1. No category

Agder Sekretariat
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Postboks 120
4491 Kvinesdal
Bankkonto:
3080 32 25660
Organisasjonsnr.:
988 798 185
IVELAND KOMMUNE – KONTROLLUTVALGET
MØTEBOK
Møte nr. 02/15
Dato: 04.06.2015 kl. 15.00 – 18.30
Sted: Kommunehuset, møterom Posten
Tilstede:
Brynjulf Aagesen, leder
Gunnar Håverstad
Evelyn Molle Honnemyr
Dessuten møtte:
Ordfører Gro Anita Mykjåland
Rådmann Sten A. Reisænen (sak 05 og 06/15)
Bjørn Mikal Engestøl (sak 06/15)
Revisjonssjef Steinar Risinggård
Revisor Tommy Pytten
Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen
Det var ikke merknader til innkalling og saksliste.
SAKSLISTE:
SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEBOK
SAK 05/15 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2014, IVELAND KOMMUNE
SAK 06/15 TOMT OG LAGER SKRUBBEKLEIV
Faste poster:
 Kontrollutvalget drøfter sitt videre arbeid
 Revisor orienterer
Eventuelt
Eierkommuner:
Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og
Hornnes, Farsund, Flekkefjord,
Hægebostad, Iveland, Kvinesdal,
Lindesnes, Lyngdal, Mandal,
Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral
Ansatte:
Daglig leder Kjell Ivar Hommen
Telefon: 97 51 02 98
E-post: [email protected]
Saksbehandler Willy Gill
Telefon 90 95 62 46
E-post: [email protected]
Agder Sekretariat
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Kvinesdal, 05.06.2015
Agder Sekretariat
Kjell Ivar Hommen
Utvalgssekretær
Utskrift sendes elektronisk til:
Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann, revisor, Setesdølen, Finn Terje
Uberg, Iveland kommune
2
Agder Sekretariat
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Møtebok, 4. juni 2015
Iveland kontrollutvalg
SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEBOK
Enstemmig vedtak:
Møteboken fra 4. mars 2015 ble godkjent.
SAK 05/15 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2014, IVELAND
KOMMUNE
Enstemmig vedtak:
Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret:
Kontrollutvalget har behandlet Iveland kommunes regnskap for 2014. Sammen
med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen og revisjonsberetning fra
Setesdal Revisjonsdistrikt IKS.
Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende
spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle
krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov.
Kontrollutvalget vil spesielt gjøre kommunestyret oppmerksom på forbehold og
presisering som revisor har gjort i revisjonsberetningen.
Kontrollutvalget vil også peke på at regnskapet, årsmeldingen og
revisjonsberetningen ble fremlagt lang tid etter fastsatte frister. Dette gjør det
vanskelig for utvalget å gjøre sine pliktige oppgaver på en fullgod måte.
Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet
datert 03.06.2015, har kontrollutvalget ingen merknader til Iveland kommunes
årsregnskap for 2014.
Saksfremstilling:
Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen
Sak 05/15 Kommuneregnskapet for 2014, Iveland kommune
Lover, forskrifter:
Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992
Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004
Saksdokumenter vedlagt saken:
Årsregnskapet for 2014 – sendt pr. mail 02.06.2015
Årsberetningen for 2014 –sendt pr. mail 02.06.2015
Revisjonsberetning, datert 03.06.2015
3
Agder Sekretariat
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Saksopplysninger:
Driftsregnskapet viser kr 100.334.171,17 til fordeling drift og et regnskapsmessig
mindreforbruk på kr 3.565.216,94. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2014,
driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per
denne datoen, og en beskrivelse av vesentlig anvendte regnskapsprinsipper og andre
noteopplysninger.
Årsregnskapet er utarbeidet etter de formelle krav som stilles i kommuneloven med tilhørende
regnskapsbestemmelser i forskrift for årsregnskap og årsberetning og god regnskapsskikk i
Norge.
Revisor har tatt dette forbehold:
«Investeringsregnskapet er avsluttet med udekket på kr 3.987.466,54 som følge av vedtatt
finansiering med lånemidler som ikke er gjennomført. Kommunestyret har vedtatt
finansiering ved bruk av lån. Kommunen har ikke ubrukte lånemidler fra tidligere år og har
heller ikke truffet vedtak om opptak av nye lån.»
Videre har revisor i sin beretning gjort følgende presisering:
«Vi viser til note 19 i årsregnskapet som beskriver behandlingen av prosjekt Skislandsåsen.
Den avgiftsmessig behandlingen er ikke korrekt, men vil først bli endret i 2015. Som en følge
av dette er det inntektsført kr 155.344,46 for mye i merverdikompensasjon i
investeringsregnskapet. Uten denne inntektsføringen ville udekket behov i
investeringsregnskapet vært kr 4.142.811,-. Dette forhold har ingen betydning for vår
konklusjon om regnskapet.»
For øvrig vises det til revisjonsberetningen.
Behandling av årsregnskapet
Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og
årsberetning:
-
Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet
Rådmann utarbeider årsmelding
Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret
Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret
Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering
(Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet)
Kommunestyret godkjenner regnskapet
Revisor vil være til stede i kontrollutvalgets møte og kan svare på eventuelle spørsmål i
forbindelse med regnskapet.
Forslag til vedtak:
Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret:
Kontrollutvalget har behandlet Iveland kommunes regnskap for 2014. Sammen med
årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen og revisjonsberetning fra Setesdal
Revisjonsdistrikt IKS.
4
Agder Sekretariat
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner
og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i
regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov.
Kontrollutvalget vil spesielt gjøre kommunestyret oppmerksom på forbehold og
presisering som revisor har gjort i revisjonsberetningen.
Kontrollutvalget vil også peke på at regnskapet, årsmeldingen og revisjonsberetningen
ble fremlagt lang tid etter fastsatte frister. Dette gjør det vanskelig for utvalget å gjøre
sine pliktige oppgaver på en fullgod måte.
Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert
03.06.2015, har kontrollutvalget ingen merknader til Iveland kommunes årsregnskap
for 2014.
Sak 6/15
TOMT OG LAGER SKRUBBEKLEIV – OPPSUMMERING AV
KONTROLLUTVALGETS ARBEID MED SAKEN UTARBEIDET AV
UTVALGETS LEDER
Saken startet vinteren 2014 med en henvendelse til kontrollutvalgets leder med spørsmål om
forhold rundt kommunens tomtekjøp i Skrubbekleiv og om gjennomføringen av utbygging på
tomten med egne ansatte. Mer presist gikk spørsmålet på om det var i samsvar med
kommunestyrets næringspolitikk å kjøpe gode næringstomter i konkurranse med det private
næringsliv og gjennomføre utbygging med offentlig ansatte uten anbudskonkurranse.
Da en ikke enkelt kunne se av tilgjengelige protokoller hvordan tomtekjøp og utbyggingsmåte
var blitt politisk behandlet, valgte utvalgets leder å be revisjonssjefen undersøke nærmere før
sakene eventuelt blei løftet inn i kontrollutvalget.
Revisjonssjefens undersøkelser tydet på at tomtekjøpet var gjennomført i 2010 uten politisk
vedtak og uten bevilgning/budsjett. Det blei avklart at det ikke er begrensninger i pris eller
størrelse på byggeprosjekter som kommunen kan gjennomføre lovlig med egne ansatte.
I kontrollutvalgsmøte 21. mai 2014 blei saken drøftet og kontrollutvalget ville avvente
gjennomføringen av byggeprosjektet. Det blei protokollert følgende: ”Kontrollutvalget ber
revisor fremskaffe prosjektregnskap for prosjekt 985 Lagerbygg uteseksjonen.”
I kontrollutvalgsmøte 6. oktober 2014 blei saken drøftet med rådmannen og rådmannen ble
bedt om å komme tilbake til kontrollutvalget med et notat om saken.
I kontrollutvalgsmøte 4. mars 2015 blei rådmannens notat av 23. februar 2015 (vedlegg 1)
drøftet og tatt til orientering. Kontrollutvalget stilte nye spørsmål til rådmannen, og
protokollerte følgende: ”Saken drøftes i neste møte i forbindelse med årsregnskapet.”
Til kontrollutvalgsmøte 4. juni 2015 foreligger ett nytt notat fra rådmannen datert 14. april
2015 (vedlegg 2).
5
Agder Sekretariat
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
I møte samme dag gikk kontrollutvalget gjennom prosjektregnskapet som en fant i orden og i
samsvar med opplysningene i rådmannens notater.
Etter drøfting samlet utvalget seg om følgende vedtak:
VEDTAK:
Kontrollutvalget har med bakgrunn i politiske organers protokoller, budsjett og regnskap,
samt rådmannens redegjørelser og revisjonens undersøkelser vurdert forholdene rundt
-
tomtekjøp i Skrubbekleiv fra Mesta i 2010
byggingen av lager for uteseksjonen med egne ansatte 2013 - 2014
Kontrollutvalget vil informere kommunestyret om følgende forhold:
Tomtekjøpet
Iveland kommune har i 2010 kjøpt tomten av Mesta for kr 660.000 uten politisk vedtak og
uten bevilgning/budsjettmessig dekning.
Dette er alvorlige brudd på kommunelovens bestemmelser og kommunens egne reglementer
for de politiske utvalgene, selv om det er grunn til å tro at det har vært politisk enighet om
saken. Måten kjøpet er gjennomført på unntar saken fra offentlig innsyn og demokratisk
kontroll.
Til drøfting:
Kontrollutvalget mener at kommunestyret i forbindelse med denne saken, men også i
forbindelse med politikeropplæringen høsten 2015, bør drøfte og innskjerpe reglene for
saksbehandling og spesielt protokollering i de politiske utvalgene.
Utbyggingssaken
Etter gjennomgang av prosjektregnskapet kan kontrollutvalget slå fast at kommunen har fått
ett billigere lagerbygg enn om en hadde gjennomført ordinær anbudsrunde i markedet.
Kontrollutvalget finner også at anskaffelsesreglementet er fulgt i det alt vesentlige for de
innkjøp som er gjort hos lokale håndverkere og byggevareleverandører.
Kommunen har fått ett hensiktsmessig lagerbygg til en konkurransedyktig pris.
Til drøfting:
Kontrollutvalget ser at enheten bemanningsmessig er i stand til å utføre relativt store
ekstraoppgaver i tillegg til de ordinære driftsoppgavene. I denne utbyggingssaken har det vært
lønnsomt. Hvis muligheten for å utføre denne type oppgave med egne ansatte er mer
permanent, kan en vurdering av kostnadseffektiviteten falle annerledes ut.
6
Agder Sekretariat
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Utbyggingen i Skrubbekleiv har ikke vært ute på anbud. Utbygging med egne ansatte er ikke
besluttet politisk, men er rådmannens beslutning og begrunnet i sakens vedlegg fra
rådmannen.
Kontrollutvalget har ikke vurdert om dette er i tråd med delegasjonsreglementet. Men en ser
også i mye større utbyggingssaker at kommunestyrets befatning med disse ser ut til å være
begrenset til å gi bevilgning gjennom budsjett- og økonomiplan ut fra en behovs-analyse og
kostnadsoverslag tidlig i prosessen. Kommunestyret ser ikke ut til å ta stilling til
utbyggingsprosjektet seinere i gjennomføringsperioden, - for eksempel før prosjektene går ut
på anbud.
Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å drøfte om
-
kommunestyret er nok involvert i prosessen med store utbyggingssaker
kommunestyret skal godkjenne byggeregnskapet for store prosesser som ei
evaluering og læring etter gjennomført prosjekt.
Utgangspunktet for at denne saken blei sak i kontrollutvalget var næringspolitisk begrunnet
fra melder. Tomta blei kjøpt i konkurranse med private næringsdrivende. Utbygging med
offentlig ansatte blei besluttet, selv om utbyggingens omfang passer godt for lokale
håndverkerfirma.
Kontrollutvalget mener denne saken kan være et godt utgangspunkt når kommunestyret
diskuterer kommunens næringspolitikk.
Avslutning:
Når kontrollutvalget fremmer denne saken for kommunestyret, er det ikke for å rette kritikk
mot enheter eller enkeltpersoner i etterkant.
Det er heller for å påpeke hvor viktig og hvor forebyggende det er alltid å være nøye i
forhold til saksbehandlingsregler og protokollering.
Samtidig er det en sak som kan være ett godt grunnlag for debatt om delegasjon og
grensedragning mellom politikk og administrasjon, og hvordan man skal evaluere/lære av
gjennomførte prosjekter både på administrativt og politisk nivå.
Kontrollutvalget fremmer saken for kommunestyret uten forslag til vedtak.
Kommunestyret avgjør selv om og i hvilken form informasjonen fra kontrollutvalget
skal følges opp videre.
Enstemmig vedtatt.
Faste poster:
 Kontrollutvalget drøfter sitt videre arbeid
 Revisor orienterer
7
Agder Sekretariat
Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Eventuelt
Neste møte i kontrollutvalget er planlagt til onsdag 14. oktober 2015
8