Til kommuner og regionen i Region Hovedstaden samt Holbæk Kommune 24. juni 2014 Dok.nr.: 2014/0016812-6 Tilbagemelding til kommuner og region på fællesmødet 12. juni 2014 om socialtilsyn Børne- og ungeområdet Socialtilsyn Hovedstaden Rådhuset 2000 Frederiksberg Som lovet giver Socialtilsyn Hovedstaden hermed en skriftlig tilbagemelding på de spørgsmål, der blev stillet i forbindelse med fællesmødet den 12. juni 2014, om de første erfaringer med socialtilsyn. Indledningsvis vil Socialtilsyn Hovedstaden gerne kvittere for et stort fremmøde og den seriøse og positive dialog, der var og er om socialtilsyn. For at socialtilsyn kan give mening for det enkelte tilbud og plejefamilie, er dialogen afgørende, og det er vigtigt med tilbagemeldinger og drøftelser mellem socialtilsynet og kommunerne og regionen med henblik på, at der kan udvikles en hensigtsmæssig praksis og en tilsynsfaglighed, der gør gavn og indfrier forventningerne. I det følgende besvares spørgsmålene fra fællesmødet, opdelt i en række afsnit for overblikket skyld: Tilsynsrapporter En del tilbud har ventet længe på at modtage deres tilsynsrapporter. Det beklager vi meget og har fuld forståelse for, at det skaber usikkerhed i forhold til indhold i rapporten og bedømmelsen af kvaliteten i tilbud. Socialtilsynet har haft startvanskeligheder med vores IT-system, der er helt nyudviklet. Vanskelighederne er løst, men har betydet, at vi har fået en pukkel af tilsynsrapporter, der ikke er blevet gjort færdige. Alle skulle dog have fået besked om årsagen til ventetiden, der også i nogle tilfælde kan skyldes manglende eller ufuldstændige oplysninger. Skulle der være enkelte, der ikke har fået besked eller ikke er i dialog med tilsynskonsulenten om, hvor langt rapporten er, vil vi gerne opfordre til, at de tager kontakt til Socialtilsyn Hovedstaden enten pr. telefon 9133 3200 eller på vores fællesmail [email protected] Vi har på baggrund af vores faktiske produktion opgjort ventetiden fra tidspunkt for tilsynsbesøg til tidspunkt for modtagelse af rapporten i høring. Ventetiden er i perioden fra januar til juni opgjort til i gennemsnit 81 dage. Den længste ventetid www.frederiksberg.dk har været ca. 150 dage, og den korteste ca. 14 dage. Der arbejdes på at nedbringe den gennemsnitlige ventetid til 30 dage. Socialtilsyn Hovedstaden forventer at være i hus med puklen af tilsynsrapport ved udgangen af sommeren 2014. Den aktuelle status er som følger: 88 rapporter er sendt til tilbud og 92 afventer fortsat. 64 rapporter er sendt til plejefamilier og 131 afventer fortsat. Antal gennemførte tilsynsbesøg Socialtilsyn Hovedstaden fører tilsyn med 1148 plejefamilier og 585 tilbud. Det præcise antal tilbud og familier, der føres tilsyn med varierer hele tiden, idet tilbud lukkes eller der åbnes nye, ligesom plejefamilier falder fra og nye ansøger om at blive godkendt. Som følge af Lov om Socialtilsyn skal Socialtilsyn Hovedstaden hvert år aflægge minimum ét besøg i tilbud og plejefamilier, og der skal gennemføres både anmeldte og uanmeldte tilsynsbesøg. Pr. 19. juni 2014 er følgende produktion nået: 180 antal tilsynsbesøg på tilbud, heraf 20 uanmeldt. 195 antal tilsynsbesøg i plejefamilier, heraf 3 uanmeldt Det er Socialtilsyn Hovedstadens forventning, at vi i indeværende år når ud til alle, der mangler besøg. Regodkendelse af alle eksisterende tilbud og plejefamilier skal være gennemført ved udgangen af 2015, og det er Socialtilsyn Hovedstadens vurdering, at vi vil nå dette. Da de første måneder af 2014 ikke kunne være så effektive, som vi på sigt forventer at kunne være i vores produktion, på grund af opstart, nyt it-system og opsætning af helt nyt koncept for tilsyn – kvalitetsmodellen mv., så ser vi frem mod et meget travlt efterår. Det betyder, at nogle tilbud og plejefamilier vil opleve at få tilsynsbesøg, hvor der fokuseres på to - tre af kvalitetsmodellens syv temaer. I forbindelse med regodkendelser vil alle syv temaer naturligvis blive gennemgået. Forberedelse af tilsyn Mange kommuner oplever det omfattende at skulle fremskaffe det baggrundsmateriale som socialtilsynet anmoder om i forbindelse med forberedelse af tilsyn. Socialtilsynet er opmærksom på, at det er en stor opgave. Kvalitetsmodellens syv temaer kræver dog, at vi indhenter megen dokumentation for, hvordan de faktiske forhold er på tilbuddene og i plejefamilierne. Hvis der er oplysninger, som tilbuddene har svært ved at fremskaffe eller vurderes irrelevante i forhold til det enkelte tilbud, vil vi dog gerne opfordre tilbuddet til at kontakte os, så vi kan drøfte, om der er andre måder dokumentationen kan fremskaffes på, eller om den kan undværes. Tilbuddene skal dog være opmærksomme på, at socialtilsynet er bundet af lov om socialtilsyn i forhold til at fremskaffe den nødvendige dokumentation om et tilbud eller en plejefamilie. 2 I de første anmeldte tilsynsbesøg fik flere tilbud kun 10 dage til forberedelsen af tilsynet. Dette har vist sig at være for kort tid, hvorfor socialtilsynet har ændret praksis således, at der gerne skulle være minimum 3 ugers varsel på tilsynsbesøg. Kan et tilbud alligevel ikke nå det inden for denne frist, opfordrer vi til, at tilbuddet kontakter tilsynskonsulenter og drøfter muligheden for en anden dato. Uanmeldte tilsynsbesøg vil, som ordet angiver, ikke blive anmeldt med et varsel. Her dukker vi blot op på tilbuddet eller i familien. Bedømmelse af tilbuddenes kvalitet Der blev ved fællesmødet spurgt til, hvordan socialtilsynet sikrer en relativ ens bedømmelse af kvaliteten. Det er klart, at det er en udfordring at sikre en ens vurdering, både fordi der er stor forskel på tilbud og plejefamilier, men også forskel på, hvad den enkelte tilsynskonsulent ser eller får spurgt til under tilsynsbesøget. Udgangspunktet er dog ens, nemlig kvalitetsmodellen, der sikrer, at det er de samme temaer, der er spørges til hos alle. Socialtilsyn Hovedstaden arbejder desuden med at sikre en relativ ens bedømmelse ved at drøfte vurderinger af tilbud på fællesmøder på tværs af tilsynet, ved teammøder og i de enkelte sektioner. Der er desuden nedsat erfaringsgrupper på tværs af de fem socialtilsyn ligesom, at socialtilsynet internt afholder temamøder, hvor vi drøfter udviklingen af tilsynsfagligheden. Endelig varetager Socialstyrelsen en auditfunktion, som netop handler om at sikre, at der på tværs af de fem socialtilsyn og internt i det enkelte socialtilsyn er en korrekt brug og forståelse af kvalitetsmodellen. Tilbagemeldingen fra tilbud og driftsherrer om deres oplevelse af vurderingerne er dog også et vigtigt input til at sikre en relativ ens vurdering af kvaliteten i tilbud. Dialogen omkring tilsyn det enkelte sted og, hvorfor en vurdering er, som den er, er derfor også vigtig i det fremtidige arbejde med at udvikle en tilsynsfaglighed. Flere kommuner spørger til, på hvilken baggrund kvalitetsmodellen er udviklet. Socialtilsynet henviser i den forbindelse til lov-bemærkningerne og til Socialstyrelsens hjemmeside, hvor der kan findes mange oplysninger om kvalitetsmodellen og dens baggrund. Vi kan dog oplyse, at kvalitetsmodellen og indikatorerne er udviklet på baggrund af flere store interessentseminarer. Flere har udtrykt ønske om at se en rapport. Rapporternes udformning har ændret sig flere gange i takt med udviklingen af det nye it-system, og vi forventer, at rapporternes design fortsat er under udvikling. Vi kan dog henvise til Tilbudsportalen, hvor de enkelte rapporter for så vidt angår den samlede vurdering, resultat og temavurderinger vil blive offentliggjort, efterhånden som tilsyn er gennemført eller et tilbud er blevet regodkendt. Vold mellem beboere på tilbud Der spørges endvidere til, om tilbuddene skal registrere vold mellem beboerne. Det er ikke noget socialtilsynet vil spørge konkret til. Men foregår der vold mellem beboere, vil socialtilsynet spørge til, hvordan tilbuddet håndterer dette, og hvilke foranstaltninger der er gjort for at forhindre så megen vold som muligt. 3 Gråzone tilbud I forhold til tilbud, hvor der kan være tvivl om, hvorvidt tilbuddet er omfattet af socialtilsyn, træffer Socialtilsyn Hovedstaden afgørelse herom. Tilbuddet skal opfylde alle de betingelser, der fremgår af Lov om Socialtilsyn § 4, stk. 1, nr. 3. Afgørelsen træffes på baggrund af dialog med tilbuddet. Socialtilsyn Hovedstaden har dog i forhold til de indberetninger, kommunerne har afgivet i forhold til regningsudsendelse, truffet afgørelser på baggrund af disse, idet vi har forudsat, at hvis kommunen har indberettet oplysninger om et tilbud, er de enige i, at tilbuddet er omfattet. I de tilfælde, hvor kommunen alligevel ikke er enig i, at tilbuddet er omfattet af socialtilsyn, indledes der dialog i forbindelse med selve afgørelsen. Der vil løbende kunne opstå tvivlssager i forhold til, om et tilbud er omfattet af socialtilsyn. I disse sager drøftes tilbuddets udformning og indhold mv., og på baggrund af en dialog træffer Socialtilsyn Hovedstaden en afgørelse. Økonomi, budget og takstforhøjelser I Region Hovedstaden, under KKR, er der aftalt en rammeaftale for det specialiserede socialområde. Heri er også aftalt principper for takster mv. Socialtilsynet fører tilsyn med tilbuddenes økonomi herunder sammenhæng mellem tilbuddets budget og taksten. Enhver takstforhøjelse skal være begrundet i tilbuddets økonomi. Er der ikke sammenhæng mellem tilbuddets økonomi og taksten vil socialtilsynet forholde sig kritisk. I yderste konsekvens vil et tilbud ikke kunne bevare sin godkendelse, såfremt der ikke er overensstemmelse mellem budget, takst, målgruppe og den kvalitet, tilbuddet leverer. Huslejekontrakter og tilbud efter Servicelovens §§ 107 og 108 En del kommuner har visiteret beboere til tilbud efter servicelovens § 107 og 108, og samtidig har beboerne fået lejekontrakter i forbindelse med indflytning i disse tilbud. Der er ikke lovhjemmel til at operere med huslejekontrakter i tilbud efter servicelovens §§ 107 og 108. Tilbud med sådanne konstruktioner vil ikke kunne blive godkendt af socialtilsynet. I disse sager indleder socialtilsynet dialog med tilbuddet om muligheden for forskellige løsninger således, at tilbuddet, såfremt de øvrige forhold er i orden, kan blive godkendt med vilkår. Et eksempel kunne være at ændre tilbuddets juridiske grundlag og i stedet give støtten til beboerne efter servicelovens §§ 85 og 83. Det kræver dog en revisitation af borgerne mv. En anden mulighed er at udfase brugen af huslejekontrakter. Bemærk, at der i tilbud efter servicelovens §§ 107 og 108 heller ikke kan kræves, at beboerne afholder en egenbetaling direkte til tilbuddet. Egenbetaling er et mellemværende mellem anbringende kommune og borgeren og ikke mellem borger og tilbud. Der henvises til bekendtgørelsen om egenbetaling. Plejefamilier Flere plejefamilier er blevet konkret godkendte af kommunerne, og søger måske senere om en generel godkendelse, eller kommunen kræver af plejefamilien, at den senere generelt godkendes. Der spørges til, hvordan kommunerne og socialtilsynet samarbejder om disse sager. Ansøgninger om at blive generelt godkendt som plejefamilier følger den procedure, der er for regodkendelser af plejefamilier. Det vil sige, at familien skal udfylde et ansøgningsskema, og der aftales et godkendelsesbesøg mv. I forbindelse med behandlingen af ansøgningen vil Socialtilsynet tage 4 kontakt til den kommune, der har konkret godkendt plejefamilien, og bede om oplysninger om familien, om samarbejdet mv. Bemærk, at når en plejefamilie, der er konkret godkendt, bliver generelt godkendt, så bortfalder den konkrete godkendelse. Dvs. man kan ikke som plejefamilie have både en konkret og en generel godkendelse. Socialtilsynet vil dog altid kontakte kommunen og drøfte, hvorvidt den konkrete godkendelsesramme vil kunne indeholdes i den fremtidig generelle godkendelsesramme. Når en plejefamilie er regodkendt vil både anbringende kommune og bopælskommunen få besked herom pr. mail. Af mailen vil familiens identifikationsnummer fremgå. Tilbudsportalen Det er Socialstyrelsen, der drifter Tilbudsportalen. Specifikke spørgsmål om denne skal derfor stiles til Tilbudsportalens hotline. Det er vigtigt, at alle tilbud sørger for at opdatere deres oplysninger på Tilbudsportalen. Er der ikke åbent for, at tilbuddet kan taste oplysningerne skal tilbuddet kontakte Socialtilsyn Hovedstaden, der kan åbne op. Husk, at indtastede oplysninger skal indsendes til Tilbudsportalen, for at socialtilsynet kan godkende dem. I forbindelse med regodkendelsen vil de nye oplysninger blive synlige på Tilbudsportalen for andre. Ønsker et tilbud, at oplysningerne bliver synlige før end regodkendelsen er gennemført skal tilbuddet anmode socialtilsynet om dette. Socialtilsynet kan herefter foretage en administrativ vurdering af tilbuddets oplysninger og godkende disse, så de er synlige på Tilbudsportalen. Det vil fremgå, at tilbuddet endnu ikke er godkendt af socialtilsynet. Opdatering af tilbuddenes oplysninger på tilbudsportalen er vigtige, idet der ellers ikke kan gennemføres en regodkendelse. Den nye version af Tilbudsportalen indeholder faneblade og et af disse omhandler tilsyn. Herunder vil man kunne se den seneste tilsynsrapport, når denne foreligger, og om tilbuddet er godkendt. Socialstyrelsen oplyser, at det budgetskema, der skal udfyldes på tilbudsportalen endnu ikke er klart, men at de forventer, at det er klar lige op til sommerferien. Som noget nyt skal alle plejefamilier også på tilbudsportalen. De er alle lagt ud med et identifikationsnummer. Socialtilsynet har oplysninger om, hvilke familier der står bag de forskellige numre. I forbindelse med regodkendelse af familierne reviderer socialtilsynet oplysningerne om familierne på Tilbudsportalen samt registrerer, om der er ledige pladser. Bemærk, at der aktuelt er udfordringer med at finde familierne på Tilbudsportalen. Socialstyrelsen er orienteret om problemet, og deres hotline kan kontaktes i tvivlstilfælde. Fremover er det familierne selv, der skal gøre socialtilsynet opmærksomme på, om de har ledige pladser, der skal indberettes til Tilbudsportalen. Sagsbehandlerne i kommunerne kan kontakte socialtilsynet og få nærmere oplysninger om de familier, der har ledige pladser, hvis de spørger ind til de konkrete identifikationsnumre. Socialtilsynet vil desuden kunne være behjælpelig med at finde familier med ledige pladser. Selve matchningen af familier og barn er dog anbringende kommunes ansvar. 5 Det fremadrettede fokus for socialtilsyn Det vil fremadrettet fortsat være vigtigt med dialogen mellem socialtilsynet og kommunerne og regionen for dels at sikre et godt samarbejde og dels at udvikle tilsynsfagligheden så socialtilsyn kan bidrage til udviklingen af det specialiserede socialområde. Socialtilsyn Hovedstaden er opmærksom på, at det er vigtigt med en ensartet kommunikation i den forbindelse, og at udmeldingerne til kommunerne og regionen ikke varierer afgørende i forhold til de forskellige målgrupper mv. I efteråret 2014, nærmere bestemt den 6. november 2014 afholder Socialtilsyn Hovedstaden en temadag for kommuner, regioner m.fl. Emnet for teamdagen er kvalitet og effekt i tilbud. Der vil således blive taget hul på en mere faglig drøftelse af, hvordan vi udvikler kvaliteten i tilbud på det specialiserede socialområde med en vinkel på, hvordan socialtilsynet kan bidrage til denne udvikling. De mere konkrete forhold, der måtte være i den enkelte kommune og i regionen, som skal drøftes med socialtilsynet, kan adresseres på de kommende individuelle dialogmøder mellem kommunerne, regionen og Socialtilsyn Hovedstaden eller naturligvis i de konkrete sager sammen med tilsynskonsulenten. Afslutningsvis kan det også oplyses, at foreløbige takster for 2015 vil blive udsendt som aftalt i august 2014. Vi ser frem til det fortsatte samarbejde og takker endnu en gang for den positive dialog. Fortsat god sommer. Venlig hilsen Mie Andresen Chef for Socialtilsyn Hovedstaden 6