Ordinært afdelingsmøde Vildtbanegård afd. 1 Onsdag den 22.maj 2013 kl. 19.00 Der var repræsenteret 53 lejemål (106 stemmer) Fungerende formand Ilse bød velkommen og foreslog Steen Fangel som ordstyrer Pkt. 1 Valg af ordstyrer – Steen Fangel Pkt. 2 Valg af stemmetællere – Martin, Ib og Henning Pkt. 3 Afgående formand Bjarne Olsen afgav beretning for perioden 16.5.2012 – 1.1.2013 Afdelingens opgave er, at varetage beboernes interesser bedst muligt. Der udbetales kontorhold kr. 800 til bestyrelsesmedlemmer hvert kvartal efter gældende skattelovgivning – Beløbet dækker over telefonudgifter og almindelige kontorartikler og bestyrelsen står til rådighed for beboerne. Udover dette honorar kan et bestyrelsesmedlem, så længe vedkommende sidder i bestyrelsen, 1 gang årligt gratis leje selskabslokale (dog ikke rengøring af lokaler). Blot til orientering så disse forhold er kendt af beboerne. Bestyrelsen har oprettet en ny hjemmeside som har vist sig at være spild, da ejendomskontoret havde påtænkt også at lave en sådan. Infokanalen er blevet bragt i orden dog uden digital modtagelse. Pr. 31.12.2012 er der intet foretaget omkring denne infokanal. Beboerbladet er blevet nedlagt. Alle referater kan læses på ejendomskontoret eller hos bestyrelsen i dennes åbningstid. Festudvalget har afholdt loppemarked, juletræsfest og flere andre ture blandt andet en tur til Sommerland Sjælland. Miljø udvalget – her er der ikke sket så meget, da man har afventet byggeregnskabet ved års afslutningen 2012. Legepladserne er blevet færdig, dog mangler der en udfordring med faldunderlag på et par stykker. Det nye låsesystem til vores indgangsdøre er sat i gang jf. beboerbeslutning fra tidligere afdelingsmøde. Der er indkøbt nye borde/bænke og der er kommet lys på fælleden. Der mangler endnu cykelstativer og storskralds rum. Der har været gennemgang af opsatte paraboler – ud af 12 er de 10 blevet nedtaget efter skrivelse fra ejendomskontoret. Renoveringen – når udkørsel ved de ulige numre er færdigetableret opsættes nye skilte. Glasfacader på altanerne er endnu ikke færdige og beboerne hører intet. Det er oplyst af NCC, at disse er modtaget til opsætning for knap 3 uger siden. Der er stadig nogle udfordringer med græsarealerne, fliser på brand/kørevej og dørtrin ind til mellemgangene samt, at haverne lider af ”traktose” flere steder kan blomster/planter ect. Ikke gro på grund af kørsel med tunge maskiner. Klubberne kører godt. Der er gode medlemstal. Bestyrelsen sætter pris på, det frivillige arbejde mange lægger i klubberne. Til slut en stor tak til vores gårdmænd der gør et stort stykke arbejde og tak til ejendomskontoret. Pkt. 4 Bestyrelsens årsberetning 2012 – 2013 ved konstitueret formand Ilse Hededal Vi er nu kommet halvt ind i 2013 og det har været en turbulent tid. Flere fra bestyrelsen valgte i valgperiode at stoppe i bestyrelsen, hvorefter der blot var 3 medlemmer tilbage. Vi er ved at være igennem vores renovering, hvilket har givet et flot resultat. Dog mangler der stadig nogle enkelte ting. Nye borde/bænke er opsat. Rengøringen i vores trappeopgange har ikke været optimale, hvorfor der fremover opsættes en seddel i hver opgang, således, at vi alle kan se, hvornår der sidst er gjort rent. Udlejningen går fortsat godt. Klubberne kører godt selvom der har været lidt uro. Der er mange aktiviteter i alle klubber og medlemmerne er glade for den ”friaften” de har, hvor de nyder samværet med de øvrige medlemmer. Festudvalget blev nedlagt før jul og er endnu ikke genopstået. Stationsforpladsen har afholdt stiftende beboermøde den 21.2.2013 og har fået valgt en afdelingsbestyrelse. Tak til bestyrelsen for de seneste måneders samarbejde og tak til ejendomskontoret. Spørgsmål til beretningen: Allan nr. 31: Hvornår laves haverne så planter kan gro efter traktose? Jan nr. 31: Hvornår ordnes skralde skurerne? De nye dørtelefoner/plader er utilgængelige for blinde. VB 4 har en glimrende hjemmeside for blinde – dog ønskes der få forbedringer. Hvornår løses dette? Peter K: Hjemmesiden i VB4 er god og ejendomskontoret arbejder på, at de resterende afdelinger kobles på samme system. Skraldeskure sættes i gang efter dette afdelings møde. Vedrørende have er det klart, at intet kan gro når store maskiner har trampet jorden hård (traktose) Der tages hånd om dette. Glasfacader på altaner opstartes i uge 22. Martin nr. 17: Bernd er som arkitekt inde over dørtelefonerne og vi afventer svar. Beboer nr. 20: Kan der komme flere borde/bænke ved nr. 22? Jesper nr. 16: De mangler der er i forbindelse med renoveringen, hvornår udbedres de? Allan nr. 31: De fejl og mangler der må være skal NCC udbedre jf. 1 års gennemgangen. Byggeriet/renoveringen godkendes først når dette er udbedret. Peter K: Tager sig af tilgængeligheden med hensyn til dørtelefonerne samt mangler i forbindelse med renoveringen. Ulla nr. 8: Cykelskure – hvornår kommer disse? Problematikken omkring indgangsdøre – disse sparkes let op og går ofte i stykker. Ilse: Cykelskure har afventet ny bestyrelse – det undersøges om der kan sættes yderligere borde/bænke op. Martin nr. 17 svarer ulla: NCC har opsat disse låse, der mangler et mellemstykke i låsen – dette skal selvfølgelig rettes. Beretningerne er taget til efterretning. Pkt. 5 Årsregnskab: Peter K gennemgik regnskabet. Der er et overskud i afdelingen på 2.000.000 kr. Martin nr. 17: Almindelig vedligeholdelse er steget ca. 400.000 kr? Peter K: De udgifter er fortrinsvis brugt til indvendig vedligeholdelse. Toiletter ect. Allan nr. 31: De 30 årige køkken lån vi har, kan overskuddet i afdelingen dække noget af det? Peter K: Financering af de ”gamle” køkkener er ikke god – man kan benytte sig af råderetten, man selv opsætter et billigt køkken ( feks. Ikea ) og der derfor ikke bliver forhøjelse af huslejen. Overskuddet i afdelingen bruges ikke til gamle køkkener. Bjarne nr. 19: Vedrørende vedligehold af elektricitet i mellemgange – Woulund el er gået konkurs. Skal afdeling 1 for eksempel betale for fejl i el installationer i afdeling 3? Firmabiler tilhørende ejendomskontoret – hvorfor har disse ikke Logo på? Og ansatte kører privat i dem? Peter K: Der er ”vandtætte skodder” imellem afdelingerne. Så afdeling 1 skal ikke betale for fejl i el installationer i afdeling 3. Ja, der køres privat i firmabilerne – og der køres også ofte udkald i weekender til opstået skader. Der er Logo på den ene af de to biler, den anden får Logo på snarest muligt. Regnskabet er godkendt ingen stemmer imod, 1 undlader at stemme Pkt. 6 - Indkomne forslag: Tommy Hansen nr. 62 har fremsat forslag om ændring af området langs togbanen, da området bliver brugt til hundeluftning og der fremkommer lugtgener i de varme måneder. Forslaget blev nedstemt med 50 stemmer nej, 5 stemmer ja og 36 udelader at stemme. Forslag 1 fra Nikolaj nr. 7: Hvis en beboerklub ønsker at have medlemmer der ikke bor i boligforeningen, skal denne klub ikke kunne modtage økonomisk støtte /tilskud til ( husleje, forsikring, el, varme, vand osv. som det er tilfældet nu. Nikolaj nr. 7: jeg er medlem af hyggeklubben og der er venteliste på optagelse i klubben. Dog bliver der optaget medlemmer udefra afdelingen. Der bruges årligt mange penge på klubberne. Dette kan ikke være rigtigt. Bjarne nr. 19: Der er 4 klubber i Vildtbanegård afd. 1. De får hvert år 7.000 kr. i støtte, hvilket er givet godt ud for medlemmerne. Fotoklubben har blandt andet haft en stor medlemsnedgang og derfor er det fint, at der kommer kontingent penge ind fra de udefra kommende medlemmer. Bjarne foreslår derfor, at forslaget nedstemmes. Knud nr. 17:Anbefaler at forslaget nedstemmes. Pt. Er der 29 medlemmer i hyggeklubben der max kan/må rumme 30. Preben nr. 19: På sidste møde i hyggeklubben var dette forslag oppe internt, hvor der var enighed om, at man ikke ville udmelde medlemmer der i mange år havde boet i Vildtbanegård, men som måtte flytte i ældrebolig andet sted i kommunen. Afdelingerne 2-3 og 4 betaler ikke for afdeling 1 klubber. Allan nr. 31: Man kunne måske lempe på antallet af medlemmer, da alle ikke møder op samtidigt. Nikolaj nr. 7: Jeg er ikke interesseret i, at være social med beboere der ikke bor i bebyggelsen, hvorfor klubberne kun skal være tilladt for egne beboere og påstår, at det er ”med vilje” at der kun kan være max 30 medlemmer i hyggeklubben, da den er indrettet som den er. Erik nr. 56: Donkraften kan ikke køre uden medlemmer udefra, da den er dyr i drift pga. indkøb af maskiner. Nikolaj nr. 7: der står at klubberne er beboerklubber derfor skal ingen udefra kunne melde sig ind. Afstemning: 28 stemmer ja, 64 stemmer nej og 7 stemmer er ugyldige. Forslaget er nedstemt. Forslag nr. 2: Alle voksne i børneklubben skal have indhentet børneattester. Jan nr. 31: hvad siger lovgivningen? Bjarne nr. 19: Børneattester koster ikke noget, såfremt denne skal indhentes, skal den ligge på ejendomskontoret. Der er dog aldrig en voksen alene med børnene. Malene nr. 17: Der skal ikke stilles spørgsmål til sådan en attest. Alle andre steder, i sportsklubber og institutioner er attesten et krav. Preben nr. 19: Der er tilmeldt 27 børn i børneklubben. Der foreligger ikke noget krav fra div. Ministerier om, at der skal foreligge sådan en attest i en beboerklub. Martin nr. 17: Alle andre klubber og foreninger skal have en børneattest. Det er en fremtidig nødvendighed med denne attest. Annie: Det kan ikke være så svært, at indhente sådan en attest og denne skal ligge på ejendomskontoret. Afstemning: 55 stemmer ja, 35 stemmer nej og 5 er blanke – forslaget er vedtaget. Forlag 3 fra Nikolaj nr. 7: Der oprettes et nyt miljøudvalg. Knud nr. 17: Klart der skal oprettes et nyt udvalg. Afstemning: 0 stemmer nej, 11 undlader at stemme og resten stemmer ja. Forslaget er vedtaget. Forslag 4 fra Nikolaj nr. 7: Procentsats ved varme fordelings regnskabet falde væk, så alle betaler deres del af udgiften. Peter K: Umiddelbart er dette et fornuftigt forslag med henblik på den mest retfærdige fordeling. Der er lavet statistik på dette, dog er denne ikke meget sigende. Peter foreslår, at der laves en omfattende statistik før forslaget kommer til afstemning. Martin nr. 17: Statistikken skal foreligge til budgetmødet i september. Nikolaj trækker forslaget og afventer statistikken. Pkt. 7 Valg af formand for 1 år: Bjarne Olsen opstiller og bliver valgt for 1 år. Der var ingen modkandidat. Pkt. 8 Valg af kasserer for 2 år: Ingen opstiller. Administrationen fører afdelingens regnskab indtil næste valg Pkt. 9 Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer for 2 år: Henning Nielsen, Carsten Alberg og Jesper blev valgt. Pkt. 10 Valg af 3-4 suppleanter for 1 år: Erik Neubert, Preben Nielsen, Yvonne og Maria blev valgt. Pkt. 11 Valg af en beboerrepræsentant til repræsentantskabet for 1 år: Martin bliver genvalgt. Ingen modkandidater. Pkt. 12 Valg af en suppleant til repræsentantskabet for 1 år: Jan blev genvalgt. Ingen modkandidater. Pkt. 13 slutter. Hvis nogen har interesse i festudvalget, bedes disse skrive sig på liste inden mødet Pkt. 14: Eventuelt Martin nr. 17: henstiller til, at oplysninger/varsler fra ejendomskontoret opsættes i god tid på opslagstavlerne i opgangene. Jan nr. 31: Der burde til mødet have været bærbare mikrofoner i lokalet. Preben nr. 19: Der er kommet en 2 ugers varsel fra Lindpro, at deres arbejder startes op i uge 22 – dette er ikke 2 ugers varsel. Generelt er der for mange dårlige/for sene varslinger. Bjarne nr. 19: Som ny formand takker jeg for i aften. Ordstyrer Steen Fangel takker for god ro og orden. God sommer  Referent Lis Biolzi