Brugerguide
Integration af erhvervsdata
fra NN Markedsata til
Microsoft Dynamics CRM 2013
Indledning
Løsningen Navne & Numre® Erhverv Webservice til Microsoft
Dynamics muliggør integration til Microsoft Dynamics CRM
ver. 2013.
Med integrationsløsningen kan du oprette og vedligeholde
firmaer, kundeemner og kontakter i CRM direkte fra NN Markedsdatas erhvervsdatabase og telefonnummerdatabase.
Navne & Numre® Erhverv
Navne & Numre® Erhverv er en daglig opdateret erhvervsdatabase, hvor du søger informationer om samtlige CVR-registrerede virksomheder i Danmark.
Alle informationer kan importeres til CRM, eller søges dynamisk fra CRM med et direkte link til databasen.
Strukturering af data
Virksomhedsinformationerne i Navne & Numre® Erhverv er
struktureret i tre hovedkategorier.
• Stamoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, faxnummer, CVR-nummer, www-adresse, branche, virksomhedsform, virksomheds-status, antal ansatte m.m.
• Kontaktpersoner: Informationer på ”hårde” kontaktpersoner fx Bestyrelse og Direktion og på ”bløde” kontaktpersoner som fx Salg, Økonomi, IT, Personale m.m.
• Økonomisk oplysninger: Økonomisk relaterede informationer fx regnskaber, nøgletal, kreditvurdering, revisor,
bankforbindelse mm.
Hvordan skaber integrationsløsningen værdi for dig
Oprettelse
• Nem, hurtig og korrekt oprettelse af en virksomhed i systemet - dette gælder for kunder, kundeemner og kontaktpersoner
• Ingen stavefejl, ingen dubletter, ingen besvær med forældede informationer i Microsoft CRM, mindre returpost, intet
tidsspilde
• Kreditvurdering på regnskabspligtige virksomheder direkte
fra Dynamics CRM
Målgruppesøgning
• Målgruppesøgning direkte fra Dynamics CRM
• Overflødiggør import/eksport af data fra eksterne kilder
• Ved generering af målgruppe fra integrationsmodulet er
data allerede forberedt opdatering
• Datafelter fra Navne & Numre Erhverv indgår i avanceret
• søgning/rapportering i selve Microsoft CRM
Automatisk opdatering
• Automatisk opdatering af kunder, kundeemner og kontaktpersoner i Dynamics CRM
• Intet tidsspilde grundet forkert eller forældet virksomhedsdata og kontaktdata
• Ingen ordre, opkald, tilbud, mails til ophørte virksomheder
• Kontrol over den automatiske opdatering
Vigtig viden før installationen
Før du går i gang, skal du undersøge hvilket organisationsnavn CRM installationen har fået.
Er ”’CRM” brugt som organisationsnavn, kan du opleve, at
der sker en overskrivning af indstillingen, som blev valgt ved
installationen. Vi anbefaler derfor, at CRM ikke bruges som
organisationsnavn i CRM installationen.
Du skal kontakte din systemforhandler eller den systemansvarlige, hvis du oplever fejl og skal have ændret organisationsnavnet.
Installation af Navne & Numre® Erhverv Webservice
til Microsoft Dynamics
Klik på Indstillinger – Løsninger og du får nedenstående billede. Fra vores hjemmeside hentes linket, som importeres.
Download filen til din PC og hent filen.
Opsætning af integrationsløsningen
Klik på Indstillinger - NN Markedsdata og under Licenshåndtering lægges den udleverede kode ind. Koden kommer fra NN
Markedsdata.
Klik for at validere.
Klik på Indstillinger – NN Markedsdata - Indstillinger
Her har du mulighed for at vælge / fravælge en automatisk
opdatering af data.
Du kan også vælge at tillade/ikke tillade dublikater – vælger
du ikke at tillade dublikater ved at fjerne fluebenet i boksen,
vil en virksomhed aldrig blive oprettet i systemet mere end
én gang, såfremt oprettelsen sker via integrationen.
Du kan også vælge / fravælge ”Tillad bulkupdate at deaktivere kontaktpersoner” – vælger du at tillade funktionen, vil
kontaktpersoner, som ikke længere er aktive i denne funktion
jf. NN Markedsdatas erhvervswebservice ikke blive slettet af
listen med dine øvrige kontaktpersoner – dog får de en markering med teksten ”findes ikke i NNE”.
Med funktionen vil du altid have historiske kontaktpersoner
på din liste over kontaktpersoner.
Her kan du også:
• Markere felterne med de funktioner du ønsker at benytte
• Vælge de personer du ønsker at oprette på en ny virksomhed
• Vælge CRM server settings
Få unikID på dine kunder
Klik på Indstillinger – NN Markedsdata – Dataeksport
Her kan dine kunder, som ikke har et unik ID udlæses og
sendes til NN Markedsdata. Vi ”vasker”og påfører herefter et
unikID.
Når du klikker på Eksportér data, genereres der et regneark.
NN Markedsdata sender herefter en fil tilbage, som skal indlæses under Importer Data. Afhængig af, hvordan dine kunder tidligere er oprettet, kan matchprocenten variere. En stor
matchprocent betyder, at mange af dine kundeemner opdateres automatisk. Kundeemner, der ikke matcher, importeres
ikke. Disse kunder skal manuelt påføres et unikID, hvorefter
data kan indlæses.
Under datatilknytning/firma markeres de felter, der efterfølgende skal opdateres i MS CRM. Den automatiske opdatering
starter hver anden dag på ulige datoer. Der opdateres ca.
5.000 firmaer pr. dag. Det betyder, at længden på opdateringen er afhængig af antal kunder, som skal opdateres.
Vær opmærksom på at de ændringer, du tilføjer fx en mailadresse, efterfølgende vil blive overskrevet med NULL, hvis
NN Markedsdata ikke har disse data.
Søgning og oprettelse af en specifik virksomhed
Under fanen ”Mine aktive firmaer” fremsøges dine kunder og
kundeemner. Klik på de tre prikker og klik herefter på ”Søg i
Navne og Numre” – du kan nøjes med at indtaste firmanavn,
telefonnummer, CVR-nummer eller lignende. Herefter hentes
alle virksomhedsoplysninger direkte fra erhvervsdatabasen.
Et godt tip til søgningen er ikke at indtaste for mange informationer. Ofte vil et firmanavn eller et CVR-nummer være
tilstrækkeligt.
Vi har søgt på firmanavnet ”Alis”, og på oversigtsbilledet kan
du nu se virksomheden i listen. Er du i tvivl, om det er den
rigtige virksomhed, klikker du på NN-ikonet til venstre og får
en række oplysninger om virksomheden. Såfremt dette gøres
for første gang, vil den eksterne virksomhedsprofil kræve et
login, som du tidligere har modtaget fra NN Markedsdata.
Dobbeltklik på den valgte virksomhed i oversigtbilledet - nu
er du ved at oprette virksomheden i CRM.
Trykker du Opret/Gem Firma tilføjes virksomheden i dit CRMsystem.
På et firmakort kan du finde informationer om virksomheden
fx kontaktpersoner, nøgletal, regnskaber og nyheder.
Klik fx på ”Nøgletal”. Her finder du alle relevante økonomiske
informationer. Under ”Relaterede Nøgletal” kan du klikke på
årstallet. Her får du adgang til flere nøgletal og link til virksomhedens regnskab.
Når du klikker på linket til regnskabet, får du det komplette
regnskab.
Målgruppesøgning
Under Marketing kan du vælge, om du ønsker at søge i erhvervsdata eller privatdata. Vi har i dette eksempel valgt at
søge i Erhvervsdata, hvor kan du søge efter ønskede virksomheder.
Under Marketing - Målgruppesøgning - Erhvervsdata fremsøger du fx brancher indenfor et specifikt postnummerområde.
I eksemplet har vi søgt på ordet ’jur’. Ved at markere branchen juridisk bistand trækkes branchekodenummeret med
over på forsiden. Ønsker vi fx at fremsøge alle advokater i
Nordjylland, udfylder vi også feltet Postnummer.
Søgningen giver dig 125 hits. Er én eller flere af virksomhederne kunde i forvejen, er de markeret med et kundeikon.
Klik på NN-ikonet hvis du vil se informationerne, inden du
overfører til CRM.
Klikker du på Importer alle, vil virksomheder med kundeikonet ikke blive oprettet som dublet.
Du kan vælge at få en e-mail, når overførslen er afsluttet.
Klik på Avanceret søgning hvis du vil bruge flere søgekriterier
i din målgruppeudvælgelse, hermed indskrænker du søgningen.
I eksemplet er der valgt to kriterier - virksomhederne oprettet efter år 2000 og virksomheder med Dansk Bank som
bankforbindelse.
Med denne søgning får du hits på 46 virksomheder, hvor
nogle af virksomhederne er kunder i forvejen.
De samme principper gør sig gældende ved enkelt-opslag.
Du kan tilføje emnerne til en marketingliste ved at sætte flueben ved ”Tilføj emner til ny marketingliste”
På oversigtsbilledet kan du også søge på reklamebeskyttede
virksomheder.
I eksemplet har vi søgt på en adresse og et postnummer. Det
giver 25 hits på virksomheder.
Fjerner vi fluebenet ved Ignorér reklamebeskyttelse kommer
samtlige 163 virksomheder på Adelgade til syne. Virksomheder, der i forvejen ligger i CRM, vises også i dette billede og
er markerede i søgeresultatet med et mappe-ikon. Findes de
som kundeemner vil ikonet være et telefonikon.