Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2013 Ordinært sameiermøte i Sameiet Grønland Basar avholdes onsdag 20. mars 2013 kl. 18:00 Ali Baba restaurant i Grønland Basar (2. etg.) TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING 1) 2) 3) 4) Valg av møteleder. Opptak av navnefortegnelse. Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn. 2. ÅRSBERETNING FOR 2012 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE SAKER 1) 2) 3) 4) 5) Bytte av nøkkelsystem Fjernvarme, avregning Valgkomite Ringeklokkesystem Kostnader påført av enkelt seksjonseier 6. VALG AV TILLITSVALGTE 1) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år og 1 styremedlem for 1 år 2) Valg av 2 varamedlemmer for 2 år og ett varamedlem for 1 år Oslo, 19.02.2013 Styret i Eierseksjonssameiet Grønland Basar Petter Jensen Unni Silkoset Marit Elisabeth Bjerke Kjersti Grindal Kenneth Mokkelbost I sameiermøtet regnes stemmene etter sameierbrøken. Navneseddelen som medfølger innkallingen leveres i utfylt stand ved inngangen. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Fullmakt må da fylles ut og medbringes 1 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r KONSTITUERING 1. VALG AV MØTELEDER Styret innstiller på Sven-R. Dierkes fra OBOS Eiendomsforvaltning AS som møteleder og referent. 2. Opptak av navnefortegnelse 3. VALG AV REFERENT OG MINST EN SEKSJONSEIER TIL Å UNDERSKRIVE PROTOKOLLEN 4. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r ÅRSBERETNING FOR 2012 1. TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET: Leder Petter Jensen Tøyenbekken 6 Styremedlem Marit Elisabeth Bjerke Thon Gruppen Styremedlem Kjersti Grindal Hagevegen 13 E Styremedlem Kenneth Mokkelbost Tøyenbekken 4 Styremedlem Unni Silkoset Urtegata 14 Varamedlem Morten Aas Tøyenbekken 6 Varamedlem Bjørn Grevstad Strømsbråten Varamedlem Thi Duyen Thuy Nguyen Tøyenbekken 6 Varamedlem Elisabeth Schönaigner Tøyenbekken 6 VALGT: 2012 - 2014 2012 - 2013 2012 - 2013 2012 - 2014 2012 - 2014 2012 - 2014 2012 - 2013 2011 - 2013 2012 - 2014 Styrets medlemmer består i dag av 3 kvinner og 2 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Arbeidsgruppe fjernvarme Kjersti Grindal Hagevegen 13 E Henning Tranberg Hagevegen 13 E Kenneth Mokkelbost Tøyenbekken 4 2012 - 2013 2012 - 2013 2012 - 2013 2. GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET Sameiet består av 84 seksjoner. Herav 74 boligseksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 989776843, har gårds- og bruksnummer 230 - 333, ligger i bydel 1 Gamle Oslo i Oslo kommune og har adresse: • Tøyenbekken 4 - 6 • Tøyengata 2 - 14 • Nordbygata 37 • Grønslandsleiret Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. 3 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. Styrets arbeid • Oppfølging av system for avlesning av fjernvarme • Økonomikontroll og justering av korrekte felleskostnader iht vedtekter • Beregninger for riktig fordeling av sameiets overskudd bolig/næring • Beregninger for fordeling av fjernvarmekostnad 2008 og 2009 • Budsjettering • Oppfølging av rydding, renhold, vaktmester, vakthold og tagging • Oppfølging brannalarmsystem • Oppfølging feil på el- og callingsystem (fortsatt) • Vurdering av vedlikehold • Anbud på malertjenester • Korrespondanse og jurdisk vurdering ifm forliksklage fra seksjonseier • Ruskenaksjon • Oppfølging av lekkasjer i kjeller og følgeskader, taksering forsikring • Oppfølging avtaler og installasjon av mobilantenner • Korrespondanse/telefoner fra beboere 4 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r ÅRSREGNSKAP FOR 2012 1 REGNSKAP for 2012 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2013. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2012 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2012 var til sammen kr 2.015.221,- mot budsjettert kr. 3.813.616. Vesentlige avvik i forhold til budsjett skyldes i hovedsak overføring av kr. 1.925.028 til brenselsregnskap. Andre inntekter på kr. 166.663,- består i hovedsak av inntekter fra leieavtaler med Telenor, Teliasonera Norge AS (NetCom) og Mobile Norway AS (network Norway) for antenneleie. Kostnader Driftskostnadene i 2012 var på kr 1.871.340,-. Vesentlige avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak: Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr 166.000, mens regnskapet viser kr 77.900. Hovedårsaken til avviket er at planlagt malerarbeid er utsatt pga usikkerhet med anbud og manglende tilbakemeldinger fra malerfirmaer. Kommunale avgifter ble budsjettert med kr 510.000, mens regnskapet viser kr 608.009. Dette skyldes så vidt styret har klart å få kjennskap til en ekstraordinær innbetaling på slutten av året som visstnok skyldes sen avlesning av vannmåler. Vi antar derfor at en betydelig del av dette beløpet vil føres tilbake i årets regnskap. Avvik i forhold til budsjett for innkrevde felleskostnader samt kostnader knyttet til energi og fyring skyldes overføring av kr. 1.925.028,- til brenselsregnskap Resultat Årets resultat på kr 185.732,- foreslås overført til egenkapital. Styret gjør oppmerksom på at overskuddet for fjoråret og den høye egenkapitalen har skyldtes skjev fordeling av felleskostnader. Slik har næring over tid betalt en høyere andel enn de skal ift kostnadene. Fordeling av resultatet og opptjent egenkapital på bolig og næring fremgår av note 14 i årsregnskapet. Den reelle egenkapital tilhørende boligdelen er derfor kr 320.485, mens tilsvarende for næring er kr 1.887.086. Det meste av næring sin andel av egenkapitalen vil tilbakeføres til næring ila 2013. Det er gjort en justering for mer korrekt fordeling av kostnadene på giroene for felleskostnadene pr 1/1-2013. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med ytterligere hendelser etter 31.12.2012 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. 5 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r 2 Budsjett for 2013 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2013. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr 200.000 til større vedlikehold som omfatter maling av utvendig trepanel. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 6 %, mens renovasjonsavgiften blir uendret. Feieravgiften øker med 50 %. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. Styret har for 2013 justert ned à-konto beløpet for fjernvarme med ca 24% fra fjorårets ekstraordinære økning. Beløpet reflekterer nå et pris- og forbruksnivå på ca 10% over de siste tre års gjennomsnitt, noe styret mener gir en fornuftig balanse slik at vi unngår spesielt høy etterfakturering fremover. Forsikring Forsikringspremien for 2013 har økt med ca kr 17.000,-. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 5,1 % samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på sameiets skadehistorikk. Lån Sameiet har ingen lån. Innskuddsrente i OBOS (pr. 1.1.2013) Renter på driftskonto: 0,25 % for alle innskudd Renter på sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr 500 000 3,35 % for innskudd fra kr 500 000 til kr 2 000 000 3,40 % for innskudd over kr 2 000 000 Felleskostnader Budsjettet er basert på reduksjon av fjernvarme på ca 24% og økning av felleskostnadene på ca 37% for boligseksjoner og en reduksjon av fjernvarme på 24% felleskostnader på 29% for næringsseksjoner fra 01.01.2013. Den 01.07.2013 vil felleskostnadene bli delt opp i flere kategorier for å få en bedre oversikt over fordelingen av kostnadene. I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 19.02.2013 Styret i Eierseksjonssameiet Grønland Basar Petter Jensen Unni Silkoset Marit Elisabeth Bjerke Kjersti Grindal Kenneth Mokkelbost 6 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r 3 RESULTATREGSNKAP for 2012 Note 2 Driftsinntekter: Innkrevde felleskostnader 3 Andre inntekter Sum driftsinntekter Regnskap 2012 Regnskap 2011 Budsjett 2012 Budsjett 2013 1 848 588 1 766 004 3 773 616 3 539 069 166 633 168 031 40 000 120 000 2 015 221 1 934 035 3 813 616 3 659 069 -6 063 -6 486 -7 000 -7 000 -43 000 -46 000 -46 000 -60 000 -7 931 -7 178 -7 000 -7 000 -118 435 -113 938 -120 000 -123 200 Driftskostnader: 4 Personalkostnader 5 Styrehonorar 6 Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar 7 Konsulenthonorar -35 020 -12 619 -10 000 -40 000 8 Drift og vedlikehold -77 900 -99 589 -166 000 -320 000 Forsikringer -212 129 -198 125 -218 000 -229 500 Kommunale avgifter -608 009 -494 105 -510 000 -540 390 -20 218 -57 004 -1 985 000 -1 460 000 Kabel- /tv-anlegg -217 248 -188 667 -200 000 -237 500 Andre driftskostnader -525 386 -489 456 -459 000 -554 000 Sum driftskostnader -1 871 340 -1 713 167 -3 728 000 -3 578 590 143 881 220 868 85 616 80 479 9 Energi/fyring 10 Driftsresultat: Finansinntekt/ kostnad: 11 Finansinntekter 45 964 9 612 0 11 000 12 Finanskostnader -4 113 -17 455 0 -1 000 Sum finansposter 41 851 -7 843 0 10 000 Årsresultat 185 732 213 025 85 616 90 479 185 732 213 025 Overføringer: Til opptjent egenkapital Styret foreslår overføring av årets resultat til balansen. 7 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r 4. BALANSE NOTE 2012 2011 Omløpsmidler Restanser felleskostnader 12 054 243 Kundefordringer 53 874 0 0 379 174 Brenselregnskap 403 253 1 349 746 Driftskonto i OBOS 420 754 231 325 Sparekonto i OBOS 1 522 071 251 096 Sum omløpsmidler 2 412 006 2 211 584 Sum eiendeler 2 412 006 2 211 584 2 207 572 2 021 839 2 207 572 2 021 839 Forskudd felleskostnader 98 238 127 197 Leverandørgjeld 39 191 10 062 0 0 67 006 52 486 204 434 189 745 2 412 006 2 211 584 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Kortsiktige fordringer 13 Egenkapital 14 Opptjent egenkapital Sum egenkapital Gjeld Kortsiktig gjeld Kassekreditt - avsluttet 28.08.2012 15 Annen kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld Oslo, 19.02.2013 Styret i Eierseksjonssameiet Grønland Basar Petter Jensen Unni Silkoset Marit Elisabeth Bjerke Kjersti Grindal Kenneth Mokkelbost 8 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r 5. Noter Note 1 - Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven § 5-12. OBOS betaler forskuddstrekk til denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. Samtidig blir posten avsatt i selskapets balanse. Skattetrekket blir belastet selskapets driftskonto ved terminforfall. Note 2 - Innkrevde felleskostnader Garasjeleie 79 080 Brensel 1 925 028 Overført brenselregnskap -1 925 028 Felleskostnader 1 686 924 Kabel-TV 82 584 Sum innkrevde felleskostnader 1 848 588 Note 3 - Andre inntekter Nøkler Mobile Norway AS Teliasonera Norge AS TeliaSonera Norge AS Sum konsulenthonorar 600 74 417 53 750 37 866 166 633 Note 4 - Personalkostnader Arbeidsgiveravgift Sum personalkostnader -6 063 -6 063 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. Note 5 - Styrehonorar Honorar til styret gjelder for perioden 2011/2012, og er på kr 4 3 000 Note 6 - Revisjonshonorar Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 7 931. 9 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r Note 7 - Konsulenthonorar Juridisk bistand OBOS Eiendomsforvaltning AS Sum konsulenthonorar -24 750 -10 270 -35 020 Note 8 - Drift og vedlikehold Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold fellesanlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Sum drift og vedlikehold -30 084 -750 -47 067 -77 900 Note 9 - Kommunale avgifter Vann- og avløpsavgift Feieavgift Renovasjonsavgift Sum kommunale avgifter -413 020 -458 -194 531 -608 009 Note 10 - Andre driftskostnader Container Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Snørydding Andre fremmede tjenester Trykksaker Møter, kurs, oppdateringer mv Andre kontorkostnader Telefon/bredbånd Telefon, annet Porto Bankgebyr Sum andre driftskostnader -16 753 -2 075 -27 898 -128 520 -217 856 -24 806 -78 653 -3 342 -1 148 77 -1 710 -18 267 -3 497 -938 -525 386 Note 11 - Finansinntekter Renter av driftskonto i obos 1 774 Renter av sparekonto i obos 22 070 Renter av for sent innbet. felleskostn. 672 Andre renteinnt./utbytte Gjensidige 21 448 Sum finansinntekter 45 964 10 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r Note 12 - Finanskostnader Renter leverandørgjeld -1 296 Renter kassakreditt/byggelån -2 633 Andre rentekostnader -184 Sum finanskostnader -4 113 Note 13 - Avregning fjernvarme Innkrevd fjernvarme 2008 Innkrevd fjernvarme 2009 Innkrevd fjernvarme 2010 Innkrevd fjernvarme 2011 Innkrevd fjernvarme 2011 Kostnad fjernvarme 2008 Kostnad fjernvarme 2009 Kostnad fjernvarme 2010 Kostnad fjernvarme 2011 Kostnad fjernvarme 2012 Drift/vedlikehold 2010 Sum brenselregnskap 641 676 641 676 641 676 1 604 190 1 925 028 -563 802 -1 227 431 -1 710 338 -1 285 458 -978 535 -91 935 -403 253 Note 14 - Fordeling av opptjent egenkapital Fordeling etter avregning mot innkrevde felleskostnader kat.101: Bolig Næring IB 01.01.2012 -14 400 1 237 899 Resultat 2012 -115 775 153 295 UB pr. 31.12.2012 -130 175 1 391 194 Bolig og Næring 798 340 148 213 946 553 Sum 2 021 839 185 733 2 207 572 Oppstillingen over viser korrekt fordeling av årets resultat og opptjent egenkaptital i samsvar med fordelingsnøkkel i vedtektene. Bolig sin andel av egenkapital utgjør kr 320.485, og for næring kr 1.887.086. Note 15 - Annen kortsiktig gjeld Hafslund - avregn. fjernvarme 2012 -67 006 Sum annen kortsiktig gjeld -67 006 11 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r 6. REVISORBERETNING Tlf: 23 11 91 00 Fax: 23 11 91 01 www.bdo.no Org. nr. 993 606 650 MVA Munkedamsveien 45 Postboks 1704 Vika 0121 Oslo Til sameiermøtet i Eierseksjonssameiet Grønland Basar Revisors beretning Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Eierseksjonssameiet Grønland Basar, som viser et overskudd på kr 185 732. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2012, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og forretningsførers ansvar for årsregnskapet Styret og forretningsfører er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og forretningsfører finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for sameiets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Eierseksjonssameiet Grønland Basar per 31. desember 2012, og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. BDO AS, et norsk aksjeselskap, er deltaker i BDO International Limited, et engelsk selskap med begrenset ansvar, og er en del av det internasjonale BDO-nettverket, som består av uavhengige selskaper i de enkelte land. BDO er varemerkenavnet for BDO-nettverket og for hvert enkelt BDO medlemsfirma. Foretaksregisteret: NO 993 606 650 MVA. 12 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r Revisors beretning - 2012 - Eierseksjonssameiet Grønland Basar, side 2 Andre forhold Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet er ikke revidert. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift og forslaget til anvendelse av overskuddet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag ISAE 3000 ”Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon”, mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Oslo, 7. mars 2013 BDO AS Merete Otterstad Sandsnes /s/ Statsautorisert revisor BDO AS, et norsk aksjeselskap, er deltaker i BDO International Limited, et engelsk selskap med begrenset ansvar, og er en del av det internasjonale BDO-nettverket, som består av uavhengige selskaper i de enkelte land. BDO er varemerkenavnet for BDO-nettverket og for hvert enkelt BDO medlemsfirma. Foretaksregisteret: NO 993 606 650 MVA. 13 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r GODTGJØRELSE TIL STYRET 1. FORSLAG TIL GODTGJØRELSE FOR STYRET Forslag til godtgjørelse for Styret i tiden 28 mars 2012 - 20. mars 2013: Totalt: kr. 60.000,Styrehonoraret fordeles internt i styret mellom styremedlemmer og varamedlemmer iht oppmøte og innsats i perioden. INNKOMNE SAKER 1) Nøkkelsystem Det har vist seg i løpet av høsten at sameiets nøkkelsystem er et ikke-patentert system. Det betyr at nøkkelemner i dette systemet fritt kan importeres av alle som ønsker, og dermed kan det også lages kopier helt lovlig. Dette kan bl.a. gjøres hos Mister Minit og lignende bedrifter. Mer alvorlig er at disse nøkkelemnene stort sett er såkalte universalemner som skal passe til flere systemer. Dermed er det mulighet for at slike kopierte nøkler også kan passe til andre leiligheter enn tenkt. Det betyr kort sagt at vi ikke har kontroll på nøkkelsystemet i sameiet. Styret har vært i kontakt med TrioVing og Olav Thon for å få klarhet i saken, og vi har fått en vurdering fra advokat i OBOS om vi har noe å hente rent juridisk. Så langt har vi ikke kommet noen vei med dette, ettersom det så vidt vi har funnet ut ikke er levert noen spesiell kravspesifikasjon på nøkkelsystemet. Styret anser derfor at sameiet har to muligheter; 1.Bytte til et nytt patentert nøkkelsystem, dvs bytte alle sylindere og nøkler i sameiet. Vi har fått estimater på to forskjellige nøkkelsystemer, og kostnadene antydes å bli på totalt et sted mellom kr 100.000 og 200.000 inkl mva og 3 nøkler til hver seksjon (det vil si ca kr 1350-2700 pr seksjon). 2.La hver enkelt seksjonseier vurdere behovet for å bytte lås. Slik bytte av lås vil da også medføre at kopiering av nøkler skjer på eget initativ, og man da ikke lenger kan benytte samme nøkkel til bl.a. oppgangsdør, bodarealer, garasje og søppelrom. Styret ber sameiermøtet avgjøre om styret skal innhente konkrete anbud og evt koordinere bytte av hele systemet, eller om det skal være opp til hver enkelt å bytte låser etter ønske. 14 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r 2) Fjernvarme Arbeidsgruppen fikk endelig konklusjon fra Johnson Controls mot slutten av 2012 om at systemet som var satt opp ’ikke var egnet’ til denne slags avlesning. Dette betyr i praksis at vi ikke dessverre, etter alle disse årenes arbeid med å få dette til å fingere, faktisk ikke har noen måte å få avregnet fjernvarme etter forbruk. Styret ber sameiermøtet godkjenne å avregne fjernvarme på brøk for alle tidligere perioder og også inntil videre fremover. Det finnes nok andre muligheter å få foretatt avregning på forbruk. Dette forutsetter imidlertid en helt ny prosess. Vi har også fått beskjed fra Hafslund at det ila vår/sommer vil innføres såkalt timesmåling og månedelig fakturering for sameiet. Dette betyr at vi fortløpende vil bli fakturert for forbruk, og ikke à-konto som tidligere. Dette gjør det i praksis mulig også for sameiet å utfakturere korrekt brøkfordeling pr måned snarere enn et à-konto beløp som tar høyde for svingninger i pris og forbruk. Styret ber årsmøtet ta stilling til om det skal igangsettes en ny prosess for å finne en løsning på avregning av fjernvarme etter reelt forbruk. 3) Valgkomite Det er foreslått å opprette en valgkomite i sameiet. Dette krever en vedtekstendring. §6 foreslås endret til å inkludere sammensetningen av en valgkomite på tre personer. §9 tillegges i punkt 5 å også gjelde valg av valgkomite. Siste setning i paragraf 6 foreslås samtidig strøket. Styret foreslår å redusere antallet styremedlemmer med en, til totalt 4 (1 leder og 3 styremedlemmer), samt antallet varamedlemmer med en, til totalt 3, i fall årsmøtet skulle ønske en valgkomite da man anser det totale antall tilltsvalgte ellers begynner å bli svært høyt. Ny §6: Styret Sameiet skal ha et styre som skal bestå av en leder, tre styremedlemmer og tre varamedlemmer. Ett styremedlem bør representere næringsseksjonene. Styret velges av sameiermøtet for to år. Kun fysiske personer kan være styremedlemmer. Styrets leder velges særskilt. Ny §9: Saker som skal behandles på ordinært sameiermøte På det ordinære sameiermøtet skal disse saker behandles: 1. Konstituering. 2. Styrets årsberetning. 3. Årsregnskap 4. Valg av styremedlemmer og valgkomite. 5. Andre saker som er nevnt i innkallingen. Styret ber årsmøtet ta stilling til foreslåtte vedtektsendringer. Vedtektsendringer krever 2/3 flertall. Eventuelle endringer trer i kraft etter årsmøtet, og vil ikke påvirke årets valg. 15 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r 4) Ringeklokkesystemet Det er rapportert noen tilfeller av at ringeklokkesystemet ikke fungerer helt som det skal (bl.a. tidvis manglende oppkall og video). I følge elektriker er det en utfordring å skaffe deler da systemet er gammelt og tidligere leverandør visstnok ikke lenger eksisterer. Styret ber årsmøtet vurdere om det skal igangsettes et prosjekt for en større utbedring og om nødvendig utskifting av ringeklokkesystemet. 5) Kostnader påført av enkelt seksjonseier Styret har erfart enkelttilfeller der seksjonseiere har påført sameiet direkte kostnader i form av juridisk konsultasjon i saker der seksjonseier søker personlig vinning på bekostning av resterende eiere. Slike saker vil enten gå til forliksrådet eller retten, og avklares der mht saksomkostninger, eller saken trekkes før den kommer til vurdering og dermed sitter sameiet igjen med en del kostnader (advokathonorar etc). Styret mener det er hjemmel i eierseksjonslovens paragraf 23 første ledd, til å fakturere kostnader i slike saker til den enkelte bruksenhet. § 23. Fordeling av felleskostnader og fellesinntekter Kostnader med eiendommen som ikke knytter seg til den enkelte bruksenhet, skal fordeles mellom sameierne etter sameiebrøken med mindre særlige grunner taler for å fordele kostnadene etter nytten for den enkelte bruksenhet eller etter forbruk. Styret ber årsmøtet om en avklaring om man i saker/prosesser som settes i gang, men trekkes før domsvurdering, bør direktefakturere eventuelle eksterne kostnader sameiet har til den enkelte seksjonseier som utløser disse i tilfeller der man til slutt ikke ender med forliks- eller rettsavgjørelse (eksempelvis saker som trekkes etter at advokat/konsulentkostnader har påløpt). 16 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r VALG AV TILLITSVALGTE 1. VALG AV 3 STYREMEDLEM MER Marit Elisabeth Bjerke og Kjersti Grindal har sittet ut perioden. Det skal derfor velges 2 styremedlemmer for 2 år en fra boligseksjonen og en fra næringsseksjonen. Unni Silkoset har flyttet til utlandet, og har derfor bedt om å få fratre sitt verv. Det bør derfor velges ett nytt styremedlem for ett år fra boligseksjonen som erstatning for henne. Sameiet har ikke hatt valgkomité i perioden og kandidater innstilles fra salen på sameiermøtet. 2. VALG AV 3 VARAMEDLEMMER Varamedlemmene Bjørn Grevstad og Thi Duyen Thuy Nguyen har sittet ut perioden, og det skal derfor velges 2 varamedlemmer for 2 år. Elisabeth Schönaigner har flyttet og det anbefales å velge en erstatning for henne for ett år. Sameiet har ikke hatt valgkomité i perioden. Marit Bjerke fra Olav Thon har indikert at hun kunne tenke seg å inneha en av varamedlemsplassene for ett år. Forøvrig innstilles kandidater fra salen på sameiermøtet. 17 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r ORIENTERING OM SAMEIETS DRIFT Styret Styret har valgt å gå bort fra ordinær kontortid og styretelefon, da dette etter hvert viste seg vanskelig å gjennomføre i praksis, og behovet var der for en mer fleksibel ordning. Styreleder kan kontaktes på telefon 98 22 38 01 eller e-post [email protected]. Se sameiets hjemmeside på gronlandbasar.info for ytterligere informasjon og andre kontaktmuligheter. Styret ber alle seksjonseiere gjøre seg kjent med vedtekter og husordensregler før de tar kontakt med spørsmål. En stor andel av spørsmålene vi får omhandler forhold som allerede vil være besvart her. Vaktmestertjeneste Vaktmester Andersen AS ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet av sameiets fellesområder i henhold til stillingsbeskrivelse. Vaktmester er innom sameiet to ganger i uken. Boligdelen har en avtale med Alliero AS om fjerning av tagging i inngarnspartier (til bolig) og inni heisen. Alt innvendig vedlikehold i leilighet er den enkelte seksjonseiers ansvar. Det er mulig å få hjelp av vaktmester til enkelte oppgaver. Slikt arbeid avtales og faktureres direkte. Renhold Sameiet har avtale med TT Renhold AS om renhold av Sameiets fellesarealer. Det vaskes to ganger i uken i vinterhalvåret og en gang i sommerhalvåret. I tillegg gjøres det boning og veggvask en gang i året. Styret vil sterkt henstille hver enkelt seksjonseier å holde fellesarealer ryddige og rene. Spesielt har vi brukt mye tid og ressurser på holde søppelrom og bodarealer ryddige. Det er ikke tillatt å kaste annet enn papir og ordinært husholdningsavfall i søppelrommene, og strengt forbudt å hensette ting utenfor eller oppå containere. Papir skal brettes før det kastes. Husholdningsavfall skal emballeres skikkelig før det kastes for å unngå unødig søl. Oslo kommune praktiserer kildesortering. Poser for forskjellige typer avfall fås i dagligvareforretninger. Les mer om dette og hvor nærmeste gjenbruksstasjoner finnes på http://www.renovasjonsetaten.oslo.kommune.no/ Andre større gjenstander man ønsker å bli kvitt er i utgangspunktet den enkelte beboers ansvar. Sameiet arrangerer likevel en årlig rusken aksjon (normalt primo mai) og har satt av et areal i sykkelbod i kjeller hvor man kan sette bruke møbler etc. Vi ber alle om å holde god orden her. Ting skal ikke bare kastes vilkårlig inn i boden, da dette medfører mye ekstra og kostbart arbeid og ikke minst irritasjon for andre beboere. 18 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r Dyrehold Det er tillatt å holde dyr i sameiet under forutsetning av at det ikke er til sjenanse for andre beboere. Det er ikke under noen omstendighet tillatt å ’lufte’ dyr på fellesterrassene i 3. og 7. etg. Hunder skal til enhver tid holdes i bånd eller bæres i sameiets fellesarealer når de skal ut eller inn til leilighet. Eier av dyr er ansvarlig for eventuelle ’uhell’ og det forutsettes at det tørkes og vaskes så raskt som mulig når disse inntreffer. Parkering Det er garasjeanlegg i sameiets kjeller, og det er mulig å leie parkeringsplass på månedsbasis her. Kontakt TimePark for avtale. Det er ellers mulig å benytte gateparkering eller offentlige parkeringshus ved Grønlands Torg. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer 78281931. Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post [email protected]. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har med helse,- miljø- og sikkerhet å gjøre i sameiets regi. Styret ivaretar internkontrollen til blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Kenneth Mokkelbost har fungert som HMS ansvarlig i siste periode. 19 Ei e r s e k s j o n s s a m ei e t G r ø n l a n d B a s a r Telefoni / bredbånd Sameiet har installert spredenett for fibertilkobling fra Homenet (tidligere Bredbåndsservice). Abonnement bestilles av hver enkelt beboer direkte fra leverandør. Se www.homenet.no Det er uttak for fasttelefon i alle seksjoner, men styret gjør oppmerksom på at mange seksjonseiere tidligere har omgjort dette uttaket for å utnytte større hastigheter fra Homenet. Dette betyr at ikke alle leiligheter har mulighet til å installere separat ADSL/SDSL fra forskjellige teleoperatører. Styret har ingen oversikt over hvilke seksjoner dette gjelder. OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se www.obos.no. Kabel-TV Get er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Sameiet har en utvidet avtale med Get på digital TV og basis 1 mbit internettilkobling. Dekoder er inkludert i avtalen. Beboere må selv kontakte Get for å få utlevert dekoder. OBOS har fremforhandlet en kollektiv avtale med Get som gir alle beboere forvaltet av OBOS rabatt på digital-TV, telefoni og bredbåndstjenester. Spørsmål knyttet til dette rettes til Gets kundetjeneste på telefon 02123, eller deres hjemmeside www.get.no. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. 20