1. No category

RAZPISNA DOKUMENTACIJA
ZA ODDAJO JAVNEGA NAROČILA BLAGA IN STORITEV PO POSTOPKU ODDAJE NAROČILA MALE
VREDNOSTI
Predmet javnega naročila:
Dobava, implementacija in vzdrževanje elektronskega dokumentnega sistema
Oznaka javnega naročila:
JN 40143-2873/2014
LJUBLJANA, 10. 12. 2014
KAZALO VSEBINE RAZPISNE DOKUMENTACIJE:
1. POVABILO K ODDAJI PONUDBE
4
1.1.
Naročnik ........................................................................................................................... 4
1.2.
Predmet javnega naročila .............................................................................................. 4
1.3.
Kraj dobave blaga in opravljanja storitev ..................................................................... 4
1.4.
Dobava, vzdrževanje, nadgradnje,... ............................................................................. 4
1.5.
Način oddaje naročila blaga in storitev ........................................................................ 5
1.6.
Razpisna dokumentacija ................................................................................................ 5
1.6.1.
Način, mesto in rok za prevzem razpisne dokumentacije .......................................... 5
1.7.
Rok za predložitev ponudbe .......................................................................................... 5
1.8.
Odpiranje ponudb ........................................................................................................... 5
1.9.
Merila za ocenjevanje ponudb in izbiro ponudnika ..................................................... 5
1.10.
Izločitev ponudb, ustavitev postopka, zavrnitev vseh ponudb, odstop od izvedbe
javnega naročila ................................................................................................................................. 5
1.11.
Dodatna pogajanja .......................................................................................................... 5
Naročnik si pridržuje pravico naknadnih pogajanj v skladu z drugim odstavkom 30a. člena ZJN-2. .. 5
1.12.
Odločitev o oddaji naročila in sklenitev pogodbe ....................................................... 6
2. ZAKONODAJA
3. OBSTOJEČI DOKUMENTNI SISTEM NAROČNIKA
6
7
3.1.
3.2.
Predstavitev potreb naročnika ...................................................................................... 7
Opis trenutnega stanja ................................................................................................... 7
4.1.
4.2.
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.2.4.
4.2.5.
4.2.6.
4.2.7.
4.2.8.
4.2.9.
4.2.10.
4.2.11.
4.2.12.
4.3.
4.3.1.
4.3.1.1.
4.3.1.2.
4.4.
4.5.
Namen in cilji projekta implementacije EDS ................................................................ 7
Splošne in tehnične zahteve .......................................................................................... 8
Zajem dokumentov ......................................................................................................... 8
Upravljanje z dokumenti ................................................................................................. 9
Upravljanje s poslovnimi procesi ................................................................................ 10
Spletni uporabniški vmesnik ....................................................................................... 10
Pooblaščanje in nadomeščanje uporabnikov ............................................................ 11
Iskanje dokumentov...................................................................................................... 11
Avtorizacija in varnost .................................................................................................. 11
Delo z zbirkami dokumentov (Aktivna, Tekoča, Stalna)............................................ 12
Spletni vmesnik za celovito administracijo ................................................................ 12
Arhitektura rešitve ........................................................................................................ 12
Vključitev v delovno okolje uporabnika in splošne integracije ............................... 14
Število uporabnikov ...................................................................................................... 14
Vsebinske zahteve ........................................................................................................ 16
Vodenje vložišča ........................................................................................................... 16
Evidentiranje vhodno / izhodne pošte ........................................................................ 16
Vodenje postopkov ....................................................................................................... 17
Ostale zahteve ............................................................................................................... 18
Garancijski rok in vzdrževanje po preteku garancije ................................................ 18
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7.
5.8.
5.9.
5.10.
Splošno .......................................................................................................................... 19
Identifikacijski podatki o ponudniku ........................................................................... 19
Ponudbena cena ........................................................................................................... 20
Sprejemanje razpisnih pogojev ................................................................................... 20
Nekaznovanost ponudnika in zakonitih zastopnikov ................................................ 20
Evidenca ponudnikov z negativnimi referencami ..................................................... 21
Prisilna poravnava, stečaj, likvidacija, plačilo prispevkov za socialno varnost ali davkov.
21
Tehnična sposobnost ................................................................................................... 21
Potrdilo, da ponudnik v zadnjih 12 mesecih ni imel blokiranega računa/računov. 21
Finančna zavarovanja ................................................................................................... 22
6.1.
6.2.
6.3.
Splošno .......................................................................................................................... 24
Dodatne informacije v zvezi z javnim naročilom in izdelavo ponudbe ................... 24
Jezik, v katerem mora ponudnik izdelati ponudbo .................................................... 24
4. PREDMET JAVNEGA NAROČILA IN TEHNIČNE ZAHTEVE
5. POGOJI
6. NAVODILA PONUDNIKOM ZA IZDELAVO PONUDBE
2/53
7
19
24
6.4.
Obseg ponudbe ............................................................................................................. 25
6.5.
Rok veljavnosti ponudbe.............................................................................................. 25
6.6.
Stroški ponudbe ............................................................................................................ 25
6.7.
Ponudbena cena ........................................................................................................... 25
6.8.
Označitev zaupnih podatkov ....................................................................................... 25
6.9.
Način, mesto in rok za predložitev ponudbe .............................................................. 25
6.10.
Umik, sprememba ali dopolnitev ponudbe ................................................................ 26
6.11.
Neobičajno nizka ponudba........................................................................................... 26
6.12.
Dajanje neresničnih ali zavajajočih dokazil................................................................ 26
OBRAZEC 1 – Osnovni in registrski podatki o ponudniku ......................................................... 27
OBRAZEC 1/A – Seznam podizvajalcev ........................................................................................ 28
OBRAZEC 2 – Ponudba................................................................................................................... 29
OBRAZEC 3 – Izjava ponudnika o sprejemanju vseh razpisnih pogojev .................................. 31
OBRAZEC 4 – Izjava pravne osebe v zvezi s kaznivimi dejanji iz 1. odstavka 42. člena ZJN-2 in
pooblastilo za pridobitev podatkov iz kazenske evidence .......................................................... 32
OBRAZEC 4/A – Izjava zakonitega zastopnika ponudnika/podizvajalca v zvezi s kaznivimi dejanji iz
1. odstavka 42. člena ZJN-2 in pooblastilo za pridobitev podatkov iz kazenske evidence ..... 34
OBRAZEC 5 – Izjava ponudnika/podizvajalca, da ni uvrščen v evidenco ponudnikov z negativnimi
referencami ...................................................................................................................................... 36
OBRAZEC 6 – Izjava ponudnika/podizvajalca, da ni v postopku prisilne poravnave, stečaja ali
likvidacije ter da ima poravnane prispevke za socialno varnost ali davke ............................... 37
OBRAZEC 7 – Referenčna lista ponudnika s področja implementacije elektronskega
dokumentnega sistema ................................................................................................................... 38
OBRAZEC 7/A – Izjava ponudnika o tehnični sposobnosti......................................................... 39
3/53
1. POVABILO K ODDAJI PONUDBE
Na podlagi 30a. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 128/06, Uradni list
Evropske unije, št. 317/07, Uradni list RS, št. 16/08, 34/08, Uradni list Evropske unije, št.
314/09, Uradni list RS, št. 19/10, 18/11, Uradni list Evropske unije, št. 319/11, Uradni list RS, št.
43/12 - Odl. US, 90/12 - ZJNPOV, 90/12, 12/13 - uradno prečiščeno besedilo, Uradni list
Evropske unije, št. 335/13, Uradni list RS, št. 19/14 in 32/14 - ZPDZC-1; v nadaljevanju: ZJN-2)
in obvestila o javnem naročilu za dobavo blaga in izvedbo storitev »Dobava, implementacija in
vzdrževanje elektronskega dokumentnega sistema« po postopku oddaje naročila male vrednosti,
ki je bilo objavljeno na portalu javnih naročil (številka objave JN 40143-2873/2014 z dne 10. 12.
2014) naročnik vabi vse zainteresirane ponudnike, da predložijo svojo pisno ponudbo v skladu s
to razpisno dokumentacijo in navodili za izdelavo ponudbe.
1.1. Naročnik
Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana, matična številka 1332856,
davčna številka SI189623433, (v nadaljevanju: naročnik ali Agencija).
1.2. Predmet javnega naročila
Predmet javnega naročila je »Dobava, implementacija in vzdrževanje elektronskega sistema
za upravljanje z dokumenti« - nakup programa, ki je inštaliran na lokaciji naročnika in 40
licenc, po specifikaciji, količini in pogojih, ki so podrobneje opredeljeni v 4. poglavju razpisne
dokumentacije.
1.3. Kraj dobave blaga in opravljanja storitev
Blago in storitve, ki so predmet tega javnega naročila, se dobavijo in izvajajo na lokaciji:
- pri naročniku – Trg republike 3, 1000 Ljubljana
1.4. Dobava, vzdrževanje, nadgradnje,...
Dobava aplikativne opreme in storitev implementacije predmetnega aplikativnega sistema se
izvaja največ 2 meseca od podpisa pogodbe.
Garancijsko vzdrževanje se izvaja 12 mesecev od dneva primopredaje opreme in storitev.
Redno letno vzdrževanje se izvaja od dneva primopredaje in prehoda celotnega sistema v
produkcijo za nedoločen čas.
Naročnik bo licence v obdobju veljavnosti tega javnega naročila kupoval sukcesivno, kot jih bo
dejansko potreboval.
Naročnik si pridržuje pravico, da med izvajanjem tega javnega naročila oziroma pogodbe
spremeni način in obseg letnega vzdrževanja po preteku garancije oziroma zmanjša ali prilagodi
obseg blaga, storitev in uporabniških licenc.
Naročnik si pridržuje pravico, da naroči nadgradnjo programske opreme, ter da odda dodatne
storitve ponudniku, ki bo izbran v tem javnem naročilu, pod pogoji, ki so določeni v 29. členu
ZJN-2. V tem primeru se izvede postopek oddaje javnega naročila po postopku s pogajanji brez
predhodne objave in se z izvajalcem sklene aneks k osnovni pogodbi.
4/53
1.5. Način oddaje naročila blaga in storitev
Javno naročilo se odda po postopku zbiranja ponudb po postopku oddaje naročila male
vrednosti, skladno s 30a. členom ZJN-2.
Če se postopek zaključi brez izbire ponudnika, ker ne bi bila pridobljena nobena ponudba ali ker
bi bile vse pridobljene ponudbe neprimerne oziroma ne bi bilo nobene prijave, si naročnik
pridržuje pravico oddati naročilo po postopku s pogajanji brez predhodne objave, skladno s 1.
točko prvega odstavka in tretjim odstavkom 29. člena ZJN-2.
1.6. Razpisna dokumentacija
1.6.1. Način, mesto in rok za prevzem razpisne dokumentacije
Razpisno dokumentacijo lahko ponudniki prevzamejo v elektronski obliki na spletni strani
naročnika: www.a-zn.si.
1.7. Rok za predložitev ponudbe
Naročnik bo upošteval vse zaprte in pravilno označene ponudbe, ki bodo prispele na njegov
naslov do 08. 01. 2015 do vključno 9:00 ure.
1.8. Odpiranje ponudb
Javno odpiranje ponudb bo dne 08.01.2015 ob 9:30 uri v prostorih naročnika na Trgu republike
3, 1000 Ljubljana
Predstavniki ponudnikov, ki bodo prisotni na javnem odpiranju, morajo naročniku predložiti
pisno pooblastilo za zastopanje ponudnika. Pooblastila ne potrebujejo zakoniti zastopniki in
prokuristi, vpisani v sodni register, oziroma Poslovni register Slovenije. Nepooblaščeni
predstavniki ponudnikov ne morejo opravljati dejanj, ki pomenijo zastopanje ponudnika.
1.9. Merila za ocenjevanje ponudb in izbiro ponudnika
Ob izpolnjevanju zgoraj navedenih in zakonsko zahtevanih pogojev, bo naročnik sklenil pogodbo
s ponudnikom, ki bo ponudil najnižjo ceno ob izpolnjevanju vseh s to razpisno dokumentacijo
predpisanih pogojev.
1.10. Izločitev ponudb, ustavitev postopka, zavrnitev vseh ponudb, odstop od izvedbe
javnega naročila
Naročnik bo izločil vse ponudbe, ki ne bodo popolne, pod pogoji, določenimi v ZJN-2 in v tej
razpisni dokumentaciji.
Naročnik lahko brez kakršnekoli odškodninske odgovornosti do kogarkoli ustavi postopek javnega
naročanja, zavrne vse ponudbe ali odstopi od izvedbe javnega naročila na način, določen v 80.
členu ZJN-2.
1.11. Dodatna pogajanja
Naročnik si pridržuje pravico naknadnih pogajanj v skladu z drugim odstavkom 30a. člena ZJN-2.
5/53
1.12. Odločitev o oddaji naročila in sklenitev pogodbe
Naročnik bo ponudnike obvestil o odločitvi o oddaji naročila v roku in na način, kot ga določa 79.
člen ZJN-2 ob upoštevanju posebnih določb ZJN-2, ki veljajo za postopek oddaje naročila male
vrednosti.
Izbrani ponudnik je dolžan v roku 8 dni po prejemu poziva naročnika podpisati pogodbo. Če
izbrani ponudnik pogodbe ne podpiše v navedenem roku, se šteje, da je odstopil od ponudbe.
2. ZAKONODAJA
Kratica
ZJN-2
ZVDAGA
UVDAG
ZPVPJN
OZ
ZGD-1
ZEPEP
ZUP
Pomen kratice
Zakon o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 128/06, Uradni list Evropske
unije, št. 317/07, Uradni list RS, št. 16/08, 34/08, Uradni list Evropske
unije, št. 314/09, Uradni list RS, št. 19/10, 18/11, Uradni list Evropske
unije, št. 319/11, Uradni list RS, št. 43/12 - Odl. US, 90/12 - ZJNPOV,
90/12, 12/13 - uradno prečiščeno besedilo, Uradni list Evropske unije, št.
335/13, Uradni list RS, št. 19/14 in 32/14 - ZPDZC-1)
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni
list RS, št. 30/06, 24/14 Odl.US in 51/14)
Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS,
št. 86/06)
Zakon o pravnem varstvu v postopkih javnega naročanja (Uradni list RS,
št. 43/21, 60/11 in 63/13)
Obligacijski zakonik (Uradni list RS, št. 97/07 UPB1);
Zakon o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 42/06, 60/06 - popr.,
26/07 - ZSDU-B, 33/07 - ZSReg-B, 67/07 - ZTFI, 10/28, 68/08, 42/09,
33/11, 91/11, 100/11 - Skl. US, 32/12, 57/12, 44/13 - Odl. US in 82/13);
Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS,
št. 57/00, 30/01 - ZODPM-C, 25/04, 73/04 - ZN-C, 61/06 – ZEPT in 46/14)
Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. št. 80/99,
70/00, 52/02, 73/04, 119/05, 105/06 - ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in
82/13)
Vsa ostala zakonodaja, ki ureja področje izvedbe predmeta javnega naročila.
6/53
3. OBSTOJEČI DOKUMENTNI SISTEM NAROČNIKA
3.1. Predstavitev potreb naročnika
Agencija namerava vpeljati elektronski dokumentni sistem, ki bo podprl in uredil postopke
ravnanja z dokumenti na podlagi ZUP ter Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št.
20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 122/07 - popr., 31/08, 35/09, 58/10,
101/10 in 81/13, v nadaljevanju: Uredba o upravnem poslovanju).
Agencija opravlja svoje poslovanje na sedežu Agencije ter na terenu, v okviru pregledov
poslovanja subjektov nadzora. Predvideva se centralni zajem dokumentacije v glavni pisarni
Agencije.
Agencija ima vložišče za evidentiranje vhodne in izhodne pošte.
3.2. Opis trenutnega stanja
Agencija že uporablja sistem za upravljanje z dokumenti, s katerim evidentira dokumente, ki jih
zaposleni prejmejo ali odpošljejo na klasičen način v papirni obliki. Uporabniki uporabljajo
poenotene šifrante (npr.: klasifikacijski in signirni načrt).
Seznam funkcionalnosti obstoječega dokumentnega sistema:
• evidentiranje vhodnih in izhodnih dokumentov in njihove vsebine,
• signiranje oziroma razporejanje zadev v reševanje zaposlenim,
• odprema dokumentov.
4. PREDMET JAVNEGA NAROČILA IN TEHNIČNE ZAHTEVE
Predmet javnega naročila je »Dobava, implementacija in vzdrževanje centraliziranega
elektronskega dokumentnega sistema (v nadaljevanju: EDS) v Agenciji« - nakup programske
opreme z vključenimi 40 licencami.
4.1. Namen in cilji projekta implementacije EDS
Namen in cilji implementacije EDS na Agenciji so:
• omogočiti zaposlenim v Agenciji evidentiranje, urejanje, hrambo in iskanje vseh uradnih
dokumentov na zakonsko skladen, varen in učinkovit način, ki bo podprl in uredil
postopke ravnanja z dokumenti na podlagi ZUP ter Uredbe o upravnem poslovanju,
• uvesti standardizirano pripravo, procese obdelave in procese hranjenja dokumentnega
gradiva, ki bodo podprli in uredili postopke ravnanja z dokumenti na podlagi ZUP ter
Uredbe o upravnem poslovanju.
Zaposleni sedaj pri svojem delu uporabljajo tako papirne kot elektronske dokumente. Največ
uradne komunikacije trenutno še vedno poteka preko papirnih dokumentov, ki se izmenjujejo
preko pošte. Elektronsko obliko komunikacije v tem trenutku predstavlja e-pošta, izmenjevanje
MS Office dokumentov, uporaba spletnih portalov, skupnega diskovnega prostora ipd.
Vsi dokumenti, ki so zavedeni v EDS morajo biti obravnavani kot uradni dokumenti, kar zahteva
evidentiranje, zajem, procesiranje in hrambo, oziroma uničenje kopij elektronskega dokumenta
v skladu predpisi, ki urejajo upravljanje in hrambo dokumentarnega gradiva (Uredba o upravnem
poslovanju, ZUP, ZVDAGA, UVDAG…).
7/53
S standardizacijo priprave dokumenta, evidentiranja dokumenta, procesa obdelave dokumenta
in procesa hrambe, bo nov EDS na strani informacijskega sistema odpravil številne nepovezane in
nepopolne baze dokumentov ter pripomogel k večji transparentnosti poslovanja in boljši
porazdelitvi računalniških zmogljivosti. Na strani uporabnikov pa bo vzpostavitev enotne, z vseh
oddaljenih lokacij dostopne baze in shrambe dokumentov, pomenila izziv in spodbudo za stalno
izboljšanje obstoječih postopkov obravnave posameznih vrst in tipov dokumentov in s tem
optimizacijo poslovanja ter dvig stopnje medsebojnega sodelovanja.
4.2. Splošne in tehnične zahteve
EDS mora biti zasnovan kot spletna rešitev namenjena evidentiranju, urejanju, procesiranju,
vodenju in hranjenju dokumentnega gradiva v skladu z ZUP ter Uredbo o upravnem poslovanju.
EDS mora zagotoviti, da so tako vhodni kot izhodni dokumenti v sistemu zavedeni na za
uporabnika čim bolj enostaven in učinkovit način, urejeni morajo biti tudi v obliki drevesne
strukture, po kateri se da dokumente oziroma zadeve enostavno najti. EDS mora podpirati
celoten proces obravnave različnih tipov dokumentov (od zajema do arhiviranja). EDS mora
skladno s to zahtevo omogočati standardizacijo procesov ali delov procesov obravnave
dokumentov in standardizacijo dokumentov, kjer je to mogoče in smotrno.
4.2.1. Zajem dokumentov
Uporabniku mora EDS omogočiti zajem in evidentiranje tako dokumentov v fizični obliki kot
elektronskih dokumentov. Zajem dokumentov mora biti enostaven.
Zajem dokumentov v fizični obliki mora biti omogočen z uporabo skeniranja na standardnih
napravah za skeniranje. Pred zajemom se nalepi črtna koda za potrebe identifikacije dokumenta
in posledično kasnejšega hitrejšega priklica skeniranega dokumenta in vnosa metapodatkov.
Uporabnik mora imeti možnost skeniranja dokumentov brez zapuščanja aplikacije. Poleg
običajnega postopka zajema dokumentov naj bo mogoč tudi množičen zajem (več dokumentov
hkrati). Dokumenti se med seboj ločujejo po nalepljeni črtni kodi.
Skenirani dokumenti morajo biti vidni uporabniku v obliki pdf. Pretvorba v tekstovno obliko
(OCR) se pričakuje kot opcija.
Glede na vsebino so zajeti in evidentirani dokumenti lahko različnega tipa: pogodbe,
knjigovodske listine, dopisi idr. Uporabnik mora imeti možnost urejanja različnih tipov
dokumentov. Posameznemu tipu dokumenta uporabnik pripiše nabor metapodatkov, s katerimi
ob zajemu po potrebi dopolni posamezen dokument (npr.: knjigovodska listina, pogodba, dopis,
ponudba idr.).
Ob zajemu podatkov naj se skupaj z dokumenti evidentirajo kot metapodatki tudi nastavitve
skeniranja.
Uporabnik lahko preko uporabniškega vmesnika zajame in evidentira tudi dokumente v
elektronski obliki in sicer z uporabo pripenjanja datotek iz lokalnega datotečnega sistema ali
preko neposredne povezave z e-pošto.
Sistem mora omogočati enostaven zajem dokumentov v elektronski obliki iz lokalnega
datotečnega sistema ali preko neposredne povezave z e-pošto (neomejeno število predalov).
8/53
Uporabnik mora imeti pravice, da sam dodeljuje pravice za branje dokumenta drugim
uporabnikom sistema, kadar oceni, da je to potrebno. Zajeti dokument mora imeti uporabnik
možnost posredovati ostalim uporabnikom sistema.
Za MS Office dokumente mora sistem omogočiti kreiranje in urejanje vsebine dokumenta
neposredno na strežniku, brez uporabe lokalnih kopij. Za kreiranje lastnih dokumentov naj ima
uporabnik možnost uporabe predloge.
Zahteve:
• Integracija z e-poštnim strežnikom Exchange in Lotus. Podpora digitalizaciji na delovnem
mestu, kjer so skenerji, ki podpirajo standardne TWAIN gonilnike brez dodatne strežniške
opreme.
• Enostavno evidentiranje različnih vrst datotek (Word, Excel, PDF, e-pošta).
• Možnost zajemanja (skeniranja) več dokumentov hkrati.
• Možnost uporabe predlog dokumentov.
• Nastavitve skeniranja so shranjene kot del metapodatkov dokumenta.
• Pregled skeniranih dokumentov omogoča tudi osnovne manipulacije nad zajetimi pdf-ji
(povečevanje, obračanje, pomikanje med listi na naslednjo, na prejšnjo, na prvo, na
zadnjo stran).
• Omogočen naj bo optični zajem (OCR) določenih dokumentov s pretvorbo v MS Word
format.
• Možnost pripenjanja vsebine dokumenta neposredno iz datotečnega sistema.
4.2.2. Upravljanje z dokumenti
Ob evidentiranju v sistem mora biti dokument dopolnjen z evidenčnimi podatki, ki v
nadaljevanju omogočajo sledljivost dokumenta do izločitve dokumenta iz evidence. Kot
evidenčne podatke naročnik razume npr.:
• podatki o uporabniku, ki je dostopal do posamezne verzije dokumenta,
• čas dostopa do dokumenta,
• akcija, ki jo je uporabnik izvedel nad dokumentom.
Dokumenti, nad katerimi mora uporabnik izvajati določene akcije, morajo biti vizualno opazni.
Uporabniku mora biti omogočen dostop do vseh verzij dokumenta, ki ga v nekem trenutku ureja.
Ena od možnosti v zvezi z urejanjem dokumentov mora biti tudi možnost dodajanja komentarjev
na nivoju dokumenta.
Novo verzijo dokumenta naj povzroči vsaka sprememba na dokumentu: tako sprememba vsebine
dokumenta kot sprememba njegovih metapodatkov. Uporabniku je dovoljeno, da lahko
spreminja samo zadnjo verzijo dokumenta. Predhodne verzije dokumenta lahko le pregleduje in
bere. Zaradi zagotavljanja sledljivosti sprememb se k vsaki verziji dokumenta zabeleži datum in
podatki o uporabniku – avtorju verzije.
Za potrebe upravljanja dokumentov, nad katerimi ima pravice za delo več uporabnikov, mora
biti poleg ustreznega dodeljevanja verzij zagotovljeno tudi zaklepanje dokumentov. EDS mora v
primeru, ko na dokumentu že dela en uporabnik, za vse ostale uporabnike zakleniti dostop do
tega dokumenta in spreminjanja njegove vsebine. Na ta način se zagotovi, da lahko v določenem
trenutku zadnjo verzijo dokumenta spreminja le en uporabnik.
Zahteve:
• Možnost dopolnjevanja dokumenta tako, da uporabnik sam izbira in dodaja metapodatke.
• Vsaka sprememba dokumenta ali njegovih metapodatkov se zavede v novo verzijo.
• Predhodne verzije so na voljo samo za branje.
9/53
4.2.3. Upravljanje s poslovnimi procesi
Vsak dokument je vezan na nek proces obdelave. EDS naj že vsebuje prednastavljene standardne
poslovne procese, ki so opredeljeni v poglavju 4.3. Naročnik naj ima v okviru administracije
sistema možnost prilagoditev standardnih poslovnih procesov svojim potrebam in možnost
dodajanja novih poslovnih procesov za različne vrste dokumentov.
Nastavljanje procesov naročnik razume kot povezovanje procesov oziroma aktivnosti znotraj
procesov v povezavi z vlogami in pravicami uporabnikov sistema. Procesni del EDS mora torej
posameznemu uporabniku omogočati izvajanje izključno tistih akcij, ki so mu dovoljene v
določenem stanju oziroma točki procesa, skladno z nastavitvami mora zagotoviti tudi avtomatsko
posredovanje oziroma izmenjavo dokumentov v obdelavo uporabnikom.
Proces se lahko sestavi iz več akcij, preko katerih dokument prehaja v različna stanja. V proces
so vključeni različni vsebinski udeleženci, kot npr.; pripravljavec dokumenta, podpisnik,
nadzornik, prejemnik, računovodja idr., odvisno od svoje vloge. Vsebinski udeleženec v procesu
ima dostop do dokumenta v skladu s stanjem procesa. Dokument je v določeni fazi procesa lahko
le v enem stanju. Uporabnik lahko izvaja akcije na dokumentu v skladu s procesnim stanjem,
svojo vlogo in pravicami. Uporabnik je o svojih akcijah obveščen preko e-pošte in uporabniškega
vmesnika.
Procesni del EDS mora sam skrbeti za to, da so uporabniki, vključeni v proces obravnave
dokumenta, ustrezno obveščeni o tem, katere akcije nad dokumenti morajo izvesti. Uporabniki
morajo biti obveščeni preko uporabniškega vmesnika in preko e-pošte.
Zahteve:
• Prednastavljeni standardni procesi z možnostjo prilagajanja.
• Možnost dodajanja novih procesov.
• Možnost dodeljevanja procesov uporabnikom glede na vloge in pravice.
• Uporabnik izvaja akcije na dokumentu v skladu s procesnim stanjem, svojo vlogo in
pravicami.
• Sistem omogoča nadaljevanje aktivnosti enega procesa v drugem procesu.
• Možnost izmenjave podatkov med EDS in zalednimi aplikacijami z uporabo web servisov
po potrebi v prihodnosti.
• Podpora urejanju avtorizacijske sheme na nivoju dokumenta.
4.2.4. Spletni uporabniški vmesnik
Rešitev mora temeljiti na spletnem uporabniškem vmesniku. Ta mora biti preprost, intuitiven ter
zasnovan tako, da posameznega uporabnika vodi skozi njegove trenutne zadolžitve povezane z
njegovimi nalogami in delovnimi procesi. Spletni uporabniški vmesnik mora omogočati
samodejne prilagoditve oziroma personalizacijo posameznemu uporabniku in njegovim delovnim
nalogam ali z drugimi besedami: spletni uporabniški vmesnik se mora glede na nastavitev vlog in
pravic uporabnika, povezanih z njegovim delom, samodejno prilagoditi posameznemu
uporabniku.
Sistem mora obveščati posameznega uporabnika v primerih:
• ko proces dela, od uporabnika zahteva izvedbo določene akcije,
• ko je uporabniku dodeljena ali spremenjena vloga (npr.: izbran je kot potrjevalec,
podpisnik),
• ko se spremeni status evidentiranega dokumenta, ki ga uporabnik obravnava (npr.:
preteče rok pogodbe).
Obveščanje naj bo nastavljivo za vsakega uporabnika posebej. Uporabnik naj bo obveščen z esporočilom in preko spletnega uporabniškega vmesnika.
10/53
Zahteve:
• Do spletnega uporabniškega vmesnika se lahko dostopa s spletnimi brskalniki Firefox,
Internet Explorer, Safari, Chrome in Opera. Podprte morajo biti najnovejše različice
spletnih brskalnikov.
• Samodejna personalizacija spletnega uporabniškega vmesnika glede na vloge in pravice
uporabnika.
• Možnost stalne uporabniške pomoči.
• Obveščanje uporabnika preko spletnega uporabniškega vmesnika in e-pošte.
4.2.5. Pooblaščanje in nadomeščanje uporabnikov
Uporabnik sistema mora imeti možnost za pooblaščanje sodelavcev za izvedbo vseh ali nekaterih
delovnih nalog v času njegove odsotnosti. Opravljene akcije pooblaščenca morajo biti razvidne
tudi iz revizijske sledi dokumenta.
Zahteve:
• Podpora različnim delovnim mestom, prenos med delovnimi mesti, pooblaščanje in
nadomeščanje.
4.2.6. Iskanje dokumentov
EDS mora uporabniku omogočiti hitro iskanje dokumentov preko ključnih besed oziroma preko
izbire različnih parametrov iz šifrantov. Seznami za iskanje morajo biti urejeni po različnih
kriterijih (npr. po tipu dokumenta, stanju dokumenta, klasifikaciji ipd.). EDS mora zagotoviti, da
so tako vhodni kot izhodni dokumenti urejeni tudi v obliki drevesne strukture, po kateri se da
dokumente oziroma zadeve enostavno najti.
Prikaz seznama dokumentov mora biti nastavljiv na nivoju posameznega uporabnika
(personaliziran pregled aktivnih dokumentov uporabnika). Uporabnik mora imeti možnost
filtriranja prikazanih dokumentov na nivoju seznama in možnost združevanja in sortiranja
dokumentov v seznamih po različnih kriterijih.
Zahteve:
• Iskalnik po vsebini tekstnih dokumentov in metapodatkih vseh vrst dokumentov
• Drevesna struktura
4.2.7. Avtorizacija in varnost
EDS mora imeti standardni pristop za avtorizacijo uporabnikov preko uporabniškega imena in
gesla. Uporabnike je možno dodeliti v skupine uporabnikov. Infrastruktura dokumentnega
sistema mora vsebovati podporo za elektronsko podpisovanje dokumentov.
Dostopi do EDS se morajo urejati z ustreznimi dostopnimi pravicami. Dostop do dokumentov je
uporabniku oziroma skupini uporabnikov omejen na dostop do tistih dokumentov, ki jih
potrebuje pri delu in se nanašajo na njegovo delovno mesto oziroma dodeljene vloge in pravice.
Pravice za delo z dokumenti se dodeljujejo uporabnikom sistema oziroma skupini uporabnikov v
okviru administracije uporabniških vlog in pravic v povezavi s poslovnimi procesi, povezanimi z
dokumentom. Nastavljanje omenjenih pravic mora biti prilagodljivo na nivoju posameznega
procesa.
Na nivoju vsakega dokumenta mora biti jasno razvidno, kateri uporabniki oziroma skupina
uporabnikov lahko dokument pregledujejo in kateri uporabniki oziroma skupina uporabnikov
lahko dokument pregledujejo in urejajo.
11/53
Sistem mora omogočati vzporedno ali zaporedno potrjevanje in elektronsko podpisovanje
dokumentov.
Sistem mora spremljati vse spremembe in vpoglede na dokumentu. Fizično brisanje dokumentov
znotraj sistema ne sme biti omogočeno. »Brisanje« dokumenta pomeni, da je dokument označen
kot »brisan«.
Zahteve:
• Dostop do EDS preko uporabniškega imena in gesla.
• Integrirana podpora za elektronsko podpisovanje dokumentov.
• Administracija uporabniških in skupinskih pravic preko uporabniških vlog.
4.2.8. Delo z zbirkami dokumentov (Aktivna, Tekoča, Stalna)
EDS mora zagotoviti podporo aktivni, tekoči in stalni zbirki dokumentnega gradiva. Ko so
dokumenti v obdelavi so vidni v aktivni zbirki (zbirka nerešenih zadev). Ko se zadeva zaključi se
prenese v tekočo zbirko, dostopi do zadeve se ob tem lahko spremenijo oziroma omejijo. Po
določenem obdobju, ko se zadeva nahaja v tekoči zbirki (dve leti), se preseli v stalno zbirko, ko
se Agencija odloči za to.
Zahteve
• Delo z zbirkami dokumentov.
4.2.9. Spletni vmesnik za celovito administracijo
Agencija bo sama konfigurirala uporabnike, uporabniške skupine in procese, zato naj bo
administratorski spletni vmesnik zmogljiv tako, da administratorju sistema omogoča enostavno
nastavljanje sistema in pregledovanje stanja sistema, kot celote. Upravljanje z uporabniškimi in
skupinskimi pravicami naj bo izvedeno z uporabo uporabniških vlog, ki določajo vsebinske in
dostopne pravice za delo z dokumenti.
Pričakovane funkcionalnosti spletnega vmesnika za celovito administracijo:
• Dodajanje uporabnikov, skupin in upravljanje njihovih profilov v skladu z vlogami in
poslovnimi procesi.
• Definiranje organizacijske strukture, položaja posameznega uporabnika in vlog.
• Definiranje poslovnih procesov.
• Definiranje tipov dokumentov in upravljanje z osnovnimi metapodatki in šifranti.
• Uporaba sistemskih nastavitev.
• Dostop do zapisov o napakah.
• Pomoč za uporabnike.
Zahteve
• Spletni vmesnik za celovito administracijo.
4.2.10.
Arhitektura rešitve
4.2.10.1 Obstoječe stanje strežniške opreme :
Osnovno strežniško okolje:
Obstoječa strežniška infrastruktura:
Virtualni strežniki Windows 2012 R2 Server
Sporočilni sistem:
Lotus Domino 9.0.1
12/53
Osnovna obstoječa sistemska programska oprema na delovnih postajah:
Windows 8.1 Professional, Windows 7 ali XP Professional
MS Office 2010
Adobe Acrobat Reader XI ali starejše verzije
Internet Explorer 11 ali starejše verzije
Firefox 32.0.3 ali starejše verzije
4.2.10.2 Obstoječi produkti in licence:
Naročnik ima na voljo naslednje produkte in licence:
Na strežniški strani ima naročnik licence za naslednje aplikacijske strežnike:
Virtualni strežnik MS Windows Server 2012 R2
Lotus Domino 9.0.1
MS SQL Server 2008
4.2.10.3 Tehnologija rešitve
Ponudnik naj v svoji ponudbi opiše in predlaga ustrezno tehnološko platformo in tehnologijo
rešitve. Ponuditi mora sodobno platformo, za upravljanje z zapisi, dokumenti, za upravljanje z
vsebinami in za upravljanje z zadevami. Prav tako mora specificirati tudi vso licenčno
programsko opremo, ki bo del rešitve.
Naročnik zahteva, da rešitev temelji na najsodobnejših tehnologijah.
Visoka razpoložljivost sistema
Predlagana rešitev mora hitro in zanesljivo delovati na enem virtualnem strežniku z največ 4
virtualnimi procesorji (npr. vsaj kategorije Intel Xeon E5-2640 2.5GHz) in 8 GB RAM.
V kolikor bo ponudnik ponudil svoj strežnik mora ponudnik zagotoviti visoko razpoložljivost
sistema (zagotoviti ustrezno varnostno kopiranje podatkov in zamenjavo strežnika, kjer je RPO <
24ur in RTO < 12ur) ter možnost replikacije podatkov v primeru, da bo imel naročnik svoj
rezervni podatkovni center.
Omrežje
EDS bo deloval v omrežju Agencije spletni uporabniki bodo dostopali z brskalniki preko https
protokola.
Varnost uporabnikov:
Vsi uporabniki bodo za dostop do sistema uporabljali uporabniško ime in geslo. Za vsakega
uporabnika bodo določene vloge, nivo in pravice dostopanja do podatkov. Ponujena rešitev mora
zagotoviti naslednje varnostne mehanizme:
• varnostne stopnje
- za posamezne uporabnike z različnimi pravicami dostopanja,
- za skupine uporabnikov z različnimi pravicami dostopanja,
- za upravljavce podatkovne baze,
- za upravljavce sistema,
• beleženje vseh dostopov do podatkov in dokumentov v bazi,
• vzdrževanje gesel,
• avtorizacija uporabnika.
13/53
Sistem mora zagotavljati poročanje o vseh dostopih do sistema.
4.2.10.4 Arhitektura sistema
Opis ponujene rešitve mora vsebovati opis arhitekture na strežniški strani in na strani odjemalca.
Cilji:
• prijazen spletni uporabniški vmesnik, ki bo enoten za vse module,
• prilagodljivost in skalabilnost.
Strojna oprema:
Naročnik ima na voljo za implementacijo sistema en virtualni strežnik MS Windows Server 2012
R2 z največ 4 virtualnimi procesorji (Intel Xeon E5-2640 2.5GHz) in 8 GB RAM.
Ponudnik lahko ponudi tudi svoj strežnik. V primeru, ko ponudnik ponudi svoj strežnik mora ob
prekinitve pogodbe brez dodatnih stroškov pomagati naročniku, da uspešno vzpostavi EDS na
svojem strežniku. Do uspešne vzpostavitve EDS na naročnikovem strežniku ostane strežnik
ponudnika pri naročniku brez kakršnih dodatnih plačil za uporabo strežnika.
Licenčna programska oprema:
Zahteva se, da so v končni ceni zajete:
• vse potrebne licence za strežnik in končne uporabnike (delovne postaje), potrebne
licence drugih produktov, ki so sestavni del ponujene rešitve (npr. dokumentni sistem,
OCR, third party software licenses).
4.2.10.5. Odzivni časi
Povprečni odzivni čas za dostop do zadeve ali dokumenta naj bo manj kot 1,5 s pri najmanj 1
MIO dokumentov v sistemu.
Zahteve:
• Spletni vmesnik, ki ne zahteva dodatne instalacije na uporabniških delovnih postajah.
4.2.11.
Vključitev v delovno okolje uporabnika in splošne integracije
EDS mora standardizirati dostop do drugih aplikacij, na način, da zagotovi enostaven prenos
podatkov med elektronskim dokumentnim sistemom in zalednimi aplikacijami.
Zahteve:
• Podpora urejanju dokumentov neposredno na strežniku.
• Avtentifikacija preko uporabniškega imena in gesla ali preko MS aktivnega imenika.
• Možnost prilagajanja poročil in izvoza podatkov (CSV,MS Excel)
4.2.12.
Število uporabnikov
Na začetku uporabe EDS na Agenciji predvidevamo 40 aktivnih uporabnikov.
Zahteve:
• Rešitev bo uporabljalo 40 uporabnikov.
14/53
Specifikacija tehničnih zahtev za EDS
Zap.
Št.
A
A.1
A.2
A.3
Zahteva
Oznaka
ZAJEMANJE
Integrirana podpora za tiskanje nalepk s črtno kodo ali prednatisnjene
nalepke s črtnimi kodami.
Pretvorba dokumentov v tekstovno obliko (OCR).
Integracije z e-poštnimi strežniki (MS Exchange, Lotus Domino).
A.4
Podpora digitalizaciji na delovnem mestu, kjer so skenerji, ki podpirajo
standardne TWAIN gonilnike brez dodatne strežniške opreme.
A.5
Enostavno evidentiranje različnih vrst datotek (Word, Excel, PDF, e-pošta).
A.6
Možnost uporabe predlog dokumentov.
A.7
Nastavitve skeniranja so shranjene kot del metapodatkov dokumenta.
A.8
Pregled skeniranih dokumentov omogoča tudi osnovne manipulacije nad
zajetimi pdf-ji (povečevanje, obračanje, pomikanje med listi na naslednjo,
na prejšnjo, na prvo, na zadnjo stran).
B.3
Možnost pripenjanja vsebine dokumenta neposredno iz datotečnega
sistema.
Možnost zajemanja (skeniranja) več dokumentov hkrati.
UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI
Vsaka sprememba dokumenta ali njegovih metapodatkov se povsem
avtomatsko zavede kot nova verzija. Vse verzije so v vsakem trenutku
enostavno dostopne.
Predhodne verzije so na voljo samo za branje.
Možnost dopolnjevanja dokumenta tako, da uporabnik sam izbira in dodaja
metapodatke.
C
C.1
C.2
UPRAVLJANJE S POSLOVNIMI PROCESI
Prednastavljeni standardni procesi z možnostjo prilagajanja.
Možnost dodajanja novih procesov.
C.3
Možnost dodeljevanja procesov uporabnikom glede na vloge in pravice.
A.9
A.10
B
B.1
B.2
C.4
C.5
C.6
D
D.1
D.2
D.3
D.4
Uporabnik izvaja akcije na dokumentu v skladu s procesnim stanjem, svojo
vlogo in pravicami.
Sistem omogoča nadaljevanje aktivnosti enega procesa v drugem procesu,
dokler dokument ni zaključen.
Podpora urejanju avtorizacijske sheme na nivoju dokumenta.
UPORABNIŠKI VMESNIK
Uporabniški dostop do EDS preko spletnih brskalnikov Firefox, Internet
Explorer, Safari in Opera. Podprti morajo biti najnovejše verzije spletnih
brskalnikov.
Samodejna personalizacija uporabniškega vmesnika glede na vloge in
pravice uporabnika.
Obveščanje uporabnika preko uporabniškega vmesnika in e-pošte.
Možnost stalne uporabniške pomoči.
15/53
E
E.1
E.2
E.3
E.4
E.5
E.6
E.7
OSTALO
Podpora različnim delovnim mestom, prenos med delovnimi mesti,
pooblaščanje in nadomeščanje.
Prijava v EDS preko uporabniškega imena in gesla ali preko MS aktivnega
imenika.
Integrirana podpora za elektronsko podpisovanje dokumentov.
Administracija uporabniških pravic prek uporabniških vlog.
Delo z zbirkami dokumentov (aktivna, tekoča, stalna).
Spletni vmesnik za celovito administracijo.
Spletni vmesnik, ki ne zahteva dodatne instalacije na uporabniških
delovnih postajah.
E.8
Podpora urejanju dokumentov neposredno na strežniku.
E.9
Možnost prilagajanja poročil in izvoza podatkov (CSV, MS Excel).
Revizijska sled, ki mora imeti možnost enostavnega pregleda navadnih
uporabnikov brez specifičnih IT znanj s pomočjo sistema filtrov ter mora
biti razumljiva navadnemu uporabniku, ko se jo pregleduje.
EDS mora biti v celoti v slovenščini.
E.10
E.11
4.3. Vsebinske zahteve
Ponujena rešitev naj v sklopu zahtevanih funkcionalnosti oziroma upravljanja s standardnimi
procesi nudi že pred pripravljene poslovne procese, ki jih v pripravljalni fazi določi naročnik
Na Agenciji se za začetek predvideva vsaj naslednje poslovne procese:
• vodenje vložišča (evidentiranje vhodne in izhodne pošte),
• vodenje postopkov – delo z lastnimi dokumenti, zadevami, dosjeji,
• ostale zahteve.
4.3.1. Vodenje vložišča
4.3.1.1. Evidentiranje vhodno / izhodne pošte
EDS mora podpreti evidentiranje vhodne in izhodne pošte, tako elektronske, kot papirne.
Evidentiranje vhodne pošte v papirni obliki mora biti zagotovljeno z uporabo skeniranja,
evidentiranje vhodne/izhodne pošte v e-obliki mora biti zagotovljeno preko integracije z epoštnim strežnikom.
Sistem naj omogoča vodenje knjige vhodne in izhodne pošte in naj hrani formalni dokaz za vso
vhodno in izhodno pošto.
Vsaka e-pošta, ki je prenesena v sistem, mora ohraniti vse priponke in vse, za e-pošto specifične
metapodatke (npr. polja kot so: od, za, kp, zadeva).
Sistem naj omogoča pripravo posebnih poročil z naslova vhodno/izhodne pošte (npr. knjiga
pošte), iskanje vhodne/izhodne e-pošte za vse e-poštne predale ter formalno pošiljanje e-pošte
drugim organom.
16/53
4.3.1.2. Vodenje postopkov
Delo z lastnimi dokumenti
Uporabnik mora imeti tako možnost kreiranja lastnega dokumenta kot možnost uporabe predloge
za posamezne vrste dokumentov. Če se dokument kreira v okviru zadeve, naj se v predlogo
avtomatično prepišejo podatki iz zadeve. Dokumenti se urejajo centralno na strežniku,
uporabnik nima dodatnega dela z prenosom dokumentov s svojega delovnega področja na
strežnik.
Uporabnik lahko dokumentu pripne eno ali več priponk. Uporabnik lahko dokument pošlje v
pregled in podpis odgovorni osebi. Uporabnik lahko dokument pošlje v izhodno pošto.
Delo z zadevami
Sistem mora podpirati delo z zadevami. Uporabnik mora imeti možnost kreiranja zadeve,
klasificiranja zadeve, uvrščanja dokumentov v zadevo, zaključevanja zadeve in ponovne
reaktivacije zadeve. Vsako zadevo naj bo možno signirati in presignirati. Dokumenti v
zaključenih zadevah so lahko dostopni samo za branje (»read-only«).
Zaključene zadeve se hranijo skladno z določenim rokom hrambe. Uporabnik mora imeti
možnost, da za vsako zadevo določi rok hrambe skladno s klasifikacijskim načrtom naročnika.
V zadevo se lahko uvrstijo vhodni, izhodni ali lastni dokumenti. Vsak dokument znotraj zadeve
naj ima svojo zaporedno številko. Dokumente naj bo možno tudi enostavno preuvrščati med
zadevami. Omogočeno naj bo združevanje in razdruževanje zadev. Lastni dokumenti se lahko
kreirajo s pomočjo pred pripravljenih predlog, kar poveča učinkovitost ter izboljša skladnost
oblike dokumentov.
Zahteve:
• Podpora klasifikacijskemu in signirnemu načrtu, ki ga/bo uporablja/l naročnik.
• Podpora delu z zadevami.
• Uporabnik lahko kreira novo zadevo.
• Vsaka zadeva ima nosilca, ki je odgovoren za zadevo.
• Vsako zadevo je mogoče signirati in presignirati.
• Uporabnik lahko uvrsti dokument v ustrezno zadevo.
• Vsak dokument v zadevi ima svojo zaporedno številko.
• Dokumente je mogoče preuvrščati v druge zadeve.
• Zadeve je mogoče združevati in razdruževati.
Delo z dosjeji
Sistem mora omogočiti izdelavo in vodenje dosjejev. Dosje lahko vsebuje tako posamezne
dokumente kot tudi cele zadeve. Dosje lahko kreira uporabnik z ustreznimi pravicami. Uporabnik
mora imeti možnost uvrščanja zadev in dokumentov v dosje, združevanja in zaključevanja
dosjejev. Pregleduje lahko vse dokumente in zadeve v dosjeju.
Zahteve:
• Uporabnik z ustrezno vlogo lahko kreira dosje.
• Vsak dosje mora imeti nosilca.
• Uporabnik z ustrezno vlogo lahko v dosje uvršča dokumente oziroma zadeve.
• Uporabnik lahko pregleduje seznam vseh dokumentov in zadev v dosjeju.
• Dosje je mogoče združevati.
• Dosje je mogoče zaključiti.
17/53
Specifikacija vsebinskih zahtev za EDS
Zap.
Št.
A
A.1
A.2
A.3
A.4
A.5
A.6
A.7
A.8
A.9
A.10
A.11
A.12
Zahteva
VODENJE POSTOPKOV
Podpora klasifikacijskemu in signirnemu načrtu, ki ga/bo
uporablja/l naročnik.
Podpora delu z zadevami.
Uporabnik lahko kreira novo zadevo.
Vsaka zadeva ima nosilca, ki je odgovoren za zadevo.
Vsako zadevo je mogoče signirati in presignirati.
Uporabnik lahko uvrsti dokument v ustrezno zadevo.
Vsak dokument v zadevi ima svojo zaporedno številko.
Dokumente je mogoče preuvrščati v druge zadeve.
Uporabnik z ustrezno vlogo lahko kreira dosje.
Vsak dosje mora imeti nosilca.
Uporabnik z ustrezno vlogo lahko v dosje uvršča
dokumente oziroma zadeve.
Dosje je mogoče zaključiti.
4.4. Ostale zahteve
Naročnik pričakuje, da bo izbrani ponudnik storitve izvedel:
• implementacijo ponujene rešitve v produkcijsko okolje naročnika,
• pripravil podrobna uporabniška navodila za vse kategorije uporabnikov (navodila, slike,
grafike, praktične primere…),
• šolanje uporabnikov in administratorjev sistema (do 40 oseb od tega 3-5 administratorjev,
najmanj 8 ur za uporabnike in dodatno 8 ur za administratorje oziroma po potrebi),
• da bo v času garancijske dobe brezplačno nudil pomoč pri uporabi sistema (ustne ali pisne
informacije, odgovori na vprašanja, pojasnila uporabnikom v slovenskem jeziku…).
4.5. Garancijski rok in vzdrževanje po preteku garancije
Izbrani ponudnik mora po uspešni implementaciji rešitve zagotoviti:
a) garancijski rok za programsko opremo in opravljene storitve
• 12 mesecev od datuma podpisa končnega primopredajnega zapisnika;
b) vzdrževanje po preteku garancije, ki naročniku zagotavlja:
• pravico do uporabe novih verzij programske opreme oziroma rešitve ob vsakokratni
nadgradnji, ki vključuje prilagoditve spremenjeni zakonodaji in izboljšave rešitve;
• popravljanje skritih napak in pomanjkljivosti v kodi programske opreme;
• razpoložljivost in pripravljenost izvajalca, da se dogovarja z naročnikom o planiranju in
zagotavljanju morebitnih ustreznih virov, ki jih po potrebi v dogovoru z naročnikom
uporabi za dopolnjevanje, spreminjanje ali dograjevanje programske opreme z novimi
moduli po posebnih naročilih in sporazumno z naročnikom;
• pripravljenost in sprejem napak vsak delovni dan med 08.00 in 16.00 uro;
18/53
•
pomoč pri upravljanju – administriranju programske opreme;
Odzivni časi:
Prioriteta
kritična
visoka
nizka
Odzivni čas Čas rešitve
2 uri
8 ur
8 ur
16 ur
16 ur
40 ur
Za naročanje novih storitev naročnik pripravi specifikacijo. Odzivni čas, v katerem mora
izvajalec pristopiti k nalogi (definiranje obsega in potrebnih aktivnosti v sodelovanju z
naročnikom in izvedba) je 5 delovnih dni po prejemu specifikacije s strani naročnika, ki je lahko
predana tudi po elektronski pošti.
5. POGOJI
5.1. Splošno
Ponudnik mora izpolnjevati vse v tem poglavju navedene pogoje. Za dokazovanje
izpolnjevanja pogojev, mora ponudnik priložiti dokazila, kot so navedena za vsakim zahtevanim
pogojem. V primeru, da ponudnik zahtevanega dokazila ali dokazil ne predloži, se ponudba šteje
za nepopolno in bo izločena.
Ponudniku, ki ima sedež v RS, ni treba predložiti nobenega dokazila o podatku, o katerem
državni organ, organ lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila vodi uradno evidenco.
Namesto dokazila ponudnik poda izjavo o podatkih na ustreznem obrazcu iz razpisne
dokumentacije. Verodostojnost podatkov, navedenih v izjavi ponudnika, naročnik preverja pri
upravljavcih uradnih evidenc, skladno z 41. in 77. členom ZJN-2 in področnimi predpisi. Naročnik
bo upošteval tudi podatke iz uradnih evidenc, ki jih je pridobil oziroma predložil ponudnik, če
izpis iz uradne evidence ni starejši od štirih mesecev.
Vsi ponudniki, ki sodelujejo pri skupni ponudbi, morajo razpisne pogoje izpolnjevati
kumulativno. Posebnosti, povezane z izpolnjevanjem obrazcev za to kategorijo ponudnikov, so
navedene v 5. in 6. poglavju ter na obrazcih, ki so sestavni del te razpisne dokumentacije.
Ponudnik, ki nima sedeža v RS, mora poleg izjave predložiti dokazilo oziroma javno listino, ki jo
izda pristojni organ države, v kateri ima ponudnik svoj sedež, kot je navedeno za vsakim
zahtevanim pogojem. Če država, v kateri ima ponudnik svoj sedež, ne izdaja takšnih
dokumentov, lahko ponudnik namesto pisnega dokazila predloži zapriseženo izjavo zakonitega
zastopnika ponudnika, ki mora biti podana pred pravosodnim ali upravnim organom, notarjem ali
pristojnim organom poklicnih ali gospodarskih subjektov v državi, v kateri ima ponudnik svoj
sedež.
5.2. Identifikacijski podatki o ponudniku
Ponudnik mora predložiti osnovne identifikacijske podatke.
DOKAZILO:
- Podatki o ponudniku (izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 1);
- Ponudniki, ki oddajajo skupno ponudbo, morajo priložiti pravni akt o skupni izvedbi
naročila, v katerem so natančno opredeljene naloge in odgovornosti posameznih
ponudnikov za izvedbo naročila. Ne glede na to pa ponudniki odgovarjajo naročniku
neomejeno solidarno;
19/53
-
Ponudnik, ki nastopa s podizvajalci, mora priložiti seznam podizvajalcev (izpolnjen,
podpisan in žigosan OBRAZEC 1/A);
Ponudnik, ki nima sedeža v RS, mora poleg navedenih obrazcev predložiti izpisek iz
registra ali drugo dokazilo (javno listino) pristojnega organa države, v kateri ima
ponudnik svoj sedež, iz katerega morajo biti razvidni registrski podatki, zahtevani v
navedenem obrazcu. Izpisek iz registra ne sme biti starejši od 60 dni od izteka roka za
predložitev ponudb. Ponudnik mora predložiti original dokumenta in uradni prevod v
slovenskem jeziku.
Ponudbena cena
5.3.
Ponudnik mora predložiti ponudbo in predračun skladno z razpisno dokumentacijo.
DOKAZILO:
- Ponudba (izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 2). V primeru skupne ponudbe obrazec
kolektivno podpišejo in žigosajo vsi gospodarski subjekti, ki so oddali skupno ponudbo,
razen če je s pravnim aktom o skupni izvedbi naročila, opredeljeno, da en ponudnik
zastopa vse ostale ponudnike.
5.4. Sprejemanje razpisnih pogojev
Ponudnik mora sprejeti vse razpisne pogoje in zagotoviti verodostojnost podatkov in
prilog v ponudbi.
DOKAZILO:
- Izjava ponudnika o sprejemanju vseh razpisnih pogojev (izpolnjen, podpisan in žigosan
OBRAZEC 3).
5.5. Nekaznovanost ponudnika in zakonitih zastopnikov
Ponudnik in njegovi zakoniti zastopniki ter podizvajalci ne smejo biti pravnomočno
obsojeni za posamična kazniva dejanja, navedena v prvem odstavku 42. člena ZJN-2.
DOKAZILO:
- Izjava ponudnika in morebitnega podizvajalca, dana pod kazensko in materialno
odgovornostjo, in pooblastilo, s katerim naročnika pooblašča za pridobitev podatkov iz
kazenske evidence (izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 4);
-
Izjava zakonitega zastopnika ponudnika in morebitnega podizvajalca, dana pod kazensko
in materialno odgovornostjo, s katero izjavlja, da ni bil pravnomočno obsojen za kazniva
dejanja iz prvega odstavka 42. člena ZJN-2 in pooblastilo, s katerim naročnika pooblašča
za pridobitev podatkov iz kazenske evidence fizičnih oseb (izpolnjen, podpisan in žigosan
OBRAZEC 4-A);
-
Ponudnik, ki nima sedeža v RS, mora predložiti potrdilo ali drugo dokazilo (javno listino)
pristojnega organa države, v kateri ima ponudnik svoj sedež, iz katerega mora biti
razvidno, da ponudnik in njegovi zakoniti zastopniki niso bili pravnomočno obsojeni za
kazniva dejanja iz prvega odstavka 42. člena ZJN-2. Potrdilo ne sme biti starejše od 30
dni od izteka roka za predložitev ponudb. Ponudnik mora predložiti original dokumenta in
uradni prevod v slovenskem jeziku.
20/53
5.6. Evidenca ponudnikov z negativnimi referencami
Ponudnik in njegovi podizvajalci ne smejo biti uvrščeni v evidenco ponudnikov z
negativnimi referencami iz 77. a člena ZJN-2.
DOKAZILO:
- Izjava ponudnika in morebitnih podizvajalcev (izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 5).
5.7. Prisilna poravnava, stečaj, likvidacija, plačilo prispevkov za socialno varnost ali
davkov.
•
Ponudnik in njegovi podizvajalci ne smejo biti v postopku prisilne poravnave, stečaja
ali likvidacije, ki ima za posledico prenehanje ponudnika.
•
Ponudnik in njegovi podizvajalci na dan, ko je bila oddana ponudba, nimajo
neplačanih zapadlih obveznosti v zvezi s plačili prispevkov za socialno varnost ali
davkov v skladu z zakonskimi določbami.
DOKAZILO:
- Izjava ponudnika in morebitnih podizvajalcev (izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 6);
- Ponudnik, ki nima sedeža v RS, mora predložiti potrdilo ali drugo dokazilo (javno listino)
pristojnega organa države, v kateri ima ponudnik svoj sedež, iz katerega mora biti
razvidno, da ponudnik ni v postopku prisilne poravnave, stečaja ali likvidacije. Potrdilo
ne sme biti starejše od 15 dni od izteka roka za predložitev ponudb. Ponudnik mora
predložiti original dokumenta in uradni prevod v slovenskem jeziku.
5.8. Tehnična sposobnost
Ponudnik mora zagotoviti tehnično sposobnost za dobavo in implementacijo
elektronskega dokumentnega sistema, ki bo ustrezal pogojem, specifikacijam in
zahtevam, opredeljenim v 4. poglavju razpisne dokumentacije. Programska aplikacija
mora omogočiti vse funkcionalnosti in zahteve, določene v 75. členu Uredbe o upravnem
poslovanju
Zahteva se referenca vzpostavitve EDS na programski opremi ponujanega proizvajalca.
Referenčna rešitev mora izkazovati možnost prilagajanja in dodajanja novih procesov in
dodeljevanja teh procesov uporabnikom skladno z njihovimi vlogami. Referenčna rešitev
elektronskega dokumentnega sistema mora biti v produkciji vsaj šest mesecev.
Ponudniki, ki so oddali skupno ponudbo ali nastopajo s podizvajalci, se lahko sklicujejo na
reference gospodarskih subjektov, ki bodo sodelovali pri izvedbi naročila.
DOKAZILO:
- Referenčna lista - seznam najmanj 3 (treh) naročnikov, za katere je ponudnik dobavil,
implementiral in vzdrževal elektronski dokumentni sistem, ki je podprl in uredil postopke
ravnanja z dokumenti na podlagi ZUP ter Uredbe o upravnem poslovanju (s strani
ponudnika izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 7);
- Izjava ponudnika (s strani ponudnika izpolnjen, podpisan in žigosan OBRAZEC 7/A).
5.9. Potrdilo, da ponudnik v zadnjih 12 mesecih ni imel blokiranega računa/računov.
DOKAZILO:
- Potrdilo banke ali več bank (za vse poslovne račune ponudnika)
- BON obrazec.
21/53
5.10. Finančna zavarovanja
5.10.1.
Kavcijsko zavarovanje za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti
Ponudnik mora zagotoviti kavcijsko zavarovanje zavarovalnice za dobro izvedbo pogodbenih
obveznosti v višini 10 % pogodbene vrednosti z DDV, plačljivo na podlagi prve zahteve
naročnika, veljavno od dneva izročitve police kavcijskega zavarovanja naročnika ter še
najmanj tri mesece po izpolnitvi ponudnikovih pogodbenih obveznosti, pri čemer mora biti
določeno, da je krajevno pristojno sodišče, ki bo odločalo o sporih med naročnikom in
zavarovalnico, določeno glede na sedež naročnika.
Ponudnik, ki bo izbran, mora v roku 8 dni po podpisu pogodbe naročniku izročiti polico
kavcijskega zavarovanja zavarovalnice za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti (dobavo,
implementacijo in vzdrževanje EDS), ki mora vsebinsko in pomensko ustrezati razpisni
dokumentaciji.
Predložitev police kavcijskega zavarovanja za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti je pogoj za
veljavnost pogodbe.
Prejšnja odstavka smiselno veljata za ponudnike, ki so oddali skupno ponudbo, pri čemer morajo
ponudniki predložiti kavcijsko zavarovanje vrednosti 10 % pogodbene vrednosti z DDV.
Ponudniki, ki so oddali skupno ponudbo, odgovarjajo naročniku neomejeno solidarno, kar
pomeni, da se kavcijsko zavarovanje unovči v breme kateregakoli ponudnika ne glede na
kršitelja pogodbenih obveznosti.
Naročnik lahko unovči kavcijsko zavarovanje za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti pod
pogoji, navedenimi v vzorcu pogodbe in kavcijskega zavarovanja.
5.10.2.
Ponudnik mora zagotoviti kavcijsko zavarovanje zavarovalnice za odpravo
napak v garancijskem roku, plačljivo na podlagi prve zahteve naročnika, v višini 5 %
pogodbene vrednosti z DDV, veljavno 13 mesecev od dneva primopredaje, pri čemer
mora biti določeno, da je krajevno pristojno sodišče, ki bo odločalo o sporih med
naročnikom in zavarovalnico, določeno glede na sedež naročnika.
Ponudnik, ki bo izbran, mora ob primopredaji blaga izročiti polico kavcijskega zavarovanja za
odpravo napak v garancijskem roku, ki mora vsebinsko in pomensko ustrezati razpisni
dokumentaciji.
Predložitev police kavcijskega zavarovanja za odpravo napak v garancijskem roku je pogoj za
uspešno primopredajo opreme in pogodbenih del ter podpis končnega primopredajnega
zapisnika.
5.13. Sprejem pogodbenih obveznosti
Ponudnik mora brezpogojno sprejeti pogodbene obveznosti, določene v vzorcu pogodbe.
Kadar namerava ponudnik izvesti javno naročilo s podizvajalci, so podatki iz 6. do 9. odstavka
71. člena ZJN-2 obvezna priloga in sestavni del pogodbe. Naročnik si pridržuje pravico, da
dopolni vzorec pogodbe z ustreznimi podatki (vrsta del, ki jih bo izvedel podizvajalec, podatki o
podizvajalcu – naziv, polni naslov, matična številka, davčna številka, transakcijski račun
podizvajalca, predmet, količina, vrednost, kraj in rok izvedbe del), ali z drugimi podatki in
določbami, če se pogodba sklepa s ponudniki, ki so oddali skupno ponudbo, ob upoštevanju
omejitev iz 4. odstavka 71. člena ZJN-2.
22/53
DOKAZILO:
-
Vzorec pogodbe – parafiran in žigosan OBRAZEC 8 (opomba: ponudnik vzorec pogodbe
potrdi z žigom in parafira, s čimer jamči, da se je seznanil z njeno vsebino ter da
brezpogojno sprejema vse pogodbene obveznosti).
23/53
6. NAVODILA PONUDNIKOM ZA IZDELAVO PONUDBE
6.1. Splošno
Ponudba se sestavi v enem izvodu tako, da ponudnik vpiše zahtevane podatke v obrazce, ki so
sestavni del razpisne dokumentacije oziroma posameznih delov le-te, in ponudbi priloži vse
druge zahtevane dokumente. Ponudba mora biti podana na obrazcih (Obrazec 1 do vključno
Obrazec 13).
Ponudbena dokumentacija (obrazci) mora biti napisana z neizbrisljivo pisavo in podpisana s
strani osebe, ki ima pravico zastopanja ponudnika.
Obrazci in dokumenti, ki so priloga in sestavni del ponudbe, naj bodo v ponudbeni dokumentaciji
v istem vrstnem redu, kot so navedeni v točkah 5.2. do vključno 5.13. razpisne dokumentacije.
V primeru skupne ponudbe, obrazce zase izpolni vsak od partnerjev, razen če dodatno navodilo
na posameznem obrazcu določa drugače.
V primeru skupne ponudbe mora razpisne pogoje izpolnjevati vsak izmed partnerjev oziroma
kumulativno (hkrati) vsi partnerji, razen razpisnih pogojev, pri katerih je dovoljeno seštevanje
dokazil ali sklicevanje na sposobnost drugega partnerja.
Obrazci in dokumenti morajo biti vloženi v fascikel ali mapo in zvezani z vrvico v celoto ter
zapečateni s pečatnim voskom ali z nalepko tako, da posameznih listov oziroma prilog ni možno
naknadno vložiti, odstraniti ali zamenjati. V kolikor navedena zahteva ni izpolnjena, bo ponudba
že na javnem odpiranju ponudb izločena iz nadaljnjega postopka.
Vsi obrazci in dokumenti, predloženi v ponudbi, morajo biti originali, razen dokumentov, za
katere je naročnik v tej razpisni dokumentaciji izrecno določil, da so lahko fotokopije. V
primeru, da bo naročnik naknadno zahteval originalno dokazilo, ga mora ponudnik v roku 5 dni
po prejemu poziva predložiti na vpogled.
6.2. Dodatne informacije v zvezi z javnim naročilom in izdelavo ponudbe
Dodatne informacije in pojasnila v zvezi s predmetom javnega naročila, razpisno dokumentacijo
in izdelavo ponudbe sme ponudnik zahtevati izključno v pisni obliki in v slovenskem jeziku. Pisna
vprašanja ponudniki lahko pošljejo preko portala javnih naročil pod objavo predmetnega javnega
naročila najkasneje do 23. 12. 2014 do 14:00 ure. Naročnik ne bo odgovarjal na vprašanja
poslana po klasični pošti in ne na vprašanja, ki bodo prispela po izteku tega roka.
Vsi odgovori na vprašanja ponudnikov, objavljeni preko portala javnih naročil, postanejo sestavni
del razpisne dokumentacije in so za ponudnike in naročnika obvezujoči.
6.3. Jezik, v katerem mora ponudnik izdelati ponudbo
Ponudba in ostala dokumentacija, ki se nanaša na ponudbo, mora biti napisana v slovenskem
jeziku.
Če naročnik ob pregledovanju in ocenjevanju ponudb meni, da je potrebno del ponudbe, ki ni
predložen v slovenskem jeziku (npr. tehnična dokumentacija ali potrdila tujih proizvajalcev…),
prevesti v slovenski jezik, lahko od ponudnika zahteva, da le-to stori na lastne stroške, ter mu za
to določi ustrezen rok. Za presojo spornih vprašanj se vedno uporablja ponudba v slovenskem
jeziku in del ponudbe v overjenem prevodu v slovenski jezik. Vsa morebitna dodatna pisna ali
ustna komunikacija poteka v slovenskem jeziku.
24/53
6.4. Obseg ponudbe
Ponudnik poda ponudbo kot celoto.
Ponudbe po sklopih ali variantne ponudbe niso dovoljene in jih naročnik ne bo upošteval.
6.5. Rok veljavnosti ponudbe
Ponudba mora biti veljavna najmanj do 31.03.2015
V primeru krajšega roka veljavnosti ponudbe, se ponudba izloči.
6.6. Stroški ponudbe
Ponudnik nosi vse stroške, povezane s pripravo in predložitvijo ponudbe.
6.7. Ponudbena cena
Ponudbena cena mora biti izražena v evrih (EUR) brez DDV, DDV mora biti prikazan posebej.
Ponudnik mora pri oblikovanju ponudbene cene upoštevati vse stroške, ki so neposredno ali
posredno povezani z izvajanjem storitev dobave, implementacije in vzdrževanja elektronskega
dokumentnega sistema glede na specifikacije, količino, zahteve in pogoje naročnika,
opredeljene v razpisni dokumentaciji.
6.8. Označitev zaupnih podatkov
Ponudnik mora v svoji ponudbi označiti tiste podatke, dokumente ali dele dokumentov, ki so
zaupni in predstavljajo poslovno skrivnost. Pri tem ni dovoljeno neupravičeno ali pavšalno
označevati zaupnosti celotne ponudbe in tistih dokumentov, ki so javnega značaja, skladno z 22.
členom ZJN-2.
6.9. Način, mesto in rok za predložitev ponudbe
Ponudbo je potrebno dostaviti na naslov:
Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana
Ponudnik lahko odda ponudbo v papirni (tiskani) obliki osebno v prostorih naročnika (vložišče)
vsak delovni dan med 8:00 in 14:00 uro ali priporočeno po pošti.
Ponudnik mora ponudbo oddati v zaprti kuverti ali v zaprtem fasciklu, ki mora biti zapečaten z
nalepkami. Na ovojnici oziroma fasciklu mora biti naveden/a:
- naslov naročnika,
- oznaka »NE ODPIRAJ – PONUDBA ZA JAVNO NAROČILO JN 40143-2873/2014«,
- naslov ponudnika.
Ponudbe ni mogoče oddati v elektronski obliki.
Naročnik bo upošteval vse zaprte in pravilno označene ponudbe, ki bodo prispele na njegov
naslov do 08. 01. 2015 do vključno 9:00 ure.
25/53
Naročnik: Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana
Javni razpis št.: JN 40143-2873/2014
OBRAZEC 1 – Osnovni in registrski podatki o ponudniku
Številka ponudbe: ____________________
(evidenčna številka ponudnika)
Navedba ponudnika, na kakšen način daje ponudbo:
Ponudbo dajemo: (Ponudnik obkroži!)
a) samostojno,
b) skupaj z drugimi ponudniki (skupna ponudba),
c) s podizvajalci, ki so navedeni na obrazcu 1/A.
Osnovni podatki o ponudniku:
Registrski podatki:
Firma / naziv:
Sedež (ulica, hišna številka, poštna
številka, kraj, država):
Matična številka:
Registrski organ (naziv in sedež organa
in številka vpisa v register / registrski
vložek):
Zakoniti zastopnik/i (ime, priimek,
funkcija):
Odgovorna oseba za podpis
pogodbe (ime, priimek in funkcija):
Šifra in naziv glavne dejavnosti po SKD:
ID za DDV:
Kontaktni podatki:
Uradni e-naslov ponudnika:
Spletni naslov ponudnika:
Ime in priimek kontaktne osebe:
Telefon kontaktne osebe:
Telefaks kontaktne osebe:
Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba:
_____________________
(ime in priimek, podpis)
Navodilo:
V primeru skupne ponudbe obrazec zase izpolni vsak od partnerjev.
Ponudniki, ki oddajo skupno ponudbo, morajo predložiti pravni akt o skupni izvedbi naročila,
kot je opredeljeno v točki 5.2. razpisne dokumentacije.
27/53
Naročnik: Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana
Javni razpis št.: JN 40143-2873/2014
Ponudnik, ki nastopa s podizvajalci, mora k temu obrazcu predložiti - OBRAZEC 1/A – seznam
podizvajalcev, s katerim ponudnik namerava sodelovati (vključno s fizičnimi osebami, ki niso
redno zaposlene pri ponudniku in bodo za ponudnika opravljale katerakoli dela ali storitve v
zvezi s tem javnim naročilom)
OBRAZEC 1/A – Seznam podizvajalcev
Ponudnik:
Št. ponudbe:
(firma in naslov)
(evidenčna številka ponudnika)
SEZNAM PODIZVAJALCEV, KI BODO SODELOVALI PRI IZVEDBI DEL
Firma poslovnega
subjekta ali ime in
priimek fizične osebe
in polni naslov
podizvajalca
Vrsta del, ki jih bo
izvedel podizvajalec
Matična
številka
poslovnega
subjekta
ali EMŠO
fizične osebe
Davčna
številka
podizvaja
lca
Transakcijski
račun
podizvajalca
V skladu s 6. do 9. odstavkom 71. člena ZJN-2 ponudnik izjavlja:
- da bo v pogodbi pooblastil naročnika, da na podlagi potrjenega računa neposredno
plačuje podizvajalcem;
- da bo ob sklenitvi pogodbe predložil soglasje vseh podizvajalcev, na podlagi katerega
naročnik namesto glavnega izvajalca poravna podizvajalčevo terjatev do glavnega
izvajalca;
- da bo ob sklenitvi pogodbe naročniku posredoval vse podatke iz 7. odstavka 71. člena
ZJN-2.
- da bo naročnika sproti obveščal o spremembah podizvajalcev in mu posredoval
predpisane podatke, skladno z 9. odstavkom 71. člena ZJN-2.
Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba:
_____________________
(ime in priimek, podpis)
Opomba naročnika:
V primeru večjega števila podizvajalcev se obrazec fotokopira ali natisne ter izpolni v več
izvodih.
28/53
Naročnik: Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana
Javni razpis št.: JN 40143-2873/2014
OBRAZEC 2 – Ponudba
Ponudnik:
(firma in naslov)
Št. ponudbe:
(evidenčna številka ponudnika)
Na podlagi obvestila o javnem naročilu po postopku oddaje naročila male vrednosti za dobavo,
implementacijo in vzdrževanje elektronskega dokumentnega sistema, z oznako JN __________,
ki je bilo objavljeno na portalu javnih naročil, številka objave JN_________ z dne _________, v
skladu z razpisno dokumentacijo vam dajemo naslednjo
PONUDBO
Naročniku ponujamo dobavo, implementacijo in vzdrževanje elektronskega dokumentnega
sistema v obsegu, po vsebini, na način ter pod pogoji, ki so opredeljeni v razpisni dokumentaciji.
a) Predmet
b) Opis
1. NAKUP
1.
NAKUP
SKUPAJ
(1.1.+1.2.+1.3.)
2.
VZDRŽEVANJE
ZA
OBDOBJE 4 LETA
2. VZDRŽEVANJE
SKUPAJ (2.1.+2.2.)
2. SKUPNA
VREDNOST
PONUDBE V €
(=1+2) brez DDV
3. Znesek DDV
c) EM
d) Število
enot
1.1. Cena programske
opreme z inštalacijo
1.2. Cena licenc za 40
uporabnikov
1.3. Šolanje uporabnikov
in administratorjev
PRG
1
LIC
40
2.1. Mesečni pavšal za
vzdrževanje, nove verzije
programa in
zagotavljanje odzivnosti,
ki vsebuje 2 uri storitev
mesečno z avtomatskim
prenosom neporabljenih
ur v naslednje obdobje
2.2. Pomoč uporabnikom
(helpdesk)
MES
48
MES
48
e) Cena V
€/ EM
brez DDV
f) znesek
V € (=d*e)
brez DDV
Naročnik naroča dobavo 40 licenc. Naročnik bo posamezne licence v času pogodbenega odnosa
lahko dokupoval glede na potrebe po isti ceni, kot je v tej ponudbi.
29/53
Pri oblikovanju vrednosti so upoštevani vsi stroški, povezani z dobavo, implementacijo in
vzdrževanjem elektronskega dokumentnega sistema pri naročniku po specifikaciji, količini,
tehničnih zahtevah in pogojih, ki so opredeljeni v razpisni dokumentaciji. Ponudba vsebuje vse
stroške in ne vsebuje nobenih skritih cen.
Storitve se obračunavajo v skladu s plačilnimi pogoji, ki so opredeljeni v razpisni dokumentaciji
naročnika oziroma v vzorcu pogodbe.
Garancija za opremo in storitve je 12 mesecev od datuma podpisa končnega primopredajnega
zapisnika.
Ponudba velja do vključno _______________.
Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba:
_____________________
(ime in priimek, podpis)
Priloga: - Opis ponujene rešitve
Opomba naročnika: Ponudnik priloži gradivo, v katerem podrobno predstavi delovanje opreme
in sistema s poudarkom na vsebinskih in tehničnih zahtevah v razpisni dokumentaciji (opisi,
slike, grafikoni, prospekti, katalogi, specifikacije…).
V primeru skupne ponudbe obrazec kolektivno podpišejo in žigosajo vsi gospodarski subjekti, ki
so oddali skupno ponudbo, razen če je s pravnim aktom o skupni izvedbi naročila, opredeljeno,
da en ponudnik zastopa vse ostale ponudnike.
30/53
Naročnik: Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana
Javni razpis št.: JN 40143-2873/2014
OBRAZEC 3 – Izjava ponudnika o sprejemanju vseh razpisnih pogojev
Ponudnik:
Št. ponudbe:
(firma in naslov)
(evidenčna številka ponudnika)
IZJAVA PONUDNIKA
O SPREJEMANJU RAZPISNIH POGOJEV
Izjavljamo, da sprejemamo vse pogoje in zahteve, navedene v razpisni dokumentaciji za oddajo
javnega naročila za dobavo, implementacijo in vzdrževanje elektronskega dokumentnega
sistema, z oznako JN_______________.
Izjavljamo:
• da smo seznanjeni z vsebino razpisne dokumentacije za to javno naročilo in splošnimi ter
posebnimi pogoji ter z njimi v celoti soglašamo,
• da soglašamo s pogoji finančnega zavarovanja za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti in
odpravo napak v garancijskem roku,
• da smo v celoti seznanjeni z obsegom in zahtevnostjo javnega naročila in da smo ga
sposobni izpeljati,
• da so vsi podatki, izjave in dokazila v ponudbi resnični in da so vse kopije dokumentov, ki
jih razpisna dokumentacija dovoljuje, enake originalu,
• da razpolagamo s strokovnimi kadri in opremo za kakovostno opravljanje storitev, ki so
predmet javnega naročila,
• da smo registrirani za dejavnost, ki je predmet javnega naročila,
• da se strinjamo s predlogom pogodbe, in da jo bomo podpisali najkasneje v 8 dneh po
prejemu poziva naročnika,
• da bomo v primeru izbire lahko navajali naročnika v svojih referencah le ob njegovem
predhodnem pisnem soglasju.
Seznanjeni smo s tem, da nas lahko naročnik izloči iz ocenjevanja ponudb, če bodo naši podatki
v ponudbeni dokumentaciji neresnični ali zavajajoči, če ne bomo predložili vseh zahtevanih
dokazil o izpolnjevanju pogojev, če bo ponudba nepravočasna, napačno označena, nepravilna,
neprimerna, nesprejemljiva ter v drugih primerih, ki so določeni ZJN-2 in v razpisni
dokumentaciji.
Za resničnost in verodostojnost priloženih izjav in dokazil prevzemamo popolno odgovornost.
Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba:
_____________________
(ime in priimek, podpis)
Opomba naročnika:
V primeru skupne ponudbe obrazec zase izpolni vsak od partnerjev.
31/53
Naročnik: Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana
Javni razpis št.: JN 40143-2873/2014
OBRAZEC 4 – Izjava pravne osebe v zvezi s kaznivimi dejanji iz 1. odstavka 42. člena
ZJN-2 in pooblastilo za pridobitev podatkov iz kazenske evidence
(firma in naslov
ponudnika/podizvajalca)
IZJAVA PRAVNE OSEBE V ZVEZI S KAZNIVIMI DEJANJI
IZ 1. ODSTAVKA 42. ČLENA ZJN-2 IN POOBLASTILO ZA PRIDOBITEV PODATKOV IZ KAZENSKE
EVIDENCE
Pod kazensko in materialno odgovornostjo izjavljam, da pravna oseba (gospodarska družba) ni
bila pravnomočno obsojena zaradi naslednjih kaznivih dejanj, ki so opredeljena v Kazenskem
zakoniku (Uradni list RS, št. 50/12 - uradno prečiščeno besedilo; v nadaljnjem besedilu: KZ-1):
- sprejemanje podkupnine pri volitvah (157. člen KZ-1),
- goljufija (211. člen KZ-1),
- protipravno omejevanje konkurence (225. člen KZ-1),
- povzročitev stečaja z goljufijo ali nevestnim poslovanjem (226. člen KZ-1),
- oškodovanje upnikov (227. člen KZ-1),
- poslovna goljufija (228. člen KZ-1),
- goljufija na škodo Evropske unije (229. člen KZ-1),
- preslepitev pri pridobitvi in uporabi posojila ali ugodnosti (230. člen KZ-1),
- preslepitev pri poslovanju z vrednostnimi papirji (231. člen KZ-1),
- preslepitev kupcev (232. člen KZ-1),
- neupravičena uporaba tuje oznake ali modela (233. člen KZ-1),
- neupravičena uporaba tujega izuma ali topografije (234. člen KZ-1),
- ponareditev ali uničenje poslovnih listin (235. člen KZ-1),
- izdaja in neupravičena pridobitev poslovne skrivnosti (236. člen KZ-1),
- zloraba informacijskega sistema (237. člen KZ-1),
- zloraba notranje informacije (238. člen KZ-1),
- zloraba trga finančnih instrumentov (239. člen KZ-1),
- zloraba položaja ali zaupanja pri gospodarski dejavnosti (240. člen KZ-1),
- nedovoljeno sprejemanje daril (241. člen KZ-1),
- nedovoljeno dajanje daril (242. člen KZ-1),
- ponarejanje denarja (243. člen KZ-1),
- ponarejanje in uporaba ponarejenih vrednotnic ali vrednostnih papirjev (244. člen KZ-1),
- pranje denarja (245. člen KZ-1),
- zloraba negotovinskega plačilnega sredstva (246. člen KZ-1),
- uporaba ponarejenega negotovinskega plačilnega sredstva (247. člen KZ-1),
- izdelava, pridobitev in odtujitev pripomočkov za ponarejanje (248. člen KZ-1),
- davčna zatajitev (249. člen KZ-1),
- tihotapstvo (250. člen KZ-1),
- izdaja tajnih podatkov (260. člen KZ-1),
- jemanje podkupnine (261. člen KZ-1),
- dajanje podkupnine (262. člen KZ-1),
- sprejemanje koristi za nezakonito posredovanje (263. člen KZ-1),
- dajanje daril za nezakonito posredovanje (264. člen KZ-1),
- hudodelsko združevanje (294. člen KZ-1).
32/53
POOBLASTILO
Pooblaščam Agencijo za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana, da za potrebe
preverjanja izpolnjevanja pogojev v postopku oddaje javnega naročila od Ministrstva za
pravosodje pridobi potrdilo in podatke iz kazenske evidence za pravno osebo:
Polno ime pravne osebe:
Sedež in poslovni naslov:
Občina sedeža:
Matična številka:
Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba: _____________________
(ime in priimek, podpis)
NAVODILO:
V primeru skupne ponudbe ali ponudbe s podizvajalci obrazec zase izpolni vsak od partnerjev
oziroma podizvajalcev.
33/53
Naročnik: Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana
Javni razpis št.: JN 40143-2873/2014
OBRAZEC 4/A – Izjava zakonitega zastopnika ponudnika/podizvajalca v zvezi s kaznivimi
dejanji iz 1. odstavka 42. člena ZJN-2 in pooblastilo za pridobitev podatkov iz kazenske
evidence
(firma in naslov
ponudnika/podizvajalca)
IZJAVA ZAKONITEGA ZASTOPNIKA V ZVEZI S KAZNIVIMI DEJANJI IZ 1. ODSTAVKA 42. ČLENA
ZJN-2 IN POOBLASTILO ZA PRIDOBITEV PODATKOV IZ KAZENSKE EVIDENCE
Pod kazensko in materialno odgovornostjo izjavljam, da nisem bil/a pravnomočno obsojen/a
zaradi naslednjih kaznivih dejanj, ki so opredeljena v Kazenskem zakoniku (Uradni list RS, št.
50/12 - uradno prečiščeno besedilo; v nadaljnjem besedilu: KZ-1):
- sprejemanje podkupnine pri volitvah (157. člen KZ-1),
- goljufija (211. člen KZ-1),
- protipravno omejevanje konkurence (225. člen KZ-1),
- povzročitev stečaja z goljufijo ali nevestnim poslovanjem (226. člen KZ-1),
- oškodovanje upnikov (227. člen KZ-1),
- poslovna goljufija (228. člen KZ-1),
- goljufija na škodo Evropske unije (229. člen KZ-1),
- preslepitev pri pridobitvi in uporabi posojila ali ugodnosti (230. člen KZ-1),
- preslepitev pri poslovanju z vrednostnimi papirji (231. člen KZ-1),
- preslepitev kupcev (232. člen KZ-1),
- neupravičena uporaba tuje oznake ali modela (233. člen KZ-1),
- neupravičena uporaba tujega izuma ali topografije (234. člen KZ-1),
- ponareditev ali uničenje poslovnih listin (235. člen KZ-1),
- izdaja in neupravičena pridobitev poslovne skrivnosti (236. člen KZ-1),
- zloraba informacijskega sistema (237. člen KZ-1),
- zloraba notranje informacije (238. člen KZ-1),
- zloraba trga finančnih instrumentov (239. člen KZ-1),
- zloraba položaja ali zaupanja pri gospodarski dejavnosti (240. člen KZ-1),
- nedovoljeno sprejemanje daril (241. člen KZ-1),
- nedovoljeno dajanje daril (242. člen KZ-1),
- ponarejanje denarja (243. člen KZ-1),
- ponarejanje in uporaba ponarejenih vrednotnic ali vrednostnih papirjev (244. člen KZ-1),
- pranje denarja (245. člen KZ-1),
- zloraba negotovinskega plačilnega sredstva (246. člen KZ-1),
- uporaba ponarejenega negotovinskega plačilnega sredstva (247. člen KZ-1),
- izdelava, pridobitev in odtujitev pripomočkov za ponarejanje (248. člen KZ-1),
- davčna zatajitev (249. člen KZ-1),
- tihotapstvo (250. člen KZ-1),
- izdaja tajnih podatkov (260. člen KZ-1),
- jemanje podkupnine (261. člen KZ-1),
- dajanje podkupnine (262. člen KZ-1),
- sprejemanje koristi za nezakonito posredovanje (263. člen KZ-1),
- dajanje daril za nezakonito posredovanje (264. člen KZ-1),
- hudodelsko združevanje (294. člen KZ-1).
34/53
POOBLASTILO
Spodaj podpisani/a ______________________(ime in priimek), zakoniti zastopnik pravne osebe
_________________________________________________________pooblaščam
Agencijo
za
zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana, da za potrebe preverjanja izpolnjevanja
pogojev v postopku oddaje javnega naročila od Ministrstva za pravosodje pridobi podatke
oziroma potrdilo iz kazenske evidence fizičnih oseb.
Moji osebni podatki so naslednji:
Ime in priimek:
EMŠO:
Datum rojstva:
Kraj rojstva:
Občina rojstva:
Država rojstva:
Naslov stalnega/začasnega bivališča:
Državljanstvo:
Moj prejšnji priimek se je glasil:
Kraj in datum: ______________ Podpis zakonitega zastopnika/pooblastitelja:
Žig pravne osebe:
Opomba naročnika:
Obrazec izpolnijo vsi zakoniti zastopniki ponudnika/ov in podizvajalcev (direktor, član uprave ali
prokurist), zato se le-ta ustrezno fotokopira.
35/53
Naročnik: Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana
Javni razpis št.: JN 40143-2873/2014
OBRAZEC 5 – Izjava ponudnika/podizvajalca, da ni uvrščen v evidenco ponudnikov z
negativnimi referencami
(firma in naslov
ponudnika/podizvajalca)
IZJAVA
O NEUVRSTITVI V EVIDENCO PONUDNIKOV Z NEGATIVNIMI REFERENCAMI
Izjavljamo, da nismo uvrščeni v evidenco ponudnikov z negativnim referencami iz 77. a člena
ZJN-2.
Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba:
_____________________
(ime in priimek, podpis)
NAVODILO:
V primeru skupne ponudbe ali ponudbe s podizvajalci obrazec zase izpolni vsak od partnerjev
oziroma podizvajalcev.
36/53
Naročnik: Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana
Javni razpis št.: _______-2014
OBRAZEC 6 – Izjava ponudnika/podizvajalca, da ni v postopku prisilne poravnave, stečaja
ali likvidacije ter da ima poravnane prispevke za socialno varnost ali davke
(firma in naslov
ponudnika/podizvajalca)
IZJAVA
Izjavljamo:
•
da nismo:
v postopku prisilne poravnave oziroma ni bil podan predlog za začetek postopka
prisilne poravnave:
v stečajnem postopku oziroma ni bil podan predlog za začetek stečajnega postopka;
v postopku prisilnega prenehanja oziroma ni bil podan predlog za začetek postopka
prisilnega prenehanja oziroma z našimi posli iz drugih razlogov ne upravlja sodišče
oziroma nismo opustili poslovno dejavnost oziroma nismo v katerem koli podobnem
položaju.
•
da na dan oddaje ponudbe, v skladu s predpisi države, v kateri imamo sedež, ali
predpisi države naročnika, nimamo zapadle, neplačane obveznosti v zvezi s plačili
prispevkov za socialno varnost ali v zvezi s plačili davkov v vrednosti 50 eurov ali več.
Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba:
_____________________
(ime in priimek, podpis)
NAVODILO:
V primeru skupne ponudbe ali ponudbe s podizvajalci obrazec zase izpolni vsak od partnerjev
oziroma podizvajalcev.
37/53
Naročnik: Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana
Javni razpis št.: _______-2014
OBRAZEC 7 – Referenčna lista ponudnika s področja implementacije elektronskega
dokumentnega sistema
Ponudnik:
(firma in naslov)
REFERENČNA LISTA PONUDNIKA S PODROČJA IMPLEMENTACIJE ELEKTRONSKEGA
DOKUMENTNEGA SISTEMA
Pod kazensko in materialno odgovornostjo izjavljamo, da smo uspešno in kakovostno dobavili
opremo in izvedli storitve implementacije rešitev s področja elektronskega dokumentnega
sistema, ki je podprl in uredil postopke ravnanja z dokumenti na podlagi ZUP ter Uredbe o
upravnem poslovanju za naslednje naročnike.
Naziv in sedež naročnika
Predmet
pogodbe
Trajanje
pogodbe (od - do)
V primeru, da bo naša ponudba izbrana in zaradi dodatnega preverjanja ponudbe po prvem
odstavku 77. člena ZJN-2, se zavezujemo, da bomo naročniku predložili kopije zgoraj navedenih
pogodb in kopije računov, kot dokazilo o dobavi opreme in opravljenih storitvah.
Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba:
_____________________
(ime in priimek, podpis)
NAVODILO:
Ponudnik se lahko sklicuje na reference podizvajalcev, ki so navedeni v obrazcu 1/A, ter na
reference partnerjev skupne ponudbe.
38/53
Naročnik: Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana
Javni razpis št.: _______-2014
OBRAZEC 7/A – Izjava ponudnika o tehnični sposobnosti
Ponudnik:
(firma in naslov)
IZJAVA O TEHNIČNI SPOSOBNOSTI
Pod kazensko in materialno odgovornostjo izjavljamo:
-
-
-
da smo sposobni dobaviti vso opremo ter opraviti storitve implementacije in vzdrževanja
EDS na način, v rokih, v obsegu, po specifikacijah in pod pogoji, ki so opredeljeni v
razpisni dokumentaciji naročnika z oznako JN__________________;
da smo sposobni dobaviti in implementirati opremo, ki ustreza vsem splošnim in
tehničnim zahtevam naročnika, opredeljenim v 4. poglavju razpisne dokumentacije z
oznako JN__________________;
da EDS omogoča vse funkcionalnosti in zahteve, določene v 75. členu Uredbe o upravnem
poslovanju;
da smo vpisano v Register ponudnikov opreme in storitev pri Arhivu RS;
da bomo naročniku omogočili brezplačen ogled in preizkus ponujene opreme oziroma
elektronskega dokumentnega sistema.
Za resničnost in verodostojnost te izjave prevzemamo popolno odgovornost in se zavedamo
pravnih posledic in sankcij, določenih v drugem odstavku 77. člena in 109.a členu ZJN-2.
Kraj in datum: __________________ Žig: Odgovorna oseba:
_____________________
(ime in priimek, podpis)
NAVODILO:
V primeru skupne ponudbe obrazec zase izpolni vsak od partnerjev.
Ponudniki in partnerji skupne ponudbe parafirajo vsako stran vzorca pogodbe ter na zadnji strani
odtisnejo svoj žig, s čimer potrjujejo, da sprejemajo pogodbena določila.
39/53
Naročnik: Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana
Javni razpis št.: JN 40143-2873/2014
OBRAZEC 8 – Vzorec pogodbe
Agencija za zavarovalni nadzor, Trg republike 3, 1000 Ljubljana, davčna številka 18962343,
matična številka 1332856, ki jo zastopa Sergej Simoniti, direktor, (v nadaljevanju: naročnik)
in
______________________________________________________________, ID št. za DDV
_______________, matična številka ______________, ki ga zastopa __________________,
(v nadaljevanju: izvajalec)
skleneta naslednjo
POGODBO
o dobavi, implementaciji in vzdrževanju elektronskega dokumentnega sistema
1. SPLOŠNA DOLOČBA
1. člen
Pogodbeni stranki ugotavljata, da je naročnik izvedel postopek oddaje javnega naročila male
vrednosti za dobavo, implementacijo in vzdrževanje elektronskega dokumentnega sistema na
podlagi 30a. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 128/06, Uradni list Evropske
unije, št. 317/07, Uradni list RS, št. 16/08, 34/08, Uradni list Evropske unije, št. 314/09, Uradni
list RS, št. 19/10, 18/11, Uradni list Evropske unije, št. 319/11, Uradni list RS, št. 43/12 - Odl.
US, 90/12 - ZJNPOV, 90/12, 12/13 - uradno prečiščeno besedilo, Uradni list Evropske unije, št.
335/13, Uradni list RS, št. 19/14 in 32/14 - ZPDZC-1; v nadaljevanju: ZJN-2) in obvestila o
javnem naročilu, objavljenega na portalu javnih naročil,številka objave JN___________ z dne
__________, ter v skladu z razpisno dokumentacijo z oznako JN ___________, ki je bila
objavljena na spletni strani naročnika.
Izvajalec je bil izbran kot ponudnik z najnižjo ceno na podlagi sklepa o oddaji javnega naročila,
št. ________, z dne ___________.
40/53
2. PREDMET POGODBE IN POGODBENA VREDNOST
2. člen
Predmet pogodbe je dobava, implementacija in vzdrževanje elektronskega dokumentnega
sistema, ki zajema naslednjo programsko opremo in storitve:
a) Predmet
b) Opis
1. NAKUP
1.
NAKUP
SKUPAJ
(1.1.+1.2.+1.3.)
2.
VZDRŽEVANJE
ZA
OBDOBJE 4 LETA
2. VZDRŽEVANJE
SKUPAJ (2.1.+2.2.)
1. SKUPNA
VREDNOST
PONUDBE V €
(=1+2) brez DDV
2. Znesek DDV
c) EM
d) Število
enot
1.1. Cena programske
opreme z inštalacijo
1.2. Cena licenc za 40
uporabnikov
1.3. Šolanje uporabnikov
in administratorjev
PRG
1
LIC
40
2.1. Mesečni pavšal za
vzdrževanje, nove verzije
programa in
zagotavljanje odzivnosti,
ki vsebuje 2 uri storitev
mesečno z avtomatskim
prenosom neporabljenih
ur v naslednje obdobje
2.2. Pomoč uporabnikom
(helpdesk)
MES
48
MES
48
e) Cena V
€/ EM
brez DDV
f) znesek
V € (=d*e)
brez DDV
Predmet pogodbe ter zahteve, ki jih mora izvajalec upoštevati oziroma zagotavljati pri dobavi
blaga in izvajanju storitev, so podrobneje določeni v 4. poglavju razpisne dokumentacije z
oznako JN______________ (številka__________), ki je priloga in sestavni del te pogodbe.
V pogodbeno ceno so vključeni vsi izvajalčevi stroški, ki so neposredno ali posredno povezani z
dobavo, implementacijo in vzdrževanjem elektronskega dokumentnega sistema ter z izpolnitvijo
pogodbenih obveznosti v obsegu, na način ter pod pogoji, ki so določeni v tej pogodbi in razpisni
dokumentaciji.
Cena posamezne enote produkta in storitve iz prvega odstavka tega člena je fiksna do izteka
trajanja te pogodbe.
3. člen
Naročnik si pridržuje možnost oddaje dodatnega naročila blaga in storitev izvajalcu (nadgradnja
opreme oziroma sistema, dodatne licence, podaljšanje obdobja rednega letnega in aplikativnega
vzdrževanje opreme) pod pogoji, ki so določeni v 29. členu ZJN-2.
V primeru iz prejšnjega odstavka se izvede postopek s pogajanji brez predhodne objave obvestila
o javnem naročilu in se z izvajalcem sklene aneks k osnovni pogodbi ali nova pogodba.
41/53
Naročnik si pridržuje pravico, da med izvajanjem tega javnega naročila oziroma pogodbe
spremeni režim rednega letnega vzdrževanja oziroma zmanjša ali prilagodi obseg blaga in
storitev in uporabniških licenc, če se zmanjša obseg sredstev, predvidenih za izvajanje tega
javnega naročila, ali zaradi drugih razlogov v skladu z zakonodajo RS in aktov Vlade. V tem
primeru se sklene aneks k tej pogodbi.
4. člen
Izvajalec bo pogodbena dela izvedel samostojno in brez sodelovanja podizvajalcev.
(Opomba: Nadaljnje določbe tega člena veljajo le v primeru, če bo izvajalec nastopal s
podizvajalci. V nasprotnem primeru se te določbe črtajo)
Izvajalec bo pogodbena dela izvedel skupaj z naslednjimi podizvajalci:
(naziv, polni naslov, matična številka, davčna
številka, transakcijski račun)
(opis pogodbenega dela – predmet,
količina, vrednost, kraj in rok izvedbe
teh del)
Izvajalec mora imeti ob sklenitvi te pogodbe sklenjene pogodbe s podizvajalci.
V razmerju do naročnika izvajalec v celoti odgovarja za izvedbo del, ki so predmet te pogodbe.
3. TRAJANJE POGODBE
5. člen
Storitve za implementacijo sistema se izvajajo največ 2 meseca, od dneva podpisa pogodbe.
Storitve garancijskega vzdrževanja se izvajajo 12 mesecev, od datuma podpisa končnega
primopredajnega zapisnika.
Storitve rednega letnega vzdrževanja se izvajajo za nedoločen čas.
4. PLAČILNI POGOJI
6. člen
Izvajalec bo naročniku izstavil račune za dobavljeno programsko opremo in opravljene storitve
implementacije po prevzemu elektronskega dokumentnega sistema na posameznih lokacija
naročnika. Računom morajo biti priloženi zapisniki o uspešni primopredaji programske opreme in
storitev ter original dobavnice, žigosane in potrjene s strani pooblaščenega predstavnika
naročnika.
Storitve garancijskega vzdrževanja so brezplačne.
Izvajalec bo račune za redno letno in aplikativno vzdrževanje izstavljal do 10. v mesecu za delo
opravljeno v preteklem mesecu. Priloga vsakega računa je poročilo z opisom opravljenih storitev
in pripadajočo dokumentacijo.
Računi se morajo sklicevati na številko te pogodbe.
Naročnik prejete račune po pregledu potrdi ali zavrne v roku 8 dni od prejema. Naročnik mora
zavrnitev računov obrazložiti.
42/53
Rok plačila vseh računov, ki bodo izstavljeni v skladu s to pogodbo, je 30. (trideseti) dan po
prejemu pravilno izstavljenega računa. Če zadnji dan roka sovpada z dnem, ko je po zakonu dela
prost dan, se za zadnji dan roka šteje naslednji delavnik v Republiki Sloveniji.
Izvajalec v primeru zamude plačila - manj kot en mesec, ne bo zaračunal naročniku zakonite
zamudne obresti.
(Opomba: Nadaljnje določbe tega člena veljajo le v primeru, če bo izvajalec nastopal s
podizvajalci. V nasprotnem primeru se te določbe črtajo)
Izvajalec mora svojemu računu obvezno priložiti račune oziroma situacije svojih podizvajalcev,
ki jih je predhodno potrdil.
Izvajalec v skladu s 6. odstavkom 71. člena ZJN-2 ter na podlagi soglasij podizvajalcev, ki so
priloga in sestavni del te pogodbe, pooblašča naročnika, da na podlagi potrjenega računa
oziroma situacije neposredno plačuje podizvajalcem.
Če se po sklenitvi te pogodbe zamenja podizvajalec ali če izvajalec sklene pogodbo z novim
podizvajalcem, mora izvajalec naročniku v 5 dneh po spremembi predložiti:
– svojo izjavo, da je poravnal vse nesporne obveznosti prvotnemu podizvajalcu,
– pooblastilo za plačilo opravljenih in prevzetih del oziroma dobav neposredno novemu
podizvajalcu in
– soglasje novega podizvajalca k neposrednemu plačilu.
5. DOBAVA IN PREVZEM
7. člen
Dobava in prevzem programske opreme ter storitve implementacije se izvajajo na lokaciji
naročnika v Ljubljani.
Storitve garancijskega, rednega letnega vzdrževanja se izvajajo na lokaciji naročnika.
8. člen
Rok za izvedbo dobave blaga in storitev implementacije in predajo sistema v uporabo oziroma
produkcijo je 2 meseca od podpisa pogodbe. Terminski načrt oziroma faze implementacije
sporazumno določita skrbnika te pogodbe.
9. člen
Izvajalec mora naročnika o nameravani dobavi opreme pisno obvestiti vsaj 2 delovna dneva pred
dobavo. V obvestilu mora navesti datum in uro možnega začetka dobave in način dobave.
10. člen
Najkasneje v roku 3 dni po dobavi in implementaciji elektronskega dokumentnega sistema mora
izvajalec naročniku izročiti:
- medije za programsko opremo, tehnično dokumentacijo o produktih vključno z
dokumentacijo o nastavitvah ter izvorno kodo za programske produkte oziroma licence;
- navodila za uporabo v slovenskem jeziku;
- podpisane in potrjene garancijske liste;
- pravilno izpolnjeno dobavnico;
- kavcijsko zavarovanje za odpravo napak v garancijskem roku;
43/53
-
druge dokumente, če so zahtevani.
11. člen
Oprema ali storitev, za katero se bo ugotovilo, da odstopa od navedb v ponudbeni
dokumentaciji, ali ni skladna z določili te pogodbe in specifikacijami, bo zavrnjena, zaradi česar
bo izvajalec prešel v zamudo. Enako velja, če bo neskladnost ugotovljena za katerikoli
dokument, ki bi moral biti opremi ali storitvi priložen. Zavrnitev bo označena na prevzemnem
zapisniku.
12. člen
Prevzem elektronskega dokumentnega sistema se opravi po uspešni implementaciji in testiranju
sistema s strani ponudnika ter s strani naročnika ter končno testiranje, ki ga izvedeta naročnik in
izvajalec skupaj. Izvajalec naročniku izroči tudi uporabniška navodila v slovenskem jeziku.
Pooblaščena skrbnika te pogodbe sestavita prevzemni zapisnik, ki je podlaga za izstavitev
računa.
Pogoj za uspešno primopredajo sistema in podpis zapisnika je predložitev kavcijskega
zavarovanja za odpravo napak v garancijskem roku.
Ko je prevzemni zapisnik podpisan, pooblaščeni predstavnik naročnika podpiše dobavnico. Na
dobavnici morajo biti razvidne: številka pogodbe, opis, količina in serijske številke artiklov ter
njihova vrednost. Z dnem podpisa dobavnice je prevzem opravljen.
6. IZOBRAŽEVANJE UPORABNIKOV IN ADMINISTRATORJEV SISTEMA
13. člen
Izvajalec se obveže, da bo pred začetkom poskusnega obratovanja elektronskega dokumentnega
sistema zagotovil izobraževanje uporabnikov in administratorjev v prostorih naročnika.
Izvajalec je dolžan v času garancijske dobe brezplačno nuditi pomoč pri uporabi sistema (ustne
ali pisne informacije, odgovori na vprašanja, pojasnila uporabnikom…).
7. ZAMUDA IN POGODBENA KAZEN
14. člen
Če prevzem elektronskega dokumentnega sistema ne bo izveden v roku, določenem v 8. členu te
pogodbe, ali če se storitve aplikativnega vzdrževanja ne izvajajo v okviru dogovorjenega
odzivnega časa, se šteje, da je izvajalec prišel v zamudo, razen če nastopijo okoliščine,
določene v 15. členu te pogodbe. V tem primeru je izvajalec dolžan naročniku plačati
pogodbeno kazen v višini 3% pogodbene vrednosti z DDV.
V primeru, da izvajalec zamuja pri dobavi ali implementaciji sistema več kot 30 dni, lahko
naročnik razdre pogodbo. V primeru razdrtja pogodbe naročnik pisno o tem obvesti izvajalca in
navede, na kateri lokaciji in v katerem času mu bo predana že dobavljena oprema na razpolago.
V tem primeru je izvajalec dolžan naročniku plačati pogodbeno kazen v višini 3% pogodbene
vrednosti z DDV.
44/53
Ukrepe iz tega člena pogodbe lahko naročnik uveljavlja po opominu, po katerem izvajalec ne
popravi zamude. Opomin mora biti izvajalcu poslan pisno.
8. VIŠJA SILA
15. člen
Pod višjo silo se razumejo vsi nepredvideni in nepričakovani dogodki, ki nastopijo neodvisno od
volje pogodbenih strank in ki jih pogodbeni stranki nista mogli predvideti ob sklepanju pogodbe
ter kakorkoli vplivajo na izvedbo pogodbenih obveznosti.
Izvajalec je dolžan pisno obvestiti naročnika o nastanku višje sile v treh delovnih dneh po
nastanku le te.
Nobena od pogodbenih strank ni odgovorna za neizpolnitev katerekoli izmed svojih obveznosti iz
razlogov, ki so izven njenega nadzora.
9. PRIJAVA IN ODPRAVA NAPAKE
16. člen
Storitve iz naslova garancijskega vzdrževanja ter letnega vzdrževanja se izvajajo na podlagi
telefonske ali pisne zahteve naročnika.
Telefonska številka in elektronski naslov izvajalca za sprejem zahtevkov: ___________,
________________.
Izvajalec bo naročnika pisno obveščal o morebitnih spremembah telefonske številke in
elektronskega naslova.
17. člen
Seznam zaposlenih naročnika, s podatki o dodeljenih pooblastilih (administracija aplikacije,
prijava napake, podatki za stik…), je priloga in sestavni del te pogodbe.
45/53
18. člen
V prijavi napake oziroma zahtevka za pomoč naročnik praviloma navede naslednje podatke:
• ime in priimek kontaktne osebe oziroma prijavitelja,
• naziv in naslov naročnika,
• datum in čas prijave,
• način obveščanja naročnika o statusu reševanja prijavljene napake,
• kratek opis napake,
• vrsta napake (opis težave, opredelitev vprašanja, programska napaka, napaka v
dokumentaciji, drugo),
• podroben opis napake,
• ponovljivost napake (opis zaporedja ukazov oziroma okoliščin, pri katerih pride do
napake),
• obstoj pomožne rešitve in njen opis, v kolikor obstaja,
• druge podatke.
Skrbnika pogodbe lahko sporazumno določita obliko in vsebino obrazca za prijavo napake.
19. člen
Izvajalec se obvezuje, da bo zagotovil sprejem napak in pripravljenost oziroma razpoložljivost
svojih kadrov vsak delovni dan med 08:00 in 16:00 uro, ter da bo prijavljene napake odpravil v
okviru odzivnega časa.
Odzivni čas se meri od poslane prijave napake vse do trenutka, ko izvajalec začne z
diagnosticiranjem in reševanjem/odpravljanjem napake.
Zaradi doslednega upoštevanja odzivnega časa in pravilnega izvajanja pogodbenih pravic in
obveznosti pogodbeni stranki soglašata, da se šteje, da je izvajalec začel odpravljati napako v
okviru odzivnega časa:
-
-
-
v primeru manjše ali manj zahtevne okvare programske opreme, ko po telefonu pokliče
prijavitelja napake in mu posreduje informacije o statusu reševanja prijavljene napake
ali posreduje navodila za odpravo napake;
v primeru večje ali zahtevne okvare programske opreme, ko po telefonu pokliče
prijavitelja napake in zahteva dodatne informacije, ki so potrebne za diagnosticiranje in
odpravo napake, ter mu hkrati posreduje informacije o statusu reševanja prijavljene
napake
v trenutku dostopa v sistem prek spleta ali po elektronski poti, če je zagotovljen
oddaljen dostop do sistema in opreme;
v primeru okvare strojne opreme, ko vstopi v prostore na lokaciji naročnika in začne z
diagnosticiranjem ter odpravljanjem okvare.
46/53
10. OBVEZNOSTI NAROČNIKA IN IZVAJALCA
20. člen
Naročnik se obvezuje, da bo:
- imenoval vodjo projekta in zagotovil razpoložljivost potrebnih kadrovskih in
informacijskih virov,
- izvajalcu omogočil dostop do celotne dokumentacije in informacijske ter
komunikacijske opreme in infrastrukture, če je to potrebno za dobavo blaga in
izvedbo storitev, ki so predmet te pogodbe,
- priskrbel uporabniška imena in gesla in druge dostopne pravice za delo izvajalca na
informacijskem oziroma komunikacijskem sistemu, če je to potrebno za izvedbo
storitev;
- sodeloval pri funkcionalni specifikaciji storitev nadgradnje aplikativne programske
opreme,
- zagotovil sodelovanje drugih izvajalcev, ki vzdržujejo obstoječo strojno in programsko
opremo,
- pred začetkom implementacije zagotovil ustrezno infrastrukturo,
- upošteval izvajalčeva priporočila in omejitve glede strojne in programske opreme, ki
je neposredno ali posredno povezana z implementacijo in delovanjem elektronskega
dokumentarnega sistema, ter izvajal druge preventivne in korektivne aktivnosti, ki jih
bo priporočil izvajalec,
- obveščal izvajalca ter koordiniral delo,
- zagotovil relevantne testne podatke,
- aktivno sodeloval pri testiranju,
- pripravil podatke o odprtih zadevah iz obstoječega sistema v obliki, ki je primerna za
uvoz v nov sistem,
- prevzel rešitve v skladu s sprejetim načrtom prevzema,
- plačeval naročene storitve v dogovorjenem roku,
- izpolnjeval vse druge pogodbene obveznosti v rokih in na predviden način.
Naročnik si bo prizadeval, da bo v skladu z možnostmi omogočil izvajalcu oddaljen dostop do
programske opreme po elektronski poti oziroma prek spleta s ciljem učinkovitejšega izvajanja
storitev.
21. člen
Izvajalec se obvezuje in naročniku jamči:
- da kupljena programska oprema deluje brezhibno in nima stvarnih napak,
- da kupljena programska oprema nima pravnih napak, oziroma, da nakup in uporaba
ter nadgradnja opreme ne predstavlja kršitev patentnih, avtorskih ali drugih
izključnih pravic tretjih oseb,
- da kupljena programska oprema popolnoma ustreza vsem tehničnim opisom,
karakteristikam in specifikacijam, ki so bila dana v okviru razpisne in ponudbene
dokumentacije,
- da bo naročnik pridobil vse pravice, ki so povezane z nakupom programske opreme,
izvajalec pa bo brezhibno in pravočasno izvrševal vse obveznosti, ki so vezane na
programsko opremo,
- da bo izpolnjeval vse pogodbene obveznosti v rokih in na predviden način,
- da bo svoje naloge opravil strokovno in s skrbnostjo dobrega strokovnjaka,
- da bo izvajal storitve po tej pogodbi po pravilih stroke, v skladu z navodili naročnika,
- da bo pri izvajanju pogodbenih obveznosti uporabljal napredne tehnologije in metode
glede na opremljenost naročnika,
- da bo pisno opozoril naročnika na okoliščine, ki bi lahko otežile ali onemogočile
kakovostno in pravilno izvedbo storitev,
- da bo opravljal vzdrževanje opreme v okviru odzivnega časa,
47/53
-
da bo pri delovanju in gibanju v prostorih naročnika spoštoval njegova pravila in
notranje akte, ki urejajo informacijsko varnost,
da bo naročnika takoj obvestil o spremembi, nadomeščanju ali zamenjavi delavcev
oziroma podizvajalcev, ki delajo na tem projektu,
da bo omogočal ustrezen nadzor nad izvajanjem pogodbenih obveznosti,
da bo izpolnjeval druge zahteve in obveznosti, določene v pogodbi in razpisni
dokumentaciji.
11. JAMSTVA IN GARANCIJSKE OBVEZNOSTI IZVAJALCA
22. člen
Garancija za programsko opremo in storitve je 12 mesecev od datuma podpisa primopredajnega
zapisnika.
Izvajalec jamči, da bodo storitve in produkti izvedeni kakovostno, v skladu z veljavnimi predpisi
in standardi in v skladu s specificiranimi zahtevami naročnika.
Izvajalec jamči:
-
da bo programska oprema, vključno s posodobitvami in novimi izdajami, delovala v skladu
s specifikacijo in njenim namenom uporabe in da bo izvajalec popravil vso programsko
opremo, ki ne bi tako delovala,
da bo vse storitve opravilo ustrezno kvalificirano osebje z uporabo razumnega obsega
znanja in z ustrezno skrbnostjo, v skladu z najvišjimi standardi in predpisi, ki veljajo za
te storitve, in v skladu s standardi, ki jih ima izvajalec,
da bo izvajalec pred prevzemom in začetkom uporabe katerega koli dodatnega modula ali
nadgradnje opreme izvedel temeljito testiranje.
da bodo vsi izdelki, dostavljeni naročniku po odpravi napake ali problema, vključno z
vsemi popravljenimi verzijami objektne in izvorne kode, s potrebnimi dopolnili k
dokumentaciji in z vsemi podrobnostmi glede narave popravka ter z navodili za pravilno
uporabo popravljene verzije programske opreme, delovali funkcionalno v skladu z
njihovim namenom uporabe in specifikacijo.
V garancijskem roku bo izvajalec vse napake odpravil brezplačno.
Če se ugotovi, da od naročnika javljena napaka dejansko ni napaka izvajalca, naročnik krije
neposredne stroške, ki jih ima izvajalec zaradi odziva na napako.
12. POGODBENA KAZEN ZA NEODZIVNOST
14. člen
V primeru neodzivnosti oziroma zamude izvajalca pri vzdrževanju sistema, ki nastane po krivdi
izvajalca je izvajalec dolžan za vsak dan zamude za vsako neodzivnost ločeno plačati pogodbeno
kazen v višini 50€. Največja skupna pogodbena kazen je omejena na 20 dni zamude za vsak
primer neodzivnosti.
Naročnik je dolžan izvajalca na nastalo zamudo pisno obvestiti.
Pogodbeno kazen za neodzivnost je možno uveljaviti le pisno v roku tri mesece od nastale
neodzivnosti.
Plačilo pogodbene kazni izvajalca ne odvezuje od izpolnitve pogodbene obveznosti.
48/53
12. ZAVAROVANJE POSLA IN OBVEZNOSTI
23. člen
Za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti mora izvajalec predložiti v roku 8 dni po podpisu te
pogodbe kavcijsko zavarovanje za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti, veljavno še najmanj tri
mesece po izpolnitvi ponudnikovih pogodbenih obveznosti, v višini 10 % pogodbene vrednosti
_________ EUR z DDV.
Predložitev kavcijskega zavarovanja za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti je pogoj za
veljavnost pogodbe.
Naročnik bo unovčil kavcijsko zavarovanje za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti:
-
-
-
če izvajalec ne bo dobavil, implementiral in vzdrževal opreme ter izpolnjeval drugih
pogodbenih obveznosti v dogovorjenem obsegu, kakovosti in rokih, opredeljenih v tej
pogodbi;
če bo naročnik razdrl pogodbo zaradi kršitev pogodbenih obveznosti na strani izvajalca;
če bo naročnik razdrl pogodbo zaradi večje zamude, ki je nastala po izključni krivdi
izvajalca, in ki je tudi po predhodnem pisnem opozorilu izvajalec ni odpravil oziroma
predlagal za naročnika sprejemljiv alternativni plan in ima bistven vpliv na delovanje
naročnika;
če izvajalec neutemeljeno zavrne naročilo ali storitev odstopa od naročenega načina
izvedbe;
če bo izvajalec kršil zaupnost podatkov.
24. člen
Izvajalec mora ob primopredaji naročniku izročiti kavcijsko zavarovanje za odpravo napak v
garancijskem roku, plačljivo na prvi poziv, veljavno 13 mesecev od dneva primopredaje, v višini
5 % pogodbene vrednosti _________ EUR z DDV.
Predložitev kavcijskega zavarovanja za odpravo napak v garancijskem roku v skladu s prvim
odstavkom tega člena je pogoj za prevzem opreme in pogodbenih del.
Če je bila oprema v garancijskem roku zamenjana ali bistveno popravljena in če začne
garancijski rok teči znova, je izvajalec dolžan zagotoviti podaljšanje veljavnosti kavcijskega
zavarovanja ali predložiti novo kavcijsko zavarovanje, ki bo ustrezala pogojem iz prvega
odstavka tega člena.
Naročnik lahko kavcijsko zavarovanje uveljavi, če je predhodno pisno obvestil izvajalca o kršitvi
garancijskih obveznosti in zahteval odpravo napake v roku 2 dni po prejemu obvestila, izvajalec
pa kršitve ni odpravil. Če se kršitev garancijske obveznosti ponovi pri izvajalcu več kot trikrat,
predhodno obvestilo ni več potrebno.
13. PRAVICE INTELEKTUALNE LASTNINE
25. člen
Z dnem plačila postanejo vse materialne in druge avtorske pravice izvajalca, ki nastanejo v zvezi
s to pogodbo, last naročnika in to izključno, v neomejenem obsegu in za ves čas njihovega
trajanja, razen moralne avtorske pravice, ki ostane avtorju.
49/53
Če izvajalec v okviru izvajanja te pogodbe samostojno v celoti ustvari avtorsko delo, pripada
naročniku izključna in prenosljiva pravica uporabe tega dela, vključno s pravico predelave ali
dodelave. Izvajalec je ob predaji avtorskega dela dolžan naročniku izročiti celotno izvedbeno in
uporabniško dokumentacijo ter izvorno kodo.
Izvajalec se zaveže prevzeti ali poplačati vse morebitne zahtevke tretjih oseb proti naročniku
(vključno z škodo in odvetniškimi ter sodnimi stroški) v primeru, da tretje osebe zatrjujejo ali
ustrezno dokažejo, da izdelek, ki je predmet te pogodbe, krši patentne, avtorske ali druge
varovane izključne pravice tretje osebe.
Vse pravice intelektualne lastnine, ki so nastale pred podpisom te pogodbe in niso predmet te
pogodbe oziroma jih izvajalec uporablja kot orodje pri izpolnjevanju svojih obveznosti po tej
pogodbi, ostanejo izključno v lasti izvajalca. Izvajalec tako programsko opremo lahko časovno,
prostorsko in finančno neomejeno uporablja za svojo interno uporabo ali prodajo, nudenje
oziroma trženje tretjim osebam.
14. VAROVANJE PODATKOV
26. člen
Pogodbeni stranki se obvezujeta, da bosta varovali osebne podatke, davčno tajnost, poslovno
skrivnost in druge varovane podatke (v nadaljevanju: varovani podatki), ter da bosta zagotovili
tehnične, organizacijske, fizične in kadrovske pogoje za varno obravnavanje podatkov, skladno z
zahtevami in standardi področnih predpisov, ki urejajo varovanje podatkov in informacijsko
varnost.
Za označevanje podatkov oziroma dokumentov, medijev ali nosilcev podatkov, se uporabljajo
posebne oznake, določene z zakonom ali podzakonskim aktom, če so izpolnjeni predpisani pogoji
za določitev statusa varovanega podatka.
Dostop do varovanih podatkov imajo samo tiste osebe, ki morajo imeti vpogled v te podatke po
svoji službeni dolžnosti zaradi uresničevanja javnega naročila, ki je predmet te pogodbe. Ob
podpisu te pogodbe so delavci izvajalca (podizvajalca), ki bodo opravljali storitve po tej
pogodbi, dolžni podpisati izjavo o varovanju podatkov.
27. člen
Izvajalec v izdelke po tej pogodbi ne bo vgradil nobenega mehanizma oziroma zlonamernega
programa, ki bi mu omogočal v informacijskem sistemu naročnika kakršenkoli iznos informacij,
spreminjanje podatkov ali programske opreme, dostop do kateregakoli dela računalniškega
sistema brez vednosti ali nadzora naročnika.
Če izvajalec krši določbo tega člena, sme naročnik zahtevati razvezo te pogodbe.
28. člen
Okvarjene nosilce podatkov mora izvajalec uničiti ali trajno izbrisati, tako da pod nobenim
pogojem ni možno obnoviti podatke, ki jih je nosilec vseboval. Če vzdrževalnih del ni mogoče
opraviti na lokaciji naročnika, se mora nosilce podatkov iz računalniške opreme odstraniti in jih
varno shraniti. V primeru, da to ni mogoče, mora biti postopek vzdrževanja nadzorovan. Če je v
okvari nosilec podatkov, se le tega iz opreme odstrani. Pod nadzorom odgovorne osebe s strani
naročnika se izvede poskus restavriranja podatkov na drug medij. V primeru, da je nosilec
okvarjen do te mere, da podatkov oziroma dela podatkov ni mogoče restavrirati, se o tem napiše
zapisnik.
50/53
29. člen
Obveznost varovanja podatkov se nanašata tako na čas izvrševanja pogodbe, kot tudi za čas po
tem.
Pogodbena stranka, ki krši določbe o varovanju podatkov, je odškodninsko odgovorna za vso
posredno in neposredno škodo po splošnih načelih obligacijskega prava.
15. OSTALE OBVEZNOSTI POGODBENIH STRANK
30. člen
Pravice na produktih, ki niso last izvajalca, se pa uporabljajo v okviru te pogodbe, izvajalec
prenese na naročnika v obsegu, v kakršnem jih je sam pridobil in v skladu s pogodbami na
podlagi katerih jih je pridobil.
Naročnik s prevzemom licenčne programske opreme pridobi pravico uporabe izdelka v skladu z
licenčnimi pogoji, ki so del dokumentacije izdelka.
Izvajalec lahko navaja naročnika v svojih referencah le ob predhodnem naročnikovem pisnem
pristanku.
31. člen
Glede medsebojnih pravic in obveznosti naročnika in izvajalca, ki niso urejene s to pogodbo, ali
za presojo spornih vprašanj, se neposredno uporabljajo določila razpisne dokumentacije, za
javno naročilo z oznako JN____________, ter predpisi, ki urejajo obligacijska razmerja in
avtorske pravice.
32. člen
Odstop oziroma prenos pravic in obveznosti na pravnega naslednika izvajalca ali tretjo osebo je
možen samo s pisnim soglasjem obeh pogodbenih strank.
33. člen
Skrbnik te pogodbe s strani naročnika je ____________________(telefon: _____________,
telefaks: ___________, GSM: __________, e-pošta: _____________), s strani izvajalca pa
_______________________(telefon: _____________, telefaks: ___________, GSM: __________,
e-pošta: _____________).
Skrbnika nadzorujeta izvajanje predmeta pogodbe, razrešujeta morebitna nesoglasja,
reklamacije, določata obliko in vsebino izvedbenih dokumentov (obrazci, poročila, naročila,
zahteve, prijave, delovni nalogi, kontaktni podatki…) in podobno.
51/53
16. PROTIKORUPCIJSKA KLAVZULA
34. člen
Pogodba, pri kateri kdo v imenu ali na račun druge pogodbene stranke, predstavniku ali
posredniku organa ali organizacije iz javnega sektorja obljubi, ponudi ali da kakšno nedovoljeno
korist
za:
- pridobitev posla ali
- za sklenitev posla pod ugodnejšimi pogoji ali
- za opustitev dolžnega nadzora nad izvajanjem pogodbenih obveznosti ali
- za drugo ravnanje ali opustitev, s katerim je organu ali organizaciji iz javnega sektorja
povzročena škoda ali je omogočena pridobitev nedovoljene koristi predstavniku organa,
posredniku organa ali organizacije iz javnega sektorja, drugi pogodbeni stranki ali njenemu
predstavniku, zastopniku, posredniku;
je nična.
17. ODPOVED POGODBE
35. člen
Naročnik lahko v primeru kršitev pogodbenih obveznosti s strani izvajalca, če kršitve ne
prenehajo po pisnem opominu, odpove pogodbo z odpovednim rokom 30 dni od dneva vročitve
odpovedi.
Naročnik lahko odpove pogodbo po poteku 3 let z odpovednim rokom 30 dni tudi v primeru, da
programske opreme ne bo več potreboval oziroma jo bo nadomestil z drugo. V primeru odpovedi
sta pogodbeni stranki dolžni poravnati medsebojne obveznosti iz te pogodbe in nastalo škodo.
Naročnik lahko predčasno odpove pogodbo v roku 30 dni brez kakršnekoli odškodninske
odgovornosti do izvajalca v primerih, ki so izrecno navedeni v posameznih členih te pogodbe, ter
tudi v primeru večjih statusnih sprememb naročnika, npr. ukinitve naročnika, združitve
naročnika z drugim pravnim subjektom javnega prava, nastankom novega nadzornega organa
ipd.
Naročnik ali izvajalec lahko odpovesta pogodbo kadarkoli po poteku 3 let od sklenitve pogodbe,
in sicer naročnik z odpovednim rokom 3 mesecev, izvajalec pa z odpovednim rokom 6 mesecev.
Odpoved pogodbe v skladu s tem členom mora biti pisna.
18. KONČNE DOLOČBE
37. člen
Pogodba se lahko spremeni ali dopolni s pisnim aneksom, ki ga sprejmeta in podpišeta obe
pogodbeni stranki. Če je katerakoli od pogodbenih določb neveljavna ali postane neveljavna, to
ne vpliva na ostale pogodbene določbe, razen če zakon ali drug predpis določa drugače.
Neveljavna določba se nadomesti z veljavno, ki mora čim bolj ustrezati namenu, ki ga je želela
doseči neveljavna določba.
38. člen
Pogodbeni stranki se dogovorita, da bosta poskušali vse spore iz te pogodbe rešiti sporazumno z
neposrednimi pogovori med pooblaščenimi predstavniki obeh pogodbenih strank. V kolikor
52/53
sporazum med strankama ne bi bil mogoč, se dogovorita, da bo o sporih iz te pogodbe odločalo
stvarno pristojno sodišče v Ljubljani.
39. člen
Pogodba je sestavljena v štirih enakovrednih izvodih, od katerih prejme naročnik tri, izvajalec
pa en izvod.
40. člen
Pogodba začne veljati dne _________, pod pogojem, da izvajalec naročniku izroči zahtevano
kavcijsko zavarovanje za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti v skladu s prvim odstavkom 23.
člena pogodbe ter za odpravo napak v garancijskem roku v skladu s 24. členom te pogodbe.
Številka: ________________
Datum: ________________ Datum:_______________
Naročnik:
Izvajalec:
53/53