1. No category

VARIMs upphandlingsstöd
2014-09-15
Riktlinjer för utvärdering och
upphandling av produkter inom
VA-branschen
En produkt kan definieras som en utrustning med en på förhand given funktion. För dessa fall finns
några olika leveransavtal att tillämpa. Ingår omfattande montagearbete ska upphandling göras enligt
NLM 10. Det innebär att krav på medverkan på byggmöten eller andra avvikelser från NL 09 riskerar att
göra upphandlingen dyrare än nödvändigt. När det huvudsakligen är fråga om en produkt som ska
upphandlas är det NL09/ALOS 05 som ska användas. NL09/ALOS 05 är leveransavtal som innehåller ett
antal standardiserade villkor som beställare och leverantör överenskommit för affärer gällande främst
produkter. Standardiserade villkor syftar till att minska arbetet och osäkerheten och därmed även
kostnaderna.
Vill du läsa mer om upphandlingsprocessen, läs VARIMs broschyr, ”VA-projekt med funktionsansvar”.
Gör så här:
Anbudsutvärdering sker i två steg. I steg 1 så sker en prövning av leverantören (s.k. pre-kvalificering).
De som klarar kvalificeringen och därmed passerat steg 1 utvärderas sedan enligt nedan i steg 2.
Steg 1 – Kvalificering av anbudsgivare
Syftet med kvalificeringen är att säkerställa att anbudsgivarna inte har hamnat i ekonomiskt obestånd,
följer gällande lagar och regler, har en stabil ekonomi och tillräcklig kompetens för att genomföra
investeringen. Nedan följer fyra exempel på ska-krav vid prövning av anbudsgivare:
•
•
•
•
Intyg från relevanta myndigheter
Verksamhetsbeskrivning
Relevanta referenser från liknande investeringar
Redogörelse av verksamhetens kvalitets- och miljöstyrning
Steg 2 – Utvärdering av produkt
Utvärderingen av produkten består av två delar. Dels fastställda ska-krav på produkten, dels krav som
värdesätts genom utvärderingsmodell. Under A redovisas förslag och exempel på ska-krav, under B
redovisas ett tänkt upplägg på utvärderingskriterier.
Beställaren har en viktig uppgift i att bestämma vilka krav som ska vara fastställda ska-krav respektive
utvärderingskriterier. Utvärdering innebär en värdering av prestationen jämfört med övriga anbud. Om
du som beställare är osäker på om det går att sätta relevanta och riktiga ska-krav bör detta undvikas.
Detta arbete är gjort av VARIMs utvärderingsgrupp med representanter från konsultledet, produktleverantörer och entreprenörer.
VARIM är branschorganisationen för svensk vattenreningsindustri. Läs mer på www.varim.org
1
VARIMs upphandlingsstöd
2014-09-15
Felaktiga ska-krav kan göra att vissa leverantörer och produkter utesluts trots att den slutliga lösningen
skulle kunna bli bättre.
A. Ska-krav produkt
Det är viktigt att säkerställa att beställaren verkligen köper en produkt som motsvarar förväntningarna.
Ska-kraven ska vara specifika, mätbara, realistiska, uppföljningsbara och relevanta för behovet.
Irrelevanta eller felaktiga ska-krav riskerar att göra upphandlingen dyrare än nödvändigt.
Exempel på ska-krav:
• Produktens utförande alternativt teknisk livslängd på produkten
• Produktens användarvänlighet/tillgänglighet
• Produktens prestanda
• Produktens miljöbelastning (ex. krav på substitutionsprincip)
B. Utvärderingskriterier produkt
Utvärderingen görs med nedanstående kriterier där viktning av produkten görs för de leverantörer
som kvalificerat sig enligt steg ett.
1) INVESTERINGSKOSTNAD (ANBUDSPRIS) =
"ANGES" X LA/AA
För att säkerställa att beställaren får en så tydlig bild av investeringen som möjligt bör anbudsgivaren
specificera investeringskostnaden i poster. Specifikationsomfattningen styrs av rådande behov.
Exempel på uppdelning i diverse poster:
•
•
•
•
produktens pris
frakt
montage
igångkörning
LA = Lägst anbud
AA = Aktuellt anbud
2) DRIFTSKOSTNAD ENLIGT VARIMs LCCVERKTYG = "ANGES" X LA/AA
För att säkerställa att köparen får en så tydlig bild av driftskostnaden som möjligt bör anbudsgivaren
specificera driftskostnaden för investeringen. Det är inte antalet parametrar som är det viktiga utan
rimlig möjlighet till mätbarhet och uppföljning. Specifikationsomfattningen styrs av rådande behov.
Exempel på uppdelning i diverse poster:
Detta arbete är gjort av VARIMs utvärderingsgrupp med representanter från konsultledet, produktleverantörer och entreprenörer.
VARIM är branschorganisationen för svensk vattenreningsindustri. Läs mer på www.varim.org
2
VARIMs upphandlingsstöd
2014-09-15
•
•
•
•
Kostnad för förbrukningsartiklar
Underhållsfrekvens
Total el-effekt på ingående komponenter
Produktens verkningsgrad
LA=Lägsta enligt LCC (Ange positioner)
AA=Aktuell enligt LCC (Ange positioner)
3)
SERVICEKOSTNAD
Service- och eftermarknadskostnader utgör en viktig del i produktens totala kostnadscykel. Beställaren
måste bilda sig en uppfattning om hur mycket produkten kommer att kosta i framtiden. Kostnaden
skall vara mätbar och uppföljningsbar. Kalkylen kan baseras antingen på produktens ekonomiska eller
tekniska livslängd. Specifikationsomfattningen styrs av rådande behov. Exempel på uppdelning i
taktiska/strategiska poster:
•
•
•
•
Kostnad för ur driftssynpunkt viktiga komponenter
Kostnad för normal underhållsservice
Kostnad för serviceberedskap, akut service etc.
Kostnad för framtida reservdelslagerhållning hos leverantören
LA = Lägst
AA = Aktuellt
4)
•
•
•
FINANSIERING
Betalningsvillkor med avsteg från NL09 bör utvärderas
Aktuella villkor
Villkor enligt NL09
5)
EGNA INDIREKTA KOSTNADER
En nyinvestering medför egna indirekta kostnader för beställaren som lätt glöms bort. För att välja det
anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt bör beställaren bilda sig en uppfattning om hur
investeringen kommer att påverka:
•
•
•
•
Kostnader för reservdelslagerhållning
Egenkostnader för service och underhåll
Kostnader för utbildning av personal
Kostnader för administration
LA = Lägst
AA = Aktuellt
Kompletteras med:
•
Bilaga 1. Checklista
Detta arbete är gjort av VARIMs utvärderingsgrupp med representanter från konsultledet, produktleverantörer och entreprenörer.
VARIM är branschorganisationen för svensk vattenreningsindustri. Läs mer på www.varim.org
3
VARIMs upphandlingsstöd
2014-09-15
•
Bilaga 2. Anbudsformulär
Detta arbete är gjort av VARIMs utvärderingsgrupp med representanter från konsultledet, produktleverantörer och entreprenörer.
VARIM är branschorganisationen för svensk vattenreningsindustri. Läs mer på www.varim.org
4