Virksomhetsplan
Prosessgrunnlag veiledere
Hvorfor virksomhetsplan?
Har klubben felles drivkraft og felles retning?
Hva må veiledere være trygge på og kunne
for å kjøre planprosesser?
Veiledere må
• Forstå hensikten med og innholdet i en virksomhetsplan
• Ha innsikt i hva som skiller virksomhetsplaner fra andre planer i idretten
• Kunne vurdere hvor omfattende plan en klubb har behov for
• Vite hvordan klubben forankrer virksomhetsplanen slik at mange eier den
og slik at klubben på en god måte forplikter seg selv (årsmøte vedtak).
• Kunne bruke organisasjonsraketten som verktøy til å utvikle en reell
virksomhetsplan i en god prosess sammen med klubben
–
–
–
–
–
GAP-analyse som utgangspunkt for planen
Klubbens verdigrunnlag, virksomhetsidé og visjon.
Klubbens hovedmål.
Innsatsområder og virkemidler for å nå målene.
Handlingsplaner for at klubben kan jobbe konkret med planen.
• Innsikt i hvordan virksomhetsplaner følges opp og brukes aktivt.
Har klubben behov for en virksomhetsplan?
Dersom styret ikke kan svare bekreftende på flere av
følgende spørsmål, så bør de vurdere en planprosess:
Har klubben en plan som fungerer godt som styringsverktøy?
Er det en god felles forståelse av hvorfor klubben eksisterer?
Er alle enige om hva klubben skal drive på med,
og hva vi ikke skal gjøre?
Er det tydelig hva som skal kjennetegne vår klubb?
Har vi felles drivkraft i vår klubb mot det klubben skal oppnå?
Er vi enige om hvordan vi skal jobbe for det vi vil oppnå?
Vet vi hvem som skal gjøre hva og når ting skal skje?
Hvilket planstadie er klubben på?
1) Det planløse stadiet
- Ikke plan, penger tildeles og brukes når ting oppstår i løpet av året.
2) Budsjetteringsstadiet
- Tilfeldige planer på ting som skal skje.
- Penger fordeles etter oppsatt budsjett, men ofte uten bestemte tiltak.
3) Handlingsplanstadiet
- Plan først, så penger.
- Pengene fordeles i forhold til planlagte tiltak og enkelte mål.
4) Stadiet for strategisk planlegging
- Langsiktig plan med mål for flere år og med definerte strategier.
- Penger fordeles i forhold til langsiktige prioriteringer og mål som deles opp
i årlige handlingsplaner med kontinuitet mot hovedmålene.
Hvem har ansvar for en virksomhetsplan?
Styrets ansvar
Styret har et strategisk ansvar for klubben. Styret må sikre
at klubben får gode og tydelige føringer fra årsmøtet slik
at de kan holde riktig fokus og prioritere det som er
viktigst for klubben og det medlemmene ønsker.
Årsmøtet kan gjøre dette ved å vedta en
virksomhetsplan som klubben skal styres etter!
VISJON
Hovedmål
Innsatsområder
Delmål
Virkemidler
Handlingsplan
Verdigrunnlag
Virksomhetsidé
Organisasjonsraketten
Et bilde av en organisasjons
virksomhetsplan.
Raketten er også verktøyet
idretten benytter for å utvikle
virksomhetsplaner.
Planprosessen
• Innledende fase – brainstorming
ca 4 timer
– Gapanalyse: hvor står vi, hvor vil vi, hvordan tar vi oss dit?
• Verdier
ca 3 timer
– hva skal prege klubben vår og vår atferd?
• Virksomhetsidé
ca 2 timer
– hvilken type klubb skal vi være?
• Visjon
ca 2 timer
– hva gir oss kraft og energi - vår drømmetilstand?
• Målsetting
ca 3 timer
– Hvilke mål har vi på ulike områder?
• Innsatsområder, virkemidler og handlingsplan
ca 3 timer
– Hvilke virkemidler skal føre oss til målet
Veileder og kontaktperson i klubb arbeider også mellom møtene!
Eksempel
Virksomhetsplanprosess
Utgangspunkt: GAP-analyse var gjort i august året før
DATO
12.01.
19.01.
09.02.
09.03.
16.03.
01.04.
01.06.
03.06.
18.06
HVA
Formøte med presisering og avgrensning av planen
Arb.møte 1. Hent opp GAP-analyse, vurdering av 3 V’er og mål i planen
Arb.møte 2. Presisere verdier, virksomhetside, visjon og hovedmål
Arb.møte 3. Innsats og virkemidler, sy sammen planen og vurdere rapportering
på planen.
Frist for bearbeiding og eventuelle prioriteringer i styret
Planen sendes på høring
Arbeidsmøte 4: Vurdering av innspill og eventuell justering av planen
Planen sendes ut sammen med sakspapirer til årsmøtet
Behandling på årsmøtet
Etter vedtak på årsmøtet:
Hovedmålene brytes ned i delmål og områdene lager sine handlingsplaner.
Handlingsplan
Område
Mål
Tiltak
Ansvar/frist
Ressurser
Status
Virksomhetsplan – organisering - handlingsplaner
Komiteer
• Mandater
• Mål og
handlingsplan
• Stillingsbeskrivelse
Virksomhetsplan
Organisering
Ansatte
Grupper
• Mål og
handlingsplan
• Mål og
handlingsplan
Slik gjør vi planprosessen
1. Sjekk utgangspunkt
og behov?
2. Sett dato for
3. Gjennomfør
ferdigstilling og lag
planprosessen
tidsplan for delprosessene
Eksempler
VIRKSOMHETSPLANER
Norges Golfforbund
Akershus Idrettskrets
Gjerdrum IL
Oppegård IL
Pdf
Video
Pdf
Word
Fleridrettslag
Særidrettslag
Virksomhetsplaner lages kun i juridiske enheter,
lages ikke i undergrupper i et fleridrettslag.
Undergruppene lager handlingsplaner basert på
virksomhetsplanen.
Planhierarkiet
Planarbeid i alle deler av klubben
– Virksomhetsplan (2 - 4 års varighet)
– Utviklingsplaner (2-4 år for et område)
•
•
•
•
•
Organisasjonsplan (lovpålagt)
Anleggsplan
Sportslig plan
Markedsplan
…
– Årlige handlingsplaner (hele klubben, avdelinger, grupper)
Virksomhetsplan vs organisasjonsplan
Organisasjonsplanens hensikt og innhold
Hensikt
Skal regulere idrettslagets interne organisering og sikre en best mulig utnyttelse
av lagets ressurser.
Innhold
• Organisasjonskart (minimumskrav)
• Instrukser for styret og komiteer (valgkomite, revisor/kontroll)
• Funksjonsbeskrivelser og stillingsinstrukser dersom ansatte
• Mandater for styreoppnevnte komiteer, utvalg, faste grupper,
prosjektgrupper, utredningsgrupper, ressursgrupper, ressurspersoner og
adhock grupper