Att arbeta som valberedare
Att som arbeta valberedare AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE Innehåll Att arbeta som valberedare 3 SPF Sveriges Pensionärsförbund 4 1. Planera valberedningens arbete 5 2. Analys av verksamheten 7 3. Kriterier för styrelseledamöter 7 4. Utvärdering av den nuvarande styrelsen 8 5. Nomineringar och rekrytering 8 6. Förslag och förankring 9 7. Årsmötet 10 8. Utvärdering och uppföljning 11 Mallar 12 AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE Att arbeta som valberedare A tt arbeta som valberedare – är ett studiematerial som Studieförbundet Vuxenskolan, SV, tagit fram på uppdrag av SPF centralt. ”Att arbeta som valberedare”, vänder sig till ledamöter i valberedningar inom SPF och presenterar processen från planering av arbetet fram till presentationen inför årsmötet och därefter utvärdering och uppföljning. Valberedningens främsta uppgift är att förbereda och motivera val av kandidater till årsmöten. Det är ett ansvar som kan ha avgörande betydelse för SPFs framtid. SPF:s studiematerial ”Att arbeta som valberedare” är framtaget för att ge dig som ledamot eller ordförande i en valberedning ett verktyg för att arbeta strukturerat, metodiskt och effektivt. Målet är att de förtroendevalda som ni i valberedningen föreslår ska ha rätt kompetens för det arbete de ska utföra och de utmaningar de ställs inför. Efter varje kapitel finns frågeställningar att diskutera, och som vid sidan om material rekommenderas SVs material ”Bästa laget når målet”. Till materialet ”Att arbeta som valberedare”, finns en bilaga med mal- seni orer i tiden lar kopplade till de olika kapitlen som kan användas som ett stöd i valberedningens arbetsprocess. Det stora och avgörande arbetet för valberedningar görs inte på sammanträdena utan mellan mötena. Det gör att studiematerialet passar bäst att användas i en studiecirkel, parallellt med det ordinarie arbetet i valberedningen men under separata helt egna träffar. Om en studiecirkel startas ska deltagarna tillsammans med ledaren göra en arbetsplan. I studiecirkeln söker deltagarna kunskap genom samtal och diskussion. Ledaren för cirkeln ska vara godkänd av SV som gått en introduktion om vad det innebär att vara cirkelledare. Kontakta din närmaste SV-avdelning för hjälp med det pedagogiska stödet, eventuell framtagande av en arbetsplan, men också diskutera vilka ekonomiska förutsättningar som ska gälla. SV når du via www.sv.se eller via telefonkatalogen och under Eniro på www.eniro.sv.se Lycka till! 3 AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE SPF Sveriges Pensionärsförbund S veriges Pensionärsförbund bildades 1939 och är en medlemsorganisation för alla som har rätt till pension oavsett ålder. Förbundet är politiskt och religiöst obundet. SPF har cirka 262 000 medlemmar, drygt 850 föreningar och 27 distrikt. SPF har en bra hemsida där du hittar aktuell fakta om organisationen. www.spf.se. SPFs verksamhet utövas lokalt av föreningar, regionalt av distrikten och centralt av förbundet i samverkan. SPF arbetar för en bra äldrepolitik, inte minst den ekonomiska, verkar i pensionärsråd i kommuner och landsting och bildar opinion i viktiga äldrefrågor. I SPFs arbete är inflytande, valfrihet och livskvalitet tre viktiga ledord. SPF arbetar med folkhälsa och friskvård. De lokala föreningarna har många aktiviteter. SPF arrangerar årligen cirka tio riksmästerskap. Kompetensutveckling är viktig för SPFs medlemmar. Föreningarna erbjuder studiecirklar, föreläsningar och kulturaktiviteter liksom intressanta resor, rundvandringar och studiebesök. En viktig uppgift för Detta får man för medlemsavgiften: • • • • • • 4 M öjlighet att påverka de viktiga äldrefrågorna. M öjlighet att teckna en förmånlig olycksfallsoch livförsäkring. M ötesförsäkring, en olycksfallsförsäkring som gäller under SPF mötet. M edlemskort som ger rabatt på allt från energi till resor och tidningar. M edlemstidningen Veteranen nio gånger om året. Idrottstävlingar och motionsaktiviteter. föreningarna är att hitta aktiviteter som stimulerar till gemenskap. Enbart fantasin sätter gränser. Modevisningar, kåserikvällar liksom pimpelfiske, skoterfärder och kaffekalas. Inre och yttre verksamhet Det viktiga arbetet i SPF sker i föreningarna bland våra medlemmar. Det är den inre verksamheten. Medlemmarna kan vara aktiva på olika sätt t ex genom att delta i möten och aktiviteter, att följa med på resor och utflykter eller att medverka via nätet. Föreningarnas viktigaste uppgift under åren 2011 – 2014 är att förnya möten och program. Distrikten ska starta och stödja det lokala förnyelsearbetet. SPF ska också påverka samhället. Det är den yttre verksamheten. Att förnya och utveckla den inre verksamheten är en uppgift för föreningen. För den yttre verksamheten har hela förbundet ansvar. Förutsättningen för att delta i arbetet i valberedningen är att kunskapen om vad SPF vill är känt och delas av alla. Valberedningens uppgift och ansvar En av de viktigaste egenskaper för ledamot i valberedningen är att inneha god kunskap om vad SPF står för och ha stort intresse för SPF-organisationens idé och mål. Som valberedare har du en nyckelposition i SPF. Valberedningens arbete har en avgörande betydelse för SPF-organisationens framtid. Valberedningens uppgift är att föreslå kandidater till uppdrag inom organisationen och noggrant motivera förslagen till årsmötet. Vilka val som ska göras på årsmötet regleras i stadgarna, men kan också återfinnas i beslut som fattats av tidigare årsmöten. seni orer i tiden AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE Då valberedningens uppgift är att föreslå vilka personer som ska sitta på olika poster, är det viktigt att dessa består av personer med ett stort kontaktnät och som är utåtriktade och har lätt för att knyta nya kontakter. Det slutliga förslag som valberedningen lägger fram vid årsmötet ska helt och hållet vara valberedningens verk och det är de röstberättigade årsmötesdeltagarna och inga andra som ska fatta de avgörande besluten. Att sitta i en valberedning kan vara ett krävande uppdrag. Man ska ha god kännedom om verksamhetens stadgar, mål och verksamhet och vilka krav som kommer att ställas i framtiden och dessutom ha människokännedom och ibland mod. Valberedningsarbetet kan innehålla en del problem. Se förslag på olika påstående, se mall 1. Gemensamt för alla valberedningar är att de föreslår vilka personer som ska ingå i styrelsen. Det handlar om förslag till styrelseordförande, övriga ledamöter i styrelsen, ersättare i styrelsen, revisorer, ombud som företrädare i nästa led samt presidium vid årsmötet; ordförande, sekreterare, justerare och rösträknare. Om arvoden och andra ersättningar betalas ut till förtroendevalda blir det ofta valberedningens uppgift att utreda och föreslå nivåer på hur mycket som ska betalas ut. Valberedningen väljs av årsmötet, men det är nästan aldrig ett val som valberedningen själv föreslår kandidater till. Valet förbereds av årsmötespresidiet i samråd med ledningens förtroendevalda. Valberedning har tystnadsplikt angående uppgifter de får vetskap om i sin egenskap av valberedning. seni orer i tiden Valberedningens process och arbetssätt Genom att arbeta strukturerat ser ni till att valberedningens förslag till årsmötet blir väl underbyggda, genomtänkta och motiverade. Syftet med detta arbetssätt är att de personer ni föreslår tillsammans ska ha de kompetenser som behövs för att kunna leva upp till de mål och förväntningar som finns. De olika stegen för att nå dit är: 1. Planera valberedningens arbete 2. Analys av verksamheten 3. Kriterier för styrelseledamöter 4. Utvärdering av den sittande styrelsen 5. Nomineringar och rekrytering 6. Förslag och förankring 7. Årsmötet 8. Utvärdering och uppföljning 5 AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE 1. Planera valberedningens arbete Se gärna till att ert första möte med valberedningen äger rum strax efter årsmötet, så att ni på ett tidigt stadium är överens om vilka uppgifter ni har och hur ni kan lägga upp det kommande valberedningsarbetet. Gör en tidsplan för arbetets gång. Det är en fördel om styrelsens ordförande och valberedningens ordförande träffas i samband med valberedningens första möte för att stämma av planläggningen av valberedningens arbete. Som stöd i valberedningens arbete kan man göra en checklista. Se förslag, mall 2. Några av valberedningens uppgifter att behandla är: Vilka val ska förberedas? • T itta i stadgarna vilka funktioner som ska väljas vid årsmötet Vilka utmaningar står verksamheten inför? • V ilka svårigheter och möjligheter står verksamheten inför? • F inns det speciella problem som måste lösas? • V ad kommer att krävas av den nya styrelsen? En praktisk fråga är att på ett tidigt stadium bestämma hur ni ska hantera situationer där ni i valberedningen inte är överens. Det finns i grunden två olika förhållningssätt till hur dessa frågor hanteras: majoritetsbeslut eller vetorätt. • Vid majoritetsbeslut avgörs frågan där ni är oense helt enkelt genom att ni röstar, och den sida som får flest röster vinner. • Vetorätt innebär att det räcker med att någon i valberedningen inte tycker att en person ska föreslås för att det namnet ska falla. Hur fungerar dagens styrelse? • • • • L äs protokoll, gör närvarostatistik D elta gärna någon gång i styrelsen T ala med ledamöterna i styrelsen om hur de tycker att dagens styrelse fungerar G enomföra utvecklingssamtal med styrelsens ledamöter Att driva verksamheten är en uppgift för ett lag – där behövs personer som kan komplettera varandra • • • • 6 P ersoner som har idéer till verksamhetsutveckling K ontakter. Behövs nätverk, politikerkontakter, mediekontakter? E konomi. Klarar man budget, bokföring och ekonomiska rutiner? P ersoner som kan engagera andra, få medlemmar att trivas? Diskutera • • • • H ur ska valberedningens arbete läggas upp? H ur ska du göra om du vill föreslå någon som sitter i valberedningen till någon post? Ska det inte vara möjligt, eller får den personen i så fall avgå ur valberedningen? När sker det i så fall? F ör- och nackdelar med majoritetsbeslut och vetorätt! seni orer i tiden AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE 2. Analys av verksamheten Det är viktigt att valberedningen är väl insatt i organisationens värderingar, ändamål, vision, mål, profil och strategier. Information finns att hämta i organisationens interna styr- och måldokument såsom kongressbeslut, verksamhetsplaner, strategiska utvecklingsplaner och antagna riktlinjer samt policydokument. Ta gärna hjälp från styrelsen eller ledningen för att diskutera dessa frågor.¨ Det är också angeläget att valberedningen tar reda på vilka utvecklingsprojekt som pågår och hur den ekonomiska planen ser ut i förhållande till de mål som satts upp. Om valberedningen behöver mer information för att förstå verksamhetens ställningstagande kan man genomföra en omvärldsanalys, en s k SWOT-analys. Det är ett analysredskap för att tydliggöra organisationens styrkor, svagheter, möjligheter och hotbild. SWOT är en förkortning av S = Strengths (Styrkor), W = Weakness (Svaghet), O = Opportunities (Möjligheter) och T = Threats (Hot). Se mall 3. Diskutera • • • H ur ser visionen och målen ut för styrelsen som grupp? H ur stödjer dessa organisationens övergripande ställningstagande och vilka slutsatser kan dras på kort och lång sikt? S er ni några framtida förändringar som kan påverka styrelsens uppgifter och mål? seni orer i tiden 3. K riterier för styrelseledamöter Med utgångspunkt från vad som är bra för organisationen behöver valberedningen få en överblick över vilken kompetens som krävs för att lösa de uppgifter som behövs för att nå de uppställda målen. I begreppet kompetens ingår till exempel kunskaper, färdigheter, erfarenheter, kontakter liksom värderingar och attityder. Kompetens är långt mer än kunskaper. Vi finner svaren på vad som är kompetens utifrån vad en person ska vilja, ska kunna, ska kunna göra och ska kunna utveckla. Styrelsearbete är ett lagarbete. Det krävs personer med olika egenskaper, inriktning, intresseområden och kompetenser som kan arbeta bra tillsammans. Bra personlighetstyper att ha med i förslaget är: • Förvaltaren • Genomföraren • Idésprutan • Nätverkaren • Visionären Diskutera • • • • K räver framtiden en annan kompetens i styrelsen än den som hittills har behövts? V ilka kompetenser behövs i styrelsen för att den ska kunna utföra sina uppgifter och nå sina mål? (Skriv ned på en lista som tas med i det fortsatta arbetet med rekrytering) H ar ni några andra kriterier som ska vara vägledande när ni försöker sätta ihop den bästa styrelsen? V arför är det viktigt att ta hänsyn till jämställdhet och mångfald? 7 AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE 4. Utvärdering av den nuvarande styrelsen När ni vet vilken kompetens ni söker hos er framtida styrelse är det dags att utvärdera den nuvarande styrelsen. Valberedningen behöver inte bara skaffa sig en bild över hur styrelsen fungerar som lag, utan även vilken kunskap, kompetens och erfarenhet som var och en av ledamöterna har. Trots att mycket fokus ligger på att ta fram en ny styrelse finns även andra poster som ska tillsättas och utvärderas. Ni har möjligheter att delta på ett eller flera styrelsemöten för att med egna ögon se hur arbetet fungerar. Ett annat sätt att hålla er informerade om arbetet i styrelsen är att prata med revisorer eller med andra personer som har kännedom om styrelsens arbete. Det är också bra för valberedningen att veta om någon har avsagt sig uppdraget. Har uppdraget inte varit vad personen förväntade sig. Om det händer är det viktigt att höra på vilket sätt den förtroendevalda tycker att verkligheten skiljer sig från den information han eller hon hade då vederbörande tackade ja till uppdraget. Med den kunskapen i bagaget kan ni förhoppningsvis undvika att samma sak sker nästa år. Det finns inget som hindrar att någon som var förtroendevald för några år sedan kan bli aktuell igen. Er uppgift är att försöka hitta rätt person till varje post, utan en massa fördomar och skygglappar. Inventera vilken kompetens som finns idag. Skriv ner några frågor som ni ställer till styrelsens ledamöter. Se även mall 4. Diskutera Det kan vara V arför ska man utvärdera • bra att skicka ut hur de för-troendevalda har frågor till de som skött sitt uppdrag? är förtroendevalda Varför är det bra att låta uti förväg, så att de • vecklingssamtalen stanna kan förbereda sig inom valberedningen? inför utvecklingssamtalet med er. 8 5. N omineringar och rekrytering Att hitta nya kandidater är inte alltid lätt, men för en valberedning som arbetar under hela verksamhetsåret ökar möjligheterna. Valberedningsarbetet måste få ta tid, så använd er av ett brett nätverk utifrån årsmötet, personalen, aktiva inom organisationen, vänner och bekanta. På så vis borde ni få en god överblick över vilka påläggskalvar som finns, både bland de som är aktiva på möten och bland de som kanske inte syns och hörs lika mycket men ändå gör viktiga insatser. Oavsett hur bra personkännedom och stora kontaktnät ni som sitter i valberedningen har finns det alltid bra kandidater därute som ni inte redan känner till. Därför är nomineringsprocessen i organisationen så viktig. Genom att gå ut tidigt och sedan konsekvent under året uppmana medlemmarna att kontakta er om de vill nominera någon inför nästa år ökar ni chansen att få förslag på personer. Berätta gärna för medlemmarna att de kan föreslå sig själva. Det finns oskrivna regler i en del organisationer som säger att det inte är fint att visa att man vill ha ett uppdrag, men de borde skrotas. Behandla alla namn som kommer in så likvärdigt som möjligt. Ni kan också rekrytera den som inte är medlem men är beredd att bli det. Leta bland dem som nyligen blivit pensionärer. Många tycker det är svårt att fråga den man vill ska kandidera till en plats i styrelsen. Nervärdera aldrig uppdraget. Förklara istället vad uppdraget innebär och varför ni tror att just hon/han skulle passa så bra. Beskriv behoven som finns. Speciellt viktigt är det att informera den som tar på sig att bli revisor, att den personen vet om att de kan bli betalningsskyldiga om styrelsen har ägnat sig åt några felaktigheter och de har underlåtit att ta seni orer i tiden AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE upp det i sin revisionsrapport och ändå förordat att bevilja styrelsens ansvarsfrihet. Förslag på frågeformulär som stöd vid nyrekrytering, mall 5. Ett bra sätt för att få en god överblick över olika personers kompetenser är att be alla nominerade, även de som redan arbetar i styrelsen, att fylla i en kompetensprofil. Den bör bestå av de kompetenser som valberedningen listade som de viktigaste då ni tog fram lämpliga kriterier för styrelseledamöter. Förslag på personliga kompetensprofiler, mall 6 I en nomineringssedel fyller man i kandidatens personuppgifter och kryss för vilket uppdrag man nominerar samt motivering till kandidaturen. Förslag på nomineringssedel, mall 7. Diskutera • • • ur kan du göra för att H få in fler nomineringar? V arför ska man bereda alla namnen så likartat som möjligt? Finns det någon anledning att försöka övertala någon som inte är intresserad? ”Behandla alla namn som kommer in så likvärdigt som möjligt. Ni kan också rekrytera den som inte är medlem men är beredd att bli det. Leta bland dem som nyligen blivit pensionärer.” seni orer i tiden 6. Förslag och förankring Om det finns fler föreslagna kandidater än det antal som skall väljas måste valberedningen avgöra vem eller vilka som ska föreslås. Ni vet redan vilka kompetenser ni söker, men därutöver finns det även en del andra aspekter att ta hänsyn till. Att alla de som är aktuella är kunniga och intresserade kan man ta för givet, men var noga med att se till att de också har tid att engagera sig så mycket som uppdraget kräver. Ur jämställdhetsperspektiv bör det vara en jämn fördelning mellan män och kvinnor med i styrelsen samt att kandidaternas åldrar är spridda. Det är viktigt att det finns flera olika kompetenser och roller i styrelsen. Även om det inte är valberedningens uppgift att föreslå vem som får rollen som sekreterare, kassör eller utbildningsansvarig i styrelsen är det ändå en fördel om ni har tänkt igenom även dessa poster och vet att det finns minst en person bland de föreslagna som är villig att ta på sig den rollen. Det kan vara både svårt och känsligt att berätta för den som vill, men inte kommer med i ert förslag. För att mildra den besvikelsen ska ni på ett respektfullt och ärligt sätt redogöra för vilka kompetenser ni har prioriterat och hur ni har tänkt. Tänk också på att hålla det samtalet innan ni går ut med ert förslag. På så vis kan personen dra tillbaka sin kandidatur utan att behöva tappa ansiktet. Då ni har talat med alla de som har nominerats, både de som kom med i förslaget och de som inte gjorde det, kan det vara klokt att förankra ert förslag i nuvarande styrelsen. 9 AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE Det är extra viktigt att förankra ert beslut om ni föreslår stora förändringar. Nästa steg är att skriva ert förslag, så att det kan skickas tillsammans med årsmöteshandlingarna. Ta inte bara med de olika namnen, utan redogör kort för hur ni har arbetat, vilka kompetenser ni anser behövs utifrån den analys ni har gjort och lämpliga kriterier för kandidaterna. Skriv också gärna en kort presentation av varje namn och varför just den personen föreslås. Om ni lät alla fylla i var de anser att de står i en personlig kompetensprofil (mall 6) kan ni nu sammanställa resultatet i ett gemensamt diagram för er styrelse. Förslag på sammanställning av en kompetenskarta för hela styrelsen mall 8. Diskutera • • • • Ä r det värt att chansa på en person som inte alla redan känner? Ä r det rätt att låta någon vara kvar för att inte bli ledsen? När sker det i så fall? V arför är det viktigt att tala även med de som inte blir föreslagna som ledamot i styrelsen? 7. Årsmötet På årsmötet måste någon av er i valberedningen föredra ert förslag. Börja med att berätta hur ni har arbetat under året och hur nomineringsprocessen har sett ut. Det är också ett bra tillfälle att presentera de olika personerna och motivera varför ni har valt just dem och vilka kompetenser ni har försökt få ihop. Ibland händer det oväntade saker på ett årsmöte. Skulle någon av de föreslagna personerna dra sig tillbaka under mötet bör valberedningen be om en kortare ajournering, så att ni kan komplettera ert förslag. Det kan också hända att någon av de som inte kom med i ert förslag lägger ett motförslag under mötet. Då bör alla i valberedningen vara beredda att gå upp och försvara det förslag ni har arbetat fram under så lång tid. Diskutera • • • • 10 V em bör föredra ert förslag på årsmötet? Varför? V ad gör valberedningens förslag bättre än ett förslag som kommer först på mötet? Vem förberedde valet av ny valberedning? V arför ska man bara ta upp kandidaternas positiva egenskaper och inte berätta varför andra är olämpliga? seni orer i tiden AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE Det sista valet på årsmötet är val av ny valberedning. När den nya gruppen blir vald är ert uppdrag formellt över. Det är dock bra om ni har någon form av överlämning och sitter ner med den nya valbredningen och berättar mer i detalj hur ni har arbetat. Det är ofta en fördel om inte hela valberedningen byts ut på en gång. Vem föreslår ledamöter i valberedningen? Valet av valberedning brukar ske sent på årsmötet, ibland t o m som sista punkt före eventuella avtackningar. Vem ska förbereda det valet? • O rdföranden på årsmötet kan ha den uppgiften • S tyrelsen kan utse en arbetsgrupp som föreslår ny valberedning • D en sittande valberedningen kan åta sig även den uppgiften 8. U tvärdering och uppföljning Nu är ert arbete formellt över, men ni bör ändå göra en utvärdering och uppföljning. Uppföljningen har två syften. Dels att ge er chansen att diskutera igenom om det arbete ni lade ner fick det önskade resultatet eller inte. Det andra skälet är att se om ni har lärt er något av det gångna årets arbete som ni kan ha nytta av i framtiden. Diskutera • • • • V ad fungerade bra under valberedningsarbetet och varför? Vad fungerade mindre bra? Varför? Vilka lärdomar kan du dra av detta inför framtiden? Verkar den nytillsatta styrelsens arbete fungera som du hade hoppats? • F rågan delegeras på årsmötet till den nyvalda styrelsen. ”En av de viktigaste egenskaper för ledamot i valberedningen är att inneha god kunskap om vad SPF står för och ha stort intresse för SPF-organisationens idé och mål. Som valberedare har du en nyckelposition i SPF. Valberedningens arbete har en avgörande betydelse för SPF-organisationens framtid.” seni orer i tiden 11 AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE Mall 1 Valberedningens uppgifter och ansvar ”Som valberedare har du en nyckelposition. Som valberedare har du en nyckelposition. Valberedningens arbete har en avgörande betydelse för föreningens framtid. De förslag som valberedningen lämnar till ett årsmöte brukar nästan alltid antas. I praktiken tas därför de kanske viktigaste besluten redan före årsmötet – av valberedningen. Vilka personer valberedningen väljer till styrelsen kommer att påverka organisationens inriktning, ambitioner och effektivitet. Valberedningsarbetet kan innehålla många problem. Fundera ett slag över vilka av följande påståenden som är aktuella hos er. Påstående Stämmer Stämmer inte Vi har inte så stor funktion att fylla eftersom vi oftast endast behöver föreslå omval Det är svårt att hitta personer som vill engagera sig i styrelsearbetet Vår styrelse består till största delen av ledamöter som nominerats från organisationen Vi hamnar ofta i tidsnöd och får föreslå första bästa som vi kan övertala att ställa upp Ibland ser vi behov av förändringar i styrelsens sammansättning, men kan inte göra något förrän ledamöter själva avböjer omval Vi får för liten information om vad som händer i styrelsen för att kunna göra ett bra valberedningsarbete Sammanfatta de problem som ni upplever ha inom valberedningsarbetet 12 seni orer i tiden AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE Mall 2 Planera valberedningens arbete Förslag på Checklista för valberedningen Åtgärd Ej aktuellt Klart den Anmärkning Läst de handlingar från riksorganisationen som påverkar vår situation Läst styrelseprotokoll Läst andra handlingar som belyser situationen och organisationens behov inför kommande år Gjort en bedömning av vilka krav som kommer att ställas på styrelsen kommande år Genomfört* kompetens- och nätverksinventering Intervjuat nuvarande styrelse Har gjort en bedömning av kompetensbehov och rekryteringsbehov av styrelsens kommande mandatperiod Rekryterat ordförande och ev vice ordförande och andra i stadgarna angivna funktionärer ”Det är en fördel om styrelsens ordförande och valberedningens ordförande träffas i samband med valberedningens första möte för att stämma av planläggningen av valberedningens arbete.” Rekryterat styrelseledamöter och ev ersättare Rekryterat revisorer Rekryterat presidium och övriga funktionärer till årsmötet Förslag till styrelsearvoden Skrivit valberedningens förslag Kallat tilltänkta nyvalda till årsmötet * Se MALL 4 (Utvärdering av den sittande styrelsen) för inventering av kompetens som finns idag seni orer i tiden 13 AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE Mall 3 Analys av verksamheten FÖRENINGEN Frågeställningar som vägledning: Styrkor Styrka Svaghet Inom vilka områden har vi ett försprång? Vad gör vi bra? Vilka styrkor anser andra att vi har? Svagheter Möjlighet Hot Vad kan vi förbättra? Vad gör vi dåligt? Vad bör vi undvika? Vilka svagheter anser andra att vi har? Möjligheter Vilka möjligheter möter oss? Hur har förutsättningarna för att arbeta med organisationens utveckling förbättrats? OMGIVNINGEN Tillvägagångsätt 1. Bestäm analysområde (kan vara organisationen i stort eller någon specifik del, såsom styrelsen, marknad/konkurrens, verksamhet, personal eller dylikt). Hot Vilka hinder möter oss? Vad gör man inom andra organisationsled? Ändras omvärldens förutsättningar på ett sätt som påverkar oss? 2. Identifiera och lista styrkor och svagheter inom detta område (egna förutsättningar). 3. Identifiera och lista hot och möjligheter som påverkar ifrån omvärlden. 4. Diskutera analysen. Utveckla strategier och handlingsplan. 14 ”Det är också angeläget att valberedningen tar reda på vilka utvecklingsprojekt som pågår och hur den ekonomiska planen ser ut i förhållande till de mål som satts upp.” seni orer i tiden AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE Mall 4 Utvärdering av den sittande styrelsen Förslag på frågeformulär till nuvarande styrelseledamöter Valberedarens namn Datum Styrelseledamotens namn Telefon Mobil e-post Vilket eller vilka uppdrag har du för styrelsen idag? Hur länge har du haft den posten? Egen mötesnärvaro under senaste året Vilka uppdrag har du tidigare haft för organisationen? Har du några andra uppdrags- eller styrelseerfarenheter? Står du till valberedningens förfogande för någon eller några befattningar? Vilka? Varför vill du fortsätta/Varför vill du sluta arbeta i styrelsen? Vad är din målsättning med styrelsearbetet? ”Det finns inget som hindrar att någon som var förtroendevald för några år sedan kan bli aktuell igen. Er uppgift är att försöka hitta rätt person till varje post, utan en massa fördomar och skygglappar. Hur tycker du att det varit att sitta i styrelsen? Vad är det bästa med styrelsen som helhet? Finns det någonting du vill ändra på i styrelsens arbete? Upplever du att kraven på dig som styrelseledamot har ändrats under året? Hur? Vilken kompetens behöver tillföras styrelsen? Vilka frågor tycker du att det är viktigt att man tar tag i under de kommande åren? Har du några frågor som du skulle vilja lyfta fram utöver dessa? seni orer i tiden 15 AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE Mall 5 Nominering och rekrytering Förslag till frågeformulär vid nyrekrytering till styrelsen Valberedarens namn Datum Kandidatens namn Telefon Mobil e-post Står du till valberedningens förfogande för någon eller några befattningar? Vilken/vilka? Har du några andra uppdrags- eller styrelseerfarenheter? Vad i vår verksamhet gör dig engagerad? Vilka mål vill du nu uppnå med styrelseuppdraget? Vilka är dina styrkor och svagheter? Vad kan du tillföra styrelsen och organisationen? Vilka utvecklingsbehov har du? Hur mycket tid är du beredd att satsa på förtroendeuppdraget? Är du villig att genomgå ett introduktionsprogram för nya styrelseledamöter? Har du några referenspersoner, om vi skulle vilja kontakta dem? Vilka frågor tycker du att det är viktigt att man tar tag i under de kommande åren? Har du några frågor som du skulle vilja lyfta fram utöver dessa? ”Oavsett hur bra personkännedom och stora kontaktnät ni som sitter i valberedningen har finns det alltid bra kandidater därute som ni inte redan känner till.” 16 seni orer i tiden AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE Mall 6 Nominering och rekrytering Förslag på personlig Kompetensprofil Kandidat/styrelseledamot Namn: Stor erfarenhet Lite erfarenhet Ingen erfarenhet Generellstyrelseerfarenhet styrelseerfarenhet Generell Generellledarerfarenheter ledarerfarenheter Generell Erfarenhetavavorganisationens organisationens Erfarenhet verksamhetsområde verksamhetsområde Analytiskförmåga förmåga Analytisk Organisationsförmåga Organisationsförmåga Ekonomiskafrågor frågor Ekonomiska Juridiskafrågor frågor Juridiska Informationoch och marknadsföring Information marknadsföring Administration Administration Internationellafrågor frågor Internationella Politik Politik Personalfrågor Personalfrågor Förmågaattattskapa skapa nätverk Förmåga nätverk ”Det är viktigt att det finns flera olika kompetenser och roller i styrelsen.” seni orer i tiden 17 AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE Mall 7 Förslag på Nomineringssedel ”Ibland händer det oväntade saker på ett årsmöte.” Kryssa för nominering till aktuellt uppdrag: Ordförande Vice ordförande Styrelseledamot Revisorssuppleant Verksamhetsrevisor Ombud Valberedning Övrigt, nämligen: Revisor Namn och personnummer Postnummer Ort Telefon Mobil e-postadress Yrke/befattning Motivering till kandidaturen Nomineringssedeln ska vara valberedningen tillhanda senast den 18 seni orer i tiden Ord Förslag på Kompetenskarta för styrelsen föra nde Mall 8 Vice ordf öran de Led amo tA Led amo tB Led amo tC Led amo tD Led amo tE Led amo tF Led amo tG AT T ARB E TA SO M VA LB EREDARE Generell styrelseerfarenhet Generell ledarerfarenhet Erfarenhet av verksamhetsområdet Analytisk förmåga Organisationsfrågor Ekonomiska frågor Juridiska frågor Information och marknadsföring Administration Internationella frågor Politik Personalfrågor Förmåga att skapa nätverk ”Nu är ert arbete formellt över, men ni bör ändå göra en utvärdering och uppföljning. Uppföljningen har två syften. Dels att ge er chansen att diskutera igenom om det arbete ni lade ner fick det önskade resultatet eller inte. Det andra skälet är att se om ni har lärt er något av det gångna årets arbete som ni kan ha nytta av i framtiden.” seni orer i tiden 19 SPF Sveriges Pensionärsförbund Besöksadress: Hantverkargatan 25, 8 trappor Box 22574, 104 22 Stockholm Telefon 08-692 32 50 • Fax 08-651 09 29 E-post: info@ spfpension.se • Hemsida: www.sfpension.se
© Copyright 2024