Beboermøte i Galnåsmyra bor ettslag, onsdag 4. februar 2015 kl 18:00 til19:30 i Myrstua felleslokale Fra borettslagets styre møtte: leder Roar Nedregård, styremedlem Cathrine Albrigtsen, styremedlem Edvardt Nilsen. Nestleder Jonny Vrybloed og styremedlem Elin E. Robertsen var fraværende pga sykdom ------------------------------------------------------------------------------------------------------------Møtet ble innledet av at styreleder ønsket velkommen og beklaget sen innkalling til en del beboere. Styret ble gjort oppmerksom på dette etter henvendelser fra beboere, dagen før møtet. Styret tar dette til etterretning, og skal påse at innkallingen kommer ut til beboerne i god tid. Følgende temaer/problemstillinger/spørsmål ble tatt opp. Styret har kommentert noen av sakene: Brøyting og strøing i feltet Veiene i borettslaget er ikke strødd og brøytes dårlig. Veiene i borettslaget er kommunale, og det er dem som skal brøyte og strø. Både styret og vaktmesteren har ringt kommunen. De har lovet å strø i løpet av dagen beboermøtet ble avholdt. Styret har i tillegg meldt behov til Byteknikk om å få brøytet bredere vei og få «høvlet» veiene. Byteknikk har ved tidligere henvendelser påpekt at biler som står «henslengt» langs veiene er til hinder for dem. Med andre ord er biler som står utenfor leilighetene til hinder. Seneste henvendelse/purring fra styret ble gjort 16.februar. Søppelanlegg I vinter har det vært vanskelig å komme frem til søppelanleggene pga mye snøfall og manglende snømåking. Det er vaktmesterens oppgave å sørge for at søppelanleggene er tilgjengelige for beboerne og tømming for Iris. Beboerne mener styret må påse at dette faktisk blir gjort. Styret tar det til etterretning. Styret (og beboere) har ved flere anledninger henvendt seg til Iris ang manglende henting av plastavfall og juletrær. Iris kan ikke garantere at dem blir hentet innen rimelig tid. Styret vil sende skriftlig henvendelse til Iris, da deres manglende henting av avfall er uakseptabel. Styret mottok 16.februar sms fra Iris: «Vi skal kjøre en oppsamlingsrunde og hente juletrær så snart vi har anledning. La det ligge godt synlig så kommer vi innom og henter det». Det ble påpekt av beboere at det må bli slutt på at beboere setter ut søppel utenfor søppelcontainerne. Søppelcontainerne er tydelig merket med at søppel ikke skal settes ved siden av dem. Parkering og parkeringsplasser Parkeringsplassene er godt strødd og stort sett godt brøytet. Det er ønske om å få ryddet parkeringsplassene (spesielt inn-/utkjørselen til parkering B) for snødunger. Styret har kontaktet Bodø Markise og Persiennefabrikk (som brøyter og strør parkeringsplassene), og de skal fjerne de store snødungene og lempe snøen på en mer egnet plass. De gjorde dette i uke 8. I tillegg skal de unngå at dette skjer igjen. I tillegg vil de i løpet av kort tid sette opp skilt på 1 de ulike parkeringsplassene om at alle biler må være fjernet en bestemt dag i et gitt tidspunkt, slik at dem får brøytet/skrapet/strødd hele parkeringsplassen. Parkerings-/vaktselskapet gir fremdeles bøter, men det står fortsatt biler ulovlig som vaktselskapet bør slå ned på. Styret kontakter Sikkerhetsalliansen for å avklare bøtelegging av feilparkerte biler, samt håndtering av gule- og blå parkeringslapper. I tillegg skal representanter fra styret ha møte med parkeringsenheten i Bodø kommune i uke 11 (pga ferie- og perrnisjonsavvikling ved parkeringsenheten). I møtet vil styret ta opp problemstillinger som er meldt inn av beboerne, for eksempel feilparkeringer, sperring av inn- og utkjørsler på parkeringsplasser osv. Det ble også påpekt dårlig parkeringskultur blant beboerne. Dette vil styret også ta opp i møtet med parkeringsenheten, med spørsmål om hva/hvordan man kan håndtere dette ift regelverk, hensatte biler på parkeringsplass A og C2. Beboerne mener firmabiler ikke har rett til å parkere siden vi har for få parkeringsplasser i forhold til antall boenheter, jfr at BBL sentralt har gitt denne forståelsen til beboere som har sjekket. Styret mener det vil være vanskelig å få dette til i praksis fordi noen har reklame for firma på bilen (ikke nødvendigvis firmabil), noen har firmabil i stedet for egen bil. At firmabiler ikke skal parkere på borettslagets parkeringsplasser må i så fall legges frem for generalforsamling av andelseierne. Dette har blitt votert ned flere ganger. Beboerne som har vært i kontakt med BBL ang parkeringsplass for hver boenhet har fått forståelse av at i henhold til regelverket skal hver beboer ha krav på 1,25 parkeringsplass. Dette er feil. Da reguleringsplanen for feltet ble vedtatt i 1974 ble det lagt frem krav om 0,8 plasser pr boenhet. Siden kom det en korrigering i 1981 om at det skulle oppreguleres til l plass pr boenhet. Dette ble riktignok vedtatt, men forholdene ble ikke fysisk lagt til rette for dette. Vi har ved tidligere anledninger drøftet dette i plenum gjennom beboermøtene, Myrsnipa og som egen sak i GF. Vi har ikke midler til å bygge parkeringshus og vi får ikke kjøpt noen eiendom fra kommunen. Pr i dag er det veldig mange som har 2 biler pr boenhet, dermed spiser de opp plasser for andre. Styret ble bedt av beboermøtet om å jobbe kontinuerlig med å finne alternativer og muligheter for å få flere parkeringsplasser for beboerne i borettslaget og deres gjester. Det er tidligere lagt frem/fremmet forslag på beboermøter og generalforsamlinger Gfr omgjøre en av lekeplassene til parkeringsplass, parkeringsplass i skogen ovenfor parkeringsplass D og parkeringshus). Vi har tidligere fått estimater på kostnader ved å bygge parkeringshus og prisen er såpass høy at vi snakker om opptak av lån og økning i husleie. Forslaget har kommet på GF, men har blitt nedstemt. Skilting, kjøring og manglende belysning i borettslaget Beboere klaget på at folk kjører mot enveiskjøringer. Det er behov for bedre skilting (flere er ramponert). Styret skal gå befaring i borettslaget, kartlegge behovet for bedre/ny skilting og be om befaring sammen med Bodø kommune, slik at skiltingen blir bedre. På de kommunale gang- og sykkelstier er det adgang til varetransport med bil (15 krn/t). Styret vil legge ut mer informasjon og kart på borettslagets nettside om hvordan man lettest kommer seg til Myrstua. I tillegg vil styret se på muligheten til å sette opp nye kart/oppslagstavler ved hver innkjørsel som viser de ulike adressene i borettslaget. 2 Det ble påpekt at det er lite/manglende belysning/lyktestolper på enkelte steder i borettslaget. Styret har sendt henvendelse til Byteknikk med ønske om befaring i borettslaget, slik at det kan settes opp tilstrekkelig belysning i feltet. Maling I sommer sto flere stillaser ubrukt i lengere tid langs enkelte husvegger. Stillasene kunne ha vært omplassert til andre som trengte disse. Dette er dårlig økonorrti jf leiekostnader. Vaktmesteren hadde ansvaret for kommunikasjon med utleier, men styret kunne fulgt bedre med. Styret kunne hatt bedre styring med utplassering av stillaser. Det skulle også ha vært bedre system på utlevering av maling. For eksempel kunne det ha vært laget en ukeplan for malingsarbeidet - og lagt dette ut på internettsiden. Styret tar dette til etterretning og skal organisere bedre ved større dugnad/vedlikehold og liknende. Ingen beboere kan pålegges utvendig maling. Hva gjør styret med dem som ikke maler? I og med at malingen er basert på god dugnadsånd, og ikke kan pålegges, kan det være at borettslaget må leie inn folk som kan gjøre det. Arbeidet må da betales fra borettslagets konto (altså fellesskapet). Dette er urettferdig når de fleste har tatt seg bryet med utvendig maling, mens andre slipper unna. Styret vil selvfølgelig først kontakte beboerne det er snakk om og be dem male. Innmeldt vedlikeholdsarbeid på leilighetene Styret har i dag ikke oversikt/oppfølgingssystem for vedlikeholdsarbeid som foretas for den enkelte boenhet, men i løpet av året vil dataprogrammet, "Bevar HMS", fra BBL være i drift. Systemet vil gjøre at styret til en hver tid har oversikt over oppgaver/arbeid som er bestilt av/utført på hver boenhet, for eksempel vindusbytte, dørbytte, skadesaker osv. Flere beboere meldte om manglende oppfølging innen rimelig tid fra vaktmester og styre på henvendelser om vedlikeholdsarbeid som må utføres på deres boenhet. Konkret klaget beboerne bla. på manglende reparasjon av postkassestativ og utskifting av vinduer Det er vaktmesterens oppgave å ta tak i/følge opp innmeldt vedlikeholdsarbeid. Styret har tro på at både beboere, styret og vaktmester vil ha bedre oversikt over vedlikeholdsarbeid på den enkelte boenhet når det nye systemet er på plass. Vaktmesteren er ansatt hos Galnåsmyra Borettslag med styret som arbeidsgiver og ansvarlig for tilrettelegging av hans oppgaver. Styret kan ikke kommentere ansattforholdet. Inntil Bevar-HMS er på plass ønsker styret at beboerne melder behov for vedlikeholdsarbeid pr mail til vaktmester, og med styret som kopimottaker. På den måten kan styret ha bedre oversikt over hvilke oppgaver/arbeid som må gjøres og følge sakene bedre opp. Om ikke mail kan benyttes, kontaktes vaktmesteren i hans telefontid, kl.S-9 mandag til fredag. Alarmsystemet Det ble stilt spørsmål om alarmselskapets rutiner når alarmen går i en av leilighetene. Bakgrunnen for spørsmålet var at en beboer som ikke var hjemme da alarmen gikk i leiligheten fikk spørsmål fra alarmselskapet om hun ønsket at de skulle rykke ut til leiligheten for å sjekke «ståa». Samt en episode der alarmen ulte hos en beboer, men alarmselskapet var så treg med utrykning at alle blålysetater var kommet frem til stedet før dem. Styret har vært i kontakt med alarmselskapet som bekrefter følgende: 3 • Når alarmen går i en leilighet skal beboeren kontaktes umiddelbart • Hvis beboeren ikke er hjemme/kan forklare hvorfor alarmen går eller alarmselskapet ikke får tak i beboeren, tas det stillbilder med kameraet som er montert i hver leilighet. Viktig å presisere at kameraet er kun aktivt når alarmen er på. Riktig etat (politi eller brannvesen) kontaktes ut fra hva bildene viser. I tillegg skal alarmselskapet rykke ut. • Uttrykning ved alarm er en del av avtalen borettslaget har med alarmselskapet. Den enkelte beboer mottar ikke faktura/belastes ikke for uttrykning. Dersom ikke rutinene (som beskrevet over) blir fulgt, må dere melde fra til styret. Borettslaget betaler for en tjeneste, og dersom ikke avtalen blir overholdt vil styret ta dette opp med alarmselskapet. Det ble i tillegg ytret ønske fra beboerne om møte med alarmselskapet - både for å ta opp problemstillinger knyttet til rutiner, opplæring i bruk o.l. Styret vil i samarbeid med alarmselskapet finne tidspunkt for et slikt møte. Husordningsreglene Flere beboere påpekte andre beboeres/naboers brudd på husordningsreglene. Blant annet bedriver enkelte oppussing/boring m.m. som medfører støy over lengere tid/uker. Dette skjer også søndager som de fleste anser bør være en «Stille dag». En del beboere setter søppel/rask på egen andel, og er til sjenanse for naboene. Styret må henstille beboerne til å rydde opp i dette. Det kom forslag om å snakke med ulike myndigheter for å få bukt med dette. Det kom også forslag om at styret kontakter Bodø kommune for å høre om aktuelt regelverk/rutiner. Styret har mulighet til å gi advarsel til beboere som ikke følger vedtatte regelverk. Styret må finne frem til hvordan få kastet ut folk som ikke følger regler og vedtekter i borettslaget (spesielt når dette skjer gjentatte ganger). Kan det gjøres ved vedtektsendring slik at styret har hjemmel for utkastelse? Kan styret ta beslag i boligen og få den solgt/rettslig prosess? Styret skal finne ut av hvilke muligheter som finnes innenfor regelverket. Mellom naboer kan også Konfliktrådet brukes for å finne en minnelig løsning (steget før anmeldelse). Eventuelt • Ovenfor parkeringsplass A (krysset RMV /HV) er det en bratt vei fra Reitmyrveien til Hunstadveien og videre en bratt skråning ned mot parkeringsplass A. Beboer ønsker å få opp et autovern for å hindre at biler sklir ned. Styret skal sjekke mulighet, behov og kostnad ved å sette opp autovern. • Det kom spørsmål om det kommer økning av felleskostnader/husleie (pga momspålegg fra BBL). En økning av husleien av den grunn vil ikke skje foreløpig. • Det kom spørsmål i forbindelse med de nye endeveggene: Har man oppnådd det man ønsket (varmere i endeleilighetene)? Det ble også poengtert at noen av platene er satt opp feil. Styret har fått varierende tilbakemeldinger fra andelseiere som bor i leiligheter med nye endevegger - noen merker det ift lavere strømutgifter, andre ikke. 4 • Det ble presisert av styreleder at arbeidet med endeveggprosjektet startet før noen i dagens styre satt i styret, samt at vurderingen med å bruke isoleringsplater ble gjort både ut i fra isolering og behov for ytre vedlikehold på endeveggene. Der feil er gjort ift montering av endeveggplatene, må dette meldes til vaktmester (med kopi til styret), som igjen vil ta det opp med firmaet som utførte monteringen. • Det er behov for å fylle opp med sand i trinnene ned til parkeringsplass A (vaktmesteren følger dette opp) • Trappen til parkeringsplass B burde hatt et trinn til. Styret vil sjekke muligheten og kostnader for å få dette til. I tillegg må trappen måkes. Måking av trapp er vaktmesterens oppgave. • Det kom spørsmål om når lekeplassene oppgraderes. Styret jobber med å innhente tilbud fra ulike selskap for å utbedre/oppgradere lekeplassene. Det er satt av penger i budsjettet for 2015 til å oppgradere/utbedre den store lekeplassen midt i borettslaget. De andre lekeplassene vil bli utbedret etter hvert (må inn i budsjett og være forsvarlig ift økonomi). Arbeidet med lekeplassen midt i feltet gjøres våren 2015. • Beboerne anser styret i borettslaget for å være handlingslammet. Styret må jobbe målrettet for å få kastet ut beboere som har mottatt flere varsler om graverende forhold (må være lovfestet og oppdatere borettslagets vedtekter). Styret er i kontakt med jurist på BBL for å finne hvilke muligheter styret har i slike tilfeller. • Det kom frem i møtet at en beboer har mange hunder i sin boenhet som til tider støyer mye. Det kom forslag om å få inn i vedtektene at det ikke må være lov å ha mer enn 2 hunder, ut over dette skal betegnes som avl og forbys. Et slikt forslag må meldes inn til Generalforsamlingen. I tillegg må styret sjekke regelverket ift å ha et slikt vedtak. • Det kom ønske om å få bedre nummerskilting av borettslaget (lik utførelse på samtlige boenheter), samt få satt opp gatenavn-skilt der det er kryssende småveier. Styret skal se nærmere på muligheter og praktiske løsninger på å få lik utførelse av nummerskilting. Nye gatenavn-skilt må opp. • Det kom spørsmål/ønske om å anskaffe hjertestarter til borettslaget. Det ble diskutert hvor den i så fall skal plasseres og bruk osv. Det vil ikke bli kjøpt inn hjertestarter. Det kom også forslag om å kjøre et førstehjelpskurs. Styret skal se på muligheten/kostnadene ved å ha et slikt kurs i regi av borettslaget. 27. februar 20 15 Styret i Galnåsmyra borettslag 5