Projektkunskap och -ledning Lena Löfdahl [email protected] Introduktion Lena: Lärare IT-Rekryterare Projektledare IT-Ansvarig Affärsansvarig Introduktion Ni: Förkunskaper? Vad vill ni ha ut av kursen? Syfte Kursen ska ge kunskaper i hur man sätter mål för ett projekt. Den går igenom hur resurser allokeras till projektet, hur val av metoder går till, hur projektet planeras och hur avrapportering och uppföljning kan gå till. Kursen tar även upp projektledarskap och konflikthantering. Syfte Sätta upp mål för ett projekt och sedan planera och allokera resurser för att kunna uppnå detta mål. Förklara olika system för genomförande, utvärdering och uppföljning av projekt. Förklara vilket ansvar som ligger på projektledaren och förklara olika ledarstilar. Introduktion Ni: Förkunskaper? Vad vill ni ha ut av kursen? Kursens innehåll Projekt som arbetsform Initiering av projekt Förstudie Planering av projekt Ekonomi, risk och kvalitet Skapa projektgruppen Kunskapshantering Konflikthantering Genomförande av projekt Leda och arbeta i projekt Resultat av projekt Avsluta projekt Projektmodeller CVS system Tentamen/Redovisning Lektionerna Upplägget på lektionerna kommer att variera Föreläsningar kommer att varvas med kortare och längre uppgifter och laborationer inom aktuellt ämne Vi bygger tillsammans upp en presentation av våra resultat Efter dagens slut kommer föreläsningen att läggas ut på Jensen online. Kurstillfällen v 48 Datum Innehåll 24/11 Introduktion, Projekt som arbetsform, Initiering av projekt, Förstudie 26/11 Planering av projekt 27/11 Ekonomi, risk och kvalitet Kurstillfällen v 49 Datum Innehåll 1/12 Skapa projektgruppen, kunskapshantering 2/12 Genomförande av projekt, leda och arbeta i projekt 3/12 Resultat av projekt, avsluta projekt 4/12 Projektmodeller 5/12 Projektmodeller Vi samarbetar med DAK08 och ni har lektioner mellan 13-16 på dagarna. Kurstillfällen v 50 Datum Innehåll 8/12 CVS System 10/12 Repetition 11/12 Tentamen/Redovisning, Avslutning av kursen Betygen… Betygsgrundande moment i kursen kommer vara: Gruppuppgifter, Individuella uppgifter, Skriftlig tentamen. Betygen man kan få är IG, G och VG. För att få godkänt i kursen måste man klara av provet och uppgifterna. Utöver skriftliga tentamina och arbeten kommer den studerandes närvaro, engagemang, aktiva deltagande och visade kunskaper under lektionerna att spela en ”vågmästarroll” vid betygsättningen! Synpunkter? Sätt er ner i grupper om ca tre personer och diskutera igenom kursens innehåll med tyngdpunkt på: Är det något som saknas? Vad vill ni att vi ska ta upp? Vad vill du ha ut av kursen? Synpunkter: Nätverksövning – bra och dålig Vi ska ha roligt Bra grej att ha läst i framtiden Några sköna verktyg/metod/tanke bakom/hur man ska tänka/bra mall/lathund att ta med sig Bra komplement till utbildningen, lite andra ansvarsområden Grupp (hela klassen vore kul), 5-7 pers eller mindre. Gärna individuellt också Man kan starta eget efteråt Jobba problemfokuserat /behovsfokuserat/ lösningsfokuserat Kurslitteratur: Titel: Projektledning Titel: Författare:: Författare Bo Tonnquist Förlag:: Bonnier Utbildning Förlag ISBN 10: 9162280465 Pris:: Cirka 310kr + frakt Pris http://www.bokus.com/b/9162280465.html Kursplanen finns på JENSENOnline PROJEKT SOM ARBETSFORM, INITIERING AV PROJEKT, FÖRSTUDIE Del 1: Projekt som arbetsform Projekt är ett sätt att organisera sig… Varför behöver man organisera? Uppgift 1.1 Dela in er 3 och 3 och kom på så många som möjligt av följande: Anledningar till att man organiserar Fördelar med att organisera Nackdelar med att organisera Varför behöver man organisera? Anledningar till att man organiserar: Utnyttja kunskaper Alla vet vad som ska göras Ansvarsfrågan klargörs Jobba effektivt Bättre om man har större arbetsuppgifter Bidrar till harmonin inom gruppen, ordning och reda Fördelar med att organisera: ... Nackdelar med att organisera: … Varför behöver man organisera? Fördelar med att organisera: Effektivisering av allas kunskaper Resursfördelning Man kan förkorta tiden det tar Större chans att fler blir nöjda med resultatet Man kan spara pengar Nackdelar med att organisera: Passar inte alla Funkar inte gruppen står det still Det kan gå åt skogen om gruppdynamiken inte stämmer För mycket kompromissande så att ingen är nöjd med resultatet Om inte informationen kommer fram om hur man har organiserat, och man har organiserat dåligt Konflikter Rutin eller Projekt Rutin Görs kontinuerligt Projekt Har ramar Varje dag Varje vecka … Tid Följer ett mönster Konstant Mål Pengar Resurser Temporärt Olika typer av organisationer Hierarkiskt styrd Ledning Fasta chefer Fasta arbetsgrupper Projektstyrd Ledning Rörliga chefer Rörliga projektgrupper Projekt är en tillfällig organisation Projekt ska uppnå resultat Projektet Projektvision Projektmål Förstudie Kravspecifikation Företaget Affärsmål & Vision Projekt görs i organisationer Många projekt parallellt Projekt samarbetar ofta Projekt delar ofta på samma resurser Utanför projektet finns någon form av ledning som styr de stora bitarna kring projektet Ledning Initierar, följer upp och avslutar projekt Säkerställer att projekt ligger i fas med affärsmålen Tilldelar resurser Samordnar projekt inom verksamheten Tillhandahåller styrverktyg och projektmodeller Hanterar organisationens affärsmöjligheter och risker Ställer krav på projektledaren Projektledningen Se till att projektmålet uppnås Kommunicera och delegera uppgifter Engagera och motivera projektdeltagare Tillämpa styrverktyg och projektmodeller Rapportera utfall och hantera ändringar Hantera affärsmöjligheter/risker som berör projektet Projektgruppen Se till att delegerade uppgifter utförs Följa organisationens kvalitetssystem, metoder och rutiner Föreslå förbättringar av lösningar, processer och planer Kommunicera läget Rapportera möjligheter och risker som de upptäcker Ledningens verktyg Beslutspunker Grindar, Göra mer Tollgates Tollgate Beslut Avsluta Projektet Fortsätta… Det är ledningens/beställarens uppgift att ta beslut vid beslutspunkterna Projektledares verktyg Etappmål Milstolpar, Milestones En punkt där något ska ha uppnåtts Fungerar som avstämningspunkter Är projektet i fas? De olika delarna i ett projekt Den vanligaste modellen: Förstudie Planering Genomförande Avslut Vad händer i de olika momenten? Förstudie Planering Genomförande Avslut Uppgift 1.2 Dela in er 3 och 3 och diskutera och ta reda på vad som händer i de olika momenten. Vilka tollgates och milestones kan förekomma? Vilka personer är engagerade var? Vilka arbetsuppgifter förekommer var? Vilka undermoment kan förekomma i de olika momenten? Exempel Förstudie Ledning Planering Projektledning Projektgrupp Genomförande Avslut Generellt Exempel Förstudie Ledning Planering Projektledning Projektgrupp Genomförande Avslut Milestones Exempel M2 M1 M3 M4 M6 M5 M7 Milestones & Tollgates Styra T T T T T Leda M M M M M Utföra M M M T INITIERING AV PROJEKT Det första som händer helt enkelt. Först ska man avgöra om det är ett projekt. Hur vet man om något är ett projekt? Uppgift 1.3 1) Dela in er 3 och 3 och diskutera och ta reda på vilka kriterier som ska uppfyllas för att något ska klassas som projekt. 2) Andra delen i denna uppgift är att diskutera följande: På JENSEN Education har samtliga utbildningar en ansvarig projektledare. Är dessa verkligen projektledare eller är de samordnare? Klassens tankar Vilka kriterier ska uppfyllas för att något ska klassas som projekt? Mål Tillfälligt/Tidsbegränsat Ett behov som ska lösas/En beställare Fler än en person (kanske) Mål/Delmål/Uppföljning Klassens tankar Är Fredrika samordnare eller projektledare? Samordnare 11 st Projektledare 13 st Projektledare med samordningsuppgifter Fattar inte varför man kallar henne för projektledare. Låter som om när projektet är slut tar tjänsten slut Projektledaren ger mål… Klassen är hennes mål… Fredrikas mål är att göra klart utbildningen. Förbättra. Från ledningens sida mål. Definition av projekt Ett projekt har ramar Bestämt avgränsat mål – Unik uppgift Bestämt tidsperiod – Tidsatt Bestämda resurser – Egen budget Särskilda arbetsformer – Tillfällig organisation Oftast räcker inte den definitionen… Ställningstaganden Uppdraget är mätbart Det finns en tydlig tidpunkt för när uppdraget ska vara klart Det finns en tydlig beställare Det krävs kompetens som beställaren inte redan har Det krävs mycket resurser under kort tid Uppdraget är omfattande eller komplext Uppdraget är av strategisk betydelse Uppdraget ligger utanför ordinarie verksamhet Det handlar om att avgöra vilka uppdrag som ska organiseras (extra mycket) som projekt. Är detta projekt? Uppgift 1.4 Dela in er 3 och 3 och diskutera vilka av följande uppdrag som kan passa som projekt: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Byta kontor Lansera en ny bilmodell Anställa en ny chef Utveckla en ny mobiltelefon Arrangera en julmiddag Bygga en strategi för ett företag Klassens tankar - är detta projekt? 1. 2. 3. 4. 5. 6. Byta kontor Lansera en ny bilmodell Anställa en ny chef Utveckla en ny mobiltelefon Arrangera en julmiddag Bygga en strategi för ett företag Ta reda på vad projektet handlar om Hur det ska göras? Okänt Vad som ska göras? Känt Okänt Känt Retoriska frågor Vem är beställaren och vem är kunden Varför ska uppdraget utföras Vad ska göras När ska uppdraget vara färdigt Hur ska uppdraget utföras Att ta reda på Bakgrund Syfte Mål Avgränsningar Beställarens önskemål Förfrågan från kund Uppdragsbeskrivning Anbudsbegäran Leverantörens erbjudande Offert Avtal Avtal Uppdragsbeskrivning Kravspecifikation Direktiv projektförberedelser Projektplan Resurskontrakt Projektbudget Uppdragsbeskrivningar och Anbudsförfrågningar Uppgift 1.5 Dela in er 3 och 3 och leta runt på nätet efter uppdragsbeskrivningar och anbudsförfrågningar där olika organisationer begär offerter. Fundera på följande: Hur är de strukturerade? Är de genomgående eller ytliga? Skiljer sig anbudsförfrågningar från myndigheter och liknande från andra? Spara länkar till samtliga dokument som ni hittar och maila in. Del 3: Förstudie Initiering av projekt Förstudie Planering Genomförande Avslut Projekt eller inte? Oftast inte mer än 5-10% av hela projektet Vem gör förstudien? Projektledningen Ledningen Expertkompetent Externa aktörer Vem gör förstudien? Förstudie Ledning Planering Projektledning Projektgrupp Genomförande Avslut Aktiviteter i förstudie Kartlägga omfattning Analysera nuläget Strukturera projektets innehåll Karlägga intressenter Bedöma affärsnyttan Ta fram lösningsförslag Kartlägga krav Utarbeta en översiktlig plan för genomförandet Förstudie som projekt Direktiv till studien Planera studien Genomföra studien Dokumentera och avsluta Beslutsunderlag / rapport Planering för förstudie UppdragsUppdragsbeskrivning Intressenter kartlagda Nulägesanalys klar Projektet grovplanerat Starta förstudien Bakgrund analyserad FörstudieFörstudierapport Lösningsförslag framtaget Lönsamhet analyserad Krav fastlagda Syfte och mål klart Omfattning klart Förstudien klar Analyskedjan Direktiv för projektförberedelserna Ledningens krav på projektledaren Ger ramar för förberedelserna Vem väljer projektdeltagarna? Det är viktigt att PL och Ledning kommer överens om detta tidigt. Hur stor möjlighet har PL att påverka valet av personer? Vem beslutar och när? Vad ska PL/Ledning tänka på vid val av person? UppdragsUppdragsbeskrivning Intressenter kartlagda Nulägesanalys klar Projektet grovplanerat Starta förstudien Bakgrund analyserad FörstudieFörstudierapport Lösningsförslag framtaget Lönsamhet analyserad Krav fastlagda Syfte och mål klart Omfattning klart Förstudien klar Definiera och identifiera projektdelarna Projektets omfattning Kartlägg de olika delarna innan tidsuppskattning, riskanalys och planering Kartlägg varje del. Alla delar ska vara: Lagom stora att greppa Tydliga Arbetsstruktur Administration Lokal Marknadsföring Kassasystem Inreda Annonsering Finansiering Anlita byggfirma Skyltning Kontraktsskrivning Riva ut gammal inredning Miniprojekt Uppgift 2.1 Dela in er 3 och 3 och analysera omfattningen av projektet: Projektet går ut på att ni ska göra ert klassrum grymt mycket snyggare. Ni ska verkligen finslipa allt och stoppa in allt ni kan behöva. Presentera detta i form av en arbetsstruktur. Miniprojekt - arbetsstruktur Flipperspel (inte delfinen) Jacuzzi Bättre belysning Bättre stolar Fasta arbetsplatser Överlåta det till en inredare (som får riktlinjer, som balkong, stolar och soffor) Inredaren får fria händer… Inga kablar alternativt kablar i golvet eller på bordet Varma golv och rosa väggar Höj och sänkbara bord Fondvägg, trevliga tavlor Växter Projektor i taket Luftkonditionering Bättre mörkläggning Gardiner SWOT analys För och emot projektet + - Faktorer som kan underlätta projektet Faktorer som kan försvåra projektet Inom projektet Styrkor (Strengths) Svagheter (Weaknesses) Utanför projektet Möjligheter (Oppertunities) Hot (Threats) SWOT forts. Underlättar Försvårar O2 Projektet har bra… S1 Högt prioriterat… W1 Otydlig teknisk lösning Slutsatser och åtgärder Hanteras i O2,S3, S4,W1 Genom att använda… Aktivitetsplanen Kravspecifikation … … … SWOT är den del av nulägesanalysen Miniprojekt Uppgift 2.2 I samma grupper som i uppg 2.1 ska ni nu göra en SWOT analys på samma projekt. Kartlägga intressenter/stakeholders Intressenter är alla som på något vis kan påverka projektet eller påverkas av projektet Ibland tillhör vissa båda Är en del av nulägesanalysen Exempel på intressenter Beställaren Projektgruppen Styrgruppen Företagsledningen Kunderna Användarna Leverantörer Finansiärer Andra projekt Opinionsgrupper Anställda på företaget som genomför projektet Fackföreningar Sektionsindelningar Samhälle Marknad • Media • Fack • Opinion • Kunder • Leverantörer Medarbetare Investerare • Personal • Andra projekt • Bank • Ägare Kärn-, primär- och sekundärintressenter Sekundär- Primär- Kärn- Kärnintressenter intressenter • Beslutande och drivande i projektet Primärintressenter intressenter • Påverkas i hög grad av projektet och vill därför påverka det Sekundärintressenter • Lågt intresse och vill förmodligen inte påverka projektet Miniprojekt Uppgift 2.3 I samma grupper som uppg 2.2 ska ni nu ta fram en intressent analys av projektet. Dela även in intressenterna i kärn-, primär- och sekundärintressenter. Miniprojekt - intressenter Intressenter: Vi elever i det här klassrummet - Kärn Lärare som nyttjar klassrummet - Primär Jensen själva(Håkan Jensen (ägare), ledningsgrupp, projektledare, ekonomin, reception, IT-avdelningen) – Kärn/Primär Leverantörer – Sekundär Lokalvårdaren – Primär Förbipasserande - Sekundär UppdragsUppdragsbeskrivning Intressenter kartlagda Nulägesanalys klar Projektet grovplanerat Starta förstudien Bakgrund analyserad FörstudieFörstudierapport Lösningsförslag framtaget Lönsamhet analyserad Krav fastlagda Syfte och mål klart Omfattning klart Förstudien klar Ta fram lösningsförslaget Val av lösning Bra Snabbt Billigt Produktkvalitet Kalendertid Resurser Miniprojekt Produktkvalitet Uppgift 2.4 I samma grupper som uppg 2.3 ska ni nu rita in de stora momenten ni har i prioriteringstrianglar. Kom gärna på egna också. Kalendertid Resurser Bra Snabbt Billigt UppdragsUppdragsbeskrivning Intressenter kartlagda Nulägesanalys klar Projektet grovplanerat Starta förstudien Bakgrund analyserad FörstudieFörstudierapport Lösningsförslag framtaget Lönsamhet analyserad Krav fastlagda Syfte och mål klart Omfattning klart Förstudien klar Grov planering En väldigt grov plan med milstolpar Använd brainstorming för att definiera milstolparna Miniprojekt Uppgift 2.5 I samma grupper som uppg 2.4 ska ni nu genom brainstorming ta fram en lista på de milstolpar (avstämningspunkter) som finns i projektet. Grovplanering Listan på milstolpar görs sedan om till en såkallad nätplanering. Det som syns medan är en milstolpeplan vilket är en variant av nätplanering M2 M1 M3 M4 M6 M5 M7 Miniprojekt Uppgift 2.5 forts Fortsätt med milstolparna som ni tagit fram och gör en snabb milstolpeplan av dessa. M2 M1 M3 M4 M6 M5 M7 UppdragsUppdragsbeskrivning Intressenter kartlagda Nulägesanalys klar Projektet grovplanerat Starta förstudien Bakgrund analyserad FörstudieFörstudierapport Lösningsförslag framtaget Lönsamhet analyserad Krav fastlagda Syfte och mål klart Omfattning klart Förstudien klar Lönsamhetsanalys Nyttovärdesberäkning PENG Prioritering Efter NyttoGrunder Säker nytta Nettonytta Möjlig nytta Nyttovärdesberäkning Total kostnad Förbättrad kvalitet Ökade intäkter Minskade kostnader PENG-modellen® Fas Steg Innehåll Förberedelsefasen 1 Bestämma syfte 2 Skapa insikt 3 Bestäm och avgränsa objekt 4 Beskriv objekt 5 Identifiera nyttoeffekter 6 Strukturera nyttoeffekterna 7 Värdera nyttoeffekterna 8 Beräkna kostnaderna för nyttan 9 Validera och bedöm risker och hinder 10 Beräkna nettonyttan. Fastställa hemtagningsansvar Analysfas Kvalitetssäkringsfas Total kostnad Nettonytta Uppgift 2.6 I samma grupper som uppg 2.5ska ni göra en uppskattning och gissning för att skapa en nyttovärdesberä kning av projektet. Säker nytta Möjlig nytta Miniprojekt Förbättrad kvalitet Ökade intäkter Minskade kostnader UppdragsUppdragsbeskrivning Intressenter kartlagda Nulägesanalys klar Projektet grovplanerat Starta förstudien Bakgrund analyserad FörstudieFörstudierapport Lösningsförslag framtaget Lönsamhet analyserad Krav fastlagda Syfte och mål klart Omfattning klart Förstudien klar Dags för morgondagens övning… Konflikthantering - övning Att hantera konflikter kan stundtals vara väldigt klurigt och kräver övning Uppstår i stort sett alltid i projektarbetet i större och mindre omfattning Minst två individer är inblandade Boken tar tyvärr inte upp ämnet i detalj så vi ägnar en självständig dag åt detta Imorgon jobbar vi individuellt och kikar på ämnet konflikthantering. Konflikthantering - övning Skriv minst två sidor (strl 12) om följande frågor: 1. Nämn en konflikt som du själv varit inblandad i det senaste året. Hur hanterade du den? Hade du kunnat göra något annorlunda? 2. Se scenario på nästa slide… 3. Hur går du i allmänhet tillväga för att lösa konflikter du hamnar i? Finns det någon generell metod? Hur ofta hamnar du i konflikter? Varför? Lämnas in i pdf-format, storlek 12, senast på onsdagen den 26 november kl 13.00. Man kan bara få godkänt på denna del. Konflikthantering - övning 2. I förtroende nämner chefen för dig att en av dina kollegor håller på att få sparken p g a att han inte kan passa tider och kunderna börjar klaga på detta. Kollegan är en av dina bästa vänner och du vet att han har det svårt just nu, att få sparken skulle förmodligen knäcka honom helt och dessutom göra så att han hamnar i allvarlig ekonomisk knipa. Vad gör du? Tips: Hur hanterar du kollegan? Säger du något till chefen? Hur tänker du? Nu dags för Fredrika…