private interesser, jf. § 5 Dersom hensynet til vesentlige private eller offentlige tilsier, kan innsyn i et dokument utsettes til det har blitt kunngjort til den det angår eller til det tidspunktet hvor dokumentet offentliggjøres, jf. § 5 andre ledd. Ved behandling av saker er det forbud mot forskjellsbehandling mellom sammenlignbare tilfeller eller å avtale enerett på tilgang til informasjon, jf. § 6. Kommunen har plikt til å føre journal etter reglene i arkivloven med forskrifter, jf. § 10 første ledd. Kommunen kan velge å gjøre dokumentene allment tilgjengelig, med unntak for opplysningar som er underlagt taushetsplikt. Denne bestemmelsen gir derfor ikke hjemmel til å pålegge et organ å føre elektronisk journal, men velger kommunen å først føre elektronisk journal gjelder forskriften for alle dokument, jf. § 10 tredje ledd. Taushetsbelakte opplysninger, opplysninger som er omfattet av § 9 i forskriften, opplysninger som er nevnt i personopplysningslova § 2 nr. 8, fødselsnummer, personnummer og lignende er blant de opplysninger som ikke skal gjøres tilgjengelig for allmennheten, jf. forskriften § 7. Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om noens personlige forhold, eller tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 og 2. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger, jf. forvaltningsloven § 13 tredje ledd. Taushetsplikt etter § 13 er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, f.eks. når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder, jf § 13 a Det kan gjøres unntak for eksamensdokument, forskingsopplysningar og fødselsnummer m.m., jf. § 26 4 ledd. Opplysninger om fødselsnummer og lignende identifikasjonsnummer er normalt ikke underlagt taushetsplikt som «noens personlige forhold» etter § 13, se denne bestemmelsens annet ledd første punktum. I noen situasjoner kan slike opplysninger likevel være underlagt taushetsplikt ved bestemmelser i særlover, jf. for eksempel barnevernloven § 6-7. Det er også fastsatt i offentlegforskrifta § 7 at fødselsnummer, personnummer og nummer med tilsvarende funksjon ikke skal gjøres tilgjengelig på Internett. Unntaket fra den alminnelige innsynsrett etter offentleglova er begrunnet i behovet for å vanskeliggjøre tilgang til slike nummer. Fødselsnummer har i dag en viktig og legitim funksjon for å identifisere enkeltmennesker, både for private og offentlige aktører. Slike nummer kan derfor ikke underlegges alminnelig taushetsplikt. Men kjennskap til en persons fødselsnummer er ofte utgangspunktet for såkalt identitetstyveri, der personer blant annet har hentet ut andres post, opprettet abonnement og stiftet gjeld i andres navn, og det kan også gi tilgang til personlig informasjon om andre. Selv om fødselsnummer ikke skal aksepteres som legitimasjon, er det derfor et klart behov for å kunne unntak fra den alminnelige retten til innsyn i dette. Et dokument som inneholder taushetspliktbelagte opplysninger, vil likevel kunne legges ut på nettet hvis man kan skjerme disse effektivt ved sladding. Når unntak fra innsyn kan gjøres gjeldende skal kommunen vurdere å gi helt eller delvis innsyn. Spesielt dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak, dette følger av prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova § 11. Forhold i Hemne kommune Forhold som trekkes frem her har fremkommet etter søk i kommunens postliste av dokumenter som gjelder søknad om kjøp av tomt , tildeling, tilsvar m.m. i denne Sekretariatet har undersøkt dokumenter journalført etter 14.6.2012. Oversikt over byggeklare tomter som er ledige finnes 2 steder på kommunens hjemmesider, h.h.v. http://hemne.kommune.no/wwfile/94712/ledige_tomter.pdf og http://www.hemne.kommune.no/wwfil/4771/4771 Oversiktene er også vedlagt dette saksfremlegget. Førstnevnte lenke til oversikt over byggeklare tomter er datert 12.2.2014. En annen oversikt, som ikke er datert, viser flere ledige tomter på samtlige byggefelt. Sistnevnte oversikte viser flere ledige tomter på samtlige byggefelt, noe som kan bety at denne er av tidligere dato enn 12.2.2014. Sekretariatet vil trekke frem Støllia byggefelt. Støllia har h.h.v. ingen og 9 ledige tomter i de to oversiktene. Selv om det er uklart hvilken som gjelder, bør postlisten vise enten 9 journalførte søknader på tomtene og/eller 9 tilbakeskjøtinger til kommunen, enten som følge av at søker ikke har betalt refusjonsbeløp, tilknytningsavgift VA, pris tomtegrunn samt andre gebyrer eller at tomten ikke har blitt bebygd innen 2 år, jf. kommunens egne betingelser for kjøp av tomt. Foruten én søknad om kjøp av Støllia nr. 18 kan sekretariatet ikke finne søknader om kjøp av andre tomter i Støllia ved gjennomgang av postlisten. Sekretariatet fant korrespondanse vedrørende kjøp av tomter i støllia gnr 102/BNR 615-656 og 660. Sekretariatet viser til vedleggene for ytterligere detaljer. Sekretariatet kan ikke finne journalførte dokumenter som viser at Hemne Prosjekt AS har gått gjennom ordinær søkeprosess for hver av tomtene. Verken tilsvar, faktura har blitt journalført i denne forbindelse. Eksempler på saksbehandlingstid og at dokumenter unntas offentlighet. Sekretariatets stikkprøver viser at saksbehandlingstiden går ofte ut over de 14 dager som er oppgitt saksbehandlingstid på kommunens hjemmesider. Videre er hjemmelsbruken når dokumenter unntas offentlighet, ufullstendig. Eksempler som kan trekkes frem er: Tomt på totland nr. 5 som ble søkt 26.07.2013 og hvor svar ble gitt 20.6.2014 Tomt på eide nr. 20 som ble søkt 11.2 2014 og hvor svar ble gitt 20.5.2014. Søknad om kjøp av Støllia nr. 18, enda ikke besvart. Dokumentet er for øvrig unntatt off. med hjemmel i ofl.§ 26, jf. forvaltningslovens § 13. Det fremstår som uklart for sekretariatet hvorfor dokumentet er unntatt offentlighet, spesielt med hjemmel i § 26. Bestemmelsen har flere ledd, og hvilket som påberopes er ikke oppgitt. Sekretariatet vurderer det som sannsynlig at det er siste ledd og at dokumentet innholder fødselsnummer som kan være årsak til denne henvisningen. Sekretariatet vil i denne sammenheng minne om hovedregelen i forvaltningslovens § 13 tredje ledd. Det er mulig at en annen hjemmel skulle vært benyttet og at dokumentet er unntatt offentlighet er kurant. Av det sekretariatet kjenner til fra andre søknader har ikke disse vært unntatt tidligere med denne henvisning. Tomt på Totland nr. 2 som ble søkt 06.08.2012 og hvor svar ble gitt 12.10.2012 Ofte benyttes henvisning ofl. § 13, jf. fvl.§ 13, denne henvisningen er ufullstendig, og saksbehandler bør angi hvilket ledd i forvaltningslovens bestemmelse som hjemler at dokumentet unntas offentlighet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet har gjennomført en undersøkelse av kommunes postliste og har ikke gjennomført andre undersøkelser. Sekretariatet kan derfor ikke konkludere entydig hvorvidt kommunens praksis ikke er i henhold til gjeldende lover og bestemmelser. Etter sekretariatets gjennomgang av postlisten er det likevel grunnlag for å stille spørsmål ved hjemmelsbruken i noen tilfeller hvor dokumenter unntas offentlighet. Videre er det grunnlag for å stille spørsmål om forvaltningslovens bestemmelser og kommunens egne rutiner ved saksbehandling av søknader og tildeling av tomter har blitt fulgt. Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å be rådmannen orientere om de nevnte forhold i neste møte. Til: Torger Aarvaag Roar Kjerstadmo Kopi til: 11/1105-8 L83 HK/TEKN/JTN 04.09.2013 HEMNE PROSJEKT AS KJØP AV TOMTER I STØLLIA GNR 102 BNR 615 - 656 OG 660 Jeg viser til vedlagte mail fra Hemne Prosjekt samt til mitt brev til Hemne Prosjekt AS 28.8.13. Slik jeg nå oppfatter saken er det inngått muntlig avtale om annen pris enn det som er vedtatt av formannskapet i F-sak 130/11. I og med at det ikke foreligger noe skriftlig på dette må det vel fremmes sak for Formannskapet ? Jeg ber om tilbakemelding på dette. Med hilsen Jarle Tøndel konsulent dir. innv. 72460322 [email protected] Til: Jarle Tøndel Kopi til: Ståle Vaag Roar Kjerstadmo 11/1105-9 L83 HK/RÅD/TAA 09.09.2013 SVAR - HEMNE PROSJEKT AS KJØP AV TOMTER I STØLLIA Jeg viser til notat ad. pris på tomter til Hemne Prosjekt. Det stemmer at ordfører og rådmann hadde et møte med Hemne Prosjekt AS sommeren 2011 som Brekken viser til. Møtet kom i stand etter initiativ fra Hemne Prosjekt AS. Rådmannen gav ved møtets start uttrykkelig beskjed om at kommunen så på dette som et rent informasjonsmøte om et nyopprettet firma. Hemne Prosjekt kom inn på mange tema. Hvorvidt pris for tomter ble tatt opp, kan hverken ordfører eller rådmann huske. Det vi er sikre på, er at vi inngår ikke avtaler på denne måten. Tema var heller ikke bragt opp på forhånd, det foreligger ikke skriftlig innkalling eller referat og ordfører og rådmann har ikke fullmakt til å føre forhandlinger uten hjemmel i vedtak. Da med forbehold om politisk godkjenning av resultatet. Jeg forstår det slik at Hemne Prosjekt AS ønsker å kjøpe 3 tomter til prisen for 1. At ordfører og rådmann har gitt lovnader om dette, avvises. Riktig pris er satt i F-sak 130/11. Den er sågar akseptert i skriftlig bekreftelse fra Roger Kjørsvik på vegne av Hemne Prosjekt AS datert 18.11.13. Med hilsen Torger Aarvaag Rådmann dir. innv. 72460104 [email protected] Byggeklare kommunale boligtomter i Hemne Boligfelt / adresse Pris pr m² Refusjonsbeløp Ledige tomter Vinje ,Vinjeøra kr 7,- kr 35.000 11 Eide , Eide kr 8,50 kr 35.000 11 Støllia , Kyrksæterøra 44,- kr 70.745,- 0 Grøtnes , Kyrksæterøra kr 7,- kr 60.625 23 Grindbakken , Hellandsjøen kr 11,- kr 35.000 7 Heim , Heimsjøen kr 6,30 kr 35.000 4 Gjengstø , Gjengstø kr 8 kr 35.000 1 Totland , Hellandsjøen Kr 20,30 Kr 130.000 3 12.02.2014. Boligfelt Adresse Pris pr m² Refusjonsbeløp Ledige tomter Vinje Vinjeøra kr 7,- kr 35.000 19 Eide Eide kr 8,50 kr 35.000 15 Støllia Grøtnes Kyrksæterøra Kyrksæterøra kr 44,kr 7,- kr 72.000 kr 60.625 28 Grindbakken Hellandsjøen kr 11,- kr 35.000 8 Totland Hellandsjøen kr 20,30 kr 130.000 9 Heim Heimsjøen kr 6,30 kr 35.000 4 Gjengstø Gjengstø kr 8 kr 35.000 8 9 Avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.01.2015 Saksnr 003/15 Torbjørn Brandt 216, &58 15/17-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget aksepterer avtaler om forvaltningrevisjon og finansiell revisjon og kontrollutvalgets leder signerer avtalene i møtet. Vedlegg Avtale om finansiell revisjon Avtale om forvaltningsrevisjon Saksutredning Fremlagte avtaler regulerer rettigheter og plikter i samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen utover det som følger lover, forskrifter og revisjonstandarder og inngått selskapsavtale mellom Revisjon Midt-Norge IKS(heretter kalt RMN) og Hemne kommunen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 122. Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 92. Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Dialogen mellom kontrollutvalg og revisjon er viktig for at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre sine oppgaver. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget, og gir stor frihet for kontrollutvalget til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og revisjonen, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. Formuleringene i avtalene er de samme som for 2014. Det er kun timetall og datoer som er endret. Timetall for 2014 For regnskapsrevisjon er behovet anslått til 370 timer. Samme timeressurs som for 2014. For forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er behovet anslått til 264 timer. Dette er en reduksjon på 16 timer sammenlignet med 2014. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å akseptere avtalene for 2015 og at leder signerer avtalene i møtet. Årsmelding for kontrollutvalget 2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 29.01.2015 Saksnr 004/15 Torbjørn Brandt 033, &14 12/90-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger årsmeldingen fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2014 til orientering. Vedlegg Utkast - Årsmelding hemne 2014 Saksutredning I henhold til kommuneloven skal kontrollutvalget rapportere til kommunestyret på resultatene av sitt arbeid, jf. § 77 pkt. 6. Kontrollutvalget rapporterer løpende gjennom året gjennom saker til kommunestyret ved forvaltningsrevisjonsrapporter og andre forhold kommunestyret bør ta stilling til. I tillegg er det vanlig praksis at kontrollutvalget oppsummerer sitt arbeid i en årsmelding. Kontrollutvalgssekretariatet har utarbeidet utkast til årsmelding for 2014. Denne behandles av kontrollutvalget og legges deretter frem for kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å behandle utkastet til årsmeldning og foreta endringer der kontrollutvalget finner det nødvendig. Videre anbefaler kontrollutvalgssekretariatet at kontrollutvalget innstiller på at årsmelding for kontrollutvalget 2013 legges frem for kommunestyret til orientering. ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 2014 Administrativt utkast Hemne 29.1.2014 Innholdsfortegnelse 1. Kontrollutvalgets mandat s.1 1.1 Kontrollutvalgets formål s.1 1.2 Reglement for kontrollutvalget s.1 1.3 Etiske retningslinjer s.1 2. Kontrollutvalgets sammensetning s.2 2.1 Kontrollutvalgsmedlemmer 2014 s.2 2.2 Likestilling s.2 3. Kontrollutvalgets virksomhet s.3 3.1 Saksbehandling s.3 3.2 Regnskapsrevisjon s.3 3.3 Forvaltningsrevisjon s.3 3.4 Selskapskontroll s.4 3.5 Granskninger og undersøkelser s.5 3.6 Andre saker s.5 3.7 Samarbeid og utdanningsaktiviteter s.5 4. Kontrollutvalgets ressurser s.6 4.1 Sekretariattjenester s.6 4.2 Revisjonstjenester s.6 4.3 Økonomiske rammer s.6 5. Avslutning s.7 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS – Årsmelding 2014 1 Kontrollutvalgets mandat Kontrollutvalget er et lovpålagt organ med hjemmel kommuneloven § 77. Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. 1.1 Kontrollutvalgets formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Kontrollutvalget skal bidra til at Hemne kommune ivaretar sine oppgaver overfor sine innbyggere på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse. Utvalget skal gjennom sitt arbeid bidra til tillit mellom innbyggerne og kommunen. Kontrollutvalget skal påse at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak. 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret kan be kontrollutvalget ivareta andre oppgaver og fastsette egne retningslinjer for kontrollutvalgets arbeid. Kommunestyret i Hemne vedtok i sak 97/12Reglement for Hemne Kontrollutvalg. Kontrollutvalget er av den oppfatning at reglementet har blitt etterlevd etter beste evne i 2014. 1.3 Etiske retningslinjer Kommuneloven og lovens formål ble endret i 2009. Loven skal legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard, jf. § 1. Endringen trådte i kraft 1. juli 2009. Hemne kommune vedtok i sak 13/11 den 22.3.2012 Etiske retningslinjer for Hemne kommune. De etiske retningslinjene skal bidra til bevisstgjøring og oppfordre til etisk skjønn, blant annet i forhold til å bruke myndighet med varsomhet og forstand og opptre redelig og ærlig. 1 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS – Årsmelding 2014 2 Kontrollutvalgets sammensetning Kontrollutvalget i Hemne kommune består av 5 medlemmer med varamedlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlemmer og varamedlemmer av formannskap, driftsutvalg og andre kommunale nemnder med beslutningsmyndighet. Kontrollutvalgets leder bør velges etter forslag fra opposisjonspartiene i kommunestyret. I henhold til kommuneloven skal minst ett medlem av utvalget være medlem av kommunestyret. Departementet har tolket det slik at dette gjelder ved konstituering. 2.1 Medlemmer kontrollutvalget 2014 Geir Rostad Eldbjørg Røstvold Erik Snekvik Kristin Kjønsvik Jorulf Gumdal Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem HL Sp H DnA DnA Willy Merkesnes Bjørn Erik Hageskal Rune Stavaas Asbjørn Åsmul Per Erik Bjerksæter Varamedlem Varamedlem Varamedlem Varamedlem Varamedlem HL Sp Kristin Kjønsvik er medlem av kommunestyret og ivaretar kravet nevnt under punkt 2. 2.2 Likestilling Kontrollutvalget består av 3 menn og 2 kvinner. Lovkrav om likestilling mellom kjønnene er dermed ivaretatt. 2 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS – Årsmelding 2014 3 Kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalget er opptatt av å fokusere på samarbeid og å opptre partipolitisk nøytralt. Kontrollutvalget rapporterer løpende på sin virksomhet til kommunestyret gjennom å legge fram møteprotokoller som melding, gjennom presentasjon av revisjonsrapporter og uttalelse til årsregnskapet. 3.1 Saksbehandling I tråd med kommuneloven ble kontrollutvalgets møter avholdt for åpne dører i henhold til vedtatt møteplan. Kontrollutvalget lukker dørene kun i saker der det behandles opplysninger underlagt lovbelagt taushetsplikt eller andre forhold etter kommuneloven § 31. Kontrollutvalget har hatt 6 møter og behandlet 30 saker i 2014. Ordfører med møterett i kontrollutvalget, har ikke funnet det nødvendig å delta på behandling av noen saker i kontrollutvalget for 2014. Rådmannen inviteres eller innkalles i enkeltsaker for å redegjøre for forhold kontrollutvalget etterspør. Rådmannen har møtt personlig eller ved stedfortreder på 3 møter i forbindelse med behandling av 6 saker i 2014. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som referatsaker. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Alle kontrollutvalgets sakspapirer, møteprotokoller og revisjonsrapporter er tilgjengelige på sekretariatets nettsider: http://www.konsek.no 3.2 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal forestå bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Kontrollutvalget avgav i 2014 en uttalelse vedrørende kommunens årsregnskap for 2013. Uttalelsen ble vedlagt regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet fikk en kopi av uttalelsen før de gav sin innstilling til kommunestyret. Grunnlaget for behandlingen var administrasjonssjefens avlagte årsberetning med årsregnskap og noter, samt revisjonsberetningen, datert 6.5.2013. I tillegg hadde ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener årsmelding med årsregnskap ga nødvendig informasjon om kommunens økonomiske stilling pr 31.12.2013 og ga tilstrekkelig grunnlag for behandling i kommunestyret. Årsregnskap skal avlegges innen 15.februar og årsmelding innen 31. mars, jf. § 10 2. ledd i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommunen. Årsmelding med årsregnskap for 2014 ble oversendt revisjonen 24.april. 3.3 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge samt bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen. Resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum én gang i hver valgperiode. Kontrollutvalget utarbeider nå toårige planer. Plan for forvaltningsrevisjon for 2014-2015 ble vedtatt av kommunestyret i sak 13/14. Denne planen ble lagt til grunn for forvaltningsrevisjonsarbeidet i 2014. Forvaltningsrevisjon i inneværende planperiode hadde tre prioriterte prosjekter: 3 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS – Årsmelding 2014 1. Effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen. 2. Personalpolitikk og kompetanse 3. Internkontroll og styring. Planen skal være et verktøy for kommunestyret for å ivareta sitt overordnede kontroll- og tilsynsansvar. Kontrollutvalget er av den oppfatning at prosjektområdene som fremheves i planen fremstår som nyttige og aktuelle for kommunestyrets virksomhet. Alle forvaltningsrapporter legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter sendes videre til kommunestyret. 3.3.1 Forvaltningsrevisjon – Effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen Kontrollutvalget i Hemne bestilte i sak 11/14 forvaltningsrevisjon innen saksbehandling. I plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 er Effektivitet og kvalitet i saksbehandlingen satt opp som første prioritet. Det vises til at prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsanalyse i den overordnede analysen. Revisor la opp til følgende hovedproblemstilling knyttet til forvaltningsrevisjon. Problemstilling 1: Er det lagt til rette for god saksbehandling i kommunen? Problemstilling 2: Er saksbehandlingen i samsvar med god forvaltningsskikk? Forvaltningsrevisjon vil bli gjennomført i perioden mai 2014 til mars 2015. Kontrollutvalget har gitt en ressursramme på 350 timer på prosjektet. 3.4 Selskapskontroll Selskapskontroll er en relativ ny oppgave for kontrollutvalget. Kommuneloven pålegger kontrollutvalget å føre kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. Formålet er både å kontrollere at kommunen forvalter sine eierinteresser på en god måte og at det enkelte selskap driver i tråd med kommunens vedtak og intensjoner. Gjeldende plan for selskapskontroll 2015-2016 ble vedtatt av kommunestyret i sak 75/14 den 25.november 2014. 3.4.1 Selskapskontroll Trønderenergi AS Kontrollutvalget bestilte i 2013 en større selskapskontroll av Trønderenergi sammen med flere eierkommuner av Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge IKS la frem rapporten 28.februar.2014. Med bakgrunn i revisors funn og anbefalninger la kontrollutvalget fram rapporten for politisk behandling. Kommunestyret vedtok enstemmig kontrollutvalgets innstilling i sak 23/14 den 29. april 2014. Kommunestyret tok revisjonens påpekning om ordførers habilitet til etterretning. Kommunestyret ba formannskapet vurdere i hvilke organer kommunen skal drive eierstyring og hvordan hensynet til habilitetsreglene og en god eierstyring kan ivaretas best mulig. Kommunestyret vedtok videre at Hemne Kommune skulle delta i utarbeidelsen av lik og ensartet utøvelse av eierskap i generalforsamlingen i samråd med de andre eierkommunene. Kommunestyret forventer at Hemne kommunes eierrepresentant jobber for et profesjonelt sammensatt styre i tråd med prinsippene nedfelt i kommunens eiermelding punkt 1.3. Kommunestyret ba formannskapet følge opp rapportens øvrige konklusjoner og vurderinger.. 3.4.2 Selskapskontroll Hamos forvaltning IKS Kontrollutvalget bestilte i sak 28/14 den 27. november 2014 selskapskontroll av Hamos forvaltning IKS i tråd med gjeldende plan. Hamos forvaltning IKS har første prioritet i gjeldende plan for selskapskontroll. 4 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS – Årsmelding 2014 Hamos forvaltning IKS har ansvar for omfattende offentlige oppgaver innenfor renovasjon for eierkommunene. I tillegg driver selskapet innenfor sin konsernstruktur en hel rekke andre oppgaver innenfor tilgrensende virksomhet, slik som kommersiell innsamling av næringsavfall, resirkulering og innkrevingsvirksomhet. En problemstilling som har kommet frem i analysearbeidet er hvorvidt disse virksomhetene er tilstrekkelig adskilt, hvorvidt den kommersielle virksomheten bidrar positivt til primærvirksomheten og hvorvidt all virksomheten er innenfor selskapets formål og eiernes intensjoner. Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre prosjektet som et samarbeidsprosjekt med de øvrige eierne. Ressursrammer og leveringstidspunkt blir avklart når den enkelte eierkommune har gitt tilbakemelding på invitasjonen. 3.5 Høringer eller granskninger Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Det har ikke vært gjennomført høring eller granskning i 2014. 3.6 Andre saker I tillegg til de lovpålagte oppgavene knyttet til revisjon og selskapskontroll har kontrollutvalget ført løpende tilsyn med kommunens virksomhet gjennom orienteringer fra rådmannen om aktuelle saker eller områder. Videre gjennom vedtaksoppfølging fra andre politiske organer. Eksempler på områder som har vært berørt i møter i 2014, utenom de faste ordinære saker knyttet til lovpålagte oppgaver: Orientering - Administrasjonens bruk av styringsverktøy Orientering - Rutiner for reservasjon av tomt og tilbakeføring av reserverte tomter Orientering - Angående tildeling av boligtomter Orientering - Angående anbud kulturskole og fritidsklubb Skatt Midt-Norges årlige kontrollrapport 3.7 Samarbeid og opplæringsaktiviteter Samarbeid og dialog med andre kontrollutvalg er en nyttig arena for faglig utvikling for kontrollutvalget, og bidrar til å styrke utvalgets aktiviteter. Kontrollutvalget er medlem av organisasjonen Forum for kontroll og tilsyn (FKT), en interesseorganisasjon for kontrollutvalg. Utvalget har også tilgang til møteplasser gjennom Norsk kommunerevisorforbund (NKRF) og KonSek. Ingen av kontrollutvalgets medlemmer har deltatt på samlinger eller opplæringsaktiviteter for 2014. 5 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS – Årsmelding 2014 4 Kontrollutvalgets ressurser For å utøve sin funksjon på en god og forsvarlig måte har kontrollutvalget må kommunestyret tilkjenne kontrollutvalget økonomiske rammer som muliggjør dette. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Kontrollutvalget har i 2014 som for tidligere år holdt seg innenfor gjeldende budsjettrammer. 4.1 Sekretariattjenester Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek). Konsek ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Hemne kommunes kontrollutvalg. Konsek bistår kontrollutvalgene i 14 kommuner samt Sør-Trøndelag fylkeskommune. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. Videre utfører Konsek oppgaver på vegne av kontrollutvalget. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap. Kontrollutvalget har hatt de nødvendige ressurser til sekretariatsarbeid. 4.2 Revisjonstjenester Hemne kommune har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS (RMN). RMN ble stiftet i 2005 og er eid av Sør-Trøndelag Fylkeskommune samt 14 kommuner, deriblant Hemne kommune. RMN utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet for 2014 ble gjennomført innenfor tildelte ressursrammer. 4.3 Økonomiske rammer I henhold til bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg § 18 utarbeidet kontrollutvalget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet medfølger formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Totalt hadde kontrollutvalget i 2014 et budsjett på 993 000 kr. Av dette er kr 112 000 til kontrollutvalgets egen virksomhet. Resten av rammen er disponert til sekretariattjenester med 215 000 kr. og revisjon 666 000 kr. Regnskap for 2014 var ikke ferdigstilt ved utarbeidelse av årsmeldingen, men utvalget forventer å holde seg innenfor vedtatt budsjettramme. Kontrollutvalget er tilfreds med de rammebetingelsene utvalget har for sitt arbeid, og mener disse legger til rette for en god kommunal egenkontroll. 6 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS – Årsmelding 2014 5 Avslutning Kontrollutvalget anser målet om å være et uavhengig kontrollorgan har blitt ivaretatt på en god måte også for 2014. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i kontrollutvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker innenfor hele kommunes virksomhet. Arbeidet fordrer et nært og godt samarbeid med både kommunestyret og administrasjonen. Kontrollutvalget opplever en konstruktiv dialog med politisk og administrativ ledelse. Kontrollutvalget ønsker på denne måten å bidra til en velfungerende forvaltning som svarer til de forventinger innbyggerne har til kommunen. Kontrollutvalget takker for samarbeidet i 2014 og ser frem til et nært og godt samarbeid med kommunestyret også for 2015. Kyrksæterøra, 29.1.2015 Geir Rostad Kontrollutvalgets leder 7 Postadresse: Postboks 2300 Sluppen, 7004 Trondheim Kontaktperson: [kontaktperson] Tlf: [telefon] E-post: [[email protected]] Nettadresse: www.konsek.no Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Hemne kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Torbjørn Brandt 033, &17 15/18-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Møtedato 29.01.2015 Saksnr 005/15
© Copyright 2025