Kako izbrati e-hrm sistem Kadrovske prakse in s tem tudi IT podprora HRM procesom so v zadnjem desetletju prešle skozi pomembno transformacijo. Starejši kadrovski sistemi se osredotočajo predvsem na podporo t.i. TEHNNIČNIH HRM procesov, ki vključujejo podporo administrativnim, zakonsko zahtevanim HRM procesom. Novejš HR sistemi tehničnega vidika seveda ne izključujejo, vendar mu dodajajo tudi funkcionalnosti, ki podpirajo STRATEŠKI HRM, kar vključuje dizajn in implementacijo interno skladnih politik in praks, s ciljem, da se človeški viri v podjetju osredotočajo na doseganje poslovnih ciljev. Strateški HRM upravlja široko paleto aktivnosti, ki so povezane z doseganjem ciljev podjetja s svojimi zaposlenimi. Tudi sodobna informacijska podpora na kadrovskem področju mora podpirati te aktivnosti, kot na primer: upravljanje delovne uspešnosti in učinkovitosti zaposlenih, upravljanje kompetenc, definiranje ključnih delovnih mest v organizacijah, upravljanje talentov idr.. Pomembno je, da informacijska podpora upošteva trenutne potrebe, kakor tudi potrebe v prihodnje. Najti primerno IT rešitev, ki vključuje tudi funkcionalnosti za podporo izvajanja strateškega HR managementa, se na prvi pogled lahko zdi težka naloga. A vendar, če si zastavite načrt, kako se boste lotili selekcije nove HRM rešitve, postane proces iskanja nove rešitve bistveno enostavnejši. V svojem načrtu najprej definirajte glavne korake v procesu izbire. Vsak korak naj vsebuje plan aktivnosti, način izvedbe in cilj. Že v fazi načrtovanja si lahko zapišete tudi potencialne nevarnosti in “zanke” na katere morate biti pozorni. V nadaljevanju so navedeni glavni koraki in aktivnosti, ki vam lahko pomagajo na poti do sprejema končne odločitve. 1. Definirajte potrebe in prioritete Pri tem si postavite naslednja vprašanja:         Kateri HRM procesi so tisti, ki jih moramo najprej informatizirati? Ali je rešitev lokalizirana (prevedena v slovenski jezik in skladna s slovenskimi zakoni)? Ali je rešitev primerna za velikost našega podjetja in kako se prilagaja morebitnemu povečanju/zmanjšanju števila zaposlenih? Katere IT sisteme na kadrovskem področju že uporabljamo (npr. za upravljanje časa, kadrovskih podatkov, izobraževanj itd.); Kakšne so možnosti integracije obstoječih kadrovskih sistemov z novo rešitvijo? Ali želimo obstoječe aplikacije ohraniti in katere, ali jih želimo nadomestiti z novo celovito rešitvijo? Kakšna je naša IT strategija? Katere platforme so ustrezne za naše IT okolje? Ali želimo rešitev uporabljati v oblaku ali postavljeno v lastnem okolju? Kakšen je naš proračun, namenjen investiciji v nakup in implementacijo nove rešitve? Kakšna so naša pričakovanja glede trajanja implementacije? V tej fazi si pripravite si kontrolni seznam za ocenjevanje posamezne rešitve/ponudnika. S&T Effective HRM | Leskoškova cesta 6, SI-1000 Ljubljana | T 040 233 201 ali 041 737 800 | [email protected], www.effectivehrm.org Ko imate odgovore na zgoraj zastavljena vprašanja ste ustvarili nabor kriterijev, ki so pomembni za izbor nove rešitve. 2. Raziščite trg obstoječih ponudnikov HRM rešitev Ko raziskujete trg HRM rešitev bodite aktivni - Obiskujte kadrovske dogodke, berite kadrovske publikacije, članke, bloge, spletne forume, … SPRAŠUJTE svoje stanovske kolege, katere informacijske sisteme uporabljajo in kakšne so njihove izkušnje z njimi – tako boste dobili vtis, kaj so plusi in minusi posamezne aplikacije iz uporabniškega vidika. V tem koraku že lahko izločite prve ponudnike, s katerimi imajo uporabniki slabe izkušnje in so tudi glede kriterijev in rezultatov iz kontrolnega seznama popolnoma neprimerni za vas. 3. Testirajte informacijske sisteme - zahtevajte dostope do demo sistemov posameznih HRM IT rešitev Testirajte HRM IT rešitve in bodite pozorni predvsem na področja/funkcionalnosti, ki so na vaši prioritetni listi, ki ste jo definirali v točki 1. Ne zaupajte le očesu prijaznim posnetkom ekranov, ki vam jih prikazujejo prodajni predstavniki na predstavitvah rešitev, ampak sistem preizkusite sami. Vprašanja, ki se vam porajajo med testiranjem dema, naslavljajte na ponudnika rešitve – potencialnega implementatorja. Prosite jih, če lahko uporabite njihov helpdesk – tako boste komunicirali tudi s tistimi posamezniki iz vsebinskega in/ali tehničnega področja, ki vam bodo tudi kasneje nudili podporo. Ko testirate, rešitev ocenjujte z naslednjih vidikov:     Uporabniška prijaznost Enostavnost vnosa podatkov Interne integracije med posameznimi moduli rešitve Stopnja samostojnosti, ki jo imate kot uporabnik pri prilagajanju sistema lastnim potrebam (npr. ali imate možnost kot uporabnik sami dodati novo polje, novo vrednost v šifrantu itd.) Testiranje demo sistemov je najpomembnejši del izbora. V tem koraku se boste naučili veliko o različnih HRM IT sistemih, spoznali boste, kaj dejansko so možnosti, ki jih sistemi nudijo in s tem dobili tudi ideje, kaj sploh spraševati ostale ponudnike. Do zaključenega koraka 3, boste že lahko izločili rešitve, ki so nekompatibilne z vašimi trenutnimi IT rešitvami, s katerimi želite integrirati nov sistem, izločili boste rešitve, ki ne ponujajo funkcionalnosti iz vašega kontrolnega seznama, kakor tudi tiste, ki imajo slabe reference, predolgotrajen proces implementacije, itd. S&T Effective HRM | Leskoškova cesta 6, SI-1000 Ljubljana | T 040 233 201 ali 041 737 800 | [email protected], www.effectivehrm.org 4. Sprašujte o razvoju rešitve, implementaciji in ceni ter plačilnih pogojih Glede na aktivnosti iz prejšnjih točk naredite izbor dveh, največ treh ponudnikov HRM IT sistema. Naredite listo plusov in minusov posamezne rešitve glede na do sedaj poznana dejstva in pripravite vprašanja za ponudnika rešitev:  Na katerih področjih je planiran nadaljnji razvoj rešitve o Na ta način pridobite informacije o tem, ali je nadaljnji razvoj rešitve v skladu z vašimi pričakovanji glede na potrebe vaših HRM procesov, ki jih planirate v bodoče, hkrati pa lahko pridobite pomembne informacije o tem, kaj trenutna rešitev ne zajema.  Kaj vključuje cena in kakšni so plačilni pogoji o Ali je podpora uporabnikov vključena v ceni? Kaj vključuje licenčno vzdrževanje? Ali treningi končnih uporabnikov potekajo v vašem podjetju in kaj vključujejo? Ali so potni stroški tehničnega osebja ponudnika v okviru implementacije vključeni v ceno? Kakšna je dinamika plačil? Kakšni so začetni stroški implementacije in kaj so morebitni dodatni stroški? Kako poteka morebitni dodatni razvoj aplikacije za vaše podjetje in kako se vrednoti? Kakšni so dodatni stroški v primeru morebitne rasti števila zaposlenih?  Pojdite na referenčni obisk o Na referenčnem obisku naj bodo vaši sogovorniki končni uporabniki, ki dlje časa uporabljajo aplikacijo. Uporabite kontakte, ki ste jih pridobili že v točki 2 in ne le tistih, ki vam jih za referenčni obisk priporoči ponudnik rešitve. 5. Sprejmite odločitev Na enostaven in jasen način ugotovitve, ki ste jih pridobili v točki 4, skomunicirajte s sodelavci. Pridobite tudi mnenje drugega strokovnega sodelavca iz kadrovske službe, vodilne osebe v financah, ki se osredotoča predvsem na finančni vidik in plačilne pogoje, povprašajte pravno službo o predlogih za morebitne dodatne preverbe ponudnika in prosite IT strokovnjaka za oceno primernosti rešitve z IT perspektive. Ko pridobite mnenja sodelavcev z ostalih področij, ugotovitve ponovno pretehtajte in sprejmite končno odločitev. Ko sprejmete končno odločitev, katero HRM IT rešitev boste implementirali in katerega ponudnika, čim prej pričnite z implementacijo. Predvsem pa premagajte strah pred spremembo – implementacija IT sistema ni nič drugega kot preprosto pretvarjanje nečesa, kar že počnete in dobro poznate v informacijski sistem, ki vam bo pri vaših postopkih le v pomoč in je tudi odlična priložnost, da prevetrite vaše HR procese in jih naredite še bolj učinkovite. S&T Effective HRM | Leskoškova cesta 6, SI-1000 Ljubljana | T 040 233 201 ali 041 737 800 | [email protected], www.effectivehrm.org