Intern Service og Logistik DSS – Fremtidens patientforløb 13. November 2013 ”Ledere i sundhedsvæsenet skal vide mere om logistik” Strategisk chef, Michael Wallin Hospitalsplanen – rolle og profil Akuthospital, 750 senge, 1600 ambulante, 3 dage, 4300 ansatte, 3.0 mia. Kvinde-barn hospital • Gynækologi, obstetrik • Pædiatri, børnekirurgi, neonatal Specialfunktioner • Høj specialisering • Flere specialer dækker både Midt og Nord Kræfthospital • Et af landets seks centre • Knap 50 % af patienterne er kræftpatienter 80% akutopgaver med fortsat stigende aktivitet på hospitalet Hjemtaget urologi fra Frederikssund 1. februar 2013 Hjemtagning af Rudersdal 1. maj 2013 Hjemtagning af rest neurologi fra Glostrup primo 2014 Nyt Herlev Hospital – udbygning 2.25 mia. kr. Intern Service og Logistik 540 ansatte Service- og Stabsenheden Det Nordiske Køkken Sterilcentralen Rengørings- og Servicecentret Central teambaseret støtte baseret på serviceaftaler Forsynings- og Transporttjenesten Fremtidens patientforløb I ethvert patientforløb indgår mange logistiske forhold som: 1) Har indflydelse på patientens møde med hospitalet 2) Er forudsætningsskabende for den kliniske behandling Fremtidens patientforløb vil være karakteriseret ved: 1) Sikre, hurtige og komplekse forløb 2) Stigende apparaturanvendelse 3) Begrænset økonomi og nybyggeri 4) Fokus på ”Oplevet Service” Dette fordrer en endnu større viden og parathed omkring logistik i strukturen Forskning og teknologi som et aktiv for fremtidens opgaveløsning Flow, faglighed og patienttilfredshed Dialogbaseret aftale – Intern Service og Logistik • • • • • • • Kvalitetsmål og kapacitetsanvendelse (0600-2000, lavaktivitet, 24/7/365) Tæt dialog med kliniske – og tværgående afdelinger, herunder fokus på ”Oplevet Service” Deltagelse i råd og udvalg, herunder COP-, Akut- og tværgående udvalg Deltagelse i planlægning og tilrettelæggelse af nybyggeri Kompetenceudvikling, herunder implementering af servicekursus Prioritering af innovation og forskning …………………………. 1. Central teambaseret logistisk støtte med enkle procedure, synlig ledelse og tæt dialog med COP, FAM, Sengeafsnit og Ambulatorier 2. Bedst kvalitet til bedst pris, fokus på ”Oplevet Service”, forskning som del af partnerskab og teknologi som et aktiv for fremtidens opgaveløsning 3. Bidrage til hospitalets/regionens nybyggeri, partnerskabsprojekter, ”Bed Management”, Faglig Ledelse 24/7/365 og patienttilfredshedstiltag ”Oplevet Service” Helhedsforståelse, standardisering, læring og kurser Søren Bechmann, citater: ”God service gør verden til et lidt bedre sted at være – for kunder, medarbejdere og virksomheder” ”Stærke brands skabes ikke af det der siges – men af det der gøres” ”Servicedesign drejer sig om at tilrettelægge ydelser, så de er attraktive og effektive” ”Serviceydelser designet i siloer opleves ofte i brudstykker” ”Kunder forventer ikke, at du er perfekt. Men de forventer, at du håndterer de problemer, der opstår” ”Touch points” – vælge de gode oplevelser Patientoplevelsen – før, under og efter mødet med hospitalet ”Oplevet Service” Proces og kompetenceudvikling Faglig uddannelse udbygges – fokus på ændrede arbejdsvilkår Temadag for chefer og ledere vedr. oplevet service Brugerundersøgelse Foredrag om Servicedesign Workshop UNBOSS – fra ledelse til praksis Gennemførelse af ISL tracere Nyhedsbreve – interne og eksterne Service som integreret del af Central Introduktion Servicekursus – tilbud til alle Helhedsforståelse, standardisering, læring og kurser Krav om fokus på kommunikation og større grad af nærhed i støtten Krav om kompetencer 24/7/365 og ”fuld service” til 1900 Tværgående emner til behandling på afdelings- og udvalgsmøder Eksempler på ”Oplevet Service” • Ka’ jeg hjælpe? • Guider i forhal som modtager patienter og viser vej • Bedre madoplevelse • Øget fokus på servering af maden (som kokken har tænkt det) • Omstrukturering af processer i rengøringsafdelingen • Én ansvarlig leder pr. afdeling (letter kommunikation og koordination) Krav til service og logistik Patientsikkerhed What to do? Kvalitet Bedst kvalitet til Bedste pris Fleksibilitet Arbejdsmiljø Oplevet Service Sporbarhed Fremtidssikring Udvikling Netværk Partnerskab Ressourceforbrug Forsyningssikkerhed Fokus på optimalt patientforløb Akuthospital Beredskabskrav Hospitalslogistik – muligheder og løsninger • Udvikling af logistikmodel til effektivisering af serviceydelser og partnerskabsaftaler • Prioritering af forskning i tæt dialog med andre institutioner, partnere og netværk i øvrigt. Procedure • Bestilling, beholdningsstyring og sikkerhed med fuld elektronisk styring og dokumentation • Intern transport klares med rørpost, robotter, affaldsskakte/sug og fleksible vogne • ”Healthcare Asset Tracking” – sporing af udstyr Uddannelse Struktur Teknologi • ”Jobagent” til koordinering af serviceopgaver • Anvendelse af uniforms- og garderobeautomater • Central sterilproduktion som ”CaseCart” med fokus på sporbarhed og ”fast tracking” • Centralkøkken fastholdes og udvikles • Fuldautomatiseret sengevask • Simulering til planlægning af logistikken Investering i ny teknologi vil bidrage til: 1) Hurtigere patientforløb 2) Bedre patientsikkerhed 3) Bedre arbejdsmiljø 4) Lavere løn- og driftsomkostninger Using Technology to Improve In-house Logistics Ph.d.-studerende Pelle Jørgensen, DTU Management Engineering, Danmarks Tekniske Universitet & Intern Service og Logistik, Herlev Hospital Preparation time Process time End time Logistic Technology Aim of research Overall performance Structure The aim of the research is to develop a framework capable of assessing the potential of technological implementation in hospital logistical settings. This is done by looking at the relation between four parameters; the logistical process, the technology used, the structure supporting the logistical process (referring to the personnel resources) and the procedures describing how the process is performed. Registration of information Perform the process Monitoring of process Handling of process information Competenceshift Competencematch Unnecessary processes Procedure Risk of mistakes Traceability Consistency Flexibility Security of supply Future proofing Fig. 2: Performance of logistical system Conceptual model/theory On an overall level, the research builds on the literature on constructing and managing logistics in health care, and how to assess the use of technology in health care. Research Question Fig. 3: Relation overall performance and logistic, technology, structure and procedure Expected results MQ: How can technology be used to improve in-house logistics at hospitals? Method The framework has been developed in two steps: A deductive process establishing the theoretical foundation using literature survey and an inductive process using case studies in the form of semi-structured interviews and on-site observations. The literature survey focused on the literature concerning health care, logistics and technology. The interviews were conducted with staff members from two different Danish hospitals as well as four different Japanese cases. SQ1: What relations exist between technology, logistics, structure and procedure? SQ2: How can a framework be constructed containing the relations between logistics, technology, structure and procedure? SQ3: What are the implications in putting such a framework in practice? SQ4: What are the possibilities of implementing new technology in existing logistical systems Fig. 1: Examples of different technologies Herlev Hospital were involved with three different cases; (1) logistics of blood samples taken at the emergency department and analysed at clinical biochemical department, (2) logistics related to hospital beds and (3) logistics of surgery utensils. There are two expected outcomes of the research: 1) Give an insight into what are the most important aspects when working with logistics and technology in health care settings and 2) Provide hospital managers with a tool capable of analysing their logistical system and evaluate different changes to the system. Further it is the aim to give the hospitals specific recommendations on how to improve the logistical cases analysed. Udvikling af serviceydelser skal understøtte den kliniske forskning Forskning som del af partnerskab • Udbygning af logistikmodel • Healthcare Assettracking • Anvendelse af robotteknologi • Robotter til forskellige transporter • Anvendelse af rørpost • Databaseret service og logistik • Jobagent til flere serviceydelser • Teknologisk baseret rengøring • Uniformsautomatløsninger • Fuldautomatiseret garderober • Fuldautomatiseret sengevask • Simulering af logistik og service • Andre projekter Udvikling og validering af ny teknologi og koncepter International fokus – Norge, Sverige, Tyskland, Østrig, Holland, Spanien, USA, UK, Japan etc. Teknologi som et aktiv for fremtidens opgaveløsning Transport af forsyninger, medicin, senge, affald etc. Beholdningsstyring SAP-bestilling Transport af prøver, varer etc. mellem afsnit Fuldautomatiseret sengeredning Elektronisk bestilling af portør - og serviceopgaver Fuldautomatiseret sterilproduktion Healthcare Asset Tracking Uniformsbeklædning 24/7/365 Administration af garderober Simulering af logistik til dimensionering af AGV/TPV Hurtigere patientforløb, styrkelse af patientsikkerhed, større fleksibilitet, højt serviceniveau, bedre arbejdsmiljø, forsyningssikkerhed og ressourcebesparende Fremtidens patientforløb Indtænker logistik før, under og efter Fokus på hurtige, sikre og specialiserede patientforløb • • • • • Logistik indgår som et naturlig element i råd og udvalg Dialog omkring ”Oplevet Service” og prioritering af kompetenceudvikling Nybyggeri, forskning og partnerskab giver nye muligheder Teknologi som et aktiv for udvikling og validering af nye koncepter Udvikling – Planlægning, Tilrettelæggelse, Gennemførelse, Opfølgning ”Ledere i sundhedsvæsenet skal vide mere om logistik” Procedure Uddannelse Struktur Teknologi