Innkalling - Fredrikstad kommune
Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg Møtested: Tidspunkt: Rådhuset, møterom Roald Dahl 09.06.2015 kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms 41471166, eller e-post: [email protected] Varamedlemmer møter etter nærmere avtale 1.6 2015 Per Gunnar Stordal (s) -1- Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 09.06.2015 Sakliste PS 15/17 Godkjenning av protokoll fra møte 21.4 2015 3 PS 15/18 Rapport - Utført regnskapsrevisjon 2014 10 PS 15/19 Prosjektplan Forvaltning drift og vedlikehold 19 PS 15/20 Oppfølging av innkomne tips 24 PS 15/21 Møteplan 2. halvår 2015 29 PS 15/22 Eventuelt 30 -2- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/178 14 81210/2015 105-191 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato 09.06.2015 Godkjenning av protokoll fra møte 21.4 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet 21.4 2015, godkjennes Fredrikstad, 12.5 2015 Vedlegg Protokoll fra møtet 21.4 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet 21.4 2015, godkjennes -3- Utvalgssaksnr. 15/17 Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: Tidspunkt: Møtested: Fra – til saksnr.: 21.04.2015, fra kl. 17:30 til kl. 19:30 Rådhuset, møterom Formannskapssalen 15/8 – 15/16 Frammøteliste: Medlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder Inger-Christin Torp, AP, nestleder Oddbjørg Strømme, AP Erik Due, PP Atle Larsen, FRP Møtt x x x x x Varamedlemmer Steinar Gulbrandsen sak 15/9 Steinar Gulbrandsen sak 15/13 Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Vararepresentant Steinar Gulbrandsen tiltrådde møte under behandling av sak 15/9 og 15/13, da Inger-Christin Torp og Oddbjørg Strømme hhv. var inhabil i sak 15/9 og 15/13. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Jolanta Betker og forvaltningsrevisor Lena LongvaStavem Møtende fra administrasjonen: kemner Pål Bråthen til sak 15/10, rådmann Unni Skaar, økonomisjef Rune Antonsen begge til sak 15/11 Innkalling og dagsorden: Sak 15/13 ble satt opp etter sak 15/9 på dagsorden. Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. § 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. § 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sakene skulle behandles for åpne dører. ……………………. Per Gunnar Stordal (leder) ……………………. Inger-Christin Torp (nestleder) …………………… ……………………. Erik Due Atle Larsen -4- ……………………. Oddbjørg Strømme Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 21.04.2015 Sakliste PS 15/8 Godkjenning protokoll fra møtet 21.2 1015 PS 15/9 Uttalelse til årsregnskapet 2014 for Sarpsborg Frivilligsentral KF PS 15/10 Orientering om skatteregnskapet for 2014 - Sarpsborg kommune PS 15/11 Uttalelse til årsregnskapet 2014 for Sarpsborg kommune PS 15/12 Prosjektplan: IKT PS 15/13 Inspiria AS - oppfølging av tidligere gjennomført eierskapskontroll PS 15/14 Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunal informasjonsformidling PS 15/15 Referater og meldinger PS 15/16 Eventuelt PS 15/8 Godkjenning protokoll fra møtet 21.1 2015 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet 21.2 2015, godkjennes Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 21.04.2015: Dato i saksframlegget og innstillingen fra sekretariatet er feil. Rett dato for møte i kontrollutvalget er 21.1 2015 Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 21.04.2015: 1. Protokoll fra møtet 21.1 2015, godkjennes PS 15/9 Uttalelse til årsregnskapet 2014 for Sarpsborg Frivilligsentral KF Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Sarpsborg Frivilligsentral KF som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse og vedtaket over, sendes til bystyret med kopi til formannskapet Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 21.04.2015: Revisjonen redegjorde kort for innholdet i revisjonsberetningen. På bakgrunn av revisors presisering i beretningen knyttet til note 2 i regnskapet, foreslo kontrollutvalgets leder at følgende formulering ble tatt med i vedtaket: «Kontrollutvalget vil be bystyre vurdere å pålegge administrasjonen om at det for 2015 innarbeider pensjonsforpliktelsene i regnskapet til Sarpsborg frivillighetssentral» -5- Kontrollutvalget sluttet seg enstemmig til dette. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 21.04.2015: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Sarpsborg Frivilligsentral KF som vist i vedlegg 1 til saken. Kontrollutvalget vil be bystyre vurdere å pålegge administrasjonen om at det for 2015 innarbeider pensjonsforpliktelsene i regnskapet til Sarpsborg frivillighetssentral 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet PS 15/10 Orientering om skatteregnskapet for 2014 - Sarpsborg kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kemners redegjørelse for skatteregnskapet 2014, tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 21.04.2015: Kemner orienterte om skatteregnskapet Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 21.04.2015: 1. Kemners redegjørelse for skatteregnskapet 2014, tas til orientering PS 15/11 Uttalelse til årsregnskapet 2014 for Sarpsborg kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Sarpsborg kommune sitt årsregnskap for 2014 som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 21.04.2015: Rådmann og økonomisjef redegjorde for hovedtrekkene i regnskapet og årsberetningen. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 21.04.2015: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Sarpsborg kommune sitt årsregnskap for 2014 som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret med kopi til formannskapet. -6- PS 15/12 Prosjektplan: IKT Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan IKT godkjennes 2. Kontrollutvalget ber om at revisjonen tar sikte på oversendelse av endelig rapport til kontrollutvalget i inneværende valgperiode slik at sittende kontrollutvalg kan behandle den. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 21.04.2015: Revisjonens redegjorde i korte trekk for innholdet i prosjektplanen, og særlig for planlagt ressursbruk. Leder foreslo en ekstra problemstilling: «Har Sarpsborg kommunen god nok intern kontroll med hvem som har tilgang, og at kommunens IKT nettverk kun brukes for å dekke kommunens IKT behov. Dette innebefatter at det kun benyttes godkjent programvare.» Kontrollutvalget sluttet seg til dette. Vedtaket ble ellers som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 21.04.2015: 1. Prosjektplan IKT godkjennes, med følgende tillegg under problemstillinger: «Har Sarpsborg kommunen god nok intern kontroll med hvem som har tilgang, og at kommunens IKT nettverk kun brukes for å dekke kommunens IKT behov. Dette innebefatter at det kun benyttes godkjent programvare.» 2. Kontrollutvalget ber om at revisjonen tar sikte på oversendelse av endelig rapport til kontrollutvalget i inneværende valgperiode slik at sittende kontrollutvalg kan behandle den. PS 15/13 Inspiria AS - oppfølging av tidligere gjennomført eierskapskontroll Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang og oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll av Inspiria science center AS, tas til orientering 2. Fylkesrevisjonens rapport og Fylkestingets vedtak i saken oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Bystyret tar revisjonsrapport etter gjennomgang og oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll av Inspiria science center AS og Fylkestingets vedtak (gjengitt under) til etterretning: Med bakgrunn i den gjennomførte revisjonsrapporten har fylkestinget følgende anbefalinger til styret i INSPIRIA science center AS Det er behov for å gjennomgå ambisjonsnivået i selskapets målsettinger for 2014 som grunnlag for den videre utviklingen av selskapet. Dette gjelder spesielt besøkstall og konferansevirksomheten. I forbindelse med det pågående arbeidet med å bedre økonomistyringen bør det utvikles nøkkeltall (indikatorer) for å måle i hvilken grad selskapets målsettinger nås. -7- Arbeidet med å sikre fremtidige inntekter videreføres slik at det etableres et økonomisk fundament for selskapets virksomhet som i mindre grad er avhengig av tilskudd. Selskapet bør gjennomgå rutinene for klassifisering av driftsinntektene i resultatregnskapet slik at det gis et riktig bilde av ulike typer inntekter. Det synes å være et behov for å gjennomgå årsverksberegningene og utviklingen i lønnskostnadene både for fastlønnede og timelønnede. Det synes å være behov for å bedre informasjonen om den pågående omleggingen av aktivitetstilbudet overfor kommunene/fylkeskommunen og skolene, samt hvilke positive konsekvenser dette vil gi. For at skolebetalingen skal bli en sikrere inntektskilde bør det vurderes å utarbeide forpliktende avtaler mellom INSPIRIA og den enkelte kommune/ fylkeskommune. Selskapet bør vurdere om det er behov for å etablere en enklere selskapsstruktur som ivaretar selskapets formål. Det utarbeides nye instrukser for styret og administrerende direktør. Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 21.04.2015: Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 21.04.2015: 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang og oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll av Inspiria science center AS, tas til orientering 2. Fylkesrevisjonens rapport og Fylkestingets vedtak i saken oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 2. Bystyret tar revisjonsrapport etter gjennomgang og oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll av Inspiria science center AS og Fylkestingets vedtak (gjengitt under) til etterretning: Med bakgrunn i den gjennomførte revisjonsrapporten har fylkestinget følgende anbefalinger til styret i INSPIRIA science center AS Det er behov for å gjennomgå ambisjonsnivået i selskapets målsettinger for 2014 som grunnlag for den videre utviklingen av selskapet. Dette gjelder spesielt besøkstall og konferansevirksomheten. I forbindelse med det pågående arbeidet med å bedre økonomistyringen bør det utvikles nøkkeltall (indikatorer) for å måle i hvilken grad selskapets målsettinger nås. Arbeidet med å sikre fremtidige inntekter videreføres slik at det etableres et økonomisk fundament for selskapets virksomhet som i mindre grad er avhengig av tilskudd. Selskapet bør gjennomgå rutinene for klassifisering av driftsinntektene i resultatregnskapet slik at det gis et riktig bilde av ulike typer inntekter. Det synes å være et behov for å gjennomgå årsverksberegningene og utviklingen i lønnskostnadene både for fastlønnede og timelønnede. Det synes å være behov for å bedre informasjonen om den pågående omleggingen av aktivitetstilbudet overfor kommunene/fylkeskommunen og skolene, samt hvilke positive konsekvenser dette vil gi. For at skolebetalingen skal bli en sikrere inntektskilde bør det vurderes å utarbeide forpliktende avtaler mellom INSPIRIA og den enkelte kommune/ fylkeskommune. Selskapet bør vurdere om det er behov for å etablere en enklere selskapsstruktur som ivaretar selskapets formål. Det utarbeides nye instrukser for styret og administrerende direktør. -8- PS 15/14 Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunal informasjonsformidling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 21.04.2015: Henvendelsen ble diskutert og kontrollutvalget ble enige om et vedtak for foreløpig oppfølging: «Kontrollutvalget ber revisjonen om å sjekke hvorvidt det finnes anskaffelsesprotokoll som er etterlyst av Roger Larsen» Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 21.04.2015: Kontrollutvalget ber revisjonen om å sjekke hvorvidt det finnes anskaffelsesprotokoll som er etterlyst av Roger Larsen PS 15/15 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 21.04.2015: Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling 21.04.2015: 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/16 Eventuelt Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling 21.04.2015: Leder stilte spørsmål om hvilken praksis utvalget bør ha mht. eventuelt oppmøte på generalforsamlinger og representantskapsmøter, (jf. kontrollutvalgets rett til å være observatør, § 80 i kommuneloven). Det var enighet om at hvem som eventuelt møter som observatør avklares utvalgsmedlemmene i mellom per telefon eller mail. Eventuelt oppmøte bør meldes fra til selskapet på forhånd. -9- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/173 8 81772/2015 105-186 Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato 09.06.2015 Utvalgssaksnr. 15/18 Rapport - Utført regnskapsrevisjon 2014 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rapport etter utført revisjonsarbeid for 2014 – regnskapsrevisjon, tas til orientering Fredrikstad, 27.05 2015 Vedlegg Rapport etter utført revisjonsarbeid – Regnskapsrevisjon for Sarpsborg kommune 2014, datert 21.05 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 14/36 den 02.09 2014: ”Overordnet revisjonsstrategi for 2014” Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens § 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon, kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - § 6, og kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - § 11. Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og bestemmelser i lov og forskrift. Revisjonen har utarbeidet en rapport om utførte revisjonshandlinger for 2014 for regnskapsrevisjonen. Formålet med denne rapporten er å gi en samlet oppsummering av de revisjonshandlinger som er utført i løpet av revisjonsåret for oppdraget Sarpsborg kommune. Hovedvekten i rapporten er lagt på å omtale de lovpålagte oppgavene som er utført for å bekrefte kommunens årsregnskap samt tilknyttede oppdrag. -10- Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Sarpsborg kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 14/36 i kontrollutvalget den 02.09 2014. Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. I denne rapport gis det en oppsummert beskrivelse av de viktigste funnene revisjonen har gjort gjennom løpende revisjon av regnskapet samt årsoppgjørsrevisjon. Vurdering Østfold kommunerevisjon redegjør i sin rapport for revisjonshandlinger og funn i 2014. Revisjonen har brukt 110 % av budsjettert tid til revisjon av kommuneregnskapet inkludert tilknyttede oppdrag. For detaljering på områdenivå viser vi til vedlagte rapport med vedlegg. Revisor vil i møte gi utvalget en orientering om rapporten. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar rapport etter utført revisjonsarbeid – regnskapsrevisjon for Sarpsborg kommune 2014, til orientering -11- Rapport etter utført revisjonsarbeidRegnskapsrevisjon Sarpsborgkommune2014 Rolvsøy 21.5.2015 -12- INNHOLDSFORTEGNELSE 1 FORMÅL ........................................................................................................................... 3 2 OPPDRAGSPORTEFØLJE ............................................................................................ 3 3 RAPPORTERING AV UTFØRT REVISJONSARBEID ............................................. 3 4 RESSURSFORDELING .................................................................................................. 7 østfold kommunerevisjon iks 2 -13- 1 FORMÅL Formålet med denne rapporten er å gi en samlet oppsummering av de revisjonshandlinger som er utført i løpet av revisjonsåret for oppdraget Sarpsborg kommune. Hovedvekten i rapporten legges på å omtale de lovpålagte oppgavene som utføres for å bekrefte kommunens årsregnskap. Vi vil kort oppsummere resultatet av vår revisjon vedrørende øvrige oppdrag som inngår i oppdragsporteføljen. Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Sarpsborg kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 14/36 i kontrollutvalget 2.9.2014. Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. I det følgende vil vi gi en oppsummert beskrivelse av de viktigste funnene vi har gjort gjennom vår løpende revisjon av regnskapet samt årsoppgjørsrevisjon. 2 OPPDRAGSPORTEFØLJE Følgende oppdrag inngår i oppdragsporteføljen for Sarpsborg i 2014: Kommuneregnskapet: o Sarpsborg kommunes regnskap o Sarpsborg Frivilligsentral KF Tilknyttede oppdrag: o Sarpsborg kirkelige fellesråd, inkl. menighetsråd og gravlegater o Legater og fond 3 3.1 RAPPORTERING AV UTFØRT REVISJONSARBEID Kommuneregnskapet 3.1.1 Sarpsborg kommune Vi vil i det følgende gi en oppsummering av våre konklusjoner etter utførte revisjonshandlinger for regnskapsåret 2014. Sarpsborg kommune Totalkonklusjon De gjennomførte revisjonshandlingene gir tilstrekkelig sikkerhet til å konkludere med at regnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. Det er avgitt beretning med følgende forbehold: Årsbudsjettet er en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret jfr. kommuneloven § 46 nr.1. Økonomiske oversikter for drifts- og investeringsregnskapet viser vesentlige avvik i forhold til vedtatt budsjett på overføringsinntekter og -utgifter. Det er også brukt kr 13 553 633 av ubundne investeringsfond utover budsjettert beløp og investeringsregnskapet burde ha vært gjort opp med tilsvarende udekket beløp. Det er avgitt beretning hvor vi bekrefter følgende: Årsregnskapet, med unntak av virkningen av forholdet omtalt i avsnittet ”Grunnlag for konklusjon med forbehold”, er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Sarpsborg kommune per 31. desember østfold kommunerevisjon iks 3 -14- 2014, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet, med unntak av forholdet som er omtalt i avsnittet ”Grunnlag for konklusjon med forbehold”, er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Områdekonklusjoner1: Lønn Det er foretatt en kartlegging av rutiner og prosedyrer for håndtering av lønn som er publisert på kommunens kvalitetssystem RiskManager. Kartleggingen viser at det er mange rutiner og prosedyrer på plass og kommunen informerer om at det pågår et arbeid med nye rutiner for lønn- og personalarbeid. Revisjonen har gjennomgått kommunens egne avstemminger for refusjon sykepenger. Kontrollen viser at kommunen kan dokumentere utførte avstemminger både for refusjon sykepenger og for feriepenger av sykepenger. Etter særskilt ønske fra kontrollutvalget ved behandling av overordnet revisjonsstrategi er det kartlagt hvordan refusjon av sykepenger blir hensyntatt i den løpende økonomirapportering til folkevalgte. Kommunen har i brev til revisjonen informert om følgende: «Refusjon av sykepenger inntektsføres i kommuneregnskapet fortløpende, det vil si etter hvert som kravene sendes NAV. Inntektsføringen skjer normalt rundt 10.hver måned og omfatter alle refusjonsberettigede krav som er mottatt frem til utgangen av foregående måned. Dette sikrer god kontroll og oversikt over sykepengerefusjoner i forbindelse med den løpende økonomirapporteringen til folkevalgte.» Revisjonen kontrollert håndtering av kommunens så kalte lederlønnsoppgjør. Lederlønnsoppgjøret i Sarpsborg kommune gjennomføres etter vedtak i forhandlingsutvalget og etter fastsatte bestemmelser og kriterier i lederavtalene. Revisor finner at kommunens årlige prosess med lønnsforhandlinger for toppledere i kommunen gjennomføres i tråd med bestemmelsene i HTA kapittel 3. Balanseposter for pensjon, feriepenger, sykepenger, arbeidsgiveravgift og skattetrekk er gjennomgått i forbindelse med årsoppgjøret. Skattetrekkskontoen inneholder akkumulerte renteinntekter som bør flyttes til annen bankkonto. Kontrollene avdekket ingen vesentlige avvik og det kan konkluderes med at rutinene i all hovedsak fungerer tilfredsstillende. I årsoppgjøret har vi foretatt kontroll av regnskap og budsjett. Kommunen mottok i 2014 ca. kr. 119 mill. i refusjon sykepenger, men det er budsjettert urealistisk lavt med ca. kr. 8 mill. Dette er bemerket i revisjonsberetningen. 1 Regnskapet er av revisjonen inndelt i områder og transaksjonsklasser. Dette er gjort for å systematisere arbeidet og kunne foreta en konkret risikovurdering og velge hensiktsmessige revisjonshandlinger for å redusere risiko for vesentlige feil i regnskapet. østfold kommunerevisjon iks 4 -15- Innkjøp Revisjonens kartlegging av skriftliggjorte rutiner i RiskManager viser at kommunen har publisert reglement, prosedyrer, rutiner og maler som gjelder innkjøpsområdet. Generelt krav til internkontroll foreligger i lederavtalen til enhetsledere. Team regnskap har rutiner for intern kontroll ved gjennomgang av koding for mva. RiskManager mangler publiserte dokumenter som viser intern kontroll av etterlevelse av Lov om offentlige anskaffelser men bør omfattes av lederavtalens krav til internkontroll. Det er utført kontroll på håndtering av innkjøp i et utvalg investeringsprosjekter som er beskrevet under område driftsmidler. Revisjonen har som i tidligere år kontrollert kommunens bilagshåndtering i driftsregnskapet og investeringsregnskapet med hensyn på formkravene i bokføringsloven, håndtering av moms, tilhørighet og attestasjon/anvisning. Balanseposter som leverandørgjeld er gjennomgått i forbindelse med årsoppgjøret. Driftsmidler Kontrollene avdekket ingen vesentlige avvik og det kan konkluderes med at rutinene i all hovedsak fungerer tilfredsstillende. Det er foretatt en kartlegging av hva som er publisert på RiskManager som gjelder driftsmidler. Kommunen har skriftliggjort og publisert reglement, prosedyrer og rutiner for innkjøpsområdet som til stor del også gjelder driftsmiddelområdet. I tillegg arbeider kommunen ved enhet byggeprosjekt med den så kalte kvalitetshåndboken. Det gjenstår publisering av rutiner for driftsmiddelområdet innenfor VAR og eiendom/næring. Revisjonen har utført kontroll på kommunens kjøretøy som omfattet utlån og fylling av drivstoff. Våre funn har ført til at kommunen skal kartlegge risikobildet rundt bruk av kommunale kjøretøy og lage retningslinjer som inneholder regler for bruk av kjøretøy privat, parkering av kommunens biler etter gjennomført tjeneste, fylling av drivstoff og utleie av kommunens kjøretøy. I forbindelse med årsoppgjøret er aktiveringer, avskrivninger, finansiering av investeringsutgifter og balanseførte verdier gjennomgått. Avskrivninger budsjetteres ikke, og heller ikke motposten til utgiftsføringen. Det er ikke avdekket vesentlige avvik. Finans Videre er investeringsregnskapet særskilt kontrollert med hensyn på budsjettrealisme. Opprinnelig budsjett og gjennomførte budsjettjusteringer for investeringer i anleggsmidler gir et totalt budsjett på kr. 1 023 mill samtidig som regnskapsførte utgifter summeres til ca kr. 636 mill (skjema 2A). Videre er det brukt kr 13,5 mill fra bundne fond mer enn budsjettert. Avsatt kompensasjon for mva som er avsatt i 2013 er brukt til nedbetaling av gjeld i 2014, men uten at dette er budsjettert. Forholdene er bemerket i revisjonsberetningen. Revisjonens gjennomgang av RiskManager på området finans viser at kommunen har publisert reglement, prosedyrer, rutiner og maler som gjelder finansforvaltning og utlånsordning med Startlån. Krav til internkontroll foreligger sentralt i lederavtalen til enhetsledere. Dette er særskilt nevnt i rutinen for Startlån. Prosedyre for finansforvaltning preges av arbeidsdeling og dokumentasjon. Finansområdet er som tidligere år grundig gjennomgått i årsoppgjøret. Det er foretatt kontroll av aksjer og andeler, vurderinger, utlån og innlån, garantier, renter og avdrag samt bruk og avsetninger. Plasseringer er kontrollert på østfold kommunerevisjon iks 5 -16- Overføring transaksjonsnivå med henblikk på kommunens vurderinger og dokumentasjon av regnskapsføringer. Kontrollene avdekket ingen vesentlige avvik og det kan konkluderes med at rutinene i all hovedsak fungerer tilfredsstillende. I RiskManager er det publisert prosedyrer, rutiner, sjekklister og maler som gjelder overføringsområdet og da fremst vedrørende økonomisk sosialhjelp (overføringsutgifter). Krav til internkontroll foreligger som tidligere nevnt sentralt i lederavtalen til enhetsledere. Overføringsinntekter følges opp gjennom tertialrapportering og ansvar for å følge opp den type inntekter ligger på enhetslederne. Det er foretatt analytiske kontrollhandlinger og en generell kartlegging av rutiner. I tillegg har revisjonen gjennomført kontroller for å påse at rutinene og gjeldende regelverk for utbetaling av økonomisk sosialhjelp blir fulgt. I årsoppgjøret er overføringsområdet gjennomgått på et overordnet nivå ved kontroll av blant annet balansekontoer, rammetilskudd, skatteinntekter samt overføringsutgifter som f eks sosiale lån og avregningen av tilskudd til ikkekommunale barnehager. Kontrollene avdekket ingen vesentlige avvik og det kan konkluderes med at rutinene i all hovedsak fungerer tilfredsstillende. Salg Kommunen har ikke budsjettert mva-utgifter og heller ikke tilsvarende inntekt fra kompensasjon for mva i driftsregnskapet. I investeringsregnskapet er mvautgiften ikke budsjettert. Dette er bemerket i revisjonsberetningen. Revisjonen finner at skriftliggjorte rutinebeskrivelser som er publisert på RiskManager dekker utfakturering fra kommuneområde Kultur og oppvekst samt tapsføringer fra Kemner. RiskManager mangler publiserte rutinebeskrivelser for utfakturering fra kommuneområdene Kommunalteknikk, Helse/omsorg samt sentrale rutiner for Kemner. Kommunen mangler også skriftlige rutinebeskrivelser for håndtering av selvkost. Ved årsoppgjøret er det foretatt gjennomgang og avstemming av balansekontoer. Selvkost er særskilt kontrollert ved årets slutt med hensyn på avslutning av regnskap på hver funksjon innenfor selvkost, saldering mot fonds og tilførsel av renter til fonds. Det foreligger fondsmidler på kr 3 mill som i følge retningslinjene for håndtering av selvkost bør tilbakeføres til abonnentene2. Likvid Attestasjoner Kontrollene avdekket for øvrig ingen vesentlige avvik og det kan konkluderes med at rutinene i all hovedsak fungerer tilfredsstillende. Revisjonens gjennomgang av RiskManager på området viser at kommunen har prosedyre for håndtering av kontanter, økonomisk mislighold og for bruk av håndkasse. I årsoppgjøret er bankkontoer avstemt mot ekstern dokumentasjon revisjonen har innhentet. Kommunen har eget avstemmingsverktøy som brukes jevnlig på mange kontoer. Kontrollene avdekket ingen vesentlige avvik og det kan konkluderes med at rutinene i all hovedsak fungerer tilfredsstillende. Revisjonen har levert til sammen 57 revisjonsuttalelser vedrørende tilskudd kommunen har rapporteringsplikt på. Vi ser en klar forbedring i kvalitet på prosjektregnskapene som leveres for hvert år, og kommunens rutine for slike 2 I H-3/14 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester fremkommer: Det anbefales at dette praktiseres slik at et overskudd (eller underskudd) i ett år tilbakeføres til (eller dekkes inn fra) brukerne innen fem år etter at overskuddet (eller underskuddet) i selvkostkalkylen oppstod. østfold kommunerevisjon iks 6 -17- Henvendelser tilskudd blir i all hovedsak fulgt. Det er levert 19 revisjonsuttalelser etter ISA 8003, og 38 revisjonsuttalelser etter ISRS 44004. I tillegg er det underskrevet fem refusjonskrav for lønnstilskudd fra NAV. Revisjonen har mottatt 11 henvendelser fra administrasjonen og det er avgitt besvarelse i samtlige. 3.1.2 Sarpsborg Frivilligsentral KF Revisjon av årsregnskapet for Sarpsborg Frivilligsentral KF er gjennomført for 2014 og det er avgitt en revisjonsberetning. Det er ikke funnet vesentlige feil eller mangler ved gjennomgangen av regnskapet, men i revisjonsberetningen er det presisert at foretaket må vise pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser i balansen. 3.2 Tilknyttede oppdrag Sarpsborg kirkelige fellesråd, inkl. menighetsråd og gravlegater Legater 4 Regnskap for Sarpsborg kirkelig fellesråd er ferdig revidert og revisjonsberetning er datert 22.4.2015. Regnskapene fra alle menighetsråd er mottatt men ikke ferdig revidert. Legatregnskapene er mottatt men ikke ferdig revidert. RESSURSFORDELING Oppdragsansvarlig revisor er seksjonsleder for regnskapsrevisjon Jolanta Betker og revisjonsteamet for oppdragene har i 2014 bestått av: Sarpsborg kommune Sarpsborg Frivilligsentral KF, Sarpsborg kirkelige fellesråd Menighetsråd og gravlegater Legater og fond Revisor Anne Marie Andersen Revisor Kristin H. Jansen Revisor Tormod Skaar Revisor Olga Bronzova Kommuneansvarlig revisor Madeleine Strandin Revisor Olga Bronzova Revisor Kristin H. Jansen, Madeleine Strandin, Ole Hagen Rolvsøy, 21.5.2015 Jolanta Betker Oppdragsansvarlig revisor (sign.) 3 4 Madeleine Strandin Kommuneansvarlig revisor (sign.) Standard ”Særlige hensyn ved revisjon av regnskaper utarbeidet i samsvar med rammeverk med spesielle formål. Standard ”Avtalte kontrollhandlinger” østfold kommunerevisjon iks 7 -18- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/175 7 91007/2015 105-188 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato 09.06.2015 Utvalgssaksnr. 15/19 Prosjektplan Forvaltning drift og vedlikehold Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan Forvaltning drift og vedlikehold, vedtas Fredrikstad, 28.5 2015 Vedlegg Prosjektplan Forvaltning drift og vedlikehold, datert 26.5 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 2/14, 20.3 2014 - Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 KU-sak 13/35, 26.11 2013 – Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). Det vises blant annet til handlingsplan 2013-2016 som skisserer utfordringer når det gjelder å opprettholde verdien og en forskriftsmessig standard på kommunens bygningsmasse innenfor tilgjengelige ressurser. Det vises også til at en stadig større andel av vedlikeholdsbudsjettet brukes til akutte tiltak. På grunnlag av dette, foreslår revisjonen to problemstillinger: 1. Har Sarpsborg kommune etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV)? 2. Er Sarpsborg kommunes utgifter til vedlikehold sammenfallende med normtall for kommunal sektor? Revisjonen antar at det vil gå med 250 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i løpet av høsten 2015. -19- Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Planlagt ressursbruk omtrent på nivå med et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen vedtas. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle -20- Forvaltning, drift og vedlikehold Sarpsborg kommune Prosjektplan Rolvsøy 26. mai 2015 -21- 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven § 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i kommunestyret 20. mars 2014, hvor forvaltningsrevisjonplan 2014-2015 ble fastsatt. I vedtatt plan fremkommer det: «Tilstandsrapport 2. tertial 2013 viser det til at det er et etterslep på vedlikehold av kommunale boliger. I samme rapport vises det til at budsjettrammen ikke er tilstrekkelig til å utføre nødvendig vedlikeholdsarbeid, samt at avsatte midler for 2013 er brukt opp. I handlingsplan 2013-2016 skisseres det utfordringer når det gjelder å opprettholde verdien og en forskriftsmessig standard på kommunens bygningsmasse innenfor tilgjengelige ressurser. Det vises også til at en stadig større andel av vedlikeholdsbudsjettet brukes til akutte tiltak. På den andre side viser Fylkesmannens Østfoldrapport 2013, andre halvår, at Sarpsborg kommune er blant en av de tre kommunene i Østfold som har de høyeste utgiftene til vedlikehold per kvadratmeter. Det må imidlertid bemerkes at gjennomsnittet i Østfold er langt lavere enn hva som oppstilles som forsvarlig. Det er en generell utfordring i mange kommuner at det ikke prioriteres å etablere gode styringssystemer når det gjelder avsetninger til nødvendig vedlikehold. I mange kommuner gjennomføres vedlikehold etter «brannslukkingsprinsippet» og/ eller ved at løpende vedlikeholds aktiviteter kamufleres som ekstraordinært vedlikehold finansiert over investeringsbudsjettet. Dette medfører at kommunen i realiteten skyver vedlikeholds- og utbedringskostnader fremover i tid, samtidig som det også er en risiko for at enkelte bygg i realiteten vil oppleve en unormal negativ verdiutvikling. Administrasjonen viser til at ”Det som kunne være aktuelt å vurdere innenfor dette området, er om kommunen i dagens organisasjonsform utnytter ressursene på en effektiv måte. Det kan også være av interesse å få en sammenligning av KOSTRA tallene med andre kommuner. Der det blant annet fokuseres på kvaliteten i tallene og om disse er sammenlignbare”» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Det gis mulighet til å endre problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Det gjøres oppmerksom på at det på vedtakelsestidspunktet ikke er avholdt oppstartsmøte med administrasjonen. Det kan være forhold som fremkommer i oppstartsmøtet, som medfører behov for å endre prosjektplanen. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Har Sarpsborg kommune etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV)? Er Sarpsborg kommunes utgifter til vedlikehold sammenfallende med normtall for kommunal sektor? Problemstilling en henspeiler på at det svært ofte er begrensede ressurser som settes av til FDV oppgaver. I et slikt perspektiv er det en nødvendig forutsetning at kommunen har god oversikt over eiendomsmassen, herunder hvor behovene er mest presserende. På denne måten kan en kommunen oppnå større grad av rasjonell utnyttelse av begrensede midler. Under problemstilling 2 vil revisjonen både fokusere på KOSTRA tall og normtall utarbeidet av Multiconsult. østfold kommunerevisjon iks – ivaretar felleskapets verdier 2 -22- 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr. 107. NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle». «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold» KS, 2009. «Vedlikehold i kommunesektoren – Fra forfall til forbilde» Rapport utarbeidet av Multiconsult og PWC på oppdrag for KS, 2008. 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Har Sarpsborg kommune etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold? Er Sarpsborg kommunes utgifter til vedlikehold sammenfallende med normtall for kommunal sektor? Kommuneloven, NOU 2004:22. Kommunens styringsdokumenter og målsetninger, vedlikeholdsplaner etc. Intervju, dokumentanalyse. Normtall for kommunal Regnskapstall, KOSTRA-tall, sektor basert på rapport normtall. «Vedlikehold i kommunesektoren - Fra forfall til forbilde». Analyse av KOSTRA-tall, dokumentanalyse, intervju. 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Anders Svarholt - oppdragsansvarlig revisor Det er foreløpig ikke avklart hvem som skal ha ansvar for den praktiske gjennomføringen av prosjektet. Høsten 2015 250 +/- 10 % timer Kontrollutvalget i Sarpsborg kommune Ferdig 9. juni 2015 Høsten 2015 Høsten 2015 Prosjektperiode Antall timer Vedtaksorgan: Fremdrift Når prosjektplan er godkjent i KU Når rapport er sendt til rådmannen Når rapport er sendt til ØKUS østfold kommunerevisjon iks – ivaretar felleskapets verdier 3 -23- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/179 15 85069/2015 105-192 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato 09.06.2015 Utvalgssaksnr. 15/20 Oppfølging av innkomne tips Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges fra uten forslag til vedtak Fredrikstad, 27.5 21015 Vedlegg 1. Mail 19 og 27. april ang. tyveri av benker ved Høysand 2. Notat fra revisor angående anskaffelsesprotokoll vedrørende anskaffelse av informasjonsformidling, 26.5 2015 3. Henvendelse fra Sandbakken og Klavestadhaugen velforening ang. driveplikt på Bodalsjordet, 19.5 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 15/14, 21.4 2015 Saksopplysninger 1. Ang. tips om tyveri av benker fra Høysand: Revisjonen har videresendt en henvendelse fra Vidar Andersen angående tyveri av benker fra Høysand. 2. Angående tips/påstand om ulovlig direkteanskaffelse: Revisjonen gir en muntlig orientering angående undersøkelse etter henvendelse/påstand fra Roger Hansen om ulovlig direkte anskaffelse (kommunens annonsering i SA). Kontrollutvalget vedtok i møtet 21.4 2015: Kontrollutvalget ber revisjonen om å sjekke hvorvidt det finnes anskaffelsesprotokoll som er etterlyst av Roger Larsen Vi har mottatt notat fra revisjonen der det opplyses at dokumentet som kommunen anser som en anskaffelsesprotokoll («Valg av leverandør for annonsering i lokalavis»), har mangler i forhold til forskriftens formelle krav til en anskaffelsesprotokoll. Dokumentet har også mangler i forhold til kommunens egen mal for anskaffelsesprotokoll. -24- 3. Angående henvendelse fra Sandbakken og Klavestadhaugen velforening Kontrollutvalgets leder har mottatt en henvendelse fra Sandbakken velforening der det påstås at kommunen bryter jordloven ved ikke å benytte Bodalsjordet til matproduksjon. Det påstås videre at det er gitt mangelfulle opplysninger ved behandlingen av reguleringsplanen for jordet. Vurdering Sekretariatets vurderinger: 1. Vi anser det ikke som kontrollutvalgets mandat å etterforske evt. tyverier av benker fra kommunen. 2. Selv om de formelle kravene til anskaffelsesprotokoll ikke er oppfylt, kan anskaffelsen likevel være korrekt gjennomført. Notatet fra revisor opplyser ikke om det. Kontrollutvalget kan derfor vurdere om revisjonen skal komme tilbake med en vurdering av om selve anskaffelsen av «annonsering i lokalavis» er i henhold til konkurranseregelverket, dvs. om anskaffelsen er optimal ift. kriterier som pris og kvalitet. Det er mulig at revisjonen kan svare på dette i møtet. 3. Det ligger til utvalgets mandat på generelt grunnlag å undersøke påstander om at saker ikke er godt nok opplyst før politisk behandling. Det som taler mot å prioritere saken er at Sandbakken og Klavestadhaugen velforening som nabo og part i saken allerede har klaget på bystyres vedtak av 19. mars i år, sak 15/15. Klagen er under behandling, og sluttbehandles i bystyret 18. juni. Velforeningen har deretter anledning til å anke saken til Fylkesmannen. -25- -26- Notat - innhenting av anskaffelsesprotokoll vedrørende anskaffelse av informasjonsformidling i Sarpsborg kommune Innledning I kontrollutvalgsmøte 21.4.2015 ble det fattet følgende vedtak i sak PS 15/14: Kontrollutvalget ber revisjonen om å sjekke hvorvidt det finnes anskaffelsesprotokoll som er etterlyst av Roger Larsen» I følge Forskrift om offentlige anskaffelser § 3-2 skal oppdragsgiver føre protokoll for anskaffelser som overstiger kr 100 000 eksklusivt mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen og skal minst omfatte opplysninger vist i vedlegg til forskriften. Sarpsborg kommune har en innkjøpsprosedyre som inkluderer maler for anskaffelsesprotokoller. Dette fremkommer av kommunens kvalitetssystem RiskManager. Utførte revisjonshandlinger Revisjonen har sendt en henvendelse til Enhet Kommunikasjon og service med ønske om oversendelse av anskaffelsesprotokoll etter gjennomført konkurranse på anskaffelse av tjenesten informasjonsformidling. Resultat av utført revisjon Revisjonen har på e-post 22.mai mottatt følgende dokumenter: Tilbudsforespørsel Byavisa Tilbudsforespørsel SA Tilbud Byavisa Tilbud SA Valg av leverandør for annonsering i lokalavis Anskaffelsesprotokollen er etterspurt særskilt og kontaktperson i saken har gitt følgende tilbakemelding: Dokumentet «Valg av leverandør for annonsering i lokalavis» var ment som anskaffelsesprotokoll. Den er kanskje ikke i form etter våre retningslinjer, men det beskriver de vurderingene vi har gjort. Vurdering Kommunen har gjennomført en konkurranse på anskaffelse av informasjonsformidling og ser på dokumentet «Valg av leverandør for annonsering i lokalavis» som en anskaffelsesprotokoll. Revisjonen mener dokumentet har mangler i forhold til forskriftens formelle krav til en anskaffelsesprotokoll og i forhold til kommunens egen mal for dette. Rolvsøy, 26.5.2015 Jolanta Betker (sign.) Seksjonsleder Madeleine Strandin (sign.) revisor 1 -27- Side 1 av 1 Fra: Per Gunnar Stordal[[email protected]] Dato: 21.05.2015 17:47:06 Til: Pettersen Anne-Karin Femanger Tittel: Fwd: Kommunen bryter Jordlova med hensyn til driveplikten på Bodalsjordet Sender du et svar på at henvendelsen er mottatt. Mvh Per Gunnar Stordal Sendt fra min iPad Videresendt melding: Fra: "Sandbakken Velforening" <[email protected]> Dato: 19. mai 2015 14:29:28 CEST Til: <[email protected]> Kopi: "Dag Arnesen /Leder Vel'et" <[email protected]>, "Styret/ Even Eilertsen" <[email protected]>, "Styret/ Jan Henrik Frogner" <[email protected]>, "Styret/Janne Haglund" <[email protected]>, "Ragnar Thorsen" <[email protected]>, "Styret/Siw " <[email protected]>, <[email protected]> Emne: Kommunen bryter Jordlova med hensyn til driveplikten på Bodalsjordet Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening er en ideell forening, stiftet i 1963 for å tjene nærmiljøets interesser til felles beste for beboerne på Sandbakken og Klavestadhaugen. Velforeningen arbeider for å ivareta og komme med tiltak for å bevare og utvikle et trygt og godt bomiljø på Sandbakken og Klavestadhaugen. Vi har rundt 450 familier som medlemmer Hei Som leder i kommunens Kontrollutvalg, ber vi deg ta opp denne saken i utvalget. Her bryter kommunen sin plikt til å bruke Bodalsjordet til matproduksjon - og den har gjort det i to år allerede, jf Jordlova § 8. I tillegg var ikke dette saksopplysninger politikerne kjente til ved behandlingen av reguleringsplanen for Bodalsjordet i bystyret 14.6.12. Dette er da også ytterligere et brudd på god forvaltningsskikk og brudd på Forvaltningslovens krav om at "en sak skal være så godt opplyst som mulig". Dette er en sak vi anser er innenfor mandatet til Kontrollutvalget. Vedlagte mail til Teamleder for Team Landbruk, Sten-Erik knive vil klargjøre situasjonen. Vennlig hilsen Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening Dag Arnesen leder Janne Haglund /s/ sekretær Siw Hansen/s/ Even Eilertsen /s/ Jan Henrik Frogner /s/ Ragnar Thorsen /s/ Rolf Johansen /s/ -28file:///C:/ePhorte/PdfDocProc/EPHORTEFK/101894098_FIX.HTML 27.05.2015 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/179 11 73554/2015 105-192 Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato 09.06.2015 Utvalgssaksnr. 15/21 Møteplan 2. halvår 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår 2015: 22. september 1. desember Møtestart er kl. 17.00 Fredrikstad, 21.05 2015 Vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I budsjettet for kontrollutvalget 2015 er det innarbeidet en møtefrekvens på fem til seks møter. I løpet av første halvår 2015 er det gjennomført tre møter. Vurdering I henhold til budsjett for kontrollutvalget samt sekretariatets vurdering av saksmengden for kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget avholder to møter i 2. halvår 2015. Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer for høsten 2015: 22. september 1. desember Møtestart kl. 17.00 -29- ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: Dokumentnr.: Løpenr.: Klassering: Saksbehandler: 2015/179 12 81199/2015 105-192 Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato 09.06.2015 Eventuelt Fredrikstad, 12.5 2015 -30- Utvalgssaksnr. 15/22
© Copyright 2024