Förbundet Vi Ungas arbetsbeskrivningar 2014 Inledning Övergripande utgångspunkter Delegationsordning Förbundsstyrelsen Arbetsutskottet Förbundsordförande Vice förbundsordförande Arbetsgrupper 2 2-3 4-5 6 7 8 9 10 1 Inledning Dokumentets syfte Det du håller i din hand är Vi Ungas arbetsbeskrivningar för 2014. Detta dokument ska underlätta arbetet för riksorganisationens ledning, förbundskansli och arbetsgrupper genom att beskriva vilka olika roller, ansvar och mandat som finns. Dokumentet ska vara levande, detta genom att det planeras, följs upp och utvärderas utifrån. Dokumentet är antaget av förbundsstyrelsen. Dokumentets upplägg Arbetsbeskrivningar 2014 innehåller tre delar. Den första delen är övergripande utgångspunkter, och innehåller information och gemensamma utgångspunkter för samtliga av riksorganisationens roller. Alla i riksorganisationen ska därför vara insatta i dokumentet och ha förståelse för vad det innebär i praktiken. Den andra delen är delegationsordning som beskriver vem som har rätt att fatta vilka beslut i en organisation. Den tredje delen innehåller beskrivningar av vad varje grupp har för ansvar och uppdrag i riksorganisationen. Övergripande utgångspunkter Vem tar beslut, var tas de och vem vänder jag mig till? Förbundsordförande och förbundssekreterare har ansvar för att ha övergripande koll på vad som sker i olika arbetsgrupper, arbetsutskottet, förbundsstyrelsen och på förbundskansliet. Du kan därför alltid kontakta någon av dessa personer som sedan kan hjälpa dig vidare med vem du ska ha kontakt med. Efter varje förbundsstyrelsemöte har förbundssekreterare och förbundsordförande ansvaret för att diskutera de beslut som tagits och sedan sprida information och fördela eventuella uppdrag ut i organisationen. Förbundssekreteraren delegerar ansvar till personalorganisationen. Förbundsordförande delegerar ansvar till arbetsgrupper eller till person i arbetsutskottet som har ansvar för arbetsgruppen som beslutet berör. På så vis får både arbetsgrupp och personal information om beslut som påverkar dem. På samma sätt fungerar det om arbetsgrupperna eller personalorganisationen har förslag på beslut eller utvecklingsprocesser. Detaljplanering och kommunikationsplan Varje grupp ansvarar för att ta fram en detaljplanering samt en kommunikationsplan för det arbete som ska genomföras. Kommunikationsplanen ska innehålla hur kommunikationen inom gruppen ska ske samt vad och när de behöver kommunicera med andra grupper/delar i organisationen. Detaljplaneringen ska innehålla information om vad, hur och när saker ska genomföras samt vem som ska genomföra det. Förbundet Vi Ungas styrdokument Alla grupper styrs av förbundet Vi Ungas styrdokument. Att styras av dokument innebär att det som står i dem ska följas Förutom detta dokument gäller: - Förbundet Vi Ungas stadgar - 3-års strategin - Förbundet Vi Ungas grundidéer - Detta gäller 2013-2014! - Resepolicy - Miljöpolicy 2 - Likabehandlingsplanen - Mätbara mål 2014 - Verksamhetsinriktning 2014 Helhetstänk Det är viktigt att alla grupper har ett helhetstänk, detta för att förändringar och verksamhet påverkar hela Vi Unga. Att ha helhetstänk innebär att se till hela organisationen och alla roller, inte bara det som finns inom ramen för ens uppdrag och roll. Detta kan gruppen uppnå genom att diskutera förändringar eller genomföra uppdrag tillsammans med andra grupper, distrikt eller föreningar och använda sig av analysmetoder och omvärldsbevakning. Förverkligande av långsiktiga mål Det är viktigt att alla grupper är väl insatta i Vi Ungas 3-årsstrategi, verksamhetsinriktning och mätbara mål, detta för att vi är gemensamt ansvariga för att uppnå de mål medlemmarna satt upp till 2015 och för att gruppen ska förstå hur uppdraget är kopplat till Vi Ungas långsiktiga utveckling. Detta kan gruppen uppnå genom att gemensamt diskutera och planera utifrån dokumenten. Utvärdering och uppföljning Förbundsstyrelsen ska hållas underrättad om förändringar som är avgörande för verksamhetens övergripande mål. Därför är uppföljningen av det arbete som delegerats viktigt. För att förbundsstyrelsen ska kunna göra en bra uppföljning ansvarar varje grupp för att rapportera hur arbetet går. Samtliga grupper ska utvärdera sitt arbete. Detta för att gruppen ska kunna se framgångar och motgångar i arbetet och vilka lärdomar de fått. 3 Delegationsordning Vad är en delegationsordning? En delegationsordning beskriver vem som har rätt att göra vad i en organisation, alltså vem som ska fatta vilka beslut. Om ett beslut inte beskrivs nedan så får en läsa beskrivningarna av gruppernas uppgift och roll. Mellan förbundsstämmorna är det förbundsstyrelsen som är det högst beslutande organet och den grupp som har yttersta ansvar för det som görs i Vi Unga på kort och på långsikt. Nedan finner du en delegationskarta som beskriver vem så får ta beslutet (B) och vem som eventuellt ska informeras om beslut (I). Ekonomi Revidering av budget Kostnader utanför budgetramen under ett pbb* Kostnader utanför för budgetramen under 25% av ett ppb Reserverade medel under ett ppb Reserverade medel över ett ppb Attestera fakturor, löner, arvoden och utbetalningar under ett pbb (inte sig själv) Gemensam attest utbetalningar och fakturor på över ett ppb Attestera utlägg för förbundsordförande Skriva och följa upp avtal Bevilja ansökningar snabba slanten Bevilja ansökningar utvecklings insatser i distrikten Representation Nominering av representanter i externa styrelser Representation på andra organisationer årsmöten Representanter till externa kurser och konferenser Externa kurser och konferensen för förbundsordförande Medlemskap i nya organisationer Personal Rekrytering av förbundssekreterare Befattningsbeskrivning förbundssekreterare FS* B AU* I B I B FO* VFO* F.sek* B B B B B B AG* B B B B B B FS* AU* FO* VFO* F.sek* AG* F.sek* AG* B B B B B FS* B AU* FO* VFO* B 4 Arbetsledning och styrning av förbundssekreteraren Lön och andra anställningsvillkor förbundssekreteraren Lön och andra anställningsvillkor Rekrytering av personal Befattningsbeskrivning personal Arbetsledning och styrning personal Beslut om anställningsformer/anställningstid Projekt Initiativ och inriktning externt finansierade projekt över 500 000 Initiativ och projektansökan/-plan externt finansierade projekt över ett ppb och under 500 000 Projektansökningar/-planer utifrån förbundsstyrelsen beslut över 500 000 Projektansökningar/-planer under ett pbb Medverkan i projekt och samarbeten Förändringar i inriktning pågående projekt Dokument/verksamhet Policys (ej antagna av förbundsstämman) Mätbara mål 2014 Uppdrag för arbetsgrupper Arbetsbeskrivningar Övergripande inriktning för verksamheter Utse och rekrytera arbetsgrupper B B I I B B B B I B FS* AU* FO* VFO* F.sek* AG* I B B B B B AU* FO* VFO* F.sek* AG* B I B B I B FS* B B B B B B * Ppb – prisbasbelopp FS – förbundsstyrelsen AU – arbetsutskottet FO – förbundsordförande VFO – vice förbundsordförande F.sek – förbundssekreterare AG - arbetsgrupper 5 1 2 Förbundsstyrelsen Förbundsstyrelsen leder och styr förbundet Vi Unga mellan förbundsstämmorna Vilket uppdrag har förbundsstyrelsen? • Hålla ihop organisationen genom att hela tiden ha en helhetssyn • Se till att förbundsstämmans beslut genomförs • Representera organisationen såväl internt som externt • Ha koll på förbundets ekonomi och ansvara för att de beslut som tas är ekonomiskt hållbara • Skriva förslag och dokument till förbundsstämman • Ha koll på distriktens välmående och utveckling • Följa upp förbundets verksamhet Vi Ungas förbundsstyrelse jobbar med strategiska frågor. Strategiska frågor är frågor som rör vilken inriktning vi vill gå i och vad det ska leda till, samt hur resurser ska fördelas i förhållande till det som ska uppnås. För att få hela förbundet Vi Unga att arbeta mot våra långsiktiga mål ska förbundsstyrelsen jobba tillsammans med distrikt och föreningar. Detta är en del av ett helhetstänk. Vilka krav ställs på dig som sitter i förbundsstyrelsen? Som ledamot i förbundsstyrelsen deltar du på gemensamma styrelsemöten samt nationella arrangemang såsom förbundsstämman. Alla möten innebär både för- och efterarbeten. Det finns också återkommande uppgifter varje år, där arbetet med att göra verksamhetsinriktningen konkret, sätta ramarna för förbundsstämman samt påbörja arbetet med att inhämta information om viktiga prioriteringar inför framtagandet av kommande års verksamhetsinriktning är höstens stora huvudpunkter. Vårens huvudsakliga sysselsättning är förarbetet inför förbundsstämman, med motioner och förslag från förbundsstyrelsen. Under hela året följs verksamhetsinriktning, budget och personalarbetet upp. Förbundsstyrelsen har 7 fysiska styrelsemöten/år och däremellan telefonmöten vid behov. Du förväntas delta på alla möten. Räkna med att lägga 1-2 tillfällen i veckan för att kolla mail, följa upp kontakter, för- och efterarbete i samband med möten samt att representera organisationen i olika sammanhang. Utöver detta är många ledamöter även engagerade i en arbetsgrupp eller enskilda uppdrag. Förutom detta är det nästan alltid något som ska fixas, kontakta distrikt eller personal för att diskutera en fråga, ordna ett möte med någon förening för att diskutera ett samarbete eller hjälpa dem att starta upp en förening. 6 Arbetsutskottet Arbetsutskottet leder och följer upp riksorganisationens taktiska arbete Vilket uppdrag har arbetsutskottet? • Följa upp förbundsstyrelsen beslut • Följa upp Vi Ungas ledningsarbete och beslut • Arbetsleda arbetsgrupperna och följa upp deras arbete • Bereda frågor till förbundsstyrelsen • Kontinuerligt följa upp budgeten och Vi Ungas ekonomi • Kontinuerligt följa upp och fatta inriktande beslut som rör personalarbetet • Ha koll på och inleda samarbeten • Inleda och följa upp projekt Vi Unga driver eller medverkar i Vi Ungas arbetsutskott jobbar med taktiska frågor utifrån de beslut som förbundsstämman och förbundsstyrelsen tagit. Taktiska frågor är frågor som rör inriktning av verksamheten, projekt, personalarbetet och fördelning av mindre ekonomiska beslut. Arbetsutskottet följer upp och inleder utvecklingsprocesser för och inom organisationen utifrån förbundsstyrelsens beslut. De fattar snabba beslut när förbundsstyrelsen inte är samlad och är verksamhetsansvariga för Vi Ungas projekt. Vilka krav ställs på dig som sitter i arbetsutskottet? Som ledamot i arbetsutskottet deltar du på gemensamma arbetsutskottmöten. Alla möten innebär både för- och efterarbeten. Det finns också återkommande uppgifter under året, såsom representation, inleda organisationsutvecklingsprocesser och ha kontakt med organisationens olika led. Som ledamot i arbetsutskottet behöver du vara väl insatt i organisationens styrdokument och utvecklingsprocesser. Arbetsutskottet har fysiska möten ungefär en gång i månaden och däremellan telefonmöten vid behov. 7 Förbundsordförande (se även arbetsutskott) Förbundsordförande är organisationens yttersta ledare och representant utåt Vilket uppdrag har förbundsordförande? • Leda och stötta förbundsstyrelsen • Leda och bereda arbetsutskottets möten • Representera Vi Unga externt • Förankra förbundsstyrelsens beslut i Vi Unga • Besöka och ha god kontakt med distrikt • Ta initiativ till utvecklingsprocesser • Driva och leda utvecklingsprocesser • Medverka i Vi Ungas verksamhet • Tillsammans med förbundssekreteraren leda verkställandet av förbundsstyrelsens och arbetsutskottets beslut • Ha insyn och förståelse för Vi Ungas föreningar Förbundsordförande utgör tillsammans med förbundssekreteraren Vi Ungas förbundsledning och har därmed det övergripande ansvaret för Vi Ungas organisation. Detta innebär att förankra och fördela förbundsstämmans och förbundsstyrelsens beslut. Förbundsordförande har övergripande koll på Förbundet Vi Unga och därav leder och ansvarar den/de för förbundsstyrelsens och arbetsutskottets arbete, både praktiskt och ideologiskt. Den/de tar initiativ och leder utvecklingsprocesser utifrån förbundsstyrelsens beslut, behov från distrikt och omvärld. Den/de besöker kontinuerligt organisationens olika led och verksamheter. Vilka krav ställs på dig som är förbundsordförande? Förbundsordförande ska ha kännedom om organisationens strategiska beslut och riktning och föra dialog med tidigare förbundsordförande samt förbundssekreterare om prioriteringar. Den/de har ansvar för att leda förbundsstyrelsen med ett långsiktigt perspektiv framåt i tiden. Förbundsordföranden är ansvarig för samarbete med andra organisationer, extern representation och opinionsbildande arbete. Den/de ska ha kontinuerlig kontakt med organisationens distrikt och förståelse för föreningarna. Förbundsordförande ska rapportera sitt arbete till förbundsstyrelsen. 8 Vice förbundsordförande (se även arbetsutskottet) Vice förbundsordförande är organisationens ledare och representant utåt Vilket uppdrag har vice förbundsordförande? • Ledamot i arbetsutskottet • Stötta förbundsordförande • Stötta förbundsstyrelsens ledamöter • Representera Vi Unga externt • Besöka och ha kontakt med distrikt • Ta initiativ till utvecklingsprocesser • Medverka i Vi Ungas verksamhet Vice förbundsordförande har övergripande koll för Förbundet Vi Unga, är ledamot i arbetsutskottet och representerar Vi Unga externt och internt. De/den tar initiativ till utvecklingsprocesser och leder organisationen ideologiskt. Stöttar förbundsordförande i ledningen av förbundsstyrelsen och utvecklingsprocesser. De/den har förståelse och insyn i organisationens distrikt och föreningar. Vilka krav ställs på dig som är vice förbundsordförande? Vice förbundsordförande ska vara ett stöd och ett bollplank till förbundsordföranden/a. Den/de är också ersättare för förbundsordförande och ansvarar för att ersätta förbundsordförande vid behov. Vice förbundsordförande har också en större arbetsbörda än övriga förbundsstyrelseledamöter. Vice förbundsordförande ska ha en tät kontakt med förbundsordförande och ha kännedom om dess arbete. 9 Arbetsgrupper Arbetsgrupperna genomför Vi Ungas operativa arbete Vilket uppdrag har arbetsgrupperna? Arbetsgruppen ansvarar för att genomföra arbetsuppgifter och uppdrag inom de områden som av arbetsutskottet specificeras till varje grupp. Arbetsgruppen uppmuntras att sätta igång tankar och diskussioner kring sina frågor i Vi Unga och även lägga förslag på beslut till arbetsutskott och/eller förbundsstyrelse. Arbetsgruppen ansvarar för att göra en detaljplanering av sin verksamhet under året och skicka den till arbetsutskottet. Arbetsgruppen ansvarar för att informera arbetsutskottet om det som genomförs i gruppen. Detaljplaneringen genomförs under en arbetsgruppskickoff som arbetsutskottet ansvarar för att genomföra. De arbetsgrupper som förfogar över en budget ansvarar för att inte göra av med mer pengar än som är budgeterat. För att klara detta ska gruppen göra en detaljbudget där kostnaden per planerad aktivitet framgår. Om gruppen bedömer att den tilldelade budgeten inte är tillräcklig, utan riskerar att dras över måste detta i god tid tas upp med arbetsutskottet. Arbetsgrupperna ska sprida relevant information i syfte att hjälpa medlemmar i deras engagemang. Arbetsgruppen har ansvar för att svara på frågor som faller inom gruppens ansvarsområde. Arbetsgruppen är Vi Ungas omvärldsbevakare och vet vilka behov organisationen har i de frågor gruppen arbetar med. Arbetsgruppen ska utveckla sitt område och bistå förbundsstyrelsen med välarbetade förslag på beslut. Detta för att förbundsstyrelsen ska kunna diskutera frågan och återkoppla till arbetsgruppen på bästa möjliga sätt. Arbetsgruppen ska ha kontakt med personal på förbundskansliet om gruppens frågor. Arbetsgruppsordförande Arbetsgruppen leds av arbetsgruppsordföranden, som har i uppgift att leda arbetet framåt, vara sammankallande till gruppen samt ansvara för att dokumentera gruppens beslut. Arbetsgruppsordförande ska ha koll på att arbetsgruppens arbete sker i linje med årets verksamhetsinriktning, mätbara mål och 3-års strategi samt att arbetsgruppen har ett helhetstänk. Ordförande är även gruppens rapporteringsansvarig, detta innebär att kontinuerligt stämma av med arbetsutskottet och sammanställa uppföljningar till förbundsstyrelsen. Vilka krav ställs på dig som sitter i en arbetsgrupp? Som ledamot i en arbetsgrupp deltar du på gemensamma möten, ungefär fyra gånger om året och eventuella telefonmöten, detta varierar dock mellan arbetsgrupperna. Med fördel bör 10 arbetsgrupperna lägga något/några av sina möten på nationella träffar. Du har också ansvar att genomföra de uppgifter du fått under arbetsgruppens detaljplanering samt kolla din mail kontinuerligt. Utöver detta ska du vara insatt i detta dokument och ha förståelse för arbetsgruppens roll och syfte. 11