MANUAL DE CALIDAD COLEGIOS EN CONCESIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COLSUBSIDIO BOGOTÁ 2012 TABLA DE CONTENIDO 1. Generalidades del Sistema de Gestión de Calidad 3 1.1. Estructura del Manual de Calidad…………………………………………………………… 3 1.2. Políticas sobre el manejo del Manual de Calidad………………………………………… 3 1.3. Control de cambios…………………………………………………………………………… 3 1.4. Disposiciones generales……………………………………………………………………… 4 1.5. Objetivos del Manual de Calidad…………………………………………………………… 4 1.6. Definiciones y abreviaturas…………………………………………………………………… 4 2. Presentación de la Organización 5 2.1. Caja de Compensación Familiar COLSUBSIDIO…………………………………………… 5 2.2. Horizonte Institucional Colegios en Concesión y administración………………………… 5 3. Descripción del Sistema de Gestión de Calidad 6 3.1. Política de Calidad……………………………………………………………………………… 6 3.2. Objetivos de Calidad Corporativos…………………………………………………………… 6 3.3. Calidad de la Educación en Colsubsidio…………………………………………………….. 7 3.4. Objetivos específicos de la Calidad en Educación………………………………………….. 7 3.5. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad……………………………………………….. 7 3.6. Responsabilidad del jefe de Departamento de Educación Formal en el SGC ………… 7 3.7. Reglamento de los Comités de Calidad……………………………………………………… 8 4. Descripción de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad 8 4.1. Mapa de procesos………………………………………………………………………………. 9 4.2. Caracterización de procesos…………………………………………………………………... 9 4.3. Matriz general de procesos, procedimientos e indicadores……………………………….. 11 4.4. Procesos contratados externamente………………………………………………………… 11 4.5. Matriz de procesos y procedimientos detallada………………………………………………12 Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 2 de 24 MANUAL DE CALIDAD COLEGIOS EN CONCESIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COLSUBSIDIO 1. GENERALIDADES DEL MANUAL DE CALIDAD 1.1. Estructura del Manual de Calidad El Manual de calidad contiene el alcance del Sistema de Gestión de Calidad, los procedimientos, documentos establecidos para el sistema y la descripción de la interacción entre los procesos. El Manual se encuentra estructurado de la siguiente manera: Generalidades del Sistema de Gestión de Calidad Presentación de la organización Descripción del Sistema de Gestión de Calidad Descripción de procesos 1.2. Políticas sobre el Manual de Calidad La aprobación del Manual de Calidad es responsabilidad del Jefe del Departamento de Educación Formal de Colsubsidio La publicación del Manual de Calidad se realizará a través de la página Web de cada institución educativa. La consolidación y actualización del Manual de Calidad es responsabilidad del Comité de Calidad de tercer nivel. La información contenida en el Manual de Calidad es de uso exclusivo de Educación Formal de Colsubsidio. 1.3. Control de cambios La versión y la descripción de los cambios del Manual se identifican según formato anexo. Así mismo, quedarán registrados en las actas de reunión del Comité de Calidad. ASPECTO DEL SGC A MEJORAR MANUAL PROCEDIMIENTO FORMATO DOCUMENTO INSTRUCTIVO VERSIÓN MEJORADA CÓDIGO FECHA Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 3 de 24 El Manual cambia de versión cuando se identifiquen cambios de gran impacto que afecten el Sistema de Gestión de Calidad. Esta decisión se toma en el Comité de Calidad de tercer nivel, teniendo en cuenta la información suministrada por los Comités de primer y segundo nivel. Igualmente le corresponde a este Comité definir la metodología, la periodicidad y fuentes de verificación para hacer los ajustes al Sistema de Gestión de Calidad. Los documentos que hacen parte del Manual se controlan a través de la versión de cada uno de ellos. 1.4. Disposiciones Generales Este Manual es de obligatorio cumplimiento para todos los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad en los colegios en concesión y administración de Colsubsidio. 1.5. Objetivo del Manual Describir el Sistema de Gestión de Calidad de los colegios en concesión y administración de Colsubsidio, con el fin de garantizar la prestación de servicios educativos acordes con las necesidades del Cliente, los requisitos Legales y los de la Organización. 1.6. Definiciones y Abreviaturas DEFINICIONES Manual de Calidad: documento que especifica el Sistema de Gestión de Calidad. Incluye misión, visión, direccionamiento estratégico, valores, caracterización y mapas de procesos, procedimientos, formatos e instructivos involucrados. Política de Calidad: intenciones globales y orientación de la organización relativas a la calidad. Debe ser coherente con la política global de Colsubsidio y proporciona el marco de referencia para la definición de los objetivos de calidad. Objetivos de Calidad: son los elementos programáticos que expresan la finalidad hacia la cual se enfocan las acciones que dan cumplimiento a la Misión y Visión. Se basan en la política de calidad. Caracterización de procesos: metodología que permite identificar los procesos necesarios del Sistema de Gestión de Calidad y su aplicación a través de la organización, la secuencia e interacción de estos procesos, los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos son eficaces. Mapa de Proceso: metodología que permite describir de manera general los procesos que hacen parte del SGC, la secuencia e interacción con otros procesos. Comité de Calidad: corresponde al equipo de Rectores de los Colegios encargado de liderar y administrar el SGC. Líderes Siglo XXI: programa realizado por la Fundación Nutresa con el fin de motivar y formar equipos educativos en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en sus instituciones. Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 4 de 24 Factores clave de éxito: son conceptos pertinentes que dan cuenta del horizonte institucional y son: ser una Red de instituciones educativas, Educación de calidad, Liderazgo con responsabilidad social. Direccionamiento estratégico: es la política administrativa que orienta y garantiza que el horizonte de la organización se operacionalice en las instituciones educativas. Tablero de indicadores: es una herramienta que recoge los elementos de medición de los procedimientos. ABREVIATURAS SGC: Sistema de Gestión de Calidad HI: Horizonte Institucional IED: Institución Educativa Distrital FCE: Factor clave de éxito SED: Secretaría de educación del distrito PHVA: Planear hacer, verificar y actuar PEI: Proyecto Educativo Institucional PEC: Proyecto Educativo Colsubsidio NEE: Necesidades educativas especiales FO: Formato FODE: Formato de Direccionamiento estratégico FOM: Formato Misional FOA: Formato de Apoyo IT: Instructivo de Trabajo 2. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 2.1. Caja de Compensación Familiar COLSUBSIDIO La Caja Colombiana de Subsidio Familiar, COLSUBSIDIO es una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, organizada como Corporación, que cumple funciones de protección y seguridad social y se halla sometida al control y vigilancia del Estado, en la forma establecida por la Constitución Nacional y las leyes de la República. Su personería jurídica le fue reconocida por Resolución número 3286 del 4 de diciembre de 1957 del Ministerio de Justicia. El objeto social es el recaudo y administración de la prestación social subsidio familiar, así como todas las actividades relacionadas con sus servicios, la protección y la seguridad social, conforme con las disposiciones que regulen cada materia. En cumplimiento de su misión, en el año 1999 le fue otorgada por licitación con la SED, la concesión de 2 colegios en la localidad de Engativá. En el año 2004 la Gobernación de Cundinamarca, le otorgó mediante licitación la administración de un Colegio en el municipio de Sopó. En el año 2005, luego de un proceso de fusión con Comfenalco asumió la administración de 3 colegios en concesión de la localidad de San Cristóbal. Para efectos de viabilizar la gestión académica los colegios de Colsubsidio conforman una red de instituciones educativas. La relación de la Caja Colombiana de Subsidio Familiar y los Colegios en Concesión y administración está dada por los compromisos establecidos entre la SED y el Departamento de Cundinamarca, quienes construyeron y dotaron los colegios y Colsubsidio como Caja de Compensación transfiere su experiencia en la administración de los mismos. Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 5 de 24 2.2. Horizonte institucional de los colegios Concesión y en Administración MISIÓN: En los colegios brindamos a la población infantil y juvenil una educación integral con calidad para el desarrollo de sus capacidades físicas, afectivas, intelectuales, productivas y sociales, orientada al mejoramiento de las condiciones de vida y a la construcción de una sociedad más solidaria, armónica y equitativa. VISIÓN: Como integrantes de la red educativa los colegios para el año 2014 trabajan por ser instituciones educativas reconocidas a nivel nacional e internacional por la calidad y pertinencia del modelo educativo, la transparencia y efectividad de la gestión y, por el liderazgo social y productivo de los egresados en la construcción de una Colombia más justa, solidaria y en paz. PERFIL DEL EGRESADO: Los egresados de los colegios Colsubsidio son personas con una sólida formación ética, científica, tecnológica y cultural, con competencias intelectuales, sociales y productivas y con proyectos de vida orientados al liderazgo y al servicio. OBJETIVO INSTITUCIONAL: Ofrecer educación de calidad para la formación integral de personas con competencias sociales, intelectuales y productivas, constructoras de su proyecto de vida y de una sociedad más justa, solidaria y en paz. VALORES Respeto al ser humano y sus derechos: Estamos comprometidos con la construcción y preservación de condiciones de vida dignas que contribuyan al desarrollo humano integral. Integridad: Somos coherentes con nuestra razón de ser, actuamos con rectitud, honestidad, responsabilidad y total transparencia y la promovemos en toda la comunidad educativa. Solidaridad: Buscamos la práctica de la mutua ayuda entre las organizaciones y las personas que contribuyan al mejoramiento de las condiciones de vida de la población, en especial la de mayor vulnerabilidad. Equidad: Brindamos trato digno sin discriminación, proporcionando igualdad de oportunidades de acceso y desarrollo al bienestar. Diligencia: Estamos comprometidos con el logro de los objetivos y metas del Proyecto Educativo Institucional, haciendo las cosas bien, con interés, prontitud y efectividad. 3. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 3.1. Política de Calidad Estamos comprometidos con la satisfacción de nuestros clientes, mejorando continuamente la prestación de nuestros servicios, haciéndolos cada vez más competitivos dentro del marco de la protección y seguridad social. Para ello, nos apoyamos en un talento humano competente que actúa consecuentemente con los elementos de nuestra cultura organizacional, con procesos ágiles y flexibles, enfocados hacia la optimización de los recursos y la obtención de resultados. Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 6 de 24 3.2. Objetivos de Calidad Corporativos Garantizar la preferencia de nuestros clientes por la calidad del servicio, desarrollando productos competitivos en términos de calidad, precio, oportunidad y prestación, que superen sus expectativas. Garantizar que nuestro personal cuente con las competencias, habilidades y recursos necesarios para el desarrollo exitoso de su labor. Mejorar continuamente nuestra gestión por procesos, apoyados en la infraestructura necesaria con el fin de superar las expectativas de nuestros clientes. 3.3. Calidad de la Educación en Colsubsidio Es un sistema de mejoramiento continuo cuyo objetivo es contribuir a la formación integral de la población infantil y juvenil, mediante el desarrollo de competencias sociales, intelectuales y productivas aplicables a sus proyectos de vida, de manera que favorezca la construcción de una sociedad solidaria, armónica y equitativa, en coherencia con los proyectos educativos locales y nacionales. Los colegios en Concesión y Administración de Colsubsidio tienen la misión de entregar a la sociedad egresados con una sólida formación ética, científica, tecnológica y cultural, con competencias intelectuales, sociales y productivas y un proyecto de vida orientado al liderazgo, que favorezca la construcción de una sociedad solidaria, armónica y equitativa. Ante el amplio reto de cobertura educativa trazado por la Organización y las exigencias nacionales de calidad, queremos garantizar los máximos estándares de calidad, mediante procesos que unifiquen y racionalicen la gestión en todos los colegios de Colsubsidio, con el ánimo de brindar un servicio educativo que se destaque por su excelencia, integralidad y mejoramiento continuo. 3.4. Objetivos Específicos de la Calidad en Educación Lograr la satisfacción de las comunidades educativas atendidas mediante la prestación de un servicio educativo que propende por el desarrollo humano integral reconocido por su competitividad y por el logro del perfil del estudiante establecido en el Proyecto Educativo Colsubsidio. Garantizar procesos ágiles, pertinentes y eficientes soportados en una infraestructura y tecnología adecuada para la prestación óptima del servicio. Contar con un equipo humano comprometido, competente y en permanente actualización que comparta la filosofía, misión, visión y valores institucionales y garantice la dinamización del Proyecto Educativo Colsubsidio. Garantizar un modelo educativo sostenible y equitativo mediante la consecución y ejecución de recursos de acuerdo con la ley y la filosofía institucional. 3.5. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad Prestación del Servicio Educativo en los niveles de educación preescolar, básica primaria, básica secundaria y media para los Colegios: Las Mercedes, Torquigua, San Vicente, Nueva Roma, San Cayetano y Complejo Educativo Integral de Sopó CEIS-Colsubsidio. Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 7 de 24 3.6. Responsabilidad del Jefe del Departamento de Educación formal en el SGC. El Jefe de Departamento de Educación formal actuará con independencia de otras responsabilidades como Representante de la Gerencia sobre los asuntos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad y en consecuencia tendrá los siguientes niveles de responsabilidad. - Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad. - Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora. 3.7. Reglamento de los Comités de Calidad El presente reglamento pretende establecer las áreas de responsabilidad de las diferentes instancias con el fin de crear una cultura de mejoramiento continuo. Existen tres niveles de Comités de Calidad: Comité de primer nivel, segundo nivel y tercer nivel. El Comité de primer nivel está integrado por el Rector, el Coordinador de calidad, el Coordinador de comunicación y mercadeo, el Coordinador de sistematización y/o documentación, el Coordinador de evaluación, medición o seguimiento, el Coordinador de conceptualización y el Coordinador de ambiente escolar, con representación del Equipo Directivo, de profesores, padres de familia y estudiantes. El Comité de segundo nivel está conformado por los Rectores de cada colegio y los respectivos Coordinadores de Calidad. El Comité de tercer nivel está integrado por la Jefe del Departamento de Educación Formal, el Coordinador Académico del Departamento y los Rectores. Estos Comités tendrán su propia reglamentación que asegure el cumplimiento de las áreas de responsabilidad para la cual fueron creados. 4. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE LOS COLEGIOS EN CONCESIÓN Y ADMINISTRACIÓN. El Sistema de Gestión de Calidad consta de tres factores claves de éxito, ocho procesos, doce procedimientos, tres instructivos de trabajo, sesenta y nueve formatos y noventa y cinco documentos. Para la construcción de los procesos, procedimientos y actividades se ha tenido en cuenta el ciclo PHVA con el fin de generar una cultura de mejoramiento continuo. Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 8 de 24 4.1. Mapa de procesos 4.2. 4.3. 4.2. Caracterización de procesos 4.2.1. Direccionamiento Estratégico Tiene como fin establecer los lineamientos que orientan la acción institucional con el propósito de alcanzar las metas y los objetivos. Se compone de dos procedimientos: Formular el Plan Estratégico Institucional Formular el Plan de Mejoramiento Institucional y el Plan Operativo Anual. 4.2.2. Gestión de Calidad Tiene como objetivo desarrollar las acciones que aseguren un mejoramiento continuo y reconocimientos externos. Se compone de dos procedimientos: Atender los requerimientos de la Comunidad Educativa (quejas, solicitudes, felicitaciones y sugerencias) Establecer estándares de operación del Sistema de Gestión de Calidad Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 9 de 24 4.2.3. Gestión Curricular Tiene como objetivo diseñar, desarrollar, evaluar y mejorar los diferentes componentes curriculares con el fin de alcanzar la formación integral de los estudiantes. Se compone de dos procedimientos: Ajustar e implementar el Currículo Evaluar el aprendizaje de los estudiantes 4.2.4. Gestión de la Convivencia Tiene como fin diseñar, desarrollar, evaluar y mejorar la convivencia con la intencionalidad de propiciar un ambiente escolar sano y agradable. Consta de un procedimiento: Ajustar e implementar la Gestión de la Convivencia 4.2.5. Proyección comunitaria Tiene como objetivo desarrollar acciones educativas que permitan mejorar la calidad de vida de la comunidad. Consta de un procedimiento: Ajustar e implementar el Proyecto Social Comunitario 4.2.6. Bienestar Escolar Tiene como objetivo brindar un conjunto de servicios que posibiliten el apoyo y mejoramiento del bienestar institucional. Lo conforma el procedimiento: Ajustar e implementar los servicios de bienestar escolar 4.2.7. Gestión del Desarrollo Humano Tiene como objetivo gestionar el recurso humano necesario e idóneo para garantizar la calidad en la prestación del servicio. Por ser un proceso administrado directamente por la Gerencia de Gestión Humana no se incluye en el presente Manual. 4.2.8. Administración planta física, recursos e información Tiene como objetivo administrar los recursos físicos e informativos con el fin de garantizar la calidad en la prestación del servicio. Se compone de tres procedimientos: Realizar matrícula y mantener la cobertura Administrar espacios físicos y dotación Elaborar y ejecutar el presupuesto de Ingresos y Gastos Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 10 de 24 4.3. Matriz general de procesos, procedimientos e indicadores PROCESOS PROCEDIMIENTOS Formular el Plan Estratégico Institucional P1 Direccionamiento Formular y ejecutar el plan de Estratégico ESTRATÉGICO P2 P3 Gestión de Calidad mejoramiento Institucional y el Plan Operativo Anual. Atender los requerimientos de la Comunidad Educativa (quejas, solicitudes, felicitaciones y sugerencias) PR-01 PR-02 Cumplimiento plan de mejoramiento PR-03 Atención de los requerimientos de la comunidad Establecer estándares de operación del Sistema de Gestión de Calidad PR-04 Ajustar e implementar el Currículo PR-05 Evaluar el aprendizaje de los estudiantes PR-06 PR-07 Gestión Curricular MISIONAL P4 Gestión de la Convivencia Ajustar e implementar la gestión de la convivencia P5 Gestión de la Comunidad Ajustar e implementar el proyecto Social comunitario PR-08 Ajustar e implementar los servicios de bienestar escolar PR-09 P6 Bienestar Escolar P7 Gestión del Talento Humano APOYO Administración INDICADORES Cumplimiento de las metas estratégicas Efectividad de las acciones de mejora Nivel de satisfacción Cumplimiento plan de estudios Efectividad de los proyectos Certificación de formación laboral Proyecto de vida Promoción Desempeño Pruebas SABER Índice de Conflicto escolar Efectividad de los proyectos comunitarios Ubicación de Egresados Efectividad servicios de bienestar. Índice de accidentalidad Realizar la gestión del talento humano (ESTE PROCESO Y SUS PROCEDIMIENTOS CORRESPONDEN A LA DIVISIÓN GESTIÓN HUMANA) Realizar matrícula y mantener la cobertura. P8 de la planta física Administrar Espacios físicos y dotación y recursos. Elaborar y ejecutar el presupuesto de Ingresos y Gastos PR-10 Cobertura PR-11 Cumplimiento del Plan de Mantenimiento PR-12 Ejecución presupuestal 4.4. Procesos contratados externamente En el Departamento de Educación Formal se tienen procesos de apoyo con otras unidades de servicio que soportan la operación de la prestación del servicio educativo. Éstos son: Alimentos y Bebidas, Infraestructura, Apoyo Legal, Gestión Humana, Gestión de Compras, Comunicaciones, Tecnología e informática, los cuales se controlan mediante el seguimiento de proveedor interno. De igual manera se cuenta con proveedores externos a Colsubsidio que contribuyen en la operación del servicio educativo. 4.5. Matriz de procesos y procedimientos detallada Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 11 de 24 OBJETIVO Establecer los lineamientos que orientan la acción institucional con el fin de alcanzar las metas y los objetivos. PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ÁREA ESTRATÉGICO PROVEEDOR Rectoría Cada Área Comité Directivo Jefe de Departamento de Educación Formal Secretaría de Educación Comité Directivo ENTRADA Resultados consolidados de la evaluación institucional Cierre del tablero de indicadores DOFA por gestión Diagnóstico Institucional Lineamientos de Colsubsidio Lineamientos de Política Pública Horizonte Institucional CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE Realizar Diagnóstico Institucional COMITÉ DIRECTIVO Diagnóstico Institucional Comité Directivo Revisar y ajustar el Horizonte institucional COMITÉ DIRECTIVO Formular el plan estratégico Institucional. COMITÉ DIRECTIVO Horizonte Institucional Plan Estratégico Institucional Comité Directivo Consejo Directivo PROCEDIMIENTO INDICADORES PR-01 Formular el Plan Estratégico Institucional Cumplimiento de las metas estratégicas OBJETIVO Establecer los lineamientos que orientan la acción institucional con el fin de alcanzar las metas y los objetivos. PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ÁREA ESTRATÉGICO PROVEEDOR Comité Directivo Consejo Directivo Comité Directivo Comité de Calidad Rectoría ENTRADA Plan Estratégico Institucional Plan de mejoramiento Plan operativo Plan Estratégico, plan de mejoramiento y plan de operativo aprobado Informes por Gestión Tablero de Indicadores Informe de seguimiento a planeación institucional CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES Aprobar el plan estratégico, el plan de mejoramiento y el plan operativo CONSEJO DIRECTIVO Divulgar el plan estratégico, el plan de mejoramiento y el plan operativo COMITÉ DIRECTIVO Realizar seguimiento al plan de mejoramiento Institucional, los planes operativos y al tablero de indicadores Institucional COMITÉ DIRECTIVO Generar acciones de mejora. COMITÉ DIRECTIVO SALIDA Plan estratégico aprobado Plan de mejoramiento Plan operativo Actas de Reunión Informe de seguimiento a planeación institucional Actas de Reuniones CLIENTE PROCEDIMIENTO INDICADORES Comunidad educativa Rectoría Comité Directivo PR-02 Formular el plan de mejoramiento Institucional y el Plan Operativo Anual. Cumplimiento del plan de mejoramiento Consejo Directivo Jefe de departamento educación formal Acciones de Mejora Comité de Calidad Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 13 de 24 OBJETIVO Desarrollar las acciones que aseguren un mejoramiento continuo y reconocimientos externos. PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ÁREA ESTRATÉGICO PROVEEDOR Rectoría Cliente interno o externo Comité de Calidad ENTRADA CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE Política de Calidad y protocolo de Servicio al Cliente Socializar la Política de Calidad y protocolo de Servicio al Cliente COMITÉ DIRECTIVO Actas de reunión La Comunidad educativa Quejas, solicitudes, felicitaciones y sugerencias Atender los requerimientos de la Comunidad Educativa (quejas, solicitudes, felicitaciones y sugerencias) COMITÉ DIRECTIVO Informe y respuesta quejas, solicitudes, felicitaciones y sugerencias Encuesta de satisfacción validada Medir la satisfacción COMITÉ DE CALIDAD Resultados encuesta de satisfacción Rectoría PROCEDIMIENTO PR-03 Atender los requerimientos de la Comunidad Educativa (quejas, solicitudes, felicitaciones y sugerencias) INDICADORES Atención de los requerimientos de la comunidad Rectoría Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 14 de 24 OBJETIVO Desarrollar las acciones que aseguren un mejoramiento continuo y reconocimientos externos. PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ÁREA ESTRATEGICO PROVEEDOR Consejo Directivo Comité de Calidad ENTRADA Planeación Institucional. Plan de trabajo SGC Comité de Calidad Manual de Procesos y procedimientos ajustado Comité de Calidad Manual de Procesos y procedimientos ajustado Comité Calidad Plan de trabajo SGC Manual de Calidad CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES Planear el sistema de gestión de calidad COMITÉ CALIDAD Establecer estándares de operación del sistema de calidad COMITÉ DE CALIDAD Divulgar el Sistema de Gestión de calidad COMITÉ DE CALIDAD Implementar los estándares de calidad COMITÉ DE CALIDAD Realizar seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad Auditorías COMITÉ DE CALIDAD SALIDA CLIENTE Plan de trabajo SGC Comité Directivo Manual de Procesos y procedimientos ajustado Comunidad educativa Actas de reunión Actas de entrega de documentos Comité de Calidad Informe de auditoría Rectoría PROCEDIMIENTO INDICADORES PR-04 Establecer estándares de operación del Sistema de Gestión de Calidad Efectividad de las acciones de mejora Nivel de satisfacción Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 15 de 24 PROCESO OBJETIVO GESTIÓN CURRICULAR Diseñar, desarrollar, evaluar y mejorar los diferentes componentes curriculares con el fin de alcanzar la formación integral de los estudiantes ÁREA MISIONALES PROVEEDOR Comité Calidad Consejo académico ENTRADA CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES SALIDA Tablero Indicadores Académicos Realizar el diagnóstico de los componentes curriculares CONSEJO ACADÉMICO DOFA Componentes Curriculares DOFA Componentes Curriculares Plan estratégico institucional Revisar y ajustar el currículo CONSEJO ACADÉMICO CLIENTE PROCEDIMIENTO INDICADORES Comité Directivo Red Curricular Redes académicas Currículo ajustado: Plan de estudios, SIEE, Proyectos Institucionales Actas de reunión Planeación trimestral Plan Operativo Rectoría Consejo Académico Rectoría Consejo académico Currículo ajustado Divulgar e implementar los ajustes curriculares CONSEJO ACADEMICO Consejo académico Currículo ajustado Verificar la implementación del Currículo COORDINACIÓN ACADÉMICA Informe de seguimiento al plan de estudios Plan Operativo Rectoría Consejo Académico Coordinación Académica Informe de seguimiento al plan de estudios Generar acciones de mejora CONSEJO ACADEMICO Acciones de Mejora Comité de Calidad Consejo Académico PR-05 Ajustar e implementar el currículo Cumplimiento plan de estudios Efectividad de los proyectos Certificación de formación laboral Proyecto de Vida Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 16 de 24 OBJETIVO Diseñar, desarrollar, evaluar y mejorar los diferentes componentes curriculares con el fin de alcanzar la formación integral de los estudiantes PROCESO GESTIÓN CURRICULAR ÁREA MISIONALES PROVEEDOR MEN Secretaria SED Docente Rectoría ENTRADA SIEE Cronograma SIIE Base de datos Pruebas internas y externas Modelo de evaluación definido por la SED Informes parciales y boletines de valoración Resultados Evaluación externa CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES Revisar los criterios y procedimientos establecidos en el SIEE (Diseño Curricular) COMITÉ DIRECTIVO Implementar el proceso de Evaluación de estudiantes DOCENTES CONSEJO ACADÉMICO Participar en la evaluación externa RECTORIA Realizar seguimiento y retroalimentació n a lo largo del proceso de ejecución SALIDA Cronograma Boletín de valoraciones Constancias de desempeño, de estudio, libros de registro Boletín de valoraciones Informe de evaluación Actas de Reunión Seguimiento a estudiantes DOCENTES CONSEJO ACADÉMICO Plan de mejoramiento Generar acciones de mejora Acciones de Mejora CLIENTE PROCEDIMIENTO INDICADORES Coordinación académica Familias Familias Rectoría PR-06 Evaluar el aprendizaje de los estudiantes Promoción de Estudiantes Desempeño en Pruebas SABER Familias Consejo Académico Comité de Calidad COORDINACIÓN ACADEMICA Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 17 de 24 OBJETIVO Diseñar, desarrollar, evaluar y mejorar la convivencia con el fin de propiciar un ambiente escolar sano y agradable PROCESO GESTIÓN DE LA CONVIVENCIA ÁREA MISIONALES PROVEEDOR ENTRADA Coordinadores Académicos Diagnóstico de la Gestión de la Convivencia Comité Directivo Ajustes al modelo de gestión de la convivencia Coordinadores académicas Modelo de gestión de la convivencia CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES Revisar y ajustar las estrategia de gestión de la convivencia COMITÉ DIRECTIVO Divulgar los ajustes de la estrategia de gestión de la convivencia SALIDA CLIENTE Manual de Convivencia ajustado Comité directivo Actas de reunión Seguimiento a estudiantes con el debido proceso INDICADORES Toda la comunidad COORDINACIÓN CONVIVENCIA Implementar la estrategia de gestión de la convivencia escolar PROCEDIMIENTO PR-07 Ajustar e implementar la Gestión de la convivencia Índice de Conflicto escolar Docentes COORDINACIÓN ACADÉMICA Coordinadores Académicos Plan Operativo Realizar seguimiento a la convivencia escolar Informe de los resultados Rectoría Acciones de Mejora Comité de Calidad COORDINACIÓN ACADEMICA Coordinadores Académicos Informe de los resultados Generar acciones de mejora COORDINACIÓN ACADEMICA Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 18 de 24 OBJETIVO Desarrollar acciones educativas que permitan mejorar la calidad de vida de la comunidad PROCESO PROYECCIÓN COMUNITARIA ÁREA MISIONALES PROVEEDOR ENTRADA Comité Directivo Diagnóstico institucional Apoyo Escolar Diagnóstico comunitario Rectoría Proyecto comunitario Apoyo escolar Plan de acción Apoyo escolar Proyecto comunitario Rectoría Informe de seguimiento al Proyecto comunitario CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES Realizar diagnóstico comunitario TRABAJO SOCIAL Revisar y ajustar el proyecto comunitario TRABAJO SOCIAL Divulgar el proyecto comunitario TRABAJO SOCIAL Implementar el proyecto comunitario incluido proyecto de vida TRABAJO SOCIAL Realizar seguimiento al proyecto comunitario COMITÉ DIRECTIVO Generar acciones de mejora TRABAJO SOCIAL SALIDA CLIENTE DOFA del proyecto comunitario Rectoría Proyecto comunitario Rectoría Actas de reunión Actas de entrega de documentos Apoyo Escolar PROCEDIMIENTO PR-08 Ajustar e implementar el proyecto comunitario Informe de seguimiento al Proyecto comunitario Plan de mejora del proyecto comunitario INDICADORES Efectividad del proyecto social comunitario Ubicación de egresados Rectoría Apoyo escolar Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 19 de 24 OBJETIVO PROCESO ÁREA PROVEEDOR ENTRADA Brindar un conjunto de servicios que posibiliten el apoyo y mejoramiento del bienestar institucional BIENESTAR ESCOLAR APOYO Tablero de indicadores Comité Directivo Diagnóstico Institucional. Comité Directivo Plan estratégico institucional. Plan de mejoramiento institucional. Plan Operativo. Diagnóstico de Bienestar Estudiantil Consejo Directivo Programa de bienestar aprobado. Consejo directivo Enfermería, Orientación Escolar, Trabajo social, Biblioteca Comité Directivo Programa de bienestar aprobado. Planes operativos de Bienestar estudiantil. Encuesta de satisfacción Resultados de los indicadores de Bienestar escolar. Retroalimentación del programa de Bienestar. CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES Realizar y ajustar diagnóstico de bienestar estudiantil. ORIENTACIÓN E. Revisar y ajustar los programas de bienestar estudiantil. ORIENTACIÓN ESCOLAR Divulgación del programa de bienestar estudiantil. ORIENTACIÓN ESCOLAR Implementar el programa de bienestar estudiantil ORIENTACIÓN ESCOLAR Realizar Seguimiento al desarrollo del programa de bienestar estudiantil. COMITÉ DIRECTIVO Generar acciones de mejora ORIENTACIÓN ESCOLAR SALIDA CLIENTE DOFA de Bienestar Estudiantil. Apoyo escolar Coordinación administrativa Programa de bienestar ajustado. Consejo Directivo. Actas de reunión Actas de entrega de documentos Coordinación administrativa. Resultados de los indicadores de Bienestar escolar. Retroalimentación del programa de Bienestar. Comité directivo Plan de mejoramiento. Enfermería, Orientación escolar, Trabajo social, Biblioteca PROCEDIMIENTO PR-09 Ajustar e implementar programas de bienestar escolar INDICADORES Efectividad de los servicios de bienestar Índice de accidentalidad Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 20 de 24 CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE Verificación planta de personal Realizar requerimientos de necesidades de planta de personal RECTORIA Planta de personal ajustada Gestión humana Informe de desempeños de colaboradores Informe de evaluación clima organizacional Identificación de necesidades de formación del personal COMITÉ DIRECTIVO Plan de formación del personal Gestión Humana Listado de candidatos Comité Directivo Plan de atención de necesidades del personal Selección de personal RECTORIA Implementar el plan de formación del personal COMITÉ DIRECTIVO Realizar seguimiento plan de formación COMITÉ DIRECTIVO Participar en la evaluación Clima Organizacional GPTW RECTORIA Hacer evaluación de Gestión de desarrollo COMITÉ DIRECTIVO Comité Directivo Gestión Humana Gestión Humana Rectoría Plan de formación de personal Gestión humana Proceso diseñado por el proveedor Gestión humana Líder de cada equipo Proceso Gestión del desarrollo para el logro de resultados Competencias y Metas del modelo de gestión de desarrollo humano APOYO OBJETIVO Gestionar el recurso humano necesario e idóneo para garantizar la calidad en la prestación del servicio. PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO ÁREA APOYO ENTRADA PROVEEDOR Generar acciones de mejora. RECTORIA PROCEDIMIENTO INDICADORES Realizar la gestión del talento humano Clima laboral Rectoría Gestión humana Ficha Entrevista técnica Gestión humana Actas de asistencia a actividades de formación Coordinadores. Informe de cumplimiento del plan de formación Coordinaciones Informe medición Clima Organizacional Rectoría Informe de gestión del desarrollo Comité directivo Resultados del seguimiento de objetivos de desarrollo Comité calidad (ESTE PROCESO Y SUS PROCEDIMIENTOS CORRESPONDEN A LA GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA) Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 21 de 24 PROCESO OBJETIVO ADMINISTRACIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y RECURSOS Gestionar los recursos físicos e informativos con el fin de garantizar la calidad en la prestación del servicio ÁREA APOYO PROVEEDOR ENTRADA SED Estado de matrícula SED Base de datos SED Rectoría Rectoría Reporte de matrículas Informe del estado de matricula CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES Realizar proyección de matrícula RECTORIA Seguimiento a los procesos de matrícula y mantenimiento de cobertura. RECTORIA Formalización de matrícula SECRETARIA ACADEMICA Generar acciones de mejora RECTORÍA SALIDA CLIENTE Reporte de cupos disponibles SED Informe estado de matrícula Rectoría Coordinación administrativa del departamento Libro de matrículas Carpeta actualizada del estudiante Bases de datos actualizadas. SED Institucional Acciones de mejora Secretaría académica SED PROCEDIMIENTO PR-10 Realizar matrícula y mantener la cobertura INDICADORES Cobertura Comité de Calidad Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 22 de 24 OBJETIVO Gestionar los recursos físicos e informativos con el fin de garantizar la calidad en la prestación del servicio PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y RECURSOS ÁREA APOYO PROVEEDOR ENTRADA Coordinadores Requerimientos de los planes operativos de las áreas académicas y administrativas Rectoría Proyección presupuestal Rectoría Plan de mantenimiento Rectoría Presupuesto Rectoría Plan de mantenimiento CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES Realizar diagnóstico de las necesidades en recursos e infraestructura Rectoría Informe de ejecución del plan de mantenimiento Proyección presupuestal CLIENTE PROCEDIMIENTO INDICADORES Cumplimiento del Plan de Mantenimiento Rectoría PR-11 Administrar recursos e infraestructura COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Ejecución del presupuesto Institucional RECTORIA Ejecución plan mantenimiento COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Seguimiento de la ejecución del presupuesto. RECTORIA Seguimiento de la ejecución del plan de mantenimiento COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Informe de ejecución presupuestal SALIDA Generar acciones de mejora COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Informe de ejecución presupuestal Rectoría Coordinación administrativa del departamento Informe de ejecución del plan de mantenimiento Rectoría Coordinación administrativa del departamento Acciones de Mejora Comité de Calidad PR-12 Elaborar y ejecutar el presupuesto de ingresos y gastos Cumplimiento ejecución presupuestal Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio Manual de Calidad Página 23 de 24 ANEXOS Se anexa un CD que contiene los formatos, el maestro de documentos, el tablero de indicadores, los procedimientos y el manual de calidad, con el fin de soportar todo el sistema documental y que debe mantenerse hasta tanto se realicen y se aprueben cambios a los mismos en nuevas versiones.
© Copyright 2024