MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 1 de 78 MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CAPITULO 2.2 CONFIGURACION DE CUENTAS DE CORREO EN OUTLOOK Versión 4.0 Mayo de 2014 “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 2 de 78 Por favor haga click encima de cada procedimiento según cliente de correo deseado  Outlook Express Creación o Restauración Base de Datos de Correo Configuracion de Cuenta Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion de Mensajes Configuracion de Firmas Importación de Libretas de Direcciones / Contactos  Outlook 2000 Y 2003 Creación o Restauración Base de Datos de Correo Configuracion de Cuenta Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion de Mensajes Configuracion de Firmas Importacion de Libretas de Direcciones / Contactos  Outlook 2007 Creación o Restauración Base de Datos de Correo Configuracion de Cuenta Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion de Mensajes Configuracion de las Firmas Importacion de Libretas de Direcciones / Contactos  Outlook 2010 – 2013 Creación o Restauración Base de Datos de Correo Configuracion de la Cuenta Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion de Mensajes Configuracion de la Firma Importacion de Libretas de Direcciones / Contactos “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 3 de 78 CREACIÓN O RESTAURACIÓN BASE DE DATOS DE CORREO OUTLOOK EXPRESS Cuando se configura una cuenta de correo por primera vez, es necesario crear la carpeta de respaldo de mensajes que más adelante permitirá fácilmente recuperar los mensajes guardados en el correo CREACIÓN DE BASE DE DATOS POR PRIMERA VEZ 1. En “Mis Documentos” crear una carpeta de correo denominada “CORREO NO BORRAR” 2. Abrir el Cliente Outlook Express 3. Ir a menú “Herramientas”, seleccionar “Opciones” 4. Click en la pestaña “Mantenimiento” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 4 de 78 5. Click en el Botón “Carpeta de Almacén” 6. Aparecerá la ruta actual del correo, hacer click en el botón “cambiar” 7. Buscar la ruta donde se creó la carpeta “CORREO NO BORRAR” y click en el botón “Aceptar” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 5 de 78 8. Cerrar Outlook Express y abrir nuevamente. RESTAURACIÓN DE BASE DE DATOS Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio de equipo de computo 1. Ir a Menú “Archivo”, luego Seleccionar “Importar” y hacer click en “Mensajes” 2. Aparecerá el Asistente de Importación en el cual hay que buscar y seleccionar “Microsoft Outlook 6” y Click en “Siguiente” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 6 de 78 3. Seleccionar “Importar correo de un directorio de almacenamiento de OE6” y click en “Aceptar” 4. Click en “Examinar”, buscar y seleccionar la carpeta donde están guardados los archivos dbx correspondientes a la copia de respaldo del correo. 2. Click en Examinar 1. Buscar la Carpeta “Correo No Borrar” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 7 de 78 5. Seleccionar “Todas las carpetas” y click en “Siguiente” 6. El asistente finalizará y procederá con la migración de los mensajes a las carpetas. 7. Finalmente es necesario reubicar las bases de datos de correo a la carpeta “Mis Documentos/ Correo no Borrar” como se describe en la sección “Creación de Base de datos por primera vez” Es normal que al final del proceso confirme si desea sobrescribir la base de datos actual ya que la información está migrada, haga click en aceptar. “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 8 de 78 CONFIGURACIÓN DE CUENTAS DE CORREO EN OUTLOOK OUTLOOK EXPRESS Ir a Menú Herramientas y seleccionar la opción Cuentas Hacer click en el botón agregar y seleccionar “Correo” Aparecerá el asistente de configuración de cuentas de correo. “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 9 de 78 En el primer paso, ingresar el nombre completo, después click en siguiente Ingresar la dirección de correo completa: “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 10 de 78 A continuacion ingresar las direcciones de servidor de correo entrante y saliente que pueden ser asi: TIPO DE CORREO ENTRANTE: POP3 SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE POP: SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: pop.supernotariado.gov.co smtp.supernotariado.gov.co TIPO DE CORREO ENTRANTE IMAP: SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE IMAP: imap.supernotariado.gov.co SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: smtp.supernotariado.gov.co Despues ingresar la cuenta de correo completa y la contraseña: “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 11 de 78 click en finalizar: Al finalizar el asistente regresa nuevamente a la ventana donde esta la lista de cuentas de correo configuradas, donde hay que seleccionar y dar doble click a la cuenta recien configurada, por defecto denominada pop.supernotariado.gov.co. en caso contrario, hay que ir nuevamente a menu “Herramientas” y seleccionar “Opciones” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 12 de 78 Seleccionar la pestaña “servidores” y activar la casilla denominada “mi servidor de salida requiere autenticacion” como se muestra abajo. Luego, hacer click en la pestaña opciones avanzadas y activar la opcion de mantener una copia de los mensajes en el servidor como aparece a continuacion “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 13 de 78 SINCRONIZACION AUTOMATICA DE ENVIO Y RECEPCION DE MENSAJES Ir a Menú Herramientas y Seleccionar Opciones En la pestaña general configurar como se muestra a continuacion “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 14 de 78 CONFIGURACION DE FIRMAS Es necesario conectarse a la carpeta de red \\192.168.56.22 e ingresar con el usuario “Usuario” y la contraseña “123456” Abrir la carpeta firmas Esta carpeta contiene subcarpetas con las firmas de cada área de su ORIP. Busque la firma según el área perteneciente del funcionario, tenga en cuenta que en cada carpeta encontrara una o dos que se llamen signatures o firmas Busque la firma según el área perteneciente del funcionario, tenga en cuenta que en cada carpeta encontrara una o dos que se llamen signatures o firmas Acceder a ella y copiar un archivo txt denominado por lo general SNR “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 15 de 78 1. Abrir la Carpeta Mis Documentos / CORREO NO BORRAR Y Pegar dicho archivo 2. abrir el archivo txt SNR NO BORRAR, modificar los datos correspondientes del usuario y guardar los cambios. ir a OUTLOOK Express y click en Herramientas después seleccionar Opciones “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 16 de 78 Buscar y seleccionar la pestaña firmas y luego un poco más abajo Hacer click en el botón nueva 1 Activar la casilla Agregar Firmas a Todos los mensajes salientes Desactivar la casilla No incluir la firma en las respuestas ni en los reenvíos. ir más abajo y Seleccionar el botón opciones avanzadas dentro “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” de MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 17 de 78 opciones avanzadas activar la casilla de la cuenta de correo que aparece allí, luego aceptar Una vez dentro de la ventana de firmas seleccionar la opción archivo y click en el botón examinar “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 18 de 78 Dentro de la ventana de examinar, buscar y seleccionar la firma SNR NO BORRAR guardada previamente en Mis Documentos IMPORTACION DE LIBRETA DE DIRECCIONES / CONTACTOS Es necesario conectarse a la la ruta de red \\192.168.56.22 e ingresar con el usuario “Usuario” y la contraseña “123456” Abrir la carpeta CORREO SNR Buscar y abrir la carpeta Contactos la cual tiene Dos Archivos Llamados Contactos (Mes y Año) Coma.Txt Y Contactos (Mes y Año) Punto Y Coma.Txt “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 19 de 78 Se requiere copiar y pegar juntos archivos en el escritorio Dentro De Outlook Proceder Así: Ir A Menú Archivo Seleccionar La Opción Importar y hacer click en Otra Libreta De Direcciones Aparecerá Otra Ventana, seleccionar La opción Archivo De Texto (Valores Separados Por Comas) “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 20 de 78 Es necesario buscar los archivos que pegamos en el escritorio, pero Antes debemos seleccionar Abajo la opción “Archivo de texto *.Txt” Seleccionar Contactos Julio 2010 Coma.Txt Coma Y Click En Aceptar “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 21 de 78 Debe Aparecer Asi Y click en Finalizar. NOTA IMPORTANTE si al seleccionar el archivo Contactos Mes Año Coma.Txt aparece asi Es Necesario Hacer Click En Cancelar, Y Repetir El Proceso Pero Seleccionar El Archivo Contactos Mes Año Punto Y Coma. “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 22 de 78 CREACIÓN O RESTAURACIÓN BASE DE DATOS DE CORREO OUTLOOK 2003 Cuando se configura una cuenta de correo por primera vez, es necesario crear la carpeta de respaldo de mensajes que más adelante permitirá fácilmente recuperar los mensajes guardados en el correo CREACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO POR PRIMERA VEZ En “Mis Documentos” crear una carpeta de correo denominada “CORREO NO BORRAR” Ir al Menú “Inicio” y abrir “Panel de Control” Buscar y abrir “Correo” Click en el botón “Archivos de Datos” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 23 de 78 Click en el botón “Agregar” Click en “Aceptar” Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde se guardará la base de datos de correo creada, buscar la carpeta “Correo no Borrar” en Mis Documentos y asignar nombre a la base de datos escribiendo “Buzón (Nombre del Usuario y año)” ejemplo: “Buzón Juan Lozano 2014” y aceptar “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 24 de 78 Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de datos creada, volvemos a ingresar “Buzón (Nombre de usuario y año)” y click en aceptar Aparecerá creada la base de datos nueva para el correo en “Mis Documentos \Correo No Borrar” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 25 de 78 Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar “Cuentas de Correo Electrónico” para configurar la cuenta de correo como se indica más adelante. RESTAURACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio de equipo de computo 1. En “Mis Documentos” verificar que ya este copiada la carpeta denominada “CORREO NO BORRAR” 2. Ir al Menú “Inicio” y abrir “Panel de Control” 3. Buscar y abrir “Correo” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 26 de 78 4. Click en el botón “Archivos de Datos” 5. Click en el botón “Agregar” 6. Click en “Aceptar” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 27 de 78 7. Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde está ubicada la o las bases de datos de correo respaldado. Buscar la carpeta “Correo no Borrar” en Mis Documentos, seleccionar la base de datos y aceptar 8. Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de datos creada, si es necesario renombramos la base de datos de correo o solamente hacer click en aceptar 9. Aparecerá creada la base de datos restaurada para el correo en “Mis Documentos \Correo No Borrar” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 28 de 78 10. Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar “Cuentas de Correo Electrónico” para configurar la cuenta de correo como se indica más adelante. “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 29 de 78 CONFIGURACIÓN DE CUENTAS DE CORREO EN OUTLOOK OUTLOOK 2003 Ir al menu herramientas y seleccionar la opcion configuracion de cuenta Seleccionar la opción “Agregar una nueva cuenta de Correo Electrónico” y click en siguiente “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 30 de 78 Seleccionar “POP3” y click en siguiente Ingresar la configuración de la cuenta como se muestra a continuación: TIPO DE CORREO ENTRANTE: POP3 SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE POP: SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: pop.supernotariado.gov.co smtp.supernotariado.gov.co “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 31 de 78 Tambien esta disponible el protocolo imap: TIPO DE CORREO ENTRANTE IMAP: SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE IMAP: imap.supernotariado.gov.co SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: smtp.supernotariado.gov.co Luego hacer click en el botón “Más configuraciones…” nos abrirá una nueva ventana, luego seleccionar la pestaña “Servidores de Salida” y activar la casilla “mi servidor de Salida requiere autenticación” Luego Ir a pestaña avanzadas y activar la opción “Dejar una Copia de los mensajes en el Servidor” como se muestra a continuación ( solo para configuración POP) “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 32 de 78 Regresará a la ventana principal de configuración de correo donde se probará que los parámetros hayan sido ingresados correctamente, para lo cual es necesario hacer click en el botón “Probar Configuración de la Cuenta”. Se abrirá una nueva ventana de chequeo de pruebas e indicará si ha sido exitoso o encontró algún error para revisar, a continuación un ejemplo de una configuración exitosa. Si por algún motivo aparecen errores, por favor verifique que los parámetros hayan sido agregados correctamente, si aun asi el problema persiste, por favor contacte al personal de Soporte Correo “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 33 de 78 Para que todos los mensajes nuevos lleguen al backup creado o restaurado, es necesario ir al menú “Herramientas” y seleccionar “Cuentas de Correo Electrónico” Seleccionar “Ver o cambiar cuentas de correo electrónico” y “siguiente” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 34 de 78 En la parte inferior seleccionar la base de datos creada y click en “Finalizar” SINCRONIZACION AUTOMATICA DE ENVIO Y RECEPCION DE MENSAJES Ir a menú Herramientas y seleccionar “Opciones” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 35 de 78 Ir a pestaña Configuración de Correo y hacer click en Botón Archivo de Datos Configurar como se muestra a continuación “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 36 de 78 CONFIGURACION DE FIRMAS Es necesario conectarse a la carpeta de red \\192.168.56.22 e ingresar con el usuario “Usuario” y la contraseña “123456” Abrir la carpeta CORREO SNR Abrir la carpeta firmas Esta carpeta contiene subcarpetas con las firmas de cada área de su ORIP. Busque la firma según el área perteneciente del funcionario, tenga en cuenta que en cada carpeta encontrara una o dos que se llamen signatures o firmas Abra cualquiera de las dos carpetas sea signatures o firmas y abra el archivo SNR.rtf “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 37 de 78 Modificar los datos correspondientes del usuario, luego seleccione toda la firma y cópiela. En Outlook vaya a Herramientas y seleccione Opciones “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 38 de 78 Ir a pestaña Formato de Correo y click en el Boton Firmas Click en botón nuevo “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 39 de 78 Escribir “SNR” y luego siguiente Click en boton avanzado Saldra un aviso al cual es necesraio hacer click en si “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 40 de 78 Se abre una ventana de Word, a la cual es necesario pegar lo del contenido de la firma editada anteriormente, luego guardar y cerrar Volveremos a la ventana inicial de edición de firma a la cual hacemos click en aceptar Predeterminar la firma creada como se muestra a continuacion: “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 41 de 78 IMPORTACION DE LIBRETA DE DIRECCIONES / CONTACTOS Es necesario conectarse a la dirección IP \\192.168.56.22 e ingresar con el usuario “Usuario” y la contraseña “123456” Abrir la carpeta CORREO SNR Abrir la carpeta “Contactos” la cual tiene un archivo con extensión .pst cuyo nombre tendrá el Mes y el Año más reciente de contactos disponibles Se requiere copiar y pegar el archivo según cliente en el escritorio. Dentro De Outlook Proceder Así: 1. Menú archivo y seleccionar Importar y Exportar “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 42 de 78 2. Seleccionar importar de otro programa o archivo y click en siguiente 3. Seleccionar Archivo de carpetas personales .pst Click en examinar “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 43 de 78 Buscar y seleccionar el archivo pegado en el escritorio, click en abrir, luego en siguiente 4. Otra vez siguiente y finalizar. Una vez finalicemos la importación debemos cerrar Outlook y borrar el archivo del escritorio. “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 44 de 78 CREACIÓN O RESTAURACIÓN BASE DE DATOS DE CORREO OUTLOOK 2007 Cuando se configura una cuenta de correo por primera vez, es necesario crear la carpeta de respaldo de mensajes que más adelante permitirá fácilmente recuperar los mensajes guardados en el correo CREACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO POR PRIMERA VEZ En “Mis Documentos” crear una carpeta de correo denominada “CORREO NO BORRAR” Ir al Menú “Inicio” y abrir “Panel de Control” Buscar y abrir “Correo” Click en el botón “Archivos de Datos” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 45 de 78 Click en el botón “Agregar” Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde se guardará la base de datos de correo creada, buscar la carpeta “Correo no Borrar” en Mis Documentos y asignar nombre a la base de datos escribiendo “Buzón (Nombre del Usuario y año)” ejemplo: “Buzón Juan Lozano 2014” y aceptar “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 46 de 78 Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de datos creada, volvemos a ingresar “Buzón (Nombre de usuario y año)” y click en aceptar Aparecerá creada la base de datos nueva para el correo en “Mis Documentos \Correo No Borrar” Para que todos los mensajes lleguen allí luego de la configuración, es necesario hacer click en el botón “establecer como predeterminado” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 47 de 78 Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar “Cuentas de Correo Electrónico” para configurar la cuenta de correo como se indica más adelante. RESTAURACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio de equipo de computo En “Mis Documentos” verificar que ya este copiada la carpeta denominada “CORREO NO BORRAR” Ir al Menú “Inicio” y abrir “Panel de Control” Buscar y abrir “Correo” Click en el botón “Archivos de Datos” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 48 de 78 Click en el botón “Agregar” Click en “Aceptar” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 49 de 78 Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde está ubicada la o las bases de datos de correo respaldado. Buscar la carpeta “Correo no Borrar” en Mis Documentos, seleccionar la base de datos y aceptar Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de datos creada, si es necesario renombramos la base de datos de correo o solamente hacer click en aceptar Aparecerá creada la base de datos restaurada para el correo en “Mis Documentos \Correo No Borrar” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 50 de 78 Para que todos los mensajes lleguen allí luego de la configuración, es necesario hacer click en el botón “establecer como predeterminado” Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar “Cuentas de Correo Electrónico” para configurar la cuenta de correo como se indica más adelante. “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 51 de 78 CONFIGURACIÓN DE CUENTAS DE CORREO EN OUTLOOK 2007 TIPO DE CORREO POP/IMAP Ir al menu herramientas y seleccionar la opcion configuracion de cuenta Click en el botón nuevo: “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 52 de 78 A continuación aparece el asistente de configuración de correo, seleccionamos la primera opción denominada “Microsoft Exchange POP3, IMAP O HTTP” luego click en siguiente Seleccionar la opción “configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 53 de 78 Seleccionar la opción “Correo Electrónico de Internet” y click en siguiente Ingresar la configuración de la cuenta como se muestra a continuación: TIPO DE CORREO ENTRANTE: POP3 SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE POP: SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: pop.supernotariado.gov.co smtp.supernotariado.gov.co “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 54 de 78 Tambien esta disponible el protocolo imap: TIPO DE CORREO ENTRANTE IMAP: SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE IMAP: imap.supernotariado.gov.co SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: smtp.supernotariado.gov.co Luego hacer click en el botón “Más configuraciones…” nos abrirá una nueva ventana, luego seleccionar la pestaña “Servidores de Salida” y activar la casilla “mi servidor de Salida requiere autenticación” Luego Ir a pestañas avanzadas y activar la opción “Dejar una Copia de los mensajes en el Servidor” ( Aplica Solo para Configuración POP) como se muestra a continuación “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 55 de 78 Regresará a la ventana principal de configuración de correo donde se probará que los parámetros hayan sido ingresados correctamente, para lo cual es necesario hacer click en el botón “Probar Configuración de la Cuenta” Abrirá una nueva ventana de chequeo de pruebas e indicará si hay sido exitoso o encontró algún error para revisar, a continuación un ejemplo de una configuración exitosa. “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 56 de 78 TIPO DE CORREO EXCHANGE Similar a la configuración IMAP, deja todos los mensajes en el servidor y permite verlos desde el cliente Outlook y Webmail simultáneamente. VENTAJA: Sincronización del Calendario entre Outlook y OWA. DESVENTAJAS: Al mantener todos los mensajes en el servidor el buzón puede llenarse cuando no se descargan los mensajes localmente. Si se elimina un mensaje desde Webmail, también se elimina del Cliente Outlook. Al abrir el cliente Outlook iniciar el asistente de configuración de correos seleccionar la primera opción denominada “Microsoft Exchange POP3, IMAP O HTTP” luego click en siguiente Llenamos los campos como se observa a continuación click en siguiente “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 57 de 78 La configuración solicitará nuevamente ingresar la cuenta de correo y contraseña como se muestra a continuación, luego click en Aceptar Finalmente aparecerá una ventana confirmando que la cuenta ha sido correctamente configurada. “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 58 de 78 SINCRONIZACION AUTOMATICA DE ENVIO Y RECEPCION DE MENSAJES Ir a menú Herramientas y seleccionar “Opciones” Ir a pestaña Configuración de Correo y hacer click en Boton Enviar y Recibir “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 59 de 78 Configurar como se muestra a continuación “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 60 de 78 CONFIGURACION DE FIRMAS Es necesario conectarse a la carpeta de red \\192.168.56.22 e ingresar con el usuario “Usuario” y la contraseña “123456” Abrir la carpeta firmas Esta carpeta contiene subcarpetas con las firmas de cada área de su ORIP. Busque la firma según el área perteneciente del funcionario, tenga en cuenta que en cada carpeta encontrara una o dos que se llamen signatures o firmas Abra cualquiera de las dos carpetas sea signatures o firmas y abra el archivo SNR.rtf “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 61 de 78 Modificar los datos correspondientes del usuario, luego seleccione toda la firma y cópiela. En Outlook vaya a Herramientas y seleccione Opciones “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 62 de 78 Click en pestaña Formato de Correo y seleccionar Firmas Se abrirá una nueva ventana, hacer click en el boton Nuevo e ingresar la palabra “SNR” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 63 de 78 En la parte inferior de la ventana se encuentra la parte de edición de la firma donde vamos a pegar el contenido de la firma editada anteriormente Verifique que tanto para mensajes Nuevos como para Respuestas debe estar la firma establecida “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 64 de 78 IMPORTACION DE LIBRETAS DE DIRECCIONES / CONTACTOS Es necesario conectarse a la dirección IP \\192.168.56.22 e ingresar con el usuario “Usuario” y la contraseña “123456” Abrir la carpeta CORREO SNR Abrir la carpeta “Contactos” la cual tiene un archivo con extensión .pst cuyo nombre tendrá el Mes y el Año más reciente de contactos disponibles Se requiere copiar y pegar el archivo según cliente en el escritorio. Dentro De Outlook Proceder Así: 1. Menú archivo y seleccionar Importar y Exportar “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 65 de 78 2. Seleccionar importar de otro programa o archivo y click en siguiente 3. Seleccionar Archivo de carpetas personales .pst Click en examinar “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 66 de 78 Buscar y seleccionar el archivo pegado en el escritorio, click en abrir, luego en siguiente Otra vez siguiente y finalizar. Una vez finalicemos la importación debemos cerrar Outlook y borrar el archivo del escritorio. “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 67 de 78 CREACIÓN O RESTAURACIÓN BASE DE DATOS DE CORREO OUTLOOK 2010 - 2013 Cuando se configura una cuenta de correo por primera vez, es necesario crear la carpeta de respaldo de mensajes que más adelante permitirá fácilmente recuperar los mensajes guardados en el correo CREACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO POR PRIMERA VEZ En “Mis Documentos” crear una carpeta de correo denominada “CORREO NO BORRAR” Ir al Menú “Inicio” y abrir “Panel de Control” Buscar y abrir “Correo” Click en el botón “Archivos de Datos” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 68 de 78 Click en el botón “Agregar” Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde se guardará la base de datos de correo creada, buscar la carpeta “Correo no Borrar” en Mis Documentos y asignar nombre a la base de datos escribiendo “Buzón (Nombre del Usuario y año)” ejemplo: “Buzón Juan Lozano 2014” y aceptar “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 69 de 78 Aparecerá otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de datos creada, volvemos a ingresar “Buzón (Nombre de usuario y año)” y click en aceptar Aparecerá creada la base de datos nueva para el correo en “Mis Documentos \Correo No Borrar” Para que todos los mensajes lleguen allí luego de la configuración, es necesario hacer click en el botón “establecer como predeterminado” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 70 de 78 Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar “Cuentas de Correo Electrónico” para configurar la cuenta de correo como se indica más adelante. RESTAURACIÓN DE BASE DE DATOS DE CORREO Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio de equipo de computo En “Mis Documentos” verificar que ya este copiada la carpeta denominada “CORREO NO BORRAR” Ir al Menú “Inicio” y abrir “Panel de Control” Buscar y abrir “Correo” Click en el botón “Archivos de Datos” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 71 de 78 Click en el botón “Agregar” Click en “Aceptar” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 72 de 78 Aparecerá la ventana donde solicita la ruta donde está ubicada la o las bases de datos de correo respaldado. Buscar la carpeta “Correo no Borrar” en Mis Documentos, seleccionar la base de datos y aceptar Aparecerá creada la base de datos restaurada para el correo en “Mis Documentos \Correo No Borrar” Para que todos los mensajes lleguen allí luego de la configuración, es necesario hacer click en el botón “establecer como predeterminado” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 73 de 78 Finalmente regresa la ventana inicial de correo, seleccionar “Cuentas de Correo Electrónico” para configurar la cuenta de correo como se indica más adelante. CONFIGURACIÓN DE CUENTAS DE CORREO EN OUTLOOK OUTLOOK 2010 - 2013 TIPO DE CORREO POP/IMAP Pestaña Archivo seleccionar “Información” y hacer click en botón agregar cuenta Click en el botón nuevo: “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 74 de 78 Seleccionar la opción “configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales” Seleccionar la opción “Correo Electrónico de Internet” y click en siguiente “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 75 de 78 Ingresar la configuración de la cuenta como se muestra a continuación: TIPO DE CORREO ENTRANTE: POP3 SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE POP: SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: pop.supernotariado.gov.co smtp.supernotariado.gov.co Tambien esta disponible el protocolo imap: TIPO DE CORREO ENTRANTE IMAP: SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE IMAP: imap.supernotariado.gov.co SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: smtp.supernotariado.gov.co “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 76 de 78 Luego hacer click en el botón “Más configuraciones…” nos abrirá una nueva ventana, luego seleccionar la pestaña “Servidores de Salida” y activar la casilla “mi servidor de Salida requiere autenticación” Luego Ir a pestañas avanzadas y activar la opción “Dejar una Copia de los mensajes en el Servidor” ( Aplica Solo para Configuración POP) como se muestra a continuación Regresará a la ventana principal de configuración de correo donde se probará que los parámetros hayan sido ingresados correctamente, para lo cual es necesario hacer click en el botón “Probar Configuración de la Cuenta” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 77 de 78 Abrirá una nueva ventana de chequeo de pruebas e indicará si hay sido exitoso o encontró algún error para revisar, a continuación un ejemplo de una configuración exitosa. TIPO DE CORREO EXCHANGE Similar a la configuración IMAP, deja todos los mensajes en el servidor y permite verlos desde el cliente Outlook y Webmail simultáneamente. VENTAJA: Sincronización del Calendario entre Outlook y OWA. DESVENTAJAS: Al mantener todos los mensajes en el servidor el buzón puede llenarse cuando no se descargan los mensajes localmente. Si se elimina un mensaje desde Webmail, también se elimina del Cliente Outlook. Pestaña Archivo seleccionar “Información” y hacer click en botón agregar cuenta “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 78 de 78 Click en el botón nuevo: Llenamos los campos como se observa a continuación click en siguiente La configuración solicitará nuevamente ingresar la cuenta de correo y contraseña como se muestra a continuación, luego click en Aceptar “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 79 de 78 Finalmente aparecerá una ventana confirmando que la cuenta ha sido correctamente configurada. “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 80 de 78 SINCRONIZACION AUTOMATICA DE ENVIO Y RECEPCION DE MENSAJES Ir a Archivo y seleccionar Opciones seleccionar Avanzado y hacer click en el Boton Enviar y Recibir “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 81 de 78 Establecer como se muestra a continuación “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 82 de 78 CONFIGURACION DE FIRMAS Es necesario conectarse a la carpeta de red \\192.168.56.22 e ingresar con el usuario “Usuario” y la contraseña “123456” Abrir la carpeta firmas Esta carpeta contiene subcarpetas con las firmas de cada área de su ORIP. Busque la firma según el área perteneciente del funcionario, tenga en cuenta que en cada carpeta encontrara una o dos que se llamen signatures o firmas Abra cualquiera de las dos carpetas sea signatures o firmas y abra el archivo SNR.rtf “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 83 de 78 Modificar los datos correspondientes del usuario, luego seleccione toda la firma y cópiela. Ir a archivo y seleccionar opciones “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 84 de 78 Seleccionar Correo y luego hacer click en el botón “Firmas” Se abrirá una nueva ventana, hacer click en el boton Nuevo e ingresar la palabra “SNR” “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 85 de 78 En la parte inferior de la ventana se encuentra la parte de edición de la firma donde vamos a pegar el contenido de la firma editada anteriormente Verifique que tanto para mensajes Nuevos como para Respuestas debe estar la firma establecida “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 86 de 78 IMPORTACION DE LIBRETAS DE DIRECCIONES / CONTACTOS Es necesario conectarse a la dirección IP \\192.168.56.22 e ingresar con el usuario “Usuario” y la contraseña “123456” Abrir la carpeta CORREO SNR Abrir la carpeta “Contactos” la cual tiene un archivo con extensión .pst cuyo nombre tendrá el Mes y el Año más reciente de contactos disponibles Se requiere copiar y pegar el archivo según cliente en el escritorio. Dentro De Outlook Proceder Así: 1. Menú archivo y seleccionar Importar y Exportar “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 87 de 78 2. Seleccionar importar de otro programa o archivo y click en siguiente 3. Seleccionar Archivo de carpetas personales .pst Click en examinar “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO” MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL CÓDIGO PMO-MA-G0-01 FECHA Mayo de 2014 VERSIÓN 4.0 Página 88 de 78 Buscar y seleccionar el archivo pegado en el escritorio, click en abrir, luego en siguiente Otra vez siguiente y finalizar. Una vez finalicemos la importación debemos cerrar Outlook y borrar el archivo del escritorio. DATOS DEL SOPORTE: LEONARDO PANCHE – CATALINA SANCHEZ – DIEGO ANDRES OTALORA - MARCELA MARTINEZ ROJAS CORREO: [email protected] Telefono: (1) 328 21 21 ext 1224 – 1225 – 1381 - 1066 Celular: 318 206 70 26 “UNA VEZ IMPRESO ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA NO CONTROLADO”