Previas handbok för ett bättre arbetsliv
Previas handbok för ett bättre arbetsliv TIPS & RÅD om hur du skapar en effektiv och hållbar organisation – och frigör den mänskliga faktorn 2 INLEDNING Varför en handbok för ett bättre arbetsliv? VI TÄNKER ofta på den mänskliga faktorn som något som skapar risker och problem, när det egentligen är tvärtom: Resultat ska pas av människor – av dig och mig. Därför är den mänskliga faktorn en framgångs faktor. Människor som mår bra presterar bättre, vilket innebär att företag och orga nisationer som prioriterar medarbetarna lyckas bättre i längden. Previa är Sveriges ledande företag inom företagshälsa. Vi hjälper företag och offent liga verksamheter att skapa en positiv och trygg arbetsmiljö med arbetsplatser där medarbetare, chefer och ledare trivs och presterar. sköterskor. Det är alltså summan av en om fattande kunskaps- och erfarenhetsbas du håller i din hand. TIPSEN I DEN här handboken har arbetats fram i en process där Previas samtliga an ställda varit delaktiga: arbetsmiljöingenjö rer, beteendevetare, ergonomer, fysiotera peuter, företagsläkare, företagssköterskor, hälsoekonomer, hälsoutvecklare, organisa tionskonsulter, psykologer och telefonsjuk Hör gärna av dig om du har synpunkter eller frågor om innehållet! MED PREVIAS handbok för ett bättre ar betsliv vill vi på ett konkret sätt bidra med kunskap och tips till alla som verkar för välmående och engagerade medarbetare och organisationer. Handboken är tänkt att fungera både som inspirationskälla för insatser i vardagen och som checklista för den som vill arbeta långsiktigt och syste matiskt med sin organisation, sitt ledarskap och sina medarbetares hälsa – vare sig det sker med stöd av en företagshälsa eller inte. Christer Zaar, vd »Handboken är tänkt som inspirationskälla för insatser i vardagen« Christer Zaar, vd BESTÄLLNING REDAKTION För att beställa eller ladda ner ett eller flera exemplar, gå in och fyll i webbformuläret på www.previa.se/handbok Ansvarig utgivare: Christer Zaar. Redaktion: Peter Skald, Birger Lycken (Westander), Sara Arborén (Westander) och Carolina Johansson. Illustration: Christina Heitmann. Foto: Stig Hammarstedt. Repro: Bildrepro. Tryck: Elanders. Kontakt: [email protected] Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 www. previa.se INNEHÅLL INNEHÅLL CHEFERNA 10 tips för att utveckla ledarskapet������������������������������������������������������������������� sid 4 INDIVIDEN OCH GRUPPEN 10 tips för att engagera medarbetarna������������������������������������������������������������� sid 6 ORGANISATIONEN 10 tips för att effektivisera organisationen ��������������������������������������������� sid 8 VÄGEN TILL MÅLET 10 tips för ett hälsofrämjande arbetsmiljöarbete�����������������������sid 10 ARBETSMILJÖN 10 tips för ett positivt arbetsklimat��������������������������������������������������������������������� sid 12 10 tips för en god fysisk arbetsmiljö����������������������������������������������������������������� sid 14 10 tips om stress����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� sid 16 UTSATTA SITUATIONER 10 tips om det svåra samtalet ��������������������������������������������������������������������������������������� sid 18 5 tips om konflikter����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� sid 20 5 tips om kriser��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� sid 21 SVÅRA FRÅGOR 10 tips om psykisk ohälsa ���������������������������������������������������������������������������������������������������sid 22 10 tips om alkohol och droger������������������������������������������������������������������������������������ sid 24 SÅ ARBETAR VI Resultat genom människor �������������������������������������������������������������������������������������������� sid 26 www. previa.se Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 3 4 CHEFERNA Utveckla ledarskapet En framgångsrik ledare vet att verksamheten utvecklas genom medarbetarna. Att leda innebär att ständigt ställas inför nya utmaningar. Ledarskap är en specialistkompetens som behöver stödjas för att utvecklas. VÅRA TIO BÄSTA TIPS 1 VISA VÄGEN Prata om verksamhetens övergripande syften och grundläggande värderingar. Det bidrar till att göra arbetet meningsfullt och underlättar för alla att fokusera på rätt saker. Peka ut färdriktningen i form av vi sioner och tydliga mål för förändringspro cesser. Sätt upp tydliga gemensamma mål för ekonomiska resultat och andra nyckel tal, och visa hur dessa hänger ihop med den långsiktiga strategin och den samhällsnytta ni bidrar till. stå öppen. Prioritera alltid en medarbetare som vill ha ett enskilt samtal. 4 BYGG MED TAKHÖJD Kritik och ifrågasättanden rymmer viktiga möjligheter till utveckling och förbättring, även när budskapet fram förs på ett mindre konstruktivt sätt. Skapa ett klimat där den som vill påtala brister inte känner sig bestraffad eller ifrågasatt. Ta för vana att lyssna färdigt på kritik och att vänta en liten stund med att svara, så att du kan fundera på din respons. Tacka alltid för synpunkter – även de du inte delar. 2 5 3 6 KOMMUNICERA TYDLIGT Den som vill säga något till en an nan människa underskattar ofta hur lätt budskapet kan försvinna i bruset eller missförstås. Vi tror att andra förstår vad vi säger, men lurar oss själva på den punkten – gång på gång. Därför måste en bra chef ta hjälp av sin omgivning för att vässa sin kommunikation. Testa det du tänker säga på en medarbetare eller chefskollega, och ha som rutin att alltid låta någon läsa det du skriver innan du skickar det. Utgå från att samma budskap måste upprepas många gånger i många olika kanaler för att nå fram till alla. HÅLL DÖRREN ÖPPEN Underskatta inte det vardagliga små pratet som smörjmedel och möjlig het till viktig dialog. Delta i gemensamma fikapauser och spontana samtal, rör dig runt i lokalerna och låt dörren till ditt rum DELEGERA ANSVAR En organisation där chefen fattar alla avgörande beslut är en svag organi sation. Delegera befogenheter och a nsvar och visa att du litar på medarbetarna. Var noga med att inte överpröva beslut som du en gång har delegerat. Kostnaden för ett sådant agerande i form av urholkad arbetsglädje och minskat framtida ansvars tagande är ofta större än vinsten du tror dig uppnå i sakfrågan. COACHA TILL UTVECKLING Genom regelbunden coachning kan du bidra till medarbetarnas utveck ling. Fråga efter vad som driver medar betaren och vad som skapar arbetsglädje. Uppmuntra medarbetaren att formulera mål för sig själv som både är spänstiga och realistiska. Ställ öppna frågor kopplade till Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 www. previa.se CHEFERNA målet: Hur kan hon eller han förstärka och utveckla det som bidrar till att nå målet? Efterfråga medarbetarens egna tankar om hur eventuella problem kan lösas, snarare än att servera färdiga lösningar. 7 ÅTERKOPPLA KONSTRUKTIVT Fokusera på det som görs bra och var frikostig med beröm och uppmunt ran. Använd ”fem gånger mer kärlek” som tumregel: Låt minst 80 procent av din åter koppling bestå av positiva budskap. Ge be röm inför hela gruppen och kritik i enrum. Var konkret, specifik och tydlig i både po sitiv och negativ återkoppling. Prata om handlingar och beteenden snarare än om egenskaper. 8 BELÖNA RÄTTVIST Se till att det finns tydliga policies för löner och andra förmåner, och att dessa efterlevs. Skapa enhetliga och tydliga rutiner för lönesättning och löne samtal. När den individuella lönesättning en upplevs som rättvis, vare sig den byg ger på mätbara kriterier eller bedömning ar, blir den ett viktigt verktyg för coachning och utveckling, medan motsatsen kan för pesta de bästa relationer på en arbetsplats. Samma sak gäller befordringar, beröm och firande av högtidsdagar. www. previa.se 9 VAR EN FÖREBILD Att själv agera som du vill att dina medarbetare ska göra är ett av de ef fektivaste sätten att påverka i rätt riktning. Det gäller inte minst hur ni beter er mot varandra: Att visa omsorg, ge beröm och konstruktiv kritik samt att ta ansvar för trivseln i de gemensamma lokalerna. Bjud på din egen arbetsglädje och sträva efter att vara konsekvent i både tal och handling. Kritisera inte den som inte är närvarande och bidra inte till ryktes spridning. Håll dina löften och tala alltid sanning. 10 KOM IHÅG DIG SJÄLV Chefens fokus på medarbetarna och verksamheten kan lätt göra att de egna behoven glöms bort. Viljan att göra ett riktigt bra jobb leder i värsta fall till ständig övertid, obefintlig återhämtning och att den egna motionen prioriteras bort. En sådan livsstil är direkt hälsofarlig och utgör ett dåligt exempel för medarbetarna. Se till att skaffa dig gedigen kunskap om stressfrågor och om hur du kan arbeta och leva på ett sätt som är långsiktigt hållbart. Se också till att du får stöd av någon som du kan prata öppet med om chefs rollen: en coach, en mentor eller den egna chefen. Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 5 6 INDIVIDEN OCH GRUPPEN Engagera medarbetarna Varje medarbetares kompetens och engagemang är avgörande för organisationens effektivitet. Genom att skapa förutsättningar för att ta till vara på kraften hos medarbetarna kan man åstadkomma underverk och överträffa verksamhetens mål. VÅRA TIO BÄSTA TIPS 1 TYDLIGGÖR SYFTE OCH MÅL Se till att det är tydligt för alla vad som är poängen med det ni gör. Ju mer ni fokuserar på nyttan för kunderna och samhället, desto lättare är det att brin na för att göra ett bra jobb. Sätt också upp tydliga och relevanta mål på kort och med ellång sikt. Bryt ner målen till den nivå där medarbetaren direkt kan påverka. Bra mål ska vara konkreta, realistiska och mätbara – och de ska följas upp ofta. Fira alltid när mål och delmål uppnåtts. 2 SKAPA DELAKTIGHET Fråga medarbetarna hur de skulle vilja utveckla verksamheten för att ni tillsammans ska nå de uppsatta målen. En förändringsplan som arbetats fram av ledning och chefer riskerar att stöta på motstånd, medan samma plan som tagits fram med delaktighet från personalen har större förutsättning att lyckas. Var tydlig med var ansvar och beslut ligger i varje fråga, så att delaktighet inte förväxlas med konsensus och vetorätt för alla. Utnyttja den kreativitet som föds i möten mellan olika perspektiv och mellan medarbetar nas skiftande bakgrunder och intressen. 3 HA HÖGA FÖRVÄNTNINGAR Det finns otaliga undersökningar som visar att våra prestationer kraf tigt påverkas av de förväntningar vi har på oss själva och varandra. Utgå från att varje medarbetare alltid gör sitt bästa och tar ett stort ansvar för sitt arbete. Lita också på att alla kan utveckla nya kompetenser och bli så mycket mer än de är i dag. Efterfråga ”dolda talanger” och uppmuntra kollegor att utnyttja varandras kunskaper. Missa inte ett tillfälle att bekräfta de höga för väntningarna genom att ge frikostigt med beröm. 4 GE ANSVAR Medarbetare som känner att arbets givare och chefer ger dem frihet och ansvar mår bra på jobbet och presterar bättre. Se till att det är tydligt vem som har huvudansvaret för viktiga arbetsuppgifter Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 www. previa.se INDIVIDEN OCH GRUPPEN och processer. Delat ansvar i grupp riske rar att bli ingens ansvar, och den som får ett mandat på pappret, men inga verkliga befogenheter, tappar snart sugen. de goda verktyg för att stärka och bekräfta relationer. 5 8 6 9 VAR GENERÖS MED BERÖM Beröm är en effektiv glädjespridare och ett kraftfullt påverkansverktyg. Det du berömmer ofta och mycket kom mer att förstärkas, särskilt om du fokuse rar på konkreta handlingar och beteenden. Det kan också vara viktigt att vara tydlig kring saker som inte fungerar bra, men låt kritik utgöra en bråkdel av din återkopp ling. Lyft bara problem som individen eller gruppen har möjlighet att påverka, och kri tisera aldrig en enskild medarbetare inför kollegorna. Uppmuntra också medarbetar na att själva ge återkoppling till varandra. LYFT FRAM GODA EXEMPEL Hitta sätt att regelbundet och syste matiskt sprida goda exempel. Låt exempelvis varje personalmöte eller var je veckobrev innehålla en stående punkt för detta. Det kan gälla arbetsinsatser som följer de uppsatta värderingarna, medarbe tare som provat att göra något på ett nytt sätt eller någon som åtgärdat ett problem. Främja en kultur där medarbetarna själ va uppmärksammar och berömmer både andras och sina egna insatser. Motarbeta aktivt Jantelagen. 7 SE ALLA Alla medarbetare är unika individer med unika kompetenser och behov. Den nyanställde medarbetaren behöver ett annat sorts ledarskap än den nyligen be fordrade eller den som befinner sig i en svacka efter många års topprestationer. Visa intresse för hur medarbetare arbetar, hur de tänker och hur de uppfattar ditt led arskap. Gör lyssnandet till en av dina vik tigaste sysslor. Var noga med bemärkelse dagar och traditioner: Rätt hanterade är www. previa.se LÄR NYTT VARJE DAG Organisationer och företag som lyckas inlemma lärande i det dagli ga arbetet har större möjlighet att lyckas på sikt. Se till att det finns utrymme i tidspla neringen till att lära av varandra och till att utvärdera genomförda projekt och andra insatser. Uppmuntra medarbetare att dela med sig av sina specialkunskaper, kanske i form av ett minifördrag över en fika eller lunch. I en lärande organisation är med arbetarnas deltagande i externa kurser en självklarhet, men bara ett komplement till den dagliga läroprocessen. SKRIV INDIVIDUELLA UTVECKLINGSPLANER Formulera tillsammans med var je medarbetare vilka långsiktiga mål som hon eller han ska sträva mot. Dokumentera också styrkor och områden för utveckling samt vilket stöd medarbetaren önskar. Till sammans med några konkreta åtgärder och tydliga ”att tänka på” -punkter blir detta en individuell utvecklingsplan som ni gemen samt kan utgå från i utvecklingssamtal och lönesamtal. Tänk på att begränsa antalet förbättringspunkter till ett hanterbart fåtal. 10 STÖD LEDARNA I den större organisationen måste ledare och chefer få bäs ta möjliga förutsättningar att göra ett bra jobb. Det handlar bland annat om en rimlig arbetsbörda: en lagom stor grupp att leda och tillräckligt med tid för att kombinera chefskapet med andra arbetsuppgifter. För att en ledare ska utvecklas och få förtro ende att leda behövs träning på att tänka strategiskt, agera långsiktigt och fatta ge nomtänkta beslut. Se till att cheferna har det stöd de behöver i form av utbildning, kompetensutveckling och coachning. Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 7 8 ORGANISATIONEN Effektivisera organisationen Effektivitet handlar om att rätt person gör rätt saker vid rätt tid. Då ökar medarbetarnas kapacitet och verksamhetens konkurrens kraft. Effektivitet är allas ansvar och en viktig faktor för att vi ska trivas på vår arbetsplats. Det ställer krav på välfungerande verktyg och stöd genom hela organisationen. VÅRA TIO BÄSTA TIPS jobbet. I takt med att vårt samhälle föränd ras allt snabbare från produktion av saker till samverkan i nätverk blir människorna allt viktigare. Ha därför alltid fokus på hur den enskilda medarbetaren kan få optima la förutsättningar att bidra och utvecklas i arbetet. 1 FOKUSERA PÅ DET VIKTIGASTE Den som ser sig omkring på en van lig arbetsplats kan lätt hitta hundratals sa ker som skulle kunna förbättras i jakt på en effektivare arbetsprocess. En lista som kan skapas, ett möte som kan hållas eller en rutin som kan förtydligas. Men innan ni lägger ner kraft på första bästa förbättring spotential kan det vara viktigt att funde ra på vilka processer i er verksamhet som är själva huvudsaken. Fokusera på förbätt ringsarbete som verkligen bidrar till att ni når era mål, och låt annat vara. 2 SATSA PÅ DEN MÄNSKLIGA FAKTORN Ibland kan man få för sig att det är verktyg, instruktioner och checklistor som gör att en arbetsplats fungerar och levererar. Men i verkligheten är det alltid människor av kött och blod som ska göra 3 EFTERFRÅGA FÖRSLAG TILL FÖRBÄTTRINGAR Var tydlig med att välkomna alla för slag som syftar till att förbättra verksam heten. Många har en särskild förslagslåda eller en stående punkt på personalmötet. Se till att alla förslag får ett snabbt svar och en tydlig återkoppling. Tacka även för för slag som du som chef eller ni som lednings grupp inte väljer att gå vidare med. Låt lus ten att utvecklas bli en del av er kultur. 4 TYDLIGGÖR ANSVAR OCH ROLLER Se till att alla har klart för sig vem som ansvarar för viktiga uppgifter och pro cesser, och att varje person så långt som möjligt gör det hon eller han är bäst på. Otydliga ansvarsförhållanden och käns lan av att ens kompetens inte tas till vara är vanliga orsaker till vantrivsel, konflikter och stressrelaterad ohälsa. Skapa en kultur där olikheter ses som en styrka. Fundera Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 www. previa.se ORGANISATIONEN också över vad som är en optimal grupp storlek, både för chefernas möjligheter att se alla individer och för möjligheterna att bygga laganda. 5 FÖLJ UPP SJUKFRÅNVARO Sjukfrånvaro är ofta ett tydligt kvit to på hur organisationen mår. Följ regelbundet upp hur den samlade kort tids- och långtidsfrånvaron utvecklas, och analysera orsaker till både ökningar och minskningar. Överväg att skaffa externt stöd i form av rehabsamordnare och sta tistikuppföljning samt möjlighet till med icinsk rådgivning i samband med sjuk anmälan. Skapa också rutiner som gör att chefen uppmärksammas på ökad eller upprepad korttidssjukfrånvaro hos en en skild medarbetare. Följ upp genom att stäl la öppna och intresserade frågor till med arbetare om hälsan, trivseln på jobbet och livet i övrigt. 6 AGERA TIDIGT VID OHÄLSA Agera snabbt vid tecken på ohälsa hos en medarbetare eller i en grupp. Ju tidigare insatser desto större möjlighet att sänka sjukfrånvaron. Den som får hjälp i god tid vid längre sjukskrivning, uppre pad frånvaro eller andra tecken på ohälsa har större möjlighet att snabbt komma till baka i arbete. Tveka inte att ta extern hjälp i ett tidigt skede. 7 VÅGA GÖRA FEL Se till att hela organisationen präg las av en tillåtande attityd där det är mänskligt att göra fel. Uppmuntra medar betare att prova nya sätt att göra saker. An vänd testballonger: Gör först ett försök i liten skala, där kostnaden för ett misslyck ande är liten, och gå sedan upp i storlek om det första testet visade sig framgångs rikt. Var noga med att ge tydligt stöd utan förmaningar till den som berättar om ett misstag. www. previa.se 8 HÅLL EFFEKTIVA MÖTEN Försök att minska antalet möten. Korta ner de som ändå ska hållas till runt 45 minuter och minska om möj ligt antalet deltagare. Se till att det alltid finns ett tydligt syfte: Handlar det om att ge information, inspirera, efterfråga syn punkter, generera idéer eller att fatta be slut? Normalt bör varje diskussion kunna summeras med ett tydligt svar på frågan ”Vad är nästa konkreta åtgärd, och vem ansvarar?” Kom överens om enkla mötesregler, som att hålla start- och sluttider och att mobiltelefoner stängs av. Maximera an talet konstruktiva förslag genom att hålla isär kreativa idéspån från diskussioner och beslutsfattande. 9 JOBBA SMART Många har självstyrande arbeten som ställer höga krav på fokus och ständiga prioriteringar. Ofta sker arbe tet parallellt i flera olika projekt, och ”att göra-listorna” kan göras oändliga. Upp muntra medarbetare att dela med sig av tips till varandra när det gäller planering och effektiv tidsanvändning, inte minst mejlhantering. Överväg också att bjuda in en professionell föreläsare eller coach på området. Prata igenom på vilka om råden ni behöver vara noga med kvali teten och när ”good enough” får gälla. 10 BÄDDA FÖR FÖRÄNDRING En bra chef sätter upp tydliga mål för förändringsprocesser och pekar ut färdriktningen i form av lång siktiga visioner. Förändringar uppfattas ofta som hotfulla och det är svårt att und vika en period av motstånd. Men genom att förklara vad som behöver göras kon kret och vad förändringen syftar till ökar förutsättningarna för att alla ska kunna bi dra konstruktivt. Kontinuerlig information och dialog är avgörande för att lyckas. Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 9 10 VÄGEN TILL MÅLET Hälsofrämjande arbetsplats Att systematiskt arbeta med arbetsmiljö och hälsa är avgörande för att skapa konkurrensförmåga och långsiktig lönsamhet. En hållbar arbetsplats ger förutsättningar för medarbetare att prestera. Ingen ska behöva bli sjuk eller skadas av sitt arbete. VÅRA TIO BÄSTA TIPS 1 GÖR ARBETSMILJÖN TILL ETT GEMENSAMT ANSVAR Ett framgångsrikt hälsofrämjande ar bete förutsätter att medarbetarna är med på tåget redan från början. Ledningen bör vara tydlig med de höga ambitionerna – att arbe tet ska bidra till ökad hälsa eftersom med arbetarnas hälsa är en avgörande fram gångsfaktor för hela organisationen. Men de konkreta åtgärderna i riktning mot en hälsofrämjande arbetsplats bör utformas i samarbete mellan personal och ledning. 2 KARTLÄGG HÄLSOLÄGET Erbjud alla medarbetare att delta i en arbetsmiljö- och hälsokartläggning hos företagshälsan. Kartläggningen bör innehålla såväl konditionstest och person lig intervju samt eventuell provtagning för att för att ge en bra bild av det samlade häl soläget. De individuella resultaten bör en dast delges den enskilda medarbetaren i ett hälsocoachande samtal. Gruppens samlade värden är det viktigaste resultatet och visar vad som behöver särskilt fokus. Att kartläg ga hälsoläget väcker förväntningar – så var beredd på att arbeta med resultatet. 3 IDENTIFIERA FRISKFAKTORER Utifrån kartläggningen och gemen samma diskussioner kan ni – gärna med stöd från någon som har ett utifrånper spektiv på er verksamhet – börja formule ra vilka förhållanden, processer, vanor och rutiner som får er att må bra. Kom ihåg att se hela människan: kropp och själ hör ihop. Börja med att lista allt som redan finns på plats och som fungerar hälsofrämjande, för att därefter diskutera vilka förändring ar som kan öka hälsan ytterligare. 4 GÖR EN HANDLINGSPLAN MED TYDLIGA MÅL Sätt upp konkreta, realistiska och mätbara mål för det hälsofrämjande arbe tet. Det kan handla om att höja värdena i hälsoundersökningar, eller om minskad sjukfrånvaro, mindre övertid eller fler rök fria medarbetare. När en kartläggning av målen för hälsoarbetet satts upp bör dessa sammanfattas i en konkret och kronolo giskt uppbyggd handlingsplan. Bestäm vad som ska genomföras, när det ska göras och vem som är ansvarig. Gör handlingsplanen till ett levande dokument, som regelbundet uppdateras. 5 UTBILDA CHEFERNA Varje arbetsledande chef har en nyckelroll i det hälsofrämjande ar betet, både som förebild och som en avgö rande del av sina medarbetares arbetsmiljö. Se till att varje chef har en grundläggande Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 www. previa.se VÄGEN TILL MÅLET hälsokompetens och förstår sin roll både som förebild och som ledare. 6 UTSE HÄLSOINSPIRATÖRER För att få extra fart på hälsoarbetet kan hälsoinspiratörer utses – med arbetare med ett särskilt uppdrag att inspi rera kollegorna till en hälsofrämjande livs stil, exempelvis genom att ta initiativ till gemensam träning. Se till att hälsoinspira törerna får en utbildning, mandat och tid för uppgiften. Tydliggör skillnaden mellan inspiratörens och chefens ansvar, och se till att inspiratören och chefen stöder varandra i sina olika hälsofrämjande roller. 7 STÖD DET HÄLSOSAMMA Utnyttja möjligheten att erbjuda medarbetare friskvårdsbidrag till motion, exempelvis i form av ett årskort på en träningsanläggning. Stegtävlingar och gruppövningar är andra sätt att inspirera till ökad fysisk aktivitet. En generöst tillta gen fruktkorg är ett bra sätt att uppmuntra till nyttiga mellanmål och bättre kostvanor. Bullar, kakor och sötsaker ökar risken för ohälsa och gör att vi orkar mindre. 8 TALA OM HÄLSA OCH LIVSSTIL I MEDARBETARSAMTALEN Genom att fråga om hälsa och livs stil i samtliga medarbetarsamtal kan häl soarbetet få en skjuts framåt på både indi vid- och arbetsplatsnivå. Det ger chefen en naturlig arena för att ta upp frågor om livs stil, som kost, motion, alkohol och tobak. Samtidigt blir medarbetarsamtalet en platt form för att identifiera såväl friskfaktorer som hälsohinder på arbetsplatsen. 9 ANVÄND LAGEN Se lagen om systematiskt arbets miljöarbete som en grund och ett stöd i arbetet för en hälsofrämjande ar betsplats. Gå in på Arbets miljöverkets hemsida och skaffa dig kunskap om vilka www. previa.se lagkrav och rekommendationer som gäller för just er verksamhet. Var noga med att inte låta lagen bli norm. För att bidra till strategisk verksamhetsutveckling, ökad ef fektivitet och konkurrensfördelar behöver ambitionsnivån vara högre än så. 10 TA HJÄLP UTIFRÅN Ett kontinuerligt samarbete med en företagshälsa ger arbetsgiva ren en strategisk partner i det långsiktiga hälsofrämjande arbetet. Företagshälsans erfarenhet och utifrånperspektiv kan bi dra till att ni får upp ögonen för både möj ligheter och risker som ni annars riske rar att missa. Inom företagshälsan finns många kompetenser, såsom arbetsmiljö ingenjör, beteendevetare, företagsläkare, företagssköterskor, hälsoutvecklare, orga nisationskonsulter och ergonomer. Funde ra över vilket stöd just ni behöver innan ni väljer leverantör. Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 11 12 ARBETSMILJÖN Positivt arbetsklimat Det sociala klimatet på arbetsplatsen påverkar allt från kreativitet och självkänsla till effektivitet och leveranssäkerhet. Goda relationer mellan medarbetarna och insatser för att motverka negativ social stress bidrar kraftigt till lönsamheten och till att organisationen når sina mål. VÅRA TIO BÄSTA TIPS 1 SÄG HEJ Trevliga arbetskamrater och bra rela tioner på jobbet är avgörande hälso faktorer för de allra flesta anställda. Vårda fikapausen och andra tillfällen till socialt samspel. Vi är varandras arbetsmiljö och ett öppet klimat kollegor emellan gör stor skillnad för trivseln. Skapa en kultur där det ofta bjuds på leenden och där det är självklart att hälsa på varandra första gång en man träffas för dagen. 2 eller liknande verksamheter. Säkerställ att alla medarbetare känner och förstår vilken roll de kan spela på resan mot framtidsvi sionen, och se till att krav och resurser ba lanseras därefter. 4 BYGG EN ÅTERKOPPLINGSKULTUR Ofta har chefen en nyckelroll när det gäller återkoppling, men beröm och konstruktivt levererad kritik kollegor emel lan är också nödvändiga i en organisation. Regelbunden feedback är nödvändig för att den som är anställd ska känna sig sedd och bekräftad. Uppmuntra medarbetarna att ge varandra uppskattning och i att stötta kol legorna i att utvecklas. GÖR MENINGSFULLA SAKER Forskning har visat att vår hälsa på verkas av huruvida vi uppfattar vårt arbete som viktigt eller inte. Och det är kanske inte så konstigt – vem mår bra av att gå till ett jobb som känns meningslöst? Lönen är sällan en tillräcklig motivations faktor för att vi ska trivas. Genom att vara tydliga med verksamhetens övergripande syfte kan företagets ledning bidra till med arbetarnas hälsa. Ekonomiska framgångar för företaget kan sporra, men försök for mulera syftet i termer av hur er verksamhet gör samhället lite bättre. 5 SKAPA SAMMANHANG Genom att sätta in företagets strävan mot det övergripande syftet i ett vi dare perspektiv ökar förutsättningarna för god hälsa bland medarbetarna. Beskriv den historiska bakgrunden, måla upp framtids visionen och jämför med konkurrenter 6 3 GE INFORMATION Brist på information är en vanlig or sak till stressrelaterad ohälsa, inte minst i samband med förändringar. Bygg upp rutiner som gör att alla medarbetare får tillräcklig och begriplig information. I förändringstider och när det uppstår osä kerhet är det ofta viktigt att informera även när budskapet är att det inte finns någon ny information. BALANSERA ARBETSLIVET Se till att organisation, arbetsti der och rutiner så långt som möj ligt anpassas till den vardag som finns ut anför företagets väggar: dagislämningar, Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 www. previa.se ARBETSMILJÖN fritidsintressen, äldre föräldrar och annat som påverkar hur vi mår. Undvik över tidskultur, sent kvällsmejlande och andra vanor som gör det svårt att återhämta sig från ett krävande arbete. Ha beredskap för att stötta medarbetare som genomgår kriser. 7 BEJAKA OLIKHETERNA Att samarbeta med människor som liknar en själv är tryggt och bekvämt. Men det är knappast utvecklande eller lön samt i ett samhälle där kreativitet, självstän dighet och nätverkande blir allt viktigare. En arbetsplats med jämn könsfördelning, etnisk mångfald och människor med olika bakgrunder och kompetenser är i längden roligare, mer kreativ och mer konkurrens kraftig. Se till att också utnyttja styrkan i olikheterna när ni sätter samman arbets grupper och enheter. 8 REAGERA SNABBT MOT MOBBNING Mobbning och kränkande särbe handling är allvarliga arbetsmiljöproblem som kräver snabba åtgärder från chefer och ledning. För den som drabbas riskerar det att leda till djupa och långtgående skador. Var observant på tendenser till att någon verkar vara ensam eller uteslutas ur samtal. Se upp om ni börjar utveckla en ”rå men www. previa.se hjärtlig” jargong – den kanske inte upp skattas av alla. Ta snabbt hjälp utifrån om ni inte rår på problemen på egen hand. 9 BETONA DET EGNA ANSVARET En person som på ett destruktivt sätt kritiserar kollegor, verksamhet eller led ning behöver få höra att den sortens bete ende försämrar arbetsmiljön för andra och att det inte är okej. Låt inte viljan att invol vera och bjuda in till dialog förväxlas med passivitet inför ryktesspridning, trakasse rier eller ovilja att acceptera fattade beslut. Förklara lugnt och tydligt att du kräver och förväntar dig att personen agerar mer kon struktivt. Om problemen fortsätter kan det vara aktuellt att se hur ni kan hjälpa per sonen att lämna arbetsplatsen och hitta ett annat jobb där hon eller han trivs bättre. 10 HA ROLIGT TILLSAMMANS Se till att jobbet inte bara är jobb, utan ge utrymme i arbets dagen för lek och humor. Inte minst när det är tuffa tider behöver vi få lätta på tryck et och skratta tillsammans. Att visa hjär ta och värme mot varandra är viktigt för kreativiteten. Ordna sociala aktiviteter på konferenser eller efter jobbet som gör att medarbetare lär känna fler sidor av varan dra och får en starkare sammanhållning. Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 13 14 ARBETSMILJÖN God fysisk arbetsmiljö En hälsofrämjande och trygg arbetsplats som sätter välbefinnande i fokus ökar såväl produktiviteten som arbetsglädjen. Arbetsgivaren bär ansvar för att förebygga skador och ohälsa i arbetsmiljön, men både chefer och medarbetare behöver samverka för att få en fungerande miljö på arbetsplatsen. VÅRA TIO BÄSTA TIPS 1 ARBETA SYSTEMATISKT Den fysiska arbetsmiljön är vik tigt både för att främja hälsa och för att minska risken för skador och olyckor. Som chef måste man veta vilka lagar och regler som gäller och arbeta systematiskt med arbetsmiljöfrågor. Varje olycka, till bud och sjukdomsfall som kan förhindras sparar både mänskligt lidande och peng ar. Att r egelbundet göra riskbedömning ar och upprätta handlingsplaner bidrar till medarbetare som mår bra och preste rar bättre. 2 VARIERA ARBETET Belastningsskador till följd av lång varig påfrestning på kroppen är fort farande ett stort gissel i många yrken. Mon teringsarbeten, plockarbeten vid löpande band och vibrationer är typiska situationer som riskerar att leda till skador som lång samt smyger sig på och som tar lång tid att läka. Nyckeln till effektivt förebyggande stavas variation. Se till att arbetsuppgifter, arbetsställning, verktyg och tempo varie ras. Och undersök möjligheten att helt av skaffa de mest monotona uppgifterna. 3 LYFT LÄTT OCH RÄTT Ryggskador till följd av tunga lyft är vanliga inom bland annat vår den, byggsektorn och industrin. Det finns inga exakta gränsvärden, men lyft över 25 kilo anses i de flesta fall olämpligt utan hjälpmedel. Ställ tunga saker i knä- och axelhöjd, bär alltid nära kroppen och hjälp varandra vid tyngre lyft. Inom vården bör strävan vara att en medarbetare aldrig för flyttar en patient, utan att detta görs med någon form av hjälpmedel. Se till att lära ut goda rutiner för förflyttningsteknik och annan belastningsergonomi redan i intro duktionen av nya medarbetare, så att det blir rätt från början. 4 SLÄPP IN FRISK LUFT Föroreningar och damm i luften kan lätt ge upphov till besvär och irrita tion, särskilt hos den som är allergisk eller överkänslig. Se till att ventilation och luft rening fungerar och är anpassade till verk samheten, lokalens utformning och an talet människor som vistas där. Se också över temperaturen i lokalen, bland annat på arbetsplatser vid fönster och dörrar. Att tvingas arbeta i kalldrag eller i ett för varmt rum sänker både humöret och prestations förmågan. Fråga vid behov företagshälsans arbetsmiljöingenjörer om råd. 5 MÖBLERA OM För många är skrivbordet, stolen, da torskärmen, tangentbordet och mu sen några av de viktigaste arbetsredskapen. Försök inte spara pengar genom att välja bort de hjälpmedel som fungerar bäst för medarbetarna på det här området: En mu sarm mindre är värd stora belopp. Ta gärna Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 www. previa.se ARBETSMILJÖN hjälp av en professionell ergonom så att var och en har utrustning som passar – även den som är särskilt kort eller lång, eller har någon skada. Överväg också om ni kan ar beta mer effektivt och kreativt i ett flexibelt kontor utan fasta arbetsplatser. 6 TÄND LAMPAN Se till att alla har bra belysning för sina arbetsuppgifter. Ljuset ska vara tänt, flimmerfritt och inte blända. Upp mana medarbetare att gå ut i dagsljuset under lunchen, särskilt under den mör ka delen av året. Se också över ergonomin kring datorskärmen och skrivbordet så att ögonen inte överansträngs. Erbjud termi nalglasögon och anpassa datorskärmens upplösning och teckenstorlek. Ställ frågan om behov av ytterligare arbetshjälpmedel. 9 UPPMUNTRA TILL RÖRELSE De flesta av oss rör på oss alldeles för lite för att må bra och preste ra på topp. Minst en halvtimmes måttlig motion behövs varje dag för att minska risken för flera av de stora folksjukdomar na. Se till att arbetsplatsens utomform ning uppmuntrar till rörelse, till exempel genom att placera skrivare en bit bort. Ofta går det att få in motion i vardagen genom att cykla eller promenera till job bet eller ta trapporna i stället för hissen. 7 DÄMPA LJUDET Glöm inte att allt oönskat ljud är buller. Försök åtgärda källan till eventuellt buller, vare sig det handlar om maskiner eller människor, och överväg ljuddämpning i lokalerna. A rbetsplatser med kontorslandskap, eller aktivitets baserat kontor, behöver en tydlig policy för hur var och en ska uppträda för att alla ska kunna klara av koncentrationskrävande arbetsuppgifter. 8 STÅ UPP – OCH SITT NER Ny forskning visar att stillasittan de utgör en hälsorisk. Att sitta stilla länge i sträck ökar markant risken för att dö i förtid, även för personer som tränar regelbundet. På kontorsarbetsplatser är det därför viktigt att skrivborden är höj- och sänkbara, och att medvetenheten ökar om behovet av att ofta stå upp och arbeta. För den som står och går mycket i sin arbets dag kan det i stället vara viktigt att sitta ner och vila ben och fötter. Överlag gäller det att byta arbetsställning ofta. Ta som tum regel att nästa arbetsställning är den bästa. www. previa.se 10 JOBBA HEMMA Den nya tekniken gör det möj ligt för många att jobba hemi från. Utnyttja gärna möjligheten att göra det att lättare kombinera arbete och fritid genom att då och då slippa tidsödande re sor till och från jobbet. Behovet av att träffa arbetskamrater och kunder i fysiska möten kommer aldrig försvinna, men att förlägga vissa arbetsdagar till hemmet eller någon annan plats kan minska stressen, öka livs kvaliteten och bidra till fokus vid koncen trationsarbete. Samtidigt kan behovet av dialog öka mellan medarbetare och chef, eftersom den ökade friheten behöver mot svaras av ett stärkt eget ansvarstagande. Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 15 16 ARBETSMILJÖN Stress Psykiska påfrestningar är en vanlig orsak till arbetsrelaterade besvär. Korta perioder av stress är inte farliga, men långvarig hög stress utan möjlighet till återhämtning är skadlig. Det kan leda till hälso problem med sänkt arbetsförmåga – och ytterst till sjukskrivning. VÅRA TIO BÄSTA TIPS jobbar övertid blir ett viktigt föredöme och en friskfaktor på jobbet. Chefen behö ver också förstå att hans eller hennes eget beteende riskerar att vara ett stressmoment för medarbetarna. Konkret kan det inne bära att undvika att mejla och ringa med arbetare utanför arbetstid eller att freda lunchrasterna. 3 1 SKAPA DELAKTIGHET Engagemang och delaktighet motver kar stress, så länge det finns tydliga och rimliga mål för verksamheten. För att må bra på jobbet behöver vi ha inflytande över våra arbetsuppgifter och vår arbets miljö. Ge snabb, tydlig och tillräcklig in formation om måluppfyllelse, ekonomiska resultat och förändringar. Säkra att varje medarbetare har tydliga och rimliga mål och att det är balans mellan ansvar och be fogenheter. Följ upp och ge feedback – ofta. 2 UTBILDA CHEFERNA En bra chef måste kunna hantera både sin egen och medarbetarnas stress konstruktivt. En chef som själv tar regelbundna pauser, motionerar och inte UPPMUNTRA TILL PAUSER Varken hjärnan eller kroppen i öv rigt mår bra av att arbeta långa peri oder utan uppehåll. Se till att schemalägg ningen, rutinerna och kulturen förutsätter och uppmuntrar till korta pauser under dagen och att alla tar en ordentlig lunch rast. Underlätta vid behov med ett trevligt personalrum. Även under arbetets gång behöver hjärnan och kroppen ett varie rat tempo och olika arbetsuppgifter för att må bra. Såväl under en arbetsdag som un der ett arbetsår behöver intensiva perioder följas av lugnare stunder för att möjliggöra återhämtning. 4 SÄTT GRÄNSER FÖR ARBETET Att vara motiverad och hjälpsam kan ibland göra det svårt att sätta gränser för det egna engagemanget i arbe tet. Stötta medarbetarna att ta kontroll över sin arbetssituation genom att våga säga nej. Utforma bemanningen och organisationen så att arbetsbelastningen blir rimlig och så att beordring av övertid bara behöver ske Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 www. previa.se ARBETSMILJÖN i undantagsfall. Ta aktivt avstånd från jar gong och kultur som uppmuntrar till över tidsarbete. Erbjud hjälp med att prioritera vad som behöver göras omgående och vad som kan vänta till senare. Hjälp medarbe tare att sätta upp tydliga mål och avgränsa vid behov ansvar och arbetsuppgifter. 5 MOTARBETA IT-STRESSEN Den allt snabbare utvecklingen av it-tekniken skapar stora möjligheter till såväl effektivare arbetsprocesser som större individuell frihet. Samtidigt innebär ständig uppkoppling att arbetslivet allt mer flyter ihop med privatlivet. Det blir svåra re för många att släppa tankarna på jobbet och få den återhämtning och vila de behö ver – inte minst i form av en god nattsömn. Skapa en tydlig policy om tillgänglig het och försök undvika mejl och jobbsam tal utanför kontorstid, om inte uppdraget kräver det. Uppmuntra också medarbe tarna att stänga av push-notiser och larm i sina datorer och telefoner. 6 VÅGA GÖRA FEL En av de vanligaste orsakerna till stress är rädslan för att inte räcka till och att misslyckas. Genom en tillåtande at tityd skapas utrymme för öppen kommu nikation, egna initiativ och olika åsikter. En bra chef ger konkret feedback på såväl miss lyckanden som framgångar och stöttar sina medarbetare i både med- och motgång. 7 SE HELA MÄNNISKAN Stressnivån och förmågan att hante ra pressade jobbsituationer påverkas också av hur medarbetarna har det på fri tiden. Vänner, familj och meningsfulla fri tidsintressen bidrar till återhämtning och perspektiv på tillvaron. Omvänt kan re lationskonflikter, skilsmässa och anhöri gas sjukdom eller dödsfall göra att ener gin inte räcker på jobbet. Detsamma gäller för den som har ohållbart stora åtaganden www. previa.se och ansvar, vare sig det gäller familjen, för eningsliv eller andra fritidssysselsättning ar. En bra chef ger stöd till en medarbetare som går från jobbet till en alltför proble matisk eller arbetstyngd fritid. Ibland kan det räcka med en omtänksam fråga, andra gånger kan ett erbjudande om professio nellt samtalsstöd vara det som behövs. 8 MOTIONERA Ett säkert sätt att förebygga stress är vardagsmotion. En rask promenad på en halvtimme varje dag kan räcka, ex empelvis till eller från jobbet. Att röra på sig gör också att nattsömnen blir bättre. Er bjud skattefria friskvårdsbidrag och upp muntra medarbetarna att cykla eller pro menera till jobbet. 9 LÄR KÄNNA VARNINGSSIGNALERNA Stress påverkar både kroppen och psyket. Genom att vara observant på van liga stressymtom går det att ställa rätt frå gor och vid behov se över arbetsmiljön. Tidiga tecken kan vara trötthet, sömn problem, huvudvärk, hjärtklappning, för sämrat minne, koncentrationssvårigheter, humörsvängningar eller att man blir mer infektionskänslig. En bra chef tar sig tid att regelbundet fråga hur medarbetare mår. 10 TA HJÄLP En medarbetare som uppvisar tecken på kontinuerlig stress be höver hjälp. Om inte problemen kan lösas på kort tid av medarbetaren med stöd av chefen måste ni gå vidare. Långvarig stress riskerar att stå både individen och organi sationen dyrt i form av lidande, försämrad prestation och sjukskrivning. Ta hjälp av andra i organisationen eller kontakta före tagshälsan. Åtgärderna kan handla om allt från kostråd och träning i medveten när varo till nya arbetsuppgifter och översyn av IT-miljön. Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 17 18 UTSATTA SITUATIONER Det svåra samtalet Ibland måste man som chef hålla i svåra samtal med medarbetare. Det kan handla om känslig kritik, att ta upp personliga frågor som påverkar arbetet eller att ge ett trist besked om tjänster och arbets uppgifter. Att vara väl förberedd gör det enklare att genomföra svåra samtal. VÅRA TIO BÄSTA TIPS 1 VÄLJ RÄTT TILLFÄLLE Skjut inte upp samtalet mer än abso lut nödvändigt, utan genomför sam talet så fort du har hunnit förbereda dig. Se till att ni kan sitta ostörda i ett rum där ingen annan riskerar att avbryta er. Stäng av din telefon, både för att slippa störning ar och för att visa vilken vikt du lägger vid samtalet. Se till att ha avsatt tid även efter mötet, som marginal och för din egen re flektion och mentala återhämtning. 2 TÄNK IGENOM FÖRST Förbered vad du ska säga genom att skriva ner stolpar på ett pap per. Tänk på att den som är upprörd kan ha svårare att ta till sig många budskap och att risken är att bara en liten del av det du sagt blir ihågkommet. Var därför noga med att begränsa dig till det allra viktigaste, och försök att hålla fast vid detta även när du i samtalet svarar på frågor och reaktioner. Bestäm dig för att behålla lugnet och be om att få återkom ma med ditt svar om du tvekar kring hur du ska besvara kritik eller svåra frågor. 3 SKAFFA STÖD Som chef behöver du utbildning i att hålla svåra samtal. Stäm alltid av ditt budskap med en chefskollega eller din egen chef, gärna i form av ett enkelt roll spel. Undvik däremot att involvera kolle gor till den som du ska ha ett svårt samtal med, eftersom det lätt kan leda till lojali tetskonflikter och ryktesspridning. Över väg att anlita externt stöd om det inte finns någon som du naturligt kan vända dig till inom den egna organisationen. 4 BE NÅGON ANNAN VARA MED Ibland kan det vara bra om en tred je person finns med som stöd under sam talet, någon som har till uppgift att ge stöd åt medarbetaren eller att underlätta sam talet utifrån en neutral position. Om syftet är att ge stöd till medarbetaren bör det vara medarbetaren själv som bestämmer om det ska ske och vem det i så fall ska vara. Det kan exempelvis vara en kollega, en fack representant eller en beteendevetare från företagshälsan. 5 VAR TYDLIG Kom snabbt till saken och framför ditt budskap kort och koncist. Hän visa gärna till policies eller andra formel la dokument som är relevanta i samman hanget. Försök sedan att hålla fast vid ditt budskap och upprepa det gärna flera gång er under samtalet. Leta efter kompromis ser, men var tydlig med vilka dina abso luta krav är. 6 Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 VAR KONSTRUKTIV Framför aldrig kritik som bygger på saker som andra har berättat för dig, www. previa.se UTSATTA SITUATIONER utan håll dig alltid till vad du själv vet ge nom situationer där du varit närvarande. Om detta innebär att du får svårt att ge nomföra viktiga samtal med dina medar betare så är det troligen ett tydligt tecken på att du behöver förändra din arbetssituation för att kunna vara en mer närvarande chef. Den kritik du framför bör också fokuse ra på konkreta beteenden och faktiskt age rande samt vilket resultat du vill uppnå för verksamheten. Undvik att kritisera i termer av personlighet, avsikter och moral. 7 BE OM RESPONS Fråga om medarbetarens syn på det du tagit upp och vad du sagt. Be se dan gärna medarbetaren att själv formule ra förslag till lösningar på eventuella pro blem som ni diskuterar. Det är ofta bra att erbjuda betänketid och att ni ses igen vid ett senare tillfälle, särskilt om ämnet leder till upprörda känslor. Låt medarbetaren stå i fokus och håll inne med dina egna känslor om du hamnar i affekt. Medarbetaren kan aldrig ge tröst om du anser att ditt upp drag är svårt. 8 LYSSNA OCH BEKRÄFTA Lyssna på medarbetaren utan att avbryta och anteckna vid behov stolpar om saker som du kan vilja kom mentera eller fråga mer om. Bekräfta www. previa.se genom att kort och med egna ord sam manfatta medarbetarens syn på saken och fråga om du har uppfattat rätt. Fokusera gärna på känslor och behov: Hur känns det i den aktuella arbetssituatio nen? Hur känns det just nu? Vad är viktigt för dig i den situation vi diskuterar, och ef ter det här mötet? Var beredd på att känsli ga samtal kan leda till tårar. 9 SAMMANFATTA Avsluta mötet genom att samman fatta vad som sagts. Fråga gärna om ni är överens om sammanfattningen och om det är något mer som medarbeta ren vill ta upp. Sätt gärna upp en tid för ett uppföljningsmöte, och var samtidigt tydlig med att du är tillgänglig för avstämningar även dessförinnan om medarbetaren skulle ha behov av det. 10 FÖLJ UPP Följ upp samtalet genom att skriva egna minnesanteckningar av det som sagts. Överväg att också skicka korta noteringar i form av överenskommel ser eller att göra-punkter till medarbetaren. Var beredd på att det kan komma starka re aktioner i ett senare skede. Erbjud vid be hov medarbetaren samtalsstöd med exem pelvis en beteendevetare eller psykolog på företagshälsan. Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 19 20 UTSATTA SITUATIONER Konflikter på jobbet En chef måste vara rustad för att hantera konflikter mellan med arbetare. En olöst motsättning innebär nästan alltid att effektivitet och kreativitet minskar kraftigt – och medför hälsorisker för de inblandade. VÅRA FEM BÄSTA TIPS 1 4 2 5 RÄKNA MED BRÅK Tydliga roller och en kultur som upp muntrar till konstruktiv återkoppling minskar riskerna för konflikter. Men när människor gör saker tillsammans uppstår motsättningar. Se till att ha handlingsberedskap för egen del och överväg att skapa en konflikt hanteringsplan på arbetsplatsen. Då blir det lättare för dig som chef att agera tyd ligt och konsekvent vid konflikter. TA TAG I DET DIREKT Agera direkt när du misstänker att det finns en begynnande konflikt mellan medarbetare. Ju tidigare du tar upp frågan desto lättare blir det att hitta en kon struktiv lösning – be gärna medarbetarna komma med förslag. Du orsakar nästan ingen skada genom att fråga en gång för mycket, men att vän ta i rädsla för att agera förhastat kan stå verksamheten dyrt. AGERA SNABBT MOT KRÄNKNINGAR Skapa tillsammans med medarbe tarna rutiner för att kunna fånga upp sig naler på kränkande särbehandling, exem pelvis förolämpningar, utfrysning eller sexuella trakasserier. När det finns såda na indikationer måste arbetsgivaren utre da saken och vidta åtgärder för att få stopp på det. TA STÖD UTIFRÅN Se till att stämma av med någon som kan se på saken med ett utifrånper spektiv. Om situationen är komplicerad, ta stöd utifrån så tidigt som möjligt. Din roll i sammanhanget kanske underminerar din förmåga att hantera konflikten, oavsett vil ken kompetens du har. 3 FOKUSERA PÅ BEHOVEN Konflikter beror ofta på att människor upplever att andra står i vägen för de egna målen och be hoven. Lösningen handlar därför ofta om att hitta vägar att tillfredsställa de inblandades behov. Se därför till att var och ens behov verkligen hamnar på bordet. Ställ frågan: Vad är det som är viktigt för dig i det här sammanhanget, för att du ska må bra och nå dina mål? Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 www. previa.se UTSATTA SITUATIONER Kriser och tillbud Olyckor, dödsfall och stora ekonomiska svårigheter är traumatiska händelser som ställer höga krav på chefer och arbetsgivare. Kriser kan drabba både en grupp och en enstaka individ, såväl på jobbet som i privatlivet. VÅRA FEM BÄSTA TIPS I SAMTLIGA fall är det viktigt med ett snabbt och stödjande agerande från chefer och ledning. Ta hjälp utifrån för att bygga kompetens och som stöd i en akut situation, men lämna inte över ansvaret. 1 FÖRBERED ER PÅ DET VÄRSTA Det viktigaste med en bra krisplan är arbetet på vägen till att skapa den. Ni bygger kompetens och insikt genom att gemensamt diskutera vilka kriser som kan drabba er och hur ni kan förebygga dem. Se till att krisplanen tydligt beskriver även hur ni regelbundet ska uppdatera den, och vem som är ansvarig för att det sker. 2 LÄR DIG KRISENS FÖRLOPP För att kortfattat beskriva ett kom plicerat förlopp kan krisen delas in i faser, men i verkligheten rör vi oss ofta ”två steg framåt och ett steg bakåt”. I den så kall ade chockfasen skyddas vi från en skräm mande upplevelse genom att avskärma oss från den eller helt förneka den, vilket fel aktigt kan uppfattas av omgivningen som ett tecken på att den drabbade inte behö ver hjälp. I reaktions- och bearbetningsfaserna kommer känslorna desto starkare, först osorterat och kanske aggressivt, sedan mer metodiskt och resonerande. I nyoriente ringsfasen accepterar vi faktum och låter det skedda bli ett avstamp för en omstart med nya förtecken. Ofta kan det dröja ett helt år eller mer innan vi når dit. www. previa.se 3 GE SOCIALT STÖD Krisens olika faser kräver olika sor ters stöd från omgivningen. I det akuta skedet är det avgörande att visa om sorg om den som drabbats. Fokusera på att ge mänsklig närhet i tid och rum, mat och dryck samt att generöst lösa praktis ka saker åt den drabbade. Följ upp under lång tid genom att ställa den enkla frågan: Hur känns det nu? Erbjud möjlighet att anlita en beteendevetare eller psykolog för samtalsstöd. 4 INFORMERA FLITIGT Den höga osäkerheten är ofta en bi dragande faktor till den skrämman de upplevelsen av en kris: Vad är det som har hänt? Hur kunde det ske? Hur påverkar det mig? Utgå från att du inte kan informe ra nog mycket i samband med en kris. Även upprepad information om att det inte finns någon ny information är viktig att ge. Tänk också på att använda samma budskap i oli ka kanaler – i personalmötet, i det enskilda samtalet och på internwebben. Ta stöd ut ifrån om ni får kritiska frågor från media. 5 STÖTTA OMGIVNINGEN Den som drabbas av en kris behöver stöd, allra mest från de som står den drabbade nära. Vilka möjligheter har du att stötta arbetskamrater, familj och vänner? Ta kontakt med dem och visa att du upp skattar deras stöd. Erbjud praktisk hjälp el ler tillgång till professionellt samtalsstöd. Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 21 22 SVÅRA FRÅGOR Psykisk ohälsa Psykisk ohälsa är en av de vanligaste sjukskrivningsorsakerna, ändå talas det ofta tyst om detta. Men, när nedstämdhet, ångest eller andra psykiska besvär blir långvariga behöver man få hjälp. Som chef kan man i många fall bidra till en förändring som motverkar sjukskrivning eller påskyndar rehabilitering. VÅRA TIO BÄSTA TIPS 1 ARBETA FÖREBYGGANDE Ett gott socialt klimat och förebyg gande åtgärder mot stressrelaterade besvär är det bästa sättet att förebygga psy kisk ohälsa hos medarbetarna. Det handlar bland annat om en tydlig fördelning av ar betsuppgifter och att ansvar och befogen heter följs åt. Se också till att medarbetarna har möj lighet att påverka sina arbetsuppgifter och är delaktiga i förändrings- och utvecklings arbete. Se över vilka möjligheter arbetsplat sen har att anställa personer med psykis ka funktionshinder – en arbetsplats där människor med olika förutsättningar och erfarenheter ryms får högre i tak och stör re kreativitet. 2 UTVECKLA KOMPETENSEN Ju mer medveten en person är om psykisk hälsa, desto bättre kommer hon att kunna ta hand om sig själv. Ta gär na initiativ till kompetenshöjande föredrag om stress och psykisk hälsa. Uppmuntra medarbetarna till motion genom exem pelvis friskvårdsbidrag och erbjud perso ner med sömnsvårigheter att gå sömnskola. Skapa också medvetenhet om behovet av återhämtning i stort och smått för att kun na prestera bra över tid. 3 MINSKA STIGMATISERINGEN Arbeta för en gemensam värde grund där alla behandlas med respekt. Utveckla också ett tillåtande kli mat där medarbetare kan våga berätta om de har det tufft eller mår dåligt. Att kunna berätta om upplevelser av psykisk ohälsa för en accepterande omgivning kan vara befriande och lättande. Erbjud stöd vi de individuella medarbetarsamtalen. Prata med varandra, inte om varandra. 4 VAR UPPMÄRKSAM PÅ TIDIGA SIGNALER Lär dig känna igen tidiga tecken på psykisk ohälsa. Det kan handla om ökad sjukfrånvaro, trötthet eller en tydlig presta tionsförsämring. Medarbetare som börjar komma för sent eller som omotiverat ar betar över mer än vanligt kan också vara i riskzonen. Andra tidiga tecken på psykisk ohälsa kan vara häftiga humörsvängningar, hu vudvärk eller att personen tappar sitt sin ne för humor. 5 VÅGA FRÅGA Om du ser tecken på att en medar betare inte mår bra, ta snabbt initia tiv till ett enskilt samtal. Var stödjande och ställ frågor på ett öppet sätt utan att värde ra. Det viktiga är att du lyssnar, inte att du kommer med en färdig lösning direkt. Tipsa gärna om möjligheten att ta del av tillförlitlig information på internet, till ex empel 1177, Vårdguiden eller den nationella kampanjen Hjärnkoll. Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 www. previa.se SVÅRA FRÅGOR 8 HJÄLP TILL RÄTT STÖD Tidiga insatser underlättar återgång till arbetet. Vid lättare depressioner eller ångest kan företagshälsan eller pri märvården i regel erbjuda tillräckligt stöd. Vid svårare depressionstillstånd och andra symtom på psykisk sjukdom kan psykia trisk expertis behöva kopplas in. För att få råd och en första bedömning av vilka insatser som behövs kan du som chef vända dig till exempelvis företagshäl sans rehabsamordnare. 9 6 GLÖM INTE KOLLEGORNA Var medveten om att psykisk ohälsa hos en medarbetare ofta inverkar på hela arbetsgruppen. Situationen kan både leda till oro, svåra sociala situationer och en ökad arbetsbörda när någon inte kan ar beta fullt ut. Samtidigt kan kollegornas vänskap och omsorg vara en viktig resurs för den drab bade på vägen mot att må bättre. Var öppen och ärlig mot arbetsgruppen utan att bry ta den sekretess du lovat den person som mår dåligt. 7 HÅLL KONTAKTEN Om psykiska besvär leder till sjuk skrivning är det viktigt att arbets givaren agerar klokt för att bidra till att frånvaroperioden inte blir längre än nöd vändigt. Det allra viktigaste är att redan från början hålla kontakten. Visa att du fortfarande räknar medarbetaren till ar betsgruppen genom att fortsätta bjuda in till konferenser och sociala aktiviteter. Bestäm tid för när ni ska höras eller träffas nästa gång, och hör av dig även om medarbetaren inte självmant tar kontakt. www. previa.se SAMARBETA OM STÖDET Se till att tidigt skapa en direktkon takt med Försäkringskassan, före tagshälsan och eventuella andra vårdgivare. Efter en första bedömning kan företagshäl sans rehabsamordnare koordinera insat serna under rehabiliteringen. Skapa en gemensam plan för hur ni ge mensamt och var och en för sig bäst kan bidra till att den drabbade kan må bättre. Glöm inte att medarbetaren självklart är huvudpersonen. Beroende på situationen kan det ock så vara bra att ha en upparbetad kontakt med familjen och andra anhöriga till den som drabbats. 10 GE STÖD VID ÅTERGÅNG TILL ARBETET En diagnos säger inte alltid vad en medarbetare klarar av. Det varierar från person till person hur man upplever och hanterar sin psykiska ohälsa och hur myck et stöd man behöver. I takt med att medarbetaren börjar må bättre kan ni gemensamt planera för ett gradvist återvändande till arbetet. Om sjukskrivningen varit långvarig kan det vara bra att börja med några sociala be sök på arbetsplatsen. Ta reda på vilka be hov som finns av att anpassa arbetsupp gifterna så att en återgång till arbetet kan underlättas. Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 23 24 SVÅRA FRÅGOR Alkohol och droger På de flesta större arbetsplatser finns det någon som dricker för mycket. Det påverkar inte bara den enskildes hälsa, utan inverkar ofta negativt på hela arbetsplatsen. Detsamma gäller om det finns farhågor att en medarbetare använder narkotika eller tar läkemedel på ett icke medicinskt sätt. VÅRA TIO BÄSTA TIPS 1 TA FRAM EN POLICY FÖR ALKOHOL OCH DROGER Se till att ha en tydlig policy för alko hol och droger som slår fast vad som gäller för arbetsplatsen. Det bidrar till en trygg och säker arbetsmiljö och värnar om med arbetarnas hälsa. enskilde möjlighet till självreflektion och kanske motivation till att ta ett första steg mot att söka stöd och hjälp samtidigt som det understryker att alkoholvanor och an vändning av droger är en arbetsmiljöfråga. 2 4 3 5 FRÅGA OM ALKOHOLVANOR I MEDARBETARSAMTALEN Låt frågor om alkohol alkoholva nor vara en naturlig del av frågorna om levnadsvanor under medarbetarsamtalen. Uppmuntra medarbetare att ta upp ohälso samma alkoholvanor genom att försäkra om att arbetsgivaren kan erbjuda hjälp och rehabilitering vid behov. ANVÄND KARTLÄGGNING OCH KONTROLLER Se till att de arbetsmiljö- och hälso kartläggningar samt medicinska kontrol ler i verksamheten tar upp frågor om al koholvanor och användning av droger på samma sätt som frågor om andra levnads vanor. Att ställa dessa frågor här ger den ERBJUD RÅDGIVNING Ge medarbetarna möjlighet att själ va ta kontakt med företagshälsan för rådgivning om sina alkoholvanor utan att inhämta arbetsgivarens tillstånd. Det kan motivera fler till att söka stöd och hjälp. Gör klart att ohälsosamma alkoholvanor inte utgör grund för uppsägning och att erbjudandet om rådgivning är en del av ert systematiska arbetsmiljöarbete för alla. ÖKA KUNSKAPEN Utbilda chefer och skyddsombud om tidiga tecken på ohälsosamma alko holvanor och användning av narkotika. Var uppmärksam på beteendeförändring ar, hög korttidssjukfrånvaro och försämrad prestationsförmåga hos enskilda medarbe tare. Arrangera inspirationsföreläsningar om hälsofrågor där alkoholvanor utgör en naturlig del för medarbetarna. Ökad kun skap ökar öppenheten och möjligheterna för kollegialt motiverande stöd. 6 VÅGA FRÅGA OCH VISA STÖD Att våga fråga är att bry sig om. Lita på din magkänsla om du miss tänker att en enskild medarbetare har Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 www. previa.se SVÅRA FRÅGOR ohälsosamma alkoholvanor. Lägg band på din rädsla för att ha fel och ta det svåra samtalet. Förbered dig väl och anlita gärna professionellt stöd. Dokumentera samtalet med fokus på fakta. Erbjud professionell rådgivning och skuldbelägg inte medarbe taren. Ohälsosamma alkoholvanor är van liga och går att förändra. 8 TÄNK IGENOM FESTEN Se till att det alltid finns möjlighet att vara nykter utan att det blir obe kvämt när det ordnas fester och andra so ciala aktiviteter i anslutning till arbetet. Var kreativ och finn andra aktiviteter än alkoholrelaterade som after work. Håll en restriktiv linje för hur mycket alkohol det bjuds på i samband med fester, representa tion och sammankomster. Erbjud ett full gott alkoholfritt alternativ. Tänk på att du själv är en förebild och har ett särskilt ansvar att agera med omdö me. Reflektera över hur ni pratar om al kohol i lunchrummet, vid fikabordet och i andra sammanhang. Var tydlig i er alko holpolicy och handlingsplan. 9 GLÖM INTE BORT LÄKE MEDEL OCH NARKOTIKA Användning av otillåtna substanser som narkotika är betydligt mindre vanligt än ohälsosamma alkoholvanor. Riskerna för arbetsmiljön och individens hälsa är dock många gånger större. Brukande av läkemedel på ett icke medicinskt sätt är dessvärre vanligt och beroendesjukdom förekommer precis som vid narkotika och inte sällan samtidigt med ohälsosamma alkoholvanor. Var därför uppmärksam på att detta förekommer. 7 GENOMFÖR SLUMPMÄSSIGA TESTER Inom verksamheter där stora krav på säkerhet ställs, exempelvis i trafiken, vid truckkörning, energiproduktion mm. rekommenderas att det regelbundet ge nomförs slumpmässiga alkoholutand ningsprov och drogtester. Låt dessa prov och tester också vara en del av rekryte ringsprocessen. Överväg att installera al kolås i tjänstefordon. www. previa.se 10 TA HJÄLP Anlita professionell rådgivning till stöd både för chefer och en skilda medarbetare. Förändrade levnads vanor kräver uppföljning, stöd och motiva tion. Vid rehabilitering krävs kunskap och erfarenhet. Medarbetarens behov avgör vil ka mål som sätts och vilken rehabiliterings metod som erbjuds. Med stöd av företags hälsan eller annan specialist kan man göra en kartläggning, ta fram åtgärdsförslag och ingå en rehabiliteringsöverenskommelse där både medarbetarens och arbetsgiva rens ansvar framgår. Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 25 26 SÅ ARBETAR VI � ��� SPECIALISTER över hela landet gör Previa till Sveriges mest kompetenta företagshälsa: rbetsmiljöingenjör, beteendevetare, ergonom, fysioterapeut, företagsläkare, företagssköterska, a hälsoekonom, h älsoutvecklare, organisationskonsult, legitimerad psykolog och telefonsjuksköterska. Vi skapar resultat genom människor Människor som mår bra har bättre förutsättningar att skapa goda resultat. Därför är vi på Previa övertygade om att företag och organisationer som prioriterar medarbetarnas hälsa är mer fram gångsrika. FYRA FAKTORER SOM GÖR SKILLNAD 1 2 EXEMPEL PÅ TJÄNSTER: EXEMPEL PÅ TJÄNSTER: EFFEKTIVISERA UTVECKLA DIN ORGANISATION DITT LEDARSKAP En organisation kan med rätt k unskap Några av framgångsfaktorerna i ett och redskap underlätta för medarbetare att bra ledarskap är att uppmärksamma med skapa resultat som ökar konkurrenskraf arbetare, föregå med gott exempel och tyd ten och leveransförmågan hos hela liggöra förväntningar. Chefen ska vara organisationen. ledaren för laget och tydliggö Previa hjälper din organisa ra åt vilket håll alla ska gå. En tion genom att stötta chefer framgångsfaktor för chefer UTBILDNINGAR na och personalavdelningen är att stimulera medarbetare inom hälsa, ledarskap i det löpande hälsoarbetet. till innovativt tänkande och och arbetsmiljö hittar Genom vår samlade speci uppmuntra nya idéer. du på www.previa.se/ utbilding alistkunskap inom hälsa, ar Previa ger konkreta verk betsmiljö och ledarskap har vi tyg i den operativa chefens hjälpt tusentals företag att effek vardag som gör förändringar tivisera sin verksamhet. Vi erbjuder hanterbara och hjälper cheferna att tjänster som hjälper till att skapa säkra och utveckla arbetssätt som stöder en kontinu hälsosamma arbetsplatser. erlig verksamhetsutveckling. •K artläggning och analys • Sjukfrånvarohantering och hälsorådgivning • Strategiskt hälsofrämjande arbete • Krisstöd, dygnet runt • Arbetslivsinriktad rehabilitering •C hefscoaching och chefshandledning • Ledarutveckling och ledarträning • Ledningsgruppsutveckling •3 60 feedback Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 www. previa.se SÅ ARBETAR VI FÅ GREPP OM HÄLSOLÄGET I DIN ORGANISATION SJUK OCH FRISK är ett verk tyg för effektiv frånvarohante ring. Som arbetsgivare slipper du resurskrävande administra tion samtidigt som vår hälso rådgivning hjälper medarbetare att bli friska. Dessutom ger tjänsten be slutsunderlag för arbetsmil jöarbetet, och skapar tydlig överblick över sjukfrånvarons orsaker. Det gör det enklare att ha koll på rehabiliteringsbehov och bemanningsplanering. På så vis kan Sjuk och Frisk bidra till lägre frånvaro, mins kade kostnader och ökat välbefinnande. – Den psykiska ohälsan ökar nu i arbetslivet. Vi fång ar ofta tidiga signaler och ger medarbetare professionella råd dygnet runt för att förebygga långtidsfrånvaro, säger Yvonne Anbåtels Lyngstad, telefonsjuk sköterska på Previa. Yvonne Anbåtels Lyngstad, telefonsjuksköterska på Previa. 3 4 EXEMPEL PÅ TJÄNSTER: EXEMPEL PÅ TJÄNSTER: ENGAGERA SKAPA EN POSITIV DINA MEDARBETARE ARBETSMILJÖ En förutsättning för att medarbeta Många associerar systematiskt ar re ska kunna och vilja vara engagerade och betsmiljöarbete med den fysiska miljön drivkraftiga i sitt arbete är att de mår bra på arbetsplatsen och fortfarande är den och har en sund balans mellan arbete en central del inom arbetsmiljöarbe och fritid. En genomtänkt stra tet. Allt större fokus läggs i dag på tegi kring hälsa och arbetskul den psykosociala arbetsmiljön, KONTAKTA tur är en god investering för mänskliga beteenden och re oss så berättar vi mer både medarbetare och or lationer samt hur man ska om hur vi kan hjälpa ganisationer. Dina medar par förutsättningar för med din organisation: betare ska känna arbets arbetare, och organisationer, 0771-23 00 00 glädje och engagemang på att må bra. previa.se arbetsplatsen. Våra tjänster är inriktade En sund arbetsplats är en på hela det systematiska arbets grund för en effektiv verksamhet miljöarbetet med allt från stöd i led som kan skapa lönsamhet, inte bara eko ningens strategiarbete till organisationsnomiskt utan även mänskligt. och ledarutveckling och kartläggningar. • • • • • Strategiskt hälsofrämjande arbete Hälsokartläggningar Hälsocoachning Medarbetarhandledning Rehab och arbetsförmågeutredningar • WellatWork: sömn och tobak www. previa.se • S ystematiskt arbetsmiljöarbete och arbetsmiljörevision •P sykosocial arbetsmiljökartläggning • Riskbedömning •B eteendebaserad säkerhet • Arbetsmiljöutbildning Previas handbok för ett bättre arbetsliv | © Previa 2014 27 www. previa.se RESULTAT SKAPAS AV MÄNNISKOR I Previas handbok för ett bättre arbetsliv delar vi med oss av vår erfarenhet och ger våra bästa tips till alla som verkar för välmående och välfungerande medarbetare och organisationer. ur skapar man en arbetsplats där människor H mår bra och presterar? ad är viktigast för att effektivisera en V organisation? ilka är framgångsfaktorerna för att utveckla V ledarskapet? Hur motverkar man negativ stress? Vad ska man tänka på inför det svåra samtalet? Previa är Sveriges ledande företagshälsa. Vi hjälper f öretag och offentliga verksamheter att skapa arbetsplatser där medarbetare, chefer och ledare trivs och skapar resultat. Resultat genom människor
© Copyright 2024